Handleiding
LEDENADMINISTRATIE
LRP versie 3.1
De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor LRP 3.1:
Handleiding LRP 3.1 Lokaal beheerder (3e druk, april 2014)
Handleiding LRP 3.1 Ledenadministratie (4e druk, december 2014)
Handleiding LRP 3.1 Bijdragenadministratie (3e druk, januari 2015)
Handleiding LRP 3.1 Pastoraal medewerker (3e druk, april 2014)
1e druk, september 2012
2e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, mei 2013
3e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, april 2014
4e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, december 2014
Een speciaal woord van dank gaat naar alle meelezers die met hun op- en aanmerkingen
hebben bijgedragen aan de totstandkoming van deze handleiding.
c Protestantse Kerk in Nederland
Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld kan de Dienstenorganisatie geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade ontstaan door eventuele
fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding.
Gebruikers van deze handleiding worden uitgenodigd eventuele op- en aanmerkingen te melden via [email protected]
Handleiding LA LRP
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
5
I
9
LEDENADMINISTRATIE
1 Inleiding
1.0 Doel van de ledenregistratie
1.1 Algemeen . . . . . . . . . . .
1.2 Beveiliging . . . . . . . . . .
1.3 LRP-test . . . . . . . . . . . .
1.4 Support . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
11
11
12
12
13
14
2 De ledenadministrateur
2.0 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.1 Wachtwoord wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.2 Problemen bij inloggen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Meldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2.1 Overzicht openstaande meldingen . . . . . . . . . . . .
2.2.2 Melding bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2.3 Overzicht meldingen in behandeling . . . . . . . . . . .
2.2.4 Overzicht afgehandelde meldingen . . . . . . . . . . . .
2.3 Registreren van een inschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3.1 Inschrijven van een lid . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3.1.1 Inschrijven van een nieuw lid . . . . . . . . .
2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande geregistreerde
2.3.2 Inschrijven van een gastlid . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3.3 Inschrijven van een ongedoopt kind . . . . . . . . . . .
2.3.4 Inschrijven van een blijkgever . . . . . . . . . . . . . . .
2.3.5 Inschrijven van een meegeregistreerde . . . . . . . . .
2.4 Wijzigen relatie met wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier . . . . . . . . . .
2.6 Registreren huwelijk / partnerschap . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6.1 Registratie huwelijk / partnerschap ongedaan maken . .
2.7 Registreren van een doop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.8 Registreren van een belijdenis . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.9 Registreren echtscheiding / beëindiging partnerschap . . . . . .
2.9.1 Registratie echtscheiding ongedaan maken . . . . . . .
2.10 Registreren van overlijden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.10.1 Registratie van overlijden ongedaan maken . . . . . . .
2.11 Registreren van een verhuizing . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12 Registreren van een overschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.12.1 Registreren overschrijving naar andere gemeente . . .
2.12.2 Registreren overschrijving vanuit andere gemeente . .
2.12.3 Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente .
2.12.4 Registreren overschrijving naar andere sectie . . . . . .
2.12.5 Accorderen overschrijving door ontvangende gemeente
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
15
15
17
17
18
20
20
21
22
22
25
25
30
32
35
38
41
44
47
51
53
58
59
62
65
67
69
71
72
77
77
80
83
86
88
ver. 3.1, december 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
5
Handleiding LA LRP
2.12.6 Afwijzen verzoek tot overschrijving door ontvangende gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
2.13 Registreren van een uitschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
2.13.1 Uitschrijven van een lid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
2.13.2 Uitschrijven van een niet-lid . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
2.14 Beheren van een pastorale eenheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE . . . . . . . . . . . . 98
2.14.2 Geregistreerde verwijderen uit een PE . . . . . . . . . . . . 100
2.14.3 Relatie binnen een PE bewerken . . . . . . . . . . . . . . . 101
2.14.4 Geregistreerdedossier raadplegen / bewerken . . . . . . . . 101
2.14.5 Nieuwe PE aanmaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef PE . . . . . . . . . . . . 103
2.14.7 Herstellen van een PE na een verhuizing . . . . . . . . . . . 105
2.14.8 Notities toevoegen aan een PE . . . . . . . . . . . . . . . . 105
2.14.9 Ongeldige PE herstellen of verwijderen . . . . . . . . . . . . 107
2.15 Overige contacten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
2.15.1 Overig contact opvoeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
2.15.2 Overig contact wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
2.15.3 Overig contact verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
2.16 Locaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
2.17 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
2.18 Ambten en kerkelijke functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
2.18.1 Ambt / functie inzien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
2.19 Selecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
2.19.1 Selectie maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
2.19.2 Selectiecriteria en insluitingen . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
2.19.3 Extra insluitingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
2.19.4 Uitsluitingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
2.19.5 Groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
2.19.6 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
2.19.7 Jubilea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
2.19.8 Totaaloverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
2.19.9 Vrije export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
2.19.10 Subselecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
2.20 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
2.20.1 Vrij gebied maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
2.20.2 Vrij gebied wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
2.20.3 Vrij gebied verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
2.21 Groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
2.21.1 Geregistreerden toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
2.21.2 Selectie exporteren naar groep . . . . . . . . . . . . . . . . 143
2.21.3 Geregistreerden importeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
2.21.4 Groep bewerken en verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . 144
2.22 Sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
2.22.1 Landelijke sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
2.22.2 Gemeente sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
2.22.3 Sorteringen maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
2.22.4 Sorteringen wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
2.22.5 Sorteringen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
2.23 Raadplegen kerkelijk register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
2.24 Werken met de planner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
6
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3 Afdrukken met LRP
3.1 Afdrukken via Uitdraai . . . . . . . . . . . . .
3.2 Etiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Etiketten + vrij veld . . . . . . . . . . . . . .
3.4 Persoonskaart . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5 PE-kaart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.6 Aanvraag uitschrijving . . . . . . . . . . . . .
3.7 Nieuw ingekomen . . . . . . . . . . . . . . .
3.8 Aanvraag overschrijving . . . . . . . . . . . .
3.9 Vrije brief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.10 Mutaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.11 Looplijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.11.1 Aanpassen lay-out . . . . . . . . . .
3.11.2 Mutaties op basis van vorige uitdraai
3.11.3 Looplijst beperken . . . . . . . . . .
3.12 Uitdraai brief . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.13 Genereer document . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
157
. 157
. 158
. 160
. 160
. 161
. 161
. 161
. 162
. 162
. 162
. 164
. 165
. 165
. 166
. 168
. 168
4 Bijlagen
170
Ordinantie 2 - De gemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
I. Wie tot de gemeente behoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 1. Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 2. De leden van de gemeente . . . . . . . . . . . . .
Artikel 3. Gastleden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 4. Zij die met de gemeente verbonden zijn . . . . .
Artikel 5. Verhuizing en overschrijving . . . . . . . . . . . .
II. DE REGISTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Artikel 6. De registers van gemeente en kerk . . . . . . . .
Artikel 7. Het register van gemeenteleden . . . . . . . . . .
Artikel 8. Het register van de niet-gedoopte kinderen van
gemeenteleden en van degenen die blijk geven
van verbondenheid met de gemeente . . . . . .
Artikel 9. De landelijke ledenregistratie . . . . . . . . . . .
Artikel 10. Het register van evangelisch-lutherse leden . . .
III. VORMEN VAN GEMEENTE-ZIJN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Artikel 11. Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 12. De vorming van protestantse gemeenten . . . .
Artikel 13. De vorming van nieuwe gemeenten . . . . . . .
Artikel 14. Samenvoeging van gemeenten . . . . . . . . . .
Artikel 15. Combinatie van gemeenten . . . . . . . . . . . .
Artikel 16. Gemeenten met wijkgemeenten . . . . . . . . .
Artikel 17. Streekgemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 18. Gemeenten in bijzondere missionaire, diaconale
en pastorale omstandigheden in grootstedelijke
gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 19. Vermogensrechtelijke aspecten van gemeentevorming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
IV. KERKELIJKE INDELING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Artikel 20. Indeling in classes en regionale verbanden . . .
Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk (als bedoeld in ordinantie 2-6-3)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
ver. 3.1, december 2014
7
Handleiding LA LRP
I. De registers van gemeente en kerk . . . . . . . . . . . . . . 183
Artikel 1. Begripsomschrijvingen . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 2. Doel van de registratie . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 3. De verplichtingen van de verantwoordelijke voor
de registers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
II. De registers van de gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Artikel 4. Het register van gemeenteleden . . . . . . . . . .
Artikel 5. Het register van de niet-gedoopte kinderen van
gemeenteleden en van degenen die blijk geven
van verbondenheid met de gemeente . . . . . .
Artikel 6. De ten behoeve van de wijkgemeenten bij te
houden registers . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 7. De te registreren c.q. geregistreerde gegevens .
Artikel 8. De wijze van registratie . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 9. Beëindiging van de registratie . . . . . . . . . . .
Artikel 10. Rechten van de geregistreerde . . . . . . . . . .
Artikel 11. Verstrekking van gegevens . . . . . . . . . . . .
III. De landelijke ledenregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Artikel 12. De landelijke ledenregistratie . . . . . . . . . . .
Artikel 13. Uitwisseling gegevens van de registers van
gemeenten en van de landelijke ledenregistratie
Artikel 14. De uitvoering van de landelijke ledenregistratie
IV. Het register van evangelisch-lutherse leden . . . . . . . . 190
Artikel 15. Het register van evangelisch-lutherse leden . . .
V. Slotbepaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Artikel 16. Aanduiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overgangsbepalingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lijst met afkortingen
191
Lijst van figuren en tabellen
193
Index
199
8
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
Deel I
LEDENADMINISTRATIE
ver. 3.1, december 2014
9
Handleiding LA LRP
10
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
1 Inleiding
1.0
Doel van de ledenregistratie
Het doel van de ledenregistratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens
ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste
zin van het woord.
Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de
kerkenraad ingericht en bijgehouden het register/de registers van de gemeente
dan wel in een gemeente met wijkgemeenten de registers van de wijkgemeenten,
bestaande uit:
• het register van leden van de (wijk)gemeente, waarin naast de doopleden en belijdende leden van de (wijk)gemeente ook de gastleden van de
(wijk)gemeente zijn ingeschreven, en
• het register van de niet-gedoopte kinderen van leden van de (wijk)gemeente
en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de (wijk)gemeente.
