Food Solution & Heemskerk OBUG 2014 Agenda - Introductie - W. Heemskerk BV - Wat is de “Ordina Food Solution”? - Waarom de “Ordina Food Solution”? - Aanpak - Resultaten 2 3 Historie W. Heemskerk BV 1960: Opgericht door Wim Heemskerk 1965: Verhuizing naar huidige locatie 1989: Overname door Cor Heemskerk 1995: Bouw nieuwe fabriek (8200 m²) 2000: Uitbreiding tot 18.000m2 2007: Bouw High care zone 2009: Turn-a-round logistiek (verser product) 2011: Uitbreiding High care zone 2014: Uitbreiding tot 26.500 m2 W. Heemskerk BV Ca 400 unieke producten Ca 85 mln omzet/ jaar Heemskerk Fresh & Easy voegt waarde toe en neemt zorg uit handen. Ca 500 medewerkers Retail + foodservice in (N-W) Europa Door het leveren van verse, hoogwaardige gemaksproducten. En door het leveren van full service, in alles wat we doen. Transport 100 mln verpakkingen/ jaar Historie ERP 2000: Keuze voor JD Edwards 2001: Go-live fase 1 Gefaseerde implementatie (omvang, risico) - Inkoop en ontvangstgoederen - Verkoop en logistiek - Productie - Planning en financiën 2003: Go-live fase 4 2004: Upgrade naar JD Edwards EnterpriseOne 8.9 2004: Implementatie La Huerta Xpana (teelt) 2009: Herimplementatie planning en logistiek 2010: Implementatie Quality Management 2014: Go-live JD Edwards EnterpriseOne 9.1 Wat is de “Ordina Food Solution”? De basis van ERP ERP heeft tot doel om de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. ERP realiseert dit door de automatische afhandeling logistiek, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. “A typical ERP system provides applications for accounting and controlling, production and materials management, quality management, plant maintenance, sales and distribution, human resources, and project management. 8 Wat is de “Ordina Food Solution”? De oplossing Standaard Enterprise Resource Planning (ERP) software die is gebaseerd op Oracle JD Edwards EnterpriseOne. De functionaliteit van het ERP-systeem is specifiek geconfigureerd voor de voedingsmiddelenindustrie op basis van best practices. 9 Waarom een nieuw ERP systeem? - Terug naar de basis van ERP (Alles in JD Edwards, tenzij….) - Verouderd applicatie landschap - Veel maatwerk in de oude omgeving - Ontbreken van een keyuserorganisatie (geen eigenaarschap) - Onvoldoende documentatie van de processen - Onvoldoende samenwerking tussen afdelingen - Herimplementatie was eigenlijk noodzakelijk (proces re-design) ‘ 10 Waarom JD Edwards gebaseerd op de Food Solution? - Standaard functionaliteit - Eigenaarschap van ICT naar de afdelingen - Bedrijfseconomisch interessant (lagere beheerkosten) - Vereenvoudigen van beheer - Proces re-design (processen worden opnieuw bekeken) - Samenwerking tussen afdelingen - Specifieke (extra) functionaliteit voor voedingsmiddelen bedrijven ‘ 11 Aanpak Blauwdruk Implementatie Go live en support Project en change management • Presentatie • Scope bepaling • Samenstellen Business case • Aanbieding • Project plan • Conversie plan • Training kerngebruikers • Verificatie configuratie basisprocessen • Verificatie configuratie opties • Modificaties • Test scripts • Testen kritische processen • Handleidingen gebruikers • Go live script • Overdracht naar beheer 26 weken 12 Aanpak - uitgangspunten - Sterke focus op change management en scope - Neem verantwoordelijkheid voor projectmanagement - Doe een blauwdruk (incl. impactanalyse maatwerk) voordat je het contract afsluit - Maak een gezamenlijk inschatting met je partner - Kies je consultants en keyusers zorgvuldig uit - Start direct bij aanvang van het project met de data conversie - Test kritische bedrijfsprocessen voor live gang in een live situatie ‘ 13 Aanpak – voorwaarden projectteam - Dagelijkse rapportage (incl. ETC) van consultants aan projectleider - Wekelijkse rapportage van projectleider aan stuurgroep - Geen directe invloed op het project door proceseigenaren - Focus op top 5 issues per functioneel gebied - Geen externe consultants aanwezig bij go-live - 2-wekelijkse verplichte bijeenkomst keyusers - Geen maatwerk zonder functioneel ontwerp - Alle CRP’s moeten worden uitgevoerd incl. maatwerk en conversie data ‘ 14 Resultaten - Heemskerk Food Solution Bestmix for Food 3.26 JD Edwards EnterpriseOne 9.1 Productgegevensbeheer Productontwikkeling Talend Integration Suite Financiën Receptuurbeheer Productspecificaties Verkoop Talend Data Integration 5.4 Planning EDI Productie Oracle BI 11.1 Data warehouse Operational Dashboards Archivering Voorraad Management Dashboards Talend Integration Suite Inkoop Talend Integration Suite Purging GS1 Kwaliteit Koppeling transportsysteem Onderhoud ETL CRM Transport ICT Rapportage (BI Publisher, OneView) MEP 8.1(DSI) Data collectie Koppeling weegsystemen Koppeling labelprinters 15 Aanpak - knelpunten - Eigenaarschap (“ze” stellen de verkeerde prioriteiten i.p.v. “we”) - Te weinig integratie met andere projecten (nieuwbouw, technische dienst) - Te veel focus op primaire processen - Kwaliteit stamdata -> veel rework - Maatwerk -> Veel rapportages kwamen pas na de blauwdruk op tafel - Perfomance van het shipment proces bij go-live ‘ 16 Resultaten - Veel meer samenwerking tussen afdelingen (sterk keyuser team) - Veel minder maatwerk - Veel minder beheer (applicatiebeheerders werken 90% aan projecten) - Veel meer functionaliteit beschikbaar (CNC, CRM, TMS, eInvoicing) - Archivering (Talend) - Er is meer structuur in bedrijfsvoering - Langlopende pijnpunten zijn opgepakt en grotendeels opgelost - Stabiele basis om betrouwbare rapportages te maken en analyses uit te voeren om efficiency verbeteringen te realiseren - Diverse pakketten uitgefaseerd en pakketten niet aangeschaft 17 18 Resultaten – functionaliteit 19