ORSO® - OR Schedule Optimizer 12 mei 2014 Applicatie voor optimale afstemming tussen het OK rooster en de verpleegkundige bedden Inleiding Wie zich richt op het optimaliseren van de beddencapaciteit in een ziekenhuis ziet al snel de grote variabiliteit in het aantal nodige bedden van uur tot uur en dag tot dag. Analyse van deze variabiliteit toont aan dat de grootste variabiliteit te vinden is in het electieve proces1 bij de snijdende Specialismen. Bij datgene wat we zelf plannen dus…en daardoor ook kunnen beïnvloeden. De belangrijkste beïnvloedingsvariabele van deze electieve variabiliteit is het OK rooster. De electieve variabiliteit is een gevolg van de basisstructuur van het rooster (op welke dag opereert welke specialist of Specialisme) en van de invulling van de OK sessie (welke categorie patiënten worden geopereerd). De applicatie ORSO® (OR Schedule Optimizer) legt de verbinding tussen het OK rooster en de invulling van de sessies en het effect ervan op de nodige beddencapaciteit. Via ingebouwde optimaliseeralgoritmes zorgt ze voor een optimalere afstemming tussen OK rooster en de nodige beddencapaciteit. Het effect van variabiliteit Het beïnvloeden van de variabiliteit (reductie van de variabiliteit) van het aantal aanwezige patiënten is een belangrijke factor bij het realiseren van een optimale afdeling, betere doorstroming, en beter (ketenbreed) capaciteitsmanagement. Ook de positieve effecten van het reduceren van deze variabiliteit op de kwaliteit van zorg, werk- en zorgzwaartebeleving, zijn uitgebreid geanalyseerd en beschreven in talrijke wetenschappelijke publicaties2. Omdat de hoofdoorzaak van deze variabiliteit ligt bij onze wijze van plannen, die rechtstreeks te maken heeft met het basisschema van de OK, is HOTflo in 2012 gestart met de ontwikkeling van de applicatie ORSO®. Grote verbetermogelijkheden De planning van de OK is een belangrijke spil in het logistieke proces van de patiëntenstroom. Invulling van de planning bepaalt voor een grote mate de performantie van de OK én van de verpleegafdelingen (snijdende Specialismen). Een planning die enkel gericht is op de performantie van de OK is achterhaald en leidt tot een zware inefficiëntie in het capaciteitsgebruik van de (heelkundige) verpleegafdelingen. Een planning die wel oog heeft voor wat er gebeurt op deze verpleegafdelingen genereert grote voordelen (zowel financieel omwille van het betere capaciteitsgebruik -bedden en medewerkers-, als ten aanzien van de werkdruk en werkdrukbeleving). Vaak schrikken ziekenhuizen ervoor terug om zwaar in te grijpen op de huidige structuur van het OK rooster, omwille van de grote organisatorische gevolgen waartoe deze aanpassingen kunnen leiden (de herinrichting van het OK rooster leidt ook tot een herinrichting van de planning van de spreekuren op de poliklinieken). Het goede nieuws hierbij is dat kleine aanpassingen in een bestaand schema al kunnen leiden tot grote verbeteringen. Gebruik van de applicatie ORSO ORSO® is ontwikkeld om te ondersteunen bij de afstemming van het OK rooster met de beddencapaciteit. Dit gebeurt via volgende 3 hoofdfunctionaliteiten: 1. Aantonen van het effect van een OK rooster op het aantal nodige bedden (berekend met behulp van de verschillende capaciteitsparameters) 2. Doorrekenen van aanpassingen/wijzigingen aan het OK rooster op het aantal nodige bedden Met de krachtige ingebouwde intelligentie (specifiek ontwikkelde optimaliseeralgoritmes) kan ORSO® alternatieve roosters berekenen (afhankelijk van de grootte van het onderliggende rooster kan ORSO® 5.000 à 10.000 verschillende roosters doorrekenen per minuut). Het inladen van data in de applicatie is eenvoudig en met behulp van datafilters kunnen indien gewenst patiëntengroepen samengesteld en toegekend worden aan OK sessies. Dit geeft onder andere de mogelijkheid om het effect van een andere invulling van de OK sessies te simuleren. Achtergrond De ontwikkeling van ORSO® is vanaf het begin gedaan met behulp van de input van diverse ziekenhuizen. De applicatie heeft zijn nut in de praktijk bewezen en is door ziekenhuizen gebruikt om bestaande OK roosters aan te passen of volledig nieuwe roosters te ontwerpen (bijvoorbeeld in voorbereiding van het betrekken van een nieuwbouwlocatie). Begin april van dit jaar is de ontwikkeling van de tweede versie van de applicatie beëindigd. Deze versie bouwde verder op de functionaliteiten van de eerste versie en voorziet in een betere user interface, uitgebreidere dataimport, uitbreiding van de simulatiemogelijkheden, en talrijke kleinere aanpassingen die leiden tot een nog completere applicatie. De tweede versie van ORSO® wordt in juni officieel gelanceerd. Ziekenhuizen kunnen tijdens deze lanceringsmaand een licentie voor gebruik van de applicatie tot einde 2014 tegen een gereduceerd tarief aanschaffen. 3. Optimaliseren van een OK rooster in functie van volgende (te kiezen) uitgangspunten: • Minimaliseren van de pieken in het aantal nodige bedden (door het reduceren van de variatie van week tot week of het reduceren van de variatie binnen de weekdagen) • Maximaliseren van het aantal mogelijke opnames • Minimaliseren van het aantal nodige bedden Wilt u ook de kracht van deze applicatie ervaren, wenst u een demo, of heeft u behoefte aan meer inlichtingen over ORSO® of het aanschaffen van een gebruikerslicentie? Dan kan u contact met ons opnemen via [email protected]. 1 Uitgebreide analyses in talrijke ziekenhuizen tonen steeds opnieuw aan dat de hoofdreden van (te) grote variabiliteit te maken heeft met het electieve proces. Dit gaat in tegen de intuïtie dat de verstoringen die dagelijks optreden op de verpleegafdelingen met name veroorzaakt worden door de instroom van spoedpatiënten. In werkelijkheid vertoont de variabiliteit van Met ORSO® kan gekeken worden naar het totale OK rooster of een deel ervan (bijvoorbeeld één of meerdere Specialismen of Artsen). Het effect van dit rooster(deel) of van gemaakte aanpassingen hieraan op de verschillende afdelingen wordt in kaart gebracht. deze spoedstroom een erg stabiel patroon met een lagere variabiliteit als de meeste geplande stromen. 2 Voor een lijst van deze publicaties en meer uitgebreide informatie over variabiliteit en de effecten ervan kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen via [email protected]