De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor het register van de (wijk)gemeente. De Generale Synode is de verantwoordelijke voor het register van de
leden van alle gemeenten van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie.1
Ten behoeve van de hierboven beschreven landelijke ledenregistratie is LRP
ontwikkeld.
Doel van LRP
Voortvloeiend uit hetgeen in de Generale Regeling is geschreven over ‘het leven
en werken van de gemeente’ hebben bij het ontwerpen van LRP drie aspecten
centraal gestaan:
Zorg
Het verlenen van pastorale en diaconale zorg bij doop, rouw, trouw, ziekte,
armoede, etc. LRP zorgt voor een actueel en juist overzicht van de gegevens van de gemeente waardoor adequaat kan worden ingesprongen op
gebeurtenissen in het leven van gemeenteleden.
Betrokkenheid
Het kunnen volgen van gemeenteleden bij verhuizingen geeft de lokale
gemeente de gelegenheid zicht te houden op hen die hebben aangegeven
mee te willen leven met de eigen gemeente. Door middel van de pastorale
eenheid kunnen jongeren die voor hun studie tijdelijk elders wonen betrokken
blijven bij de eigen gemeente.
Financiële zekerheid
Financiële zekerheid voor nu en de toekomst door gerichte fondswerving
onder gemeenteleden, zowel voor de plaatselijke gemeente als voor landelijk
bekende activiteiten zoals Kerkbalans. LRP heeft uitgebreide mogelijkheden
voor het voeren van een bijdragenadministratie.
1
Meer informatie in de Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk
ver. 3.1, december 2014
11
1.1
1.1
Algemeen
Handleiding LA LRP
Algemeen
Voor u ligt de Handleiding LRP versie 3.1 voor LRP (Leden Registratie Protestantse
Kerk), het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland.
Het systeem biedt ondersteuning bij het plaatselijke kerkenwerk, volgens de
laatste technische inzichten en mogelijkheden. Het ledenregistratie programma is
een hulpmiddel om in contact te komen en te blijven met leden van de gemeente,
bij het pastoraat en het overige bezoekwerk. Tevens kan LRP worden ingezet voor
Kerkbalans en alle andere vormen van gerichte geldwerving binnen uw gemeente.
Hulpmiddel voor gemeentewerk
Het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland is vanaf
het begin ontwikkeld om het werk in de plaatselijke gemeente te ondersteunen.
U kunt LRP op veel manieren inzetten: binnen uw gemeente gaat het bijvoorbeeld
om het werk van predikanten, ouderlingen, diakenen en de kerkrentmeesters.
Ook de regionale en landelijke organen hebben veel profijt van het werken met
een landelijk registratiesysteem, de informatie van de plaatselijke gemeenten is
immers altijd actueel.
LRP kan worden gebruikt voor het ontwikkelen van activiteiten op het terrein van
pastoraat, acties in het kader van de diaconie, vragen in het kader van beleid,
het ontwikkelen van een langetermijnvisie, etc.
Alle gemeenten binnen de Protestantse Kerk in Nederland hebben te maken met
LRP. Ook de dienstverlening van de Dienstenorganisatie (DO) en de afdeling
Institutionele ondersteuning (IO) verloopt via LRP.
Gebruik van LRP is niet verplicht voor de gemeenten, maar er blijft voor iedere
gemeente wel de kerkordelijke verplichting om haar mutaties centraal aan te
leveren.
Landelijk overzicht
De Protestantse Kerk in Nederland telt ongeveer 1700 gemeenten met circa twee
miljoen leden. Binnen deze gemeenten zijn vele predikanten en nog veel meer
kerkelijke medewerkers en vrijwilligers actief. Gezien dit grote aantal mensen is
het dus belangrijk een goed en actueel overzicht te hebben van de ‘landelijke
gemeente’.
LRP zorgt voor overzicht en inzicht in het ‘ledenbestand’ en de manier waarop de
leden bij de kerk betrokken zijn. De cijfers maken het mogelijk relevant beleid
te maken en een langetermijnvisie te ontwikkelen voor en door de Protestantse
Kerk en haar gemeenten.
1.2
Beveiliging
Authenticatie
De informatie van uw gemeenteleden is bij LRP goed gewaarborgd. Gebruikers
krijgen alleen toegang tot het systeem met een persoonlijke authenticatiesleutel.
12
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
1.3
LRP-test
Deze ‘sleutel’ genereert, na een druk op de knop,
een uniek getal. Dit getal is dynamisch, dat wil
zeggen, het is eenmalig en voor een bepaalde tijd
geldig. Op basis van de combinatie van dit getal
met uw aanmeldnaam (uw e-mailadres) en het wachtwoord, vindt identificatie
plaats. Deze solide wijze van toegangsbeveiliging voldoet aan de eisen van de
Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).
