D.I. 509.410
Federale Overheidsdienst
FINANCIEN
_______________
ADMINISTRATIE
DER
DOUANE EN ACCIJNZEN
_______________
DOUANEPROCEDURES
_______________
INSTRUCTIE
AEO-CERTIFICERING
2008
Bon O.S.D. nr. A/I 27/08
D.I. 509.410
Federale Overheidsdienst
FINANCIEN
_______________
BELASTINGEN EN INVORDERING
ADMINISTRATIE
DER
DOUANE EN ACCIJNZEN
_______________
DOUANEPROCEDURES
_______________
INSTRUCTIE
AEO-CERTIFICERING
Omdeling door de gewestelijke directeur aan :
- elke dienst belast met het bijhouden van een collectie;
- alle personeelsleden van de niveaus A, B en C.
2008
Bon O.S.D. nr. A/I 27/08
WIJZIGINGEN
Nr.
Nummer en datum van
de omzendbrief
Nr.
1
D.D. 287.613 – 11.5.2009
11
2
D.D. 310.709 – 22.12.2011
12
3
D.D. 322.870 – 26.7.2013
13
4
14
5
15
6
16
7
17
8
18
9
19
10
20
Nummer en datum van
de omzendbrief
INHOUDSTAFEL
Nummers
van de
paragrafen
INLEIDING
1
WETTELIJKE BASIS -DOCUMENTATIE
2
Richtlijnen
Handleidingen
3
3 bis
DEFINITIES
4
AANVRAAG VOOR AEO-CERTIFICERING
5
Vorm van de aanvraag
Aanvrager
Bijzondere gevallen
Groep van vennootschappen of ondernemingen
Bijkantoor
Europese naamloze vennootschap
Europese economische samenwerkingsverbanden
Europese coöperatieve vennootschap
Plaats van aanvraag (Hoofdregels – In de plaatskomende regels – Aanvraag ingediend in België –
Aanvraag ingediend in een andere lidstaat : het communiceren van een aanvraag – Raadplegingsprocedure)
Praktische voorbeelden
Onderzoek van de aanvraag
Aanvaarding van de aanvraag
6
7 en 8
9
10
11
12
13
14 tot 17
18
19 tot 21
22 en 23
Suppl. 2
II
Nummers
van de
paragrafen
PROCEDURE VAN AEO-CERTIFICERING (Toekenning van het certificaat of Afwijzing van de aanvraag)
Mededeling van de aanvraag aan de andere lidstaten
24 tot 27
van de Europese Unie
Doel van de mededeling aan andere lidstaten van
28 en 29
de Europese Unie
Onderlinge raadpleging tussen de douaneautoriteiten
30
van de lidstaten van de Europese Unie
Resultaat van de raadpleging
31
Termijn van antwoord op de aanvraag tot raadpleging
32
Communicatieprocedure
Raadpleging opgestart door België
33
Raadpleging opgestart door een andere lidstaat
33 bis
Criteria voor het verlenen van het AEO-certificaat
34
Passende staat van dienst op het gebied van naleving van douanevereisten
35
Interpretatie van de begrippen “ernstige overtreding” en “herhaalde overtredingen”
36 tot 38/1
Efficiënt systeem voor het beheer van de handelsen, in voorkomend geval, van de vervoersadministratie
39
Financiële solvabiliteit
40 tot 42
Passende veiligheidsnormen
43 tot 45
Bijzonder geval – Niet in de Gemeenschap gevestigde Luchtvaart- of scheepvaartmaatschappijen
46
Controle van de criteria voor afgifte van een AEOcertificaat
47
Voorafgaande audit
48 tot 50
Suppl. 2
III
Nummers
van de
paragrafen
Afgifte van het AEO-certificaat
Nummer van het certificaat
Termijn voor afgifte van het certificaat
Informeren van andere lidstaten van de Europese
Unie
Afwijzing van de aanvraag
Informeren van andere lidstaten van de Europese
Unie
Rechtsgevolgen van AEO-certificaten
51
52
53 en 54
55
56 en 57
58
59
OPVOLGING VAN DE CERTIFICERING
Verplichtingen van de houder van het AEO-certificaat
Verplichtingen van de douaneautoriteiten
Controle en herbeoordeling van de voorwaarden en
criteria voor de toekenning
Intrekking van vergunningen verleend op basis van
een AEO-certificaat
AEO-certificaat en vergunning douanevereenvoudiging verleend in België
AEO-certificaat verleend in een andere lidstaat
en vergunning douanevereenvoudiging verleend in België
AEO-certificaat verleend in België en vergunning douanevereenvoudiging verleend in een
andere lidstaat
60
61 tot 64
65
66
67
68
SCHORSING VAN DE STATUS VAN GEAUTORISEERDE MARKTDEELNEMER
Algemeenheden
69 en 70
Suppl. 2
IV
Nummers
van de
paragrafen
Schorsing van de status door de douaneautoriteit van
afgifte van het AEO-certificaat (schorsing van ambtswege)
Geval van schorsing van ambtswege
71
Schorsingsprocedure in geval van niet-naleving
van de voorwaarden en criteria van afgifte van het
AEO-certificaat
Onmiddellijke schorsing
72 en 73
Uitgestelde schorsing
74 tot 76
Schorsingsprocedure in geval van ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving
Onmiddellijke schorsing
77
Uitgestelde schorsing
77/1 tot 77/3
Gedeeltelijke schorsing
78 tot 80
Schorsing van de status op vraag van de geautoriseerde
marktdeelnemer
81 tot 84
Gevolgen van de schorsing
85
Annulering van de schorsing
Annulering van een schorsing wegens niet-naleving van de voorwaarden en criteria voor afgifte
van een AEO-certificaat
86 en 87
Annulering van een schorsing wegens ernstige
strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving
88 en 89
INTREKKING VAN HET AEO-CERTIFICAAT
Gehele intrekking
Gedeeltelijke intrekking
Zonder voorafgaande gedeeltelijke schorsing
Met voorafgaande gedeeltelijke schorsing
90 tot 94
95 en 96
97 en 98
Suppl. 2
V
Nummers
van de
paragrafen
SLOTBEPALINGEN
Inwerkingtreding
99
BIJLAGEN
Bijlage I :
Bijlage I bis :
Aanvraag voor AEO-certificering
Toelichting op de aanvraag voor AEO-certificering
Bijlage I ter :
AEO-certificering - Verklaring van de aanvrager
Bijlage II :
Type brief voor de aanvaarding van een aanvraag
voor AEO-certificering
Bijlage III :
Verwijderd
Bijlage III bis :
Veiligheidsverklaring
Bijlage IV :
Vragenlijst zelfevaluatie (self assessment) met
het oog op AEO-certificering
Bijlage IV bis :
Toelichting betreffende de Vragenlijst zelfevaluatie (self assessment) met het oog op AEOcertificering
Bijlage IV ter :
Self assessment – toelichting “Scheepvaartagent”
Bijlage IV quater : Opgeheven
Bijlage V :
AEO-certificaat
Suppl. 3
INLEIDING
1. Het internationaal terrorisme en de georganiseerde grensoverschrijdende criminaliteit vormen de voornaamste risico’s voor
het geheel van de internationale gemeenschap en geen enkel land van
de wereld kan zich hiervan gevrijwaard achten. Het moet op heden
worden aanvaard dat alle manieren van handelsverkeer en van
vervoer over land, door de lucht of over zee in aanmerking komen
om te worden benut en gebruikt voor terrorismehandelingen en
georganiseerde criminaliteit te bedrijven. Deze handelingen kunnen
de wereldeconomie in haar geheel, maar ook de openbare veiligheid,
de volksgezondheid en het leefmilieu ernstig in gedrang brengen. De
strijd tegen deze dreigingen vereist met name een versterking van de
controles aan de grenzen evenals een doeltreffende nationale en
internationale samenwerking tussen de douaneadministraties, de
andere betrokken officiële instanties en de economische wereld. De
uitdaging waarvoor de douaneadministraties staan is te voldoen aan
de gewettigde verwachtingen van de openbare mening die een betere
bescherming van de nationale ruimten vraagt door verhoogde
doeltreffendheid en gerichte douanecontroles te eisen zonder daarbij
de handel van toegelaten goederen te belemmeren.
In deze context heeft de Europese Unie, zich onder meer
steunend op “Kader van SAFE normen die de wereldhandel beveiligen en vergemakkelijken”, aangenomen op 23 juni 2005 door de
leden van de Werelddouaneorganisatie, zijn eigen veiligheidsprogramma inzake douane uitgewerkt (Customs Security Programmeverkort CSP). Dit programma dat, een evenwicht vastlegt tussen
controles en facilitering van het handelsverkeer, omvat activiteiten
ter ondersteuning en uitwerking van maatregelen die het verhogen
van de veiligheid door middel van verbeterde douanecontroles beogen en voorziet de invoering van passende veiligheidcontroles die
van aard zijn om de bescherming van de interne markt te verzekeren
en de veiligheid van de internationale logistieke keten te garanderen
in nauwe samenwerking met de voornaamste handelspartners in de
wereld. De betreffende de veiligheid aangebrachte wijzigingen aan
het communautair douanewetboek [Verordening (EG) Nr. 648/2005
van het Europees Parlement en de Raad van 13 april 2005 houdende
wijziging van verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek – PB L 117 van
4 mei 2005] verstrekken een wettelijk kader voor de maatregelen van
het CSP programma.
2
Nauw aansluitend met andere maatregelen die werden geïntroduceerd in het communautair douanerecht (uitwisseling van gegevens tussen douaneautoriteiten met behulp van informatietechnologie en computernetwerken - risicobeheer inzake douane op
communautair vlak in overeenstemming met een gemeenschappelijk
elektronisch beheer - voorafgaande kennisgeving bij aankomst en
vertrek en summiere aangiften bij binnenkomst en uitgang), vormt
het creëren van de status van geautoriseerde marktdeelnemer (verkort AEO) één van de belangrijkste elementen van het CSP programma en heeft het tot doel de betrouwbare en gecertificeerde
marktdeelnemers te laten genieten van maatregelen voor het faciliteren van het handelsverkeer. Het aanwenden van alle voormelde
maatregelen en de wederzijdse erkenning van de AEO-certificering
tussen de marktmachten die deze wijze van certificering hebben
uitgewerkt of zullen uitwerken (voorbeeld: C-TPAT - customs trade
partnership against terrorism - in de Verenigde Staten) zal het geleidelijk opzetten van een mechanisme voor snelle inklaring toelaten
(“Green Lane” - zo goed als geen controles) voor goederen in een internationale toeleveringsketen waarvan alle schakels (producent,
exporteur, expediteur, entreposeur, douane-expediteur, vervoerder,
importeur, …) volledig beveiligd zijn. De aldus vrijgemaakte
menselijke en technische middelen zullen de douaneadministraties
toelaten hun aandacht ten volle te concentreren op de illegale handel
van goederen.
Voor de marktdeelnemers die willen concurrentieel blijven in
de uiterst complexe internationale toeleveringsketen moeten we vaststellen dat de AEO-certificering op internationaal niveau, zorgend
voor een kwalitatieve erkenning en het beeld van een betrouwbare
handelspartner gevend, op middellange termijn waarschijnlijk onmisbaar zal worden.
Deze instructie analyseert en commentarieert de wetgeving
betreffende de AEO-certificering en legt de algemene regels vast
omtrent de procedures eigen aan de certificering.
Suppl. 1
3
WETTELIJKE BASIS - DOCUMENTATIE
2. De status van geautoriseerde marktdeelnemer (hierna AEO)
heeft als wettelijke basis :
- artikel 5 bis van het CBW [ingevoegd met Verordening (EG) Nr. 648/2005 van het Europees Parlement en van de Raad
van 13 april 2005 - PB L 117 van 4 mei 2005];
- artikel 1, 12) en Titel II bis (artikelen 14 bis tot 14 quinvicies) van het CTW [ingevoegd met Verordening (EG) Nr. 1875/2006
van de Commissie van 18 december 2006 - PB L 360 van 19 december 2006].
Richtlijnen AEO
3. Hoewel uit een rechtskundig oogpunt niet dwingend, vormen de door de Europese Commissie gepubliceerde richtlijnen betreffende geautoriseerde marktdeelnemers een werktuig die een
bruikbare interpretatie en toepassing van voormelde wettelijke basis
vergemakkelijken. Waar nodig werden deze richtlijnen opgenomen
in onderhavige instructie.
Handleidingen
3 bis. De specifieke handleidingen zijn uitsluitend bedoeld
voor intern gebruik en werden ter beschikking gesteld van de personen betrokken bij de AEO-certificering. Het gaat over :
Suppl. 2
4
- de Handleiding BANAEOS;
- de Handleiding SHAREPOINT;
- de Handleiding ICT EOS BE Full;
- de Handleiding Werkmethodes AEO.
De inhoud van deze handleidingen heeft dezelfde administratieve waarde als de huidige instructie en moet strikt worden toegepast.
De gegevensbank BANAEOS is een elektronisch instrument
voor het beheer en het opvolgen van alle AEO-dossiers.
Het SharePoint AEO is een gedeelde elektronische bibliotheek voor documenten met betrekking tot het afleveringsproces en
de opvolging van de AEO-certificaten.
EOS (Economic Operator Systems) is het informatica- en
communicatiesysteem van de Europese Commissie waarvan sprake
in artikel 14 quinvicies van het CTW. Het is een gemeenschappelijk
platform voor de uitwisseling van gegevens gerelateerd aan de
AEO-aanvragen en AEO-certificaten.
DEFINITIES
4. Voor de toepassing van deze instructie betekent :
1° - Marktdeelnemer : een persoon zoals omschreven in artikel 4,1) van het CBW, die in het kader van zijn beroepsactiviteiten,
activiteiten uitoefent die gedekt zijn door de douanewetgeving.
Suppl. 2
5
2° - Geautoriseerde marktdeelnemer : elke marktdeelnemer,
in principe (1) gevestigd binnen het douanegebied van de Gemeenschap in de zin van artikel 4,2) van het CBW, die de status van AEO
heeft verkregen bij de douaneautoriteit van één van de lidstaten. Het
gaat hem in dit geval om een marktdeelnemer, vertrouwenswaardig
in het kader van douaneactiviteiten die hij verricht binnen het gehele
douanegebied van de Gemeenschap en derhalve gemachtigd te genieten van bepaalde voordelen binnen de gehele Europese Unie.
3° - AEO-certificaat en eraan verbonden voordelen : een certificaat, afgegeven door de douaneautoriteit van één van de lidstaten
van de EU, erkent het AEO-statuut van een marktdeelnemer. Dit
AEO-certificaat kan zijn :
a) hetzij een AEO-certificaat - douanevereenvoudiging
(AEOC-certificaat) voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen
te komen voor de vereenvoudigingen voorzien in de douanewetgeving, met name in het kader van grensoverschrijdende vergunningen.
De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOCcertificaat, kan genieten van :
● een vlottere toegang tot de douanevereenvoudigingen in de
zin dat de douaneautoriteiten de criteria die reeds onderzocht zijn bij
de AEO-aanvraag, niet opnieuw moeten onderzoeken in het kader
van aanvragen voor vergunningen voor douanevereenvoudigingen
(domiciliëringsprocedure, vereenvoudigde aangifte, lijndiensten,
….);
● verminderde fysieke controle en controles op documenten,
uitgezonderd de controles die verband houden met veiligheid- en
beveiligingsmaatregelen. Ter zake bepaalt de AEO-reglementering
dat de houder van een AEO-certificaat minder onderworpen is aan
fysieke controle en controles op documenten dan andere marktdeelnemers. Met andere woorden, hij geniet van een lagere risicoinschatting in alle lidstaten vermits zijn status erkend is in elk van hen.
_____________________________
(1) De uitzonderingen op de algemene regel betreffende het
gevestigd zijn binnen het douanegebied van de Gemeenschap zijn
opgenomen in de artikelen 14 octies en 14 duodecies, § 2 van het
CTW - zie § 8 hierna.
Suppl. 3
6
● een voorrangsbehandeling wanneer hij geselecteerd is voor
controle. Dit betekent dat een zending die gedekt is door een aangifte
van de houder van een AEO-certificaat met voorrang moet worden
geverifieerd indien zij geselecteerd is op basis van risicoanalyse en
eerst moet worden gecontroleerd indien andere te verifiëren zendingen niet werden aangegeven door AEO-gecertificeerde marktdeelnemers;
● van de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole
geschiedt op een andere plaats teneinde de vertragingen en kosten
zoveel mogelijk te verminderen; deze faciliteit vereist evenwel de
goedkeuring van de betrokken douaneautoriteiten.
Voor een AEOC is het criterium betreffende de passende
veiligheidsnormen niet vereist. AEOC-houders komen dan ook voor
geen van de AEO-voordelen in aanmerking die verband houden met
de veiligheid en beveiliging van de internationale toeleveringsketen.
De AEO-status in de vorm van een AEOC wordt vooralsnog niet in
aanmerking genomen bij de akkoorden inzake wederzijdse erkenning
(Mutual Recognition Agreement – MRA) met derde landen (zie § 8,
2de alinea, a, hierna).
b) hetzij een AEO-certificaat - veiligheid (AEOS-certificaat)
voor marktdeelnemers die in aanmerking wensen te komen voor
faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid toegepast bij de binnenkomst van goederen in het douanegebied van de
Gemeenschap of bij het buitengaan van goederen uit dit douanegebied.
De geautoriseerde marktdeelnemer,
AEOS-certificaat, kan genieten van :
houder
van
een
● de mogelijkheid om in geval van een summiere aangifte,
vóór binnenkomst van de goederen in het douanegebied van de
Gemeenschap of vóór het buitengaan uit dit gebied, in kennis te
worden gesteld door het bevoegd douanekantoor dat de zending
ingevolge een veiligheidsrisicoanalyse werd geselecteerd voor een
bijkomende fysieke controle;
Suppl. 3
7
● summiere aangiften bij binnenkomst en buitengaan waarop
minder gegevens moeten verstrekt;
● verminderde fysieke controle en controles op documenten
op vlak van veiligheid en beveiliging;
● een voorrangsbehandeling indien geselecteerd voor controle
(zie letter a hiervoor);
● van de mogelijkheid te verzoeken dat de douanecontrole op
een andere plaats zou plaatsvinden (zie letter a hiervoor).
De AEO-status in de vorm van een AEOS wordt in aanmerking genomen bij akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual
Recognition Agreement – MRA) met derde landen (zie § 8,
2de alinea, a, hierna).
c) hetzij een AEO-certificaat – douanevereenvoudiging/
veiligheid (AEOF-certificaat) voor marktdeelnemers die tegelijkertijd in aanmerking wensen te komen voor de vereenvoudigingen
voorzien in de douanewetgeving en de faciliteiten bij de douanecontroles betreffende de veiligheid.
De geautoriseerde marktdeelnemer, houder van een AEOFcertificaat, kan genieten van alle voordelen, opgesomd onder de punten a en b hiervoor.
De AEO-status in de vorm van een AEOS wordt in aanmerking genomen bij akkoorden inzake wederzijdse erkenning (Mutual
Recognition Agreement – MRA) met derde landen (zie § 8,
2de alinea, a, hierna).
4° - Douanewetgeving :
- het geheel van communautaire bepalingen en de bepalingen
die werden genomen ter uitvoering van de communautaire reglementering tot regeling van de invoer, de uitvoer, de doorvoer en het verblijf van goederen die het onderwerp uitmaken van het handelsverkeer tussen de lidstaten en derde landen, evenals tussen de lidstaten voor wat betreft goederen die niet de communautaire status
hebben in de zin van artikel 4, 7) van het CBW of waarvoor de
voorwaarden voor verwerving van de communautaire status het
voorwerp uitmaken van controle of bijkomend onderzoek;
Suppl. 3
8
- het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair
niveau in het kader van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek en
de specifieke reglementeringen genomen ten opzichte van goederen
die het resultaat zijn van de verwerking van landbouwproducten;
- het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair vlak
voor wat betreft de geharmoniseerde accijnzen en de belasting op de
toegevoegde waarde van toepassing op de invoer, evenals de nationale bepalingen die ze in werking stellen.
5° - Hoofdboekhouding : het geheel van geschriften en documenten die de douaneautoriteiten toelaten de nodige voorwaarden en
criteria voor het verkrijgen van het AEO-certificaat te controleren.
AANVRAAG VOOR AEO-CERTIFICERING
5. De status van AEO wordt toegekend op aanvraag van elke
afzonderlijke rechtspersoon.
Vorm van de aanvraag
6. De aanvraag tot AEO-certificering moet schriftelijk of
elektronisch worden ingediend met gebruikmaking van het aanvraagmodel weergegeven in bijlage I en met behulp van de toelichtingen
die voorkomen in bijlage I bis en de hierna verschafte bijzonderheden (zie in het bijzonder § 17 hierna). Een in België ingediende
aanvraag door een aldaar gevestigde onderneming moet beantwoorden aan de Belgische taalwetgeving.
Aanvrager
7. Om een aanvraag, tot AEO-certificering te kunnen indienen, moet de aanvrager een marktdeelnemer zijn in de zin van de
definitie van § 4, 1°, hiervoor.
Suppl. 1
9
Het gaat in dit geval om iedere persoon (1) die zich in het
kader van zijn professionele activiteiten op de één of andere manier
bezighoudt met douaneactiviteiten, d.w.z. elke activiteit die verband
houdt met de douanewetgeving zoals omschreven in § 4, 4°, hiervoor.
Rekening houdend met het voorgaande zijn er een aantal
situaties waarin een marktdeelnemer geen aanvraag kan doen om de
AEO-status te bekomen, omdat hij zich niet met douaneactiviteiten
bezighoudt. Voorbeelden hiervan zijn :
- een in de EU gevestigde leverancier die uitsluitend goederen
levert die zich reeds in het vrije verkeer bevinden, aan een in de EU
gevestigde fabrikant;
- een vervoerbedrijf dat uitsluitend goederen vervoert die zich
in het vrije verkeer bevinden en die onder geen enkele andere
douaneregeling zijn geplaatst binnen het douanegebied van de Gemeenschap;
- een fabrikant die goederen produceert die uitsluitend voor
de Europese interne markt bestemd zijn, op basis van grondstoffen
die zich reeds in het vrije verkeer bevinden;
- een adviseur die uitsluitend raad/adviezen geeft met betrekking tot douanezaken.
_____________________________
(1) De term “persoon” is gedefinieerd in artikel 4, 1) van het
CBW.
Suppl. 3
10
8. Krachtens artikel 5 bis, § 1 van het CBW moet de aanvrager gevestigd zijn in het douanegebied van de Gemeenschap in de
zin van de definitie voorkomende in artikel 4, 2) van het CBW. In dit
geval is iedere rechtspersoon of vereniging van personen die als
handelingsbekwaam erkend is voor het stellen van rechtshandelingen
zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, gevestigd
in het douanegebied van de Gemeenschap door middel van zijn
maatschappelijke zetel, zijn algemene administratie of een vaste inrichting. Overeenkomstig artikel 5 van het Modelverdrag voor belastingen naar inkomen en vermogen van de OESO (Organisatie voor
Economische Samenwerking en Ontwikkeling), betekent de uitdrukking “vaste inrichting” een vaste bedrijfsinrichting door middel
waarvan de werkzaamheden van een onderneming geheel of gedeeltelijk worden uitgeoefend. Een natuurlijk persoon wordt beschouwd
als gevestigd in het douanegebied van de Gemeenschap wanneer hij
er zijn normale verblijfplaats heeft.
Artikel 14 octies van het CTW wijkt van deze voorwaarde af
in de volgende gevallen :
a) wanneer een internationale overeenkomst tussen de Gemeenschap en het derde land waar de marktdeelnemer is gevestigd,
in de wederzijdse erkenning van AEO-certificaten voorziet en administratieve modaliteiten definieert voor de te verrichten passende
controles, in voorkomend geval namens de douaneautoriteiten van de
betrokken lidstaat.
Er zijn vijf akkoorden van dit type, respectievelijk met de
Zwitserse Bondsstaat, Noorwegen, het Vorstendom Andorra, Japan
en de Verenigde Staten. Volgende beschikkingen werden hierover
genomen :
- Besluit van de Raad van 25 juni 2009 betreffende de voorlopige toepassing en de sluiting van de Overeenkomst tussen de
Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de vereenvoudiging van de controles en formaliteiten bij het goederenvervoer en inzake douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 199 van
31 juli 2009);
Suppl. 3
10/2
- Besluit van het Gemengde Comité van de EER (Europese
Economische Ruimte) nr. 76/2009 van 30 juni 2009 tot wijziging
van Protocol nr. 10 inzake de vereenvoudiging van controles en formaliteiten in het goederenvervoer en van Protocol nr. 37 dat de in
artikel 101 bedoelde lijst bevat (PB EU nr. L 232 van 3 september 2009);
- Besluit nr. 1/2010 van het Gemengd Comité douanesamenwerking van 24 juni 2010 overeenkomstig artikel 21 van de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de regering van
Japan betreffende samenwerking en wederzijdse administratieve
bijstand in douanezaken betreffende de wederzijdse erkenning van
AEO-programma’s in de Europese Unie en in Japan (PB EU
nr. L 279 van 23 oktober 2010.
- Besluit van de Raad van 18 januari 2011 betreffende de
ondertekening, namens de Europese Unie, en de voorlopige toepassing van het Protocol waarbij de Overeenkomst in de vorm van een
briefwisseling tussen de Europese Economische Gemeenschap en het
Vorstendom Andorra wordt uitgebreid tot douaneveiligheidsmaatregelen (PB EU nr. L 36 van 10 februari 2011);
- Besluit van het Gemengd Comité douanesamenwerking
VS-EU van 4 mei 2012 betreffende de wederzijdse erkenning van
het programma “Partnerschap tussen de douane en het bedrijfsleven
tegen terrorisme” van de Verenigde Staten en het AEO-programma
van de Europese Unie (PB EU nr. L 144 van 5 juni 2012).
b) wanneer de aanvraag voor het toekennen van het AEOScertificaat wordt ingediend door een niet in de Gemeenschap gevestigde luchtvaart- of scheepvaartmaatschappij maar die in de Gemeenschap wel een regionaal kantoor heeft EN reeds geniet van de in de
artikelen 324 sexies, 445 of 448 van het CTW bedoelde vereenvoudigingen, terzake wordt verwezen naar de §§ 331 tot 368/2 van de
Instructie Communautair Douanevervoer - D.I. 521.103) (zie ook
§ 46 hierna).
Het is eveneens mogelijk dat een moedermaatschappij gevestigd in een derde land een AEO-aanvraag indient in naam van
haar bijkantoren (zie § 10 hierna) die in het douanegebied van de
Europese Gemeenschap gevestigd zijn, aangenomen dat de moedermaatschappij in de Europese Unie is gevestigd krachtens aanwezigheid van een vaste inrichting in de Europese Unie (zie § 8 hiervoor).
In dergelijk geval moet de Nationale Cel Certificering AEO altijd
voorafgaand aan het behandelen van de aanvraag worden geraadpleegd.
Suppl. 3
11
Bijzondere gevallen
Groep van vennootschappen of ondernemingen
9. Een groep van vennootschappen of ondernemingen is een
geheel van vennootschappen of ondernemingen die rechtstreeks verbonden zijn met elkaar op financieel en organisatorisch vlak, rechtstreeks of onrechtstreeks gecontroleerd op basis van de meerderheid
door eenzelfde vennootschap die zelf niet rechtstreeks of onrechtstreeks op basis van de meerderheid door een andere vennootschap
wordt gecontroleerd. De meest klassieke juridische groep bestaat dus
uit een moedervennootschap met één of meerdere dochtervennootschappen. Iedere dochtervennootschap is op juridisch vlak een van
de moedervennootschap afgescheiden rechtspersoon en moet een
afzonderlijk aanvraagformulier invullen als zij een AEO-certificaat
wenst te bekomen.
Bijkantoor
10. Een bijkantoor is een zelfstandige en blijvende handelsvestiging van een vennootschap. Het is voorzien van een afzonderlijke directie die een zekere onafhankelijkheid geniet en in staat is
handel te drijven met derden, maar heeft geen afzonderlijke
rechtspersoonlijkheid. Als het bijkantoor overeenkomsten afsluit is
het in feite de moedervennootschap die zich verbindt. Ter zake mag
een bijkantoor in zijn naam geen aanvraag voor AEO-certificering
indienen. Enkel de moedervennootschap mag in dit geval optreden
als aanvrager.
Europese naamloze vennootschap (verkort SE)
11. Een Europese naamloze vennootschap (SE) bezit overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG) Nr. 2157/2001 van de
Raad van 8 oktober 2001 (PB L 294 van 10 november 2001) rechtspersoonlijkheid en mag een aanvraag voor AEO-certificering in haar
naam indienen.
Suppl. 2
12
Het Koninklijk besluit van 1 september 2004 houdende tenuitvoerlegging van Verordening (EG) Nr. 2157/2001 van de Raad
van 8 oktober 2001 betreffende de status van de Europese vennootschap (MB van 9 september 2004) stelt de wettelijke bepalingen vast
die de oprichting toelaten van een SE waarvan de statutaire zetel in
België gelegen is.
Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV)
12. Het Europees economisch samenwerkingsverband heeft
als doelstelling het vergemakkelijken of ontwikkelen van de economische activiteiten van zijn leden, gevestigd in twee of meer lidstaten, door het gemeenschappelijk ter beschikking stellen van middelen, activiteiten en competenties. Het samenwerkingsverband moet
rekening houden met de economische activiteiten van de deelnemende ondernemingen en moet een ondersteunend karakter
vertonen (bijvoorbeeld : gemeenschappelijke boekhouding, marktonderzoek,…..). Deze vorm van vereniging mag niet worden gebruikt om een nieuwe onderneming op te richten of om de activiteiten van al de leden te hergroeperen of om winstvoordeel na te
streven (winst maken voor de vereniging zelf).
Een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV)
opgericht overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EEG)
nr. 2137/85 van de Raad van 25 juli 1985 (PB L 199 van
31 juli 1985) mag een aanvraag voor AEOS indienen van zodra ze is
samengesteld uit maatschappijen (vennootschappen) die partners zijn
in dezelfde logistieke keten.
Europese coöperatieve vennootschap (verkort SCE)
13. De SCE is een Europese coöperatieve vennootschap
wiens rechtspersoonlijkheid rechtstreeks wordt verleend door Verordening (EG) nr. 1435/2003 van de Raad van 22 juli 2003 (PB L 207
van 18 augustus 2003).
13
De SCE heeft tot voornaamste doel aan de behoeften van haar
leden te voldoen en/of hun economische en sociale activiteiten te
ontwikkelen, met name door met haar leden overeenkomsten te
sluiten met het oog op de levering van goederen, van diensten of het
verrichten van werken in het kader van de activiteit die de SCE uitoefent of laat uitoefenen. De SCE kan tevens als voorwerp hebben,
op dezelfde wijze aan de behoeften van haar leden te voldoen door
het bevorderen van hun deelneming aan economische activiteiten, in
een of meer SCE´s en/of nationale coöperaties.
Een SCE opgericht overeenkomstig de bepalingen van verordening (EG) mag in haar naam een aanvraag voor AEO indienen.
Plaats van aanvraag
14. Krachtens artikel 14 quinquies van het CTW moet de
douaneautoriteit die bevoegd is voor de aanvraag worden vastgesteld
aan de hand van de volgende regels die in de gegeven volgorde moeten worden toegepast :
Hoofdregels
De aanvraag moet worden ingediend bij een van de volgende
douaneautoriteiten :
- de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt gevoerd en waar ten minste een deel van de door
het AEO-certificaat te dekken activiteiten plaatsvindt;
- de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen in het computersysteem van de aanvrager met behulp van
informaticatechnologie en computernetwerken voor de betrokken
douaneautoriteit toegankelijk is en waar het algemeen beheer van de
logistieke diensten van de aanvrager plaatsvindt en waar ten minste
de door het AEO-certificaat te dekken activiteiten worden gerealiseerd.
Suppl. 2
14
Aanvullende eliminatie regels
Indien op grond van de hoofdregels de bevoegde douaneautoriteit niet kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden
onderworpen aan een van de volgende douaneautoriteiten :
- de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt gevoerd;
- de douaneautoriteit van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen met behulp van informaticatechnologie en computernetwerken voor de betrokken douaneautoriteit toegankelijk is en waar het
algemene beheer van de logistieke diensten van de aanvrager plaatsvindt.
15. Het fundamenteel principe verbonden aan de in § 14
hiervoor vermelde regels bestaat in het onderwerpen van de aanvraag
aan de douaneautoriteiten van de lidstaat die de douaneactiviteiten
van de aanvrager het best kennen. Dit betekent dat de aanvraag voor
AEO-certificering moet worden ingediend in de lidstaat :
- waar de douanedocumentatie van de aanvrager wordt
bijgehouden of toegankelijk is;
en
- waar de douaneverrichtingen plaatsvinden.
Indien op grond hiervan de bevoegde douaneautoriteit niet
kan worden vastgesteld, moet de aanvraag worden onderworpen aan
de lidstaat waar de douanedocumentatie van de aanvrager wordt
bijgehouden of toegankelijk is.
Suppl. 2
15
16. Indien de onderneming haar hoofdboekhouding laat voeren door een in een andere lidstaat of in een derde land gevestigde
entiteit, moet zij er voor zorgen dat de douaneautoriteit van de
lidstaat waar zij is gevestigd elektronisch toegang heeft tot de in de
andere lidstaat of derde land bijgehouden documentatie. In dit geval
moet de aanvraag voor AEO-certificatie worden voorgelegd in de
lidstaat waar de onderneming de toegankelijkheid waarborgt en waar
de algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten worden
uitgeoefend. Ter zake is het feit dat de onderneming al dan niet
douaneactiviteiten uitoefent in die lidstaat geen bepalend element.
17. In België moeten de behoorlijk ingevulde, gedateerde en
ondertekende aanvragen voor AEO-certificering, vergezeld van alle
vereiste bijlagen en van een verklaring van de aanvragen overeenkomstig bijlage I ter bij onderhavige instructie verplicht per post
worden verzonden aan de Centrale Administratie der douane en
accijnzen, Dienst Douaneprocedures, Nationale Cel Certificering AEO, North Galaxy, Toren A (NG A9) - bus 37, Koning
Albert II - laan 33 te 1030 BRUSSEL die optreedt als centraal
contactpunt.
Om de behandeling van het dossier te versnellen, wordt de
aanvrager gevraagd om de bijlagen van zijn aanvraag, andere dan
deze hieronder opgesomd, via elektronische drager (CD-Rom,
USB-stick, mail : [email protected]), in pdf-formaat (één
bestand per bijlage) aan te leveren.
Volgende bijlagen moeten op papier bezorgd worden :
- de uittreksels en certificaten die uitgegeven zijn door een
officiële instantie;
- de eventuele volmacht (zie bijlage A in bijlage I bis bij de
onderhavige instructie);
- de verklaring in de vorm van bijlage 10 bij de aanvraag (zie
bijlage E in bijlage I bis van de onderhavige instructie);
- de bijlage 11 bij de aanvraag (zie bijlage F in bijlage I bis
van de onderhavige instructie);
Suppl. 3
16
- de verklaring van de aanvrager (zie bijlage I ter van de
onderhavige instructie);
- de eventuele veiligheidsverklaring(en) (zie bijlage III bis
van de onderhavige instructie).
De Nationale Cel Certificering AEO voorziet elke aanvraag
van de datum van ontvangst en kent een ontvangstnummer D.D. in
het elektronisch dossierbeheerssysteem BASIS DESKTOP (DT 32)
toe, gevolgd door een identificatie bestaande uit het letterwoord AEO en een chronologisch volgnummer in de reeks 000001
tot 999999. Zij creëert hierna een digitaal AEO-dossier in de
gegevensbank BANAEOS, publiceert het op het SharePoint AEO (1)
en stuurt het door naar een gewestelijke directie van douane en
accijnzen volgens de volgende principes :
Aanvraag ingediend in België
- als de aanvrager zelf zijn douanegeschriften houdt, de gewestelijke directie die bevoegd en verantwoordelijk is voor het
beheer van het AEO-dossier is degene in wiens ambtsgebied de
plaats is gelegen waar de douanegeschriften worden gehouden en
waar, in principe, eveneens de douanedocumentatie wordt bewaard;
- als de aanvrager zijn douanegeschriften heeft uitbesteed, de
gewestelijke directie die bevoegd en verantwoordelijk is voor het beheer van het AEO-dossier is degene in wiens ambtsgebied de zetel
van de hoofdactiviteit van de aanvrager in verband met de douaneactiviteit is gelegen.
____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 2
17
Aanvraag ingediend in een andere lidstaat
Kennisgeving van een aanvraag
Iedere aanvraag, aanvaard in een andere lidstaat, wordt door
de betrokken lidstaat (zie de §§ 22 en 24 hierna) ingebracht in
EOS (1).
Voormelde Nationale Cel Certificering AEO raadpleegt
dagelijks het EOS systeem (1) en verdeelt vervolgens de nieuwe
aanvragen die België vermelden in vak 13 en/of vak 14, aanvaard in
andere lidstaten, over de betreffende gewestelijke directies voor
onderzoek overeenkomstig de bepalingen van § 29 hierna.
Procedure van raadpleging
De Nationale Cel Certificering AEO controleert dagelijks in
EOS (1) of er een vraag tot raadpleging (zie de §§ 30 tot 33 hierna)
is vanuit andere lidstaten voor België.
Zij verstuurt deze vervolgens naar de bevoegde gewestelijke
directie(s) voor onderzoek. De keuze van de bevoegde gewestelijke
directie(s) geschiedt in functie van de elementen van de vraag om
raadpleging.
Praktische voorbeelden
18. De volgende voorbeelden verduidelijken de bepalingen
van de §§ 8 tot 16 hiervoor.
____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 2
18
Voorbeeld 1 - Multinational onderneming gevestigd in een
derde land
Een multinationale onderneming waarvan de moedermaatschappij gevestigd is in de Verenigde Staten bezit een filiaal in
Frankrijk, twee bijkantoren in Duitsland en een vaste inrichting in
België. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor AEOcertificering in te dienen voor het geheel van de douaneactiviteiten
die uitgeoefend worden door zijn filiaal, zijn twee bijkantoren en zijn
vaste inrichting. Is dit mogelijk ?
Antwoord : Niet voor hetgeen dat het filiaal in Frankrijk
aangaat. Het filiaal vormt een legale entiteit op juridisch vlak,
afzonderlijk van de moedermaatschappij. Als het filiaal gecertificeerd wenst te zijn, moet zij op haar eigen naam een aanvraag voor
een AEO-certificaat indienen bij de Franse douaneautoriteiten.
Wel voor hetgeen de twee Duitse bijkantoren en de vaste
inrichting in België aangaat, indien aangenomen wordt dat de
moedermaatschappij in de Europese Unie gevestigd in krachtens de
aanwezigheid van een vaste inrichting in België. Voor deze drie
entiteiten moet de aanvraag voor een AEO-certificaat ingediend
worden in België.
Voorbeeld 2 – Multinational met dochtervennootschappen
De moedervennootschap van een multinational is gevestigd in
Duitsland en heeft dochtervennootschappen in België en Oostenrijk.
De moedervennootschap oefent geen enkele door de douanewetgeving gedekte activiteit uit, terwijl de dochtervennootschappen
handel drijven met derde landen, regelmatig goederen in- en uitvoeren en al hun douanedocumentatie beheren. De moedervennootschap wenst een aanvraag voor certificering in te dienen voor het
geheel van de activiteiten van haar dochtervennootschappen. Is dit
mogelijk ?
Suppl. 2
19
Antwoord : Neen. Krachtens het vennootschapsrecht vormt
elke dochtervennootschap een afzonderlijke rechtspersoon (zie § 9
hiervoor) en moet zij een aanvraag in haar naam indienen in de lidstaat waar zij haar hoofdboekhouding houdt en waar zij haar douaneactiviteiten uitoefent.
Voorbeeld 3 - Grote onderneming met bijkantoren
Onderneming A heeft haar zetel en handelsboekhouding in
Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het
Midden-Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopskantoren en
magazijnen in Europa en het Midden-Oosten. Ook het beheer en de
financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft een
bijkantoor in België dat het distributiecentrum is voor geheel
Europa; alle douaneactiviteiten, logistieke diensten en desbetreffende
hoofdboekhouding zijn gecentraliseerd in België. Dit distributiecentrum is houder van meerdere douanevergunningen, verleend door
de Belgische algemene administratie der douane en accijnzen en
gebruikt in het kader van de douaneactiviteiten van het bijkantoor.
Onderneming A wenst een AEO-certificaat te bekomen voor dit
distributiecentrum. Wie moet de aanvraag voor AEO-certificering
indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend ?
Antwoord :
Aanvrager : het in België gevestigde distributiecentrum dat
een bijkantoor is van onderneming A heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid (zie § 10 hiervoor). In dit geval moet onderneming A
de aanvraag indienen in haar naam.
Plaats van aanvraag: gezien enerzijds de hoofdboekhouding,
bestaande uit de archieven en de documentatie aan de hand waarvan
de douaneautoriteit kan nagaan of aan de voorwaarden en criteria ter
verkrijging van het AEO-certificaat is voldaan, in België wordt gehouden en anderzijds alle douane- en logistieke activiteiten in België
zijn verenigd, moet onderneming A haar aanvraag voor AEO-certificering indienen bij de Belgische algemene administratie der
douane en accijnzen.
Suppl. 2
20
Voorbeeld 4 - Grote onderneming met meerdere bijkantoren
in verschillende lidstaten, elk van hen oefent activiteiten uit die
gedekt zijn door de douanewetgeving en houdt een boekhouding
betreffende deze activiteiten
Onderneming A heeft haar zetel en handelsboekhouding in
Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa en het
Midden-Oosten oefent zij geen enkele douaneactiviteit uit maar
fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, verkoopskantoren
en magazijnen in Europa en het Midden-Oosten. Ook het bestuur en
de financiële afdeling zijn daar gevestigd. Deze onderneming heeft
bijkantoren in België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als
distributiecentrum. Elk bijkantoor oefent douaneactiviteiten uit.
Onderneming A wenst een AEO-certificaat te bekomen voor deze
verschillende bijkantoren. Wie moet de aanvraag voor AEO-certificering indienen? Waar moet deze aanvraag worden ingediend ?
Antwoord :
Aanvrager : het in België gevestigde distributiecentrum dat
een bijkantoor is van onderneming A heeft geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid (zie § 10 hiervoor). Ter zake moet onderneming A
de aanvraag indienen in haar naam.
Plaats van aanvraag :
In deze denkbeeldige situatie kunnen twee situaties in het
vooruitzicht worden gesteld :
a) indien onderneming A activiteiten van algemeen beheer
van logistieke diensten uitoefent in Frankrijk en aldaar toegang geeft
tot de hoofdboekhoudingen betreffende de douaneactiviteiten van de
verschillende bijkantoren zijn de bepalingen van artikel 14 quinquies, § 2, b, van toepassing. In dit geval moet de aanvraag voor
AEO-certificering worden ingediend bij de Franse douaneautoriteiten;
Suppl. 2
21
b) indien elk bijkantoor zijn douane- en logistieke activiteiten
beheert en de daarop betrekking hebbende hoofdboekhouding voert
terwijl onderneming A geen enkele informatie daaromtrent centraliseert, mag onderneming A de lidstaat kiezen waar zij haar aanvraag
zal indienen aangezien het Communautair Douanewetboek en zijn
toepassingsbepalingen dit geval niet voorziet. Logischerwijze zou de
voorkeur moeten uitgaan naar de lidstaat waar het bijkantoor is
gevestigd met het grootste volume aan douaneactiviteiten.
Voorbeeld 5 - Uitbestede hoofdboekhouding
Onderneming A is in België gevestigd en heeft haar hoofdboekhouding uitbesteed in India met een gewaarborgde elektronische
toegang tot haar documenten door de Belgische douaneautoriteiten.
Zij voert Aziatische goederen enkel via Italië in maar oefent de
algemene beheersactiviteiten van haar logistieke diensten uit in
België. In welke lidstaat moet onderneming A haar aanvraag voor
AEO-certificering indienen ?
Antwoord : In België (zie § 16 hiervoor).
