Jaarverslaggeving 2013
Stichting Magentazorg
Magentazorg
Juni 2014
Inleiding
Hierbij presenteren we de jaarverslaggeving over het jaar 2013
Landelijke ontwikkelingen en veranderingen in de manier waarop de zorg aan kwetsbare
burgers in de toekomst georganiseerd gaat worden, hebben Magentazorg in het
verslagjaar niet onberoerd gelaten. De contouren van de veranderingen werden
langzaam meer duidelijk en tegelijkertijd bleef er nog veel onzeker.
Meest in het oog springend was wel het feit dat met ingang van 1 januari burgers met
een lichte zorgzwaarte (ZZP1 en 2) niet meer geïndiceerd werden voor verblijf in een
intramurale voorziening, met dreigende leegstand van met name de verzorgingshuizen
als gevolg. Met het oog hierop en ingegeven door een opdracht van het zorgkantoor tot
reductie van het aantal regionale verzorgingshuisplaatsen voor de komende jaren, heeft
Magentazorg besloten tot sluiting van de locatie De Haemstede in Bergen als
verzorgingshuis. Dit besluit heeft een grote impact gehad op alle, bij het besluit
betrokken, groeperingen. Niet in het minst op de bewoners van de locatie en hun
naasten. Aan het einde van het jaar was het overleg over de uitvoeringsconsequenties
nog in volle gang.
Om Magentazorg binnen alle hectiek van de veranderingen in de zorg toch ‘op koers’ te
houden, is medio 2013 de laatste hand gelegd aan een strategisch plan voor de jaren
2014 – 2017. In dit plan is de, door Magentazorg te volgen, richting beschreven voor de
komende jaren.
Voortkomend uit dit strategisch plan is de organisatie-inrichting beschreven met kaders
waarbinnen de organisatie-inrichting moet voldoen om bij te dragen aan de uitvoering
van de strategische doelen. In de organisatie die we voor ogen hebben staat de cliënt
centraal en zijn alle processen voor en rondom de cliënt georganiseerd. Niet het systeem
is heilig, maar welke keuzes de cliënt en diens naasten maken. ‘Het goede gesprek’
hierover zal de boventoon gaan voeren.
Veranderingen in de zorg betekende ook nieuwe onderwerpen met onze
gesprekspartners de gemeenten (voor de nieuwe WMO per 2015) en de zorgverzekeraars
(voor de extramurale wijkverpleging en de revalidatiezorg). Overlegvormen zijn ingezet
en Magentazorg / Actiezorg zit aan tafel.
Veel is in gang gezet. Met de inhoud van het strategisch plan als leidraad zien we de
komende jaren met vertrouwen tegemoet.
In de voor u liggende jaarverslaggeving worden diverse relevante onderwerpen nader
beschreven.
A.L.R. de Jongh, voorzitter raad van bestuur Magentazorg
Juli 2014
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 2
1.
De richting van Magentazorg voor de komende jaren
Begin 2013 heeft de raad van bestuur aan KPMG/Plexus opdracht gegeven om een advies
op te stellen over de te volgen richting van Magentazorg voor de komende vier jaren. In
juni 2013 heeft KPMG/Plexus haar eindrapportage aangeboden. Deze rapportage is tot
stand gekomen na diverse discussiebijeenkomsten met het managementteam van
Magentazorg.
Het advies van KPMG/Plexus komt er in grote lijnen op neer dat Magentazorg heldere
keuzes moet maken over welke cliëntgroepen en diensten zij tot haar core business
rekent. Deze keuzes moeten gebaseerd zijn op twee vragen:

Welke cliëntgroepen en diensten sluiten aan bij de missie en de mogelijkheden van de
organisatie?

Voor welke cliëntgroepen en diensten heeft Magentazorg een goede
concurrentiepositie?
Het advies is besproken met de centrale cliëntenraad, de ondernemingsraad en de raad
van toezicht en vervolgens uitgewerkt in een volledige nota Strategie Magentazorg 20142017.
Strategie 2014-2017 op hoofdlijnen
Magentazorg biedt samen met Actiezorg een integraal aanbod van wonen en zorg aan circa 3.000 cliënten
in de regio Noord-Kennemerland. Dit betreft voornamelijk ouderen met dementie.
In de nota Strategie Magentazorg 2014-2017 wordt de strategie voor de komende jaren uiteengezet in
relatie met de missie en visie van Magentazorg.
Veranderingen in de omgeving
Op dit moment vinden er forse hervormingen en bezuinigingen plaats in het Nederlandse zorgstelsel. In de
troonrede hebben we gehoord dat de verzorgingsstaat plaatsmaakt voor de participatiesamenleving. We
wisten al dat er meer verwacht wordt van buren, familie, vrienden en dorps- en stadsgenoten om elkaar te
helpen. Ook dat mensen met de lagere ZZP’s niet meer kunnen verhuizen naar een verzorgingshuis.
Bekend was al dat gemeentes verantwoordelijk worden voor begeleiding in de thuissituatie, die alleen nog
als aanvulling op de hulp uit de eigen omgeving betaald wordt door de overheid. Extramurale verzorging
en verpleging verschuift als aanspraak wijkverpleging naar de ziektekostenverzekeraar.
Ook de maatschappij verandert. Mensen weten beter wat zij willen en worden steeds mondiger.
Visie van Magentazorg
In de visie van Magentazorg hanteren wij de cliënt en zijn of haar naaste(n) als uitgangspunt. Het gaat er
om dat mensen prettig kunnen leven op de manier waarop zij dat willen en met wie zij dat willen. We gaan
voor excellentie. We willen niet de grootste zijn; we willen de beste zijn.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 3
5 strategische doelen
Magentazorg heeft 5 strategische doelstellingen geformuleerd:
Focus: zorg- en dienstverlening voor ouderen met dementie is onze corebusiness.
Zelfbeschikking: mensen, hoe kwetsbaar ze ook zijn, mogen regie voeren over hun leven.
Kwaliteit en professionaliteit: we gaan voor excellente dienstverlening. Oftewel: we willen de
beste zijn.
Efficiëntie en effectiviteit: we gaan meer doen met minder middelen.
Samenwerking: we versterken onze dienstverlening door samenwerking met andere partijen.
Strategische keuzes
Om onze visie en strategische doelstellingen te realiseren hebben we een strategie opgesteld voor
de komende vier jaar. Die houdt in dat we focussen op zorg- en dienstverlening aan ouderen met
dementie en daarnaast dienstverlening bieden die hier aan bijdraagt: thuiszorg en behandeling,
zowel intramuraal als extramuraal, inclusief geriatrische revalidatie (indien haalbaar). Dit doen we
vanuit drie organisatieonderdelen: Actiezorg (zorg thuis), Behandelzorg (behandeling) en
Magentazorg (wonen met zorg). Deze dienstverlening sluit naadloos op elkaar aan.
Actiezorg gaat één dienst aan huis leveren voor het versterken van de zelf- en samenredzaamheid
van mensen in de thuissituatie. Behandelzorg gaat naast het bieden van intramurale behandeling,
de mogelijkheden verkennen om het huidige aanbod aan extramurale behandeling uit te breiden en
dit met revalidatie te combineren in een ‘anderhalvelijnscentrum’. Magentazorg gaat wonen bieden
op een manier die aansluit bij het leven en de behoeftes van bewoners.
Dit vraagt om een cultuuromslag, om het juiste deskundigheidsniveau en de juiste competenties.
We gaan ons richten op continu leren, slimmer werken en meer samenwerken.
In de uitwerking staan vier onderdelen centraal:

Welke cliëntgroepen en diensten gaat Magentazorg in de komende jaren afstoten?

Wat zijn op hoofdlijnen de financiële en personele gevolgen van de hervormingen in
de langdurige zorg en de daarbij horende bezuinigingen en ons strategisch antwoord
daarop?

Wat betekent het overheidsbeleid voor de verzorgingshuizen?

Hoe kan de strategie het beste vertaald worden in een passende organisatieinrichting?
Af te stoten cliëntgroepen en diensten
Op basis van de strategie en in lijn met de geformuleerde strategische doelen zullen op
termijn de volgende cliëntgroepen resp. diensten worden afgestoten:

