Handleiding
LOKAAL BEHEERDER
LRP versie 3.1
De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor LRP 3.1:
Handleiding LRP 3.1 Lokaal beheerder (3e druk, april 2014)
Handleiding LRP 3.1 Ledenadministratie (4e druk, december 2014)
Handleiding LRP 3.1 Bijdragenadministratie (3e druk, januari 2015)
Handleiding LRP 3.1 Pastoraal medewerker (3e druk, april 2014)
1e druk, juli 2012
2e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, juni 2013
3e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, april 2014
4e , gecorrigeerde en bijgewerkte druk, december 2014
Een speciaal woord van dank gaat naar alle meelezers die met hun op- en aanmerkingen
hebben bijgedragen aan de totstandkoming van deze handleiding.
c Protestantse Kerk in Nederland
Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld kan de Dienstenorganisatie geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade ontstaan door eventuele
fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding.
Gebruikers van deze handleiding worden uitgenodigd eventuele op- en aanmerkingen te melden via [email protected]
Handleiding LB LRP
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
5
I
9
LOKAAL BEHEERDER
1 Inleiding
1.0 Doel van de ledenregistratie
1.1 Algemeen . . . . . . . . . . .
1.2 Beveiliging . . . . . . . . . .
1.3 LRP-test . . . . . . . . . . . .
1.4 Support . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
11
11
12
12
13
14
2 De lokaal beheerder
2.0 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel . . . .
2.1.1 Wachtwoord wijzigen . . . . . . . . .
2.1.2 Problemen bij inloggen . . . . . . . .
2.2 Meldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2.1 Overzicht openstaande meldingen .
2.2.2 Melding bewerken . . . . . . . . . .
2.2.3 Overzicht meldingen in behandeling
2.2.4 Overzicht afgehandelde meldingen .
2.3 Gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3.1 Gebruiker aanmaken . . . . . . . . .
2.3.2 Gebruiker bewerken . . . . . . . . .
2.3.3 Gebruiker verwijderen . . . . . . . .
2.3.4 Sleutel ontkoppelen van gebruiker .
2.3.5 Gebruiker deblokkeren . . . . . . . .
2.4 Gebiedsomvang . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Secties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5.1 Sectie maken . . . . . . . . . . . . .
2.5.2 Sectiegebied wijzigen . . . . . . . .
2.5.3 Sectie postcodegebied splitsen . . .
2.5.4 Sectie splitsen . . . . . . . . . . . . .
2.5.5 Secties samenvoegen . . . . . . . .
2.5.6 Sectie verwijderen . . . . . . . . . .
2.6 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6.1 Vrij gebied maken . . . . . . . . . . .
2.6.2 Vrij gebied wijzigen . . . . . . . . . .
2.6.3 Vrij gebied verwijderen . . . . . . . .
2.7 Overige contacten . . . . . . . . . . . . . . .
2.7.1 Overig contact opvoeren . . . . . . .
2.7.2 Overig contact wijzigen . . . . . . .
2.7.3 Overig contact verwijderen . . . . .
2.8 Locaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.8.1 Locatie opvoeren . . . . . . . . . . .
2.8.2 Locatie wijzigen . . . . . . . . . . . .
2.8.3 Locatie verwijderen . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
15
15
16
16
17
19
19
20
21
21
23
23
28
32
32
33
34
35
36
40
43
46
46
48
49
49
53
56
57
57
58
58
60
60
61
62
ver. 3.1, december 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
5
Handleiding LB LRP
2.9 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.10 Overige adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.10.1 Overig adres opvoeren . . . . . . . . . . . . . . .
2.10.2 Overig adres wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . .
2.10.3 Overig adres verwijderen . . . . . . . . . . . . .
2.11 Ambten en functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.11.1 Ambt / functie opvoeren . . . . . . . . . . . . . .
2.11.2 Ambt / functie wijzigen . . . . . . . . . . . . . . .
2.11.3 Ambt / functie verwijderen . . . . . . . . . . . . .
2.12 Beheren gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.1 Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.2 Bestuurlijke gegevens . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.3 Gebiedsomvang . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.4 Wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.5 Secties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.6 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.7 Geregistreerden . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.8 Overige contacten . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.9 Locaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.10 Statistieken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.11 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.12 Overige adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.13 Financieel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.14 Ambten en functies . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13 Beheren wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.1 Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.2 Bestuurlijk gegevens . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.3 Gebiedsomvang . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.4 Gebiedsstructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.5 Secties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.6 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.7 Overige contacten . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.8 Geregistreerden . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.9 Locaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.10 Statistieken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.11 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.12 Signaleringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.13 Overige adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.14 Financieel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.15 Ambten en functies . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.13.16 Wijkgebonden instellingen . . . . . . . . . . . . .
2.14 Financiële basisgegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.14.1 SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.14.2 IBAN(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.14.2.1 Betaalwijze / contract . . . . . . . . . .
2.15 Fondsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.15.1 Fonds aanmaken . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.15.1.1 IBAN rekening gegevens . . . . . . . .
2.15.1.2 Betaalwijzen en standaard betaalwijze
2.15.1.3 Instellingen fonds . . . . . . . . . . . .
2.15.1.4 Financiële gegevens . . . . . . . . . .
6
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
64
66
66
67
67
68
68
69
70
71
71
72
72
72
73
73
73
73
73
73
73
73
74
74
75
75
76
76
76
77
77
77
77
77
77
77
77
81
81
81
82
84
84
84
86
90
90
93
94
94
95
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.15.1.5 Gebruikers . . . . . . . . . . .
2.15.2 Fonds bewerken . . . . . . . . . . . . . .
2.15.3 Fonds verwijderen . . . . . . . . . . . .
2.15.4 Verzamelfonds aanmaken . . . . . . . .
2.16 Abonnementen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.16.1 Abonnement aanmaken . . . . . . . . .
2.16.1.1 IBAN rekening gegevens . . .
2.16.1.2 Instellingen abonnement . . .
2.16.1.3 Toelichting . . . . . . . . . . .
2.16.1.4 Gebruikers . . . . . . . . . . .
2.16.2 Abonnement bewerken . . . . . . . . . .
2.16.3 Abonnement verwijderen . . . . . . . .
2.17 Selecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.17.1 Selectie maken . . . . . . . . . . . . . .
2.17.2 Selectiecriteria en insluitingen . . . . . .
2.17.3 Extra insluitingen . . . . . . . . . . . . .
2.17.4 Uitsluitingen . . . . . . . . . . . . . . . .
2.17.5 Groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.17.6 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . .
2.17.7 Jubilea . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.17.8 Totaaloverzicht . . . . . . . . . . . . . .
2.17.9 Vrije export . . . . . . . . . . . . . . . .
2.17.10 Subselecties . . . . . . . . . . . . . . . .
2.18 Gemeentesjablonen . . . . . . . . . . . . . . . .
2.18.1 Variabelen in gemeentesjablonen . . . .
2.19 Sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.19.1 Landelijke sorteringen . . . . . . . . . .
2.19.2 Gemeente sorteringen . . . . . . . . . .
2.19.3 Sorteringen maken . . . . . . . . . . . .
2.19.4 Sorteringen wijzigen . . . . . . . . . . .
2.19.5 Sorteringen verwijderen . . . . . . . . .
2.20 Raadplegen kerkelijk register . . . . . . . . . . .
2.21 Groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.21.1 Groep schrijfbaar maken of verwijderen
2.22 Afdrukken vanuit LRP . . . . . . . . . . . . . . .
2.23 Werken met de planner . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. 96
. 97
. 97
. 97
. 101
. 101
. 101
. 102
. 103
. 103
. 104
. 104
. 105
. 105
. 107
. 110
. 111
. 111
. 112
. 113
. 116
. 117
. 118
. 121
. 124
. 127
. 127
. 128
. 128
. 129
. 131
. 133
. 136
. 136
. 136
. 137
Lijst met afkortingen
139
Lijst van figuren en tabellen
141
Index
145
ver. 3.1, december 2014
7
Handleiding LB LRP
8
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
Deel I
LOKAAL BEHEERDER
ver. 3.1, december 2014
9
Handleiding LB LRP
10
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
1 Inleiding
1.0
Doel van de ledenregistratie
Het doel van de ledenregistratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens
ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste
zin van het woord.
Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de
kerkenraad ingericht en bijgehouden het register/de registers van de gemeente
dan wel in een gemeente met wijkgemeenten de registers van de wijkgemeenten,
bestaande uit:
• het register van leden van de (wijk)gemeente, waarin naast de doopleden en belijdende leden van de (wijk)gemeente ook de gastleden van de
(wijk)gemeente zijn ingeschreven, en
• het register van de niet-gedoopte kinderen van leden van de (wijk)gemeente
en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de (wijk)gemeente.
De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor het register van de (wijk)gemeente. De Generale Synode is de verantwoordelijke voor het register van de
leden van alle gemeenten van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie.1
Ten behoeve van de hierboven beschreven landelijke ledenregistratie is LRP
ontwikkeld.
Doel van LRP
Voortvloeiend uit hetgeen in de Generale Regeling is geschreven over ‘het leven
en werken van de gemeente’ hebben bij het ontwerpen van LRP drie aspecten
centraal gestaan:
Zorg
Het verlenen van pastorale en diaconale zorg bij doop, rouw, trouw, ziekte,
armoede, etc. LRP zorgt voor een actueel en juist overzicht van de gegevens van de gemeente waardoor adequaat kan worden ingesprongen op
gebeurtenissen in het leven van gemeenteleden.
Betrokkenheid
Het kunnen volgen van gemeenteleden bij verhuizingen geeft de lokale
gemeente de gelegenheid zicht te houden op hen die hebben aangegeven
mee te willen leven met de eigen gemeente. Door middel van de pastorale
eenheid kunnen jongeren die voor hun studie tijdelijk elders wonen betrokken
blijven bij de eigen gemeente.
Financiële zekerheid
Financiële zekerheid voor nu en de toekomst door gerichte fondswerving
onder gemeenteleden, zowel voor de plaatselijke gemeente als voor landelijk
bekende activiteiten zoals Kerkbalans. LRP heeft uitgebreide mogelijkheden
voor het voeren van een bijdragenadministratie.
1
Meer informatie in de Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk
ver. 3.1, december 2014
11
1.1
1.1
Algemeen
Handleiding LB LRP
Algemeen
Voor u ligt de Handleiding LRP versie 3.1 voor LRP (Leden Registratie Protestantse
Kerk), het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland.
Het systeem biedt ondersteuning bij het plaatselijke kerkenwerk, volgens de
laatste technische inzichten en mogelijkheden. Het ledenregistratie programma is
een hulpmiddel om in contact te komen en te blijven met leden van de gemeente,
bij het pastoraat en het overige bezoekwerk. Tevens kan LRP worden ingezet voor
Kerkbalans en alle andere vormen van gerichte geldwerving binnen uw gemeente.
Hulpmiddel voor gemeentewerk
Het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland is vanaf
het begin ontwikkeld om het werk in de plaatselijke gemeente te ondersteunen.
U kunt LRP op veel manieren inzetten: binnen uw gemeente gaat het bijvoorbeeld
om het werk van predikanten, ouderlingen, diakenen en de kerkrentmeesters.
Ook de regionale en landelijke organen hebben veel profijt van het werken met
een landelijk registratiesysteem, de informatie van de plaatselijke gemeenten is
immers altijd actueel.
LRP kan worden gebruikt voor het ontwikkelen van activiteiten op het terrein van
pastoraat, acties in het kader van de diaconie, vragen in het kader van beleid,
het ontwikkelen van een langetermijnvisie, etc.
Alle gemeenten binnen de Protestantse Kerk in Nederland hebben te maken met
LRP. Ook de dienstverlening van de Dienstenorganisatie (DO) en de afdeling
Institutionele ondersteuning (IO) verloopt via LRP.
Gebruik van LRP is niet verplicht voor de gemeenten, maar er blijft voor iedere
gemeente wel de kerkordelijke verplichting om haar mutaties centraal aan te
leveren.
Landelijk overzicht
De Protestantse Kerk in Nederland telt ongeveer 1700 gemeenten met circa twee
miljoen leden. Binnen deze gemeenten zijn vele predikanten en nog veel meer
kerkelijke medewerkers en vrijwilligers actief. Gezien dit grote aantal mensen is
het dus belangrijk een goed en actueel overzicht te hebben van de ‘landelijke
gemeente’.
LRP zorgt voor overzicht en inzicht in het ‘ledenbestand’ en de manier waarop de
leden bij de kerk betrokken zijn. De cijfers maken het mogelijk relevant beleid
te maken en een langetermijnvisie te ontwikkelen voor en door de Protestantse
Kerk en haar gemeenten.
1.2
Beveiliging
Authenticatie
De informatie van uw gemeenteleden is bij LRP goed gewaarborgd. Gebruikers
krijgen alleen toegang tot het systeem met een persoonlijke authenticatiesleutel.
12
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
1.3
LRP-test
Deze ‘sleutel’ genereert, na een druk op de knop,
een uniek getal. Dit getal is dynamisch, dat wil
zeggen, het is eenmalig en voor een bepaalde tijd
geldig. Op basis van de combinatie van dit getal
met uw aanmeldnaam (uw e-mailadres) en het wachtwoord, vindt identificatie
plaats. Deze solide wijze van toegangsbeveiliging voldoet aan de eisen van de
Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).
De beveiliging door middel van authenticatiesleutels maakt tevens een scheiding
naar functie en niveau mogelijk binnen LRP. Zo kunnen bijvoorbeeld de financiële gegevens alleen door de bijdragenadministrateur worden ingezien en kan
een ledenadministrateur voor een wijkgemeente of de hele gemeente worden
aangewezen.
U kunt aangeven dat medewerkers van de afdeling Institutionele ondersteuning
van de Dienstenorganisatie toegang mogen krijgen tot uw gegevens, uiteraard
alleen in die gevallen, waarbij zij u ondersteuning bieden.
Het LRP systeem zelf (hard- en software) en de technische infrastructuur er
omheen zijn beveiligd, er is alles aan gedaan om onbevoegden te weren.
Mocht u desondanks informatie hebben dat er sprake is van ongeoorloofde pogingen om toegang tot LRP te krijgen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk te
melden telefonisch op 030 - 880 1777 of via e-mail: [email protected].
De Dienstenorganisatie zal in toepasselijke gevallen aangifte doen van computervredebreuk.
Back-up
Doordat LRP een internet-gebaseerde applicatie is hoeven gemeenten zelf geen
back-ups te maken, dit wordt centraal verzorgd.
Fysiek gescheiden van het hoofd-systeem bevindt zich - elders in het land - een
identiek en altijd up-to-date uitwijksysteem dat de verwerking van het hoofdsysteem overneemt zodra dit, om wat voor reden dan ook, uit zou vallen. Ook op
deze manier geeft LRP besparing op gebruik, beheer en onderhoudskosten voor
gemeenten.
1.3
LRP-test
Om u in de gelegenheid te stellen op een veilige manier bepaalde handelingen
(mutaties, in- en uitschrijven, financiële handelingen, herindelen secties, etc. etc.)
uit te proberen - zonder gevolgen voor uw échte registratie - is de oefenomgeving
LRP-test in het leven geroepen. Op het adres lrp-test.pkn.nl kunt u inloggen
met uw eigen inlognaam, sleutel en wachtwoord waarna u toegang krijgt tot de
oefenomgeving van uw (wijk)gemeente.
Deze oefenomgeving is te herkennen aan de opvallend afwijkende kleurstelling
van de vensters en schermen, daarnaast wordt de naam van uw gemeente en
wijkgemeente(n) voorafgegaan door het woord TEST.
Iedere maand rondom de 15e worden de gegevens van LRP gekopieerd naar
LRP-test, met uitzondering van de gegenereerde bank- en pdf-bestanden welke u
in de testomgeving opnieuw kunt genereren.
ver. 3.1, december 2014
13
1.4
Support
Handleiding LB LRP
De handelingen en wijzigingen die u in LRP-test doorvoert hebben geen enkel
gevolg voor de gegevens van uw gemeente in LRP. Het is goed mogelijk vanuit de
testomgeving acceptgiro’s en bankbestanden te genereren, het is niet mogelijk
deze acceptgiro’s en bankbestanden verder te verwerken in het échte LRP, dit zal
tot problemen leiden!
1.4
Support
Voor vragen staan de ledendesk en de orderdesk van het LRP-team ter beschikking. Tevens kunt u gebruik maken van het online platform www.pkn.nl/lrpnetwerk.
U kunt zich aanmelden voor de gratis nieuwsbrief LRP op www.pkn.nl/lrpnetwerk.
Bij specifieke vragen over de werking en het gebruik van LRP of bij concrete
problemen kunt u contact opnemen met de ledendesk van het LRP-team: e-mail:
[email protected], telefoon: 030 - 880 1777
Bij vragen over de extra dienstverlening door de Dienstenorganisatie ten behoeve
van de gemeenten - hierbij valt te denken aan het laten uitvoeren van allerlei opdrachten zoals het afdrukken van acceptgiro’s, (herinnerings)brieven of registers,
het verzorgen en verwerken van automatisch incasso’s en andere bankbestanden,
etc. - kunt u contact opnemen met de orderdesk van het LRP-team: e-mail:
[email protected], telefoon: 030 - 880 1777
14
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2 De lokaal beheerder
2.0
Inleiding
Als lokaal beheerder (LB) autoriseert en helpt u andere LRP-gebruikers in uw
gemeente.
De kerkenraad stelt de lokaal beheerder aan, en is eindverantwoordelijk voor het
beheer en het gebruik van het ledenregistratiesysteem in de gemeente.
Lokaal beheerder is een belangrijke functie: u bent als lokaal beheerder het eerste
aanspreekpunt in uw gemeente over het gebruik van LRP.
Opzichter
Als LB hoeft u geen dagelijkse werkzaamheden uit te voeren, maar u bent de
‘opzichter’ van het systeem. Sommige taken voert u éénmalig of incidenteel
uit, zoals het autoriseren van gebruikers, het maken van gebiedsindelingen, het
aanmaken en beheren van de bankrekeningen, het aanmaken van fondsen en
abonnementen en deze in beheer geven bij bijvoorbeeld de bijdragenadministrateur of het aanpassen van brieven en standaarddocumenten van de gemeente.
Het werk van de lokaal beheerder is, qua aard en frequentie, minder intensief
dan dat van de ledenadministrateur (LA) of bijdragenadministrateur (BA).
Autoriseren
Het autoriseren van andere gebruikers betekent dat u binnen uw gemeente de
gebruikers van het ledenregistratiesysteem verschillende rollen toekent. U zorgt
ervoor dat de juiste persoon aan de juiste authenticatiesleutel wordt gekoppeld.
U houdt het overzicht wie er binnen de gemeente gebruik maakt van LRP en of
iemand ledenadministrateur, bijdragenadministrateur of pastoraal medewerker
is.
Verder beheert u de authenticatiesleutels die nodig zijn om in te loggen in LRP.
Deze sleutels zijn vergelijkbaar met de ‘Digipass’, die bij veel banken gebruikt
wordt voor internet bankieren. Deze sleutels zijn persoonsgebonden, het is dus
belangrijk dat u bij een wisseling van personen de sleutel inneemt, toekent en
uitdeelt aan de nieuwe persoon. U bent ook degene die de authenticatiesleutels
bestelt bij de Dienstenorganisatie.
Helpen en beheren
Het helpen van de gebruikers in uw gemeente is een andere belangrijke taak van
de lokaal beheerder. Omdat u goed op de hoogte bent van het systeem, kunt u
anderen helpen bij hun werkzaamheden of assisteren als ze ergens niet uitkomen.
Verder onderhoudt u de lokale gegevens die in het systeem zijn vastgelegd,
zoals het beheer en de inrichting van de verschillende secties en vrije gebieden.
Ook beheert u de contactgegevens van de bestuurlijke organen, de locaties en
gebouwen, de overige adressen en de ambten en (kerkelijke) functies van de
gemeente.
ver. 3.1, december 2014
15
2.1
2.1
Inloggen met uw authenticatiesleutel
Handleiding LB LRP
Inloggen met uw authenticatiesleutel
1. Open uw browser (bij voorkeur Firefox, Chrome of Internet Explorer).
2. Type in de adresbalk van de browser: lrp.pkn.nl
Let op: Het adres van LRP begint niet met www!
Het door u ingegeven adres verandert vanzelf in het beveiligde adres
https://lrp.pkn.nl/
Het volgende scherm verschijnt:
Figuur 1: Loginvenster
3. Uw naam is het e-mailadres dat u aan uw lokaal beheerder hebt doorgegeven.
4. Het wachtwoord is het wachtwoord dat u via hetzelfde e-mailadres hebt
ontvangen.
Let op: zowel de naam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!
5. In het veld sleutel vult u de code in die, nadat u hebt gedrukt op het knopje
van de authenticatiesleutel, in het venster (display) verschijnt.
Figuur 2: Autheticatiesleutel
6. Klik in het inlogscherm op het knopje Login.
Het door de LB toegewezen wachtwoord kan door de gebruiker zelf
worden gewijzigd. Ga naar Gebruikers in het menu Beheer. Vul een
nieuw wachtwoord in en klik op Opslaan.
7. Het startscherm van LRP verschijnt (als dit niet goed opent dient u het
scherm te verversen met de functietoets F5. Dit gebeurt voornamelijk bij
gebruik van Internet Explorer).
2.1.1
Wachtwoord wijzigen
1. Het wijzigen van het wachtwoord kan door de gebruiker zelf worden gedaan.
Ga naar Gebruikers in het menu Beheer. Vul een nieuw wachtwoord in en
klik op Opslaan.
16
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.1
Inloggen met uw authenticatiesleutel
2. Indien niet meer kan worden ingelogd in LRP dient een nieuw wachtwoord
te worden verstrekt door de lokaal beheerder.
Deze kan een door de gebruiker op te geven nieuw wachtwoord invoeren of
het wachtwoord resetten waarna dit automatisch wordt toegezonden aan
de gebruiker. (Dit werk alleen indien de inlognaam van de gebruiker ene
geldig e-mailadres is!)
Voor meer informatie zie de handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.3.2
Gebruiker bewerken op pag. 28.
2.1.2
Problemen bij inloggen
Het kan zijn dat het inloggen in LRP niet lukt, dit kan verschillende oorzaken
hebben.
1. Verkeerde combinatie naam / wachtwoord / sleutel.
Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen
(automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan er
met de betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd.
Vergewis u ervan dat u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt; de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!
De code van de authenticatiesleutel is maar gedurende korte tijd geldig,
u dient deze direct na weergave in het venstertje in te typen in het veld
Sleutel. Genereer nogmaals een code door te drukken op het knopje van
de authenticatiesleutel en vul deze code in in het veld Sleutel; controleer
ook dat u de juiste authenticatiesleutel gebruikt ingeval u over meerdere
authenticatiesleutel beschikt.
Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen.
2. Internetadres onjuist.
Het adres in de adresbalk van uw browser moet luiden: https://lrp.pkn.nl/
(let op het https). Ververs deze pagina met de toets [F5] of met de toetsen
[Ctrl]+[F5].
Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder
(en voor de LB neem contact op met de helpdesk LRP).
3. Browsergeschiedenis.
Omdat LRP via een browser functioneert kan het incidenteel voorkomen dat
zich in de cache van uw browser verkeerde / verouderde ’software’ bevindt.
Dit wil wel eens gebeuren als de software van LRP wordt vernieuwd.
Dit probleem is eenvoudig op te lossen door in uw browser de cache te
legen. Het legen van de cache (browsergeschiedenis) verschilt per browser
en per versie van de browser. Een algemeen geldende instructie kunnen we
dan ook niet geven. In veel (moderne) browsers werkt de toestcombinatie
[CTRL] + [SHIFT] + [DELETE].
Vergewis u er wel van dat u alleen de browsergeschiedenis weggooit,
niet uw cookies of wachtwoorden o.i.d!
4. Synchroniseren.
De melding ‘Uw sleutel kon niet worden geauthenticeerd. Wilt u proberen
te synchroniseren?’ verschijnt onder de knop Login in beeld. Dit betekent
ver. 3.1, december 2014
17
2.1
Inloggen met uw authenticatiesleutel
Handleiding LB LRP
dat uw naam en wachtwoord juist zijn maar dat LRP de code van uw sleutel
niet kan valideren.
• klik in het inlogscherm op synchroniseren;
Figuur 3: Sleutel synchroniseren
• onder de velden Naam en Wachtwoord verschijnen twee velden om
(sleutel)codes in te brengen;
• vul opnieuw uw naam en wachtwoord in;
• vul in het veld Sleutel #1 de code in die verschijnt na het drukken op
het knopje van de authenticatiesleutel (‘digipass’);
• druk vervolgens herhaaldelijk op het knopje van de authenticatiesleutel
totdat er een nieuwe code verschijnt;
• vul dit nummer in in het veld Sleutel #2 en klik op de knop Login.
Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder.
Let op: het is niet mogelijk in dezelfde browser gelijktijdig met twee verschillende rollen in te loggen in LRP. Dit is alleen mogelijk indien gebruik wordt
gemaakt van verschillende browser-programma’s op dezelfde computer.
Het is wel mogelijk om in dezelfde browser met dezelfde rol in twee vensters
(of tabbladen) verschillende menu’s open te hebben in LRP.
• Tip: bijna elke browser beschikt over een optie om de browser ‘full screen’
te tonen, vrijwel altijd te activeren door op F11 te drukken. Hierdoor worden de locatiebalk, de toolbars en de tabbladen onzichtbaar en wordt het
werkscherm maximaal groot. Om het ‘full screen’ weer ongedaan te maken
drukt u nogmaals op de functietoets F11.
18
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.2
2.2
Meldingen
Meldingen
In het overzicht meldingen staan berichten die automatisch door LRP worden
gegenereerd naar aanleiding van:
• meldingen, afkomstig van Stichting Interkerkelijke Leden Administratie
(SILA), als gevolg van wijzigingen in de GBA-registratie;
• mutaties in het bestand van LRP (zoals geboorte, in- / uit- / overschrijvingen, wijziging kerkelijke staat, etc.).
Deze meldingen zijn slechts van informatieve aard en zijn een verslaglegging
van door LRP succesvol uitgevoerde (automatische ) acties / mutaties of van
acties / mutaties die in LRP nog op nadere afhandeling van de gebruiker
wachten.
Tevens staan in dit overzicht - afhankelijk van de functie van de gebruiker de meldingen ten gevolge van niet succesvol uitgevoerde acties onder het
tabblad SILA uitvallers.
Het type meldingen dat wordt getoond ligt in eerste instantie vast in LRP
maar kan door de lokaal beheerder (LB) per wijkgemeente per functie en
gebruiker worden aangepast. (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf
2.13.12 Signaleringen op pag. 77).
De meldingen in dit overzicht worden per gebruiker gegenereerd.
Een tweede gebruiker met dezelfde functie binnen dezelfde (wijk)gemeente krijgt zijn/haar eigen meldingen te zien en dient ze eveneens
zelf af te handelen.
In geval er voor een wijkgemeente géén gebruikers zijn aangemaakt dan kan in
het wijkgemeentedossier worden opgegeven dat de meldingen naar bepaalde
e-mailadressen moeten worden gezonden. (zie handleiding Lokaal Beheerder,
paragraaf 2.13.1 Algemeen op pag. 75).
2.2.1
Overzicht openstaande meldingen
Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm onder het tabblad Algemeen onder subtabblad Open het overzicht met openstaande meldingen
behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker. (De lokaal beheerder heeft geen toegang tot het tabblad Sila uitvallers.)
Onder de subtabbladen In behandeling en Afgehandeld bevinden zich respectievelijk de meldingen die door uzelf in behandeling zijn gezet en de meldingen die
zijn afgehandeld behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker.
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een melding
of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en datum-bereik.
ver. 3.1, december 2014
19
2.2
Meldingen
Handleiding LB LRP
Figuur 4: Overzicht openstaande meldingen
U kunt meerdere meldingen tegelijk selecteren (met de muis of met de knop
Alles selecteren) en in een keer de status ervan op ‘afgehandeld’ zetten.
Onder het subtabblad Open kan met behulp van de knoppen Zet in behandeling en Zet afgehandeld de status van een melding worden ingesteld op ‘in
behandeling’ of ‘afgehandeld’. Het ‘in behandeling’ of ‘afgehandeld’ zetten van
een melding is slechts informatief van aard en is alleen van betekenis voor de
betreffende gebruiker.
Meldingen die in behandeling zijn staan vermeld onder subtabblad In behandeling, meldingen die zijn afgehandeld staan vermeld onder subtabblad Afgehandeld.
Met behulp van de knop naar CSV exporteren kan het overzicht met meldingen
naar een csv-bestand worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma.
Door het afhandelen van een melding wordt geen mutatie in LRP doorgevoerd.
• Openstaande meldingen van drie maanden of ouder krijgen automatisch de
status afgehandeld.
• Tip: Met behulp van de knop Open dossier kan direct het geregistreerdedossier van de geselecteerde melding worden geopend. U krijgt een
foutmelding indien uw autorisatie niet voldoende is om het geregistreerdedossier te openen.
2.2.2
Melding bewerken
1. Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm onder het tabblad
Algemeen onder subtabblad Open het overzicht met openstaande meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker.
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een
melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en
datum-bereik.
2. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken.
20
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.2
Meldingen
3. Selecteer de regel van de gezochte melding en klik op de knop Bewerken,
het venster Melding bewerken opent.
Figuur 5: Melding bewerken
4. In het venster Melding bewerken wordt het type melding, de inhoud van
de melding en de gegevens van de betreffende geregistreerde getoond.
Een eventuele actie die door de gebruiker moet worden ondernomen staat
vermeld in het veld Melding.
5. In het veld opmerking kan door uzelf een voor deze melding relevante
opmerking worden ingevuld. Deze opmerking wordt voor de betreffende
melding en voor uzelf vastgelegd.
6. Door middel van het veld status kan de de status van de melding worden
gezet op ‘in behandeling’, ‘afgehandeld’ of ‘open’.
7. Klik op de knop Opslaan om de melding te bewaren.
Let op: door het afhandelen van een melding wordt geen mutatie in LRP
doorgevoerd.
2.2.3
Overzicht meldingen in behandeling
Onder het subtabblad In behandeling bevinden zich de meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker die door de
gebruiker zelf op ‘in behandeling’ zijn gezet.
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een
melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en
datum-bereik.
Met behulp van de knoppen Zet open en Zet Afgehandeld kan de status
van een melding worden ingesteld op ‘open’ of ‘afgehandeld’.
2.2.4
Overzicht afgehandelde meldingen
Onder het subtabblad Afgehandeld bevinden zich de afgehandelde meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker die
door de gebruiker zelf op ‘afgehandeld’ zijn gezet
ver. 3.1, december 2014
21
2.2
Meldingen
Handleiding LB LRP
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een
melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en
datum-bereik.
Met behulp van de knoppen Zet open en Zet in behandeling kan de
status van een melding worden ingesteld op ‘open’ of ‘in behandeling’.
Openstaande meldingen van drie maanden of ouder worden automatisch
afgehandeld.
Afgehandelde melding blijven twee jaar bewaard.
22
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.3
2.3
Gebruikers
Gebruikers
De lokaal beheerder (LB) maakt gebruikers aan die binnen zijn gemeente een
rol in LRP krijgen. De authenticatiesleutel wordt na het aanmaken van de
gebruiker aan deze geregistreerde verstrekt.
2.3.1
Gebruiker aanmaken
1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent.
Figuur 6: Overzicht gebruikers
2. Klik op de knop Nieuw, het scherm Gebruiker toevoegen opent.
Figuur 7: Gebruiker toevoegen
3. Voor het aanmaken van een gebruiker kan worden gekozen uit:
• een gebruiker binnen de eigen gemeente: klik op de knop achter Selecteer persoon binnen gemeente. Het scherm Persoon selecteren
opent.
Figuur 8: Persoon selecteren
Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken.
ver. 3.1, december 2014
23
2.3
Gebruikers
Handleiding LB LRP
Gebruik, in verband met het ‘naamgebruik’ van gehuwden, voor het
zoeken op achternaam bij voorkeur het veld Volledige achternaam
bevat.
Selecteer de persoon die als gebruiker moet worden toegevoegd aan
LRP en klik op de knop Selecteer.
• een gebruiker buiten de eigen gemeente: klik op de knop achter Selecteer persoon buiten gemeente. Het venster Zoek binnen Kerkelijk register opent.
Figuur 9: Zoek binnen Kerkelijk register
Vul de Minimale zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Naast
de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de
postcode of de straat een verplicht veld.
Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig.
Indien de melding ‘Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoekcriteria. . . ’ verschijnt, dan moeten meer zoekcriteria (voorletter, voornamen,
roepnaam) worden opgegeven.
Onder het kopje zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde.
Klik op de knop Selecteer.
• een gebruiker uit de overige contacten van de gemeente: klik op
de knop Selecteer overig contact. Het scherm Selecteer overig
contact opent.
Figuur 10: Selecteer overig contact
Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Selecteer
24
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.3
Gebruikers
de persoon die als gebruiker moet worden toegevoegd aan LRP en klik
op de knop Selecteer.
(Zie voor het maken van een overig contact paragraaf 2.7 Overige
contacten op pag. 57)
Login gegevens
4. Geef de gebruiker een gebruikersnaam en een wachtwoord.
Als gebruikersnaam dient het e-mailadres van de gebruiker. Dit is uniek
en eenvoudig te onthouden. Dit e-mailadres wordt door LRP gebruikt om
een nieuw wachtwoord naartoe te zenden. (Zie ook punt 6). Tevens kan dit
e-mailadres door de Dienstenorganisatie (DO) worden gebruikt om, indien
nodig, meldingen te zenden naar een specifieke doelgroep, bijvoorbeeld
alle lokaal beheerders van LRP.
In geval u voor meerdere functies met meerdere namen moet inloggen
dan kan mogelijk gebruik worden gemaakt van een zogenaamde e-mail
alias. Zie hiervoor de documentatie van uw mail provider. (Deze e-mail
alias kan worden gebruikt om e-mail naar toe te zenden)
In de toekomst zullen mogelijk ook nieuwe functies van LRP van dit emailadres gebruik maken.
Uit het oogpunt van beveiliging heeft het de voorkeur om door LRP automatisch een wachtwoord te laten genereren en deze door LRP per e-mail aan
de gebruiker toe te laten zenden (zie hieronder). De gebruiker kan na het
inloggen zelf het wachtwoord veranderen in een wachtwoord dat beter te
onthouden is.
Indien bij het inloggen problemen optreden kan de LB ervoor kiezen zelf
een eenvoudiger wachtwoord in te vullen en dit aan de gebruiker mee te
delen. (Hierbij moet dus niet op de knop Verzenden worden geklikt). Uit
veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf het
wachtwoord weer wijzigt.
5. De authenticatiesleutel dient aan de gebruiker te worden gekoppeld.
• Klik naast het veld ‘Digipass’op de knop
om een authenticatiesleutel
aan de gebruiker toe te wijzen. Het venster Selecteer Digipass opent.
Figuur 11: Selecteer Digipass
• Voer het serienummer in dat op de achterkant van de authenticatiesleutel staat (het getal zonder streepjes invoeren) en klik op de knop
Zoeken.
ver. 3.1, december 2014
25
2.3
Gebruikers
Handleiding LB LRP
• Selecteer het serienummer van de gevonden ‘Digipass’ en klik op de
knop Selecteren.
6. Klik op de knop Verzenden om een automatisch gegenereerd nieuw wachtwoord vanuit LRP per e-mail aan de nieuwe gebruiker toe te zenden. Als
e-mail adres wordt de ingevulde gebruikersnaam gebruikt.
Telkens als op de knop Verzenden wordt geklikt wordt een nieuw
wachtwoord gegenereerd en via LRP aan de gebruiker verzonden!
• Klik niet op de knop Verzenden als het wachtwoord voor de gebruiker
door de LB zelf wordt ingevuld. U dient dan op een andere manier de
gebruikersnaam en wachtwoord aan de nieuwe gebruiker bekend te
stellen.
Uit veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf
het wachtwoord weer wijzigt.
Rechten
Vanaf LRP versie 3.0 is - ten behoeve van een waarnemende
taak in de bijdragenadministratie - de gebruikersrol van (ouderling)kerkrentmeester beschikbaar.
De kerkrentmeester kan alles raadplegen waar de bijdragenadministrateur (BA) toegang toe heeft. De kerkrentmeester kan echter niets invoeren, wijzigen of verwijderen (read-only). Uitzondering hierop is het
herberekenen van de totalen van een actiejaar van een fonds en een
verzamelfonds.
7. Klik op de knop Nieuw onder het kopje Rechten, het venster Rechten
opent.
Figuur 12: Rechten
8. Selecteer de gewenste functie(s) en het bijbehorende autorisatieniveau.
26
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.3
Gebruikers
De functies ledenadministrateur (LA) en BA kunnen gecombineerd
worden met één sleutel. Voor de overige functies is een aparte (extra)
sleutel nodig.
• De functie van Kerkrentmeester kan in LRP niet met andere functies
worden gecombineerd.
Het autorisatieniveau kan worden toegewezen op:
• gemeenteniveau (slechts één gemeente);
• wijkgemeenteniveau (één of meer wijkgemeenten);
• sectieniveau (één of meer secties).
(Sectieniveau kan alleen worden ingesteld voor de Pastoraal medewerker (PW)).
De gemeente staat standaard ingesteld op de gemeente waarvoor de LB is
ingelogd.
9. Selecteer - indien van toepassing - de wijkgemeente(n) en de sectie(s).
Indien een gebruiker voor alle wijkgemeenten wordt geautoriseerd hoeven
deze wijkgemeenten niet apart geselecteerd te worden, het volstaat dan
om het autorisatieniveau ‘gemeente’ te selecteren. Dit geldt ook voor de
secties, indien een gebruiker voor alle secties geautoriseerd is (meestal
predikant) volstaat het om het autorisatieniveau ‘gemeente’ te selecteren.
Klik op de knop Selecteer onder het kopje Wijkgemeenten, het venster
Wijkgemeenten selecteren opent.
Figuur 13: Wijkgemeenten selecteren
• Vul het nummer of de naam van de Wijkgemeente in en klik op de knop
Zoeken.
• Selecteer de naam van de gezochte wijkgemeente en klik op de knop
Selecteer.
• Klik op de knop Opslaan.
Doe - indien van toepassing - hetzelfde voor het selecteren van sectie(s).
10. Klik nogmaals op de knop Opslaan. (Het bewaren kan enige tijd duren)
Hierna moet de de authenticatiesleutel (‘Digipass’) die in LRP aan de gebruiker is gekoppeld aan de nieuwe gebruiker ter hand worden gesteld.
ver. 3.1, december 2014
27
2.3
2.3.2
Gebruikers
Handleiding LB LRP
Gebruiker bewerken
1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent.
Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gebruiker worden
opgezocht met de knop Zoeken en worden bewerkt met de knop Bewerken.
Het scherm Gebruiker bewerken opent.
Figuur 14: Gebruiker bewerken
Login gegevens
2. Geef de gebruiker een nieuwe gebruikersnaam en/of een nieuw wachtwoord.
Als gebruikersnaam dient het e-mailadres van de gebruiker. Dit is uniek
en eenvoudig te onthouden. Dit e-mailadres wordt door LRP gebruikt om
een nieuw wachtwoord naartoe te zenden. (Zie ook punt 6). Tevens kan dit
e-mailadres door de Dienstenorganisatie (DO) worden gebruikt om, indien
nodig, meldingen te zenden naar een specifieke doelgroep, bijvoorbeeld
alle lokaal beheerders van LRP.
In geval u voor meerdere functies met meerdere namen moet inloggen
dan kan mogelijk gebruik worden gemaakt van een zogenaamde e-mail
alias. Zie hiervoor de documentatie van uw mail provider. (Deze e-mail
alias kan worden gebruikt om e-mail naar toe te zenden)
In de toekomst zullen mogelijk ook nieuwe functies van LRP van dit emailadres gebruik maken.
Uit het oogpunt van beveiliging heeft het de voorkeur om door LRP automatisch een wachtwoord te laten genereren en deze door LRP per e-mail aan
de gebruiker toe te laten zenden (zie hieronder). De gebruiker kan na het
inloggen zelf het wachtwoord veranderen in een wachtwoord dat beter te
onthouden is.
Indien bij het inloggen problemen optreden kan de LB ervoor kiezen zelf
een eenvoudiger wachtwoord in te vullen en dit aan de gebruiker mee te
delen. (Hierbij moet dus niet op de knop Verzenden worden geklikt). Uit
28
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.3
Gebruikers
veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf het
wachtwoord weer wijzigt.
In de regel is bij het bewerken van een gebruiker de gebruikersnaam reeds
aan een authenticatiesleutel (‘Digipass’) gekoppeld. Indien gewenst kan de
gebruikersnaam aan een andere sleutel worden gekoppeld.
Bij het koppelen van een andere sleutel aan een bestaande gebruiker
worden de persoonlijke notities van de betreffende gebruiker niet automatisch verwijderd zolang de betreffende gebruiker maar niet
uit LRP wordt verwijderd.
3. De authenticatiesleutel dient aan de gebruiker te worden gekoppeld.
• Klik naast het veld ‘Digipass’ op de knop
om een (nieuwe) authenticatiesleutel aan de gebruiker toe te wijzen. Het venster Selecteer
Digipass opent.
Figuur 15: Selecteer Digipass
• Voer het serienummer in dat op de achterkant van de authenticatiesleutel staat (het getal zonder streepjes invoeren) en klik op de knop
Zoeken.
• Selecteer het serienummer van de gevonden ‘Digipass’ en klik op de
knop Selecteren.
4. Klik op de knop Verzenden om een automatisch gegenereerd nieuw wachtwoord vanuit LRP per e-mail aan de nieuwe gebruiker toe te zenden. Als
e-mail adres wordt de ingevulde gebruikersnaam gebruikt.
Telkens als op de knop Verzenden wordt geklikt wordt een nieuw
wachtwoord gegenereerd en via LRP aan de gebruiker verzonden!
• Klik niet op de knop Verzenden als het wachtwoord voor de gebruiker
door de LB zelf wordt ingevuld. U dient dan op een andere manier de
gebruikersnaam en wachtwoord aan de nieuwe gebruiker bekend te
stellen.
Uit veiligheidsoogpunt is het wel wenselijk dat de gebruiker daarna zelf
het wachtwoord weer wijzigt.
Rechten
Voor het bewerken van bestaande rechten (wijzigen, nieuw toevoegen
of verwijderen) dient de functienaam en niet de gebruikersnaam(!)
te worden gewijzigd.
ver. 3.1, december 2014
29
2.3
Gebruikers
Handleiding LB LRP
5. Selecteer de te bewerken functienaam en klik op de knop Verwijderen.
6. Klik op de knop Nieuw, het venster Rechten opent.
Figuur 16: Rechten
7. Selecteer de gewenste functie(s) en het bijbehorende autorisatieniveau.
De functies LA en BA kunnen gecombineerd worden met één sleutel.
Voor de overige functies is een aparte (extra) sleutel nodig.
Het autorisatieniveau kan worden toegewezen op:
• gemeenteniveau (slechts één gemeente);
• wijkgemeenteniveau (één of meer wijkgemeenten);
• sectieniveau (één of meer secties).
(Sectieniveau kan alleen worden ingesteld voor de pastoraal medewerker (PW)).
De gemeente staat standaard ingesteld op de gemeente waarvoor de LB is
ingelogd.
8. Selecteer - indien van toepassing - de wijkgemeente(n) en de sectie(s).
Indien een gebruiker voor alle wijkgemeenten wordt geautoriseerd hoeven
deze wijkgemeenten niet apart geselecteerd te worden, het volstaat dan
om het autorisatieniveau ‘gemeente’ te selecteren. Dit geldt ook voor de
secties, indien een gebruiker voor alle secties geautoriseerd is (meestal
predikant) volstaat het om het autorisatieniveau ‘gemeente’ te selecteren.
Klik op de knop Selecteer onder het kopje Wijkgemeenten, het venster
Wijkgemeenten selecteren opent.
30
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.3
Gebruikers
Figuur 17: Wijkgemeenten selecteren
• Vul het nummer of de naam van de Wijkgemeente in en klik op de knop
Zoeken.
• Selecteer de naam van de gezochte wijkgemeente en klik op de knop
Selecteer.
• Klik op de knop Opslaan.
Doe - indien van toepassing - hetzelfde voor het selecteren van de sectie(s).
9. Klik nogmaals op de knop Opslaan. (Het bewaren kan enige tijd duren)
ver. 3.1, december 2014
31
2.3
2.3.3
Gebruikers
Handleiding LB LRP
Gebruiker verwijderen
Let op: bij het verwijderen van een gebruiker worden ook diens persoonlijke
notities uit LRP verwijderd. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden!
• +Let op: het verwijderen van de rechten van een gebruiker is niet hetzelfde
als het verwijderen van een gebruiker zelf!
1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent.
Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gebruiker worden
opgezocht met de knop Zoeken.
2. Selecteer de te verwijderen gebruiker en klik op de knop Verwijderen. Het
venster Systeemgebruiker verwijderen opent.
Figuur 18: Systeemgebruiker verwijderen
Klik op de knop Verwijderen om de keuze te bevestigen.
2.3.4
Sleutel ontkoppelen van gebruiker
Na het loskoppelen van de sleutel van de gebruiker kan de gebruiker niet
meer inloggen in LRP, de gebruiker is echter niet verwijderd. De losgekoppelde digipass komt op deze manier beschikbaar voor een andere / volgende
gebruiker.
1. Klik op Gebruikers in het menu Beheer, het scherm Gebruikers opent.
Klik op de knop Toon zoekveld om de gewenste gebruiker waarvan de
sleutel moet worden ontkoppeld op te zoeken en klik op de knop Bewerken,
het scherm Gebruiker bewerken opent.
32
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.3
Gebruikers
Figuur 19: Gebruiker bewerken
Login gegevens
2. Klik met de muis op het ingevulde serienummer in het veld ‘Digipass’ en
druk op de knop Delete op het toetsenbord, onderstaand venster opent.
Figuur 20: ‘Digipass’ verwijderen
Klik op OK om de sleutel (‘Digipass’) los te koppelen van de gebruiker.
3. Klik op de knop Opslaan om de gebruiker te bewaren.
2.3.5
Gebruiker deblokkeren
Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen
(automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan er met de
betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd.
Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen.
Als de gebruiker zijn/haar gebruikersnaam en/of wachtwoord niet meer weet kan
de LB opnieuw de gebruikersnaam en een wachtwoord invoeren volgens paragraaf
2.3.2 Gebruiker bewerken op pag. 28.
Verlies en diefstal
Bij verlies of diefstal zal de sleutel uit LRP verwijderd moeten worden door de
dienstenorganisatie (DO). Neem hierover zo snel mogelijk contact op met de DO:
e-mail: [email protected], tel: 030 - 880 1777.
ver. 3.1, december 2014
33
2.4
2.4
Gebiedsomvang
Handleiding LB LRP
Gebiedsomvang
In het overzicht Gebiedsomvang staan de postcodes die aan uw gemeente
zijn toegekend. Het beheer hiervan ligt bij de Dienstenorganisatie. Omtrent
aanpassingen en/of verandering in de gebiedsomvang van de gemeente kunt u
het beste contact opnemen met dienstenorganisatie (DO).
Figuur 21: Gemeenteoverzicht - gebiedsomvang
Voor een handig overzicht van de laatste wijzigingen in de postcodes van
uw gemeente kunt u dit overzicht sorteren op de kolom Gewijzigd op
(door te klikken op de (grijze) kop van de kolom), waarna de meest recente
wijzigingen zich onderaan of bovenaan het overzicht bevinden.
34
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5
2.5
Secties
Secties
Het gebruik van secties in LRP is niet verplicht; er is echter altijd (automatisch)
één sectie aanwezig in LRP. In de regel is een wijkgemeente onderverdeeld in
meerdere, geografisch bepaalde, secties die tezamen de hele gebiedsomvang
van de wijkgemeente bevatten. Qua gebiedsomvang dienen de secties elkaar
niet te overlappen; tevens kunnen secties geen grondgebied/postcodegebied
bevatten dat buiten het grondgebied van de kerkelijke gemeente ligt.
Schematisch
Gemeente
Wijkgemeente
Wijkgemeente
Sectie
Sectie
Sectie
Sectie
Wijkgemeente
Sectie
Sectie
Sectie
Sectie
Sectie
Figuur 22: Schematisch overzicht gemeente - wijkgemeente(n) - sectie(s)
Er kan ook gekozen worden voor het inrichten van één geografisch allesomvattende sectie, of voor secties zonder grondgebied waarbij geregistreerden handmatig moeten worden toegekend aan de secties (bijvoorbeeld bij specifieke
doelgroepen, te denken valt aan het ouderenpastoraat, jongerenpastoraat,
etc.).
In de praktijk van het kerkelijk leven is een sectie verbonden met een zogenaamde sectie-ouderling.
Elke geregistreerde in LRP heeft een of meerdere relaties tot een gemeente wijkgemeente - sectie.
ver. 3.1, december 2014
35
2.5
2.5.1
Secties
Handleiding LB LRP
Sectie maken
Elke (wijk)gemeente heeft een initiële sectie (een sectie waarvan het gebied
gelijk is aan het gebied van de wijkgemeente), waaruit de nieuwe sectie(s)
worden gevuld. Dit gebeurt door postcodereeksen te verwijderen uit de initiële
sectie en deze toe te wijzen aan de nieuwe sectie. Bij deze handeling worden
de geregistreerden die woonachtig zijn in de betreffende postcodegebieden
automatisch heringedeeld.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Wijkgemeenten.
