FOTOBOND Taakgroep Opleidingen en Sprekers Mentoraat op afdelingsniveau in het kader van kwaliteitsverbetering en persoonlijke ontwikkeling In het jaarplan 2014 van de Taakgroep Opleiding en Sprekers worden plannen voorgesteld in zake educatie in clubs en voor persoonlijke leden. De gedachten die daarin verwoord zijn hebben als basis gediend voor de uitwerking van dit plan voor de afdelingsmentoraten [AM]. Dit plan is inmiddels goedgekeurd door DB en BB van de Fotobond en wordt thans aangeboden aan de afdelingen van de Fotobond. Het plan kan in september 2014 feitelijk worden ingevoerd. In juni/augustus 2015 zullen we vanuit de Taakgroep O&S een eerste evaluatie houden en zullen de gegevens van de evaluatie verwerken in het jaarplan 2016 van de taakgroep. Uitwerking MENTORAAT op afdelingsniveau. algemeen Het afdelingsmentoraat [AM] is een begeleiding voor leden van de Fotobond in een bepaalde afdeling. Het kunnen persoonlijke leden zijn maar ook leden die aangesloten zijn bij een fotoclub van de Fotobond waar geen mentoraat georganiseerd wordt. Het AM wordt georganiseerd door het bestuur (of namens het bestuur) van de afdeling. Het AM wordt gegeven/begeleid door een erkende bondsmentor van de Fotobond. De Fotobond verstrekt eenmalig per jaar een subsidie op aanvraag door het afdelingsbestuur op basis van een werkplan. Het werkplan bevat gegevens m.b.t. doel, uitvoering en evaluatie. deelnemers 1 Deelnemers aan een AM moeten lid van de Fotobond zijn, hetzij via een club of persoonlijk. De deelnemers worden geacht hun fotografie verder inhoudelijk te willen ontwikkelen. Een goede basis van opname- en beeldbewerkingstechniek en vormgeving van het beeld wordt veronderstelt. In beginsel is er geen ballotage maar het afdelingsbestuur kan een selectiedrempel hanteren indien de inschrijving het aantal beschikbare plaatsen overstijgt. In beginsel zal ook een evenwichtige spreiding over clubs en persoonlijke leden door het afdelingsbestuur worden nagestreefd. Het aantal deelnemers per AM bedraagt minimaal 10. Het maximaal aantal deelnemers is in beginsel 12 maar kan in overleg tussen afdelingsbestuur en de bondsmentor anders (hoger) worden vastgesteld, e.e.a. afhenakelijk van het type mentoraat. inhoud In het AM worden de deelnemende fotografen gestimuleerd en begeleid in hun verdere persoonlijke ontwikkeling in de fotografie. Het ontwikkelingsdoel is gericht op de verbeelding en/of het vertellende (verhalende) van de fotograaf in zijn/haar fotografie. Het AM kan individueel of thematisch ingevuld worden. o Als het AM individueel wordt ingevuld, werkt elke fotograaf aan een individuele opdracht die bij aanvang door de deelnemer in overleg met de bondsmentor wordt vastgesteld. De keuze voor de individuele opdracht behoort al tot het begeleidingstraject van de bondsmentor. 1 Vooralsnog zijn er gedurende de eerste jaren van de invoering van het AM geen plaatsen beschikbaar voor niet-leden van de Fotobond. In 2016 zal dit door de taakgroep O&S nader bekeken worden. o Als het afdelingsbestuur besluit om het AM thematisch in te vullen zullen alle deelnemers onder begeleiding van de bondsmentor werken aan hetzelfde thema met dien verstande dat eenieder dat op een eigen wijze in kan vullen. Dat betekent dat bij de keuze van het thema daarmee rekening wordt gehouden. De keuze van een thema wordt gemaakt door het afdelingsbestuur in nauw overleg met de bondsmentor. Eventueel kan het thema voor belangstellenden voorafgaande aan het AM in de afdeling worden geïntroduceerd in de vorm van een lezing of presentatie. Het AM omvat minimaal 5 avonden (dagdelen) en maximaal 6 avonden die verdeeld zijn over één seizoen (een kalenderjaar of van september t/m mei). Het AM wordt afgesloten met een eindpresentatie op een nader door het afdelingsbestuur te kiezen manier. Dat zou bijvoorbeeld een interne besloten avond van de deelnemers met bondsmentor kunnen zijn maar ook een regionale expositie of een presentatie-avond voor andere fotografen. Anders dan bij een interne besloten avond draagt het afdelingsbestuur mede zorg voor de organisatie en uitvoering van de eindpresentatie. organisatie Het afdelingsbestuur is