Criteria Incassokeurmerk 1 mei 2014 Het Incassokeurmerk van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incassoondernemingen (NVI) kan worden toegekend aan organisaties die incasso-activiteiten uitvoeren in overeenstemming met de criteria in dit eisenpakket. Onder incasso-activiteiten wordt verstaan het innen van vorderingen in opdracht van derden, waar onder het met dit doel aan derden verlenen van het recht gebruik te maken van briefpapier (profitletters) dan wel het bedrijfslogo. Het keurmerk kan alleen worden toegekend aan alle incassoactiviteiten. Als een organisatie naast incasso ook verwante activiteiten (advisering, consultancy, detachering, e.d.) uitvoert, kan het keurmerk alleen worden verleend voor de incasso-activiteiten. De incasso-activiteiten moeten worden uitgevoerd met in acht neming van de geldende wetten en algemeen aanvaarde beginselen van zorgvuldigheid en deskundigheid. Informatie die wordt verstrekt aan (potentiële) opdrachtgevers, debiteuren en het publiek, onder andere in brochures en op websites, mag niet strijdig zijn met de inhoud en strekking van deze criteria. In gevallen waarin deze criteria niet voorzien, alsmede bij verschil van inzicht over de interpretatie van de criteria, beslist het bestuur van de NVI. Toelichting De volgende activiteiten vallen niet onder het keurmerk: - debiteurenbeheer, tenzij dit gebeurt op briefpapier van de keurmerkhouder - incasso-activiteiten buiten Nederland (de paragraaf Opdrachtgever is wel van toepassing) Als de keurmerkhouder dergelijke activiteiten uitvoert, mag in folders, op briefpapier, op internet etc. niet de suggestie worden gewekt dat het keurmerk hierop van toepassing is. De volgende activiteiten vallen wel onder het keurmerk: - profitletters (a.h.w. verhuren van briefpapier/bedrijfslogo) - overname/kopen van vorderingen - juridische procedures, zij het dat alleen de niet-juridische aspecten worden getoetst, zoals termijnen en rapportages De criteria voor het Incassokeurmerk staan op de volgende bladzijden in de linker kolom. De rechter kolom bevat aanwijzingen voor het toetsen en interpreteren van de criteria. De daarbij gebruikte letters hebben de volgende betekenis. D = documentenonderzoek, bijv. van procedures, contracten, verklaringen I = interview, bijv. met management, administratief personeel, debiteurenbezoekers R = inzage registraties, o.a. van klachten, debiteurendossiers, notulen 1 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property A. Algemeen 1 2 3 4 5 Criterium De organisatie is als rechtspersoon ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De functionarissen die eindverantwoordelijk zijn voor de incasso-activiteiten zijn in het bezit van een verklaring omtrent gedrag, minder dan 3 jaar geleden afgegeven door de gemeente waarin zij wonen. De continuïteit van de organisatie en de werkzaamheden is gewaarborgd door een realistische vervangingsregeling voor sleutelfunctionarissen. Geregeld moeten zijn: vakdeskundigheid, beslissingsbevoegdheid, tekenbevoegdheid. De directie van de rechtspersoon stelt zich daadwerkelijk verantwoordelijk voor de incasso-activiteiten, blijkend uit het vaststellen van jaarplannen, begrotingen, het voeren van periodiek overleg met de uitvoerende functionarissen, incl. evaluatie van de werkzaamheden en resultaten. De organisatie is verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid; het verzekerde bedrag is ten minste € 500.000 per geval, en ten minste € 1.000.000 per jaar. B. Debiteur 1 Het incassoproces voorziet in een eerste melding per brief of per mail waaruit voor de schuldenaar duidelijk blijkt: - wie de opdrachtgever (schuldeiser) is, - waar de vordering op is gebaseerd en - wie het incassobureau is: de volledige identificatie en contactgegevens van het incassobureau worden vermeld 2 3 Na de eerste melding zal het NVI incassobureau deugdelijke acties ondernemen (brief, telefoon, SMS, e-mail, voice messaging) om in contact te komen met de debiteur, waarin zij hem in de gelegenheid stelt binnen een redelijke termijn aan zijn/haar verplichtingen te voldoen, tenzij uitdrukkelijk anders met de opdrachtgever overeengekomen. Indien een schuldenaar met aantoonbaar financiële problemen, om een betalingsregeling verzoekt, dan zal het NVI incassobureau dit