Parkinson short stay

Dagbehandeling somatiek
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 4

Dagbehandeling verstandelijke beperking

Dagverzorging
Omwille van de zorgvuldigheid zal de afbouw plaatsvinden in nauw overleg met de
medezeggenschapsorganen.
Zoals gezegd gaat Magentazorg zich richten op de corebusiness: zorg- en dienstverlening
voor ouderen met dementie. Binnen deze doelgroep vindt differentiatie en specialisatie
plaats voor jong dementerenden en mensen die als gevolg van hun dementie
psychiatrische stoornissen ontwikkelen. Dat laatste betekent een andere invulling van
onze specialisatie gerontopsychiatrie.
Daarnaast blijft Magentazorg woonvoorzieningen bieden in het kader van beschermd
wonen, wonen met zorg en behandeling voor mensen met chronische somatische
beperkingen en een woonvoorziening voor mensen met het syndroom van Korsakov.
Deze diensten vallen weliswaar buiten de corebusiness dementie, maar dragen wel op
verschillende manieren bij aan bijvoorbeeld de benodigde expertise of de instroom van
cliënten met dementie.
Financiële en personele gevolgen van de hervormingen en bezuinigingen
Als gevolg van het overheidsbeleid i.c. de hervormingen in de langdurige zorg en de
daarbij behorende bezuinigingen zal de omzet in de komende jaren gaan dalen. Dit
betekent dat ook het personeelsbestand de komende tijd krimp zal vertonen. Om dit
proces van krimp zorgvuldig te laten verlopen, hebben alle bedrijfsonderdelen de
opdracht gekregen om hun aandeel in de personeelsreductie te leveren en hier plannen
voor te ontwikkelen.
Tegelijkertijd zijn er een aantal nieuwe functies ingesteld. Dit is gedaan vanuit het
gegeven dat Magentazorg op een aantal belangrijke terreinen expertise mist die absoluut
noodzakelijk is om een antwoord te geven op ontwikkelingen in de komende jaren. En
om een aantrekkelijke aanbieder te blijven voor de cliënten die in een fijne leefomgeving
de beste zorg- en dienstverlening willen ontvangen. Zo zijn in het verslagjaar de functies
ingevuld van manager behandeldienst, manager vastgoed, manager P&O en manager
informatievoorziening.
De gevolgen van het overheidsbeleid voor de verzorgingshuizen
De extramuralisering van de lagere zorgzwaartepakketten heeft verstrekkende gevolgen
voor de verzorgingshuizen van Magentazorg. Het zorgkantoor heeft aan Magentazorg een
reductie van 81 verzorgingshuisplaatsen opgelegd voor de komende jaren waarvan al 10
plaatsen in 2013.
In de paragraaf over het vastgoed komen we hier nader op terug.
Een passende organisatie-inrichting
Als vierde uitwerking van de strategie is een plan gemaakt voor de inrichting van de
organisatie. Hiermee is de brug gemaakt naar het volgende onderdeel van deze
jaarverslaglegging: de inrichting.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 5
2.
Inrichting en structuur
2.1
Organisatie-inrichting
Zoals gezegd is in het verslagjaar een plan gemaakt voor de inrichting van de
organisatie. Magentazorg heeft een organisatie voor ogen waarin de cliënt centraal staat
en waarbij alle processen rondom de cliënt zijn georganiseerd. Niet het systeem of de
structuur is heilig maar welke keuzes de cliënt maakt.
Deze netwerkorganisatie wordt uitgebeeld in een organigraaf, het beeld waarin we laten
zien voor wie we bestaan en hoe we daar invulling aan geven.
kennisuitwisseling en
expertiseopbouw
zorgtoewijzing
verzekeraar
ziekenhuis- en
medisch
specialistische
zorg
psychologische
hulp
lichamelijk
welbevinden
(specialistische)
verpleegkundige
zorg
Diensten in de directe leefomgeving van
de cliënt of bewoner door betrokkenen
waarmee hij dagelijks te maken heeft.
De cliënt kiest wie zijn ‘aanbieder’ is.
mentaal
welbevinden
paramedische
behandeling
huisartsenzorg
(of SOG)
geestelijke
verzorging
Voorzieningen van instanties
waarmee de cliënt of bewoner af
en toe mee te maken heeft.
U staat centraal
wachtlijstbeheer
clubactiviteiten
verzorging
bezoek ontvangen
of op bezoek gaan
casemanagement
indicatiestelling
evenementen
familie/mantelzorg
extra nietdagelijkse
services
dagelijkse zorg en
diensten
extra dagelijkse
services
Diensten die de cliënt of bewoner meestal
niet dagelijks afneemt. De cliënt kiest
zijn eigen aanbieder.
extra
begeleiding
wonen en leven
Processen die vanuit MagentaZorg
buiten het zicht van de cliënt of
bewoner plaatsvinden.
toewijzing
gemeentelijke
voorziening
participatie
technisch beheer
netwerksamenwerking
buiten de zorg
schoonmaak
algemene ruimtes
Ondersteunende
samenwerking in en met
de branche
financiën en
administratie
innovatie en
ontwikkeling
processen van
MagentaZorg.
woningverhuur
en -toewijzing
informatievoorziening en ICT
kwaliteit en
veiligheid
Cliënt heeft touwtjes in handen
medezeggenschap
personeels- en
organisatieontwikkeling
PR en marketing
vastgoedbeheer en
-ontwikkeling
Alle processen en de verbeteringen daarin rondom de cliënt zijn vervat in een vijftal
grote programma’s die de komende jaren worden uitgevoerd. Hierbij wordt meer dan
voorheen gekeken naar de wijze waarop ze bijdragen aan de realisering van de
geformuleerde strategische doelstellingen.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 6
Programma’s voor de organisatie-inrichting met enkele voorbeelden van
verbeterprogramma’s
Lerende organisatie:
Periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken, verbetering van het kwaliteitssysteem en bevordering
van stimulerend leiderschap;
Focus:
Profilering (iedereen in de regio denkt: voor dementie moet je bij Magentazorg zijn) en keuzes voor passende
cliëntgroepen;
Kwaliteit dienstverlening:
Familieparticipatie, samenwerking met vrijwilligers, servicegraad, afstemming competenties medewerkers en
samenwerking;
Slimmer werken:
Stroomlijning van processen, ontwikkeling ICT en verbetering van de interne communicatie;
Structuur:
Op weg naar een cliëntgerichte organisatie met zelfstandig werkende teams.
Na advies van de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad is het organisatieinrichtingsplan aan het eind van 2013 geaccordeerd.
2.2.
Structuur
Met betrekking tot de structuur slaat Magentazorg het pad in dat uiteindelijk moet leiden
naar zelfstandig werkende teams in de wijk en in de verschillende woonvoorzieningen.
Deze teams werken onder leiding van een leidinggevende binnen de kaders die het
management stelt. Deze kaders zijn een uitwerking van de koers die de raad van bestuur
uitzet. De organisatie kent in dit model drie managementlagen.
Om daar te komen is een grote cultuuromslag nodig. Die vraagt juist weer om extra
sturing. De komende vier jaar zal daarom met vier managementlagen worden gewerkt:
raad van bestuur, MT, locatie- en wijkmanagement en leidinggevenden op de werkvloer.
2.3.
Samenstelling raad van bestuur
In 2013 was de samenstelling van de raad van bestuur als volgt:
Naam
Functie
Nevenfuncties
Mevrouw A.L.R. de Jongh
Voorzitter raad van bestuur
Bestuurslid Actiz
Voorzitter Gouden Dagen Fonds
Bestuurslid De Waaier
Voorzitter platform dementie NHN
Lid Berg en Bosch Zorgconsult Kring
Lid raad van toezicht Vita Valley
In het verslagjaar zijn hierin geen wijzigingen opgetreden.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 7
In de zomer van 2013 heeft de raad van toezicht in overleg met de raad van bestuur wel
besloten om een tweede bestuurder te gaan werven. Aanleiding tot dit besluit zijn de
veranderingen in de langdurige zorg en de daarmee gepaard gaande wijzigingen in de
financiering van de zorg waar ook Magentazorg te maken mee gaat krijgen. Deze tweede
bestuurder zal zich bezig gaan houden met de aandachtsgebieden financiën en control,
informatievoorziening en vastgoed.
De raad van bestuur geeft collegiaal leiding aan de organisatie, waarbij Lia de Jongh de
voorzittersrol bekleedt en onder meer de inhoud van zorg en dienstverlening en
personele zaken onder haar hoede neemt.
2.4.
Samenstelling raad van toezicht
In 2013 was de samenstelling van de raad van toezicht als volgt en hebben zich de
volgende mutaties voorgedaan:
Naam
Functie
Nevenfuncties
Mevrouw L. Sipkes - van
Voorzitter raad van toezicht
Zelfstandig adviseur
Zijl
Met ingang van januari 2013
Voorzitter raad van toezicht stichting de
Waerden
Voorzitter raad van toezicht stichting
Cultuurcompagnie Noord Holland
Voorzitter Regionale Klachtencommissie
Woningtoewijzing West Friesland
Lid programmaraad RTVNH
Lid raad van toezicht stichting Geriant
(tot 1 september 2013)
Burgemeester gemeente Koggenland
(tot 15 juni 2013)
De heer A.J.M. de Wit
Vicevoorzitter raad van toezicht
Voorzitter college van bestuur ROC Kop
Tot en met 31 december 2013
van Noord-Holland
Lid raad van toezicht
Onderwijsbegeleidingsdienst Noord West
Lid raad van commissarissen
Wooncompagnie
Voorzitter bestuur stichting Rataplan
Voorzitter RvT stichting Tabijn
De heer H.J. Schneider
Lid raad van toezicht
Geen
Tot en met 31 december 2013
De heer H. Hijink
Lid raad van toezicht
Voorzitter raad van toezicht stichting
Tot en met 31 augustus 2013
Geriant
Voorzitter stichting Learn for Life
De heer P.J.M. van Diepen
Lid raad van toezicht
Consultant bestuursinformatie,
RA
Met ingang van 1 januari 2012
nalatenschappen en juridische
ondersteuning
Lid RvT stichting Kinderopvang Langedijk
Lid RvT stichting De Praktijk
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 8
De heer S. Adriani
Lid raad van toezicht
Consultant bij Zumaya
Met ingang van 1 september
2013
De heer E.F.M Eijck
Lid raad van toezicht
Partner Eijck Romijn Sicking B.V.
Met ingang van 1 september
2013
Om specifieke aandacht te geven aan een aantal onderwerpen en ter voorbereiding van
de reguliere vergaderingen kende de raad van toezicht in het verslagjaar een aantal
commissies, te weten:

De agenda- en remuneratiecommissie;

De auditcommissie – verdieping in en voorbereiding van vooral financiële
onderwerpen;

De commissie kwaliteit – verdieping in en voorbereiding van onderwerpen op het
gebied van kwaliteit en veiligheid;
De raad van toezicht kwam in 2013 zes maal bijeen in een reguliere vergadering.
Besproken zijn onder meer de jaarrekening 2012 in aanwezigheid van de accountant, de
begroting 2013 en de kwartaal rapportages. In deze managementrapportages wordt de
voortgang besproken op financieel gebied en op tal van kwaliteitsonderwerpen, veelal als
acties voortkomend uit in- en externe audits (zie hiervoor ook 3.1.1. en 3.1.2).
Daarnaast is speciale aandacht geschonken aan de volgende thema’s:

De juridische structuur van Magentazorg en Actiezorg hetgeen heeft geleid tot een
statutenwijziging waarmee het toezicht onder één centrale raad van toezicht is
gebracht;

Ontwikkelingen binnen ICT / Informatievoorziening (IV)

