Concept-Ontwikkelopgave Rekenkamer Tilburg

Concept-Ontwikkelopgave Rekenkamer Tilburg 2015-2021 versie d.d. 28 november 2014
1) Aanleiding
Met het oog op het aflopen van de eerste termijn van de Rekenkamer Tilburg in februari 2015, heeft de
commissie Bestuur op 6 oktober 2014 een begeleidings- en selectiecommissie ingesteld voor de evaluatie en
(her)benoeming van de leden van de Rekenkamer Tilburg. Deze commissie bestond uit de volgende
raadsleden:
De heer Cees van Dijk (commissievoorzitter)
De heer Marcel van den Hoven
De heer Eric Logister
De heer Bram Keijsers
Mevrouw Linda Oerlemans
De commissie kreeg als opdracht een evaluatie uit te voeren gericht op het formuleren van een
ontwikkelopgave voor de tweede benoemingsperiode 2015-2021 alsmede het voorbereiden van een voorstel
tot (her)benoeming van de leden van de Rekenkamer Tilburg. In dit memo worden de resultaten van de
evaluatie weergegeven en wordt een ontwikkelopgave geformuleerd.
2) Aanpak
De begeleidings- en selectiecommissie heeft in oktober 2014 een korte evaluatie uitgevoerd. Door de leden van
de commissie zijn een tweetal groepsgesprekken gevoerd met:
Huidige voorzitter van de Rekenkamer Tilburg
Wethouder de Ridder, Wethouder de Vries en de corporate controller
Daarnaast is een schriftelijke vragenlijst uitgezet onder alle fractievoorzitters. Als leidraad voor het onderzoek
is gewerkt met onderstaand analysemodel.
1
3) Bevindingen
Input
• Model: Er heerst tevredenheid over een model met vier externe leden.
• Randvoorwaarden: De Rekenkamer Tilburg beschikt relatief gezien over een beperkt budget in vergelijking
tot andere (grote) gemeenten, maar er zijn tot op heden geen knelpunten ervaren in de beschikbare
middelen. Mede tegen de achtergrond van het toenemend aantal taken voor de gemeente (met daarbij
behorende nieuwe expertise) en de in omvang groeiende budgetten, adviseert de selectie- en
begeleidingscommissie om enige flexibiliteit in te bouwen met betrekking tot de omvang van het
onderzoeksbudget (25.000 euro per jaar).
• Bezetting: De huidige bezetting van de Rekenkamer zit op één lijn voor wat betreft de
rolopvatting/rolinvulling. In het onderscheid tussen 'rekkelijken en preciezen', kan de huidige bezetting van
de Rekenkamer Tilburg geschaard worden onder de 'rekkelijken' voor wat betreft de rolinvulling. De
huidige bezetting van de Rekenkamer is volgens de ondervraagden deskundig. De Rekenkamer Tilburg
heeft een werkwijze ontwikkeld waarbij vrijwel al het onderzoek in eigen beheer wordt uitgevoerd door de
leden zelf met de inzet en ondersteuning van de ambtelijk secretaris/onderzoeker. Randvoorwaarde
daarbij is dat leden een intrinsieke betrokkenheid hebben bij het onderzoekswerk en het 'goede voor
hebben met Tilburg' ofwel binding hebben met de stad.
• Bevoegdheden: De Rekenkamer heeft de bevoegdheid om haar onderzoeksbevindingen te vertalen in
raadsvoorstellen. Collegeleden en raadsfracties hebben aangegeven dat er verbeteringen mogelijk zijn
voor wat betreft de bestuurlijke behandeling van de raadsvoorstellen van de Rekenkamer (zie ook
verderop). 'Nieuwe afspraken hierover zijn gewenst'.