Figuur 23: Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar de nieuwe sectie aan
toegevoegd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent.
4. Klik op het tabblad Secties.
Figuur 24: Wijkgemeentedossier - secties
5. Klik op de knop Nieuw, het scherm Sectiedossier opent.
Figuur 25: Sectiedossier
36
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5
Secties
6. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn
en vul eventueel ontbrekende gegevens in. Het sectienummer mag niet
voor een andere sectie gebruikt zijn.
7. Klik op de knop Opslaan. Het scherm Wijkgemeentedossier verschijnt
weer.
8. Dubbelklik op de regel van de initiële sectie. Het scherm Sectie bewerken
opent in het tabblad Gebiedsomvang.
9. Klik op de knop Toon zoekveld en vul in de velden Van Postcode en t/m
Postcode de postcodes in (in hoofdletters en zonder spatie) die verplaatst
moeten worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Zoeken.
Figuur 26: Sectie bewerken
10. Klik op de knop Alles selecteren. Het is ook mogelijk één of meerdere
postcoderegels handmatig te selecteren.
11. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen
opent met de volgende keuzes: optie Verwijder of optie Selecteer.
Figuur 27: Postcodereeks verwijderen
Optie Selecteer
(a) Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent.
ver. 3.1, december 2014
37
2.5
Secties
Handleiding LB LRP
Figuur 28: Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie
(b) Selecteer de juiste sectie.
(c) Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen, waaraan het grondgebied wordt toegekend.
(d) Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. Het venster Personen die
meeverhuisd worden opent.
Figuur 29: Personen die meeverhuisd worden
(e) Selecteer eventueel geregistreerden die niet meeverhuisd moeten
worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Uit selectie halen.
(f) Klik op de knop Uitvoeren. De nieuwe sectie wordt gevuld en er
verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de nieuwe sectie
zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm.
Optie Verwijder
Het heeft de voorkeur gebruik te maken van de vorige methode Verwijder
postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie (zie hiervoor, punt 11).
Het is de bedoeling dat het hele grondgebied van de gemeente minimaal
door één of door meerdere aaneengesloten secties wordt ‘afgedekt’.
Het is daarom niet aan te raden zonder meer postcodegebieden te verwijderen uit secties, hierdoor kunnen onvoorspelbare resultaten optreden bij
verhuizingen e.d.
Op de volgende manier kunnen postcodegebieden worden verwijderd:
(a) Klik op de knop Verwijder.
De postcodereeks wordt verwijderd, de geregistreerden die binnen de
verwijderde postcodegebieden woonachtig waren zijn nu voorkeurslid
gemaakt van de sectie waartoe ze behoorden.
(b) Ga nu naar de ontvangende sectie d.m.v. (wijk)gemeente, sectie en
selecteer de ‘ontvangende’ sectie onder tabblad Secties.
38
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5
Secties
Figuur 30: Wijkgemeentedossier - secties
(c) Klik op de knop Bewerken, het scherm Sectie bewerken verschijnt.
Figuur 31: Sectie bewerken
(d) Klik op de knop Voeg toe, het venster Postcodes toevoegen aan
sectie opent.
Figuur 32: Postcodes toevoegen aan sectie
Selecteer de onder punt a verwijderde - en daardoor vrijgekomen postcodes en klik op de knop Voeg toe.
(e) Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken.
ver. 3.1, december 2014
39
2.5
2.5.2
Secties
Handleiding LB LRP
Sectiegebied wijzigen
Het wijzigen van sectiegebied betekent dat secties heringedeeld worden.
Straten of straatdelen worden uit een sectie verwijderd en toegevoegd aan een
andere sectie. Hiervoor moet de ‘ontvangende’ sectie al wel zijn aangemaakt.
(zie voor het maken van een sectie paragraaf 2.5.1 Sectie maken op pag. 36)
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties.
2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in
en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de regel van de sectie die moet
worden aangepast. Het scherm Sectie bewerken opent in het tabblad
Gebiedsomvang.
Figuur 33: Sectie bewerken
3. Klik op de knop Toon zoekveld en vul in de velden Van Postcode en t/m
Postcode de postcodes in (in hoofdletters en zonder spatie) die verplaatst
moeten worden naar een nieuwe sectie en klik op de knop Zoeken.
4. Klik op de knop Alles selecteren. Het is ook mogelijk één of meerdere
postcoderegels handmatig te selecteren.
5. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen
opent met de volgende keuzes: optie Verwijder of optie Selecteer.
Figuur 34: Postcodereeks verwijderen
Optie Selecteer
(a) Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent.
40
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5
Secties
Figuur 35: Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie
(b) Selecteer de juiste sectie.
(c) Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen.
(d) Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. Het venster Personen die
meeverhuisd worden opent.
Figuur 36: Personen die meeverhuisd worden
(e) Selecteer eventueel geregistreerden die niet meeverhuisd moeten
worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Uit selectie halen.
(f) Klik op de knop Uitvoeren. De nieuwe sectie wordt gevuld en er
verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de nieuwe sectie
zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm.
Optie Verwijder
(a) Klik op de knop Verwijder.
De postcodereeks wordt verwijderd, de geregistreerden die binnen de
verwijderde postcodegebieden woonachtig waren zijn nu voorkeurslid
gemaakt van de sectie waartoe ze behoorden.
(b) Ga nu naar de ontvangende sectie d.m.v. (wijk)gemeente, Secties en
selecteer de ‘ontvangende’ sectie.
(c) Klik op de knop Bewerken, het scherm Sectie bewerken verschijnt.
(d) Klik op de knop Voeg toe, het venster Postcodes toevoegen aan
sectie opent.
ver. 3.1, december 2014
41
2.5
Secties
Handleiding LB LRP
Figuur 37: Postcodes toevoegen aan sectie
Selecteer de onder punt a verwijderde - en daardoor vrijgekomen postcodes en klik op de knop Voeg toe.
(e) Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken.
Zie ook: paragraaf 2.5.3 Sectie postcodegebied splitsen op pag. 43 voor
het verplaatsen van een gedeelte van een straat/postcodegebied naar een
andere sectie.
42
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5.3
2.5
Secties
Sectie postcodegebied splitsen
Voor het aanpassen van de sectie kan grondgebied toegevoegd of verwijderd
worden. Deze paragraaf beschrijft hoe één postcode (bijvoorbeeld een lange
straat) kan worden gesplitst, zodat een deel van de straat kan worden ingedeeld bij een andere sectie. Hiervoor moet de andere sectie al wel zijn
aangemaakt. (zie voor het maken van een sectie paragraaf 2.5.1 Sectie maken
op pag. 36)
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties.
2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in
en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de regel van de sectie die moet
worden aangepast. Het scherm Sectie bewerken opent in het tabblad
Gebiedsomvang.
3. Klik op de knop Toon zoekveld en vul in de velden Van Postcode en t/m
Postcode de postcodes in (in hoofdletters en zonder spatie) en klik op de
knop Zoeken.
4. Klik op de regel met de postcode die aangepast (gesplitst) moet worden en
klik op de knop Bewerken. Het venster Postcode bewerken opent.
Figuur 38: Postcode bewerken
5. ‘Knip’ de straat op bij het huisnummer dat aan een andere sectie toegekend
moet worden door het veld Huisnummer van of het veld Huisnummer
tot aan te passen. Klik op de knop Opslaan.
6. Klik vervolgens in het scherm Sectie bewerken op de knop Voeg toe om
de ‘weggeknipte’ gebiedsomvang weer toe te voegen aan deze (oorspronkelijke) sectie. (hierdoor kan het ‘weggeknipte’ postcodegebied later worden
toegekend aan een andere sectie)
Figuur 39: Postcodes toevoegen aan sectie
7. Klik op de regel van de postcode die zojuist opgeknipt is, klik op de knop
Voeg toe en klik op de knop Sluiten.
ver. 3.1, december 2014
43
2.5
Secties
Handleiding LB LRP
8. Klik op de regel van de postcode die zojuist opgeknipt is. Klik op de knop
Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen opent met de
volgende keuzes: optie Verwijder of optie Selecteer.
Figuur 40: Postcodereeks verwijderen
Optie Selecteer
(a) Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente,
wijkgemeente, sectie opent.
Figuur 41: Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie
(b) Selecteer de juiste sectie.
(c) Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen, waaraan het grondgebied wordt toegekend.
(d) Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. Het venster Personen die
meeverhuisd worden opent.
Figuur 42: Personen die meeverhuisd worden
(e) Selecteer eventueel geregistreerden die niet meeverhuisd moeten
worden naar de nieuwe sectie en klik op de knop Uit selectie halen.
(f) Klik op de knop Uitvoeren. De nieuwe sectie wordt gevuld en er
verschijnt een melding in het scherm hoeveel leden in de nieuwe sectie
zijn geplaatst. Klik op de melding in het scherm.
44
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5
Secties
Optie Verwijder
(a) Klik op de knop Verwijder.
De postcodereeks wordt verwijderd, de geregistreerden die binnen de
verwijderde postcodegebieden woonachtig waren zijn nu voorkeurslid
gemaakt van de sectie waartoe ze behoorden.
(b) Ga naar de ontvangende sectie d.m.v. (wijk)gemeente, sectie en selecteer de ‘ontvangende’ sectie.
Figuur 43: Wijkgemeentedossier - secties
(c) Klik op de knop Bewerken, het scherm Sectie bewerken verschijnt.
(d) Klik op de knop Voeg toe, het venster Postcodes toevoegen aan
sectie opent.
Figuur 44: Postcodes toevoegen aan sectie
Selecteer de hierboven verwijderde postcodes en klik op de knop Voeg
toe.
(e) Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken.
Zie ook: paragraaf 2.5.2 Sectiegebied wijzigen op pag. 40 voor het verplaatsen van een hele straat/postcodegebied naar een andere sectie.
ver. 3.1, december 2014
45
2.5
2.5.4
Secties
Handleiding LB LRP
Sectie splitsen
Het splitsen van een sectie bestaat uit de volgende reeds beschreven handelingen:
• (nieuwe) sectie maken (paragraaf 2.5.1 Sectie maken op pag. 36)
• sectiegebied wijzigen (paragraaf 2.5.2 Sectiegebied wijzigen op pag. 40)
2.5.5
Secties samenvoegen
Bij het samenvoegen van secties worden gebied en geregistreerden van de
ene sectie verplaatst naar een andere sectie. Daarna dient de ‘lege’ sectie te
worden verwijderd.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties.
2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in en
klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de regel van de sectie (‘bron’ sectie)
die zal worden gevoegd bij een andere sectie (de ‘doel’ sectie). Het scherm
Sectie bewerken opent in het tabblad Gebiedsomvang.
3. Klik op de knop Alles selecteren.
4. Klik op de knop Verwijderen. Het venster Postcodereeks verwijderen
opent.
Figuur 45: Postcodereeks verwijderen
5. Klik op de knop Selecteer achter de tekst Verwijder postcodereeksen
en wijs toe aan andere sectie. Het venster Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie opent.
Figuur 46: Selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie
6. Selecteer de juiste sectie.
46
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.5
Secties
7. Zet een vinkje achter de tekst Woonachtige geregistreerden herindelen, waaraan het grondgebied wordt toegekend.
8. Klik op de knop Volgende/Uitvoeren. Het venster Personen die meeverhuisd worden opent.
Aangezien deze ‘bron’ sectie uiteindelijk verwijderd zal worden dienen alle
personen meeverhuisd te worden, u dient dan ook geen personen te selecteren die niet meeverhuisd moeten worden naar de nieuwe sectie.
9. Klik op de knop Uitvoeren. De geregistreerden worden verplaatst van de
‘bron’ sectie naar de ‘doel’ sectie, er verschijnt een melding in het scherm
hoeveel leden in de ‘doel’ sectie zijn geplaatst. Klik op de melding in het
scherm.
10. Klik op de knop Opslaan in het scherm Sectie bewerken. Het verwijderen van de lege ‘bron’ sectie staat beschreven in paragraaf 2.5.6 Sectie
verwijderen op pag. 48)
ver. 3.1, december 2014
47
2.5
2.5.6
Secties
Handleiding LB LRP
Sectie verwijderen
Nadat een sectie is leeggemaakt moet deze verwijderd worden.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent. Klik op het tabblad Secties.
2. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van de gezochte sectie in en
klik op de knop Zoeken. Selecteer de regel van de sectie die moet worden
verwijderd en klik op de knop Verwijderen. Beantwoord de vraag of u de
regel wilt verwijderen.
3. Alvorens de sectie te verwijderen voert LRP enkele controles uit. Naar aanleiding van deze controles kunnen de volgende meldingen worden getoond:
• ‘Het sectiegebied dient eerst verwijderd te worden’.
De sectie heeft nog postcodegebieden in de gebiedsomvang. Deze
moeten verwijderd worden, zie paragraaf 2.5.2 Sectiegebied wijzigen
op pag. 40
• ‘Er zijn nog ingeschreven personen, personen waarvan de uitschrijving
nog loopt’.
Indien de gebiedsomvang van de sectie leeg is dan is er sprake van
geregistreerden die voorkeurslid zijn van de sectie. Dit voorkeurslidmaatschap kan worden opgeheven door de ledenadministrateur (LA)
waarna de sectie alsnog kan worden verwijderd.
• ‘Sectie kan niet verwijderd worden; er zijn nog leden gekoppeld aan
deze sectie’.
Er zijn mogelijk nog personen aan deze sectie gekoppeld die voor u
niet zichtbaar zijn maar wel verhinderen dat deze sectie kan worden
verwijderd. Gelieve contact op te nemen met de lrp-helpdesk.
• ‘Sectie kan niet verwijderd worden; er bevinden zich nog PE’s in de
sectie, die dienen eerst nog verwijderd te worden’.
De PE’s kunnen door de LA verwijderd worden waarna de sectie alsnog
kan worden verwijderd.
• ‘Er zijn nog selecties die gebruik maken van deze sectie’.
Er zijn selecties waarin de de betreffende sectie is vastgelegd. De
betreffende selecties moeten worden aangepast (zie paragraaf 2.17.1
Selectie maken op pag. 105) waarna de sectie alsnog kan worden
verwijderd.
4. Klik op de knop Opslaan in het wijkgemeentedossier.
Zie ook: paragraaf 2.5.3 Sectie postcodegebied splitsen op pag. 43 voor
het verplaatsen van een gedeelte van een straat/postcodegebied naar een
andere sectie.
48
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.6
2.6
Vrije gebieden
Vrije gebieden
Een gemeente en/of wijkgemeente kan onderverdeeld worden in één of meerdere vrije gebieden. Vrije gebieden worden geografisch bepaald, vrije gebieden mogen elkaar qua gebiedsomvang overlappen en kunnen grondgebied/postcodegebied bevatten dat buiten het grondgebied van de kerkelijke
gemeente ligt. Hierdoor kunnen geregistreerden, gebaseerd op de postcode
waarop zij woonachtig zijn, automatisch tot één of meerdere vrije gebieden
behoren.
Het vrije gebied verschilt van de sectie:
• er zijn altijd één of meer secties aanwezig;
• secties mogen elkaar qua grondgebied niet overlappen;
• secties kunnen geen grondgebied buiten de kerkelijke gemeente bevatten.
In de praktijk worden vrije gebieden meestal gebruikt voor het geografisch
indelen van (wijk)gemeente in ‘gelijksoortige’ gebieden (een reeks gebieden
met een gemeenschappelijke functie, bijvoorbeeld bezorggebied, bezoekgebied, etc.). Het best kan worden vermeden dat een reeks gelijksoortige vrije
gebieden (bijvoorbeeld allemaal bezorgwijken) overlappende postcodegebieden bevatten.
Vrije gebieden kunnen onder andere gebruikt worden voor het gestructureerd
afdrukken van looplijsten. Ook kunnen vrije gebieden worden gebruikt voor het
onderverdelen van (grote) secties ten behoeve van bijvoorbeeld bezoekwerk
door sectie-medewerkers of pastorale teams.
Vrije gebieden moeten - alvorens ze worden gebruikt - worden geactualiseerd door middel van de functie (Her)bepaal geregistreerden/
Overige contacten.
• Vrije gebieden die in selecties worden gebruikt worden automatisch
geactualiseerd.
• Naast de lokaal beheerder (LB) kunnen ook de ledenadministrateur (LA)
en bijdragenadministrateur (BA) vrije gebieden maken, bewerken en
verwijderen.
2.6.1
Vrij gebied maken
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik desgewenst op de tabblad Wijkgemeenten.
ver. 3.1, december 2014
49
2.6
Vrije gebieden
Handleiding LB LRP
Figuur 47: Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar het nieuwe vrije gebied
aan toegevoegd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent.
(Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier).
4. Klik op het tabblad Vrije gebieden.
Figuur 48: (Wijk)gemeente - vrije gebieden
Figuur 49: (Wijk)gemeente - vrije gebieden
5. Klik op de knop Nieuw, het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken
opent.
50
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.6
Vrije gebieden
Figuur 50: Vrij gebied toevoegen / bewerken
6. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn
en vul eventueel ontbrekende gegevens in.
7. Klik op de knop Voeg toe om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te
voegen. Het venster Postcodes toevoegen aan vrij gebied opent.
Figuur 51: Postcodes toevoegen aan vrij gebied
8. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken.
9. Met behulp van de knop Binnen wijkgemeente kunnen de postcodegebieden worden beperkt tot de postcodegebieden die tot de geselecteerde
wijkgemeente behoren.
Met behulp van de knop Overige postcodes kunnen postcodegebieden uit
heel Nederland worden geselecteerd.
Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten bij een vrij
gebied worden alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die
bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn, ook als het vrije gebied postcodegebieden bevat die zich buiten de kerkelijke gemeente bevinden.
10. Klik op de knop Selecteer alles. Het is ook mogelijk één of meer postcoderegels handmatig te selecteren.
ver. 3.1, december 2014
51
2.6
Vrije gebieden
Handleiding LB LRP
11. Klik op de knop Voeg toe.
12. Wanneer gereed, sluit het venster Postcodes toevoegen aan vrij gebied.
1. Geregistreerden
13. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die
binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Figuur 52: Vrij gebied toevoegen - geregistreerden
2. Overige contacten
14. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten
die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige
adres inclusief postcode is ingevuld!
Figuur 53: Vrij gebied toevoegen - overige contacten
15. Klik in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken op de knop Opslaan zonder (her)bepalen of Opslaan met (her)bepalen om bij het
opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.
52
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.6.2
2.6
Vrije gebieden
Vrij gebied wijzigen
Bij het wijzigen van een vrij gebied kunnen postcodegebieden aan het vrije
gebied worden toegevoegd of postcodegebieden uit het vrije gebied worden weggehaald waarna de geregistreerden en/of overige contacten opnieuw
moeten/kunnen worden bepaald.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten.
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied gewijzigd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde
principe geldt voor het gemeentedossier).
4. Klik op het tabblad Vrije gebieden.
5. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte vrije gebied
in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de naam van het vrije gebied
dat gewijzigd moet worden. Het scherm Vrij gebied bewerken opent.
Figuur 54: Vrij gebied bewerken
6. Wijzig de velden of controleer of de velden goed ingevuld zijn of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
A. Postcodes toevoegen
1. Klik op de knop Voeg toe om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te
voegen. Het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied opent.
ver. 3.1, december 2014
53
2.6
Vrije gebieden
Handleiding LB LRP
Figuur 55: Postcodes toevoegen aan vrij gebied
2. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken.
3. Met behulp van de knop Binnen wijkgemeente kunnen de postcodegebieden worden beperkt tot diegene die tot de geselecteerde wijkgemeente
behoren.
Met behulp van de knop Overige postcodes kunnen postcodegebieden uit
heel Nederland worden geselecteerd.
Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten bij een vrij
gebied worden alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die
bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn, ook als het vrije gebied postcodegebieden bevat die zich buiten de kerkelijke gemeente bevinden.
4. Klik op de knop Selecteer alles. Het is ook mogelijk één of meer postcoderegels handmatig te selecteren.
5. Klik op de knop Voeg toe.
6. Wanneer gereed, sluit het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied.
1. Geregistreerden
7. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die
binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Figuur 56: Vrij gebied bewerken - geregistreerden
54
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.6
Vrije gebieden
2. Overige contacten
8. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten
die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige
adres inclusief postcode is ingevuld!
Figuur 57: Vrij gebied bewerken - overige contacten
9. Klik op de knop Opslaan in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken.
B. Postcodes verwijderen
1. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken.
2. Selecteer de regel(s) met de postcode(s) die verwijderd moeten worden.
Klik op de knop Verwijder om de geselecteerde postcodegebieden uit het
vrije gebied te verwijderen.
1. Geregistreerden
3. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die
binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
2. Overige contacten
4. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten
die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige
adres inclusief postcode is ingevuld!
5. Klik in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken op de knop Opslaan zonder (her)bepalen of Opslaan met (her)bepalen om bij het
opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.
ver. 3.1, december 2014
55
2.6
2.6.3
Vrije gebieden
Handleiding LB LRP
Vrij gebied verwijderen
Let op: vrije gebieden kunnen onder andere in looplijsten worden gebruikt
als gebiedsbeperking; als een vrij gebied is verwijderd zal de looplijst
een ander resultaat afdrukken.
Ook kan het verwijderen van een vrij gebied dat gebruikt is in een selectie
tot onvoorspelbare resultaten leiden.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten.
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied verwijderd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde
principe geldt voor het gemeentedossier).
4. Klik op het tabblad Vrije gebieden.
5. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte vrije gebied
in en klik op de knop Zoeken.
Figuur 58: Wijkgemeentedossier - Vrije gebieden - zoeken
6. Selecteer de regel met het vrije gebied dat verwijderd moeten worden. Klik
op de knop Verwijderen om het geselecteerde vrije gebied te verwijderen.
Let op: Het verwijderen van een vrij gebied kan niet ongedaan worden gemaakt! (Er worden overigens geen personen verwijderd bij het
verwijderen van een vrij gebied).
7. Bevestig dat u het geselecteerde vrije gebied daadwerkelijk wilt verwijderen.
56
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.7
2.7
Overige contacten
Overige contacten
Overige contacten worden in LRP vastgelegd indien sprake is van een buitenkerkelijke relatie met de gemeente. Dit kunnen leveranciers en andere
personen zijn waarvan de gegevens beschikbaar moeten zijn.
Zij ‘‘die blijk geven van verbondenheid met de gemeente’’ kunnen in LRP als
Blijkgever worden geregistreerd. (Kerkorde en Ordinanties van de Protestantse
Kerk in Nederland, Artikel III, paragraaf 4 en Ordinantie 2, artikel 6, paragraaf
1.a)
Een overig contact kan niet gebruikt worden in selecties of in groepen. Een
overig contact is wel zichtbaar in de vrije gebieden.
Een overige contact kan wel deelnemen in een fonds of abonnee zijn en kan
daarmee ook worden afgedrukt op een looplijst welke is gebaseerd op een
fonds of abonnement.
Een overig contact kan worden vastgelegd bij een gemeente of wijkgemeente.
2.7.1
Overig contact opvoeren
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige contacten.
Figuur 59: Gemeenteoverzicht - overige contacten
3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw contact in te schrijven, het venster
Overig contact opent.
ver. 3.1, december 2014
57
2.7
Overige contacten
Handleiding LB LRP
Figuur 60: Overige contact
4. Vul alle beschikbare gegevens in.
Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij
gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.
5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.
2.7.2
Overig contact wijzigen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige contacten.
3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overig
contact in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de naam van een
overig contact dat gewijzigd moet worden, het venster Overig contact
opent.
4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij
gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.
5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.
2.7.3
Overig contact verwijderen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige contacten.
58
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.7
Overige contacten
3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overig
contact in en klik op de knop Zoeken. Selecteer het te verwijderen overig
contact en klik op de knop Verwijderen.
Let op: u kunt een overig contact die deelnemer is in een fonds of een
abonnement niet verwijderen. In dat geval dient u eerst het overig
contact als deelnemer uit het betreffende fonds of abonnement te
(laten) verwijderen.
ver. 3.1, december 2014
59
2.8
2.8
Locaties
Handleiding LB LRP
Locaties
Onder locaties wordt verstaan de adressen en contactpersonen van kerkgebouwen, wijkcentra en zalen. Locaties worden door de lokaal beheerder
(LB) vastgelegd op wijkgemeente of op gemeenteniveau. Andere gebruikers
kunnen de locaties alleen bekijken.