Onderzoek van de aanvraag
19. Na ontvangst van een door de Nationale Cel Certificering AEO doorgestuurde aanvraag, brengt de in § 17 hiervoor bedoelde bevoegde gewestelijke directie de datum van ontvangst erop
aan en controleert de ontvankelijkheid ervan. Een ontvankelijke aanvraag moet beantwoorden aan de criteria van de artikelen 14 quater,
14 quinquies en 14 septies van het CTW. In dit geval moet genoemde directie verplichtend controleren :
a) dat de aanvraag volledig is en alle vereiste bijlagen bevat.
In het ontkennend geval moet zij binnen een termijn van dertig
kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag, de aanvrager verzoeken, met opgave van de redenen voor haar verzoek, de ontbrekende
inlichtingen te verstrekken;
EN
Suppl. 2
22
b) dat de Belgische administratie der douane en accijnzen wel
degelijk bevoegd is om de aanvraag te behandelen (zie de §§ 14 tot
18 hiervoor);
EN
c) dat de aanvrager niet veroordeeld is geweest voor een
ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met zijn economische activiteit.
In de zin van onderhavige instructie wordt als ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met de economische activiteit beschouwd :
- elke overtreding bedoeld in Boek II, Titel III, hoofdstukken I tot V, Titel IV, hoofdstuk IV en Titel IX, hoofdstuk I en II van
het Belgische wetboek van strafrecht;
- elke overtreding van de verboden bedoeld in de artikelen 38
tot 41 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de
financiële sector en de financiële diensten;
- elke overtreding van de verplichtingen voortvloeiend uit het
handelsrecht, het vennootschapsrecht, het maatschappelijk recht of
het arbeidsrecht, daaronder begrepen de verplichtingen uit hoofde
van de wetgeving inzake bescherming van de arbeid;
- elke overtreding van de verplichtingen voortvloeiend uit de
douane- en fiscale wetgeving;
waarvoor de pleger, in België of het buitenland, een ernstige
definitieve strafrechterlijke veroordeling met kracht van gewijsde
heeft gekregen (definitief geworden).
Wordt als ernstige strafrechterlijke veroordeling beschouwd :
- elke strafrechterlijke veroordeling die aanleiding gaf tot een
boete van meer dan vierduizend euro of tot een hoofdgevangenisstraf
van meer dan zes maanden;
23
- elke strafrechterlijke veroordeling die aanleiding gaf tot een
boete van meer dan tweeduizend euro maar minder dan vierduizend
euro of tot een hoofdgevangenisstraf van meer dan drie maanden
maar minder dan zes maanden en waarvoor in het betrokken geval,
de Centrale administratie der douane en accijnzen, Dienst Douaneprocedures (Nationale Cel Certificering AEO) een ongunstige beoordeling uitbrengt. Bij deze beoordeling wordt ondermeer rekening
gehouden met de volgende criteria :
○ het effect van de inbreuk wat betreft de AEO-reglementering;
○ de omstandigheden waarin de inbreuk werd gepleegd;
○ in voorkomend geval, de frequentie van de inbreuken;
○ de aard van de uitgeoefende activiteiten;
○ de evolutie in het gedrag van de aanvrager;
○ de algemene moraliteit van de aanvrager.
De bevoegde gewestelijke directie stuurt ter zake het dossier
door naar voormelde dienst voor gemotiveerd advies, gestaafd met
een omstandig verslag omvattende de beschouwingen en het advies
van de Starterscoördinator en de Risicocoördinator.
EN
d) dat geen faillissementsprocedure loopt tegen de aanvrager
op het tijdstip van de aanvraag. In de zin van onderhavige instructie
wordt beschouwd als een faillissementsprocedure lopende tegen de
aanvrager op het tijdstip van de aanvraag, elke aanvrager waartegen
een vonnis van faillietverklaring werd uitgesproken.
EN
Suppl. 2
24
e) dat de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken (1)
van de aanvrager niet veroordeeld is geweest voor een ernstige
strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving, begaan in het
kader van zijn activiteiten als wettelijk vertegenwoordiger.
_____________________________
(1) Dit begrip werd verduidelijkt tijdens de 61ste vergadering
van het Comité Douanewetboek, Afdeling algemene douanereglementering, gehouden op 13, 14 en 15 september 2006. Ter zake gaat
het niet om een douaneagent of douane-expediteur maar om de
wettelijke vertegenwoordiger van de aanvrager in douanezaken, nl.
de persoon die hem gewoonlijk vertegenwoordigt voor de hoven en
rechtbanken (advocaat, advocatenkabinet, enz.).
In de brieven van 14 juli 2010 (nr. TAXUD – B2/GS
D(2010)397239) en van 15 oktober 2010 (nr. TAXUD – B2/GS
D(2010)655982), geadresseerd aan de Orde van Advocaten in
Antwerpen, worden de volgende verduidelijkingen inzake artikel 14
septies, c), van het CTW vermeld.
“.... Deze bepaling is in de wetgeving opgenomen omdat een
rechtspersoon niet rechtstreeks kan handelen, maar slechts via een
natuurlijke persoon die namens hem optreedt en de belangen de
rechtspersoon waarneemt. Dit is de algemene betekenis die is vastgelegd in de notulen van de vergadering van het Comité Douanewetboek van 13-15 september 2006, “deze persoon (wettelijk vertegenwoordiger) is een persoon die de onderneming gewoonlijk voor
een rechtbank vertegenwoordigt”. De zin in de notulen geeft een
voorbeeld van wettelijke vertegenwoordiging, maar de wettelijk
vertegenwoordiger zou de onderneming ook kunnen vertegenwoordigen wanneer de rechtspersoon moet functioneren en zich moet
verbinden ten aanzien van andere belanghebbenden : overheidsdiensten, klanten, leveranciers enz…
We moeten bovendien ook rekening houden met het feit dat
het begrip “wettelijk vertegenwoordiger” in de douanewetgeving
niet is gedefinieerd en om deze redenen overgelaten is aan het
nationale recht van de lidstaten. In sommige lidstaten is deze bevoegdheid duidelijk gebaseerd op de statuten van de onderneming en
wordt gewoonlijk gedelegeerd aan een lid van het bestuur (normalerwijze de voorzitter) of aan een ander lid van het personeel. In
andere lidstaten is er de mogelijkheid om deze rol toe te wijzen aan
een persoon buiten de onderneming.
Suppl. 2
25
Een van de lidstaten heeft erop gewezen dat volgens zijn
nationale wetgeving de vertegenwoordiger normalerwijze een advocaat is. Daarom staat in de notulen vermeld dat : “het kan een
advocaat zijn”. In elk geval moet het duidelijk zijn dat deze bevoegdheid op permanente basis aan een persoon binnen of buiten de
onderneming moet worden toegewezen. De wettelijke vertegenwoordiger heeft een permanent en algemeen mandaat om de onderneming in douanezaken te vertegenwoordigen. Zoals hierboven vermeld, wordt deze bevoegdheid doorgaans toegewezen overeenkomstig de statuten van de onderneming. Het gaat bijvoorbeeld niet
om een bijzondere opdracht aan een advocaat om de onderneming
voor een rechtbank te verdedigen. Anderzijds zouden er volgens de
nationale wetgeving wel gevallen kunnen zijn waarin het om een
advocaat gaat (of een andere persoon buiten de onderneming) die
voor een onderneming als wettelijk vertegenwoordiger in douanezaken optreedt. Daarnaast dient men ook rekening te houden met het
feit dat de bepaling in artikel 14 septies (c) enkel van toepassing is in
die gevallen waarbij de aanvrager een dergelijke “wettelijke
vertegenwoordiger” heeft. ......”
Wanneer de advoca(a)t(e) overeenkomstig de toepasselijke
nationale wetgeving optreedt als wettelijk vertegenwoordiger van de
onderneming en als dusdanig een wettelijk vertegenwoordiger van
de onderneming en als dusdanig een AEO-aanvraag indient, moet hij
of zij voldoen aan het bepaalde in artikel 14 septies, onder c). Als de
advoca(a)t(e) niet optreedt als wettelijk vertegenwoordiger van de
onderneming maar specifieke diensten verleent, zoals het indienen
van een AEO-aanvraag bij de bevoegde douaneautoriteit, is de
bepaling van voornoemd artikel niet van toepassing.”
Rekening houdend met het voorgaande, is de douanevertegenwoordiger van de aanvrager zijn wettelijke vertegenwoordiger
(iedere persoon aangeduid door een andere persoon voor het stellen
van daden of vervullen van formaliteiten die voorzien zijn door de
douanewetgeving).
Suppl. 2
26
In de zin van onderhavige instructie wordt als ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanereglementering beschouwd,
elke overtreding van de strafrechtelijke bepalingen bedoeld in
hoofdstuk XXIV van de algemene wet inzake douane en accijnzen
waarvoor de overtreder een ernstige definitieve strafrechtelijke
veroordeling met kracht van gewijsde heeft gekregen (zie § 19, c,
2de alinea hiervoor);
EN
f) dat de aanvraag niet wordt ingediend binnen de drie jaar na
intrekking van het AEO-certificaat waarvan de aanvrager houder
was, indien het certificaat, overeenkomstig artikel 14, tervicies, §§ 1,
a en b en 4, door de douaneautoriteit werd ingetrokken, hetzij omdat
hij niet de nodige maatregelen heeft genomen om de redenen te verhelpen die een schorsing van zijn status van geautoriseerde marktdeelnemer hebben gerechtvaardigd, hetzij omdat hij een ernstige
overtreding op de douanereglementering heeft begaan en er geen
verder beroep meer mogelijk is.
20. De controle van de in § 19 hiervoor bedoelde criteria
wordt verricht op basis van een uittreksel uit het strafregister, te
verstrekken door de aanvrager tot staving van zijn aanvraag.
Wanneer de aanvrager een natuurlijk persoon is, moet hij bij
de aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voegen. Dit uittreksel moet aangevraagd worden door
de aanvrager bij de gemeentelijke administratie van de plaats waar
hij in België woont. In dat geval zijn de bepalingen van letter b) van
het volgend lid van toepassing op de wettelijk vertegenwoordiger in
douanezaken, van de aanvrager.
Als de aanvrager een rechtspersoon is, moet hij bij zijn aanvraag voegen :
a) een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen, op zijn naam opgesteld. Dit uittreksel dient te worden aangevraagd bij de Federale Overheidsdient Justitie, -DG Rechterlijke
Organisatie, Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115,
1000 Brussel per brief, ofwel per fax via het nummer 02 557 27 82,
ofwel via mail naar [email protected].
EN
Suppl. 2
27
b) een uittreksel uit het strafregister op naam van zijn
wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken. (zie hierna § 19, e,
verwijzing 1). Het gaat om :
- hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een
rechtspersoon is;
- hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een natuurlijke persoon is;
- hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voor elke natuurlijke persoon rechtstreeks betrokken
bij het dagelijks beleid van de activiteiten indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een vereniging van personen is die
als handelsbekwaam is erkend voor het stellen van rechtshandelingen
zonder de wettelijke status van rechtspersoon te bezitten.
Het uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen
moet aangevraagd worden door de betreffende persoon bij de
Federale Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke Organisatie,
Dienst Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel, ofwel
per brief, ofwel per fax via het nummer 02 557 27 82, ofwel via mail
naar [email protected].
Het uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke
personen moet aangevraagd worden door de betreffende persoon bij
het gemeentebestuur van zijn woonplaats.
Als de aanvrager een vereniging van personen is als handelsbekwaam erkend voor het stellen van rechtshandelingen zonder de
wettelijke status van rechtspersoon te bezitten, moet hij bij zijn aanvraag een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke
personen voegen voor elke natuurlijke persoon die rechtstreeks
betrokken is bij de dagelijkse uitoefening van zijn activiteiten. Dit
uittreksel moet door de betrokken natuurlijke personen worden
aangevraagd bij het Gemeentebestuur van hun woonplaats in België.
De bepalingen van letter b, van vorige alinea zijn in voorkomend
geval van toepassing op de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken van de vereniging.
Suppl. 2
28
De niet in België gevestigde natuurlijke personen moeten hun
gerechtelijk verleden bewijzen aan de hand van de overlegging van
een officieel document van hun land van verblijf of, bij gebrek aan
een dergelijk document, aan de hand van een verklaring op erewoord
volgens het model hierna dat behoorlijk gewettigd is door een openbare autoriteit :
“Verklaring op erewoord
Ik ..............................................................................................
ondergetekende, ..................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.................................................. (naam, voornaam, adres, geboortedatum), verklaar op mijn erewoord dat ik nooit werd veroordeeld
voor een ernstige strafrechtelijke overtreding die verband houdt met
mijn economische activiteit.
Gedaan te ..............................., op ......................
(gelegaliseerde handtekening)”
21. Indien niet is voldaan aan een of meerdere van de in § 19,
b tot f hiervoor bedoelde ontvankelijkheidsvoorwaarden, moet een
beslissing tot afwijzing van de aanvraag voldoende gemotiveerd in
feite en in rechte per aangetekende brief aan de aanvrager worden
gezonden. Dienaangaande zijn bepalingen van de omzendbrief
“Recht van administratief beroep – Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 D.I. 800.50 van 22 november 2000 van toepassing (recht om gehoord te worden, recht op administratief beroep).
Ter zake moet de verwerking van de persoonsgegevens geschieden met naleving van de wettelijke bepalingen op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (1).
_____________________________
(1) Zie :
- De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (B.S. van 18 maart 1993), zoals gewijzigd door de wet van
11 december 1998 tot omzetting van de Richtlijn 95/46/EG van
24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende
de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die
gegevens (B.S. 3 februari 1999);
- Het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering
van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (B.S. van 13 maart 2001).
Suppl. 2
29
In het in § 19, b hiervoor bedoelde geval zal de beslissing de
adresgegevens van de douaneautoriteit aan wie de aanvraag moet
worden gericht nauwkeurig weergeven.
Aanvaarding van de aanvraag
22. Elke als ontvankelijk beoordeelde aanvraag, d.w.z. elke
aanvraag die beantwoordt aan alle in § 19, a tot f, hiervoor, bedoelde
voorwaarden, moet worden aanvaard en voorzien van de datum van
aanvaarding. Deze datum moet verplichtend overeenkomen met de
datum van ontvangst indien de aanvraag volledig en ontvankelijk
was op die datum of, in het geval bedoeld in § 19, a hiervoor, met de
datum van ontvangst van alle ontbrekende inlichtingen. De aandacht
wordt in het bijzonder gevestigd op het belang van die datum van
aanvaarding die het vertrekpunt is voor de termijnen opgelegd in het
kader van de AEO-certificeringsprocedure in de artikelen 14 terdecies en 14 sexdecies, § 2 van het CTW (zie de §§ 24 en 53 hierna).
23. De aanvaarding van de aanvraag wordt per post aangetekende brief betekend aan de aanvrager. De typebrief die hiervoor
gebruikt wordt, is opgenomen in bijlage II bij onderhavige instructie.
Deze betekening is geen beslissing in de zin van artikel 4, 5 van het
CBW maar een stap in de procedure naar AEO-certificering of
weigering van AEO-certificering. In dit geval is de betekening niet
vatbaar voor administratief beroep.
PROCEDURE VAN AEO-CERTIFICERING
(Toekenning van het certificaat of afwijzing van de aanvraag)
Mededeling van de aanvraag aan de lidstaten van de Europese
Unie
24. Krachtens de bepalingen van artikel 14 terdecies, § 1 van
het CTW moet de aanvaarde aanvraag binnen een termijn van vijf
werkdagen vanaf de in § 22 hiervoor bedoelde datum van aanvaarding, worden medegedeeld aan de douaneautoriteiten van de andere
lidstaten. De gewestelijke directie brengt ter zake de aanvraag in
EOS in (zie § 3 bis hiervoor).
Suppl. 2
30
25. Verwijderd.
26. Verwijderd.
27. Verwijderd.
Doel van de mededeling aan andere lidstaten van de
Europese Unie
28. Krachtens de bepalingen van artikel 14 terdecies, § 2 van
het CTW moet de mededeling van de gegevens van de aanvraag voor
AEO-certificering aan de andere lidstaten van de Unie de douaneautoriteiten van deze lidstaten toelaten na te gaan of zij over relevante gegevens beschikken die de afgifte van een certificaat kunnen
beïnvloeden. In bevestigend geval delen zij die gegevens binnen de
termijn van vijfendertig kalenderdagen vanaf de in § 24 bedoelde
datum van mededeling mede aan de douaneautoriteit van afgifte.
Het gaat in dit geval om alle relevante informatie van de
douaneautoriteit betreffende :
- gegevens van de aanvraag voor AEO-certificatie;
- de voorwaarden vastgesteld in artikel 14 septies, b en c van
het CTW (zie § 19, c, d en e hiervoor);
- de voorwaarden en criteria voor de toekenning van een
AEO-certificaat (zie de §§ 34 tot 46 hierna);
- de douanevergunningen en certificaten waarvan de aanvrager houder is.
Suppl. 2
31
Voorbeelden :
- een lidstaat stelt vast dat een BTW-nummer dat aan de aanvrager werd verleend, niet voorkomt in de aanvraag;
- de aanvrager vermeldt in vak 14 van zijn aanvraag een
grensovergang in een andere lidstaat en de douaneautoriteiten van
die lidstaat hebben op die plaats ernstige moeilijkheden ondervonden
in het kader van de douaneactiviteiten van de aanvrager;
- de aanvrager heeft in vak 15 van zijn aanvraag nagelaten
een vergunning inzake douanevereenvoudigingen, waarvan hij houder is in een andere lidstaat, te vermelden.
29. Overeenkomstig de bepalingen van § 17 hierboven “Indienen van een aanvraag”, kunnen de bevoegde gewestelijke directies door de Nationale Cel Certificering AEO gevraagd worden om
de aanvragen ingediend door de andere lidstaten in EOS (1) te
onderzoeken en in voorkomend geval, de betrokken douaneautoriteiten door bemiddeling van de Nationale Cel Certificering AEO,
binnen de in § 28 bedoelde termijn, in kennis te stellen van relevante
informatie die de afgifte van een AEO-certificaat negatief kan
beïnvloeden. Het raadplegen van de verschillende nationale gegevensbanken moet het verzamelen van nuttige informatie toelaten.
Ter zake verloopt de communicatie tussen de Nationale Cel
Certificering AEO en de gewestelijke directies per e-mail vanuit en
naar het elektronisch adres van de Nationale Cel Certificering AEO
([email protected]).
De bekomen informatie wordt medegedeeld aan de
douaneautoriteit van de lidstaat waar de aanvraag werd aanvaard via
EOS (1).
____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 2
32
Onderlinge raadpleging tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie
30. Artikel 14 quarterdecies van het CTW voorziet in een
raadplegingsprocedure tussen de douaneautoriteiten van de lidstaten
indien de douaneautoriteit van afgifte de naleving van een of meerdere criteria voor het verlenen van het AEO-certificaat niet kan
onderzoeken (zie de §§ 34 tot 46 hierna) hetzij wegens gebrek aan
informatie, hetzij wegens de onmogelijkheid die informatie te controleren.
Voorbeeld 1
Onderneming A waarvan de sociale zetel en de handelsboekhouding zich in Frankrijk bevinden, concentreert alle douaneactiviteiten en betreffende documentatie in haar bijkantoor in België.
Die onderneming wenst een AEOF-certificaat te bekomen.
Overeenkomstig voorbeeld 3 van § 18 hiervoor moet onderneming A de aanvraag in haar naam indienen in België. Ter zake
moet het onderzoek van de criteria voor het verlenen plaatsvinden :
- in België en in Frankrijk voor het bevredigend verleden
inzake naleving van de douanevereisten;
- in België voor de doelmatigheid van het beheer van de geschriften;
- in Frankrijk voor de financiële solvabiliteit;
- in België voor de passende veiligheidsnormen.
In dit voorbeeld zal de in § 17 hiervoor bedoelde bevoegde
gewestelijke directie haar Franse tegenhanger moeten raadplegen om
het verleden inzake de naleving van de douanevereisten en de financiële solvabiliteit van de aanvrager te onderzoeken.
Suppl. 2
33
Voorbeeld 2
Onderneming A heeft haar sociale zetel en handelsboekhouding in Frankrijk. In de hoedanigheid van centrale zetel voor Europa
oefent zij geen douaneactiviteit uit maar fungeert als dienstencentrum voor de distributeurs, kantoren en magazijnen in Europa en
beheert de logistieke diensten. Deze onderneming heeft filialen in
België, Spanje, Zweden en Duitsland die fungeren als distributiecentrum. Elk filiaal oefent douaneactiviteiten uit en beheert de betreffende douanedocumentatie maar de zetel van de onderneming in
Frankrijk kan rechtstreeks elektronisch toegang geven tot alle hoofdboekhoudingen betreffende de douaneactiviteiten van de verschillende bijkantoren. De onderneming wenst een AEOF-certificaat te
bekomen.
Overeenkomstig voorbeeld 4 van § 18 hiervoor moet onderneming A de aanvraag in haar naam indienen in Frankrijk. In dit geval moet het onderzoek van de criteria voor het verlenen plaatsvinden :
- in Frankrijk, België, Spanje, Zweden en Duitsland voor het
bevredigend verleden inzake naleving van de douanevereisten;
- in Frankrijk voor de doelmatigheid van het beheer van de
geschriften;
- in Frankrijk voor de financiële solvabiliteit;
- in Frankrijk, België, Spanje, Zweden en Duitsland voor de
passende veiligheidsnormen.
De bevoegde Franse diensten zullen dus hun Belgische,
Spaanse, Zweedse en Duitse tegenhangers moeten raadplegen om het
verleden inzake naleving van de douanevereisten en de passende
veiligheidsnormen te onderzoeken.
Suppl. 2
34
Resultaat van de raadpleging
31. Indien na de uitgevoerde controles de geraadpleegde
dienst vaststelt dat de aanvrager niet voldoet aan een of meerdere
van de voorziene criteria (zie de §§ 34 tot 46 hierna), bezorgt hij de
naar behoren met bewijsstukken gestaafde resultaten, overeenkomstig artikel 14 quaterdecies, § 2 van het CTW, aan de dienst van
afgifte. De mededeling van de resultaten moet plaatsvinden binnen
de termijnen voorzien in § 32 hierna (1).
Termijn van antwoord op de aanvraag tot raadpleging
32. De geraadpleegde dienst beschikt over een termijn van
zestig kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van
de aanvraag van de raadplegende dienst, om zijn positieve of negatieve bevindingen te zenden. Deze termijn kan verlengd worden
wanneer de aanvrager de geraadpleegde en de raadplegende dienst
inlicht dat hij maatregelen neemt om tegemoet te komen aan de
gebreken betreffende een of meerdere criteria voor het verkrijgen
van het AEO-certificaat.
Indien de geraadpleegde dienst niet antwoordt binnen de
eventueel verlengde termijn, kan de raadplegende dienst veronderstellen, onder de verantwoordelijkheid van de geraadpleegde dienst,
dat aan het criterium/de criteria waarvoor raadpleging werd gevraagd, voldaan is.
Raadplegingsprocedure
Raadpleging gestart door België
33. De gewestelijke directie die de vraag tot raadpleging stelt,
stuurt deze via e-mail naar het adres [email protected] van
de Nationale Cel Certificering AEO, dewelke ze invoert in EOS (2),
in de gegevensbank BANAEOS (2) en ze publiceert op het SharePoint AEO (2). De betreffende gewestelijke directie wordt via e-mail
geïnformeerd over de bovenstaande.
____________________________
(1) Zie ook de §§ 33 en 33 bis hierna.
(2) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 3
35
Bij ontvangst van het antwoord van de betreffende lidsta(a)t(en) op de raadpleging in EOS (1), communiceert de Nationale
Cel Certificering AEO het resultaat via e-mail aan de betrokken gewestelijke directie.
Raadpleging gestart door een andere lidstaat
33 bis. Conform aan de bepalingen van § 17 “Raadplegingsprocedure” bekijkt de Nationale Cel Certificering AEO dagelijks in
EOS (1) de raadplegingsaanvragen betreffende België, gestart door
andere lidstaten en maakt ze over aan de betreffende gewestelijke
directies met de vraag om de nodigde onderzoeken te doen, rekening
houdend met de termijnen bepaald in § 32 hiervoor.
De gewestelijke directies sturen de resultaten via e-mail naar
[email protected] van de Nationale Cel Certificering AEO,
dewelke ze in EOS (1) inbrengt.
Criteria voor het verlenen van het AEO-certificaat
34. Krachtens artikel 5 bis van CBW omvatten de criteria
voor het verlenen van de status van geautoriseerde marktdeelnemer :
- een passende staat van dienst op het gebied van naleving
van douanevereisten;
- een deugdelijke handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maakt;
- in voorkomend geval, het bewijs van financiële solvabiliteit,
en,
- indien van toepassing, passende veiligheidsnormen.
____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 3
36
Deze verschillende criteria worden nader toegelicht in de
§§ 35 tot 46 hierna en in de zelfevaluatie vragenlijst met het oog op
AEO-certificering en de erop betrekking hebbende toelichting (zie de
bijlagen IV en IV bis bij onderhavige instructie).
Passende staat van dienst op het gebied van
naleving van douanevereisten
35. Artikel 14 nonies van het CTW bepaalt dat de staat van
dienst op het gebied van de douanevereisten passend wordt geacht
indien geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving zijn begaan door de volgende personen :
a) de aanvrager;
b) de personen die verantwoordelijk zijn voor het bedrijf dat
de aanvraag heeft ingediend (leden van de raad van bestuur) of die
zeggenschap hebben over de leiding van het bedrijf (leden van het
Directiecomité);
c) in voorkomend geval, de wettelijke vertegenwoordiger van
de aanvrager in douanezaken (zie § 19, e, verwijzing 1, hierna);
d) de voor douanezaken verantwoordelijke persoon in de
vennootschap van de aanvrager.
Indien de aanvrager sinds meer dan drie jaar is opgericht,
moet hij aan de criteria voldoen gedurende de periode van drie jaar
voorafgaand aan de indiening van de aanvraag.
Indien de aanvrager minder dan drie jaar geleden is opgericht,
moet hij aan de criteria voldoen voor de periode tussen de datum van
oprichting en de datum van indiening van de aanvraag.
In het huidig stadium van de communautaire douanewetgeving slaat dit criterium uitsluitend op de overtredingen van douanewetgeving zoals bepaald in § 4, 4°, hiervoor.
Suppl. 2
37
Interpretatie van de begrippen “ernstige overtreding” en” herhaalde overtredingen”
36. Wordt als “ernstige overtreding” beschouwd, elke overtreding die aanleiding kan zijn :
- voor een natuurlijk persoon: van een hoofd- of vervangende
gevangenisstraf van 8 dagen of meer;
- voor een rechtspersoon of daarmee gelijkgestelde persoon :
van een boete van € 12.500 of meer.
Elke overtreding die meer dan een keer werd gepleegd door
dezelfde persoon wordt beschouwd als “herhaalde overtreding”.
37. Om in aanmerking te kunnen worden genomen, volstaat
het dat ingeroepen concrete feiten het voorwerp uitmaakten van een
aanvankelijk proces-verbaal of dat de betrokkene geïnformeerd is
geweest van de gedane vaststellingen en, na ondervraagd te zijn geweest, een proces-verbaal van verhoor zal worden opgesteld.
Het feit dat later een proces-verbaal zal worden opgesteld en
dat de overtreding met een transactie of rechterlijk zal worden afgehandeld, heeft geen invloed.
Overtredingen die op het tijdstip van indiening van de aanvraag verjaard zijn mogen niet in overweging worden genomen.
38. Indien de overeenkomstig de bepalingen van de §§ 36 en
37 hiervoor in overweging genomen overtredingen van te verwaarlozen belang zijn in vergelijking met het aantal of de omvang van de
douaneverrichtingen van de aanvrager en geen twijfels opwekken
wat betreft zijn eerlijkheid, mag de staat van dienst op het gebied van
de douanevereisten passend worden geacht.
38/1. Het onderzoek van de staat van dienst op het gebied van
douane van de in § 35 bedoelde personen wordt verricht op het tijdstip van de voorafgaande audit (zie de §§ 47 tot 50 hiervoor) door de
Coördinator Bedrijfsrisico die daartoe het NAKADA-systeem raadpleegt evenals de dienst geschillen van de zes gewestelijke directies.
Suppl. 2
38
Efficiënt systeem voor het beheer van de handels- en, in
voorkomend geval, van de vervoersadministratie
39. Om toe te laten vast te stellen of de aanvrager over een
efficiënt systeem voor het beheer van zijn handels- en, in voorkomend geval, van zijn vervoersadministratie beschikt, legt artikel 14 decies van het CTW meerdere vereisten op aan de aanvrager,
namelijk :
a) hij moet een boekhoudsysteem voeren dat in overeenstemming is met de algemene aanvaarde boekhoudbeginselen toegepast
in de lidstaat waar de boekhouding wordt gevoerd en welke boekhoudkundige douanecontrole vergemakkelijkt.
De wettelijke bepalingen die de ondernemingen moeten naleven inzake boekhouding en jaarrekeningen werden in Belgisch recht
vastgelegd door :
○ de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekeningen;
○ het koninklijk besluit van 8 oktober 1976 met betrekking tot
de jaarrekeningen van ondernemingen;
○ het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering
van de wet van 17 juli 1975;
○ het koninklijk besluit van 12 september 1983 bepalende de
minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel;
○ de wet van 7 mei 1999 houdende het wetboek van vennootschappen;
○ het koninklijk besluit van 30 januari 2001 tot uitvoering van
het wetboek van vennootschappen.
39
De adviezen en aanbevelingen van de Commissie voor boekhoudkundige normen (opgericht met het koninklijk besluit van
21 oktober 1975), gepubliceerd in het Bulletin van de Commissie
voor boekhoudkundige normen, vormen eveneens een belangrijk en
onvermijdelijk instrument in het boekhoudrecht van vennootschappen;
b) hij moet de douaneautoriteit fysieke of elektronische toegang verlenen tot zijn douaneadministratie en, in voorkomend geval,
tot zijn vervoersadministratie;
c) hij moet over een logistiek systeem beschikken dat een
onderscheid maakt tussen communautaire en niet-communautaire
goederen. Deze vereiste moet niet worden nageleefd indien het enkel
om een aanvraag voor AEOS-certificering gaat, omdat de veiligheidsvoorschriften het onderscheid tussen communautaire en nietcommunautaire goederen niet maken. De veiligheidsvoorschriften
gelden voor alle goederen die het douanegebied van de EU binnenkomen of verlaten, ongeacht hun status.
d) hij moet beschikken over :
○ een administratieve organisatie die in overeenstemming is
met de soort en de omvang van de onderneming en geschikt is voor
het beheer van de goederenstroom;
EN
○ een systeem van interne controles waarmee onrechtmatige
of frauduleuze transacties kunnen worden ontmaskerd;
e) hij moet, in voorkomend geval, voldoening gevende procedures toepassen voor het beheer van vergunningen die verband houden met handelspolitieke maatregelen of de handel in landbouwproducten.
De uitdrukking “vergunningen” slaat hier op :
Suppl. 3
40
- invoervergunningen afgeleverd voor producten waarvoor
communautaire beperkingen of toezichtsmaatregelen werden ingesteld door de Europese of Belgische autoriteiten (textiel, wapens,
producten van herkomst uit landen onder embargo, …);
- uitvoervergunningen afgeleverd voor producten, technologieën en diensten waarvoor toezichtsmaatregelen werden ingesteld
bij uitvoer door de Europese of Belgische autoriteiten (wapens,
militair materieel, goederen voor tweeërlei gebruik, producten onder
embargo, …);
- doorvoervergunningen afgeleverd voor producten, technologieën en diensten waarvoor toezichtsmaatregelen werden ingesteld
bij doorvoer door de Europese of Belgische autoriteiten (wapens,
militair materieel, goederen voor tweeërlei gebruik, producten onder
embargo, …).
(zie de instructie Vergunningen 1992 - D.I. 591).
Onder “handelspolitieke maatregelen” wordt verstaan, alle
niet-tarifaire maatregelen omschreven in artikel 1, 7 van het CTW.
Onder “maatregelen van toepassing bij de handel in landbouwproducten” wordt verstaan, alle specifieke procedures die bij
invoer en uitvoer van landbouwproducten van toepassing zijn en
waarbij de Algemene administratie der douane en accijnzen een taak
heeft.
(zie de instructie Landbouwprocedures – D.I. 684.0).
f) hij moet voldoening gevende procedures toepassen :
○ voor het rangschikken van bedrijfsbescheiden en bedrijfsinformatie;
○ ter bescherming tegen gegevensverliezen;
Suppl. 3
41
g) hij moet de werknemers sensibiliseren voor de noodzaak
de douaneautoriteiten in te lichten wanneer er zich problemen voordoen, zich te schikken naar de vereisten en vereist contact op te
nemen met het oog op het inlichten van douaneautoriteiten betreffende de situatie.
De uitdrukking “werknemers” moet in de ruime zin van het
woord worden geïnterpreteerd en omvat met name :
- de werknemers, rechtstreeks tewerkgesteld door de aanvrager;
- de werknemers, tewerkgesteld door een onderaannemer van
de aanvrager;
- de zelfstandigen, rechtstreeks of onrechtstreeks tewerkgesteld door de aanvrager (consultanten, zelfstandige werkers, …);
h) hij moet passende maatregelen inzake technologische
beveiliging van gegevens hebben genomen ter voorkoming dat onbevoegden zijn computersysteem binnendringen en ter beveiliging van
zijn documentatie.
Financiële solvabiliteit
40. Artikel 14 undecies, § 1, tweede alinea van het CTW omschrijft solvabiliteit als een gezonde financiële situatie die volstaat
om de aanvrager in staat te stellen zijn verplichtingen te voldoen
(verbintenissen nakomen), rekening houdende met de aard van zijn
commerciële activiteiten.
41. De aanvrager moet het bewijs leveren van zijn solvabiliteit over de laatste drie jaar activiteit. Indien hij minder dan drie
jaar is opgericht, wordt zijn solvabiliteit beoordeeld aan de hand van
de geschriften en beschikbare informatie op datum van de aanvraag.
42
42. Om de solvabiliteit van de aanvrager na te gaan, zijn de
bepalingen van de §§ 1 tot 6 van bijlage 5 bij de omzendbrief “Te
stellen zekerheid in het kader van de tijdelijke opslag en de regelingen douane-entrepot, actieve veredeling (schorsingssysteem) en
behandeling onder douanetoezicht” nr. D.D. 233.122 (D.I. 531 –
540 - 551 - 554) van toepassing. Indien uit de toepassing van deze
principes de insolvabiliteit van de aanvrager blijkt, dient deze laatste
het tegendeel te bewijzen door overlegging van bijvoorbeeld een
attest van solvabiliteit, afgegeven door een onafhankelijk bedrijfsrevisor.
Ondernemingen naar buitenlands recht die geen boekhouding
houden in België en er geen jaarrekeningen opstellen, moeten hun
solvabiliteit aantonen door overlegging van een attest, afgegeven
door een bedrijfsrevisor die erkend is door de openbare autoriteiten
van de lidstaat waar de boekhouding wordt gehouden en de jaarrekeningen worden opgesteld.
Passende veiligheidsnormen
43. De aanvrager van een AEOS- of AEOF-certificaat moet
beantwoorden aan de passende veiligheidsnormen.
44. Krachtens de artikelen 14 duodecies, § 1 en 14 quindecies, § 1, eerste alinea van het CTW worden de veiligheidsnormen
van de aanvrager toereikend geacht indien alle hiernavolgende voorwaarden zijn vervuld voor alle bedrijfsruimten waar de aanvrager
douaneactiviteiten uitoefent (1) :
_____________________________
(1) Artikel 14 quindecies, § 1, tweede alinea van het CTW
wijkt evenwel af van deze vereiste wanneer, in het geval van een
groot aantal bedrijfsruimten, de termijn voor afgifte van het AEOcertificaat niet lang genoeg is om alle bedrijfsruimten te onderzoeken. In dit geval en voor zover de douaneautoriteit er niet aan
twijfelt dat de aanvrager in al zijn bedrijfsruimten de voor het bedrijf
geldende veiligheidsnormen toepast, kan zij besluiten slechts een
representatief deel van die bedrijfsruimten te onderzoeken. Deze beslissing kan gedurende het monitoringproces herzien worden, zodat
bedrijfsruimten die eerder niet bezocht werden in het monitoringplan
kunnen worden opgenomen.
Suppl. 3
43
a) de gebouwen die voor de door het certificaat te dekken
activiteiten worden gebruikt :
- zijn gemaakt van materialen die bestand zijn tegen pogingen
tot onrechtmatige toegang;
- geven bescherming tegen onrechtmatige binnendringing;
b) passende toegangscontrolemaatregelen zijn genomen om
onrechtmatige toegang tot verzendingsruimten, los- en laadkades en
bevrachtingszones te voorkomen;
c) maatregelen zijn genomen ter voorkoming van handelingen
daaronder begrepen bescherming tegen het toevoegen, omwisselen
of verlies van materialen en het vervalsen van transporteenheden;
d) in voorkomend geval, bestaan er procedures :
- voor het beheer van in- en/of uitvoervergunningen die verband houden met verboden en beperkingen;
- om goederen onderworpen aan vergunningen en andere goederen van elkaar te onderscheiden;
e) de aanvrager heeft maatregelen genomen om zijn handelspartners precies te kunnen identificeren met het oog op de veiligheid
van de internationale toeleveringsketen.
De geautoriseerde marktdeelnemers kunnen hun verantwoordelijkheid maar opnemen voor het deel van de toeleveringsketen dat
hen behoort, de goederen die onder hun controle zijn geplaatst en de
installaties die zij uitbaten. Zij hangen evenwel ook af van de veiligheidsnormen van hun handelspartners om de veiligheid van de onder
hun verantwoordelijkheid geplaatste goederen te verzekeren.
44
Vanuit douaneoogpunt hebben de handelspartners de mogelijkheid om het AEO-status aan te vragen zodra zij in het douanegebied van de Gemeenschap zijn gevestigd (zie evenwel § 8 hiervoor
en § 46 hierna voor wat betreft de afwijkingen op deze vestigingsvoorwaarde). Indien zij zich evenwel onthouden van deze mogelijkheid gebruik te maken, moeten zij de andere leden van de toeleveringsketen waarborgen geven inzake veiligheid. Alle deelnemers in
de toeleveringsketen die optreden tussen de uitvoerder/fabrikant en
de bestemmeling kunnen als handelspartner worden beschouwd.
Om aan de hem opgelegde vereisten te beantwoorden, moet
de aanvrager van zijn handelspartners eisen dat zij de veiligheid van
hun toeleveringsketen inschatten en verhogen en, in de mate van het
mogelijke, een dergelijke clausule invoegen in de contracten.
De aanvrager moet de documentatie bewaren die toelaat het
bewijs te leveren van de inspanningen die hij heeft gebracht om zich
ervan te verzekeren dat zijn handelspartners de opgelegde veiligheidscriteria naleven of, bij gebrek hieraan, dat zij risicobeperkende
maatregelen hebben getroffen ten aanzien van vastgestelde risico’s.
Voorbeelden van maatregelen die de aanvrager toelaten de
veiligheid van zijn toeleveringsketen te verhogen :
- de aanvrager werkt samen met andere geautoriseerde marktdeelnemers of met economische operatoren die evenwaardige garanties bieden;
- de aanvrager sluit contractuele bepalingen betreffende de
veiligheid af met zijn handelspartners. In deze bepalingen kinnen o.a.
clausules worden opgenomen die de onderaannemer belet om het
werk verder uit te besteden aan partijen die niet bekend zijn bij de
aanvrager;
- de door de aanvrager gebruikte onderaannemers (bijvoorbeeld : vervoerders) zijn gekozen op basis van het naleven door deze
laatste van bepaalde veiligheidsregels en, in voorkomend geval, van
bepaalde internationale bindende normen;
Suppl. 3
44/2
- de containers zijn verzegeld door “zegels van hoge veiligheid” volgens de ISO-PAS 17712 norm;
- de containers worden nagekeken in de instellingen van de
onderaannemer, op de terminal en in de instellingen van de bestemmeling om zich te verzekeren dat zij op de passende wijze werden
verzegeld;
- de algemene informatie, uitgaande van de voor de registratie
van ondernemingen verantwoordelijke instanties (in voorkomend geval) en de producten van de partner (gevaarlijke en gevoelige goederen) worden onderzocht vóór het afsluiten van contracten;
- de aanvrager voert veiligheidscontroles uit bij zijn handelspartners om na te gaan of deze hun verplichtingen inzake veiligheid naleven, of laat deze controles door een derde partij uitvoeren;
- de aanvrager vraagt een veiligheidsverklaring (zie bijlage III bis van onderhavige instructie), d.w.z. een geschreven verbintenis van de handelspartner waarin de genomen veiligheidsmaatregelen worden bepaald en tenminste de wijze wordt aangegeven
waarop de goederen en het logistiek materieel van de internationale
handel worden beschermd, verwante informatie inbegrepen, en de
wijze waarop de veiligheidsmaatregelen worden gewaarborgd en
nagezien;
- de aanvrager gebruikt door internationale of Europese
veiligheidscertificaten gedekte instellingen [bijvoorbeeld ISPS-code
(zie Verordening EG nr. 725/2004 van het Europees Parlement en de
Raad van 31 maart 2004 betreffende de verbetering van de beveiliging van schepen en havenfaciliteiten – PB nr. L 129 van
29 april 2004) en erkende agenten (zie de §§ 45, b en 46, b hierna).
Suppl. 3
44/3
f) de aanvrager onderwerpt sollicitanten voor veiligheidsgevoelige functies aan veiligheidsonderzoek (1), voor zover de wetgeving dit toelaat, en verricht periodieke controles betreffende hun verleden;
g) de aanvrager waakt erover dat de betrokken werknemers
actief aan programma´s inzake veiligheidsbewustzijn meewerken.
45. Krachtens artikel 14 duodecies, §§ 3 en 4 wordt er van
uitgegaan dat aan de criteria voor de toereikende veiligheidsnormen
is voldaan wanneer de in de Gemeenschap gevestigde aanvrager van
een AEOS- of AEOF-certificaat het bewijs overlegt :
a) dat hij reeds houder is :
- hetzij van een internationaal erkend veiligheidscertificaat
dat op grond van internationale overeenkomsten is afgegeven;
- hetzij van een Europees veiligheidscertificaat dat op grond
van de Gemeenschapswetgeving is afgegeven;
- hetzij van een internationale norm van de Internationale
Organisatie voor Normalisatie (ISO-normen);
- hetzij van een Europese norm van de Europese Organisatie
voor Normalisatie (CEN-norm - Europees Comité voor Normalisatie,
CENELEC-norm - Europees Comité voor Elektrotechnische Normalisatie, ETSI-norm - Europees Instituut voor Telecommunicatie Normen);
en voor zover de voorwaarden voor de afgifte van die certificaten of
normen identiek of vergelijkbaar zijn met de voorwaarden bedoeld in
§ 44 hiervoor.
_____________________________
(1) Worden beschouwd als veiligheidsgevoelige functies : de
managementfuncties en de functies die rechtstreeks samenhangen
met de behandeling van goederen en de goederenstromen. In dit
verband zijn veiligheidsgevoelige functies bijvoorbeeld :
- functies met verantwoordelijkheid op het gebied van
veiligheid, douane of werving;
- functies die verbonden zijn met het toezicht op gebouwen en
ontvangst;
- functies die verband houden met binnenkomende/uitgaande
goederen en opslag van goederen.
Suppl. 3
44/4
Deze maatregel zal slechts geldig zijn voor certificeringen die
zijn afgegeven door op internationaal vlak erkende certificaatsorganisaties of door bevoegde nationale autoriteiten. Door andere
organismen afgegeven certificeringen kunnen, in voorkomend geval,
in aanmerking worden genomen op basis van artikel 14 quindecies,
§ 2 van het CTW.