Throughput
• Onderwerpkeuze: Over de onderwerpkeuze van de Rekenkamer, wordt door ondervraagden over het
algemeen positief gedacht. Met de onderwerpkeuze speelt de Rekenkamer voldoende in op de behoefte
van de raad. Een aantal onderwerpen is gekozen op voorstel van (een deel van) de raad zoals het
onderzoek naar de parkeergarage Pieter Vreedeplein en de omgang met vertrouwelijke informatie. Een
aantal ondervraagden wijzen op het risico dat de Rekenkamer onderdeel kan worden van het politieke
proces. Bij onderzoeken op verzoek van de raad, kan er een bepaalde druk op uitkomsten komen te liggen:
'er moet iets uitkomen'. Dit risico speelt bijvoorbeeld bij het lopend onderzoek naar Stappegoor.
• Uitvoering onderzoeken: Met uitzondering van het onderzoek naar de decentralisatie van de jeugdzorg
hebben de onderzoeken van de Rekenkamer een ex-post karakter gehad (terugblikkend op het verleden).
Rode draden in de onderzoeken zijn veelal geweest 'sturing', 'kwaliteit van de informatievoorziening' en
'P&C-stukken'. Een groot aantal ondervraagden spreekt de wens uit de focus te verschuiven naar meer
toekomstgericht onderzoek (bijvoorbeeld door het beoordelen van opgestelde scenario's). Een mogelijk
risico bij ex-ante onderzoek, is dat de Rekenkamer op de stoel van het college gaat zitten en/of onderdeel
wordt van het politiek proces.
• Interne organisatie: In beginsel worden onderzoeken door de Rekenkamer zelf uitgevoerd. De Rekenkamer
huurt in beperkte mate externe onderzoekers in. Wel worden regelmatig externe experts benaderd in de
rol van klankbord. Ondervraagden zijn van mening dat de Rekenkamer tijdig specialistische kennis in zou
moeten huren, wanneer deze kennis niet aanwezig is binnen de huidige bezetting. De Rekenkamer Tilburg
heeft in 2013 ervaring opgedaan in samenwerking met andere rekenkamer(commissie)'s. Er is een
gezamenlijk onderzoek uitgevoerd met de Rekenkamer(commissie)'s van Breda, Eindhoven en Den Bosch.
• Stijl/cultuur/werkwijze:
o De relatie tussen de raad en de rekenkamer wordt positief beoordeeld. De relatie met de raad krijgt
vorm via 'koffiekamerbijeenkomsten', periodiek overleg met de voorzitter van de Auditcommissie en
een (twee)jaarlijks rondje langs de fractievoorzitters ter inventarisatie van de
onderzoeksonderwerpen. Er zijn volgens ondervraagden mogelijkheden om de relatie met de raad
verder te verdiepen.
o De werkrelatie tussen het college, de ambtelijke organisatie en de Rekenkamer wordt als voldoende
ervaren. Aanvankelijk werd de houding van de Rekenkamer ervaren als 'afrekenen'. Het college had
soms het gevoel dat de Rekenkamer 'er op uit was om op zoek te zijn naar iets wat niet klopte'. Dit
speelde o.a. bij de onderzoeken naar de grondexploitatie, dummy programmabegroting en de
apparaatskosten. Ondervraagden zien een omslag naar 'meedenken'. De organisatie is positief over de
samenwerking met de ambtelijk secretaris van de Rekenkamer. Ondervraagden zien mogelijkheden
voor verbetering. Zo denkt men bijvoorbeeld aan meer overleg tijdens de start van een onderzoek
2
(bijv. bij de bepaling van de onderzoeksaanpak) en de wijze waarop de bestuurlijke hoor- en
wederhoor (met name bij de rekenkamerbrieven) wordt vormgegeven. Collegeleden geven aan graag
meer mogelijkheden te krijgen voor hun inbreng bij de bespreking van rapporten in de commissie en
de raad, zodat bepaalde zaken in een context kunnen worden geplaatst en/of nader worden
toegelicht.
