Operationeel beheer Mijnhva.nl, etalagesites en A-Z

Operationeel beheer Mijnhva.nl, etalagesites en A-Z-lijsten
Inleiding
Dit is het concept voor het operationeel beheerdocument voor mijnhva.nl
en de A-Z-Lijsten.
De inhoud van dit document moet nog gebundeld worden met de
handleidingen voor de A-Z-lijsten en mijnhva.nl en etalagesites.
Dit document beschrijft de huidige situatie en is aan verandering
onderhevig. Het wordt beheerd door de contentmanager intranet van de
afdeling Communicatie
1 Betrokken partijen................................................................................................................................... 3
2 MijnHvA ....................................................................................................................................................... 3
2.1 Startpagina ......................................................................................................................................... 3
2.1.1 Mededelingen ........................................................................................................................... 3
2.1.2 Nieuws ........................................................................................................................................ 4
2.1.3 Ik Volg webpart – met ‘Sites volgen’ knop .................................................................... 5
2.1.4 Dagrooster ................................................................................................................................. 5
2.1.5 Personen zoeken ..................................................................................................................... 5
2.1.6 Zoekvak in bovenbalk ........................................................................................................... 5
2.1.7 Header......................................................................................................................................... 5
2.1.8 Harmonisatie met domein-DLWO’s ................................................................................ 5
2.2 Footer ................................................................................................................................................... 5
2.3 Landingspagina’s voor staven en diensten ............................................................................ 6
2.3.1 Pagina ‘Beleid’ .......................................................................................................................... 6
2.4 Pagina ‘Storingen en onderhoud’ .............................................................................................. 6
2.5 Nieuws ................................................................................................................................................. 7
2.6 Engels ................................................................................................................................................... 7
3 Relatie MijnHvA en Hippo..................................................................................................................... 7
4 A-Z-lijsten .................................................................................................................................................... 7
4.1 Wat is een lemma?........................................................................................................................... 7
4.2 En wat is een lemma niet? ............................................................................................................ 7
4.3 Lemmanamen.................................................................................................................................... 8
4.4 Doelgroepen....................................................................................................................................... 8
4.4.1 Een lemma voor verschillende doelgroepen of een lemma per doelgroep? ... 9
4.5 Soorten lemma’s ............................................................................................................................... 9
5 Lemma’s in Hippo ................................................................................................................................. 10
5.1 Structuur .......................................................................................................................................... 10
5.2 Opmaak ............................................................................................................................................. 10
6 Lemmalijsten .......................................................................................................................................... 10
7 Beheer........................................................................................................................................................ 10
7.1 Wijzigingen op header of footer (mijnhva.nl of A-Z-lijsten) ........................................ 10
7.2 Sectie (etalagesite) of pagina achter mijnhva.nl aanvragen ........................................ 11
7.3 Overige aanpassingen mijnhva.nl........................................................................................... 11
7.4 Rechten aanvragen voor Sharepoint ..................................................................................... 11
7.5 Rechten aanvragen voor Hippo ............................................................................................... 11
7.6 Redirect (communicatie-url’s) aanvragen .......................................................................... 11
7.7 Sharepoint-ondersteuning ........................................................................................................ 11
7.8 Hippo-ondersteuning .................................................................................................................. 12
7.9 Aanpassingen A-Z-lijsten ........................................................................................................... 12
8 Overleg en communicatie .................................................................................................................. 12
1
Betrokken partijen
-
Staven en diensten:
o eigenaar van etalagepagina’s mijnhva.nl (bijvoorbeeld fs.mijnhva.nl)
o eigenaar van A-Z-lemma’s
o aantal diensten en stafafdeling Communicatie gezamenlijk eigenaar van
mededelingen op mijnhva.nl
-
Communicatie:
o Eigenaar startpagina mijnhva.nl
o centrale aansturing en bewaking format mijnhva en A-Z
o redactie- en communicatierichtlijnen
-
Functioneel Beheer Sharepoint
-
Functioneel Beheer Hippo
Nog te doen:
Lijst met namen contactpersonen als bijlage opnemen./ Verwijzen naar lijst ergens op
mijnhva.nl.)
2
MijnHvA
2.1
Startpagina
-
Startpagina mijnhva.nl heeft segmentatie op doelgroepniveau: studenten zien in de
hoofdnavigatie geen links die voor medewerkers zijn bedoeld. De footer is generiek
voor alle doelgroepen.
