Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-1 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Brigitte Ramge 1. 2. 3. 3.1 3.2 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 5. Inleiding Integratie door organisatie Integraal beheer en het belang van ICT Integrale ICT-ondersteuning ICT in de praktijk Facility management binnen de levenscyclus van een gebouw Betekenis van facility management in het bouwproces Profijt Waar liggen tegenstrijdige belangen/prioriteiten? Facility management in de organisatie Bronvermelding 1 3 6 7 11 16 17 18 19 20 24 1. Inleiding Een gebouw kent een levenscyclus van ontwerp tot sloop. Alle betrokkenen in het proces rondom deze levenscyclus hebben er uiteindelijk baat bij om informatie efficiënt te delen en beheren. Met duurzame technieken, geoptimaliseerd onderhoud en een toekomstgericht bouwconcept kan de totale kostprijs van een gebouw gedurende de hele levenscyclus drastisch worden verlaagd. Zonder in te leveren op kwaliteit kunnen situaties beter worden voorspeld. Verregaande digitalisering van informatiestromen en hergebruik van informatie vormen de leidraad. Maar wie neemt de lead? Hoe, en vooral door wie, worden processen georganiseerd en mogelijkheden gesignaleerd? Introductie van een trend als BIM is onlosmakelijk verbonden aan deze vraagstukken. Kan BIM de sleutel tot succes vormen? En zo ja, hoe? Is Nederland klaar voor PPS-constructies, die ook direct gerelateerd zijn aan de levenscyclus van een gebouw? En wat is de rol van facility management binnen de levenscyclus van het gebouw? 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-2 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Eilanden In de ontwerp-, bouw- en exploitatiefase hebben we te maken met verkokering. Er zijn veel uiteenlopende partijen betrokken bij de levenscyclus van het gebouw. Het opheffen van de heersende ‘eilandcultuur’ is noodzakelijk voor vooruitgang. Het stroomlijnen van communicatie tussen de ‘eilanden’ levert substantiële voordelen op binnen dit proces. Zowel kwalitatief als op het financiële vlak. We zijn ons ervan bewust dat processen beter georganiseerd kunnen worden. Kostenreductie en kwaliteitsverhoging zijn belangrijke drijfveren bij ons streven naar optimale communicatie binnen de levenscyclus van het gebouw. Winst wordt onder meer behaald door het reduceren van fouten bij overdracht, hergebruiken van gegevens en verhogen van tevredenheid binnen het hele proces rondom een gebouw. Ondanks de rooskleurige vooruitzichten op het gebied van kwaliteit en financiën wordt de eilandcultuur in stand gehouden. De diverse betrokken partijen binnen de levenscyclus van een gebouw kennen een eigen werkgebied en verantwoordelijkheden. Deze verkokering komt voort uit jarenlange traditie en gewoonten en wordt in stand gehouden door versnippering van verantwoordelijkheden en gebrek aan centraal management. Processen en informatiestromen op elkaar afstemmen vergt gestructureerde actie. Belangen van individuele schakels in het proces moeten ondergeschikt worden aan belangen van het gehele proces. De cruciale vraag hierbij is: wie neemt hierin de lead, en wie profiteert? Bruggen bouwen We zien voorzichtige pogingen van bedrijven betrokken bij de levenscyclus van een gebouw om samen te werken. Creëren van een winwinsituatie motiveert en initiatieven worden gestimuleerd door (tijd)winst en kostenreductie. Dit beperkt zich doorgaans slechts tot ‘lokale’ initiatieven, een samenwerkingsverband tussen twee van de vele schakels. Zowel aspecten op organisatorisch niveau als ICT-middelen kunnen deze traditionele situatie doorbreken. In de volgende paragrafen lichten we toe hoe deze twee aspecten een integrale aanpak stimuleren. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-3 Figuur 1. Levenscyclus gebouw: efficiënt informatie delen. 2. Integratie door organisatie Tijdens de levenscyclus van een gebouw hebben we te maken met veel verschillende partijen: onder meer architecten, aannemers, installateurs, constructeurs en vastgoedbeheerders. Experts op hun vakgebied leggen zich volledig toe op hun eigen verantwoordelijkheden. De uitdaging voor deze individuele schakels om binnen de beschikbare budgetten en tijd hun werkzaamheden uit te voeren, vergt alle aandacht. Daarnaast kent iedere schakel zijn eigen expertise en aanpak. Ingesleten werkwijzen worden niet makkelijk aan de kant gezet om plaats te maken voor een collectief belang. Het blijft mensenwerk. Het veranderen van gewoonten en verantwoordelijkheden vormt een serieus obstakel op weg naar vergaande samenwerking. Externe impulsen om een integrale aanpak te bevorderen en organisatorische wijzigingen door te voeren, komen vanuit verschillende invalshoeken; van de klant en vanuit de overheid. Streven naar continuïteit, stabiliteit en groei vormen interne drijfveren voor verregaande samenwerking binnen de keten. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-4 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Marktvraag De veranderende marktvraag stimuleert een andere aanpak gedurende alle fasen van de levenscyclus van het gebouw. Behoefte aan een optimale prijs-kwaliteitverhouding, de toenemende vraag naar duurzaam en ‘groen’ bouwen, maatschappelijke thema’s als milieu, economische situatie, ergonomie, energiebesparing, flexibele werkplekken en thuiswerken, beïnvloeden de vraag naar een beter doordachte aanpak van het complete ontwerp-, bouw- en beheerproces. Figuur 2. Flexwerkplek beïnvloedt ontwerp-, bouw- en beheerproces. Het doorbreken van verkokering en bevorderen van verregaande samenwerking tussen de schakels is essentieel om aan de veranderende marktvraag te voldoen. Het centraliseren van belangen en verantwoordelijkheden en gestructureerde communicatie zijn daarbij een vereiste. Overheid Samenwerking tussen schakels in het bouwproces wordt door de overheid gestimuleerd door het Innovatie Prestatie Contract (IPC). Dit is 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-5 een subsidie voor MKB-bedrijven die een innovatieve, structurele samenwerking binnen een branche initiëren en stimuleren. Juist voor kleinere bedrijven die een bijdrage leveren aan het bouwproces zijn de voordelen interessant. Zowel de subsidie als de winst door hergebruik van gegevens, vermindering van fouten en verhoging van productiviteit moedigen MKB-bedrijven aan om mogelijkheden tot samenwerking te onderzoeken. Het initiatief tot samenwerken komt vanuit de bedrijven zelf. Er is nog geen sprake van centrale verantwoordelijkheid of aansturing. PPS Publieke Private Samenwerking, kortweg PPS, is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven gezamenlijk een (nieuw)bouwproject realiseren. De verschillende uitvoerende partijen uit het bedrijfsleven zijn verenigd in een consortium. Deze private ondernemingen leveren ieder een specialistische bijdrage aan het project, dat doorgaans bestaat uit de onderdelen Design, Build, Finance, Maintain en Operate (DBFMO). De overheid, de publieke partij, is opdrachtgever en draagt daarmee tevens de centrale eindverantwoordelijkheid. Kenmerkend voor PPS-constructies is het sturen op het gewenste einddoel. De opdrachtgever stelt functionele eisen en koppelt een vergoeding aan geleverde prestaties. De contractduur bij een PPS is gebaseerd op de levenscyclus van een gebouw en bedraagt doorgaans twintig tot dertig jaar. Gedurende de contractperiode behouden alle betrokken partijen in een PPS hun eigen identiteit en verantwoordelijkheid. Het gaat om een complexe vorm van samenwerking waardoor een PPS-constructie alleen meerwaarde kan opleveren bij projecten van substantiële omvang. Meerwaarde van 10 tot 20% kan worden gerealiseerd als de investeringsomvang boven de € 25 miljoen ligt. Voorwaarde voor een succesvol PPS is dat de opdrachtgever zijn doelstellingen kan vertalen naar het gewenste eindresultaat: realistische en meetbare doelen die aansluiten op de behoeften, belangen en financiële ruimte van de opdrachtgever. PPS-trajecten zorgen voor een radicale organisatorische wijziging van de traditionele benadering van (nieuw)bouwprojecten. Verantwoordelijkheden zijn geconcentreerd en communicatie is gestroomlijnd. De publieke partij communiceert direct met een consortium. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-6 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Deze vernieuwde aanpak moet leiden tot een kwalitatief beter eindresultaat voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. 3. Integraal beheer en het belang van ICT Traditionele situatie Tijdens de levenscyclus van een gebouw hebben we te maken met vele bedrijven. Naast een beperkt aantal grotere organisaties hebben we vooral te maken met organisaties uit de categorie midden- en kleinbedrijf. Kenmerkend in deze sector is een relatief lage penetratiegraad van ICT-middelen. Toch zijn er in een recent verleden stappen gezet in de branche. E-mail is een onmisbaar communicatiemiddel, internet vormt een waardevolle bron van informatie en zo werd de tekentafel vervangen door het beeldscherm. Ofschoon met deze ontwikkelingen een flinke stap is gezet, wordt de echte grote stap de komende tien jaar gezet. Tot op heden is de vooruitgang met name gericht op interne werkprocessen. Aansluiting met andere bedrijven en systemen wordt slechts mondjesmaat toegepast. Er wordt in de traditionele situatie nauwelijks gebruikgemaakt van bestaande digitale data bij overdracht van de ene schakel naar de andere. En juist op dit vlak is substantiële winst te behalen gedurende de hele levenscyclus van het gebouw. De laatste decennia is er op ICT-vlak significante vooruitgang geboekt. Gebruik van geavanceerde hardware en software, vaak voor een specifieke toepassing, is niet meer weg te denken uit het hedendaagse bedrijfsleven. De ontwikkelingen op ICT-vlak hebben grote invloed op het ontwerp-, bouw- en beheerproces. Nieuwe technologische middelen bieden mogelijkheden voor verregaande integratie van ontwerp-, bouw- en beheerprocessen. Efficiënt omgaan met eenduidige informatie verkort de bouwtijd. Faalkosten worden sterk gereduceerd en gedurende de gehele levensduur van het gebouw kan er een aanzienlijke efficiencywinst worden behaald. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-7 Figuur 3. Integrale benadering door inzet van ICT. 3.1 Integrale ICT-ondersteuning Nieuwe ontwikkelingen op ICT-vlak, zowel op het gebied van hardware als software, bieden nieuwe kansen. Vooral op het gebied van software worden deze ontwikkelingen gestimuleerd door behoefte. Het centraal benaderbaar maken van gegevens voor verschillende partijen, bijvoorbeeld via internet, biedt juist binnen de levenscyclus van het gebouw vele mogelijkheden. Uiteraard is het daarbij van belang dat men met elkaar kan ‘praten’. De ontsloten gegevens dienen te worden bewerkt en beheerd door verschillende partijen. Op eenduidige wijze uitwisselen van informatie en bewerken in verschillende programma’s is cruciaal. Maar voor de architect ligt de nadruk op design, de aannemer werkt met praktische bouwtekeningen, voor de installateur is een grafische weergave van technische installaties van belang en facility management wil alle technische en functionele aspecten van een gebouw