Concept Verslag ALV 13-02-2014

Algemene Leden Vergadering
Donderdag 13 februari 2014
Aanwezig bestuur
:
Aanwezige leden
:
Jan Hop (VZ)
Juliaan van de Vuurst (JV)
Theo Muys (TM)
Margriet Koelewijn
Ruud van de Groep (RG)
Mady van Sandijk (MvS) (notulen)
21 leden
Opening
De Voorzitter (VZ) heet alle aanwezigen welkom. Volgens art. 16 lid 3 van de statuten dient 10% van
de stemgerechtigde leden aanwezig te zijn. Wegens het te geringe aantal aanwezige leden om besluiten
te nemen, wordt de vergadering gesloten en een vervolgvergadering aangekondigd.
1. Opening / mededelingen
VZ opent de vergadering die in de uitnodiging is aangekondigd en stelt vast dat statutair nu wel
rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Nogmaals heet hij de aanwezigen welkom op
deze vergadering, waarin het bestuur verantwoording af zal leggen over het gevoerde beleid in
2013 en haar beleid voor 2014 zal presenteren.
Van het bestuur is Evert Nawijn (EN) niet aanwezig.
Een speciaal welkom is voor het erelid Gert-Jan Geerdink.
Afgemeld voor de vergadering hebben zich: Wouda Speksnijders (lid van verdienste). Helaas is zij
door een griep geveld. Tjitse Offinga, Jessica Hop, Manuela Hafkamp, Toos Pruijs,
Henriëtte Beukers.
De aanwezigen wordt gevraagd de presentielijst te tekenen indien dit nog niet is gebeurd.
Mededelingen

De jeubileumcommissie heeft het afgelopen jaar een fantastisch feest georganiseerd voor het
40 jarig bestaan van de vereniging. Zij worden bedankt voor hun geleverde prestaties.

Jacob Mulder zal na de pauze de aanwezigen informeren over de vorderingen binnen de
banencommissie.

Op zaterdag 22 maart zal de Pimp My Park Day plaatsvinden. De leden kunnen zich hiervoor
aanmelden via het inschrijfbiljet in het clubhuis. Vele handen maken licht werk, dus wordt er
gerekend op een grote opkomst.

Door omstandigheden is de commissieavond gepland op vrijdagavond 28 maart om
20.30 uur. Op deze avond worden onze vrijwilligers in het zonnetje gezet en bedankt voor
hun grote inzet van het afgelopen jaar.

25 maart is de aanvoerdersavond voor de voorjaarscompetitie gepland. De aanvoerders van
de competitieteams krijgen op deze avond informatie over de competitie. Om dat Bert
Nieuwehuizen ernstig ziek is en in het voorjaar zijn taken niet meer kan uitvoeren zijn er wat
veranderingen voor de competitieteams. Deze zal Ruud van de Groep later op deze
vergadering toelichten.

Na deze vergadering zal de trekking plaatsvinden van de toernooisponsors voor 2014 door de
sponsorcommissie.

