SELECTIELEIDRAAD
Niet-openbare Europese Aanbesteding
Intermediairsdiensten voor Hotel- en vergaderaccommodaties
Kenmerk: INK 12-223 Hotel- en vergaderaccommodaties
Aanbestedende dienst(en):
-
-
-
-
-
Ministerie van Financiën
·
Het bestuursdepartement / kerndepartement
·
Belastingdienst
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Ministerie van Economische Zaken
Ministerie van Infra & Milieu, meer in het bijzonder
·
Het bestuursdepartement I&M
·
Rijkswaterstaat (incl. diensten/instellingen)
·
KNMI
·
ILT
Ministerie van OCW, meer in het bijzonder
·
Het bestuursdepartement OCW
·
Het Nationaal Archief (NA)
·
De Inspectie van het Onderwijs (IvhO)
·
De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
Openbaar ministerie
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Ministerie van Veiligheid en Justitie, meer in het bijzonder
·
Immigratie en naturalisatiedienst
·
Dienst Terugkeer en Vertrek
·
Centraal Justitieel incassobureau
Ministerie van Defensie
Nederlands Forensisch Instituut
Raad voor de Kinderbescherming
Stichting Nederlandse Hogeschool Leeuwarden
Versie
Kenmerk
Datum
: 1.0
: INK12-223
: 30-07-2013
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
INHOUDSOPGAVE
Hoofdstuk 1. Algemeen ........................................................................................................................ 5
1.1.
Inleiding ................................................................................................................................... 5
1.2.
Leeswijzer ................................................................................................................................ 5
1.3.
Doel en omvang van deze aanbesteding ................................................................................ 5
1.3.1.
Visie aan te besteden opdracht ....................................................................................... 5
1.3.2.
Aanleiding en doel ........................................................................................................... 6
1.3.3.
Reikwijdte en omvang ..................................................................................................... 7
1.3.4.
Compacte Rijksoverheid .................................................................................................. 9
1.3.5.
Wijze van verzoeken tot deelname.................................................................................. 9
1.4.
De opdrachtgever en Rijksbeleid........................................................................................... 10
1.4.1.
De opdrachtgever Belastingdienst................................................................................. 10
1.4.2.
Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst .................................................................... 10
1.4.3.
Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen ..................................... 11
1.4.4.
Social Return ................................................................................................................. 11
1.4.5.
Proportionaliteit .............................................................................................................. 11
Hoofdstuk 2. Aanbestedingsprocedure ........................................................................................... 12
2.1.
Algemeen............................................................................................................................... 12
2.2.
Aankondiging ......................................................................................................................... 13
2.3.
Gebruik van TenderNed in deze aanbesteding ..................................................................... 13
2.4.
Verzoek tot deelname ............................................................................................................ 13
2.4.1.
Onregelmatigheden ....................................................................................................... 13
2.4.2.
Nadere inlichtingen over de selectieleidraad ................................................................. 13
2.4.3.
Prebidmeeting of informatiebijeenkomst ....................................................................... 14
2.4.4.
Sluitingsdatum voor het indienen van een verzoek tot deelname ................................. 14
2.4.5.
Afzien van deelname ..................................................................................................... 14
2.4.6.
Recht om de procedure niet voort te zetten .................................................................. 14
2.5.1.
Beoordelingsteam .......................................................................................................... 14
2.5.2.
Procedure van beoordelen ............................................................................................ 15
2.5.2.1.
Opening van de verzoeken tot deelname .............................................................. 15
2.5.2.2.
Controle van de verzoeken tot deelname op de vormvereisten ............................ 15
2.5.2.3.
Beoordeling op de uitsluitingsgronden .................................................................. 15
2.5.2.4.
Beoordeling op de selectiecriteria ......................................................................... 15
2.5.2.5.
Beoordeling kwalitatieve selectie........................................................................... 16
2.6.
Selectiebeslissing .................................................................................................................. 16
2.6.1.
Mededeling selectiebeslissing ....................................................................................... 16
2.6.2.
Definitieve selectie ......................................................................................................... 17
2.7.
Planning aanbesteding .......................................................................................................... 17
2.8.
Klachtafhandeling bij aanbesteding ....................................................................................... 18
2.8.1.
Wat zijn klachten en waarover kan geklaagd worden? ................................................. 18
2.8.2.
Contactgegevens klachtafhandeling.............................................................................. 18
2.8.3.
De stappen van een standaard klachtafhandeling ........................................................ 18
Hoofdstuk 3. Beoordeling van het verzoek tot deelname .............................................................. 20
3.1.
Inleiding ................................................................................................................................. 20
30 mei 2013
pagina 2 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
3.2.
Vormvereisten........................................................................................................................ 20
3.2.1.
Aanlevering van het verzoek tot deelname ................................................................... 20
3.2.2.
Taal ................................................................................................................................ 21
3.2.3.
Indeling van het verzoek tot deelname .......................................................................... 21
3.2.4.
Aanleveren van bewijsstukken op basis van de eigen verklaring ................................. 22
3.2.5.
Begeleidende brief en managementsamenvatting ........................................................ 23
3.2.6.
Voorwaardelijk verzoek tot deelname ........................................................................... 23
3.2.7.
Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden ......................... 23
3.2.8.
Conformiteitenlijst(en) .................................................................................................... 24
3.2.9.
Ondertekening ............................................................................................................... 24
3.2.10. Kosten van het verzoek tot deelname ........................................................................... 24
3.2.11. Uiterste datum voor ontvangst van het verzoek tot deelname ...................................... 24
3.3.
Selectie .................................................................................................................................. 24
3.3.1.
Verzoek tot deelname in samenwerking met andere ondernemingen .......................... 24
3.3.2.
Gelieerde rechtspersonen ............................................................................................. 25
3.3.3.
Aandachtspunten ........................................................................................................... 25
3.3.4.
Algemene gegevens ...................................................................................................... 25
3.4.
Kwalitatieve selectie .............................................................................................................. 26
3.4.1.
Technische bekwaamheid d.m.v. referenties (alleen perceel 2) ................................... 26
3.4.2.
Financiële Economische draagkracht ........................................................................... 27
3.4.3.
Berekening van de kengetallen: .................................................................................... 27
3.4.3.1.
Kengetal Solvabiliteit ............................................................................................. 27
3.4.3.2.
Kengetal Rentabiliteit Totaal Vermogen ................................................................ 28
3.4.3.3.
Kengetal liquiditeit.................................................................................................. 29
3.4.4.
Bewijsstukken economische en financiële draagkracht ................................................ 30
3.5.
Overige selectie eisen perceel 1, intermediairsdiensten voor hotelaccommodaties ............. 31
3.6.
Overige selectie eisen perceel 2, intermediairsdiensten voor vergaderaccommodaties ...... 32
3.7.
Beoordeling kwalitatieve selectie, schriftelijke onderbouwingen ........................................... 33
3.7.1.
Beoordeling schriftelijke onderbouwingen ..................................................................... 33
3.7.2.
Inhoud elementen schriftelijke onderbouwingen ........................................................... 34
3.7.3.
De lineaire puntenverdeling o.b.v. gewogen gemiddelde ............................................. 35
3.8.
Totaal aantal punten kwalitatieve selectie ............................................................................. 36
Hoofdstuk 4. Vooruitblik ronde 2 gunningsfase ............................................................................. 37
4.1.
Inleiding ................................................................................................................................. 37
4.2.
Gunningscriterium EMVI ........................................................................................................ 37
4.3.
Prijsmodel .............................................................................................................................. 37
4.3.1.
Verdienmodel................................................................................................................. 37
4.3.2.
Beoordeling website-test in relatie tot de factuurkorting ............................................... 37
4.4.
Mogelijke gunningseisen fase 2, perceel 1 Intermediair voor hotelaccommodatie ............... 39
4.5.
Mogelijke gunningseisen fase 2, perceel 2 Intermediair voor vergaderaccommodaties....... 40
4.6.
Aanvullende eisen deelnemende diensten............................................................................ 41
4.7.
Algemene informatie DigiInkoop ........................................................................................... 41
Bijlage 1.
Bedrijfsgegevens ......................................................................................................... 42
Bijlage 2.
Eigen verklaring ........................................................................................................... 43
30 mei 2013
pagina 3 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 3.
Verklaring combinatie / onderaanneming ................................................................. 44
Bijlage 4.
Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid combinant en hoofdaannemer ............. 45
Bijlage 5.
Verklaring beschikbaarheid financieel economische draagkracht natuurlijke
personen of rechtspersonen .............................................................................................................. 46
Bijlage 6.
Verklaring beschikbaarheid middelen betreffende de technische- of
beroepsbekwaamheid onderaannemer ............................................................................................. 47
Bijlage 7.
Verklaring rechtspersonen ex artikel 2:24a en 2:24b BW ....................................... 48
Bijlage 8.
Conformiteitenlijst vormvereisten en selectie-eisen ............................................... 49
Bijlage 9.
Model Referenties ........................................................................................................ 50
Bijlage 10.
Financieel Model .......................................................................................................... 51
Bijlage 11.
Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen ..................................... 52
Bijlage 12.
Business Etiquette ...................................................................................................... 53
Bijlage 13.
Voorbeeld diverse rekenmodellen ............................................................................. 54
30 mei 2013
pagina 4 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Hoofdstuk 1.
1.1.
Algemeen
Inleiding
Voor u ligt de selectieleidraad van de niet-openbare Europese aanbesteding Intermediairsdiensten
voor hotel- en vergaderaccommodaties (HVA).
De selectieleidraad bevat, onder meer, een beschrijving van de selectieprocedure volgens welke u
een verzoek tot deelname aan deze opdracht kunt indienen. De procedure wordt beheerst door de in
Nederland toepasselijke aanbestedingsregelgeving die de uitwerking vormt van de Europese
aanbestedingsrichtlijnen.
Dit hoofdstuk beschrijft de betrokken organisatieonderdelen van de Belastingdienst en de overige
deelnemende diensten waarop de aanbesteding betrekking heeft, de achtergrond, de omvang en het
doel van deze aanbesteding.
1.2.
Leeswijzer
In deze paragraaf is ter informatie een korte samenvatting opgenomen over de opbouw van deze
selectieleidraad. Dit is slechts ter informatie. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de
gegadigden om goed kennis te nemen van alle informatie zoals verstrekt in deze selectieleidraad en
bijlagen.
•
•
•
•
Hoofdstuk 1 dient als inleiding, u treft hier informatie over het doel en de omvang van de
aanbesteding.
In hoofdstuk 2 vindt u de toelichting op de selectieleidraad en de selectie procedure.
Hoofdstuk 3 bevat de procedure voor de beoordeling.
In hoofdstuk 4 wordt vooruit gekeken naar de tweede fase van deze aanbesteding, de
gunningsfase.
1.3.
Doel en omvang van deze aanbesteding
1.3.1.
Visie aan te besteden opdracht
De deelnemende diensten aan deze aanbesteding voor intermediairsdiensten voor hotel- en
vergaderaccommodaties hechten veel waarde aan een goede facilitaire dienstverlening aan al haar
medewerkers. De medewerkers dienen te worden ontzorgd en de werkomgeving dient zo goed
mogelijk aan te sluiten bij de eisen en wensen van de gebruiker. De visie op deze opdracht luidt dan
ook als volgt:
Visie Perceel 1: Intermediairsdiensten voor hotelboekingen
De deelnemende diensten hechten veel waarde aan een effectief en efficiënt ingericht werkproces
voor haar medewerkers. De intermediairsdiensten voor hotelboekingen dienen zich te richten op
optimaal koopgemak, het stroomlijnen van de processen, standaardiseren, productiviteitsvergroting
en het reduceren van overbodige handelingen. Basis hiervoor zijn ontwikkelingen op technologisch en
ICT gebied. Dit leidt tot een vergaand geautomatiseerd proces.
Visie perceel 2: Intermediairsdiensten voor vergaderarrangement boekingen
De deelnemende diensten hechten veel waarde aan een effectief en efficiënt ingericht werkproces
voor haar medewerkers. De intermediairsdiensten voor vergaderarrangementboekingen dienen de
klantwens centraal te stellen en de focus te hebben op het realiseren van optimale oplossingen voor
elke klant. Basis hiervoor is het geven van passend advies op strategisch, tactisch en operationeel
niveau. Dit leidt tot maatwerk voor iedere afzonderlijke klant en boeking.
30 mei 2013
pagina 5 van 54
INK 12-223
1.3.2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Aanleiding en doel
Aanleiding
De huidige contracten voor hotel- en vergaderaccommodaties zijn afgesloten door het Ministerie van
Buitenlandse Zaken en zijn geëindigd op 1 april 2013. Er zijn geen verlengingsmogelijkheden meer
en daarom gaat de Belastingdienst opnieuw aanbesteden. Diverse andere onderdelen van de
overheid nemen deel aan deze aanbesteding, zie hiervoor paragraaf 1.3.3.
Deze aanbesteding wordt gehouden in opdracht van de unit werkomgeving van de Belastingdienst
uitgevoerd door het inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van de Belastingdienst. Er is op dit moment nog
geen sprake van categoriemanagement voor Hotel- en vergaderaccommodaties. Andere (onderdelen
van) Ministeries kunnen op basis van vrijwilligheid deelnemen aan deze aanbesteding. Deze
deelnemende diensten zijn gezamenlijk vertegenwoordigd in de klankbordgroep welke wordt
voorgezeten door de productmanager van de unit werkomgeving Belastingdienst.
Historie
De door het Ministerie van Buitenlandse Zaken afgesloten contracten waren rechtstreekse
overeenkomsten met de diverse hotel- en vergaderaccommodaties. In totaal betrof het hier circa 450
overeenkomsten. Uit bedrijfseconomisch oogpunt kiest de Belastingdienst nu bewust voor het sluiten
van een overeenkomst met een intermediair waarbij de opdrachtgevers worden ontzorgt.
Doel
Met deze aanbesteding beoogt de aanbestedende dienst te komen tot een contractvorm waarbij de
verbeterpunten uit de eerdere overeenkomsten en dienstverlening worden opgelost en waarbij
rekening wordt gehouden met de interne, politieke en branche ontwikkelingen.
Doelstelling
Het selecteren en contracteren van één leverancier per perceel die organisatorisch en logistiek
geschikt zijn voor het boeken van een ruim aanbod aan hotel- en vergaderaccommodaties waarbij
rekening gehouden is met de wensen van de diverse deelnemende diensten voor een periode van
minimaal 2 jaar en maximaal 4 jaar waarbij een goede balans is gevonden voor Best Value for money
binnen de kaders van het beleid.
Beoogd resultaat
Het beoogde resultaat van dit project is een goed werkende dienstverlening op het gebied van
boeken van hotel- en vergaderaccommodaties in Nederland en BES eilanden (Bonaire, St, Eustatius
en Saba) via een intermediair door de bestelgemachtigde van de deelnemende diensten. Het
bestelproces en de bijbehorende administratieve processen zijn zoveel als mogelijk geautomatiseerd.