kunnen benaderen in de operationele fase. Iedere schakel heeft daarvoor 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-8 Dynamisch gebouwmanagement en ICT eigen specialistische software. Het is dus van belang dat alle betrokkenen gebruik kunnen maken van dezelfde gebouwgegevens voor hun eigen specifieke toepassingen. BIM BIM is een trend waarbij een virtueel driedimensionaal gebouwmodel centraal staat gedurende ontwerp, realisatie en beheer van een gebouw. BIM staat voor Building Information Model(ing) of Bouw Informatie Model. Werken volgens BIM betekent dat alle partijen die bij het bouwproces zijn betrokken, werken met dezelfde informatie. Deze informatie is continu beschikbaar en altijd actueel. Bij BIM worden een 3Dgebouwmodel en bijbehorende data opgebouwd vanaf het ontwerp en geraadpleegd en gemuteerd tijdens het bouw-, beheer-, onderhoudsen sloopproces. Iedere betrokken partij heeft toegang tot deze informatie, kan wijzigingen aanbrengen en informatie toevoegen aan het model. Het is een werkwijze waarbij alle grafische en relevante informatie met betrekking tot een bouwproject in een centrale database wordt opgeslagen. Figuur 4. BIM: cohesie door integrale aanpak. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-9 Voordelen van BIM De basis van BIM bestaat uit dynamische, intelligente 3D-objecten. Relevante informatie over een object is direct gekoppeld, waardoor een object reageert op andere objecten. Bij wijzigingen reageren alle objecten waarop deze wijziging specifieke invloed heeft. Bij traditioneel ontwerpen veroorzaken juist wijzigingen doorgaans fouten. Het oplossen van deze fouten is zeer arbeidsintensief en in de traditionele situatie bepalend voor kosten en doorlooptijd. Centrale opslag van intelligente data maakt het onder meer mogelijk om automatisch tekeningen en rapporten te genereren, technische calculaties te maken en het ontwerp te analyseren. Na oplevering van een pand draagt BIM bij aan optimaal onderhoud en beheer van ruimten en faciliteiten. Gedurende de bouw- en exploitatiefase draagt BIM eraan bij dat het project beter voorspelbaar en transparant wordt. Dit vereenvoudigt toekomstgerichte besluitvorming. Randvoorwaarden van BIM Een optimaal resultaat met BIM wordt niet alleen met de juiste softwareoplossingen bereikt. Werkmethodieken en correct op elkaar afgestemde processen zijn minstens zo belangrijk. Succesvol werken op basis van BIM vergt tijd en inzicht, met name bij aanvang van een project. Het is van belang om vooraf heldere doelstellingen te definiëren, en gedurende het hele proces te focussen op het beoogde resultaat. Op organisatorisch niveau is vooral ook voldoende draagvlak noodzakelijk, zowel binnen de eigen organisatie als bij de andere betrokken partijen. Ook technische middelen en mogelijkheden dienen vooraf in kaart te worden gebracht. Om tijdens het hele proces efficiënt te communiceren, is het nodig om (bouw)informatie op diverse detailniveaus te ontsluiten. IFC Nieuwe technologieën bieden ondersteuning om een trend als BIM door te zetten. Hergebruik van data en integratie vormen de sleutel voor verregaande samenwerking. Dit wordt onder meer mogelijk door het invoeren van het internationaal erkende uitwisselformaat IFC (Industry Foundation Classes). De International Alliance for Interoperability (IAI) is initiator van IFC. Doelstelling van de IAI is het ontwikkelen van een open, intelligente 3D-CAD-uitwisselstandaard voor architectuur, constructie en installatie. Deze standaard is onafhankelijk van softwareproducenten en wordt door steeds meer producenten geïmplementeerd. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-10 Dynamisch gebouwmanagement en ICT De kracht van IFC ligt in de brede, internationale ondersteuning en ontwikkeling, waarbij de focus ligt op het object. Onderzoek naar mogelijkheden en ontwikkeling van IFC wordt uitgevoerd door vele gerenommeerde instanties wereldwijd, waaronder universiteiten. In Nederland speelt TNO een vooraanstaande rol op het gebied van onderzoek en ontwikkeling van IFC. Van drie- naar vierdimensionaal 3D maakt virtueel bouwen mogelijk. Als we kijken naar de bouwbranche, zien we zeer interessante ontwikkelingen op het 3D-vlak. Met name ontwerpers en architecten gebruiken al geruime tijd 3D-applicaties. Aantrekkelijke 3D-afbeeldingen geven een reële en vooral aansprekende impressie van een toekomstig gebouw. Dat verkoopt, dus de toegevoegde waarde van 3D bij ontwerp is duidelijk. Introductie van nieuwe en verbeterde 3D-programmatuur voor de bouwsector stimuleert ontwerpen in 3D. De installatiebranche volgt. In deze schakel krijgt men driedimensionale gebouwmodellen aangeleverd om mee verder te werken. Het voordeel is dat de installateur verder gaat op basis van de aangeleverde tekeningen. Door de extra dimensie worden objecten intelligent. Dit voorkomt ruimtelijke conflicten. Gebruik van 3D-gebouwmodellen is de basis voor BIM. De inrichting is objectgeoriënteerd. Aan een object zit relevante data gekoppeld, bijvoorbeeld materiaalsoort, objecteigenschappen als energieverbruik, informatie over onderhoud, afmetingen, etc. De keuze voor een specifiek object kan van invloed zijn op onderhoudskosten en energieverbruik. Gebruik van glazen wanden betekent extra glasbewassing en warmteverlies. Het 3D-gebouwmodel geeft inzage in een situatie in de ontwerpfase. Consequenties van gebruik van verschillende objecten kunnen vooraf nauwkeurig worden afgewogen. Driedimensionale films hebben als nadeel dat ingevoerde gegevens niet meer gewijzigd kunnen worden. Door het toevoegen van een vierde dimensie in het