EUROPESE COMMISSIE Brussel, 22.9.2014 COM(2014) 600 final ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE OP HET JAARVERSLAG VAN DE REKENKAMER VAN 2013 HOOFDSTUK 8 - ONDERZOEK EN ANDER INTERN BELEID NL NL ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE OP HET JAARVERSLAG VAN DE REKENKAMER VAN 2013 HOOFDSTUK 8 — ONDERZOEK EN ANDER INTERN BELEID 8.6. De Commissie is van mening dat het door de Rekenkamer vastgestelde foutenpercentage slechts één indicator is voor de doeltreffendheid van de besteding van de EU-uitgaven. Het is ook van belang om rekening te houden met de resultaten van haar meerjarige controlestrategie. Op basis daarvan berekenen haar diensten een percentage resterende fouten, waarin rekening wordt gehouden met terugvorderingen, correcties en de effecten van al hun controles en audits in de uitvoeringsperiode van het programma. Het berekende restfoutenpercentage aan het eind van 2013 bedroeg ongeveer 3 % voor de onderzoekscluster, 0,95 % voor de "Een leven lang leren" en "Jeugd in actie" programma's beheerd door nationale agentschappen, en minder dan 2 % voor binnenlandse zaken en justitie. 8.9. De Commissie erkent het type en de waaier aan fouten die de Rekenkamer heeft vastgesteld. Tekstvak 8.1 – Fouten in de gedeclareerde kosten voor een KP7-project voor Europese onderzoeksfinanciering De Commissie benadrukt dat het type fouten waarop de Rekenkamer wijst enkel kon worden ontdekt door een grondige audit achteraf en niet vooraf. Door de regels voor Horizon 2020, het nieuwe kaderprogramma, zullen de meeste van deze types fouten niet meer voorkomen, omdat een schatting van de gemiddelde personeelskosten zal worden toegestaan (aangezien dit de gebruikelijke methode is van de begunstigde), de btw tot de subsidiabele kosten zal worden gerekend als deze niet terugvorderbaar is en een forfaitaire vergoeding van de indirecte kosten het vastgestelde type fout zal voorkomen. 8.12. De verdeling van de middelen is afhankelijk van de bepalingen van de door de begunstigden gesloten consortiumovereenkomst, waarbij de Commissie geen partij is. De Commissie is van mening dat de overdracht van middelen tussen de leden van het consortium het best binnen het consortium zelf geregeld wordt. Als de Commissie vaststelt dat de verdeling van de middelen vertraagd is, is het de standaardprocedure dat zij samen met de projectcoördinator de redenen van deze vertraging opvolgt. Daarnaast heeft de Commissie de coördinatoren herinnerd aan hun verplichting om middelen zo snel mogelijk over te dragen. Tekstvak 8.2 – Fouten in de gedeclareerde kosten voor een LLP-project De Commissie erkent de fouten die de Rekenkamer heeft vastgesteld en zal het onverschuldigd betaalde bedrag terugvorderen. 8.15. In het tweede vermelde geval, voor de kosten van workshops die een universiteit organiseerde (24 000 EUR), hield de universiteit zich niet aan de nationale regels. Volgens deze regels was een volledig openbare inschrijvingsprocedure nodig voor alle bedragen boven 10 000 EUR. Dit maakt de betalingen voor de workshop niet subsidiabel, ondanks de toegevoegde waarde van de workshop (en de aanvaardbare kosten hiervoor). Dit toont aan dat het voor de Commissie moeilijk is om te garanderen dat alle kosten subsidiabel zijn, zeker wanneer nationale (of zelfs regionale) autoriteiten bijkomende regels opleggen die verder gaan dan de eisen die in het onderzoekskaderprogramma worden gesteld en die niet noodzakelijk geschikt zijn voor de financiering van onderzoek. Tekstvak 8.3 – De Europese meerwaarde van projecten kan worden beperkt door nietsubsidiabele kosten Derde paragraaf: Deze bevinding heeft betrekking op het probleem van het gemengd gebruik van hetzelfde materiaal voor andere interne veiligheidstaken. De Commissie zal deze bevinding opvolgen door het afgesloten Spaanse jaarlijks programma EBF van 2009 te heropenen. 8.23. Eerste streepje: De regels voor Horizon 2020 zijn aangepast zodat het gebruik van begrote tarieven voor personeelskosten subsidiabel zal worden, als ze gebaseerd zijn op de gebruikelijke methodes van de begunstigde. Indirecte kosten zullen worden gebaseerd op een terugbetaling van een forfaitair bedrag, om zo dit type fout te vermijden. Tweede streepje: Een geschikte follow-up van de algemene verplichting om geraamde kosten aan te passen is moeilijk gebleken onder KP7. Om die reden staat Horizon 2020 toe geraamde cijfers te gebruiken voor gemiddelde personeelskosten als dit de gebruikelijke methode is van de begunstigde om zo dit risico op fouten weg te nemen. 8.24. De Commissie erkent dit probleem en investeert momenteel zwaar om uniforme procedures voor Horizon 2020 te waarborgen, in het bijzonder door de oprichting van het gemeenschappelijk ondersteuningscentrum. Dit centrum groepeert juridisch advies, bedrijfsprocessen, IT en audit in één enkel directoraat dat ondersteuning biedt aan al de diensten van de Commissie die zich bezighouden met onderzoek. 