1. Thema: Wijziging - pm

PRINCE2 Basics - Change
Onderdeel van PRINCE2 Elearning
1.
Inhoud
1.
Thema: Wijziging
1.1 Configuratiemanagement
1.2 Configuratiemanagementprocedure
1.3Issues
1.3.1Verzamelen
1.3.2Onderzoeken
1.3.3Voorstellen
1.4 De Configuration Management Strategy
1
2
2
3
4
4
5
5
Thema: Wijziging
Wijzigingsverzoek (Request for Change)Voorstel
om iets te wijzigen dat al vastgelegd is in een baseline.
Baseline
Een bevroren versie van een product van het project.
Ook management products worden gebaselined.
Configuratie-item
Onderdeel van het project dat onderworpen is aan
Configuratiemanagement, bijvoorbeeld een product
of een document zoals de PID.
Release
Een volledige en samenhangende verzameling producten die als geheel beheerd, getest en opgeleverd
worden.
Issue
Een gebeurtenis die niet gepland is en die management aandacht binnen het project nodig heeft.
Afwijking van de specificatie (Off-specification)
Iets dat het project had moeten opleveren, maar
dat nu niet geleverd wordt, of waarvan voorzien
wordt dat het niet volgens specificatie opgeleverd zal
worden.
Concessie
De Project Board accepteert een afwijking van de
specificatie zonder meteen herstelmaatregelen te
verlangen.
In elk project treden wijzigingen (changes) op. In een project
heeft een wijziging altijd met scope en/of kwaliteit te maken.
Wanneer geen effectief wijzigingsbeheer plaatsvindt zal het
project zeer moeilijk zijn doelen (bijvoorbeeld tijd, geld, scope,
kwaliteit) kunnen halen. Bij wijzigingsbeheer horen in PRINCE2
de volgende onderdelen:
• Configuratiemanagement;
• Afhandelen van Issues.
© 2013 Learning Ideas
1/6
PRINCE2 Basics - Change
1.1
Configuratiemanagement
Onder Configuratiemanagement worden de administratieve
en technische activiteiten verstaan die samenhangen met
het beheren van de producten (inclusief de documenten) van
het project. In kleine projecten kan zich dit beperken tot een
systeem voor versienummering en afspraken over opslag en
backup van documenten. In grote, vaak technisch complexe
project waar veel producten worden gecreëerd, is Configuratiemanagement een uitgebreide en specialistische discpline. In
deze omgevingen speelt Project Support hierbij een belangrijke rol.
Configuratiemanagement wordt in veel industrieën toegepast. Hiermee kan een fabrikant overzicht houden over
uitgeleverde producten. Wanneer een autofabrikant bijvoorbeeld een probleem constateert in een onderdeel van een
auto kan hij de juiste serie van een model voor inspectie
naar de garage terugroepen. Door Configuratiemanagement
is van elk model precies bekend in welke serie een bepaalde
versie van een onderdeel is toegepast. Hierdoor kan precies
bepaald worden welke auto’s teruggeroepen moeten worden
(en welke niet…).
1.2
Configuratiemanagementprocedure
Bij het beheren van de producten van het project worden
meestal de volgende stappen uitgevoerd:
• Planning;
• Identificatie;
• Beheersing (Control);
• Status Accounting;
• Verificatie en Audit.
PLANNING
Elke project moet vóór de uitvoering van het werk begint beslissen welke mate van Configuratiemanagement nodig is en
hoe deze beheersing bereikt kan worden. Hoe fijnmaziger de
PBS is des te sterker de beheersing kan zijn van de individuele
(deel)producten. Uiteraard brengt strenger Configuratiemanagement hogere kosten met zich mee!
Onderdeel van PRINCE2 Elearning
De uitvoering van configuratiemanagement is vaak een taak van
Project Support.