BIM-concept kunnen aanpassingen direct visueel worden weergegeven. Tijd wordt hierbij als extra dimensie gezien. Daarnaast is het voordeel van 4D dat het planningsaspect wordt meegenomen. Aanbod Door de traditionele situatie en veelzijdigheid van de betrokken disciplines gedurende de levenscyclus van het gebouw, is het bestrijden van verzuiling een grote uitdaging. Versnippering is kenmerkend, zowel 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-11 op organisatorisch als ICT-vlak. Een softwareleverancier als Autodesk biedt specialistische software voor vele schakels en levert daarmee ondersteuning gedurende de complete levenscyclus. Autodesk biedt oplossingen voor architect en gebouwbeheerder. Deze reeks bestaat onder meer uit Revit Architecture, Revit Structure en Revit MEP. BIM ligt ten grondslag aan deze geavanceerde softwareoplossingen. De verschillende softwarepakketten uit de reeks zijn toegespitst op de specialistische werkzaamheden binnen een fase. Deeloplossingen sluiten naadloos op elkaar aan, waardoor processen en communicatie op ICT-vlak worden gestroomlijnd. Uitwisselen van data, consistente en eenduidige bestanden en tekeningen maken uitvoering van BIM mogelijk. Dit maakt Autodesk tot een toonaangevende marktleider op internationaal terrein. 3.2 ICT in de praktijk Aansluitend op genoemde ontwikkelingen volgt nu een aantal praktische invalshoeken. Op welke concrete vlakken bieden geautomatiseerde processen ondersteuning en toegevoegde waarde binnen de levenscyclus van het gebouw? Een korte schets van verschillende mogelijkheden. Ontwerp en bouw Architecten ontwerpen een gebouw aan de hand van een (3D-) ontwerpprogramma. Dit maakt het niet alleen mogelijk sprekende animaties te tonen van het uiteindelijke resultaat, ook stelt het andere partijen in de bouwkolom in staat het basisontwerp te gebruiken voor zeer uiteenlopende toepassingen. We beschrijven een aantal praktijkvoorbeelden. In het ontwerpstadium worden vele fundamentele keuzes gemaakt, onder meer ten aanzien van te gebruiken materiaalsoorten en verlichting. Het 3D-gebouwmodel biedt inzage in feiten, waardoor verschillende mogelijkheden nauwkeurig kunnen worden afgewogen. Door het uitvoeren van calculaties in de ontwerpfase worden de gevolgen van verschillende scenario’s vooraf duidelijk. Bijvoorbeeld als het gaat om energieprestaties en CO -uitstoot van het gebouw. Ook de consequenties van gebruik van nieuwe verlichtingsconcepten, bijvoorbeeld LED-verlichting, worden helder. Weegt de initiële investering op tegen de besparingen op lange termijn? Door simulatie en calculatie kunnen weloverwogen keuzes worden gemaakt. Digitale 2 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-12 Dynamisch gebouwmanagement en ICT informatie biedt in het ontwerpstadium daarom reeds grote toegevoegde waarde voor de levenscyclus van het gebouw. De constructeur kan op basis van het 3D-gebouwmodel vele berekeningen en tellingen uitvoeren. Er kunnen bijvoorbeeld sterkteberekeningen worden gemaakt. Een bouwproject kan vooraf zelfs volledig worden gecalculeerd. Desgewenst kunnen in een vroegtijdig stadium alternatieve keuzes worden gemaakt, onder meer met betrekking tot te gebruiken materialen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vloerafwerking; op basis van oppervlaktegegevens kan worden berekend wat de exacte bouwkosten zijn voor aanvang van de bouw of oplevering van het pand. En met dezelfde gegevens kan een facilitair verantwoordelijke calculeren wat de consequenties zijn in de exploitatiefase. In het voorbeeld van vloerafwerking krijgt men vooraf inzage in de levensduur van gekozen materialen en de schoonmaak- en onderhoudskosten op lange termijn. De eenduidige informatiestroom biedt tevens toegevoegde waarde bij het ontwerpen en realiseren van gebouwgebonden installaties. Overdracht van gegevens naar de installateur, door middel van het 3Dgebouwmodel, levert accurate grafische gegevens, inclusief intelligente objecten. Hergebruik van actuele en waardevolle data reduceert faalkosten en betekent eveneens een substantiële tijdwinst. Figuur 5. 3D-tekening technische installatie. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-13 Op basis van oppervlakte en inhoud van ruimten kunnen installateurs capaciteitsberekeningen uitvoeren voor het benodigde koel- of verwarmingsvermogen van installaties. Door de intelligente objecten in het 3D-gebouwmodel is het mogelijk hierbij rekening te houden met warmteverlies, onder meer op basis van gebruikte materialen. Tevens kan de installateur berekeningen uitvoeren voor de maximale luchtcirculatiesnelheid in de luchtkanalen. Doordat men inzage heeft in ruimtesoorten en -gebruik, kan men bij de aanleg rekening houden met de toe- en afvoer van lucht. Dit voorkomt dat toekomstige pandgebruikers geluidsoverlast ondervinden. Door deze installaties als intelligente objecten in het gebouwmodel op te nemen, worden wijzigingen direct verwerkt en gecalculeerd. Consequenties van wijzigingen zijn daardoor vooraf duidelijk. Door middel van ‘clash-detection’ in het model kunnen vooraf knelpunten worden aangegeven. Ook dit reduceert de faalkosten doordat benodigde aanpassingen kunnen worden doorgevoerd voordat er daadwerkelijk wordt gebouwd of geïnstalleerd. Prefabricage Prefabricage is een actueel onderwerp waarvoor een groeiende belangstelling bestaat vanuit de branche. Vooral installateurs profiteren van voordelen bij realisatie van technische ruimten, installaties en het bijbehorende leidingwerk. De digitale gebouwgegevens worden gebruikt voor het vervaardigen van prefabricagetekeningen. Voordeel is dat leidingen en installaties in de werkplaats onder optimale omstandigheden worden voorbereid. De directe winst die hiermee wordt behaald, is minimaal materiaalverlies. Vervolgens vindt de eindmontage plaats op locatie. Deze afwerking is relatief eenvoudig, waardoor er minder ervaren mankracht op de bouwplaats nodig is. Hierdoor zijn besparingen van 15 tot 20% te realiseren op de kosten voor installaties. Exploitatiefase Uiteraard profiteert ook de afdeling die verantwoordelijk is of wordt voor de exploitatie van het gebouw, van de eenduidige gegevens. De facilitair manager of gebouwbeheerder kan aan de hand van deze gegevens grote winst behalen bij onder meer de inrichting en bij onderhoud, beheer en renovatie van het gebouw. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-14 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Figuur 6. Facility manager in vroeg stadium inschakelen. Uiteraard wordt de eerste belangrijke winst al behaald door in de ontwerpfase de consequenties van het ontwerp en de gekozen afwerkmaterialen te kunnen doorrekenen. Op basis van de ruimtesoorten, aantal vierkante meters en materialen (bijvoorbeeld vloerafwerkingen) kan worden berekend wat de jaarlijkse kosten zullen zijn voor onderhoud en schoonmaak. Door in het ontwerpstadium met een facilitaire blik het ontwerp te beoordelen, kunnen enorme besparingen gedurende de hele exploitatiefase worden gerealiseerd. Ook in de beheersituatie leveren de juiste gebouwgegevens en eenduidige, actuele tekeningen belangrijke meerwaarde. Een gestandaardiseerde indeling van het gebouw, bijvoorbeeld in bouwdelen en conform de NL-SfB-codering, levert voor de facilitair manager en gebouwbeheerders voordelen op. In Nederland is de NL-SfB-codering de standaard op het gebied van elementgerichte classificaties; zij wordt vooral toegepast bij meerjarenonderhoud. Bij opbouw van de NL-SfB codering wordt het gebouw ingedeeld op elementen die onder een eigen rubriek worden geplaatst. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-15 De SfB-code bestaat uit drie delen: 1. een getal tussen haakjes; 2. een hoofdletter; 3. een combinatie van een kleine letter en een cijfer. Het eerste deel van de SfB-code vormt een verwijzing naar het bouwdeel, dus de plaats waar het product in het gebouw of het terrein zit. Bijvoorbeeld funderingsconstructies of vloerafwerking. Met het tweede deel wordt de aanduiding gegeven naar de vorm of functie van het product, zoals baanvormige (dak)bedekking, isolatie of beplanting. Het derde deel geeft aan waar het product van is gemaakt, bijvoorbeeld hout, natuursteen of beton. Met deze gestandaardiseerde gebouwindeling kunnen op eenduidige en gestructureerde wijze gegevens worden gegenereerd die toegepast worden bij het maken van onder meer kostencalculaties. Tevens draagt zij bij aan transparantie voor alle uitvoerders betrokken bij renovatie, onderhoud en nieuwbouw. Door gestructureerd beheer van tekeningen in een documentbeheersysteem kunnen actuele tekeningen worden verstrekt aan bijvoorbeeld aannemers of installateurs voor het uitvoeren van bouwkundig onderhoud of verbouwingen. Het gestructureerd bijhouden van revisies en actueel houden van de tekening is een klus die weliswaar discipline vergt, maar tevens veel winst kan opleveren. Ook zijn deze plattegronden onmisbaar om te kunnen voldoen aan wettelijke bepalingen op het gebied van veiligheid (bijv. ontruimingstekeningen) en het verkrijgen van gebruiksvergunningen voor de panden. Als alle (technische) objecten en gebouwelementen voorhanden zijn, biedt het daarnaast ook een goede basis voor het opstellen van meerjarenonderhoudsplannen. Indien objecten, zoals technische installaties, vervangen worden, kan hiermee de onderhoudsplanning dynamisch worden aangepast. Deze data bieden ten slotte ook goede input voor overige facilitaire toepassingen, zoals plattegronden voor het maken van vlekkenplannen, doorbelasting van het aantal gebruikte vierkante meters per afdeling, inzage in (verborgen) leegstand of het opstellen van schoonmaakcalculaties. Kortom, de beschikking over een intelligent gebouwmodel heeft ook vele voordelen voor de facilitair verantwoordelijke. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-16 4. Dynamisch gebouwmanagement en ICT Facility management binnen de levenscyclus van een gebouw Het gebouw vormt het decor waarbinnen de facilitaire dienstverlening wordt geleverd. Het facilitaire serviceniveau en het gevoel dat de pandbewoners hebben bij hun werkplek, worden voor een belangrijk deel bepaald door het gebouw. Vormgeving en inrichting zijn bepalend voor de sfeer en het comfort. Tevens bepaalt het gebouw de logistieke mogelijkheden voor uitvoering van facilitaire diensten. Je zou zeggen dat betrokkenheid vanuit facility management bij het tot stand komen van een gebouw vanzelfsprekend is. Toch is dat nog niet altijd het geval. Resulteert het vroegtijdig betrekken van de facility manager in een betere en efficiëntere facilitaire dienstverlening? En staat deze investering in positieve balans met wat het de facility manager uiteindelijk oplevert? Waar liggen de verantwoordelijkheden, wie neemt het initiatief? Om antwoorden op deze vragen te kunnen geven, hielden wij een kwalitatief onderzoek. Facilitair verantwoordelijken, betrokken bij een grootschalig nieuwbouw- of renovatieproject, deelden hun ervaringen op dit vlak. Centraal bij dit onderzoek stond de veranderende rol van facility management. Veranderende rol van facility management Steeds vaker onderkennen beleidsmakers het belang van een actieve rol voor facility management in een vroeg stadium van een nieuwbouw-/renovatieproject. Facility management wordt niet langer als operationele kostenpost gezien. De kennis over onder meer functionele aspecten van een pand, servicebehoefte, uitstraling, ruimtegebruik en onderhoud, is van cruciaal belang. Zeker ook met het oog op de toekomst. De transformatie naar een tactische en vaak zelfs strategische rol voor facility management wordt hiermee bevestigd. Soms is facility management zelfs initiator van een nieuwbouwproject. Men kent de behoefte van de klant. Als het optimaal uitvoeren van het primaire proces of de groei van een organisatie wordt beperkt door de mogelijkheden van een gebouw, moet er iets gebeuren. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-17 Martin Slaager, Manager Facilitaire Zaken bij SEIN: ‘FM was niet alleen betrokken vanuit de initiatiefase tot en met gebruik en beheer, maar was vanuit de raad van bestuur gedelegeerd opdrachtgever en eindverantwoordelijk voor het bouwprojectmanagement.’ 4.1 Betekenis van facility management in het bouwproces Behalve het nemen van het initiatief op gebied van nieuwbouw, zijn er legio mogelijkheden voor facility management om processen in de levenscyclus van een gebouw positief te beïnvloeden. Initiatie-/planfase (Ondersteunen bij) het opstellen van een programma van eisen/bestek Het in kaart brengen van behoeften van een organisatie is de basis voor een goed resultaat. Het vertalen van deze functionele en praktische behoeften naar een bouwtechnisch plan is daarom van essentieel belang. Bijvoorbeeld als het gaat om werkplekconcepten. Facility management kan fungeren als een spil tussen vraag en aanbod. Men spreekt de taal van de organisatie én de taal van uitvoerende partijen als architect, adviseur, aannemer en installateur. Tendens hierbij is dat uitvoerende partijen steeds vaker zelf facility management opzoeken om een goede vertaling van de vraag naar hun aanbod te realiseren. Heldere inzage geven in kosten en opbrengsten van een gebouw Facility management werd traditioneel puur beschouwd als kostenpost. De nadruk ligt nog te veel op het kostenaspect. Slim bouwen op basis van kennis vanuit facility management levert op termijn besparingen op en kan zelfs zorgen voor inkomsten. Niet alleen de investering in het pand moet worden bekeken, juist ook de consequenties gedurende de gehele levenscyclus van een gebouw. Door rekening te houden met toekomstige behoeften worden bijvoorbeeld kosten voor verbouwingen geminimaliseerd. Tijdelijke leegstand kan worden gebruikt voor verhuur. En gebruik van duurdere, maar duurzame materialen betekent reductie van onderhouds- en schoonmaakkosten. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-18 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Bouwfase Anticiperen op toekomstige functie Door rekening te houden met toekomstig gebruik van ruimten kan facility management aangeven welke voorzieningen nodig zijn. Op basis van het gekozen werkplekconcept kan men bijvoorbeeld bepalen wat een praktische plaats is voor aansluitingen voor telefoon, internet, elektra, etc. Ook de keuze van verlichting, aansluitingen voor beamers, geïntegreerde presentatieschermen en zonwering kan in de bouwfase worden beïnvloed. Tijdens de realisatie is het goedkoper om deze wensen direct te verwerken. Bewaken kwaliteit en afspraken Leveren de verschillende uitvoerende partijen op tijd op, zodat het bouwproces niet stagneert? En valt de geleverde kwaliteit binnen de norm? Als de vastgoedportefeuille onder facility management valt, is dit zeker een onderwerp waarbij facility management een belangrijke rol speelt. John Waaijer, directeur Facilitair Bedrijf, VNG: ‘Betrokkenheid van FM bij grootschalige renovatie was een must. Je doet wat het beste is voor de organisatie, kijkt naar het collectieve belang, zeker ook gericht op de toekomst.’ 4.2 Profijt Op welke vlakken wordt winst geboekt als facility management een actieve rol speelt in een vroeg stadium van nieuwbouw of renovatie? Zeker op een aantal algemene vlakken als een hoger facilitair serviceniveau en betere ondersteuning van de corebusiness van een organisatie. Hoe vertaalt zich dat in concrete voordelen? Volgens de deelnemers aan ons onderzoek brengt een actieve rol voor facility management onder meer de volgende voordelen met zich mee: Betere huisvesting Dit resulteert onder meer in: – Passende uitstraling en representatieve omgeving. Voorbeeld: Een klantvriendelijke receptie in een verouderd gebouw met een kleine en donkere ontvangsthal zal anders worden gewaardeerd wanneer diezelfde klantvriendelijke receptie in een ruime en goed ingerichte ontvangsthal staat. – Betere veiligheid. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT – – 3125-19 Klanttevredenheid: het verhogen van de motivatie van de medewerkers door het creëren van een functionele en plezierige werkomgeving. Betere interne logistiek door bijvoorbeeld het concentreren van vergaderzalen en het rekening houden met aan- en afvoer van goederen. Figuur 7. Professionele, gastvrije ontvangst is cruciaal. Kostenreductie – Efficiënte inrichting; geen onnodige kosten bij ingebruikname doordat facility management er tijdens ontwerp en bouw al voor zorgde dat voorzieningen op de juiste plek werden geïnstalleerd. – Op lange termijn zijn er verschillende posten waarop substantiële besparingen gerealiseerd kunnen worden. Denk hierbij aan energieverbruik, schoonmaak en onderhoud. Bijvoorbeeld door bij ontwerp en bouw bewuste keuzes te maken voor specifieke materialen. 