2.1.1
-
-
-
Mededelingen
Verschil tussen mededelingen en nieuws: zie richtlijnen van Communicatie (zie
presentatie Nieuws en mededeling in het lemma Webredactie).
Redactioneel beheer: [email protected]. (Ingrid van der Avoird, Suzanne Okkes en
Lisette Wegener).
Centrale mededelingen worden gemaakt in SP2010:
https://dlwo.hva.nl/communicatie/nl/Lists/Aankondigingen/AllItems.aspx
Alleen de volgende diensten publiceren hierin mededelingen:
o AC
o Communicatie
o FS
o ICTS
Mededelingenwebpart op mijnhva.nl toont centrale mededelingen plus
mededelingen van sites die je volgt.
Uitgelichte (sticky, in focus) en niet-uitgelichte mededelingen worden via pushfunctionaliteit getoond op mijnhva.nl en op alle domein-DLWO’s.
Het verschil tussen uitgelichte mededelingen en niet-uitgelichte mededelingen is dat
uitgelichte mededelingen bovenaan het webpart blijven staan en niet worden
weggedrukt door andere mededelingen, bv van gevolgde sites. Standaard staat een
mededeling op niet uitgelicht. Een mededeling mag maximaal drie dagen op
uitgelicht staan. Daarna haalt de redacteur het vinkje bij “In focus” weg.
Wat
Wie plaatst?
Waar
HvA-brede
mededelingen,
uitgelicht
(sticky)
AC
Communicatie
FS
ICTS
SP2010 Startpagina
mijnhva
Startpagina’s
domeinen
HvA-brede
AC
mededelingen, Communicatie
niet uitgelicht FS
ICTS
DomeinDomeinen
mededelingen
- algemeen
SP2010 Startpagina
mijnhva
Startpagina’s
domeinen
SP2010 Startpagina’s
domeinen
Startpagina
mijnhva indien
gevolgd
Domeinmededelingen
- studiedeel
SP2010 Startpagina’s
domeinen
Startpagina
mijnhva indien
gevolgd
Domeinmededelingen
- opleiding
2.1.2
Domeinen
Domeinen
Waar tonen
(primair)
SP2010 Startpagina’s
domeinen
Doorzetten naar
Startpagina
mijnhva indien
gevolgd
Nieuws
-
Verschil tussen nieuws en mededelingen: zie richtlijnen van Communicatie (zie
presentatie Nieuws en mededeling in het lemma Webredactie).
-
Twee webparts op startpagina: HvA-nieuws en Domeinnieuws.
-
-
-
Redactioneel beheer: [email protected]. (Ingrid van der Avoird, Suzanne Okkes en
Lisette Wegener).
Elk met een doorklik naar pagina ‘Meer nieuws’.
Webpart HvA-nieuws toont nieuws van alle staven en diensten die nieuws
publiceren op hun eigen site.
HvA-nieuws wordt niet doorgezet naar startpagina’s van domein-DLWO’s.
Voor domeinen: HvA-breed nieuws loopt via Communicatie en wordt door
Communicatie geplaatst op MijnHvA.
Wat?
Wie plaatst?
Waar
Waar tonen
(primair)
HvA-nieuws
Alle staven
en diensten
In
eigen
site
• Startpagina
mijnhva, onder
HvA-nieuws
• Eigen
nieuwssectie
Doorzetten naar
Domeinnieuws algemeen
Domeinen
Domeinnieuws –
Studiedeel
Domeinen
Domeinnieuws opleiding
2.1.3
-
-
Dagrooster
Personen zoeken
Zoekvak in bovenbalk
Zoekt op mijnhva.nl en in A-Z-lijsten
Vindt ook medewerkers- en specialistenlemma's.