Voor de bestuursverkiezingen zijn geen tegenkandidaten opgegeven.
Verslag Algemene Ledenvergadering TV de Eemslag 13 februari 2014
1
2. Ingekomen stukken
 Verslag kascommissie
3. Notulen ALV 2013
De notulen zijn afgedrukt in het clubblad en te downloaden van onze website. Per pagina worden
de notulen inhoudelijk en tekstueel doorgenomen. Ruud van de Groep staat als aanwezig, echter
was hij door gezondheidsredenen niet aanwezig. Voor de rest waren er geen op- of aanmerkingen
dus de notulen worden vastgesteld met dank aan de notulist, MvS.
4. Jaaroverzichten commissies
De verschillende commissieverslagen met uitzondering van de jeugdcommissie zijn afgedrukt in
het clubblad. Hier zijn verder geen vragen over. Ruud van de Groep (RvdG) informeert de
aanwezigen over de groen competitie. (competitie voor 12 jarigen) Deze wordt gespeeld op
woensdag en zaterdag. Voor de oranje/rood competitie (competitie voor onder de 10 jaar) heeft de
KNLTB wijzigingen aangebracht wat inhoudt dat deze op zondagochtend gespeeld dient te
worden. Dit is voor velen geen optie. De vereniging heeft daarom een uitwissellingscompetitie
met o.a. Nijkerk en Harderwijk opgestart. Deze worden gespeeld op vrijdagmiddag. De
voorjaarscompetitie is weer goed bezet. Helaas door gezondheidsredenen zal Bert Nieuwenhuizen
zijn taken niet meer uitvoeren. De aanvoerders van de competitieteams zullen daarom gemachtigd
worden om de uitslagen zelf op de KNLTB site in te voeren. Verschillende VCL’s worden
aangewezen om de baanindeling te verzorgen. Op de aanvoerdersavond zal RvdG dit nog een keer
aan de aanvoerders uitleggen. Ook was de najaarscompetitie dit jaar goed gevuld. De KNLTB had
een aantal wijzigingen aangekondigd. Al deze veranderingen zijn van de baan, dus wordt de
competitie als vanouds gespeeld.
5. Financieel verslag
Toelichting penningmeester
JV verteld dat Wouda Speksnijder weer alles tot in de puntjes geregeld heeft. Helaas is zij niet
aanwezig om haar hiervoor nogmaals te bedanken. Daarnaast bedankt JV ook de commissies voor
het aanleveren van begrotingen en de businessclub en sponsoren voor de financiële ondersteuning.
Een beknopte weergave van de opbouw van ons ledenbestand vertelt ons onder andere dat de
vereniging 693 senioren en 160 junioren telt op dit moment. Dit is iets meer dan vorig jaar, dus
blijft onze vereniging stabiel.
Het financiële beheer van het afgelopen verenigingsjaar wordt toegelicht. Het jaar is geëindigd
met een positief resultaat van € 24.968,00. De inkomsten lagen met € 119.609,00 boven de
begroting van € 114.600,00. De uitgaven lagen met € 94.641,00 onder de begroting van
€ 111.800,00. Al met al een heel mooi resultaat.
Verslag kascommissie
De VZ leest het binnengekomen verslag van de kascommissie (Gert Hop en Gert-Jan Geerdink)
voor. Hierin is aangegeven dat de boeken onderzocht en in orde bevonden zijn. Gert-Jan Geerdink
wil JV en Wouda Speksnijder graag bedanken voor hun gevoerde beleid. Alles was zeer
overzichtelijk en duidelijk aangeleverd.
Voorstel decharge verlenen aan bestuur
De commissie geeft de vergadering het advies om het bestuur decharge te verlenen voor het
gevoerde financiële beleid. Er zijn geen vragen en/of opmerkingen en onder applaus van de ALV
worden de door het bestuur opgestelde jaarstukken goedgekeurd en wordt het bestuur decharge
verleend.
Benoeming kascommissie
Gert Hop is aftredend en wordt bedankt voor zijn bijdrage. De nieuwe commissie wordt benoemd
en bestaat uit Gert Jan Geerdink en Martin Koelewijn. Als reserve meldt Dick de Jong zich
spontaan aan. De kascommissie wordt bedankt.
Verslag Algemene Ledenvergadering TV de Eemslag 13 februari 2014
2
6. Begroting 2014 en vaststellen contributie 2014
JV geeft een korte toelichting op de begroting.
Het bestuur stelt voor de contributie te verhogen en vast te stellen op de volgende bedragen:
o Senioren:
€ 140,00
o Junioren v.a. 12 jaar
€ 80,00
o Junioren t/m/ 11 jaar
€ 50,00
De competitiebijdrage blijft gelijk en komt dan ook op € 80,00 voor de voorjaarscompetitie
en € 70,00 voor de najaarscompetitie.
Opgemerkt wordt dat in het rijtje ouderentennis is weggevallen. Het bestuur wil graag deze groep
voor toekomstige aanmeldingen laten vervallen. RvdG informeert de leden dat ouderentennis geen