Strategie 2014 -2017 en de daarbij behorende organisatie-inrichting;
In de tweede helft van het verslagjaar hebben de ontwikkelingen rond de locatie De
Haemstede extra aandacht gevraagd, ook van de raad van toezicht.
Tweemaal heeft overleg plaatsgevonden met de CCR en met de COR. Ook met hen is,
naast algemene ontwikkelingen binnen de organisatie, de situatie rond de Haemstede
besproken.
Er is één themabijeenkomst geweest. In de bijeenkomst zijn de thema’s ‘kwaliteit van
zorg’ en ‘de laatste levensfase’ aan de orde geweest. Hieraan namen, naast de leden van
de raad van toezicht, leden van het MT en functionarissen uit het middenkader deel.
De raad heeft, gezien de grote verschuivingen die er binnen de zorg plaatsvinden, op
verzoek van de raad van bestuur besloten om een tweede bestuurder te werven. Met de
werving is rond de jaarwisseling begonnen.
Met de bestuurder heeft een functioneringsgesprek plaatsgevonden. Hiervoor is door tien
medewerkers vanuit de organisatie feedback gegeven.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 9
2.5.
Nieuwe labels
Magentazorg introduceert drie nieuwe labels. Een belangrijke reden hiervoor is dat
thuiszorgorganisatie Actiezorg nu onderdeel uitmaakt van Magentazorg. Bij de overname
is besloten dat Actiezorg een eigen organisatieonderdeel blijft voor thuiszorg, mede door
de goede naambekendheid in de regio. In aansluiting hierop is besloten om ook voor de
behandeldiensten een eigen merknaam te introduceren: ‘Behandelzorg’. Dit om de
behandeldiensten beter te kunnen positioneren in de wijk en aantrekkelijk(er) te maken
voor zowel de cliënten van Actiezorg als Magentazorg.
De introductie van de drie organisatieonderdelen ligt in het verlengde van onze nieuwe
strategie. We focussen op zorg- en dienstverlening aan ouderen met dementie en bieden
daarnaast dienstverlening die hier logisch mee samenhangt: thuiszorg en behandeling,
zowel intramuraal als extramuraal, inclusief geriatrische revalidatie. Dit doen we vanuit
drie organisatieonderdelen: Actiezorg (zorg thuis), Behandelzorg (behandeling) en
Magentazorg (wonen met zorg). Deze dienstverlening sluit naadloos op elkaar aan.
2.6.
Herontwerp van processen
Het servicecentrum
In juni 2013 is het servicecentrum – de nieuwe naam voor het bureau zorgbemiddeling –
officieel van start gegaan. Het servicecentrum is als het ware de ‘centrale voordeur’ van
Magentazorg en Actiezorg. Via één telefoonnummer kunnen mensen contact opnemen
met het servicecentrum voor alle vragen op het gebeid van de dienstverlening. Dit
kunnen (potentiële) cliënten zijn of interne contacten, maar ook gemeenten, het
zorgkantoor of andere zorgaanbieders. Het servicecentrum zorgt voor een snel antwoord
op de vraag of brengt de vraagsteller snel in contact met een vast contactpersoon die
gaat helpen bij het vinden van de juiste antwoorden.
Met de komst van het servicecentrum wordt een betere cliëntondersteuning nagestreefd,
worden processen beter op elkaar afgestemd en worden de verschillende vormen van
dienstverlening beter over het voetlicht gebracht bij externe partijen.
Informatievoorziening
Omdat de term ICT in feite slechts de technologische ondersteuning inhoudt van
informatie- en communicatiestromen, is besloten om voortaan te spreken over
informatievoorziening. De techniek is hierbij het vehikel waarmee de informatie, die in
het alledaagse werk nodig is, als het ware wordt ‘vervoerd’.
Om de nieuwe dienst informatievoorziening vorm te geven en aan te sturen is hiertoe
een manager informatievoorziening aangetrokken per november 2013.
Behandeldienst
Vanwege de grote ‘span of relations’ van de manager behandeldienst / eerste
geneeskundige zijn in 2013 nog twee managers aangenomen. Zij geven elk op hun beurt
leiding aan diverse onderscheiden paramedische behandeldisciplines.
Vastgoed
Met het oog op de hervormingen in de langdurige zorg en de extramuralisering van de
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 10
lichtere zorgzwaartepakketten – met dreigende leegstand in de verzorgingshuizen vraagt het vastgoed van Magentazorg specifieke aandacht. Om hierin te voorzien is een
manager vastgoed aangetrokken. Ontwikkelingen binnen de vastgoedportefeuille worden
beschreven in het hoofdstuk verrichtingen.
Invulling vacatures
Tot slot valt nog te vermelden dat in de vacatures voor manager P&O en manager
financiën en control is voorzien door het aanstellen van nieuwe functionarissen. De
laatste functie wordt ad interim ingevuld.
Aan het einde van 2013 was het managementteam van Magentazorg als volgt ingevuld:
Naam
Functie
Mw. L. de Jongh
Voorzitter raad van bestuur
Dhr. A. Broek
Secretaris raad van bestuur
Mw. N. de Reuver
Manager Wonen en Zorg
Mw. C. Geeris
Manager Wonen en Zorg
Dhr. R. Meijer
Directeur Actiezorg
Mw. J. van Leeuwen
Manager behandeldienst en
Voorzitter
eerste geneeskundige
Dhr. H. Gerding
Manager P&O
Dhr. R. Janssen
Manager informatievoorziening
Dhr. E Kalbfleisch
Manager financiën en control
2.7
Bedrijfsvoering
Binnen het programma Veilige Zorg is wat betreft het onderdeel bedrijfsvoering de
volgende te benoemen.
De Klokkenluidersregeling
In het kader van goed bestuur is Magentazorg verplicht om een zogeheten
klokkenluidersregeling te hebben. Deze klokkenluidersregeling biedt iedere medewerker
de mogelijkheid om zijn of haar vermoeden van onregelmatigheden of misstanden binnen
de organisatie te melden.
Magentazorg vindt het noodzakelijk dat medewerkers hun melding op een adequate en
veilige manier kunnen doen.
In de regeling wordt gezegd dat de melding gedaan wordt aan de raad van bestuur of de
raad van toezicht. Vanwege de geladenheid van het onderwerp kan een melding ook
gedaan worden bij een van de aangestelde vertrouwenspersonen (zie hoofdstuk 3.3.6).
Deze personen verrichten hun werkzaamheden volkomen onafhankelijk van (de leiding
van) Magentazorg. Bij hen kunnen medewerkers ook terecht voor een advies over hoe te
handelen.
Met instemming van de ondernemingsraad is de regeling met ingang van april 2013 van
kracht.
Harmonisatie zorgdossier
Magentazorg kent nog meerdere variaties op het thema zorgdossier. Mede op grond van
opmerkingen van de IGZ en het Zorgkantoor tijdens de materiële controle, is een project
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 11
harmonisatie zorgdossier gestart. Het model zorgdossier, zoals dit gebruikt wordt op de
locatie De Oude Trambaan, zal als basis dienen. Binnen het project zal tevens de
mogelijkheid worden onderzocht om over te gaan op een elektronische versie.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 12
3.
Inspanningen en prestaties
3.1
Algemeen kwaliteitsbeleid
3.1.1 Interne audits
Jaarlijks wordt een intern auditplan vastgesteld door de Raad van Bestuur. De
onderwerpen die hierin zijn opgenomen komen voort uit wensen van MT-leden en op
advies van de interne auditgroep, ondersteund door de afdeling Kwaliteit. Thema’s zijn
verbonden aan verbeteractiviteiten, naar aanleiding van een interne of externe meting of
naar aanleiding van een inspectiebezoek of HKZ-audit. Zo zijn in 2013 audit uitgevoerd
op de volgende processen:

In Zuyder Waert, naar aanleiding van doorgevoerde veranderingen, de evaluatie van
de zorg- en dienstverlening door middel van de zorgleefplanbespreking (MDO) en het
distribueren van medicatie (invoeren van het baxtersysteem

Het beheren van de noodvoorraad en het opiatenbeheer in Zuyder Waert en
Lauwershof

Bekendheid met de intern afgesproken registratie werkwijze Geriatrische Revalidatie
Zorg (de zogenoemde zorgpaden)

Bekendheid met en toepassing van het reanimatiebeleid;
De audituitkomsten met daarin aanbevelingen voor verbetering zijn verspreid onder
leden van het managementteam en betrokken leidinggevenden.
Daarnaast worden interne controles uitgevoerd door de afdeling kwaliteit op basis van de
AO-IC kaderregeling (AO-IC: Administratieve Organisatie en Interne Controle). Hiervoor
wordt elk jaar een IC-plan opgesteld dat wordt goedgekeurd door de externe accountant
en vastgesteld door de Raad van Bestuur. De focus van deze controles ligt op de
volgende vragen: is de aan het zorgkantoor gedeclareerde productie daadwerkelijk
geleverd binnen de gesteld voorwaarden en tegen het juiste tarief? Waarbij meer dan
voorheen ook wordt gekeken naar de inhoudelijke kwaliteit en veiligheid van de
geleverde zorg. Zo was er in 2013 tijdens deze controles extra aandacht voor:

Omschrijving van de dagactiviteiten voor de cliënt (aanbod zinvolle dagbesteding)

Het verstrekken door de (huis)artsen van uitvoeringsopdrachten voor voorbehouden
en risicovolle handelingen.
3.1.2 Externe audits
HKZ
In het kader van het HKZ certificaat heeft de extern auditor Lloyd’s in maart 2013 een
zogeheten focusbezoek gebracht. Hierbij is gekeken of de ‘minor’ uit de audit van
oktober 2012 – het ontbreken van een uitvoeringsopdracht voor een risicovolle of
voorbehouden handeling - was opgelost. Dit was inderdaad het geval. Verder is met de
raad van bestuur, een delegatie van de centrale cliëntenraad en een afvaardiging van de
ondernemingsraad gesproken over de ontwikkelingen binnen Magentazorg. Tot slot zijn
aandachtspunten benoemd voor de certificeringsaudit in juni 2013. Het certificaat wordt
namelijk eens in de drie jaar hernieuwd, in 2013 was dit het geval. In 2010 behaalde
Magentazorg voor de eerste keer sinds de fusie een certificaat voor de hele organisatie.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 13
Magentazorg doorliep het hercertificeringsproces met succes, het certificaat is hernieuwd
tot 19 september 2016. Zoals als vrijwel altijd na een dergelijk audit waren er wel een
aantal verbeterpunten waarvoor Magentazorg een half jaar de tijd kreeg om hieraan te
werken. De verbeteringen lagen op het gebied van medicatiebeheer, het zorgdossier
(harmonisatie en vereenvoudiging) en de inrichting van het
kwaliteitsmanagementsysteem mede op basis van prospectieve risico-inventarisaties.
Het contract met de certificeerder is geëvalueerd. Deze evaluatie heeft geleid tot het
contracteren van een nieuwe certificeerder, Certificatie in de Zorg die de voortgang op de
hierboven genoemde verbeterpunten in maart 2014 als voldoende heeft beoordeeld.
Meetweek
In april 2013 kregen we de beschikking over de uitkomsten van de zorginhoudelijke
meting die in december 2012 was gehouden. Op de meeste punten scoorden de locaties
van Magentazorg bovengemiddeld of gemiddeld. De onderwerpen probleemgedrag en
risicosignalering zorgproblemen scoorden lager. Hierop is actie ondernomen door het
opstellen van verbeterplannen.
In november 2013 is weer een meetweek, ook wel de zorginhoudelijke meting,
gehouden. De resultaten daarvan werden al in januari 2014 bekend gemaakt. Die
uitkomsten laten zich lastig lezen, zo kan de risicoscreening op, bijvoorbeeld, depressie
laag scoren, terwijl de behandeling van depressieve symptomen binnen Magentazorg
beter wordt gedaan dan bij vergelijkbare zorgaanbieders. Met name op het punt
risicosignalering bleek verbetering nodig, de naar aanleiding van de meting in 2012
opgestelde interne procedure was nog net niet doorgevoerd toen de meetweek werd
gehouden. De verwachting is dat de volgende meetweek op dit punt verbetering zal laten
zien.
CQi
In maart 2013 is het tweejaarlijkse landelijke cliënttevredenheidsonderzoek weer
gehouden. Evenals voorgaande jaren werd dit onderzoek voorbereid in afstemming met
de centrale cliëntenraad die ook betrokken was bij de selectie van het externe bureau dat
de CQi heeft uitgevoerd. Het is verplicht om hiervoor een extern bureau in te huren in
verband met de onafhankelijkheid van het onderzoek. De keuze viel voor 2013 op PwC..
De uitkomsten zijn gepubliceerd in zogenoemde “scorecards” die PwC heeft
gepresenteerd in een gezamenlijke bijeenkomst van RvB, MT, leden van de raad van
toezicht en cliëntenraadsleden. Uit deze rapporten bleek op hoofdlijnen het volgende:

De scores van de vertegenwoordigers PG-cliënten zijn hoog tot bovengemiddeld;

De scores van de intramurale cliënten somatiek zijn veelal gemiddeld en laten op een
aantal gebieden een dalende trend zien. Ervaringen van de cliënten van de
dagbehandeling somatiek zijn aanzienlijk positiever;
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 14

