Succesvol zorg op afstand invoeren Resultaten en aanbevelingen uit In voor zorg-trajecten Het programma In voor zorg! ondersteunt organisaties in de langdurige zorg bij de invoering van veranderingen in de organisatie met het doel om de zorg toekomstbestendig te maken. In 2011 is In voor zorg! gestart met de eerste trajecten bij zorgaanbieders Wat is zorg op afstand? Bij In voor zorg! is zorg op afstand technologie die zorgaanbieders inzetten als ondersteuning in het contact tussen zorgverlener en cliënt. Cliënten kunnen langer zelfstandig thuis blijven wonen en medewerkers kunnen met minder werkdruk meer cliënten rond het thema zorg op afstand. Tot 2014 zijn er 17 trajecten begeleiden. De zorg wordt met technologie efficiënter ingericht: opgestart, waarvan er 2 zijn afgerond. Om te kijken hoe de zorg professionals kunnen een deel van hun werk uitvoeren, terwijl ze op afstand-trajecten tot op heden zijn verlopen en te leren van de niet fysiek aanwezig hoeven te zijn. gehanteerde aanpak is er een meta-analyse uitgevoerd. In deze handreiking worden de belangrijkste bevindingen besproken.1 Waarom zorg op afstand? De toepassing van zorg op afstand kan het toekomstbestendig Binnen de zorg op afstand-trajecten van In voor zorg! zijn vijf technieken te onderscheiden: schermzorg om bijvoorbeeld de dag te structureren; autonome monitoring voor het volgen van de leefstijl; eHealth voor bijvoorbeeld zelfmanagement van medicatie; sociale media voor bijvoorbeeld een community rond cliënten; domotica om de zelfredzaamheid thuis te verhogen. maken van de langdurige zorg bevorderen. Door demografische ontwikkelingen (vergrijzing en ontgroening) stijgen de zorgkosten harder dan het totale nationaal inkomen. Tegelijkertijd willen mensen zo lang mogelijk thuis blijven wonen. Met zorg op afstand kunnen kosten naar beneden worden gebracht en kunnen mensen langer en op een veilige manier in hun vertrouwde omgeving blijven. 1 H.Mulder, Meta-analyse Zorg op afstand; Resultaten en aanbevelingen In voor zorg-trajecten; In voor zorg! 2013 Download het rapport via www.invoorzorg.nl. Korte samenvatting Analyse van het verloop van de In voor zorg-trajecten Zowel cliënten als medewerkers geven aan na invoering meer tevreden te zijn dan bij de traditionele zorgverlening, omdat het de zelfredzaamheid van de cliënt verbeterd. Medewerkers zijn aanvankelijk sceptisch: onbekend maakt onbemind. De term zorg op afstand draagt hier ook aan bij. Maar, na het zien van de resultaten voor de zelfredzaamheid van hun cliënten stijgt doorgaans het enthousiasme. De In voor zorg-trajecten zorg op afstand zijn vanuit drie aandachts gebieden geanalyseerd: de gekozen manier van organisatie de behaalde resultaten de leer- en verbeterpunten Per aandachtsgebied worden de belangrijkste bevindingen toegelicht. De analyse maakt gebruik van categorisering volgens het INK-model. De zorgaanbieders die zorg op afstand oppakken, doen dat uit strategische overwegingen om zich proactief voor te bereiden op de transitie van de AWBZ naar de Wmo en de Zvw. Zorg op afstand staat daarbij niet op zichzelf, maar past in een bredere aanpak van de vernieuwing van de langdurige zorg, waarbij het thuis wonen van cliënten het uitgangspunt is. Randvoorwaarden Om zorg op afstand op grotere schaal te kunnen invoeren, moeten twee randvoorwaarden worden ingevuld. Ten eerste moeten zorg inkopers op resultaten als zelfredzaamheid gaan inkopen, zodat de businesscase en vernieuwingskracht bij de zorgaanbieder komen te liggen. Ten tweede is een collectieve infrastructuur noodzakelijk, zodat de afzonderlijke zorgaanbieders zich daar niet op hoeven te richten en er voor burgers lokale standaardisatie mogelijk is tegen lagere kosten. Dit stelt gemeenten in staat om zorg op afstand grootschalig uit te rollen en daarmee invulling te geven aan hun eigen doelstellingen ten aanzien van duurzaam houdbare zorg. De gekozen manier van organisatie Hoe organiseer je de toepassing van zorg op afstand? Welke processen en strategieën spelen hierbij een rol, welke middelen zijn noodzakelijk, hoe wordt deze nieuwe manier van zorgen door medewerkers geïmplementeerd en wat zijn de voornaamste focuspunten