Microsoft Lync: hoe bepaalt u wat uw organisatie nodig heeft? Introductie Unified Communications (UC) is bezig aan een opmars. Begin dit jaar bracht consultancyfirma Frost & Sullivan een rapport uit waarin een antwoord gegeven wordt op de vraag in hoeverre het MKB al gebruikmaakt van UCoplossingen. Wat blijkt? Unified Communications wordt in alle onderzochte landen het meest toegepast door organisaties met verschillende vestigingen en door organisaties waar Het Nieuwe Werken is geadopteerd. De 315 ondervraagde salespartners in de studie geven aan dat 83% van hun klanten al van audio-conferencing gebruikmaakt, gevolgd door VoIP (81%) en instant messaging (69%). Zo’n 66% heeft een integratie van vaste en mobiele telefoons gerealiseerd. Het rapport onderschrijft dat er reeds een brede groep eindgebruikers bestaat die met een grote verscheidenheid aan redenen met Unified Communications aan de slag zijn gegaan. Juist die verschillende overwegingen van ondernemers en managers willen we in dit whitepaper inzichtelijk voor u maken. De beweegredenen binnen organisaties hebben namelijk een grote invloed bij de keuze van een UCoplossing, en dat geldt ook voor het kiezen van een passende vorm van Microsoft Lync. 1. Keuzes maken Het beleid binnen organisaties blijkt vaak een aanleiding te zijn om over te stappen naar een UC-oplossing. De overgang naar Het Nieuwe Werken of het sociaal samenwerken is daar een goed voorbeeld van. Zo startte energieleverancier Essent in 2010 een programma om medewerkers slimmer en efficiënter te laten werken door middel van Unified Communications. Werknemers hadden eerder in een onderzoek aangegeven dat de vele verplaatsingen tussen kantoren en het bijkomende fileleed weinig bevorderlijk waren voor een goede work-life balance. Na de invoering van UC-oplossingen besloot Essent uiteindelijk om van 13 vestigingen terug te gaan naar 5 vestigingen. Een wereld van verschil voor de medewerkers, die nu in staat werden gesteld flexibel vanuit huis te werken en de bereikbaarheid van hun collega’s te controleren. De overgebleven kantoren werden ingericht als inspirerende ontmoetingsplekken. 1.1. UC implementatie als verandertraject Wat het gevoerde beleid ook is, de vraag naar een dergelijke oplossing komt veelal vanuit de visie van de ondernemer of het management. Een visie die niet alleen IT of Finance raakt, maar vooral ook HRM (zoals we in het voorbeeld van Essent zagen). We bevelen daarom aan om het implementeren van Unified Communications te zien als een verandertraject en niet als een project van de IT-afdeling. De implementatie en adoptie van VoIP, instant messaging en videovergaderen door uw medewerkers behoeft leiderschap: een succesvolle transitie van klassieke telefonie naar een geïntegreerd communicatiesysteem als Microsoft Lync verloopt top-down, niet bottom-up. 1.2. Beleidskeuzes Aan de hand van het beleid moeten keuzes gemaakt worden over de implementatie van de UC-oplossing. Wat voor uw organisatie de juiste vorm is, hangt af van een aantal factoren. Hoeveel medewerkers moeten er gebruik van gaan maken? Welke functionaliteiten zijn voor hen toegankelijk? Wilt u on-premise of in de cloud? Daarnaast speelt het financiële aspect een rol. Sommige UC-oplossingen kennen een hoge initiële investering (CAPEX) terwijl anderen goedkoper zijn in de aanschaf maar terugkerende kosten hebben (OPEX). Het komt regelmatig voor dat organisaties recentelijk grote investeringen in hun hardwareomgeving hebben gedaan, of over apparatuur beschikken die nog niet afgeschreven is. In hoeverre wilt u hardware hergebruiken? En in hoeverre is er budget om de transitie in één fase te doorlopen? 