Subdoelen
De belangrijkste subdoelen voor de uitkomst van deze aanbesteding zijn:
• Zoveel mogelijk keus uit hotel- en vergaderaccommodaties
• Een goede prijs/kwaliteitverhouding, lagere kosten door betere prijzen
• Minder administratieve handelingen en minder mismatches van facturen
• Een overzicht van de hotel- en vergaderaccommodaties op de eigen werkplek van de
medewerkers van de deelnemende diensten
• Eenvoudige vergelijking van verschillende hotelaanbiedingen en offertes
• Een korte doorlooptijd van aanvraag tot boeking
• Verminderen van Maverick Buying (aankopen buiten contract om)
• Minder contracten (contract met intermediair ipv losse contracten met accommodaties)
• Op elk gewenst moment (via een e-portaal) inzicht in de uitgaven HVA per onderdeel /
deelnemende dienst
Aanvullende subdoelen alleen voor perceel 2
• Professioneel advies
• Maatwerk is mogelijk bijvoorbeeld een diner in een restaurant of een buitenactiviteit
30 mei 2013
pagina 6 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Opdracht
De dienstverlening omvat het verlenen van intermediairsdiensten voor het tot stand komen van
boekingen voor hotel- en/of vergaderaccommodaties in Nederland en de BES eilanden (Bonaire, St.
Eustatius en Saba). Deze dienstverlening beslaat het gehele proces, van advisering, de
daadwerkelijke boeking, de financiële- en administratieve afhandeling.
De opdracht krijgt de vorm van een Raamovereenkomst voor de verlening van diensten met
daaronder een Nadere Overeenkomst (NOK) per deelnemende dienst. Entiteiten welke onderdeel zijn
van een Ministerie of deelnemende dienst zijn gerechtigd om onder deze nadere overeenkomst eigen
nadere werkafspraken te maken. Voorbeeld: Rijkswaterstaat, onderdeel van het Ministerie van
Infrastructuur en Milieu kan onder de nadere overeenkomst van I&M werkafspraken maken die
afwijken van de afspraken met het bestuursdepartement.
De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 2 jaar, ingaande op 1 februari 2014 met de
mogelijkheid voor de deelnemende diensten de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden
twee (2) maal voor de duur van één (1) jaar te verlengen.
Voor deze vorm en duur is gekozen om met het oog op de komst van categoriemanagement
maximale flexibiliteit te creëren. De eerste 2 jaar zijn vast in verband met de relatief hoge
projectkosten en doorlooptijd van een dergelijke aanbesteding.
Scope
Alle boekingen van hotel- en vergaderaccommodaties in Nederland en BES. Boekingen die een
relatie hebben met de werkkostenregeling (zoals teamuitjes en ambtsjubilea) vallen niet binnen de
scope. De inhoudelijke kant van het organiseren van evenementen maakt geen onderdeel uit van
deze aanbesteding. Het boeken van een locatie ten behoeve van een evenement is optioneel en valt
indien de opdrachtgever dat wenst wel binnen de scope.
Buitenlandse dienstreizen, busvervoer en sprekers vallen eveneens buiten de scope.
1.3.3.
Reikwijdte en omvang
In deze aanbesteding zijn de opdrachten van meerdere Ministeries en andere Rijksonderdelen
samengevoegd.
Deze dienstverlening is in het verleden collectief voor de gehele Rijksoverheid ingekocht door middel
van het contracteren van 450 accommodaties in heel Nederland. De expiratiedatum van de oude
overeenkomst is dus voor alle deelnemende diensten gelijk. Het is vanuit bedrijfsvoering perspectief
bezien een besparing op aanbestedingskosten als deze aanbesteding voor alle ministeries
gezamenlijk wordt aanbesteed. Daarnaast is het gezamenlijk aanbesteden doelmatiger in het
aangaan van overeenkomsten en efficiënter.
Tevens is samenvoeging door het samenbrengen van de vraag van verschillende aanbestedende
diensten wenselijk. Het samenvoegen brengt voor de aanbestedende diensten een aanzienlijke
verlaging van kosten met zich mee. Direct omdat het in de markt zetten van een groot volume de prijs
per transactie kan doen dalen, indirect omdat de kosten verband houdend met het managen van het
af te sluiten, contract af nemen.
Samenvoeging is voorts gewenst door de samenstelling en de organisatie van de (relevante) markt
van de aan te besteden diensten. Tot slot geldt in dit verband dat bij het opstellen van zowel de
Aanbestedingswet 2012 als de Gids proportionaliteit de toegang van het MKB voor
overheidsopdrachten centraal stond. Vanuit dat perspectief kan worden vastgesteld dat hoe de
opdracht ook in de markt gezet wordt, het MKB direct of indirect (via de intermediair), kunnen
meedingen naar deze opdracht. Ook het merendeel van de intermediairbedrijven behoren tot het MKB.
Er is gekozen om niet voor iedere deelnemende dienst een apart perceel te maken, omdat de
uitvraag in eisen en wensen identiek is, zal ook wanneer er wordt opsplitst op alle percelen dezelfde
winnaar worden aangemerkt.
30 mei 2013
pagina 7 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Uit de gehouden marktconsultatie blijkt dat het merendeel van de markt heeft aangegeven het gehele
volume van de Rijksoverheid te kunnen dragen.
De aanbestedende dienst Belastingdienst besteedt deze opdracht mede aan namens de hieronder
vermelde deelnemende diensten. De verschillende organisaties treden zelf als contractpartij op.
Ministerie
Geschatte uitgave
per jaar perceel 1
Hotelaccommodatie
€ 2.800.000
€ 450.000
Belastingdienst
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Geschatte uitgave
per jaar perceel 2
Vergaderaccomm.
€ 4.200.000
€ 290.000
Ministerie van OCW, meer in het bijzonder
€ 28.000
·Het kerndepartement OCW
€ 28.000
·Het Nationaal Archief (NA)
€ 10.000
·De Inspectie van het Onderwijs (IvhO)
Beperkt
·De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
€ 20.500
·Het bestuursdepartement SZW
(zie ministerie SZW)
·Inspectiedienst SZW
(zie ministerie SZW)
·Agentschap SZW
(zie ministerie SZW)
Kerndepartement Ministerie van Financiën
€ 100.000
Raad vd Kinderbescherming
€ 10.000
NFI (Nederlands Forensisch Instituut)
€ 20.000
Ministerie van Veiligheid en Justitie, in bijzonder
·Immigratie en naturalisatiedienst
€ 40.000
·Dienst Terugkeer en Vertrek
€ 30.000
·Centraal Justitieel incassobureau
€ 40.000
Openbaar Ministerie
€ 350.000
Ministerie van Infra & Milieu
·Het bestuursdepartement I&M
€ 157.000
·KNMI
beperkt
·ILT
beperkt
·Rijkswaterstaat (incl. diensten/instellingen)
€ 300.000
Ministerie van Economische Zaken *
€ 750.000
Ministerie van Defensie
€ 250.000
Stichting Hogeschool Leeuwarden (NHL)
€ 65.000
* Het ministerie van Economische Zaken neemt deel aan deze overeenkomst
€ 50.000
beperkt
€ 363.000
€ 390.000
€ 185.500
(zie ministerie SZW)
(zie ministerie SZW)
(zie ministerie SZW)
€ 150.000
€ 15.000
€ 10.000
€ 50.000
€ 75.000
€ 10.000
€350.000
€ 171.000
beperkt
beperkt
€ 1.400.000
€ 500.000
€ 250.000
€ 165.000
per 1 januari 2015.
De omvang is mede gebaseerd op uitgevoerde ramingen en prognoses (incl. BTW). Aan deze
ramingen cq prognoses kunnen geen (contractuele) rechten worden ontleend. Het dient uitsluitend ter
indicatie.
Historische omzet Belastingdienst
In onderstaande tabel staan de uitgave van de Belastingdienst voor externe hotel- en
vergaderaccommodaties voor de afgelopen 3 jaar schematisch weergegeven. De verhouding is circa
40% voor hotelovernachtingen en 60% voor vergaderaccommodaties. De historische omzet van de
overige deelnemende diensten zijn in deze fase van de aanbesteding niet beschikbaar.
Jaar
Hotel- en vergaderaccommodaties
30 mei 2013
2010
€ 5.258.721,-
2011
€ 6.453.373,-
2012
€ 7.148.403,-
pagina 8 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Overeenkomst, nadere overeenkomst, werkafspraken
Het is de bedoeling om per perceel met één (1) dienstverlener een overeenkomst te sluiten. De
deelnemende diensten sluiten ieder afzonderlijk een nadere overeenkomst af, per entiteit kunnen
daarbij de werkafspraken verschillen. Met deze aanbesteding zal wel een uniform format worden
opgesteld zodat alle NOK’s een zelfde uitstraling en leeswijzer kennen.
1.3.4.
Compacte Rijksoverheid
De Rijksoverheid is continu in beweging. In het kader van de ontwikkelingen ten aanzien van de
‘Compacte Rijksoverheid’ is het op termijn mogelijk dat er binnen de Rijksoverheid
samenwerkingsverbanden worden aangegaan met andere Ministeries of dat er onderdelen van
overheidsorganisaties ondergebracht gaan worden bij derden binnen de overheid. Voor de
opdrachtgevers is het wenselijk dat ook de scope van deze aanbesteding ruimte biedt aan deze
ontwikkeling en verwacht van de opdrachtnemer enige mate van flexibiliteit. Verandering van de
scope naar aanleiding van de ‘Compacte Rijksoverheid’ gebeurt in goed overleg met de
opdrachtnemer.
Opties
Daarnaast faciliteert B/CFD (facilitaire bedrijf BD) een aantal andere klanten binnen en buiten de
Belastingdienst. Deze klanten die door het facilitaire bedrijf B/CFD geserviced worden kunnen
eveneens via B/CFD gebruik maken van de overeenkomst die volgt uit deze aanbesteding maar zijn
daartoe niet verplicht. Zij dienen deze dienst af te nemen zoals deze aangeboden wordt aan de
Belastingdienst (facturatie verloopt eveneens via B/CFD).
Via de Belastingdienst zijn de volgende klanten optioneel.
Organisatie
Omschrijving
Rijksoverheden ten B/CFD is één van de 4 toekomstige facilitaire bedrijven binnen de
gevolgen van
Rijksoverheid. Als gevolg hiervan zullen een aantal onderdelen van de
Compacte
Rijksoverheid in de toekomst door B/CFD geserviced gaan worden.
overheid.
Andere klanten
Publieke of private instanties en bedrijven die gehuisvest zijn of worden in de
buiten de
panden van de Belastingdienst en daarbij geserviced worden door het
rijksoverheid
facilitaire bedrijf van de Belastingdienst B/CFD.
1.3.5.
Wijze van verzoeken tot deelname
De opdracht is verdeeld in 2 percelen te weten;
Perceel 1 Intermediairsdiensten voor boekingen voor hotelovernachtingen in Nederland en BES
Perceel 2 Intermediairsdiensten voor boekingen voor vergaderaccommodaties in Nederland en BES
Kenmerken voor dit perceel 1 hotelboekingen zijn:
•
De kernactiviteit van de boeking is overnachten eventueel met ontbijt;
•
Realtime overzicht met beschikbare hotelkamers tegen actuele prijzen;
•
Te automatiseren proces (website specialist);
•
Geen maatwerk, of professioneel advies noodzakelijk.
Perceel 2: boeken van vergaderaccommodaties
Kenmerken voor dit perceel zijn:
• De kernactiviteit van de boeking is vergaderen;
• Boekingsproces gaat door middel van het aanvragen van meerdere offertes;
• Professioneel advies en veel maatwerk;
• Minder gemakkelijk te automatiseren proces;
• Tussendoor nog mogelijke mutaties;
30 mei 2013
pagina 9 van 54
INK 12-223
•
•
•
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Vergaderen al dan niet in combinatie met overnachten;
Direct contact tussen boeker en accommodatie is toegestaan;
Mogelijkheid tot accommodatie toevoegen.
Het is mogelijk om op beide percelen in te schrijven. De hoofdstukken 1 tot en met 4 van dit
document hebben betrekking op alle percelen, tenzij expliciet anders vermeld.
Voorschriften van administratieve aard, zoals indeling van uw inschrijving, vindt u onder paragraaf 3.2
en de daaronder gelegen sub-paragrafen.
1.4.
De opdrachtgever en Rijksbeleid
1.4.1.
De opdrachtgever Belastingdienst
Opdrachtgever voor deze Europese aanbesteding is de Staat der Nederlanden. Het Ministerie van
Financiën, meer in het bijzonder Directoraat Generaal Belastingdienst is als verantwoordelijke
aangewezen voor deze interdepartementale aanbesteding. Het Ministerie van Financiën,
vertegenwoordigd door het Directoraat-Generaal Belastingdienst (hierna te noemen DGB) treedt dan
ook op als Opdrachtgever, en zal als zodanig de Raamovereenkomst (voor de deelnemende diensten
van de rijksoverheid) tekenen. In verband met de rechtspositie tekenen de Deelnemende Diensten
ieder afzonderlijk een nadere overeenkomst. Meer informatie over contractondertekening staat in
paragraaf 1.3.2 en 1.3.3.
Voor nadere informatie over het Ministerie van Financiën en de andere deelnemende diensten wordt
verwezen naar www.rijksoverheid.nl
De Belastingdienst maakt deel uit van het Ministerie van Financiën. Het Ministerie van Financiën is
verantwoordelijk voor het financieel-economisch beleid in Nederland, het beheer van de
overheidsfinanciën en het beleid rond de financiële markten. Het Ministerie heeft een centrale rol bij
het opstellen van de rijksbegroting en de miljoenennota, en bewaakt de begrotingsuitgaven.
De bekendste taak van de Belastingdienst is het heffen en innen van belastingen en premies.
De Belastingdienst bestaat uit de volgende organisatieonderdelen: Landelijk Kantoor Belastingregio’s
(LKB), BelastingTelefoon, Belastingdienst/Centrale Administratie (B/CA), Douane, Toeslagen en
Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD).
Om alle taken goed te kunnen uitvoeren, heeft de Belastingdienst twee facilitaire centra:
Centrum voor kennis en communicatie (B/CKC)
Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD)
Ze verzorgen de communicatie met het publiek (B/CKC) en zijn verantwoordelijk voor allerlei
faciliteiten, zoals huisvesting (B/CFD) en opleidingen (B/CKC).
De Belastingdienst heeft een volwaardige en marktconforme ICT-organisatie. Deze wordt, waar nodig
en mogelijk, ondersteund door professionele partijen in de markt. De ICT-organisatie is
onderverdeeld in:
Centrum voor applicatieontwikkeling en –onderhoud (B/CAO)
Centrum voor infrastructuur en exploitatie (B/CIE)
Bij de Belastingdienst werken in totaal 30.000 medewerkers.
1.4.2.
Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst
Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst (IUC Belastingdienst) is onderdeel van
Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD) en is de dienst die namens de
Belastingdienst aanbestedingen uitvoert.
30 mei 2013
pagina 10 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
In het kader van een compacte rijksdienst is IUC Belastingdienst per 1 januari 2013 een Inkoop
Uitvoerings Centrum (IUC) voor de rijksoverheid. Dit betekent voor de unit uitbreiding van taken
en opdrachtgevers buiten de Belastingdienst.
IUC Belastingdienst verricht inkoopactiviteiten voor de generieke inkoop van de bij haar
ondergebrachte rijks categorieën en daarnaast voor de specifieke inkoop van de Belastingdienst en
Domeinen Roerende Zaken. Zij doet dat op een wijze die effectief, doelmatig, transparant en
rechtmatig is.