De beveiliging door middel van authenticatiesleutels maakt tevens een scheiding
naar functie en niveau mogelijk binnen LRP. Zo kunnen bijvoorbeeld de financiële gegevens alleen door de bijdragenadministrateur worden ingezien en kan
een ledenadministrateur voor een wijkgemeente of de hele gemeente worden
aangewezen.
U kunt aangeven dat medewerkers van de afdeling Institutionele ondersteuning
van de Dienstenorganisatie toegang mogen krijgen tot uw gegevens, uiteraard
alleen in die gevallen, waarbij zij u ondersteuning bieden.
Het LRP systeem zelf (hard- en software) en de technische infrastructuur er
omheen zijn beveiligd, er is alles aan gedaan om onbevoegden te weren.
Mocht u desondanks informatie hebben dat er sprake is van ongeoorloofde pogingen om toegang tot LRP te krijgen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk te
melden telefonisch op 030 - 880 1777 of via e-mail: [email protected].
De Dienstenorganisatie zal in toepasselijke gevallen aangifte doen van computervredebreuk.
Back-up
Doordat LRP een internet-gebaseerde applicatie is hoeven gemeenten zelf geen
back-ups te maken, dit wordt centraal verzorgd.
Fysiek gescheiden van het hoofd-systeem bevindt zich - elders in het land - een
identiek en altijd up-to-date uitwijksysteem dat de verwerking van het hoofdsysteem overneemt zodra dit, om wat voor reden dan ook, uit zou vallen. Ook op
deze manier geeft LRP besparing op gebruik, beheer en onderhoudskosten voor
gemeenten.
1.3
LRP-test
Om u in de gelegenheid te stellen op een veilige manier bepaalde handelingen
(mutaties, in- en uitschrijven, financiële handelingen, herindelen secties, etc. etc.)
uit te proberen - zonder gevolgen voor uw échte registratie - is de oefenomgeving
LRP-test in het leven geroepen. Op het adres lrp-test.pkn.nl kunt u inloggen
met uw eigen inlognaam, sleutel en wachtwoord waarna u toegang krijgt tot de
oefenomgeving van uw (wijk)gemeente.
Deze oefenomgeving is te herkennen aan de opvallend afwijkende kleurstelling
van de vensters en schermen, daarnaast wordt de naam van uw gemeente en
wijkgemeente(n) voorafgegaan door het woord TEST.
Iedere maand rondom de 15e worden de gegevens van LRP gekopieerd naar
LRP-test, met uitzondering van de gegenereerde bank- en pdf-bestanden welke u
in de testomgeving opnieuw kunt genereren.
ver. 3.1, december 2014
13
1.4
Support
Handleiding LA LRP
De handelingen en wijzigingen die u in LRP-test doorvoert hebben geen enkel
gevolg voor de gegevens van uw gemeente in LRP. Het is goed mogelijk vanuit de
testomgeving acceptgiro’s en bankbestanden te genereren, het is niet mogelijk
deze acceptgiro’s en bankbestanden verder te verwerken in het échte LRP, dit zal
tot problemen leiden!
1.4
Support
Voor vragen staan de ledendesk en de orderdesk van het LRP-team ter beschikking. Tevens kunt u gebruik maken van het online platform www.pkn.nl/lrpnetwerk.
U kunt zich aanmelden voor de gratis nieuwsbrief LRP op www.pkn.nl/lrpnetwerk.
Bij specifieke vragen over de werking en het gebruik van LRP of bij concrete
problemen kunt u contact opnemen met de ledendesk van het LRP-team: e-mail:
[email protected], telefoon: 030 - 880 1777
Bij vragen over de extra dienstverlening door de Dienstenorganisatie ten behoeve
van de gemeenten - hierbij valt te denken aan het laten uitvoeren van allerlei opdrachten zoals het afdrukken van acceptgiro’s, (herinnerings)brieven of registers,
het verzorgen en verwerken van automatisch incasso’s en andere bankbestanden,
etc. - kunt u contact opnemen met de orderdesk van het LRP-team: e-mail:
[email protected], telefoon: 030 - 880 1777
14
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2 De ledenadministrateur
2.0
Inleiding
Als ledenadministrateur (LA) bent u de spil van het ledenregistratiesysteem.
U bent verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de gegevens van de
geregistreerden van uw (wijk)gemeente. Als LA zorgt u ervoor dat de gegevens
van elk gemeentelid kloppen en actueel zijn. Daarnaast assisteert u de andere
gebruikers bij het ontsluiten van informatie uit LRP door bijvoorbeeld het maken
van selecties, etc. Het is mogelijk om uw functie als LA te combineren met die
van bijdragenadministrateur (BA), dit kan op één en dezelfde sleutel.
De mutaties, die u als LA ontvangt, komen binnen via Stichting Interkerkelijke
Leden Administratie (SILA), die op haar beurt een koppeling heeft met de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Vanuit de GBA worden de volgende mutaties
doorgegeven aan de SILA: verhuizing, naamswijziging, bericht van overlijden,
begin- en einddatum burgerlijke staat en adres geheim. Deze uitwisseling van mutaties, zowel die van SILA als van plaatselijke gemeenten, waarborgt de actualiteit
van de gegevens van LRP.