Er zijn markante verschillen tussen de locaties. Dit laatste biedt mogelijkheden om
voor verbeteringen bij elkaar ‘in de keuken’ te kijken.
Op grond van het AWBZ-contract zijn op basis van de CQi uitkomsten twee
verbetertrajecten per locatie benoemd en in uitvoering genomen. In het hoofdstuk 3.2
leest u hier meer over.
Zorgkantoor
In augustus 2013 vond de materiële controle plaats van het zorgkantoor. Hierbij is
gericht gekeken naar een aantal zorgdossiers: zijn ze compleet, zijn alle handtekeningen
gezet en is het zorgleefplan correct ingevuld. Ook is gekeken of individuele zorgrisico’s
zijn verwerkt in het zorgleefplan met daarbij horende maatregelen. Vervolgens is
beoordeeld of deze maatregelen in de zorgrapportage ook zijn beschreven op uitvoering
en effect.
Kritische kanttekeningen waren er ook in deze controles over de inrichting
van de (nog niet) geharmoniseerde zorgdossiers. Als “best practice” kwam het
zorgdossier van De Oude Trambaan naar voren, informatie die meegenomen is in het
project Harmonisatie Zorgdossier dat direct na de jaarwisseling in 2014 is gestart.
Inspectie voor de Gezondheidszorg
In maart 2013 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg de locatie De Daalder bezocht
en in mei Lauwershof. De thema’s van beide bezoeken waren:
“voorlichting/informatieverstrekking aan de cliënt en (toepassing van)
vrijheidsbeperkende maatregelen”. Daarnaast is tevens gekeken naar de
medicatieveiligheid. Op verzoek van de inspecteur is voor 1 september 2013 een
zogenoemde voortgangsrapportage opgesteld waarin de stand van zaken met betrekking
tot de in maart en mei geconstateerde te verbeteren processen werd weergegeven. De
inspecteur reageerde door aan te geven de rapportage als voldoende te beoordelen en de
voortgang verder te zullen gaan volgen door een zogenoemd “onaangekondigd bezoek”
te zullen brengen aan Lauwershof in het eerste kwartaal van 2014.
Dit bezoek vond plaats op 25 maart 2014 en een concept-rapportage is ontvangen.
Hierin wordt vermeld dat verbeteringen aantoonbaar in gang zijn gezet, maar nog niet
zijn voltooid. Dit betreft met name het methodisch werken aan de hand van het
zorgleefplan, een aantal interne procedures op het gebied van vrijheidsbeperkende
maatregelen en het niet (volledig) voldoen aan de “Veilige principes in de
medicatieketen”. De verbetermaatregelen die worden geëist waren tijdens het bezoek al
in gang gezet en worden verder uitgevoerd, met inachtneming van de opmerkingen van
de inspecteur.
Een andere inspecteur bracht op 6 december 2013 een onaangekondigd bezoek aan
Oudtburgh om te controleren op de processen Hygiënemaatregelen en Infectiepreventie.
Dit leidde tot de opdracht om op alle punten waarbij niet aan de norm werd voldaan een
verbeterplan op te stellen en uit te voeren voor 31 maart 2014. In het tweede kwartaal
van 2014 zal de inspecteur de realisatie van de verbeteringen opnieuw controleren.
De te verbeteren punten waren zeer divers, van het ontbreken van (voldoende)
afsluitbare afvalemmers met voetpedaal, onjuiste mondbeschermingskapjes tot
aftekenlijstjes met betrekking tot het schoonmaken van de medicatieboxen. Naar
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 15
aanleiding van haar bevindingen heeft de inspecteur opgedragen een interne 0-meting te
houden op deze processen op alle verpleeghuislocaties en de resultaten daarvan voor
eind februari 2014 toe te sturen. Hieraan is voldaan en de 0-meting en het verbeterplan
voor Oudtburgh heeft geleid tot intensieve aandacht voor de Hygiënemaatregelen en
Infectiepreventie. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de (opnieuw) ingestelde
Hygiënecommissie van Magentazorg.
Inspectie SZW
Bij een audit van de Arbeidsinspectie op de risico-inventarisatie en –evaluatie is het
beleid en de uitvoering als onvoldoende beoordeeld. De RI&E was nog niet vastgesteld en
de maatregelen onvoldoende in de tijd uitgezet. Verder werd het onderwerp omgaan met
grensoverschrijdend gedrag / agressie als hoog risico aangegeven.
Op grond hiervan is een plan van aanpak geschreven waarin gekozen is om de bestaande
35 RI&E’s om te zetten naar 9 deel-RI&E’s. Deze deel-RI&E’s zijn meer geïntegreerd
(zorg / facilitair) opgesteld zodat dubbelingen worden voorkomen. In de uitvoering van
maatregelen kon versnelling plaatsvinden door een gezamenlijke aanpak van
locatiemanagement en het facilitair bedrijf.
3.1.3 Leveranciersbeoordelingen
Magentazorg voert leveranciersbeoordelingen uit met behulp van de
leveranciersprestatiemeting (LPM). Het geheel wordt gecoördineerd door de afdeling In
koop. In 2013 zijn de prestaties van de volgende processen beoordeeld:

Wasserijen: Newasco en Springendal
Newasco kwam er positief uit. Springendal kwam er minder positief uit. Dit is in ons
achterhoofd meegenomen in de aanbesteding wasserijen welke later in het jaar heeft
plaats gevonden. Newasco kwam uit vier partijen uiteindelijk als beste uit de bus en
heeft heel Magentazorg nu als klant.

Levering verpleegartikelen: Medeco
Medeco is in december 2012 gestart als centrale leverancier voor heel Magentazorg.
Medio 2013 is er getoetst met een positief resultaat. In 2014 zal opnieuw getoetst
worden, aangezien Medeco nog maar net gestart is als centrale leverancier.

Levering huishoudelijke artikelen en disposables: King
De beoordeling was positief. Kleine verbeterpunten zijn opgenoemd en in behandeling
genomen.

Levering voeding: Dagvers en DKW zijn afzonderlijk van elkaar getoetst. DeliXL en
Versunie
Beide beoordelingen leverden een aantal kritieke punten op. Over DeliXL bestond al
langer onvrede hetgeen ook uit het onderzoek naar voren kwam. Dit heeft
geresulteerd in een aanbesteding nieuwe voedingsdistributeur.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 16
3.2
Cliënten
3.2.1 Medezeggenschap / centrale cliëntenraad
De overkoepelende raad van de lokale cliëntenraden is de centrale cliëntenraad (CCR) die
zijn bestaansrecht ontleent aan het overdragen van sommige, locatie-overstijgende
onderwerpen en daarbij behorende bevoegdheden door de lokale raden. Een
onafhankelijk voorzitter leidt de CCR. Cliënten die wonen in een van de verpleeg- of
verzorgingshuizen van Magentazorg, of zorg en behandeling ontvangen van uit de
betrokken locatie, zijn met 1 lid uit de lokale cliëntenraad vertegenwoordigd in de CCR.
De voorzitter van de raad van bestuur van Magentazorg evenals de secretaris raad van
bestuur zijn de vaste gesprekspartners van de CCR.
In 2013 gaf de CCR een (verzwaard) advies over:

De jaarrekening 2012;

Afstoten van werkzaamheden – inperking doelgroepen op basis van de strategie;

Organisatie-inrichtingsplan;

Vermindering aantal verzorgingshuisplaatsen op basis van afspraken met het
zorgkantoor;

Huisvesting groep Korsakov cliënten;

Exploitatiebegroting Magentazorg 2014;

Regeling melding incident cliënt (MIC) – verbetering en harmonisatie;

Zorgbemiddelingsbureau
Verder is informatief gesproken over de volgende onderwerpen:

Deelname aan de programma’s ‘Zorg voor Elkaar’ en ‘Andere Handen Community’;

Tijdelijke managementstructuur: wijziging portefeuilleverdeling MT en aanstelling
twee locatiemanagers;

Jaarplan Magentazorg 2013;

Nieuwbouw in Oudorp – keuze architect;

Kaderbrief 2014;

Proefperiode – aandachtspunten en afspraken bij een proefperiode / opname;

Opnamestop;
Met zowel de Raad van Toezicht van Magentazorg als met het Zorgkantoor Noord Holland
Noord is door de CCR in 2013 twee maal gesproken. Dit laatste is gebeurd door
deelname aan het voorjaars- en najaarsoverleg tussen Magentazorg en het Zorgkantoor.
3.2.2 Medezeggenschap / lokale cliëntenraden
2013 is een jaar vol ontwikkelingen geweest voor Magentazorg. Dit is ook aan de lokale
cliëntenraden niet ongemerkt voorbijgegaan. De volgende onderwerpen hebben de
aandacht van de cliëntenraden van Buiten Zorg, De Molenhoeve, Lauwershof en Zuyder
Waert gevraagd:

Persbericht vanuit de Cliëntenraad Buiten Zorg waarin zij aangeeft zich zorgen te
maken over de toekomst van het verzorgingshuis (maart 2013)

Protocol Uitgeleide overleden bewoners

Activiteitenbegeleiding binnen Lauwershof en Zuyder Waert
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 17

Afwas-werkwijze Lauwershof

Introductie Levensboek kleinschalige woonvormen behorend bij Lauwershof

Evaluatie nieuwe werkwijze gezamenlijke keuken voor Buiten Zorg en De
Molenhoeve

Huiskamerproject voor licht-dementerende verzorgingshuisbewoners in De
Molenhoeve

Ketenzorg huisarts, SOG (Specialist Ouderengeneeskunde) en de casemanager
Geriant in De Molenhoeve

Inrichting Linnenkamer en Huishoudelijke Dienst in Buiten Zorg

Wijkgericht werken vanuit Buiten Zorg

MIC-rapportages

Transitie De Strandwal (behorende bij Lauwershof)

Gouden Dagen-fonds en ‘Pimp up my granny’.

Geestelijke Verzorging in Lauwershof en Zuyder Waert

Tuin en inrichting Centrale ruimte in locatie De Meander

Wifi-beschikbaarheid in alle locaties

Familieparticipatie

Tandheelkundige zorg in Zuyder Waert

Project Jong-dementerenden Zuyder Waert

Oprichting Servicecentrum

Producten- en Dienstencatalogus (verpleeg- en verzorgingshuizen)

Voeding in het (kleinschalige) verpleeghuis / probleem-afvallen van cliënten

CQi-rapportages

Wijk- en afdelingsjaarplannen 2014

100-jarig bestaan Buiten Zorg

Uitbreiding huiskamers De Molenhoeve
De cliëntenraden van Oudtburgh, Hoog Duinen en De Haemstede hebben zich in 2013
o.a. gebogen over onderstaande onderwerpen:

Begroting en investeringen Magentazorg 2013

Jaarplannen locaties

Activiteitenprogramma’s 2013

Producten- en dienstengids

Cliënttevredenheidsonderzoek voorjaar 2013 inclusief verbeterpunten

Scholing personeel

MIC-rapportages

Wifi op de locaties

Familiecontactbijeenkomsten / familieparticipatie

Signalen uit het huis

Personeelsbezetting

Diverse protocollen, o.a. protocol ‘uitgeleide doen overleden bewoners’

Aanbesteding wasserijen en waskosten

13-dagenregeling

Lidmaatschap LOC (landelijke organisatie cliëntenraden)

Voeding
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 18

Reorganisatie maaltijdvoorziening Hoog Duinen

Schoonmaak

Situatie De Haemstede na aankondiging sluiting verzorgingshuis

ZZP veranderingen / gevolgen van het regeerakkoord

Toekomst De Haemstede en Hoog Duinen

Servicecentrum

Uitbureau

Aanleg en gebruik belevingstuin Oudtburgh

Organisatie Oudtburgh

Bewegingsvrijheid PG binnen Oudtburgh

Registratie afdeling Stern Oudtburgh (DBC)