OF
b) dat hij de status van erkend agent (1) heeft in de zin van
Verordening (EG) nr. 300/2008 van het Europees Parlement en de
Raad van 11 maart 2008 tot vaststelling van gemeenschappelijke
regels op het gebied van de beveiliging van de burgerluchtvaart
(PB L 97 van 9 april 2008) EN hij beantwoordt aan de vereisten
voorzien door Verordening (EG) nr. 185/2010 van de Commissie
van 4 maart 2010 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen
voor de tenuitvoerlegging van de gemeenschappelijke basisnormen
op het gebied van de beveiliging van de luchtvaart (PB L 55 van
5 maart 2010). In dit geval worden de in § 44 hiervoor bedoelde
voorwaarden geacht te zijn vervuld voor wat betreft de bedrijfsruimten waarvoor de aanvrager de status van erkend agent heeft
verkregen. In tegenstelling tot het AEO-programma wordt de status
van erkend agent aan een specifieke vestiging verleend. Er wordt
bovendien op gewezen dat de status van erkend agent in beginsel
alleen geldt voor uitgaande goederen die worden vervoerd aan boord
van een luchtvaartuig. Voor inkomende goederen zijn de processen
niet gecertificeerd. In dat opzicht mag er dan ook geen sprake zijn
van automatische erkenning, maar moet duplicatie van dezelfde
controles wel worden vermeden. In afwachting van de resultaten van
de gedetailleerde vergelijkende studie tussen de voorwaarden en
criteria inzake veiligheid en beveiliging die worden onderzocht in
het kader van betreffende programma’s, zijn onderstaande bepalingen van toepassing :
_____________________________
(1) Erkende agenten zijn bedrijven zoals agentschappen,
expediteurs of andere entiteiten die handelsrelaties hebben met een
luchtvaartmaatschappij en die veiligheidscontroles uitvoeren, die
door de bevoegde autoriteit erkend of voorgeschreven worden met
betrekking tot vracht, post en exprespost en –pakketten.
In België valt de toekenning van de status van erkend agent
onder de bevoegdheid van FOD Mobiliteit en Vervoer.
Suppl. 3
44/5
- sectie 5 van de vragenlijst zelfbeoordeling, te vinden in bijlage IV van onderhavige instructie, moet altijd volledig ingevuld
worden (AEOS en AEOF);
- wanneer de aanvrager het auditrapport van de inspecteurs
van de FOD Mobiliteit en Transport (lucht) ter beschikking stelt van
onze diensten, moet de senior Coördinator Bedrijfsrisico dit vergelijken met de AEO-vragenlijst zelfbeoordeling. De gemeenschappelijke normen inzake veiligheid en beveiliging die reeds ter plaatse
door FOD Mobiliteit en Transport (lucht) werden geverifieerd
moeten niet opnieuw diepgaand onderzocht worden (een steekproef
is altijd mogelijk);
- wanneer de aanvrager het auditrapport van de inspecteurs
van de FOD Mobiliteit en Transport (lucht) niet voorlegt, gelden de
normale regels over de controle van normen inzake veiligheid en
beveiliging.
Bijzonder geval – Niet in de Gemeenschap gevestigde luchtvaart- of
scheepvaartmaatschappijen
46. Zoals gesteld in § 8 hiervoor, kan een niet in de Gemeenschap gevestigde luchtvaart- of scheepvaartmaatschappij die
aldaar een regionaal kantoor heeft EN reeds geniet van de in de artikelen 324 sexies, 445 of 448 van het CTW bedoelde vereenvoudigingen, een AEOS-certificering aanvragen. Krachtens artikel 14 duodecies, § 2 van het CTW moet die maatschappij aan één
van de volgende voorwaarden voldoen :
a) zij is houdster van een internationaal erkend veiligheidscertificaat dat afgegeven is op basis van internationale verdragen in
de betrokken vervoerssector. In dit geval worden de in § 44 hiervoor
bedoelde voorwaarden geacht te zijn vervuld voor zover de voorwaarden voor de afgifte van het internationaal certificaat identiek of
vergelijkbaar zijn met deze voorwaarden;
Suppl. 3
44/6
b) zij is houdster van de status hulp van agent als bedoeld in
Verordening (EG) nr. 300/2008 van het Europees Parlement en de
Raad van 11 maart 2008 tot vaststelling van gemeenschappelijke
regels op het gebied van de beveiliging van de burgerluchtvaart
(PB L 97 van 9 april 2008) EN zij voldoet aan de vereisten voorzien
door Verordening (EG) nr. 185/2010 van de Commissie van
4 maart 2010 tot vaststelling van gedetailleerde maatregelen voor de
tenuitvoerlegging van de gemeenschappelijke basisnormen op het
gebied van de beveiliging van de luchtvaart (PB L 55 van
5 maart 2010) (zie § 45 hiervoor);
c) zij is houdster van een certificaat dat is afgegeven in een
buiten het douanegebied van de Gemeenschap gelegen land indien
een bilaterale overeenkomst tussen de Gemeenschap en dat derde
land voorziet in de aanvaarding van dat certificaat onder de bij die
overeenkomst vastgestelde voorwaarden (zie § 8, 2de alinea, a, hiervoor).
Controle van criteria voor afgifte van een AEO-certificaat
47. Artikel 14 quindecies, § 1 van het CTW stelt dat de
douaneautoriteit van afgifte onderzoekt of aan de voorwaarden en
criteria voor de afgifte van het AEO-certificaat wordt voldaan (zie de
§§ 34 tot 46 hiervoor).
Het onderzoek van deze voorwaarden en criteria en de eraan
verbonden risico-inschatting moeten het voorwerp uitmaken van een
voorafgaande audit, benaarstigd door de autoriteiten van afgifte, van
zodra de aanvraag is aanvaard (zie de §§ 22 en 23 hiervoor), indien
nodig, met toepassing van de raadplegingsprocedure (zie de §§ 30 tot
33 bis hiervoor).
Suppl. 3
44/7
Voorafgaande audit
48. De voorafgaande audit houdt een onderzoek en analyse in
van een aantal bijzondere punten die toelaten vanuit douaneoogpunt
een globaal beeld te hebben van de aanvrager en over een juiste
kennis te beschikken van zijn processen en de omgeving waarin hij
zijn activiteiten uitoefent; maar ook de betekenisvolle risico´s te inventariseren, te evalueren en te begrijpen en ze te beantwoorden door
ze te aanvaarden, te behandelen, te verplaatsen of te verwijderen.
49. De voorafgaande audit moet aan de Coördinatoren Bedrijfsrisico van de administratie toelaten om de risico´s (1) in kaart te
brengen en uit te komen op een van de volgende conclusies :
a) er zijn geen overblijvende risico´s of de overblijvende
risico´s kunnen doeltreffend en efficiënt worden gedekt door bijkomende controlemaatregelen : het AEO-certificaat kan worden verleend en, indien nodig, kunnen er bijzondere afspraken worden aan
toegevoegd. Deze afspraken maken het voorwerp uit van een door de
douane opgesteld controleprogramma. Dit controleprogramma heeft
twee doelstellingen :
- alle controlemaatregelen, verificaties van aangiften en
fysieke controles van goederen te bepalen aangezien de AEO-status
de marktdeelnemer niet ontheft van die controles;
- de zogenaamde horizontale controles te bepalen, op basis
van de systemen van de onderneming, namelijk de processen en procedures, het veiligheidssysteem, de door de marktdeelnemer opgezette interne controle.
____________________________
(1) Zie de omzendbrieven RISICOBEHEER “Risicobeheer AEO en Grote Operatoren” nr. D.M.G.C. 261.798 van 9 december 2009 (D.I. 956.4.1.02) en “AEO – Communicatie van het
geïndividualiseerde controleprogramma en/of bijstandsprogramma”
nr. D.M.G.C. 263.487 van 26 april 2010 (D.I. 956.4.1.02), alsook de
Handleiding Werkmethoden AEO/GO. Deze documenten zijn strikt
bedoeld voor intern gebruik.
Suppl. 2
44/8
b) er zijn teveel overblijvende risico´s of de overblijvende
risico´s zijn te groot om door bijkomende controlemaatregelen doeltreffend en efficiënt te worden gedekt, maar de aanvrager kan en
beslist acties te ondernemen om zijn administratieve organisatie en
intern controlesysteem te verbeteren : het AEO-certificaat kan niet
onmiddellijk worden verleend, maar zou kunnen worden verleend
van zodra de aanvrager voornoemde acties heeft ondernomen. Deze
acties moeten het voorwerp uitmaken van een controle door de administratie tijdens een tweede voorafgaande audit teneinde vast te stellen of de blijvende risico´s na de eerste voorafgaande audit inmiddels
voldoende zijn gedekt;
c) er zijn teveel overblijvende risico´s of de overblijvende
risico´s zijn te groot om door bijkomende controlemaatregelen doeltreffend en efficiënt te worden gedekt en de aanvrager kan niet en
beslist niet om acties te ondernemen om zijn administratieve organisatie en intern controlesysteem te verbeteren: het AEO-certificaat
wordt niet verleend.
50. Om de voorafgaande audit te vergemakkelijken en versnellen kan de aanvrager opteren voor een zelfevaluatie door gebruik
te maken van de vragenlijst die voorkomt in bijlage IV bij deze instructie. De toelichting van de zelfevaluatie vragenlijst die voorkomt
in bijlage IV bis bij deze instructie, wijst de manier van antwoorden
op de gestelde vragen aan en informeert over de te bereiken en aan
de douane aan te tonen maatstaven om een AEO-certificaat te verkrijgen. De bijlagen IV ter en IV quater vermelden bijzonderheden
over hoe de vragenlijst zelfbeoordeling vervolledigd moet worden
wanneer de aanvrager een scheepsagent of een expediteur, entreposeur of douane-expediteur (douane-agent) is. De zelfevaluatie
moet verplichtend worden opgesteld in de taal van de aanvraag voor
AEO-certificering (zie § 6 hiervoor).
De zelfevaluatie is dus niet verplicht maar sterk aanbevolen;
de marktdeelnemer zal er de volgende voordelen bij hebben :
● in vraag stellen van systemen, procedures, werkwijzen en
interne controles door de marktdeelnemer in functie van de AEO-criteria;
Suppl. 3
45
● beter “klantenbeeld” van de marktdeelnemer tegenover de
Administratie der douane en accijnzen;
● sneller onderzoek en behandeling van zijn dossier door de
administratie, dit alles met naleving van de door de Europese reglementering opgelegde wettelijke termijnen;
● vereenvoudiging van de door de douane uit te voeren operationele testen en, derhalve een beperkte aanwezigheid van douaneonderzoekers in de onderneming.
Indien de aanvrager de vragenlijst zelfevaluatie gebruikt,
moet hij deze bij de aanvraag voor AEO-certificering voegen want
dit zal het onderzoek ervan en de audit vergemakkelijken.
Afgifte van het AEO-certificaat
51. Indien alle voorwaarden betreffende het type van aangevraagd AEO-certificaat zijn vervuld, verleent de in § 17 hiervoor bedoelde bevoegde gewestelijke directie het AEO-certificaat door gebruikmaking van het model van certificaat dat voorkomt in bijlage 1 quinqies bij het CTW (zie bijlage V bij onderhavige instructie).
Nummer van het certificaat
52. Het nummer van het certificaat moet verplichtend beantwoorden aan de volgende structuur :
- Iso alfa code van het land van afgifte : BE
- gevolgd door het letterwoord AEO
- gevolgd door één van de volgende letters, verbonden met
het type van certificaat :
Suppl. 2
46
○ C (voor het AEO-certificaat – douanevereenvoudigingen)
○ S (voor het AEO-certificaat – veiligheid)
○ F (voor het AEO-certificaat – douanevereenvoudigingen/veiligheid)
- gevolgd door het nationaal vergunningsnummer.
Het nationaal vergunningsnummer wordt toegewezen uit een
ononderbroken reeks van zeven cijfers, beginnende in elke gewestelijke directie met het nummer 0000001, gevolgd door het letterwoord dat overeenstemt met de bevoegde gewestelijke directie :
- Gewestelijke directie Antwerpen :
GDA
- Gewestelijke directie Brussel (Direction régionale de
Bruxelles) :
DRB
- Gewestelijke directie Brussel :
GDB
- Gewestelijke directie Gent :
GDG
- Gewestelijke directie Hasselt :
GDH
- Gewestelijke directie Luik (Direction régionale de
Liège) :
DRL
- Gewestelijke directie Bergen (Direction régionale de
Mons) :
DRM
Voorbeeld : BEAEOC0000001GDA
Suppl. 2
47
Termijn voor afgifte van het AEO-certificaat
53. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 14 sexdecies,
§ 2 van het CTW moet het certificaat worden afgegeven binnen een
termijn van 120 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van de
aanvraag, d.w.z. de datum waarop de douaneautoriteit over alle
informatie en elementen beschikt die nodig zijn om te beslissen. Die
datum is in feite de datum van aanvaarding waarvan sprake in § 22
hiervoor.
54. De in § 53 hiervoor bedoelde termijn kan in de volgende
gevallen worden verlengd :
a) krachtens artikel 14 sexdecies, § 2 van het CTW, wanneer
de douaneautoriteit zich onmogelijk aan de genoemde termijn kan
houden : verlenging mogelijk met 60 kalenderdagen voor zover de
douaneautoriteit de aanvrager ervan in kennis heeft gesteld voor het
verstrijken van de oorspronkelijke termijn van 120 kalenderdagen;
b) krachtens artikel 14 sexdecies, § 3 van het CTW, wanneer
tijdens het onderzoek van de criteria voor afgifte van het certificaat
(zie de §§ 34 tot 50 hiervoor), de aanvrager aanpassingen uitvoert
om te voldoen aan voormelde criteria en de douaneautoriteit ervan in
kennis stelt: verlenging mogelijk met de nodige tijd.
Informeren van andere lidstaten van de Europese Unie
55. Krachtens artikel 14 septdecies van het CTW moet de gewestelijke directie die een AEO-certificaat heeft afgegeven, de
andere lidstaten hiervan in kennis stellen binnen een termijn van vijf
werkdagen nadat een AEO-certificaat werd afgegeven.
Deze mededeling geschiedt door middel van EOS (zie § 3 bis
hiervoor).
Suppl. 2
48
Afwijzing van de aanvraag
56. Indien de resultaten van de voorafgaande audit de afwijzing van de aanvraag tot gevolg dreigt te hebben, deelt de
coördinator Bedrijfsrisico dit mede aan de aanvrager en geeft hem de
mogelijkheid te reageren binnen een termijn van dertig kalenderdagen (artikel 14 sexdecies, § 4 van het CTW) voordat de
aanvraag effectief wordt afgewezen. In voorkomend geval dient de
aanvrager erop te worden gewezen dat als hij niet binnen die termijn
reageert, hij geacht wordt afstand te hebben gedaan van zijn recht om
te worden gehoord (1). De in § 53 hiervoor bedoelde termijn wordt
dienovereenkomstig opgeschort.
57. Indien op het einde van de in § 56 hiervoor bedoelde termijn de aanvraag effectief wordt afgewezen, deelt de in § 17, hiervoor, bedoelde bevoegde gewestelijke directie de aanvrager de redenen voor de motivatie van deze beslissing mede. De beslissing tot
afwijzing van de aanvraag wordt per aangetekende brief schriftelijk
betekend aan de aanvrager, binnen de termijnen waarvan sprake in
de §§ 53, 54, en 56 hiervoor. Deze betekening komt in aanmerking
voor administratief beroep (1).
De afwijzing van een aanvraag voor AEO-certificering heeft
niet automatisch de intrekking van douanevergunningen, waarvan de
aanvrager houder is, tot gevolg. Indien de voorafgaande audit-AEO
het bestaan van overtredingen, onregelmatigheden, tekortkomingen
of gebreken in de toepassing van zulke vergunningen heeft aangetoond, dienen deze geval per geval te worden onderzocht en, in voorkomend geval, dienen de betrokken vergunningen te worden ingetrokken, herroepen of gewijzigd, overeenkomstig de ter zake geldende bepalingen.
Informeren van andere lidstaten van de Europese Unie
58. De bepalingen van § 55 hiervoor zijn van overeenkomstige toepassing.
____________________________
(1) Zie de omzendbrief “Recht van administratief beroep
Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 D.I. 800.50 van 22 november 2000.
Suppl. 3
49
Rechtsgevolgen van AEO-certificaten
59. Overeenkomstig artikel 14 octodecies van het CTW,
wordt een AEO-certificaat :
- van kracht op de tiende werkdag na datum van afgifte;
- erkend in alle lidstaten van de Europese Unie;
- afgegeven met een onbepaalde geldigheidsduur.
OPVOLGING VAN DE CERTIFICERING
Verplichtingen van de houder van het AEO-certificaat
60. Regelmatig toezicht op de voorwaarden en criteria voor
de aflevering van het AEO-certificaat is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de erkende marktdeelnemer. Dit toezicht dient
deel uit te maken van zijn interne controlesystemen. De erkende
marktdeelnemer dient te kunnen aantonen hoe dit toezicht wordt
uitgevoerd en dient de resultaten te kunnen voorleggen. Hij moet zijn
processen, risico’s en systemen herzien naar aanleiding van significante wijzigingen in zijn activiteiten en moet de douaneautoriteiten
van deze wijzigingen in kennis stellen.
Artikel 14 quatervicies, § 1 van het CTW stelt dat de houder
van een AEO-certificaat de douaneautoriteit van afgifte verplicht in
kennis moet stellen van elk feit dat zich na de afgifte van het
certificaat voordoet en dat gevolgen kan hebben voor de handhaving
of de inhoud daarvan.
Hoewel het sterk afhangt van de betrokken AEO-gecertificeerde en de lijst daarom niet uitputtend kan zijn, wordt in het algemeen aanbevolen dat de erkende marktdeelnemer de douaneautoriteit
van afgifte in de volgende gevallen op de hoogte dient te stellen :
- wijzigingen met betrekking tot gegevens op het aanvraagformulier of de verplichte bijlagen (bv. wettelijke status, bedrijfsnaam,
enz.);
Suppl. 3
50
- wijzigingen met betrekking tot de aard en de structuur van
het bedrijf :
○ wijzigingen in de boekhoud- of computersystemen;
○ het toevoegen, verbouwen of wegvallen van locaties of
vestigingen die betrokken zijn bij
de internationale
toeleveringsketen;
○ het toevoegen of wegvallen van bedrijfsactiviteiten/rollen
in de internationale toeleveringsketen die in de aanvraag zijn
opgenomen, bv. fabrikant, exporteur;
○ belangrijke wijziging met betrekking tot de voornaamste
handelspartners;
- significante wijzigingen in de financiële draagkracht;
- fouten in douanezaken;
- belangrijk veiligheidsincident;
- het niet voldoen aan de criteria.
In dit geval moet de houder van het certificaat de Startercoördinator schriftelijk (brief, e-mail, fax) van de wijziging in kennis
stellen. De Startercoördinator zal de impact op het behoud of de
inhoud van het certificaat onderzoeken, in samenwerking met de
senior Coördinator Bedrijfsrisico, en een omstandig verslag richten
aan de gewestelijke directie die het certificaat heeft afgegeven.
Om te zorgen dat erkende marktdeelnemers zich van de
verplichting opgelegd door artikel 14 quatervicies, § 1 van het CTW
bewust zijn, kan de Startercoördinator bv. :
- een brief of e-mail richten aan de contactpersoon van de
AEO-gecertificeerde onderneming om hem/haar te herinneren aan
deze verplichting, en om hem/haar enkele voorbeelden van informatie en gebeurtenissen te bezorgen die doorgegeven moeten worden aan de douaneautoriteit van afgifte;
Suppl. 3
51
- in het geval er een onaangekondigde wijziging ontdekt
werd, een waarschuwingsbrief of –mail sturen naar de contactpersoon van de AEO-gecertificeerde onderneming waarin erop gewezen
wordt welke informatie aan de douaneautoriteit van afgifte moet
worden doorgegeven;
- regelmatig (jaarlijks) via brief of e-mail een korte herinneringsvragenlijst sturen met daarin een aantal vragen uit de vragenlijst zelfbeoordeling aan de AEO-contactpersoon om te informeren
naar mogelijke wijzigingen met betrekking tot de relevante voorwaarden en criteria.
Voorbeeld :
De houder van een AEO-certificaat voert een modernisering
van zijn instellingen en een belangrijke interne reorganisatie van zijn
diensten uit. Tijdens de werken zou de veiligheid van de gebouwen
en hun directe omgeving niet optimaal kunnen zijn en zou de interne
reorganisatie van de diensten bepaalde moeilijkheden in de naleving
van meerdere procedures met betrekking tot het AEO-certificaat
kunnen teweegbrengen.
Zodra hij kennis heeft van deze elementen moet de houder
van het AEO-certificaat deze schriftelijk mededelen aan de Startercoördinator die aan de Coördinator Bedrijfsrisico zal vragen om een
audit van de nieuwe situatie te verrichten en met de houder van het
certificaat, de maatregelen te onderzoeken die de negatieve gevolgen
van de werken en de interne reorganisatie kunnen verhelpen. Afhankelijk van het advies van de Coördinator Bedrijfsrisico zal de Startercoördinator vervolgens de gewestelijke directie voorstellen het
AEO-certificaat te behouden, te wijzigen of te schorsen (zie de §§ 69
tot 83 hierna).
Verplichtingen van de douaneautoriteiten
Controle en herbeoordeling van de voorwaarden en criteria
61. Artikel 14 octodecies, §§ 4 en 5 stelt :
- enerzijds, dat de douaneautoriteiten er voortdurend op toezien dat de houder van het AEO-certificaat aan de voor hem geldende voorwaarden en criteria blijft voldoen EN,
Suppl. 3
52
- anderzijds, dat de douaneautoriteit van afgifte overgaat tot
een herbeoordeling van de voorwaarden en criteria in de volgende
gevallen :
○ het toepasselijke gemeenschapsrecht heeft aanzienlijke wijzigingen ondergaan. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn bij wijzigingen in de voorwaarden en –criteria van de certificatie binnen het gemoderniseerde douanewetboek. In voorkomend geval zal de wetgeving bepalen dat de herbeoordeling moet worden uitgevoerd in de
loop van een vastgestelde overgangsperiode;
○ er bestaat een redelijke aanwijzing dat de houder van het
certificaat niet langer aan de voorwaarden en criteria voldoet. Deze
indicatie kan voortvloeien uit verschillende situaties : als resultaat
van de monitoring uitgevoerd door de douaneautoriteiten, informatie
verkregen van andere douaneautoriteiten, belangrijke wijzigingen in
de bedrijfsactiviteit van de erkende marktdeelnemer, enz. In
voorkomend geval dient te worden beslist of een herbeoordeling van
alle voorwaarden en criteria nodig is of dat de herbeoordeling van de
voorwaarde of het criterium waarvoor er een aanwijzing bestaat dat
er niet aan wordt voldaan volstaat. Het is ook mogelijk dat tijdens de
herbeoordeling van een van de criteria blijkt dat de andere criteria
ook opnieuw gecontroleerd dienen te worden.
Daarboven stelt artikel 14 octodecies, § 5 van het CTW dat
een nauwlettend toezicht moet worden verricht in het eerste jaar na
de afgifte van een certificaat aan een minder dan drie jaar gevestigde
aanvrager.
62. Het is belangrijk dat de status en de aan de houder van een
AEO-certificaat toegekende voordelen het onderwerp uitmaken van
regelmatige evaluaties (opvolgingsaudits) die worden uitgevoerd
vanaf :
- de resultaten van de controleactiviteiten omschreven in het
controleprogramma (1);
_____________________________
(1) Zie de omzendbrief, strikt voor intern gebruik, “RISICOBEHEER” – AEO – Communicatie van het geïndividualiseerde controleprogramma en/of bijstandsprogramma nr. D.M.G.C. 263.487
van 26 april 2010 (D.I. 956.4.1.02).
Suppl. 3
52/2
- signalen uitgaande van de marktdeelnemer die bepaalde wijzigingen aangeven van zijn activiteiten, zijn organisatie, zijn procedures, enz. (zie § 60 hiervoor);
- andere algemene of specifieke informatie die een invloed
kan hebben op de certificering;
- de noodzaak voor de douaneautoriteiten om grondig te
verifiëren dat de risico´s van de marktdeelnemer steeds onder controle zijn. Ter zake is het onontbeerlijk dat de douaneautoriteiten de
mogelijkheid hebben om er voortdurend scherp op toe te zien dat de
marktdeelnemer nog steeds de controle heeft over zijn bedrijf en de
vastgestelde risico’s of eventuele wijzigingen in de situatie. De
douaneautoriteiten kunnen op uiteenlopende manieren vroegtijdige
indicaties krijgen van nieuwe risico’s/informatie, te weten :
- steekproefsgewijze controle van aangiften van de erkende
marktdeelnemer;
- fysieke controles van goederen;
- analyse van informatie in interne databanken van de douane;
- andere administratieve controles dan de controles in het
kader van monitoring en herbeoordeling inzake geautoriseerde
marktdeelnemers (d.w.z. controles in het kader van vereenvoudigde
procedures of een aanvraag voor een vergunning economische
douaneregelingen);
- evaluatie van eventuele wijzigingen in het gedrag van het
bedrijf of in de handelspatronen;
-…
De resultaten van de evaluatiecontroles, uitgevoerd door de
Startercoördinator in samenwerking met de senior Coördinator Bedrijfsrisico, moeten worden opgenomen in de omstandige verslagen
die worden bewaard in het dossier van de betrokken geautoriseerde
marktdeelnemer. Onverminderd de persoonlijke opvolging van minder dan drie jaar gevestigde geautoriseerde marktdeelnemers, mag de
periode die verloopt tussen twee evaluatiecontroles nooit meer
bedragen dan drie kalenderjaren.
Suppl. 3
52/3
Indien uit één of meerdere evaluatie-elementen kan worden
afgeleid dat de houder van een AEO-certificaat één of meerdere
risico´s niet meer beheerst, stelt de Startercoördinator de marktdeelnemer hiervan in kennis, die de nodige maatregelen moet nemen
om de tekortkomingen te verhelpen op straffe van schorsing of zelfs
intrekking van zijn AEO-certificaat (zie de §§ 69 tot 93 hierna).
63. Indien de houder van een AEO-certificaat activiteiten uitoefent in één of meer andere lidstaten, deelt de gewestelijke directie
die het AEO-certificaat heeft afgegeven, door bemiddeling van de
Nationale Cel Certificering AEO, alle bruikbare informatie mede aan
de douaneautoriteit(en) van de andere betrokken lidstaat/lidstaten,
met verwijzing naar artikel 14 quaterdecies, § 2 van het CTW.
64. Wanneer een AEO-certificaat door een andere lidstaat
werd afgegeven en de houder van dit certificaat ook activiteiten uitoefent in België, delen de douaneautoriteiten van de lidstaat van afgifte de opvolgingsinformatie elektronisch mee aan het volgende
centraal adres : [email protected]. De Nationale Cel Certificering AEO maakt deze informatie over aan de betrokken gewestelijke directie. Deze directie moet natuurlijk alle informatie waarover zij beschikt, door bemiddeling van de Nationale Cel Certificering AEO, mededelen aan de autoriteit van afgifte van het certificaat.
Intrekking van vergunningen verleend op basis van
een AEO-certificaat
65. Krachtens artikel 14 quatervicies, § 3 van het CTW moet
elke intrekking van een vergunning voor het gebruik van een
douanevereenvoudiging als bedoeld in de artikelen 260, 263, 269,
272, 276, 277, 282, 283, 313 bis, 313 ter, 324 bis, 324 sexies, 372,
454 bis en 912 octies van het CTW, die aan de marktdeelnemer werd
verleend op grond van zijn AEO-certificaat, worden medegedeeld
aan de douaneautoriteit die het AEO-certificaat heeft afgegeven.
Suppl. 3
53
AEO-certificaat en vergunning douanevereenvoudiging verleend in
België
66. De dienst die de ingetrokken vergunning douanevereenvoudiging heeft verleend, informeert zonder verwijl schriftelijk de
gewestelijke directie die het AEO-certificaat heeft verleend (de kennisgeving zal intern gebeuren indien de certificering en vergunning
werden verleend binnen dezelfde gewestelijke directie). Indien de
houder van het certificaat ook douaneactiviteiten uitoefent in één of
meer andere lidstaten, deelt de gewestelijke directie die het AEOcertificaat heeft afgegeven de informatie, door bemiddeling van de
Nationale Cel Certificering AEO, mee aan de douaneautoriteiten van
de andere betrokken lidstaat/lidstaten.
AEO-certificaat verleend in een andere lidstaat en vergunning
douanevereenvoudiging verleend in België
67. De dienst die de ingetrokken vergunning douanevereenvoudiging heeft verleend, deelt zonder verwijl, door bemiddeling van
de Nationale Cel Certificering AEO, de informatie mee aan de
douaneautoriteiten van de lidstaat van afgifte.
AEO-certificaat verleend in België en vergunning douanevereenvoudiging verleend in een andere lidstaat
68. De douaneautoriteiten van de lidstaat die de ingetrokken
vergunning douanevereenvoudiging heeft verleend, deelt de informatie betreffende deze intrekking elektronisch mee aan het volgende
centraal adres : [email protected]. De Nationale Cel Certificering AEO stuurt die informatie door naar de betrokken gewestelijke directie.
Suppl; 2
54
SCHORSING VAN DE STATUS VAN GEAUTORISEERDE
MARKTDEELNEMER
Algemeenheden
69. De schorsing van de status van geautoriseerde marktdeelnemer is geregeld door de artikelen 14 novodecies, 14 vicies,
14 unvicies en 14 duovicies van het CTW.
70. De status van geautoriseerde marktdeelnemer kan geschorst worden :
- hetzij door de douaneautoriteiten van afgifte van het AEOcertificaat;
- hetzij op vraag van de geautoriseerde marktdeelnemer.
Schorsing van de status door de douaneautoriteit van afgifte van
het AEO-certificaat (schorsing van ambtswege)
Geval van schorsing van ambtswege
71. De gewestelijke directie die het AEO-certificaat heeft verleend, schorst de status van de geautoriseerde marktdeelnemer in de
volgende gevallen :
a) wanneer niet-naleving van de voorwaarden en criteria van
afgifte van een AEO-certificaat wordt vastgesteld;
55
b) wanneer zij voldoende redenen heeft om aan te nemen dat
zich feiten hebben voorgedaan die tot een strafrechtelijke vervolging
aanleiding geven en die verband houden met een overtreding van de
douanewetgeving door de geautoriseerde marktdeelnemer. Het betreft in dit geval elke ernstige strafrechtelijke overtreding van de
douanewetgeving zoals bepaald in de §§ 19, e en 36 en 37 hiervoor.
Indien de overtreding wordt beschouwd als van weinig belang
in verhouding tot het aantal en de omvang van de douaneactiviteiten
van de geautoriseerde marktdeelnemer en de overtreding geen twijfel
heeft doen ontstaan over diens goede trouw, kan de betrokken gewestelijke directie echter beslissen de AEO-status niet te schorsen.
Schorsingsprocedure in geval van niet-naleving van de
voorwaarden en criteria van afgifte van het AEO-certificaat
Onmiddellijke schorsing in geval van tekortkoming voor de openbare
veiligheid, de volksgezondheid of het milieu
72. Wanneer de gewestelijke directie weet dat de houder van
een door haar verleend AEO-certificaat één (of meerdere) van de
voorwaarden en/of één (of meerdere) criteria van afgifte van het
AEO-certificaat niet meer naleeft, onderzoekt zij, vóór alles, de impact van de tekortkoming(en) voor de openbare veiligheid, de volksgezondheid en milieu. Indien de aard of de omvang van de bedreiging het vereist, stuurt de gewestelijke directie een voorstel tot
schorsing samen met de nodige motivatie naar de Cel Certificering AEO voor de Centrale Administratie. Als de Cel Certificering AEO onverwijld bevestigt schorst de gewestelijke directie onmiddellijk de status van geautoriseerde marktdeelnemer en verwittigt, door middel van EOS (zie § 3 bis hiervoor), zonder verwijl de
douaneautoriteiten van de andere lidstaten van de schorsing.
Om de aard en de omvang van de bedreiging te bepalen, voert
de Coördinator Bedrijfsrisico opnieuw een volledige audit van de geautoriseerde marktdeelnemer uit, rekening houdend met de nieuwe
elementen waarover hij beschikt.
Suppl. 2
56
73. De onmiddellijke schorsing van zijn AEO-status wordt
zonder verwijl aan de marktdeelnemer betekend met een gemotiveerde beslissing, verzonden met een per post aangetekende brief.
Ter zake is het recht om gehoord te worden (1) niet van toepassing
maar de beslissing komt wel in aanmerking voor administratief beroep (1).
Uitgestelde schorsing
74. Indien de aard en de omvang van het in § 72 hiervoor bedoelde bedreiging een onmiddellijke schorsing van de AEO-status
niet rechtvaardigt, deelt de gewestelijke directie die het AEO-certificaat heeft afgegeven haar conclusies mee aan de marktdeelnemer
met een per post aangetekende brief. De mededeling heeft uitwerking op de derde werkdag volgend op de postdatum van de aangetekende brief en komt niet in aanmerking voor administratief beroep.
75. De betrokken marktdeelnemer beschikt over een termijn
van dertig kalenderdagen vanaf de datum van uitwerking van de
mededeling om de situatie te regulariseren en/of zijn standpunt kenbaar te maken.
76. Indien de marktdeelnemer, binnen de in § 75 hiervoor bedoelde termijn, ten genoegen van de gewestelijke directie afdoende
verklaringen bezorgt en/of de nodige maatregelen heeft genomen om
de tekortkomingen op te lossen, wordt de schorsingsprocedure stopgezet. In het tegenovergesteld geval deelt de gewestelijke directie
zonder verwijl de marktdeelnemer met een gemotiveerde beslissing
per aangetekende brief mede dat zijn status van geautoriseerde
marktdeelnemer wordt geschorst voor een periode van dertig kalenderdagen vanaf het verstrijken van de in § 75 bedoelde termijn van
dertig dagen.
Gedurende deze schorsingstermijn kan de marktdeelnemer :
a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te
regulariseren;
_____________________________
(1) Zie de omzendbrief “Recht van administratief beroep
Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 D.I. 800.50 van 22 november 2000.
Suppl. 2
57
b) hetzij aantonen dat de tekortkomingen kunnen geregulariseerd worden indien de schorsingstermijn wordt verlengd;
c) hetzij administratief beroep aantekenen tegen de schorsingsbeslissing;
d) hetzij niet reageren op gevaar af dat zijn AEO-certificaat
wordt ingetrokken (zie de §§ 84 tot 87 hierna).
De douaneautoriteiten van de andere lidstaten van de EU worden, door middel van EOS (zie § 3 bis hiervoor), onverwijld in kennis gesteld van deze schorsing.
In het onder b) hiervoor bedoelde geval schorst de gewestelijke directie de status van geautoriseerde marktdeelnemer nogmaals voor dertig kalenderdagen en stelt de betrokkene hiervan in
kennis per aangetekende brief.
Schorsingsprocedure in geval van ernstige strafrechtelijke
overtreding van de douanewetgeving
Onmiddellijke schorsing
77. Wanneer de geautoriseerde marktdeelnemer een ernstige
strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving heeft gepleegd
en deze niet als van weinig belang kan worden beschouwd of twijfel
doet ontstaan over de goede trouw van de dader (zie § 71 hiervoor),
onderzoekt de gewestelijke directie voor alles de invloed van de
overtreding op de veiligheid en zekerheid van de burgers, op de
volksgezondheid en op het leefmilieu. Indien de aard en de omvang
van de bedreiging het vereist, schorst de gewestelijke directie
onmiddellijk de status van geautoriseerde marktdeelnemer voor de
ganse duur van de rechtzaak en stuurt zonder verwijl een gemotiveerde beslissing naar de houder van het certificaat. Terzake is het
recht om gehoord te worden (1) niet van toepassing maar de
beslissing komt in aanmerking voor administratief beroep.
_____________________________
(1) Zie de omzendbrief “Recht van administratief beroep
Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 D.I. 800.50 van 22 november 2000.
Suppl. 2
58
De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door
middel van EOS (zie § 3 bis hiervoor), onverwijld in kennis gesteld
van de schorsing.
Onder einde van de rechtszaak dient te worden verstaan :
- hetzij het ogenblik van de veroordeling, wanneer alle middelen van beroep uitgeput zijn;
- hetzij op het tijdstip van aanvaarding van een minnelijke
schikking.
Uitgestelde schorsing
77/1. Indien de aard en de omvang van de in § 77 hiervoor bedoelde bedreiging een onmiddellijke schorsing van de AEO-status
niet rechtvaardigt, deelt de gewestelijke directie die het AEO-certificaat heeft afgegeven haar conclusies mee aan de marktdeelnemer
met een per post aangetekende brief. De mededeling heeft uitwerking op de derde werkdag volgend op de postdatum van de aangetekende brief en komt niet in aanmerking voor administratief beroep.
77/2. De betrokken marktdeelnemer beschikt over een termijn
van dertig kalenderdagen vanaf de datum van uitwerking van de
mededeling om zijn standpunt kenbaar te maken.
77/3. Indien de marktdeelnemer, binnen de in § 77/2 hiervoor
bedoelde termijn, ten genoegen van de gewestelijke directie afdoende verklaringen bezorgt, wordt de schorsingsprocedure stopgezet. In
het tegenovergesteld geval deelt de gewestelijke directie zonder verwijl de marktdeelnemer met een gemotiveerde beslissing per aangetekende brief mede dat zijn status van geautoriseerde marktdeelnemer wordt geschorst gedurende de ganse duur van de gerechtelijke
procedure (zie § 77, 3° alinea hiervoor). Deze beslissing komt in
aanmerking voor administratief beroep (1).
_____________________________
(1) Zie de omzendbrief “Recht van administratief beroep
Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 D.I. 800.50 van 22 november 2000.
Suppl. 2
59
Gedeeltelijke schorsing
78. Wanneer de houder van een AEOF-certificaat niet meer
voldoet aan de passende veiligheidsnormen (zie de §§ 43 tot 46 hiervoor) maar nog steeds voldoet aan de andere criteria voor het verlenen van een AEO-certificaat (zie de §§ 35 tot 42 hiervoor), kan hij
gedeeltelijke schorsing vragen van zijn status van geautoriseerde
marktdeelnemer en kan hem een AEOC-certificaat worden afgeleverd.
Ter zake schorst de gewestelijke directie die het AEOF-certificaat heeft afgeleverd de status van de geautoriseerde marktdeelnemer AEOF voor een termijn van dertig kalenderdagen vanaf de
datum van aanvraag van de gedeeltelijke schorsing en betekent die
schorsing aan de marktdeelnemer met een per post aangetekende
brief. Indien deze marktdeelnemer het uitdrukkelijk heeft gevraagd,
kan hem een AEOC-certificaat worden afgeleverd.
De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door
middel van EOS (zie § 3 bis hiervoor), onverwijld in kennis gesteld
van de schorsing van het AEOF-certificaat en, in voorkomend geval,
van de afgifte van een AEOC-certificaat.
79. Gedurende de schorsingstermijn kan de marktdeelnemer :
a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te
regulariseren;
b) hetzij aantonen dat hij opnieuw aan de veiligheidsnormen
zal kunnen voldoen indien de schorsingstermijn wordt verlengd;
c) hetzij de intrekking van het geschorste certificaat vragen
(zie de §§ 90 tot 93 hierna).
80. De schorsing kan geannuleerd worden onder de voorwaarden van de §§ 86 tot 89 hierna. Ter zake wordt het AEOF-certificaat
weer ingesteld en het AEOC-certificaat ingetrokken.
Suppl. 2
60
Schorsing van de status op vraag van de geautoriseerde marktdeelnemer
81. Zoals voorzien in § 70 hiervoor kan de houder van een
AEO-certificaat de schorsing van zijn status van geautoriseerde
marktdeelnemer vragen door een schriftelijke aanvraag hiertoe te
richten aan de gewestelijke directie die het certificaat heeft afgeleverd, waarin wordt verduidelijkt tegen welke datum hij opnieuw
zal kunnen voldoen aan de criteria en alle voorziene maatregelen met
opgave van het tijdschema van hun bewerkstelliging.
82. Onmiddellijk na ontvangst van de aanvraag schorst de gewestelijke directie de status van geautoriseerde marktdeelnemer voor
de gevraagde periode en betekent die schorsing aan de marktdeelnemer met een per post aangetekende brief.
De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden, door
middel van EOS (1), onverwijld in kennis gesteld van de schorsing
van het AEO-certificaat.
83. Gedurende de schorsingstermijn kan de marktdeelnemer :
a) hetzij de nodige maatregelen nemen om zijn situatie te
regulariseren;
b) hetzij aantonen dat hij opnieuw aan de voorwaarden zal
kunnen voldoen indien de schorsingstermijn wordt verlengd. In dit
geval kan de gewestelijke directie een redelijke bijkomende termijn
toekennen voor zover de marktdeelnemer te goeder trouw is. De
toekenning van de verlenging wordt aan de marktdeelnemer betekend met een per post aangetekende brief. De douaneautoriteiten van
de andere lidstaten worden, door middel van EOS (1), onverwijld in
kennis gesteld van de verlenging van de schorsingstermijn.
c) hetzij de intrekking van het geschorste certificaat vragen
(zie de §§ 90 tot 93 hierna).
_____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 2
61
84. De schorsing kan geannuleerd worden onder de voorwaarden van de §§ 86 tot 89 hierna.
Gevolgen van de schorsing
85. Krachtens artikel 14 vicies van het CTW is de schorsing :
a) niet van invloed op douaneregelingen die reeds waren begonnen toen de schorsing inging en die nog niet beëindigd zijn;
b) niet automatisch van invloed op vergunningen die zonder
verwijzing naar het AEO-certificaat zijn verleend, tenzij de redenen
van de schorsing ook relevant zijn voor die vergunningen. Er dient,
geval per geval, onderzocht te worden of aan de voorwaarden, eigen
aan de verleende douanevergunningen, nog altijd wordt voldaan en,
indien niet, die vergunningen in te trekken met een gemotiveerde
beslissing die zich onderscheidt van de beslissing tot schorsing van
de status van geautoriseerde marktdeelnemer;
c) niet automatisch van invloed op vergunningen voor het
gebruik van douanevereenvoudigingen die op grond van het AEOcertificaat zijn verleend en waarvoor nog aan de voorwaarden wordt
voldaan. Eveneens dient hier, geval per geval, onderzocht te worden
of aan de voorwaarden, verbonden aan de vergunningen voor het
gebruik douanevereenvoudigingen, nog altijd wordt voldaan en,
indien niet, die vergunningen in te trekken met een gemotiveerde
beslissing die zich onderscheidt van de beslissing tot schorsing van
de status van geautoriseerde marktdeelnemer.
Annulering van de schorsing
Annulering van een schorsing wegens niet-naleving van de
voorwaarden en criteria voor afgifte van een AEO-certificaat
86. De bevoegde gewestelijke directie annuleert de schorsing
wegens niet-naleving van de voorwaarden en criteria voor afgifte
van een AEO-certificaat :
62
- indien de marktdeelnemer, binnen de termijn (zie de §§ 75
en 76 hiervoor), de nodige maatregelen heeft genomen om de tekortkomingen die tot de schorsing hebben geleid, te verhelpen
EN
- indien de Coördinator Bedrijfsrisico, na een audit van de
door de marktdeelnemer genomen maatregelen, een gunstig advies
heeft gegeven voor de annulering van de schorsing.
87. De gewestelijke directie stelt de marktdeelnemer per gewone post in kennis van de annulering van de schorsing.
De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden eveneens, door middel van EOS (zie § 3 bis hiervoor), onverwijld in
kennis gesteld van deze annulering van de schorsing.
Annulering van een schorsing wegens ernstige strafrechtelijke
overtreding van de douanewetgeving
88. De bevoegde gewestelijke directie annuleert de schorsing
wegens ernstige strafrechtelijke overtreding van de douanewetgeving
in de volgende gevallen :
a) wanneer de rechtszaak beëindigd is en de houder van het
geschorste certificaat onschuldig wordt bevonden;
b) wanneer de rechtszaak beëindigd is en er door de aard van
de veroordeling wordt vastgesteld dat de vervolgde overtreding geen
ernstige overtreding van de douanewetgeving is;
c) wanneer de rechtszaak beëindigd is en er wordt vastgesteld
dat de vervolgde overtreding een ernstige overtreding van de
douanewetgeving is, maar dat men de overtreding van weinig belang
in verhouding tot het aantal en de omvang van de douaneactiviteiten
van de geautoriseerde marktdeelnemer kan achten en zij geen twijfel
heeft doen ontstaan over diens goede trouw.
Suppl. 2
63
89. De gewestelijke directie stelt de marktdeelnemer per gewone post in kennis van de annulering van de schorsing.
De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden eveneens, door middel van EOS (zie § 3 bis hiervoor), onverwijld in
kennis gesteld van die annulering van de schorsing.