toestaan, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om een betalingsregeling te weigeren. Hoogte van Toelichting D: KvK-inschrijving niet ouder dan 1 jaar D: Verklaring over de operationeel verantwoordelijke functionaris; de verklaring mag geen beperkende bepalingen bevatten D: afspraken/procedure vervanging I: betrokken functionarissen Betrokkenheid mag niet beperkt blijven tot formaliteit D: jaarplan R: verslagen werkoverleg I: betrokken functionarissen Bij kleine organisaties (tot 4 zakenpartners) is genotuleerd werkoverleg niet verplicht D: polis + bewijs van betaling voor lopende periode Als tussen opdrachtgever en debiteur geen overeenkomst bestaat, bijv. bij een schadeclaim, moeten de incassokosten in de eerste aanzegging worden vermeld D: opleidingsmateriaal, modelbrieven I: betrokken medewerkers R: minstens 5 actuele dossiers, klachten Afwijkingen van deze richtlijn kunnen slechts op uitzonderingsbasis worden toegepast. I: betrokken medewerkers R: minstens 5 actuele dossiers, klachten I: betrokken medewerkers R: minstens 5 actuele dossiers, klachten 2 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property het termijnbedrag en het aantal termijnen dient in redelijke verhouding zijn met het te vorderen bedrag. Betalingsregelingen met een duur van meer dan 4 maanden mogen, in overleg met de opdrachtgever, worden geweigerd. 4 5 6 7 B 8 a Debiteuren worden uitsluitend op gepaste wijze benaderd, o.a. blijkend uit: - het niet gebruiken van bedreigende en/of intimiderende methoden, zoals: - gebruik van faillissementsstempel; - zonder toestemming debiteur benaderen van werkgever; - bedreigen met fysiek geweld - het verschaffen van duidelijkheid over wie de afhandeling in welk stadium verzorgt; - gemaakte afspraken met debiteur over betalingsregelingen, kwijtschelding of uitstel betaling, worden schriftelijk aan debiteur bevestigd; - indien debiteur inzage verzoekt om onderliggende stukken die de vordering staven, dienen deze aan debiteur te worden verstrekt; indien debiteur vragen heeft over in rekening gebrachte kosten, dient het incassobureau daarover uitleg te geven. - een sommatie dient een specificatie te bevatten van het verschuldigde bedrag. Aan debiteuren worden slechts die maatregelen aangekondigd die zowel naar inhoud als met betrekking tot het tijdselement waarin de maatregel zal worden genomen, ook daadwerkelijk zouden kunnen worden uitgevoerd. Bij bezoek van debiteuren worden de richtlijnen van de "Gedragscode Debiteurenbezoek” (zie bijlage) in acht genomen. Debiteurenbezoekers, voor zover zij niet zijn advocaten of deurwaarders, werken niet uitsluitend op basis van provisie over het geïncasseerde bedrag (minimaal 25% vaste vergoeding). Aan debiteuren worden het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’ en onderstaande uitgangspunten: - indien de debiteur een rechtspersoon is en/of handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf: indien contractueel tussen leverancier en debiteur is overeengekomen welke kosten bij niet nakoming van de Maatregelen moeten zijn overeengekomen met de opdrachtgever, en mogen niet strijdig zijn met de wet R: minstens 5 actuele dossiers D: instructies debiteurenbezoekers I: betrokken medewerkers R: minstens 5 actuele dossiers, klachten D: arbeidsovereenkomsten, functiebeschrijvingen, contracten met derden. Als de Wet Consumenten Krediet van toepassing is, zijn de buitengerechtelijke kosten inbegrepen in de rente. Tenzij contractueel anders is overeengekomen (hetgeen uitsluitend mogelijk is bij vorderingen op niet3 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property verplichtingen ten laste van debiteur worden gebracht, dan mogen maximaal deze kosten bij debiteur worden gevorderd; - indien de debiteur een rechtspersoon is en/of handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf: indien er contractueel tussen leverancier en debiteur niet is overeengekomen welke kosten bij niet nakoming van de verplichtingen ten laste van de debiteur worden gebracht, dan mogen maximaal de tarieven conform het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’ bij debiteur in rekening worden gebracht; - indien de debiteur een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, kunnen maximaal de tarieven conform het ‘Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten’ bij debiteur in rekening worden gebracht; - indien de debiteur een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, zijn incassokosten pas verschuldigd nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim, bedoeld in artikel 81 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder de vergoeding die in overeenstemming met de nadere regels wordt gevorderd, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning; consumenten) mogen de incassokosten uitsluitend worden berekend over de hoofdsom. Na afloop van een jaar waarover de (wettelijke) rente wordt berekend, wordt de hoofdsom vermeerderd met de wettelijke rente. Voor BtoC geldt altijd de WIK, bij BtoB is het mogelijk om af te wijken. Als er een afwijking is, dan moet dit zijn vastgelegd in een document: D: Kopie algemene voorwaarden (opdrachtgever) dan wel kopie (algemeen) contract leverancier-debiteur. Of: enig ander document waaruit een – voor zover toegestaan - van de WIK afwijkende afspraak blijkt. R: minstens 2 recent afgerekende dossiers; minstens 4 eerste sommaties debiteur - BTW wordt alleen gevorderd van de debiteur als de opdrachtgever de BTW niet kan verrekenen; de BTW-opslag op de incassokosten wordt aangekondigd in de verplichte aanmaningsbrief aan consumenten; - in rekening gebrachte kosten mogen nooit strijdig zijn met de wet- en regelgeving die van toepassing is op onderhavige vordering c.q. contract. B Voor vorderingen waarvan het verzuim is 8 ingetreden voor 1 juli 2012 b Aan debiteuren worden uitsluitend kosten in ** rekening gebracht conform onderstaande uitgangspunten: - indien contractueel tussen leverancier en debiteur is overeengekomen welke kosten bij niet nakoming van de verplichtingen ten laste van debiteur worden gebracht, dan Als de Wet Consumenten Krediet van toepassing is zijn de buitengerechtelijke kosten inbegrepen in de rente. De incassokosten mogen worden berekend over hoofdsom + rente Rente mag alleen worden berekend over hoofdsom + kosten na een vonnis, of bij 4 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property mogen maximaal deze kosten bij debiteur worden gevorderd; - indien hierover contractueel niets is geregeld tussen leverancier en debiteur, kunnen maximaal de tarieven conform Rapport Voorwerk II *) bij debiteur in rekening worden gebracht, verhoogd met kosten ten behoeve van inname van het dossier met een maximum van € 25; - met betrekking tot kosten ten behoeve van informatievoorziening, zoals Kamer van Koophandel, Gemeentelijke Basis Administratie, RDW en het Kadaster, mogen uitsluitend de werkelijke kosten bij debiteur in rekening worden gebracht, onverlet of hierover contractueel afspraken zijn gemaakt tussen leverancier en debiteur; - BTW wordt alleen gevorderd bij niet BTWplichtige opdrachtgevers; - in rekening gebrachte kosten mogen nooit strijdig zijn met de wet van toepassing op onderhavige vordering c.q. contract. 9 Indien blijkt dat een schuldenaar aantoonbaar in financiële problemen dreigt te komen of aantoonbaar problematische schulden heeft, dan zal het NVI incassobureau extra prudent zijn met het inzetten van gerechtelijke acties i.v.m. de daarmee samenhangende hoge kosten 1 0 NVI leden werken met duidelijke website voor consumenten met duidelijke informatie over: - wie het incassobureau is - betalingen/betalingsregelingen en - de klachtenprocedure ** *) schriftelijk akkoord van debiteur met betalingsregeling. Het verhogen van de incassokosten bij elke incassoactie is toegestaan, mits het totaal aan deze criteria voldoet. De debiteur mag niet worden verzocht in te stemmen met hogere incassokosten dan het bepaalde in deze criteria. Kosten tbv. informatievoorziening mogen als stelpost (gemiddelde) worden opgevoerd mits: - daadwerkelijk info is opgevraagd - het bedrag van de stelpost mbv een berekening is verantwoord D: Kopie algemene voorwaarden (opdrachtgever) dan wel kopie (algemeen) contract leverancier-debiteur Of Kopie rapport Voorwerk II *), inclusief staffel en nota's werkelijke kosten R: minstens 2 recent afgerekende dossiers; minstens 4 eerste sommaties debiteur zie Toelichting: voor oude vorderingen geldt oude regelgeving Rapport Voorwerk II: rapport van de werkgroep van de Nederlandse Vereniging voor Rechtspraak inzake de buitengerechtelijke kosten, zoals gewijzigd in november 2000, tarieven aangepast in 2005 (Staatscourant 16-03-05, nr. 53, pag. 34). 