Vervanging vloerbedekking Oudtburgh

Zwarte wc-brillen op de PG afdelingen binnen Oudtburgh

Stand van zaken Mirembe

Zorgleefplan en –bespreking

Familienet

Tuinonderhoud

én diverse andere onderwerpen uit de bewonersbijeenkomsten en de Centrale
Cliëntenraad
Vanuit de CQi-rapportages zijn op locatieniveau op initiatief van de lokale cliëntenraden
de volgende onderwerpen ter hand genomen:
Locatie
Onderwerp
Acties
Oudtburgh
Veiligheid en
Aanleg en inrichting belevingstuin
gebruikersvriendelijkheid tuin
Uitbreiding activiteitenaanbod
Uitbreiding wekelijks kegelen
Elke afdeling heeft eigen AB
Start UITbureau
Mirembe
Familienet
Platform is in gebruik genomen
Abonnement is uitgebreid naar
Oudtburgh
De Haemstede
Schoonmaak cliëntkamers
Onderwerp is ter hand genomen
Tevredenheidsmeting in 2014
Vergroten vakmanschap
Aandacht voor formuleren doelen
medewerkers
in ZLP
Sonderen naar
ondersteuningsvragen bij
medewerkers
Training en scholing
Hoog Duinen
Familieparticipatie
Elk kwartaal contactochtend voor
bewoners en familie met
informatie over ontwikkelingen
Buiten Zorg
Beschikbaarheid personeel
Onderzoek naar bezetting per
‘gang’
Adequate inzet op geleide van
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 19
extra zorgvragen
Ervaren kwaliteit medewerkers
Onderzoek waarin:
-
Analyse van de antwoorden
-
Vaststellen
deskundigheidsniveau
-
Vaststellen bijscholing en
opleiding
De Molenhoeve
Bejegening cliënten
Financiële gevolgen
Aspect wordt meegenomen in
jaargesprek
Afspraak: signalering door CR leidt
tot snelle reacties
Schoonmaak algemene ruimten
Overleg met facilitaire dienst
Onderzoek personele bezetting
CR ziet al verbetering (2013)
Zuyder Waert
Omgang tussen cliënten en
Scholing omgaan met fysieke
medewerkers
agressie
Video-interventie
Inschakeling multidisciplinair team
bij escalatie
Signalering gewichtsafname
Risicoanalyse vlgs. SNAQ-methode
CR organiseert bijeenkomst over
voeding voor contactpersonen
Lauwershof
Cliënttevredenheid
Meting tevredenheid voorafgaand
aan elke zorgleefplanbespreking
inclusief individuele acties
Cliënttevredenheid
Bundeling uitkomsten metingen in
kwartaalrapportage voor
structurele maatregelen
3.2.3 Meldingen incidenten (MIC)
Door het jaar heen worden meldingen van incidenten bij cliënten geregistreerd en
gerapporteerd. De kwantitatieve opsomming is als volgt:
Locatie
1e kwartaal
2e kwartaal
3e kwartaal
4e kwartaal
Zuyder Waert
216
243
221
250
Buiten Zorg
52
45
24
49
De Molenhoeve
34
31
28
26
Oudtburgh
268
248
323
309
Hoog Duinen
40
20
17
16
De Haemstede
37
21
40
17
Lauwershof
114
113
110
91
De Daalder
13
21
26
19
Meander
21
46
25
18
De Oude
27
37
16
16
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 20
Trambaan
Rekerhof
19
23
30
22
Totaal
841
848
860
833
Totaal generaal
3382 ( 2012: 2917 en 2011: 3004)
Evenals voorgaande jaren bestaan de meldingen vooral uit valincidenten,
medicatiefouten en agressie/grensoverschrijdend gedrag. Aangezien elke melding op
zichzelf staat zijn ook de ingezette maatregelen divers van aard.
Valincidenten
De valincidenten hebben een directe relatie met het grote aantal psychogeriatrische
cliënten in de locaties. Een zeer terughoudend beleid met betrekking tot
vrijheidsbeperkende maatregelen maakt dat het aantal valincidenten kan toenemen
onder de noemer ‘geaccepteerd risico’. Fluctuaties in de toe- of afname van het aantal
valincidenten had vaak een directe correlatie met de opname of het overlijden van
cliënten met een verhoogd risico op vallen.
Medicatiefouten
Incidenten met betrekking tot medicatie zijn voorgelegd aan de
geneesmiddelenadviescommissie. Deze commissie is in januari 2013 van start gegaan.
Door de krachten te bundelen van de voormalige regionale commissies wordt nu
Magentazorg-breed beleid opgezet. De commissie heeft zich in eerste instantie bezig
gehouden met de harmonisatie van de werkwijze ten aanzien van medicatieveiligheid
met protocollen die zowel voldoen aan wet- en regelgeving als aan veldnormen. Tevens
zijn voorbereidingen getroffen voor de invoering van een elektronische
voorschrijfsysteem.
Voorts kan gemeld worden dat een toename van incidenten verband hield met de
invoering van een nieuw medicatietoedieningssysteem (Baxter) in Zuyder Waert en met
een nieuwe eigenaar van een apotheek voor de locatie Buiten Zorg.
Vanuit leerperspectief worden de rapportages over de medicatie-incidenten besproken in
het werkoverleg op de afdelingen. Dit heeft er toe geleid dat verbeteracties zijn ingezet
die vervolgens weer hebben geleid tot een afname van het aantal incidenten in het
daarop volgend kwartaal. Blijvende aandacht is evenwel geboden.
Agressie en grensoverschrijdend gedrag
Vooral als gevolg van de ziektebeelden bij cliënten komen incidenten met agressie en
grensoverschrijdend gedrag voor. Het is dan zaak dat de betrokken medewerkers goed
zijn toegerust om hier adequaat mee om te gaan. In het verslag zijn hiertoe weer diverse
instrumenten ingezet. Zo is binnen de locaties Zuyder Waert, Buiten Zorg en De
Molenhoeve gebruik gemaakt van video interventie. Dit is een beproefde
begeleidingsmethode die zorgverleners ondersteunt in het communicatief aansluiten bij
de cliënt en hen leert omgaan met het, door hen als probleem ervaren, gedrag van de
cliënt. Uitgangspunt is de zorgrelatie en daarbinnen de geslaagde communicatie tussen
cliënt en zorgverlener. Binnen deze zorgrelatie zijn de aanwezige mogelijkheden (‘wat
gaat nog wel goed’) in de communicatie het vertrekpunt. Er wordt gebruik gemaakt van
het medium video om dit in beeld te brengen. De stapsgewijze videofeedback brengt het
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 21
veranderingsproces van ‘anders kijken’ via ‘anders denken’ naar ‘anders handelen’ op
gang.
Op andere locaties vindt bejegeningsoverleg plaats. In dit overleg worden, met
ondersteuning van een psycholoog, in teamverband probleemsituaties besproken en
worden verbeteracties ingezet die vervolgens weer worden geëvalueerd.
Met gebruikmaking van de ondersteuningsregeling ‘Veilig Werken in de Zorg’ is een
training opgezet. Op grond van personele problemen kon deze training in 2013 nog geen
doorgang vinden en is een en ander verplaatst naar begin 2014.
Voor de medewerkers van de afdeling met cliënten met een somatisch
gerontopsychiatrische achtergrond is, met succes, een specifiek traject doorlopen met
een extern ondersteuner.
3.2.4 Harmonisatie MIC regelingen
In de zomer van 2013 is een voorstel aangenomen om de MIC regelingen uit de
voormalige regio’s te harmoniseren met dien verstande dat het programma TriasWeb
vooralsnog alleen in de ‘regio’ Alkmaar in gebruik blijft. In het vierde kwartaal is de
regeling als voorgenomen besluit voorgelegd aan de centrale cliëntenraad en aan alle
lokale deelraden. Dit laatste is gebeurd op uitdrukkelijk verzoek van de centrale
cliëntenraad vanwege het lokale belang. Advisering wordt begin 2014 verwacht. Hierna
kan de Magentazorg-brede MIC commissie worden geïnstalleerd.
3.2.5 Veilige Zorg
Binnen het programma Veilige Zorg zijn wat betreft het onderdeel cliënten nog de
volgende onderwerpen te benoemen:

Er is een projectgroep gestart die een eerste concept gedragscode heeft opgesteld.
De betekenis voor cliënten – een veilige zorgrelatie – wordt hierin geduid. Vaststelling
zal plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2014;

Scholing met betrekking tot probleemgedrag is hierboven beschreven;

Screening op zorgrisico’s is procedureel en in een werkwijze vastgelegd, bekend
gemaakt en in uitvoering genomen. Het meten zal gaan plaatsvinden via de applicatie
‘MijnVerbeterMeter’;

Vrijheidsbeperkende maatregelen: scholing heeft plaatsgevonden op de locatie De
Daalder. Dit op grond van een aanbeveling van IGZ;

Er is een besluit genomen over de invoering van een Elektronisch Voorschrijf
Systeem;