Bevoegdheden
Als LA bent u namens en in opdracht van de kerkenraad bevoegd in uw gemeente
om de gegevens van de leden te wijzigen. Daarom zullen alle gebruikers een
beroep op u doen voor correcties en/of aanpassingen van gegevens. Door het
recht op het kunnen wijzigen van ledengegevens bij één functie te houden, kan de
kwaliteit en de consistentie van gegevens gemakkelijker worden gegarandeerd.
Actueel en nauwkeurig
Nadat u als LA bent ingelogd krijgt u in het startscherm een overzicht met SILA
mutaties, gesorteerd op datum of type. Deze meldingen gaan onder andere over
overlijdens, verbintenissen, inkomende en vertrekkende leden, aanvragen van
andere gemeenten (bijvoorbeeld overschrijvingen van voorkeursleden), etc. Naar
aanleiding van deze meldingen kunt u eenvoudig de mutaties doorvoeren en
verwerken en de overschrijvingen accepteren of weigeren. Wanneer u aanvragen
vanuit andere gemeenten accepteert, worden de gegevens voor alle betrokkenen
automatisch aangepast in LRP.
Het voeren van een nauwkeurige ledenadministratie is van vitaal belang voor het
succesvol kunnen inzetten van LRP door de andere systeemgebruikers binnen uw
gemeente.
De pastorale zorg binnen uw gemeente is afhankelijk van een juiste inzicht in het
ledenbestand en de samenstelling van de pastorale eenheden.
De bijdragenadministratie is volledig afhankelijk van een up-to-date ledenregistratie voor een juiste afwikkeling van de fondsen- en abonnementenadministratie.
ver. 3.1, december 2014
15
2.0
Inleiding
Handleiding LA LRP
Oefenen
Als LA heeft u wellicht behoefte om bepaalde handelingen ‘bij wijze van proef’ uit
te kunnen voeren. Daartoe is de oefenomgeving LRP-test in het leven geroepen.
Op het adres lrp-test.pkn.nl kunt u inloggen met uw eigen naam, wachtwoord en
sleutel waarna u toegang krijgt tot de oefenomgeving van uw (wijk)gemeente.
Zie voor meer informatie paragraaf 1.3 LRP-test op pag. 13.
Dienstverlening
Als gebruiker heeft u ook een aantal mogelijkheden voor dienstverlening. Zo kunt
u bijvoorbeeld op eenvoudige wijze rapportages maken en afdrukken naar een
pdf-bestand, groepen definiëren en selecties maken voor verdere verwerking in
bijvoorbeeld fondsen en abonnementen en voor het exporteren van gegevens
naar een spreadsheetprogramma.
16
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.1
2.1
Inloggen met uw authenticatiesleutel
Inloggen met uw authenticatiesleutel
1. Open uw browser (bij voorkeur Firefox, Chrome of Internet Explorer).
2. Type in de adresbalk van de browser: lrp.pkn.nl
Let op: Het adres van LRP begint niet met www!
Het door u ingegeven adres verandert vanzelf in het beveiligde adres
https://lrp.pkn.nl/
Het volgende scherm verschijnt:
Figuur 1: Loginvenster
3. Uw naam is het e-mailadres dat u aan uw lokaal beheerder hebt doorgegeven.
4. Het wachtwoord is het wachtwoord dat u via hetzelfde e-mailadres hebt
ontvangen.
Let op: zowel de naam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!
5. In het veld sleutel vult u de code in die, nadat u hebt gedrukt op het knopje
van de authenticatiesleutel, in het venster (display) verschijnt.
Figuur 2: Autheticatiesleutel
6. Klik in het inlogscherm op het knopje Login.
Het door de lokaal beheerder (LB) toegewezen wachtwoord kan door
de gebruiker zelf worden gewijzigd. Ga naar Gebruikers in het menu
Beheer. Vul een nieuw wachtwoord in en klik op Opslaan.
7. Het startscherm van LRP verschijnt (als dit niet goed opent dient u het
scherm te verversen met de functietoets F5. Dit gebeurt voornamelijk bij
gebruik van Internet Explorer).
2.1.1
Wachtwoord wijzigen
1. Het wijzigen van het wachtwoord kan door de gebruiker zelf worden gedaan.
Ga naar Gebruikers in het menu Beheer. Vul een nieuw wachtwoord in en
klik op Opslaan.
ver. 3.1, december 2014
17
2.1
Inloggen met uw authenticatiesleutel
Handleiding LA LRP
2. Indien niet meer kan worden ingelogd in LRP dient een nieuw wachtwoord
te worden verstrekt door de lokaal beheerder.
Deze kan een door de gebruiker op te geven nieuw wachtwoord invoeren of
het wachtwoord resetten waarna dit automatisch wordt toegezonden aan
de gebruiker. (Dit werk alleen indien de inlognaam van de gebruiker ene
geldig e-mailadres is!)
Voor meer informatie zie de handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.3.2
Gebruiker bewerken op pag. 28.
2.1.2
Problemen bij inloggen
Het kan zijn dat het inloggen in LRP niet lukt, dit kan verschillende oorzaken
hebben.
1. Verkeerde combinatie naam / wachtwoord / sleutel.
Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen
(automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan er
met de betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd.