5 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property C. Opdrachtgever 1 - NVI incassobureaus nemen uitsluitend incasso opdrachten aan van bedrijven en organisaties die op professionele en fatsoenlijke wijze zaken doen en zich houden aan de wet. Het NVI incassobureau is verantwoordelijk voor de aantoonbare controle - Er worden geen verbintenissen aangegaan met malafide partijen waarvan de rechtmatigheid van de ter incasso aan te bieden vorderingen aantoonbaar ongegrond is. Vorderingen afkomstig van partijen die vermeld worden op de lijst Overzicht Spooknota’s gemeld bij SAF, te vinden op www.fraudemeldpunt.nl, mogen in ieder geval niet in behandeling worden genomen. - Incasso opdrachten worden alleen geaccepteerd indien de overeenkomst conform de wet tot stand is gekomen en er geen sprake is van misleiding in welke vorm dan ook. 2 Incasso-opdrachten worden alleen uitgevoerd op basis van een schriftelijke overeenkomst met de opdrachtgever, waarin ten minste zijn vastgelegd: - werkwijze t.a.v. incassoprocedure (hoe, wat en wanneer: benadering en tegemoet treden van debiteur, wanneer inschakeling van derden, etc.); - heldere, overzichtelijke tariefafspraken voor dienstverlening zoals provisie, kosten inschakeling derden en overige externe kosten, zoals informatieaanvragen; - welke kosten door het incassobureau maximaal aan debiteur in rekening worden gebracht; - werkwijze t.a.v. voortgangsrapportages; - wat aan opdrachtgever in rekening wordt gebracht, indien debiteur (deels) kosten heeft voldaan; - hoe de afdracht van geïnde gelden plaatsvindt; - minimale informatie die moet worden aangeleverd bij overdracht vordering; - opdrachtgever moet zich bereid verklaren alle relevante stukken en/of informatie op aanvraag te overleggen; - hoe wordt aan debiteur duidelijkheid verschaft tot wie deze zich dient te wenden bij vragen, opmerkingen etc. over de vordering; - (indien van toepassing:) inhoud en gebruik profitletters, zodanig dat keurmerkhouder verantwoordelijk blijft voor het voldoen aan Aanvaardbaar is: schriftelijk bevestigde offerte en/of vastlegging in bezoekrapporten of briefwisseling. Als een opdrachtgever zijn eigen inkoopvoorwaarden oplegt mogen deze geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met deze criteria, en moet hij er schriftelijk mee instemmen dat deze criteria van toepassing zijn. D: Algemene Voorwaarden, 5 overeenkomsten 6 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property 3 4 5 6 7 8 9 deze criteria; - duur, verlenging en beëindiging van de overeenkomst; - verwijzing naar Algemene Voorwaarden, waarin o.a. is opgenomen: definities, toepasselijk recht, verstrekken volmacht, mogelijkheid tot weigeren van opdracht, aansprakelijkheid/schadevergoeding, gegevensverwerking, betaling c.q. facturering, bevrijdende betaling door debiteur (St. Derdengelden), geschillenregeling; - opdrachtgever mag niet worden verplicht exclusief gebruik te maken van de diensten van één bedrijf. Geïnde gelden worden niet later afgedragen dan op de laatste werkdag van de maand volgend op de maand dat het dossier voor (eind)afrekening met de opdrachtgever in aanmerking komt. Afwijking van deze eis is toegestaan, mits schriftelijk overeengekomen. Een incasso-opdracht wordt alleen in behandeling genomen als de volgende gegevens beschikbaar zijn: - datum, bedrag, omschrijving van factuur - NAW-gegevens van debiteur De opdrachtgever verneemt binnen 5 dagen na ontvangst van een incasso-opdracht of deze wordt geaccepteerd, afgewezen, dan wel onderworpen aan nader onderzoek. Afwijking van deze eis is toegestaan, mits schriftelijk overeengekomen. De debiteur wordt voor het eerst benaderd binnen 5 dagen na acceptatie van de incassoopdracht. Afwijking van deze eis is toegestaan, mits schriftelijk overeengekomen. De opdrachtgever ontvangt minstens elk kwartaal per incasso-opdracht schriftelijk een overzichtelijke voortgangsrapportage. Afwijking van deze eis is toegestaan, mits schriftelijk overeengekomen. De opdrachtgever ontvangt desgevraagd alle inlichtingen over de voortgang van zijn incasso-opdrachten die voor hem van belang en bestemd zijn. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 dagen verstrekt. De opdrachtgever ontvangt bij afsluiting van het dossier schriftelijk een heldere en overzichtelijke financiële verantwoording. Als de opdrachtgever ermee heeft ingestemd, is een verantwoording alleen op internet ook toegestaan. Het dossier is financieel afgewikkeld binnen 5 weken na algehele voldoening, of binnen 5 weken nadat is vastgesteld dat er geen verdere resultaten zijn R: minstens 5 actuele dossiers Eventueel mag de omschrijving pas op eerste aanvraag worden geleverd. R: minstens 5 actuele dossiers I: betrokken medewerkers R: minstens 5 actuele dossiers R: minstens 5 actuele dossiers Rapportage moet zijn gekoppeld aan afspraken over werkwijze. R: minstens 5 actuele dossiers R: minstens 2 relevante dossiers Verantwoording moet zijn gekoppeld aan tariefafspraken. R: minstens 5 actuele dossiers 7 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property te bereiken. Aan de opdrachtgever worden alleen daadwerkelijk gemaakte kosten in rekening gebracht indien deze zelfde kosten niet op debiteur zijn verhaald 11 Aan de opdrachtgever worden uitsluitend daadwerkelijk geleverde diensten in rekening gebracht. 1 0 R: inzage 5 afgerekende dossiers R: minstens 5 actuele dossiers D. Interne organisatie en administratie 1 2 Iedere incasso-opdracht wordt geregistreerd, en in dossiers of anderszins, overeenkomstig wettelijke bewaartermijnen vastgehouden, zodat volledigheid van gegevens en snelle vindbaarheid is gewaarborgd. De debiteurenadministratie geschiedt elektronisch. Elke opdracht is gerelateerd aan de bijbehorende overeenkomst. R: minstens 5 actuele dossiers, debiteurenadministratie, archief De Wet Bescherming Persoonsgegevens is volledig en effectief geïmplementeerd, o.a. blijkend uit: - afscherming fysieke en elektronische gegevens - voorschriften voor omgaan met gegevens (incl. vernietiging) - richtlijnen voor inzage en correctie door debiteuren - instructie en kennisniveau medewerkers - een volledig compliant Privacy Statement. Het Privacy Statement dient op de website van het betreffende lidbedrijf te worden gepubliceerd. WBP geldt niet voor natuurlijke personen voor zover zij optreden als vertegenwoordiger van een onderneming. en, voor zover van toepassing: - aanmelding bij Coll. Besch. Persoonsgegevens - overeenkomsten met derden (w.o. bewerkers, softwareleveranciers, systeembeheerder). 3 4 Noot: het CBP vindt dat het dossier, nadat het is afgewikkeld, niet meer tot personen herleidbaar mag zijn Handelsinformatiebureaus mogen alleen worden ingeschakeld als ze zich contractueel vastleggen op het voldoen aan de NVH-gedragscode, of NVH-lid zijn; ze mogen de opdracht niet doorspelen naar een bureau dat niet is gebonden aan de NVH-gedragscode. De NVI heeft een model Privacy Statement dat faciliterend ter beschikking wordt gesteld aan de leden. (Zie bijlage) Leden mogen ook in hun eigen stijl een Privacy Statement opstellen, waarbij alle items zoals vermeld in de lijst “Minimale eisen Privacy Statement” moeten zijn opgenomen. D: aanmelding CBP, contracten (incl. externe systeembeheerder) I: betrokken medewerkers R: computerbestanden, klachten R: contractadministratie Uit de contractadministratie is gemakkelijk af te leiden: - welke contracten actueel zijn - welke vorderingen onder welk contract vallen. De organisatie heeft een geschreven D: klachtenprocedure procedure voor de behandeling van klachten. R: minstens 5 recente klachten Hierin is ten minste geregeld: 8 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property - ontvangstbevestiging binnen 5 werkdagen - toezicht op voortgang en zorgvuldigheid - (verwijzing naar) beroepsprocedure - attendering klager op beroepsmogelijkheden - inzichtelijke registratie en archivering De procedure moet worden nageleefd. E. Financiële organisatie 1 Geïncasseerde vorderingen zijn beschermd tegen de gevolgen van een faillissement van de organisatie door het bestaan van een Stichting Derdengeld *). Door debiteur dienen betalingen te worden gestort op de door een afzonderlijke rechtspersoon (Stichting Derdengeld*) beheerde bankrekening. De wijze waarop Derdengelden wordt aangehouden is conform de regels zoals verwoord in de Toelichting Stichting Derdengelden Incasso. Onttrekkingen aan de derdenrekening geschieden op dossierniveau, of op basis van een factor met historisch verantwoorde berekening De naleving van de statuten (aantal bestuursleden, vergaderingen, e.d.) wordt niet getoetst. D: akte Stichting Derdengeld, origineel briefpapier c.q. brieftekst R: inzage gebruik derdenrekening 2 Derdengelden mogen uitsluitend worden aangewend om op een contractueel bepaald tijdstip aan de desbetreffende opdrachtgever te worden doorgestort en nergens anders voor. Garantstelling aan schuldeisers (bijv. banken) is uitdrukkelijk verboden. 