Er is een besluit genomen tot invoering van een Magentazorg-brede
hygiënecommissie. Naar aanleiding van een bezoek van IGZ aan de locatie Oudtburgh
is op alle locaties een 0-meting uitgevoerd en zijn verbeteracties ingezet;
3.2.6 Cliëntklachten
Het jaar 2013 is het eerste volledige verslagjaar met betrekking tot de behandelde
klachten van cliënten/bewoners en contactpersonen door de klachtenbemiddelaar van
Magentazorg.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 22
De werkwijze, die in het driekwart jaar daarvoor is ingezet, is voortgezet. Dat wil zeggen
dat, afhankelijk van de klacht, deze actief in behandeling wordt genomen door de
klachtenbemiddelaar dan wel dat deze de klacht registreert en vervolgens onder de
aandacht brengt van de leidinggevende van de betreffende afdeling. Hierbij wordt de
voortgang en de wijze van afhandeling van de klacht gemonitord en geregistreerd door
de klachtenbemiddelaar. Indien de klachtenbemiddelaar een klacht actief in behandeling
neemt, wordt de indiener ervan bezocht of uitgenodigd voor een nader gesprek. Hieraan
voorafgaand of, afhankelijk van de aard van de klacht, juist na dit gesprek oriënteert de
klachtenbehandelaar zich bij de verantwoordelijke leidinggevende. Veelal wordt dan op
basis hiervan een notitie opgesteld met een analyse van de klacht en eventuele adviezen
om gelijksoortige klachten in de toekomst te voorkomen.
Zowel over de klachten die actief worden behandeld door de klachtenbemiddelaar als de
klachten die op afstand gemonitord worden, worden zowel de raad van bestuur, het
betreffende lid van het managementteam en de betrokken leidinggevende, geïnformeerd.
De ontvangst van de klacht wordt in principe bevestigd met een brief van de raad van
bestuur en uiteindelijk ook weer afgerond met een brief van de raad van bestuur aan de
indiener van de klacht waarin deze geïnformeerd wordt over de uitkomst van de
klachtbehandeling
Overzicht klachten 2013 op locatieniveau en aard:
De uitkomsten van de klachtenbehandeling zijn geregistreerd en per kwartaal is een
overzicht van deze registratie geanonimiseerd voorgelegd aan het managementteam en
raad van bestuur, waarna de registratie zijn weg vond naar de centrale cliëntenraad.
Bovendien wordt de registratie gedeeld met de afdeling Kwaliteit die het, eveneens per
kwartaal, opneemt in de kwartaalscorecard Kwaliteitssysteem.
De registratie vindt plaats op locatieniveau en afdelingsniveau waarbij een onderscheid
van klachten is gemaakt naar aard. Bovendien wordt geregistreerd of de klacht is
afgehandeld of opgelost, wat de mening is van de indiener van de klacht over de
afhandeling ervan is (als deze mening bekend is).
Hieronder een tabel met de verdeling van de klachten op locatieniveau (niet op
afdelingsniveau) en de aard van de klachten in 2013.
Locatie
Aantal*
Zorg
Materieel
Technisch
Bejegening
overig
Lauwershof
11
7
4
1
2
Oudtburgh
5
1
1
1
1
2
Zuyder Waert
14**
4
4
2
1
4
Haemstede
1***
1*
Hoog Duinen
1
Buiten Zorg
4
Molenhoeve
0
De Oude
1
1
2
2
2
1
2
Meander
1
1
1
1
De Daalder
0
Thuiszorg
4
1
2
1
Trambaan
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 23
Dagbehandeling
2
1
Mirembe
1
1
1
* Eén indiener van een klacht kan meerdere klachten tegelijk uiten op verschillende
terreinen (b.v. een klacht over de zorg in combinatie met een klacht over bejegening).
Het totaal onder “aantal” correspondeert dan ook niet met het totale aantal klachten.
** Onder andere in Zuyder Waert zijn veel, niet in dit overzicht opgenomen klachten
afgehandeld m.b.t. teveel betaalde pedicurekosten. Na onderzoek bleek dat ten onrechte
pedicurekosten aan bewoners in rekening waren gebracht die onder de AWBZverstrekkingen vallen. E.e.a. is geïnventariseerd en onverkort en met terugwerkende
kracht terugbetaald aan bewoners en/of familie.
M.b.t. de waskosten in Zuyder Waert zijn veel klachten binnen gekomen over de
verhoging van de kosten voor persoonsgebonden was. Met deze verhoging, die
trapsgewijs wordt ingevoerd, liggen deze kosten in lijn met de norm die het LOC voor
persoonsgebonden was hanteert.
De klachtenbemiddelaar is actief betrokken geweest bij de afhandeling van deze
klachten, op individueel niveau bij de indieners en op organisatieniveau bij het zoeken
naar de juiste modus om aan de klachten tegemoet te komen
*** Met betrekking tot de voorgenomen sluiting van de locatie Haemstede is in de
gemeenschap Bergen veel commotie ontstaan. Er zijn zeer veel klachten binnen
gekomen, zowel van bewoners en familie als plaatsgenoten die niet direct betrokken zijn
bij dit verzorgingshuis. Behandeling van deze klachten vindt plaats op bestuursniveau en
is nog niet afgerond.
Overzicht klachten m.b.t. afhandeling
Onderstaande tabel geeft aan wat bekend is over de reactie van de indiener van de
klacht over de behandeling ervan en of de klacht is opgelost of nog in behandeling is.
locatie
klacht
opgelost,
klager
tevreden
Lauwershof
5
Oudtburgh
4
Zuyder Waert
10
Haemstede
klacht in
behandeling
klacht
niet
opgelost
klacht
afgehandeld
/indiener
klacht
niet
tevreden
reactie
indiener
klacht
niet
bekend
indiener
klacht tekent
beroep aan
bij Facit
3
2
1*
1
4
1**
Hoog Duinen
1
Buiten Zorg
1
1
2
Molenhoeve
De Oude
Trambaan
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
2
Pagina 24
Meander
1
De Daalder
Thuiszorg
4
Dagbehandeling
Mirembe
1
1
1
* de klachtenbemiddelaar heeft de betreffende cliënt ondersteund bij het indienen van de
klacht bij de klachtencommissie van Facit. In februari 2014 vindt de hoorzitting plaats
** de klacht(en) m.b.t. Haemstede, waarbij de klachtenbemiddelaar niet betrokken is,
betreffen de voorgenomen sluiting van deze locatie. Het betreft een specifieke klacht
jegens de raad van bestuur resp. de secretaris raad van bestuur. Deze is in 2013
afgehandeld na niet ontvankelijk verklaard te zijn door Facit en daarna door de LCvV.
Algemeen
Klachten worden op velerlei wijze ingediend: via de website, telefonisch, per mail,
klachtenbus of via het secretariaat van de raad van bestuur. Van deze klachten wordt de
bemiddelaar in kennis gesteld die er vervolgens actie op onderneemt. Het zelfreinigend
vermogen van een organisatie kan blijken uit de wijze waarop met klachten omgegaan
wordt en uit de wijze waarop de klachten binnen komen. Illustratief hiervoor is dat in
2013 meerdere keren klachten gedeponeerd zijn bij de klachtenbemiddelaar na
verwijzing door leidinggevenden, gekoppeld aan het verzoek dieper erop in te gaan.
In geen enkele situatie is de klachtenbemiddelaar geconfronteerd met een onwil tot
samenwerking.
3.2.7 Welzijn
Naast de reguliere activiteiten op het gebied van welzijn hebben zich in het verslag een
aantal ontwikkelingen voorgedaan die zeker het vermelden waard zijn.
Gouden Dagen
Het is een gevleugelde uitspraak: ‘een ons welzijn scheelt een kilo zorg’. Ofwel: als
mensen zich prettig voelen, neemt de behoefte aan zorg af.
Toch focussen we ons in de ouderenzorg steeds meer op de fysieke zorgverlening:
wassen, aankleden, verplegen, behandelen. Daar worden zorginstellingen voor betaald,
en daar worden ze ook op afgerekend. Binnen Magentazorg is ‘goed leven’ zeker zo
belangrijk als ‘goede zorg’. Waarbij ‘goed leven’ is: de dingen kunnen doen die voor jou
het leven waardevol en zinvol maken, of je nu 8 bent of 88, of je nu in een zorginstelling
woont of op jezelf.
Met dit voor ogen hebben de locatie Lauwershof en de daaruit voortkomende locaties De
Oude Trambaan, De Daalder en Meander zich op 1 juni 2013 aangesloten bij het Gouden
Dagen Fonds. Dit fonds vervult wensen van (vooral kwetsbare) ouderen die daarvoor zelf
niet meer de mogelijkheden en de middelen hebben, om wat voor reden dan ook. En
Gouden Dagen maakt activiteiten mogelijk die niet uit de reguliere budgetten kunnen
worden bekostigd.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 25
Om dat mogelijk te maken mobiliseert Gouden Dagen de lokale gemeenschap:
vrijwilligers, donateurs, sponsoren, bedrijven, instanties, iedereen kan op eigen wijze een
bijdrage leveren. Met geld, met goederen, met tijd of met talenten. Eenmalig of
structureel. Gouden Dagen leunt dus niet op overheidsgeld maar op de betrokkenheid en
de solidariteit van de lokale gemeenschap.
De ‘trekker’ van Gouden Dagen Alkmaar is Lauwershof: deze is verantwoordelijk voor het
mobiliseren van de lokale gemeenschap en het opbouwen van een lokaal netwerk.
Tot aan het einde van het jaar hebben in totaal 310 cliënten van de locaties individueel
en/of in groepsverband deelgenomen aan een ‘Gouden Moment’. Hierbij waren 168
vrijwilligers en/of medewerkers bij betrokken. De kosten van de activiteiten zijn betaald
uit het fonds dat hiertoe een bijdrage ontving van de stichting ‘Vrienden van Lauwershof’.
Deze bijdrage is verdubbeld door de twee initiatief nemende fondsen Sluyterman van Loo
en RCOAK.
‘UIT’-bureau
Om niet alleen cliënten en hun familie maar ook medewerkers te faciliteren bij het
opzetten van welzijnsactiviteiten is het plan opgevat een ‘UIT’-bureau op te zetten. Bij dit
bureau kunnen cliënten en hun familie terecht met vragen en wensen op het gebied van
welzijnsactiviteiten, uitstapjes, een vakantie of een bootreis etc.
De eerste periode is vooral oriënterend van aard geweest. Daarna is deels aangesloten
bij de locatie Lauwershof voor de opzet van Gouden Dagen en deels bij de locatie
Oudtburgh voor het organiseren van een aantal uitstapjes. Naast het feit dat deze laatste
activiteiten een succes waren, dienden ze vooral ook om uit te zoeken hoe het ‘UIT’bureau uitstapjes kan gaan organiseren voor de groep cliënten met een grote zorgvraag.
Leren door ervaren was hier het uitgangspunt.
Het antwoord op de vraag of de activiteiten van het ‘UIT’-bureau centraal dan wel
decentraal moeten worden opgepakt zal in 2014 verder worden onderzocht.
Pimp Up My Granny
Op initiatief van de branchevereniging VVT ActiZ is, in het kader van hun programma
‘Het Nieuwe Ouder Worden’, een pilot televisieprogramma gemaakt onder de werktitel
Pimp Up My Granny. Als locatie is Lauwershof uitgekozen. Doel van het programma is de
verbinding tussen ouderen en de samenleving nauwer aan te halen. Een van de vragen
hierbij is: ‘hoe kunnen we de drempel verlagen van de verpleeg- en verzorgingshuizen?’
‘Hoe kunnen we het weer leuk maken om bij ouderen op bezoek te gaan?’ Dat kunnen
we door de deuren naar de ouderen toe letterlijk weer open te gooien!

Verbouwen: door het aanpakken en opfrissen van gezamenlijke ruimtes zoals een
restaurant. En door deze ruimte ook geschikt te maken voor bezoek buiten familie en
vrienden om;

De buurt: het wordt tijd om de buurt weer te betrekken bij de ouderen en ze een
actieve rol te geven: scholen kunnen voorlezen en de Kerk kan meehelpen met
vrijwilligers;

Samen: samen staan we sterk en kunnen we er weer voor zorgen dat problemen
worden aangepakt en opgelost én dat ouderen weer kunnen genieten van de oude
dag die ze zo verdienen;
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 26
In december was het een drukte van belang in Lauwershof. Omwonenden, vrijwilligers
van Lauwershof, Do Social, ActiZ , Media Mol en sponsorbedrijven staken samen met
medewerkers van het facilitair bedrijf de handen uit de mouwen.
In het kader van televisieopnames voor het pilot programma ‘Pimp Up My Granny’
kregen diverse ruimtes een metamorfose. Zo werd de oefenzaal geschilderd en verfraaid
met een zestal foto’s van sportieve ouderen, werd de bibliotheek omgetoverd tot een
prachtige kinderhoek, werd de recreatiezaal in een sfeervol jasje gestoken en verrees
naast de zaal een gezellige veranda.
Zo hebben deze ruimtes nu de uitstraling van een warm welkom, niet alleen voor onze
eigen bewoners en hun familie maar ook voor mensen van buitenaf.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 27
3.3.1 Medezeggenschap
Binnen het concern Magentazorg acteren twee ondernemingsraden, een voor
Magentazorg en een voor Actiezorg. Zij behartigen de belangen voor de medewerkers die
onder het betreffende label van het concern vallen. Onderstaande tekst heeft betrekking
op de ondernemingsraad van Magentazorg.
Om de inhoudelijke bespreking van onderwerpen in de vergaderingen van de OR goed
voor te bereiden kent de OR naast het dagelijks bestuur (voorzitter, vicevoorzitter en
secretaris) vier commissies met de volgende aandachtsgebieden:

Commissie veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu (VGWM)

Commissie sociaal beleid

Commissie financiën en strategie

Commissie public relations
Na de verkiezingen in november 2012 trad de raad in januari 2013 aan in een nieuwe
samenstelling en werd officieel geïnstalleerd. Er werd een nieuw dagelijks bestuur
samengesteld, bestaande uit de voorzitter, de vicevoorzitter (tevens portefeuillehouder
VGWM), de secretaris en aangevuld met de portefeuillehouders sociaal beleid en
financiën/strategie. Op deze wijze verwacht de raad slagvaardiger te kunnen opereren
met korte lijnen in eigen gelederen.
In mei zijn er tussentijdse verkiezingen georganiseerd om de nog bestaande vacatures in
te vullen. Echte verkiezingen waren niet noodzakelijk om dat er voor de twee vacatures
slechts een kandidaat was. Besloten is de laatste vacature voorlopig niet op te vullen.
Verspreid over het jaar is de raad samen met de bestuurder tweemaal een dagje op de
hei geweest. Gedurende deze dagen is indringend gesproken over de onderlinge relatie,
de rol en positie naar elkaar toe en de processen en procedures waar de beide partijen
zich voor gesteld zagen. In een goede sfeer zijn afspraken gemaakt voor de rest van het
jaar.
Op onderstaande thema’s heeft de OR overleg gevoerd met de bestuurder en conform de
Wet op de Ondernemingsraden geadviseerd resp. instemming verleend:

Structuurwijziging behandeldienst – aanstellen twee middenkadermanagers;

Klokkenluidersregeling;

Regeling leren in werk - resp. eigen tijd (E-learning);

Opheffen mobiliteitsbureau;

Aanstellen manager informatievoorziening;

RI&E – procedure opstellen en beheer RI&E Magentazorg;

Overgang Hulp bij het Huishouden van Magentazorg naar Actiezorg – overgang
medewerkers;

Afstoten van werkzaamheden - focus op doelgroepen op basis van strategie;

Organisatie-inrichtingsplan;

Vermindering verzorgingshuisplaatsen in het kader van afspraken zorgkantoor –
reductie verzorgingshuisplaatsen en herhuisvesting groep Korsakov-cliënten;