Output
• Rapportages: De Rekenkamer Tilburg heeft de afgelopen periode voldoende 'producten' opgeleverd. 'We
letten niet op de kwantiteit maar op de kwaliteit'. Er zijn zowel brieven als complete onderzoeksrapporten
naar de raad gezonden. Sommige onderzoeken hebben betrekking op heel specialistisch terrein, dat vergt
goede vakkennis van de Rekenkamer. De inhoudelijke kwaliteit van rapporten en brieven wordt in zijn
algemeenheid positief beoordeeld. 'De Rekenkamer levert producten van niveau', aldus ondervraagden.
Het 'formuleren van lessen' voert in het algemeen de boventoon in de rapporten en brieven van de
Rekenkamer. In de afgelopen periode heeft de Rekenkamer Tilburg met haar producten geen aandacht
besteed aan publieke verantwoording, ondanks dat dit wel één van de (wettelijke) doelstellingen van de
Rekenkamerfunctie is.
• Effecten/doorwerking: De doorwerking van de rapporten van de Rekenkamer Tilburg is doorgaans goed.
De ervaring leert dat aanbevelingen (veelal integraal) worden overgenomen door de raad. Het is voor de
Rekenkamer een zoekproces geweest in het vinden van de juiste manier om de raad in positie te krijgen.
'De Rekenkamer moet haar aanbevelingen op het juiste niveau formuleren, waarna het vervolgens aan de
raad is om een politieke duiding te geven' Er zijn rapporten verschenen met aanbevelingen op een heel
gedetailleerd niveau en er zijn rapporten opgesteld zonder aanbevelingen (bijvoorbeeld het rapport over
de MFA's). Het rapport over de kwaliteit van de informatievoorziening/grondexploitatie bevatte (te) veel
gedetailleerde aanbevelingen. De mate van concreetheid kan de verdere (ambtelijke) uitwerking
frustreren. De 'organisatie heeft er last van als er aanbevelingen worden gedaan die de kern niet helemaal
raken of die "doorslaan".' Het college beschouwt het als zijn taak om uitvoering te geven aan besluiten van
de raad, die voortvloeien uit de rapporten van de Rekenkamer. Het navolgonderzoek subsidiebeleid toont
aan dat daadwerkelijk uitvoering wordt gegeven aan rapporten. Er zijn verbeterstappen te zien.
• Presentatie/communicatie: De Rekenkamer kiest ervoor om voorafgaand aan de bestuurlijke behandeling
via zogenaamde 'koffiekamerbijeenkomsten' de belangrijkste conclusies van het onderzoek te
presenteren. In sommige gevallen zijn hierbij externe experts uitgenodigd geweest.
4) Conclusie evaluatieonderzoek
Op basis van de gevoerde gesprekken en de ingeleverde vragenlijsten trekt de begeleidings- en
selectiecommissie de volgende conclusie: in zijn algemeenheid heerst er tevredenheid over het functioneren
van de Rekenkamer. Reden voor grote veranderingen ziet de commissie niet, maar dat laat onverlet dat er
mogelijkheden zijn voor verdere verbeteringen. Hiertoe heeft de commissie een ontwikkelopgave voor de
periode 2015-2021 geformuleerd.
3
5) Ontwikkelopgave voor de Rekenkamer Tilburg
De begeleidings- en selectiecommissie formuleert op basis van de uitgevoerde evaluatie de volgende
ontwikkelopgave voor de Rekenkamer Tilburg:
5.1) Model, budget en samenwerking met andere rekenkamers: volg de ontwikkelingen
In 2008 is door de raad gekozen voor een Rekenkamer met externe onafhankelijke leden. Aanvankelijk koos
men voor een model met drie leden, maar tijdens de wervings- en selectieprocedure in het najaar van 2008 is
destijds gekozen om vier leden (waarvan een lid tevens de rol van voorzitter vervuld) voor te dragen voor
benoeming. De evaluatie geeft vooralsnog geen aanleiding af te wijken van de huidige vorm, het beschikbare
budget en de werkwijze. Echter de commissie voorziet een aantal omstandigheden die mogelijk op de
middellange termijn (2-3 jaar) tot een ander standpunt zou kunnen leiden:
- Mede gelet op de in omvang toenemende taken van de gemeente alsmede de gemeentelijke budgetten,
pleit de begeleidings- en selectiecommissie voor enige flexibiliteit t.a.v. het beschikbare
onderzoeksbudget. De commissie adviseert de raad om mede gelet op de aanstaande decentralisaties (per
1 januari 2015) bij de begrotingsbehandeling 2018 te beoordelen of het onderzoeksbudget van de
Rekenkamer eventueel herijkt moet worden.