Voor de zichtbaarheid gelden de volgende regels:
• Locaties die op wijkgemeenteniveau zijn ingevoerd worden (ook) in het
gemeente-overzicht locaties getoond.
• Locaties die op gemeenteniveau zijn ingevoerd worden niet getoond
in het wijkgemeente-overzicht locaties.
De werkwijze voor gebouwen en zalen is identiek, in de beschrijving hierna
kan het woord gebouw ook worden gelezen als zaal.
2.8.1
Locatie opvoeren
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Locaties.
Figuur 61: Gemeenteoverzicht - locaties
3. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe locatie op te voeren. Het venster
Gebouw toevoegen opent.
60
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.8
Locaties
Figuur 62: Gebouw toevoegen
4. Vul alle beschikbare gegevens in, Met de knop Completeer worden de straat
en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde
postcode en huisnummer.
5. Selecteer onder het kopje Contactpersoon - Geregistreerde de contactpersoon voor de locatie (bijvoorbeeld een koster) uit de geregistreerden van
de gemeente.
6. Selecteer onder het kopje Contactpersoon - Overig contact de contactpersoon voor de locatie (bijvoorbeeld een beheerder) uit de overige contacten van de gemeente.
Het is niet mogelijk zowel een Contactpersoon - Geregistreerde en
een Contactpersoon - Overig contact te registreren.
7. Klik op de knop Opslaan om de gegevens van de locatie te bewaren.
2.8.2
Locatie wijzigen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Locaties.
3. Selecteer het gebouw waarvan de gegevens moeten worden aangepast en
klik op de knop Bewerken. Het venster Gebouw bewerken opent.
ver. 3.1, december 2014
61
2.8
Locaties
Handleiding LB LRP
Figuur 63: Gebouw bewerken
4. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en
vul eventueel ontbrekende gegevens in. Met de knop Completeer worden
de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de
ingevulde postcode en huisnummer.
5. Klik in het veld Persoon onder het kopje Contactpersoon - Geregistreerde
of Contactpersoon - Overig contact om de contactpersoon bij deze locatie te verwijderen of eventueel een andere contactpersoon op te voeren.
Druk vervolgens op de knop Delete op het toetsenbord.
Een venster met de vraag ‘Weet u zeker dat u deze verwijzing wilt leegmaken’ opent.
Figuur 64: Contactpersoon verwijderen
6. Klik op OK om de persoon als contactpersoon te verwijderen.
7. Klik op de knop Opslaan om de gegevens van de locatie te bewaren.
2.8.3
Locatie verwijderen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Locaties.
62
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.8
Locaties
3. Selecteer het gebouw waarvan de gegevens moeten worden verwijderd en
klik op de knop Verwijderen. Bevestig de vraag of u daadwerkelijk het
gebouw wilt verwijderen.
ver. 3.1, december 2014
63
2.9
2.9
Controle
Handleiding LB LRP
Controle
Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de
gebiedsindeling van de (wijk)gemeente. Niet bestaande, ontbrekende en
onjuiste postcodes staan hier vermeld. Op basis van deze meldingen kan de
ontbrekende/onjuiste informatie worden gecorrigeerd.
Deze controle kan voor de gemeente of wijkgemeente worden uitgevoerd.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Controle.
Figuur 65: Gemeenteoverzicht - controle
In dit overzicht kunnen meldingen staan die betrekking hebben op het
gemeentegebied, meestal heeft dit betrekking op ontbrekende of onjuiste
postcodes.
3. Klik op de knop Controleer/Ververs om het gemeentegebied (opnieuw) te
controleren op ontbrekende of onjuiste postcodes.
4. Selecteer een eventuele melding en klik op de knop Gebruik Postcode
inzien. Het scherm NAW-gegevens met naw-gegevens van de geregistreerde verschijnt.
Figuur 66: NAW-gegevens
64
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.9
Controle
5. Corrigeer de ontbrekende/foutieve gegevens, met de knop Completeer
worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand
van de ingevulde postcode en huisnummer.
6. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.
7. Klik op de knop Toon Conversie rapportage om het verslag van de eventuele conversie van de lokale (historische) administratie van uw gemeente
naar LRP te downloaden.
ver. 3.1, december 2014
65
2.10
2.10
Overige adressen
Handleiding LB LRP
Overige adressen
Onder overige adressen wordt verstaan de adressen (en overige gegevens) van
bijvoorbeeld de commissies en werkgroepen binnen de gemeente, te denken
valt aan de contactpersoon of penningmeester van de ZWO-commissie, de
contactpersoon voor de commissie Kerk & Israël, etc.
Onder overige adressen wordt niet verstaan:
• de adressen van de gebouwen of zalen;
• overige contacten;
• ambten en (kerkelijke) functies.
Deze kunnen elders in LRP worden geregistreerd.
Een overig adres wordt vastgelegd bij een gemeente of een wijkgemeente.
2.10.1
Overig adres opvoeren
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige adressen.
Figuur 67: Gemeente overzicht - overige adressen
3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw overig adres op te voeren. Het venster
Overig adres invoeren opent.
Figuur 68: Overig adres invoeren
66
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.10
Overige adressen
4. Vul alle beschikbare gegevens in, Met de knop Completeer worden de straat
en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de ingevulde
postcode en huisnummer.
5. Klik op de knop Opslaan.
2.10.2
Overig adres wijzigen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige adressen.
3. Selecteer het overig adres waarvan de gegevens moeten worden aangepast
en klik op de knop Bewerken. Het venster Overig adres bewerken opent.
Figuur 69: Overige adres bewerken
4. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en
vul eventueel ontbrekende gegevens in. Met de knop Completeer worden
de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand van de
ingevulde postcode en huisnummer.
5. Klik op de knop Opslaan.
2.10.3
Overig adres verwijderen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige adressen.
3. Selecteer het overige adres waarvan de gegevens moeten worden verwijderd
en klik op de knop Verwijderen. Bevestig de vraag of u daadwerkelijk het
overig adres wilt verwijderen.
ver. 3.1, december 2014
67
2.11
2.11
Ambten en functies
Handleiding LB LRP
Ambten en functies
Onder ambten en (kerkelijke) functies wordt verstaan de ambten en functies
binnen de gemeente, te denken valt aan de ambten predikant, ouderling en
diaken, en aan overige kerkelijke functies zoals koster, kerkrentmeester, etc.
Dit overzicht helpt bij het inzichtelijk maken van welke gemeenteleden/personen voor welke ambten en kerkelijke functies binnen uw gemeente
actief zijn of actief zijn geweest. Met het oog op de (her)verkiezingen van
ambtsdragers kan dit overzicht behulpzaam zijn.
Zie voor meer informatie Ordinantie 3 - ‘Het ambt en de andere diensten’ van
de PKN.
Een ambt of (kerkelijke) functie kan alleen door een lokaal beheerder (LB)
worden vastgelegd, bij een gemeente of een wijkgemeente. Overige gebruikers
kunnen de ambten & functies alleen raadplegen.
Voor de zichtbaarheid gelden de volgende regels:
• Een ambt of (kerkelijke) functie die bij een wijkgemeente is vastgelegd
wordt ook in het gemeente-overzicht van ambten en functies getoond.
• Een ambt of (kerkelijke) functie die bij een gemeente is vastgelegd wordt
niet in het wijkgemeente-overzicht van ambten en functies getoond.
• Iedere LRP-gebruiker die toegang heeft tot het Kerkelijk register (zie
paragraaf 2.20 Raadplegen kerkelijk register op pag. 133) kan de informatie van de voor uw gemeente vastgelegde (actieve) ambten & functies
inzien (enigszins vergelijkbaar met het ‘Jaarboek Protestantse Kerk in
Nederland’).
2.11.1
Ambt / functie opvoeren
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Ambten & functies.
Figuur 70: Ambten & functies
68
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.11
Ambten en functies
3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw ambt / kerkelijke functie op te voeren.
Het venster Ambt / kerkelijke functie toewijzen opent.
Figuur 71: Ambt & functie toewijzen
4. Maak een keuze uit de lijst met beschikbare ambten en kerkelijke functies.
Deze lijst is centraal vastgelegd in LRP.
Let op: Van de persoon waarvoor de ambtstermijn voor ambt of functie
nog niet is verstreken zijn de gegevens in dit venster via het kerkelijk
register voor alle ingelogde lrp-gebruikers buiten uw gemeente zichtbaar. (Zie ook paragraaf 2.20 Raadplegen kerkelijk register op pag.
133)
5. Selecteer een geregistreerde of overig contact en vul de startdatum waarop
betreffende persoon voor het betreffende ambt is bevestigd of als kerkelijk
werker in dienst is gesteld of als persoon is aangesteld.
6. Klik op de knop Opslaan.
2.11.2
Ambt / functie wijzigen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Ambten & functies, klik vervolgens op de knop Toon
zoekveld, vul de naam of andere gegevens van het gezochte ambt / kerkelijke functie in en klik op de knop Zoeken.
3. Dubbelklik op de naam van het ambt / kerkelijke functie die gewijzigd moet
worden. Het venster Ambt / kerkelijke functie bewerken opent.
ver. 3.1, december 2014
69
2.11
Ambten en functies
Handleiding LB LRP
Figuur 72: Ambt & functie wijzigen
4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
Na het invullen van een eind datum gelijk aan of ouder dan de huidige
datum wordt het ambt / kerkelijke functie alleen nog getoond in het overzicht
met historische ambten / kerkelijke functies (tabblad Niet-actief).
5. Klik op de knop Opslaan.
2.11.3
Ambt / functie verwijderen
Als de (ambts)termijn van ambt / kerkelijke functie is verstreken is het de
bedoeling om bij het betreffende ambt / kerkelijke functie een einddatum
in te vullen in plaats van het ambt / kerkelijke functie te verwijderen.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Ambten & functies, klik op de knop Toon zoekveld,
vul de naam of andere gegevens in van het ambt / kerkelijke functie die
verwijderd moet worden en klik op de knop Zoeken.
3. Selecteer het te verwijderen ambt / kerkelijke functie, klik op de knop Verwijderen en bevestig dat u het geselecteerde ambt / kerkelijke functie wilt
verwijderen.
70
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.12
2.12
Beheren gemeente
Beheren gemeente
Het inrichten van uw gemeente in LRP gebeurt door de Dienstenorganisatie
van de PKN, afdeling KSO. Het aanpassen van de basisgegevens van uw
gemeente kunt u het beste door deze afdeling laten doen; met name het
aanpassen van basisgegevens van de gemeente of van de gegevens die
gerelateerd zijn aan het grondgebied van uw gemeente kan ernstige en
moeilijk herstelbare gevolgen hebben voor alle processen in LRP.
Hierna wordt beschreven welke gegevens van uw gemeente door de lokaal
beheerder kunnen en mogen worden aangepast.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
Figuur 73: Gemeenteoverzicht
2. Controleer de gegevens in de velden en wijzig waar nodig de gegevens.
(Velden met een lichtgrijze achtergrond kunnen niet bewerkt worden).
2.12.1
Algemeen
1. Wijzig waar nodig de gegevens het tabblad Algemeen.
Figuur 74: Gemeentedossier - algemeen
Het is niet toegestaan de Soort gemeente te wijzigen, dit dient u door
de Dienstenorganisatie te laten aanpassen!
ver. 3.1, december 2014
71
2.12
Beheren gemeente
Handleiding LB LRP
2. Door het vinkje te verwijderen in het veld Toegang DO schermt u de
volledige gemeente af voor toegang en dienstverlening door de Dienstenorganisatie.
3. Onder het kopje Adres wordt correspondentieadres (in de regel het adres
van de scriba) van de gemeente ingevuld. Hier hoeft alleen de postcode en
het huisnummer ingevuld te worden, Met de knop Completeer worden de
straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd.
Vul tevens het telefoonnummer van het hierboven ingevulde adres in.
2.12.2
Bestuurlijke gegevens
1. Wijzig waar nodig de gegevens in het tabblad Bestuurlijke gegevens.
Figuur 75: Gemeentedossier - bestuurlijke gegevens
Vul het adres, telefoonnummer en e-mailadres in van respectievelijk de
Algemene Kerkenraad , College van kerkrentmeesters , College van
diakenen. Ook hier kan met behulp van de knop Completeer het adres
automatisch worden aangevuld.
2.12.3
Gebiedsomvang
Onder het tabblad Gebiedsomvang staan de postcodegebieden van de gemeente. Zie paragraaf 2.4 Gebiedsomvang op pag. 34.
2.12.4
Wijkgemeenten
Onder het tabblad Wijkgemeenten staan de wijkgemeenten van de gemeente.
Zie paragraaf 2.13 Beheren wijkgemeente op pag. 75.
72
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.12.5
2.12
Beheren gemeente
Secties
Onder het tabblad Secties staan de secties van de gemeente. Zie paragraaf 2.5
Secties op pag. 35.
2.12.6
Vrije gebieden
indexVrije gebieden
Onder het tabblad Vrije gebieden staan de vrije gebieden van de gemeente. Zie
paragraaf 2.6 Vrije gebieden op pag. 49.
2.12.7
Geregistreerden
Onder het tabblad Geregistreerden staan de geregistreerden van de gemeente.
De lokaal beheerder (LB) kan van de geregistreerden alleen maar de burgerlijke gegevens en deelnames (groepen, selecties, vrije gebieden en ambten &
functies) inzien.
2.12.8
Overige contacten
Onder het tabblad Overige contacten staan de overige contacten van de gemeente. Zie paragraaf 2.7 Overige contacten op pag. 57.
2.12.9
Locaties
Onder het tabblad Locaties staan de locaties van de gemeente. Zie paragraaf
2.8 Locaties op pag. 60
2.12.10
Statistieken
Onder het tabblad Statistieken staan de statistische gegevens van de gemeente.
2.12.11
Controle
Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de gebiedsindeling van de gemeente. Niet bestaande, ontbrekende en onjuiste postcodes
staan hier vermeld. Zie paragraaf 2.9 Controle op pag. 64
2.12.12
Overige adressen
Onder het tabblad Overige adressen staan de overige adressen van de gemeente. Zie paragraaf 2.10 Overige adressen op pag. 66
ver. 3.1, december 2014
73
2.12
2.12.13
Beheren gemeente
Handleiding LB LRP
Financieel
Zie paragraaf 2.14 Financiële basisgegevens op pag. 84.
2.12.14
Ambten en functies
Onder het tabblad Ambten & functies staan de ambten en (kerkelijke) functies
van de gemeente. Zie paragraaf 2.11 Ambten en functies op pag. 68
74
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.13
2.13
Beheren wijkgemeente
Beheren wijkgemeente
Het aanpassen van gegevens die gerelateerd zijn aan het gebied van een wijkgemeente en van een wijkgemeente zelf kan ernstige en moeilijk herstelbare
gevolgen hebben.
Belangrijk: aanpassingen aan de basisgegevens van de wijkgemeente kunt
u het beste door de Dienstenorganisatie laten doen.
Hieronder wordt beschreven hoe de door de lokaal beheer aan te passen
gegevens van een wijkgemeente aangepast kunnen worden.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Wijkgemeenten.
Figuur 76: Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten
3. Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Bewerken. Het scherm
Wijkgemeentedossier opent.
4. Controleer de gegevens in de velden en wijzig waar nodig de gegevens.
Velden met een lichtgrijze achtergrond kunnen niet bewerkt worden.
2.13.1
Algemeen
1. Wijzig waar nodig de gegevens het tabblad Algemeen.
Figuur 77: Wijkgemeentedossier - algemeen
ver. 3.1, december 2014
75
2.13
Beheren wijkgemeente
Handleiding LB LRP
2. In geval er voor de wijkgemeente géén gebruiker in LRP is aangemaakt
kunnen in het veld In te lichten e-mailadressen een of meerdere e-mailadressen worden ingevuld van personen die de meldingen voor de betreffende wijkgemeente moeten ontvangen. Deze e-mailadressen hoeven niet
van in LRP vastgelegde gebruikers te zijn.
Zie voor meer informatie omtrent meldingen paragraaf 2.2 Meldingen op
pag. 19
3. Onder het kopje Adres wordt correspondentieadres (in de regel het adres
van de scriba) van de wijkgemeente ingevuld. Hier hoeft alleen de postcode
en het huisnummer ingevuld te worden, Met de knop Completeer worden
de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd.
Vul tevens het telefoonnummer van het hierboven ingevulde adres in.
2.13.2
Bestuurlijk gegevens
1. Wijzig waar nodig de gegevens in het tabblad Bestuurlijke gegevens.
Figuur 78: Wijkgemeentedossier - bestuurlijke gegevens
Vul het adres, telefoonnummer en e-mailadres in van respectievelijk de Wijkkerkenraad , Wijkraad van kerkrentmeesters , Wijkraad van diakenen . Ook hier kan met behulp van de knop Completeer het adres automatisch worden aangevuld.
2.13.3
Gebiedsomvang
Onder het tabblad Gebiedsomvang staan de postcodegebieden van de wijkgemeente. Zie paragraaf 2.4 Gebiedsomvang op pag. 34.
2.13.4
Gebiedsstructuur
Het overzicht Gebiedsstructuur bevat overzichten van alle postcodegebieden
binnen secties en binnen vrije gebieden van de wijkgemeente.
76
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.13.5
2.13
Beheren wijkgemeente
Secties
Onder het tabblad Secties staan de secties van de betreffende wijkgemeente.
Zie paragraaf 2.5 Secties op pag. 35.
2.13.6
Vrije gebieden
Onder het tabblad Vrije gebieden staan de vrije gebieden van de betreffende
wijkgemeente. Zie paragraaf 2.6 Vrije gebieden op pag. 49.
2.13.7
Overige contacten
Onder het tabblad Overige contacten staan de overige contacten van de betreffende wijkgemeente. Zie paragraaf 2.7 Overige contacten op pag. 57.
2.13.8
Geregistreerden
Onder het tabblad Geregistreerden staan de geregistreerden van de wijkgemeente. De lokaal beheerder (LB) kan van de geregistreerden alleen maar de
burgerlijke gegevens en deelnames (groepen, selecties, vrije gebieden en
ambten & functies) inzien.
2.13.9
Locaties
Onder het tabblad Locaties staan de locaties van de betreffende wijkgemeente.
Zie paragraaf 2.8 Locaties op pag. 60
2.13.10
Statistieken
Onder het tabblad Statistieken staan de statistische gegevens van de betreffende wijkgemeente.
2.13.11
Controle
Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de gebiedsindeling van de wijkgemeente. Niet bestaande, ontbrekende en onjuiste
postcodes staan hier vermeld. Zie paragraaf 2.9 Controle op pag. 64
2.13.12
Signaleringen
Mutaties in LRP die betrekking hebben op de eigen (wijk)gemeente worden na het inloggen - in het openingsvenster van LRP getoond.
Het betreft hierbij mutaties ten gevolge van de verwerking van SILA-berichten,
mutaties ten gevolge van wijzigingen in het geregistreerdendossier of het
PE-dossier, mutaties naar aanleiding van overschrijvingen, etc.
ver. 3.1, december 2014
77
2.13
Beheren wijkgemeente
Handleiding LB LRP
De standaardsignaleringen zijn als volgt gedefinieerd:
Melding type
GBA blokkade
Geboorte
Geen contact mogelijk
Geen gebiedsomvang bij KSO-domein
Geregistreerde zonder PE
Huisbezoek
Inschrijving
Niet dekkende kaart - Adres
Niet dekkende kaart - EL
Niet dekkende kaart Ontvangstgemeente
Ongeldige PE
Niet in staat bij te dragen
Wil nooit bijdragen
Overlijden
Overschrijving geaccepteerd
Overschrijving geweigerd
Overschrijving verzoek
PE wijziging naam
PE wijziging samenstelling
Sectie wijziging
Sila bezwaar
Uitschrijving
Verbintenis
Verbreken verbintenis
Verhuizing naar andere gemeente
Verhuizing binnen gemeente
Verhuizing binnen wijkgemeente
Vertrek buitenland
Voorkeursectie wijziging
Wenst geen contact
Wijziging burgerlijke staat
Functie(s)
Pastoraal medewerker
Dienstenorganisatie medewerker
Ledenadministrateur (LA
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Dienstenorganisatie medewerker
Dienstenorganisatie medewerker
Dienstenorganisatie medewerker
Ledenadministrateur (LA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker,
Bijdragenadministrateur (BA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker,
Bijdragenadministrateur (BA)
Ledenadministrateur (LA)
Ledenadministrateur (LA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Pastoraal medewerker,
Bijdragenadministrateur (BA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker,
Bijdragenadministrateur (BA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker,
Bijdragenadministrateur (BA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker,
Bijdragenadministrateur (BA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Wijziging correspondentieadres
Wijziging gebiedsomvang gemeente
Wijziging kerkelijke staat
Wijziging overig contact
Wijziging tijdelijk adres
Lokaal beheerder (LA)
Ledenadministrateur (LA),
Pastoraal medewerker
Pastoraal medewerker
Tabel 1: Standaard signaleringen
78
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.13
Beheren wijkgemeente
Indien in de kolom geen functie staat vermeld wordt de betreffende melding
niet standaard gegenereerd. Standaard signaleringen kunnen - per wijkgemeente - worden uitgebreid met extra signaleringen per functie en per gebruiker.
Zie voor meer informatie omtrent meldingen paragraaf 2.2 Meldingen op pag.
19.
Uitbreiden van de standaard signalering kan als volgt:
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Wijkgemeenten.
Figuur 79: Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar de signaleringen moeten
worden aangepast. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. Klik op het
tabblad Signaleringen.
Figuur 80: Wijkgemeentedossier - signaleringen
4. Selecteer een melding type waarvoor de signalering moet worden aangepast
en klik op de knop Bewerk. Het venster Signalering opent.
ver. 3.1, december 2014
79
2.13
Beheren wijkgemeente
Handleiding LB LRP
Figuur 81: Signaleringen
5. Zet een vink in het veld Standaard signalering uitbreiden. Het venster
Signalering klapt uit met Wijk signalering
Figuur 82: Wijk signaleringen uitbreiden
Bepaal of iemand met een bepaalde functie in LRP meer meldingen moet
ontvangen of dat een bepaalde (Systeem) gebruiker (bijvoorbeeld de predikant) meer meldingen moet ontvangen.
Wijk signalering - In te lichten functies.
• Klik op de knop Toevoegen. Het venster Selecteer functie opent.
80
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.13
Beheren wijkgemeente
Figuur 83: Selecteer functie
• Selecteer de gewenste functie en klik op de knop Selecteren.
• Met de knop Weghalen kan een geselecteerde functie uit de lijst wijk
signalering worden verwijderd.
Wijksignalering - In te lichten gebruikers.
• Klik op de knop Toevoegen. Het venster Selecteer systeemgebruiker opent.
Figuur 84: Selecteer systeemgebruiker
• Selecteer de gewenste systeemgebruiker uit de lijst met de voor de
(wijk)gemeente geregistreerde systeemgebruikers en klik op de knop
Selecteren.
• Met de knop Weghalen kan een geselecteerde systeemgebruiker uit
de lijst wijk signalering worden verwijderd.
6. Klik op de knop Opslaan om de wijksignalering te bewaren.
2.13.13
Overige adressen
Onder het tabblad Overige adressen staan de overige adressen van de wijkgemeente. Zie paragraaf 2.10 Overige adressen op pag. 66
2.13.14
Financieel
Zie paragraaf 2.14 Financiële basisgegevens op pag. 84.
2.13.15
Ambten en functies
Onder het tabblad Ambten & functies staan de (kerkelijke) functies van de
wijkgemeente. Zie paragraaf 2.11 Ambten en functies op pag. 68
ver. 3.1, december 2014
81
2.13
2.13.16
Beheren wijkgemeente
Handleiding LB LRP
Wijkgebonden instellingen
Bij de Wijkgebonden instellingen staan instellingen die voor de betreffende
wijkgemeente gelden. Dit maakt het mogelijk om het ‘gedrag’ van LRP per
wijkgemeente te differentiëren.
De standaard tenaamstelling van pastorale eenheid (PE) kan per wijkgemeente
worden ingesteld. Deze instellingen zijn door de LB en de ledenadministrateur
(LA) in te stellen voor de wijkgemeente onder het tabblad Wijkgebonden instellingen.
Figuur 85: Wijkgemeentedossier - wijkgebonden instellingen
1. Klik op de knop Instellingen wijzigen om de standaard instellingen voor de
tenaamstelling en de aanhef van de PE te wijzigen. Het venster Instellingen
voor naamgebruik en aanhef PE opent.