Zie voor meer informatie over de organisatie van de Belastingdienst de internetsites
www.belastingdienst.nl en www.rijksoverheid.nl/ministeries/fin.
1.4.3.
Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen
De opdrachtgever heeft sinds 1 januari 2010 de verplichting om 100% duurzaam in te kopen conform
de Agentschap NL-criteria. Voor het inkopen van externe vergader- en verblijffaciliteiten heeft
Agentschap NL criteria opgesteld die kunnen worden meegenomen in de aanbestedingsdocumenten.
Daarnaast wil de opdrachtgever met name door het treffen van preventieve maatregelen de
milieubelasting van de bedrijfsvoering terugdringen. De inkoop van producten en diensten biedt een
uitgelezen kans om het belang van duurzaamheid naar voren te brengen. De opdrachtgever geeft hier
concreet invulling aan door de komende jaren duurzaamheid als één van de criteria bij inkopen mee
te nemen. Naast milieuaspecten zullen waar mogelijk ook sociale aspecten worden betrokken. Op
basis van deze uitgangspunten hecht de Belastingdienst waarde aan een leverancier die duurzame
ontwikkeling hoog in het vaandel heeft staan en die de ambitie heeft om samen met de
Belastingdienst hier nog meer werk van te maken.
Voor deze productgroep zijn wel milieucriteria vastgesteld. Agentschap.nl heeft de minimale eisen en
gunningscriteria opgesteld om duurzaam in te kopen. De Belastingdienst conformeert zich enkel aan
de minimale eisen (zie paragraaf 3.5 en 3.6) maar in beperkte zin aan de gunningscriteria (zie
hoofdstuk 4).
1.4.4.
Social Return
Social return wordt in deze aanbesteding in beperkte mate toegepast.
Social return heeft als doel om de uitstroom naar werk te bevorderen voor mensen die zonder reintegratieondersteuning niet aan het werk komen. Social Return is een onderdeel van het duurzaam
inkopen beleid van het Rijk.
In deze aanbesteding zal social return in een groeimodel worden uitgevraagd. Het model ziet toe op
een groeiscenario waarin bij aanname van nieuw personeel welke specifiek voor deze opdracht
worden ingezet gestreefd wordt naar 5%. Gezien de kleine omvang van het personeelsbestand en het
ongewenste bijeffect van gedwongen ontslagen om plaats te maken voor social return kiezen wij
ervoor social return in te voeren bij nieuw aan te nemen personeel ten behoeve van het uitvoeren van
deze opdracht.
1.4.5.
Proportionaliteit
De Belastingdienst voert deze aanbesteding uit in overeenstemming met de voorschriften zoals
opgenomen in de Gids Proportionaliteit. De Gids Proportionaliteit is met het Aanbestedingsbesluit d.d.
11 februari 2013 van toepassing op Europese aanbestedingstrajecten.
Van voorschrift 3.5 E uit de Gids Proportionaliteit wordt in onderhavig geval afgeweken omdat het
noodzakelijk is als deel van de selectiefase van deze niet-openbare aanbesteding de beschikking te
hebben over goedgekeurde jaarverslagen ter verificatie van de eisen met betrekking tot de financieel
economische draagkracht.
30 mei 2013
pagina 11 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Hoofdstuk 2.
2.1.
Aanbestedingsprocedure
Algemeen
Op deze niet-openbare aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw2012) van toepassing.
De Aw2012 is een nationale uitwerking van de Europese Richtlijn van 31 maart 2004 betreffende de
plaatsing van overheidsopdrachten (2004/18). De aard van de gevraagde overheidsopdracht is
beschreven in de volgende CPV-codes:
55100000-1 Hoteldienst
98340000-8 Accommodatie- en kantoordiensten
98341000-5 Accommodatiediensten
Niet openbare procedure
Deze aanbesteding wordt voor mededinging opengesteld via een niet-openbare procedure. Een nietopenbare aanbesteding betekent niet dat de aanbesteding niet openbaar in te zien is, maar dat het
een aanbesteding met voorselectie betreft. In deze procedure vinden de beoordeling van de
geschiktheid van de gegadigde en de beoordeling van de inschrijving dus in twee rondes plaats, een
selectie- en een gunningsronde.
De keuze voor een niet-openbare aanbesteding is een praktische voor zowel de aanbestedende
diensten als de inschrijvers. Aan de inschrijvers zullen eisen worden gesteld met betrekking tot de
financieel economische draagkracht. Het is voor de aanbestedende diensten praktisch om in een
vroeg stadium vast te stellen of een inschrijver hieraan voldoet. Voor inschrijvers is het evenzeer
praktisch tijdig te weten waar men aan toe is; het voorkomt de investering van tijd en geld in het doen
van een aanbieding welke op voorhand geen kans maakt gehonoreerd te worden.
Op basis van deze aankondiging kan iedere ondernemer verzoeken deel te nemen. De aanbesteder
selecteert hieruit een aantal geschikte gegadigden aan de hand van uitsluitingsgronden en
selectiecriteria. Iedere afvaller ontvangt een gemotiveerd bericht op grond waarvan zij niet voldoet
aan de gestelde eisen. Vervolgens wordt aan de overgebleven ondernemers gevraagd om in te
schrijven. De procedure verloopt verder zoals de openbare procedure. Bij niet-openbare procedures
kan iedere ondernemer een aanvraag tot deelneming indienen, maar bepaalt de aanbestedende
dienst welke ondernemers kunnen inschrijven. De aanbestedende dienst nodigt de gegadigden
gelijktijdig schriftelijk uit om een inschrijving in te dienen.
Het nu voorliggende document ,de selectieleidraad, hoort bij ronde 1 en heeft als doel ondernemers
te informeren over de opdracht en de voorwaarden voor kwalificatie van de nog uit te voeren
aanbesteding. De criteria in dit document zijn gericht op de kwalitatieve voorselectie van
ondernemers. De Belastingdienst kiest bewust voor deze niet-openbare procedure om de lasten voor
geïntresseerde marktpartijen zo veel mogelijk te beperken. In deze eerste ronde selecteren wij per
perceel maximaal 5 partijen waarmee wij de tweede ronde (gunningsfase) in gaan.
Aanbestedende dienst
De aanbestedende dienst is:
Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD),
Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst
Bezoekadres: en tevens adres voor het indienen van de stukken:
Tiberdreef 12-24
3561 GG UTRECHT
Contactpersoon:mevr. R.E.G. van der Giessen, senior Inkoper
E-mail:
[email protected] (altijd een CC naar onderstaande adres)
CC E-mail:
[email protected]
Telefoon:
06 - 55 34 67 79
Bij alle correspondentie vermelden: Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en
vergaderaccommodaties (INK12-223) en vermeldt op alle schriftelijke stukken: “VERTROUWELIJK”.
30 mei 2013
pagina 12 van 54
INK 12-223
2.2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Aankondiging
In het kader van deze aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
heeft de aanbestedende dienst op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum een officiële aankondiging
verzonden aan www.Tenderned.nl. Via deze internetsite is de aankondiging direct doorgestuurd naar
het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen.
Kenmerk en naam van de aanbesteding zijn: Niet openbare Europese Aanbesteding
Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties (INK12-223).
2.3.
Gebruik van TenderNed in deze aanbesteding
De aankondiging, de selectieleidraad en alle overige aanbestedingsdocumenten voor de selectiefase
zijn te raadplegen via www.Tenderned.nl.
U dient zich hiervoor bij TenderNed kosteloos te registreren.
Zie hiervoor de website van TenderNed: http://www.tenderned.nl/tenderned-voor-ondernemingen-0
Deze aanbesteding maakt geen gebruik van ‘digitaal inschrijven’ via TenderNed.
2.4.
Verzoek tot deelname
De aanbestedende dienst nodigt u hierbij uit een verzoek tot deelname in te dienen voor de
kwalitatieve selectie van de aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en
vergaderaccommodaties.
2.4.1.
Onregelmatigheden
Deze selectieleidraad is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks menen dat de informatie en/of
een bepaling de selectieleidraad en/of andere aanbestedingsdocumenten (waaronder ten minste de
Nota van Inlichtingen wordt verstaan) onjuist, onrechtmatig of op een andere wijze onregelmatig is,
dan dient u binnen vijftien (15) dagen na ontvangst van het desbetreffende aanbestedingsdocument,
doch uiterlijk vijf (5) dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van het verzoek tot deelname, de
Belastingdienst schriftelijk hierop te attenderen.
Als u niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Belastingdienst aldus hebt geattendeerd, heeft u
daarmee ieder recht jegens de Belastingdienst verwerkt voor zover verband houdende met de
vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid.
2.4.2.
Nadere inlichtingen over de selectieleidraad
Ten aanzien van nadere inlichtingen of vragen over de selectieleidraad, wordt u verzocht dit zo
spoedig mogelijk schriftelijk of per e-mail te melden bij de aanbestedende dienst. Zie hiervoor het
adres in paragraaf 2.1.
U wordt verzocht om per vraag aan te geven:
• Op welk deel van de selectieleidraad de vraag betrekking heeft.
• Op welk document de vraag betrekking heeft, te weten de selectieleidraad of Bijlage met
nummer, bijvoorbeeld Bijlage 1.
• In voorkomend geval het nummer van de betreffende eis of wens.
• De relevante bladzijde / paragraaf.
30 mei 2013
pagina 13 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
De vragen dienen uiterlijk op het in paragraaf 2.7 opgenomen tijdstip door middel van een e-mail
bericht (zie Bijlage 11- Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen) te zijn ingezonden.
Ten aanzien van vragen die niet voldoen aan de vooropgestelde wijze van indienen of niet tijdig in het
bezit van de aanbestedende dienst zijn, kan niet worden gegarandeerd dat de antwoorden
(overeenkomstig artikel 2.54 lid 1 Aw2012) uiterlijk zes (6) dagen voor de uiterste datum van
ontvangst van de verzoeken tot deelname aan u worden verstrekt.
De aanbestedende dienst beantwoordt vragen schriftelijk. De vragen en antwoorden worden zonder
vermelding van de vraagsteller tegelijkertijd (schriftelijk) aan alle gegadigden bekend gemaakt door
middel van publicatie op tenderned.nl. Eventuele aanvullingen en correcties op de selectieleidraad
door de aanbestedende dienst worden aan alle gegadigden schriftelijk kenbaar gemaakt door middel
van publicatie op tenderned.nl. Vragen, antwoorden, aanvullingen en/of correcties worden integraal
onderdeel van deze selectieleidraad.
Het aantal en de aard van de vragen heeft in beginsel geen invloed op de in paragraaf 2.7
aangegeven uiterste datum voor indiening van het verzoek tot deelname.
2.4.3.
Prebidmeeting of informatiebijeenkomst
Indien het aantal en de aard van de ingediende vragen daartoe aanleiding geven, wordt een
informatiebijeenkomst georganiseerd op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum. U ontvangt
hieromtrent tijdig nader bericht waarbij tevens de locatie bekend zal worden gemaakt.
Tijdens deze bijeenkomst wordt voor alle gegadigden een aanvullende toelichting gegeven op het
aanbestedingstraject en antwoord gegeven op de vooraf schriftelijk ingediende vragen van
gegadigden. Indien er een bijeenkomst plaatsvind zal het verslag van deze prebidmeeting worden
gepubliceerd via Tenderned.nl.
2.4.4.
Sluitingsdatum voor het indienen van een verzoek tot deelname
Met inachtneming van de minimaal voorgeschreven termijn, moet het verzoek tot deelname uiterlijk
op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum en tijd door de aanbestedende dienst ontvangen zijn op het
in paragraaf 2.1 genoemde adres.
2.4.5.
Afzien van deelname
Indien u na kennisneming van deze selectieleidraad besluit geen verzoek tot deelname in te dienen,
dan wordt u vriendelijk verzocht dit schriftelijk te melden op het in paragraaf 2.1 genoemde (email)adres.
2.4.6.
Recht om de procedure niet voort te zetten
De aanbestedende dienst heeft het recht op enig moment de selectie ten behoeve van deze
aanbesteding stop te zetten. De Belastingdienst informeert u tijdig over deze beslissing. Ingeval een
dergelijke beslissing wordt genomen, kan hieraan geen recht op enige (schade)vergoeding ontleend
worden.
2.5.
Beoordeling
2.5.1.
Beoordelingsteam
Voor de beoordeling van het verzoek tot deelneming is een multidisciplinair team samengesteld
waarin alle benodigde deskundigheid is vertegenwoordigd.
30 mei 2013
pagina 14 van 54
INK 12-223
2.5.2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Procedure van beoordelen
De beoordeling van de verzoeken tot deelname vindt volgens een vooraf vastgestelde
beoordelingsprocedure en onderstaande stappen plaats:
a.
b.
c.
d.
e.
opening van het verzoek tot deelname
controle op de vormvereisten
beoordeling uitsluitingsgronden
beoordeling geschiktheidseisen/selectiecriteria (kwalitatieve selectie)
verificatiefase
Indien bij de beoordeling van uw verzoek tot deelname vragen rijzen, dan kan de aanbestedende
dienst u verzoeken om een toelichting of een aanvulling op uw verzoek tot deelname. U wordt geacht
bereid en in staat te zijn om dergelijke vragen binnen 48 uur (op werkdagen) te beantwoorden.
Indien een verzoek tot deelname niet voldoet aan één van de gestelde eisen, dan kan deze
inschrijving niet betrokken worden in de verdere beoordeling en wordt ongeldig verklaard. De
gegadigde zal hier schriftelijk van op de hoogte worden gesteld.
2.5.2.1. Opening van de verzoeken tot deelname
De opening van de verzoeken tot deelname is niet openbaar en vindt plaats na het verstrijken van de
uiterste datum van indiening op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum bij de aanbestedende dienst.
Publiceren van een proces-verbaal van opening aan gegadigden vindt plaats via tenderned.nl.
2.5.2.2. Controle van de verzoeken tot deelname op de vormvereisten
De verzoeken tot deelname worden allereerst gecontroleerd op de vormvereisten als gesteld in
paragraaf 3.2.
De Belastingdienst kan, voordat hij een verzoek tot deelname terzijde legt vanwege kennelijke
vergissingen, onduidelijkheden en/of onvolledigheden, schriftelijk om de door hem nodig geachte
verduidelijkingen en/of aanvullingen verzoeken.
2.5.2.3. Beoordeling op de uitsluitingsgronden
De gegadigden die een verzoek tot deelname indienen die voldoet aan de vormvereisten, worden
getoetst op de toepasselijkheid van de in deze selectieleidraad opgenomen uitsluitingsgronden. Zie
hiervoor paragraaf 3.3.4.
uitsluitingsgronden
beoordelingswijze
weging
eigen verklaring
verklaring aanwezig ja / nee
uitsluiting indien niet aanwezig
2.5.2.4. Beoordeling op de selectiecriteria
In deze fase wordt beoordeeld of de gegadigden over de vereiste economische en financiële
draagkracht en de benodigde technische bekwaamheid beschikken.