gebruik mag maken van de tennisbanen in de avonduren. Dit is niet controleerbaar en er is
gebleken dat er nog wel eens misbruik van gemaakt wordt. Gert-Jan Geerdink merkt op dat dus de
goede onder de slechte moeten lijden. Misschien is het beter deze groep een schrijven te doen
toekomen van de regels en bij overschrijding alsnog het volledige lidmaatschap te laten betalen.
Met andere woorden ouderentennis blijft bestaan en voor deze groep wordt de contributie
vastgesteld op:
o
Ouderentennis 60+
€ 90,00
De ALV gaat akkoord met het voorstel en de contributie voor 2014 wordt als zodanig vastgesteld.
7. Stichting Tennishal Bunschoten
Toelichting financieel verslag
Juliaan v.d. Vuurst, penningmeester van de Stichting, licht de balans van de Stichting toe. Voor de
stichting is het een stabiel jaar geweest en er moet weer gespaard worden voor een nieuw dak en
vloerbedekking van de tennishal. Gert-Jan Geerdink (voorzitter van de Stichting) verteld de leden
dat door omstandigheden de kleedkamers in de zomervakantie zijn aangepakt. Ook heeft Gerrit
Ruizendaal na 21 jaar afscheid genomen van de stiching. Tjitse Offinga zal zijn taken als
secretaris overnemen. Omdat hij vandaag jarig is kon hij niet komen. Vanaf 1 april 2014 liggen de
definitieve jaarstukken ter inzage bij JvdV thuis.
VZ bedankt JvdV en Gert-Jan Geerdink namens de vereniging voor hun inzet in het
Stichtingsbestuur.
8. Bestuursverkiezing
Dit jaar is niemand aftredend en herkiesbaar.
Aftredend en niet herkiesbaar is Evert Nawijn. Omdat hij niet aanwezig is, zal hij op een later
tijdstip dit jaar uitgebreidt voor zijn inzet worden bedankt. Zijn taken worden overgenomen door
Jacob Mulder (JM).
Verkiesbaar is Jacob Mulder. Hij wordt onder applaus van de ALV benoemd voor de periode van
drie jaar. Het bestuur wenst hem veel succes.
Verslag Algemene Ledenvergadering TV de Eemslag 13 februari 2014
3
9. Samenstelling commissies 2014
Een aantal mutaties binnen de commissies vinden plaats. De commissieleden die zijn afgetreden
worden bedankt voor hun inzet en zullen in het zonnetje gezet worden op de vrijwilligersavond.
Jan Schuit wordt door de VZ even apart genoemd. Hij wordt bedankt voor het zorgdragen van de
invulling van het clubblad en de nazorg zodat het blad altijd op tijd bij de leden verscheen. Nu is
het digitale tijdperk aangebroken en zullen de leden d.m.v. nieuwsbrieven geïnformeerd gaan
worden. Jan Schuit wordt een bloemetje en een bedankbon overhandigd. De ALV geeft applaus
voor zijn bijdrage aan de vereniging.
Afgetreden zijn:
o
Jeugdcommissie
Rosanne Koelewijn
o
Sponsorcommissie
Toos Pruijs
Henriëtte Beukers
o
Redactiecommissie / Web Redactie Commissie
Jan Schuit
o
Onderlinge Commissie
Mariëlle de Graaf
o
Open Toernooi Commissie
Mariette Pijpers
Paul Foekema
Rob Korlaar
o
Open Jeugd Toernooi Commissie
Ruben van de Groep
o
Commissie Competitie & Trainingen
Gré de Jong
o
Technische Accommodatie Commissie
Evert Nawijn
Commissieleden die zich herkiesbaar stellen en commissieleden die zich verkiesbaar stellen
worden allen benoemd voor de duur van drie jaar. Onder applaus van de ALV worden deze leden
herkozen en verkozen. De VZ wenst alle commissieleden succes en plezier met hun
werkzaamheden voor de club in de komende jaren en hoopt dat iedereen met zijn of haar inzet een
positieve bijdrage kan leveren aan de vereniging.
Herkozen zijn:
o
o
Jeugdcommissie
Margriet Koelewijn
Recreatiecommissie
Hans Veldman
Gerdien van Sandijk
Verslag Algemene Ledenvergadering TV de Eemslag 13 februari 2014
4
Verkozen zijn:
o
o
o
o
o
o
Jeugdcommissie
Martine Vermeer - de Graaf
Sponsorcommissie
Eric Hulskamp
Redactiecommissie / Web Redactie Commissie
Manuela Hafkamp
Onderlinge Commissie
Sanne van Zoest
Open Toernooi Commissie
Hedi Huybrechts
Robert Zuidersma
Milou Voorbach
Open Jeugd Toernooi Commissie
Jisca de Graaf-Beekhuis
10. Rondvraag
Tijdens de pauze is een vraag van Danny Koelewijn binnengekomen. Hij vraagt of er voor de
commissies misschien een eigen opslagruimte gecreëerd kan worden. Deze vraag wordt later op
deze vergadering in behandeling genomen. Nu wordt eerst het woord gegeven aan Jacob Mulder.
Hij zal de leden informeren over de voortgang van de banencommissie.