INTREKKING VAN HET AEO-CERTIFICAAT
Gehele intrekking
90. Artikel 14 tervicies van het CTW regelt de intrekking van
een AEO-certificaat. Over het algemeen wordt een AEO-certificaat
ingetrokken hetzij wanneer de houder het uitdrukkelijk vraagt, hetzij
wanneer de status van geautoriseerde marktdeelnemer geschorst is en
het na afloop van de schorsingsprocedure niet mogelijk is de schorsing te annuleren :
a) hetzij omdat de marktdeelnemer niet de nodige maatregelen heeft genomen binnen de toegestane termijn om aan de tekortkomingen die tot de schorsing hebben geleid, te verhelpen;
b) hetzij omdat de marktdeelnemer na afloop van de gerechtelijke procedure betreffende een ernstige overtreding van de douanewetgeving dienovereenkomstig wordt veroordeeld of een minnelijke
schikking aanvaardt en de vervolgde overtreding niet kan worden
beschouwd als van weinig belang in verhouding tot het aantal en de
omvang van diens douaneactiviteiten of twijfel heeft doen ontstaan
over diens goede trouw.
91. De gewestelijke directie die het AEO-certificaat heeft afgeleverd betekent de intrekking met een per post aangetekende brief
aan de houder. De intrekking wordt van kracht de dag volgend op de
betekening en komt in aanmerking voor administratief beroep (1).
De aandacht wordt erop gevestigd dat het noodzakelijk is de intrekking te betekenen onmiddellijk na het einde van de, eventueel verlengde, schorsingstermijn van de status van geautoriseerde marktdeelnemer.
_____________________________
(1) Zie de omzendbrief “Recht van administratief beroep
Dwangbevel” nr. D.C. 89.500 D.I. 800.50 van 22 november 2000.
Suppl. 2
64
92. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden
eveneens, door middel van EOS (1), onverwijld in kennis gesteld van
de intrekking van het AEO-certificaat.
93. De intrekking van het AEO-certificaat doet de marktdeelnemer alle, eraan verbonden directe voordelen verliezen en de betrokken marktdeelnemer kan binnen de drie jaar na de intrekking
geen nieuwe aanvraag voor AEO-certificering indienen, behalve :
- indien de intrekking werd verleend op verzoek van de geautoriseerde marktdeelnemer;
- indien de intrekking volgt op een door de marktdeelnemer
aangevraagde schorsing en deze niet de nodige en toereikende maatregelen heeft genomen tijdens de schorsingsperiode.
94. Indien de gehele intrekking volgt op een gedeeltelijke
schorsing dient het vervangend AECO-certificaat (zie de §§ 78 tot 80
hiervoor) eveneens te worden ingetrokken en dienen de douaneautoriteiten van de andere lidstaten, door middel van EOS (1), ervan
onverwijld in kennis te worden gesteld.
Gedeeltelijke intrekking
Zonder voorafgaande gedeeltelijke schorsing
95. Krachtens artikel 14 tervicies, § 2, 2° alinea van het CTW
levert de gewestelijke directie die een AEOF-certificaat heeft
afgeleverd automatisch een vervangend AEOC-certificaat af ingeval
van gedeeltelijke intrekking van het AEOF-certificaat, gerechtvaardigd door het feit dat de houder van dit certificaat aan de geeigende veiligheidsnormen (zie de §§ 43 tot 46 hiervoor) niet meer
voldoet.
_____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 2
65
96. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden
door middel van EOS (1), onverwijld in kennis gesteld van de gedeeltelijke intrekking van het AEOF-certificaat en van de afgifte van
het AEOC-certificaat.
Met voorafgaande gedeeltelijke schorsing
97. Ingeval van gedeeltelijke intrekking van een gedeeltelijk
geschorst AEOF-certificaat, blijft het vervangend AEOC-certificaat,
afgeleverd tijdens de gedeeltelijke schorsingsprocedure (zie § 78
hiervoor), behouden.
98. De douaneautoriteiten van de andere lidstaten worden,
door middel van EOS (1), onverwijld in kennis gesteld van de gedeeltelijke intrekking van het AEOF-certificaat.
SLOTBEPALINGEN
Inwerkingtreding
99. Deze instructie treedt in werking op 1 januari 2008.
Voor de Administrateur-generaal Douane en accijnzen :
De Auditeur-generaal van financiën a.i.,
G. CAPIAU
_____________________________
(1) Zie § 3 bis hiervoor.
Suppl. 2
AANVRAAG VAN EEN AEO-CERTIFICAAT
EUROPESE
Federale Overheidsdienst
GEMEENSCHAP
FINANCIEN
BELASTINGEN EN
INVORDERING
Administratie der douane en
accijnzen
1. Aanvrager
Bestemd voor de douane
2. Rechtsvorm van de aanvrager
3. Datum van oprichting
4. Adres
5. Plaats waar de voornaamste activiteiten worden uitgeoefend
8. BTW-nummer
7. Correspondentieadres
9. Identificatienummer bedrijf
10. Wettelijk registratienummer
11. Soort certificaat dat wordt aangevraagd
AEO-Certificaat - Douanevereenvoudigingen
AEO-Certificaat - Veiligheid
AEO-Certificaat - Douanevereenvoudigheden/Veiligheid
12. Economische sector
13. Lidstaat/lidstaten waar douanegerelateerde activiteiten worden uitgeoefend
14. Douanekantoren van grensoverschrijding
15. Reeds toegekende vereenvoudigingen of faciliteiten, certificaten als bedoeld in artikel 14 duodecies, lid 4
16. Kantoor waar douanedocumenten worden bewaard
17. Kantoor dat alle douanedocumenten kan bezorgen
18. Kantoor waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden
19.
Datum : ………………………………………………
Handtekening :…………………….……………
Naam : ………………………………………..
Functie :: ……………………………………...
Aantal bijlagen : ……………………………………
BIJLAGE I
6. Contacpersoon (naam, telefoon, fax, e-mail)
BIJLAGE I bis
EUROPESE
GEMEENSCHAP
Federale Overheidsdienst FINANCIEN
Algemene Administratie
der douane en accijnzen
TOELICHTINGEN BETREFFENDE DE
AANVRAAG VOOR EEN AEO-CERTIFICAAT
Deze nota werd uitgewerkt om de aanvrager te helpen de aanvraag voor een AEO-certificaat in te vullen.
De aanvraag moet verplichtend de in het aanvraagformulier
en de in de bijlagen 1 tot 11 gevraagde inlichtingen bevatten.
Algemene opmerkingen
1. De aanvrager moet alle gevraagde inlichtingen verstrekken.
Indien nodig kunnen bepaalde in het aanvraagformulier gevraagde
inlichtingen eveneens onder de vorm van lijsten, tabellen, enz. worden verstrekt. Die bijlagen moeten duidelijk verwijzen naar het vak
van het aanvraagformulier waarop ze betrekking hebben.
2. Het verstrekken van onduidelijke of onvolledige inlichtingen kan enkel de toekenning van het AEO-certificaat vertragen of
in gevaar brengen.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 2)
3. Het verstrekken van valse inlichtingen kan, zonder voorafgaande kennisgeving noch schadeloosstelling, de weigering van het
AEO-certificaat of de intrekking van een bestaand certificaat met
zich meebrengen.
4. Iedere in België ingediende aanvraag moet worden opgesteld overeenkomstig de Belgische taalwetten. Terzake zijn de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 houdende de
coördinatie van de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken
(M.B. van 2 augustus 1966) van toepassing.
5. Indien inlichtingen worden verstrekt in een andere taal dan
die van de aanvraag, dient een vertaling van die inlichtingen in de
taal van de aanvraag te worden bijgevoegd.
6. De aanvrager, die nog vragen zou hebben voor het opmaken van de aanvraag, kan zich wenden tot de gewestelijke directie
der douane en accijnzen van het ambtsgebied waar hij is gevestigd.
De lijst van de informatie-ambtenaren van de gewestelijke directies
der douane en accijnzen kan geraadpleegd worden via Internet, op
het adres : http://www.fiscus.fgov.be/interfdanl/nl/site/contact.htm
Het aanvraagformulier
Vak 1 : Aanvrager
De volledige naam vermelden van de marktdeelnemer die de
aanvraag indient.
- Voor een rechtspersoon, de huidige benaming van de vennootschap invullen.
- Voor een fysiek persoon, de naam en voornamen invullen.
Suppl. 1
BIJLAGE I bis (blz. 3)
- Voor een vereniging van personen die de bevoegdheid hebben om juridische daden te stellen zonder over het wettelijk statuut
van rechtspersoon te beschikken, de namen en voornamen van de
fysieke personen en/of de huidige benaming van de vennootschap
die de vereniging vormen, aanduiden.
Vak 2 : Rechtsvorm
De rechtsvorm vermelden die gebruikt is op het ogenblik van
de aanvraag tot AEO-certificering vermelden.
Voor wat betreft de ter staving bij de aanvraag te voegen
documenten, moet men zich schikken naar bijlage 1 bij de aanvraag.
Vak 3 : Datum van oprichting
In cijfers de dag, de maand en het jaar van oprichting vermelden onder de vorm --/--/-Rechtspersonen moeten de datum van oprichting van de vennootschap opgeven zoals vermeld in de in het Belgisch Staatsblad
gepubliceerde oprichtingsakte.
Verenigingen van personen die bevoegd zijn om juridische
daden te stellen zonder over het wettelijk statuut van rechtspersoon
te beschikken, moeten de datum van oprichting van de vereniging
vermelden.
Fysieke personen moeten de datum van het activeren van het
BTW-nummer meedelen.
BIJLAGE I bis (blz. 4)
Vak 4 : Adres
Rechtspersonen moeten het volledig adres (met inbegrip van
het land) vermelden van de maatschappelijke zetel van de onderneming op het ogenblik van de aanvraag tot AEO-certificering.
Verenigingen van personen die bevoegd zijn om juridische
daden te stellen zonder over het wettelijk statuut van rechtspersoon
te beschikken, moeten het volledig adres (met inbegrip van het land)
van de hoofdzetel van de vereniging op het ogenblik van de aanvraag
tot AEO-certificering vermelden.
Fysieke personen moeten het volledig adres van hun hoofdverblijfplaats (met inbegrip van het land) op ogenblik van de aanvraag tot AEO-certificering meedelen.
Vak 5 : Plaats waar de hoofdactiviteiten van het bedrijf worden
verricht
Het volledig adres (met inbegrip van het land), waar uw
hoofdactiviteiten plaatsvinden, vermelden.
Vak 6 : Contactpersoon
De volledige naam, het telefoon- en het faxnummer en het
e-mailadres vermelden van de persoon die u als te raadplegen contactpersoon door de douaneautoriteiten aanduidt bij het onderzoek
van uw aanvraag.
Die contactpersoon moet in staat zijn de noodzakelijke bijzonderheden m.b.t. alle aspecten van de aanvraag te verstrekken of te
verzamelen.
Eveneens de contactgegevens opgeven van een andere persoon die in staat is de hoofdcontactpersoon bij diens afwezigheid te
vervangen.
BIJLAGE I bis (blz. 5)
Voor elke in België ingediende AEO-aanvraag dient er altijd
een in België gevestigde contactpersoon te worden aangeduid en dit
ongeacht het land van vestiging van de aanvrager.
Vak 7 : Correspondentieadres
Dit vak enkel invullen als het correspondentieadres m.b.t. de
aanvraag voor AEO-certificering verschilt van het adres opgegeven
in vak 4.
Vak 8 : BTW-nummer(s)
Uw BTW-nummer vermelden.
Als u aansprakelijk vertegenwoordiger bent voor één of meerdere belastingplichtigen die niet in België zijn gevestigd, waarvoor
u douaneactiviteiten verricht, vermeldt u ook het BTW -nummer
toegekend aan die buitenlandse vestiging(-en).
Als u, in de hoedanigheid van aansprakelijk vertegenwoordiger, houder bent van een globaal BTW-nummer (nummer dat begint met 796.5… of 796.6…), vermeldt u dit globaal nummer als u
douaneactiviteiten verricht voor de personen die u vertegenwoordigt onder dit nummer.
Vak 9 : Identificatienummer van het bedrijf
Vermeld hier uw EORI-nummer (Economic Operator’s
Registration and Identification) (zie omzendbrief nr. D.D. 290.686
van 15 mei 2009 – D.I. 500).
Suppl; 2
BIJLAGE I bis (blz. 6)
Vak 10 : Wettelijk registratienummer
Het betreft het registratienummer toegekend door het registratiekantoor van de onderneming. Dit vak dient niet te worden ingevuld als de aanvrager gevestigd is in België. In het tegenovergestelde
geval, als u beschikt over een wettelijk registratienummer dat verschilt van het(de) nummer(-s) opgegeven in de vakken 8 en 9, dient
u het vak in te vullen.
Vak 11 : Soort certificaat dat wordt gevraagd
Het vak overeenstemmend met uw keuze aanduiden met een
kruis.
Vak 12 : Economische sector
Hier de NACE code van uw hoofdactiviteit(-en) vermelden
en, in voorkomend geval, van uw secundaire activiteit(-en) [zie Verordening (EEG) nr. 3037/90 van de Raad van 9 oktober 1990 betreffende de statistische nomenclatuur van de economische activiteiten
in de Europese Gemeenschap (PB L 293 van 24 oktober 1990)] en de
activiteit(-en) in bijlage 3 van de aanvraag uitgebreider beschrijven.
Elektronisch adres : http://eur-lex.europa.eu
Suppl. 1
BIJLAGE I bis (blz. 7)
Vak 13 : Lidstaat(-aten) waar douanegerelateerde activiteiten (*)
worden uitgeoefend
De ISO alpha-2 code(s) van de betreffende Lidstaat(-aten)
vermelden.
elektronisch adres :
http://publications.europa.eu/code/nl/nl-5000600.htm
Te vervolledigen indien :
a) een deel van de geschriften en/of de douanedocumenten
worden bewaard in een andere lidstaat (art. 14 quinquies, § 3 van het
CTW);
b) u beschikt over een opslagfaciliteit onder douanetoezicht in
een andere lidstaat (art. 14 quinquies, § 4 van het CTW);
c) u beschikt over andere bedrijfsruimten in een andere lidstaat (art. 14 quinquies, § 4 van het CTW);
_____________________________
(*) Onder douanegerelateerde activiteit verstaat men alle activiteit in verband met de douanewetgeving die als volgt gedefinieerd
wordt :
- het geheel van communautaire bepalingen en de bepalingen
die werden genomen ter uitvoering van de communautaire reglementering tot regeling van de invoer, de uitvoer, de doorvoer en het verblijf van goederen die het onderwerp uitmaken van het handelsverkeer tussen de lidstaten en derde landen, evenals tussen de lidstaten
voor wat betreft goederen die niet de communautaire status hebben
in de zin van artikel 9, § 2 van het verdrag tot oprichting van de
Europese Gemeenschap of waarvoor de voorwaarden voor verwerving van de communautaire status het voorwerp uitmaken van controle of bijkomend onderzoek;
- het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair
niveau in het kader van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek en
de specifieke reglementeringen genomen ten opzichte van goederen
die het resultaat zijn van de verwerking van landbouwproducten;
- het geheel van bepalingen vastgesteld op communautair vlak
voor wat betreft de geharmoniseerde accijnzen en de belasting op de
toegevoegde waarde van toepassing op de invoer, evenals de nationale bepalingen die ze in werking stellen.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 8)
d) u verricht douaneactiviteiten in een andere lidstaat.
Vak 14 : Informatie m.b.t. grensoverschrijding
Hier de douanekantoren van ingang in en uitgang uit het
douanegebied van de Europese Gemeenschap, over het algemeen gebruikt voor het verzenden van uw goederen, aanduiden.
Link :
http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_consultation_location.
jsp?Lang=nl
Vak 15 : Reeds toegekende vereenvoudigingen of faciliteiten,
certificaten als bedoeld in artikel 14 duodecies, paragraaf 4
1) Als u reeds geniet van douanevereenvoudigingen, verduidelijk de aard ervan en de overeenstemmende douaneprocedure en
vermeld het nummer, de datum en de autoriteit van afgifte van de
betrokken vergunning.
De gevraagde inlichtingen moeten met de volgende aanduidingen worden verstrekt :
a) duid de betrokken douaneregeling(en) aan met behulp van
de overeenstemmende letter(s), gebruikt in het opschrift van de
kolom (A tot K) om de douaneprocedure te identificeren in de tabel
van Bijlage 37, Titel I, punt B van de toepassingsbepalingen van het
communautair douanewetboek zoals gewijzigd door Verordening (EG) nr. 2286/2003 van de Commissie van 18 december 2003
(P.B. EU nr. L 343 van 31 december 2003) (1). Het betreft de volgende letters :
_____________________________
(1) Zie de geconsolideerde versie via http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:2003R2286:2006
0101:NL:PDF&bsci_scan_bc7119cf5383d5aa3=Hgdc8+oeDInwCB
kFvURdfSjybi8VAAAAVNIJSA==&bsci_scan_filename=LexUriServ.do
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 9)
A : Uitvoer/verzending;
B : Bijzondere regeling voor de toekenning van restituties
voor vlees zonder been van volwassen mannelijke runderen of voor
bepaalde rundvleesconserven;
C : Wederuitvoer na plaatsing onder een economische
douaneregeling andere dan het stelsel van douane-entrepots (actieve
veredeling, tijdelijke invoer, behandeling onder douanetoezicht);
D : Wederuitvoer na opslag in douane-entrepots;
E : Passieve verdeling;
F : Douanevervoer;
G : Communautair karakter van de goederen;
H : In het vrije verkeer brengen;
I : Plaatsing onder een economische douaneregeling andere
dan passieve veredeling en douane-entrepot (actieve veredeling
(schorsingssysteem), tijdelijke invoer, behandeling onder douanetoezicht;
J : Plaatsing in douane-entrepot van het type A, B, C, E of F;
K : Plaatsing in douane-entrepot van het type D.
b) duid de aard van de douanevereenvoudiging(en) aan waarvan u geniet voor elke betrokken douaneprocedure. Het begrip
douanevereenvoudiging moet in de ruime zin worden geïnterpreteerd
en omvat alle douanefaciliteiten die u schriftelijk werden toegekend
door de Algemene administratie der douane en accijnzen. Worden in
het bijzonder bedoeld :
Suppl. 1
BIJLAGE I bis (blz. 10)
- de vereenvoudigde procedures inzake de aangifte. Deze
procedure kunt u aanduiden met de overeenkomende code(s) die
voorkomen in bijlage 38, Titel II, Vak 1, tweede deelvak van de
toepassingsbepalingen van het communautair douanewetboek zoals
gewijzigd door Verordening (EG) nr. 2286/2003 van de Commissie
van 18 december 2003 (P.B. EU nr. L 343 van 31 december 2003) (1). Het betreft de volgende codes :
- B voor de onvolledige aangifte (vereenvoudigde procedure,
artikel 76, § 1, a van het communautair douanewetboek) ;
- C voor de vereenvoudigde aangifte (vereenvoudigde procedure, artikel 76, § 1, b van het communautair douanewetboek) ;
- D voor de normale aangifte (normale procedure, artikel 62
van het communautair douanewetboek) vooraleer de aangever zijn
goederen kan aanbieden;
- E voor de onvolledige aangifte (zoals bedoeld onder B)
vooraleer de aangever zijn goederen kan aanbieden;
- F voor de vereenvoudigde aangifte (zoals bedoeld onder C)
vooraleer de aangever zijn goederen kan aanbieden;
- Z voor de aanvullende aangifte in het kader van de vereenvoudigde procedure bedoeld in artikel 76, § 1, c van het communautair douanewetboek;
- de vereenvoudigde procedures inzake douanevervoer;
- de vereenvoudigde procedures inzake oorsprong;
-…
c) nummer, datum en autoriteit van afgifte van douanevereenvoudiging(en).
_____________________________
(1) Zie de geconsolideerde versie via http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:2003R2286:2006
0101:NL:PDF&bsci_scan_bc7119cf5383d5aa3=Hgdc8+oeDInwCB
kFvURdfSjybi8VAAAAVNIJSA==&bsci_scan_filename=LexUriServ.do
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 10/2)
Voorbeeld :
H - Z - Vergunning vereenvoudigde procedure bij aankomst
en/of vertrek en domiciliëring nr. D. 56941 van 19 februari 2007 van
de gewestelijke directie der douane en accijnzen te Bergen.
2) Als u houder bent van andere vergunningen dan die genoemd onder voornoemd cijfer 1), somt u die afzonderlijk op door
het geven van de volgende bijzonderheden: benaming en soort vergunning, nummer, datum en instantie van afgifte.
Voorbeeld :
Vergunning actieve veredeling, systeem inzake schorsing,
type globalisatie nr. D.D. 111.111 / 551.1513.7 van 13 september 2007 Brussel, Centrale Administratie DA.
3) Als u houder bent van één of meerdere in artikel 14 duodecies, § 4, van de Toepassingsbepalingen van het Communautair
douanewetboek genoemde certificaat(-aten), vermeld de soort en het
nummer van het(de) certificaat(-aten).
Terzake, kan het gaan om :
- ofwel een internationaal erkend veiligheidscertificaat, afgeleverd op basis van internationale overeenkomsten;
- ofwel een Europees veiligheidscertificaat, afgeleverd op
basis van de communautaire wetgeving;
- ofwel een internationale norm van de internationale Organisatie der normen (ISO-normen);
Suppl. 3
BIJLAGE I bis (blz. 10/3)
- ofwel een Europese norm van instellingen betreffende Europese normalisatie (ECN-normen - Europees Comité voor de normalisatie, ECNELEK-normen voor elektrotechnische normalisatie,
ETSI-normen - Europees Instituut voor normen over telecommunicatie).
Vak 16 : Kantoor dat de douanedocumentatie beheert
Hier de volledige gegevens van de dienst van uw onderneming (met inbegrip van de nummers van de lokalen) waar al uw
geschriften(documenten) en archieven bewaard worden, vermelden.
Indien u dit beheer uitbesteedt binnen de Europese Gemeenschap, de volledige gegevens (naam, adres, contactpersoon, telefoon,
fax, e-mail) van het betreffende privé kantoor vermelden.
Vak 17 : Kantoor belast met het leveren van de douanedocumentatie
Niet invullen tenzij de inlichtingen verschillen van deze genoemd in vak 16.
Vak 18 : Kantoor waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden
Hier de volledige gegevens van de dienst (met inbegrip van
de nummers van de lokalen) vermelden waar uw hoofdboekhouding
wordt gehouden.
Indien u dit beheer uitbesteedt binnen de Europese Unie, de
volledige gegevens (naam, adres, land, contactpersoon, telefoon, fax,
e-mail) van het betreffende kantoor vermelden.
Suppl. 1
BIJLAGE I bis (blz. 11)
Indien de registratie en het opslaan van uw boekhoudkundige
gegevens worden verricht buiten de Europese Unie, vermeldt u, naar
gelang het geval, de volledige gegevens van de dienst die toegang
heeft tot het geheel van uw hoofdboekhouding.
Vak 19 : Naam, datum en handtekening van de aanvrager; aantal bijlagen
De aanvraag moet ondertekend zijn door een persoon die bevoegd is om de aanvrager rechtsgeldig te vertegenwoordigen ten
overstaan van de overheid (een kopie van het proces-verbaal van de
algemene vergadering of een kopie van de beslissing van de raad van
bestuur betreffende de meest recente benoeming van de vertegenwoordigers of van de administrateurs bijvoegen, en indien een
andere persoon de aanvraag ondertekent en indient moet een volmacht opgemaakt overeenkomende met het model dat voorkomt in
bijlage A eveneens worden toegevoegd).
De inhoud van de bij de aanvraag te voegen
Bijlagen 1 tot 11
De aanvrager dient de hiernavolgende bijlagen ter staving van
zijn aanvraag te verstrekken. Iedere bij de aanvraag gevoegde bijlage
moet de voor die bijlage gevraagde inlichtingen bevatten.
Bijlage 1 :
- Overzicht van de voornaamste eigenaars/aandeelhouders,
met opgave van hun naam en adres en hun respectieve participatie
in de onderneming.
- Overzicht van de leden van de raad van bestuur.
- Hebben de eigenaars eerdere geschillen gehad met de
douaneautoriteiten ?
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 12)
Deze bijlage moet bevatten :
1. De financiële structuur van het bedrijf in de vorm van een
organigram. Het betreft de structuur waarbinnen de marktdeelnemer
zich situeert in relatie tot diegenen die aandeelhouder zijn van zijn
vennootschap en in relatie tot zijn participaties in andere vennootschappen (%).
Het organigram moet volgende gegevens bevatten :
- voornaamste eigenaars en aandeelhouders = diegene die een
participatie van minimum 5 % bezitten;
- participaties van de aanvrager in andere vennootschappen;
- vermelding van respectievelijke participaties.
Een lijst met de namen en adressen van de voornaamste eigenaar(s) en aandeelhouders dient te worden bijgevoegd.
Voorbeeld van organigram :
Naam van de
eigenaar
Naam van de
aandeelhouder
% aandelen in bezit
Identificatie van
de aanvrager
% aandelen in bezit
% aandelen in bezit
% aandelen in bezit
Betreffende
vennootschap
of filiaal
Betreffende
vennootschap
of filiaal
Betreffende
vennootschap
of filiaal
BIJLAGE I bis (blz. 13)
2. Een kopie van de bijlagen van het Belgisch Staatsblad met
de oprichtingsakte van de vennootschap alsook, in voorkomend geval, een kopie van de bijlagen van het Belgisch Staatsblad met de
wijzigingen van die oprichtingsakte. Bij gebreke hiervan, kunnen die
kopieën worden vervangen door een kopie van de notariële akte die
de oprichting van de vennootschap vaststelt en, in voorkomend geval, van de akte houdende de gedane wijzigingen.
Wanneer de aanvrager een niet in België gevestigde vennootschap is, dient elk officieel document m.b.t. de oprichting en de
samenstelling van de raad van bestuur van de vennootschap te worden bijgevoegd.
3. Een kopie van de jaarrekeningen van de laatste drie jaar (of
van de beschikbare jaarrekeningen indien een vestiging minder dan
drie jaar bestaat), als de aanvrager een filiaal is van een vennootschap naar buitenlands recht.
4. Een uittreksel uit het strafregister van de aanvrager, evenals
in voorkomend geval, van de wettelijke vertegenwoordiger in
douanezaken (1).
Wanneer de aanvrager een rechtspersoon is, zal hij een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen bij de aanvraag voegen. In het geval van een wettelijke vertegenwoordiger in
douanezaken, zijn de maatregelen vermeld onder alinea b) hieronder
van toepassing.
Wanneer de aanvrager een rechtspersoon is, moet hij bij zijn
aanvraag voegen :
a) een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen, opgesteld op zijn naam
EN
b) een uittreksel uit het strafregister op naam van zijn wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken (1). Het zal gaan om :
- hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een
rechtspersoon is;
- hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een natuurlijke persoon is;
_____________________________
(1) Zie § 19, e, verwijzing 1, van onderhavige instructie.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 14)
- hetzij een uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voor elke natuurlijke persoon rechtstreeks betrokken
bij het dagelijks beleid van de activiteiten indien de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken een vereniging van personen is die
als handelsbekwaam wordt erkend zonder de wettelijke status van
rechtspersoon te bezitten.
Indien de aanvrager een vereniging van personen is die als
handelsbekwaam wordt erkend zonder de wettelijke status van
rechtspersoon te bezitten, moet hij bij zijn aanvraag een uittreksel
voegen uit het centraal strafregister van natuurlijke personen voor
elke natuurlijke persoon rechtstreeks betrokken bij het dagelijks beleid van zijn activiteiten. In voorkomend geval zijn de bepalingen
van punt b) van de vorige alinea betreffende de wettelijke vertegenwoordiger in douanezaken (1) van de vereniging van toepassing.
Het uittreksel uit het centraal strafregister van rechtspersonen
moet door de betrokken persoon worden aangevraagd bij de Federale
Overheidsdienst Justitie, DG Rechterlijke Organisatie, Dienst
Centraal Strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel, ofwel per
brief, ofwel per fax via het nummer 02/557 27 82, ofwel via e-mail
naar [email protected].
Het uittreksel uit het centraal strafregister van natuurlijke
personen moet door de betrokken persoon worden aangevraagd bij
het gemeentebestuur van zijn woonplaats.
De natuurlijke personen die niet in België gevestigd zijn,
moeten hun gerechtelijk verleden bewijzen dmv het voorleggen van
een officieel document van hun land van woonplaats of, bij gebrek
aan een dergelijk document, een verklaring op erewoord volgens het
hierna genoemde model, dat behoorlijk voor echt werd verklaard.
“Verklaring op erewoord
Ik ondergetekende ....................................................................
(naam, voornaam, adres, geboortedatum), verklaar op
erewoord dat ik nog nooit veroordeeld ben geweest voor een ernstige
strafrechterlijke overtreding in verband met mijn economische
activiteit.
Gedaan te ................ , op ..........................
(voor echt verklaarde handtekening)”
_____________________________
(1) Zie § 19, e, verwijzing 1, van onderhavige instructie.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 15)
Bijlage 2 :
Naam van de persoon verantwoordelijk voor het beheer van
de douanegerelateerde zaken in de onderneming van de aanvrager.
De genoemde persoon in deze bijlage is niet noodzakelijk dezelfde als deze in vak 6 van de aanvraag. Het betreft de contactpersoon in uw onderneming die verantwoordelijk is voor het vervullen
van de douaneformaliteiten.
Behalve de naam van deze persoon, ook zijn gegevens binnen
de onderneming (dienst, telefoon, fax, e-mail) vermelden en zijn
functie beschrijven.
Bijlage 3 :
Beschrijving van de economische activiteiten van de aanvrager.
Op gedetailleerde wijze uw economische activiteiten beschrijven door met name de code van de nomenclatuur der activiteiten
NACE - BEL te specifiëren (die nomenclatuur kan worden geraadpleegd op het volgend elektronisch adres :
http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/publicatie
s_kbo/nacebel_2008.jsp
Bijlage 4 :
- Bijzonderheden over de plaats van de verschillende bedrijfsruimten van de aanvrager en korte beschrijving van de activiteiten op elke locatie.
- Bijzonderheden over de hoedanigheid onder dewelke de
aanvrager en elke locatie handelen binnen de toeleveringsketen: in
eigen naam en voor eigen rekening of in eigen naam en voor
rekening van een derde of in naam en voor rekening van een
derde.
Die bijlage moet de volgende inlichtingen bevatten.
1. Wanneer uw onderneming bestaat uit verschillende vestigingseenheden (exploitatiezetels) die noodzakelijkerwijs handelen
onder hetzelfde BTW-nummer, het adres en de activiteiten van elk
van betreffende vestigingsplaatsen vermelden.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 16)
2. Als u (voor uw eigen rekening of voor rekening van een
derde) goederen onder douaneverband op één plaats of plaats(-en)
andere dan de voornoemde heeft, het adres van deze plaats(-en)
specifiëren en vermeldt onder welke douaneregelingen(-en) en onder
welke douanevergunning(-en) (nummer, datum, instantie van afgifte,
titularis van de vergunning) die goederen daar zijn.
3. Uw stroom van goederen (bestellingen, aankopen, leveringen, verkopen,…) beschrijven door het verduidelijken van de verschillende actoren die tussenbeide komen binnen de internationale
logistieke keten en aanduiden :
- de stroom documenten die overeenstemt met elke stroom
aan goederen ;
- voor iedere eenheid van de vestiging opgenoemd onder
voornoemd nummer 1 en die medebepalend is voor de logistieke
keten, en of die eenheid handelt :
a) in eigen naam en voor eigen rekening;
b) in eigen naam maar voor rekening van een derde;
c) in naam en voor rekening van een derde.
Gebruik daartoe de onderstaande tabel en vink de van toepassing zijnde hoedanigheid van handelen aan.
Naam van uw
vennootschap
Adres van
de
plaats
In uw
eigen
naam en
voor
eigen
rekening
In uw
eigen
naam en
voor
rekening
van een
derde
In naam
en voor
rekening
van een
derde
PRODUCENT (1)
IMPORTEUR (1)
EXPORTEUR (1)
DOUANEEXPEDITEUR (1)
VERVOERDER (1)
EXPEDITEUR (1)
GROUPEUR (1)
TERMINALEXPLOITANT (1)
ENTREPOSEUR (1)
ANDERE (1)
_____________________________
(1) Voor meer informatie betreffende deze rol, zie bijlage IV bis,
punt 1.1.4.
Suppl. 3
BIJLAGE I bis (blz. 17)
Het zal misschien noodzakelijk zijn om meerdere tabellen in
te vullen als meerdere vestigingsplaatsen verschillende functies uitoefenen (vb een vestigingsplaats produceert, een tweede vestigingsplaats slaat de goederen op,…) en in verschillende hoedanigheden.
Goederenstroom : omschrijf uw verschillende goederenstromen en de eventuele verbanden. Om deze bijlage te verduidelijken,
laat u leiden door het onderstaande voorbeeld.
Producent
Land
Verband
Vervoer
Entrepot
Verdeling
Behandeling
Vervoer
Goederen
over zee,
via de lucht
Verbruiker
Voor elke goederenstroom dient u te vermelden : de naam of
namen van de verschillende factoren sinds, bijvoorbeeld, de plaats
van vervaardiging tot de plaats van verbruik of tenminste deze die u
kent en/of beheerst.
Bijlage 5 :
Verduidelijkingen bij eventuele banden tussen de aanvrager
en ondernemingen waar hij producten koopt en/of verkoopt.
Verduidelijk als u relaties heeft met uw handelspartners in de
zin van artikel 143 van de Toepassingsbepalingen van het communautair douanewetboek. De tekst bedoeld bij het artikel wordt hierna
weergegeven :
“Artikel 143
1. Met het oog op de toepassing van de bepalingen van
titel II, hoofdstuk 3, van het wetboek en de bepalingen van de huidige
titel, worden personen gezien als verbonden :
Suppl. 1
BIJLAGE I bis (blz. 18)
a) als de ene deel uitmaakt van de directie of de Raad van
Bestuur van de onderneming van de andere en omgekeerd;
b) als ze de juridische hoedanigheid hebben van vennoten;
c) als de ene werknemer is van de andere;
d) als een persoon op de één of andere manier, rechtstreeks of
onrechtstreeks 5 % of meer aandelen of uitgegeven aandelen met
stemrecht bezit, controleert of op zijn naam heeft van de één en de
andere;
e) als één onder hen rechtstreeks of onrechtstreeks de andere
controleert;
f) als beiden rechtstreeks of onrechtstreeks gecontroleerd
worden door een derde persoon;
g) als ze samen, rechtstreeks of onrechtstreeks, een derde persoon controleren;
h) als ze lid zijn van dezelfde familie. Personen zijn pas lid
van dezelfde familie als ze met elkaar verbonden zijn door één van
hierna genoemde relaties :
- echtgenoot en echtgenote,
- ascendanten en descendanten, in directe lijn in de eerste
graad,
- broers en zussen (of halfbroers of halfzusters),
- ascendanten en descendanten, in directe lijn in de tweede
graad,
- nonkel of tante en neef of nicht,
BIJLAGE I bis (blz. 19)
- schoonouders en schoonzoon of schoondochter,
- schoonbroers en schoonzussen.
2. Met het oog op de toepassing van de huidige titel, zijn de
personen die zakelijk verbonden zijn met elkaar, door het feit dat de
één agent, verdeler of exclusief concessionnaris is, wat de werktoewijzing ook is van de andere, pas verbonden met elkaar als ze
voldoen aan één van de criteria opgenoemd in paragraaf 1.
Bijlage 6 :
Beschrijving van de interne organisatie van de onderneming
van de aanvrager. Eventuele documenten m.b.t. de functies/competenties van ieder departement bijvoegen.
Een kort overzicht geven van de interne structuur van uw
onderneming (organigram van de organisatie van uw onderneming)
waarbij de verschillende departementen of afdelingen worden gespecifieerd en zorgvuldig een fiche naar het model in bijlage B voor elk
departement of deel invullen.
Bijlage 7 :
Aantal werknemers in zijn totaliteit en per afdeling.
Het totaal aantal door een arbeidscontract gebonden personen
dat u tewerkstelt vermelden en dit aantal volgens de verschillende
departementen of afdelingen van uw onderneming opdelen.
Preciseer eveneens, in voorkomend geval, het totaal aantal
tijdelijke arbeidskrachten en deel dit aantal op volgens de verschillende departementen of afdelingen van uw onderneming.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 20)
Bijlage 8 :
- Naam van de voornaamste leidinggevenden (algemene
directeurs, afdelingschefs, hoofd van de boekhouding, hoofd van
de afdeling douanezaken, enz).
- Beschrijving van de procedures die normaal voorzien zijn
als een bevoegde werknemer tijdelijk of permanent afwezig is.
Om de audit van uw onderneming te vergemakkelijken, een
fiche naar het model in bijlage C invullen.
Bijlage 9 :
- Naam en functie van de personen met specifieke douanekennis binnen de onderneming van de aanvrager.
- Evaluatie van het kennisniveau van die personen inzake
het gebruik van informatietechnologie op het vlak van de douaneen de handelsprocedures en inzake algemene zakelijke aangelegenheden.
De fiche naar het model in bijlage D vervolledigen.
De inlichtingen van deze bijlage zullen toelaten de betrouwbaarheid van de werknemers op de logistieke en douanewerkposten
binnen de onderneming in te schatten aan de hand van de keuze van
de criteria die uw onderneming in aanmerking neemt om personen
voor die gevoelige werkposten aan te wijzen.
BIJLAGE I bis (blz. 21)
Bijlage 10 :
Aanvaarding of weigering van publicatie van informatie die
voorkomt op het AEO-certificaat op de lijst van de erkende
marktdeelnemers genoemd in artikel 14 quinvicies, § 4, van de toepassingsbepalingen van het Communautair douanewetboek.
Het betreffende artikel voorziet dat de Europese Commissie
de raadpleging, via het internet, zal toelaten van een Europese gegevensbank waarin alle handelaren zijn opgenomen, die over het
statuut van erkend marktdeelnemer beschikken alsmede de status van
die erkenning (geldigheid, opheffing, intrekking,…).
De verklaring naar het model voorkomende in bijlage E invullen.
Bijlage 11 :
Toestemming voor het uitwisselen van informatie van het
AEO-certificaat met de douaneautoriteiten van derde landen in het
kader van de akkoorden van wederzijdse erkenning (enkel bij
AEO F en AEO S).
In het kader van de wederzijdse erkenning van de AEOprogramma’s door de Europese Unie en derde landen, is het nodig
dat de douanediensten van de partnerlanden over voldoende informatie betreffende hun verschillende geautoriseerde marktdeelnemers
beschikken. Het is essentieel om informatie voor de geautomatiseerde marktdeelnemer uit te wisselen; de geldigheid van het AEOstatuut is bijvoorbeeld een vereist gegeven binnen deze uitwisseling.
De uitgewisselde data zullen uitsluitend worden gebruikt met het oog
op de uitvoering van de wederzijdse erkenning van de AEO-programma’s.
Uw instemming met de uitwisseling van uw AEO-gegevens
met de douanediensten van derde landen in het kader van akkoorden
van wederzijdse erkenning dient algemeen te zijn en niet voor
specifieke landen te gelden. Niettemin, gezien de Europese wetgeving betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband
met de verwerking van persoonsgegevens, mogen de douaneautoriteiten van de Europese Unie enkel uw gegevens uitwisselen na een
evaluatie van het niveau van gegevensbescherming in het derde land
om ze te kunnen verzekeren dat het een voldoende hoog beschermingsniveau gebruikt.
Suppl. 2
BIJLAGE I bis (blz. 22)
Indien u geen instemming wenst te geven, zullen uw AEOgegevens met geen enkel van de derde landen waarmee de Europese
Unie een akkoord inzake wederzijdse erkenning gesoten heeft worden uitgewisseld.
Wanneer u wel toestemming geeft, heeft u het recht om dit op
ieder ogenblik in te trekken, door middel van een brief naar uw
startercoördinator. De intrekking van uw instemming zal evenwel
betekenen dat u niet langer aanspraak kunt maken op de voordelen
van de wederzijdse erkenning. De instrekking zal ook een algemeen
karakter hebben, dit betekent dat de uitwisseling van uw AEOgegevens met alle partnerlanden in het kader van de wederzijdse
erkenning zal stoppen.
U kan ook op ieder ogenblik uw toestemming geven na de
aflevering van het certificaat.
Vervolledig de verklaring in bijlage F. Deze bijlage moet
ondertekend worden door de persoon die ook de AEO-aanvraag
ondertekend heeft.
Suppl. 2
AANVRAAG VOOR AEO - CERTIFICERING
VOLMACHT VOOR DE ADMINISTRATIE DER DOUANE ET ACCIJNZEN
(Zie toelichtingen commentaar bij vak 19 van de aanvraag)
I - Kader voorbehouden aan de lastgever (van de volmacht)
Ondergetekende, .............................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
(volledige gegevens van de aanvrager zoals vermeld in vak 1 van de aanvraag tot AEO - certificering),
vertegenwoordigd door ………………………………………………….....(naam en voornaam),
wettelijk handelend in de hoedanigheid van………………………(president-directeur, beheerder, administrateur, …)
om me rechtsgeldig te vertegenwoordigen voor de overheid,geeft hierbij volmacht aan ..............................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
............................................(-als de gevolmachtigde een persoon is die bezoldigd wordt door de lastgever; zijn naam,
voornaam en functie vermelden;
- indien de gevolmachtigde een persoon is die niet bezoldigd wordt door de lastgever, vermelden :
- als het een rechtspersoon betreft : de benaming, juridisch statuut en adres)
om in mijn naam mijn aanvraag tot AEO - certificering in te dienen en te ondertekenen.
Gedaan te…………………………, op ………………………………
De lastgever,
(handtekening)
II - Kader voorbehouden aan de gevolmachtigde
Ondergetekende ..............................................................................................................................................................
............................................ [als de gevolmachtigde een fysiek persoon is, zijn naam, voornaam en rijksregisternummer vermelden - als de gevolmachtigde een rechtspersoon is, de benaming, juridisch statuut alsook de
gegevens van de fysieke persoon (naam, voornaam, functie en rijksregisternummer) vermelden en een kopie van het
proces-verbaal van de algemene vergadering of een kopie van de beslissing van de raad van bestuur betreffende de
meest recente benoeming van de vertegenwoordigers of van de administrateurs bijvoegen die toelaten de rechtspersoon rechtsgeldig te vertegenwoordigen voor de overheid]
aanvaardt de huidige volmacht.
Gedaan te ………………………….., op ……………………………….
(handtekening)
BIJLAGE A
- als het een fysieke persoon betreft: zijn naam, voornaam en adres vermelden;
AANVRAAG VOOR AEO - CERTIFICERING
FICHE MET BETREKKING TOT BIJLAGE 6 VAN DE AANVRAAG
Interne organisatie van de onderneming
Naam van de firma :
BTW-nummer :
Nr. ………. (het nummer van de fiche vermelden, in relatie met het geheel van de fiches bijlage 6 die bij de aanvraag
gevoegd zijn, voorbeelden : 1/1 indien één fiche - 1/12, 2/12, … indien 12 fiches)
Departement / Afdeling
Benaming van het departement of de afdeling :
Beschrijving van de bevoegdheden van het departement of de afdeling :
Naam en voornaam
E-mailadres
Telefoon
GSM
Fax
:
:
:
:
:
Beschrijving van de bevoegdheid van de verantwoordelijke :
Bijzonderheden van de afwezigheden (deeltijds, …) :
Plaatsvervanger van de verantwoordelijke van het departement of de afdeling
Naam en voornaam
E-mailadres
Telefoon
GSM
Fax
:
:
:
:
:
Beschrijving van de bevoegdheid van de plaatsvervanger :
Bijzonderheden van de afwezigheden (deeltijds, …) :
BIJLAGE B
Suppl. 1
Verantwoordelijke van het departement of de afdeling
AANVRAAG VOOR AEO - CERTIFICERING
FICHE MET BETREKKING TOT BIJLAGE 8 VAN DE AANVRAAG
Naam van de voornaamste leidinggevenden
Naam van de firma :
BTW-nummer :
Interne functies
Verantwoordelijke
(naam en voornaam)
Vervanger
(naam en voornaam)
DOUANE
Bepalen van de goederencode van de
goederen volgens het douanetarief
Bepalen van de oorsprong van de ingevoerde/uitgevoerde goederen
Bepalen van de douanewaarde en de
grondslag voor de BTW-heffing van
de ingevoerde goederen
Het opstellen of controleren (indien
opgesteld door douane-expediteurs)
van de douaneaangiften
Beheer van de invoer/uitvoervergunningen (indien goederen onderworpen aan een vergunning)
INFORMATICA
Ontwikkeling van software
Testen
Operationele aspecten
Noodprocedures (bewaren en herstel
van gegevens)
Veiligheid van de informatica-systemen (niet geoorloofde indringing
en toegangscontrole tot de systemen
en gegevens)
BOEKHOUDING
Houden van een financiële administratie (boekhouding)
Nazicht en controle van de algemene
boekhouding
Houden van een analytische boekhouding (industriële)
BIJLAGE C
Controle van de oorsprong van de ingevoerde/uitgevoerde goederen
Verantwoordelijke
(naam en voornaam)
Interne functies
Vervanger
(naam en voornaam)
GOEDEREN
Verantwoordelijke voor de logistiek
(transport en opslag van goederen)
Verantwoordelijke voor de inventaris
(permanente opnemingen en opnemingen voor de jaarrekeningen)
Controle van de ontvangst van de
goederen
Controle van het fabricatieproces
(kwantitatieve en kwalitatieve aspecten)
Controle van leveringen
VEILIGHEID
Verantwoordelijke voor de veiligheid
van de vestigingen (machines, gebouwen, terreinen, sleutels,…)
AANWERVING EN OPLEIDING
Aanwerving van personeel
Aanstelling van onderaannemers voor
bepaalde diensten (transport, veiligheid, schoonmaak, onderhoud,…)
Verantwoordelijke van de interne
controle (in het algemeen en in verhouding tot alle opgesomde functies)
Suppl. 1
BIJLAGE C (blz. 2)
INTERNE CONTROLE
Voor iedere persoon die voorkomt in de voormelde lijst betreffende de functies, de volledige gegevens in de
hiernavolgende tabel opgeven
Naam
Voornaam
Telefoonnr.