Regeling Interne Bezwaren Commissie – wijziging reglement in het kader van
actualisatie en harmonisatie functiehuis;

Eigenrisicodragerschap t.a.v. zogenaamde ‘vangnetters’;

Strategisch informatieplan – investeringen 2014;
Verder is de ondernemingsraad geïnformeerd over de volgende onderwerpen:

Maatschappelijk stage: stopzetten actieve werving;

Deelname aan ‘Zorg voor Elkaar’ en ‘Andere Handen Community’;

Tijdelijke managementstructuur: wijziging portefeuilleverdeling MT en aanstelling
twee locatiemanagers;

Jaarplan Magentazorg 2013;

Verzuimbegeleiding conform CAO / ProVAR;

Uniforme werkkleding – afschaffen uniforme werkkleding laatste locatie (Lauwershof);

Jaarrekening 2012;

Kaderbrief 2014;

FWG – actualisatie en harmonisatie van het functiehuis;

Opnamestop;

Plan van aanpak locatie Lauwershof – maatregelen voor een betere exploitatie;

Exploitatiebegroting Magentazorg 2014;

Opheffen vacaturestop.
Binnen het programma Veilige Zorg is wat betreft het onderdeel medewerkers nog het
volgende onderwerp te benoemen:
3.3.2 Veiligheid medewerkers
Veiligheid van medewerkers is vooral belegd in de risico-inventarisatie en –evaluatie
(RI&E). In 2013 is deze RI&E Magentazorg-breed opgesteld. Na een bezoek van de
Inspectie SZW is deze als onvoldoende beoordeeld. Naar aanleiding hiervan is een plan
van aanpak opgesteld en zijn de voorliggende deel-RI&E’s in elkaar geschoven. Deze
nieuwe opzet maakte dat er nieuwe integrale RI&E’s zijn opgesteld per locatie.
Aan het einde van het jaar bleek dat er van de 200 genoemde knelpunten er 135 zijn
opgelost. Veertien knelpunten kregen een nieuwe einddatum en 51 knelpunten staan nog
open Naar verwachting worden deze opgelost in het eerste kwartaal van 2014.
3.3.3 Meldingen Incidenten (MIM)
Melding incidenten medewerkers
In 2013 is de regeling melding incidenten medewerkers nog niet Magentazorg –breed
geharmoniseerd. De rapportages zijn nog op regioniveau aangezien de meldingen
gebaseerd zijn op regionale procedures. Deze verschillen onderling waar het gaat om wat
gemeld wordt en hoe de melding wordt ingedeeld per rubriek / thema. Dit maak een
onderlinge vergelijking lastig.
In het vierde kwartaal van 2013 is een concept geharmoniseerde regeling ter advisering
ingediend bij de medezeggenschapsorganen. De verwachting is dat in het eerste kwartaal
van 2014 advies wordt uitgebracht.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 29
Overzicht meldingen 2013
Regio
Q1
Q2
Q3
Q4
Alkmaar
18
27
27
16
Bergen
29
43
47
40
Heerhugowaard /
30
43
43
81
Totaal
77
113
117
137
Agressie /
68
104
107
130
Overig
7
5
8
3
Prikaccidenten
2
3
1
-
Omgeving
-
1
1
-
Seksuele
-
-
-
2
Langedijk
geweld
intimidatie
3.3.4 Medewerker Monitor
Op grond van de uitkomsten van de, in 2012 gehouden, Medewerker Monitor is destijds
met de ondernemingsraad afgesproken de nadruk vooral te leggen op de thema’s
communicatie, leiderschap en arbobeleid.
Met betrekking tot het laatste is in 2013 de risico-inventarisatie en –evaluatie voor heel
Magentazorg compleet gereviseerd. Onder het kopje veiligheid medewerkers in dit
verslag is hier meer over te lezen.
Het thema leiderschap is in diverse overlegvormen aan de orde geweest. Gememoreerd
is dat leiderschap een kwestie is van tonen en van doen. In een lerende organisatie, die
Magentazorg zegt te zijn, zal de leidinggevende het organisatiegedrag meer beïnvloeden
in directe interactie met de medewerkers door stimuleren en begeleiden dan indirect met
behulp van begrippen uit de instrumentele organisatie zoals strategie, structuur, cultuur
en systemen. Of, en zo ja in hoeverre, dit gelukt is zal moeten blijken uit de uitkomsten
van een volgende te houden Medewerker Monitor in het voorjaar van 2014.
Binnen het thema communicatie is het nieuwsbericht met informatie vanuit het
management en de afdeling kwaliteit naast vermeldenswaardige activiteiten vanuit de
locaties tweewekelijks verzonden aan alle accounts binnen Magentazorg.
Het werk in de zorg verandert snel. We worden steeds ouder en vitaler, tegelijkertijd
komt er meer vraag naar ouderenzorg. Het belang van een goede samenwerking met
andere zorgpartijen en met het sociale netwerk rond een cliënt neemt toe, net als
aandacht voor aandachtige zorg, welzijn, zelforganisatie en de inzet van ICThulpmiddelen. Verpleegkundigen en verzorgenden spelen hierin een belangrijke rol. De
toekomstige zorg vraagt om nieuwe vaardigheden, er zijn “andere handen nodig” . Het
vraagt ook dat we meer met elkaar delen en uitwisselen. Door computers en internet kan
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 30
dat nu eenvoudiger dan ooit tevoren.
Magentazorg heeft in 2013 ‘Andere Handen Community’ in als instrument om het anders
werken leuker en makkelijker te maken en om medewerkers in de zorg dichter bij elkaar
te brengen. “Andere Handen Community’ is een ontmoetingsplaats op het Internet voor
zorgmedewerkers van zowel binnen als buiten Magentazorg. Je kunt er eenvoudig kennis
en ervaring binnen je vakgebied uitwisselen.
3.3.5 Verzuim
Voor het jaar 2013 is de ambitie uitgesproken om te streven naar een verzuimpercentage
van 4%. Om met name de leidinggevenden hierin goed toe te rusten, is besloten om
gebruik te gaan maken van het arbeidsdeelnamesysteem ProVAR (professionals in
Vitaliteit, Arbeid en Re-integratie). Alle medewerkers zijn in informatiebijeenkomsten
bekend gemaakt met het systeem. Voor de leidinggevenden waren er
verdiepingscursussen. Het verzuimpercentage over 2013 was: 4,6%. De verzuimcurve
over 2013 zag er als volgt uit:
Verzuimpercentage Magentazorg 2013
7
6
5
4
% per maand
3
Voortschrijdend
gemiddelde
2
1
0
DEC 2012JAN FEB MRT APR MEI JUN
JUL AUG SEP OKT NOV DEC
3.3.6 Vertrouwenspersonen
Het jaar 2013 was het eerste jaar waarin Magentazorg vertrouwenswerk liet verzorgen
door externe vertrouwenspersonen. De twee vertrouwenspersonen gingen van start in
april 2013, waardoor onderstaande informatie drie kwartalen beslaat.
Werkzaamheden
Het werkgebied van de externe vertrouwenspersonen bij Magentazorg betreft
ongewenste omgangsvormen (OO) en Integriteit (Klokkenluidersregeling).
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 31
Kort samengevat komen de werkzaamheden van de vertrouwenspersonen wat betreft
ongewenste omgangsvormen neer op:

Eerste opvang van werknemers (vrijwilligers en stagiaires) die te maken hebben met
ongewenst gedrag door collega’s en leidinggevenden

Bieden van een luisterend oor

Behulpzaam zijn bij de keuze van vervolgstappen

Zo nodig doorverwijzen

Begeleiding bij het indienen van een officiële klacht

Nazorg
De werkzaamheden van de vertrouwenspersonen integriteit komen neer op:

Eerste opvang en advisering van werknemers die een melding willen doen van een
vermoeden van een onregelmatigheid of misstand

Met melder overleggen of en hoe de melding aan de raad van bestuur of raad van
toezicht wordt voorgelegd

De melding doorspelen naar de raad van bestuur of raad van toezicht

Nazorg
Meldingen in 2013
In de 9 maanden dat het vertrouwenswerk in 2013 actief was zijn er 11 meldingen
gedaan. De meldingen worden per kwartaal anoniem en in globale termen doorgegeven
aan de secretaris van de raad van bestuur:

7 meldingen betroffen de regeling ongewenste omgangsvormen

2 meldingen betroffen integriteit (de klokkenluidersregeling)

1 melding betrof een verzoek om ondersteuning van een aangeklaagde

1 melder is doorverwezen naar P&O
Aard van de melding
Regeling
Hulpvraag
Intimidatie door leidinggevende
Ongewenste omgangsvormen
Advies
Onveiligheid in team /
Ongewenste omgangsvormen
Advies
Pesten in arbeidsrelatie
Ongewenste omgangsvormen
Informatie, luisterend oor
Fysiek geweld medewerkers jegens
Integriteit
Advies wel/niet melden
Langdurige seksuele intimidatie
Ongewenste omgangsvormen
Advies, ondersteuning
Aangeklaagd van seksuele
Onduidelijk
Informatie
Problemen in arbeidsrelatie
Ongewenste omgangsvormen
Advies
Problemen arbeidsrelatie /
Onduidelijk
Advies
Integriteit
Informatie
Problemen met ziekteverzuim
Ongewenste omgangsvormen
Advies
Intimidatie
Ongewenste omgangsvormen
Advies
leidinggevende
bewoners
intimidatie
communicatie
Melding mogelijk voor
klokkenluidersregeling
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 32
Opvallende zaken in de meldingen

Veel van de meldingen ongewenste omgangsvormen gaan (mede) over de
arbeidsrelatie, specifieker de relatie leidinggevende – medewerker.

Een aantal melders heeft gesproken over een sfeer van intimidatie die leidt tot een
gevoel van onveiligheid.

De melding langdurige seksuele intimidatie is eerder driemaal door melder gedaan bij
de direct leidinggevende, maar niet opgepakt.
Vergelijking met eerdere jaren
Dit was het eerste jaar met externe vertrouwenspersonen, dus er kan nog geen
vergelijking met eerdere jaren gemaakt worden. Elf meldingen in negen maanden in een
bedrijf met 1.600 werknemers lijkt niet veel. Daar kunnen echter geen conclusies uit
getrokken worden. Als het beleid ongewenste omgangsvormen in 2014 is vastgesteld zal
het vertrouwenswerk breder onder de aandacht gebracht worden. Komende jaren zal
blijken hoe vaak er gebruik van deze regeling gemaakt wordt.
Vervolgacties
 Er zijn geen formele klachten ingediend bij de klachtencommissie.

Er zijn geen meldingen integriteit gemeld bij de raad van bestuur.

De klacht van langdurige seksuele intimidatie is door melder middels een brief aan de
directeur/bestuurder gemeld. Dit heeft geleid tot ontslag op staande voet van
aangeklaagde.

In de zaak van de langdurige seksuele intimidatie zijn er contacten geweest tussen de
vertrouwenspersoon en de directeur bestuurder, één van de managers en het hoofd
personeelszaken.