Header
Topnavigatie Megamenu gelijk voor mijnhva.nl en achterliggende pagina’s
Megamenu gesegmenteerd op doelgroep (audience targeting): inhoud verschilt voor
studenten en medewerkers/specialisten
Harmonisatie op eerste niveau met domein-DLWO’s (inclusief audience targeting)
2.1.8
-
Ik Volg webpart – met ‘Sites volgen’ knop
Zoekt in profielendatabase van Sharepoint (mysite.hva.nl)
2.1.7
-
Startpagina
mijnhva indien
gevolgd
Startpagina
mijnhva indien
gevolgd
Toont rooster dat is geselecteerd op mytimetable.hva.nl
2.1.6
-
Startpagina’s
domeinen
Startpagina’s
domeinen
Knop ‘Sites volgen’ gaat naar pagina met uitleg plus lijst van DLWO’s die te volgen
studiedelen bevatten
2.1.5
-
Startpagina
mijnhva indien
gevolgd
Toont studiedelen waarop bezoeker zich heeft geabonneerd
2.1.4
-
Domeinen
Startpagina’s
domeinen
Harmonisatie met domein-DLWO’s
Topnavigatie:
o Huisje: gaat naar domein-home
o MijnHvA: gaat naar mijnhva.nl
o Onderwijs, Onderzoek, Organisatie en Contact per domein in te vullen
o A-Z: link naar Studenten-A-Z (voor studenten en medewerkers) en
Medewerkers- en Specialisten A-Z (alleen voor medewerkers en
specialisten)
2.2
-
o A-Z van domeinen kan ook link bevatten naar domeinspecifieke A-Z
(overgangssituatie naar Serviceplein fase 2)
Footer
Gelijk voor mijnhva.nl en alle sites daarachter
-
2.3
-
-
-
Voor inhoud zie document “280114_Footers_mijnhva_v05.xlsx” op teamsite
(https://teamsites.hva.nl/Overig/servicepleinaz/MijnHvA%20inrichting/Footer/280114_Footers_mijnhva_v05.xlsx)
Niet gesegmenteerd op doelgroep: zelfde inhoud voor studenten en
medewerkers/specialisten
Geen harmonisatie met domein-DLWO’s
Landingspagina’s voor staven en diensten
Elke staf of dienst heeft eigen minisite, met minimaal 1 contentpagina
Onderhoud door redacteuren van staven en diensten. Voor overzicht van
redacteuren zie document “Redacteuren sharepoint_v5_280114.xlsx” op teamsite
(https://teamsites.hva.nl/Overig/servicepleinaz/MijnHvA%20inrichting/Rechten%20redacteuren/Redacteuren%20sharepoint_v
4_210114.xlsx).
Nog geen vast format: wordt nog ontwikkeld door Communicatie
Voor instructies, zie handleiding Sharepoint v2. @@Moet nog worden
geactualiseerd. Wie beheert dit document: Communicatie of FB?
Aanpassing in menu links (Quicklaunch) op landingspagina’s wordt gedaan door
CFB. Geef verzoeken door aan [email protected].
De volgende pagina’s zijn afgeschermd voor studenten en alleen toegankelijk voor
medewerkers:
o https://bestuursondersteuning.mijnhva.nl
o https://cvb.mijnhva.nl
2.3.1
o https://beleid.mijnhva.nl
Pagina ‘Beleid’
-
De pagina ‘Beleid’ bevat alle door het CvB vastgestelde beleidsdocumenten en wordt
beheerd door Maartje Piet, griffier van het CvB.
-
Alle beleidsdocumenten staan in
https://beleid.mijnhva.nl/nl/Beleidsdocumenten/Forms/AllItems.aspx
-
2.4
-
-
Wil je in een A-Z-lemma verwijzen naar een beleidsdocument, verwijs dan naar het
document op deze pagina. Neem het bestand niet als download op in Hippo.
Pagina ‘Storingen en onderhoud’
De pagina ‘Storingen en onderhoud’ (nog te maken) toont mededelingen/berichten
van de volgende diensten:
o AC
o FS
o ICTS
Waar deze berichten worden aangemaakt en welke vorm/template ze krijgen, moet
nog worden beslist. Dit is een gemeenschappelijk initiatief van ICTS/AC/FS.
2.5
Nieuws
-
Staven en diensten kunnen eigen nieuws hebben
-
Het is (nog) niet mogeliijk om nieuws aan te maken dat alleen zichtbaar is binnen
eigen sectie en niet wordt doorgeplaatst naar de nieuwswebpart op mijnhva.nl
2.6
-
Wordt getoond op startpagina mijnhva.nl onder “HvA-nieuws”
Nieuwscontainers kunnen worden aangevraagd via [email protected]
Engels
MijnHvA is alleen beschikbaar in het Nederlands. Dit geldt ook voor nieuws en
mededelingen
Ook de A-Z is vooralsnog alleen beschikbaar in het Nederlands
3
Er wordt gewerkt aan beleid voor het tonen van Engelstalige informatie op
mijnhva.nl
-
MijnHvA is leidend: headers, footers en styling overgenomen in Hippo
-
4
4.1
-
-
Relatie MijnHvA en Hippo
NB: mijnhva.nl is beveiligd met een inlog. Als je naar de A-Z-lijsten gaat, ga je naar
een andere omgeving (Hippo) die niet beveiligd is met een inlog. Iemand die de url
kent, kan bij de informatie. Zet dus geen “geheime” informatie op Hippo.
A-Z-lijsten
Wat is een lemma?
Lemma’s bevatten praktische, vraaggestuurde informatie die nodig is voor
uitvoering van bepaalde taken
over HvA-brede dienstverlening, voorzieningen en producten
De informatie in lemma’s is afkomstig van HvA-staven en -diensten en domeinen
-
Lemma’s kunnen bestaan uit een of meer pagina’s
-
Doelgroep Externen wordt gebruikt vanaf livegang vernieuwde HvAweb
-
4.2
De informatie is bestemd voor een of meer doelgroepen (studenten, medewerkers,
specialisten, externen)
Lemma’s worden altijd getoond in een lijst met andere lemma’s
Elke informatie-eenheid komt maar één keer voor in de lijst, onder één enkele naam
Lemma’s bevatten unieke content; geen dubbeling met content op het HvAweb.
Intro met verwijzing naar info op HvAweb kan wel.
En wat is een lemma niet?
Een lemma is niet:
-
-
Een synoniem voor een term die ook in de lijst voorkomt: alle informatie wordt één
keer aangeboden in de lijst, onder één unieke, herkenbare naam die de lading dekt
Een term in een lijst die direct doorverwijst naar informatie op het HvAweb of een
extern systeem
-
4.3
Een pagina met contactinformatie
Een beschrijving van een organisatieonderdeel
Lemmanamen
-
Zorg dat de lemmanaam direct duidelijk maakt waar het lemma over gaat
-
Lemma’s zijn bestemd voor een of meer van de volgende doelgroepen:
4.4
Doelgroepen
o Studenten: zittende studenten. (Nieuwe studenten worden geïnformeerd
via hva.nl)
o Medewerkers: alle medewerkers van de HvA
-
-
o Specialisten: specifieke groepen HvA-medewerkers, die vanuit hun
rol, functie of expertise specifieke informatie over gespecialiseerde
onderwerpen nodig hebben. Bijvoorbeeld P&O-ers, ICT-contactpersonen,
controllers, budgethouders, secretariaatsmedewerkers en leidinggevenden
Een lemma kan via taxonomie getoond worden voor verschillende doelgroepen
Als informatie over een onderwerp per doelgroep verschilt, moeten er twee
verschillende lemma’s worden gemaakt: een voor elke doelgroep. Zie plaat
hieronder.
4.4.1
Een lemma voor verschillende doelgroepen of een lemma per doelgroep?
4.5
Soorten lemma’s
We onderscheiden de volgende soorten lemma’s:
-
-
Centrale (HvA-brede) lemma’s: informatie van centrale staven en diensten die voor
alle leden van de doelgroep relevant is
Centrale lemma’s met domeinspecifieke aanvullingen: informatie van centrale
staven en diensten met aanvullingen vanuit de domeinen
-
Domeinspecifieke lemma’s: informatie van domeinen die alleen relevant is voor
leden van de doelgroep die aan het domein verbonden zijn
-
Zie handleiding Hippo (FB) op teamsite
(https://teamsites.hva.nl/Overig/servicepleinaz/Training/Handleiding_HIPPO%20_FB_lemma%20invoeren.pdf)
5
5.1
Lemma’s in Hippo
Zie ook redactieregels van Communicatie op teamsite
(https://teamsites.hva.nl/Overig/servicepleinaz/Training/Handleiding%20HIPPO_redactieregels%20A-Z%20lijst%20v0.4.pdf)
Structuur
-
Start altijd met contentgroepartikel
-
Gelijknamige lemma’s voor verschillende doelgroepen: zie Hippo-redactieregels
5.2
-
-
-
Eén contentgroepartikel per lemma
Vervolgpagina’s krijgen een artikel
Opmaak
Zorg dat mapnaam, contentgroepartikelnaam en titel aan elkaar gelijk zijn
Gebruik koppen
Vul redactiegroep in bij Gepubliceerd door
6
Redactiegroep is gekoppeld aan mailadres van redactiegroep
-
Gemaakt en onderhouden door FB Hippo.
-
-
7
Lemmalijsten
Per doelgroep eigen lijst (studenten, medewerkers, specialisten)
o Voor centraal (MijnHvA.nl)
o Voor domeinen/opleidingen
Gevuld op basis van mapselectie en taxonomie
Beheer
Algemeen:
-
-
7.1
-
Voor technische vragen en ondersteuning: neem direct contact op met [email protected]
(voor mijnhva.nl) of met [email protected] (voor Hippo).
Voor inhoudelijke kwesties: stuur een mail naar [email protected]
Wijzigingen op header of footer (mijnhva.nl of A-Z-lijsten)
Opmerkingen of verzoeken naar Communicatie ([email protected])
7.2
Communicatie beoordeelt en stemt af en stuurt (via issue- en wensenlijst) door naar
Functioneel Beheer (Hippo en Sharepoint)
Sectie (etalagesite) of pagina achter mijnhva.nl aanvragen
Bv bij pagina’s voor nieuwe staf of dienst (dus niet voor pagina’s in bestaande sectie):
-
-
7.3
Stuur een mail naar Communicatie ([email protected])
Communicatie beoordeelt en stemt af en stuurt (via issue- en wensenlijst) door naar
Functioneel Beheer Sharepoint
Overige aanpassingen mijnhva.nl
Bv wijzigingen op startpagina mijnhva.nl, nieuwe webparts, andere inrichting:
-
-
7.4
Stuur een mail naar Communicatie ([email protected])
Communicatie beoordeelt en stemt af en stuurt (via issue- en wensenlijst) door naar
Functioneel Beheer Sharepoint
Rechten aanvragen voor Sharepoint
Omdat voor het werken in Sharepoint een specifieke (redactie)training nodig is, wordt
het uitdelen van rechten voor Sharepoint gecoördineerd door Communicatie.
-
7.5
Rechten aanvragen voor een bestaande site, bv voor extra redacteur: stuur een mail
naar Communicatie ([email protected])
Rechten aanvragen voor Hippo
Omdat voor het werken in Hippo een specifieke (redactie)training nodig is, wordt het
uitdelen van rechten voor Hippo gecoördineerd door Communicatie.
-
-
-
7.6
Wil je een redacteur toevoegen? Stuur een mail naar Communicatie ([email protected])
Communicatie beoordeelt het verzoek en stuurt het door naar Functioneel Beheer
Hippo
Het kan zijn dat een nieuwe redacteur eerst gevraagd wordt een Hippo-training te
volgen voordat hij of zij toegang krijgt
Redirect (communicatie-url’s) aanvragen
Bijvoorbeeld voor lemma’s in Hippo:
-
-
7.7
-
Stuur een mail naar Communicatie ([email protected])
Communicatie beoordeelt en stemt af en stuurt dan door naar Functioneel Beheer
Hippo
Sharepoint-ondersteuning
Server lijkt uit de lucht, inlog werkt niet, Sharepoint werkt niet zoals verwacht:
stuur een mail naar [email protected]
Menu links op landingspagina’s staven en diensten (Quicklaunch) aanpassen: stuur
een mail naar [email protected]
7.8
Hippo-ondersteuning
-
Server lijkt uit de lucht, inlog werkt niet, wijzigingen zijn niet zichtbaar aan
voorkant: stuur een mail naar [email protected]
7.9
Aanpassingen A-Z-lijsten
Bv lemma toevoegen aan de lijst:
-
Neem eerst contact op met Communicatie via [email protected]
-
Communicatie adviseert over afstemming met andere organisatieonderdelen,
naamgeving en doelgroepen
8
Overleg en communicatie
• Webapp-overleg: Communicatie (Manoek Los en Renee Hol), Functioneel Beheer
Hippo (Mark Vogelaar) en Functioneel Beheer Sharepoint (Timothy Schoorel)
-
Top 3 van problemen die bij FB binnenkomen, voor verwerking in updatemails en
trainingen/documentatie
• Communicatiehoofdenoverleg:
-
over beleid en afstemming
deels dezelfde groep als eindredacteurenoverleg: grote domeinen sturen
communicatiehoofd naar eindredacteurenoverleg
• Eindredacteurenoverleg (bestaand):
-
-
operationeel
domeinen en diensten, niet alle staven
meestal communicatiehoofden
Manoek vervangt Anna-Carla bij afwezigheid
• Werkgroepbijeenkomst Serviceplein:
-
-
Voor alle mensen die lemma’s publiceren op Serviceplein (staven en diensten)
1x per 6 weken
o Updatemails naar eindredacteuren met tips & trucs, updates etc
Communicatie
-
Communicatie rond mijnhva.nl en A-Z-lijsten sturen naar coördinatoren bij staven
en diensten en naar communicatie-adviseurs van domeinen!