De kwaliteit van de gegadigde wordt beoordeeld en afgezet tegen de andere gegadigden. Het doel is
om te komen tot bepaling van de beste beoordeelde gegadigden. Daarbij geldt dat deze procedure tot
doel heeft om maximaal vijf geschikte gegadigden per perceel te selecteren.
De eisen waaraan uw verzoek tot deelname dient te voldoen en de vragen waarop u punten kunt
behalen zijn opgenomen in de paragrafen 3.3 en 3.4.
30 mei 2013
pagina 15 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
geschiktheidscriteria
beoordelingswijze
weging
klantreferenties
zie paragraaf 3.4.1
Paragraaf 3.8
financieel economische
draagkracht
zie paragraaf 3.4.2
Paragraaf 3.8
2.5.2.5. Beoordeling kwalitatieve selectie
In onderstaande tabel staat een overzicht van de selectiecriteria de wijze van beoordeling en welke
weging daarop van toepassing is.
Schriftelijke onderbouwingen / toelichtingen
Strategische adviesvaardigheden
Bedrijfsvoering algemeen
Personeel
Totaal
2.6.
Selectiebeslissing
2.6.1.
Mededeling selectiebeslissing
Pagina’s (A4)
4
3
3
Weging
60%
20%
20%
100%
Na afsluiting van de selectieprocedure, worden alle gegadigden op de hoogte gebracht van de
selectiebeslissing.
U ontvangt de mededeling van de selectiebeslissing zowel per post als per e-mail.
Dit zal ingeval u wordt afgewezen gepaard gaan met een korte motivering.
Kort geding
Alle gegadigden wordt een termijn van 20 kalenderdagen gegund om eventueel bezwaar te maken
tegen de selectiebeslissing.
De gegadigde dient in voorkomend geval binnen de genoemde termijn een kort geding aanhangig te
maken en de aanbestedende dienst een afschrift van de dagvaarding te doen toekomen, bij gebreke
waarvan het recht om op te komen tegen de selectiebeslissing komt te vervallen.
Ingeval een gegadigde een kort geding aanhangig maakt, kunnen de overige gegadigden naar hun
keuze in die procedure tussenkomen, of zich in deze procedure voegen, opdat op zo kort mogelijke
termijn een doeltreffende geschilbeslechting kan plaats vinden. De aanbestedende dienst zal alle
gegadigden op zo kort mogelijke termijn informeren over het instellen van een kort geding.
Door een verzoek tot deelname te doen, doen gegadigden uitdrukkelijk en onomkeerbaar afstand van
hun recht tot het instellen van derdenverzet tegen of het instellen van een kort geding naar aanleiding
van de uitspraak in de oorspronkelijke voorlopige voorziening.
Bij het uitsturen van de mededeling van de selectiebeslissing, heeft nog niet de verificatie
plaatsgevonden van de gegevens die zijn gevraagd in de eigen verklaring.
Indien het resultaat van de verificatie is dat een geselecteerde gegadigde niet aan de gestelde eisen
voldoet, dan zal zijn verzoek tot deelname terzijde worden gelegd en zal er een nieuwe
selectiebeslissing worden genomen.
30 mei 2013
pagina 16 van 54
INK 12-223
2.6.2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Definitieve selectie
Na het verstrijken van de in de paragraaf 2.6.1 gestelde termijn, is selectie van de maximaal vijf
gegadigden per perceel definitief. Met deze partijen zal de volgende aanbestedingsfase worden
doorlopen, de gunningsfase.
Voor een indicatieve planning van deze volgende fase wordt verwezen naar paragraaf 2.7. De
gegadigden die definitief geselecteerd zijn, zullen hierover nader bericht ontvangen. Indien
gedurende de in paragraaf 2.6.1 gestelde termijn bezwaar tegen de selectiebeslissing wordt
aangetekend door middel van het instellen van een kort geding, dan beslist de aanbestedende dienst
pas na ommekomst van de beroepstermijn en de uitspraak in kort geding over het vervolg van de
aanbesteding.
2.7.
Planning aanbesteding
Hieronder wordt de planning van de aanbesteding weergegeven. Vanaf de uiterste datum van
inschrijving betreft het een indicatieve planning, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.
Fase 1: Selectie
Activiteit
Startdatum
Einddatum
Aankondiging en publicatie selectieleidraad
30-07-2013
Nadere inlichtingen/stellen van vragen (fase 1)
30-07-2013
09-08-2013
Publicatie nota van inlichtingen (fase 1)
12-08-2013
16-08-2013
Optioneel prebid-meeting
20-08-2013
Uiterste datum van verzoek tot deelname,
uiterlijk om 12.00 uur lokale tijd.
30-08-2013
Beoordeling verzoeken tot deelname
02-09-2013
Mededelen selectiebeslissing, start bezwaartermijn
30-09-2013
Verificatiefase:
Aanleveren van (aanvullende) bewijsstukken
(10 kalenderdagen)
30-09-2013
Einde bezwaartermijn, definitieve selectie
21-10-2013
27-09-2013
11-10-2013
De hieronder opgenomen data zijn slechts indicatief en worden pas definitief vastgesteld in de
gunningleidraad. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
FASE 2: Gunning
Activiteit
Startdatum
Einddatum
Verstrekken gunningsleidraad
22-10-2013
Nadere inlichtingen/stellen van vragen (fase 2)
22-10-2013
01-11-2013
Publicatie nota van inlichtingen (fase 2)
04-11-2013
08-11-2013
Uiterste datum van inschrijving,
uiterlijk om 12.00 uur lokale tijd
27-11-2013
Beoordeling inschrijving
27-11-2013
Mededeling gunningsbeslissing, start bezwaartermijn
06-01-2014
Einde bezwaartermijn, definitieve gunning
28-01-2014
03-01-2014
Aanbesteder behoudt zich het recht voor de planning te wijzigen.
30 mei 2013
pagina 17 van 54
INK 12-223
2.8.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Klachtafhandeling bij aanbesteding
Klachten over de aanbesteding kunnen worden voorgelegd aan het Klachtenmeldpunt Aanbesteden
van de Belastingdienst. Dit meldpunt is onderdeel van de Belastingdienst. De personen die een klacht
in behandeling nemen, zijn niet direct betrokken (geweest) bij (het opstellen van) de onderhavige
aanbesteding.
Vervolgens bestaat de mogelijkheid om de klacht voor te leggen aan de Commissie van
Aanbestedingsexperts.
Uitspraken van het Klachtenmeldpunt Aanbesteden en van de Commissie van Aanbestedingsexperts
hebben geen bindende werking. De Belastingdienst zal de aanbesteding niet opschorten als een
klacht ter behandeling is voorgelegd aan het Klachtenmeldpunt Aanbesteden of de Commissie van
Aanbestedingsexperts.
Voor de volledigheid dient nog te worden vermeld dat klachten over aanbesteden ook ter toetsing aan
de rechter kunnen worden voorgelegd.
2.8.1.
Wat zijn klachten en waarover kan geklaagd worden?
Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding van
de Belastingdienst, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is
met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.
Ook brancheorganisaties en branche-gerelateerde adviescentra kunnen ten behoeve van bij hen
aangesloten ondernemers klachten indienen.
Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van de Belastingdienst in
een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor
die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden van de Belastingdienst dat inbreuk
maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, nondiscriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.
Een ondernemer formuleert een klacht in directe bewoordingen. De klacht dient als zodanig
herkenbaar te zijn. Daarna dient de ondernemer zijn klacht in bij de betreffende contactpersoon van
de Belastingdienst of bij het klachtenmeldpunt van de Belastingdienst.
Klachten hebben betrekking op aspecten van de aanbesteding die binnen de werking van de
Aanbestedingswet 2012 vallen.
Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de Belastingdienst.
2.8.2.
Contactgegevens klachtafhandeling
Het e-mail adres van het Klachtenmeldpunt Aanbesteden van de Belastingdienst is:
[email protected]
De Commissie van Aanbestedingsexperts is uitsluitend te bereiken via de website:
http://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl.
2.8.3.
a.
De stappen van een standaard klachtafhandeling
De ondernemer dient zijn klacht schriftelijk in, bijvoorbeeld per e-mail. In deze schriftelijke
klacht maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens
hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening,
naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.
30 mei 2013
pagina 18 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
b.
Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht. In de bevestiging
wordt aangegeven dat de Belastingdienst er van uitgaat dat de ondernemer kiest voor een
afhandeling via de standaard klachtafhandeling bij aanbesteden. Ook wordt aangegeven dat
als de ondernemer wil dat de klachtenprocedure in de zin van titel 9.1 van de Awb wordt
toegepast, hij dit moet laten weten.
c.
Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de
ondernemer en de Belastingdienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is.
Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort
en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.
d.
Wanneer de Belastingdienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie
komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de Belastingdienst corrigerende en/of
preventieve maatregelen treft, dan deelt de Belastingdienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk
mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) gegadigden worden op de hoogte
gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de
maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de Belastingdienst aan de
betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de
indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
e.
Wanneer de Belastingdienst na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht
is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.
f.
Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de Belastingdienst voorstellen
dat de klacht, voordat daarop door de Belastingdienst wordt beslist, voor bemiddeling of
advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.
g.
Als de Belastingdienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht adresseert, of
als de Belastingdienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan
kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.
30 mei 2013
pagina 19 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Hoofdstuk 3.
3.1.
Beoordeling van het verzoek tot deelname
Inleiding
De verzoeken tot deelname worden beoordeeld op de criteria zoals genoemd in paragraaf 2.5.2:
1.
2.
3.
4.
vormvereisten (paragraaf 3.2 )
uitsluitingsgronden (paragraaf 3.3.4)
selectie-eisen (paragraaf 3.3)
kwalitatieve selectie (paragraaf 3.4).
Ten aanzien van de criteria die aan uw verzoek tot deelname zijn gesteld, worden in deze
selectieleidraad en in de Bijlagen onderscheiden:
Eis:
Aan een eis moet worden voldaan. Als niet is voldaan aan een eis dan wordt
tot uitsluiting overgegaan. Elke andere vorm van beantwoorden dan “JA” leidt
tot uitsluiting.
Indien volledig en zonder voorbehoud aan de gestelde eisen wordt voldaan,
dient het antwoord alleen “JA” te zijn, met dien verstande dat in voorkomend
geval tevens de gevraagde documenten moeten worden overgelegd. Indien
bij een “JA” een voorbehoud wordt gemaakt, dan wordt dit beschouwd als een
“NEE”.
Selectiecriterium:
Met de selectiecriteria wordt beoogd uw verzoek tot deelname te vergelijken
met concurrerende verzoeken tot deelneming. Indien u het criterium niet
beantwoordt, scoort u niet op het betreffende criterium in de beoordeling.
De eisen en criteria zijn elk met een uniek nummer opgenomen voor eenduidige referentie.
Eventueel overeenkomende toelichtingen of voorbehouden die bij meerdere eisen of criteria gelden,
hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar
het antwoord op het criterium of vraag waar de toelichting of het voorbehoud is beschreven.
3.2.
Vormvereisten
3.2.1.
Aanlevering van het verzoek tot deelname
Het verzoek tot deelname dient op papier te worden aangeleverd in een gesloten pakket. Aan de
buitenzijde van het pakket dienen kenmerk en naam van de aanbesteding, de tekst
“VERTROUWELIJK” en eventueel perceelnummer, te worden vermeld. Daarnaast dient een
inschrijving in elektronische vorm te worden aangeboden. Als er discrepantie is tussen de inhoud van
de papieren versie en de elektronische versie, dan is de papieren versie leidend.
Het verzoek tot deelname op papier moet aan de volgende eisen voldoen:
één origineel exemplaar dat enkelzijdig is afgedrukt en per bladzijde is geparafeerd, alsmede
4 eventueel dubbelzijdig afgedrukte kopieën. Indien het niet mogelijk is elke pagina te
voorzien van een paraaf, dan wordt van de gegadigde verwacht dat er een volmacht ter zake
parafering wordt bijgevoegd aan de rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief.
op A4 formaat, afgedrukt met op elke pagina de naam van de gegadigde en een
paginanummering in het formaat “x van y”, met uitzondering van eventuele bijlage(n) en
bewijsstuk(ken). Wel dient controleerbaar te zijn dat de bijlagen of bewijsstukken volledig zijn
een ander formaat dan A4 is toegestaan, mits opgevouwen tot A4 formaat
losbladig in een A4 ringband.
Het maximum aantal pagina’s van de schriftelijke onderbouwingen is als volgt:
30 mei 2013
pagina 20 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Schriftelijke onderbouwing / toelichting
Strategisch advies
Bedrijfsvoering algemeen
Personeel
-
Pagina’s (A4- formaat)
4
3
3
De teksten in de schriftelijke onderbouwingen moeten worden geschreven in lettertype “Arial”
en lettergrootte 9,5. De kantlijn mag niet kleiner zijn dan 2 cm aan weerszijde van de pagina.
Overige documentatie kunt u plaatsen achter tabblad 14. Hieronder verstaat de
Belastingdienst, tekeningen, foto’s, modellen, impressies, certificaten. Teksten die vermeld
staan op de overige documentatie achter tabblad 14 worden niet gelezen en dus ook niet
meegenomen in de beoordeling.
Het verzoek tot deelname in elektronische vorm moet aan de volgende eisen voldoen :
aangeleverd op cd, usb-stick of dvd
teksten opgemaakt in Microsoft Word 2010 (of eerder), ODF of PDF formaat
spreadsheets opgemaakt in Microsoft Excel 2010 formaat (of eerder)
overige documentatie mag als Pdf-bestand worden aangeleverd.
Indien gegadigde gebruik wenst te maken van spreadsheets in ODF opmaak, dan gelieve deze
documenten te exporteren naar een door Microsoft Excel 2010 (of eerder) te lezen formaat.
U dient rekening te houden met het volgende:
verzoeken tot deelname ingediend per e-mail of per fax worden niet geaccepteerd
de gegadigde draagt zelf het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door
onjuiste c.q. onvolledige adressering
indien op genoemde datum/tijdstip geen verzoek tot deelname van u is ontvangen, wordt
aangenomen dat u geen verzoek tot deelname wenst in te dienen
verzoeken tot deelname die na de sluitingsdatum en -tijd worden ingediend, worden niet in
ontvangst genomen of retour gezonden
het ingediende exemplaar van het verzoek tot deelname wordt eigendom van de
aanbestedende dienst.
3.2.2.
Taal
Het verzoek tot deelname en alle overige informatie dient volledig in het Nederlands te zijn gesteld,
met uitzondering van documentatie van fabrikanten en bedrijfsgegevens die in de Engelse taal mogen
worden ingediend.
3.2.3.
Indeling van het verzoek tot deelname
De verschillende onderdelen van het verzoek tot deelname dienen gescheiden te zijn door tabbladen.
De onderstaande tabbladindeling dient te worden gehanteerd.
Voor de kolommen gegadigde/penvoerder, combinant, onderaannemer geldt de volgende legenda:
X
O
-
: verplicht in te vullen bijlage;
: verplicht in te vullen bijlage indien van toepassing
: niet van toepassing.
Zie voor een nadere toelichting paragraaf 3.3.1.
Indien de gegadigde niet als combinatie/samenwerkingsverband inschrijft, dan is de kolom combinant
in het geheel niet van toepassing.
