DOSSIER: INKOOP Facilitair Bedrijf Medisch Centrum Haaglanden bespaart 4 ton in productiekeuken HEFT IN EIGEN HAND Waar vroeger bezuinigingen van bovenaf werden opgelegd, zijn afdelingen tegenwoordig steeds vaker kritisch op eigen handelen. Het Facilitair Bedrijf van het Medisch Centrum Haaglanden besloot bijvoorbeeld de onvermijdelijke druk op het budget niet af te wachten en nam het heft in eigen hand. Door analyse van eigen processen en af te stappen van tradities wist de productiekeuken een besparing van €400.000 per jaar te realiseren. Toen hij in 2012 vanuit de zorg in dienst trad bij het Facilitair Bedrijf, trof Patrick Tettero een traditioneel draaiende productiekeuken aan. Medisch Centrum Haaglanden (MHC) gebruikte een ontkoppeld systeem, waarbij 75% van de maaltijdcomponenten ‘convenience’ werd ingekocht, de overige 25% werd zelf gekookt. 34 mensen werkten destijds in een ruimte van 1100 vierkante meter. Het verschil in faciliteiten en aantal medewerkers ten opzichte van een horecakeuken vond sectormanager Gastenservices Tettero opvallend. In de horeca is meestal veel minder ruimte beschikbaar en zijn er meer piekuren. Een reden voor dit verschil werd niet gevonden door Tettero. Hij besloot samen met senior inkoper Koert Bosgraaf en de afdelingsmanager van de productiekeuken Ruud Wiegant te onderzoeken of de markt de warme maaltijden niet goedkoper kon produceren met minimaal dezelfde kwaliteit. Deze exercitie paste bij het zelf gestelde doel van het Facilitair Bedrijf: een verbetering van efficiëntie met 10%, door een besparing van 10% op het budget te realiseren óf door meer te doen voor hetzelfde geld. Minder fte iets duurder, maar we werken nu efficiënter en met lagere personeelskosten zodat ons dit een aanzienlijk kostenvoordeel oplevert.” Schuiven met werkzaamheden Het was volgens Tettero geen besluit waar licht over werd gedacht. Het schrappen van 14 fte aan arbeidsplaatsen was niet makkelijk, maar wel noodzakelijk. Het MCH is het aan de samenleving verplicht zo efficiënt mogelijk te werken en geen maatschappelijk geld te verkwisten, vindt de sectormanager. “Zorg is onze corebusiness. De facilitaire activiteiten zitten altijd aan de kostenkant.” Door onder andere de marktwerking kijken ziekenhuizen steeds kritischer naar de kosten en ook bij MCH bleken de uitgaven naar beneden te kunnen. Een team van medewerkers van het Facilitair Bedrijf legde de processen in de keuken nog eens onder het vergrootglas. “We zijn echt vanaf de basis weer gaan opbouwen: hoeveel mensen hebben we nodig om de veranderde dienstverlening te kunnen organiseren”, vertelt Tettero. Dat ‘We zijn echt vanaf de basis weer gaan opbouwen’ Na een uitgebreide verkenning van de markt en een vergelijking met het eigen product besloot MCH in zee te gaan met Eetgemak. De Katwijkse maaltijdenleverancier levert sinds 14 maart alle warme maaltijden voor MCHlocaties Westeinde en Antoniushove. De gevolgen voor het personeel lieten zich raden. Van de 34 (28 fte) personeelsleden bleven er nog 18 (14 fte) over. Dit levert voor volgend jaar en de jaren daarna een besparing op van €400.000. Tettero: “De maaltijden zijn 10 | Food Hospitality | november 2014 FOTO: HIELCO KUIPERS Tekst: Maurice de Jong er minder personeel nodig was, stond vast. Minder werk betekent immers minder medewerkers. Per maart bleven alleen het portioneren van maaltijden, het afwassen en de voedingslogistiek over als taken. Deze taken gebeuren efficiënter dan voorheen. Aan de lopende band werken nu bijvoorbeeld vijf mensen in plaats van zes. “We hebben echt helemaal opnieuw gekeken hoe we dit werk in konden richten. Het feit dat er altijd al zes man aan de lopende band stond, speelde niet mee. We bleken met één medewerker minder toe te kunnen, door slim taken te combineren en te schuiven met werkzaamheden”, zegt Wiegant. Een ander voorbeeld is de organisatie van de afwas. Omdat de afwasmachine een deel van de dag stil stond, wasten medewerkers ook af voor een externe partij. “Hierdoor werden de personele