Om uw mail probleemloos te migreren is het noodzakelijk

donald smits centrum voor
informatie technologie
Handleiding:
Mail migreren
Dienst:
Collaboration
cit servicedesk
Om uw mail probleemloos te migreren is het noodzakelijk
onderstaande handleiding stap voor stap te volgen!
Houd er rekening mee dat het migratieproces lang kan duren!
Lees de toelichting op pagina 14
Stap 1. Het eenmalig instellen van 2-Step Verification ….…………….….…..… p.2
Authenticatie in twee stappen is Google's extra veiligheidsoptie. Authenticatie in twee
stappen moet ingeschakeld zijn voordat u een Application-specific password kan aanmaken.
Stap 2. Voor het eerst een Application-specific password aanmaken …. p.6
U heeft een apart Google wachtwoord (Application-specific password) nodig om uzelf met uw
e-mailadres bekend te maken bij Google
2a. Aanmaken Application-specific password …………………..…………..……..…. p.9
Stap 3. Uw mail migreren ………..…………………………………………..……………….……... p.12
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-1-
Stap 1. Het eenmalig instellen van 2-Step Verification
Let op!
• Heeft u 2-Step Verification reeds ingesteld? Ga dan naar 2a. op pagina 9.
• Maakt u gebruik van een F-account? Laat deze stap over aan de eigenaar van dit
account. Volg de handleiding ‘F-account’.
Open Google Chrome en browse naar googleapps.rug.nl
Vul de Username en Password in en klik op Login (alleen nodig als u nog niet ingelogd
bent via Single Signon)
Klik op het pijltje rechts naast uw e-mailadres of op uw foto en klik vervolgens op
Account
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-2-
Klik op 2-Step Verification onder het kopje Signing in
Klik op Start setup >>
U krijgt de keuze:
1. uw mobiele nummer in te voeren en te kiezen voor een SMS of Voice Call of
2. het telefoonnummer van uw werk in te voeren en te kiezen voor Voice Call
Voer het nummer in en klik op Send code
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-3-
U krijgt van Google een code terug
Vul de verstrekte code in en klik op Verify
Klik op Next >>
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-4-
Klik op Confirm
Indien het onderstaande scherm verschijnt klik dan op Do this later
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-5-
en vervolgens op OK
Stap 2. Voor het eerst een Application-specific password aanmaken
(Ga naar 2a wanneer u al eerder een Application-specific password heeft aangemaakt)
Klik op de tab App-specific passwords
Klik op Manage application-specific passwords
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-6-
Indien het onderstaande scherm verschijnt klik dan op Do this later
en vervolgens op OK
Klik op Select app
Selecteer Other (Custom name)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-7-
Vul in Migration tool en klik op GENERATE
Kopieer het gegenereerde password in de gele balk (of schrijf het over), klik
DONE en ga verder met ‘3. Uw mail migreren’, op p. 12 (stap 2a. kunt u overslaan)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-8-
2a. Aanmaken Application-specific password
(Begin hier als u stap 1 en 2 van deze handleiding al in een eerder stadium heeft doorlopen.)
Open Google Chrome ofMozilla Firefox en browse naar googleapps.rug.nl
Vul uw Username en Password in en klik op Login (alleen nodig als u nog niet ingelogd
bent via Single Signon)
Klik op het pijltje rechts naast uw e-mailadres of op uw foto en klik op Account
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
-9-
Klik op App password onder het kopje Signing in
Klik op Select app
Selecteer Other (Custom name)
Vul in Migration tool en klik op GENERATE
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
- 10 -
Kopieer het gegenereerde password in de gele balk (of schrijf het over), klik
DONE en ga verder met ‘3. Uw mail migreren’, op p. 12
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
- 11 -
Stap 3. Uw mail migreren
Open een nieuwe tab in Google Chrome of Mozilla Firefox en browse naar
https://gogoogle.rug.nl
Vul eerst uw RUG e-mailadres in, plak daarna het aangemaakte Application-specific
password uit het nog openstaande scherm in het invoerveld en klik op Next
Selecteer eerst uw INBOX en klik Next
U kunt de migratietool zo vaak als u wilt gebruiken
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
- 12 -
Klik op Migrate
(lukt het niet het migratieproces te starten herstart dan uw browser!)
Selecteer en migreer vervolgens de overige folders op dezelfde wijze. U kunt
meerdere folders selecteren.
U kunt de tab in uw browser afsluiten. In uw Google Apps mailbox ontvangt u een
e-mail met de title ‘Gogoogle Migration Status link’ Door op de link te klikken
kunt u de status van uw migratie bijhouden/bekijken.
Onderstaand scherm wordt getoond
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
- 13 -
Zodra de migratie voltooid is, ziet u onderstaande
Toelichting
*Het migratieproces vindt plaats op een server, niet op uw eigen pc. U kunt gedurende het
proces al uw benodigde programma’s starten en werkzaamheden uitvoeren. U kunt zelfs de
browser of de tab, waarin u de migratietool heeft gestart, afsluiten.
*De tijd die het proces in beslag neemt is afhankelijk van de hoeveelheid e-mail die u
migreert, niet van het volume van uw mailbox.
Per account kunnen er maximaal 3500 berichten per uur gemigreerd worden
*Migreren = kopiëren, mailfolders worden niet verplaatst!
*Het kan even duren voordat uw mail in uw Google mailbox tevoorschijn komt.
Zodra de migratie van een folder is afgerond ontvangt u een migration summary over die
betreffende folder met daarin informatie over de mails die wel en niet gemigreerd zijn.
*Om veiligheidsredenen accepteert Google niet alle bestanden (attachments), deze dient u
op een andere manier veilig te stellen. Zie voor meer informatie
https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=nl
*Google telt conversaties i.p.v. berichten. Hierdoor kan het aantal in berichten in Google
verschillen met het aantal berichten in webmail.rug.nl (conversaties kunt u eventueel
uitzetten onder settings)
Heeft u rules/mailfilters ingesteld? Rules/mailfilters kunnen niet gemigreerd worden. U kunt
ze opnieuw instellen onder het tandwiel (settings) in uw mailbox op
https://googleapps.rug.nl
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Heeft u nog vragen?
Op www.rug.nl/servicedesk ziet u waar en hoe de servicedesk bereikbaar is
- 14 -

Download Report