ALV 4 februari 2014 Afwezig met kennisgeving: Aad Knetsch, Mieke Hofman en Ingrid de Croon Aanwezig 50 leden incl. bestuursleden 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op de vergadering. Vandaag zullen we in deze vergadering verantwoording afleggen voor twee boekjaren. Om ook de kascommissie goed haar werk te kunnen laten doen hebben we besloten om de vergadering van december naar nu te verplaatsen. Wij, als AB, zullen de touwtjes strakker aantrekken met het oog op de met name de uitgaven. Wij verwachten van alle activiteiten een sluitende begroting en zullen hier dan akkoord op geven. Ook moeten we ons realiseren dat onze verenigingsmanager maar een beperkt aantal uren tot zijn beschikking heeft en we dus niet zomaar alles bij hem over de schutting kunnen gooien. Zijn taak is het om veel naar buiten toe te profileren en beleidsmatig te ondersteunen. In de komende tijd willen wij ons richten op een aanpassing van het AB met daarin een functie voor een Dagelijks Bestuur. In het brede AB zullen de afdelingsvoorzitters aanschuiven om gedragen keuzes te kunnen maken. Martine en Bas zullen straks een uiteenzetting geven over onze toekomst plannen die voortkomen uit de "heisessies". Namens het AB willen wij een dringend beroep op u doen om te kijken naar een geschikte kandidaat voor de vacante functie van secretaris. Tot slot: Het jaar is nog maar een maand oud en toch kunnen we al weer terug kijken op een aantal zeer memorabele sportieve prestaties: Turngroep, Voorster DansDag, Vriendjes voetbal, Kaartmarathon en het geslaagde volleybaltoernooi. Daarnaast zijn wij blij met de toezegging van de Go Ahead Eagles om haar jeugdafdeling bij SV Twello te willen onderbrengen. Na een selectieprocedure is de keuze op ons gevallen en daar zijn we zeer content mee. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Brief van Horeca Team, wordt behandeld in de rondvraag. Berichten van verhindering worden vermeld. 3. Vaststelling verslag ALV 27 juni 2013 Akkoord, met dank aan Elly. 4. Presentatie SV Twello 3.0 Heisessies gehouden afgelopen periode, als resultaat willen we dit nu met jullie delen. Als voorbeeld is de film SV Twello TV afgespeeld. Pauze 5. Vaststelling jaarrekening 2011-2012 / 6. Vaststelling jaarrekening 2012-2013 De penningmeester neemt ons mee in een presentatie van de manier waarop hij tot deze cijfers is gekomen en welke veranderingen er in de komende periode zullen plaatsvinden (of al in gang zijn gezet.) In het kort komt het op de volgende (verbeter)punten neer:             Afdelingen begroten en bewaken eigen uitgaven en inkomsten (direct toerekenbaar); Geen eigen bankrekeningen meer; Administratiegroep verzorgt de administratie (wekelijks bijgewerkt / dubbele controle); Alle geldstromen in beeld; Processen centraal in 1 systeem : AllUnited; Contributie direct naar de juiste afdelingen; Kascommissie beter informeren; Centraal archief aan de Zuiderlaan; Leden declareren kleine uitgaven via de afdelingspenningmeesters; Afbouw ongewenste situaties; Afdelingsbegrotingen worden aangepast; Afdelingsvoorzitters in AB voor beleidszaken en een kleinere bezetting voor operationeel bestuur. De Punten worden ineen behandeld door de penningmeester. Hij licht de jaarcijfers nader toe. V: Marco Stol: hoe kunnen we de marge op de kantine vergroten? Wat vindt het AB wenselijk? A: AB neemt actie met de kantine commissie. V: Gym: hoe of zijn de kosten vanuit de presentatie twello 3.0 begroot? A: Nog niet, zijn plannen. Rendement uit het bestaande houden en vergroten, acties uitwerken en dan begroten. O: Kamphuis: vuist maken naar de leveranciers om meer op inkoop te verdienen. samenwerken met andere verenigingen om effectiever in te kopen. Verslag van de Kascommissie door Ge Pijnappel: Samen met Harold Klein-Swormink sinds de ledenvergadering van 2012 actief. Op dat moment staat de financiële administratie er slecht voor. Jaarrekening 2011-2012 is door S&P afgerond, Ons advies is laten voor wat het is en ons te concentreren op 2012-2013. Het is moeilijk begroten als de cijfers van het voorgaande jaar ontbreken. In oktober 2013 hebben we voor het eerst de cijfers 2012-2013 ingezien. Een compliment hiervoor aan Egbert dat er zo snel