Huishoudelijk reglement LV-INOG Landelijke Vereniging INOG Versie 1 oktober 2010 Huishoudelijk Reglement LV-INOG Dit huishoudelijk reglement regelt enkele zaken die niet of niet volledig zijn geregeld in de statuten. Artikel 1 Leden 1. Het bestuur houdt een register bij waarin de NAW-gegevens en geboortedata van de leden zijn opgenomen, een en ander op een door het bestuur aan te geven wijze. In het register wordt tevens aantekening gemaakt van opgelegde maatregelen. 2. In aanvulling op artikel 4 lid 2b van de statuten draagt het bestuur er zorg voor dat nieuwe leden bekend worden gemaakt in de vereniging. Indien een kandidaat lid niet door het bestuur wordt toegelaten, legt het bestuur haar voorgenomen besluit met redenen omkleed voor aan de algemene ledenvergadering. 3. De leden zijn gehouden de statuten en reglementen van de vereniging na te leven. Voorts verplichten de leden zich ten opzichte van elkaar en de vereniging zich redelijk en billijk te gedragen zonder de belangen van de vereniging te schaden. 4. Op voorstel van het bestuur kan de algemene ledenvergadering een lid in de volgende gevallen het predicaat “erelid” verlenen. a. Een (bestuur) lid dat (niet herkiesbaar is en) zich op een bijzondere wijze heeft ingezet voor de vereniging. b. Na een lidmaatschap van 10 jaar. Dit predicaat kan ook worden toegekend aan een niet-lid dat zich op een of andere manier bijzonder heeft ingezet voor de vereniging. Aan het predicaat erelid kunnen geen rechten worden ontleed. Artikel 2 Contributie 1. De contributieregeling kent zes tarieven, te weten: a. Hoofdlidmaatschap met abonnement Majalah Bulanan b. Hoofdlidmaatschap zonder abonnement Majalah Bulanan c. Hoofdlidmaatschap + Partnerlidmaatschap met Majalah Bulanan d. Hoofdlidmaatschap + Partnerlidmaatschap zonder abonnement Majalah Bulanan e. Abonnement Majalah Bulanan f. Donateuren (zonder stemrecht) Indien leden een gezamenlijke huishouding voeren en beiden ingeschreven staan op eenzelfde adres, geldt een lagere contributie, met dien verstande dat bij keuze van een lidmaatschap volgens lid C hierboven slechts één Majalah Bulanan wordt verzonden naar het gezamenlijke adres.  Postbus 2004  1200 CA HILVERSUM  Internet: www.inog.nu  e-mail: [email protected]   KvK nr. 32116801  Pagina 1 Huishoudelijk reglement LV-INOG Landelijke Vereniging INOG 2. De contributie dient vóór 30 november van het jaar voorafgaande aan het betreffende lidmaatschapsjaar te worden betaald. Na een maand volgt een herinnering. Indien hieraan ook geen gevolg is gegeven volgt een aanmaning, inclusief administratiekosten volgens de jaarlijkse wettelijke rente. Artikel 3 Inloopdagen/evenementen 1. Tenzij anders aangegeven vinden inloopdagen plaats op elke 1ste zaterdag van de maand met uitzondering van de maand augustus. 2. De inloopdagen zijn bedoeld voor het zoveel mogelijk deelnemen aan de te houden activiteiten zoals beschreven in artikel 2, lid 2 van de statuten. a. de te houden activiteiten voldoen aan één of meerdere van de volgende doelstellingen: 1. leren onderkennen en herkennen van mogelijk traumatische ervaringen samenhangend met het Indische verleden van de ouders en de verwerking daarvan. 2. leren kennen van de geschiedenis van Nederlands Indië rond de tweede wereldoorlog en de periode daarna. 3. leren kennen en ervaren van een stuk Indische en Indonesische cultuur b. acquisitie door deelnemers of mensen die een lezing houden of workshop leiden op een inloopdag is niet toegestaan. Artikel 4 Maatregelen 1. Indien een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de belangen van de vereniging schaadt, kan het bestuur één van de navolgende maatregelen opleggen:    Waarschuwing Berisping Ontzetting 2. Het bestuur stelt de betrokkene zo spoedig mogelijk onder opgaaf van redenen in kennis van haar besluit. 3. Van een opgelegde maatregel wordt een aantekening gemaakt in het ledenregister. 