30 mei 2013
pagina 21 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
bijlage / referentie
gegadigde of
penvoerder
Begeleidende brief en managementsamenvatting
0
X
-
-
paragraaf 3.2.5
Bedrijfsgegevens
1
X
X
X
Bijlage 1
Eigen verklaring aanbestedingen
2
X
X
X
Bijlage 2
Verklaring combinatie / onder aanneming
3
X
-
-
Bijlage 3
Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid
4
X
X
-
Bijlage 4
5
O
-
-
Bijlage 5
6
-
-
X
Bijlage 6
Verklaring rechtspersonen
7
O
-
-
Bijlage 7
Conformiteitenlijst vormvereisten en selectie-eisen
8
X
-
-
Bijlage 8
Referentie(s) (alleen perceel 2)
9
X
-
-
Bijlage 9
Spreadsheet financieel model
10
X
-
-
Bijlage 10
Schriftelijke onderbouwing Strategisch advies
11
X
-
-
Paragraaf 3.7
Omschrijving
Verklaring beschikbaarheid financieel economische
draagkracht
Verklaring beschikbaarheid technische- of
beroepsbekwaamheid
combinant
Tabblad
onderaannemer
Indien de gegadigde geen gebruik maakt van onderaannemers, dan is de kolom onderaannemer niet
van toepassing.
Schriftelijke onderbouwing Bedrijfsvoering algemeen
12
X
-
-
Paragraaf 3.7
Schriftelijke onderbouwing Personeel
13
X
-
-
Paragraaf 3.7
Overige documentatie
14
X
-
-
Paragraaf 3.7
Wanneer een gegadigde inschrijft op beide percelen dan dient dit duidelijk bij de inschrijving vermeld
te worden in bijlage 1. De documenten achter tabblad 8, 11, 12, 13 en 14 dienen wanneer deze
inhoudelijk afwijken per perceel te worden aangeboden.
3.2.4.
Aanleveren van bewijsstukken op basis van de eigen verklaring
Van de gegadigde wordt verwacht dat deze in de eigen verklaring (Bijlage 2) aangeeft
of er uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn
of hij voldoet aan de in de aankondiging of in deze selectieleidraad gestelde
geschiktheidseisen
of hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden.
Tegelijk met de mededeling van de selectiebeslissing aan de geselecteerde gegadigden kan de
Belastingdienst -in overeenstemming met artikel 102 Aw2012- bewijsstukken opvragen ter
bevestiging van wat de geselecteerde gegadigde in de eigen verklaring heeft verklaard. Deze
bewijsstukken dienen op papier en / of op dvd/cd/usb-stick te worden aangeleverd.
De bewijsstukken dienen binnen een periode van 10 kalenderdagen aan de Belastingdienst te worden
overlegd. Indien de geselecteerde gegadigde deze gegevens niet binnen deze termijn aanleverd of
indien uit de bewijsstukken blijkt dat hij niet voldoet aan het gevraagde in de eigen verklaring, dan
komt hij niet in aanmerking voor selectie.
30 mei 2013
pagina 22 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
combinant
onderaannemer
Kopie inschrijving(en) handelsregister
X
X
X
Financiële jaarverslagen afgelopen 3 jaar
X
-
-
Omschrijving
bijlage / referentie
inschrijver of
penvoerder
De geselecteerde gegadigde dient de volgende aanvullende bewijsstukken te kunnen overleggen:
Bijlage 10
De Belastingdienst streeft er naar om de administratieve lasten van de inschrijvers te verlagen en, in
het kader van duurzaamheid, het gebruik van papieren bijlagen zoveel als mogelijk te verminderen.
De Belastingdienst biedt inschrijvers de mogelijkheid om de bewijsstukken economische en financiële
draagkracht elektronisch aan te bieden op cd/dvd/usb-stick in plaats van op papier.
3.2.5.
Begeleidende brief en managementsamenvatting
In de begeleidende brief bij het verzoek tot deelname dienen van de contactpersoon aan de kant van
de gegadigde de volgende gegevens opgenomen te worden; naam, functie, organisatieonderdeel
waar de contactpersoon werkzaam is, kantooradres, telefoonnummer en e-mail adres.
In geval van verzoek tot deelname door een samenwerkingsverband van ondernemingen dient de
begeleidende brief door alle deelnemers aan het samenwerkingsverband te worden ondertekend en
dient in de brief te worden vermeld wie de penvoerder zal zijn tijdens de aanbesteding.
De begeleidende brief dient vergezeld te gaan van het als Bijlage 2 (Uniforme eigen verklaring
Aanbestedingen) opgenomen formulier betreffende de bedrijfsgegevens. Dit formulier dient door
zowel de gegadigde, als alle leden van een combinatie als door eventuele onderaannemers ingevuld
te worden.
De begeleidende brief dient vergezeld te gaan van het als Bijlage 1 opgenomen formulier betreffende
de bedrijfsgegevens. Dit formulier dient door zowel de gegadigde, als alle leden van een combinatie
als door eventuele onderaannemers ingevuld te worden.
3.2.6.
Voorwaardelijk verzoek tot deelname
Door het indienen van een verzoek tot deelname, stemt de gegadigde in met alle bepalingen uit de
aankondiging van de overheidsopdracht en de aanbestedingsstukken.
Een verzoek tot deelname waaraan voorwaarden zijn verbonden of waarin voorbehouden worden
gemaakt, is niet toegestaan en wordt door de aanbestedende dienst ongeldig verklaard.
3.2.7.
Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden
Gegadigden dienen bij het opstellen van hun verzoek tot deelname rekening te hebben gehouden met
de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen betreffende de arbeidsbescherming en de
arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in
artikel 2.81 lid 2Aw2012.
Kennis over die belastingen en milieubescherming, arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming
kunnen gegadigden, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij:
30 mei 2013
pagina 23 van 54
INK 12-223
•
•
•
3.2.8.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl.
het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm.
het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw.
Conformiteitenlijst(en)
Gegadigde dient per perceel waarvoor het verzoek tot deelneming wordt ingediend de als Bijlage
8A/B (Conformiteitenlijst vormvereisten en selectie-eisen) opgenomen controlelijst in te vullen. De
conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of
alle eisen en criteria zijn beantwoord.
Bij verschillen tussen de controlelijst en de individuele beantwoording van de eisen en selectiecriteria
is de laatste leidend.
3.2.9.
Ondertekening
Het verzoek tot deelname dient te worden ondertekend door een of meer personen die bevoegd zijn
de deelnemende onderneming te binden. Die bevoegdheid dient te kunnen worden vastgesteld aan
de hand van gegevens uit het Handelsregister, ofwel uit een bevoegdelijk verstrekte en bijgevoegde
volmacht.
In geval van inschrijving door een samenwerkingsverband dient het verzoek tot deelname door alle
deelnemers aan het samenwerkingsverband te worden ondertekend. Daarnaast dient een deelnemer
van het samenwerkingsverband te worden gevolmachtigd om te handelen en ondertekenen namens
het samenwerkingsverband.
3.2.10.
Kosten van het verzoek tot deelname
Aan de aanbestedende dienst kunnen geen kosten in rekening worden gebracht in verband met het
uitbrengen van het verzoek tot deelname en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden.
3.2.11.
Uiterste datum voor ontvangst van het verzoek tot deelname
Het verzoek tot deelname dient uiterlijk op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum en tijdstip door de
aanbestedende dienst ontvangen te zijn op het in paragraaf 2.1 genoemde adres.
3.3.
Selectie
3.3.1.
Verzoek tot deelname in samenwerking met andere ondernemingen
Het indienen van een verzoek tot deelname in samenwerking met andere ondernemers kan op twee
manieren:
a.
als combinatie, waarbij elke deelnemer van de combinatie verklaart aansprakelijk te zijn voor
de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit het verzoek tot deelname
evenals de eventuele uitvoering van de overeenkomst. De combinatie als geheel geldt in
deze variant als gegadigde en wordt verder in enkelvoud geduid. Het mag voor zich spreken
dat de individuele leden van de combinatie bekend dienen te worden gemaakt.
De leden van de combinatie dienen te voldoen aan de gestelde selectievoorwaarden. Ten
minste één van de leden van de combinatie dient te voldoen aan de gestelde financiële eisen.
Ieder lid van de combinatie vult de documenten in zoals opgenomen zijn in paragraaf 3.2.3.
b.
ofwel als “contractant/hulppersoon” constructie, waarbij de “contractant” geldt als gegadigde
en na eventuele gunning als contractpartij en aansprakelijk is voor het nakomen van alle
30 mei 2013
pagina 24 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
verplichtingen, inclusief de verbintenissen waartoe de hulppersoon wordt ingeschakeld. De
hulppersoon (onderaannemer) vult de documenten in zoals opgenomen in paragraaf 3.2.3.
Combinaties van ondernemers kunnen deelnemen aan deze aanbestedingsprocedure, tenzij zij
hiermee de mededinging beperken. De Belastingdienst kan zo nodig van de combinatie na gunning
een bepaalde rechtsvorm verlangen, indien dit door de Belastingdienst voor een goede uitvoering van
de opdracht noodzakelijk wordt geacht.
3.3.2.
Gelieerde rechtspersonen
Ingeval een gegadigde een rechtspersoon is, kan deze rechtspersoon met andere rechtspersonen
zijn gelieerd als bedoeld in de artikelen 2:24a BW en 2:24b BW, evenals vergelijkbare bepalingen
naar buitenlands recht. Ingeval dergelijke gelieerde rechtspersonen gescheiden verzoeken tot
deelname indienen, dienen deze verbonden rechtspersonen eveneens een verklaring in te dienen dat
de inschrijvingen in volle concurrentie tot stand zullen komen (zie verklaring in Bijlage 7).
U verstrekt op eerste verzoek, ook na afsluiting van de selectiefase, bovenbedoelde verklaring.
Ingeval u de verlangde verklaring niet verstrekt, heeft de Aanbestedende dienst het recht tot
uitsluiting over te gaan.
3.3.3.
Aandachtspunten
Houdt u rekening met het volgende:
•
Alle aan te leveren stukken door gegadigde, penvoerder, combinatie lid en/of onderaannemer
zijn gespecificeerd in deze paragraaf. Let er bij de ondertekening op dat dit geschied door
een tekeningsbevoegde functionaris of zorg voor een duidelijke volmacht, zodanig dat dit
door de aanbestedende dienst te verifiëren is.
•
Van de penvoerder van de combinatie wordt verwacht dat deze alle stukken zal verzamelen
en centraal zal aanleveren met de inschrijving.
•
In geval van een combinatie dient de penvoerder zorg te dragen voor een schriftelijk
bewijsstuk dat achter haar eigen verklaring wordt toegevoegd, inhoudende een toereikende
volmachts- en/of machtigingsverklaring, van de andere combinanten.
•
Gegadigde is in het kader van hoofdelijke aansprakelijkheid in voorkomend geval verplicht de
in te schakelen onderaannemers te informeren over de inhoud van de diverse bijlagen.
•
U dient er rekening mee te houden dat bij de inning van de gelden een derdenrekening wordt
gehanteerd of op andere wijze wordt voorzien in financiële zekerheidsstelling van de
Belastingopbrengsten voor Opdrachtgever. In de gunningsleidraad zal hier nader op
ingegaan worden.
Eis 1. U dient alle relevante bijlagen (Bijlage 3, Bijlage 4, Bijlage 5, Bijlage 6, Bijlage 7) zoals
genoemd in deze paragraaf en zoals nader gespecificeerd in deze paragraaf volledig in te vullen
en rechtsgeldig te ondertekenen.
3.3.4.
Algemene gegevens
De aanbestedende dienst sluit gegadigden die zich bevinden in één van de omstandigheden als
bedoeld in artikel 2.86 Aw2012 uit en kan gegadigden die zich bevinden in de omstandigheden als
beschreven in de in Bijlage 2 opgenomen uitsluitingsgronden uitsluiten van verdere deelname aan
deze aanbesteding. U dient hieromtrent de eigen verklaring aanbestedingen, zoals opgenomen als
Bijlage 2 bij deze selectieleidraad in te vullen.
30 mei 2013
pagina 25 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Het invullen van een eigen verklaring aanbestedingen wordt ook verwacht van alle deelnemers aan
een combinatie én van alle onderaannemers.
Het gebruik van een eigen verklaring houdt in dat in de selectiefase van deze aanbesteding voor de
uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen slechts de eigen verklaring afgegeven wordt, zonder dat
nadere informatie wordt verstrekt. Doel van de eigen verklaring is dat alleen van de geselecteerde
gegadigden de inlichtingen en gegevens uit de eigen verklaring geverifieerd worden.
In aanvulling op het hierboven omschreven gebruik van de eigen verklaring, wordt van gegadigden
verwacht dat zij direct bij het indienen van haar inschrijving schriftelijk referentie(s) overlegt, zoals
nader is omschreven in paragraaf 3.4.1 van dit deze selectieleidraad.
Eis 2. Gegadigde overlegt een volledige en naar waarheid ingevulde en bevoegdelijk ondertekende
eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten (Bijlage 2) en
verklaart dat hij eventuele bewijsstukken of verklaringen waarmee de verklaring kan worden
gestaafd, op eerste verzoek van de aanbestedende dienst –in overeenstemming met het
bepaalde in 0 zal overleggen.
3.4.
Kwalitatieve selectie
3.4.1.
Technische bekwaamheid d.m.v. referenties (alleen perceel 2)
In het kader van de beoordeling van uw technische bekwaamheid dient u, wanneer u inschrijft op
perceel 2, door middel van het overleggen van maximaal 3 referenties de volgende kerncompetenties
aan te tonen. Het is toegestaan met één referentie alle kerncompetenties aan te tonen.
Kerncompetenties Perceel 2
Omschrijving
Ruim aanbod
Referentie gebruikt >50 geografisch verspreide locaties
voor vergaderingen (al dan niet i.c.m. overnachten)
Totaal aantal boekingen
Referentie heeft meer dan 750 boekingen per jaar
Oplossingsgerichte, betrouwbare
professionele dienstverlening
De referent ervaart de dienstverlening als betrouwbaar,
professioneel en oplossingsgericht. Indien de referent
geen verklaring wenst af te geven over deze
kerncompetentie maar deze wel telefonische kan
toelichten cq bevestigen wordt eveneens voldaan aan
deze eis.
Eis 3. Inschrijver overlegt minimaal één (1) en maximaal drie (3) klantreferentie(s) van een verrichte
opdracht gedurende de afgelopen 3 jaar, die voldoet aan de volgende voorwaarden:
-met de referentie toont de Inschrijver aan over de benodigde kerncompetentie te beschikken
voor de uitvoering van de aanbestede opdracht. Dat betekent dat de opdracht blijk geeft van
ervaring op essentiële punten van de aanbestede opdracht. Zie Bijlage 9.
Eis 4. Als inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van andere entiteiten (derhalve
entiteiten die geen deel uitmaken van inschrijver) dan toont hij aan dat hij over de noodzakelijke
middelen kan beschikken voor de uitvoering van de opdracht, conform Bijlage 6.
Om voor selectie in aanmerking te komen dient elke inschrijver op perceel 2 minimaal te voldoen aan
de hierboven gestelde eisen ten aanzien van de klantreferentie.