Vergewis u ervan dat u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt; de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!
De code van de authenticatiesleutel is maar gedurende korte tijd geldig,
u dient deze direct na weergave in het venstertje in te typen in het veld
Sleutel. Genereer nogmaals een code door te drukken op het knopje van
de authenticatiesleutel en vul deze code in in het veld Sleutel; controleer
ook dat u de juiste authenticatiesleutel gebruikt ingeval u over meerdere
authenticatiesleutel beschikt.
Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen.
2. Internetadres onjuist.
Het adres in de adresbalk van uw browser moet luiden: https://lrp.pkn.nl/
(let op het https). Ververs deze pagina met de toets [F5] of met de toetsen
[Ctrl]+[F5].
Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder
(en voor de LB neem contact op met de helpdesk LRP).
3. Browsergeschiedenis.
Omdat LRP via een browser functioneert kan het incidenteel voorkomen dat
zich in de cache van uw browser verkeerde / verouderde ’software’ bevindt.
Dit wil wel eens gebeuren als de software van LRP wordt vernieuwd.
Dit probleem is eenvoudig op te lossen door in uw browser de cache te
legen. Het legen van de cache (browsergeschiedenis) verschilt per browser
en per versie van de browser. Een algemeen geldende instructie kunnen we
dan ook niet geven. In veel (moderne) browsers werkt de toestcombinatie
[CTRL] + [SHIFT] + [DELETE].
Vergewis u er wel van dat u alleen de browsergeschiedenis weggooit,
niet uw cookies of wachtwoorden o.i.d!
4. Synchroniseren.
De melding ‘Uw sleutel kon niet worden geauthenticeerd. Wilt u proberen
te synchroniseren?’ verschijnt onder de knop Login in beeld. Dit betekent
18
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.1
Inloggen met uw authenticatiesleutel
dat uw naam en wachtwoord juist zijn maar dat LRP de code van uw sleutel
niet kan valideren.
• klik in het inlogscherm op synchroniseren;
Figuur 3: Sleutel synchroniseren
• onder de velden Naam en Wachtwoord verschijnen twee velden om
(sleutel)codes in te brengen;
• vul opnieuw uw naam en wachtwoord in;
• vul in het veld Sleutel #1 de code in die verschijnt na het drukken op
het knopje van de authenticatiesleutel (‘digipass’);
• druk vervolgens herhaaldelijk op het knopje van de authenticatiesleutel
totdat er een nieuwe code verschijnt;
• vul dit nummer in in het veld Sleutel #2 en klik op de knop Login.
Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder.
Let op: het is niet mogelijk in dezelfde browser gelijktijdig met twee verschillende rollen in te loggen in LRP. Dit is alleen mogelijk indien gebruik wordt
gemaakt van verschillende browser-programma’s op dezelfde computer.
Het is wel mogelijk om in dezelfde browser met dezelfde rol in twee vensters
(of tabbladen) verschillende menu’s open te hebben in LRP.
• Tip: bijna elke browser beschikt over een optie om de browser ‘full screen’
te tonen, vrijwel altijd te activeren door op F11 te drukken. Hierdoor worden de locatiebalk, de toolbars en de tabbladen onzichtbaar en wordt het
werkscherm maximaal groot. Om het ‘full screen’ weer ongedaan te maken
drukt u nogmaals op de functietoets F11.
ver. 3.1, december 2014
19
2.2
2.2
Meldingen
Handleiding LA LRP
Meldingen
In het overzicht meldingen staan berichten die automatisch door LRP worden
gegenereerd naar aanleiding van:
• meldingen, afkomstig van Stichting Interkerkelijke Leden Administratie
(SILA), als gevolg van wijzigingen in de GBA-registratie;
• mutaties in het bestand van LRP (zoals geboorte, in- / uit- / overschrijvingen, wijziging kerkelijke staat, etc.).
Deze meldingen zijn slechts van informatieve aard en zijn een verslaglegging
van door LRP succesvol uitgevoerde (automatische ) acties / mutaties of van
acties / mutaties die in LRP nog op nadere afhandeling van de gebruiker
wachten.
Tevens staan in dit overzicht - afhankelijk van de functie van de gebruiker de meldingen ten gevolge van niet succesvol uitgevoerde acties onder het
tabblad SILA uitvallers.
Het type meldingen dat wordt getoond ligt in eerste instantie vast in LRP
maar kan door de lokaal beheerder (LB) per wijkgemeente per functie en
gebruiker worden aangepast. (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf
2.13.12 Signaleringen op pag. 77).
De meldingen in dit overzicht worden per gebruiker gegenereerd.
Een tweede gebruiker met dezelfde functie binnen dezelfde (wijk)gemeente krijgt zijn/haar eigen meldingen te zien en dient ze eveneens
zelf af te handelen.
In geval er voor een wijkgemeente géén gebruikers zijn aangemaakt dan kan in
het wijkgemeentedossier worden opgegeven dat de meldingen naar bepaalde
e-mailadressen moeten worden gezonden. (zie handleiding Lokaal Beheerder,
paragraaf 2.13.1 Algemeen op pag. 75).
