SNEL OP WEG MET VIADESK

SNEL OP WEG
MET VIADESK
In deze factsheet maakt u kennis met Viadesk. Met deze
uitleg ontdekt u snel wat de functies en mogelijkheden
zijn van Viadesk. Hou deze bij de hand de eerste keer dat
u naar uw Viadesk-omgeving gaat en de eerste stap naar
een doeltreffend gebruik van Viadesk is gezet.
VOORDELEN VAN VIADESK
Onze klanten ervaren tijdens het gebruik - ieder op hun
eigen manier - de voordelen van een flexibele, centrale plek
die altijd en overal beschikbaar is:
Samenwerken vanaf elke locatie
Effectiever projectmanagement
Overzicht van wat er speelt en op stapel staat: welke bijeen-
komsten staan gepland en welke onderwerpen leven er?
Kennis wordt beschikbaar en toegankelijk via informatie en experts
Op een laagdrempelige wijze updates, links en foto’s delen
Overal toegang tot uw omgeving met de Viadesk app
Met Viadesk als communicatieplatform is informatie niet
langer versnipperd. De meest recente informatie is altijd –
voor alle betrokkenen – toegankelijk en niet meer verspreid
over verschillende e-mails. Plaats alles centraal en beperk
daarmee het aantal e-mails drastisch.
SAMENWERKEN IN TEAMS BINNEN AFGESLOTEN GROEPEN
Viadesk biedt een beveiligde omgeving om samen te
werken. Samenwerken met een selectie van deelnemers
kan binnen afgeschermde Groepen. Denk hierbij aan een
project of een (exclusief ) kennisnetwerk.
BEVEILIGINGSNIVEAUS EN PERMISSIES
Er bestaan verschillende niveaus:
Webmaster: de webmaster kan deelnemers toevoegen en bepaalt de instellingen van de omgeving
Beheerder: de beheerder bepaalt de instellingen van een groep (beschikt over de link Beheer in het groepsmenu)
Deelnemer: deelnemers krijgen expliciet toegang tot
een groep. Er zijn verschillende permissies voor deel-
nemers: bezoeken (alleen lezen), toevoegen, bewerken en beheren. Op map- en zelfs itemsniveau zijn binnen
de groep afwijkende rechten in te stellen
TREFPUNT VOOR IEDEREEN
Home is de startpagina waarop u direct na het inloggen
terechtkomt. Home is een trefpunt (groep) voor iedereen
binnen een (project-) organisatie, kennisnetwerk of instelling. Voeg informatie toe die voor iedereen relevant is. De
pagina geeft ook een persoonlijke nieuwsfeed van wijzigingen uit alle groepen waar u toegang toe heeft. Vanaf hier
klikt u door naar uw project of expertgroep. De startpagina
kunnen we onderverdelen in elementen:
Hoofdnavigatie
Belangrijke knoppen
Nieuwsfeed
Groepsafhankelijke items
Groepsmenu
In de volgende pagina’s worden de omlijnde elementen
toegelicht.
Hoofdnavigatie
Belangrijke knoppen
Groepsmenu
Groepsafhankelijke items
Nieuwsfeed
HOOFDNAVIGATIE
BELANGRIJKE KNOPPEN
De hoofdnavigatie vindt u bovenin het scherm.
Home: navigeer snel terug naar het beginscherm.
Groepen: biedt de mogelijkheid snel te navigeren tussen
groepen.
Deelnemers: een overzicht met profielen van alle
deelnemers.
Setup: deze link is alleen toegankelijk voor webmasters.
Zoeken: voer een zoekwoord in of gebruik geavanceerde
opties om het aantal zoekresultaten te bewerken.
Notificaties: zie overzichtelijk de laatste wijzigingen van
de items die u volgt.
Help: via deze link komt u in de uitgebreide Viadesksupportsite terecht.
Account: hier kunt u uw persoonlijke instellingen wijzigen of aanvullen, zoals contactgegevens, profiel, foto,
wachtwoord en voorkeuren.
Groepsnaam: duidt aan in welke groep u zich bevindt.
Kruimelpad: geeft aan waar u zich in de applicatie bevindt.
Afhankelijk van de pagina die u bezoekt en de rechten die
u daar heeft, ziet u rechtsboven twee knoppen:
Toevoegen: hieronder vindt u een scala aan mogelijkheden
om informatie toe te voegen. Bijvoorbeeld via Bestand kunt u elk type bestand, zoals Word, PDF of afbeelding in
Viadesk plaatsen.
Acties: hieronder vindt u alle bewerkacties voor de betreffende pagina. De beschikbare acties zijn afhankelijk
van de pagina en van uw rechten.
NIEUWE WIJZINGEN
In het midden van de startpagina ziet u de meest recente
wijzigingen in Viadesk.
Nieuwsfeed: geeft u een overzicht van alle wijzigingen
die voor u toegankelijk zijn. Op Home worden wijzigingen
vanuit alle groepen getoond.
Microblog: alle microblogberichten zijn zichtbaar in de
nieuwsfeed en op het persoonlijke prikbord.
Home, Groepen, Setup
Kruimelpad
Groepsnaam
Nieuwsfeed
GROEPSAFHANKELIJKE ITEMS
Mijn Groepen: deze vindt u rechts op de pagina en toont
alle groepen waarvan u deelnemer bent. Via de link
Groepen in de hoofdnavigatie kunt u ook makkelijk
navigeren tussen groepen.
Deelnemers: geeft een overzicht van de personen met wie
u samenwerkt.
Tagcloud: in de tagcloud vindt u de meestvoorkomende
trefwoorden.
Mijn Taken: een persoonlijk overzicht van uw taken maakt
eigen to do’s inzichtelijk per groep.
Mijn Vragen: toont welke vragen aan u zijn gesteld.
Zoeken, Notificaties, Help, Account
Toevoegen
Acties
Mijn groepen
Deelnemers
Tagcloud
Wijzigingen uit groep
Mijn taken
Mijn vragen
Detailschermafbeelding
Groepsmenu
GROEPSMENU
Onder de groepsnaam ziet u het
groepsmenu bestaande uit de
onderdelen*: Startpagina, Trefwoorden, Deelnemers en Zoeken.
Daaronder de Mappen en de
Tools* van de groep: Agenda, Mijlpalen en Taken, Relaties, Inbox,
Outbox, Chat, Statistieken,
Prullenbak en (eventueel) Beheer.
* Indien beschikbaar gemaakt door
de beheerder van uw omgeving. De
beschikbaarheid en benaming van
deze Tools zijn door de beheerder van
uw Viadesk-omgeving aan te passen
via Beheer > Menu.
Startpagina is het voorblad van
de groep en dé plek voor huishoudelijke mededelingen. Daarnaast staan hier de Recente wijzigingen van de groep en de groepsdeelnemers
Trefwoorden verzamelt dynamisch informatie in de omgeving op basis van labels en trefwoorden. In Home
toont het informatie vanuit alle groepen waar u toegang
toe heeft. In een groep wordt alleen informatie getoond
die in de groep staat
Deelnemers toont alle deelnemers binnen de groep. Hier kunt u uitgebreid zoeken in profielen en contactgegevens. Home toont alle deelnemers
Zoeken biedt een directe link naar het geavanceerd zoekenscherm. Ook kunt u via de hoofdnavigatie
zoeken. Vindt u niet direct wat u zoekt, klik dan in het zoekresultatenscherm door naar ‘geavanceerd zoeken’
Mappen brengen structuur aan in uw groep en worden toegevoegd via de knop Toevoegen
Agenda toont de afspraken van de groep
Mijlpalen en Taken maken de projectvoortgang in-
zichtelijk op basis van mijlpalen en taken. Een Mijlpaal
groepeert concrete taken en geeft overzicht van werk zaamheden, ongeacht waar de taken in de groep zijn
toegevoegd
Relaties biedt de mogelijkheid om contactgegevens van externen te delen met de groep. Extern wil hier zeggen: iemand die geen toegang heeft tot Viadesk. Deze
e-mailadressen zijn ook toegankelijk voor e-mail, handig voor bijvoorbeeld een mailing naar externen
Inbox is een gedeelde groepsinbox. Externen kunnen
e-mails naar een hieraan gekoppeld groeps-e-mailadres
sturen en zo is de correspondentie voor iedereen
inzichtelijk
Outbox verzamelt e-mails verzonden vanuit viadesk
Chat maakt het mogelijk om te chatten met de deel-
nemers die zich op dat moment in de chat bevinden.
U kunt de chatsessie opslaan
Statistieken geeft uitgebreide informatie over de
groepsactiviteit. Deze tool is handig voor de beheerder
of moderator voor analyse van het gebruik
Prullenbak toont de verwijderde bijdragen. Pas
wanneer de prullenbak wordt geleegd, zijn deze
definitief verwijderd
Beheer is alleen zichtbaar voor webmasters en diegenen die beheerrechten in een groep hebben
Detailschermafbeelding
Toevoegen knop
TOEVOEGEN
Er zijn verschillende manieren om
informatie toe te voegen:
Map: maak mappen om structuur aan te brengen
Bestand: voeg elk type
bestand toe. Werkt u samen aan bestanden, bekijk dan eens de mogelijkheden van versiebeheer. Hiermee worden oude versies bewaard en is altijd terug te vinden wanneer welke wijzigingen zijn gemaakt. Plaats commentaar als reactie bij documenten en hou zo alle informatie bij elkaar
Tekst: (korte) teksten
kunnen als tekst worden toegevoegd in Viadesk
De tekst is nu direct in het scherm zichtbaar, met daaron-
der ruimte voor reacties.
Bericht: voor een tijdelijk (urgent) bericht
Nieuws: voor weetjes, informatieve zaken e.d.
RSS feed: toon extern nieuws door een RSS feed
in te lezen in Viadesk
Vraag/Discussie: in plaats van e-mail om een vraag of stelling aan de groep voor te leggen. Bij Vraag wordt automatisch een notificatie per e-mail verstuurd
Peiling: krijg snel overzicht wat er speelt en leeft. Peil de mening van de groep met een stelling of vraag
Enquête: handig voor uitgebreider onderzoek, maar
net zo toepasbaar voor eenvoudige inschrijf- of
invulformulieren
E-mail: vanaf hier e-mailen met externen maakt alle
communicatie voor iedereen inzichtelijk
Afspraak: plan afspraken in de centrale agenda
Taak: stel actiepunten op voor uzelf of anderen
Relatie: deel contactgegevens van externe relaties
Bookmark: voor interessante links naar externe websites
Blog: plaats periodiek berichten en creëer zo een
informatief logboek
WAAR INFORMATIE PLAATSEN
Bij het toevoegen van informatie is het verstandig even stil
te staan bij waar u dat doet. Is de informatie voor iedereen
interessant, plaats het dan op Home. Hoort het bij een
specifiek project, voeg het dan toe in de groep van het
project. Houdt u hierbij rekening met het overzicht – zeker
als er veel informatie wordt geplaatst – en overweeg uw
bijdrage in een map te plaatsen.
ATTENTIE VOOR UW BIJDRAGE
Wilt u de attentiewaarde van uw bijdrage vergroten,
bijvoorbeeld omdat het van belang is dat deelnemers deze
lezen of erop reageren?
Notificeer (via Acties) betrokkenen handmatig per e-mail: door de link te e-mailen of de bijdrage te e-mailen
Stel een vraag. Hiervan wordt direct een notificatie
gemaild met verzoek om reactie
Plaats een (opvallende) aankondiging van uw bijdrage bijvoorbeeld op de Startpagina van de Groep
ZOEKEN EN VINDEN
Toegankelijkheid en een goed overzicht gaan hand in hand
met logisch opbergen van informatie. Deel informatie op
onderwerp, door uw bijdrage te voorzien van trefwoorden.
Met deze ‘metadatering’ voorziet u uw bijdrage van een
label. De functionaliteit Trefwoorden rubriceert informatie
automatisch en dynamisch op onderwerp. Zo is uw bijdrage
en andere informatie over een bepaald onderwerp makkelijk terug te vinden.
Niets gaat boven een krachtige zoekfunctie. De zoekfunctie
zoekt tot in de tekst van een document. Is het zoekresultaat
te groot dan kunt u verfijnen naar type, bijvoorbeeld PDFbestand of afspraak. U hoeft zelfs niet te weten in welke
groep iets staat: vanaf Home zoekt u in alle groepen.
HELP
Heeft u vragen of komt u er even niet uit? Maak dan gebruik
van de online Help. Hier staat precies beschreven hoe u
bijvoorbeeld een aankondiging, een document of peiling
toevoegt. Er is binnen de Help een zoekfunctie, zoeken
op bijvoorbeeld aankondiging, document of peiling geeft
u bijbehorende instructies. Ook vindt u hier tips voor het
gebruik.
Naam: wijzig de groepsnaam, omschrijving van de groep of groepscategorie
Deelnemers en permissies: voeg nieuwe mensen toe
aan de groep en stel permissies in
Vormgeving: via deze optie kan de webmaster (niet de beheerder) de vormgeving van een groep aanpassen
Menu: zet hier onderdelen van het menu uit of
geef andere namen
Toepassingen: pas hier het aanbod van de knop
toevoegen aan
Labels en snelkoppelingen: voeg een shortcut toe voor de belangrijkste trefwoorden van een groep. De shortcut
gaat naar de pagina van dit Trefwoord in Trefwoorden.
Informatie die aan dit trefwoord is gekoppeld is zo
eenvoudig toegankelijk
Startpagina: bepaal wat er in welke weergavevorm
(details/lijst, lees: compact/informatiever) en waar op
de Startpagina wordt afgebeeld
Rapportages en Recente wijzigingen: geef aan welke type wijzigingen worden gerapporteerd als nieuw item
op de startpagina en in de e-mailrapportage
Exporteren: wanneer het nut van de groep is komen
te vervallen, kunt u de groep verwijderen.
De gedeelde bestanden kunnen via Exporteren als
Zip-bestand worden bewaard
OVER VIADESK
Met Viadesk werkt u slimmer en beter samen. Op
basis van Software-as-a-Service faciliteert ons
platform elke samenwerkingsvorm tussen mensen,
afdelingen en organisaties. Met een abonnement
van Viadesk is het mogelijk een eigen webomgeving
in te richten voor intranet, kennisnetwerk of projectomgeving. Viadesk is meer dan een product alleen:
de mensen achter ons uitgebreide en gebruiksvriendelijke product adviseren u graag over de randvoorwaarden en implementatie van online samenwerken
en kennisdelen.
BEHEERDER EN BEHEER
De beheerder bepaalt de instellingen van een groep.
Via de link Beheer is het mogelijk de instellingen van deze
specifieke groep te bepalen.
WWW.VIADESK.NL
Viadesk bv | Kostverlorenstraat 19C | 1052 GT Amsterdam | Nederland | T (020) 305 76 60 | F (020) 305 76 55 | E [email protected]

Download Report