De vertrouwenspersonen hebben hun eerste bevindingen in een evaluatie in
november gemeld aan de secretaris van de raad van bestuur
Voorlichting en preventie
De aanwezigheid en bereikbaarheid van de externe vertrouwenspersonen is gemeld in
het digitale nieuwsbericht van Magentazorg. Ook de Klokkenluidersregeling is daarin
geïntroduceerd. Dat er nog niet meer voorlichtingsacties zijn ondernomen is omdat het
beleid ongewenste omgangsvormen nog niet is vastgesteld. Als dat beleid en
bijbehorende regelingen er zijn, kan een plan gemaakt worden hoe voorlichting gestalte
krijgt, zowel voor de introductie als de communicatie op langere termijn. Hierbij zal ook
de voorlichting over de klokkenluidersregeling meegenomen worden.
3.3.7 Opleiden
In 2013 is Magentazorg gestart met het scholen van medewerkers volgens een cyclisch
rooster. De onderwerpen, die aan bod komen, zijn in overleg met het managementteam
en de leidinggevenden gekozen mede op grond van verplichtingen opgelegd door externe
partijen (HKZ, zorgkantoor, inspectie).
Onderwerpen die aan bod zijn gekomen zijn o.a.:
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 33

Missie en Visie van Magentazorg

Verschillende ziektebeelden / Dementie

Hygiëne

Voeding

Spoedzorg

Omgaan met fysieke werkbelasting

Bedrijfshulpverlening

Omgaan met vrijheidsbeperkende maatregelen

Rapporteren volgens de vier domeinen

Verpleegtechnische vaardigheden
In september 2013 is E-learning verder uitgerold over alle zorgafdelingen.
De modules Injecteren en Diabetes Mellitus zijn klaargezet voor verzorgenden,
verzorgenden IG en verpleegkundigen. Kort daarop zijn de modules Decubitus en
Incontinentie ingericht en klaargezet.
Magentazorg biedt leer- en stageplaatsen aan voor reguliere zorgopleidingen op de
niveaus 2-3-4-5.
Via de MagentAcademy zijn ongeveer 30 medewerkers een verkorte opleiding tot
Verzorgende IG aan het volgen.
Daarnaast is MagentAcademy in 2013 in samenwerking met het Horizon College een
tweejarig traject gestart waarbij in de opleiding meer aandacht gevestigd wordt op het
welzijnsaspect voor de bewoner. In februari van dat jaar startten 20 medewerkers dit
traject.
In september 2013 startte een groep leerlingen die al in het bezit waren van een
“welzijnsdiploma” met een verkort traject tot verzorgende IG.
In totaal biedt Magentazorg in 2013 ongeveer 100 BBL-plaatsen voor leerlingen.
In juni 2013 behaalden de eerste medewerkers het diploma Verzorgende IG middels het
traject Kopklas. Dit traject is door Magentazorg en Horizon College samen ontwikkeld
voor medewerkers, die in het bezit zijn van oude zorgdiploma’s.
Andere Handen Community deed zijn intrede binnen Magentazorg. Dit is een online
platform voor medewerkers uit de zorg om kennis te delen, ervaringen uit te wisselen en
mee te denken over ontwikkelingen in de zorg.
3.4
Vastgoed
Vooral gelet op gewijzigd overheidsbeleid – extramuraliseren van de lichtere zorgzwaarte
(ZZP1 t/m ZZP4) en invoering van de normatieve huisvestingscomponent – is de hele
vastgoedportefeuille van Magentazorg al in 2012 aan een nadere beschouwing
onderworpen. Dit heeft geleid tot het opstellen van een strategische vastgoednota waarin
richting wordt gegeven aan het omgaan met vastgoed voor de komende jaren. In 2013
hebben zich op dit onderwerp de volgende ontwikkelingen voorgedaan.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 34
De Haemstede
Meest in het oog springend is de voorgenomen sluiting van De Haemstede geweest. Dit
voornemen is ingegeven door de eis van het zorgkantoor om op termijn 81
verzorgingshuisplaatsen vanuit Magentazorg in te leveren. De keuze voor de gemeente
Bergen heeft alles te maken met de geografische spreiding en de daarin vervatte overen ondercapaciteit van verzorgingshuisplaatsen in de regionale gemeenten. Zowel de
gemeente Bergen als de gemeente Alkmaar kennen hierin een overcapaciteit.
Het, door Magentazorg na zorgvuldig beraad genomen, voornemen heeft voor veel
commotie geleid. Veel media-aandacht en een protestmars door Bergen met een
manifestatie in de Ruïnekerk op 23 november 2013 zijn hier voorbeelden van.
Na intensief overleg hebben zowel de centrale cliëntenraad als de ondernemingsraad
geadviseerd het voorgenomen besluit om te zetten in definitieve besluitvorming. De
lokale cliëntenraad van De Haemstede heeft een negatief advies uitgebracht. Alles
overwegende heeft de raad van bestuur vervolgens definitief besloten de locatie te
sluiten voor de categorie licht met dien verstande dat, na bouwkundige aanpassingen, 12
tot 14 plaatsen vooralsnog blijven behouden. Voor overige cliënten wordt maatwerk
geleverd bij een verhuizing naar een andere locatie.
De lokale cliëntenraad van De Haemstede heeft nog in het verslagjaar aangegeven geen
gerechtelijke stappen te ondernemen. Dit geldt echter niet voor de actiegroep ‘Wij gaan
niet weg’. Deze groep heeft aangegeven de besluitvorming voor een oordeel voor te
leggen aan de rechterlijke macht.
De locatie wordt niet afgestoten maar komt op termijn vrij voor de huisvesting van
cliënten met het syndroom van Korsakov. Deze groep is tot begin 2015, wanneer het
huurcontract aldaar eindigt, gehuisvest in de locatie Mirembe.
De Kramerhoeve
In februari 2013 is, na een jarenlang traject van juridische procedures, dan eindelijk de
bouw hervat van de locatie De Kramerhoeve aan de Kanaaldijk te Koedijk. Op deze plek
is een gebouw verrezen dat kleinschalige huisvesting biedt aan vier groepen van elk zes
cliënten. Na een voorspoedige bouwperiode is de locatie in november 2013 bouwkundig
opgeleverd en zijn in december de sleutels overhandigd.
In de periode daarna zijn alle ruimten verder ingericht. Het is de bedoeling dat aan het
einde van het eerste kwartaal van 2014 de eerste bewoners zullen worden gehuisvest.
Nieuw Varne
Met het zorgkantoor is in 2013 veelvuldig overleg gevoerd over de uitbreiding met 60
intramurale plaatsen in de gemeente Heiloo. Mede door nieuwe initiatieven van andere
zorgaanbieders in Heiloo voorzag het zorgkantoor, door handhaving van de 60 plaatsen,
een onevenwichtige spreiding van capaciteit in de regio. In dit licht bezien hebben het
zorgkantoor en Magentazorg besloten de 30 plaatsen, die gepland waren op het terrein
van de GGZ, elders te realiseren. Dit gaat gebeuren in de gemeente Langedijk door
omzetting van plaatsen licht (lagere ZZP) naar plaatsen zwaar (hogere ZZP).
De plaatsen in de gemeente Heiloo zijn geprojecteerd in de nieuwbouwwijk Nieuw Varne.
Ten behoeve van de ontwikkeling van deze wijk is een masterplan geschreven dat tevens
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 35
dient als voorontwerp bestemmingsplan. Na veel discussie in de gemeenteraad van
Heiloo kon het voorontwerp in februari 2013 door de raad worden geaccordeerd. Pas aan
het einde van 2013 werd duidelijk dat het bestemmingsplan ter vaststelling in januari
2014 op de agenda zou worden gezet van de gemeenteraad.
Buiten Zorg
In augustus 2013 vierde de locatie Buiten Zorg te Zuid-Scharwoude het 100-jarig
bestaan met een speciale feestweek voor bewoners, medewerkers en vrijwilligers.
Burgemeester Hans Cornelisse gaf het startschot door het symbolisch aansnijden van een
van de 40, door medewerkers zelf gemaakte, appeltaarten.
De week zelf stond bol van de activiteiten. Zo was er een gezamenlijk zuurkoolmaaltijd,
een rondrit voor alle bewoners met een Oudhollandse paardentram, een zomerse
picknick, een vaartocht door het rijk de duizend eilanden en West-Fries cabaret. De
stichting ‘Langedijker Verleden’ ging met originele foto’s terug in de tijd en ook de
oudhollandse spelletjes ontbraken niet.
De Molenhoeve
Ook de locatie De Molenhoeve had iets te vieren, namelijk het 25-jarig bestaan. De
feestweek aldaar begon met een diner voor alle bewoners. Verder in de week werden aan
de hand van dia’s oude herinneringen opgehaald, werd er bingo gespeeld en klonk er
feestelijke muziek. Elke dag was er wel wat lekkers, bij het ontbijt, de lunch of het diner.
Menig bewoner is wel wat pondjes aangekomen.
Veilige Zorg
Binnen het programma Veilige Zorg is wat betreft het onderdeel veiligheid gebouwen,
hulmiddelen en materialen nog het volgende te benoemen:

Periodieke metingen en controles, de uitkomsten daarvan en de eventueel daar op
genomen maatregelen, zijn door het jaar heen aantoonbaar digitaal bijgehouden door
de afdeling Technisch Beheer;

Bedrijfsnoodplannen c.q. ontruimingsplannen zijn voor alle locaties vastgesteld en
goedgekeurd door de gemeentelijke brandweer met uitzondering van de locaties De
Oude Trambaan, De Daalder, De Volle Aandacht en de woonzorghoeve in Koedijk.
Voor deze locaties liggen de plannen voor goedkeuring bij de gemeente. Goedkeuring
wordt in het eerste kwartaal van 2014 verwacht.

Scholing en oefeningen in het kader van de bedrijfshulpverlening zijn in 2013,
volgens een daartoe opgesteld plan, conform verlopen.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 36
4. Afsluitend
Aanpassing van de regeling verslaggeving WTZi heeft tot gevolg gehad dat
zorginstellingen met ingang van het verslagjaar 2012 geen verplichting meer hebben een
jaarverslag op te stellen en te publiceren.
Met het vervallen van het jaarverslag in de vorm van het Jaardocument Maatschappelijke
Verantwoording, is de vraag gerezen op welke manier MagentaZorg de stakeholders nu
kan en moet informeren. MagentaZorg is een maatschappelijke organisatie en vervult
een belangrijke rol in de samenleving. Tegelijkertijd zien we onder andere dat de media
kritisch kijken naar organisaties en de resultaten die zij behalen.
Verslaggeving levert een bijdrage aan het behouden en uitbreiden van maatschappelijk
draagvlak en toont aan waarom MagentaZorg bestaansrecht heeft, wat de waarde van de
organisatie is voor de samenleving en hoe de organisatie daarin presteert.
In dit verslag heeft u kunnen lezen over prestaties van Magentazorg in het jaar 2013.
In het jaar 2014 zal meer duidelijk worden over de omvorming van de huidige Algemene
Wet bijzondere Ziektekosten naar de Wet langdurige zorg en de drie transities waar de
gemeenten zich voor gesteld zien: de nieuwe WMO, De Jeugdwet en de Participatiewet.
Magentazorg zal in deze veranderingen blijven acteren aan de hand van de
uitgangspunten, zoals beschreven in het strategisch plan 2014 – 2017. Dit plan zal in
2014 worden uitgewerkt in een implementatieplan dat na accordering van de
medezeggenschapsorganen, in uitvoering zal worden genomen.
Jaarverslaglegging stichting Magentazorg 2013
Pagina 37

Protocol klachten opvang en -afhandeling

Klachtenregeling Practice Development Institute b.v. In onze

Verzorgenden AG (niveau 3)

KlachtenFormulier - Zorg en Ondersteuning

Stottercentrum Rijnland Frans Halslaan 273 2343 EG Oegstgeest

Productieweg 8 3481 MH Harmelen Tel. (0348) 443141

Verslag bezoek Umah-Hai d.d. 5 september 2014. Werkgroep: Bert

Klachtenprocedure

KLACHT AANVULLEND OV

JAARPLAN 2014 Cliëntenraad Thuiszorg Rotterdam o.v. Laurens