Figuur 86: Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE
82
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.13
Beheren wijkgemeente
2. Er kan gekozen worden uit de volgende opties:
Fam. + Achternaam PE hoofd
Bijvoorbeeld: ‘fam. Pietersen’. Dit komt overeen met het standaard
gedrag van LRP 2.2
Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd
Bijvoorbeeld: ‘Dhr en mevr Pietersen’
Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd + aanschrijfnaam partner
Bijvoorbeeld: ‘Dhr Pietersen en mevr Jansen’
Dhr. en Mevr. + verkort
Bijvoorbeeld: ‘Dhr en mevr Pietersen-Jansen’
Hierbij kan extra worden aangegeven:
• Voorletters in naamgebruik PE
• Meegeregistreerde partners buiten PE benaming laten
Hierbij wordt, in geval de relatie van de partner met de wijkgemeente
meegeregistreerd is, de naam van de partner niet opgenomen in de
tenaamstelling van de PE.
3. Klik op de knop Opslaan en alle bestaande PE’s bijwerken om de gewijzigde instellingen te bewaren en om alle bestaande pastorale eenheden
van de wijkgemeente bij te werken naar de nieuwe instellingen.
PE’s waarvan de aanschrijfnaam of aanhef handmatig zijn aangepast worden
hierbij niet automatisch bijgewerkt!
Test de werking en het resultaat eerst op lrp-test.pkn.nl!
4. Klik op de knop Opslaan zonder bestaande PE’s bij te werken om
de gewijzigde instellingen te bewaren. De nieuwe instellingen zijn van
toepassing op alle nieuwe PE’s. Hierbij valt te denken aan:
• nieuwe PE vanuit een inschrijving
• verhuizing buiten de huidige wijkgemeente
• overschrijving
• aanpassen van PE-hoofd binnen de PE
• bij huwelijk/partnerschap als er 1 gezamenlijk nieuwe PE ontstaat
• bij echtscheiding/beëindiging partnerschap
• SILA naamswijziging
Bij een PE waarin maar 1 persoon zit worden bovenstaande regels niet
toegepast maar wordt de aanschrijfnaam uit het geregistreerdedossier
gebruikt.
ver. 3.1, december 2014
83
2.14
2.14
2.14.1
Financiële basisgegevens
Handleiding LB LRP
Financiële basisgegevens
SEPA
In 2014 is één Europese betaalmarkt (ook wel Single Euro Payments Area (SEPA)
genoemd) ingevoerd. Essentieel voor de totstandkoming van de SEPA zijn (in
vogelvlucht):
1. De invoering en het gebruik van een internationaal rekeningnummer, het
International Bank Account Number (IBAN) en de daarbij behorende Bank
Identifier Code-code (BIC).
De gebruikelijke Nederlandse bankrekeningnummers worden aangevuld tot
een IBAN die uit 18 cijfers en letters bestaat.
De BIC is een internationale identificatiecode van een bank of bankkantoor,
een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens.
2. De invoering van de Europese incasso. Dit is de Europese opvolger van
de Nederlandse incasso.
Bij een Europese incasso geeft een rekeninghouder een machtiging af
aan een incassant om (eenmalig of doorlopend) automatisch bedragen van
zijn betaalrekening te laten afschrijven. Hierbij maakt het niet uit in welke
SEPA-landen de incassant en de geïncasseerde hun rekeningen hebben.
3. De invoering van de Europese overschrijving.
Dit is de Europese opvolger van de Nederlandse overschrijving en acceptgiro,
waarmee in heel Europa bedragen tussen euro-rekeningen overgeboekt
kunnen worden.
Voor meer informatie over SEPA en de gevolgen voor LRP verwijzen we graag
naar de handleiding Bijdragenadministratie (BA).
De hierna beschreven procedure voor de gemeente geldt ook voor de wijkgemeente.
2.14.2
IBAN(s)
In het overzicht van bankrekeningen staan alle bankrekeningnummers die de
bestuursorganen van de gemeente in gebruik hebben. Er kunnen bankrekeningen toegevoegd, bewerkt of verwijderd worden.
Het verwijderen van een bankrekening kan gevolgen hebben voor de
bijdragenadministratie van de hele gemeente!
• Het is niet toegestaan een rekening die voor een gemeente is aangelegd
óók voor de/een wijkgemeente aan te leggen.
• Het is niet toegestaan een rekening die voor een geregistreerde is vastgelegd óók voor een gemeente of wijkgemeente aan te leggen.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu KSO, het scherm Gemeenteoverzicht opent.
84
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.14
Financiële basisgegevens
2. Klik op het tabblad Financieel.
Figuur 87: Gemeenteoverzicht - financieel
3. Klik op de knop Nieuw, het venster Bankrekening bewerken opent.
Figuur 88: Bankrekening bewerken
4. Vul een geldig IBAN rekeningnummer in. (Via de link onder dit veld naar
de website van de Stichting IBAN Service NL kunt u - indien nodig - een
bestaand bankrekeningnummer (BBAN) omzetten naar IBAN).
Aan de hand van het IBAN rekeningnummer wordt automatisch het oude
BBAN berekend.
5. Vul de officiële tenaamstelling van de rekening in. De tenaamstelling
wordt onder andere afgedrukt op de acceptgiro.
Bij het afdrukken gelden de volgende regels:
(a) indien geen plaats is ingevuld dan wordt de tenaamstelling van de rekening verdeeld over twee regels van elk precies 32 tekens lang. In totaal
worden dus maximaal 64 tekens van de tenaamstelling afgedrukt. (Er
wordt daarbij geen rekening gehouden met het afbreken van volledige
woorden).
(b) indien wel een plaats is ingevuld dan wordt de tenaamstelling van de
rekening afgebroken op precies 32 tekens. Op de tweede regel wordt
dan de plaatsnaam afgedrukt.
ver. 3.1, december 2014
85
2.14
Financiële basisgegevens
Handleiding LB LRP
6. Ten behoeve van de souche van de (IBAN-)acceptgiro is het nu mogelijk om
een verkorte naam (over twee regels verdeeld) in te voeren in het veld verkorte tenaamstelling. Bij het genereren van een acceptgiro testbestand
dienen deze twee velden te zijn ingevuld.
7. Bij het gebruik van meerdere bankrekeningnummers moet er een standaard bankrekening worden ingesteld. Bij het verwerken van ontvangsten
worden deze in eerste instantie ‘gematcht’ met behulp van het standaard
bankrekeningnummer. Klik daartoe op de knop Instellen als standaard.
De lokaal beheerder legt vast welke betaalmethode(n) / contract(en) aan
de bankrekening gekoppeld zijn.
De hier ingevulde betaalmethode(n) bepalen uiteindelijk welke betaalwijze(n) mogelijk zijn binnen het fonds / abonnement waar dit bankrekeningnummer gebruikt wordt; en in welke volgorde deze betaalwijzen
moeten worden geprioriteerd.
Omgekeerd geldt dat - indien een betaalwijze door de lokaal beheerder (LB) niet is vastgelegd bij de bankrekening die aan een
fonds is gekoppeld - er dan van de betreffende betaalwijze in het
fonds/abonnement geen gebruik kan worden gemaakt!
Deze (niet opgevoerde) betaalwijze wordt dan ook niet als mogelijke
betaalwijze afgedrukt op de toezeggingsbrief voor het fonds waar
deze bankrekening aan is gekoppeld.
• Pas op bij het verwijderen van een betaalwijze, dit kan gevolgen
hebben voor de hele bijdragenadministratie!
2.14.2.1
Betaalwijze / contract
(a) Klik op de knop Nieuw om een nieuwe betaalwijze voor dit bankrekeningnummer vast te leggen. Het venster Betaalwijze toevoegen/
bewerken opent.
Figuur 89: Betaalwijze / Contract toevoegen of bewerken
(b) Vul in het veld Volgorde een getal in waarmee de prioritering van de
betaalmethoden kan worden bepaald. (laag cijfer = hoge prioriteit,
hoog cijfer = lagere prioriteit).
(c) Vul in het veld Omschrijving de gewenste tekst om de betaalmethode
te verduidelijken.
(d) Klik in het veld Type en selecteer de gewenste betaalmethode (Acceptgiro, Automatische incasso, Overig en SKG/iDeal)
86
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.14
Financiële basisgegevens
acceptgiro
de deelnemer zal betalen met behulp van een EURO-acceptgiro
(brief met acceptgiro of losse acceptgiro)
automatische incasso
de deelnemer heeft toestemming gegeven (via een machtiging) om
geld van zijn/haar rekening af te schrijven door middel van automatische incasso (Europese incasso). Van deze machtiging dient een
registratie te worden bijgehouden door de bijdragenadministrateur
(BA).
overig
de deelnemer heeft aangegeven bij te dragen aan het fonds op een
andere wijze dan de hier beschreven betaalwijzen. (Bijvoorbeeld
via een periodieke overschrijving).
SKG iDEAL
de deelnemer zal vanuit LRP per e-mail een uitnodiging ontvangen
om bij te dragen aan het fonds. Door te klikken op een link in deze
e-mail wordt de deelnemer via een website van het SKG naar de
iDEAL-pagina van zijn/haar bank geleid alwaar tot betaling kan
worden overgegaan.
(e) Het veld DO gebruik bankrekening geeft aan dat de dienstenorganisatie (DO) ten behoeve van uw gemeente en in uw opdracht gebruik
maakt van dit bankrekeningnummer, bijvoorbeeld om acceptgiro’s af
te drukken of om incasso-opdrachten te versturen. Als dit veld is aangevinkt kan de (wijk)gemeente zelf geen wijzigingen doorvoeren in
de gegevens van bankrekening. Neem hiervoor contact op met de
orderafdeling van de DO.
(f) Bij de keuze van betaalwijze Acceptgiro verschijnt een extra veld
in beeld waar het met de bank afgesloten acceptgiro contracttype
kan worden ingevuld. Zonder dit contract kan een gemeente geen
acceptgiro’s aan de bank aanbieden.
Figuur 90: Betaalwijze / Contract toevoegen of bewerken
- Acceptgiro
• Let op: per contracttype verschilt de (hoeveelheid) informatie die
in de coderegel van de acceptgiro wordt afgedrukt.
• Contracttype ‘A’ en Contracttype ‘B’ worden vanuit LRP niet ondersteund.
Zie voor het meer informatie over het acceptgiro contracttype paraver. 3.1, december 2014
87
2.14
Financiële basisgegevens
Handleiding LB LRP
graaf Acceptgiro contracten op pag. 88.
(g) Bij de keuze van betaalwijze Automatische incasso verschijnt een
extra veld in beeld waarin kan worden aangegeven of de automatische
incasso voor deze rekening in ‘Eigen beheer’ of door de ‘Beheer door
DO’ (dienstenorganisatie) wordt uitgevoerd.
Figuur 91: Betaalwijze / Contract toevoegen of bewerken
- Automatische incasso
Let op: bij de keuze Beheer door DO kan de gemeente zelf geen
incassobestanden genereren.
• Ook als het beheer van de rekening door de DO wordt gevoerd kan
de DO instellen dat de automatische incasso door de gemeente
zelf in eigen beheer wordt uitgevoerd.
(h) In het veld incassant-ID dient u een geldige incassant-ID van uw
(wijk)gemeente in te vullen. Deze ontvangt u van uw bank bij het
afsluiten van een Europees Incassocontract. Elke rechtspersoon krijgt
één Incassant-ID.
Neem voor het verkrijgen van een incassant-ID - als (wijk)gemeente contact op de Dienstenorganisatie.
(i) De dienstenorganisatie kan, in overleg met de gemeente in het veld DO
mag betalingsverantwoording inlezen aangeven of, naast uzelf,
ook de dienstenorganisatie voor deze rekening bankbestanden mag
inlezen/verwerken.
Bij een vinkje in dit veld verschijnt bij het inlezen van bankbestanden
door uzelf de waarschuwing: ‘De dienstenorganisatie mag voor bankrekening xxxxxxxxx ook betalingsverantwoording inlezen. Controleer
s.v.p. dat de gegevens in dit bestand nog niet eerder zijn ingelezen.’
Acceptgiro contracten
Hieronder staan de twee typen acceptgiro-contracten die door
LRP worden ondersteund.
De verschillen tussen contracten zitten in de afspraken met de
incassant welke gegevens in de coderegel mogen worden afgedrukt. Dit kan variëren van niets mogen printen tot het mogen
printen van alle betalingsgegevens in de ‘coderegel’.
88
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.14
Financiële basisgegevens
Figuur 92: IBAN-acceptgiro
◦ A/S-contract (alleen van toepassing voor de Dienstenorganisatie):
Hierbij is het toegestaan om alle betalingsgegevens in de
coderegel te laten printen door een servicebureau.
Met dit contract kunnen acceptgiro’s met standaardbedrukking worden gebruikt.
◦ C-contract:
Hierbij is het toegestaan om zelf alle betalingsgegevens in
de coderegel te (laten) printen.
Met dit contract kunnen blanco acceptgiro’s of acceptgiro’s
met standaardbedrukking worden gebruikt.
een A/S contract kunt u acceptgiro’s alleen laten afdruk Met
ken door een zogenaamd servicebureau. De dienstenorganisatie te Utrecht is zo’n servicebureau.
Bij het afdrukken van acceptgiro’s (door uzelf of door een drukker) moet de informatie (bedrag, IBAN, optisch leesbare regel,
etc.) op de voorgeschreven plaats op de acceptgiro worden afgedrukt. Door middel van de functie Download acceptgiro
testbestand (in het menu Beheer) kan voor een geselecteerde
rekening een reeks dummy-acceptgiro’s worden afgedrukt om
vervolgens ter controle of om te kalibreren op de bedoelde printer
af te drukken.
Standaard staat de informatie op de juiste plaats in de pdf.
Mocht de informatie op uw specifieke printer niet op de juiste
plaats op de acceptgiro worden afgedrukt dan kunnen de marges
in de pdf door middel van menu Beheer, Printerinstellingen
zo worden aangepast dat de informatie wel op de juiste plaats
wordt afgedrukt..
ver. 3.1, december 2014
89
2.15
2.15
Fondsen
Handleiding LB LRP
Fondsen
De lokaal beheerder maakt fondsen aan voor de (wijk)gemeente en selecteert
de gebruiker(s) (meestal een bijdragenadministrateur (BA)) die in het fonds
mogen werken.
In LRP bestaan twee soorten fondsen, het ‘standaard’ fonds en een verzamelfonds met subfondsen.
Bij een verzamelfonds (ook wel gemeentefonds genoemd) is sprake van
een verzameling fondsen van gelijke type waarbij het verzamelfonds op gemeente niveau en de bijbehorende subfondsen op wijkgemeente niveau
zijn aangemaakt. Het verzamelfonds toont de totalen (bedragen, deelnemers,
etc.) van de eraan gekoppelde onderliggende subfondsen.
Dit concept maakt het mogelijk om wijkgemeenten te autoriseren voor hun
eigen fonds en daarnaast de gemeente te autoriseren voor alle fondsen in het
verzamelfonds.
Een tweede aspect is het mogelijk maken van (een zekere mate van) autonomie bij het inrichten van wijkfondsen, zo kunnen / mogen de selecties per
wijkfonds verschillen (bijvoorbeeld de criteria, al dan niet doelgroep-gericht
aanschrijven door gebruik te maken van subselecties).
Schematisch
verzamelfonds
type A
subfonds 1
type A
subfonds 2
type A
subfonds 3
type A
Figuur 93: Verzamelfonds en subfondsen
Lay-out
De lay-out van het scherm Fonds bewerken is in LRP 3.0 gewijzigd. In
verband met de grote hoeveelheid informatie die in een beperkte ruimte moet
worden getoond is ervoor gekozen gebruik te maken van uitklapbare vensters.
Deze worden aangegeven met behulp van een icoontje .
2.15.1
Fonds aanmaken
1. Klik op Fondsen & acties in het menu Bijdragenadministratie, het
scherm Fondsen & acties opent.
90
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.15
Fondsen
Figuur 94: Fondsen & acties
2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Selecteer landelijk fonds opent.
Figuur 95: Selecteer landelijk fonds
(a) Klik in het veld Selecteer evt. een landelijk fonds, het venster
Selecteer landelijk fonds klapt open met de velden Gemeente, Wijkgemeente en Sectie.
Het is niet verplicht om van een voorgedefinieerd fonds gebruik te
maken, klik in dat geval op de knop Overslaan.
Figuur 96: Selecteer landelijk fonds - vervolg
Bij gebruik van een landelijk gedefinieerd fonds wordt door LRP automatisch een standaardselectie aan het fonds gekoppeld gebaseerd op
het hierboven ingevulde gemeente, wijkgemeente en sectie-niveau.
Let op: een verzamelfonds kan niet worden gebaseerd op een landelijk voorgedefinieerd fonds. Zie paragraaf 2.15.4 Verzamelfonds
aanmaken op pag. 97 voor het maken van een verzamelfonds.
(b) Klik op de knop Volgende.
3. Indien geen landelijk fonds wordt geselecteerd klik dan op de knop Overslaan. Het venster Verzamelfonds opent.
ver. 3.1, december 2014
91
2.15
Fondsen
Handleiding LB LRP
‘
Figuur 97: Verzamelfonds
(a) Als er geen sprake is van een verzamelfonds plaats dan geen vinkje in
het veld Verzamelfonds en klik op de knop Volgende en lees verder
bij punt 4
(b) Voor het maken van een verzamelfonds zie paragraaf 2.15.4 Verzamelfonds aanmaken op pag. 97.
(c) Klik op de knop Volgende in het venster Verzamelfonds. Het scherm
Fonds / actie opent. Vul de velden in en gebruik eventueel de hulpknop
voor uitleg over de velden.
Figuur 98: Fonds / actie
4. Klik in het veld Fonds type en selecteer het type fonds.
LRP kent drie typen fondsen:
• herhaaldelijk incasseren op basis van een vrij bedrag (bijvoorbeeld kerkbalans),
financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag
per jaar in een of meerdere termijnen betaalt of wordt geïncasseerd;
• eenmalig incasseren op basis van een vast bedrag (bijvoorbeeld
solidariteitskas),
financiële actie of doel waarbij de deelnemer eenmalig een van tevoren
bepaald vast bedrag in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd;
• eenmalig incasseren op basis van een vrij bedrag (bijvoorbeeld
eindejaarscollecte, paascollecte, diaconale najaarsactie, ZWO-bijdrage,
verjaardagsfonds, eenmalige actie op wijkniveau),
financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag
per jaar in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd;
Let op: het is niet mogelijk om van een bestaand fonds met deelnemers het type te wijzigen!
92
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.15
Fondsen
5. In het veld Type aanschrijfnaam wordt gekozen hoe de deelnemer aangeschreven wordt.
In geval wordt gekozen voor Aanschrijfnaam geregistreerde dan wordt
de aanschrijfnaam van de geregistreerde gebruikt.
Indien wordt gekozen voor PE naam dan wordt de PE naam gebruikt voor
het aanschrijven van het PE hoofd, de overige personen worden met de
aanschrijfnaam van de geregistreerde aangeschreven.
2.15.1.1
IBAN rekening gegevens
1. Klik op het icoontje naast IBAN rekening gegevens, een extra gedeelte
van het scherm met de International Bank Account Number (IBAN) rekening
gegevens opent.
Figuur 99: IBAN rekening gegevens
2. Klik op de knop
ning verschijnt.
naast het veld IBAN, het venster Selecteer bankreke-
Figuur 100: Selecteer bankrekening
3. Zoek in de bankrekeningnummers die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente
het rekeningnummer dat moet worden gekoppeld aan het fonds, selecteer
deze met de muis en klik op de knop Selecteren.
Na het invullen van het IBAN worden automatisch
• de tenaamstelling;
• BIC;
• Incassant-ID (alleen bij automatische incasso);
• gekoppelde betaalwijzen;
ingevuld bij het fonds.
ver. 3.1, december 2014
93
2.15
2.15.1.2
Fondsen
Handleiding LB LRP
Betaalwijzen en standaard betaalwijze
Nadat een IBAN aan een fonds is gekoppeld zijn alle betaalwijzen die bij het
IBAN zijn vastgelegd ook toegestaan in het fonds.
In een later stadium kan de BA de betaalwijze(n) die niet gewenst zijn voor
een bepaald fonds verwijderen bij dat specifieke fonds. De betaalwijzen blijven
wel staan bij het aan het fonds gekoppelde IBAN.
1. Klik op het icoontje
naast Betaalwijzen, een extra gedeelte van het
scherm met de betaalwijzen en standaard betaalwijze opent.
Figuur 101: Betaalwijzen en standaard betaalwijze
In dit overzicht staan alle betaalwijzen vermeld die bij het IBAN rekeningnummer zijn vastgelegd.
Indien een betaalwijze door de lokaal beheerder (LB) niet is vastgelegd
bij het IBAN die aan het betreffende fonds is gekoppeld, kan er van de
betreffende betaalwijze geen gebruik worden gemaakt!
Deze betaalwijze wordt dan ook niet als mogelijke betaalwijze afgedrukt
op de toezeggingsbrief.
• De betaalwijze Overig kan nader gespecificeerd worden.
2. Het veld DO gebruik bankrekening geeft aan dat de Dienstenorganisatie
(DO) ten behoeve van uw gemeente en in uw opdracht gebruik maakt van
dit bankrekeningnummer. U dient hiervoor een contract met de Dienstenorganisatie te hebben afgesloten
3. Klik op het veld Standaard betaalwijze en maak een keuze voor de
betaalwijze die het meeste voorkomt bij dit (type) fonds. (De standaard
betaalwijze moet wel zijn vastgelegd bij de gekoppelde IBAN bankrekening.)
2.15.1.3
Instellingen fonds
1. Klik op het icoontje
94
Instellingen fonds voor onderstaande instellingen.
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.15
Fondsen
Figuur 102: Instellingen fonds
2. Door het zetten van een vinkje in het veld DO toegang geeft u de medewerkers van de DO toegang tot dit fonds. Dit stelt de DO in staat uw vragen
omtrent dit fonds te beantwoorden en support te verlenen.
3. Het veld Financieel beheer door DO kunt u niet wijzigen.
Dit veld geeft aan dat de gemeente het financieel beheer van het betreffende
fonds aan de DO heeft overgedragen. Het betreft hier betaalde dienstverlening.
4. In het veld Koppel aan selectie wordt de selectie ingevuld waarmee de
deelnemers aan het fonds worden bepaald. Zie voor het maken van selecties
paragraaf 2.17 Selecties op pag. 105.
5. In het veld Sortering wordt de sortering ingevuld waarmee de brieven,
acceptgiro’s, etc. worden gegenereerd. Zie voor het maken van sorteringen
paragraaf 2.19 Sorteringen op pag. 127.
6. Gelijktijdig met het genereren van de toezeggingsbrieven kan een looplijst
worden gegenereerd. De adressen die op deze looplijst worden afgedrukt
kunnen door middel van het veld Beperk sortering voor toezeggingsbrieven tot gebieden worden beperkt tot één of meer vrije gebieden (waarbij per
vrij gebied een bladsprong wordt gemaakt). Op deze manier worden alleen
adressen afgedrukt op de looplijst waarvan de postcodes zijn opgenomen in
de geselecteerde vrije gebieden.
2.15.1.4
Financiële gegevens
1. Klik op het icoontje
gen.
Financiële gegevens voor onderstaande instellin-
Figuur 103: Financiële gegevens
ver. 3.1, december 2014
95
2.15
Fondsen
Handleiding LB LRP
2. In het veld Grootboeknummer kan eventueel een grootboeknummer worden ingevuld. Het grootboeknummer is van toepassing als de bijdragenadministratie moet aansluiten op de boekhouding.
3. Op basis van het afwijkingspercentage (alleen zichtbaar bij een fonds van
het type herhaaldelijk vrij bedrag) wordt een waarschuwing getoond wanneer
een ingevoerde toezeggingsbedrag meer dan het opgegeven percentage
afwijkt van het laatst toegezegde bedrag.
U dient dit percentage voor het eerste jaar dat een fonds wordt gedraaid
op 0 (nul) te laten staan, het kan pas bij opvolgende jaren worden
gebruikt.
4. In het veld Minimum bedrag incasso / acceptgiro kan een bedrag worden opgeven waaronder geen incasso’s / acceptgiro’s zullen worden gegenereerd.
5. In het veld Boeken beperken kan, indien gewenst, worden opgeven of LRP
bij het verwerken van ontvangsten (matching) ontvangsten in het huidige
jaar automatisch mag toekennen aan openstaande termijnen van vorig
actiejaar.
Indien dit veld is aangevinkt en een geldige datum is ingevuld zal LRP ná
deze datum niet meer automatisch ontvangsten voor dit fonds op het oude
actiejaar boeken.
2.15.1.5
Gebruikers
1. Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit fonds.
Figuur 104: Fonds - gebruikers
Het venster Gebruiker(s) selecteren opent.
2. Selecteer de bijdragenadministrateur(s) van de (wijk)gemeente. Het is ook
mogelijk een gebruiker met de rol van Kerkrentmeester te selecteren. Klik
op de knop Selecteer gebruiker(s).