Jacob vertelt de leden dat het afgelopen jaar de banencommissie bestaat uit Zeger van Twillert,
Edwin van der Hoeven en hij zelf. In 2013 hebben zij zich voornamelijk bezig gehouden met het
uitzoeken van welke baansoorten te koop zijn, hun eigenschappen, kosten voor onderhoud en
aanleg. De basis soorten zijn Gravel Plus varianten, Smashcourt varianten en het traditionele
gravel. Van deze soorten zijn kosten ramingen gemaakt waarbij uitbreiding van de
beregeningsinstallatie is meegenomen. In 2014 is op verzoek van het bestuur uitbreiding van deze
commissie gekomen. Jan Koelewijn, Willem Koelewijn en Tjitse Offinga gaan de
banencommissie versterken. Ook heeft het bestuur gevraagd of de commissie de KNLTB wil
benaderen in het banen proces. In februari is er dan ook door de KNLTB een inventarisatie
gedaan. Hieruit is gebleken dat onze banen nog niet zo slecht zijn. Alleen doordat de banen niet op
de juiste manier zijn onderhouden, zijn de banen onregelmatig wat betreft dikte en is het gravel
ingeklonken en opgehoopt, waardoor er langer regenwater blijft liggen. Doordat er een aantal
machines kapot zijn heeft goed onderhoud ook niet plaats kunnen vinden. Ook heeft de commissie
de waterdoorlaatbaarheid van baan 1 en 2 getest. Hieruit is gebleken dat deze goed zijn echter
dient de bovenste lava laag wel gerevitaliseerd te worden. De aanbeveling van de commissie is
dan ook om de banen 1 en 2 als pilot project te gebruiken door het gravel volledig weg te halen, de
lava laag te revitaliseren en nieuw gravel aan te brengen. Dit houdt in dat de baan dan nog wel 5
jaar mee kan gaan. In maart is de commissie van plan een digitale enquête onder de leden te
houden. Hierin kunnen de leden hun mening geven over welke baansoort zij graag in de toekomst
zouden willen zien. In april wil de commissie dan het rapport met hun aanbeveling, uitkomst
enquête en kosten overzicht aanbieden aan het bestuur.
Ellie Muys vraagt of er geen concurrentie ontstaat als er baansoorten neergelegd worden waarop
het hele seizoen gespeeld kan worden. Jacob verteld haar dat dat niet het geval is. Hij geeft een
voorbeeld van de vale ouwe. Deze vereniging heeft een hal en buitenbanen die in de winter
bespeelbaar zijn. De hal ondervindt daar geen concurrentie van en zo zijn er nog meer
verenigingen zoals wij.
Voor de rest waren er geen vragen en de VZ bedankt Jacob voor zijn uitgebreide en duidelijke
toelichting.
Verslag Algemene Ledenvergadering TV de Eemslag 13 februari 2014
5
De VZ komt terug op de vraag van Danny. Hij verteld hem dat de kast in de bestuurskamer alleen
door de commissieleden wordt gebruikt en dat het misschien beter is met de commissies een
datum te plannen om de kast op te ruimen.
Ook vraagt Danny of het niet mogelijk is om de volledige sponsoringen van de toernooien bij de
sponsorcommissie neergelegd kan worden. Het kost zijn commissie veel tijd en hij vind dat dit bij
de sponsorcommissie hoort. De VZ vertelt hem dat misschien niet alle commissies hierop zitten te
wachten en dat zij dit graag zelf in eigen hand willen houden. Ook is het met de huidige bezetting
van de sponsorcommissie niet mogelijk om deze taken erbij te krijgen. Het is van groot belang om
eerst de sponsorcommissie op orde te krijgen. De VZ geeft aan dat een overleg met de commissies
en de sponsorcommissie wel zinvol is en dat de sponsorcommissie dit op termijn gaat inplannen.
11. Sluiting
De VZ bedankt iedereen voor zijn of haar aanwezigheid en inbreng. Hij geeft aan dat het bestuur
ook dit jaar alles zal doen om het ingezette beleid te continueren en wenst een ieder een sportief en
succesvol seizoen toe, waarna hij de vergadering sluit met de woorden….
Meer slagkracht met … de Eemslag
12. Trekking toernooisponsors 2014
Eric Hulskamp, voorzitter van de sponsorcommissie, maakt de toernooisponsors voor
2014 bekend. Mady van Sandijk assisteert hem bij deze trekking. Getrokken worden voor
de toernooien van 2014:
Open Jeugd Toernooi
Intersport Van Dam
Open Toernooi
Meerwaerde Financieel Adviseurs
Clubkampioenschappen Beekhuis Registeraccounts
Wanneer er een sponsor afhaakt is er ook een reserve toernooisponsor getrokken. Deze is
Boboli Benelux
Verslag Algemene Ledenvergadering TV de Eemslag 13 februari 2014
6

Download Report