- Tegen een achtergrond waarbij de gemeente steeds meer in samenwerkingsverbanden opereert
(bijvoorbeeld in regionaal verband bij de 3D's en de gemeentelijke dienstverlening alsmede de bovenlokale
samenwerking bijvoorbeeld in B5-verband), pleit de commissie ervoor dat de Rekenkamer Tilburg actief
blijft zoeken naar samenwerkingsverbanden met andere (lokale) Rekenkamer(commissie)'s.
Tenslotte merkt de commissie op dat het inhuren van specialistische kennis (o.a. op het terrein van de nieuwe
gemeentetaken en/of de complexere vraagstukken rondom bijvoorbeeld gebiedsontwikkeling) de kwaliteit van
de producten van de Rekenkamer Tilburg verder kan verhogen en/of de doorlooptijd van onderzoeken kan
verkorten. De commissie pleit voor een goede mix tussen het zelf onderzoek doen en het inhuren van
specialistische kennis.
5.2) Investeer in de verdieping van de relatie met de raad en college
De begeleidings- en selectiecommissie constateert dat, hoewel er tevredenheid heerst over de relatie tussen
de betrokken actoren, er een verdere 'verdieping' mogelijk is met betrekking tot:
- De inbreng van de raad met betrekking tot de onderwerpkeuze en de uitwerking van de (afbakening) van
de onderzoeksvraagstelling. Een goede relatie met de raad, met commitment aan de voorkant bij de
onderwerpkeuze en de uitwerking van de vraagstelling, draagt bij aan de doorwerking van de rapporten en
brieven van de Rekenkamer. Momenteel bevraagt de Rekenkamer periodiek afzonderlijk de
fractievoorzitters op ideeën/suggesties voor de onderzoeksprogrammering. Het proces hierna is soms een
'black box'. De commissie pleit voor meer samenwerking tussen de raad(sfracties) en de Rekenkamer
waarbij helder wordt wat behoeften zijn ten aanzien van onderwerp en de concrete vraagstelling. De
Rekenkamer zal als professionele opdrachtnemer wel goed moeten toetsen of zij voor het partijpolitieke
'karretje' worden gespannen. De Rekenkamer dient altijd gezaghebbend 'nee' te kunnen zeggen en heeft
het 'laatste woord' ten aanzien van de definitieve onderwerpkeuze.
- De samenwerking tussen Auditcommissie en Rekenkamer: De Auditcommissie en de Rekenkamer Tilburg
hebben onlangs de wens uitgesproken om te komen tot een intensievere vorm van samenwerking. Deze
samenwerking kan bijvoorbeeld omvatten het houden van gezamenlijke werksessies bijvoorbeeld in het
kader van het jaarlijkse onderzoek van de rekening en/of afstemming met betrekking tot de gemeentelijke
onderzoeksprogrammering (bijv. 213a-onderzoeken en onderzoeken door de accountant).
- De duurzame werkrelatie met college en ambtelijke organisatie: Een Rekenkamer moet voort durven te
bouwen op de onderzoeks- en ontwikkelagenda van het college om dubbeling en mismatch met de praktijk
te voorkomen (aansluiten bij de politiek-bestuurlijke praktijk). De hoor- en wederhoorfase kan nog beter
worden benut om te komen tot een rapport dat door college en ambtelijke organisatie wordt 'gedragen'.