Figuur 105: Gebruiker(s) selecteren
96
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.15
Fondsen
3. Met de knop Verwijderen onder tabblad Gebruikers kan een gebruiker
(BA) van een fonds worden losgekoppeld.
4. Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte fonds te bewaren.
2.15.2
Fonds bewerken
Indien een fonds is aangemaakt kunnen door de LB alleen enkele instellingen en
de gebruikers (bijdragenadministrateur(s)) worden gewijzigd.
Zie hiervoor paragraaf 2.15.1 Fonds aanmaken op pag. 90)
2.15.3
Fonds verwijderen
Indien een fonds is aangemaakt en door de BA in gebruik is genomen kan het
fonds niet meer verwijderd worden.
Indien een fonds tóch verwijderd moet worden dan kunt u hierover contact opnemen met de helpdesk LRP van de DO.
2.15.4
Verzamelfonds aanmaken
Zie voor meer informatie over het doel en het gebruik van een verzamelfonds
met subfondsen paragraaf 2.15 Fondsen op pag. 90.
Alvorens een verzamelfonds aan te maken is het aan te raden eerst de
‘onderliggende’ (sub)fondsen aan te maken.
• De subfondsen moeten worden aangemaakt op wijkgemeente-niveau
en dienen van hetzelfde type te zijn als het verzamelfonds.
1. Klik op Fondsen & acties in het menu Bijdragenadministratie, het
scherm Fondsen & acties opent.
2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Selecteer landelijk fonds opent.
Een verzamelfonds kan niet op basis van een landelijk voorgedefinieerd
fonds worden gebaseerd. Klik daarom op de knop Overslaan, het venster
Verzamelfonds opent.
3. Plaats een vinkje in het veld Verzamelfonds, het venster Verzamelfonds
klapt verder open.
ver. 3.1, december 2014
97
2.15
Fondsen
Handleiding LB LRP
Figuur 106: Verzamelfonds
4. Selecteer het type fonds, voor een verzamelfonds is dit meestal ‘Herhaaldelijk incasseren obv een vrij bedrag (bijv. AKB)’.
5. Geef hier de subfondsen op, klik daarvoor op de knop Voeg subfondsen
toe. Het venster Subfondsen opent met een overzicht van fondsen op
wijkgemeente-niveau van hetzelfde type als het verzamelfonds.
Figuur 107: Subfondsen
6. Selecteer de bij dit verzamelfonds behorende subfondsen en klik op de knop
Selecteer.
7. Wanneer gereed, klik op de knop Volgende in het venster Verzamelfonds.
Het scherm Fonds / actie opent; vul de velden in.
Figuur 108: Verzamelfonds
Het aanmaken van een verzamelfonds verloopt verder zoals het aanmaken
van een ‘gewoon’ fonds. Zie hiervoor paragraaf 2.15.1 Fonds aanmaken op
pag. 90)
De velden die niet van toepassing zijn worden niet getoond of kunnen niet
ingevuld worden;
98
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.15
Fondsen
8. Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit fonds.
Figuur 109: Verzamelfonds - gebruikers
Het venster Gebruiker(s) selecteren opent.
(a) Selecteer de bijdragenadministrateur(s) van de (wijk)gemeente.
Voor een verzamelfonds worden in de regel bijdragenadministra-
teurs geselecteerd op gemeente-niveau.
• Het is ook mogelijk een gebruiker met de rol van Kerkrentmeester te selecteren.
Klik op de knop Selecteer gebruiker(s).
Figuur 110: Gebruiker(s) selecteren
(b) Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (bijdragenadministrateur/kerkrentmeester) van een fonds worden losgekoppeld.
9. Klik op de knop Voeg wijkgemeente fondsen toe in het tabblad Wijkgemeente fondsen om een subfonds aan dit verzamelfonds te koppelen.
Figuur 111: Wijkgemeente fondsen
Het venster Subfondsen opent met een overzicht van fondsen op
wijkgemeente-niveau van hetzelfde type als het verzamelfonds.
ver. 3.1, december 2014
99
2.15
Fondsen
Handleiding LB LRP
Figuur 112: Subfondsen
(a) Selecteer de bij dit verzamelfonds behorende subfondsen en klik op de
knop Selecteer.
(b) Met de knop Weghalen kan een subfonds worden losgekoppeld van
een verzamelfonds. (Het subfonds wordt niet verwijderd)
(c) Met de knop Bewerken kan een subfonds worden geopend.
10. Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte verzamelfonds te bewaren.
100
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.16
2.16.1
2.16
Abonnementen
Abonnementen
Abonnement aanmaken
De lokaal beheerder maakt abonnementen aan voor de (wijk)gemeente en
selecteert de (systeem)gebruiker(s) die in het abonnement mogen werken.
1. Klik op Abonnementen in het menu Bijdragenadministratie, het scherm
Abonnementen opent.
Figuur 113: Abonnementen
2. Klik op de knop Nieuw. Het scherm Abonnementen opent. Vul de velden
in en gebruik eventueel de hulpknop voor uitleg over de velden.
Figuur 114: Abonnement bewerken
3. Vul de Naam en de afgekorte naam van het abonnement in.
4. In het veld Type aanschrijfnaam wordt gekozen hoe de abonnee aangeschreven wordt.
2.16.1.1
IBAN rekening gegevens
(a) Klik op het icoontje
naast IBAN rekening gegevens, een extra
gedeelte van het scherm met de IBAN rekening gegevens opent.
Figuur 115: IBAN rekening gegevens
ver. 3.1, december 2014
101
2.16
Abonnementen
Handleiding LB LRP
(b) Klik op de knop
naast het veld IBAN, het venster Selecteer bankrekening verschijnt.
Figuur 116: Selecteer bankrekening
(c) Zoek in de bankrekeningnummers die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente het rekeningnummer dat moet worden gekoppeld aan het
fonds, selecteer deze met de muis en klik op de knop Selecteren.
Na het invullen van het IBAN worden automatisch
• de tenaamstelling;
• BIC;
• Incassant-ID (alleen bij automatische incasso);
ingevuld bij het fonds.
2.16.1.2
Instellingen abonnement
naast Instellingen abonnement, een extra
(a) Klik op het icoontje
gedeelte van het scherm met de instellingen van het abonnement
opent.
Figuur 117: Instellingen abonnement
(b) Door het zetten van een vinkje in het veld DO toegang geeft u de
medewerkers van de dienstenorganisatie (DO) toegang tot dit abonnement. Dit stelt de DO in staat uw vragen omtrent dit abonnement te
beantwoorden en support te verlenen.
102
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.16
Abonnementen
(c) Het veld Financieel beheer door DO kunt u niet wijzigen.
Dit veld geeft aan dat de gemeente het financieel beheer van het
betreffende abonnement aan de DO heeft overgedragen. Het betreft
hier betaalde dienstverlening.
(d) In het veld standaard betaalschema wordt vastgelegd in welke
maanden standaard geïncasseerd gaat worden. (Dit betreft zowel
automatische incasso als het genereren van acceptgiro’s en SKG /
iDEAL e-mails).
(e) In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd
die het meeste voorkomt bij dit abonnement. Bij het invoeren van
abonnees door de bijdragenadministrateur (BA) wordt deze betaalwijze
automatisch ingevuld.
(f) In het veld Grootboeknummer kan eventueel een grootboeknummer worden ingevuld. Het grootboeknummer is van toepassing als de
bijdragenadministratie moet aansluiten op de boekhouding.
(g) In het veld Sortering wordt de sortering ingevuld waarmee de brieven, acceptgiro’s, etc. worden gegenereerd. Zie voor het maken van
sorteringen paragraaf 2.19 Sorteringen op pag. 127.
2.16.1.3
Toelichting
In dit veld kan een extra omschrijving van het fonds worden opgenomen.
2.16.1.4
Gebruikers
(a) Klik op de knop Selecteer in het tabblad Gebruiker(s) om een bijdragenadministrateur te selecteren die toegang krijgt tot dit abonnement.
Figuur 118: Abonnement - gebruikers
Het venster Gebruiker(s) selecteren opent.
(b) Selecteer de bijdragenadministrateur(s) van de (wijk)gemeente. Klik
op de knop Selecteer gebruiker(s).
Figuur 119: Gebruiker(s) selecteren
ver. 3.1, december 2014
103
2.16
Abonnementen
Handleiding LB LRP
(c) Met de knop Verwijderen kan een gebruiker (BA) van een abonnement
worden losgekoppeld.
(d) Klik op de knop Opslaan om het aangemaakte abonnement te bewaren.
2.16.2
Abonnement bewerken
Indien een abonnement is aangemaakt kunnen door de lokaal beheerder (LB)
alleen enkele instellingen en de gebruiker(s) (BA / kerkrentmeester (KR)) worden
gewijzigd.
Zie hiervoor paragraaf 2.16.1 Abonnement aanmaken op pag. 101)
2.16.3
Abonnement verwijderen
Indien een abonnement is aangemaakt en door de BA in gebruik is genomen kan
het niet meer verwijderd worden.
Indien een abonnement tóch verwijderd moet worden dan kunt u hierover contact
opnemen met de helpdesk LRP van de DO.
104
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
2.17
Selecties
Selecties
Een selectie binnen LRP is een verzameling van geregistreerden. Deze verzameling komt tot stand op basis van (uitgebreide) selectiecriteria.
De (basis) selectiecriteria kunnen worden uitgebreid met drie extra selectiecriteria (insluitingen genaamd); ook kunnen afzonderlijke individuen worden inof uitgesloten.
Daarnaast kan de selectie verder aangepast worden door het in- of uitsluiten
van en filteren op groepen en vrije gebieden.
Ten slotte kunnen via het tabblad Jubilea specifiek op verjaardagen en jubilea
toegesneden selecties worden gemaakt.
Let op: overige contacten kunnen niet in een selectie betrokken worden.
• Voor de vrije export wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde ‘exportdatabase’ waarin alle gegevens van de geregistreerden in LRP zijn
opgenomen. Deze samengestelde database wordt één maal per 24 uur
(’s nachts) bijgewerkt met de actuele gegevens uit LRP, en blijft gedurende de hele dag ongewijzigd.
Dit betekent dat wijzigingen die gedurende de dag worden aangebracht
(correcties, verhuizing, voorkeurslidmaatschap, toekennen aan groepen
en vrije gebieden, etc.) niet direct in de export ter beschikking zijn maar
eerst ‘s nachts moeten worden verwerkt. Dat kan er de oorzaak van
zijn dat het resultaat van een (realtime) selectie gebaseerd op criteria
kan verschillen met het resultaat van de vrije export. Dit verschil is de
volgende dag weer opgeheven.
Schematisch
Figuur 120: Schematisch overzicht samenstelling selectie
2.17.1
Selectie maken
1. Klik op Selecties in het menu Dienstverlening, het scherm Selecties
verschijnt.
ver. 3.1, december 2014
105
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
Figuur 121: Overzicht selecties
Onder het tabblad Selecties bevinden zich de selecties van de (wijk)gemeente waarvan de eigenaar nog een actieve gebruiker in LRP is.
Onder het tabblad Selecties (niet leesbaar) zonder gebruiker (alleen
zichtbaar voor de lokaal beheerder (LB)) bevinden zich de selecties van
de (wijk)gemeente waarvan de eigenaar geen gebruiker meer in LRP is én
waarvoor een vinkje is gezet in het veld Selectie niet leesbaar.
Deze selecties zijn voor geen enkele gebruiker binnen uw gemeente zichtbaar en kunnen (alleen) door de LB worden verwijderd.
2. Klik op de knop Nieuw, het venster Selectie verschijnt.
Figuur 122: Selectie
3. Geef de selectie een naam of gebruik een standaardselectie (klik hiervoor
in het veld Standaard selectie).
4. De selectie kan nader beperkt worden door binnen de gemeente een wijkgemeente en/of een sectie te kiezen. Klik hiervoor in het veld Wijkgemeente
en eventueel vervolgens in het veld Sectie.
5. De rechten van selecties zijn eigenaar-gebaseerd.
De volgende rechten kunnen door een eigenaar aan een selectie worden
toegekend:
• selecties met een vinkje in het veld Selectie schrijven kunnen door
geautoriseerde gebruikers worden gewijzigd en opgeslagen;
• selecties met een vinkje in het veld Selectie niet leesbaar zijn onzichtbaar voor niet-eigenaars;
106
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
• selecties zonder een vinkje in de velden Selectie schrijven of Selectie niet leesbaar kunnen door geautoriseerde gebruikers gebruikt
maar niet gewijzigd worden.
6. Door middel van een vinkje in het veld Selectie op lager niveau bruikbaar bepaalt de eigenaar dat de selectie ook op lager niveau te gebruiken
is. Dit wordt ook wel overerven genoemd (van het Engelse computerbegrip
‘inheritance’); op een lager niveau erft de selectie de criteria over van het
hogere niveau (overigens niet de geregistreerden).
In concreto betekent dit dat een selectie die op het niveau van de gemeente
aangemaakt is door middel van het gebruik van het vinkje ‘Selectie op lager
niveau bruikbaar’ ook zichtbaar(!) en te gebruiken is op het niveau van de
onderliggende wijkgemeente(n) en sectie(s).
In combinatie met het weghalen van het vinkje in het veld Selectie schrijven kan de selectie voor ongeautoriseerd wijzigen worden beschermd.
Op het niveau van de wijkgemeente worden alleen de geregistreerden van de
betreffende wijkgemeente getoond, voor de pastoraal medewerker geldt dat
deze alleen de geregistreerden te zien krijgt waarvoor hij/zij geautoriseerd
is.
7. Maak een keuze bij het veld Sortering, klik daarvoor op de knop
het veld Sortering, het venster Selecteer sortering verschijnt.
naast
Figuur 123: Selecteer sortering
Deze sortering is van toepassing op de Vrije export en bij de diverse typen
uitdraai (etiketten, looplijsten etc.) die op deze selectie zijn gebaseerd.
Fondsen hebben een eigen sortering die voorrang heeft boven de
sortering van de selectie.
Zie voor het maken van sorteringen paragraaf 2.19 Sorteringen op pag. 127
2.17.2
Selectiecriteria en insluitingen
Let op: de criteria van het eerste tabblad ‘Selectiecriteria’ zijn altijd
actief.
Dit wil zeggen dat een selectie altijd de criteria van dit tabblad zal gebruiken. Indien u van de criteria van dit tabblad geen gebruik wilt maken
ver. 3.1, december 2014
107
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
kunt u deze snel ‘buiten werking’ stellen door bij de leeftijd een leeftijd
van bijvoorbeeld 200 of hoger in te vullen.
Dit is met name aan de orde bij het bepalen van de jubilea (verjaardagen en huwelijksjubilea), bij het werken met alleen maar ingesloten
geregistreerden, groepen en vrije gebieden.
8. Vink onder tabblad Selectiecriteria aan van welke type criteria u gebruik
wilt maken:
• Burgerlijk;
• Kerkelijk;
• Pastoraal;
• Overig.
Binnen deze vier verzamelingen aan criteria kan de werkelijke selectie
worden gedefinieerd. Zie bijvoorbeeld de selectiecriteria onder het kopje
Kerkelijk:
Figuur 124: Selectiecriteria kerkelijk
Let op: bij sommige selectiecriteria kan met een dropdown veld worden
gekozen uit de waarden insluiten of uitsluiten (bijvoorbeeld bij de
velden Vrij gebied, Groep, Voorkeurslid, Wenst geen contact, etc.).
De keuze insluiten moet in deze context worden verstaan als alleen
maar, en niet als ‘er extra bij insluiten’.
Bijvoorbeeld: de keuze voor het criterium Wenst geen contact: insluiten betekent dat alleen geregistreerden die het vinkje Wenst
geen contact hebben staan geselecteerd worden.
Stel uit de vier verzamelingen de gewenste combinatie van selectiecriteria
samen.
9. Klik op de knop maak selectie om daadwerkelijk een selectie te maken uit
de geregistreerden.
Verifieer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de hand van de
door u opgegeven criteria en klik op de mededeling ‘Aantal geregistreerden
opgehaald. . . ’
Onder het tabblad Geselecteerden staan de geregistreerden vermeld die
aan de opgegeven criteria voldoen.
108
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
Figuur 125: Selectie - geselecteerden
Indien gewenst kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan met
behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep in
één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster
Groep waarin u de naam, de omschrijving en de autorisaties van de groep
kunt opgeven.
Zie voor meer informatie over groepen paragraaf 2.21 Groepen op pag. 136
Figuur 126: Groep
Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening.
De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.
10. Deze ‘basis-selectie’ kan door middel van insluitingen en uitsluitingen verder
verfijnd worden.
(a) Onder het tabblad Geselecteerden kunnen geregistreerden uitgesloten worden van de gemaakte selectie:
• Selecteer de regel(s) van de geregistreerde(n) die moeten worden
uitgesloten en klik op de knop Uitsluiten.
• De geregistreerden die uitgesloten zijn kunnen weer in de selectie teruggeplaatst worden zoals beschreven in paragraaf 2.17.4
Uitsluitingen op pag. 111.
Indien nodig dient ook het totaaloverzicht te worden bijgewerkt, zie paragraaf 2.17.8 Totaaloverzicht op pag. 116.
(b) Boven het tabblad Selectiecriteria kan in het veld Aantal insluitingscriteria worden aangeven hoeveel extra selectiecriteria nog
nodig zijn om de gewenste geregistreerden te selecteren (bijvoorbeeld
alle vertrokkenen en alle overledenen).
Er kunnen dus in totaal 4 tabbladen met selectiecriteria worden opgeven.
Belangrijk: voeg geen overbodige of lege insluitingscriteria toe,
deze kunnen een ongewenst effect hebben op het eindresultaat!
In onderstaand voorbeeld is gekozen voor 3 ‘extra’ insluitingscriteria
ver. 3.1, december 2014
109
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
Figuur 127: Selectie - insluitingscriteria
Onder het tabblad Insluitingscriteria 1 kan weer uit de vier typen
criteria (Burgerlijk, Kerkelijk, Pastoraal en Overig) een aanvullende
combinatie van selectiecriteria samengesteld worden.
• Klik weer op de knop maak selectie om daadwerkelijk een selectie
te maken uit het bestand met geregistreerden;
• Verifieer weer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de
hand van de door u opgegeven insluitingscriteria;
• Onder tabblad Insluitingen 1 staan nu de geregistreerden vermeld die aan de opgegeven insluitingscriteria 1 voldoen;
• Ook hier geldt weer dat onder het tabblad Insluitingen 1 geregistreerden uitgesloten kunnen worden met behulp van de knop
Uitsluiten;
• Tevens kunnen de geregistreerden die in Insluitingen 1 staan met
behulp van de knop
Exporteer alle geregistreerden naar
Groep ook in één keer geëxporteerd worden naar een groep.
Op dezelfde wijze kunnen ook Insluitingscriteria 2 en Insluitingscriteria 3 worden gebruikt om tot de gewenste totaal-selectie te
komen.
Belangrijk: voor elke Insluitingscriteria moet telkens weer op de
knop maak selectie worden geklikt!
2.17.3
Extra insluitingen
Figuur 128: Selectie - extra insluitingen
11. Een andere methode om de selectie aan te passen is het handmatig toevoegen van afzonderlijke geregistreerden. Klik hiervoor op de knop Geregistreerde insluiten onder het tabblad Extra insluitingen.
Het venster Geregistreerde insluiten opent zich.
110
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
Figuur 129: Geregistreerde insluiten
Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de gewenste geregistreerde en klik op de knop Insluiten.
Ook hier kan de extra insluiting ongedaan worden gemaakt met behulp van
de knop Insluiting ongedaan maken onder tabblad Extra insluitingen;
tevens kunnen deze insluitingen met behulp van de knop Exporteer alle
insluitingen naar Groep worden geëxporteerd naar een groep.
Indien nodig dient ook het totaaloverzicht te worden bijgewerkt, zie
paragraaf 2.17.8 Totaaloverzicht op pag. 116.
• Tip: Het is te overwegen om in plaats van afzonderlijke geregistreerden
groepen in of uit te sluiten! Zie paragraaf 2.17.5 Groepen op pag. 111
2.17.4
Uitsluitingen
Figuur 130: Selectie - uitsluitingen
12. Klik op het tabblad Uitsluitingen voor een overzicht van de geregistreerden
die in de selecties onder tabblad Geselecteerden en Insluitingen 1 t/m
3 (zie paragraaf 2.17.2 Selectiecriteria en insluitingen pag. 107) handmatig
zijn uitgesloten.
Op deze plaats kunnen uitsluitingen weer ongedaan worden gemaakt met
behulp van de knop Uitsluiting ongedaan maken; tevens kunnen deze
uitsluitingen met behulp van de knop Exporteer alle uitsluitingen naar
Groep worden geëxporteerd naar een groep.
2.17.5
Groepen
13. Om de selectie verder aan te passen kan gebruik worden gemaakt van de
mogelijkheid om complete groepen toe te voegen of uit te sluiten.
Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een groep
of groepen, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere
(ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria
de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd
(bijvoorbeeld leeftijd van > 200).
ver. 3.1, december 2014
111
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
Klik op het tabblad Groepen voor een overzicht van de Ingesloten groepen en Uitgesloten groepen voor deze selectie. Geregistreerden die zijn
vastgelegd in een groep kunnen door middel van insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting worden verwijderd uit
de selectie.
Figuur 131: Selectie - groepen
Onder tabblad Ingesloten groepen kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbare groep (extra) worden ingesloten.
Figuur 132: Groep insluiten
Let op: reeds toegevoegde groepen worden niet getoond in het overzicht van toe te voegen groepen.
Onder tabblad Uitgesloten groepen kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbare groep (extra) worden uitgesloten van de selectie.
Met de knop Weghalen kan de in- of uitgesloten groep worden verwijderd.
Tip: als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of
uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig
uitsluiten (zie paragraaf 2.17.2 Selectiecriteria en insluitingen punt 10)
of extra insluiten (paragraaf 2.17.3 Extra insluitingen) van afzonderlijke
geregistreerden.
2.17.6
Vrije gebieden
14. Als laatste methode om de selectie aan te passen kan gebruik worden
gemaakt van de mogelijkheid om complete vrije gebieden toe te voegen en
te verwijderen.
Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een
vrij gebied of vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de
selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad
Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden
geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200).
112
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
Klik op het tabblad Vrije gebieden voor een overzicht van de Ingesloten
vrije gebieden en Uitgesloten vrije gebieden voor deze selectie. Geregistreerden die woonachtig zijn in een vrij gebied kunnen door middel van
insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting
worden verwijderd uit de selectie.
Figuur 133: Selectie - vrije gebieden
Onder tabblad Ingesloten vrije gebieden kan met behulp van de knop
Toevoegen een beschikbaar vrij gebied extra worden ingesloten.
Figuur 134: Vrij gebied insluiten
Onder tabblad Uitgesloten vrije gebieden kan met behulp van de knop
Toevoegen een beschikbaar vrij gebied extra worden uitgesloten van de
selectie.
Met de knop Verwijderen kan het in- of uitgesloten vrije gebied worden
verwijderd.
Tip: Als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of
uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig
uitsluiten (zie paragraaf 2.17.2 Selectiecriteria en insluitingen punt 10)
of extra insluiten (paragraaf 2.17.3 Extra insluitingen) van afzonderlijke
geregistreerden.
• Voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een vrij gebied of
vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere
(ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria
de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd
(bijvoorbeeld leeftijd van > 200).
2.17.7
Jubilea
Speciaal ten behoeve van overzichten van verjaardagen en verbintenis/huwelijks jubilea is het tabblad Jubilea in de selectie opgenomen.
Het gebruik hiervan staat meestal los van de overige selectiecriteria.
let op: de criteria van het tabblad Selectiecriteria zijn niet werkzaam op de jubilea! U kunt dus geen verjaardagen opvragen en dit
ver. 3.1, december 2014
113
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
combineren met het (algemene) criterium ‘Wenst geen contact’ of
met de kerkelijke relatie ’Meegeregistreerde’.
Indien gewenst kunt u personen die niet moeten worden opgenomen in de jubileumselectie met behulp van een speciaal hiervoor
gecreëerde groep uitsluiten van de totaalselectie van de jubilea.
Ook kunt u er voor kiezen in de vrije export van de jubilea de exportvelden ‘Relatie’ en ‘Wenst geen contact’ aan te vinken. Zo kunt
u in een spreadsheetprogramma eenvoudig deze geregistreerden
filteren.
De werking van de verjaardags- en verbintenisjubilea is vergelijkbaar,
waar hieronder verjaardag staat kunt u ook verbintenis lezen.
15. Klik op het tabblad Jubilea voor het maken van een overzicht met verjaardagen en (verbintenis) jubilea.
Figuur 135: Selectie - jubilea
Vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste)
criteria actief zijn, vul op het tabblad Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld
leeftijd van > 200).
