Verslag Algemene Ledenvergadering Bowlingvereniging

Verslag Algemene Ledenvergadering
Bowlingvereniging Wijndaelerduin
Gehouden op vrijdag 1 november 2013 te Den Haag
Aanwezig:
32 Stemgerechtigde Leden
Afwezig met kennisgeving:
12 Stemgerechtigde Leden
Afwezig bestuur:
Yordi, Cora
Notulen opgemaakt door:
Nicoline Hulscher (secretaris)
1. Opening, mededelingen en ingekomen stukken
Interim Vz. opent vergadering om 19:40 uur en heet iedereen welkom. Vz.
introduceert het interim bestuur:



Nicoline Hulscher: eerst voorgesteld als interim algemeen bestuurslid
(later gewisseld met Yordi in de rol van interim secretaris).
Yordi: interim bestuurslid ICT/PR zaken.
Cora is afwezig vanwege ziekte. Cora zal eerder stoppen als bestuurslid
wedstrijdzaken en Jeroen heeft de rol als interim bestuurslid
wedstrijdzaken waargenomen.
Interim Vz. geeft na goedkeuring van de leden: de vereniging, de statuten
en het bestuur officieel zal zijn.
Vz. vertelt dat 3 jaar geleden het bestuur van de BVO samen met de
BVHR in gesprek ging. In een later stadium heeft de NBF ondersteuning
geboden. Hierna ging het snel en nu is de BV Wijndaelerduin een van de
grootste bowlingverenigingen. De BV Wijndaelerduin is een vereniging met
maar liefst 225 leden. De oud bestuursleden zijn vorige week uit eten
geweest bij Bally’s. Hier heeft de NBF een plaquette overhandigd voor
oprichting van BV Wijndaelerduin.
2. Vrijwilligers
Vz. geeft aan dat er afgelopen zomer veel werk is verzet door het interim
bestuur en andere vrijwilligers:








Els heeft zich bezig gehouden met de opheffing van de BVH-R, de
contributie, de KVK en de statuten samen met Ben.
Peter Knijff heeft in samenwerking met Yordi een website gebouwd.
Xander Bok heeft het scoreverwerkingsprogramma gemaakt.
Kimberly van Beek heeft geholpen met de ontwikkeling van het logo.
Jaap Groeneveld heeft de vereniging geholpen door de statuten te
herzien.
Jasper Willems heeft geassisteerd met de baancondities.
Alle toernooien zijn onderling verdeeld binnen de toernooi commissie.
Gerard van der Peet en Stefan Baumgarten hebben de kascontrole
uitgevoerd.

Cora heeft veel werk verricht voor wedstrijdzaken en ze heeft de schema’s
voor dit speelseizoen opgesteld.
3. Voordracht Aad Meerbeek bestuursfunctie voorzitter
Interim Vz. geeft aan dat door werkomstandigheden en drukte Aad
Meerbeek zijn kandidaatschap heeft ingetrokken.
4. Verkiezing dagelijks bestuur
Het interim bestuur stelt de volgende kandidaten voor als lid van het
dagelijks bestuur.



Voorzitter: Ben van Spronsen
Penningmeester: Els Brittijn
Secretaris: Nicoline Hulscher
Geen van de aanwezige leden heeft bezwaar ingediend en
daarmee is het dagelijks bestuur benoemd.
5. Verkiezing overige bestuursleden
Het interim bestuur stelt de volgende kandidaten voor als overige
bestuursleden.