GSM
Fax
E-mail
Adresse
(indien
verschillend
van dit van de
onderneming)
BIJLAGE D
AANVRAAG VOOR AEO - CERTIFICERING
FICHE MET BETREKKING TOT BIJLAGE 9 VAN DE AANVRAAG
Naam van de firma :
BTW-nummer :
● Naam en functie van de personen met specifieke bevoegdheden op douanevlak in de organisatie van de onderneming van de aanvrager.
● Evaluatie van het kennisniveau van deze personen inzake het gebruik van informaticatechnologie op douane- en commercieel vlak en op algemene vragen van commerciële aard.
Voor de personen die moeten worden vermeld met bevoegdheden die u als specifiek beoordeelt, vermelden :
●
Het kennisniveau in hun domein (de waardeschaal wordt overgelaten aan uw appreciatie).
● De bron van hun kennis : de reden waarom deze persoon een specifieke kennis heeft in het domein (niet noodzakelijkerwijs schooldiploma, maar ook bijzondere interne of
externe opleiding, persoonlijke loopbaan …).
Deze bijlage moet ons toelaten, al naar gelang de soort van vraag, een beroep te doen op de volgende u meest bekwame persoon.
Naam, voornaam en
functie
Als voorbeeld
Evaluatie kennis van
informatica technologie
Evaluatie douanekennis
- interne douane opleiding
Evaluatie commerciële
kennis
- zijn hoog niveau, geëigende opleiding + bijwerken geen
avondcursus + autodidactisch
- maken van het programma van de stockfiches voor het
entrepot (centraal beheer)
- aan de top voor programmatie technologie (XML,
HTML, JAVA)
Suppl. 1
AANVRAAG VOOR AEO - CERTIFICERING
VERKLARING MET BETREKKING TOT BIJLAGE 10 VAN DE AANVRAAG
Naam van de firma :
BTW-nummer :
VERKLARING
Ik ondergetekende,
Naam, voornaam
:
………………………………………………………………………
Functie
:
………………………………………………………………………
Gedaan te …………………, op ………………………
Handtekening
(deze verklaring moet verplicht ondertekend worden door dezelfde persoon als deze die de aanvraag tot AEO-certificering heeft ondertekend en die gemachtigd is om in naam de firma verplichtingen aan te gaan/de firma te verbinden
ten overstaan van de overheid)
(*) Schrappen wat niet past.
BIJLAGE E
Verklaar hierbij de publicatie van gegevens over de firma op de lijst van de erkende marktdeelnemers (toepassing van artikel 14 quinvicies, § 4, van de Toepassingsbepalingen van het communautair douanewetboek) te
aanvaarden (*) – weigeren (*).
BIJLAGE 11 bij de aanvraag van een AEO-certificaat
Naam AEO-bedrijf
Straat en nummer
Postcode en plaats
Land
EORI-nummer
Transcriptie van de AEO-gegevens voor wederzijdse erkenning (1)
Transcriptie naam AEO-bedrijf
Transcriptie straat en nummer
Transcriptie postcode en plaats
Suppl. 2
Ik ondergetekende, vertegenwoordiger van het hierboven genoemde AEO-bedrijf, geef toestemming voor de uitwisseling van de AEO-gegevens met de partnerlanden van de EU inzake wederzijdse erkenning.
Het is ondergetekende bekend dat hij zijn toestemming te allen tijde kan intrekken door middel van een schriftelijke
kennisgeving.
Transcriptie van bovenstaande AEO-gegevens
Ik ondergetekende, vertegenwoordiger van het hierboven genoemde AEO-bedrijf, stem in met bovenstaande transcriptie
van de AEO-gegevens, indien nodig door mij aangepast.
Datum
Naam en functie
_____________________________
(1) Om de gegevensuitwisseling mogelijk te maken, moet de EU waar nodig de desbetreffende AEO-gegevens
weergeven in de tekens van het 26-letterige standaardalfabet. Cyrillische letters, specifieke tekens zoals accenten
boven of onder letters, of letters die geen deel uitmaken van het standaardalfabet van 26 letters (Latin 1), kunnen in
sommige landen niet in het ICT-systeem ingevoerd worden. U dient de handelspartners in de betrokken partnerlanden te adviseren in hun contacten met de betreffende douanediensten (bv. in hun douaneaangiften) gebruik te
maken van deze transcriptie van de naam en het adres van uw vennootschap.
Link : http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf
BIJLAGE F
Instemming met de uitwisseling van AEO-gegevens met de partnerlanden van de EU voor wederzijdse erkenning
AEO-CERTIFICERING - VERKLARING VAN DE AANVRAGER (1)
Naam van de aanvrager (naam van de vennootschap en BTW nr.)
Naam, voornaam van de ondertekenaar van de AEO-aanvraag en zijn functie
Ondergetekende verklaart hierbij :
1. dat wij op de hoogte zijn van de reglementering betreffende de status van geautoriseerd marktdeelnemer (hierna AEO) (2);
2. dat wij voldoen aan de relevante criteria en voorwaarden, vastgesteld in de in cijfer 1 hiervoor bedoelde reglementering;
4. dat wij ons er toe verbinden om alle nodige interne controlemaatregelen te nemen om te blijven voldoen aan de voorwaarden, criteria en vereisten die het voortbestaan van ons statuut van geautoriseerde marktdeelnemer verzekeren;
5. dat wij er ons toe verbinden om op eigen initiatief de Algemene administratie der douane en accijnzen in kennis te
stellen van elke wijziging die een invloed kan hebben op onze aanvraag voor AEO-certificering of, na afgifte van het
certificaat, op het behoud of de inhoud ervan.
Gedaan te ……………………….., op ………………………..
(Handtekening)
_____________________________
(1) Deze verklaring moet verplicht worden ingevuld en ondertekend door de ondertekenaar van de aanvraag voor
AEO-certificering, gemachtigd om de aanvrager te verbinden tegenover de overheid. Zij moet verplicht worden
voorgelegd met de aanvraag voor AEO-certificering.
(2) Dit status heeft als wettelijke basis :
- artikel 5 bis van het communautair douanewetboek [ingevoegd met Verordening (EG) Nr. 648/2005 van het
Europees Parlement en van de Raad van 13 april 2005 – PB EU L 117 van 4 mei 2005];
- artikel 1, 12) en Titel II bis (artikelen 14 bis tot 14 quinvicies) van de toepassingsbepalingen van het communautair douanewetboek [ingevoegd met Verordening (EG) Nr. 1875/2006 van de Commissie van 18 december 2006 – PB l 360 van 19 december 2006].
BIJLAGE I ter
Suppl. 1
3. dat de informatie die wij gedurende deze procedure van certificering verstrekken een juist en eerlijk beeld geeft van
onze handel en zijn activiteiten evenals van de organisatie en het beleid van onze vennootschap;
Federale
Overheidsdienst
FINANCIEN
Correspondentieadres :
Algemene administratie van de
DOUANE en ACCIJNZEN
uw bericht van
uw kenmerk
ons kenmerk
–
Suppl. 2
Mevrouw, Mijnheer,
Overeenkomstig artikel 14 quater, § 2, tweede alinea van Verordening (EEG) nr. 2454/93 van de Commissie houdende
vaststelling van enkele bepalingen ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 2913 van de Raad tot vaststelling van het
communautair douanewetboek, heb ik de eer u te laten weten dat mijn diensten uw aanvraag voor AEOC/AEOS/
AEOF-certificatie (het overbodige doorhalen) op datum van ……………. hebben aanvaard. Deze datum vormt het
vertrekpunt van de in artikel 14 sexdecies, § 2 van voormelde verordening voorziene termijn van 120 dagen.
Bij toepassing van de AEO certificeringsprocedure wordt uw dossier vandaag overgemaakt aan ......................................
(volledige personalia van de Coördinator Bedrijfsrisico teneinde u boekhoudkundig te controleren in verband met de
normen en criteria van toepassing op geautoriseerde marktdeelnemers.
Hoogachtend.
Voor de gewestelijke directeur der douane en accijnzen,
Handtekening
Naam – Graad - Functie
BIJLAGE II
Aanvaarding van een aanvraag voor AEO-certificering ……
bijlage(n)
BIJLAGE III
Verwijderd.
Suppl. 2
VEILIGHEIDSVERKLARING (1)
opgesteld met het oog op de toekenning van een AEO-certificaat-veiligheid of
AEO-certificaat-douanevereenvoudiging/veiligheid
Naam (vennootschap)
...........................................................................................................................................
Straat
...........................................................................................................................................
Postcode
...........................................................................................................................................
Stad
...........................................................................................................................................
Land
...........................................................................................................................................
Telefoonnummer
...........................................................................................................................................
Elektronisch adres
...........................................................................................................................................
Ondergetekende verklaart hierbij dat :
Suppl. 1
○ zijn vervaardigd, opgeslagen, voorbereid en geladen in beveiligde handelsruimten evenals in beveiligde laad- en
verzendingsruimten;
○ beschermd zijn tegen niet-toegelaten binnendringing bij de productie, de opslag, de voorbereiding, de lading en
het vervoer;
● het personeel ingedeeld bij de productie, de opslag, de voorbereiding, de lading en het vervoer van deze goederen
betrouwbaar is inzake veiligheid;
● de handelspartners, handelend in mijn naam, er van in kennis zijn gesteld dat zij eveneens de veiligheid van de
internationale logistieke keten moeten verzekeren door voormelde maatregelen toe te passen.
Naam van de bevoegde ondertekenaar
................................................
Hoedanigheid
................................................
Handtekening
................................................
Datum van uitgifte
................................................
Stempel van de vennootschap
Deze verklaring werd opgesteld bij de aanvraag van :
Naam (vennootschap)
..............................................................................................................................
Straat
..............................................................................................................................
Postcode
..............................................................................................................................
Stad
..............................................................................................................................
Land
..............................................................................................................................
_____________________________
(1) Overeenkomstig artikel 14 duodecies, § 1, punt e) van de toepassingsbepalingen van het communautair douanewetboek.
BIJLAGE III bis
● dat de goederen die zijn vervaardigd, opgeslagen, verzonden of vervoerd in opdracht van een of meerdere
geautoriseerde marktdeelnemer(s) (AEO) of die zijn geleverd aan een of meerdere AEO of die zijn weggenomen uit
de ruimten van een of meerdere AEO met het oog op levering,
BIJLAGE IV
VRAGENLIJST ZELFBEOORDELING
Opmerking
Het gebruik van deze vragenlijst wordt sterk aangeraden wanneer de aanvrager de behandeling van zijn aanvraag tot het bekomen van een
AEO-certificaat wil vergemakkelijken en versnellen.
Als de aanvrager voor zelfbeoordeling kiest, moet de volledige ingevulde vragenlijst in dezelfde taal als de aanvraag samen met de aanvraag
worden overgelegd en in overeenstemming zijn met de Belgische taalwetten.
AEO-richtlijnen (AEO-gids)
0.1 Opgelet, wij raden u aan om de AEO-guidelines, TAXUD/B2/0472011-Rev.3 van de Europese Commissie, te lezen voor u de AEO-status aanvraagt
(U kunt deze raadplegen via de Europa-website van de Europese Commissie). U kan zich eveneens beroepen op de toelichting bij de vragenlijst
zelfbeoordeling.
0.2 Welke afdelingen zijn betrokken bij de voorbereiding van de aanvraag van de AEO-status, inclusief de bedrijfsleiding ?
1 Informatie over het bedrijf
1.1.
Algemene bedrijfsgegevens
Rekening houdend met het verplichte karakter van de tien bijlagen die opgelijst staan in bijlage I quater van het CTW en het altijd facultatieve
karakter van deze vragenlijst zelfbeoordeling, zullen de antwoorden op vragen 1.1.2 tot 1.1.11 tot nader order verplicht aangeleverd worden
met naleving voor de pertinente bepalingen van bijlage I bis in de instructie voor AEO-certificering (D.I. 509.410).
Als u toestemt de informatie van het AEO-certificaat uit te wisselen met de douanediensten van partnerlanden van de Europese Unie in het
kader van de akkoorden inzake wederzijdse erkenning (enkel voor het AEOF- en AEOS-status), moeten de antwoorden op de punten 1.1.12 en
1.1.13 aangeleverd worden aan de hand van bijlage F tot bijlage I bis in voornoemde instructie.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 2)
1.1.1.
Vermeld de naam, het adres, de datum van oprichting en de wettelijke ondernemingsvorm van het bedrijf dat de AEO-status aanvraagt. Vermeld ook
de URL van de website van uw bedrijf indien van toepassing.
Indien uw bedrijf deel uitmaakt van een groep, vermeld dan of andere entiteiten in de groep :
a) al over een AEO-certificaat beschikken; of
b) de AEO-status hebben aangevraagd en er nu een AEO-controle door een nationale douanedienst uitgevoerd wordt.
1.1.2.
Vermeld de volgende gegevens, indien van toepassing op het bedrijf dat de AEO-status aanvraagt :
a) de gegevens van de hoofdaandeelhouders en het percentage aandelen dat zij bezitten;
b) de gegevens van de bestuursleden en/of directeuren;
c) de gegevens van de raad van advies, indien van toepassing, en de raad van bestuur.
Deze gegevens moeten de volledige naam en adres, de geboortedatum en het nationaal identificatienummer (bv. nummer van hun nationaal
identiteitsbewijs of nationaal verzekeringsnummer) bevatten.
bijlage 1
1.1.3.
Vermeld de naam van de medewerker die verantwoordelijk is voor douanezaken.
De gegevens moeten zijn volledige naam en adres, geboortedatum en nationaal identificatienummer (bv. nummer van zijn nationaal identiteitsbewijs of
nationaal verzekeringsnummer) bevatten.
bijlage 2
1.1.4.
Beschrijf kort de commerciële activiteit/bedrijfsactiviteit. Beschrijf de positie(s) van het bedrijf in de internationale toeleveringsketen : fabrikant van
goederen, exporteur, expediteur, entreposeur, douane-expediteur, vervoerder, importeur, groupeur, terminalexploitant, of een andere positie.
bijlage 3
1.1.5.
Vermeld de locaties van het bedrijf en de daarbij horende adressen, namen, telefoonnummers en e-mailadressen. Beschrijf in het kort de activiteiten die
worden verricht in de volgende locaties (inclusief de locaties in andere lidstaten en derde landen) :
a) de verschillende locaties van het bedrijf dat de AEO-status aanvraagt (vermeld ook het aantal medewerkers per locatie) en
b) de locaties waar “derde partijen” activiteiten uitvoeren die door het bedrijf dat de AEO-status aanvraagt zijn uitbesteed.
bijlage 4
1.1.6.
Koopt u van/verkoopt u aan bedrijven waarmee u verbonden bent ? Ja/Nee
bijlage 5
1.1.7.
Beschrijf de interne organisatiestructuur van uw bedrijf en de taken/verantwoordelijkheden van elke afdeling.
bijlage 6
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 3)
1.1.8.
Geef de namen op van het leidinggevend personeel (directeuren, afdelingshoofden, hoofd van de boekhouding, hoofd van de douaneafdeling,
enzovoort) van het bedrijf en omschrijf kort de regels bij vervanging van de genoemde functies.
bijlage 8
1.1.9.
Hoeveel medewerkers telt het bedrijf ?
1.1.10.
a) Vermeld de namen en de functies van de personen in het bedrijf die over specifieke douane-expertise beschikken.
b) Beschrijf in het kort hun kennisniveau, van de automatisering die gebruikt wordt voor douane, de commerciële processen en overige zakelijke
aangelegenheden.
bijlage 9
1.1.11.
Hierbij geef ik mijn toestemming voor het publiceren van de informatie die op het AEO-certificaat vermeld is in de lijst van geautoriseerde
marktdeelnemers, zoals bedoeld in artikel 14 quinvicies, lid 4 van de bepalingen ter uitvoering van het Communautair Douanewetboek.
Ja/Nee
Zo ja
Handtekening :.................................................................
Bevoegdheid van ondergetekende : .................................
(De ingevulde vragenlijst moet worden ondertekend door een directeur/beherend vennoot/enige eigenaar naar gelang van toepassing)
Datum : ............................................................................
bijlage 10
1.1.12.
Hierbij geef ik mijn toestemming voor de uitwisseling van de informatie in de AEO-autorisatie zodat de tenuitvoerlegging van internationale
overeenkomsten met derde landen inzake de wederzijdse erkenning van de status van geautoriseerde marktdeelnemers en maatregelen met de
veiligheid wordt verzekerd :
Ja/Nee
Zo ja
Handtekening :.................................................................
Bevoegdheid van ondergetekende : .................................
(De ingevulde vragenlijst moet worden ondertekend door een directeur/beherend vennoot/enige eigenaar naar gelang van toepassing)
Datum : ............................................................................
bijlage 11
1.1.13.
Indien u in vak 1.1.12 uw toestemming heeft gegeven voor de wederzijdse erkenning, gelieve dan ook de volgende informatie te verstrekken :
Naam in transliteratie :
Straat en nummer in transliteratie :
Postcode en gemeente in transliteratie :
Hier mogen enkel Latijnse karakters gebruikt worden zoals bepaald in http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf.
bijlage 7
Suppl. 3
bijlage 11
BIJLAGE IV (blz. 4)
1.2.
Omvang van de bedrijfsactiviteiten
1.2.1.
a) Geef de cijfers van de totale jaaromzet van de laatste drie afgesloten jaarrekeningen. Voor een nieuw bedrijf vult u “n.v.t.”in.
b) Geef de cijfers van de jaarlijkse nettowinst of –verlies van de laatste drie afgesloten jaarrekeningen. Voor een nieuw bedrijf vult u “n.v.t.” in.
1.2.2.
Indien u gebruik maakt van opslagfaciliteiten die niet uw eigendom zijn, vermeld dan van wie u de opslagfaciliteiten huurt/least.
1.2.3.
Geef voor elk van de volgende punten het jaarlijkse aantal en de totale waarde van de aangiften die u tijdens de laatste drie jaren hebt ingediend. Voor
een nieuw bedrijf vult u “n.v.t.”in.
● Invoer
● Uitvoer/wederuitvoer
● Douanevervoer
1.2.4.
Geef voor elk van de volgende zaken per jaar het totale bedrag dat u hebt betaald in elk van de afgelopen drie jaar. Voor een nieuw bedrijf vult u
“n.v.t.” in.
● Douanerechten
● Accijnzen
● BTW bij invoer
1.2.5.
a) Verwacht u de komende 2 jaar structurele veranderingen in uw bedrijf ? Ja/nee. Zo ja, beschrijf dan de veranderingen.
b) Verwacht u de komende 2 jaar grote veranderingen in de toeleveringsketen van uw bedrijf ? Ja/nee. Zo ja, beschrijf dan kort de veranderingen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 5)
1.3.
Informatie en gegevens in verband met douaneactiviteiten (Gids, bijlage 2, punt 2.6)
1.3.1.
Beantwoord de volgende vragen :
a) Verricht u douaneformaliteiten in eigen naam en voor eigen rekening ?
b) Wordt u voor douaneformaliteiten door iemand vertegenwoordigd, zo ja door wie en hoe (direct of indirect) ? Vermeld de naam, het adres en het
EORI-nummer van de vertegenwoordiger.
c) Vertegenwoordigt u andere personen voor douaneformaliteiten ? Zo ja, wie en hoe (direct of indirect) ? (Noem de belangrijkste bedrijven).
1.3.2.
a) Hoe en door wie wordt de tariefindeling van goederen beslist ?
b) Welke maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking neemt u om te waarborgen dat de tariefindeling correct is (bv. controles,
waarschijnlijkheidscontroles, interne werkinstructies, periodieke training) ?
c) Bewaart u documentatie over die maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking ?
d) Ziet u geregeld toe op de doeltreffendheid van uw maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking ?
e) Welke bronnen gebruikt u voor de tariefindeling (bv. dabase van stamgegegevens van goederen) ?
1.3.3.
a) Hoe en door wie wordt de douanewaarde vastgesteld ?
b) Welke maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking neemt u om te garanderen dat de douanewaarde correct wordt vastgesteld (bv. controles,
waarschijnlijkheidscontroles, interne werkinstructies, geregelde opleiding, andere maatregelen) ?
c) Ziet u geregeld toe op de doeltreffendheid van uw maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking ?
d) Bewaart u notities over deze maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking ?
1.3.4.
a) Geef een overzicht van de preferentiële of niet-preferentiële oorsprong van de ingevoerde goederen.
b) Welke interne maatregelen hebt u ingevoerd om na te gaan of het land van oorsprong van de ingevoerde goederen correct aangegeven is ?
c) Beschrijf uw procedure(s) voor het opmaken van preferentiebewijzen en certificaten van oorsprong voor de uitvoer.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 6)
1.3.5.
Handelt u in goederen die onderworpen zijn aan antidumpingheffing of compenserende rechten ? Ja/nee
Zo ja, vermeld dan de gegevens van de fabrikant(en) of de/het land(en) buiten de EU, waarvan de goederen aan de bovenvermelde rechten
onderworpen zijn.
2 Staat van dienst op het gebied van het naleven van de voorschriften
[artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 nonies van het CTW, bijlage 1 van de toelichting (bijlage 1 quater van het CTW),
Gids, Deel 2, punt 2.1 en bijlage 2, punt 1]
2.1.
a) Zijn er de laatste drie jaar overtredingen van de douanewetgeving ontdekt in uw bedrijf of door de douanediensten ? Voor een nieuw bedrijf vult u
“n.v.t.” in.
Zo ja, beschrijf dan kort deze overtredingen.
b) Hoe hebt u overtredingen gemeld aan de betreffende overheidsinstanties en welke maatregelen werden er genomen om dergelijke overtredingen in
de toekomst te voorkomen ? Bewaart u documentatie over deze maatregelen ten behoeve van kwaliteitsbewaking ?
2.2.
Zijn er de laatste drie jaar aanvragen voor vergunningen/certificeringen geweigerd of bestaande vergunningen geschorst of ingetrokken wegens
overtredingen van de douanewetgeving ? Ja/nee. Voor een nieuw bedrijf vult u “n.v.t.” in.
Zo ja, hoeveel en om welke redenen ?
3 Boekhouding en logistiek
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 decies van het CTW, Gids, deel 2, punt 2.2 en bijlage 2, punt 2)
3.1.
Controlespoor (audit trail)
(Gids, bijlage 2, punt 2.2)
3.1.1.
Maakt uw administratie een volledig controlespoor van de douaneactiviteiten, fiscaal relevante bewegingen of boekhoudkundige handelingen
mogelijk ?
Zo ja, beschrijf de essentiële kenmerken van dit controlespoor.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 7)
3.2.
Boekhouding
(Gids, bijlage 2, punt 2.1)
3.2.1.
Welk computersysteem (hardware/software) gebruikt u voor uw bedrijf in het algemeen en voor douanezaken in het bijzonder ?
Geef informatie over het volgende :
- functiescheiding tussen ontwikkelings-, test- en productie-omgeving;
- functiescheiding tussen de functies van gebruikers;
- toegangscontroles (welke/voor wie);
- traceerbaarheid van gegevens tussen bedrijfssysteem en aangiftesysteem.
3.2.2.
Is in uw informatiesystemen een onderscheid te maken tussen communautaire en niet-communautaire goederen ? Ja/Nee
Indien het antwoord “ja” luidt, dienen nadere gegevens te worden verstrekt.
3.2.3.
a) Op welke locatie worden uw computeractiviteiten verricht ?
b) Zijn er computerapplicaties uitbesteed ? Zo ja, aan welk bedrijf werden de applicaties uitbesteed en hoe beheert u de toegangscontroles voor de
uitbestede applicaties ?
3.3.
Intern controlesysteem
(Gids, bijlage 2, punt 2.4)
3.3.1
Beschikt u over een beleid voor een beheersingssysteem van de boekhoudafdeling, de inkoopafdeling, de verkoopafdeling, de douaneafdeling, de
productie, het grondstoffen- en goederenbeheer en de logistiek ? Ja/nee.
Zo ja, geef een korte beschrijving en vermeld hoe deze actueel gehouden wordt.
Bijvoorbeeld, activiteiten zoals werkinstructies, opleiding van personeel, instructies voor het controleren op fouten en een systematiek voor tegenlezen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 8)
3.3.2.
Werden uw interne controleprocessen al onderworpen aan een interne/externe audit ? Ja/nee
Omvatte die ook een audit van uw douaneroutines ? Ja/nee.
Zo ja, verstrek dan een kopie van uw recentste auditrapport.
3.3.3.
Beschrijf in het kort de procedures voor het waarborgen van de integriteit van uw computerbestanden (vaste gegevens of stambestanden).
Hoe dekken deze procedures volgens u de volgende risico’s af :
a) onjuiste en/of onvolledige boeking van transacties in het boekhoudsysteem;
b) gebruik van onjuiste permanente of verouderde gegevens zoals artikelnummers en tariefcodes;
c) gebrekkige controle van de bedrijfsprocessen binnen het bedrijf van de aanvrager.
3.4.
Goederenstroom
Gids, bijlage 2, punt 2.5)
3.4.1.
Omschrijf kort de procedures voor administratieve verwerking (fysiek en in het automatiseringssysteem) van de stroom van grondstoffen vanaf de
aankomst van de grondstof, de opslag tot en met de vervaardiging en verzending. Wie voert de administratie en waar wordt zij bewaard ?
3.4.2.
Omschrijf kort de geldende procedures voor de controle van voorraadniveaus, met inbegrip van de frequentie van die controles en de procedures voor
de afhandeling van geconstateerde verschillen (bv. voorraad en inventarisopname) ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 9)
3.5.
Douaneroutines
(Gids, bijlage 2, punt 2.6)
3.5.1.
Beschikt u over gedocumenteerde procedures om de juistheid van douaneaangiftes te verifiëren, aangiften die in uw naam werden ingediend door bv.
een douaneagent of een expediteur inbegrepen ? Ja/nee.
Zo ja, beschrijf dan kort de procedures.
Zo niet, verifieert u de juistheid van de douaneaangifte ? Ja/nee. Zo ja, op welke wijze ?
3.5.2.
a) Heeft uw bedrijf instructies of richtlijnen voor de melding van onregelmatigheden aan de bevoegde instanties (bv. vermoeden van diefstal, inbraak
of smokkelen in verband met douanegerelateerde goederen) ? Zijn deze instructies gedocumenteerd (bv. werkinstructies, handleidingen, andere
leidraden) ?
b) Hebt u in het laatste jaar onregelmatigheden ontdekt (of vermeende onregelmatigheden) en die aan de bevoegde instanties gemeld ? Ja/neen.
3.5.3.
Handelt u in goederen waarop economische handelsvergunningen van toepassing zijn bv. textiel, landbouwproducten ? Ja/nee.
Zo ja, omschrijf dan kort uw procedures voor het beheer van de vergunningen die verband houden met de in- en/of uitvoer van dergelijke goederen.
3.6.
Procedures voor back-up, recovery, fall-back en archivering
(Gids, bijlage 2, punt 2.7)
3.6.1.
Omschrijf kort uw procedures voor back-up, recovery en fall-back, archivering van en het terughalen van gegevens in uw bedrijfsadministratie.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 10)
3.6.2.
Hoe lang worden de gegevens bewaard in het productiesysteem en hoe lang worden deze gegevens gearchiveerd ?
3.6.3.
Beschikt het bedrijf over een continuïteitsplan bij storingen en in/uitvallen van het systeem ? Ja/nee.
3.7.
Bescherming van computersystemen
(Gids, bijlage 2, punt 2.8)
3.7.1.
a) Omschrijf kort de maatregelen die u hebt genomen om te voorkomen dat onbevoegden uw computersysteem binnendringen (firewall,
antivirusprogramma, wachtwoordbeveiliging, enz.) ?
b) Zijn op dit gebied testen uitgevoerd, met welke resultaten en werden er herstelmaatregelen genomen ?
3.7.2.
a) Omschrijf kort hoe toegangsrechten tot de computersystemen worden verstrekt.
b) Wie is er verantwoordelijk voor de werking en beveiliging van het computersysteem ?
3.7.3.
a) Waar bevindt zich uw hoofdserver ?
b) Beschrijf hoe uw hoofdserver beveiligd is.
3.8.
Beveiliging van documentatie
(Gids, bijlage 2, punt 2.9)
3.8.1.
Omschrijf kort welke maatregelen werden genomen om informatie/documenten te beveiligen (bv. beperkte toegangsrechten, het maken van een
elektronische back-up) tegen toegang door onbevoegden, misbruik, opzettelijke vernietiging en verlies ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 11)
3.8.2.
Waren er het laatste jaar gevallen van toegang tot documenten door onbevoegden, en zo ja, welke maatrgelen werden er genomen om te voorkomen dat
dit opnieuw zou gebeuren ?
3.8.3.
Antwoord kort op de volgende vragen :
a) Welke categorieën van medewerkers hebben toegang tot gedetailleerde gegevens over de grondstoffen- en goederenbewegingen ?
b) Welke categorieën van medewerkers zijn bevoegd om deze gegevens te wijzigen ? Worden wijzigingen gedetailleerd vastgelegd ?
3.8.4.
Omschrijf kort welke eisen op het gebied van veiligheid u stelt aan uw handelspartners en andere contactpersonen om misbruik van informatie te
voorkomen (bv. het in gevaar brengen van de toeleveringsketen door ongeoorloofde overdracht van verzendingsgegevens).
4 Solvabiliteit
(artikel 5 bis van het CBW; artikel 14 undecies van het CTW; Gids, deel 2, punt 2.3 en bijlage 2, punt 3)
4.1.
Werd er de voorbije drie jaar een insolventieprocedure ingeleid met betrekking tot de activa van uw bedrijf ? Ja/nee.
Zo ja, gelieve nadere inlichtingen te geven.
4.2.
Had uw bedrijf de voorbije 3 jaar systematisch een gezonde financiële situatie in de betekenis van artikel 14 undecies van het CTW, die het in staat
stelde om aan zijn financiële verplichtingen te voldoen ? Zo ja, verstrek bewijsmateriaal zoals een brief van uw accountant of een accountverslag, een
kopie van uw laatste jaarrekening (indien uw jaarrekening nog niet werd gecontroleerd), een bewijs van uw bank of financiële instelling. Zo niet,
gelieve dit nader toe te lichten.
4.3.
Indien u een pas opgericht bedrijf bent, verstrek dan alle informatie in verband met uw financiële toestand, bv. de meest recente cash flow, de balans
en de winst- en verliesprognoses die door de directeuren/vennoten/enige eigenaar van het bedrijf zijn goedgekeurd.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 12)
4.4.
Is er iets waarvan u weet dat het in de nabije toekomst invloed zou kunnen hebben op uw solvabiliteit ? Ja/nee.
Indien het antwoord “ja” luidt, dienen nadere gegevens te worden verstrekt.
5 Veiligheidseisen
(artikel 5 van het CBW; artikel 14 duodecies van het CTW; Gids, deel 2, punt 2.4)
5.1.
Zelfbeoordeling
(Gids, deel 2, punt 4.1)
5.1.1.
a) Hebt u voor uw bedrijf een risicobeoordeling uitgevoerd ? Ja/nee
b) Is er een veiligheidsplan voor elke vestiging (indien van toepassing) ? Ja/nee
Hoe vaak worden die documenten herzien en bijgewerkt ?
5.1.2.
Omschrijf kort welke veiligheidsrisico’s (binnen het bedrijf of in uw zakelijke omgang met klanten, leveranciers en exerne dienstverleners) u hebt
vastgesteld met betrekking tot de AEO-veiligheidscriteria ?
5.1.3.
Hoe worden veiligheidsmaatregelen in uw bedriijf ingevoerd en gecoördineerd en wie is er verantwoordelijk voor ?
5.1.4.
Indien u over verschillende bedrijfsruimten beschikt, is de uitvoering van de veiligheidsmaatregelen in al deze locaties op elkaar afgestemd ?
Ja/nee
5.1.5.
a) Beschikt u over veiligheidsinstructies ? Hoe worden zij meegedeeld aan uw personeel en aan mensen die uw bedrijfsruimten bezoeken ?
b) Hoe zijn zij gedocumenteerd (handleiding, werkinstructies, informatieblad enz.) ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 13)
5.1.6.
a) Hebben zich het afgelopen jaar veiligheidsincidenten voorgedaan ? Ja/nee.
Zo ja, geef dan een korte omschrijving van de incidenten en welke maatregelen u hebt ingevoerd om herhaling te voorkomen ?
b) Houdt u een administratie bij van veiligheidsincidenten en de genomen maatregelen ? Ja/nee
5.1.7.
a) Is er al een veiligheidscertificering door een andere overheidsdienst voor (vervoers-) veiligheidsdoeleinden ? Ja/nee.
Zo ja, geef dan een kopie van het certificaat en nadere bijzonderheden van de bedrijfsruimten/locaties die het certificaat dekt.
b) Geef een lijst van onafhankelijk geaccrediteerde normen/vergunningen waaraan u voldoet en omschrijf aan welke controles deze normen worden
onderworpen.
5.1.8.
Zijn er bijzondere veiligheidseisen van toepassing op de goederen die u in- of uitvoert ?
5.1.9.
a) Maakt u gebruik van de diensten van een beveiligingsbedrijf ? Zo ja, welk bedrijf ?
b) Heeft dat bedrijf een risicobeoordeling van uw bedrijf gemaakt ? Zo ja, beschrijf kort welke veiligheidsrisico’s zij hebben vastgesteld met
betrekking tot de AEO-veiligheidscriteria ?
5.1.10.
Hebben uw klanten of heeft uw verzekeringsmaatschappij veiligheidseisen aan uw bedrijf gesteld ? Ja/nee
Zo ja, gelieve nadere bijzonderheden te geven.
5.2.
Toegang tot de bedrijfsruimten
(Gids, bijlage 2, punt 4.2)
5.2.1.
a) Omschrijf kort hoe de toegangsprocedure tot uw bedrijfsruimten (gebouwen, productieruimten, entrepots enz.) is geregeld voor het personeel,
bezoekers, andere personen, voertuigen en goederen.
b) Wie controleert of de voorgeschreven procedures worden nageleefd ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 14)
5.2.2.
a) Omschrijf de procedures die moeten worden gevolgd indien een onbevoegde persoon/onbevoegd voertuig in de bedrijfsruimten wordt ontdekt
(terreinen of gebouwen) ?
b) Hoe worden deze procedures meegedeeld aan het personeel (bv. actieplan, handleiding, werkinstructies, opleiding) ?
5.2.3.
Toon voor elke locatie van uw bedrijf die betrokken is bij douanegerelateerde activiteiten een vestigingsplan (bv. plattegrond, schets), aan de hand
waarvan de grenzen, de toegangswegen en de plaats van de gebouwen kunnen worden vastgesteld, indien voorhanden.
5.2.4.
Noem – indien van toepassing – de bedrijven (bv. externe bedrijven, uitbestede bedrijfsonderdelen) die ook in de bedrijfsruimten van elke locatie
gevestigd zijn.
5.3.
Fysieke beveiliging
Gids, bijlage 2, punt 4.3)
5.3.1.
a) Geef een korte omschrijving van de beveiliging van de buitenbegrenzing van het bedrijfsterrein. Hoe wordt de naleving van deze procedures
gecontroleerd ?
b) Hoe, door wie en met welke tussenpozen worden er controles van de omheiningen en gebouwen uitgevoerd ? Hoe worden deze controles en de
resultaten daarvan geregistreerd ?
c) Hoe worden veiligheidsincidenten gemeld en afgehandeld ?
5.3.2.
Beantwoord de volgende vragen :
a) Welke toegangsmogelijkheden zijn er ?
b) Hoe worden deze in het oog gehouden ?
Zijn er beperkingen van de openingsuren van elke toegang ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 15)
5.3.3.
Zijn de bedrijfsruimten voldoende verlicht (bv. continu licht, bewegingssensoren, schemeringsschakelaar) ?
5.3.4.
Hoe is het sleutelbeheer in uw bedrijf georganiseerd (bv. locatie, toegang, aanmelding) ?
Bestaat hierover schriftelijke documentatie ? Ja/nee
5.3.5.
Beantwoord de volgende vragen :
a) Mogen particuliere voertuigen op het bedrijfsterrein of in de bedrijfsruimten geparkeerd worden ?
b) Zo ja, van welke personen ?
c) Wie geeft toestemming ?
d) Worden de voertuigen gecontroleerd (bij de ingang van het bedrijfsterrein of aan de ingang van de parkeerplaats) ?
Bestaat er een schriftelijk reglement ? Ja/nee
5.4.
Laadeenheden (zoals containers, wissellaadbakken, transportdozen)
(Gids, bijlage 2, punt 4.4)
5.4.1.
Is de toegang tot laadeenheden onderworpen aan regels/beperkingen ? Ja/nee
Zo ja, hoe worden die beperkingen afgedwongen ?
5.4.2.
Omschrijf kort welke maatregelen er zijn om toegang door onbevoegdheden en manipulatie met laadeenheden te voorkomen (vooral in open
opslagruimten) (bv. voortdurend toezicht, opleiding van personeel en hen bewust maken van risico’s, verzegelingen, instructies over te volgen
procedures bij toegang door onbevoegden) ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 16)
5.4.3.
a) Maakt u gebruik van verzegelingen om ongeoorloofde manipulatie met goederen te voorkomen ? Zo ja, welke soort ?
Voldoen deze verzegelingen aan specifieke normen (bv. ISO) ?
b) Hoe garandeert u dat er niet met goederen wordt geknoeid indien er geen verzegeling worden gebruikt ?
5.4.4.
Welke controlemaatregelen gebruikt u om laadeenheden te controleren (bv. “zeven-puntscontrole” : voorwand, linkerzijde, rechterzijde, vloer,
plafond/dak, binnen-/buitendeuren, buitenzijde/onderzijde) ?
5.4.5.
Beantwoord de volgende vragen :
a) Wie is de eigenaar/gebruiker van de laadeenheden ?
b) Wie onderhoudt/herstelt de laadeenheden ?
c) Bestaan er periodieke onderhoudsplannen ?
Worden externe onderhoudswerken gecontroleerd ?
5.5.
Logistieke processen
(Gids, bijlage 2, punt 4.5)
5.5.1.
a) Welke vervoermiddelen worden doorgaans door uw bedrijf gebruikt ?
b) Voert uw bedrijf al zijn eigen vervoer uit, of werkt het ook met externe dienstverleners (bv. expediteurs/vervoerders) ?
c) Hoe stelt u vast of de expediteur/vervoerder voldoet aan de vereiste veiligheidsnormen (bv. door middel van een veiligheidscertificaat, verklaringen
of overeenkomsten ?
d) Neemt u andere maatregelen voor uitbestede vervoersactiviteiten met het oog op het voldoen aan veiligheidsnormen ?
Indien van toepassing, schets de aard en de omvang van de maatregelen in dit verband.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 17)
5.6.
Niet-fiscale eisen
(Gids, bijlage 2, punt 4.6)
5.6.1.
a) Handelt u in goederen voor tweeërlei gebruik en/of goederen waarvoor een invoervergunning nodig is of goederen waarvoor uitvoerbeperkingen of
een embargo of andere niet-fiscale eisen gelden ? Zo ja, omschrijf dan kort welke procedures u gebruikt om te garanderen dat de relevante
voorschriften in verband met deze goederen worden nageleefd (bv. beheer van vergunningen, bijzondere verantwoordelijkheden, speciaal opgeleid
personeel enz.) ?
b) Bestaan er in uw bedrijf bijzondere werkinstructies, handleidingen of andere richtsnoeren met betrekking tot dergelijke goederen ? Ja/nee
5.7.
Binnenkomende goederen
(Gids, bijlage 2, punt 4.7)
5.7.1.
a) Omschrijf kort de procedure voor het waarborgen van de veiligheid van binnenkomende goederen.
b) Omschrijf kort hoe het naleven van deze procedures wordt gecontroleerd.
5.7.2.
Zijn uw medewerkers op de hoogte van veiligheidsafspraken met leveranciers, en hoe wordt de naleving daarvan gewaarborgd ?
5.7.3.
a) Omschrijf kort hoe controles van de goede staat van de verzegelingen van binnenkomende goederen worden uitgevoerd.
b) Worden binnenkomende goederen verzegeld, indien daar aanleiding toe is ? Ja/nee
Zo ja, welke procedures/maatregelen worden er toegepast ?
5.7.4.
Worden de binnenkomende goederen op een eenvormige wijze gemarkeerd of in afzonderlijke ruimten opgeslagen ? Ja/nee
Zo ja, hoe worden zij gemarkeerd/waar worden zij opgeslagen ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 18)
5.7.5.
Omschrijf kort het proces voor het tellen en wegen van de binnenkomende goederen.
5.7.6.
Omschrijf kort hoe, wanneer en door wie binnenkomende goederen worden gecontroleerd aan de hand van de begeleidende documenten en in uw
administratie worden geboekt.
5.7.7.
a) Zijn de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de aankoop van goederen, voor de ontvangst van goederen en voor de algemene administratie
duidelijk gescheiden ? Ja/nee
b) Bestaan er samenhangende interne controlemechanismen tussen de afdelingen ? Ja/nee. Zo ja, hoe worden die uitgevoerd ?
5.8.
Opslag van goederen
(Gids, bijlage 2, punt 4.8)
5.8.1.
Omschrijf in welke locaties u ruimten hebt gereserveerd voor de opslag van goederen.
5.8.2.
a) Omschrijf kort de routine voor het toewijzen van een opslagplaats aan binnenkomende goederen.
b) Beschikt u over opslagplaatsen in de openlucht ? Ja/nee. Zo ja, omschrijf deze kort.
5.8.3.
Beschikt u over gedocumenteerde procedures voor het opnemen van de voorraad en de behandeling van onregelmatigheden die worden ontdekt tijdens
het opnemen van de voorraad ? Ja/nee. Zo ja, omschrijf uw procedures in het kort.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 19)
5.8.4.
Worden goederen met een verschillend risiconiveau afzonderlijk opgeslagen ? Ja/nee
a) Omschrijf de criteria voor elke afzonderlijke opslag (bv. gevaarlijke goederen, goederen met een hoge waarde, chemicaliën, wapens).
b) Omschrijf hoe u waarborgt dat de goederen onmiddellijk worden geregistreerd in de logistieke administratie/voorraadadministratie.
5.8.5.
a) Omschrijf kort hoe goederen worden beschermd tegen toegang door onbevoegden tot de opslagruimten.
b) Omschrijf kort hoe de naleving van deze procedures wordt gecontroleerd.
5.8.6.
Indien de opslag van goederen wordt uitbesteed aan een derde/externe dienstverlener, omschrijf dan kort hoe en waar de goederen worden opgeslagen
en welke controlemaatregelen u hanteert om toezicht te houden op de behandeling van goederen.
5.9.