Dat gaat verder dan een rapport dat is gecontroleerd op feitelijke juistheid. 'Gedragen' betekent
bijvoorbeeld dat een rapport qua toon recht doet aan ingezette ontwikkelingen, geleverde inspanningen
en de actuele ontwikkelagenda van college en ambtelijke organisatie. 'Gedragen' betekent uiteraard niet
dat 'onwelgevallige bevindingen' niet benoemd mogen worden. Het ligt voor de hand om in het kader van
de hoor- en wederhoor, naast de formele briefwisseling, een gesprek te organiseren tussen de
Rekenkamer en de betrokken portefeuillehouder(s) en ambtenaren.
4
5.3) Leg de focus in onderzoek meer op realisatiegericht (ex-ante)onderzoek
Uit de evaluatie komt evident een wens naar voren om niet alleen terug te blikken, maar kritisch mee te
bouwen aan relevante ontwikkelingen binnen de gemeente. Deze wens sluit aan bij een landelijke trend:
steeds meer rekenkamer(commissie)s verleggen hun aandacht van traditioneel onderzoek naar
doeltreffendheid en doelmatigheid naar ander typen onderzoek. Hier passen andere onderzoeksbenaderingen
en -methoden bij. Vraagstellingen zijn eerder verkennend dan toetsend van aard. Dataverzameling en analyse
zijn eerder gericht op het ontwikkelen en/of bestuderen van scenario's of mogelijke oplossingsrichtingen dan
op toetsen van de praktijk aan een normenkader. De Rekenkamer dient daarbij zeker niet op de stoel van het
college te gaan zitten ('als beleidsadviseur') maar haar onderzoek dusdanig in te richten dat het onderzoek
bijdraagt aan het versterken van de kaderstellende en controlerende (autonome) rol van de raad.
5.4) Maak meer werk van publieke verantwoording
Eén van de doelstellingen die de wetgever ooit beoogd heeft met de rekenkamerfunctie is het vergroten van de
publieke verantwoording. In de afgelopen benoemingsperiode is door de huidige Rekenkamer hieraan geen
invulling gegeven. De selectie- en begeleidingscommissie verzoekt de Rekenkamer Tilburg voor de komende
periode tot een concrete invulling te komen van de publieke verantwoording. Bijvoorbeeld wordt gedacht aan
het bevragen van burgers tijdens onderzoeken en het begrijpelijk communiceren met de stad over
onderzoeksbevindingen van de Rekenkamer.
5.5) Van onafhankelijk onderzoekorgaan naar natuurlijk adviseur voor de raad
De Rekenkamer is een instrument van en voor de raad en heeft tot doel het activeren en ondersteunen van de
raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. Dit alles in samenwerking met anderen zoals de raadsgriffie
en de externe accountant. Door een intensievere relatie met de raad en een verschuiving richting meer exante/realisatiegericht onderzoek, kan de Rekenkamer zich meer ontwikkelen richting een 'natuurlijk adviseur
voor de raad' met oog voor de rol en positie van de raad in relatie tot het dualistisch samenspel tussen raad en
college.
De Rekenkamer zal bij ieder onderzoek op zoek moeten naar de passende toon en presentatievorm. Dikke
rapporten zijn niet altijd aansprekend. De Rekenkamer zou op zoek kunnen gaan naar meer aansprekende
rapportagevormen die kort en krachtig zijn en opvallen tussen alle schriftelijke stukken die raadsleden moeten
doornemen. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld 'infographics' (korte tekenfilmpjes) en concrete
handreikingen voor de raad. Korte en krachtige rapportages dragen tegelijkertijd bij aan de publieke
verantwoording (zie ook 5.4).
6) Bestuurlijke behandeling in de raad
Uit de evaluatie is tenslotte gebleken dat zowel raadsfracties als het college van B&W mogelijkheden zien om
de bestuurlijke behandeling van rapporten van de Rekenkamer in de commissie beter te stroomlijnen. De
commissie adviseert om het commissiestatuut en/of het reglement van orde van de gemeenteraad hierop aan
te passen zodat er sprake is van een uniforme behandelwijze.
5

Download Report