VERZENDEN VAN EXPRESZENDINGEN

VERZENDEN VAN EXPRESZENDINGEN - WERKWIJZE
1/
Algemene info + procedure :
https://admin.kuleuven.be/td/intranet/fd/cld/expreszendingen.html#werkwijze (Nederlands)
https://admin.kuleuven.be/td/intranet/en/fd/cld/express-shipping (English)
2/
Voorbereiding
2.1. Versturen van goederen (pakje/doos)
-
-
pakje volledig klaarmaken + het pakje aan je SAP-antennelid bezorgen
document “aanvraagformulier expreszendingen” invullen en het zowel elektronisch als in
hard-copy aan je SAP-antennelid bezorgen met minimum volgende info op vermeld :
o adres (géén PO-box !) + telefoonnummer van de bestemmeling
o gedetailleerde inhoud
o afmetingen
o gewicht
o FEDEX /DHL /… klantnummer v/d bestemmeling → indien de zending door de bestemmeling
wordt betaald
adresgegevens van de afzender én van de bestemmeling duidelijk zichtbaar op het pakje
vermelden !
zendingen op “droog ijs” → gewicht droog ijs + totaalgewicht pakje (= gewicht droog ijs + gewicht
te versturen materiaal) apart doorgeven
2.2. Versturen van documenten/CD’s (omslag)
-
-
3/
Afwerking
-
4/
documenten in een omslag steken + omslag aan je SAP-antennelid bezorgen
document “aanvraagformulier expreszendingen” invullen en het zowel elektronisch als in
hard-copy aan je SAP-antennelid bezorgen met minimum volgende info op vermeld :
o adres (géén PO-box !) + telefoonnummer van de bestemmeling
o gedetailleerde inhoud
o FEDEX /DHL /… klantnummer v/d bestemmeling → indien de zending door de bestemmeling
wordt betaald
adresgegevens van de afzender én van de bestemmeling duidelijk zichtbaar op het pakje
vermelden !
je SAP-antennelid zorgt voor het invullen v/d onderstaande documenten en zorgt nadien dat het
pakje via het Logistiek Platform wordt opgehaald
o rode expresnota
o indien nodig : Pro Forma / TSCA / To whom it may concern / dry ice-stickers
o indien nodig : delivery note
Wat te doen bij afwezigheid je eigen SAP-antennelid ?
-
NOTA : plan jullie expreszendingen bij voorkeur op de dagen dat jullie SAP-antennelid beschikbaar is
voorbereiding → punt 2
neem contact op met een collega SAP-antennelid + bezorg haar alle noodzakelijke info → punt 2
_____________________________________________
Verzenden van expreszendingen-An Haine-oktober 2014
5/
Aandachtspunten
-
6/
alle nodige documenten zijn terug te vinden op jullie shared drive onder ANTENNE
→ niet geldig voor alle afdelingen
verpakkingsmateriaal (géén dozen) / dry ice-stickers / rode expresnota’s / gewatteerde omslagen
→ in bureau An Haine (O&N 2 – 08.4106)
zorg ervoor dat jullie expreszendingen op de dag van vertrek om 14u ten laatste aan je SAPantennelid worden overgemaakt zodat er voldoende tijd is om deze te verwerken !
Nuttige informatie zowel voor de afdelingen als voor de antenneleden
-
-
-
-
-
pro-forma → zéker voor volgende landen : USA, Canada, Japan, Zwitserland, India, …
o 4 exemplaren nodig om te versturen, 1 exemplaar voor ons
o adres bestemmeling invullen
o datum invullen
o gedetailleerde inhoud (= wat er wordt verstuurd én hoe het is verpakt) aanvullen onder
“content”
o ondertekenen “in opdracht”
o bij twijfel → contact opnemen met CLD
TSCA → zendingen naar USA / Canada
o 2 exemplaren nodig om te versturen
o datum invullen
o vakje “I certify that all chemicals in this shipment are not subjet to TSCA” aanvinken
o ondertekenen “in opdracht”
To whom it may concern → zendingen naar USA/Canada/Japan
o 2 exemplaren !
o er bestaan verschillende versies alnaargelang welke goederen worden verstuurd →
contacteer de afzender (afdeling) in geval van twijfel
CLD (Heverlee) + Campusservice/Logistiek Platform (O&N) verwittigen indien
expreszending klaar is voor ophaling
o CLD per e-mail verwittigen : [email protected]
o volgende info per e-mail doorgeven :
plaats ophaling : Logistiek platform O&N II of bij ons ter plaatse (zelden)
i.ov. welke afdeling ?
inhoud / gewicht / droog ijs ?
bestemming
(niet) toxisch / (niet) gevaarlijk / enkel bestemd voor onderzoek / patogeen-vrij / …
o Campusservice O&N (Logistiek Platform) telefonisch verwittigen op het nummer
42434 → doorgeven dat er een expreszending klaar is voor ophaling + locatie
o de expreszending, samen met alle nodige documenten, naar het Logistiek Platform brengen
of vragen of het kan worden opgehaald
indien bestemmeling betaalt en/of indien een zending via een bepaalde koerier MOET verstuurd
worden → dit duidelijk noteren op het document “aanvraagformulier expreszendingen”
je eigen e-mail adres en/of het e-mail adres van de labo-medewerker noteren op het document
“aanvraagformulier expreszendingen” zodat de tracking kan opgevolgd worden
kopie van het document “aanvraagformulier expreszendingen” bezorgen aan het eigenlijke SAPantennelid
kopie van de (eventuele) pro-forma bezorgen aan het eigenlijke SAP-antennelid
contactpersonen CLD : Anja Vanrothem (22161 of 22323) / Emanuelle Philips (22157 of 22323)
_____________________________________________
Verzenden van expreszendingen-An Haine-oktober 2014

Download Report