Productie van goederen
(Gids, bijlage 2, punt 4.9)
5.9.1.
a) Omschrijf kort in welke locaties/ruimten de productie van de goederen plaatsvindt.
b) Indien de productie door een externe partner wordt uitgevoerd (bv. loonveredeling, rechtstreekse leveringen), omschrijf dan kort hoe de integriteit
van de goederen wordt gewaarborgd (bv. contractueel).
5.9.2.
Zijn er veiligheidsmaatregelen die de goederen beschermen tegen de toegang door onbevoegden tot de productiezone ? Ja/nee.
Zo ja, omschrijf dan kort welke deze maatregelen zijn en of zij schriftelijk werden vastgelegd. Beschrijf kort hoe de naleving van deze procedures
wordt gecontroleerd.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 20)
5.9.3.
Omschrijf kort de procedure voor de verpakking van producten en of zij schriftelijk werden vastgelegd.
5.9.4.
Indien de laatste verpakking van producten aan een derde wordt uitbesteed, omschrijf dan kort hoe de integriteit van de goederen wordt gegarandeerd.
5.10.
Het laden van de goederen
(Gids, bijlage 2, punt 4.10)
5.10.1.
a) Beschrijf kort hoe het laden van de goederen in uw bedrijf is georganiseerd (bv. toewijzen van verantwoordelijkheden, controles van goederen en
vervoermiddelen, vastlegging van de resultaten, verstrekkingen van informatie enz.).
b) Zijn er schriftelijke instructies over hoe het proces moet worden georganiseerd ? Ja/nee
5.10.2.
a) Worden uitgaande goederen of voertuigen verzegeld ? Ja/nee ?
Zo ja, hoe, door wie en welke soort verzegelingen gebruikt u ?
b) Worden er zegelnummers vermeld in de vervoersdocumenten ? Ja/nee
c) Hoe houdt u een administratie van uw verzegelingen bij ?
5.10.3.
Omschrijf kort hoe de veiligheidsmaatregelen bij het laden van de goederen die met de klanten overeengekomen zijn worden nageleefd.
5.10.4.
Omschrijf kort de maatregelen die garanderen dat te laden goederen niet zonder toezicht worden gelaten en dat het laadproces niet zonder toezicht
plaatsvindt.
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 21)
5.10.5.
Worden de uitgaande goederen gecontroleerd op volledigheid (bv. nageteld, gewogen) ? Ja/nee
Zo ja, hoe en door wie ?
5.10.6.
Omschrijf kort hoe, wanneer en door wie uitgaande goederen worden vergeleken met de opdrachten, de ladingslijsten en de gegevens van de afboeking
uit de voorraad.
5.10.7.
Omschrijf kort over welke controlemechanismen u beschikt voor het opsporen van onregelmatigheden bij het laden van goederen.
5.11.
Veiligheidseisen voor handelspartners
(Gids, bijlage 2, punt 4.11)
5.11.1.
a) Omschrijf kort welke veiligheidseisen u toepast wanneer u handelspartners kiest (bv. veiligheidsverklaringen, contractuele bepalingen, handelspartners met een eigen AEO-status).
b) Omschrijf kort hoe de naleving van deze procedures wordt gecontroleerd.
5.11.2.
Omschrijf kort hoe uw bedrijf de identiteit van handelspartners controleert om de toeleveringsketen te beveiligen (zoeken naar informatie alvorens
orders te accepteren of te plaatsen).
5.11.3.
Heeft u het afgelopen jaar overtredingen ontdekt van de beveiligingsovereenkomsten die u met partners hebt ? Ja/nee.
Zo ja, welke maatregelen hebt u genomen ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 22)
5.12.
Personeel
(Gids, bijlage 2, punt 4.12)
5.12.1.
a) Beschrijf kort hoe in uw personeelsbeleid rekening gehouden wordt met veiligheidseisen ? Wie is hiervoor verantwoordelijk ?
b) Zijn de veiligheidsprocedures schriftelijk vastgelegd ? Ja/nee.
c) Omschrijf kort hoe de naleving van deze procedures wordt gecontroleerd.
5.12.2.
In hoeverre worden de volgende categorieën van medewerkers aan veiligheidscontroles onderworpen (bv. controles bij de politie om te bevestigen dat
hij/zij geen strafregister heeft) :
a) nieuwe medewerkers met een veiligheidsgevoelige functie;
b) bestaande medewerkers die naar een veiligheidsgevoelige functie worden overgeplaatst.
Hoe wordt gewaarborgd dat medewerkers die hun dienstbetrekking beëindigen, geen fysieke of elektronische toegang tot bedrijfsruimten of –gegevens
meer hebben ?
5.12.3.
Wordt er een veiligheidsopleiding gegeven aan de medewerkers ? Ja/nee. Zo Ja :
a) Hoe vaak vindt deze veiligheidsopleiding plaats ?
b) Hebt u jaarlijkse vervolmakingscursussen ? Ja/nee.
c) Wordt deze opleiding binnen het bedrijf of door een externe partij gegeven ?
d) Is er schriftelijke vastlegging van deze opleiding ? Ja/nee.
5.12.4.
Beantwoord de volgende vragen :
a) Geef de domeinen op waar tijdelijk personeel wordt ingezet.
b) Worden deze medewerkers geregeld gecontroleerd aan de hand van veiligheidsnormen ?
Zo ja, hoe en door wie ?
Bestaan er ook veiligheidsinstructies voor deze medewerkers ?
Suppl. 3
BIJLAGE IV (blz. 23)
5.13.
Diensten van derden
(Gids, bijlage 2, punt 4.13)
5.13.1.
Maakt u gebruik van diensten van derden waarmee een contract is afgesloten, bijvoorbeeld voor vervoer, bewaking, schoonmaak, bevoorrading,
onderhoud enz. ? Ja/nee. Zo ja :
a) Omschrijf kort welke diensten zij verlenen en in welke omgang (voor diegene die niet in de vorige afdelingen werden omschreven).
b) Zijn er schriftelijk overeenkomsten met de externe dienstverleners waarin veiligheidseisen werden opgenomen ? Ja/nee.
c) Omschrijf kort hoe de naleving van de procedures in deze overeenkomsten wordt gecontroleerd.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis
TOELICHTING BIJ DE VRAGENLIJST VOOR
ZELFBEOORDELING MET HET OOG OP DE
AEO-CERTIFICERING
De vragenlijst voor de AEO-zelfbeoordeling is bedoeld om u
inzicht te verschaffen in de eisen waaraan u dient te voldoen om de
AEO-status te verkrijgen. Daarnaast krijgt de douane hierdoor de
beschikking over informatie over uw onderneming en haar
activiteiten als aanvulling op de gegevens die u in uw aanvraag hebt
verstrekt. De informatie die u naar aanleiding van de vragenlijst verstrekt, kan ook gebruikt worden in het kader van andere vergunningen waarop (een aantal van) de AEO-criteria van toepassing zijn.
Deze toelichting bevat zowel richtlijnen voor het beantwoorden van
de vragenlijst als informatie over de normen die de douane hanteert
bij het verlenen van een AEO-certificaat en waarvan uw onderneming moet aantonen dat zij daaraan voldoet.
1. Deze vragenlijst is gebaseerd op de bepalingen van het
communautair douanewetboek (CDW) en de toepassingsbepalingen
van het communautair douanewetboek (CTW), de bijbehorende
wijzigingen en de AEO-gids (document TAXUD/B2/047/2011 –
Rev.3). Deze vragenlijst vereenvoudigt en bespoedigt het aanvraagproces voor een AEO-certificaat en combineert bijlage 2 bij de
AEO-gids met de verplichte bijlagen zoals die in de toelichting op
het aanvraagformulier worden genoemd (bijlage 1 quater van het
CTW).
De douanediensten raden marktdeelnemers dan ook met
klem aan deze vragenlijst te gebruiken om te controleren of zij
aan de AEO-criteria voldoen.
De douanediensten kunnen zich aan de hand van de antwoorden in combinatie met het aanvraagformulier, een goed algemeen
beeld vormen van de aanvrager, hetgeen tot een snellere afhandeling
van de vergunningprocedure leidt. Het verdient dan ook aanbeveling
dat marktdeelnemers de vragenlijst correct invullen en alle relevante
vragen beantwoorden die op hun bedrijfsvoering van toepassing zijn.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 2)
Voor aanvullende informatie over de AEO-status wordt
verwezen naar de Europa-website van de Europese Commissie
(http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/custom
s_security/aeo/index_en.htm) en naar de website van de Belgische
douane (http://fiscus.fgov.be/interfdanl/nl/index.htm).
Het is belangrijk dat u de geldende wetgeving, de AEO-gids
van de Europese Commissie en de op de voormelde websites tot uw
beschikking gestelde informatie zorgvuldig doorleest voordat u de
aanvraagprocedure start.
2. De vragenlijst zelfbeoordeling dient samen met de
aanvraag voor een AEO-certificaat bij de bevoegde douane-instantie
te worden ingediend (de wijze van indiening is te vinden via
http://fiscus.fgov.be/interdanl/nl/aeo/index.htm en onder punt 8 van
deze toelichting) (zie punt 8 hierna).
Indien u vragen hebt in verband met de vragenlijst of de
aanvraag, verdient het aanbeveling om contact op te nemen met de
bevoegde douane-instantie voordat u het aanvraagdossier indient.
3. De vragenlijst bevat voor elke afdeling de belangrijkste
kwesties die voor de douanediensten nuttig kunnen zijn. Een aantal
kwesties is echter slechts voor bepaalde partijen in de internationale
toeleveringsketen relevant, mede in verband met het soort certificaat
dat wordt aangevraagd. Vragen die voor uw bedrijf niet relevant zijn,
hoeft u niet te beantwoorden. Vul bij de betreffende vragen “niet van
toepassing / n.v.t.” in met een korte toelichting waarom die vraag
niet van toepassing is. U kunt bijvoorbeeld wijzen op het gedeelte
van de toeleveringsketen waarin u actief bent of op het soort
certificaat dat u aanvraagt. Er wordt verwezen naar de specifieke
tabel aan het eind van de toelichting, voor informatie over de
relevantie van vragen naar gelang van de deelnemers aan de
internationale toeleveringsketen en het soort certificaat dat wordt
aangevraagd.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 3)
Indien u al over douanevereenvoudigingen of andere douanevergunningen beschikt waaruit blijkt dat u reeds aan een of meerdere
AEO-criteria voldoet, is het voldoende om naar de betreffende vereenvoudigingen of vergunningen te verwijzen.
Wanneer uw onderneming reeds beschikt over certificaten,
deskundigenrapporten of andere conclusies van deskundigen die bepaalde relevante criteria geheel of gedeeltelijk bestrijken (bijvoorbeeld economische evaluaties en internationale certificaten e.d.),
wordt u verzocht deze te verstrekken of ernaar te verwijzen. Zie voor
meer informatie het betreffende gedeelte in de AEO-gids, waarin de
relevante criteria volledig of ten dele worden besproken. Dit is niet
verplicht, maar die informatie zou wel nuttig kunnen zijn voor de
douaneautoriteiten en zou de aanvraagprocedure kunnen bespoedigen.
4. Er dient opgemerkt te worden dat de afzonderlijke
antwoorden op de vragen niet geïsoleerd beoordeeld worden, maar
worden beschouwd als onderdeel van de totale beoordeling met
betrekking tot het betreffende criterium. Eén ontoereikend antwoord
op een specifieke vraag betekent niet automatisch dat de AEO-status
niet wordt toegekend indien elders in de procedure blijkt dat (in het
geheel genomen) toch aan het criterium is voldaan.
5. De voorwaarden en criteria voor een AEO-certificaat zijn
voor alle marktdeelnemers dezelfde. De douane houdt echter wel
rekening met de omvang van de onderneming (vb KMO, Multinational, …), de rechtsvorm, de structuur, de belangrijkste handelspartners en ook met de specifieke economische activiteit. Dat betekent dat de maatregelen die genomen moeten worden om aan de
criteria te voldoen, van bedrijf tot bedrijf kunnen verschillen,
afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de onderneming, zonder
dat dit ten koste gaat van de naleving van de criteria.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 4)
6. De AEO-certificatie is op dezelfde uitgangspunten
gebaseerd als andere internationale normen en steunt op de interne
normen voor kwaliteitsbewaking die uw bedrijf hanteert. U bent zelf
verantwoordelijk voor de procedures voor kwaliteitsbewaking
die u op uw bedrijfslocatie(s) hanteert, zowel wat douane- als wat
veiligheidskwesties betreft (indien van toepassing). Tijdens
bezoeken ter plaatse dient uw bedrijf de douanediensten aan te tonen
dat u adequate procedures hanteert voor het beheer van uw douaneen/of veiligheidskwesties en tevens gepaste interne controles verricht
om te waarborgen dat die procedures naar behoren functioneren.
Interne beleidsvoorschriften en instructies dienen elektronisch of
op schrift gedocumenteerd te zijn. Zij dienen binnen de
organisatie bekend te zijn, moeten voor alle gebruikers
beschikbaar zijn en dienen uiteraard continu bijgewerkt te
worden.
Dat betekent dat de eerste stap betrekking heeft op uw interne
normen voor kwaliteitsbewaking. De antwoorden op de vragenlijst
die u samen met de aanvraag overlegt, dienen een overzicht te geven
van de procedures en instructies die u hanteert zodat de douanediensten zich op dit gebied een algemeen beeld van uw onderneming
kunnen vormen. Met het oog op het behoorlijk beantwoorden van de
vragenlijst en om voorbereid te zijn op de audit voor de AEO-certificatie, dienen de belangrijkste diensten binnen uw bedrijf die een rol
spelen in de internationale toeleveringsketen (douane, logistiek,
administratie, automatisering, inkoop, verkoop, veiligheid, kwaliteitsafdelingen e.d.), bij dat proces betrokken te worden.
7. De interne procedures en instructies van uw onderneming
met betrekking tot douane- en/of veiligheidskwesties mogen worden
vermeld in uw antwoorden. Indien u op deze manier te werk gaat,
dient u de naam en het nummer van de betreffende documenten te
vermelden en ervoor te zorgen dat die beschikbaar zijn tijdens de
controles ter plaatse door de douanediensten. Om het certificatieproces te versnellen, staat het u vrij de documenten ook samen met
de vragenlijst in te dienen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 5)
8. Met het oog op het bespoedigen van de behandeling van de
aanvragen voor AEO-certificering nodigt de Centrale administratie
der douane en accijnzen, Dienst Douaneprocedures (Nationale Cel
AEO-certificering), de marktdeelnemers uit om voortaan de bijlagen
bij hun aanvraag voor AEO-certificering, andere dan deze hieronder
opgesomd, via elektronische drager, in pdf-formaat (een bestand per
bijlage) aan te leveren. Deze drager dient bij het behoorlijk
ingevulde en ondertekende aanvraagformulier voor AEO-certificering gevoegd te worden.
Lijst van bijlagen die altijd op papier afgeleverd moeten worden met de originele aanvraag :
1 – de uittreksels en certificaten uitgegeven door een officiële
instantie;
2 – de eventuele volmacht (bijlage A bij bijlage I van de
Instructie AEO-certificering – D.I. 509.410);
3 – de verklaring inzake bijlage 10 van de aanvraag (bijlage E
bij bijlage I van voornoemde instructie);
4 – de verklaring van de aanvrager (bijlage I ter van voornoemde instructie);
5 – de eventuele veiligheidsverklaring(en) (bijlage III bis van
voornoemde instructie);
6 – de bijlage 11 bij de aanvraag (zie bijlage F van
bijlage 1 bis van voormelde instructie).
9. Op de informatie die in het kader van de aanvraagprocedure wordt verstuurd, is de wetgeving inzake gegevensbescherming
van toepassing. Dat betekent dat die informatie vertrouwelijk zal
worden behandeld.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 6)
Afdeling I – Informatie over het bedrijf
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 4 bis e.v. en
bijlage 1 quater van het CTW)
Deze afdeling is voornamelijk bedoeld om de douane een
algemeen beeld van het bedrijf te geven. De gevraagde informatie
kan in algemene vorm worden verstrekt en geldt slechts als een
momentopname van de activiteiten van de aanvrager op de datum
van de indiening van de aanvraag voor certificatie. Indien de
gevraagde informatie al bij de bevoegde douane-instantie beschikbaar is, kunt u dit op het formulier aanduiden en vermelden wanneer
deze is medegedeeld.
Onderafdeling 1.1 : Algemene bedrijfsgegevens
Rekening houdend met het verplichte karakter van de
bijlagen die opgelijst staan in bijlage I quater van het CTW en
het altijd facultatieve karakter van deze vragenlijst zelfbeoordeling, zullen de antwoorden op de vragen 1.1.2 en 1.1.11 tot
nader order verplicht aangeleverd worden met naleving van de
pertinente bepalingen van bijlage I bis in de instructie voor
AEO-certificering (D.I. 509.410).
Als u toestemt om de informatie van het AEO-certificaat uit
te wisselen met de douanediensten van partnerlanden van de Europese Unie in het kader van de akkoorden inzake wederzijdse erkenning (enkel voor het AEOF- en AEOS-statuut), moeten de antwoorden op de punten 1.1.12 en 1.1.13 aangeleverd worden aan de hand
van bijlage F tot bijlage I bis in voornoemde instructie.
1.1.1 Vermeld bij vraag a) en b) a.u.b. het certificaat- en het
aanvraagnummer (naam en EORI-nummer, evenals de douaneautoriteit die het certificaat heeft afgegeven en het registratienummer).
1.1.2 Vul bij vraag a) uitsluitend de aandeelhouders in die
betrokken zijn bij de dagelijkse bedrijfsvoering/besluitvorming van
de vennootschap.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 7)
1.1.3 De persoon die verantwoordelijk is voor douanezaken,
is :
a) een persoon die bij u in dienst is of formeel door u aangewezen is, bijvoorbeeld een douaneagent die u bij de douaneformaliteiten vertegenwoordigt, of
b) de persoon of personen die belast is/zijn om u te vertegenwoordigen (juridische vertegenwoordigers) in zaken op het gebied
van het douanerecht; dat kunnen o.a. advocaten, juristen e.d. zijn die
ofwel bij u in dienst zijn ofwel door u gemandateerd zijn om u te
vertegenwoordigen bij juridische kwesties op douanegebied.
1.1.4 Geef indien mogelijk de relevante NACE Revisie
2-code (statistische classificatie van economische activiteiten) van
uw commerciële activiteiten aan. In de AEO-gids is een definitie van
de internationale toeleveringsketen opgenomen (TAXUD/B2/047/
2011-Rev.3, deel I, sectie II, punt 1.II.4).
U kunt uw rol in de internationale toeleveringsketen bepalen
aan de hand van onderstaande aanwijzingen (1) :
a) fabrikant van goederen (manufacturer of goods/MF) :
diegene die goederen fabriceert. Deze code mag enkel gebruikt
worden wanneer de marktdeelnemer de goederen daadwerkelijk
fabriceert. Zij geldt niet voor gevallen waarin een marktdeelnemer
slechts betrokken is bij de handel in de goederen (bv. in- of uitvoer).
b) importeur (importer/IM) : diegene die een aangifte ten
invoer indient, of namens wie een douane-agent of een andere
daartoe gemachtigde persoon een dergelijke aangifte indient. Het
mag ook gaan om de persoon die de goederen in zijn bezit heeft of
aan wie de goederen worden gezonden.
_____________________________
(1) Codes van UN/EDIFACT Party function code qualifier.
(Uitwisseling van informatiegegevens voor de administratie, de
handel en het vervoer).
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 8)
Deze code mag alleen worden gebruikt als de marktdeelnemer
in het bezit is van de goederen. Voor douanevertegenwoordigers of
-agenten moet de code “douane-expediteur” gebruikt worden.
c) exporteur (exporter/EX) : diegene die een aangifte ten
uitvoer indient, of namens wie deze aangifte wordt ingediend, en die
eigenaar is van de goederen of die een soortgelijk recht heeft om
over de goederen te beschikken op het tijdstip dat de aangifte wordt
aanvaard. Voor douanevertegenwoordigers en –agenten moet de
code “douane-expediteur” gebruikt worden.
d) douane-expediteur (customs broker/CB) : agent of beroepsmatige vertegenwoordiger die rechtstreeks met de douane handelt namens de importeur of de exporteur.
Deze code kan tevens worden gebruikt voor marktdeelnemers
die ook voor andere doeleinden als agent/vertegenwoordiger
optreden (bv. als hulp bij vervoer door een vervoermakelaar).
e) vervoerder (carrier/CA) : diegene die het vervoer van
goederen tussen opgegeven plaatsen verricht of regelt.
f) expediteur (freight forwarder/FW) : partij die de
verzending van de goederen regelt.
g) groupeur (consolidator/CS) : partij die verschillende
zendingen, betalingen, enz. groepeert.
h) terminalexploitant (terminal operator/TR) : partij die
het laden en lossen van zeeschepen afwikkelt.
i) entreposeur (warehouse keeper/WH) : de partij die verantwoordelijk is voor goederen die in een entrepot worden opgeslagen.
Entrepot mag niet uitsluitend worden geïnterpreteerd als
douane-entrepot; deze code moet dus ook worden gebruikt voor
marktdeelnemers die andere opslagfaciliteiten exploiteren (bv.
tijdelijke opslag, vrije zone, enz.).
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 9)
j) overige : bv. containeroperator (CF), stuwadoor (DEP),
scheepvaartdienst (HR).
Indien u meer dan één rol vervult in de internationale toeleveringsketen, wordt u verzocht de desbetreffende codes te vermelden om deze te benoemen.
1.1.5 Vul de gegevens in over de locaties die betrokken zijn
bij douaneactiviteiten (indien het meer dan vijf locaties betreft, vul
dan uitsluitend de gegevens in van de vijf belangrijkste locaties die
bij douaneactiviteiten zijn betrokken, evenals de adressen van de
overige locaties die bij dergelijke activiteiten betrokken zijn).
Indien er tijdens de AEO-aanvraagprocedure nieuwe locaties
betrokken worden bij het uitvoeren van douaneactiviteiten, dient u
hierover alle relevante gegevens mee te delen.
1.1.6 Deze vraag is bedoeld om vast te stellen of u zaken doet
(uitsluitend goederentransacties, geen diensten) met verbonden
ondernemingen (1), bijvoorbeeld of al uw inkopen bij uw moederbedrijf in de Verenigde Staten gebeuren dan wel of u namens verbonden ondernemingen in lidstaten goederen invoert en aan hen distribueert. U dient tijdens de aanvraagprocedure alle relevante gegevens te verstrekken.
1.1.7 Geef hier een uitgebreid organogram van uw onderneming, inclusief de verschillende onderdelen/afdelingen, hun functies/verantwoordelijkheden en de hiërarchie.
1.1.8 Wanneer dit nog niet bij vraag 1.1.2 b) en c) is gebeurd,
dient u hier de volledige naam en het adres in te vullen, evenals de
geboortedatum en het nationale identificatienummer (bijvoorbeeld
het identificatienummer van het Rijksregister).
_____________________________
(1) Zoals bepaald in artikel 143 van het CTW.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 10)
In de procedures dient toegelicht te worden welke regelingen
getroffen zijn bij een tijdelijke of korte afwezigheid van belangrijke
medewerkers, bijvoorbeeld de manager douanezaken of de douanebediende (inclusief een beschrijving van de wijze waarop hun reguliere verantwoordelijkheden worden waargenomen en door wie).
1.1.9 Geef hier het aantal werknemers aan zoals dat ten tijde
van het indienen van uw aanvraag bekend is.
1.1.10 Geef voor vraag a) aan hoeveel personen zich bezighouden met douanematerie, wat hun belangrijkste taken zijn en welk
opleidingsniveau zij hebben inzake douanezaken. Indien uw bedrijf
niet over een douaneafdeling of een douanedeskundige beschikt, vul
dan “niet van toepassing” in. Zie ook vraag 1.1.3, die eveneens op dit
onderwerp betrekking heeft.
1.1.11 Toestemming om AEO-informatie op de DG
TAXUD-website te publiceren
Indien u uw naam wenst toe te voegen aan de lijst van geautoriseerde marktdeelnemers, gepubliceerd op de website van DG
TAXUD, dient u daartoe uw schriftelijke toestemming te geven.
Deze toestemming geldt voor alle soorten certificaten. Wilt u niet dat
uw naam in deze lijst wordt opgenomen, dan kunt u nog steeds van
de voordelen onder de AEO-status genieten, maar zal uw naam op de
lijst op de TAXUD-website niet zichtbaar zijn voor het publiek.
Eenmaal verleende toestemming kan ten allen tijde weer worden
ingetrokken. Op verzoek wordt uw naam automatisch weer
verwijderd van de lijst. Tevens hebt u altijd het recht uw
toestemming te verlenen door een schriftelijk verzoek in te dienen bij
de bevoegde douane- instantie, nadat het certificaat is afgegeven.
Wijzigingen in verband met deze toestemming moeten schriftelijk
worden doorgegeven aan de bevoegde douane-instantie. De enige
persoon die dergelijke verzoeken mag ondertekenen, is de persoon
die bevoegd is namens de marktdeelnemer te tekenen en om de
marktdeelnemer geldig te vertegenwoordigen tegenover de overheid.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 11)
1.1.12 Toestemming om AEO-gegevens uit te wisselen
Deze toestemming betreft enkel de AEOS- en AEOF-certificaten.
Overeenkomsten inzake wederzijdse erkenning kunnen pas
ten uitvoer worden gelegd wanneer de douanediensten op de hoogte
zijn van elkaars AEO’s. De uitwisseling van bepaalde informatie
betreffende AEOs is van fundamenteel belang; de geldigheid van de
AEO- status bijvoorbeeld maakt een noodzakelijk onderdeel uit van
de informatie-uitwisseling en de uitgewisselde gegevens zullen uitsluitend gebruik worden voor het toepassen van wederzijdse erkenning van AEO-programma’s.
Toestemming voor de uitwisseling van uw AEO-gegevens
met douanediensten van derde landen in het kader van een overeenkomst inzake wederzijdse erkenning is van algemene aard, het
heeft dus geen betrekking op een specifiek derde land. Krachtens de
“EU Data Protection” wetgeving kunnen de EU douaneautoriteiten
echter pas uw AEO-gegevens uitwisselen na een beoordeling van het
niveau van gegevensbescherming dat door het derde land wordt
geboden, teneinde er zeker van te zijn dat het een voldoende
beschermingsniveau geeft.
Indien u verkiest om uw toestemming niet te geven, zullen uw
AEO-gegevens met geen enkele van de partnerlanden waarmee de
Europese Unie overeenkomsten inzake wederzijdse erkenning heeft
gesloten worden uitgewisseld en zal u niet kunnen genieten van de
voordelen die zijn begrepen in de wederzijdse erkenningsakkoorden.
Indien u uw toestemming geeft, heeft u het recht om deze
toestemming altijd in te trekken door daartoe een schriftelijk verzoek
te zenden aan de bevoegde douaneautoriteit. De intrekking van uw
toestemming voor uitwisseling van uw AEO-gegevens zal dan ook
de intrekking van de voordelen verbonden aan wederzijdse erkenning tot gevolg hebben. De intrekking zal ook van algemene aard
zijn, wat betekent dat de douaneautoriteiten uw AEO-gegevens met
geen enkele van onze partnerlanden voor wederzijdse erkenning
meer zullen uitwisselen. U heeft eveneens het recht om altijd uw
toestemming te geven nadat het certificaat werd afgegeven.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 12)
U moet twee uitdrukkelijke en afzonderlijke toestemmingen
geven voor publicatie van uw gegevens op het internet en voor de
uitwisseling van gegevens in het kader van wederzijdse erkenning.
De handtekening voor deze toestemming is de handtekening van de
persoon die volmacht heeft om namens de marktdeelnemer te
ondertekenen en om de marktdeelnemer geldig te vertegenwoordigen
tegenover de overheid.
1.1.13 Om de uitwisseling van AEO-gegevens mogelijk te
maken, dient de EU, indien nodig, de toepasselijke AEO-gegevens
weer te geven in letters van het eenvoudig 26-letteralfabet (Latin 1).
U zult uw commerciële partners in deze partnerlanden moeten
aanraden om deze weergave van uw firmanaam en –adres te
gebruiken in hun activiteiten (bijvoorbeeld douaneaangiften) met de
relevante douaneadministraties. Bepaalde landen kunnen niet
dezelfde letterserie gebruiken als deze gebruikt in de EU. Cyrillische
letters, specifieke letters zoals accenten boven of onder letters, of
letters buiten het eenvoudig 26-letteralfabet (Latin 1) kunnen niet in
hun ICT-systeem worden ingebracht. Een lijst met toegelaten letters
is beschikbaar op : http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf.
Gelieve uw getranslitereerde naam, straat, postcode en stad in
dit vak in te vullen. Indien u geen toestemming geeft voor de
uitwisseling van uw gegevens of enkel een AEOC aanvraagt, dient u
dit vak niet in te vullen.
Onderafdeling 1.2 : Omvang van de bedrijfsactiviteiten
1.2.1 Indien uw onderneming recent werd opgericht en u nog
niet over drie volledige jaarrekeningen beschikt, geef dan informatie
over de boekjaren waarvoor die gegevens wel beschikbaar zijn. Indien u pas met uw bedrijf bent begonnen en over geen enkele jaarrekening beschikt, vul dan “n.v.t.” in.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 13)
1.2.2 Vul de locaties van de opslagfaciliteiten in (indien u
over meer dan vijf opslaglocaties beschikt, geef dan de vijf belangrijkste faciliteiten aan, evenals het totale aantal faciliteiten en alle
faciliteiten die zich in andere lidstaten bevinden).
1.2.3 Douaneagenten/vertegenwoordigers van derden dienen
zowel aangiften in eigen naam als aangiften die namens andere partijen zijn gedaan, in aanmerking te nemen.
Een voorbeeld :
Invoer
Uitvoer
Douanevervoer
Aantal
Waarde
Aantal
Waarde
Aantal
Waarde
2010
2200
€ 9,6
mio.
400
€ 2,6
mio.
150
€ 0,8
mio.
2011
2500
€ 10,3
mio.
350
€ 2,2
mio.
100
€ 0,4
mio.
2012
2400
€ 10,2
mio.
340
€ 2,1
mio.
100
€ 0,5
mio.
1.2.4 Douaneagenten/vertegenwoordigers van derden dienen
het totaalbedrag aan te geven van de betalingen die via hun klanten
zijn gedaan of van de bedragen die via de eigen betalingssystemen
zijn voldaan.
Een voorbeeld :
Douanerechten
Accijnzen
BTW
2010
€ 300 mio.
€ 1,75 mio.
€ 2,32 mio.
2011
€ 400 mio.
€ 1,87 mio.
€ 2,12 mio.
2012
€ 380 mio.
€ 1,85 mio.
€ 2,10 mio.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 14)
1.2.5 Dit betreft reeds bekende veranderingen die zich in de
toekomst zullen voordoen en die van invloed kunnen zijn op de
organisatie van de onderneming, het naleven van de AEO-criteria of
de risicobeoordeling van de internationale toeleveringsketen. Hiertoe
behoren o.a. wijzigingen in de personeelsbezetting (van belangrijke
medewerkers), wijzigingen in het boekhoudsysteem, het openen van
nieuwe locaties, het sluiten van nieuwe logistieke contracten e.d.
Onderafdeling 1.3 : Informatie en gegevens in verband met
douaneactiviteiten
1.3.1 Indien uw partner(s) op dit moment aan een AEO-audit
wordt (worden) onderworpen, vul dan bij vraag b) en c) het aanvraagnummer in (naam en EORI-nummer, evenals de douaneautoriteit die het certificaat heeft afgegeven en het registratienummer).
1.3.2 Vul bij vraag a) de naam en functie in van de medewerker die verantwoordelijk is voor het indelen van uw goederen dan
wel de naam van een eventuele externe partij die deze taak voor u
uitvoert.
Vermeld bij vraag b) en d), met name indien u gebruik maakt
van een externe partij, hoe u waarborgt dat de betreffende werkzaamheden correct en conform uw instructies worden uitgevoerd.
Geef bij vraag b) aan of u een productdossier bijhoudt waarin
elk artikel aan een goederencode wordt gekoppeld met de relevante
douanerechten en BTW-tarieven.
Indien er maatregelen van kracht zijn met het oog op de kwaliteitsbewaking, dient u in het kader van vraag c) bij bezoeken van
douanecontroleurs aan te tonen dat u deze maatregelen periodiek en
integraal evalueert, alle wijzigingen documenteert en de betreffende
personeelsleden hierover informeert.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 15)
Geef bij vraag d) aan door wie en hoe vaak de tariefindelingen worden herzien en het productdossier en aanverwante
registraties worden bijgehouden en hoe de personen (bijvoorbeeld
tussenpersonen/agenten, inkoopmedewerkers) geïnformeerd worden
die in de praktijk te maken krijgen met de gevolgen van eventuele
wijzigingen.
Geef bij vraag e) ook aan of u gebruik maakt van bindende
tariefinlichtingen (BTI’s).
Het is mogelijk dat u tijdens het controleproces de volgende
gegevens dient over te leggen :
- informatie over uw producten, of een lijst/overzicht van de
producten met de bijbehorende goederencodes en douanetarieven;

- de bronnen/informatie (bijvoorbeeld actuele tarief- en
technische informatie) die u doorgaans gebruikt om uw goederen in
te delen.
1.3.3 (a) : Vul de naam en functie in van de medewerker die
verantwoordelijk is voor het waarderen van de goederen of/en de
naam van een externe partij die deze taak voor u uitvoert.
(b) en (d) : Indien u gebruik maakt van een externe partij,
geef dan aan hoe u waarborgt dat de betreffende werkzaamheden
correct en conform uw instructies worden uitgevoerd.
(b) : De maatregelen voor kwaliteitsbewaking dienen o.a. de
volgende elementen te omvatten :
● de gebruikte evaluatiemethode(s);
● de wijze waarop de waarderingsverklaringen worden ingevuld en (indien vereist) worden ingediend;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 16)
● de wijze waarop de douanewaarde en de maatstaf van
heffing inzake BTW worden vastgesteld;
● de wijze waarop de vervoers- en verzekeringskosten worden verantwoord;
● de royalty’s en licentievergoedingen verband houdende met
de in te voeren goederen, voor zover koper deze direct dan wel
indirect als onderdeel van de verkoopvoorwaarden verschuldigd is;
● de regelingen op grond waarvan een deel van de opbrengst
van latere wederverkoop, afstand of gebruik direct of indirect ten
goede komt van de verkoper;
● de niet in de prijs opgenomen kosten die de koper maakt
inzake commissies of makelaarsloon (behalve aankoopcommissies);
of
● de kosten gemaakt in verband met containers en verpakkingen en/of goederen en/of diensten die de koper gratis of goedkoper levert in verband met de productie en verkoop ten behoeve van
de export van ingevoerde goederen.
(c) : Indien er maatregelen van kracht zijn met het oog op de
kwaliteitsbewaking, dient u bij bezoeken van douanecontroleurs aan
te tonen dat u deze maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle
wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.
1.3.4 In het kader van vraag b) zijn interne maatregelen doorgaans bedoeld om te waarborgen dat :
- het uitvoerende land gerechtigd is een preferentie toe te kennen en dat op de goederen een preferentieel douanetarief van toepassing is;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 17)
- er voldaan is aan de rechtstreekse vervoers-/niet-manipulatievereisten;
- er een geldig en origineel certificaat of een geldige en
originele factuurverklaring beschikbaar is wanneer er preferenties
worden geclaimd;
- het certificaat of de factuurverklaring adequaat is voor de
betreffende zending en dat er voldaan is aan de oorsprongregels;
- er geen mogelijkheid is tot een herhaald gebruik van het
certificaat/de factuurverklaring;
- het preferentieel tarief bij invoer binnen de geldigheidsduur
van het certificaat/de factuurverklaring is gevraagd; en
- de originele certificaten/factuurverklaringen op een veilige
en betrouwbare manier worden bewaard als onderdeel van de audit
trail.
Bij vraag c) dient uw aanpak zodanig van opzet te zijn dat
gewaarborgd wordt dat :
- goederen in aanmerking komen voor een uitvoerpreferentie,
bijvoorbeeld omdat zij aan de oorsprongsregels voldoen;
- alle noodzakelijke documenten/berekeningen/kostentoerekeningen/beschrijvingen en processen ter ondersteuning van de preferentiële oorsprong alsmede de afgegeven certificaten/factuurverklaringen op een veilige en betrouwbare manier worden bewaard als
onderdeel van het controlespoor;
- de relevante documenten, bijvoorbeeld certificaten of factuurverklaringen ondertekend zijn en tijdig worden afgegeven door
een daartoe bevoegde medewerker:
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 18)
- er geen factuurverklaringen worden afgegeven voor zendingen van een gemiddelde en hoge waarde, tenzij de douane u daarvoor toestemming heeft verleend;
- ongebruikte certificaten veilig worden bewaard; en
- certificaten, indien noodzakelijk, bij uitvoer aan de douane
worden overgelegd.
1.3.5 Geef waar van toepassing het navolgende aan :
- de namen van niet-EU-landen; en/of
- de namen en adressen van de producten van wie hun goederen antidumping- of compenserende rechten verschuldigd zijn.
Afdeling II - Staat van dienst op het gebied van het
naleven van de voorschriften
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 nonies van het CTW en deel 2,
punt 2.1 en bijlage 2, punt 1 van de AEO-gids)
NB : Op grond van artikel 14 nonies van het CTW baseert de
douane de staat van dienst van uw onderneming (en van de personen
die in antwoord op de vragen 1.1.2, 1.1.3 en 1.1.8 zijn genoemd) op
gebied van het naleven van de voorschriften op de laatste drie jaar
voorafgaand aan de aanvraag. In die periode mag u geen ernstige of
herhaalde overtredingen van de douanewetgeving hebben begaan.
De staat van dienst kan echter toch als aanvaardbaar worden beschouwd indien de begane overtredingen klein of verwaarloosbaar
zijn in verhouding tot het aantal en de omvang van de douanegerelateerde transacties/activiteiten en geen twijfels bestaan over de
naleving van de regels in het algemeen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 19)
Bij de beoordeling zal de douane de volgende aspecten in
overweging nemen :
- het geheel aan onregelmatigheden/fouten op een cumulatieve basis;
- de frequentie ervan, om vast te stellen of er sprake is van
een structureel probleem;
- de vraag of er sprake is van opzet of nalatigheid;
- de vraag of u de douane vrijwillig op de hoogte hebt gesteld
van de door u geconstateerde fouten/onregelmatigheden;
- de vraag of u corrigerende maatregelen hebt genomen om
fouten in de toekomst te voorkomen of te minimaliseren.
2.1 a) Voorbeelden van geconstateerde overtredingen van de
douanewetgeving :
1. Maart tot september 2011 – gebruik van een onjuiste valutacode voor importen uit China, hetgeen geleid heeft tot een te hoge
aangifte aan douanerechten en BTW van 5500 EUR.
2. December 2011 – de kwartaalaangifte voor de regeling
actieve veredeling (schorsingssysteem) is niet ingediend.
Indien er sprake is van meerdere fouten, geef dan het totale
aantal aan en geef een korte samenvatting van de belangrijkste oorzaken van die fouten.
2.1 b) Voorbeelden van maatregelen op het gebied van de
kwaliteitsbewaking die genomen zijn nadat de hierboven genoemde
onregelmatigheden onder 2.1 a) zijn vastgesteld :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 20)
1. 6 oktober 2011 – Er is een wijziging in het computersysteem doorgevoerd om de aangegeven valuta te controleren.
2. De openstaande aangifte is alsnog ingediend. De aangifteprocedures in verband met de regeling actieve veredeling (schorsingssysteem) zijn herzien en omvatten nu ook beheercontroles op
kwartaalbasis. De wijzigingen zijn aan de betreffende medewerkers
meegedeeld.
Doorgaans dienen de maatregelen gericht op kwaliteitsbewaking onder andere de volgende elementen te bevatten :
- het aanwijzen van een contactpersoon binnen uw onderneming die verantwoordelijk is voor het doorgeven aan de douane of
andere overheidsinstanties van onregelmatigheden/fouten, inclusief
het vermoeden van strafbare of criminele activiteiten;
- de vereisten, inclusief de frequentie, die aan de uitvoering
van controles (en aan de bijbehorende bewijsvoering) worden gesteld
in verband met de nauwkeurigheid, volledigheid en tijdigheid van
het registreren en bijwerken van documentatie, bijvoorbeeld verklaringen/aangiften bij de douane of andere regelgevende instanties en
naleving van de voorwaarden van verleende goedkeuringen/vergunningen;
- het gebruik van interne controlemiddelen om de betrouwbaarheid van uw procedures te toetsen/vergroten;
- de wijze waarop personeel van vereisten/veranderingen op
de hoogte wordt gesteld;
- de frequentie van toekomstige evaluaties;
- beheercontroles om te waarborgen dat de procedures correct
worden gevolg.
2.2 Voorbeelden :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 21)
Mei 2012 – geen vergunning verleend om als douane-entrepot
te fungeren als gevolg van het ontbreken van een economische behoefte.
Juni 2012 – intrekking van de vergunning om gebruik te
maken van de domiciliëringsprocedure als gevolg van het consequent niet voldoen aan de verplichting aanvullende aangiften in te
dienen.
Een weigering, schorsing of intrekking van een douaneaanvraag/vergunning leidt niet automatisch tot de afwijzing van uw
AEO-aanvraag.
Afdeling III - Boekhouding en logistiek
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 decies van het CTW en deel 2,
punt 2.2, en bijlage 2, punt 2 van de AEO-gids)
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 decies, onder a) en
b) van het CTW genoemde criterium moet u een boekhouding voeren
aan de hand waarvan de douane een bedrijfscontrole kan verrichten.
Om de douane in staat te stellen de nodige controles uit te voeren,
dient u de douane fysieke of elektronische toegang tot uw
administratie te verlenen. Om aan deze eis te voldoen is het verschaffen van elektronische toegang tot uw gegevens niet verplicht.
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 decies, onder c) van
het CTW genoemde criterium moet u over systemen of processen
beschikken die onderscheid maken tussen communautaire en nietcommunautaire goederen. Voor een AEOS-certificaat hoeft niet aan
dit criterium voldaan te worden. NB : Dit is het enige verschil tussen
een AEOS- en een AEOF-certificaat.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 22)
Onderafdeling 3.1 : Audit trail
Veel bedrijven en organisaties hebben om veiligheidsredenen
een audit trail nodig in hun computersystemen. Een audit trail is een
proces waarbij de nauwkeurigheid van elke boekhoudpost door
middel van een kruisverwijzing naar de bron wordt gecontroleerd.
Via een volledige audit trail kan de levenscyclus van de bedrijfsactiviteiten worden gevolgd vanaf het moment dat de goederen het
bedrijf binnenkomen en in het bedrijf worden verwerkt totdat zij de
bedrijfslocatie weer verlaten. Bij een volledig controlespoor wordt
tevens een historisch dossier bijgehouden waarmee u gegevens kunt
volgen vanaf het moment van opname in het dossier tot het moment
van verwijdering uit het dossier.
De boekhouding bevat doorgaans :
- een grootboek;
- een debiteurenboek;
- een crediteurenboek;
- het register van de activa;
- de beheersrekeningen.
Het logistieke systeem bevat doorgaans informatie over :
- de verwerking van verkooporders;
- de verwerking van inkooporders;
- de productie;
- de voorraad/opslag;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 23)
- de verzending/het vervoer;
- de leveranciers-/klantenlijsten.
3.1 Uw audit trail dient informatie te bevatten over :
- de omzet;
- inkopen en inkooporders;
- de inventariscontrole;
- de opslag (en bewegingen tussen opslaglocaties);
- de productie;
- verkopen en verkooporders;
- de douaneaangiften en –documentatie;
- de verzending;
- het transport;
- de boekhouding, bijvoorbeeld facturering, credit- en debetnota’s, overmakingen/betalingen.
Onderafdeling 3.2 : Boekhouding
3.2.1 Geef aan of u gebruik maakt van :
a) Hardware zoals :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 24)
- enkel afzonderlijke personal computers (pc’s);
- pc’s die deel uitmaken van een netwerk;
- een computersysteem dat via een server werkt;
- een mainframesysteem;
- andere hardware.
b) Software zoals computerprogramma’s die softwaretoepassingen kunnen uitvoeren en besturingsprogramma’s zoals Windows,
UNIX e.d.
c) Systemen zoals (vul de naam van de leverancier in) :
- een volledig geïntegreerde oplossing (ERP - Enterprise
Resource Planning);
- een combinatie van softwaretoepassingen voor boekhouding
en logistiek;
- een bedrijfsmatige softwareoplossing die speciaal ontworpen is voor kleine en middelgrote ondernemingen;
- een softwareoplossing die door of voor uw bedrijf is ontwikkeld.