4. Tegen de maatregelen waarschuwing en berisping staat geen beroep open. 5. Indien een lid, in overeenstemming met artikel 5 lid 4 van de statuten, uit zijn lidmaatschap wordt ontzet, kan deze binnen één maand na het bericht van kennisgeving in beroep gaan bij de algemene ledenvergadering.  Postbus 2004  1200 CA HILVERSUM  Internet: www.inog.nu  e-mail: [email protected]   KvK nr. 32116801  Pagina 2 Huishoudelijk reglement LV-INOG Landelijke Vereniging INOG 6. Voor de behandeling van het beroep stelt de Algemene Ledenvergadering een commissie van drie personen, welke middels hoor en wederhoor binnen zes weken na instelling van het beroep tot een uitspraak komt. De uitspraak van de commissie is bindend. Of, De behandeling van het beroep gebeurt uiterlijk zes weken na instelling van het beroep in een bijzonder algemene ledenvergadering. De vergadering wijst zelf één van de leden aan die de behandeling van het beroep zal voorzitten. Artikel 5 Taken en verantwoordelijkheden in het bestuur. 1. Het bestuur draagt eindverantwoordelijkheid voor al hetgeen de statuten aan haar heeft opgedragen en al hetgeen voortvloeit uit de wet. 2. Het bestuur bestaat uit vier personen, te weten een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een public relator. 3. Het bestuur benoemt een plaatsvervangende voorzitter, die de voorzitter bij diens afwezigheid vervangt. 4. De inhoud van alle informatiestromen valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. 5. De voorzitter vervult een verbindende rol in het bestuur en leidt de bestuursvergaderingen, evenals de inloopdagen en overige bijeenkomsten, tenzij iemand anders als leider is aangewezen. De voorzitter bewaakt en bevordert het goed functioneren van het bestuur en coördineert het bestuurlijke werk. Verder representeert de voorzitter de vereniging en onderhoudt hij/zij de interne en externe bestuurlijke contacten. 6. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en draagt zorg voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering. Ten behoeve van de algemene ledenvergadering stelt de secretaris een jaarverslag op. Tevens bewaakt de secretaris de bestuurlijke consistentie en de gemaakte afspraken, en draagt hij/zij zorg voor het archief. 7. De penningmeester is belast met het geldelijke beheer. Hij/zij is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting, de exploitatierekening en de balans. Middels de exploitatierekening en balans legt hij/zij namens het bestuur jaarlijks rekening en verantwoording af aan de algemene ledenvergadering. Een half jaar na vaststelling van de financiële stukken zal hij/zij een tussenstand opmaken. De penningmeester vervult mede een rol bij het realiseren van het verenigingsbeleid middels het aantrekken van externe financiële middelen. Het opnemen van kasgelden is voorbehouden aan de penningmeester en een gemachtigde. 8. De public relator onderhoudt alle externe contacten met derden, waarnodig in samenspraak met de voorzitter, secretaris of penningmeester. Binnen het bestuur is de public relator aangewezen als degene die de informatiestromen verzorgt.  Postbus 2004  1200 CA HILVERSUM  Internet: www.inog.nu  e-mail: [email protected]   KvK nr. 32116801  Pagina 3 Huishoudelijk reglement LV-INOG Landelijke Vereniging INOG Artikel 6 Werkwijze en besluitvorming in het bestuur 1. Het bestuur vergadert 1x per maand, tenzij er geen agendapunten zijn, in overeenstemming met hetgeen in de statuten is geregeld. 2. De voorzitter stelt – in samenspraak met de secretaris – de agenda van de bestuursvergaderingen op en zorgt ervoor dat deze tenminste vier werkdagen voor aanvang van de vergadering in het bezit is van de bestuursleden. 3. Van het besprokene in de vergadering wordt op hoofdlijnen een verslag gemaakt. Na vaststelling wordt het verslag ondertekend door de voorzitter en de secretaris. 4. Tenzij in de statuten anders is bepaald, kunnen ter vergadering slechts rechtsgeldige besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Als de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag, tenzij de statuten een andere meerderheid voorschrijven. 