8.27. De auditstrategie is een meerjarige strategie binnen de hele Commissie. Jaarlijkse schommelingen vallen te verwachten, zowel in het totale aantal audits als tussen de diensten zonder dat de globale efficiëntie van de audits achteraf daardoor wordt beïnvloed. Mocht er in een bepaald jaar een achterstand opgelopen zijn, zal deze in de daaropvolgende jaren worden gecompenseerd in overeenstemming met het meerjarige karakter van de auditstrategie. Voornamelijk voor het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA) waren de audits iets later begonnen dan voorzien in de auditstrategie. De trend toont echter dat de kloof wordt gedicht. 8.32. Het jaarlijkse activiteitenverslag bood volledige transparantie door een indicatie te geven van het restfoutenpercentage, het risicodragende bedrag en de materialiteit. De beslissing om geen voorbehoud te maken voor betalingen voor het kaderprogramma voor concurrentievermogen en het ICT-beleidsondersteuningsprogramma is nauwkeurig afgewogen en is gebaseerd op het feit dat het restfoutenpercentage niet kon worden gebruikt om te extrapoleren en degelijke conclusies te trekken gezien het beperkte aantal audits (14 afgeronde audits). DG CONNECT gaat door met zijn inspanningen om de non-research auditstrategie volledig toe te passen en nauw toe te zien op de resultaten. Deze programmapijler van het CIP is geïntegreerd in Horizon 2020 in de nieuwe programmaperiode. 8.33. Eerste streepje: De Commissie is van mening dat het door de Rekenkamer vastgestelde foutenpercentage slechts één indicator is voor de doeltreffendheid van de besteding van de EU-uitgaven. Het is ook van belang om rekening te houden met de resultaten van haar meerjarige controlestrategie. Op basis daarvan berekenen haar diensten een percentage resterende fouten, waarin rekening wordt gehouden met terugvorderingen, correcties en de effecten van al hun controles en audits. Het berekende restfoutenpercentage aan het eind van 2013 bedroeg ongeveer 3 % voor de onderzoekscluster, 0,95 % de "Een leven lang leren" en "Jeugd in actie" programma's beheerd door nationale agentschappen, en minder dan 2 % voor binnenlandse zaken en justitie. Aanbeveling 1: De Commissie aanvaardt deze aanbeveling. De communicatiecampagne heeft tot op vandaag meer dan 3100 mensen bereikt tijdens 24 evenementen. De Commissie zal deze inspanningen blijven voortzetten met als doel begeleiding bij Horizon 2020 te verschaffen (zie aanbeveling 3). Aanbeveling 2: De Commissie aanvaardt deze aanbeveling. Op het gebied van onderzoek worden de personeelsleden van de Commissie via voorlichtingsactiviteiten gewaarschuwd voor de specifieke risico's van verschillende types begunstigden. Die hebben zowel betrekking op het betalingsstadium, waar er nog een effect kan zijn op KP7, als op de fase waarin het contract wordt gesloten, waar de effecten zich in Horizon 2020 zullen doen voelen. Voor Horizon 2020 zal dit type informatie systematischer worden ingevoegd in het informatiesysteem dat de Commissie gebruikt. De verwachting is dat 83 % van de audits achteraf voor de periode 2012-2016 zal worden geselecteerd op basis van verschillende risicofactoren, waardoor aan de aanbeveling van de Rekenkamer zal worden tegemoetgekomen. Voor ander intern beleid zal de aanbeveling verder worden geanalyseerd in het licht van de nieuwe programmacontext om tot een kosteneffectieve oplossing te komen. Aanbeveling 3: De Commissie aanvaardt deze aanbeveling en erkent haar verplichting om tijdig en op een efficiënte manier voor begeleiding van begunstigden te zorgen. Voor programma's van de periode 2014-2020 is de begeleiding al veel vroeger aangeboden dan voor eender welk programma uit het verleden. Voor onderzoek is een reeks documenten reeds beschikbaar op de website van het deelnemersportaal (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html). In één van die documenten, de Horizon 2020 "Annotated Grant Agreement" (AGA), worden in detail en met een groot aantal praktische voorbeelden alle bepalingen van de subsidieovereenkomst uitgelegd. Er is bijzondere aandacht besteed aan die delen van de subsidieovereenkomst die aanzienlijk verschillen van KP7, zoals de nieuwe bepalingen voor personeelskosten. Voor onderwijs en cultuur heeft de Commissie uitvoerige richtsnoeren opgesteld voor de nationale agentschappen. Die hebben betrekking op het beheer van alle fasen van de projectcyclus en de toepassing van internecontrolenormen, waaronder specifiek de selectie, de uitvoering en de registratie van controles op begunstigden van het Erasmus+ programma. Verdere doelgerichte richtsnoeren zullen worden opgesteld voor zover nodig.