de organisator van het AM. Dat start bij de keuze voor een thematisch of een individueel AM. Vervolgens de gebruikelijke organisatorische zaken zoals o de keuze voor de bondsmentor en de verdere afspraken met hem/haar maken o het eventueel vastleggen van het thema o de planning van data en het vastleggen van de plaats waar de AM gehouden wordt o de aanvraag van de subsidie van de Fotobond op basis van een beknopt werkplan o de publiciteit/communicatie aan/met de clubs en de individuele persoonlijke leden o inschrijving, innen van deelnemersbijdrage en plaatsing van de deelnemers Na afloop draagt de afdeling zorg voor de evaluatie van het AM en informeert de bondsmentor en de Taakgroep Opleiding en Sprekers hierover. Het kan zijn dat kleinere afdelingen die aan elkaar grenzen samen een AM organiseren of een kleine afdeling aanhaakt bij een grotere afdeling. Uiteraard dient dat bij de subsidieaanvraag vermeld te worden. Er zijn afdelingen waar reeds soortgelijke activiteiten als het afdelingsmentoraat worden georganiseerd. Deze activiteiten worden van harte toegejuicht en kunnen natuurlijk gewoon hun voortgang hebben en als ze voldoen aan deze regeling kan daarvoor uiteraard subsidie worden aangevraagd. Er worden echter geen subsidies verstrekt voor AM’s die gestart zijn vóór september 2014. financiën We gaan er van uit dat de kosten voor het AM bestaan uit de vergoeding en reiskosten bondsmentor, zaalhuur, eventuele portokosten e.d. Deze kosten zullen gedekt moeten worden door de deelnemers, eventuele bijdrage vanuit de afdelingskas en een aangevraagde en gehonoreerde subsidie vanuit de Fotobond. Bij de vergoeding voor de bondsmentor gaan we uit van het gebruikelijke tarief van € 100,-- per avond of dagdeel (exclusief de reiskosten). Als de mentor in het geval van een thematisch AM een introductie over een thema moet verzorgen dan wordt de vergoeding voor die avond in onderling overleg bepaald gezien de mogelijke (extra) tijdsinvestering voor het voorbereiden en/of eventueel te ontwikkelen lesmateriaal. De subsidie die door de Fotobond wordt verstrekt is € 50,-- per avond met een maximum subsidie van € 250,-voor het gehele AM. aanvraag subsidie en afwikkeling subsidie De Fotobond heeft per afdeling het aantal jaarlijkse AM’s vastgesteld waarvoor subsidie verstrekt wordt. Het aantal jaarlijkse maximaal aantal gesubsidieerde AM’s is vastgesteld op een staffel van het aantal leden. Maximaal één AM voor de afdelingen: Groningen, Friesland, Drenthe-Vechtdal, Transijssel, Twente, Gelderland Zuid, Noord-Holland Noord, Kennemerland, Amsterdam, Zuid Holland Noord, Zuid Holland Zuid en Zeeland. Maximaal twee AM’s voor de afdelingen: ‘t Gooi Utrecht, Noord Brabant West, Noord Brabant Oost en Limburg. Op jaarbasis (seizoen) verstrekt de Fotobond derhalve maximaal 20 AM’s subsidie (begrotingspost € 5000,--). De afdeling vraagt minimaal twee maanden voor aanvang van het AM de subsidie aan door middel van een werkplan (zie format werkplan) gericht aan de penningmeester van de Fotobond. Een kopie van het werkplan wordt ook gestuurd aan de Taakgroep Opleiding en Sprekers. De afdeling ontvangt binnen 6 weken na inzending een besluit op de aanvraag (namens het DB van de penningmeester). Na afloop van het AM draagt de afdeling zorg voor de evaluatie. Voor de evaluatie van de bondsmentor wordt door elke deelnemer het formulier (zie bijlage) ingevuld waarna iemand van of namens het afdelingsbestuur op basis van de individuele formulieren het verzamelformulier invult. Het verzamelformulier vormt een onderdeel van de evaluatie. De totale evaluatie (zie format in bijlage 2) wordt naar de penningmeester gestuurd met het verzoek tot uitbetaling van de subsidie. Een kopie van de totale evaluatie wordt aan de taakgroep Opleiding en Sprekers gestuurd. Het subsidiebedrag wordt binnen 6 weken overgemaakt mits de evaluatie voldoet aan de criteria van het format. Bijlage: format werkplan, format evaluatie en formulieren voor de evaluatie van de bondsmentor. Taakgroep O&S 8/4/14 Bijlage I Werkplan [format] Het werkplan bevat: Algemene gegevens zoals afdeling, naam contactpersoon, bereikbaarheid e.d. Doel van het AM Type