CASE STUDY ZORGCENTRA RIVIERENLAND ZORGCENTRA RIVIERENLAND ·Zorginstelling ·Tiel en Geldermalsen ·circa 600 FTE werknemers DE UITDAGING ·Afgeschreven telefooncentrale vervangen door betrouwbare oplossing ·Koppeling met de bestaande verpleegoproepsystemen ·De bereikbaarheid van (verpleeg) afdelingen vereenvoudigen en verbeteren ·Koppeling van de vier vestigingen tot één systeem, inclusief DECT roaming OPLOSSING BESTAAT UIT ·4 x Mitel Controller met IP-DECT ·255 draadloze telefoons type 5604 ·60 GSM-toestellen die via een Mitel client zijn geïntegreerd ·30 vaste toestellen typen 5312, 5324 en 5330 ·WSM ten behoeve van berichtenverkeer ·1 x 5550 IP console bedienpost ·LAN op basis van HP ProCurve (in vier vestigingen) ·WLAN op basis van Motorola, inclusief hotspotfunctionaliteit voor gasten (in vier vestigingen) ·Koppeling met de bestaande verpleegoproepsystemen van Ascom en Verkerk RESULTATEN ·Vestigingen kunnen elkaars telefoonverkeer opvangen ·De betrouwbaarheid van telefonie is verhoogd ·Eén aanspreekpunt voor telefonie, het netwerk, het WLAN en (de koppeling met) de verpleegoproepsystemen ZORGCENTRA RIVIERENLAND IMPLEMENTEERT MITEL IP-DECT De zorgsector staat financieel onder druk. Efficiënt werken en kostenbesparingen zijn dan ook belangrijke thema’s in iedere zorginstelling. Zo ook bij Zorgcentra Rivierenland. Toen de oude telefooncentrale vervangen moest worden, ging de instelling op zoek naar een oplossing die betrouwbaarheid en eenvoudig beheer koppelt aan mogelijkheden om processen slimmer in te richten. Zorgcentra Rivierenland heeft vier hoofdlocaties in de regio Tiel en een aantal kleinere nevenlocaties. Iedere hoofdlocatie had tot voor kort zijn eigen centrale. Omdat die systemen technisch en economisch waren afgeschreven, ging de zorginstelling op zoek naar een nieuwe telefooncentrale die de vier locaties onderling kan verbinden. Stafmedewerker facilitaire zaken Jasper Wiersema was verantwoordelijk voor dit project. Hij huurde extern adviseur Durk de Jong in om een programma van eisen op te stellen. “Wij vinden het bij dit soort grote investeringen belangrijk om kennis te halen bij iemand die vaker met dit bijltje heeft gehakt, te meer omdat we een aantal bijzondere eisen hadden. Zo werken we met twee merken verpleegoproepsystemen, van Ascom en Verkerk. Deze moesten in de telefonie-omgeving worden geïntegreerd, zodat oproepen op de draadloze telefoons van medewerkers binnenkomen en zij niet met twee losse apparaten hoeven te lopen. Dat betekent dan ook meteen dat de telefonieoplossing heel betrouwbaar moet zijn. We hebben echt een probleem als telefonie, en daarmee ook het verpleegoproepsysteem, eruit ligt.” Eén van de eisen was IP-DECT in plaats van Voice over Wifi. Deze oplossing combineert de robuustheid van DECT met de flexibiliteit van IP-telefonie. COMPLEX VAKGEBIED Zorgcentra Rivierenland vroeg bij verschillende implementatiepartners offertes op. De keus viel op een Mitel-partner met veel kennis en ervaring in de zorg. “Hun core business bestaat uit geïntegreerde communicatieoplossingen in de zorg. Telefonie is daarin uiteraard een belangrijk onderdeel. Naar onze smaak is telefonie een te complex vakgebied om dat er maar zo even bij te kunnen doen, zeker als er ook nog koppelingen moeten worden gemaakt naar externe systemen”, zegt Wiersema. In een halfjaar tijd zijn de vier locaties één voor één gemigreerd. Daarbij werd begonnen met een middelgrote locatie. “In de eerste plaats omdat de problemen met de oude centrale daar het grootst waren, maar ook omdat we één design wilden maken voor alle vier de vestigingen. Dat kun je het best testen op een locatie die het meest representatief is voor de situatie.” CASE STUDY | ZORGCENTRA RIVIERENLAND De totale omgeving bestaat uit circa 300 toestellen, waarvan ongeveer 70 procent IP-DECT toestellen zijn. De overige zijn vaste telefoons en geïntegreerde GSM’s. Een ander onderdeel van het project bestond uit de vervanging van het LAN en implementatie van een wireless LAN. “We hebben nu twee systemen: IP-DECT en circa 60 GSM’s die gebruikmaken van het WLAN voor Voice over Wifi. Mocht er toch iets mis gaan met de IP-DECT-omgeving, dan kunnen we met de mobiele