16. Selecteer een periode waarover u het overzicht wil maken met behulp van
de velden Periode vanaf en Periode tot en met. Hiermee selecteert u
de personen die tussen deze twee data de hieronder opgegeven leeftijd(en)
hebben bereikt of zullen bereiken.
17. Voeg aan de lijst Leeftijd op verjaardag de leeftijd(en) toe waarvan u een
overzicht wilt genereren.
Figuur 136: Leeftijd op verjaardag
114
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
18. Klik op de knop Toevoegen om één of meerdere leeftijden toe te voegen,
het venster Selecteer leeftijden met voorgedefinieerde leeftijden opent.
Deze lijst met leeftijden is centraal vastgelegd in LRP.
Figuur 137: Selecteer leeftijden
19. Indien alle opeenvolgende verjaardagen vanaf een bepaalde leeftijd, of
tussen twee leeftijden gewenst zijn, kan gebruik worden gemaakt van de
velden Leeftijd op verjaardag vanaf en Leeftijd op verjaardag tot en
met.
Door bijvoorbeeld te kiezen voor 65 t/m 200 krijgt u alle personen van wie
de leeftijd in de opgegeven periode ligt tussen 65 en 200 jaar.
20. Klik op de knop maak selectie om de selectie te maken van de geregistreerden die binnen de opgegeven periode de opgegeven leeftijd(en) hebben
bereikt of zullen bereiken.
Onder tabblad Geselecteerden staan de geregistreerden vermeld die hierboven geselecteerd zijn. In dit overzicht kun u eventueel nog handmatig
personen uitsluiten met behulp van de knop Uitsluiten.
Figuur 138: Selectie - jubilea - geselecteerden
Met behulp van de knop Naar CSV exporteren kunnen van deze geregistreerden de gegevens die in dit overzicht staan naar een CSV-bestand
worden geëxporteerd voor verder verwerking in een spreadsheetprogramma
e.d.
Met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep
kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan in één keer worden
geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep waarin
u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven.
ver. 3.1, december 2014
115
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
Figuur 139: Groep
Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening.
De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.
Via het tabblad Vrije export kunnen alle gewenste gegevens van deze geregistreerden worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma. Ten behoeve van de jubilea zijn onder het kopje Jubilea
de velden Leeftijd en Aantal jaar verbintenis te selecteren. (zie paragraaf 2.17.9 Vrije export op pag. 117)
2.17.8
Totaaloverzicht
Figuur 140: Selectie - totaaloverzicht
21. Klik op het tabblad Totaaloverzicht en vervolgens op de knop Genereer
overzicht om een totaaloverzicht van de uiteindelijke selectiegroep te
genereren. Hierbij wordt rekening gehouden met alle selectiecriteria, jubilea,
insluitingen, extra insluitingen, uitsluitingen en groepen.
Belangrijk: deze handeling mag niet worden overgeslagen! Het is pas
in déze fase van het selectieproces dat door middel van Genereer
overzicht de selectie daadwerkelijk wordt gecreëerd!
Klik op de knop Opslaan om de gemaakte selectie te bewaren voor latere
toepassing.
Met de knop Exporteer resultaat kan het totaaloverzicht naar een spreadsheetprogramma worden geëxporteerd. Bij deze export worden alleen de
getoonde velden geëxporteerd.
22. Met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep
kunnen alle geregistreerden die in dit totaaloverzicht staan in één keer
116
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep
waarin u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven.
Figuur 141: Groep
Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening.
De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.
2.17.9
Vrije export
Indien de selectie die zojuist is aangemaakt voor verdere verwerking moet
worden geëxporteerd naar een spreadsheetprogramma dan kan gebruik
worden gemaakt van de vrije export.
Let op: de wijzigingen die worden aangebracht in de gegevens van
de geregistreerden zijn pas de volgende dag beschikbaar in de vrije
export!
Figuur 142: Selectie - vrije export
23. Klik in het veld Type export en bepaal of de export op geregistreerde
niveau moet of op PE niveau.
24. Maak een keuze uit alle ter beschikking staande velden door middel van het
aan- of uitzetten van de vinkjes naast de veldnamen.
25. Klik op de knop Exporteer. De aangevinkte velden worden nu in csv-formaat
geëxporteerd in de volgorde die is gekozen in het veld Sortering (zie paragraaf Selectie maken op pag. 105).
Het venster LedenExport-[(wijk)gemeentenummer].csv openen opent.
ver. 3.1, december 2014
117
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
Maak een keuze uit het csv-bestand direct openen of opslaan voor latere
verwerking.
2.17.10
Subselecties
In LRP is het mogelijk om meerdere selecties te organiseren in een
(hoofd)selectie met subselecties. Deze functionaliteit wordt uitsluitend
gebruikt in fondsen voor het gelijktijdig aanschrijven van verschillende ‘doelgroepen’.
Met subselecties kunnen geen selecties gecombineerd worden, ze hebben alleen een functie binnen een fonds.
• Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde ‘niveau’ gemaakt zijn, gemeente of wijkgemeente.
• De selectiecriteria van de hoofdselectie hebben voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties. (zie uitleg hierna)
Scenario
Ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven van geregistreerden
voor een fonds wordt besloten om drie doelgroepen te definiëren:
• de ‘jeugd’ (selectie B)
• de zogenaamde ‘gulle’ gevers (selectie C)
• de overige geregistreerden (selectie A)
De gemeente heeft de selecties als volgt gedefinieerd (slechts een voorbeeld):
• selectie B: alle geregistreerden van 18 t/m 30 jaar
• selectie C: alle geregistreerden met een ontvangst over vorig actiejaar
van x euro of hoger
• selectie A: alle geregistreerden, lid of gastlid en PE hoofd, gecombineerd
met alle blijkgevers, doopleden en ongedoopte kinderen van 21 jaar
en ouder.
Schematisch
Figuur 143: Subselecties - schema 1
118
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.17
Selecties
In bovenstaand scenario zijn selectie B en selectie C subselecties van
selectie A.
Zoals in de inleiding aangegeven hebben de selectiecriteria van de hoofdselectie voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties.
Dit betekent dat:
• niet alle geregistreerden van selectie B (jeugd tussen 18 en 30) zullen
worden aangeschreven: alleen de geregistreerden, lid of gastlid en PE
hoofd, of alle blijkgevers, doopleden of ongedoopte kinderen tussen
21 en 30 jaar. (Geregistreerden van 18 tot en met 20 jaar vallen hier
bijvoorbeeld buiten.)
Anders gezegd, de verzameling van selectie B moet binnen de verzameling van selectie A vallen.
• alle geregistreerden van selectie C (‘gulle gevers’) worden aangeschreven: ze zijn allen lid of gastlid en PE hoofd, of blijkgever, dooplid of
ongedoopte kind van 21 jaar en ouder.
Anders gezegd, de verzameling van selectie C valt volledig binnen
verzameling van selectie A.
Schematisch
Figuur 144: Subselecties - schema 2
Subselecties in LRP
1. Maak de gewenste selecties (ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven in een fonds, bijvoorbeeld zoals hierboven beschreven) volgens
paragraaf 2.17.1 Selectie maken op pag. 105.
2. Selecteer in het overzicht selecties de hoofdselectie en klik op de knop
Bewerken.
Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde ‘niveau’ gemaakt zijn,
gemeente of wijkgemeente.
3. Zet een vinkje in het veld Bevat subselecties. Er verschijnt een extra
tabblad met de naam Subselecties.
ver. 3.1, december 2014
119
2.17
Selecties
Handleiding LB LRP
Figuur 145: Selectie - subselecties
4. Selecteer tabblad Subselecties en klik op de knop Toevoegen. Het venster
Selecteer een selectie opent.
Figuur 146: Subselectie - selecteer een selectie
5. Selecteer een selectie en klik op de knop Selecteer. De geselecteerde
selectie wordt nu toegevoegd aan de lijst met subselecties.
De selectie die zojuist is toegevoegd kan nog steeds als zelfstandige
selectie gebruikt worden, de ‘werking’ ervan is ongewijzigd.
Herhaal bovenstaande totdat alle gewenste subselecties in de lijst voorkomen. De volgorde van toevoegen van de subselecties is niet van belang.
6. Met de knop Weghalen kan een subselectie uit de lijst worden verwijderd,
met de knop Open selectie kan de subselectie rechtstreeks worden geopend.
7. Wanneer gereed, bewaar de hoofdselectie met de knop Opslaan.
120
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.18
2.18
Gemeentesjablonen
Gemeentesjablonen
Sjablonen zijn ‘modellen’ van brieven, lijsten, etiketten etc. die door LRP worden gebruikt om (pdf) documenten te maken. Voor het genereren van (pdf)
documenten maakt de gemeente gebruik van zogenaamde gemeentesjablonen.
Met behulp van deze gemeentesjablonen is de gemeente in staat om haar
gemeenteleden te benaderen met ‘gepersonaliseerde’ correspondentie. Voorbeelden van sjablonen zijn toezeggingsbrieven, vrije brieven, herinneringsbrieven, etiketten, etc.
(Nieuwe) gemeentesjablonen zijn gebaseerd op landelijke sjablonen en kunnen
‘naar believen’ worden aangepast.
1. Klik op Gemeentesjablonen in het menu Beheer, het scherm Gemeentesjabloonoverzicht opent.
Figuur 147: Gemeentesjabloonoverzicht
2. Na klikken op de knop Toon zoekveld kan de gewenste gemeentesjabloon
worden opgezocht met de knop Zoeken en selecteer het betreffende gemeentesjabloon.
Klik op de knop Bewerk eigenschappen om de naam en omschrijving van
het gemeentesjabloon te bewerken, het scherm Bewerk gemeentesjabloon opent. Vul de velden in.
Figuur 148: Bewerk gemeentesjabloon
3. Klik op de knop Bewerk sjabloon om de tekst en de eigenschappen van
het gemeentesjabloon te bewerken. Zie voor het bewerken van het gemeentesjabloon punt 6.
4. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe gemeentesjabloon aan te maken,
het venster Selecteer type sjabloon opent.
ver. 3.1, december 2014
121
2.18
Gemeentesjablonen
Handleiding LB LRP
Figuur 149: Selecteer type sjabloon
5. Selecteer het gewenste type sjabloon met de knop Selecteer, het venster
Nieuwe gemeentesjabloon opent.
Figuur 150: Nieuwe gemeentesjabloon
6. Vul de gegevens in en klik op de knop Opslaan, het scherm Bewerk sjabloon verschijnt.
7. Klik op tabblad Sjabloon om de inhoud van het document te bewerken.
Figuur 151: Bewerk sjabloon
122
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.18
Gemeentesjablonen
8. De brief is ingedeeld in (gekleurde) tekstblokken. Per type document
staan meer of minder tekstblokken ter beschikking. Er kunnen geen blokken
worden toegevoegd of verwijderd, wel kunnen bestaande blokken via het
tabblad Instellingen worden onderdrukt door voor de instelling ‘Toon ....’
de waarde ‘Nee’ in te vullen. (lees voor ‘Toon’ ⇒ ’druk af’). Ook kan een
bewerkbaar tekstblok leeg worden gemaakt waarna niets wordt afgedrukt.
De inhoud van tekstblokken kan naar eigen inzicht aangepast worden, uiteraard dient een en ander te geschieden conform de geldende regels
(bijvoorbeeld verplichte clausules op een brief in verband met SEPA).
9. Dubbelklik in de tabel aan de rechterkant van het scherm op een kleur om de
corresponderende tekstblok te bewerken, het venster Bewerk tekstblok
opent.
Figuur 152: Bewerk tekstblok
10. De grijze velden zijn niet te bewerken, ook een eventueel acceptgiro-blok is
niet aan te passen; het tekstveld is naar eigen wens aan te passen.
In de tekst van het betreffende blok kan gebruik worden gemaakt van zogenaamde variabelen. Zie voor meer informatie paragraaf 2.18.1 Variabelen
in gemeentesjablonen op pag. 124).
Hierboven enkele voorbeelden van hoe dergelijke variabelen kunnen worden
gebruikt.
Met behulp van de knoppen boven het tekstveld kan de tekst van opmaak
worden voorzien.
Gelieve de tekst in het tekstblok niet vanuit MS Word te kopiëren
maar als ‘platte tekst’ zelf in te typen of vanuit Notepad te kopiëren.
Door te kopiëren vanuit MS Word worden onzichtbare en ongewenste
ver. 3.1, december 2014
123
2.18
Gemeentesjablonen
Handleiding LB LRP
opmaakcodes in het gemeentesjabloon geplaatst die bij het genereren
van de pdf problemen kunnen veroorzaken.
11. Klik op de knop Opslaan om de gemeentesjabloon te bewaren.
12. Klik - waar van toepassing - op de knop Vernieuwen in het scherm Bewerk
sjabloon om het voorbeeld te verversen; klik op de knop Voorbeeld om
een voorbeelddocument (pdf) te genereren.
13. Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van het document te
bewerken.
Figuur 153: Bewerk sjabloon - instellingen
14. Hier kunt u bepaalde opties in de brief aanzetten (waarde ‘ja’) of verbergen
(waarde ‘nee’).
Verander de instellingen met behulp van de knop Bewerken.
Lees voor de velden ‘Toon...’ ⇒ ’druk af . . . ’
Het aantal en de soort instellingen verschillen per (type) document.
15. Wanneer gereed, klik op de knop Opslaan.
2.18.1
Variabelen in gemeentesjablonen
In de tekst van brieven en etiketten kan gebruik worden gemaakt van zogenaamde variabelen (herkenbaar aan #variabelenaam#). Tijdens het
genereren van de brieven, etiketten e.d. worden de variabelen vervangen
door hetgeen is vastgelegd in het geregistreerdedossier (of de PE). Het aantal
en de soort variabelen verschilt per sjabloon.
Beschikbare variabelen in de
124
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.18
Gemeentesjablonen
1. Uitdraaibrief:
• volledige naam geregistreerde;
• volledig adres geregistreerde;
• postcode en plaats geregistreerde;
• aanschrijfnaam geregistreerde;
• voornaam geregistreerde;
• achternaam geregistreerde.
2. Toezeggingsbrief (initieel):
• huidig actiejaar;
• vorig actiejaar;
• vorige toezegging;
• roepnaam geregistreerde;
• volledige achternaam geregistreerde;
• naam (roepnaam of voornaam) geregistreerde;
• fondsnaam (Single Euro Payments Area (SEPA) machtigingstekst);
• incassodag (SEPA machtigingstekst);
• incassant (SEPA machtigingstekst).
3. Vrije brief:
• aanschrijfnaam geregistreerde;
• achternaam naam geregistreerde;
• (huidige) actiejaar;
• adres geregistreerde;
• datum handtekening machtiging (automatische incasso) voor huidige
actiejaar;
• naam fonds / abonnement;
• geboortedatum geregistreerde;
• geboorteplaats geregistreerde;
• gemeentenaam en -nummer;
• huisnummer geregistreerde;
• leeftijd geregistreerde;
• machtigings-ID (automatische incasso) voor huidige actiejaar;
• overlijdensdatum geregistreerde;
• overlijdensplaats geregistreerde;
• woonplaats geregistreerde;
• postcode geregistreerde;
• straat geregistreerde;
• toegezegd bedrag voor huidige actiejaar;
• voornaam geregistreerde;
• achternaam geregistreerde;
ver. 3.1, december 2014
125
2.18
Gemeentesjablonen
Handleiding LB LRP
• voorvoegsels geregistreerde;
• wijkgemeentenaam en -nummer.
4. Herinneringsbrief:
• aanschrijfnaam geregistreerde;
• totaal achterstand.
5. Etiketten:
• geboortedatum geregistreerde;
• wijkgemeente geregistreerde;
• nummer wijkgemeente geregistreerde;
• sectie geregistreerde;
• roepnaam geregistreerde;
• volledige achternaam geregistreerde;
• aanschrijfnaam geregistreerde;
• PE naam geregistreerde.
126
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.19
2.19
Sorteringen
Sorteringen
Er bestaan in LRP twee soorten sorteringen:
• Landelijke, voorgedefinieerde sorteringen welke wel gebruikt maar niet
gewijzigd kunnen worden;
• Gemeente sorteringen welke zelf kunnen worden gemaakt.
De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP.
2.19.1
Landelijke sorteringen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt.
Figuur 154: Overzicht landelijke sorteringen
Onder het tabblad Landelijk bevinden zich de centraal in LRP vastgelegde
sortering. Deze sorteringen kunnen wel gebruikt maar niet gewijzigd worden.
2. Klik desgewenst op de knop Inzien om de samenstelling van de sortering
te kunnen zien.
Figuur 155: Sortering
ver. 3.1, december 2014
127
2.19
2.19.2
Sorteringen
Handleiding LB LRP
Gemeente sorteringen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt.
Onder het tabblad Gemeente bevinden zich de sorteringen die voor uw
(wijk)gemeente zijn vastgelegd. Deze sorteringen kunnen zelf worden bewerkt. Op deze sorteringen zijn de autorisaties van de (wijk)gemeente van
toepassing.
Figuur 156: Overzicht gemeente sorteringen
2.19.3
Sorteringen maken
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een nieuwe sortering te maken.
2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Sortering bewerken verschijnt.
Figuur 157: Sortering bewerken
3. Geef de sortering een naam, bepaal of de sortering voor personen of voor
PE’s geldt en vul eventueel de wijkgemeente in.
4. Klik op de knop Nieuw om een sorteerveld toe te voegen, het venster
Sortering opent.
Figuur 158: Sortering
128
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.19
Sorteringen
Selecteer in de lijst de velden waarop gesorteerd dient te worden.
Per sorteerveld kan worden opgegeven:
• sorteerniveu: numerieke volgorde;
• sorteerveld: het veld waarop moet worden gesorteerd;
• sorteervolgorde: oplopende of aflopende sortering.
5. Selecteer het Sorteerniveau, nummer 1 betekent dat eerst op dit veld
wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld 2, veld 3, etc... (de maximale
sorteervolgorde is 10).
Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3) , etc...
6. Klik naast het veld Sorteerveld op de knop
om een keuze te maken uit
de mogelijke sorteervelden. Het venster Selecteer sorteerveld opent.
Figuur 159: Selecteer sorteerveld
Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop Selecteer. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd
in LRP.
Met ‘straat’ wordt de straat van het woonadres bedoeld, met een
afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen rekening
gehouden bij de sortering.
(a) Let op: bij de keuze voor ‘vrij gebied’ wordt op alle vrije gebieden
gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de
sortering.
7. Selecteer in het veld Sorteervolgorde of er oplopend of aflopend moet
worden gesorteerd.
8. Klik op de knop Opslaan om dit sorteerveld te bewaren.
Herhaal bovenstaande stappen voor alle gewenste sorteervelden.
Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe
een sortering samen te stellen.
2.19.4
Sorteringen wijzigen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een sortering te wijzigen.
ver. 3.1, december 2014
129
2.19
Sorteringen
Handleiding LB LRP
Figuur 160: Overzicht gemeente sorteringen
2. Selecteer de sortering die gewijzigd moet worden en klik op de knop Bewerken, het venster Sortering bewerken verschijnt.
Figuur 161: Sortering bewerken
3. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
4. Voeg toe, verwijder of wijzig de velden volgens welke moet worden gesorteerd met de knoppen Nieuw, Bewerken of Verwijder.
Figuur 162: Sortering
Per sorteerveld kan worden opgegeven:
• sorteerniveu: numerieke volgorde;
• sorteerveld: het veld waarop moet worden gesorteerd;
• sorteervolgorde: oplopende of aflopende sortering.
5. Selecteer het Sorteerniveau, nummer 1 betekent dat eerst op dit veld
wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld 2, veld 3, etc... (de maximale
sorteervolgorde is 10).
Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3) , etc...
6. Klik naast het veld Sorteerveld op de knop
om een keuze te maken uit
de mogelijke sorteervelden. Het venster Selecteer sorteerveld opent.
130
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.19
Sorteringen
Figuur 163: Selecteer sorteerveld
Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop Selecteer. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd
in LRP.
Let op: met ‘straat’ wordt de straat van het woonadres bedoeld,
met een afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen
rekening gehouden bij de sortering.
(a) Let op: bij de keuze voor ‘vrij gebied’ wordt op alle vrije gebieden
gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de
sortering.
7. Selecteer in het veld Sortering of er oplopend of aflopend moet worden
gesorteerd.
8. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen aan dit sorteerveld te bewaren.
Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe
een sortering samen te stellen.
2.19.5
Sorteringen verwijderen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een sortering te verwijderen.
Figuur 164: Overzicht gemeente sorteringen
2. Selecteer de sortering die verwijderd moet worden en klik op de knop Verwijderen.
Let op: vergewis u ervan dat de sortering die verwijderd wordt niet in
gebruik is in selecties, fondsen/abonnementen of bij een uitdraai.
3. Bevestig dat u de geselecteerde sortering daadwerkelijk wilt verwijderen.
ver. 3.1, december 2014
131
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LB LRP
2.20
2.20
Raadplegen kerkelijk register
Raadplegen kerkelijk register
In het kerkelijk register zijn de volgende gegevens op te zoeken:
• wijkgemeente;
• gemeente;
• classis.
Per (wijk)gemeente kunnen ook worden ingezien:
• algemene gegevens;
• gemeenten (via classis)
• ontvangstgemeenten (via classis)
• bestuurlijke informatie;
• wijkgemeenten (via gemeente);
• locaties;
• overige adressen;
• classis (via gemeente);
• ambten en functies.
1. Open Kerkelijk register in het menu Ledenadministratie. Het scherm
Kerkelijk register opent.
Figuur 165: Kerkelijk register - wijkgemeenten
2. Bepaal of gezocht moet worden onder Wijkgemeenten, Gemeenten of
Classes.
3. Wijkgemeenten
(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken.
(b) Klik op de regel van de juiste wijkgemeente en klik op de knop Inzien.
Het scherm Wijkgemeente opent en toont de algemene gegevens
van de wijkgemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, correspondentieadres en telefoonnummer en e-mailadres
ver. 3.1, december 2014
133
2.20
Raadplegen kerkelijk register
Handleiding LB LRP
Figuur 166: Wijkgemeente
(c) In het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie over
de wijkgemeente getoond:
Figuur 167: Wijkgemeente (vervolg)
• bestuurlijke gegevens: wijkkerkenraad, wijkraad van kerkrentmeesters, wijkraad van diakenen;
• locaties: gebouwen en zalen;
• overige adressen;
• ambten en functies.
4. Gemeenten
(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken.
(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Inzien.
Het scherm Gemeente opent en toont de algemene gegevens van de
gemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, (correspondentie)adres,
telefoonnummer en e-mailadres.
Figuur 168: Gemeente
(c) In het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie over
de gemeente getoond:
134
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.20
Raadplegen kerkelijk register
Figuur 169: Gemeente (vervolg)
• bestuurlijke gegevens: algemene kerkenraad, college van kerkrentmeesters, college van diakenen;
• wijkgemeenten;
• locaties;
• overige adressen;
• ambten en functies.
5. Classes
(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken.
(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Inzien.
Het scherm Classis opent en toont de algemene gegevens van de classis: classisnummer, regio, aanschrijfnaam en formele tenaamstelling,
telefoonnummer en e-maildres.
Figuur 170: Classis
(c) in het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie van
de classis getoond:
Figuur 171: Classis (vervolg)
• algemene gegevens;
• gemeenten;
• ontvangstgemeenten.
ver. 3.1, december 2014
135
2.21
2.21
Groepen
Handleiding LB LRP
Groepen
Een groep is een statische verzameling geregistreerden. Een groep wordt
bijvoorbeeld gemaakt als een verzameling geregistreerden niet via een selectie kan worden gemaakt.
Een groep kan worden aangemaakt door een ledenadministrateur (LA), bijdragenadministrateur (BA) of pastoraal medewerker (PW) (zie voor het aanmaken
en bewerken van groepen de respectievelijke handleidingen).
Groepen kunnen, net als selecties, worden beschermd door de ‘eigenaar’
tegen wijzigen (door middel van het veld Groep schrijven) en tegen inzien
(door middel van het veld Groep niet leesbaar)
Het beheer over groepen waarvan de eigenaar in LRP niet meer als gebruiker
is geregistreerd ligt bij de lokaal beheerder (LB). Deze kan:
• groepen die niet schrijfbaar zijn weer schrijfbaar maken,
• groepen die niet leesbaar zijn verwijderen.
2.21.1
Groep schrijfbaar maken of verwijderen
1. Open Groepen in het menu Dienstverlening, het venster Groepen zonder eigenaar verschijnt.
Figuur 172: Overzicht groepen zonder eigenaar
2. Dit overzicht bevat alleen de groepen waarvan de gebruiker/eigenaar niet
meer in LRP is geregistreerd.
3. Klik op de knop Maak groep wijzigbaar om de geselecteerde groep voor
een andere gebruiker weer vrij te geven voor wijzigen.