voor het management? Dit betekent: Dat (organisatorische) resultaten die worden verwacht van de invoering van zorg op afstand eerst expliciet beschreven moeten worden voordat technologie wordt ingekocht. Samenwerkingspartners moeten worden gezocht, zoals de gemeente, de woningbouwcorporatie en/of andere zorgaanbieders, om de infrastructuur voor zorg op afstand te verbeteren en te standaardiseren. De resultaten Zorg op afstand kan een belangrijke bijdrage leveren aan de toekomstbestendigheid van de langdurige zorg. Door cliënten langer zelfstandig thuis te laten wonen kunnen intramurale kosten worden bespaard. Bovendien kan er door de moderne technologie ook bespaard worden op arbeidskrachten. Van belang hierbij is natuurlijk wel dat medewerkers, cliënten en de maatschappij deze nieuwe zorg waarderen. Leer- en verbeterpunten Waar kan scherper op worden ingezet bij het invoeren van zorg op afstand? Het blijkt dat de resultaatgerichtheid op het gebied van zelfredzaamheid en de mogelijkheid om daadwerkelijk op organisatorisch niveau vernieuwingen door te voeren de grootste obstakels vormen. Hier moet dus nog meer aandacht aan worden besteed binnen de verandertrajecten. Geef de leverancier van zorg op afstand vanaf het begin een expliciete rol in de organisatie van de invoering. Maak alleen gebruik van bewezen, liefst gecertificeerde of van keurmerk voorziene technologie om ontwikkelrisico’s zoveel mogelijk te voorkomen. Een integrale aanpak van organisatieverandering is noodzakelijk om de cultuuromslag te kunnen maken. Bied de beschikbare kennis aan in een leeromgeving. Kies voor de eerste introductie voor een greenfield-implementatie strategie. Dan heb je het minste last van bestaande structuren. Monitor op uitkomsten ten aanzien van langer zelfstandig thuis blijven wonen door hogere zelfredzaamheid van cliënten en arbeidsbesparing door minder inzet van zorgprofessionals. Foto: ZorginBeeld / Frank Muller Aanbevelingen Naast bovengenoemde randvoorwaarden, worden er in het onderzoeksrapport ook aanbevelingen gedaan. Organisatie invoering zorg op afstand Conclusies Processen •Om zorg op afstand succesvol in te voeren, is het belangrijk dat de organisatie op een ontwikkelniveau zit dat verder strekt dan een proces-oriëntatie. Het gaat om cliëntsysteem- en zorgketen oriëntatie. Organisatieontwikkeling in termen van competenties, middelen en nieuwe diensten is in de trajecten daarmee onlosmakelijk verbonden met het invoeren van zorg op afstand. •Het opbouwen van nieuwe competenties is een belangrijke succesfactor om zorg op afstand-diensten op te zetten. Vooral instrumenten die bijdragen aan het bottom-up opzetten van die diensten blijken succesvol. •De zorg op afstand-diensten hangen volledig af van het functioneren van de benodigde zorgtechnologie en de IT-infrastructuur. Die geven nog regelmatig problemen waardoor ze een faalfactor kunnen worden bij verdere opschaling. Medewerkers •Als medewerkers zelf betrokken zijn bij het ontwerpen van de technologie en hun eigen nieuwe werkwijze mogen kiezen versterkt dit de motivatie. •Een fysieke zorg op afstand-leeromgeving om ervaring op te doen is nodig om competenties voor een bottom-up aanpak op te bouwen. Middelen •Belangrijk is dat organisaties voldoende ervaring opdoen met de nieuwe zorg op afstand-instrumenten. •Zorgkennis en -competenties bij de leveranciers van zorgtechnologie zijn van belang voor een goede afstemming en afspraken met de zorgaanbieders. •Voor een goede beschikbaarheid en geschiktheid van de algemene infrastructuur zijn instrumenten en competenties nodig op het gebied van systeemontwikkeling en end-to-end beheer. Leiderschap •Er moet een duidelijke visie zijn op de zelfredzaamheid van cliënten en een strakke governance van instrumenten, competenties en implementatie. •Het invullen van de externe randvoorwaarden is een belangrijk aandachtspunt, met name de infrastructuur en de contractering voor structurele financiering. Strategie en beleid •Voor pilots en de eerste introductie kiezen organisaties meestal voor de ontwikkelstrategie. Een greenfield-aanpak wordt gebruikt in het geval van een nieuwe locatie of reorganisatie. Resultaten Conclusies Langer zelfstandig thuis wonen •De eerste resultaten geven aan dat ZZP 1 t/m 3 VV&T met zorg op afstand ook goed bij cliënten thuis uitgevoerd kunnen worden. •Een belangrijk aandachtspunt betreft het gemeentelijk beleid omtrent structurele financiering, dat nog niet voldoende is uitgewerkt. Arbeidsbesparende technologie •Op individueel niveau zijn er veelbelovende resultaten gemeten, waarbij arbeidsbesparing kan oplopen tot wel 20%. •Door maatwerk te leveren kunnen er veel vormen van zorg op afstand worden uitgeprobeerd en krijgen sceptici de mogelijkheid om aan de innovaties te wennen. •De competenties van personeel met betrekking tot het werken met zorg op afstand zijn van groot belang voor het slagen van de zorgtrajecten. Waardering medewerkers •Zorg op afstand vergt een wezenlijk andere manier van werken. In feite is het een complete cultuuromslag, waarbij medewerkers meerdere fasen doorlopen. •Voor een positieve waardering van medewerkers is het van belang hen te betrekken en te motiveren voor de werkmethode. Waardering cliënten •De cliënten van de deelnemende trajecten gebruiken en accepteren zorg op afstand. De ervaringen leren dat cliënten hierbij de keuze hebben mee te doen en de gelegenheid hebben de meerwaarde zelf te ondervinden. Het nauw betrekken van cliënten met gemotiveerde medewerkers blijkt een succesfactor. Waardering maatschappij •Gemeenten vinden het lastig beleid op te stellen rondom zorg op afstand. Ook zorgkantoren en zorgverzekeraars zijn nog maar mondjesmaat bereid mee te werken aan de zorgtrajecten. Leer- en verbeterpunten Conclusies Resultaat- gerichtheid •Een dienstenspecificatie op zelfredzaamheid (output)- of particiaptie (outcome)-niveau vraagt om nieuwe competenties in de organisatie om de verbanden tussen inzet en effecten te leggen. Daarmee is kennis van deze verbanden een belangrijke succesfactor. De juiste afspraken met inkopers van gemeenten en zorgverzekeraars zijn onontbeerlijk. Trajecten zijn daarmee afhankelijk van de voortgang voor contractering bij deze partijen. Vernieuwing •Een methodische aanpak, zoals verplicht in een In voor zorg-traject, kan de beweging naar een brede introductie versnellen en eerder resultaat opleveren. De hiervoor benodigde competenties zijn te ontwikkelen. Zodra meer structurele financiering voor zorg op afstand is geregeld, kunnen de zorgorganisaties zorg op afstand breder uitrollen. Mogelijkheden voor doorontwikkeling Meer weten? Hoe nu verder? Wat betekenen deze bevindingen en waar dienen zorgorganisaties rekening mee te houden bij het opstarten van een zorg op afstand-traject? Op basis van de analyse van de trajecten zijn de volgende succes- en faalfactoren geconstateerd: Raadpleeg het hele rapport: H.Mulder, Meta-analyse Zorg op afstand; Resultaten en aanbevelingen In voor zorg-trajecten; In voor zorg! 2013 Download het rapport via www.invoorzorg.nl. Ga naar www.invoorzorg.nl > Technologie voor praktijkvoorbeelden, instrumenten en tools. Neem contact op met de In voor zorg-kennismanager voor Technologie, Marc Haufe, [email protected]; (030) 789 25 10. Succesfactoren • Beschikken over de juiste kennis. • Vertrekken vanuit een heldere visie en sturing richting de organisatie door leiderschap. • Betrekken van medewerkers (en cliënten). • Kiezen en uitvoeren van een geschikte implementatiestrategie. Faalfactoren • Afspraken met gemeenten en verzekeraars over de structurele financiering worden nog onvoldoende gemaakt. • De technologie is onvoldoende geschikt of relatief duur. Deze factoren kunnen dienen als uitgangspunt voor toekomstige zorg op afstand-initiatieven. De overheveling van de langdurige zorg naar de gemeenten en zorgverzekeraars biedt kansen, maar vraagt ook om waakzaamheid. Alle betrokken partijen moeten alert zijn op het borgen van structurele financiering van zorg op afstand. Voor actuele informatie en concrete tips over de financiering van e-Health-toepassingen kunt u terecht op: www.invoorzorg.nl/ivzweb/In-voor-zorg-Thema-Technologie. Postbus 19188, 3501 DD Utrecht | Catharijnesingel 47, 3511 GC Utrecht 030 789 25 10 | Kijk voor meer informatie op www.invoorzorg.nl Op de hoogte blijven? Volg ons op