IDENTIFICATIE
Een basiseis voor Configuratiemanagement is dat producten
eenduidig geïdentificeerd moeten
worden. Hiervoor wordt vaak een schema opgesteld met codes
waarmee producten gelabeled worden. Alle informatie over de
individuele (deel)producten worden vastgelegd in de Configuratie Database waarvan voor de afzonderlijke records de informatie is vastgelegd volgens het schema van het Configuration
Item Record.
Zoals met alle onderdelen van PRINCE2 moet het project een
beslissing nemen over de zin van het vastleggen van al deze
bovengenoemde informatie (Configuration Management Strategy opstellen).
De ontwikkeling van producten moet beheerst worden om op
elk moment zeker te weten wat de status van producten is.
Daarom moet de regel gelden dat niets verandert zonder dat
daarvoor toestemming is gegeven.
Baselines
BASELINE
Een baseline is een bepaald niveau in de ontwikkeling van
een product dat als referentie dient. De ontwikkeling van
een product en de beheersing die er bij hoort verloopt met
gebruik van baselines als weergegeven in het volgende
schema
Essentieel is dat er in de ontwikkeling van de producten telkens momenten zijn waarop een versie van
het product als het ware “bevroren”
wordt en vanaf dat moment de
geldende versie van het product is.
Baselines worden niet weggegooid,
maar altijd bewaard.
Product V0.1
bewerken, testen
baseline
CHANGE !
bewerken, testen
baseline
© 2013 Learning Ideas
Product V1.0
Product V2.0
2/6
PRINCE2 Basics - Change
Onderdeel van PRINCE2 Elearning
ducten en het archiveren van de documentatie van het project
bij Configuratiemanagement.
Configuration Item Record
STATUS ACCOUNTING
(Configuration-itemrecord)
Hieronder verstaan we het kunnen rapporteren over alle gegevens (huidig en historisch) van een product. De gegevens over
een vastgestelde hoeveelheid producten wordt weergegeven
in een Product Status Account. Hierin worden de gegevens die
in de Configuration Item Records worden opgeslagen weergegeven op een manier die bruikbaar is voor de doeleinden waar
het Product Status Account voor gemaakt wordt.
Project-ID
(bij welk project hoort het product).
Item-ID (label voor het product).
Huidige versie
Itemnaam
De naam van het product, zoals het in de PDS is vastgelegd.
Product Status Account
Datum van laatste statuswijziging
Eigenaar
Persoon of groep die eigenaar wordt wanneer het product opgeleverd wordt.
(Productstatusoverzicht)
Locatie
Waar het product bewaard wordt (fysiek of online).
Rapportscope
bijvoorbeeld: hele project, één fase, groep producten.
Kopiehouders
Wie heeft nu een kopie van het product (zodat inname mogelijk wordt).
Datum geproduceerd
Productstatus, bijvoorbeeld:
• product-ID, naam;
• versie;
• status;
• productstadium (in ontwerp, in test, goedgekeurd);
• geplande en werkelijke datum voor baseline van de Product Description;
• etc.
Itemsoort
Bijvoorbeeld: type product, fase waarin het product gemaakt wordt (hierdoor is het
mogelijk een subset van alle producten op te stellen voor het aanmaken van een
Product Status Account).
Fase waarin het product ontwikkeld zal worden.
Gebruikers
De personen of groep die het product zullen gaan gebruiken.
Status
Als de Product Description het product onderverdeeld in verschillende stadia (“gekocht”, “verscheept”, ”geleverd”).
VERIFICATION & AUDIT
In een project kan een aantal reviews en audits plaatsvinden
die onderzoeken of de actuele status van producten overeenkomt met de status zoals die voor de producten is vastgelegd
in de Configuratie Database. Hiermee wordt gewaarborgd dat
de juiste versie van producten wordt ontwikkeld en gedistribueerd.
Variant
bijvoorbeeld “Engels”, “Nederlands”.
Producent
Datum toegewezen
Bron
bijv: “zelf ontwikkeld”, “ingekocht”
Relatie met andere items
hiermee wordt het effect van wijzigingen op andere producten zichtbaar!