4. Klik op de knop Verwijderen om de geselecteerde groep te verwijderen.
Belangrijk: het verwijderen van een groep kan elders in LRP gevolgen
hebben!!
Zo kan een groep gebruikt worden in een selectie of gebruikt worden in
een uitdraai. Vermeld dan ook altijd in de omschrijving van een groep
voor welk doel deze gemaakt is en waar de groep gebruikt wordt. De
velden Datum aangemaakt en Gewijzigd zijn daarbij een indicatie
hoe actueel de groep is.
2.22
Afdrukken vanuit LRP
Voor meer informatie omtrent het maken van overzichten via het menu uitdraai
verwijzen we u naar de handleiding Ledenadministratie LRP.
136
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.23
2.23
Werken met de planner
Werken met de planner
1. Open Planner in het menu Dienstverlening, het scherm Planner opent.
Figuur 173: Planner - ingeplande taken
2. In het tabblad Ingepland staan de opdrachten die nog uitgevoerd moeten
worden.
Met de knop Bewerken kan de datum en tijd van het uitvoeren van een
bestaande opdracht worden aangepast.
Figuur 174: Bewerk taak
3. In het tabblad Wachtrij staan de opdrachten die uitgevoerd worden maar
nog wachten tot er servercapaciteit beschikbaar is om de taak uit te kunnen
voeren.
4. In het tabblad Loopt staan de opdrachten die op dit moment uitgevoerd
worden.
5. In het tabblad Afgerond staan de opdrachten die gereed zijn en de bijbehorende bestanden die gedownload kunnen worden om afgedrukt (pdf) of
verwerkt te worden.
Klik op de knop Resultaat downloaden.
Figuur 175: Planner - afgeronde taken
Afhankelijk van de opdracht verschijnt een dialoogvenster om een pdfbestand te openen/af te drukken of een nieuw venster Selecteer bestand
om te downloaden.
Selecteer in dit venster Selecteer bestand om te downloaden het gewenste bestand en klik op de knop Download om het pdf-bestand te openen/af te drukken of om een bestand op te slaan voor latere verwerking.
ver. 3.1, december 2014
137
2.23
Werken met de planner
Handleiding LB LRP
6. In het tabblad Afgebroken staan de afgebroken / mislukte opdrachten
die vanwege een technische reden afgebroken zijn. Ook staan hier de
opdrachten die geen resultaat hebben opgeleverd.
Het scherm Planner verschijnt ook indien bij het starten van een uitdraai
gekozen wordt voor de optie Direct uitvoeren en naar planner overzicht
gaan.
Figuur 176: Uitdraai keuze
of Inplannen
Figuur 177: Bewerk taak
138
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
2.23
Werken met de planner
Lijst met afkortingen
BA bijdragenadministratie
BA bijdragenadministrateur
BIC Bank Identifier Code
DO dienstenorganisatie
IBAN International Bank Account Number
IO institutionele ondersteuning
KR kerkrentmeester
LA ledenadministratie
LA ledenadministrateur
LB lokaal beheerder
PE pastorale eenheid
PW pastoraal medewerker
SEPA Single Euro Payments Area
SILA Stichting Interkerkelijke Leden Administratie
WBP Wet Bescherming Persoonsgegevens
ver. 3.1, december 2014
139
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LB LRP
LIJST VAN FIGUREN
Lijst van figuren
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
Loginvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Autheticatiesleutel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sleutel synchroniseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overzicht openstaande meldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Melding bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overzicht gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen - persoon selecteren . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen - zoek binnen Kerkelijk register . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen - selecteer overig contact . . . . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen - selecteer Digipass . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen - rechten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker toevoegen - wijkgemeenten selecteren . . . . . . . . . .
Gebruiker bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker bewerken - selecteer Digipass . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker bewerken - rechten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker bewerken - wijkgemeenten selecteren . . . . . . . . . . .
Systeemgebruiker verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebruiker bewerken - ‘Digipass’ verwijderen . . . . . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - gebiedsomvang . . . . . . . . . . . . . . . . .
Schematisch overzicht gemeente - wijkgemeente(n) - sectie(s) . . .
Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - secties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectiedossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken - postcodereeks verwijderen . . . . . . . . . . . .
Postcodereeks verwijderen - selecteer gemeente, wijkgemeente,
sectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Postcodereeks verwijderen - personen die meeverhuisd worden . .
Wijkgemeentedossier - secties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken - postcodes toevoegen aan sectie . . . . . . . . .
Sectie bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken - postcodereeks verwijderen . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken - selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie . . . .
Sectie bewerken - personen die meeverhuisd worden . . . . . . . .
Sectie verwijderen - postcodes toevoegen aan sectie . . . . . . . .
Postcode bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Postcode bewerken - postcodes toevoegen aan sectie . . . . . . . .
Postcode bewerken - postcodereeks verwijderen . . . . . . . . . . .
Postcode bewerken - selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie . .
Postcode bewerken - personen die meeverhuisd worden . . . . . .
Wijkgemeentedossier - secties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sectie bewerken - postcodes toevoegen aan sectie . . . . . . . . .
Secties samenvoegen - postcodereeks verwijderen . . . . . . . . .
Secties samenvoegen - selecteer gemeente, wijkgemeente, sectie .
Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . .
(Wijk)gemeente - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(Wijk)gemeente - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ver. 3.1, december 2014
16
16
18
20
21
23
23
23
24
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
33
34
35
36
36
36
37
37
38
38
39
39
39
40
40
41
41
42
43
43
44
44
44
45
45
46
46
50
50
50
141
LIJST VAN FIGUREN
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
142
Handleiding LB LRP
Vrij gebied toevoegen / bewerken . . . . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied toevoegen - postcodes toevoegen aan vrij gebied
Vrij gebied toevoegen - geregistreerden . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied toevoegen - overige contacten . . . . . . . . . . .
Vrij gebied bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied bewerken - postcodes toevoegen aan vrij gebied
Vrij gebied bewerken - geregistreerden . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied bewerken - overige contacten . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - Vrije gebieden - zoeken . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - overige contacten . . . . . . . . . . . .
Overige contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - locaties . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Locaties - gebouw toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Locaties - gebouw bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gebouw bewerken - contactpersoon verwijderen . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - controle . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controle - NAW-gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeente overzicht - overige adressen . . . . . . . . . . . .
Overig adres invoeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overige adres bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ambten & functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ambt & functie toewijzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ambt & functie wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeentedossier - algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeentedossier - bestuurlijke gegevens . . . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - algemeen . . . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - bestuurlijke gegevens . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - signaleringen . . . . . . . . . . . . .
Signaleringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijk signaleringen uitbreiden . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijk signaleringen - selecteer functie . . . . . . . . . . . . .
Wijk signaleringen - selecteer systeemgebruiker . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - wijkgebonden instellingen . . . . . .
Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - financieel . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bankrekening bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Betaalwijze / Contract toevoegen of bewerken . . . . . . . .
Betaalwijze / Contract toevoegen of bewerken
- Acceptgiro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Betaalwijze / Contract toevoegen of bewerken
- Automatische incasso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IBAN-acceptgiro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verzamelfonds en subfondsen . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fonds aanmaken - selecteer landelijk fonds . . . . . . . . . .
Fonds aanmaken - selecteer landelijk fonds - vervolg . . . .
Fonds aanmaken - verzamelfonds . . . . . . . . . . . . . . .
Fonds / actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
51
51
52
52
53
54
54
55
56
57
58
60
61
62
62
64
64
66
66
67
68
69
70
71
71
72
75
75
76
79
79
80
80
81
81
82
82
85
85
86
. . . . 87
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
88
89
90
91
91
91
92
92
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
Fonds - IBAN rekening gegevens . . . . . . . .
Fonds - selecteer bankrekening . . . . . . . . .
Fonds - betaalwijzen en standaard betaalwijze
Fonds - instellingen fonds . . . . . . . . . . . .
Fonds - financiële gegevens . . . . . . . . . . .
Fonds - gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . .
Fonds - gebruiker(s) selecteren . . . . . . . . .
Verzamelfonds . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verzamelfonds aanmaken - subfondsen . . . .
Verzamelfonds . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verzamelfonds - gebruikers . . . . . . . . . . .
Verzamelfonds - gebruiker(s) selecteren . . . .
Verzamelfonds - wijkgemeente fondsen . . . .
Verzamelfonds - subfondsen . . . . . . . . . .
Abonnementen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Abonnement bewerken . . . . . . . . . . . . .
Abonnement - IBAN rekening gegevens . . . .
Abonnement - Selecteer bankrekening . . . . .
Abonnement - instellingen abonnement . . . .
Abonnement - gebruikers . . . . . . . . . . . .
Abonnement - gebruiker(s) selecteren . . . . .
Schematisch overzicht samenstelling selectie .
Overzicht selecties . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - selecteer sortering . . . . . . . . . .
Selectie - selectiecriteria kerkelijk . . . . . . .
Selectie - geselecteerden . . . . . . . . . . . .
Selectie - groep . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - insluitingscriteria . . . . . . . . . . .
Selectie - extra insluitingen . . . . . . . . . . .
Selectie - geregistreerde insluiten . . . . . . .
Selectie - uitsluitingen . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - groepen . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - groep insluiten . . . . . . . . . . . .
Selectie - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . .
Selectie - vrij gebied insluiten . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea - leeftijd op verjaardag . . . .
Selectie - jubilea - selecteer leeftijden . . . . .
Selectie - jubilea - geselecteerden . . . . . . .
Selectie - jubilea - exporteren naar groep . . .
Selectie - totaaloverzicht . . . . . . . . . . . .
Totaaloverzicht - exporteren naar groep . . . .
Selectie - vrije export . . . . . . . . . . . . . .
Subselecties - schema 1 . . . . . . . . . . . . .
Subselecties - schema 2 . . . . . . . . . . . . .
Selectie - subselecties . . . . . . . . . . . . . .
Subselectie - selecteer een selectie . . . . . .
Gemeentesjabloonoverzicht . . . . . . . . . . .
Bewerk gemeentesjabloon . . . . . . . . . . .
Gemeentesjabloon - selecteer type sjabloon .
ver. 3.1, december 2014
LIJST VAN FIGUREN
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. 93
. 93
. 94
. 95
. 95
. 96
. 96
. 98
. 98
. 98
. 99
. 99
. 99
. 100
. 101
. 101
. 101
. 102
. 102
. 103
. 103
. 105
. 106
. 106
. 107
. 108
. 109
. 109
. 110
. 110
. 111
. 111
. 112
. 112
. 113
. 113
. 114
. 114
. 115
. 115
. 116
. 116
. 117
. 117
. 118
. 119
. 120
. 120
. 121
. 121
. 122
143
LIJST VAN TABELLEN
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
Handleiding LB LRP
Gemeentesjabloon - nieuwe gemeentesjabloon
Gemeentesjabloon - bewerk sjabloon . . . . .
Gemeentesjabloon - bewerk tekstblok . . . . .
Bewerk sjabloon - instellingen . . . . . . . . .
Overzicht landelijke sorteringen . . . . . . . .
Sortering inzien - sortering . . . . . . . . . . .
Overzicht gemeente sorteringen . . . . . . . .
Sortering bewerken . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken - sortering . . . . . . . . .
Sortering bewerken - selecteer sorteerveld . .
Overzicht gemeente sorteringen . . . . . . . .
Sortering bewerken . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken - sortering . . . . . . . . .
Sortering bewerken - selecteer sorteerveld . .
Overzicht gemeente sorteringen . . . . . . . .
Kerkelijk register - wijkgemeenten . . . . . . .
Kerkelijk register - wijkgemeente . . . . . . . .
Kerkelijk register - wijkgemeente (vervolg) . .
Kerkelijk register - gemeente . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - gemeente (vervolg) . . . .
Kerkelijk register - classis . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - classis (vervolg) . . . . . . .
Overzicht groepen zonder eigenaar . . . . . .
Planner - ingeplande taken . . . . . . . . . . .
Planner - bewerk taak . . . . . . . . . . . . . .
Planner - afgeronde taken . . . . . . . . . . . .
Planner - uitdraai keuze . . . . . . . . . . . . .
Planner - bewerk taak . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. 122
. 122
. 123
. 124
. 127
. 127
. 128
. 128
. 128
. 129
. 130
. 130
. 130
. 131
. 131
. 133
. 134
. 134
. 134
. 135
. 135
. 135
. 136
. 137
. 137
. 137
. 138
. 138
Lijst van tabellen
1
144
Standaard signaleringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
INDEX
Index
A
A/S-contract, 89
Aanmaken gebruiker, zie Gebruiker
Abonnement, 101
aanmaken, 101
bewerken, 104
BIC, 101, 102
DO-toegang, 102
Financieel beheer door DO, 102
Gebruiker koppelen aan, 103
Grootboeknummer, 102
IBAN, 101, 102
Incassant-ID, 101, 102
Sortering, 102
Standaard betaalschema, 102
Standaard betaalwijze, 102
Toelichting, 103
verwijderen, 104
Acceptgiro, 88
kalibreren, 89
testbestand aanmaken, 89
Acceptgiro contracttype, 88
Acceptgirocontract
A/S-contract, 89
C-contract, 89
Afdrukken met LRP, zie handleiding
handleiding ledenadministratie
Afkortingen, 139
Algemene kerkenraad, 72
Ambten, 68
gemeente, 74
wijkgemeente, 81
Ambten en functies
opvoeren, 68
verwijderen, 70
wijzigen, 69
Ambten en kerkelijke functies, 68
actief, 68
historisch, 68
niet-actief, 68
Authenticatie, 12
Authenticatiesleutel, 16
B
BA, 4, 84, 86
Back-up, 13
ver. 3.1, december 2014
BA, 15, 26, 27, 30, 49, 87, 90, 94, 97,
99, 103, 104, 136
Bank Identifier Code, 84
Bankrekeningen, 84
standaard bankrekening, 86
tenaamstelling, 85
Betaalmethode, 86
Betaalwijze, 86
Beveiliging, 12
Bewerken gebruiker, zie Gebruiker
BIC, 84, 93, 102
Abonnement, 102
Fonds, 93
BIC, 84, 93, 102
Brief, zie Gemeentesjabloon
Browser, 16
Firefox, 16
Google Chrome, 16
Internet Explorer, 16
Browser cache, zie Inloggen
Browser geschiedenis, zie Inloggen
C
C-contract, 89
Cache browser, zie Inloggen
College van diakenen, 72
College van kerkrentmeesters, 72
Computervredebreuk, 13
Contracttype acceptgiro, 88
Controle (gemeentegebied), 64, 73
Controle (wijkgemeentegebied), 77
Conversie rapportage, 64
Conversierapport, 64
D
Deblokkeren gebruiker, zie Gebruiker
Diefstal sleutel, 33
Dienstenorganisatie (DO), 12
DO, zie Dienstenorganisatie
DO, 12, 13, 33, 34, 87--89, 94, 95, 97,
102--104
DO toegang, 95, 102
E
Etiketten, zie Gemeentesjabloon
Euro-acceptgiro, 88
Europese incasso, 84
Exporteren naar groep, zie Selectie
145
INDEX
F
Financiële basisgegevens, 84
Financieel beheer door DO
Abonnement, 102
Fonds, 90
aanmaken, 90
afwijkingspercentage, 95
betaalwijzen, 94
boeken beperken, 95
DO gebruik bankrekening, 94
DO toegang, 94
financieel beheer DO, 94
grootboeknummer, 95
IBAN, 93
minimum bedrag, 95
selectie koppelen, 94
sortering, 94
sortering beperken, 94
standaard betaalwijze, 94
bewerken, 97
BIC, 93
gemeentefonds, 90
IBAN, 93
Incassant-ID, 93
subfonds, 90
verwijderen, 97
verzamelfonds, 90
verzamelfonds aanmaken, 97
wijkfonds, 90
G
Gebiedsomvang, 34
gemeente, 72
wijkgemeente, 76
Gebouwen, 60
Gebruiker, 23
aanmaken, 23
bewerken, 28
deblokkeren, 33
gebruikersnaam bewerken, 28
gebruikersnaam wijzigen, 28
koppelen
aan abonnement, 103, 104
aan fonds, 97
koppelen aan sleutel, 25
loskoppelen
van abonnement, 104
van fonds, 97
ontkoppelen van sleutel, 32
verwijderen, 32
wachtwoord gebruiker bewerken,
28
146
Handleiding LB LRP
wachtwoord resetten, 33
Gebruikersnaam, 25
Gemeente beheren, 71
algemeen, 71
ambten en functies, 74
bestuurlijke gegevens, 72
controle (gemeentegebied), 73
financieel, 74
gebiedsomvang, 72
geregistreerden, 73
locaties, 73
overige adressen, 73
overige contacten, 73
postcode overzicht, 72
secties, 73
statistieken, 73
vrije gebieden, 73
wijkgemeenten, 72
Gemeentefonds, zie Fonds
Gemeentesjabloon, 121
beheren, 121
bewerken, 121
variabelen, 124
Groep, 136
schrijfbaar maken, 136
verwijderen, 136
Groepen, zie Groep
H
Helpdesk, 14
Huwelijksjubilea, zie Selectie
I
IBAN, 84, 93, 102
Abonnement, 102
Fonds, 93
IBAN, 84, 85, 93, 94, 101, 102
IBAN-acceptgiro, 88
Inbraak, 13
Incassant-ID, 88, 93, 102
Abonnement, 102
Fonds, 93
Inleiding, 11
Inloggen, 16
browsergeschiedenis, 17
cache, 17
problemen bij het, 17
synchroniseren, 17
wachtwoord wijzigen, 16
Inschrijven
overig contact, zie Overig contact
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
Insluiting ongedaan maken, zie Selectie
Insluitingen, zie Selectie
Insluitingen exporteren naar groep, zie
Selectie
Insluitingscriteria, zie Selectie
Institutionele Ondersteuning (IO), 12
International Bank Account Number,
84
IO, 12, 13
J
Jubilea, zie Selectie
K
Kerkelijk register, 133
algemene informatie, 133
bestuurlijke informatie, 133
classis, 133
gebouwen, 133
gemeente, 133
geregistreerde, 133
kerkelijke functies, 133
locaties, 133
ontvangstgemeente, 133
overige adressen, 133
wijkgemeente, 133
zalen, 133
Kerkelijke ambten, 68
Kerkelijke functies, 68
gemeente, 74
wijkgemeente, 81
Kerkenraad, 72
Kerkgebouwen, 60
Kerkrentmeester, 26
Koppelen gebruiker aan sleutel, zie
Gebruiker
KR, 26, 27, 96, 99, 104
L
LA, 4
LA, 15, 27, 30, 48, 49, 82, 136
LB, 4, 15--17, 19, 23, 25--30, 33, 49,
60, 68, 73, 77, 82, 86, 94, 97,
104, 106, 136
Ledendesk, 14
Lijst van figuren en tabellen, 141
Locaties, 60
gemeente, 73
opvoeren, 60
verwijderen, 62
wijkgemeente, 77
ver. 3.1, december 2014
INDEX
wijzigen, 61
LRP-team, 14
ledendesk, 14
orderdesk, 14
LRP-test, 13
LRPnetwerk, 14
M
Machtiging, 84
Melding, zie Meldingen
Meldingen, 19
afgehandeld, 20, 21
bewerken, 20
exporteren, 20
in behandeling, 20, 22
mailen, 19
open, 21, 22
open dossier, 20
overzicht
afgehandelde meldingen, 21
meldingen in behandeling, 21
openstaande meldingen, 19
per e-mail ontvangen, 76
O
Ontkoppelen gebruiker van sleutel, 32
Orderdesk, 14
Ouderling-kerkrentmeester, 26
Overig contact, 57
opvoeren, 57
Overig contacten, 57
nieuw opvoeren, 57
verwijderen, 58
wijzigen, 58
Overige adressen, 66
gemeente, 73
opvoeren, 66
verwijderen, 67
wijkgemeente, 81
wijzigen, 67
P
Pastorale eenheid
standaard tenaamstelling, 82
PE, 82
Planner, 137
Postcode overzicht
gemeente, 72
sectie, 76
vrij gebied, 76
wijkgemeente, 76
Postcodegebied splitsen, zie Sectie
147
INDEX
Printer kalibreren, 89
Printerinstellingen, 89
PW, 4, 30, 136
R
Raadplegen kerkelijk register, 133
S
Sectie, 35, zie ook Gebiedsstructuur
gebied wijzigen, 40
gebiedsstructuur, 76
maken, 36
postcode overzicht, 76
postcodegebied splitsen, 43
samenvoegen, 46
splitsen, 46
straat
splitsen, 43
verdelen over meerdere secties,
43
verwijderen, 48
Secties, 73, zie Sectie
Selectie, 105
(niet leesbaar) zonder gebruiker,
106
criteria, 108
burgerlijk, 108
insluiten, 108
kerkelijk, 108
overig, 108
pastoraal, 108
uitsluiten, 108
exporteren naar groep, 109, 115,
117
extra insluitingen, 110
groepen, 111
insluiten, 112
uitsluiten, 112
insluiting ongedaan maken, 111
insluitingen, 109
exporteren naar groep, 111
insluitingscriteria, 110
jubilea, 114
op lager niveau bruikbaar, 107
overerven, 107
rechten toekennen, 106
sortering, 107
subselecties, 118
totaaloverzicht, 116
uitsluiting ongedaan maken, 111
uitsluitingen, 109, 111
exporteren naar groep, 111
148
Handleiding LB LRP
verjaardagen, 114
vrije export, 117
vrije gebieden, 112
insluiten, 113
uitsluiten, 113
SEPA
Bank Identifier Code, 84
BIC, 84, 93
Europese incasso, 84
IBAN, 84, 93
International Bank Account Number, 84
Machtiging, 84
SEPA, 84, 125
Signaleringen, 77
SILA, 19
SILA uitval, 19
SKG, 87
iDEAL, 87
Sleutel
diefstal, 33
ontkoppelen van gebruiker, 32
verlies, 33
Sleutel ontkoppelen van gebruiker, 32
Sorteringen, 127
gemeente, 128
Landelijk, 127
sortering maken, 128
sortering verwijderen, 131
sortering wijzigen, 129
Standaardselectie, 106
Statistiek
gemeente, 73
wijkgemeente, 77
Straat splitsen, zie Sectie
Subfonds, zie Fonds
Subselecties, zie Selectie
Support, 14
Synchroniseren, zie Inloggen
T
Testbestand acceptgiro, 89
Toegang DO, 72
Type acceptgirocontract, 88
V
Variabelen, zie Gemeentesjabloon
Variabelen in brief, zie Gemeentesjabloon
Variabelen in etiket, zie Gemeentesjabloon
Verlies sleutel, 33
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LB LRP
Verzamelfonds, zie Fonds, zie Fonds
Vrij gebied, zie ook Gebiedsstructuur
(her)bepalen
geregistreerden, 52, 54, 55
overige contacten, 52, 55
gebiedsstructuur, 76
geregistreerden (her)bepalen, 52,
54, 55
maken, 49
overige contacten (her)bepalen,
52, 55
postcode overzicht, 76
verwijderen, 56
wijzigen, 53
Vrije brief, zie Gemeentesjabloon
Vrije export, zie Selectie
Vrije gebieden, 49, zie Vrij gebied
INDEX
Wijkraad van kerkrentmeesters, 76
Z
Zalen, 60
Zoeken in kerkelijk register, 133
W
Wachtwoord, 16, 25
nieuw aanvragen, 16
resetten, 16, 33
wijzigen, 16, 28
WBP, 13
Werken met de planner, 137
Wet Bescherming Persoonsgegevens
(WBP), 13
Wijkfonds, zie Fonds
Wijkgebonden instellingen
wijkgemeente, 82
Wijkgemeente beheren, 75
algemeen, 75
ambten en functies, 81
bestuurlijke gegevens, 76
controle (wijkgemeentegebied), 77
financieel, 81
gebiedsomvang, 76
gebiedsstructuur
sectie, 76
vrij gebied, 76
geregistreerden, 77
locaties, 77
overige adressen, 81
overige contacten, 77
postcode overzicht, 76
secties, 77
statistieken, 77
vrije gebieden, 77
wijkgebonden instellingen, 82
Wijkgemeenten, 72
Wijkkerkenraad, 76
Wijkraad van diakenen, 76
ver. 3.1, december 2014
149

N62 motor

Contactloze IR voorhoofdthermometer

klik hier - Turnvereniging Patrick

De rol van derden De rol van partner, ouders, kinderen en vrienden

handleiding-LA-KLEUR - Protestantse Kerk in Nederland

Manwolf pdf free

Praatcafe Coneo - ABVV Ford Genk

1 fte

Should I Stay or Should I Go? - UC Leuven

maart 2015 - Verdoorn Adviesgroep

Metal Stud-scheidingswand op enkel frame MS 125/1.100