3 De administratie van geïncasseerde gelden is R: minstens 5 actuele dossiers zodanig transparant en toegankelijk dat hierover op elk moment volledige verantwoording kan worden afgelegd. 4 De financiële administratie van de organisatie als geheel sluit aan op de afzonderlijke dossiers, zodanig dat eventuele verschillen worden gesignaleerd en op korte termijn hersteld. Wens: de aansluiting wordt minstens 1 keer per maand gecontroleerd. 5 Een adequate procedure moet aanwezig zijn en worden nageleefd. Als de incassosoftware en de boekhouding zijn geïntegreerd in 1 softwarepakket, is controle van de aansluiting niet nodig D: interne procedure, jaarlijkse accountantsverklaring (indien aanwezig) R: verslagen tussentijdse eigen controles Onterecht en/of teveel ontvangen betalingen Een adequate procedure moet aanwezig worden teruggestort binnen 1 maand nadat zijn en worden nageleefd. Er moet de informatie hierover is binnengekomen, voldoende moeite worden gedaan om de dan wel redelijkerwijs bekend had kunnen gegevens terug te vinden. zijn. Terugstorting binnen 6 weken (ipv. 1 maand) is toegestaan ivm. de 9 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property mogelijkheid om automatische incasso ongedaan te laten maken Voor bedragen tot € 25 hoeft de debiteur niet actief te worden benaderd. Aan hardnekkige doorbetalers mogen administratiekosten in rekening worden gebracht. Teveel ontvangen betalingen mogen niet zonder instemming van de debiteur worden vereffend met vorderingen van andere opdrachtgevers, tenzij de debiteur onduidelijk is over de bestemming. D: interne procedure (moet criteria bevatten), jaarlijkse accountantsverklaring (indien aanwezig) R: overzichten van dergelijke betalingen; minstens 5 recent ontvangen betalingen (gegevens moeten zijn terug te vinden in computersysteem) *) Derdengelden zijn door de organisatie ontvangen gelden voor opdrachtgever onder aftrek van de contractueel voor de organisatie afgesproken vergoedingen. 10 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property Toelichting: Overgangssituatie Er is een uitsplitsing gemaakt in B8a en B8b: B8a geldt voor vorderingen waarvan het verzuim is ingetreden na 1 juli 2012. B8b is het oude artikel, dit artikel moet de komende tijd nog in het Keurmerk staan, omdat er nog veel oude vorderingen zijn, waarvoor dus de oude regeling nog geldt. Incassobureaus moeten er voor zorgen dat, in geval van oude vorderingen, zij beschikken over een versie van de algemene voorwaarden van de klant die gold op het moment dat de oude vordering ontstond, dan wel een kopie (algemeen) contract leverancier-debiteur of enig ander document waaruit de afspraak blijkt. Dit om verwarring te voorkomen en/of niet te kunnen toetsen. B8a Voor BtoC is de regeling van dwingend recht: er mag niet van de regeling worden afgeweken. Voor BtoB is de regeling van regelend recht. Dat betekent dat de wettelijke maximale vergoeding voor incassokosten geldt, tenzij partijen vooraf zijn overeengekomen daar van af te wijken. Indien er geen contractuele afspraken gemaakt zijn, mag maximaal het in de regelgeving opgenomen bedrag in rekening worden gebracht. Voorgaande impliceert dat kenbaar moet zijn welke afspraak er contractueel gemaakt is. Hoewel dit niet in de wettekst zelf is opgenomen vermeldt de Nota van Toelichting (Staatsblad 141) dat “indien niet de maximale incassokosten op grond van de wettelijke regeling worden gevraagd, dient ook te worden vermeld wat de maximale incassokosten zijn die op basis van de wettelijke regeling in rekening kunnen worden gebracht.” Op welke wijze invulling kan/mag worden gegeven aan de verplichting tot "vermelding van de maximale incassokosten op basis van de wettelijke regeling" (bijvoorbeeld door het noemen van het bedrag, het verwijzen naar de staffel of een verwijzing naar algemene voorwaarden) wordt in de Nota van Toelichting niet nader toegelicht en zal in de toekomst door jurisprudentie duidelijk moeten worden. 