NB : Tijdens de aanvraagprocedure dient u informatie te verschaffen over :
- de mate van automatisering;
- het beschikbare hardwareplatform en het bijbehorende besturingssysteem;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 25)
- de scheiding van functies voor ontwikkelen, testen en
uitvoeren;
- de scheiding van functies tussen gebruikers;
- de wijze waarop de toegang tot de verschillende delen van
het systeem wordt gecontroleerd;
- de vraag of er aanpassingen in het standaardpakket zijn
aangebracht;
- de lijst van grootboekrekeningen;
- de vraag of het systeem gebruik maakt van tussentijdse
controlerekeningen;
- de wijze waarop passiva voor invoerrechten/accijnsrechten
en BTW in het grootboek worden geregistreerd;
- de vraag of er gebruik wordt gemaakt van batches;
- de vraag of uw voorraadadministratie en financiële
administratie aan elkaar zijn gekoppeld;
- de waarop u uw administratie beheert indien deze door een
externe softwareleverancier wordt bijgehouden.
3.2.3 Indien de activiteiten (bijvoorbeeld het ontwikkelen van
stamgegevens of het versleutelen van gegevens) over meer vestigingen verdeeld zijn, geef dan aan welke activiteiten op welke locaties
uitgevoerd worden.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 26)
Onderafdeling 3.3 : Intern controlesysteem
Op grond van artikel 14 decies van het CTW dient u over een
systeem te beschikken dat in overeenstemming is met het soort zaken
en de omvang van het bedrijf en dat geschikt is voor het beheer van
de goederenstromen. Daarnaast dient u over een systeem van interne
controles te beschikken waarmee onrechtmatige of frauduleuze
transacties kunnen worden opgespoord.
3.3.1 Tijdens het bezoek van de douaneauditeurs moet u
kunnen aantonen dat u uw procedures periodiek en volledig evalueert, eventuele wijzigingen documenteert en de medewerkers voor
wie de wijzigingen van belang zijn daarover informeert.
3.3.2 Voorbeelden van het soort controles dat uitgevoerd kan
worden :
- interne controles binnen uw bedrijf door uw moederbedrijf;
- externe controles door klanten, onafhankelijke accountants/
auditors, de douane of andere overheidsinstanties.
Bij bezoeken van de douaneautoriteiten aan uw bedrijf dient u
ook alle relevante rapporten beschikbaar te stellen en bewijs over te
leggen van maatregelen die zijn getroffen om geconstateerde tekortkomingen te corrigeren.
3.3.3 Stamgegevens of hoofdbestanden bevatten belangrijke
informatie over uw bedrijf, bijvoorbeeld namen en adressen van
klanten, leveranciers, productbestanden met de beschrijving van
goederen, codes en oorsprong van de goederen e.d.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 27)
Onderafdeling 3.4 : Goederenstroom
3.4.1 Uw registratieprocedures dienen onder andere betrekking te hebben op de navolgende aspecten :
Bij de ontvangst van goederen :
- de inkooporderprocedures;
- de orderbevestiging;
- de verzending/het vervoer van de goederen;
- de vereisten aan de ondersteunende documentatie;
- het vervoer van goederen van de grens naar uw locatie of die
van uw klanten;
- de ontvangst van goederen op uw locatie of die van uw
klanten;
- de betaling/vereffening;
- de vraag hoe, wanneer en door wie de goederen in de voorraadadministratie worden ingeschreven.
Bij de opslag van goederen :
- een duidelijk toegewezen locatie om de goederen op te
slaan;
- een veilige opslag van gevaarlijke toxische goederen die een
risico inhouden;
- de wijze waarop de voorraad wordt geregistreerd in waarde
of in hoeveelheid/aantal;
- het uitvoeren van de voorraadinventarisatie en de frequentie
ervan;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 28)
- indien een locatie van derden wordt gebruikt voor de opslag
van uw goederen : de toegepaste regelingen, inclusief de afstemming
van uw voorraadadministratie met die van derden;
- de vraag of er een tijdelijke locatie voor de opslag van de
goederen wordt gebruikt.
Bij de vervaardiging van goederen :
- het opstellen van het productieorder;
- het aanvragen van voorraadartikelen en levering uit opslag;
- het productieproces, de verantwoordelijkheden van medewerkers en de bijgehouden administratieve gegevens;
- de samenstelling van de producten en codificatie;
- de registratie van geproduceerde goederen en ongebruikte
voorraden in de voorraadadministratie;
- het gebruik van standaardproductiemethoden.
Bij de verzending van goederen :
- het ontvangen van klantorders en het opstellen van werk- en
inkooporders;
- het informeren van het magazijn over het verkooporder of
het vrijgeven van de goederen;
- het inlichten van derden als de goederen elders zijn
opgeslagen;
- het ophalen van producten uit het magazijn;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 29)
- de verpakkingsprocedures;
- de vraag hoe, wanneer en door wie de goederen in de voorraadadministratie worden bijgewerkt.
3.4.2 Uw procedures voor (kwaliteits)controles dienen onder
andere betrekking te hebben op de navolgende aspecten :
Bij de aankomst van goederen :
- de afstemming van de inkooporders en ontvangen goederen;
- de regelingen voor het terugzenden/weigeren van goederen;
- de regelingen voor de boekhouding en het melden van een
afwijkend verzendvolume;
- de regelingen voor het vaststellen en wijzigingen van onjuist
ingevoerde gegevens in de voorraadadministratie;
- de wijze waarop goederen van buiten de EU in het systeem
worden geregistreerd.
Bij de opslag van goederen :
- de registratie en controle van de voorraad;
- het onderscheid tussen comunautaire en niet-communautaire
goederen (niet voor AEOS);
- de beweging en registratie van goederen tussen locaties
binnen eenzelfde vestiging of tussen verschillende vestigingen;
- de regelingen voor de handelswijze bij breuk, schade of
vernietiging van goederen, verlies en voorraadafwijkingen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 30)
Bij de vervaardiging :
- de instrumenten voor het controleren en beheren van het
productieproces, bijvoorbeeld rendementspercentage;
- de wijze waarop met onregelmatigheden, afwijkingen, afval,
bijproducten en verlies in het productieproces wordt omgegaan;
- de kwaliteitsinspectie van geproduceerde goederen en de
registratie van de resultaten;
- de veilige verwerking van gevaarlijke goederen.
Bij de verzending :
- de verzendings-/ophaalformulieren;
- het vervoer van goederen naar uw klanten of naar de grens
voor (weder)uitvoer;
- het opstellen van verkoopfacturen;
- de instructies aan tussenpersonen voor de (weder)uitvoer en
de vervaardiging/beschikbaarheid/controle van ondersteunende
documenten;
- de bevestiging van ontvangst/het bewijs van verzending van
de goederen;
- geretourneerde goederen – inspectie, tellen en registreren in
de voorraadadministratie;
- de betalings- en creditnota’s;
Suppl. 2
BIJLAGE IV bis (blz. 31)
- de handelwijze bij onregelmatigheden, verzendtekorten en
variaties.
Onderafdeling 3.5 : Douaneroutines
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 decies onder e)
CTW genoemde criterium dient u, indien van toepassing, toereikende
procedures toe te passen voor het beheer van vergunningen die
verband houden met handelspolitieke maatregelen of de handel in
landbouwproducten.
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 decies onder g)
CTW genoemde criterium dient u ervoor te zorgen dat werknemers
zich bewust zijn van de noodzaak de douane in te lichten wanneer
zich problemen voordoen in verband met de naleving van de
douanewetgeving en dient u personen aan te wijzen die in dat geval
contact met de douane opnemen.
3.5.1 Als importeur, exporteur of entreposeur dienen uw
procedures op de volgende aspecten betrekking te hebben :
- de wijze waarop u waarborgt dat uw douaneaangiften,
inclusief de beheercontroles, volledig, nauwkeurig en tijdig zijn;
- de overlegging of beschikbaarheid van ondersteunende
documentatie;
- de actuele gegevens (namen en adressen) van ingeschakelde
tussenpersonen/derden;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 32)
- de wijze waarop tussenpersonen worden aangewezen,
bijvoorbeeld de betrouwbaarheids- en geschiktheidscontroles die u
uitvoert voordat u hen als tussenpersoon aanwijst;
- de omstandigheden waaronder zij worden ingeschakeld;
- de contracten waarin de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, inclusief het type vertegenwoordiging door de tussenpersoon, bijvoorbeeld directe of indirecte e.d.;
- de wijze waarop u waarborgt dat u duidelijke en eenduidige
instructies aan uw tussenpersoon verstrekt;
- de wijze waarop u ondersteunende documenten (bijvoorbeeld licenties en certificaten) aan uw tussenpersoon verstrekt,
inclusief de wijze van presenteren en van bewaren/retourneren;
- de handelwijze van de tussenpersoon indien de instructies
onduidelijk zijn;
- de controle van de nauwkeurigheid en tijdigheid van het
werk dat de tussenpersoon voor u uitvoert;
- de wijze waarop u uw tussenpersoon informeert over
fouten/wijzigingen met betrekking tot de geklaarde posten;
- de handelwijze bij onregelmatigheden;
- de vrijwillige melding van fouten aan de douane.
Als externe vertegenwoordiger dienen uw procedures betrekking te hebben op :
- de contracten waarin de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, inclusief het type van uw vertegenwoordiging, bijvoorbeeld
directe of indirecte e.d.;
Suppl. 2
BIJLAGE IV bis (blz. 33)
- de wijze waarop u waarborgt dat de douaneaangiften, inclusief de beheercontroles, volledig, nauwkeurig en tijdig zijn;
- de mogelijkheid van een snelle overlegging dan wel de
beschikbaarheid van ondersteunende documentatie;
- de wijze waarop u waarborgt dat uw personeel op de hoogte
is van de voorwaarden die door uw klant dan wel in het contract
worden gesteld;
- uw handelwijze indien de instructies van de klant onduidelijk zijn of de verstrekte gegevens onjuist zijn;
- uw handelwijze indien u fouten/wijzigingen met betrekking
tot de geklaarde posten constateert;
- de vrijwillige melding van fouten aan de douane.
3.5.2 Indien de betreffende instructies gedocumenteerd zijn,
dient u bij bezoeken van douanecontroleurs aan te tonen dat u deze
maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.
3.5.3 Indien er procedures voor het beheer van vergunningen
worden toegepast, dient u bij bezoeken van douanecontroleurs aan te
tonen dat u deze maatregelen periodiek en integraal evalueert, alle
wijzigingen documenteert en de betreffende personeelsleden hierover informeert.
Suppl. 2
BIJLAGE IV bis (blz. 34)
Onderafdeling 3.6 : Procedures voor back-up,
recovery, fallback en archivering
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 decies onder f) van
het CTW genoemde criterium dient u toereikende procedures toe te
passen voor het bewaren van bedrijfsbescheiden en bedrijfsinformatie en ter bescherming tegen informatieverlies.
3.6.1 In uw procedures dient te worden aangegeven op welke
type dragers en in welke systeemsoftware uw gegevens worden opgeslagen, of de gegevens gecomprimeerd worden en, zo ja, in welk
stadium. Indien u een derde inschakelt, geef dan aan welke afspraken
er zijn gemaakt en wat de frequentie en de locaties van de back-up
en de gearchiveerde informatie zijn.
3.6.3 Indien ja, geef dan aan wat de garanties op de lange
termijn zijn voor de beschikbaarheid van de technische kwaliteit van
de dragers en van de hardware en programmacode.
Onderafdeling 3.7 : Bescherming van computersystemen
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 decies onder h) van
het CTW genoemde criterium dient u passende maatregelen te
hebben genomen, bijvoorbeeld firewalls en antivirusbescherming,
om te voorkomen dat onbevoegden uw computersysteem kunnen
binnendringen en ter bescherming van uw documentatie.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 35)
3.7.1 In verband met vraag a) dienen uw maatregelen onder
andere betrekking te hebben op de navolgende aspecten :
- de aanwezigheid van een bijgewerkt beveiligingsplan waarin de maatregelen worden beschreven om te voorkomen dat onbevoegden toegang tot uw computersysteem kunnen krijgen of informatie opzettelijk verwijderd wordt of verloren gaat;
- de vraag of u meerdere systemen op meerdere bedrijfslocaties gebruikt en de wijze waarop deze worden beheerd;
- de vraag wie er verantwoordelijk is voor de beveiliging en
werking van de computersystemen van het bedrijf (die verantwoordelijkheid mag niet tot één persoon beperkt zijn, maar dient
over meerdere personen verdeeld te zijn die elkaars werkzaamheden
kunnen controleren);
- informatie over firewalls en antivirusbescherming;
- de aanwezigheid van een plan voor bedrijfscontinuïteit/rampenbestrijding in geval van incidenten;
- de back-upprocedures indien uw systeem niet werkt, inclusief het herstel van alle relevante programma’s en gegevens.
Geef bij vraag b) aan met welke frequentie uw systeem wordt
getest op eventuele toegang door onbevoegde personen, hoe de gegevens worden geregistreerd en hoe er met incidenten wordt omgegaan
indien er met het systeem is “geknoeid”.
3.7.2 Uw procedures voor de toegangsrechten dienen onder
andere op de navolgende aspecten betrekking te hebben :
- de wijze waarop u autorisatie voor die toegang verleent en
op welke basis u de diverse toegangsniveaus toekent (de toegang tot
gevoelige informatie moet beperkt zijn tot medewerkers die bevoegd
zijn om gegevens te wijzigen en toe te voegen);
Suppl. 2
BIJLAGE IV bis (blz. 36)
- de procedure voor het invoeren van wachtwoorden, de frequentie van de wijziging ervan en de verantwoordelijkheid voor het
verstrekken van wachtwoorden; en
- het verwijderen/onderhouden/bijwerken van gebruikersgegevens.
Onderafdeling 3.8 : Beveiliging van documentatie
3.8.1 Uw maatregelen dienen doorgaans de volgende aspecten
te omvatten :
- de registratie en back-up van documenten (bijvoorbeeld via
scannen en op microfiche) en de toegangsbeperking;
- een bijgewerkt beveiligingsplan waarin de toegepaste maatregelen worden beschreven om te voorkomen dat onbevoegden
toegang krijgen tot documenten en dat informatie opzettelijk wordt
vernietigd of verloren gaat;
- het archiveren en veilig opslaan van documenten, inclusief
het toekennen van verantwoordelijkheden voor de verwerking/bewerking van die documenten;
- de handelwijze bij incidenten die de veiligheid van documenten in gevaar brengen.
3.8.2 Uw maatregelen dienen onder andere de volgende
aspecten te omvatten :
- het testen van uw systeem op een onrechtmatige toegang en
het registreren van de resultaten;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 37)
- een plan voor de bedrijfscontinuïteit/rampenbestrijding met
het oog op het herstellen van de oorspronkelijke situatie;
- de aanwezigheid van een overzicht met corrigerende maatregelen die zijn getroffen als gevolg van incidenten die zich hebben
voorgedaan.
Afdeling IV - Solvabiliteit
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 undecies van het CTW en
deel 2, punt 2.3, en bijlage 2, punt 3 van de AEO-gids)
Onder solvabiliteit wordt in dit artikel een goede financiële
draagkracht verstaan die, gelet op de aard van de verrichte bedrijfsactiviteiten, toereikend is om aan de verplichtingen te voldoen. De
solvabiliteit wordt beoordeeld op basis van de laatste drie boekjaren.
Indien uw bedrijf minder dan drie jaar operationeel is, wordt de
solvabiliteit beoordeeld aan de hand van de beschikbare documenten
en informatie (zie vraag 4.3). De documenten dienen uitsluitend betrekking te hebben op de aanvrager die de AEO-aanvraag indient.
Indien er informatie beschikbaar is die in de nabije toekomst van
invloed is op uw solvabiliteit, dient deze bij vraag 4.4 verstrekt te
worden.
4.1 Geef hier nadere informatie over eventuele insolventie-,
faillissements- of liquidatieprocedures die in de afgelopen drie jaar
tegen uw bedrijf of bedrijfsactiva zijn gevoerd.
4.2.1 De gevraagde bewijsstukken of gegevens kunnen ook
betrekking hebben op voorwaardelijke verplichtingen of voorzieningen, op het bedrijfskapitaal of op de nettovermogenspositie en de
omvang van de immateriële activa.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 38)
Onder sommige omstandigheden kan het voor een bedrijf
normaal zijn om een negatief nettovermogen te hebben, bijvoorbeeld
wanneer een bedrijf door een moedermaatschappij voor onderzoek
en ontwikkeling wordt opgericht en de passiva gefinancierd worden
door een lening van de moedermaatschappij of een financiële
instelling. In deze omstandigheden is het mogelijk dat het negatieve
vermogen geen indicator is voor het onvermogen van het bedrijf zijn
rechtmatige schulden te betalen. In dergelijke gevallen kan de
douaneautoriteit, om te beoordelen of er aan het solvabiliteitscriterium wordt voldaan, aanvullend bewijsmateriaal opvragen, zoals
een verklaring van de leninggever, een garantie van het
moederbedrijf of een verklaring van de bank. Indien het om een
eenmanszaak gaat of bijvoorbeeld een VOF, kan worden verzocht
een overzicht van eventuele persoonlijke vermogensbestanddelen te
overleggen die de solvabiliteit van het bedrijf garanderen.
NB : Om uw solvabiliteit te beoordelen, kan de douaneautoriteit verzoeken om actuele jaarrekeningen over te leggen. Het is
mogelijk dat de douane tijdens een inspectiebezoek uw volledige
jaarverslagen of jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren wil
controleren. De douane kan ook om inzage verzoeken in de meest
recente bedrijfsvoeringsverslagen teneinde de meest actuele
financiële situatie vast te kunnen stellen.
4.2.2 Bedrijven die een boekhouding en jaarrekeningen neerleggen volgens de Belgische wetgeving moeten volgende ratio’s berekenen :
1. nettorendabiliteitratio van het eigen vermogen (na belastingen)
T
Formule _____ waarin
N
T = de winst of het verlies (9904) van het boekjaar;
N = het eigen vermogen (10/15);
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 39)
2. liquiditeitsratio in de ruime zin (current ratio)
T
Formule _____ waarin
N
T = de som van voorraden en bestellingen in uitvoering (+3),
de vorderingen op ten hoogste 1 jaar (+40/41), de geldbeleggingen
(+50/53), de liquide middelen (+54/58) en de overlopende rekeningen van het actief (+490/1) ;
N = de som van de schulden op ten hoogste 1 jaar (+42/48) en
de overlopende rekeningen van het passief (+492/3);
3. solvabiliteitsratio
T
Formule _____ waarin
N
T = het eigen vermogen (10/15);
N = het totaal der passiva (+10/49).
Opmerking : De codes die voorkomen tussen haakjes in de
berekeningsformule identificeren de rubriek in de genormaliseerde
schema’s uitgegeven door de NBN (Nationale bank).
Uw financiële situatie wordt als toereikend beoordeeld zodra
dat deze 3 berekende ratio’s op basis van de laatste drie boekjaren
hoger zijn of gelijk aan 50 % van het gemiddelde van de sector
(waarvan de gegevens beschikbaar zijn). En bovendien moet voor
het rentabiliteitsratio het gemiddelde van de sector positief zijn.
4.2.3 Bedrijven die geen boekhouding en jaarrekeningen
neerleggen volgens de Belgische wetgeving en voor de bedrijven die
niet voldoen aan de criteria van punt 4.2.2 hiervoor, moeten over een
afgeleverd attest van een financiële instelling of van een onafhankelijke, door de overheid erkende revisor (op de plaats waar de boekhouding wordt gehouden en de jaarrekeningen worden neergelegd)
beschikken waarop staat vermeld dat uw bedrijf solvabel is.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 40)
Afdeling V - Veiligheidsvereisten
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 duodecies van het CTW en
deel 2, punt 2.4, en bijlage 2, punt 4 van de AEO-gids)
Noot : Deze afdeling heeft betrekking op het veiligheidscriterium voor het AEO-certificaat. De betreffende vragen dienen
uitsluitend te worden beantwoord indien u een aanvraag hebt
ingediend voor hetzij een AEOS hetzij een AEOF. De zelfbeoordeling voor dit criterium omvat alle locaties die relevant zijn voor de
douanegerelateerde activiteiten van de aanvrager.
Uw bedrijf dient tegen de achtergrond van zijn rol in de
internationale toeleveringsketen aan te tonen dat het een beleid voert
waaruit blijkt dat het zich zeer bewust is van het belang van de
veiligheid, zowel intern als in zijn contacten met klanten, toeleveranciers en externe dienstverleners.
U dient dit gedeelte niet te verwarren met de gezondheids- en
veiligheidsvereisten (hiervoor wordt verwezen naar de AEO-gids).
Van de procedures waarnaar in de antwoorden wordt verwezen, verwachten wij dat zij voldoende inhoudelijk en gedetailleerd
zijn a) om duidelijk te maken wie de verantwoordelijke personen en
hun plaatsvervanger(s) zijn en b) om die plaatsvervanger(s) in staat
te stellen handelend op te treden in overeenstemming met de
instructies van de verantwoordelijke persoon.
Alle procedures dienen gedocumenteerd te zijn en moeten aan
de douane ter beschikking worden gesteld tijdens haar controle van
de AEO-criteria. De documenten worden te allen tijde ter plaatse
gecontroleerd.
Uit de documenten die u dient over te leggen, met name in het
kader van vraag 5.1.1 a) en b), dient het navolgende te blijken :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 41)
● uw rol in de internationale toeleveringsketen;
● de aard en omvang van uw bedrijf; en
● de risico’s en dreigingen voor uw bedrijf.
5.1 : Zelfbeoordeling
Vraag 5.1.1 a) De douaneautoriteiten gaan ervan uit dat er
een gedocumenteerde risicobeoordeling is uitgevoerd door uzelf of
door een beveiligingsbedrijf, mits u hiervan gebruikmaakt. Indien u
een dergelijke beoordeling tijdens ons bezoek niet kunt overleggen,
kan dat leiden tot de automatische aanbeveling om uw aanvraag af te
wijzen.
De beoordeling van het risico- en dreigingniveau dient
betrekking te hebben op alle locaties die relevant zijn voor uw
douanegerelateerde activiteiten. De beoordeling is bedoeld om de
risico’s en dreigingen in kaart te brengen die kunnen optreden in het
deel van de internationale toeleveringsketen waarin uw bedrijf actief
is en om de maatregelen te evalueren die toegepast worden om die
risico’s te minimaliseren. De beoordeling dient alle risico’s voor de
veiligheid van uw rol in de internationale toeleveringsketen te
bestrijken en dient onder andere de volgende aspecten te omvatten :
● fysieke dreigingen voor bedrijfsruimten en goederen;
● fiscale dreigingen;
● contractuele afspraken met handelspartners in de internationale toeleveringsketen.
Bij een dergelijke beoordeling dient onder andere aan de
volgende punten aandacht te worden besteed :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 42)
● de goederen die het voorwerp uitmaken van uw activiteiten;
● de locaties en gebouwen (voor opslag, productie e.d.);
● het personeel (inclusief wervingsprocedures), het gebruik
van tijdelijke werknemers en het uitbesteden van werkzaamheden;
● het vervoer van goederen (laden en lossen);
● het computersysteem en de boekhouding (en bijbehorende
documentatie);
● de recent gerapporteerde veiligheidsincidenten op bovengenoemde gebieden.
U dient ook aan te tonen hoe vaak alle documentatie geëvalueerd en bijgewerkt wordt. In de procedures dient daarnaast aandacht te worden besteed aan de wijze waarop incidenten gemeld
moeten worden. Daarnaast dient de frequentie van toekomstige evaluaties vermeld te worden. De douane zal ook om bewijsmateriaal
vragen over hoe en wanneer uw personeel en bezoekers op de hoogte
worden gesteld van uw veiligheidsprocedures.
Vraag 5.1.1 b) Indien u tijdens onze audit geen veiligheidsplan of risicoanalyse kunt overleggen, kan dat tot een voortijdig
einde van de audit of tot een afwijzing van de aanvraag leiden.
Er dient een evaluatieprogramma voor het veiligheidsplan te
zijn, inclusief een registratie van wijzigingen die door de daarvoor
verantwoordelijke persoon ondertekend en gedateerd zijn.
Vraag 5.1.2 U dient ten minste een omschrijving te geven
van de vijf grootste risico’s die u hebt vastgesteld. Wij verwachten
dat u deze risico’s hebt geëvalueerd en dat u deze in uw beoordeling
van het risico- en dreigingsniveau hebt opgenomen, waarbij aandacht
is besteed aan de kans dat die risico’s zich zullen voordoen, de gevolgen ervan en eventuele tegenmaatregelen. Voorbeelden van
risico’s zijn o.a. :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 43)
● het smokkelen van clandestiene goederen;
● de besmetting van producten;
● de manipulatie van goederen voor de export;
● toegang door onbevoegden e.d.
Vraag 5.1.3 Geef een korte beschrijving van het proces voor
het ontwikkelen van veiligheidsmaatregelen en voor het uitvoeren,
controleren en evalueren ervan. Vermeld wie hiervoor verantwoordelijk is en welke zijn taken zijn. Op het juiste niveau binnen de
organisatie dient één persoon de algemene verantwoordelijkheid te
hebben voor alle veiligheidsmaatregelen. Hij/zij dient over de
benodigde bevoegdheden te beschikken om, indien noodzakelijk,
adequate veiligheidsmaatregelen te kunnen nemen. Indien er geen
specifieke persoon aangeduid is, vermeld dan de verschillende departementen die zich bezighouden met de algemene coördinatie en
management.
Indien er gebruik wordt gemaakt van externe diensten, dient
de verantwoordelijke persoon de betreffende overeenkomsten te
beheren en te zorgen dat de geleverde diensten een zodanig niveau
hebben dat deze aan de AEO-vereisten voldoen (zoals die uit de
vragen in deze afdeling naar voren komen).
De verantwoordelijke persoon dient adequate procedures toe
te passen voor het opstellen, evalueren en bijwerken van alle veiligheidsmaatregelen en dient een toelichting hierop te kunnen geven.
Doorgaans is die persoon ook verantwoordelijk voor het opstellen
van de documenten die in het kader van vraag 5.1.1 a) en b) zijn
vereist.
Wij verwachten dat de betreffende procedures zodanig zijn
dat de plaatsvervangers van de verantwoordelijke persoon ook in
staat zijn om die verantwoordelijkheid over te nemen en de vereiste
taken uit te voeren.
Vraag 5.1.4 Hoewel veiligheidsmaatregelen in veel gevallen
specifiek zijn voor een bepaalde locatie, kunnen de procedures die
van toepassing zijn op het ontwikkelen, uitvoeren, controleren en
evalueren van veiligheidsmaatregelen voor alle locaties geharmoniseerd zijn. Indien de maatregelen niet geharmoniseerd zijn, kan dit
tot een groter aantal bezoeken van de douanecontroleur leiden.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 44)
Vraag 5.1.5 (a) en (b) U dient te beschikken over schriftelijke procedures op grond waarvan personeel en bezoekers in staat
zijn en ook aangezet worden om alle veiligheidsincidenten te
melden, zoals ongeautoriseerde toegang, diefstal, het gebruik van
ongescreend personeel e.d. In dat verband dient ook aangegeven te
worden hoe een dergelijke melding moet plaatsvinden en bij wie en
waar de betreffende persoon te bereiken is. Tevens dient te worden
aangegeven hoe dergelijke incidenten onderzocht worden, hoe de
rapportage van de resultaten van dat onderzoek verloopt en hoe de
verantwoordelijke van die taken wordt geïdentificeerd.
Indien u met ”Nee” hebt geantwoord, geef dan aan welke
actie u op welke termijn op dit gebied denkt te ondernemen.
Indien u met “Ja” hebt geantwoord dient u toe te lichten hoe
veiligheidsinstructies aan het personeel worden meegedeeld en hoe u
kunt waarborgen dat het personeel ook daadwerkelijk kennis heeft
genomen van die instructies. U dient daarnaast toe te lichten hoe de
veiligheidsinstructies onder de aandacht van bezoekers worden
gebracht.
Zie ook vraag 5.2.2.
Verwijzingen naar “veiligheids”-instructies dienen niet verward te worden met instructies die op het gebied van de gezondheid
en veiligheid aan bezoekers en medewerkers dienen te worden
gegeven.
Vraag 5.1.6 (a) en (b) Deze vraag heeft betrekking op de
veiligheid c.q. beveiliging van de toeleveringsketen en niet op
gezondheids- en hygiënische veiligheidsincidenten.
Enkele voorbeelden :
● verliezen in magazijnen;
● verbroken zegels;
● beschadigde mechanismen die bedoeld zijn om manipulaties tegen te gaan.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 45)
Indien zich veiligheidsincidenten hebben voorgedaan, gaan
wij ervan uit dat u uw veiligheid- en beveiligingsprocedures hebt
aangepast en maatregelen in die procedures hebt opgenomen om
soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen. U zult ook
worden verzocht om aan te tonen hoe de doorgevoerde veranderingen aan uw personeel en bezoekers zijn meegedeeld.
Indien na een evaluatie van uw veiligheidsprocedures wijzigingen zijn aangebracht, dienen deze als een herziening te worden
geregistreerd in een register voor herzieningen onder vermelding van
de datum en van het deel/de gedeelten die herzien zijn.
Vraag 5.1.7 (a) en (b) U dient ervoor te zorgen dat u te allen
tijde in het bezit blijft van de oorspronkelijke documentatie, aangezien de douaneautoriteiten hierom zouden kunnen vragen. Bij een
controle zullen de bezoekende douaneautoriteiten rekening houden
met relevante certificaten zoals :
● die voor een erkend agent (certificaat en beoordelingsrapport);
● TAPA (certificaat en beoordelingsrapport);
● ISO (certificaat en kwaliteitshandboek).
Vraag 5.1.8 In uw antwoord dient u bijvoorbeeld gegevens te
verstrekken over eventuele gevaarlijke chemicaliën, kostbare goederen of accijnsgoederen en of u die goederen incidenteel of regelmatig
in- en/of uitvoert.
Voorbeelden van bijzondere veiligheidseisen betreffen o.a. :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 46)
● speciale verpakkingen;
● specifieke opslagvereisten.
Zie ook vraag 5.5.1 (logistieke processen).
Vraag 5.1.9 (a) en (b) In uw antwoord dient u o.a. de naam
en het adres van het (de) externe bedrijf (bedrijven) te vermelden,
hoe lang zij door u al als beveiligingsbedrijf worden ingeschakeld en
of zij ook nog andere diensten aan u verlenen.
Indien het beveiligingsbedrijf een beoordeling van de risico’s
heeft gemaakt, dient u hier nogmaals te bevestigen welke eventueel
vastgestelde risico’s zijn opgenomen in uw beoordeling van het
risico- en dreigingsniveau waarnaar u in het kader van vraag 5.1.1 a)
hebt verwezen.
Uit de documenten moet (moeten) de datum(s) blijken waarop
de risicobeoordeling heeft plaatsgevonden en waarop de aanbevelingen in de praktijk zijn gebracht. De documenten dienen tijdens het
bezoek ter beschikking worden gesteld.
Vraag 5.1.10 In uw antwoord dient u een indicatie te geven
van de verschillende veiligheidseisen die klanten/verzekeringsmaatschappijen hebben gesteld en van de goederen waaraan speciale
eisen worden gesteld (bijvoorbeeld bijzondere verpakkings- of opslagvereisten).
Indien het om een zeer breed scala aan producten en eisen
gaat, is het voldoende om een samenvatting te geven. Zij zullen dan
in het kader van ons bezoek aan een nader onderzoek worden onderworpen.
5.2 : Toegang tot de bedrijfsruimten
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 47)
Vraag 5.2.1 (a) en (b) U dient een korte beschrijving te
geven van de toegangsprocedures waarbij u, indien van toepassing,
dient aan te geven of er voor bepaalde locaties specifieke procedures
gelden. Bij een aanvraag voor meerdere vestigingen kan het nuttig
zijn om een algemene beschrijving of afbeelding van de vestigingen
toe te voegen. In uw procedures dient vastgelegd te zijn wie er
toegang heeft tot welke ruimten, gebouwen en kamers en hoe die
toegang is geregeld, bijvoorbeeld via toetsenbord (keypads) of
magneetkaarten (swipe cards). Bij eventuele toegangsbeperkingen
dient rekening te zijn gehouden met de beoordeling van het risico- en
dreigingsniveau (zie vraag 5.1.1 a)).
Uw systeem dient pogingen tot een ongeautoriseerde toegang
te kunnen herkennen en hierop toezicht te kunnen houden.
Beschrijf het systeem dat gebruikt wordt voor de identificatie
van personeelsleden en dat het onderscheid met bezoekers maakt,
bijvoorbeeld door het dragen van badges.
Vraag 5.2.2 (a) en (b) In uw antwoord dient u de betreffende
gegevens te bevestigen door te verwijzen naar de risicobeoordeling
als beschreven onder 5.1.1 a) en b). U dient ook informatie te verstrekken over een eventuele samenwerking met andere beveiligingsorganisaties/ordehandhavers (vb politie) die over kennis over dergelijke onderwerpen beschikken.
Verwijs in dit verband ook naar uw antwoord op vraag 5.1.5
en de bijbehorende toelichtingen.
Vraag 5.2.3 De douaneautoriteiten dienen voorafgaand aan
het bezoek de beschikking te krijgen over een vestigingsplan.
Hoewel een dergelijk plan niet verplicht is, kunnen plattegronden en
schetsen e.d. nuttig zijn bij de voorbereiding van de audit, waardoor
de tijd die nodig is voor een bezoek ter plaatse kan verminderd
worden. Het plan kan deels of geheel bestaan uit een satelliet-/internetafbeelding van de vestiging (indien beschikbaar).
Alle afbeeldingen en plannen die ter beschikking worden
gesteld, dienen voorzien te zijn van de datum waarop zij zijn gemaakt. Zij dienen ook over een unieke identificatiecode te beschikken om onderdeel te kunnen vormen van de audit trail in het kader
van de AEO-aanvraag.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 48)
Vraag 5.2.4 U dient speciale aandacht te besteden aan de
bedrijven op uw locatie die slechts bedrijfsruimte huren en uw
bedrijf niet bevoorraden. Huurders kunnen specifieke veiligheidsproblemen met zich meebrengen. Alle procedures die betrekking hebben
op bijvoorbeeld hun afzonderlijke toegangsmogelijkheden en de
gescheiden werkruimten op uw locatie, dienen kort beschreven te
worden.
Zie in dit verband ook vraag 5.13.
5.3 : Fysieke beveiliging
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 duodecies, lid 1,
onder a) van het CTW genoemde criterium dienen de gebouwen die
worden gebruikt voor activiteiten gedekt door het certificaat, te zijn
gemaakt van materialen die verhinderen dat onbevoegden zich
hiertoe onrechtmatig toegang kunnen verschaffen.
Alle gebouwen moeten zijn opgetrokken uit materialen die de
toegang door onbevoegden verhinderen. Er dienen passende toegangscontrolemaatregelen te zijn genomen om een eventueel onrechtmatige toegang tot verzendingsruimten, los- en laadkades, losen laaddekken en kantoren te voorkomen. De genomen maatregelen
moeten in verhouding zijn met de aard en de omvang van uw bedrijf,
het soort goederen e.d.
Vraag 5.3.1 (a), (b) en (c) Deze vraag heeft betrekking op de
zichtbare buitenbegrenzing van uw bedrijfslocatie, zoals hekken,
deuren en poorten. Alle buiten- en binnenramen, deuren, poorten en
hekken moeten van sloten of van andere types van toezicht of
toegangscontrolemaatregelen zijn voorzien zoals alarmsystemen
(anti-inbraaksysteem) of voorzien zijn van cameratoezicht of
camerabewaking (CCTV Close Circuit TV systems).
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 49)
Voor vragen (a)-(c) dient u nadere informatie op te geven
over hoe de naleving van de betreffende procedures wordt
gecontroleerd, wat de frequentie van de controles van gebouwen en
eventuele hekken en omheiningen is en hoe veiligheidsincidenten
gemeld en afgehandeld worden. Deze informatie dient te worden
opgenomen in het document dat in het kader van vraag 5.1.1 a) of b)
beschikbaar moet zijn. Verwijs hier naar de relevante paragraaf, het
onderdeel of de pagina (revisie/datum) van dat document.
Vraag 5.3.2 (a) en (b) U dient een overzicht te geven van alle
toegangsmogelijkheden (bij voorkeur met een verwijzing naar het
vestigingsplan); inclusief alle (brand)trappen en nooduitgangen. U
dient hierbij onderscheid te maken tussen toegangsmogelijkheden
voor het laden en lossen van vracht, voor openbare voorzieningen,
ontvangst- en receptieruimten en rustfaciliteiten voor chauffeurs.
Geef ook de locatie aan van eventuele beveiligingskantoren/wachthuisjes.
Bij uw beschrijving van de controles, dient u, waar van
toepassing, ook te verwijzen naar het type camerabewaking dat
wordt gebruikt (bijvoorbeeld statische camera’s of camera’s die
horizontaal en/of verticaal kunnen bewegen), de wijze waarop de
camerabewaking wordt gecontroleerd en of de beelden proactief of
reactief worden gebruikt.
Behalve de externe toegangscontroles dient u ook de interne
toegangscontroles te beschrijven, inclusief eventuele interne toegangscontroles bij bedrijfsruimten die met anderen worden gedeeld.
Geef aan of de vestiging 24 uur per dag (7 dagen op 7) operationeel is (d.w.z. met ploegendiensten werkt) of uitsluitend tijdens
normale kantooruren.
Vraag 5.3.3 Indien van toepassing dient u ook nadere informatie te verschaffen over het gebruik van back-upgeneratoren of vergelijkbare installaties die zorgen voor een adequate verlichting wanneer de lokale stroomvoorziening uitvalt. Geef ook aan hoe dergelijke installaties onderhouden worden.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 50)
Vraag 5.3.4 Op welke manier worden sleutels geregistreerd
en welke procedures zijn er om misbruik van sleutels te voorkomen?
Wat gebeurt er indien sleutels kwijtraken?
Er moeten procedures zijn die ervoor zorgen dat uitsluitend
bevoegd personeel de beschikking heeft over sleutels die toegang
geven tot afgesloten gebouwen, locaties, kamers, beveiligde ruimten,
archiefkasten, kluizen, voertuigen en machines. Die procedures
dienen onder andere betrekking te hebben op :
● het opbergen van de sleutels op een speciaal daartoe bestemde plaats;
● de aangewezen persoon die verantwoordelijk is voor de
controle op een veilig gebruik van de sleutels;
● de registratie van wie er sleutels waarvoor meeneemt en
wanneer (datum en uur) deze weer ingeleverd worden;
● de wijze waarop er omgegaan wordt met het kwijtraken van
sleutels of met sleutels die niet teruggebracht worden.
Geef de eventuele afsluitprocedures aan en, indien van toepassing, wie er in het bezit is (zijn) van lopers en verantwoordelijk is
(zijn) voor het ‘s avonds afsluiten en de volgende werkdag weer
openen van de locatie.
Geef aan of er ook nog andere “sleutelmethoden” worden
gebruikt, zoals “radiografische sleutels” (om bijvoorbeeld op afstand
slagbomen van een parkeerplaats te kunnen bedienen), en wie er in
het bezit is van dergelijke sleutels.
Vraag 5.3.5 (a), (b), (c) en (d) Uw procedures dienen onder
andere betrekking te hebben op :
● de wijze waarop u omgaat met particuliere voertuigen op
uw locatie en hoe deze geregistreerd worden;
Suppl. 2
BIJLAGE IV bis (blz. 51)
● de wijze waarop u omgaat met voertuigen van personeel op
uw locatie;
● de aanwezigheid van specifieke parkeerplaatsen voor bezoekers en personeel op voldoende afstand van beveiligde zones
(zoals los- en laadplatformen) teneinde de kans op diefstal, opstoppingen of belemmeringen te voorkomen;
● de wijze waarop gecontroleerd wordt dat de parkeervoorschriften nageleefd worden.
(a) Geef aan of en hoe voertuigen van bezoekers en personeel
gescheiden geparkeerd worden. U dient ook aan te geven of er nog
andere voertuigen zijn die tijdelijk toegang tot de bedrijfslocatie(s)
hebben, zoals taxi’s of personeelsbusjes.
(b) Er dienen procedures van kracht te zijn om te waarborgen
dat de verleende vergunningen periodiek herzien en bijgewerkt worden in verband met wijzigingen in het bedrijfswagenpark. Geef aan
of het personeel de beschikking over parkeervergunningen krijgt en
wat de regels zijn voor het gebruik van de parkeerfaciliteiten
(bijvoorbeeld slagbomen die middels magneetkaart worden bediend).
(c) Geef een beschrijving van alle procedures voor de controle van voertuigen, bijvoorbeeld of de toegangen tijdens piekuren
door veiligheidspersoneel bemand zijn om eventuele binnendringing
te voorkomen en om een adequate controle van alle voertuigen te
waarborgen.
(d) Geef een beschrijving van de schriftelijke regels die op het
parkeren van voertuigen van toepassing zijn en van de wijze waarop
deze aan het personeel worden meegedeeld. Geef ook aan of de
betreffende voorschriften bij de veiligheidsbeoordeling in aanmerking zijn genomen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 52)
5.4 : Laadeenheden
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 duodecies, lid 1,
onder c) van het CTW genoemde criterium dienen er passende
veiligheidsnormen gehanteerd te worden. Die normen worden als
passend aangemerkt indien er maatregelen zijn genomen om het
toevoegen, omwisselen of wegnemen van materialen, of andere
manipulaties van de goederen bij het laden, lossen en de op- en
overslag te voorkomen.
Tot de laadeenheden behoren containers, tankers, bestelwagens, vrachtwagens, voertuigen en pijplijnen, d.w.z. alle eenheden
waarin uw goederen worden getransporteerd.
Er dienen procedures van kracht te zijn om te waarborgen dat
de laadeenheden, voordat er met laden wordt begonnen, intact zijn.
Tijdens onze audit dient u de gegevens van de eigenaren/leveranciers
te verstrekken.
Vraag 5.4.1 De goede staat van de laadeenheden dient gewaarborgd te worden door bijvoorbeeld te zorgen dat er voortdurend
toezicht op wordt uitgeoefend, doordat zij zich in een veilige afgesloten ruimte bevinden of door ze vóór gebruik aan een inspectie te
onderwerpen. Uw procedures dienen onder andere de volgende
aspecten te omvatten :
● de controle van de toegang tot de plaatsen waar de laadeenheden zich bevinden (bv. controle van het personeel, van vrachtwagenchauffeurs extern aan het bedrijf);
● de voorschriften waardoor wordt gewaarborgd dat uitsluitend toegelaten personen toegang hebben;
● het permanent toezicht van de laadeenheden door bijvoorbeeld verantwoordelijke medewerkers (en plaatsvervangers).
Vraag 5.4.2 Uw procedures dienen onder andere de volgende
aspecten te omvatten :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 53)
● de aanwijzing van de verantwoordelijke persoon bij wie
eventuele incidenten gemeld dienen te worden;
● de wijze waarop incidenten gerapporteerd en geregistreerd
worden;
● de maatregelen die bij incidenten genomen moet worden,
met name de melding aan de politie / het senior management;
● de wijze waarop bestaande procedures worden gewijzigd en
bijgewerkt;
● de wijze waarop het personeel over wijzigingen wordt geïnformeerd.
De douaneautoriteiten verwachten dat u daarvan tijdens het
bezoek bewijsmateriaal overlegt.
Vraag 5.4.3 (a) en (b) Geef een beschrijving van het soort
verzegelingen dat u gebruikt en van de normen waaraan die
verzegelingen moeten voldoen. Vermeld de naam van de producent
en de procedure voor het uitgeven van de verzegelingen en voor het
registreren, aanbrengen en verwijderen ervan.
Er dient een schriftelijke procedure te zijn voor de handelwijze met betrekking tot verbroken of gemanipuleerde verzegelingen.
Vraag 5.4.4 Afhankelijk van de laadeenheid dient er een
“zevenpuntencontrole” te worden uitgevoerd (waarbij ook de motorwagen (trekker) geïnspecteerd dient te worden) :
● voorwand;
● linkerzijde;
● rechterzijde;
● vloer;
● plafond/dak;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 54)
● binnen-/buitendeuren;
● buitenzijde/onderzijde.