4.3 Waar liggen tegenstrijdige belangen/prioriteiten? Ontwerpfase: architect en facility manager Uit ons onderzoek kwam een onmiskenbare conflictsituatie naar voren: de architect en de facility manager botsen door tegenstrijdige 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-20 Dynamisch gebouwmanagement en ICT belangen. Praktisch en esthetisch verantwoord gaan lang niet altijd samen. Op sommige vlakken is een architect niet voldoende in staat zich in te leven in de praktijk. Hier heeft facility management de rol om tijdens de ontwerpfase praktische logistieke aspecten te toetsen. John Waaijer, Directeur Facilitair Bedrijf VNG: ‘Door tegenstrijdige belangen en prioriteiten verliep de samenwerking met de architect in de beginfase niet geheel vlekkeloos. Zo was de architect niet in staat te voldoen aan bepaalde eisen vanuit facility management. Het concentreren van alle vergaderzalen op de begane grond, gecombineerd met een aantal afdelingen (repro, kantine) die logistiek gezien wenselijk zijn op de begane grond, kreeg de architect niet voor elkaar. Uiteindelijk is de basis voor het ontwerp gemaakt door facility management en gebouwbeheer van VNG.’ Steeds vaker zien we dat de expertise van facility management wordt onderkend door de architect, en dat facility management reeds in de ontwerpfase actief wordt benaderd om te komen tot een goed resultaat. Bouwfase: constructeur/uitvoerende partijen en facility management Bouw-/renovatieplannen moeten aansluiten op plannen van de organisatie, nu en in de toekomst. Vooruit kunnen kijken en plannen is een must in dit soort projecten, zowel voor de organisatie als voor facility management. Facilitair managers hebben niet altijd een bouwkundige achtergrond. Niet alle facilitair verantwoordelijken kunnen bouwkundige informatie goed overbrengen. Dit kan leiden tot verwarring en frustratie doordat men elkaar niet begrijpt. 4.4 Facility management in de organisatie Communicatie In alle fasen is het belangrijk om te zorgen voor één aanspreekpunt. Dit voorkomt miscommunicatie tussen de uitvoerende partijen en de opdrachtgever. Op dit vlak vertolkt facility management steeds vaker de rol van aanspreekpunt vanuit de opdrachtgever. In het verleden werd regelmatig voorbijgegaan aan de gebruikers van een gebouw. Ook op dit vlak vormt facility management steeds vaker de schakel tussen wensen van de interne klant en de nieuwbouw. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-21 Het betrekken van eindgebruikers van een gebouw bij ver- of nieuwbouw is een intensief en langdurig proces. Uit ons onderzoek blijkt dat luisteren naar de klantvraag tegenwoordig een essentieel onderdeel is van het bouwproces. Men onderkent dat het resulteert in een optimaal draagvlak en verhoogde motivatie onder medewerkers. Dit heeft een positieve uitwerking op het uitvoeren van het primaire proces, dus op de gehele organisatie. Op basis van een duidelijk, volledig en professioneel proces wordt de verloren tijd ruimschoots teruggewonnen. Voor de betrokkenen staat hierbij niet het gebouw centraal; juist de functionele eisen en wensen moeten helder worden gedefinieerd. En deze kunnen voor de verschillende gebruikersgroepen sterk uiteenlopen. Voor de raad van bestuur of voor aandeelhouders kan de wens bestaan uit een prestigieus pand waaraan de onderneming vanaf een grote afstand al wordt herkend. Een administratief medewerker hecht meer waarde aan een comfortabele werkplek en personeelszaken vindt een fitnessruimte van belang. Uiteindelijk worden de functionele eisen en wensen beoordeeld, er wordt een prioriteit aan gekoppeld en ze worden getoetst op haalbaarheid. De organisaties die meededen aan ons onderzoek hanteerden uiteenlopende methoden om de wensen van eindgebruikers van een gebouw te inventariseren. In sommige gevallen hecht men er waarde aan dat iedereen zijn/haar stem kan laten gelden, bijvoorbeeld door een enquête of workshops. Om het proces beheersbaar te houden, kozen andere organisaties ervoor om een geselecteerde dwarsdoorsnede van de toekomstige gebruikers van een gebouw te betrekken bij het bouwproces. Doorgaans wordt ook een ondernemingsraad betrokken bij goedkeuring van plannen en ontwerp. Facility management wordt zichtbaar Een grootschalig bouwproject kan de positie van facility management versterken. De rol van facility management wordt zichtbaar, facility management krijgt voor veel medewerkers een gezicht. Karianne van Dijk, Stichting AKN: ‘Sinds het betrekken van de nieuwbouw kloppen contactpersonen vaker bij ons aan voor overleg en advies. Er wordt nu vaak vooraf een beroep gedaan op de kennis en kunde van facility management, bijvoorbeeld bij een interne verbouwing of verhuizing. De toegevoegde 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-22 Dynamisch gebouwmanagement en ICT waarde en de expertise van facility management wordt gewaardeerd en intensief benut.’ Een ander fenomeen is een veranderende vraag van medewerkers. Verandering van werkomgeving gaat gepaard met een opmerkelijke gedragsverandering. Nam men in de oude situatie nog genoegen met minder voorzieningen, in een nieuw, modern pand stijgen verwachtingen en behoeften van gebruikers. Dit is bijvoorbeeld terug te zien aan bestedingen in de kantine. Wordt in de nieuwe situatie het cateringaanbod uitgebreid, dan wordt er meer uitgegeven. En nam men in de oude situatie genoegen met een klemmende deur, onvoldoende verlichting of slechte schoonmaak, in een hypermodern pand zijn dat zaken waar men onherroepelijk over reclameert. Toekomstige rol voor facility management Er is veel bereikt. De deskundigheid van facility management wordt zowel intern als extern gewaardeerd en zinvol benut in bouw- en renovatietrajecten. ‘Facility management dient deze verworven positie te bewaken en verder uit te bouwen. De sleutelrol om de behoefte van de klant en het aanbod van leveranciers te stroomlijnen, kan verder worden uitgebouwd. Onder meer door dieper in te zoomen op de behoefte van een organisatie, juist ook op lange termijn. Het gaat hierbij om prognoses van ruimtegebruik en benodigd aantal vierkante meters. Facility management dient deze aspecten te kunnen vertalen in een gebouw dat ook op lange termijn aansluit op de organisatie. Mogelijkheden en behoeften vanuit ICT nemen tevens een belangrijke positie in bij prognoses voor de lange termijn. Nieuwe technologieën vragen om een andere inrichting. Voorbeelden uit een recent verleden zijn de introductie van wireless netwerken en bluetooth. De toenemende behoefte aan mobiliteit (thuiswerken, flexplekken) van medewerkers en ook maatschappelijke kwesties beïnvloeden de vraag. Denk aan de stijgende behoefte aan flexibele werktijden om files te vermijden, bewuster omgaan met energieverbruik, veranderende maatregelen op het gebied van beveiliging door terreurdreiging, krapte op de arbeidsmarkt en teruglopende subsidies. Kortom, goed anticiperen op vele vlakken is een must voor facility management om de dienstverlening op de lange termijn optimaal te laten renderen. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-23 ICT & facility management Ontwikkelingen als BIM kunnen zeker voor facility management grote toegevoegde waarde betekenen. Door gedurende het bouwproces informatie centraal op te slaan in een virtueel 3D-gebouwmodel, ontstaat er een waardevolle bron voor facility management. Op basis van hergebruik van deze actuele data kan de facility manager accurate prognoses maken over zaken als energieverbruik, CO2-uitstoot en glasbewassing. Figuur 8. Vlekkenplan. Facility management en PPS De invulling van facility management bij PPS-projecten kan sterk afwijken van de traditionele facilitaire dienstverlening. Bij zogenaamde DBFMO-trajecten wordt vooraf reeds invulling gegeven aan de operationele fase binnen de levenscyclus van een gebouw. Doorgaans vallen hieronder tevens de facilitaire werkzaamheden. Zowel servicemanagement als huisvestinggerelateerde taken, waaronder onderhoud van een gebouw, worden ondergebracht bij een private onderneming die onderdeel vormt van het consortium. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 3125-24 Dynamisch gebouwmanagement en ICT Als het fenomeen PPS doorzet in Nederland, kan dit voor facilitaire dienstverleners een behoorlijke verandering betekenen. Exploitatieen beheeraspecten krijgen dan in een veel vroegere fase meer aandacht. De facility manager profiteert hiervan in de operationele fase, doordat het gebouw optimaal is afgestemd op het toekomstige functioneren. Het betekent ook dat facility managers in staat moeten zijn vooraf doelstellingen en resultaten te definiëren, te anticiperen op toekomstige exploitatiekosten, benodigde resources en behoeftes/ambities van de organisatie. Vanuit facilitair perspectief is een dergelijke langetermijnplanning niet altijd wenselijk of haalbaar. Door het dynamische karakter van sommige organisaties is een realistische strategische planning niet haalbaar. Daarnaast zijn er legio externe factoren die het functioneren van een gebouw en bijbehorende diensten op termijn drastisch kunnen beïnvloeden. Wetgevingen, sociale en maatschappelijke factoren zijn bepalend voor de behoeften. Zo zien we dat eisen ten aanzien van beveiliging de afgelopen jaren behoorlijk zijn aangescherpt door een stijgende behoefte aan veiligheid. Ook werd het door een nieuwe wetgeving noodzakelijk om voor rokers speciale voorzieningen aan te brengen. In het onderwijs, de gezondheidszorg en kinderopvang zijn recentelijk wettelijke richtlijnen geformuleerd voor ruimtegebruik, waarbij het aantal studenten/patiënten/kinderen wordt gerelateerd aan het beschikbare aantal vierkante meters. Ook dit heeft z’n weerslag op de inrichting van een gebouw en de facilitaire dienstverlening. Al deze factoren maken het moeilijk, volgens sommigen zelfs onmogelijk, om een realistische inschatting te maken van de facilitaire exploitatiekosten over een langere periode. Want zeker vanuit facilitair perspectief is de algehele mening dat er nooit mag worden ingeleverd op het serviceniveau en de kwaliteit. 5. Bronvermelding Dit artikel is mede tot stand gekomen dankzij de medewerking van diverse organisaties en personen uit het werkveld, onder meer: – H. Hendriks, De Bimspecialist; www.debimspecialist.nl; – PPS-netwerk; www.ppsnetwerk.nl; – TNO; – IAI International Alliance for Interoperability; www.iai-international.org; – buildingSMART Benelux; www.buildingsmart.info. 2009 – www.factomediabase.nl 3125 Dynamisch gebouwmanagement en ICT 3125-25 Daarnaast hebben diverse facility professionals meegewerkt aan een kwalitatief onderzoek, uitgevoerd ten behoeve van dit artikel. Aan het onderzoek werkte een tiental personen mee, onder wie: – John Waaijer, Vereniging van Nederlandse Gemeenten; – Martin Slaager, Stichting Epilepsie Instellingen Nederland; – William van der Pol & Karianne van Dijk, Stichting AKN. Over de auteur Brigitte Ramge is marketeer bij NPQ Solutions. NPQ stelt professionals die verantwoordelijk zijn voor realisatie en beheer van gebouwen, de technische infrastructuur of facilitaire services, in staat projecten en werkprocessen beter te laten renderen doordat medewerkers optimaal worden ondersteund door hun werkomgeving. www.NPQsolutions.com. 2009 – www.factomediabase.nl 3125
© Copyright 2024 ExpyDoc