11 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property PRIVACY STATEMENT ……..…naam lidbedrijf…………….. Dit Privacy Statement is in werking getreden op ……………………. ………………… is ervan overtuigd dat de bescherming en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van haar stakeholders (zoals medewerkers, klanten, debiteuren en andere relaties van groot belang is. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Wij kunnen onze bedrijfsactiviteiten niet uitoefenen zonder bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Wij achten het hierbij van belang dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op een wijze die in overeenstemming is met de bestaande waarborgen voor de bescherming van de privacy. Hierin volgen wij de bestaande wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens, te weten de `Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)´. ………… houdt zich in alle gevallen aan de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens. Meldingsplicht De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) kent een meldingsplicht. Deze verplichting houdt in dat in principe alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonlijke gegevens (persoonsgegevens) aangemeld moeten worden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) danwel bij een functionaris voor de gegevensbescherming(fg), welke is geregistreerd bij het CBP. Het CBP/fg houdt een openbaar register bij waarin alle (wijzigingen van de) verwerkingen staan, samen met een aantal kenmerken van die verwerkingen zoals het doel of de doeleinden, het soort betrokkenen en de categorieën van gegevens. Het openbaar register van het CBP vindt u via de website: www.cbpweb.nl. Onderscheid rol als verantwoordelijke versus bewerker Voor zover onze opdrachtgever zelf de doelen en de middelen van de gegevensverwerking van de persoonsgegevens van haar debiteuren vaststelt, is onze opdrachtgever de verantwoordelijke van haar eigen persoonsgegevens. Indien dit schriftelijk is overeengekomen, zal ………………… deze persoonsgegevens in opdracht van haar opdrachtgever als bewerker verwerken. Als bewerker zal ……………………….naar beste vermogen zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dit Privacy Statement informeert ………………….u over de wijze waarop ………………………als verantwoordelijke met uw persoonsgegevens omgaat. Onderscheid persoonsgegevens en anonieme gegevens …………………..….. maakt onderscheid tussen persoonsgegevens en anonieme gegevens. Persoonsgegevens zijn die gegevens op basis waarvan uw identiteit kan worden herleid, zoals uw naam, adres, e-mail adres, telefoonnummer en leeftijd. …………….kan op verschillende manieren de beschikking krijgen over uw persoonsgegevens. In de eerste plaats kunt u deze persoonsgegevens zelf hebben verstrekt via deze website of anderszins. Daarnaast kan …………………uw persoonsgegevens hebben verkregen van haar opdrachtgevers of van dataleveranciers. 12 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property Anonieme gegevens zijn gegevens die niet (meer) kunnen worden herleid tot uw identiteit. Een belangrijk en veel voorkomend voorbeeld van anonieme gegevens is het IP-adres. Wanneer u onze website bezoekt, is het noodzakelijk bepaalde informatie te verzamelen om de verbinding goed te laten verlopen. Als u een webpagina opvraagt, is het voor de webserver noodzakelijk te weten waar de pagina naar toe moet. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van uw IP-adres. Dit is een nummerreeks die automatisch door uw internet provider aan uw computer wordt toegekend iedere keer wanneer u inlogt op het internet, zodat uw computer kan worden geïdentificeerd. Voor welke doeleinden gebruikt ……………….. uw persoonsgegevens? Wij verwerken persoonsgegevens om: 1. tot incasso van de door onze cliënten uit handen gegeven vorderingen te kunnen komen: 2. op basis van actuele en historische (betaal)gegevens met betrekking tot onder andere (de resultaten uit) incasso, te komen tot een database aan de hand waarvan een scoringswaarde c.q. risicoprofiel kan worden vast gesteld, waarmee de kans op verhaalbaarheid kan worden ingeschat 3. door middel van onze diensten een bijdrage te leveren aan het voorkomen van overkreditering, het minimaliseren van