Vraag 5.4.5 (a), (b) en (c) Het onderhoud dient periodiek
plaats te vinden en niet uitsluitend in geval van schade of incidenten.
Indien het onderhoud extern wordt uitgevoerd of niet onder supervisie van uw personeel, dient de staat van de laadeenheid bij de
terugkeer in de installaties, gecontroleerd te worden. Uw procedures
dienen onder andere de volgende aspecten te omvatten :
● de verplichting van het personeel om de staat van de laadeenheden na hun terugkeer in de installaties te controleren;
● de aard van de controles die uitgevoerd moeten worden en
door wie en wanneer;
● de wijze waarop uw procedures aan het personeel worden
meegedeeld;
● de opzet en frequentie van de beheercontroles om te
waarborgen dat de laadeenheden opnieuw geïnspecteerd worden.
Geef aan of alle laadeenheden routinematig worden gecontroleerd voordat u een inkomende lading accepteert of voordat u
goederen voor verzending begint te laden. Geef ook aan of u
daarvoor procedures hebt opgenomen in de documenten waarnaar in
vraag 5.1.1 a) en b) wordt verwezen.
5.5 : Logistieke processen
Vraag 5.5.1 (a), (b), (c) en (d) Het logistieke proces heeft
betrekking op de bewegingen van de door u ingevoerde en uitgevoerde goederen tussen uw bedrijfslocatie en de grens, doorheen de
EU en tussen verschillende bedrijfslocaties.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 55)
U dient een overzicht te geven van alle gebruikte vervoerswijzen bij transporten die bij uw bedrijf beginnen dan wel eindigen
in de internationale toeleveringsketen. Duid de gebruikte vervoerswijzen aan.
Indien u gebruik maakt van externe dienstverleners, dient u
dat ook bij vraag 5.13 (Diensten van derden) aan te geven.
5.6 : Niet-fiscale eisen
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 duodecies, lid 1,
onder d) van het CTW genoemde criterium dienen er, indien van
toepassing, procedures gebruikt te worden voor de behandeling van
in- en/of uitvoervergunningen die verband houden met verboden en
beperkingen, evenals procedures om goederen van elkaar te kunnen
onderscheiden.
Vraag 5.6.1 (a) en (b) Dit gedeelte vormt een aanvulling op
vraag 3.5.3 en heeft betrekking op niet-fiscale eisen.
Documenteer het proces en de procedures die waarborgen dat
er binnen uw bedrijf iemand verantwoordelijk is voor de beschikbaarheid van de benodigde vergunningen en om maatregelen te
nemen indien bepaalde vergunningen ontbreken.
Beschrijf de aanvullende veiligheidsmaatregelen die eventueel van toepassing zijn met het oog op de handel in goederen voor
tweeërlei gebruik (dual-use goods).
5.7 : Binnenkomende goederen
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 duodecies, lid 1,
onder b) van het CTW genoemde criterium dienen er passende
toegangscontrolemaatregelen genomen te zijn om onrechtmatige
toegang tot verzendingsruimten, los- en laadkades en los- en laaddekken te voorkomen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 56)
Vraag 5.7.1 (a) en (b) Deze procedures dienen toegepast te
worden vanaf het moment dat een order wordt geplaatst tot aan de
aflevering via de internationale toeleveringsketen.
Uit de schriftelijke procedures moet afgeleid kunnen worden
wat de goederenstromen zijn (inclusief de bijbehorende documenten)
en welke andere partijen hierbij betrokken zijn, zoals leveranciers,
verpakkingsbedrijven, vervoerders e.d.
Vraag 5.7.2 Indien er veiligheidsmaatregelen met binnen- of
buitenlandse (zowel binnen als buiten de EU) leveranciers zijn overeengekomen, dient het personeel hiervan op de hoogte te zijn en
moeten er procedures worden vastgesteld om erop toe te zien dat
deze afspraken worden nagekomen. U dient het proces voor het
informeren van medewerkers over de veiligheid te beschrijven en de
frequentie van de bijscholing aan te geven. U dient over bewijsstukken hieromtrent te beschikken met het oog op het bezoek van de
douaneauditeur en eventuele daaropvolgende AEO-herevaluaties.
Uw procedures dienen onder andere de navolgende aspecten
te omvatten :
● het aanwijzen van medewerkers die bij aankomst verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van de chauffeur en de goederen;
● het bijhouden van een schema met te verwachten leveringen;
● het afhandelen van onverwachte leveringen;
● het registreren van de vervoersdocumenten en de douanebescheiden;
● het vergelijken van de goederen met de vervoersdocumenten en de douanedocumenten;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 57)
● het controleren van de verzegeling;
● het registreren van de uitvoering en de resultaten van controles;
● het in kennis stellen van de douane van de aankomst van de
goederen zodat deze de nodige controles kan verrichten;
● het wegen en tellen van de goederen en het vergelijken met
de pakbonnen/inkooporders;
● het testen van de kwaliteit;
● het controleren of de goederen eenduidig gemarkeerd zijn
voordat ze worden opgeslagen (met het oog op adequate identificatie
ervan);
● het vaststellen en rapporteren van afwijkingen of een gebrekkige kwaliteit;
● het in kennis stellen van de afdeling aankoop en administratie van de ontvangst van de goederen.
Indien u in kostbare of risicogoederen handelt, kan er sprake
zijn van aanvullende eisen, zoals de voorwaarde dat :
● de goederen in dezelfde staat dienen te arriveren als waarin
ze bij de leverancier zijn verzonden;
● zij op ieder ogenblik verzegeld dienen te zijn;
● de veiligheidseisen niet zijn overtreden.
Uw procedures dienen onder andere de volgende aspecten te
omvatten :
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 58)
● het meedelen van die aanvullende eisen aan het personeel
dat verantwoordelijk is voor de ontvangst van binnenkomende goederen zodat zij weten hoe te handelen, met name als er onregelmatigheden worden geconstateerd;
● het periodiek evalueren en bijwerken van die procedures;
● het uitvoeren van beheercontroles / houden van toezicht in
verband met de naleving van deze eisen door het personeel.
Vraag 5.7.3 (a) en (b) Er dienen procedures te bestaan om
ervoor te zorgen dat de verzegeling, bij aankomst van een verzegelde
laadeenheid, op correcte wijze wordt behandeld. Dat kan onder
andere via een visuele inspectie om te waarborgen dat a) de verzegeling nog volledig intact is en b) er geen aanwijzingen zijn dat ermee
geknoeid is. Wanneer het resultaat van de visuele inspectie positief
is, kan de verantwoordelijke medewerker de verzegeling aan een
fysieke test onderwerpen door adequate druk op de verzegeling uit te
oefenen om er volledig zeker van te zijn dat deze intact is.
Vraag 5.7.4 Geen toelichting noodzakelijk.
Vraag 5.7.5 Gezien de aard van de goederen waarin u handelt, is het mogelijk dat het tellen, wegen of kwantificeren van de
goederen niet relevant is. In dergelijke gevallen dient een alternatieve methode beschreven te worden die gebruikt wordt voor het
controleren van zendingen. Daarbij dient ook aangegeven te worden
hoe de naleving van de betreffende procedures wordt gewaarborgd.
Vraag 5.7.6 Uw procedures dienen onder andere de volgende
aspecten te omvatten :
● de wijze waarop (op basis van welke documenten), wanneer
en door wie binnengekomen goederen in de voorraadadministratie
worden geboekt;
● het controleren van de goederen aan de hand van ladinglijsten en inkooporders;
● het zo snel mogelijk na aankomst registreren van de opname van de goederen in de voorraad.
Suppl. 2
BIJLAGE IV bis (blz. 59)
Vraag 5.7.7 (a) en (b) Er dient een duidelijke scheiding van
functies te zijn tussen het bestellen van goederen (inkoop), de ontvangst van goederen (opslag), de boeking van goederen (administratie) en de betaling van de factuur. Een en ander is mede afhankelijk van de omvang en complexiteit van de bedrijfsvoering.
5.8 : Opslag van goederen
Deze onderafdeling heeft uitsluitend betrekking op goederen
die deel uitmaken van een internationale toeleveringsketen.
Vragen 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 en 5.8.5 Uw procedures
dienen onder andere de volgende aspecten te omvatten :
● de toewijzing van speciale ruimten voor de opslag van
goederen die veilig moeten zijn en waarmee het controlerend
personeel goed bekend is;
● de wijze waarop gewaarborgd wordt dat de opslagruimten
uitsluitend voor bevoegd personeel toegankelijk zijn;
● het periodiek opmaken van de inventaris;
● het controleren van de binnenkomende goederen, de verplaatsing ervan naar andere vestigingen en permanente en tijdelijke
verwijderingen;
● de te nemen maatregelen indien er onregelmatigheden,
afwijkingen, verliezen of diefstal zijn geconstateerd;
● het hanteren en verwerken van goederen en het retourneren
ervan naar het magazijn;
● het scheiden van de verschillende soorten goederen (indien
van toepassing), bijvoorbeeld communautaire en niet-communautaire
goederen of gevaarlijke en kostbare goederen;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 60)
● het bijhouden en bijwerken van de voorraadadministratie,
inclusief de locatie van de goederen;
● het aanpakken van alle aspecten die van invloed zijn op de
fysieke veiligheid van de opslagfaciliteiten.
De te hanteren veiligheidsnormen zijn afhankelijk van het
soort goederen en de aard, omvang en complexiteit van het betreffende bedrijf, hetgeen kan variëren van één enkele ruimte in een
kantorenblok tot een groot internationaal bedrijf met meerdere
vestigingen in verschillende lidstaten.
Vraag 5.8.6 In geval van onderaanneming, gelieve het/de
bedrijf(ven) op te geven die belast is/zijn met de opslag.
5.9 : Productie van goederen
Deze onderafdeling heeft uitsluitend betrekking op goederen
die de internationale toeleveringsketen binnenkomen.
De vragen 5.9.1 tot en met 5.9.4 dienen uitsluitend beantwoord te worden indien die op uw bedrijf van toepassing zijn. In de
onderhavige context kan “productie” op een breed scala aan activiteiten duiden, gaande van de vervaardiging van goederen uit grondstoffen tot de assemblage van ingekochte onderdelen.
Vraag 5.9.1 (a) en (b) Geef in uw beschrijving ook aan of het
personeel dat in de productieruimte werkt op permanente basis in
dienst is van uw bedrijf of dat er ook uitzendkrachten werkzaam zijn.
Beschrijf de productielocatie binnen uw vestiging en geef, indien
mogelijk, de locatie ervan aan op het vestigingsplan (zie ook de
opmerkingen bij vraag 5.2.3).
Vraag 5.9.2 Onderbouw uw antwoord door, indien van toepassing, te verwijzen naar de beoordeling van het risico- en
dreigingsniveau zoals beschreven bij vraag 5.1.1 (a) en (b). Alle
controles op de naleving van de procedures dienen door adequate
bewijzen ondersteund te worden en dienen ondertekend en gedateerd
te zijn.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 61)
Vraag 5.9.3 Vul hier ook alle technologische hulpmiddelen in
die gebruikt worden om de integriteit van het verpakken te waarborgen (bijvoorbeeld controles van het gewicht, toezicht via een
gesloten TV-circuit e.d.). Geef ook aan welke procedures er van
kracht zijn om de betrouwbaarheid van de individuele verpakkingen
te waarborgen en op welke wijze de producten vervoerd worden, bijvoorbeeld op pallets e.d. De informatie dient betrekking te hebben op
het traject tot aan het punt dat de identiteit van de ontvanger
(adres/land) bekend is. Geef ook aan hoe de betreffende informatie
wordt beheerd.
Vraag 5.9.4 In uw beschrijving dient u ook te verwijzen naar
alle contractuele afspraken en service level agreements (SLA’s) met
de betreffende derden. De douanecontroleur kan bij zijn bezoek
inzage wensen in de documenten.
Dit is ook van toepassing indien goederen als groupage zending (verzamelorder) worden vervoerd.
5.10 : Het laden van de goederen
Vragen 5.10.1 (a) en (b) en 5.10.2 (a), (b) en (c) Er dienen
specifieke werknemers belast te zijn met het toezicht op het laden
van de goederen om te voorkomen dat goederen zonder supervisie
worden geladen of achterblijven. Uw procedures dienen onder
andere de volgende aspecten te omvatten :
● het aanwijzen van medewerkers die verantwoordelijk zijn
voor het ontvangen van de chauffeur en het laden van de goederen;
● het waarborgen dat er te allen tijde bevoegd personeel bij
het laden aanwezig is;
● de werkwijze indien er geen bevoegd personeel beschikbaar
is (bijvoorbeeld het aanwijzen van plaatsvervangers);
● het waarborgen dat het laden uitsluitend in de aanwezigheid
van daartoe bevoegd personeel plaatsvindt;
● het wegen, tellen en markeren van de goederen;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 62)
● de wijze waarop er met afwijkingen/onregelmatigheden
wordt omgegaan;
● het aanbrengen van verzegelingen en de registratie daarvan
in de betreffende documenten/bestanden, waarbij gewaarborgd dient
te worden dat de verzegelingen voor de juiste goederen worden
gebruikt, voldoen aan de voorgeschreven nomen en aangebracht zijn
in overeenstemming met de wettelijke bepalingen;
● het registreren van de vervoersdocumenten en douanebescheiden;
● het vergelijken van de goederen met de vervoersdocumenten en de douanedocumenten die hen vergezellen;
● het registreren van de uitvoering en de resultaten van de
controles;
● de verplichting van kennisgeving aan de douane (indien
vereist) van het vertrek van de goederen zodat zij de zendingen kan
controleren;
● het in kennis stellen van de afdeling verkoop en administratie van het vertrek van de goederen;
● de wijze waarop (op basis van welke documenten), wanneer
en door wie de geladen goederen in de voorraadadministratie worden
geboekt;
● het controleren van de goederen aan de hand van ladinglijsten en inkooporders;
● het zo snel mogelijk na vertrek registreren van het schrappen van de goederen uit de voorraad;
● het bevestigen van de ontvangst van de goederen (en van
eventuele onregelmatigheden) door uw klanten;
● in voorkomend geval het bewijs van uitvoer.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 63)
Vraag 5.10.3 Deze vraag is uitsluitend van toepassing indien
u met klanten bijzondere procedures bent overeengekomen, bijvoorbeeld dat alle goederen op een speciale manier verzegeld,
verpakt en geëtiketteerd moeten worden in verband met röntgenscans. Indien dit het geval is, dienen de medewerkers hiervan op de
hoogte te worden gesteld en moeten uw procedures voorzien in toezicht en beheercontroles om te zorgen dat het personeel de betreffende eisen in acht neemt. Deze procedures dienen periodiek herzien
en bijgewerkt te worden.
Zie ook het antwoord op vraag 5.1.10.
Vraag 5.10.7 Ter onderbouwing van het antwoord op deze
vraag dient verwezen te worden naar het relevante gedeelte van de
beoordeling van het risico- en dreigingniveau zoals beschreven in het
kader van vraag 5.1.1 (a) en (b).
Voorbeelden van onregelmatigheden zijn retourzendingen
van klanten, onbevoegde chauffeurs, geknoei met verzegelingen e.d.
5.11 : Veiligheidseisen voor handelspartners
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 duodecies, lid 1,
onder e) van het CTW genoemde criterium dienen passende
maatregelen te zijn genomen om de handelspartners duidelijk te kunnen identificeren met het oog op de beveiliging van de internationale
toeleveringsketen.
Handelspartners kunnen zowel leveranciers (van goederen of
diensten) als klanten zijn.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 64)
Vraag 5.11.1 (a) en (b) U bent uitsluitend verantwoording
verschuldigd voor uw gedeelte van de internationale toeleveringsketen en voor de goederen die onder uw toezicht staan. De veiligheid
van de internationale toeleveringsketen kan alleen door contractuele
afspraken worden gewaarborgd.
U zou bijvoorbeeld aan uw leveranciers als aanvullende eis
kunnen stellen dat alle goederen op een bepaalde manier gemarkeerd, verzegeld, verpakt en geëtiketteerd moeten worden (bijvoorbeeld in verband met röntgenscans) en dat hierbij alle voorgeschreven internationale normen in acht dienen te worden genomen.
Bij dergelijke aanvullende vereisten dienen uw procedures
onder andere de navolgende aspecten te omvatten :
● periodieke bezoeken aan de vestiging(en) van uw
leveranciers (waar mogelijk) om te controleren of die eisen in acht
worden genomen;
● het op de hoogte stellen van uw personeel omtrent het bestaan van die aanvullende eisen zodat de naleving ervan bij ontvangst van de goederen gecontroleerd kan worden;
● de afspraken over het rapporteren van onregelmatigheden/incidenten door het personeel;
● de wijze waarop het toezicht en de beheercontroles zijn
geregeld om te waarborgen dat het personeel zich aan de betreffende
eisen houdt;
● het nemen van corrigerende maatregelen naar aanleiding
van overtredingen van de gesloten overeenkomsten;
● het periodiek herzien en bijwerken van de procedures.
De douaneautoriteiten gaan ervan uit dat zij de documentatie
ter staving van uw antwoord en een lijst van de verrichte controles
kunnen raadplegen. Deze documenten moeten tijdens de audit voor
nazicht worden overgelegd.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 65)
Vraag 5.11.2 Uw antwoord dient middels schriftelijk bewijsmateriaal onderbouwd te kunnen worden. De douaneautoriteiten
gaan ervan uit dat u alle beschikbare documentatie ter staving van
uw antwoord kunt overleggen. Tot die documenten behoort ook een
overzicht van de door u uitgevoerde controles. Dat overzicht dient
tijdens de audit voor nazicht te worden overgelegd.
Vraag 5.11.3 Uw antwoord dient middels schriftelijk bewijsmateriaal gestaafd te kunnen worden. De douaneautoriteiten gaan
ervan uit dat u alle beschikbare documentatie ter staving van uw
antwoord kunt overleggen. Tot die documenten behoort ook een
overzicht van de door u uitgevoerde controles. Dat overzicht dient
tijdens de audit voor nazicht te worden overgelegd.
De douaneautoriteiten zullen nazien dat alle tekortkomingen
aan de vereisten alsmede een adequate herziening van de procedures
en alle genomen verbeteringsmaatregelen ook voorkomen in de
documenten vermeld bij vraag 5.1.1 (a) en (b).
5.12 : Personeel
Teneinde te voldoen aan het in artikel 14 duodecies, lid 1,
onder f) en g) van het CTW genoemde criterium dient u :
a) sollicitanten voor veiligheidsgevoelige functies te onderwerpen aan veiligheidsonderzoeken, voor zover de wetgeving dit
toelaat, en regelmatig achtergrondcontroles te verrichten;
b) erop toe te zien dat de betrokken werknemers meewerken
aan bewustmakingsprogramma's op het gebied van veiligheid.
Vraag 5.12.1 (a), (b) en (c) In uw personeelsbeleid dienen de
veiligheidseisen tot uiting te komen die u op basis van uw risicobeoordeling hanteert. Uw procedures dienen onder andere de volgende aspecten te omvatten :
● het uitvoeren van een antecedentenonderzoek met betrekking tot nieuwe en bestaande personeelsleden die een veiligheidsgevoelige functie gaan bekleden;
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 66)
● het onderzoek van de referenties bij de rekrutering;
● het bepalen van de kritische veiligheidsfuncties en het
uitvoeren van de vereiste controles teneinde kennis te hebben van
alle al dan niet verjaarde veroordelingen;
● de verplichting voor de personeelsleden hun diensthoofd te
informeren over overtredingen/in vrijheidstellingen zonder borg,
lopende rechtszaken en/of veroordelingen;
● het opheffen van de toegang tot de computersystemen en
het intrekken van beveiligingspasjes wanneer personeelsleden van
het bedrijf vertrekken of worden ontslagen;
● de verplichting voor de personeelsleden om al hun andere
betrekkingen te onthullen.
Alle controles op de naleving van de voorschriften dienen in
een adequaat overzicht van de uitgevoerde controles (voorzien van
datum en handtekening) te worden bijgehouden.
Vraag 5.12.2 (a) en (b) In de documenten waarnaar in het
kader van vraag 5.1.1 (a) en (b) wordt verwezen, dienen ook de relevante procedures in verband met deze vraag te zijn opgenomen. Die
procedures dienen onder andere betrekking te hebben op de wijze
waarop nieuwe potentiële medewerkers worden gecontroleerd voordat zij een dienstbetrekking aangeboden krijgen en het introductieen opleidingsproces (inclusief de veiligheidsinstructies van het bedrijf). Alle nieuwe personeelsleden dienen onder hun handtekening
te verklaren dat zij op de hoogte zijn van die instructies. In de
procedures dienen ook de te nemen maatregelen opgenomen zijn
voor het geval dat bestaande medewerkers naar veiligheidsgevoelige
functies worden overgeplaatst.
Vraag 5.12.3 (a), (b), (c) en (d) Alle medewerkers dienen
passende opleiding te krijgen met betrekking tot de veiligheidsvereisten over aspecten als veiligheidsprotocollen, over de wijze
waarop zij kunnen ontdekken dat onbevoegden zich toegang hebben
verschaft of met goederen hebben geknoeid, over de wijze waarop
incidenten gemeld moeten worden en over de risico’s die aan de
internationale toeleveringsketens zijn verbonden. De verantwoordelijkheid voor de veiligheidsopleiding van het personeel dient
bij een afdeling of groep personen (intern of extern) te berusten. De
opleidingsmethode dient bijgewerkt te worden als er veranderingen
in de veiligheidsprocedures zijn aangebracht. Daarnaast dient er een
overzicht bijgehouden te worden van alle opleidingsactiviteiten.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 67)
Indien gebruik wordt gemaakt van externe diensten moet de
geschikte Service Level Agreement (SLA’s – type overeenkomst
waarin afspraken staan tussen aanbieder en afnemer van een dienst
of product) te zijn afgesloten. Zie ook vraag 5.13.1.
Vraag 5.12.4 (a) en (b) Het bedrijf dient over veiligheidsvoorzieningen te beschikken voor het inzetten van tijdelijk personeel. De betreffende procedures dienen onder andere de volgende
aspecten te omvatten :
● het sluiten van contracten met uitzendbureaus waarin de
niveaus van de veiligheidscontroles worden beschreven waaraan
tijdelijke medewerkers vóór en na de aanvang van de werkzaamheden onderworpen moeten worden;
● de vraag of er uitsluitend bureaus worden ingeschakeld die
aan alle eisen voldoen;
● het hanteren van dezelfde veiligheidsnormen voor tijdelijke
en vaste medewerkers (zie de opmerking bij vraag 5.12.1).
Tijdens het bezoek van de douanecontroleur dienen alle overeenkomsten ter inzage beschikbaar te zijn.
De douaneautoriteiten gaan ervan uit dat alle tijdelijke medewerkers aan de hand van dezelfde veiligheidsnormen worden gecontroleerd als de vaste medewerkers. Aangezien het gebruik is dat
tijdelijke medewerkers via uitzendbureaus worden geworven, dienen
er met dergelijke bureaus SLA’s te worden afgesloten (zie ook
vraag 5.13). Er dienen daarnaast procedures te worden toegepast om
te waarborgen dat de in die overeenkomsten vastgestelde normen
door die uitzendbureaus worden nageleefd. Van een en ander dient
binnen uw bedrijf schriftelijk bewijsmateriaal voorhanden te zijn.
5.13 : Diensten van derden
Bij de uitbesteding van diensten, bijvoorbeeld op het gebied
van vervoer, beveiliging, schoonmaak en onderhoud, moeten in de
desbetreffende contracten met de externe dienstverleners veiligheidseisen worden opgenomen.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 68)
Vraag 5.13.1 (a), (b) en (c)
Voor de vragen (a)-(b) dient u met het oog op bezoek van de
douane alle contracten en SLA’s te kunnen overleggen. In die SLA’s
dient niet alleen aandacht te zijn besteed aan de veiligheidscontroles
van medewerkers, maar ook aan alle andere veiligheidskwesties
verband houdende met dergelijke diensten. U dient daarnaast tijdens
ons bezoek een lijst te verstrekken van alle externe bedrijven waarvan u gebruik maakt en van de diensten die zij leveren.
Voor vraag (c) geeft u een beschrijving van de wijze waarop
u de naleving van de overeenkomsten controleert, hoe u met
eventuele onregelmatigheden omgaat en wat de voorschriften zijn
voor het herzien van de procedures. Waar relevant dient u uw
antwoord te onderbouwen middels een verwijzing naar de beoordeling van het risico- en dreigingsniveau als beschreven in het kader
van vraag 5.1.1 (a) en (b). Alle controles op de naleving van de
voorschriften dienen in een adequaat overzicht van de uitgevoerde
controles (voorzien van datum en handtekening) te worden bijgehouden.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 69)
LIJST VAN CRITERIA DIE VAN TOEPASSING ZIJN VOOR DE VERSCHILLENDE ROLLEN IN DE INTERNATIONALE TOELEVERINGSKETEN
C = AEO Customs certification
S = AEO Security certification
F = AEO Full certification
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
0
Algemene informatie
0.1.
Gids voor geautoriseerde marktdeelnemers
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
0.2.
Betrokken bedrijfsafdeling
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1
Bedrijfsinformatie
1.1.
Algemene bedrijfsinformatie (1.1.1. t/m
1.1.13. moeten conform instructie certificering AEO – D.I. 509.410 ingevuld
worden)
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Naam, adres, datum van oprichting en
wettelijke ondernemingsvorm van het bedrijf dat de AEO-status aanvraagt
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Volledige gegevens van de hoofdaandeelhouders, leden van de raad van bestuur en/of directeuren
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Naam van de persoon verantwoordelijk
voor de douanezaken binnen de onderneming
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 70)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
1.1.4.
Commerciële activiteiten en rol in de
internationale toeleveringsketen
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.5.
Vermelding van locaties
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.6.
Verbonden ondernemingen
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.7.
Beschrijving van de organisatorische
structuur van de onderneming en de
taken/verantwoordelijkheden van elke afdeling
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.8.
Namen van het leidinggevend personeel
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.9.
Aantal werknemers
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.10.
Namen en functies van de personen met
specifieke douanekennis binnen de
onderneming
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Toestemming voor gegevensuitwisseling
zoals bepaald in artikel 14 quinvicies, § 4
van het CTW
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Toestemming voor de gegevensuitwisseling in het kader van de akkoorden inzake wederzijdse erkenning
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
1.1.13.
Transliteratie
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
1.2.
Omvang van de bedrijfsactiviteiten
1.2.1.
Jaarlijkse omzetcijfers – winst of verlies
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.2.2.
Opslagfaciliteiten
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.11.
1.1.12.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 71)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
1.2.3.
Aantal en waarde van douaneaangiftes
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.2.4.
Bedrag aan rechten
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.2.5.
Voorziene wijzigingen aan de structuur
van uw onderneming
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.3.
Informatie en gegevens inzake douaneactiviteiten (bijlage 2, punt 2.6)
1.3.1.
Vertegenwoordiging in douanezaken
1.3.2.
Tariefclassificatie van goederen
1.3.3.
CSF
CSF
CSF
CSF*
CSF
CSF
CSF
Vaststelling van de douanewaarde
CSF*
CSF*
CSF
CSF
1.3.4.
Oorsprong van de goederen
CSF*
CSF
CSF
CSF
1.3.5.
Antidumpingrechten of compenserende
rechten
CSF*
CSF
CSF
2
Staat van dienst op vlak van naleving
van de voorschriften (AEO-gids,
deel 2, punt 2.1; bijlage 2, punt 1)
2.1.
Geconstateerde overtredingen van de
douanewetgeving
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
2.2.
Weigering/schorsing of intrekking van
vergunningen/certificaten en aanvragen
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
_____________________________
* Waar nodig.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 72)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3
Systeem voor boekhouding en logistiek
van het bedrijf (AEO-gids, deel 2,
punt 2.2; bijlage 2, punt 2)
3.1.
Audit trail
punt 2.2)
3.1.1.
Essentiële kenmerken van de audit trail
3.2.
Boekhouding (bijlage 2, punt 2.1)
3.2.1.
IT-systeem
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.2.2.
Onderscheid tussen communautaire en
niet-communautaire goederen
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.2.3.
Locatie van computeractiviteiten
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.3.
Intern
controlesysteem
punt 2.4)
3.3.1.
Interne controleprocedures
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.3.2.
Audit van interne controleprocedures
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.3.3.
Controle van computerbestanden
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.4.
Goederenstroom (bijlage 2, punt 2.5)
3.4.1.
Registratieproces
CSF
CSF
CSF
CSF
3.4.2.
Controle van voorraadniveaus
CSF
CSF
CSF
CSF
(controlespoor,
bijlage 2,
(bijlage 2,
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 73)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
3.5.
Douaneroutines (bijlage 2, punt 2.6)
3.5.1.
Verificatie van douaneaangiftes
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF
CSF*
3.5.2.
Melding van onregelmatigheden
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.5.3.
Economische handelsvergunningen
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF
CSF*
3.6.
Procedures voor back-up, herstelling,
fall-back en archivering (bijlage 2,
punt 2.7)
3.6.1.
Back-up, herstelling,
archivering
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.6.2.
Archiveringstermijn
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.6.3.
Continuiteitsplan
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.7.
Beveiliging van computersystemen (bijlage 2, punt 2.7)
3.7.1.
Bescherming tegen onbevoegde indringing
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.7.2.
Beheer van toegangsrechten
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.7.3.
Hoofdserver
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.8.
Beveiliging van documentatie (bijlage 2,
punt 2.9)
3.8.1.
Beveiliging van documentatie (bijlage 2,
punt 2.9
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
fall-back
en
_____________________________
* Waar nodig.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 74)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
3.8.2.
Gevallen van onbevoegde toegang
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.8.3.
Toegang voor verschillende categorieën
van medewerkers
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.8.4.
Veiligheid- en beveiligingseisen ten aanzien van derden
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4
Solvabiliteit
(AEO-gids,
punt 2.3; bijlage 2, punt 3)
4.1.
Insolventieprocedure
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4.2.
Financiële draagkracht
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4.3.
Pas opgericht bedrijf
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4.4.
Solvabiliteit in de nabije toekomst
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
5
Veiligheid- en beveiligingseisen (AEOgids, deel 2, punt 2.4; bijlage 2, punt 4)
5.1.
Zelfbeoordeling (bijlage 2, punt 4.1)
5.1.1.
Beoordeling van het risico- en dreigingsniveau)
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.2.
Veiligheidsrisico’s
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.3.
Implementatie
regelen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.4.
Harmonisatie van veiligheidsmaatregelen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.5.
Veiligheidsinstructies
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.6.
Veiligheidsincidenten
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
van
deel 2,
veiligheidsmaat-
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 75)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
5.1.7.
Veiligheidscertificering door andere instelling of overheidsinstelling
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.8.
Bijzondere veiligheid- en beveiligingseisen voor goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.9.
Risicobeoordeling door derde
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.10.
Veiligheid- en beveiligingseisen gesteld
door derde
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.
Toegang tot bedrijfsruimten (bijlage 2,
punt 4.3)
5.2.1.
Toegangscontrole
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.2.
Procedures bij onbevoegde indringing
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.3.
Vestigingsplannen van locaties
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.4.
Bedrijven gevestigd in de bedrijfsruimten
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.
Fysieke beveiliging (bijlage 2, punt 4.3)
5.3.1.
Beveiliging van de buitengrenzen van het
bedrijfsterrein
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.2.
Toegangsmogelijkheden
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.3.
Verlichting
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.4.
Toegang tot sleutels
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.5.
Parking voor particuliere voertuigen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 76)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
5.4.
Laadeenheden (zoals containers, wissellaadbakken, transportdozen) (bijlage 2,
punt 4.4)
5.4.1.
Regels voor toegang tot laadeenheden
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.2.
Maatregelen ter bescherming van de
integriteit van de laadeenheden
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.3.
Gebruik van verzegelingen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.4.
Maatregelen voor controle laadeenheden
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.5.
Eigendom/gebruik en onderhoud van de
laadeenheden
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.5.
Logistieke processen (bijlage 2, punt 4.5)
5.5.1.
Vervoermiddelen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.6.
Niet-fiscale vereisten (bijlage 2, punt 4.6)
5.6.1.
Niet-fiscale aspecten
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.
Binnenkomende
punt 4.7)
5.7.1.
Procedure voor controle van binnenkomende goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.2.
Veiligheidsafspraken met leveranciers
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.3.
Controle van de goede staat van verzegeling
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
goederen
(bijlage 2,
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 77)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
5.7.4.
Uniforme markering van goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.5.
Weging en telling van goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.6.
Procedure voor de ontvangst van goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.7.
Interne controleprocedures
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.8.
Opslag van goederen (bijlage 2, punt 4.8)
5.8.1.
Ruimtes voor de opslag van goederen
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.2.
Toewijzing van opslagplaatsen
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.3.
Interne controleprocedures
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.4.
Gescheiden opslag voor verschillende
goederentypes
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.5.
Bescherming tegen toegang door onbevoegden
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.6.
Controlemaatregelen in geval van uitbestede opslag
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.9.
Productie
punt 4.9)
5.9.1.
Toewijzing van productielocaties
SF
5.9.2.
Veiligheidsmaatregelen voor toegang tot
de productiezone
SF
5.9.3.
Verpakking van producten
SF
SF*
5.9.4.
Verpakking van producten door een derde
SF
SF*
van
goederen
(bijlage 2,
_____________________________
* Waar nodig.
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 78)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
5.10.
Het laden van goederen (bijlage 2,
punt 4.10)
5.10.1.
Laadbeheer
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.2.
Verzegeling van uitgaande goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.3.
Veiligheidseisen van klanten
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.4.
Toezicht bij laadproces
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.5.
Weging en telling van goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.6.
Procedure voor het laden van goederen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.7.
Controlemaatregelen
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.11.
Veiligheidseisen voor handelspartners
(bijlage 2, punt 4.11)
5.11.1.
Veiligheid- en beveiligingseisen voor
handelspartners
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.11.2.
Screening van handelspartners
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.11.3.
Overtredingen van beveiligingsovereenkomsten
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.12.
Veiligheidseisen voor het personeel (bijlage 2, punt 4.12)
5.12.1.
Veiligheid- en beveiligingsmaatregelen
in personeelsbeleid
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
Suppl. 3
BIJLAGE IV bis (blz. 79)
Producent
Exporteur
Expediteur
Entreposeur
Douaneexpediteur
Vervoerder
Importeur
5.12.2.
Veiligheidscontroles van personeel
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.12.3.
Veiligheid- en beveiligingsopleiding
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.12.4.
Veiligheidsmaatregelen
personeel
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.13.
Diensten
punt 2.13)
5.13.1.
Gebruik van diensten van derden
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
van
voor
derden
tijdelijk
(bijlage 2,
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter
SELF ASSESSMENT - Toelichting voor
“maritieme agenten”
Toelichting :
NVT = Niet Van Toepassing
S = AEO Security certification
C = AEO Customs certification
F = AEO Full certification
Scheepsagent : de scheepsagent is de directe vertegenwoordiger van de rederij in een vreemde haven. Vermits de kapitein van
een schip niet alle geplogenheden kent in een vreemde haven, stelt
de rederij er een lokale vertegenwoordiger aan: de scheepsagent. De
scheepsagent assisteert de kapitein bij het in- en uitklaren van het
schip: hij handelt alle formaliteiten af voor het schip en de lading
met de diverse instanties in de haven : het loodswezen, het havenbedrijf, de douane, de goederenbehandelaars, de verschepers en de
ontvangers van de goederen, de expediteurs enz. Bovendien behartigt
de scheepsagent eveneens de belangen van de bemanning van het
schip: het bezorgen van geld aan de kapitein (veelal nodig voor het
betalen van de bemanning), bij repatriëring zorgt de scheepsagent
voor de nodige visa, voor vliegtuigtickets, voor het vervoer naar de
luchthaven en soms voor hotelaccomodatie. De scheepsagent regelt
eveneens medische hulp en bestelt voorraden en proviand voor het
schip.
Indien de scheepsagent bijkomende douaneformaliteiten uitoefent in naam en voor rekening van zijn reder bv. NCTS-aangiftes
opmaken bij carrier haulage transporten, dan treedt hij niet meer op
als zuivere scheepsagent maar vervult hij de activiteiten van een
douane-agent. In die hoedanigheid dient hij de self assesment in te
vullen voor de douane-agent/douane-expediteur.
Suppl. 2
BIJLAGE IV ter (blz. 2)
TOELICHTING AEO : SELFASSESSMENT
SCHEEPSAGENTEN
Sectie 1 : Informatie over het bedrijf
1.1. Algemene bedrijfsgegevens
1.1.1.
CSF
1.1.2.
CSF
1.1.3.
CSF
1.1.4.
CSF
1.1.5.
CSF
1.1.6.
CSF
1.1.7.
CSF
1.1.8.
CSF
1.1.9.
CSF
1.1.10.
CSF
1.1.11.
CSF
1.1.12.
SF
1.1.13.
SF
1.2. Omvang van de bedrijfsactiviteiten
1.2.1.
CSF
1.2.2.
CSF
1.2.3.
In te vullen indien uw onderneming bij doorvoer is
betrokken. Zo ja, dan gaat het hier over summiere
aangiften (vb aantal schepen, aantal aangiften, aantal
artikelen). Eventueel Cuscar transhipment opgeven.
Als de onderneming niet betrokken is bij doorvoer,
“NVT” invullen.
1.2.4.
NVT
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 3)
1.2.5.
CSF
1.3. Informatie en gegevens in verband met douaneactiviteiten
1.3.1.
CSF
1.3.2.
NVT voor zuivere scheepsagent
1.3.3.
NVT voor zuivere scheepsagent
1.3.4.
NVT voor zuivere scheepsagent
1.3.5.
NVT voor zuivere scheepsagent
Sectie 2 : Staat van dienst op het gebied van het naleven
van de douanevoorschriften
(artikel 5 bis van het CBW; artikel 14 nonies
van het CTW, deel 2, punt 2.1, en bijlage 2,
punt 1 van de AEO-gids)
2.1.
CSF
2.2.
CSF – aanvraag geregelde lijndienst geweigerd
Sectie 3 : Boekhouding en logistiek
(artikel 5 bis van het CBW, artikel 14 decies van het CTW; en
deel 2 punt 2.2, en bijlage 2, punt 2 van de AEO-gids)
3.1. Controlespoor
3.1.1.
CSF
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 4)
3.2. Boekhouding
3.2.1.
CSF
3.2.2.
NVT
3.2.3.
CSF
3.3. Intern controlesysteem
3.3.1.
CSF
3.3.2.
CSF
3.3.3.
CSF
3.4. Goederenstroom
3.4.1.
NVT
3.4.2.
NVT
3.5. Douaneroutines
3.5.1.
CSF vb. Vereenvoudigde procedure geregelde
lijndiensten
Opmerking : summiere aangifte is een douaneaangifte
3.5.2.
CSF
3.5.3.
NVT
3.6. Procedures voor back-up, recovery, fall-back en archivering
3.6.1.
CSF
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 5)
3.6.2.
CSF
3.6.3.
CSF
3.7. Bescherming van computersystemen
3.7.1.
CSF
3.7.2.
CSF
3.7.3.
CSF
3.8. Beveiliging van documentatie
3.8.1.
CSF
3.8.2.
CSF
3.8.3.
CSF
3.8.4.
CSF
Sectie 4 : Solvabiliteit
(artikel 5 bis van het CBW; artikel 14 undecies van het CTW,
AEO-gids Deel 2, punt 2.3 en bijlage 2, punt 3)
4.1.
CSF
4.2.
CSF
4.3.
CSF
4.4.
CSF
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 6)
Section 5 : Veiligheidseisen
(artikel 5 bis van het CBW; artikel 14 duodecies van het CTW, en
punt 2.4, en bijlage 2, punt 4 van de AEO-gids)
5.1. Zelfbeoordeling
5.1.1.
SF
5.1.2.
SF
5.1.3.
SF
5.1.4.
SF
5.1.5.
SF
5.1.6.
SF
5.1.7.
SF
5.1.8.
SF
5.1.9.
SF
5.1.10.
SF
5.2. Toegang tot de bedrijfsruimten
5.2.1.
SF
5.2.2.
SF
5.2.3.
SF
5.2.4.
SF
5.3. Fysieke beveiliging
5.3.1.
SF
5.3.2.
SF
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 7)
5.3.3.
SF
5.3.4.
SF
5.3.5.
SF
5.4. Laadeenheden (zoals
transportdozen)
5.4.1.
SF
5.4.2.
SF
5.4.3.
SF
5.4.4.
SF
5.4.5.
SF
containers,
wissellaadbakken,
5.5. Logistieke processen
5.5.1.
SF
5.6. Niet-fiscale eisen
5.6.1.
SF
5.7. Binnenkomende goederen
5.7.1.
NVT
5.7.2.
NVT
5.7.3.
NVT
5.7.4.
NVT
5.7.5.
NVT
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 8)
5.7.6.
NVT
5.7.7.
NVT
5.8. Opslag van goederen
5.8.1.
NVT
5.8.2.
NVT
5.8.3.
NVT
5.8.4.
NVT
5.8.5.
NVT
5.8.6.
SF
5.9. Productie van de goederen
5.9.1.
NVT
5.9.2.
NVT
5.9.3.
NVT
5.9.4.
NVT
5.10. Het laden van de goederen
5.10.1.
NVT
5.10.2.
NVT
5.10.3.
NVT
5.10.4.
NVT
5.10.5.
NVT
5.10.6.
NVT
Suppl. 3
BIJLAGE IV ter (blz. 9)
5.10.7.
NVT
5.11. Veiligheidseisen voor handelspartners
5.11.1.
SF
5.11.2.
SF
5.11.3.
SF
5.12. Veiligheidseisen voor het personeel
5.12.1.
SF
5.12.2.
SF
5.12.3.
SF
5.12.4.
SF
5.13. Diensten van derden
5.13.1.
SF
Suppl. 3
BIJLAGE IV quater
SELF ASSESSMENT – Toelichting voor expediteurs,
entrepothouders en douane-expediteurs
(douane-agenten)
Opgeheven : zie bijlage IV bis.
Suppl. 3
EUROPESE GEMEENSCHAP
MODEL
AEO-certificaat
(Certificaatnummer)
1. Houder van het AEO certificaat
2. Autoriteit van afgifte
BIJLAGE V
De in vak 1 genoemde houder is een :
Geautoriseerde marktdeelnemer
- Douanevereenvoudigingen
- Veiligheid
- Douanevereenvoudigingen/Veiligheid
3. Het certificaat is geldig vanaf :
Toelichting
Certificaatnummer
Het certificaatnummer begint altijd met de tweeletterige ISO-code van de lidstaat van afgifte, gevolgd door een letter,
namelijk :
AEOC voor AEO-certificaat - douanevereenvoudigingen (customs simplifications)
AEOS voor AEO-certificaat - veiligheid (security and safety)
AEOF voor AEO-certificaat - douanevereenvoudigingen en veiligheid (customs simplifications/security and safety).
De hierboven aangegeven letters moeten worden gevolgd door een nationaal vergunningnummer.
1. Houder van het AEO-certificaat
Dit vak bevat de volledige naam van de houder, zoals vermeld in vak 1 van het aanvraagformulier in bijlage 1 quater, en
zijn BTW-nummer zoals vermeld in vak 8 van het aanvraagformulier en, in voorkomend geval, het bedrijfsidentificatienummer zoals vermeld in vak 9 van het aanvraagformulier en het wettelijk registratienummer zoals vermeld in
vak 10 van het aanvraagformulier.
2. Autoriteit van afgifte
Handtekening en de naam en stempel van de douanedienst van de lidstaat.
BIJLAGE V (blz. 2)
Al naargelang de structuur van de douanedienst, kan dit de naam van een regionale dienst zijn.
Soort certificaat
Aankruisen wat van toepassing is.
3. Het certificaat is geldig vanaf
Vermeld dag, maand en jaar overeenkomstig artikel 14 octodecies, lid 1.”

EU-conformiteitsverklaring

Toelichting examendeelname MBGF 2015

Standaard Agenda

Agenda - Gemeente Pijnacker

POSTGRADUAAT Bruno Chikly, MD, DO, Scottsdale, AZ

LES 1: De wereld in verandering

Bijlage 7 Oraalmotorische assessmentschaal (OMAS, test voor

14-11-24 OT 141126Agenda (PDF-bestand)

MR 2014-15 1 notulen