30 mei 2013
pagina 26 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Onwaarheden, onjuistheden of onvolledigheden ten aanzien van de opgegeven referenties kunnen
leiden tot uitsluiting van de procedure. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor zo nodig
referenties op juistheid te controleren en indien mocht blijken dat er sprake is van onjuistheid hiervan
aangifte te doen. Mocht blijken dat er een onjuist beroep wordt gedaan op een referentie en
inschrijver beschikt hierdoor niet langer over het minimale aantal benodigde referenties, leidt dit tot
ongeldigheid van het verzoek tot deelname.
3.4.2.
Financiële Economische draagkracht
Omwille van het beheersen van financiële risico’s gedurende de looptijd van een uit een
aanbestedingsprocedure voortvloeiende overeenkomst, stelt de aanbestedende dienst eisen aan de
financiële draagkracht van haar (toekomstige) dienstverleners. Hiervoor worden een drietal
kengetallen gebruikt, te weten: solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit totaal vermogen. De
Belastingdienst stelt in deze aanbesteding dus minimumeisen op het gebied van financiële
economische draagkracht. De motivatie hiertoe is als volgt:
Bij het uitvoeren van de opdracht zullen de geldstromen van de aanbestedende diensten naar de geboekte
hotel- en/of vergaderaccommodaties lopen via de partij, de intermediair, aan wie de opdracht gegund is.
Het is dus van het grootste belang zaken te doen met een betrouwbaar en financieel voldoende
draagkrachtig bedrijf. Er moeten of voldoende liquide middelen zijn, of het bedrijf moet bij de bank een
voldoende groot krediet hebben of kunnen verkrijgen.
3.4.3.
Berekening van de kengetallen:
De financiële economische draagkracht wordt op basis van de volgende kengetallen vastgesteld:
• kengetal solvabiliteit;
• kengetal rentabiliteit;
• kengetal liquiditeit;
De kengetallen worden berekend aan de hand van het gemiddelde van de kengetallen over de laatste
drie beschikbare boekjaren. Inschrijver levert als meest recente boekjaar de cijfers over het jaar
2012. De verschillende boekjaren hebben in die berekening een wegingsfactor 1. Indien het boekjaar
2012 nog niet beschikbaar is, nog niet gepubliceerd en/of gedeponeerd bij Kamer van Koophandel,
kan volstaan worden met minimaal het boekjaar 2011 als meest recent. Ondernemingen die in hun
jaarrekening een gebroken boekjaar hanteren moeten in deze situatie het boekjaar 2011/2012 als het
meest recent afgesloten boekjaar beschouwen.
3.4.3.1. Kengetal Solvabiliteit
Gehanteerde ratio; EV/TV met EV = Eigen vermogen en TV = Totaal vermogen.
Minimumeis:
Optimum:
PuntenMax : 4
20% (Solvondergrens)
50% (Solvbovengrens)
PuntenMin : 1
Te behalen Punten (o.b.v. gewogen gemiddelde solvabiliteit):
Solvabiliteit < 20%: knock out
Solvabiliteit >= 20% en < 50%
 Solvabilit eit − Solvondergrens 
Punten = 1 + 
 * [PuntenMax − PuntenMin ]
 Solvbovengrens − Solvondergrens 
Solvabiliteit >= 50%: aantal punten is 4.
30 mei 2013
pagina 27 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Aantal punten voor Solvabiliteit
4,5
4
3,5
Punten
3
2,5
Punten
2
1,5
1
0,5
0
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
55%
60%
Solvabiliteit
3.4.3.2. Kengetal Rentabiliteit Totaal Vermogen
Gehanteerde ratio rentabiliteit totaal vermogen (RTV):
RTV = winst voor belasting / totaal vermogen (TV).
Minimumeis:
Optimum:
PuntenMax : 2
0% (RTV ondergrens)
10% (RTVbovengrens)
PuntenMin : 1
Minimumeis: 0% (indien de minimumeis voor RTV niet gehaald wordt kan dit worden gecompenseerd
door een hogere solvabiliteit. Ter compensatie dienen voor solvabiliteit minimaal 3 punten te worden
behaald (waarde >= 40%).
Te behalen punten (o.b.v. gewogen gemiddelde rentabiliteit):
RTV < 0% en solvabiliteit < 40%: knock out
RTV < 0% en solvabiliteit >= 40%: aantal punten is 0, alleen knock out voor RTV vervalt!
RTV >= 0% en < 10%:
 RTV − RTVondergrens

Punten = 1 + 
 * [Punten Max − Punten Min ]
 RTVbovengrens − RTVondergrens 
RTV >= 10%: aantal punten is 2
30 mei 2013
pagina 28 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Aantal punten voor Rentabiliteit
2,5
2
Punten
1,5
Punten
1
0,5
0
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
Rentabiliteit
3.4.3.3. Kengetal liquiditeit
Gehanteerde ratio: Current Ratio (CR):
CR = vlottende activa / kort vreemd vermogen (KVV)
Minimum: 1 (CRondergrens)
Optimum: 1,5 (CRbovengrens)
PuntenMin : 1
PuntenMax : 3
Te behalen punten (o.b.v. gewogen gemiddelde current ratio):
CR < 1: 0 punten
CR >=1 en <1,5
 CR − CRondergrens

Punten = 1 + 
 * [PuntenMax − PuntenMin ]
 CRbovengrens − CRondergrens 
CR >= 1,5: aantal punten is 3
30 mei 2013
pagina 29 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Aantal punten voor Liquiditeit
3,5
3
Punten
2,5
2
Punten
1,5
1
0,5
0
1,0
1,1
1,2
1,3
1,4
1,5
2,0
3,0
3,0
Current Ratio
Eis 5. Inschrijver dient een totaal van minimaal 4 punten te behalen onder de volgende
voorwaarden:
- voor solvabiliteit dient minimaal 1 punt behaald te worden
- voor rentabiliteit dient minimaal 1 punt behaald te worden, met dien verstande dat bij
een lagere score compensatie mogelijk is indien voor solvabiliteit minimaal 3 punten
worden behaald.
3.4.4.
Bewijsstukken economische en financiële draagkracht
In het spreadsheet financieel model, Bijlage 10 is een tabblad “Kengetallen” opgenomen waarbij het
in paragraaf 3.3.4 geformuleerde criterium inzake Financieel Economische Draagkracht zijn
uitgewerkt. Aan de hand van Bijlage 10 kan de inschrijver op voorhand toetsen of zij voldoet aan de
gestelde eisen inzake Financieel Economische Draagkracht onder paragraaf 3.4.3.
Het voldoen aan de onder paragraaf 3.4.3 genoemde minimumeisen dient te worden aangetoond met
behulp van de volgende bescheiden:
goedgekeurde jaarrekeningen over de laatste drie beschikbare boekjaren
een accountantsverklaring of een samenstellingsverklaring betreffende de laatste drie
beschikbare boekjaren.
ingevuld werkblad “kengetallen” ten aanzien van financiële economische draagkracht van het
als Bijlage 10 opgenomen Spreadsheet financieel model.
Eis 6. De winnende Inschrijver dient het tabblad “kengetallen” van het “Spreadsheet financieel
model, Bijlage 10, in te vullen en aan te leveren na mededeling van de gunningsbeslissing.
Eis 7. De goedgekeurde jaarrekeningen welke als basis gebruikt worden voor het bepalen van de
financieel economische draagkracht Bijlage 10, dienen door de winnende Inschrijver na
mededeling van de gunningsbeslissing te worden aangeleverd.
30 mei 2013
pagina 30 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
De winnende Inschrijver dient bij de hierboven opgenomen eisen rekening te houden met het
volgende:
-
-
De opgegeven financiële cijfers dienen eenduidig herleidbaar te zijn naar de betreffende
jaarrekeningen.
Indien een inschrijver om gegronde redenen niet in staat is om te voldoen aan de gestelde
eisen inzake financieel economische draagkracht dan kan inschrijver na toestemming van de
aanbestedende dienst volstaan met alternatieve bewijsstukken. Een dergelijk verzoek dient
de Belastingdienst minimaal 14 dagen voor de sluitingsdatum van de aanbesteding te
bereiken.
Indien de winnende Inschrijver in bezit is van een 403-verklaring en haar jaarcijfers
geconsolideerd worden de moedermaatschappij, kunnen de cijfers van deze maatschappij als
referentie worden genomen ter bepaling van de Financieel Economische Draagkracht. In dit
geval dient het tabblad “kengetallen” van het Spreadsheet financieel model (Bijlage 10), te
worden ingevuld met de cijfers van de moedermaatschappij.
Eis 8. Als inschrijver zich beroept op de financiële en economische draagkracht van andere
entiteiten, waaronder in het geval van een 403-verklaring ook die van de moedermaatschappij,
dan toont hij aan dat hij over de noodzakelijke middelen kan beschikken voor de uitvoering van
de opdracht met een ‘eigen verklaring’ conform Bijlage 5.
3.5.
Overige selectie eisen perceel 1, intermediairsdiensten voor hotelaccommodaties
De volgende eisen zijn alleen van toepassing voor inschrijvers op perceel 1. Inschrijver dient de
conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder
en de aanbestedende dienst om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan en zijn beantwoord
met een JA. Deze conformiteitenlijst is als bijlage 8A bij deze selectieleidraad gevoegd. De inschrijver
dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 8A, alle eisen met JA te hebben beantwoord.
LET OP: Onderstaande eisen zijn gericht op de algemene, bestaande werkwijze van het bedrijf, niet
op de toekomstige werkwijze specifiek voor de aanbestedende diensten. Het betreft hier dus eisen
aan de huidige bedrijfsvoering.
Eis 9. De inschrijver beschikt over een online website met daarin een real-time boekingssysteem
waarin actuele prijzen en beschikbaarheid direct inzichtelijk zijn. De individuele boeker kan direct
een definitieve boeking plaatsen. U dient het internetadres van de website in bijlage 1, te
vermelden.
Eis 10. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair bevat minimaal 500 locaties in
Nederland, verdeeld over alle provincies.
Eis 11. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair kent verschillende prijs- en
kwaliteitsklassen.
Eis 12. Voor het accommodatieaanbod op de website van de intermediair geldt een beste prijs
garantie (Best Available Rate).
Eis 13. De intermediair is aantoonbaar onafhankelijk van accommodaties en werkt niet voor een
bepaalde keten.
Eis 14. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair is voorzien van duidelijke
omschrijvingen en foto’s van de accommodaties.
Eis 15. Op de website van de intermediair blijven de digitale dossiers van boekingen (en
annuleringen) minimaal 2 jaar beschikbaar ter raadpleging.
30 mei 2013
pagina 31 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Eis 16. De website kent uitgebreide zoekopties zoals zoeken op postcode, binnen een straal van…,
dichtbij een bepaalde voorziening, op prijs etc.
Eis 17. De website moet voldoen aan de Europese wetgeving voor gegevensbescherming. Op de
website mogen geen privacy gevoelige gegevens staan.
Eis 18. De inschrijver biedt in het kader van de aanbesteding overwegend accommodaties aan die
goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer of met door de faciliteit of derden georganiseerd
groepsvervoer. Onder een ‘goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer’ verstaat de
aanbestedende dienst een accommodatie die zich op maximaal twee kilometer loopafstand van
een openbaar vervoerhalte bevindt. Onder ‘groepsvervoer’ verstaat de aanbestedende dienst het
vervoer voor meerdere personen tegelijk van de openbaar vervoerhalte naar de accommodatie.
3.6.
Overige selectie eisen perceel 2, intermediairsdiensten voor vergaderaccommodaties
De volgende eisen zijn alleen van toepassing voor inschrijvers op perceel 2. Inschrijver dient de
conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel voor de aanbieder
en de aanbestedende dienst om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan en zijn beantwoord
met een JA. Deze conformiteitenlijst is als bijlage 8 B bij deze selectieleidraad gevoegd. De
inschrijver dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 8 B, alle eisen met JA te hebben
beantwoord.
LET OP: Onderstaande eisen zijn gericht op de algemene, bestaande werkwijze van het bedrijf, niet
op de toekomstige werkwijze specifiek voor de aanbestedende diensten. Het betreft hier dus eisen
aan de huidige bedrijfsvoering.
Eis 19. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair bevat minimaal 300 locaties in
Nederland, verdeeld over alle provincies. U dient het internetadres van de website in bijlage 1, te
vermelden.
Eis 20. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair kent verschillende prijs- en
kwaliteitsklasse.
Eis 21. Voor het accommodatieaanbod op de website van de intermediair geldt een goede prijskwaliteit verhouding.
Eis 22. De intermediair is aantoonbaar onafhankelijk van accommodaties en werkt niet voor een
bepaalde keten.
Eis 23. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair is voorzien van duidelijke
omschrijvingen en foto’s van de accommodaties.
Eis 24. Op de website van de intermediair blijven de digitale dossiers van boekingen (en
annuleringen) minimaal 2 jaar beschikbaar ter raadpleging.
Eis 25. De website moet voldoen aan de Europese wetgeving voor gegevensbescherming. Op de
website mogen geen privacy gevoelige gegevens staan.
Eis 26. De inschrijver biedt in het kader van de aanbesteding overwegend accommodaties aan die
goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer of met door de faciliteit of derden georganiseerd
groepsvervoer. Onder een ‘goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer’ verstaat de
aanbestedende dienst een accommodatie die zich op maximaal twee kilometer loopafstand van
een openbaar vervoerhalte bevindt. Onder ‘groepsvervoer’ verstaat de aanbestedende dienst het
vervoer voor meerdere personen tegelijk van de openbaar vervoerhalte naar de accommodatie.
30 mei 2013
pagina 32 van 54
INK 12-223
3.7.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Beoordeling kwalitatieve selectie, schriftelijke onderbouwingen
LET OP: In de schriftelijke onderbouwingen is het de bedoeling dat de Inschrijver de algemene
werkwijze van het bedrijf beschrijft, niet de toekomstige werkwijze specifiek voor de aanbestedende
diensten. In de schriftelijke onderbouwingen moet de inschrijver zich dus beperken tot de huidige
bedrijfsvoering.
3.7.1.
Beoordeling schriftelijke onderbouwingen
De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoen aan de vormvereisten, uitsluitingsgronden en
selectie-eisen, worden toegelaten tot de beoordeling van de schriftelijke onderbouwingen. In deze
fase kunnen voor de schriftelijke onderbouwingen maximaal 100 punten worden behaald. Per
onderbouwing en per element is een wegingspercentage vastgesteld dat aangeeft in welke mate het
criterium bijdraagt aan de totale score van de inschrijving.
In onderstaande tabel zijn de gewenste schriftelijke onderbouwingen met
punten schematisch weergegeven.
Criteria Kwaliteit - schriftelijke onderbouwing
Wegingsfactor in
%
Strategisch advies
60%
Bedrijfsvoering algemeen
20%
Personeel
20%
Totaal
100%
daarbij de wegingen en
Staat gelijk aan maximaal
aantal punten
60
20
20
100
Iedere schriftelijke onderbouwing is opgebouwd uit meerdere elementen. De beoordeling van de
elementen in de schriftelijke onderbouwingen vindt plaats op basis van een relatieve vergelijking met
de andere inschrijvers (relatieve beoordeling). De antwoorden op elk individueel sub-criterium
(element) worden ten opzichte van elkaar vergeleken op inhoud en volledigheid.
