Nieuwegein u Aan De raad van de gemeente Ni euwegei n Onderwerp Beantwoording bri ef ex art. 42 RvO van de fractie CDA dd 10-08-2014 inzake privacybescherming bi nnen sociale wijkteams (zie 2014-293) Afdeling Griffie ■1 / vl Datum 23 oktober 2014 Portefeuillehouder M.C. Stekelenburg Bijlagen M'lHLcu. Postbus 1 3 4 3 0 AA IBAN: Bezoekadres Stadsplein 1 343 NL49 BNGH 0285 0 0 4 3 87 P Nieuwegein 9 y s ' Strategie Maatschappelijke Ontwikkeling Contactpersoon E-mail Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN www.nieuwegeln.nl rj L Telefoon De heer R. de Wild, Fractie CDA gemeenteraad Nieuwegein LZ BIC: BNGHNL2G Leendert van Dijk ( 0 3 0 ) 607 1306 l.vandijl:@nleuwegein.nl Datum 11 september 2014 Zaaknummer 455169 Berichtnummer Onderwerp ' J l ü ö l J vragen artikel 42 privacybescherming binnen sociale wijkteams VERZONDEN 1 5 SEP, 20M Bijlagen: Integriteits- en geheimhoudingsverklaring WlZportaal Brief van minister Plasterk 27 mei 2014 Beleidsvisie Zorgvuldig en bewust Geachte heren Horst en De Wild, Op 19 augutus heeft u vragen ex artikel 42 RvO gesteld, als reactie op een krantenartikel in NRC Handelsblad d.d. 16 augustus 2014 over onderzoek naar de verwerking van privacygevoelige informatie binnen gemeenten. Binnen de pilot met de sociale wijkteams wordt momenteel het regiesysteem WlZportaal in gebruik genomen. Vanwege het mogelijke gebruik van persoonsinformatie binnen dit regiesysteem heeft ons college op 2 september ingestemd met een aantal voorstellen betreffende de privacy- en informatieveiligheidsaspecten. Met de melding bij het College Bescherming Persoonsgegevens en het hanteren van een specifieke integriteits- en geheimhoudingsverklaring zijn wij van mening dat de mogelijke risico's en de door u genoemde "betreurenswaardige blunders" voldoende zijn afgedekt. Hierbij treft u per vraag ons antwoord aan: 1. Heeft Nieuwegein met het oog op de decentralisaties al een passend en correct privacyprotocol ontwikkeld voor de omgang met privacygevoelige informatie én de persoonlijke levenssfeer? Vooruitlopend op een nader vast te stellen privacy protocol is specifiek voor medewerkers binnen de sociale wijkteams een integriteits- en 37 0 Bladnummer 2/3 Zaaknummer ' 69 Onderwerp vragen artikel 42 privacybescherming binnen sociale wijkteams geheimhoudingsverklaring opgesteld. Slechts na ondertekening wordt toegang verschaft t o t het regiesysteem WlZportaal. 2. W e l k e g e m e e n t e l i j k e m e d e w e r k e r s , betrokken bij de uitvoering van de decentralisaties, krijgen straks inzage in medische, strafrechtelijke of andere privacygevoelige gegevens? I s dat met of zonder (schriftelijke) toestemming van betrokken i n w o n e r ( s ) om deze informatie in te zien en te delen? Gemeentelijke medewerkers die verantwoordelijk zijn voor Complexe multiprobleemgezinnen, Jeugd en klantgroep 4 (afdeling Strategie Maatschappelijke Ontwikkeling) en medewerkers van het WMO loket ( fdeling Maatschappelijke Ondersteuning) krijgen toegang tot het regiesysteem. Binnen de pilot krijgen naast de hiervoor genoemde gemeentelijke medewerkers ook medewerkers van bv. Movactor, Mee en Vitras toegang tot dit regiesysteem. Deze externe collega's zijn professionals die informatie binnen het regiesysteem raadplegen om de gemeente te ondersteunen op het gebied van maatschappelijk werk, wijkverpleegkunde, welzijnswerk en jeugdhulp. Met het regiesysteem WlZportaal wordt slechts antwoord gegeven op de zogenaamde "dat"-vragen. Het systeem geeft aan " d a t " er sprake is van bijv. een uitkering, maar geeft geen verdere inhoudelijke informatie. De contactpersoon voor de betreffende regeling of voorziening staat met contactgegevens vermeld. Zonder toestemming van de cliënt zal de medewerker van het sociale wijkteam niet over inhoudelijke informatie beschikken. Op welke wijze de toestemming van cliënt voor het ontsluiten van inhoudelijke en/of dossierinformatie wordt vastgelegd is nog onderwerp van discussie. 3. Binnen het sociale w i j k t e a m opereren meerdere hulpverleners. W e r k e n zij m e t bestaande privacyprotocollen vanuit de instantie namens w i e zij zitting nemen in het w i j k t e a m ? Of w o r d e n / z i j n er aparte aanvullende privacyprotocollen en geheimhoudingsverklaringen gemaakt tussen de deelnemers in het sociale w i j k t e a m ? Zo j a , w a t is de inhoud daarvan? Zo nee, hoe wordt voorkomen dat de bestaande privacyprotocollen elkaar na 1 j a mari \ komt? st aanvul racy v iers i lar o o Bladnummer Zaaknummer Onderwerp "V O h 3/3 455169 vragen a r t i k e l 4 2 p r i v a c y b e s c h e r m i n g binnen sociale w i j k t e a m s Binnen de zorg zijn geheimhoudingsverklaringen gebruikelijk. De bij de externe partijen gehanteerde privacy protocollen zijn niet geïnventariseerd. Specifiek voor het gebruik van persoonsinformatie binnen de sociale wijkteams is een integriteits- en geheimhoudingsverklaring opgesteld voor gebruikers van het regiesysteem WlZportaal. Voor de externe collega's wordt dit protocol dus naast mogelijk al in gebruik zijnde protocollen gebruikt. Na 1 januari 2015 zijn de medewerkers allemaal in dienst van de op te richten gemeentelijke stichting, waardoor het gebruik van meerdere protocollen tot het verleden zal behoren. Het college heeft op 2 september j l . ingestemd met deze verklaring. Een afschrift van de verklaring is als bijlage toegevoegd. 4. De Vereniging Nederlandse G e m e e n t e n , het College Bescherming Persoonsgegevens, het Nederlands Jeugd I n s t i t u u t en het ministerie van Binnenlandse Zaken bieden g e m e e n t e n kennis en materiaal aan om t e komen tot goede afspraken rond privacybescherming. I s daarvan gebruik gemaakt? De afgelopen periode is gebruik gemaakt van verschillende bronnen, met name van de VNG, bronnen vanuit KING en informatie van BZK. Binnen de sociale wijkteams is met name de beleidsvisie "Zorgvuldig en bewust; Gegevensverwerking en Privacy in een gedecentraliseerd sociaal domein" van BZK onder de aandacht gebracht. Deze beleidsvisie evenals de brief van minister Plasterk zijn als bijlagen toegevoegd. In de eerder genoemde integriteits- en geheimhoudingsverklaring wordt verwezen naar deze beleidsvisie. Met vriendelijke groet, ^burgemeester en wethouders, P.C.M, van Elteren secretaris Kopie aan raad F.T.J.M. Backhuijs burgemeester