1.3. Voordelen Lync De investering die u maakt in een UC-oplossing is sterk afhankelijk van de wensen van uw organisatie. Hoe dan ook hebben de meeste investeringen in bijvoorbeeld Microsoft Lync een relatief korte terugverdientijd. Daarna kan vaak fors bespaard worden op telefoniekosten, reiskosten en zelfs op kantoorruimte. Onderzoek van McKinsey wijst uit dat de toepassing van sociale technologieën bovendien kan leiden tot een hogere productiviteit. Naast financiële voordelen biedt een UC-oplossing als Microsoft Lync uw organisatie immateriële voordelen als plezierig samenwerken, gemakkelijke kennisdeling en een gevoel van saamhorigheid – ook al zitten medewerkers niet op dezelfde locatie. Microsoft Lync is daarmee een dienst die uw communicatie met klanten en medewerkers verbetert. Bellen via het internet (VoIP) is gratis, u betaalt alleen voor bellen via het vaste net of via een mobiele telefoon. Lync maakt onderdeel uit van het Microsoft Office-pakket en u hoeft zich daarom geen zorgen te maken over de integratie met Office365. Juist die integratie maakt instant messaging, videoconferencing, documenten delen en skypen mogelijk, vanuit een gebruiksvriendelijke interface. Met Microsoft Lync beschikt u over een dienst die 24 uur per dag, 7 dagen per week beheerd wordt met een uitstekende performance en beschikbaarheid. Uw bedrijf blijft op die manier altijd goed bereikbaar. 2 (6) 2. De opties Indien uw keuze op Microsoft Lync valt, zijn er in eerste instantie een drietal opties beschikbaar. Aan de hand van de behoeften van uw organisatie kiest u voor Hosted Lync, voor een On-Premise Appliance of voor een Virtual Appliance. Hieronder volgt een uitgebreide beschrijving van deze drie verschillende vormen van Microsoft Lync. 2.1. Hosted Lync Hosted Lync is een krachtige telefonieoplossing op basis van Microsoft Lync die gehost wordt in de cloud. Uw investering is beperkt: geen opstartkosten, behalve voor het porteren van uw eigen telefoonnummer(s). StartReady biedt twee vormen van Hosted Lync aan: Lync4all Public Cloud Voor bedrijven vanaf 10 medewerkers is Lync via een Public Cloud beschikbaar. De Microsoft Licenties zijn standaard inbegrepen. U kunt kiezen uit een aantal opties die uw communicatieoplossing compleet maken. De investeringen zijn beperkt: een abonnement is al vanaf drie maanden beschikbaar en er zijn geen opstartkosten. Lync4all Private Cloud Voor bedrijven vanaf 100 medewerkers wordt de cloud op maat ingericht. Lync4all Private Cloud bevat de geavanceerde functionaliteit van Lync inclusief telefoonabonnement. Microsoft licenties zijn niet standaard inbegrepen, dit is afhankelijk van hetgeen u al in huis heeft. U kunt kiezen uit een uitgebreid pakket aan opties waarmee Lync4all specifiek voor u ingericht wordt. 3 (6) 2.2. On-Premise Appliance StartReady ontwikkelt Appliances op basis van Microsoft Lync. Deze oplossing brengt telefonie, e-mail, videoconferencing en instant messaging samen op een stabiel platform. Hardware, software en beheer zijn geïntegreerd tot één eindproduct, waardoor de ingebruikname sterk is vereenvoudigd en continuïteit is gegarandeerd. Waar andere partijen Lync aanbieden met langdurige implementatie- en consultancytrajecten, zijn de Appliances voor Microsoft Lync van StartReady een kwestie van plug-and-play met behulp van het StartReady Deployment Platform (SDP). In slechts enkele dagen tijd wordt deze op locatie geïnstalleerd en geconfigureerd. Tevens is de continuïteit door middel van een solide SLA verzekerd. Er zijn verschillende varianten van de On-Premise Appliance voor Microsoft Lync: Basic Appliance Deze krachtige telefonieoplossing is bedoeld voor organisaties vanaf 100 eindgebruikers, tot een maximum van 4000 eindgebruikers. De Basic Appliance kan enkelvoudig worden geïmplementeerd, maar door de plaatsing van