Strategisch advies
Lange termijn visie marktontwikkeling
Adviseren opdrachtgevers, (meeting/verblijf) management, beleid en controle
(compliance)
Inspelen op veranderingen (klantbehoefte, aanbodzijde)
Financieel advies ( kosten besparen, level playing field, BAR,
annuleringsvoorwaarden)
Bedrijfsvoering algemeen
Boekingsproces (totstandkoming boeking, piekbelasting, it-organisatie)
Klachtafhandeling, helpdesk (inhouse customer service), overboekingen, reviewsysteem
Managementrapportage (voorbeeld)
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (duurzaamheid, sociaal betrokken)
Personeel
Personeelsplan (verloop, aantal dienstjaren gemiddeld, nieuw personeel)
Opleiding, (interne) trainingen, locatiebezoeken cq. relatiemanagement met hotels
10%
40%
20%
30%
50%
20%
20%
10%
40%
60%
Een groep van 6 individuele materiedeskundigen kennen, onafhankelijk van elkaar, punten toe aan
ieder element gerelateerd aan de schaal zoals hieronder is weergegeven.
30 mei 2013
pagina 33 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Het
antwoord:
Ontbreekt
Is matig
Is voldoende
Is goed
Motivatie:
punt
en:
0
Er is geen antwoord gegeven op het element.
Het gegeven antwoord geeft de aanbestedende dienst een onvolledig beeld.
Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich in negatieve zin ten 3
opzichte van de overige inschrijvers.
Het gegeven antwoord is duidelijk en relevant voor de opdracht.
Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich niet in positieve zin 6
ten opzichte van de overige inschrijvers of is gelijkwaardig.
Het gegeven antwoord is duidelijk en relevant voor de opdracht.
Met het gegeven antwoord onderscheidt de inschrijver zich in positieve zin ten
10
opzichte van de overige inschrijvers. Het antwoord geeft aan dat de inschrijver
een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening heeft.
Stapsgewijs
1. De beoordelaars beoordelen per element. Zij lezen van alle inschrijvers de invulling van dat
element op de voorgeschreven plaats en kennen pas nadat zij alle tekst (over dat element)
hebben gelezen de punten toe.
2. Deze punten dienen als basis voor de plenaire discussie binnen het beoordelingsteam.
Tijdens de discussie mogen individuele beoordelaars hun punten bijstellen o.b.v. de
argumentatie van de andere beoordelaars. Uiteindelijk zal het team op basis van de scores
en de plenaire discussie tot een gewogen gemiddelde komen.
3. De punten worden lineair verdeeld tussen een 6,0 (min. Score) en het hoogste gemiddelde
cijfer (afgerond op 2 decimalen)
4. De gehanteerde formule:((behaalde score – 6,0) / (hoogste score – 6,0)) * 100
5. Indien de eindscore voor een schriftelijke onderbouwing lager is dan 6,0 geldt een knock-out,
de inschrijving wordt dan terzijde gelegd.
6. Zie voor een voorbeeld en de concrete toepassing Bijlage 13 Voorbeelden rekenmodellen.
3.7.2.
Inhoud elementen schriftelijke onderbouwingen
Elementen Strategisch advies
Lange termijn visie marktontwikkeling Geef uw lange termijn visie op de marktontwikkelingen in uw
branche en wat betekent dat voor uw huidige dienstverlening?
Adviseren opdrachtgevers,
Beschrijf hoe u op dit moment uw adviesrol invult t.o.v. uw
(meeting/verblijf) management,
huidige opdrachtgevers. Maak hierin duidelijk onderscheid in
beleid en controle (compliance)
niveaus (strategisch, tactisch, operationeel). Geef daarbij
tevens uw strategisch advies op het gebied van meetingmanagement of verblijfsmanagement, beleid en controle.
Inspelen op veranderingen
Beschrijf hoe uw bedrijf inspeelt op veranderingen. Denk
(klantbehoefte, aanbodzijde)
daarbij aan verandering in vraag, aanbod, trends,
ontwikkelingen, etc.
Financieel advies (kosten besparen, Beschrijf welke stappen u neemt en welke adviezen u aan uw
level playing field, BAR,
huidige opdrachtgevers geeft op het gebied van financieel
annuleringsvoorwaarden)
advies. Denk daarbij bijvoorbeeld aan kosten besparen, level
playing field, BAR, annuleringsvoorwaarden, etc.
Totaal aantal A4-tjes
4 pagina’s
30 mei 2013
pagina 34 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bedrijfsvoering algemeen
Boekingsproces (totstandkoming
Geef een uitgebreide omschrijving van uw boekingsproces.
boeking, piekbelasting, it-organisatie) Geef in detail een omschrijving wat er gedaan wordt van het
moment dat er een verzoek binnenkomt tot aan de afhandeling
van de factuur. Geef tevens aan hoe uw it-organisatie is
ingericht en hoe u omgaat met pieken in het bestelproces.
Klachtafhandeling, helpdesk
Beschrijf hoe de klachtenafhandeling in uw bedrijf is
(inhouse customer service),
gewaarborgd, hoe ervaringen worden geregistreerd zodat
overboekingen, review-systeem
herhaling wordt voorkomen en welke rol uw helpdesk heeft.
Managementrapportage (voorbeeld) Sluit een voorbeeld bij van een uitgebreide
managementrapportage die uit uw huidige systeem
gegenereerd kan worden( bijv. van een huidige opdrachtgever).
U kunt ook volstaan met een link (evt in combinatie met een
wachtwoord) naar een digitaal exemplaar van een
managementrapportage. Het aantal pagina’s telt niet mee voor
het totaal.
Maatschappelijk verantwoord
Beschrijf wat uw bedrijf doet op het gebied van maatschappelijk
ondernemen (duurzaamheid, sociaal verantwoord ondernemen, sociale betrokkenheid en
betrokken)
duurzaamheid. En welke rol uw bedrijf heeft in de keten. Denk
bijvoorbeeld aan de relatie met de hotels en hun gedrag op het
gebied van duurzaamheid.
Totaal aantal A4-tjes
3 pagina’s
Personeel
Personeelsplan (verloop, aantal
dienstjaren gemiddeld, nieuw
personeel)
Opleiding, (interne) trainingen,
locatiebezoeken cq.
relatiemanagement met hotels
Totaal aantal A4-tjes
3.7.3.
Beschrijf uw huidige personeelsplan met daarin minimaal een
duidelijk beeld van het verloop, gemiddeld aantal dienstjaren
en uw beleid ten aanzien van het aantrekken nieuw personeel.
Beschrijf welke eisen u stelt aan uw personeel op de
verschillende niveaus. Geef daarbij ook aan wat u doet aan
(interne) opleidingen, trainingen en bijvoorbeeld
locatiebezoeken. Beschrijf in dit element tevens wat u doet aan
relatiemanagement met de accommodaties.
3 pagina’s
De lineaire puntenverdeling o.b.v. gewogen gemiddelde
30 mei 2013
20%
20
20%
20
100
100%
Inschrijver C
Inschrijver E
60
Inschrijver D
60%
Inschrijver B
Gewogen gemiddelde Strategisch advies
Punten Strategisch advies
Gewogen gemiddelde Bedrijfsvoering
algemeen
Punten Bedrijfsvoering algemeen
Gewogen gemiddelde Personeel
Punten Personeel
Totaal aantal punten Kwaliteit
Inschrijver A
Weging
PUNTEN OVERZICHT
Schriftelijke onderbouwingen
Max. punten
De gewogen gemiddelde scores op de diverse schriftelijke onderbouwingen zijn bijvoorbeeld als
volgt:
8,73
60,00
7,67
36,59
4,95
Knock-out
7,13
24,88
7,80
39,51
8,47
16,09
9,60
20,00
96,09
6,07
0,43
8,67
14,81
51,83
5,10
Knock-out
5,00
Knock-out
0,00
7,80
11,74
7,33
7,41
44,02
9,07
20,00
9,33
18,52
78,03
pagina 35 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Het hoogst gewogen gemiddelde behaalt het maximaal aantal punten (60, 20 of 20). Een gewogen
gemiddelde van 6,0 of lager levert geen punten op (0 punten). Indien een plan lager scoort dan een
6,0 is de inschrijving knock-out (In dit voorbeeld inschrijver C).
De formule voor het bepalen van de overige punten is als volgt:
(((behaalde score – hoogste score) / (hoogste score – 6,0))+1) * 100
Het kan voorkomen dat meerdere inschrijvingen met een gelijk aantal totaalpunten eindigen,
waardoor meerdere inschrijvingen in aanmerking komen voor de gunningsfase. In dat geval zal de
inschrijving met de hoogste score op de schriftelijke onderbouwing strategisch advies door zijn naar
fase 2. Mocht de score ook op deze schriftelijke onderbouwing gelijk zijn, dan zal de inschrijver met
de hoogste score op de schriftelijke onderbouwing ‘Bedrijfsvoering algemeen’ door zijn naar fase 2 de
gunningsfase. Mochten ook hier van die betreffende inschrijvingen de scores gelijk zijn, dan zal loting
plaatsvinden onder notarieel toezicht.
In totaal worden maximaal 5 inschrijvers (per perceel) doorgelaten naar fase 2, de gunningsfase. Dit
zijn de top 5 inschrijvers die voldoen aan de eisen en de hoogste behaalde score op de schriftelijke
onderbouwingen.
3.8.
Totaal aantal punten kwalitatieve selectie
Onderdelen
beoordelingswijze
weging
Eigen verklaring
Verklaring aanwezig ja / nee
Uitsluiting indien niet aanwezig
Conformiteitenlijst
Alle eisen met JA beantwoord
Klantreferenties
Zie paragraaf 3.4.1
Financieel economische
draagkracht
Strategisch advies
Zie paragraaf 3.4.3
Uitsluiting indien eis(en) met NEE
beantw.
Minimaal 4 anders knock-out. Deze
punten tellen niet mee in het totaal.
Minimaal 4 anders knock-out. Deze
punten tellen niet mee in het totaal.
Zie paragraaf 3.5
Minimaal 0 maximaal 60 punten
Bedrijfsvoering algemeen
Zie paragraaf 3.5
Minimaal 0 maximaal 20 punten
Personeel
Zie paragraaf 3.5
Minimaal 0 maximaal 20 punten
Totaal
30 mei 2013
Minimaal 0 maximaal 100 punten
pagina 36 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Hoofdstuk 4.
4.1.
Vooruitblik ronde 2 gunningsfase
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt vooruit gekeken naar de mogelijke eisen en wensen die in de tweede ronde
aan de voorgeselecteerde gegadigden worden gesteld. Dit hoofdstuk is dus nog niet van toepassing
op de eerste fase van deze aanbesteding, de voorselectiefase.
De aanbestedende dienst acht het echter wel noodzakelijk de mogelijk geïnteresseerde
ondernemingen al in deze fase op voorhand te informeren over de vervolg stappen. Zodat de
ondernemers zelf een heldere inschatting en afweging kunnen maken of het überhaupt de moeite
loont om mee te doen in de eerste fase.
In dit hoofdstuk geven we slechts de globale hoofdlijnen en wensen weer. Pas in ronde 2, de
gunningsronde, zullen de eisen nader zijn uitgewerkt en worden gedeeld met de geselecteerde
gegadigden (maximaal 5 per perceel). Zie voor de voorlopige planning van ronde 2 paragraaf 2.7.
Alle gegeven informatie in hoofdstuk 4 is indicatief. Hieraan kunnen dan ook geen rechten worden
ontleend. Mocht u van mening zijn dat een aantal van onderstaande punten, disproportioneel,
onbereikbaar of onuitvoerbaar zijn dan nodigen wij u uit dit al in de eerste ronde tijdens de nota van
inlichtingen kenbaar te maken.
4.2.
Gunningscriterium EMVI
In deze aanbesteding zal niet gekozen worden voor het gunningscriterium ‘Laagste prijs’, maar voor de
Economisch Meest Voordelige Inschrijving waarbij het element kwaliteit wordt meegewogen in combinatie
met de prijs (factuurkorting).
4.3.
Prijsmodel
In de tweede fase zullen naast de website van de geselecteerde inschrijvers ook de gegeven
factuurkorting worden meegewogen in het beoordelingsmodel, zie voor de berekening paragraaf
4.3.2.
4.3.1.
Verdienmodel
De aanbestedende dienst zal in de tweede fase van deze aanbesteding voor beide percelen kiezen
voor het verdienmodel op basis van commissie. Dat betekent dat de aanbestedende dienst geen fee
zal betalen voor de te verlenen diensten en service maar dat de verdiensten voor de intermediairs
worden gegeneerd uit de commissies en kick back bonussen welke worden verstrekt door de
accommodaties. In de tweede fase zullen de eisen die gesteld worden aan de dienstverlening en
service helder worden omschreven zodat in de uitvoeringsfase van het contract geen ruimte is voor
het factureren van extra kosten voor aanvullende diensten.
In deze aanbesteding (fase 2) wordt de Inschrijver uitgedaagd een deel van de verkregen commissies
en bonussen terug te geven aan de opdrachtgever door middel van het geven van een factuurkorting.
4.3.2.
Beoordeling website-test in relatie tot de factuurkorting
Voor het criterium economisch meest voordelige inschrijving zijn zowel de geoffreerde factuurkorting
als het behaalde aantal stemmen in de website-test van belang. De punten uit de eerdere
voorselectiefase zijn verder niet meer van invloed.
30 mei 2013
pagina 37 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Verhouding prijs- kwaliteit:
EMVI
Punten
Prijs
40 punten
Kwaliteit
60 punten
Totaal
100 punten
Website test
Bij het onderdeel website-test kunnen maximaal 60 punten worden behaald.
De beoordeling van de website vindt als volgt plaats:
1. De websites worden ten opzichte van elkaar vergeleken op bijvoorbeeld inhoud, volledigheid,
gebruikersgemak en dergelijke.
2. Een groep van circa 30 individuele materiedeskundigen (bestelgemachtigden van diverse units en
diensten) beoordeelt, onafhankelijk van elkaar, de websites. De beoordelaar noteert in het
beoordelingsformulier per aandachtsgebied in steekwoorden zijn/haar bevindingen.
3. Nadat de beoordelaar alle websites heeft doorlopen en voor iedere leverancier afzonderlijk een
beoordelingsformulier is ingevuld met steekwoorden dient de beoordelaar de Inschrijvingen te
ranken.
4. Zo ontstaan er per inschrijver circa 30 individuele lijstjes met daarin een ranking.
5. Vervolgens worden per beoordelaar aan de drie Inschrijvers punten toe gekend gerelateerd aan
de schaal zoals hieronder is weergegeven.
Plaats in de
Aantal te behalen
Motivatie:
ranking:
punten:
1e
Beste website
10
2e
Tweede plaats
6
3e
Derde plaats
4
4e
Vierde plaats
2
5e
Vijfde plaats
0
6.
7.
De verkregen punten worden per leverancier bij elkaar opgeteld.
De leverancier met de meeste punten wordt vastgesteld en beloond met het maximaal aantal
punten (60 punten).
8. De overige inschrijvingen worden als volgt gewaardeerd:
60 X A/B, waarbij
A= te waarderen inschrijving
B= inschrijving met de meest behaalde punten.
