volledige artikel lezen

Artikel in
FDMagazine
April 2014 - n°84
ANN COOLS
CFO van Van Moer Group
Debiteurenbeheer
in de wolken
Een tool introduceren is één ding. Maar vergeet vooral niet de cultuuromslag
waarbij medewerkers inzien hoe belangrijk cash is en wat hun eigen impact is, zo
bepleit de nieuwe CFO van Van Moer Group.
Peter Ooms
GF
T
oen Ann Cools minder dan een half
jaar geleden bij Van Moer Group startte als CFO, kwam ze terecht bij een
logistieke dienstverlener die al een paar
jaar groeit met dubbele cijfers. Het logistieke
bedrijf, ooit opgericht als transportbedrijf met
één vrachtwagen door Jo Van Moer, realiseert
intussen een jaarlijkse omzet van 80 miljoen
euro met 540 werknemers. Het investeert nu
stevig in een verdere professionalisering van de
organisatie en een upgrade van de operationele
en financiële systemen. Daar hoort ook de invoering van iController bij, een softwaretool
voor debiteurenbeheer, want het werkkapitaal
moest goed worden bewaakt.
30
Cultuuromslag
IController automatiseert en integreert het debiteurenbeheer. Daardoor krijgt een bedrijf een
centraal overzicht van de status van openstaande saldo’s, de communicatie, de redenen van
niet-betaling en het historische betalingsgedrag
van klanten. “Maar het realiseren van structurele en duurzame verbeteringen inzake werkkapitaal is enkel mogelijk als de verbeteringen ingebed zijn in de organisatie”, zegt CFO Ann
Cools van Van Moer Group. Daarom werkt ze
aan een cultuuromslag waarbij medewerkers
zich bewust worden van het belang van cash en
de impact van hun handelen daarop.
april 2014 FDMagazine
KREDIETMANAGEMENT
Van Moer Group werd steeds complexer als organisatie. De groep werkt met eigen vrachtwagens en magazijnen, met vestigingen in België,
Frankrijk, Roemenië en Brazilië. Ondertussen
heeft het bedrijf ook stappen gezet richting multimodaliteit, dankzij een aansluiting op het
spoorwegennet in zijn vestiging in Kallo en een
eigen binnenvaartterminal in Vilvoorde.
Cash collection
Er waren investeringen nodig om de verdere
groei en expansieplannen van het bedrijf te
waarborgen. In januari werd de financiële module overgezet op Microsoft Dynamics NAV
2013 en in de loop van 2014 zullen ook de operationele afdelingen die migratie doorvoeren.
Ook het debiteurenbeheer werd als een van de
eerste prioriteiten snel onder de loep genomen.
CFO Ann Cools: “Toen ik bij Van Moer Group
begon, was ik aangenaam verrast dat er al een
tool voor cash collection geïmplementeerd was
voor een aantal entiteiten. Maar het gebruik en
de inrichting van het systeem waren niet optimaal. Cash collection bleek ook vooral een aangelegenheid van de financiële afdeling alleen,
met te weinig samenwerking met operaties en
sales. We hebben de laatste maanden op twee
sporen gewerkt. Naast de verbetering en uitbreiding van het gebruik van iController binnen de
organisatie werd ook gewerkt aan de inbedding
van het raamwerk van doelstellingen, taken en
verantwoordelijkheden, controles en rapporteringen inzake de werkkapitaalprocessen.”
Door een uitbreiding van het systeem en een
aantal verbeteringen die werden aangebracht,
krijgt Van Moer Group nu een accuraat overzicht van het historische betalingsgedrag van
klanten, met daarbij een actielijst op alle open-
staande saldo’s, betwistingen en te verwachten
betalingen per klant. Dankzij iController en de
uitgevoerde verbeteringen kan het bedrijf vandaag op een actieve manier klanten aansporen
om openstaande facturen te betalen en tegelijkertijd de klantenrelatie bewaren.
Cashpooling
De verbeteringen omhelsden onder meer de invoering van het systeem voor de twaalf entiteiten van de groep. Tegelijk werden ook alle intercompany-facturen uit het systeem gehaald. Die
vormen alleen een belasting van de rapportering, maar bieden geen inzicht in het uitstaande
risico. Intercompany-transacties worden bij Van
Moer trouwens vereffend via een centraal cashpoolingsysteem. Intussen werd ook de frequentie van de data-interface opgetrokken: nu worden de data twee keer per dag uit Navision
opgeladen in iController, zodat men steeds beschikt over up-to-date informatie. Ook werden
op maat gemaakte rapporteringen toegevoegd
aan de standaardrapporten.
Verder werd het systeem ingericht volgens klantensegmentaties en werden ook de inningsprocedures ingericht per klantensegment. “Bij onze
grootste klanten nemen we meer telefonische en
persoonlijke contacten op in de procedures. Dat
is de aanpak die we voor al onze klanten zouden
willen, maar dat moeten we natuurlijk afwegen
tegen de tijd en de middelen die we daaraan besteden. Klanten werden tevens gesegmenteerd
op basis van de contractuele betalingstermijnen
die werden overeengekomen. In een volgende
fase zal gekeken worden of iController kan helpen bij de invoering van een proactief proces
rond credit risk management, zodat we het risico op oninbare vorderingen kunnen verlagen.”
“Cash collection
bleek vooral een
aangelegenheid
van de
financiële
afdeling alleen,
met te weinig
samenwerking
met operaties
en sales”
In the cloud
Bij Van Moer Group worden de laatste tijd heel wat nieuwe IT-systemen geïntroduceerd en oude
vervangen. De invoering van de financiële module van een nieuw ERP-systeem (Microsoft Dynamics NAV 2013 R2) is ingrijpend, maar werd vrij snel gerealiseerd. Opvallend is dat het systeem in
the cloud werkt en niet meer op de servers van de logistieke dienstverlener.
CFO Ann Cools: “Op die manier kunnen we flexibel en modulair werken en groeit het systeem mee
met het bedrijf. We betalen alleen wat we gebruiken en dat kan evolueren in de tijd. Boven op de
flexibiliteit en schaalbaarheid is het verleggen van de focus van IT van infrastructuur naar functionaliteit een groot voordeel. Ook iController is een toepassing in the cloud.”
FDMagazine april 2014
31
Volgende stap: cashprognose
IController helpt Van Moer niet alleen bij de betere inning en opvolging van zijn klantenvorderingen. De tool geeft ook betere inzichten in de
oorzaken van de stijging van het werkkapitaalbeslag. De data en informatie uit het systeem
zullen gebruikt worden bij de opbouw van een
cashforecasting-model, een volgende prioriteit
van de CFO.
Samen met de verbeteringen aan het systeem
wordt ook gewerkt aan het verhogen van de betrokkenheid en de focus op cash- en werkkapi-
CREDIT
MANAGEMENT
EXPERTS in
CREDIT MANAGEMENT
GESPECIALISEERD in KREDIETVERZEKERING
MADE EASY
www.cmcbelgibo.be
www.icontroller.eu
iController HQ
iController Nederland
[email protected]
Voshol 8,
Rivium Quadrant 90
+32 9 222 58 95
9160 Lokeren
2909LC Capelle a/d IJssel
De Spijker 12 U 9681 Maarkedal U Tel 055 20 93 03 U Fax 055 20 90 43
België
Nederland
32
taalmanagement bij de businessunits en verkooporganisatie. Ann Cools: “Tijdens crossfunctionele vergaderingen zijn het geïdentificeerde verbeterpotentieel en quick wins gevalideerd en is een concreet actieplan opgesteld
waaraan ook operaties en sales zeer hard hebben meegewerkt. Door de steun van de top van
het bedrijf is bij de meeste mensen het besef gegroeid dat cashmanagement, het definiëren van
correcte betalingstermijnen (zowel klanten als
leveranciers) en de opvolging en inning van facturen niet enkel een aangelegenheid van finance
zijn. Ook hier heeft iController ondersteunend
gewerkt. In elke afdeling is nu een viewerlicentie
van iController geïnstalleerd. Daardoor kunnen
de operationele mensen zelf de stand van zaken
van de betalingen zien en gepaste maatregelen
nemen. Ze kunnen er ook hun acties loggen.”
De cashcollector van de financiële afdeling heeft
nu een netwerk van vaste aanspreekpartners in
de afdelingen die samenwerken om de facturen
tijdig geïnd te krijgen. Ann Cools: “Er is nu een
momentum gecreëerd na de invoering van het
actieplan voor de quick wins en het gedefinieerde verbeterpotentieel. Het zal nu zaak zijn om
de urgentie en het verhoogde bewustzijn vast te
houden voor de toekomst. Om dat structureel te
bereiken zullen tijdens de maandelijkse financiële reviews niet alleen de resultaten, maar ook
de rapportering over openstaande facturen en
de cashforecasting aan bod komen.” FD
april 2014 FDMagazine

Download Report