kosten, in ieder geval deels, gecompenseerd zodat de formatie in stand kon worden gehouden. In de nieuwe situatie wassen we niet meer af voor die partij.” Opvallende resultaten Eetgemak verzorgt nu alle warme maaltijden van deur tot deur, inclusief de speciale diëten. Hierdoor heeft MCH Westeinde ook afscheid genomen van een tiental verschillende leveranciers. Dat maakt het voorraadbeheer een stuk eenvoudiger. Met Eetgemak is er nu één leverancier van koelverse maaltijden die elke dag vers kookt én levert. De bestelsystemen van het ziekenhuis en de leverancier zijn aan elkaar gekoppeld, waardoor ook de inkoop efficiënt verloopt. De derving in de keuken liep hierdoor terug van 10% naar nagenoeg 0%. Diëtistes van Eetgemak en MCH werken nauw samen om bijvoorbeeld speciale diëten vorm te geven. Soms leidt dit tot opvallende resultaten, geeft Tettero aan. “Door de ervaring van de DOSSIER: INKOOP FOTO: MCH/MICHEL GROEN V.L.N.R.: PATRICK TETTERO, KOERT BOSGRAAF EN RUUD WIEGANT BESLOTEN GEZAMENLIJK TE ONDERZOEKEN OF DE WARME MAALTIJDEN VOOR MEDISCH CENTRUM HAAGLANDEN GOEDKOPER GEPRODUCEERD KONDEN WORDEN. diëtistes van Eetgemak konden ook de best practices van andere ziekenhuizen worden meegenomen in de menuopbouw. Dat blijkt van toegevoegde waarde.” De kwaliteit lijdt niet onder de uitbesteding van het diner, vinden ze bij MCH. Tettero: “Integendeel, het is er beter op geworden. Omdat MCH maar voor 25% zelf kookte, was de cultuuromslag bovendien niet zo groot.” Wiegant: “Het is nooit leuk om de collega’s te missen, maar qua variatie en kwaliteit kunnen we zelf niet maken wat Eetgemak maakt. Dat wordt bevestigd door de reacties van de patiënten en de gastvrouwen. Natuurlijk verschillen smaken en zullen er altijd mensen zijn die een andere verwachting hebben, maar per saldo wordt deze maaltijd beter beoordeeld.” De Patiënten Advies Raad ging akkoord met de nieuwe totaalleverancier Eetgemak. Vooral over de bredere beschikbaarheid van exotische maaltijden was ze te spreken. Ook zijn in de nieuwe situatie halalmaaltijden aan het assortiment toegevoegd. Geestelijke verzorgers uit het ziekenhuis bezochten zelfs de hiervoor speciaal ingerichte halalkeuken van Eetgemak om te bekijken hoe de productie van halalmaaltijden in z’n werk gaat. Allergenenwetgeving cember aanstaande ingaat. “Alle allergenen van ieder pakje dat je gebruikt, moet je dan registreren. Omdat Eetgemak dit nu voor ons doet scheelt dat bakken met werk en geld”, realiseert Tettero zich. “Anders moet je dure externe adviseurs inhuren en de borging hiervan organiseren.” Behalve een directe besparing in geld, heeft de samenwerking ook indirecte kostenreductie opgeleverd: minder overhead, minder onderhoud aan machines, minder contracten met leveranciers en minder energieverbruik. “En die 400 vierkante meter die we nu over hebben, kan anders worden ingevuld door het ziekenhuis.” l Eetgemak ontzorgt het MCH ook als het gaat om de allergenenwetgeving die op 13 de- FOTO: HIELCO KUIPERS SAMENWERKING MCH WESTEINDE EN EETGEMAK HERMAN KEIZER VAN EETGEMAK. Eind december 2013 sloten MCH Westeinde in Den Haag en Eetgemak een overeenkomst voor de levering van warme maaltijden met een looptijd van drie jaar. De eerste maaltijdleveranties vonden plaats in maart 2014. Na portioneren gaan er ook maaltijden van MCH Westeinde naar de locatie Antoniushove in Leidschendam. Beide partijen benadrukken dat het meer een partnerschap betreft dan een overeenkomst. “Natuurlijk liggen prijzen en prestatie-indicatoren duidelijk vast, maar je moet het samen doen”, benadrukt Herman Keizer, commercieel directeur van Eetgemak. “Je moet met elkaar sparren, een contract is niet statisch maar dynamisch.” Toen een achtdaagse menucyclus in de praktijk lastig bleek, werd vlug overgestapt naar een eenvoudigere situatie van een zevendaagse menucyclus. “De patienten hebben geen hinder ondervonden van de omschakeling in de maaltijdvoorziening”, aldus sectormanager Gastenservices Patrick Tettero. Food Hospitality | november 2014 | 11