Verwijzingen
naar Issues en Risico’s die met dit product samenhangen en naar documentatie
zoals PD, specificaties etc.
Naast het vaststellen van baselines hoort ook fysieke opslag
en bewaking, het maken en distribueren van kopieën van pro© 2013 Learning Ideas
1.3
Issues
In PRINCE2 is Issue een neutrale term die aangeeft dat er een
gebeurtenis heeft plaatsgevonden die ongepland is en management aandacht nodig heeft. In PRINCE2 kennen we drie soorten Issues:
3/6
PRINCE2 Basics - Change
Probleem/Punt-van-zorg (Problem/concern) Alle andere Issues die door de Project Manager opgelost
of geëscaleerd moeten worden.
PRINCE2 stelt een generiek mechanisme voor om met alle
soorten Issues om te gaan, dit wordt in de volgende paragrafen beschreven.
Verzoek om stuurgroepadvies
of
Exception Report
Verzoek om stuurgroepadvies
Type issue?
Prioriteit, Ernst?
Log, Register?
Impact op
- projectdoelen?
- Business Case?
- Risico’s?
Heroverwegen
prioriteit, ernst
Opties:
-bedenken
-onderzoeken
-aanbevelen
Escaleer indien buiten
eigen bevoegdheid.
Optie goed- of
afkeuren of
uitstellen.
Uitvoeren
3.
Ad hoc sturing geven
Ad hoc sturing geven
Beslissen
Afwijking van de specificatie (Off-specification)
Iets dat het project had moeten opleveren, maar dat nu
niet geleverd wordt, of waarvan voorzien wordt dat het
niet volgens specificatie opgeleverd zal worden;
Voorstellen
2.
Project Board of Change Authority
Beoordelen
Wijzigingsverzoek (Request-For-Change,, RFC)
Voorstel om iets te wijzigen dat al bevroren is in een
baseline;
Verzamelen
1.
Onderdeel van PRINCE2 Elearning
Corrigerende
maatregelen
nemen.
Plannen en
records bijwerken.
1.3.1 Verzamelen
Alle issues moeten door de Project Manager eerst onderzocht
worden met de volgende vragen:
• Wat voor soort issue is dit?
• Moet dit issue formeel afgehandeld worden, of kan het
informeel.
• Kan de Project Manager dit Issue zelf oplossen of moet het
issue geëscaleerd worden?
Niet alle issues zijn belangrijk genoeg om formeel af te handelen, en ook kan het soms verstandiger zijn problemen
informeel op te lossen, wanneer er bijvoorbeeld persoonlijke
problemen mee samenhangen. PRINCE2 adviseert de Project Manager significante gebeurtenissen in het project die
wel aandacht nodig hebben, maar niet formeel
gemanaged hoeven te worden schriftelijk vast te
leggen in een Daily Log (Dagelijks Logboek), en
het volgende aan te tekenen: datum, gebeurtenis,
verantwoordelijke voor actie, streefdatum voor
oplossing en resultaat van actie.
Issues die de bevoegdheid van de Project Manager
te boven gaan moeten worden vastgelegd in het
Issue Register. Wanneer besloten wordt tot formele afhandeling wordt het Issue beschreven in een Issue Report.
Alle Issues worden centraal geregistreerd en bijgehouden in
het Issue Register. Dit is een taak van Project Support.
Formeel afhandelen: Issue Register
Informeel afhandelen: Daily Log
Procedure voor het afhandelen van issues
1.3.2 Onderzoeken
Van elke Issue moet de Project Manager vaststellen of, en zo
ja, welke impact dit heeft op:
• de doelen van het project in termen van Tijd, Kosten, Kwaliteit en Scope;
• de Business case;
• het Risico Profiel.
Met deze analyse worden het Issue Report en de het Issue Register bijgewerkt.