cijfers waren. De begroting voor 20132014 was ook lastig omdat er, wederom, laat de beschikking is over de cijfers. vanaf oktober 2013 hebben we intensiever contact en inzicht in cijfers en processen, onder andere over Vereniging Van Eigenaren (VVE), gemeente en sponsoring. De december vergadering hebben we moeten uitstellen, omdat data voor kascontrole moeilijk in te plannen was. De kascommissie maakt de complimenten aan alle penningmeesters, administratie ploeg, ledenadministratie en Egbert. De kascommissie verzoekt de ledenvergadering om de financiële cijfers voor de boekjaren 20112012 en 2012-2013 goed te keuren. Het AB krijgt decharge van de ledenvergadering en keurt de cijfers goed. 7. Verkiezing Kascommissie De kascommissie wordt bedankt voor de gedane inspanningen en na 2 jaar dient er van samenstelling gewisseld te worden. Voorstel voor nieuwe bemensing is de heer Charles Schutte en nog een vacature. De ALV wordt gevraagd voor een nadere aanvulling. Helaas komen er geen nieuwe kandidaten uit de vergadering. 8. Rondvraag De eerste vragen zijn schriftelijk ingediend door de Kantine kommisse en worden hieronder beantwoord: V: Hoe worden de bestuurs portefeuilles verdeeld? A: De leden kiezen, en de bestuursposten worden onderling verdeeld. V: Hoe staat het met het vrijwilligersbeleid? A: Hier is geen aandacht voor geweest wegens personele problemen, wij proberen dit in de komende periode verder op te pakken. vraag 3: Nieuwjaarsreceptie, welke formule of welke vorm kiezen we? vraag 4: Vanaf 12 uur alcohol schenken. vraag 5: VM, hoe we verder willen is nu het proces. vraag 6: GAE consumptie prijzen ed. Muntjes conform afspraak FC Twente en geen afspraken over keuken, aanspreekpunt is de VM van beide kanten. deze is de spil vraag 7: Egbert al veel over gezegd horeca V: Dik van Amerongen: hoeveel kinderen sporten hier in combinatie met stichting leergeld. A: Er zijn er een aantal. Zijn we genegen om zelf een bedrag beschikbaar te stellen voor leden die dit nodig hebben? Tot nu toe is dit enkele malen voorgekomen en wordt per keer opgelost. V: Komen er kinderen die via scholen en provincie Gelderland hier aan het sporten zijn? A: Wordt meegenomen om te onderzoeken. V: Inge de Grip: Waarom mag er niet getraind of gespeeld worden tijdens de Algemene Leden Vergadering? Het is nl. niet altijd mogelijk om wedstrijden te verzetten. O: Henk Proper komt met voorstel om dit in stemming te brengen. De vergadering besluit om deze verplichting vanaf de volgende ledenvergadering te laten vervallen. O: Leo Evers: Hij is blij met de inspanning en kwaliteit van de penningmeester. is content met de cijfers en processen V: Arno Hazelaar: Momenteel is er nog geen groen licht voor aanleg van het pannaveld, omdat de laatste € 2000,- niet gedekt is. Hij wil toestemming vragen om het pannaveld aan te schaffen en uit te voeren. Het AB moet garant staan daarvoor zodat we verder kunnen. A: Binnen het AB is dit al een aantal keer besproken over hoe we omgaan met deze projecten en financiële situaties. Procedures hierin zijn gevoerd en discussies en een aantal malen is het budget verhoogd en beschikbaar gesteld. O: Jan Kamphuis: Helaas is er door persoonlijke omstandigheden enige vertraging gekomen in de uitvoering van enkele plannen om financiën daarvoor te organiseren. O: Norbert Schilder: Stelt voor om Ons Blauwe Hart gebruiken om de aanschaf van het pannaveld financieel te ondersteunen. OBH is tot nu toe niet van de grond gekomen. O: Joke Roeterdink: Iedereen hier garant voor 50 euro pp, dan kan het er morgen komen. A: Fred geeft aan dat in het volgende AB van 10 februari dit op de agenda komt en dat daarna het besluit wordt gecommuniceerd. V: Toon van het Erve: zijn er profielen van de vacante bestuursfuncties die we zichtbaar kunnen maken? Want dit is makkelijker zoeken. A: De vacante functies zijn bekend. V: Marco Stol: wat is de stand van zaken t.a.v. het Veilig Sportklimaat en de Verklaring van Onbesproken Gedrag (VOG)? A: Helaas is er weinig draagvlak geweest voor werkgroep en uitvoering van acties. VOG invoeren zou moeten maar vergt behoorlijke administratie en privacy waarborg. 9. Sluiting Fred sluit de vergadering en wenst ons allen een wel thuis.