van het AM Data/periode van het AM Aantal bijeenkomsten ( met eventueel een globale programma omschrijving) Aantal deelnemers die mee kunnen/mogen doen Naam Bondsmentor Plaats waar het AM gegeven wordt Begroting ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------Bijlage II Evaluatie [format] De evaluatie bevat: Algemene gegevens zoals afdeling, naam contactpersoon, bankrekeningnummer e.d. Naam Bondsmentor die het AM begeleid heeft De afzonderlijke data waarop het AM feitelijk heeft plaatsgevonden Aantal deelnemers die bij inschrijving zijn toegelaten. Afvallers van het AM met indien mogelijk de reden. Evaluatie van het gestelde doel (volgens aanvraag/werkplan) Financiële verslaglegging Het verzamelformulier van de evaluatie van de deelnemers (bijlage) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EVALUATIE VERZAMELFORMULIER AFDELINGSMENTORAAT svp van alle deelnemers de individuele evaluatieformulieren in dit verzamelformulier verwerken AFDELING Mentor Aantal deelnemers Start- en einddatum mentoraat Ingevuld (namens de afdeling) door: Bereikbaar via e-mail Korte beschrijving type mentoraat (eventueel doelomschrijving) In welke mate beschikt de bondsmentor volgens u over: Technische kennis Inhoudelijke kennis aantallen invullen slecht slecht In welke mate is volgens u de Bondsmentor : goed goed aantallen invullen Inspirerend Vernieuwend Stimulerend - motiverend Hulpvaardig slecht slecht slecht slecht Hoe heb je de communicatie tussen u en de bondsmentor ervaren t.a.v.? Kennis overdracht Opdrachten formuleren Nakomen beloftes/afspraken slecht slecht slecht goed goed goed Hoe heeft u de besprekingen en begeleiding van de bondsmentor ervaren? slecht goed Hoe heb je de hulp van de bondsmentor met betrekking tot verbeterpunten ervaren? slecht goed Bent u tevreden over het uiteindelijke eindresultaat? Heeft dit mentoraat u verder gebracht? Zou je deze mentor bij een club (andere afdeling) aanbevelen? goed goed goed goed aantallen invullen neen ja neen ja neen ja Gemiddelde cijfer voor de mentor (tel alle cijfers van de deelnemers op en deel door het aantal deelnemers) gemiddelde cijfer is: Schrijf de samenvatting van de belangrijkste opmerkingen (aanvullingen en/of verbeteringen) van de deelnemers op een aparte bijlage en mail die bijlage eveneens. Voor dit mentoraat hebben de deelnemers zelf ……… gedaan Verzamel hier de gegevens van de zelfevaluatie van de deelnemers weinig veel MAIL DIT FORMULIER met eventuele evaluatie van het afdelingsbestuur NAAR DE TAAKGROEP OPLEIDING EN SPREKERS E-mail: [email protected] en naar de bondsmentor. EVALUATIEFORMULIER AFDELINGSMENTORAAT voor elke individuele deelnemer Afdeling Mentor Naam deelnemer Bereikbaar via e-mail In welke mate beschikt de bondsmentor volgens u over: Technische kennis Inhoudelijke kennis zet in één van de 4 vakjes een kruisje slecht slecht In welke mate is volgens u de Bondsmentor : Inspirerend Vernieuwend Stimulerend - motiverend Hulpvaardig zet in één van de 4 vakjes een kruisje slecht slecht slecht slecht Hoe heb je de communicatie tussen u en de bondsmentor ervaren t.a.v.? Kennis overdracht Opdrachten formuleren Nakomen beloftes/afspraken Hoe heeft u de besprekingen en begeleiding van de bondsmentor ervaren? Hoe heb je de hulp van de bondsmentor met betrekking tot verbeterpunten ervaren? goed goed goed goed goed goed zet in één van de 4 vakjes een kruisje slecht slecht slecht goed goed goed slecht goed slecht goed Bent u tevreden over het uiteindelijke eindresultaat? Heeft dit mentoraat u verder gebracht? Zou je deze mentor bij een andere club of afdeling aanbevelen? Cijfer voor de mentor (van 1 tot 10) neen ja neen ja neen ja Cijfer is: Heb je nog concrete verbeteringen of aanvullingen voor het mentoraat en of Mentor? Eventueel op een apart formulier vermelden. Voor dit mentoraat heb ik zelf …….. gedaan ZELFEVALUATIE Er kunnen omstandigheden zijn waardoor je inzet tijdens het mentoraat zich wijzigt. Als je nu na afloop van dit mentoraat objectief naar je eigen inspanning kijkt welk antwoord past daarbij dan het beste? weinig Geef dit formulier aan degene die voor de gehele groep het verzamelformulier invult veel