(let op de formule wijzigt wanneer er minder partijen door zijn naar ronde 2. Voorbeeld, bij 3
gegadigden in ronde 2 luidt de formule: 60 X(A-120)/(B-120)
De eindscore wordt afgerond op hele punten.
Zie voor een voorbeeld Bijlage 13 voorbeelden rekenmodellen.
De motivatie van een mogelijke plaats in de top 5 kan per beoordelaar verschillen. De beoordelaars
wordt gevraagd het aanbod op een aantal punten te beoordelen en hun bevindingen te noteren in
Beoordelingsformulier website.
Punten mechanisme factuurkorting
De punten voor de gegeven factuurkorting worden als volgt berekend:
Formule: X*(1 / (1 + ℮(α*(β-γ))))
Waarbij:
X= maximaal te behalen punten voor factuurkorting
℮=de natuurlijke exponentiële functie
α= voor perceel 1 = 1,5 en voor perceel 2 = 0,8
β= voor perceel 1 = 5% en voor perceel 2 = 15%
γ=geoffreerde kortingspercentage
Zie voor de beoordelingsmethodiek van de factuurkorting Bijlage 13, voorbeeld rekenmodellen.
30 mei 2013
pagina 38 van 54
INK 12-223
4.4.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Mogelijke gunningseisen fase 2, perceel 1 Intermediair voor hotelaccommodatie
Voor perceel 1 “Intermediair voor het online organiseren van hotelovernachtingen (inclusief
arrangement)” verwacht de aanbestedende dienst de volgende eisen te gaan stellen. Deze eisen zijn
slechts indicatief en nog niet nader uitgewerkt of gespecificeerd.
Kwaliteitsgunningseisen aan de intermediairs:
• Het is de intermediair niet toegestaan om startvergoedingen te vragen aan
hotelaccommodaties.
• De intermediair sluit aan op digi inkoop waardoor elektronisch bestellen en factureren
mogelijk is. Het aansluitproces vindt plaats in goed overleg.
• De intermediair geeft op verzoek van de opdrachtgever inzicht in haar administratie.
• De intermediair spant zich in om annuleringskosten tot een minimum te beperken
bijvoorbeeld door de geannuleerde kamer door te verkopen aan een andere opdrachtgever.
• Bij aanvang van de dienstverlening worden circa 20 hotelaccommodaties op de BES eilanden
toegevoegd aan het aanbod.
• De intermediair is zowel via de website als telefonisch bereikbaar.
• De intermediair brengt bij de opdrachtgever géén kosten in rekening voor haar diensten.
• De intermediair betaald de accommodatie. De opdrachtgever betaald de intermediair binnen 30
dagen na ontvangst factuur.
• De intermediair zorgt voor juiste facturen.
• Bij de door de intermediair verstuurde factuur wordt de originele factuur van de
accommodatie bijgesloten.
• Vertrouwelijke persoonsgegevens mogen niet verkocht of gebruikt worden voor commerciële
doeleinden.
• Eén keer per maand verstrekt de intermediair (digitaal, bijvoorbeeld in excel formaat) een
overzicht per deelnemer van de overheid, waarin minimaal de volgende informatie is
opgenomen. Dossiernummers, korte omschrijving per dossier, datum waarop de levering
heeft plaatsgevonden, factuurkosten per dossier, eventuele annuleringskosten en
besparingen op annuleringskosten, omzet.
• De intermediair verzorgt 1x per jaar een evaluatie met alle deelnemende contractpartijen van
de overheid.
• De intermediair streeft naar een social return percentage van 5% bij het aannemen van nieuw
personeel ten behoeve van deze opdracht (groeimodel).
Kwaliteitseisen aan de website van de intermediairs:
• De website moet gebruiksvriendelijk zijn (wordt door gebruikers beoordeeld in het
aanbestedingstraject).
• De website geeft een realtime overzicht met actuele prijzen en beschikbaarheid van de
hotelaccommodaties.
• Managementrapportages (op verschillende niveaus) zijn online beschikbaar.
• Selectie op duurzame locaties (bijvoorbeeld green key) moet mogelijk zijn.
• De website kent de mogelijkheid om bij de boeking een emailadres in te vullen van de
persoon voor wie de boeking bestemd is. Deze persoon ontvangt dan een bevestiging en
eventueel een routebeschrijving. Bij annulering ontvangt de persoon een melding via mail.
Functionele eisen aan de website van de intermediairs:
• De website is minimaal beschikbaar van 06.00 uur tot 00.00 uur, 7 dagen per week.
• De website moet beveiligd zijn met een inlogcode (https).
• Alle medewerkers van de deelnemende diensten mogen de website raadplegen. Door de
website op Rijksweb te plaatsen is inloggen voor de raadpleegfunctie niet meer nodig.
• Alleen geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Hierover kunnen per deelnemende
partij afwijkende afspraken worden gemaakt.
• Er moeten tegelijkertijd 5.000 medewerkers de site zonder problemen kunnen raadplegen.
• Bestuurlijke informatie kan de klant zelf op de website raadplegen via de bestelgemachtigde.
• Minimale vereisten aan rapportage: dossiernr, korte omschrijving, datum, bedrag en bestelnr.
• ISO certificering voor beveiliging van de website en dagelijkse back-up van de data.
• De website is ad free dus zonder reclame.
• Andere websites mogen niet via de website van de intermediair te benaderen zijn.
• Op de website wordt een verplicht veld opgenomen voor (SAP) bestelnummers.
30 mei 2013
pagina 39 van 54
INK 12-223
4.5.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Mogelijke gunningseisen fase 2, perceel 2 Intermediair voor vergaderaccommodaties
Voor perceel 2 “Intermediair voor het organiseren van boekingen bij vergaderaccommodaties
eventueel met overnachting op basis van een offertetraject” verwacht de aanbestedende dienst de
volgende gunningseisen te gaan stellen. Deze eisen zijn slechts indicatief en nog niet nader
uitgewerkt of gespecificeerd.
Kwaliteitseisen aan de intermediairs:
• Het is de intermediair voor deze opdracht niet toegestaan om startvergoedingen te vragen
aan hotel- en vergaderaccommodaties.
• De intermediair sluit aan op digi inkoop waardoor elektronisch bestellen en factureren
mogelijk is. Het aansluitproces vindt plaats in goed overleg.
• De intermediair geeft op verzoek van de opdrachtgever inzicht in haar administratie.
• De intermediair spant zich in om annuleringskosten tot een minimum te beperken
bijvoorbeeld door de geannuleerde ruimte door te verkopen aan een andere opdrachtgever.
• Het verdienmodel van de intermediair is transparant. Dit geldt tevens voor de commissie die
de accommodaties betalen (bijv.door originele facturen van de accommodatie te overleggen).
• De intermediair brengt bij de opdrachtgever géén kosten in rekening voor haar diensten.
• De intermediair betaald de accommodatie. De opdrachtgever betaald de intermediair binnen 30
dagen na ontvangst factuur.
• Bij aanvang van de dienstverlening worden circa 20 hotel- en vergaderaccommodaties op de
BES eilanden toegevoegd aan het aanbod.
• De intermediair beschikt over professionele toegewijde adviseurs en voor deze opdracht
wordt door de intermediair een accountmanager toegewezen.
• Op verzoek van de klant brengt de intermediair 3 offertes uit van verschillende
accommodaties.
• Op verzoek van de klant kunnen accommodaties worden toegevoegd, waaronder ook
bijzondere accommodaties zoals een buurthuis of een recreatiepark.
• Rechtstreeks contact tussen bestelgemachtigden en hotel- en vergaderaccommodaties om de
wensen door te nemen en mutaties door te geven is mogelijk.
• Een korte doorlooptijd van aanvraag tot offerte. Standaard binnen 24 uur en in spoedgevallen
binnen 8 uur.
• Maatwerk bijvoorbeeld een diner in een restaurant of een buitenactiviteit is mogelijk.
• De intermediair is zowel via de website als telefonisch bereikbaar.
• Er mogen geen kosten voor wijzigingen en mutaties van boekingen in rekening worden gebracht.
• De intermediair zorgt voor juiste facturen.
• Bij de door de intermediair verstuurde factuur wordt de originele factuur van de
accommodatie bijgesloten.
• Vertrouwelijke persoonsgegevens mogen niet verkocht of gebruikt worden voor commerciële
doeleinden.
• Eén keer per maand verstrekt de intermediair (digitaal, bijvoorbeeld in excel formaat) een
overzicht per deelnemer van de overheid, waarin minimaal de volgende informatie is
opgenomen. Dossiernummers, korte omschrijving per dossier, datum waarop de levering
heeft plaatsgevonden, factuurkosten per dossier, eventuele annuleringskosten en
besparingen op annuleringskosten, omzet.
• De intermediair verzorgt 1x per jaar een evaluatie met alle deelnemende contractpartijen van
de overheid.
• Van het door de intermediair ingezette personeel voor deze opdracht, zal een ondertekende
geheimhoudingverklaring worden geëist.
• De intermediair streeft naar een social return percentage van 5% bij het aannemen van nieuw
personeel ten behoeve van deze opdracht (groeimodel).
Kwaliteitseisen aan de website van de intermediairs:
• De website moet gebruiksvriendelijk zijn (wordt door gebruikers beoordeeld in het
aanbestedingstraject).
• Via de website kunnen eenvoudig verschillende offertes worden vergeleken.
• Managementrapportages (op verschillende niveaus) zijn online beschikbaar.
30 mei 2013
pagina 40 van 54
INK 12-223
•
•
•
•
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
De website kent uitgebreide zoekopties zoals zoeken op postcode, binnen een straal van…,
dichtbij een station, op prijs etc.
Selectie op duurzame locaties (bijvoorbeeld green key) moet mogelijk zijn.
De website kent de mogelijkheid om bij de boeking een emailadres in te vullen van de
persoon voor wie de boeking bestemd is. Deze persoon ontvangt dan een bevestiging en
eventueel een routebeschrijving. Ook bij annulering ontvangt de persoon een melding via de
mail.
De website kent de mogelijkheid om boekingen te muteren.
Functionele eisen aan de website van de intermediairs:
• De website is minimaal beschikbaar van 06.00 uur tot 00.00 uur, 7 dagen per week.
• De website moet beveiligd zijn met een inlogcode (https).
• Alle medewerkers van de deelnemende diensten mogen de website raadplegen. Door de
website op Rijksweb te plaatsen is inloggen voor de raadpleegfunctie niet meer nodig.
• Alleen geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Hierover kunnen per deelnemende
partij afwijkende afspraken worden gemaakt.
• Er moeten tegelijkertijd 5.000 medewerkers de site zonder problemen kunnen raadplegen.
• Bestuurlijke informatie kan de klant zelf op de website raadplegen via de bestelgemachtigde.
• Minimale vereisten aan rapportage: dossiernummer, korte omschrijving, datum, bedrag en
bestelnummer.
• ISO certificering voor beveiliging van de website en dagelijkse back-up van de data.
• De website is ad free dus zonder reclame.
• Andere websites mogen niet via de website van de intermediair te benaderen zijn.
• Op de website wordt een verplicht veld opgenomen voor (SAP) bestelnummers.
4.6.
Aanvullende eisen deelnemende diensten
In de tweede ronde, de gunningsfase zullen tevens enkele aanvullende eisen worden gesteld voor
een aantal deelnemende diensten. Deze eisen zien met name op een aangepaste werkwijze op het
gebied van bestellen en factureren. Er zullen echter geen eisen gesteld worden die niet in lijn liggen
met de al hierboven geschetste eisen.
4.7.
Algemene informatie DigiInkoop
De overheid heeft als doelstelling om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het
bedrijfsleven en de Rijksdienst door bedrijfsprocessen te optimaliseren. DigiInkoop ondersteunt deze
doelstelling. DigiInkoop is een op aangeven van de opdrachtgever door de inschrijver verplicht te
gebruiken transactiegerichte digitale voorziening die de verwerving van goederen en diensten voor
het Rijk en het bedrijfsleven ondersteunt.
Bij de toepassing van DigiInkoop als inkoopsysteem geldt de verplichting dat voor de uitwisseling van
inkoop gerelateerde berichten door de Rijksoverheid vastgestelde berichtformaten toegepast worden.
Op deze wijze kunnen tussen bedrijfsleven en de Rijksdienst op uniforme wijze digitale
inkoopberichten aangemaakt, verzonden en verwerkt worden. Het streven van de rijksoverheid is om
in 2015 80% van de bestelorders en facturen die hiervoor in aanmerking komen digitaal af te
handelen.
De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met
DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op DigiInkoop komen alle kosten vanaf het koppelvlak aan
leverancierszijde voor rekening van de leverancier.
Nagenoeg alle operationele beheeractiviteiten, waaronder ook het ondersteunen van deelnemers en
leveranciers bij het aansluiten op DigiInkoop zijn belegd bij Logius. Als onderdeel van het Ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vormt Logius de digitale “e-overheid” schakel met
klanten, partners en leveranciers. Meer informatie over Logius kunt u lezen op de website
www.Logius.nl.
30 mei 2013
pagina 41 van 54
INK 12-223
Bijlage 1.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bedrijfsgegevens
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 42 van 54
INK 12-223
Bijlage 2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Eigen verklaring
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 43 van 54
INK 12-223
Bijlage 3.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Verklaring combinatie / onderaanneming
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 44 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 4. Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid combinant en
hoofdaannemer
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 45 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 5. Verklaring beschikbaarheid financieel economische
draagkracht natuurlijke personen of rechtspersonen
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 46 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 6. Verklaring beschikbaarheid middelen betreffende de
technische- of beroepsbekwaamheid onderaannemer
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 47 van 54
INK 12-223
Bijlage 7.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Verklaring rechtspersonen ex artikel 2:24a en 2:24b BW
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 48 van 54
INK 12-223
Bijlage 8.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Conformiteitenlijst vormvereisten en selectie-eisen
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 49 van 54
INK 12-223
Bijlage 9.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Model Referenties
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 50 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 10. Financieel Model
Dit document (Excel spreadsheet) is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt
onlosmakelijk deel uit van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 51 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 11. Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 52 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 12. Business Etiquette
De Belastingdienst streeft naar een integere en correcte communicatie met marktpartijen. Dit
betekent dat in de onderlinge contacten bepaalde gedragsregels in acht worden genomen. Deze
gedragsregels zijn verwoord in de hierachter opgenomen Business Etiquette. Van gegadigden wordt
verwacht dat zij zich conformeren aan de Business Etiquette.
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 53 van 54
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties
Bijlage 13. Voorbeeld diverse rekenmodellen
Dit document is separaat bij de aanbestedingsstukken bijgevoegd en maakt onlosmakelijk deel uit
van deze selectieleidraad.
30 mei 2013
pagina 54 van 54

besluitenlijst 04-03-2014

EU-conformiteitsverklaring

Aanpak schijnzelfstandigheid

Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Team FZ

Toelichting examendeelname MBGF 2015

Dit formulier graag volledig en juist invullen en tijdig

Agenda - Gemeente Pijnacker

Verklaring Betalingsbedrag t/m 10/02/2014

Veel gestelde vragen Wijziging incassomoment MNF Bank en Albank