Projectaanpak? Bezint eer ge begint!

Artikel Rob Rijk in het boek ‘Verlangen naar zee’ regisseren van betrokkenheid voor effectieve verandering
van Frank van Elsdingen ©2011 Sdu Uitgevers,Den Haag
Projectaanpak? Bezint eer ge begint!
Veel deelnemers van PRINCE2 trainingen hebben de veronderstelling dat de methode na het volgen van een
éénmalige training, zonder meer kan worden toegepast. Echter, het onvoldoende bespreken van de principes van
PRINCE2 en het maken van mondelinge afspraken over de toepassing, leidt tot bureaucratisering, gemis aan
overzicht en veel miscommunicatie.
Toetsing
De methode is gebaseerd op zeven principes. Aan de hand van deze principes kan simpel getoetst worden of
PRINCE2 voor de afkorting PRoject IN Controlled Environments staat óf dat tijdens het project gecommuniceerde
woorden staan voor PINO: Prince In Name Only. Onderstaand beschrijf ik ieder principe en besluit deze met een
persoonlijke tip.
Principe één: voortdurend zakelijke rechtvaardiging
Er dient een zakelijke rechtvaardiging te zijn om een project te starten. In de businesscase staat o.a. beschreven wat
de reden van het project is en wat het project uiteindelijk aan baten dient op te leveren. Tijdens een training blijkt
dat veel cursisten die specialistisch werk doen en bulken van de creativiteit, niet weten wat er in de businesscase
staat. Jammer, want als zij geen inzage hebben in de businesscase, kunnen zij ook geen bruikbare ideeën aanleveren.
Tip: plan een interactieve sessie waarin voor ieder de businesscase duidelijk wordt.
Is niet alleen nuttig, maar geeft ook energie en plezier als je weet waarom je het doet.
Principe twee: leren van ervaringen
Logisch als we de informatie van opgedane ervaringen gebruiken in onze toekomstige ervaringen.
Maar wat is de praktijk? Er wordt gezwegen over o.a. een te strakke planning, een niet beslisvaardige stuurgroep,
gemaakte fouten etc. Als ik aan cursisten vraag hoe in de organisatie wordt omgegaan met leerervaringen, wordt het
even stil… Er blijkt zelden te worden teruggekeken. Wel zijn er (leer)ervaringen van zogenaamde Deja Vu’s als:
“zijn we daar in het verleden ook al niet tegenaan gelopen?” Tip: voorkom dat iedere keer weer opnieuw het wiel
moet worden uitgevonden. Organiseer feedback, deel niet alleen successen, maar ook mislukkingen … Ja, kwetsbaar
opstellen en verantwoording nemen.
Principe drie: duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
De kreet “we zijn er met z’n allen verantwoordelijk voor” ondersteunt wellicht het moreel, maar zal bij niemand iets
voelbaar maken. Om dit te voorkomen zijn binnen PRINCE2 alle rollen en verantwoordelijkheden duidelijk
gedefinieerd. Maar wat gebeurt er als je in een mail leest dat ergens is besloten dat jij een rol hebt in de
stuurgroep? Wil je dit? Kun je dit?
Ervaringen van cursisten die als projectmanager met meer dan één opdrachtgever te maken hebben, zijn geen
uitzondering meer. Daarnaast blijkt dat het voor hen onduidelijk is wie waarover moet beslissen. Projectmanagers
zijn afhankelijk van het besluit van hun opdrachtgever. Hoe hard het ook moge klinken; het niet nemen van een
besluit en daarmee dus ook niet de verantwoordelijkheid over het gevolg, plaatst je als stuurgroeplid in de rol van
figurant. Tip: zorg dat je als projectmanagementteam face- to-face uitspreekt wat je eigen verantwoordelijkheid is.