Issue Report
(Issuerapport)
Issue-ID
Unieke referentie.
Issuesoort
Datum ingebracht
Ingebracht door
Indiener
Auteur Issue Report
© 2013 Learning Ideas
4/6
PRINCE2 Basics - Change
Onderdeel van PRINCE2 Elearning
• Wijzigingsbudget gebruiken1;
IssuebeschrijvingIn termen van oorzaak en impact.
• Het project budget verhogen;
Impactanalyse
Gedetailleerde beschrijving van de impact(s) van het issue (bijvoorbeeld producten
die er door getroffen worden).
• Andere onderdelen van het project in omvang terugbrengen
(‘descopen’).
Afwijking van de specificatie
Aanbeveling
Advies van de Project Manager over de manier waarop het Issue afgehandeld moet
worden.
• Een concessie geven: er moeten niet meteen herstel maatregelen genomen worden door het project2;
Prioriteit
• Herstel laten uitvoeren;
Ernst
Geeft aan op welk managementniveau een beslissing over het Issue genomen moet
worden.
• Meer informatie vragen;
• Een Exception Plan laten opstellen als de Afwijking van de
specificatie niet kan worden hersteld binnen de vastgestelde
grenzen.
Besluit
Goedgekeurd door
Datum beslissing
Probleem/Punt van zorg
Datum-afsluiting
Datum waarop Issue afgesloten is.
• Advies geven;
• Een Exception Plan laten opstellen.
1.3.3 Voorstellen
Na analyse stelt de Project Manager één of meer acties voor
om het issue af te handelen. Het Issue Report wordt nu ingediend bij de Project Board en kan beschouwd worden als een
Verzoek om Stuurgroep-advies. Wanneer uitvoeren van zo’n
actie ertoe zou leiden dat er een Exception zou ontstaan kan
het Issue Report vergezeld gaan van een Exception Report.
Een RFC kan ter beoordeling aan de Change Authority worden
voorgelegd als die aangewezen is.
Beslissen
De Project Board beslist over geëscaleerde issues. De Board
heeft voor elk van de soorten Issues een aantal mogelijkheden:
Op de volgende pagina staat een overzicht van
de `Moscow` benadering voor wijzigingsverzoeken.
1.4
De Configuration Management Strategy
Tijdens de Initiatiefase van het project moet
vastgesteld worden hoe het project met de verschillende soorten Issues om zal gaan. Dit wordt
vastgelegd in een document (Configuration Management Strategy) dat onderdeel van de PID wordt.
Zie de activiteit Configuratiemanagementstrategie opstellen in
IP voor de inhoud van de Configuration Management Strategy.
Wijzigingsverzoek
• Goedkeuren;
• Afkeuren;
• Uitstellen;
• Meer informatie vragen;
• Een Exception Plan laten opstellen als de Change niet binnen de vastgestelde grenzen uitgevoerd kan worden.
Overwegingen voor extra kosten die met een Wijziging gepaard gaan:
© 2013 Learning Ideas
1 Wijzigingen moeten niet uit tolerantie bekostigd worden!
2 Wanneer de concessie blijvend is moet voor het product de Product Description worden bijgewerkt.
5/6
PRINCE2 Basics - Change
Onderdeel van PRINCE2 Elearning
MoSCoW
Voor een heldere discussie bij het beoordelen van
gewenste wijzigingen is het nuttig een methode te hebben voor het toewijzen van een prioriteit aan voorgestelde wijzigingen. Een gangbare (maar zeker niet de
enige) manier hiervoor is om RFC’s te rangschikken
volgens MoSCoW :
Must have
De change is noodzakelijk voor de levensvatbaarheid
van het project.
Should have
Een belangrijke change, de Business case wordt zwakker als de change wordt afgewezen.
Could have
Nuttige change, maar de Business case wordt niet zwakker bij afwijzen.
Won’t have
Deze change kan wachten…
© 2013 Learning Ideas
6/6

Download Report