betalingsrisico’s en andere problematische schuldsituaties bij betrokkenen; en 4. uw reacties via de on-line invulformulieren (beschikbaar op de website) zo snel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen. ……………….verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor de bovengenoemde doelstellingen, die ook geregistreerd zijn bij het CBP of, indien van toepassing, bij haar functionaris voor de gegevensbescherming(fg). ……………….kan de gegevens aan derden ter beschikking stellen die zijn betrokken bij het verwerken en uitvoeren van de genoemde doelstellingen. Met deze derden heeft ……………………….. bewerkerovereenkomsten gesloten. Daarnaast kan ..…………………, voor zover dit toegestaan is op basis van de toepasselijke nationale regelgeving, de persoonsgegevens uitwisselen met aan haar gelieerde ondernemingen, en andere organisaties, die ook buiten de EER (Europese Economische Ruimte) gevestigd kunnen zijn, een en ander voor de doeleinden zoals genoemd in dit Privacy Statement. Beveiliging persoonsgegevens ………………gaat uiterst zorgvuldig met de persoonsgegevens om en draagt, tezamen met eventuele bewerkers, zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van haar bestanden waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Externe links Deze website kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacyverklaringen op deze websites. Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens 13 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property ………………….. deelt de betrokkene mee, (wettelijke) uitzonderingen daargelaten, of bepaalde gegevens worden verwerkt en zal meewerken aan het verzoek deze gegevens te verbeteren of aan te vullen. Verzoeken om inzage in de eigen persoonsgegevens kunnen schriftelijk worden ingediend op bovenstaand adres van ……………………….onder vermelding van Inzage Persoonsgegevens en onder bijsluiting van een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Voorts dient de aanvrager zijn privé postadres en het dossiernummer te vermelden alsmede zijn handtekening te zetten. Binnen vier weken wordt, indien aan het verzoek wordt voldaan, een volledig overzicht verstrekt van de betreffende persoonsgegevens in de verwerkingen die zijn aangemeld. Indien …………….voldaan heeft aan een verzoek om gegevens te verbeteren of aan te vullen, zal zij derden aan wie deze gegevens zijn verstrekt, mededeling doen van de aangebrachte wijzigingen. …………………hoeft niet aan het verzoek te voldoen indien dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost. Wijziging Privacy Statement Wij kunnen te allen tijde en met of zonder kennisgeving dit Privacy Statement wijzigen. Wij raden u daarom aan om van tijd tot tijd opnieuw dit Privacy Statement te raadplegen zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen in dit Privacy Statement. Vragen, opmerkingen of klachten Wanneer u vragen heeft die niet in dit Privacy Statement zijn beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan, of wanneer u uw persoonsgegevens wilt inzien of wijzigen, dan wel klachten heeft over de manier waarop …………………….met uw persoonsgegevens is omgegaan, dan kunt u op onze website kijken voor aanvullende informatie, danwel ons dit laten weten door een brief te sturen naar………………………………………………………. onder vermelding van 'Privacy'. Daarmee kan …………… voorkomen dat problemen of zorgen blijven bestaan. 14 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property Lijst Minimale eisen Privacy Statement Het model Privacy Statement wordt faciliterend ter beschikking gesteld. Dit model voldoet aan de eisen die de NVI stelt. Indien een lidbedrijf er voor kiest om een eigen Privacy Statement op te stellen, dan dienen minimaal onderstaande onderwerpen te worden opgenomen. Aan genoemde onderwerpen dient een inhoud te worden gegeven die vergelijkbaar is met de tekst zoals verwoord in het model Privacy Statement. - naam bedrijf datum waarop het PS in werking is getreden meldingsplicht CBP / fg onderscheid rol als verantwoordelijke versus bewerker duidelijke omschrijving doeleinden gebruik persoonsgegevens beveiliging persoonsgegevens rechten t.a.v. de verwerking van de persoonsgegevens 15 Criteria Incasso Keurmerk, mei 2014 Het Incasso Keurmerk is geregistreerd onder nr. 827105 bij het Benelux Office for Intellectual Property
© Copyright 2024 ExpyDoc