Rob Rijk ©
Principe vier: managen in fasen
Een PRINCE2 project heeft naast één voorbereidende, minimaal één uitvoerende fase. Eerder is aangegeven dat we
niet de toekomst kunnen overzien. We kunnen slechts een schatting maken en thats it. Toch hoor ik regelmatig
cursisten die complexe projecten managen die slechts uit één lange fase bestaan en het overzicht missen. Een
project in delen opknippen maakt niet alleen dat een projectmanager de aandacht kan richten op het te beheersen
deel, maar ook dat de besluitvormers en belanghebbenden inzicht krijgen in de scope van het betreffende deel. Er
is wel een positieve trend waarneembaar om los van fasen, stukken werk binnen een vastgesteld tijdsbestek te
laten opleveren. Blijft echter het gemis aan overzicht over het gehele project. Tip: ga als projectmanager na wat
overzichtelijk is m.b.t. het managen van een fase en maak afspraken met de opdrachtgever over een vlotte
besluitvorming over de volgende fase.
Principe vijf: managen van uitzonderingen
De projectaanpak PRINCE2 biedt de mogelijkheid om op diverse managementniveau’s de beheersing over een fase
van het project te houden. Dit gebeurt door vooraf
toleranties af te spreken op tijd, geld, kwaliteit, scope, risico’s en de op te leveren baten. Zodoende hoeft alleen het
bovenliggende managementniveau te worden ingeschakeld als wordt voorzien dat een tolerantie wordt
overschreden. Uit ervaringen van cursisten blijkt dat stuurgroepleden niet altijd op de hoogte zijn van dit principe.
Uitspraken als: “bepaal het zelf maar” of “moet je me daarmee lastigvallen” maken dat de verantwoordelijkheid niet
komt te liggen waar deze hoort!
Tip: zorg dat er commitment is vóór het tekenen van de Project Initiatie Documentatie (PID) over het managen van
uitzonderingen.
Principe zes: productgericht
De opdracht ‘leg een houten vloer’, geeft meer onduidelijkheid over het resultaat dan de opdracht ‘lever mij een
gelegde houten vloer’. Van laatste wordt van de klant verwacht om meetbare kwaliteitscriteria te omschrijven.
Wanneer de uitvoerder hiermee akkoord gaat, is duidelijk waarop deze wordt afgerekend. Een productgerichte
aanpak maakt middels een productgerichte planning inzichtelijk uit wat voor deelproducten het eindproduct
bestaat. Tijdens een training hoor ik regelmatig cursisten die als specialist niet betrokken zijn geweest bij het
vaststellen van de scope van het project. Eenmaal in de uitvoering van het project blijken er veel onvoorziene en dus
niet geplande werkzaamheden, waardoor het project aanzienlijk langer duurt dan gepland. Tip: organiseer bij het
opstarten in aanwezigheid van de degenen die de producten gaan maken, minimaal één scopingsessie. Het zorgt
voor een realistische planning, werkt motiverend en voorkomt teleurstelling.
Principe zeven: op maat maken
Bij het op maat maken gaat het om het passend maken van de methode op het project. Hierdoor kan het project op
een juiste manier gepland, beheerst en bestuurd worden.
Als we een ‘papieren tijger’ tegenkomen ligt dat niet aan de methode, maar aan degene die de methode gebruikt.
Veel cursisten geven aan ‘netjes’ de sjablonen in te vullen, maar niet echt na te denken of het ingevulde ook relevant
is. Gevolg is dat er veel irrelevante informatie wordt beschreven, waardoor het document onnodig omvangrijk
wordt en daardoor minder wordt gelezen. Op maat maken betekent wat betreft het documenteren dat per project
afspraken worden gemaakt over welke documenten er nodig zijn. Dit bespaart onzinnig en energievretend ‘invul’
werk. Tip: stem persoonlijk af wat en hoe je rapporteert . Houd voor ogen: wat mondeling kan, doe je mondeling.
Afspraken leg je schriftelijk vast.
Conclusie: het hebben van kennis over de principes van PRINCE2 is niet voldoende voor een succesvol project. Het
regelmatig bespreken van de principes en het maken van mondelinge afspraken over elk principe afzonderlijk,
vergroot de kans op succes aanzienlijk. En niet het minst belangrijkst draagt dit ook bij aan het plezier van al
degenen die bij het project betrokken zijn.
Rob Rijk ©

Download Report