meerdere Appliances kan een hoge beschikbaarheid (HA) gerealiseerd worden. Enterprise Appliance Om de implementatie van Microsoft Lync in grote organisaties zo laagdrempelig mogelijk te maken is de Enterprise Lync Appliance ontwikkeld. Deze is geschikt voor organisaties vanaf 2500 eindgebruikers en voldoet standaard aan de hoge eisen voor beschikbaarheid die grote organisaties moeten stellen. De Enterprise Appliance vervangt traditionele telefooncentrales en is ‘designed for voice’. Dit betekent onder andere dat er ondersteuning is voor de meeste groei- en migratiescenario’s. Ook maakt de oplossing een integratie met bestaande systemen mogelijk. Management Appliance De Management Appliance voor Microsoft Lync is een oplossing voor bedrijven die zelfstandig hun Microsoft Lync-omgeving hebben geïmplementeerd, maar deze niet kunnen of willen beheren. De implementatie van de Management Appliance en het overdragen van het beheer en onderhoud aan StartReady gebeurt in de vorm van een SLA, waarin updates, monitoring en alerting zijn inbegrepen. Ook van de pro-active helpdesk kan gebruik gemaakt worden. Zo is de continuïteit van uw Lync-omgeving op eenvoudige maar specialistische wijze geregeld. 2.3. Virtual Appliance De Virtual Appliance sluit Lync aan op uw bestaande infrastructuur, zonder dat er een fysieke appliance wordt geïnstalleerd. U kunt zodoende meer rendement halen uit reeds gedane investeringen in uw hardwareomgeving omdat u geen aparte server hoeft in te richten voor Lync. De Virtual Appliance heeft als voordeel dat een potentieel hogere beschikbaarheid gehaald kan worden dan bij hardware appliances en bovendien kan men effectief schalen bij groei of krimp van uw organisatie. Voor de implementatie en het beheer van de Virtual Appliance worden wederom het SDP (StartReady Deployment Platform) en de geavanceerde Management & Monitoring tool gebruikt. Mede dankzij het SDP wordt het implementatieproces aanzienlijk versneld. 4 (6) 3. Keuzematrix Om u te helpen bij de keuze voor een specifieke vorm van Microsoft Lync, vindt u hieronder een keuzematrix. Welke Lync oplossing past bij uw bedrijf? On Premise Appliance Public Cloud Private Cloud Virtual Appliance Mogelijkheden voor maatwerk + - + + Eigen beheer ++ - - ++ Korte doorlooptijd +- ++ +- +- Gemiddeld/ Groot Klein Gemiddeld/ Groot Groot/ Gemiddeld Hoge beschikbaarheid ++ ++ ++ ++ Hergebruik middelen - - - ++ ++ - ++ ++ - - - ++ Office365 portability ++ ++ ++ ++ Technisch eenvoudig +- ++ +- +- OPEX gewenst - + + - CAPEX gewenst ++ - - ++ Outsourcing +- ++ ++ +- Functioneel Bedrijfsgrootte Hoge mate van integratie Technisch Gebruik eigen virtual-omgeving Financieel Legenda ++ : zeer geschikt + : geschikt +- : geschikt, maar niet in alle gevallen - : niet geschikt 5 (6) Uit de matrix valt op te maken dat de ene vorm van Microsoft Lync geschikt is om in een bepaalde behoefte van een organisatie te voorzien, waar een andere vorm niet geschikt is. Als u bijvoorbeeld de terugkerende kosten (OPEX) graag zo laag mogelijk wil houden, zijn de On-Premise Appliance of de Virtual Appliance goede opties. Als juist de initiële investering (CAPEX) beperkt moet blijven zijn de Lync4all Public Cloud en de Lync4all Private Cloud het meest geschikt. Wilt u graag maatwerk of een hoge mate van integratie met andere software, kies dan voor een On-Premise Appliance, een Virtual Appliance of de Lync4all Private Cloud. Uiteraard kunnen onze specialisten u verder adviseren over de meest geschikte vorm van Microsoft Lync voor uw organisatie. StartReady gaat graag met u in gesprek om te evalueren welke mogelijkheden er zijn. Neem contact op via 088 - 894 68 68 of ga naar de website www.startready.com. © 2013 StartReady 6 (6)
© Copyright 2024 ExpyDoc
