Water(s)coop 6, april 2014 (PDF - 1702 kB)

Water(s)coop
Informatiebrief voor bestuurders
Editie 6 - april 2014
Column
HetWaterschapshuis
Slim samenwerken
In dit nummer
Gateway Review: de lerende overheid
Samenwerken is een opdracht voor iedereen
die in het waterbeheer werkzaam is.
Het Bestuursakkoord Water is er helder over:
“Door werkzaamheden van de verschillende
overheidsdiensten slim te combineren
kunnen we doelmatigheidswinst bereiken.”
Het Waterschapshuis faciliteert onder andere
de samenwerking tussen waterschappen, de
provincies en Rijkswaterstaat op het gebied
van data-inwinning (Actueel Hoogtebestand
Nederland) en informatiebeheer (Informatiehuis
Water). Daarnaast wordt met Rijkswaterstaat
en een aantal waterschappen de samenwerking
versterkt op het gebied van vergunningverlening
en handhaving in het gezamenlijke project Saw@.
De eerste stap van samenwerken is elkaar leren
kennen. Vervolgens kunnen we kennis maken
met andere en slimme manieren van werken,
waardoor we als overheid efficiënt met en voor
elkaar kunnen werken. Eigenlijk zou er een vrij
verkeer van ambtenaren moeten zijn tussen
de overheden. Vele werkzaamheden binnen de
overheid vragen om specifieke competenties
en expertise. Soms is de expertise schaars of
zijn er binnen de eigen organisatie (te) weinig
ontplooiingsmogelijkheden. De mobiliteit
tussen overheidsorganisaties zou moeten
worden gepromoot en breed worden gesteund.
De ambtenaar van de toekomst werkt op
verschillende plekken en voor verschillende
opdrachtgevers. Op deze manier
kunnen we doelstellingen van het
Bestuursakkoord Water bereiken én
een aantrekkelijke werkgever zijn.
Joris van Enst
KING: steunbalk, poortwachter en verspieder
BIJ12: “Detachering, daar wordt iedereen beter van”
Filmtip
02
03
04
04
HWH: leren voor
de toekomst
HWH is op zoek naar een goede route richting toekomst.
Voor richting aanwijzingen ging de directie van HWH op pad
en voerde oriënterende gesprekken met Bureau Gateway,
BIJ12 (provincies) en KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse
Gemeenten). Daar zijn al leerzame lessen uit te trekken.
De gesprekken krijgen zeker een vervolg.
Gateway Review: de lerende overheid
Bureau Gateway is een uitvoerend bureau voor de Rijksoverheid. Het
licht in verschillende fasen van grote risicovolle projecten de (project)
organisatie door, gestructureerd en kritisch. Afhankelijk van de scope
van het project wordt voor de review een team samengesteld uit een
pool van deskundigen, ‘critical friends’ met de juiste competenties.
Behalve de Rijksoverheid maken ook medeoverheden, zoals VNG en
KING, inmiddels gebruik van de methodiek van bureau Gateway.
BIJ12 en KING: verschillende portfolio’s
en managementmodellen
BIJ12 en KING zijn de kwaliteitsinstanties van respectievelijk de
provincies en de gemeenten. BIJ12 ontwikkelt en beheert met
name InSpider en grondwatermodellen voor de provincies. De dienst
werkt in opdracht van de gezamenlijke provincies, met deskundige
medewerkers die vanuit de provincies gedetacheerd zijn. KING, het
Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten, heeft een breed portfolio in het driehoekige krachtenveld Rijk-gemeenten-markt en andere
partners. KING overlegt met rijkspartners over het realisme van de
rijksagenda voor de gemeentelijke uitvoering, helpt gemeenten met
concrete producten rondom informatievoorziening en ondersteuning
bij implementatie, en werkt samen met de markt en daagt deze uit.
Hoe we zo als overheden van elkaar kunnen leren leest u uitgebreid
in deze nieuwsbrief.
D U U R Z A M E O P L O S S I N G E N VO O R G E M E E N S C H A P P E L I J K E I N F O R M AT I E VO O R Z I E N I N G
1
Gateway Review: de lerende overheid
Bureau Gateway is onderdeel van het ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninksrijksrelaties,
en is de enige licentiehouder voor de Gateway
Reviewmethode in Nederland. De Algemene
Rekenkamer is lovend over de Gateway Reviewmethode en de werkwijze van Bureau Gateway:
de methode is succesvol gebleken in het
ondersteunen van hoog-risico-programma’s
en -projecten van de Rijksoverheid.
“De Gateway Review evalueert niet achteraf wat
is misgegaan, maar brengt aan het begin van een
fase de risico’s in beeld. Het had eigenlijk beter een
preview kunnen heten”, zegt bureauhoofd Pieter Frijns.
Het instrument is in verschillende fasen van een
programma of project in te zetten, elke fase heeft zijn
eigen Reviewtype (zie kader) en richt zich op de daarbij
horende vragen. De Gateway Reviewmethode volgt
een vast stappenplan, resulterend in een praktisch
en onafhankelijk advies over wat er nodig is om het
programma of project nog succesvoller uit te voeren.
Pieter Frijns waarschuwt dat een Gateway Review
geen wondermiddel is: “Sommige risico’s kun je
inschatten, andere doen zich totaal onverwacht voor.
Je moet altijd alert blijven. Een hoog-risico-programma
OGC Gateway
van de uitgave
of -project werkt nu Review
eenmaal niet als eenDoelplaneconomie, er is geen causale relatie tussen een Gateway
Producten
& op succes kan je wel
Review en succes. Maar
de kans
Waarde van het Gatewayproces
Diensten Catalogus
aanzienlijk vergroten.”
TM
In deze uitgave leest u welk type Gateway op welk moment
uitgevoerd kan worden. Een Gateway Review is een
collegiale doorlichting van een project of programma
door een team ervaringsdeskundigen, ‘peers’ van de
bestuurlijk opdrachtgever (SRO, Senior Responsible Owner).
In deze uitgave leest u welk type
Gateway Review op welk moment
ingezet kan worden.
De Gateway Reviewmethode is ontwikkeld om de
opdrachtgever aan het einde van de beleidsvoorbereiding
en tijdens de realisatiefase te helpen bij de sturing en
beheersing:
• Aan het einde van de beleidsfase kan een Starting
Gate toegepast worden om er zeker van te zijn dat
het geplande beleid en de voorgestelde uitvoering
daarvan geschikt en effectief zullen zijn.
• De Gateway Review 0 is ontwikkeld voor programma’s
en toetst bestaansgrond, aanpak en strategie. Deze
Gateway Review wordt herhaaldelijk uitgevoerd
tijdens de looptijd van het programma.
• De Gateway Reviews 1-5 zijn ontwikkeld voor
projecten. In deze reviewtypes wordt tijdens de
looptijd de bestaansgrond, aanpak, uitvoering,
implementatie en het resultaat van het project
getoetst.
• De Health Check kan op ieder moment toegepast
worden. In dit reviewtype wordt een aspect van de
staande organisatie onderzocht.
Het figuur hiernaast geeft een overzicht van de
verschillende Gatewaytypes:
Simon Bouwman, hoofd Projecten en beheer en
plaatsvervangend secretaris-directeur van HWH,
Water(s)coop - april 2014
Hoe werkt Gateway?
In enkele gesprekken bepaalt de opdrachtgever samen met Bureau
Gateway en het Gateway Reviewteam wat de reviewvraag is en
welke documentatie daarbij voor het reviewteam van belang is.
Uit een pool van gekwalificeerde, voor deze werkwijze opgeleide
mensen stelt Bureau Gateway een Gateway Reviewteam samen dat
qua competenties aansluit op de organisatie, het soort programma
of project en de centrale reviewvraag. De reviewers zijn getrainde
collega’s, ervaringsdeskundigen uit uiteenlopende overheidsonderdelen, die een week vrijmaken voor de uitvoering van de feitelijke
Gateway Review. De eerste drie dagen van die week hebben zij op
basis van strikte vertrouwelijkheid gesprekken met betrokkenen
binnen en buiten het project. De vierde dag maakt het team een
(geanonimiseerd) advies, dat op dag vijf wordt overhandigd aan de
opdrachtgever. De totale doorlooptijd van een Gateway Review, van
de
intake
tot Gatewaytypes
de presentatie van het advies, is ongeveer 12 weken.
Ter illustratie:
Overzicht
Project
reviews
Het Gatewayproces biedt opdrachtgevers ondersteuning
bij de realisatie van zakelijke doelen. De opdrachtgever
krijgt een waardevol, onafhankelijk perspectief op de
kwesties waarmee het programma- of projectteam te
maken heeft of gaat krijgen. Het resultaat is een praktisch
advies van collega’s over wat er nog nodig is om het
project of programma succesvoller uit te voeren.
Op wat voor vragen de Gateway Review Dezich
richt
Gateway types
is afhankelijk van het type Review (zie figuur). Hebben we het beoogde project- of programmaresultaat
scherp? Bereiken we dat met onze aanpak? Doen we
het goede, en doen we het goed? Klopt de businesscase? Zijn er goede afspraken voor de implementatie
van beoogde veranderingen? Wie is er verantwoordelijk voor wat? Vóélt men zich ook verantwoordelijk?
Hoe is de organisatiecultuur, kennen betrokkenen hun
rol en weten ze die vast te houden? Welke bestuurlijke
en technische risico’s kunnen we bedenken? Zijn we
bereid om die te lopen? En wat zijn de mogelijkheden
om ze het hoofd te bieden?
2
is onder de indruk van de potentie van het instrument. “Mij vallen
als kenmerken van de Gateway Review op: snelheid, vertrouwelijkheid en collegiale deskundigheid. Als we hier als watersector
gezamenlijk instappen kan dat ons enorm helpen ons risicomanagement te verbeteren en het draagvlak bij projecten te versterken. Rijkswaterstaat heeft al enige ervaring met Gateway
Reviews. De evaluatie van het programma Informatiehuis Water
zou een mooie kans kunnen zijn om daarin van elkaar te leren.
Een netwerk opbouwen, de Lerende Overheid concreet maken.” ■
De Gateway Reviewmethode is breed
belangrijke veranderingen in het prim
steunende proces van een organisati
4. Gereed voor
implementatie
• Ontwikkeling en implementatie
• Organisatorische wijzigingen en
nieuwe dienstverlening.
• Investeringen op het gebied van
• Zakelijke wijzigingen mogelijk g
2. Voorbereid
ing
en verwervin
1. Doel en
strategie grechtvaardigin
g
Programma
reviews
0. Strateg
De opdrachtgever
De opdrachtgever van de Gateway Re
gehele organisatie gezien als de best
woordelijke voor het traject en draag
woordelijkheid voor de succesvolle r
met wie hij de resultaten van de revie
aanbevelingen geïmplementeerd wo
ie en berei
k
Starting
Health
Check
Ieder Gatewaytype correspondeert m
indicatieve onderzoeksvragen. Deze
vindt u op de andere zijde van deze u
niet vast of limitatief, de opdrachtge
met Bureau Gateway en het reviewte
gebieden extra of aanvullende aanda
Toepassingsgebied Gateway R
5. Resultaten
3. Realisatie
Vraagstelling is maatwerk
Gate
fase
satie
Reali
Beleidsv
oorberei
ding
Code of Conduct
Een Gateway Review wordt altijd uitg
spelregels die opgenomen zijn in de
Deze Code garandeert de vertrouweli
en de professionele uitvoering confo
principles van de Gateway Reviewme
OGC Gateway™ Reviews als o
kwaliteitsaanpak
Overzicht Gatewaytypen
Learned lesson
Risicobeheersing door leren in een netwerk van
onafhankelijke ‘critical friends’ versterkt het commitment bij projecten en vergroot de kans op succes.
Elke organisatie in de publieke secto
kwaliteitsaanpak om ervoor te zorge
programma’s de juiste resultaten lev
vormen een waardevol onderdeel van
op cruciale momenten een doorlicht
ervaringsdeskundigen.
KING: steunbalk, poortwachter
en verspieder
KING, onderdeel van de VNG, is het gemeentelijke zusje van
HWH en BIJ12/GBO. Met iets meer dan 100 medewerkers
zorgt KING voor generieke ondersteuning van gemeenten
op het terrein van dienstverlening en bedrijfsvoering.
KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) functioneert
als intermediair tussen Rijk en gemeenten, en tussen de markt en
gemeenten. Daarbij richt het zich op de informatievoorziening: door
gemeenten ict-standaarden, sturingsinformatie en verantwoordingsinformatie te bieden. Daarnaast let KING, als verlengstuk van de VNG,
op de uitvoeringskracht en ‘adoptiegraad’ van gemeenten bij ontwikkelingen vanuit de rijksoverheid. KING kent en activeert de markt.
Het brede KING-portfolio loopt van informatievoorziening in het
sociaal domein en basisvoorziening NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma e-overheid) tot gegevensbeheer en -uitwisseling op het
gebied van werk en inkomen, en van de Basisregistratie Personen
tot informatiebeveiliging.
Steunbalk
Gemeenten moeten – en kunnen – betrokken en efficiënt zijn.
Betrokken bij burger en bedrijf en efficiënt georganiseerd. KING
helpt gemeenten om op het netvlies te krijgen waar ze behoefte
aan hebben en wat daarvoor nodig is, en ondersteunt door het
ontwikkelen van gezamenlijke standaarden en voorzieningen en
bijvoorbeeld standaardcontracten. Daarnaast geeft KING ondersteuning bij implementatie en beheer. De ondersteuning wordt door
KING generiek aan alle gemeenten aangeboden en geldt daarmee
in de meeste gevallen ‘tot aan de voordeur’. “Individuele gemeenten kopen zelf in en eventuele (technische) ondersteuning bij het implementeren komt van de adviesbureaus en andere marktpartners,”
zegt KING-directeur Larissa Zegveld. Gemeenten beslissen ook zelf
of ze al dan niet van de generieke producten gebruikmaken.
Poortwachter
Opvallend vindt Simon Bouwman de faciliterende
functie van KING voor de poortwachtersrol die de VNG
speelt bij het Rijk. KING toetst de impact van rijksregelingen op de uitvoerbaarheid bij gemeenten en
zit daarom soms bijvoorbeeld samen met de VNG aan
tafel bij programmaraden. Soms vraagt een betrokken
ministerie via de VNG aan KING om de implementatie
bij alle gemeenten voor te bereiden (zoals bij NUP).
Dat betekent extra projectfinanciering bovenop de
algemene financiering vanuit de VNG – waar ook de
besluitvorming over deze projecten plaatsvindt – waarbij
de mogelijkheid een standaard voor alle gemeenten te
ontwikkelen als nadrukkelijk voordeel meeweegt.
Verspieder
Ten slotte heeft KING goed zicht op de markt van (ict-)
leveranciers: wie zijn de spelers, wat is er, wie kan wat?
Als een nieuwe wet vraagt om een nieuw product doet
KING een marktscan en bereidt het de markt voor, zonder zelf partij te zijn. Zo is er een uitgebreide softwarecatalogus opgebouwd, die gemeenten en leveranciers
aan elkaar koppelt.
■
Het werkveld van KING:
de driehoek Rijk –
gemeenten – markt
en andere partners.
Learned lesson
Poortwachtersfunctie en verspieder
in de markt versterken de individuele
deelnemers en de sector als geheel.
Individuele deelnemers zijn betrokken
in hun taakuitoefening en efﬁciënt in
hun bedrijfsvoering.
Water(s)coop - april 2014
3
BIJ12 Unit GBO is voor de provincies wat HWH is voor de
waterschappen: de organisatie beheert gemeenschappelijke
informatievoorzieningen voor de provincies. Daarnaast kunnen de experts binnen GBO (Gemeenschappelijke BeheerOrganisatie) een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van
deze ict. Wat opvalt: de enige vaste medewerker is de directeur, Michelle Fransen.
Het GBO beheert voor de gezamenlijke provincies o.a. de Landelijke
Databank Overstromingsrisico’s, het Landelijk Grondwaterregister,
het Zwemwaterregister en InSpider, het open source systeem voor
het verzamelen, omzetten, valideren en serveren van data voor het
Europese Inspire.
Gedetacheerd zijn bij B12 is aantrekkelijk!
Koen Rutten is voor de helft van de tijd gedetacheerd bij GBO als
functioneel beheerder en als zodanig verantwoordelijk voor InSpider. Daarnaast coördineert hij de realisatie van de doelarchitectuur
van het GBO. De andere helft van de tijd is hij specialist informatievoorziening bij de provincie Utrecht. Simon Bouwman signaleert dat
bij HWH de vacatures niet altijd even gemakkelijk worden opgevuld.
Fransen heeft daar bij GBO geen probleem mee: “Wij hebben een
pot die door de provincies samen gevuld wordt. Daaruit betalen we
het brutoloon van al onze medewerkers aan de uitlenende provincie.
En je moet het aantrekkelijk maken natuurlijk. Mensen waarderen
het dat er iets extra’s gedaan wordt voor mensen die helpen bij het
realiseren van interprovinciale doelstellingen. Ze vinden het leuk om
met ons te werken, onder andere vanwege de mogelijkheden om
nieuwe dingen te leren, de vrijheid. Ons streven is een vaste dag
van de week iedereen hier in huis te hebben, de rest van de tijd
werken ze elders: bij hun eigen provincie, thuis of op locatie.
4
Water(s)coop - april 2014
Filmntip
BIJ12: “Detachering,
daar wordt iedereen
beter van”
Een tip over een managementboek, een
‘waterboek’ of een ander hot topic.
Tip van Michelle Fransen
directeur van BIJ12/GBO
provincies
Mandela: Long
Walk to Freedom
“Deze film over het leven van Nelson Mandela
geeft een even prachtig als verschrikkelijk beeld
van de werkelijkheid in Zuid-Afrika. Vooral de rol
van Nelsons tweede vrouw, Winnie, en de last die
de gevangenschap van haar man voor haar was,
vond ik een eyeopener. Terwijl Mandela uiteindelijk
koos voor de vreedzame weg, ging Winnie de
situatie met agressie te lijf. Een krachtig beeld
van wat je met inleven, bemiddelen en positief
leiderschap kan bereiken.”
Ze blijven met beide benen in de ‘moeder-organisatie’
staan, dat versoepelt contacten en kennisuitwisseling.”
Samendoen en hergebruiken
InSpider is open source. “Dus ook beschikbaar voor
de waterschappen?” vraagt Simon Bouwman zich af.
Fransen ziet dat zeker in de nabije toekomst gebeuren. GBO werkt aan het opnemen van InSpider in de
Stichting Hergebruik Overheid en wil daar graag ook
de waterschappen bij betrekken.
■
Learned lesson
Een kleine organisatie met gedetacheerde werknemers: effectief en
aantrekkelijk voor werknemer,
inlener en uitlener.
HetWaterschapshuis
Het Waterschapshuis
Stationsplein 89 3818 LE Amersfoort
Postbus 2180 3800 CD Amersfoort
T 033 460 31 00
[email protected]
www.hetwaterschapshuis.nl

Download Report