5. Ter vergadering kunnen slechts rechtsgeldige besluiten worden genomen ten aanzien van onderwerpen die tevoren op de agenda zijn geplaatst. Betreffende niet op de agenda geplaatste onderwerpen kan toch rechtsgeldige besluitvorming plaatsvinden in geval alle leden ter vergadering aanwezig zijn, of vertegenwoordigd zijn door een ander lid en de niet aanwezige leden aan de voorzitter te kennen hebben gegeven geen bezwaar te hebben tegen behandeling van en besluitvorming over deze onderwerpen. 6. In overeenstemming met het bepaalde in artikel 14 van de statuten benoemt de Algemene Ledenvergadering jaarlijks een kascommissie, die de financiële administratie controleert. Decharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en de voorzitter. 7. Zes maanden na vaststelling van de exploitatierekening en balans wordt een tussenstand van de financiële situatie opgemaakt. 8. De notulen van de algemene ledenvergadering worden gepubliceerd in een nieuwsbrief. 9. De notulen van de algemene ledenvergadering worden gepubliceerd in een nieuwsbrief. Artikel 7 Rooster van aftreden van het bestuur. 1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 lid 6b van de statuten treden de bestuursleden af volgens een rooster van aftreden en kunnen zij onmiddellijk worden herbenoemd. 2. Teneinde de continuïteit in het bestuur te waarborgen wordt de rooster van aftreden als volgt vastgesteld. Na de eerste zittingsperiode van vier jaar treden twee leden af. Aan het einde van het vijfde jaar treden de twee overige leden af. Vervolgens treden de bestuursleden af aan het einde van hun zittingsperiode.  Postbus 2004  1200 CA HILVERSUM  Internet: www.inog.nu  e-mail: [email protected]   KvK nr. 32116801  Pagina 4 Huishoudelijk reglement LV-INOG Landelijke Vereniging INOG 3. Indien een bestuurslid zich herkiesbaar stelt, moet hij/zij dit kenbaar maken aan de algemene ledenvergadering in het jaar voorafgaande aan het laatste jaar van zijn/haar zittingsperiode. Artikel 8 Commissies Teneinde het bestuur bij de uitvoering van haar taken te ondersteunen, kan het bestuur commissies benoemen voor de uitvoering van bepaalde taken. Zij werken in opdracht van het bestuur, waarbij aparte regels en/of reglementen kunnen worden opgesteld. 1. Domeinnaam is van de LV-INOG: de webmaster is verantwoordelijk voor het beheer en het inrichten van het website/-domein (inog.org). Dit is ook van toepassing voor de Majalah Bulanan. 2. Themacommissie: draagt zorg voor het jaarlijkse programma, continuïteit van- en in welke vorm de thema’s zullen plaatsvinden. 3. I-Daycommissie: zorgt voor de inhoud en de uitvoering van het jaarlijks evenement in samenwerking met de themacommissie en pr. 4. Kassier: draagt zorg voor ontvangst van entreegelden, verkoop boeken/Majalan Bulanan en donaties. Tevens houdt degene de lijst van Belangstellenden bij. 5. Redactiecommissie: Redigeren van de inhoud van teksten. 6. Beheerder: is beheerder van het wijkcentrum, contactpersoon van het pand en verantwoordelijk voor de verkoop van alle barinkomsten. Artikel 9 Wijziging Huishoudelijk Reglement Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen. Een voorstel tot wijziging kan worden gedaan door het bestuur of door tenminste tien leden. Artikel 10 Geschillen In die gevallen dat er sprake is van een conflict binnen het bestuur van de vereniging en partijen er niet in slagen in onderling overleg tot een oplossing te komen, zal een onpartijdige mediator worden aangesteld, alvorens artikel 8, lid 3 van de statuten in werking zal treden. Een geschil binnen een commissie van de vereniging zal op eenzelfde manier tot oplossing worden gebracht. Artikel 11 Slotartikel 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. 2. Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur.  Postbus 2004  1200 CA HILVERSUM  Internet: www.inog.nu  e-mail: [email protected]   KvK nr. 32116801  Pagina 5