2.2.1
Overzicht openstaande meldingen
Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm onder het tabblad Algemeen onder subtabblad Open het overzicht met openstaande meldingen
behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker. (De lokaal beheerder heeft geen toegang tot het tabblad Sila uitvallers.)
Onder de subtabbladen In behandeling en Afgehandeld bevinden zich respectievelijk de meldingen die door uzelf in behandeling zijn gezet en de meldingen die
zijn afgehandeld behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker.
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een melding
of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en datum-bereik.
20
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.2
Meldingen
Figuur 4: Overzicht openstaande meldingen
U kunt meerdere meldingen tegelijk selecteren (met de muis of met de knop
Alles selecteren) en in een keer de status ervan op ‘afgehandeld’ zetten.
Onder het subtabblad Open kan met behulp van de knoppen Zet in behandeling en Zet afgehandeld de status van een melding worden ingesteld op ‘in
behandeling’ of ‘afgehandeld’. Het ‘in behandeling’ of ‘afgehandeld’ zetten van
een melding is slechts informatief van aard en is alleen van betekenis voor de
betreffende gebruiker.
Meldingen die in behandeling zijn staan vermeld onder subtabblad In behandeling, meldingen die zijn afgehandeld staan vermeld onder subtabblad Afgehandeld.
Met behulp van de knop naar CSV exporteren kan het overzicht met meldingen
naar een csv-bestand worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma.
Door het afhandelen van een melding wordt geen mutatie in LRP doorgevoerd.
• Openstaande meldingen van drie maanden of ouder krijgen automatisch de
status afgehandeld.
• Tip: Met behulp van de knop Open dossier kan direct het geregistreerdedossier van de geselecteerde melding worden geopend. U krijgt een
foutmelding indien uw autorisatie niet voldoende is om het geregistreerdedossier te openen.
2.2.2
Melding bewerken
1. Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm onder het tabblad
Algemeen onder subtabblad Open het overzicht met openstaande meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker.
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een
melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en
datum-bereik.
2. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken.
ver. 3.1, december 2014
21
2.2
Meldingen
Handleiding LA LRP
3. Selecteer de regel van de gezochte melding en klik op de knop Bewerken,
het venster Melding bewerken opent.
Figuur 5: Melding bewerken
4. In het venster Melding bewerken wordt het type melding, de inhoud van
de melding en de gegevens van de betreffende geregistreerde getoond.
Een eventuele actie die door de gebruiker moet worden ondernomen staat
vermeld in het veld Melding.
5. In het veld opmerking kan door uzelf een voor deze melding relevante
opmerking worden ingevuld. Deze opmerking wordt voor de betreffende
melding en voor uzelf vastgelegd.
6. Door middel van het veld status kan de de status van de melding worden
gezet op ‘in behandeling’, ‘afgehandeld’ of ‘open’.
7. Klik op de knop Opslaan om de melding te bewaren.
Let op: door het afhandelen van een melding wordt geen mutatie in LRP
doorgevoerd.
2.2.3
Overzicht meldingen in behandeling
Onder het subtabblad In behandeling bevinden zich de meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker die door de
gebruiker zelf op ‘in behandeling’ zijn gezet.
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een
melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en
datum-bereik.
Met behulp van de knoppen Zet open en Zet Afgehandeld kan de status
van een melding worden ingesteld op ‘open’ of ‘afgehandeld’.
2.2.4
Overzicht afgehandelde meldingen
Onder het subtabblad Afgehandeld bevinden zich de afgehandelde meldingen behorend bij de rol en autorisaties van de ingelogde gebruiker die
door de gebruiker zelf op ‘afgehandeld’ zijn gezet
22
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.2
Meldingen
Met behulp van de knop Toon zoekveld kan worden gezocht naar een
melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status en
datum-bereik.
Met behulp van de knoppen Zet open en Zet in behandeling kan de
status van een melding worden ingesteld op ‘open’ of ‘in behandeling’.
Openstaande meldingen van drie maanden of ouder worden automatisch
afgehandeld.
Afgehandelde melding blijven twee jaar bewaard.
ver. 3.1, december 2014
23
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LA LRP
2.3
2.3.1
2.3
Registreren van een inschrijving
Registreren van een inschrijving
Inschrijven van een lid
In het register van de (wijk)gemeente worden ingeschreven zij die binnen het
grondgebied van de gemeente hun vaste woonplaats hebben en als dooplid dan
wel als belijdend lid tot de gemeente behoren. (Meer informatie in de Generale
regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en
kerk)
Schematisch
Inschrijven nieuw lid
Inschrijven van
een nieuw lid
(§2.3.1.1)
nee
Persoon is al
geregistreerd in
LRP?
ja
Inschrijven van
een bestaande
geregistreerde
(§2.3.1.2)
Neem contact op
met de ledendesk
§1.4
overig
Opnemen als
blijkgever, overschrijven of
overig?
overschrijving
Initieer een
overschrijving
blijkgever
Neem op als blijkgever (niet eigenaar)
Figuur 6: Proces inschrijven van een lid
ver. 3.1, december 2014
25
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
Figuur 7: Gemeenteoverzicht
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden.
Figuur 8: Wijkgemeentedossier - geregistreerden
3. Klik op de knop Inschrijven, het venster Nieuwe inschrijving opent.
Figuur 9: Nieuwe inschrijving
4. Kies in het veld Inschrijving voor de inschrijving van een ‘Lid’. De gemeente
(en eventueel wijkgemeente) zijn reeds ingevuld. Klik op de knop Volgende,
het venster Persoonsgegevens opent.
26
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
Figuur 10: Persoonsgegevens
(a) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters automatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden
aangepast. Vul de overige personalia in.
(b) Als het nieuwe lid overkomt naar (een kerkelijke gemeente van) de
Protestantse Kerk in Nederland vanuit een andere kerkgenootschap
wordt een vinkje gezet in het veld Overkomst. Het veld Gezindte
overkomst verschijnt.
Figuur 11: Overkomstgegevens
• Klik op de knop Selecteer naast het veld Gezindte overkomst,
het venster Selecteer kerkelijke gezindte opent.
Figuur 12: Selecteer kerkelijke gezindte
• Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de
overkomst en klik op de knop Selecteer.
Mocht de gezochte gezindte niet in de lijst voorkomen dan kunt u
deze ook handmatig invullen. (Het heeft de voorkeur een keuze te
maken uit de getoonde lijst).
(c) Doop
Een dooplid krijgt een vinkje in het veld Gedoopt, de velden Doopdatum, Kerk.gezindte doop en (wijk)gemeente van doop verschijnen.
ver. 3.1, december 2014
27
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
Figuur 13: Doopgegevens
• Indien de doopdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld.
Belangrijk: indien de doop niet langer dan 2 jaar geleden heeft
plaatsgevonden in de ’eigen’ wijkgemeente dan is de doopdatum verplicht, in alle andere gevallen is de doopdatum niet
verplicht.
• Als de kerkelijke gezindte van de doop bekend is wordt deze hier
ingevuld. Maak een keuze in het veld Kerk.gezindte doop.
Indien de kerkelijke gezindte van de doop ‘Protestants’ is klik dan
op de knop Selecteer naast het veld Wijkgemeente van doop,
het venster Selecteer wijkgemeente opent.
Figuur 14: Selecteer wijkgemeente
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam)
in en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
Indien de kerkelijke gezindte van de doop niet ‘Protestants’ is
(keuze ‘Overige’) dan verschijnt het veld Overige Kerk. Gezindte
doop. Klik op de knop Selecteer naast dit veld, het venster Selecteer kerkelijke gezindte opent.
28
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
Figuur 15: Selecteer kerkelijke gezindte
• Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de doop
en klik op de knop Selecteer.
Vul vervolgens de naam in van de doopgemeente.
(d) Belijdenis
Een belijdend lid krijgt een vinkje in het veld Belijdenis gedaan, de velden Belijdenisdatum, Kerk.gezindte belijdenis en (wijk)gemeente van belijdenis verschijnen.
Figuur 16: Belijdenisgegevens
• Indien de belijdenisdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld
(alleen bij inschrijven is de belijdenisdatum niet verplicht).
• Als de kerkelijke gezindte van belijdenis bekend is wordt deze hier
vastgelegd. Maak een keuze in het veld Kerk.gezindte belijdenis.
Indien de kerkelijke gezindte van belijdenis ‘Protestants’ is klik
dan op de knop Selecteer naast het veld Wijkgemeente van
belijdenis, het venster Selecteer wijkgemeente opent.
Figuur 17: Selecteer wijkgemeente
ver. 3.1, december 2014
29
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam)
in en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
Indien de kerkelijke gezindte van belijdenis niet ‘Protestants’ is
(keuze ‘Overige’) dan verschijnt het veld Overige Kerk. Gezindte
belijdenis. Klik op de knop Selecteer naast dit veld, het venster
Selecteer kerkelijke gezindte opent.
Figuur 18: Selecteer kerkelijke gezindte
• Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van belijdenis en klik op de knop Selecteer.
Vul vervolgens de naam in van de Gemeente van belijdenis.
(e) Zet een vinkje in het veld SILA bezwaar als het nieuwe lid heeft
aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA). Hierdoor kunnen de mutaties
betreffende de geregistreerde in de GBA niet meer automatisch via
SILA-berichten worden verwerkt in LRP.
(f) Voer de adresgegevens in (Straat en Plaats worden automatisch
gecompleteerd na het invullen van de postcode en het huisnummer).
5. Klik op de knop Volgende.
LRP controleert aan de hand van de ingevulde persoonsgegevens of er
al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam,
geboortedatum en postcode + huisnummer.
Er kunnen zich twee situaties voordoen:
• De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie paragraaf 2.3.1.1 Inschrijven van een nieuw lid op pag. 30.
• De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf 2.3.1.2 Inschrijven
van een bestaande geregistreerde op pag. 32.
2.3.1.1
Inschrijven van een nieuw lid
De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het
opgegeven adres tot een bestaande sectie behoort.
1. Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties
behoort opent het venster Selecteer sectie.
30
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
Figuur 19: Selecteer sectie
Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop Volgende, bij de
geregistreerde wordt een Sectievoorkeur geregistreerd.
2. