Casestudy GO Assist bij Achmea - T-MC

GO ASSIST
casestudy
GO ASSIST
BIJ ACHMEA
Inleiding
De samenwerking
De training Get Organised (GO) leert individuen hoe
zij hun werk moeten organiseren om continu “on
top of their game” te zijn. Maar hoe doe je dat als je
in je dagelijkse werkzaamheden ondersteund wordt
door een secretaresse? Tijdens de GO Assist leren
manager en secretaresse om zo effectief en
efficiënt mogelijk samen te werken. Dit document
beschrijft vier afspraken, gebaseerd op GO Assist
principes, die een manager en haar secretaresse
hebben gemaakt om – op afstand – zo goed
mogelijk samen te werken.
Aan alle afspraken die Martine met haar
secretaresse heeft gemaakt, ligt de GO methodiek
ten grondslag. Zo worden alle werkzaamheden
ingepland en is de agenda, en dus niet de inbox,
altijd bepalend voor hoe een dag wordt ingevuld.
Verder worden e-mails maar één keer door Martine
gelezen. Als een e-mail door haar wordt geopend,
wordt deze ook direct afgehandeld of wordt de
benodigde actie ingepland. Vervolgens wordt de
e-mail door Martine uit haar inbox verwijderd.
De teammanager
Martine van Nuenen is manager van het team
Proces & Kwaliteit binnen een divisie van
verzekeringsmaatschappij Achmea. Zij geeft leiding
aan 17 medewerkers en is daarnaast als
resourceleverancier, participant of gedelegeerd
opdrachtgever verantwoordelijk voor
diverse
projecten. Gemiddeld ontvangt zij per dag tussen de
40 en 50 e-mails, zit zij dagelijks 80% van haar tijd in
overleg en ontvangt zij iedere dag nog 5
(ongeplande) telefonische oproepen.
Martine: “De aansturing van een groot team in
combinatie met inhoudelijke betrokkenheid bij tal
van projecten maakt het zeer waardevol om goed
secretarieel ondersteund te worden. Deze
ondersteuning werkt in de praktijk als een eerste
filter waardoor een deel van de vragen dat tot mij
komt, direct wordt afgehandeld zonder dat ik daar
een aandeel in heb. Door hier goede afspraken over
te maken, creëer je een samenwerking waarin de
kwaliteiten van manager en secretariële
ondersteuning optimaal worden gebruikt.”
Vier afspraken die Martine en haar secretaresse
hebben gemaakt om optimaal samen te werken
worden in de volgende paragrafen kort beschreven.
GO ASSIST
casestudy
Afspraak 1: categorisering van e-mails
Afspraak 3: gebruik afsprakensjabloon
Alle e-mails die Martine ontvangt, worden door de
secretaresse beoordeeld en gecategoriseerd.
Hiervoor zijn de volgende folders aangemaakt in
Outlook:
Als er een afspraak ingepland moet worden, dan
gebruikt Martine hiervoor altijd het e-mailsjabloon
uit de folder “sjabloon afspraak”. In die folder staat
een e-mail, gestuurd door de secretaresse, met
daarin onderstaande tabel.
Wordt in een e-mail een duidelijke vraag gesteld
waarop actie moet worden ondernomen? Dan
wordt de e-mail naar de map “Actie” gesleept. Kan
de secretaresse de e-mail direct afhandelen? Dan
doet zij dat en wordt de e-mail vervolgens naar de
folder “Afgewerkt” gesleept. Staat Martine in de cc
van een e-mail? Dan kan de e-mail in de meeste
gevallen naar de folder “ter info”. Et cetera. Bij emails die een reactie zijn op een nog ongelezen email in de inbox van Martine, bewaart de
secretaresse alleen de laatste e-mail. In de reply
staat tenslotte ook de initiële e-mail.
Afspraak 2: agendablokken voor e-mail
Heilig zijn de reserveringen in de agenda van
Martine aan het begin en einde van de dag.
Dagelijks heeft zij op die manier (minimaal) twee
uur gepland voor het afhandelen van e-mail. De
afspraak met de secretaresse is om die
agendareserveringen te bewaken. Het blok ’s
morgens zorgt er namelijk voor dat Martine altijd
goed voorbereid is voor de afspraken van de dag en
het blok ’s middags garandeert een lege inbox aan
het einde van de dag. E-mails in de folder “actie”
worden altijd eerst afgehandeld (of gepland),
waarna de “ter info” e-mails worden gelezen.
Door te kiezen voor “beantwoorden” en vervolgens
de tabel in te vullen, worden geen details vergeten.
Zo wordt extra communicatie rondom een dergelijk
vergaderverzoek tussen Martine en haar
secretaresse dus voorkomen.
Afspraak 4: wekelijks bila
Een vierde afspraak die is gemaakt over de wijze
van samenwerken, is dat de teammanager en haar
secretaresse wekelijks een (telefonisch) overleg
hebben ingepland. Vragen die zij voor elkaar
hebben, en die geen spoed hebben, worden
verzameld totdat zij elkaar spreken. Dat voorkomt
veel tussentijds ad hoc contact.
De conclusie
Martine heeft haar werkwijze én haar omgeving
dusdanig georganiseerd dat ze altijd overzicht
behoudt en voorkomt dat haar dagen gevuld zijn
met ad hoc acties en het blussen van brandjes. De
samenwerking met haar secretaresse speelt hier
een grote rol in.
T-MC | Vijzelmolenlaan 3 | 3447 GX Woerden | T. +31 348 - 50 14 62 | E. [email protected] | www.t-mc.nl
GO ASSIST
casestudy
Martine: “Ik merk in de praktijk dat ik door
consequent vast te houden aan deze afspraken een
hoge workload aan kan zonder daar werkdruk van
te ervaren. En uiteraard komt het voor dat mijn
agenda omgegooid moet worden door een spoedklus. Maar juist op dit soort momenten helpen
heldere werkafspraken tussen manager en
secretaresse enorm om de impact snel te bepalen
en andere taken te herplannen.”
De GO Assist coaching heeft bijgedragen aan de
geoliede samenwerking tussen manager en
secretaresse. Wilt u ook leren hoe u dat realiseert en
daardoor zoveel mogelijk werk kunt verzetten in
minder tijd en met minder moeite? Raadpleeg dan
www.t-mc.nl voor meer informatie.
T-MC | Vijzelmolenlaan 3 | 3447 GX Woerden | T. +31 348 - 50 14 62 | E. [email protected] | www.t-mc.nl

Download Report