telefoons via Wifi bellen”, zegt Wiersema. Een handig nevenvoordeel is dat Zorgcentra Rivierenland geen kostenregistratie softwarepakket meer nodig heeft omdat KPN alle benodigde verbruiksgegevens gratis kan leveren. “Betrouwbaarheid is het allerbelangrijkst. We hebben echt een probleem als telefonie, en daarmee ook het verpleegoproepsysteem, eruit ligt.” BETERE BEREIKBAARHEID De implementatie verliep soepel. De meeste tijd ging zitten in het inregelen van de koppeling van de Mitel IP-DECT telefooncentrale aan het verpleegoproepsysteem. Wiersema schetst: “We kennen verschillende typen berichten, die we met verschillende toontjes van elkaar onderscheiden. Bij iedere oproep komt ook een tekstbericht op het scherm. Je kunt dat op vele verschillende manieren inregelen. Met feedback van verpleegkundigen en verzorgenden hebben we uiteindelijk een keus gemaakt welke toontjes we gebruiken voor welk type oproepen, hoe hard die signalen zijn en welke tekst in het beeldscherm komt te staan.” De grootste verandering behelst een nieuw nummerplan waarbij meerdere telefoons via hetzelfde nummer bereikbaar zijn. Waar Zorgcentra Rivierenland voorheen verschillende nummers had voor dagdiensten, avonddiensten en nachtdiensten, zijn afdelingen nu 24 uur per dag via hetzelfde nummer bereikbaar. De familie van bewoners heeft het afdelingsnummer ook gekregen. Waar zij voorheen de centrale belden en werden doorverbonden, kunnen zij nu rechtstreeks bellen met de afdeling. “Dat scheelt ontzettend veel telefoontjes bij de centrale receptie”, weet Wiersema. Een andere nieuwe mogelijkheid is om de locaties als elkaars back-up te laten fungeren. Dat werkt eenvoudig: met een druk op de knop kan de telefoon worden doorgeschakeld naar een andere vestiging. Wiersema: “Die mogelijkheid gebruiken we vooral ’s avonds. Op de grootste locatie is de receptie namelijk tot 21.30 uur bemand, op de andere locaties tot 17.00 uur.” mitel.nl – Jasper Wiersema, stafmedewerker facilitaire zaken, Zorgcentra Rivierenland BETROUWBARE TELEFONIE Bewoners zijn vooral blij met het Wifi-netwerk dat is aangelegd. “De nieuwe telefonie-omgeving was aanleiding om ook ons LAN te vervangen. Tja, en dan is het natuurlijk wel verstandig om meteen ook een draadloos netwerk aan te leggen”, zegt Wiersema. “We hebben de eerste bewoners al gezien die met een tablet skypen met hun kleinkinderen”, zegt hij niet zonder trots. Het netwerk wordt nu ook ingezet in de zorg. “We zijn bezig met een uitrol van tablets voor verpleegkundigen en verzorgenden. Zij hebben dan altijd de informatie uit het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) bij de hand en kunnen eenvoudige registraties bij de cliënt op de kamer doen.” Wiersema is dan ook enthousiast over de nieuwe situatie. “We hebben nu een zeer betrouwbare telefonie-omgeving met handige extra functionaliteit die ons in staat stelt efficiënter te werken. En we hebben met ons draadloze netwerk ook nog eens de mogelijkheid gekregen om zorg echt anders te gaan inrichten. Ons netwerk en de telefonieomgeving zijn klaar voor de toekomst.” MITEL | SIMPLY COMMUNICATING® ALGEMEEN HOOFDKANTOOR EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA Nederland België Tel: +1(613) 592-2122 Fax: +1(613) 592-4784 Tel: +44(0)1291-430000 Fax: +44(0)1291-430400 [email protected] Tel: +31 (0)30 85 00 030 Fax: +31 (0)30 85 00 031 [email protected] Tel: +32 (0)15 28 48 70 Fax: +32 (0)15 28 48 79 [email protected] BEZOEK ONZE WEBSITE MITEL.COM/OFFICES VOOR MEER INFORMATIE OVER ONZE INTERNATIONALE VESTIGINGEN DIT DOCUMENT IS ALLEEN BEDOELD TER INFORMATIE. De informatie in dit document is volgens Mitel actueel vanaf de datum van publicatie en kan zonder waarschuwing vooraf worden gewijzigd. Mitel is niet verantwoordelijk voor eventuele fouten of weglatingen in dit document en heeft geen verplichtingen aan u met betrekking tot de informatie in dit document. M MITEL (design) is een gedeponeerd handelsmerk van Mitel Networks Corporation. Alle andere namen van producten en diensten hierin zijn gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren. © Copyright 2013, Mitel Networks Corporation. Alle rechten voorbehouden. ATI 6701
© Copyright 2024 ExpyDoc