Wedstrijdzaken: Jeroen Markus
Jeugdzaken: Steffen Leget
ICT/PR: Yordi Straka
Overige Bestuurstaken: Rutger Willems
Geen van de aanwezige leden heeft bezwaar ingediend en
daarmee zijn ook de overige bestuursleden benoemd.
6. Ingekomen stukken
Vz. vertelt dat de eerste 300 game is gegooid door Stefan Baumgarten in
IJsselmonde. De Vz. reikt Stefan een oorkonde uit.
7. Financiën: begroting en beginbalans door penningmeester
Els geeft aan dat op de begin balans aan de debet zijde een negatief
kasbedrag staat. Dit is het resultaat van een verrekening met de BVH-R.
De inbreng van de jeugd en BVH-R is apart genoemd, omdat dit een
aparte boekhouding is. Het bedrag wat bij de kruisposten staat vermeld is
het banksaldo van de BVHR wat zal worden overgeschreven naar de
bankrekening van de BV Wijndaelerduin op 1 augustus 2013. Verder zijn
er geen bijzondere vermeldingen.
In de BALV van de BVH-R is gevraagd wat is een lid waard is. Dit bedrag
is vastgesteld door het eigen vermogen te delen door het aantal leden. Op
basis van een ledenbestand van 220 leden is een lid een bedrag van
€140,20 waard.
Pagina 2 van 9
8. Verkiezing kascontrolecommissie
Gerard van der Peet en Stefan Baumgarten hebben de kascontrole
uitgevoerd voor de BVH-R. Het interim bestuur stelt voor om beide heren
kandidaat te stellen voor de kascontrolecommissie voor BV
Wijndaelerduin. Bij de stemming waren er geen leden die hier bezwaar
tegen hebben, dus vormen Gerard van der Peet en Stefan Baumgarten de
kascontrolecommissie.
9. Goedkeuring statuten en huishoudelijk reglement
Vz. wil graag voorstellen om een artikel toe te voegen aan het
huishoudelijk reglement, en licht dit toe. De vereniging loopt geld mis aan
leden die zich aanmelden, maar bij aanvang van het seizoen van
gedachten zijn veranderd en de contributie weigeren te betalen. Na
herhaaldelijke verzoeken wordt het deel van de NBF in sommige gevallen
betaald. In de huidige situatie vindt de afdracht van het lidmaatschap aan
de NBF in augustus plaats.
Voorstel is om in mei aan de leden te vragen of men lid blijft. De leden
wordt de mogelijkheid geboden om zich op te geven tot uiterlijk 30 juni.
Indien je op 30 juni niets hebt laten weten, dan word je automatisch
uitgeschreven. Indien je alsnog wilt aanmelden na 30 juni, dan kan dit,
maar dan wordt er inschrijfgeld in rekening gebracht.
Patrick Oranje vraagt wat er gebeurt bij een storing van de betaling?
Antwoord: zorgen dat je niet op de allerlaatste dag betaalt en indien deze
uitzonderlijke mogelijkheid zich toch voordoet, zal er in overleg met het
bestuur worden bepaald wat hiermee wordt gedaan.
Hans Verhoeven vraagt of het mogelijk is om de inschrijving schriftelijk via
de website te doen en vraagt of er ook een algemene mail ter herinnering
uit kan worden gestuurd, zodat de betalingsverplichting niet via de team
captains loopt. Antwoord: dit zal worden besproken in de
bestuursvergadering en het bestuur gaat kijken of het mogelijk is om de
aanmelding via de website te doen. Er zal voor de betaling een
herinneringsmail worden uitgestuurd.
Tineke Meerbeek vraagt of het mogelijk is het inschrijvingsformulier op
laatste avond uit te reiken. Andere leden gaven aan hiertegen bezwaren te
hebben, omdat niet iedereen op de laatste avond aanwezig is. Daarnaast
wil men voorkomen dat iemand namens een ander lid een
inschrijvingsformulier invult. Antwoord: dit zal worden meegenomen in de
bestuursvergadering en het bestuur gaat kijken of het mogelijk is om de
aanmelding via de website te doen. Er zal voor de betaling een
herinneringsmail worden uitgestuurd.
Linda Vennik vraagt of het mogelijk is om eventuele inschrijvingen weer te
geven op de website. De inschrijving van een team kan mogelijk afhangen
van de hoeveelheid andere teaminschrijvingen. Antwoord: het bestuur
gaat kijken of het mogelijk is om half juni op de website inzichtelijk te
maken hoeveel teams zich hebben ingeschreven.
Pagina 3 van 9
Peter Hulscher vraagt zich af hoe dit zich verhoudt tot de betaling aan de
NBF. Els antwoord: de deadline voor de betaling aan de NBF van de
actuele ledenstand staat op 1 augustus. Er kunnen leden tijdelijk in de
wacht worden gezet, maar is niet wenselijk. Ook Peter Hulscher wil graag
dat er een herinneringsmail met het verzoek tot betaling wordt
uitgestuurd. Antwoord van het bestuur is dat dit zal worden gedaan.
Penningmeester geeft aan dat het dan toch wel veel werk blijft als er toch
een update moet komen van de inschrijvingen en betalingsherinneringen.
John Houtman vult aan dat bij de BBWZ een algemene email werden
uitgestuurd voor de betalingsherinnering. Het bestuur bevestigt dat er een
algemene mail zal worden uitgestuurd met een betalingsherinnering.
Bij de stemming gaf iedereen aan zich te kunnen vinden in de nieuwe
regel met betrekking tot de inschrijving en betaling van de contributie
voor het nieuwe seizoen. Dit zal in het huishoudelijk reglement worden
aangepast.
Jaap Groeneveld heeft op verzoek van bestuur gekeken naar de statuten.
De statuten zijn gebaseerd op het model van de NBF. De statuten wijken
niet veel af van de statuten van de BBWZ & BVH-R uit 2009 en de
statuten van de BVO uit 2002.
Louis van der Heijden heeft per mail zijn aanvullingen op de statuten
gestuurd en deze aanvullingen worden in overleg eventueel in de statuten
aangepast.
Kasper Leen geeft aan ook een aantal vragen/aanvullingen te hebben over
statuten:












Artikel 1.4: “en” weghalen.
Artikel 3.3 Algemene vergadering, toevoegen: als bedoeld in artikel 16.
Artikel 4 1a verenging moet zijn vereniging.
Artikel 4.3 zin loopt niet, wordt naar gekeken.
Artikel 4
orgaan, verenigingsorgaan van maken.
Combinatie 4.3 en 4.5 is ver strekkend. Verplichtingen zijn niet
omschreven.
Artikel 4.7 2x verboden (wie verbiedt). Dit blijft staan.
Artikel 5.1 orgaan, verenigingsorgaan van maken, wordt aangepast.
Artikel 6.2 haakjes sluiten ontbreekt, wordt aangepast.
Artikel 9.4 het dagelijks bestuur… “haar” moet worden zijn.
Artikel 15.4 zij hun verplichtingen nakomen= verwijzing naar de leden.
Artikel 21.3 eenmalige bepaling toevoeging (i.v.m. oprichting met
terugwerkende kracht per 1 augustus gedekt zien). Hier zal naar worden
gekeken.
Peter Knijff vraagt of het mogelijk is om het doorlopen van de statuten in
de toekomst per mail met het bestuur kan worden afgehandeld. Het
bestuur neemt dit in overweging.
Tineke Meerbeek geeft aan dat Louis van der Heijden ook al een aantal
aanvullingen op de statuten had gestuurd. Jaap bevestigt dat er al een
aantal wijzigingen zijn verwerkt en dat verdere afstemming met Louis van
der Heijden zal plaatsvinden.
Pagina 4 van 9
De statuten zijn formeel goedgekeurd, wat betekent dat BV
Wijndaelerduin vanaf nu een officiële vereniging is.
Rutger neemt het woord en vraagt of er iemand vragen/aanvullingen
heeft op het huishoudelijk reglement.
Kasper Leen benoemt de volgende zaken:




Artikel 5, lid 1
staat een A, er is geen B
Artikel 5, lid 2
speler aan, deelnemer aan
Artikel 5, lid 5
d naar t
Artikel 6
er ontbreekt wat er geregeld is teams. Rutger
verwijst hierbij naar hoofdstuk 39, in alle voorkomende gevallen beslist
het bestuur.
Jon Jones heeft ook een aantal aanvullingen op het huishoudelijk
reglement:



Artikel 16 en Artikel 24.2
Artikel 5.1 en Artikel 29.3
Wordt aangepast.
Artikel 15.1
erg laag.
2x schrijffout
garantiebedrag dubbele, borgsom verschil.
blindscore (125), voor leagues met handicap
Rutger geeft een korte toelichting over het doel van de blindscore. Het
doel van een blindscore is om het team wat met te weinig man op een
avond speelt, te benadelen ten opzichte van de tegenstander. Het is dan
ook niet realistisch een score toe te kennen wat voor tegenspeler moeilijk
haalbaar is om van te winnen.
Patrick Oranje geeft aan het op te lossen aan de hand van onderstaand
voorstel voor de berekening van de blindscore:




eigen score -10
duo league -20
trio league -30
viermans league -40
Tineke Meerbeek geeft aan een voorstander te zijn voor de berekening
van de blindscore door het eigen gemiddelde af te trekken met 10 punten.
Bij de stemming spraken 14 leden de voorkeur uit voor het behoud van de
huidige berekening van de blindscore (score van 125). 18 leden gaven in
de stemming aan de berekening van de blindscore te willen aanpassen
(score door het eigen gemiddelde af te trekken met 20 punten). Dit zal in
het huishoudelijk reglement worden aangepast.
10. Wedstrijdzaken
o
Scoreverwerking
Xander heeft een scoreverwerkingsprogramma gebouwd voor de BV
Wijndaelerduin. Doordat het een nieuw programma is, zijn nog niet alle
onderdelen goed ingesteld. Er zijn ook vragen en verzoeken
Pagina 5 van 9
binnengekomen, waar Yordi en Xander al mee aan slag zijn gegaan. In
januari zal er een update komen. Aan de leden het verzoek om eventuele
vragen en / of opmerkingen te mailen naar Yordi.
Peter Knijff vraagt hoe de puntentelling werkt voor de bowler van het jaar.
Rutger legt uit dat je punten krijgt voor elke game waarbij de score boven
de 200 uitkomt. De totaalscore boven 200 gedeeld door het aantal games
wat je gespeeld hebt resulteert in het aantal punten wat je toegekend
krijgt voor de bowler van het jaar. Vz. geeft aan dat de puntentelling
vooralsnog wordt aangehouden, maar geeft aan dat het bestuur openstaat
voor leukere ideeën en verzoekt haar leden om suggesties in te sturen.
Volgend jaar zal de telling mogelijk worden aangepast. Vanuit de leden
ontstaat tevens het verzoek om de berekening op de website te plaatsen.
Vz. geeft aan dat Yordi dit op de website zal plaatsen
Linda Vennik geeft aan dat de scores van de woensdag niet kloppen. Vz.
geeft aan dat Yordi hiernaar zal kijken en het zal aanpassen.
Vz. deelt mee dat er voor de stedenontmoetingen een nieuw systeem
moet worden bedacht om spelers te selecteren. Een voorstel van Vz. is dat
Jeroen, Alfred, Jasper en Ben op basis van een protocol de selectie voor
de stedenontmoeting vaststellen en deze dinsdag 5 november 2013
presenteren. Na de stedenontmoeting van 2013 zal er worden gekeken of
er voor de langere termijn een protocol kan worden vastgelegd voor de
selectie van toekomstige stedenontmoetingen. Voor de senioren
stedenontmoeting zal er volgende een brief worden verstuurd. Vz. geeft
aan dat volgend jaar iedereen in een eerder stadium zal worden
geselecteerd en eind september hiervoor al uitgenodigd zal worden.
Henny Bouwens vraagt waarom Alfred en Jeroen zijn gevraagd voor het
bepalen van de voorselectie en vraagt zich af waarom er geen vrouw
meebepaalt. Vz. geeft aan dat er geen reden is voor het feit dat er geen
vrouw betrokken is bij de voorselectie.
o
Herfsttoernooi 24 november 2013
Linda Vennik & Andy Soer organiseren dit jaar het herfsttoernooi. Linda
geeft aan dat er dit jaar (in tegenstelling tot voorgaande jaren) wel
handicap wordt toegekend. Linda geeft aan dat iedereen zich kan
inschrijven via de website voor het leuke herfsttoernooi. De kosten zijn
€10 voor 3 games (single). Er zullen maximaal 3 spelers per baan worden
ingedeeld. De berekening van de handicap is 200 minus je pasgemiddelde.
o
Verenigingskampioenschappen
Naast het herfsttoernooi staan ook de verenigingskampioenschappen op
de agenda. Vz. geeft aan dat de verenigingskampioenschappen zullen
worden gespeeld op het oliepatroon van afgelopen weken. Over 2
speelweken zal er een nieuw oliepatroon worden gebruikt. Stefan
Baumgarten vraagt zich af waarom de kampioenschappen op dit patroon
worden gespeeld. Vz. geeft aan dat een groep leden uit een voorselectie
van patronen gekozen heeft voor dit patroon voor de
verenigingskampioenschappen. Ieder lid had de mogelijkheid mee te
bepalen door in te schrijven. 8 leden hadden zich hiervoor ingeschreven.
Pagina 6 van 9
Xander vraagt hoe er wordt omgegaan met de blindscores over de
afgelopen weken. Vz. geeft aan dat dit wordt meegenomen in de
bestuursvergadering en het bestuur met een voorstel zal komen.
o
Wedstrijdleiders
Vz. vertelt dat de NBF het verzoek bij de vereniging heeft neergelegd om
op zoek te gaan naar wedstrijdleiders voor de Nationale League. Vz.
vraagt aan de leden of er iemand graag opgeleid wil worden voor
wedstrijdleider. De opleiding duurt 2 zaterdagen. Linda Vennik geeft aan
dat ze zich graag wil opgeven.
o
Leagueleiders
Naast wedstrijdleiders is de vereniging ook op zoek naar een leagueleider
voor de donderdagavond laat. Er zijn nog geen leden die zich hiervoor
willen aanmeldingen.
11. Jeugdzaken
Steffen geeft een update over jeugdzaken. In de jeugd zitten momenteel
3 leden, maar er is een mogelijke 4e aanmelding. Steffen is momenteel
met Erik in overleg over eventuele reclamemogelijkheden. Dit zal begin
2014 in gang worden gezet. Er zullen dan flyers worden verspreid. Steffen
is van plan aan het eind van het speelseizoen een volledig marketingplan
klaar te hebben voor de jeugd.
12. Website en Social Media
Vz. vraagt alle teamcaptains om de website wekelijks in de gaten te
houden. Dit omdat er regelmatig updates zullen worden geplaatst op de
website. Ook verzoekt Vz. alle leden om via Facebook en Twitter de
vereniging te promoten.
Vz. geeft aan dat de nieuwjaarsreceptie is gepland op 3 januari 2014.
Daarnaast geeft Vz. aan dat er voor het toernooi op 28/29 december, 29
december al vol is en op 28 december nog 10 plekken beschikbaar zijn.
Vz. geeft aan dat de NBF een mail heeft gestuurd over het toernooi:Ton
Santboer Cup. Voor meer informatie en inschrijven, kun je kijken op de
website van de NBF. Voor eventuele vragen kun je terecht bij Jeroen.
Vz. geeft aan dat Cora Jagerman graag donateur wilt worden van de BV
wijndaelerduin. De wens van Cora is om zo betrokken te blijven bij de
vereniging. Er is nog niet nagedacht over de voorwaarden, maar er wordt
gedacht dat je als donateur mee mag doen met huistoernooien.
Kasper Leen geeft aan dat er door het bestuur in statuten moet vermelden
wat als donateur je rechten en verplichtingen zullen zijn. Jaap geeft aan
dat hij dit zal meenemen in het aanpassen van de statuten.
Patrick Oranje geeft aan dat naast donateurs er ook nog niets is
vastgelegd over ereleden. Patrick had begrepen dat deze ook niet meer
Pagina 7 van 9
zullen komen. Henny Bouwens vult aan dat dit niet waar is. Er zijn nog
geen ereleden, omdat we een nieuwe vereniging zijn. Er zijn dus geen
ereleden van de voormalige verenigingen. Dit betekent echter niet dat er
geen ereleden kunnen komen. Vz. geeft aan dat dit nog in de
bestuursvergadering zal worden besproken. Er is wel een artikel over
ereleden opgenomen in de statuten.
Vz. deelt mee dat er nieuwe verenigingsshirts zijn gemaakt. Deze worden
na vergadering getoond. Vrouwen en mannenshirts. Shirts zijn te koop.
Bedrag wordt op site gezet. Vraag aan teamcaptains om in huisleagues in
zelfde shirt te spelen.
John Houtman vraagt of er in de statuten ook is opgenomen of er een
boete wordt toebedeeld bij het niet spelen in zelfde shirts. Vz. antwoordt
dat er een boete is opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Patrick Oranje geeft aan dat er in zijn team soms reservespelers worden
ingezet, maar omdat dit zeer sporadisch is, is het te duur is om shirts te
kopen. Hij vraagt aan het bestuur of het daarom ook mogelijk is om in
andere shirts te spelen. Vz. antwoordt dat dit geen probleem is, zolang het
team in gelijke shirts speelt.
Vz. geeft aan dat de gele notitiebriefjes (waarop door leden suggesties en
andere opmerkingen zijn geschreven) zijn verzameld en ook dit wordt
meegenomen in de bestuursvergadering.
Vz. vraagt de leden op verzoek van het bowlinghuis voor de teams die
spelen op de woensdag en donderdag laat te wachten op het sein van de
leagueleider alvorens de baan op te gaan. Vz. vraagt de leagueleiders
hierop toe te zien. Dit heeft als doel het personeel van het bowlinghuis
ruimte te geven om de banen even schoon te maken.
Xander Bok geeft naar aanleiding van dit verzoek aan dat sommige teams
ruim de tijd nemen om de ballen schoon te maken en zo onnodig tijd
rekken. Vz. geeft aan dat dit nog met de leagueleiders zal worden
besproken. Els geeft aan dat teams hier ook op zijn aangesproken, en
stelt dat dit in de gaten gehouden wordt.
13. Rondvraag
Ambro Griffijn vraagt waarom de vergoeding leagueleider is afgeschaft.
Vz. geeft aan dat hierover in de laatste ALV gestemd is. De reden is dat er
voor gekozen is de verdiensten van leagueleiders gelijk te behandelen als
de overige vrijwilligers.
Peter Hulscher wil graag weten of het mogelijk is meer informatie en
verwijzing op de site te plaatsen. Nu zijn er niet of nauwelijks toernooien
vermeld op de website. Vz. geeft aan afgelopen week een versnelde
cursus te hebben gehad over het plaatsen van teksten op de website en
zal nu zelf de site meer benutten. Er wordt aan gewerkt.
Pagina 8 van 9
Tineke Meerbeek vraagt aan Vz. of er nog kan worden gereageerd op een
mail, omdat hier nog niets mee is gedaan. Vz. geeft aan dat hij contact
opneemt met de NBF en zo snel mogelijk terug zal terugkomen met een
reactie.
14. Sluiting
Pagina 9 van 9

Download Report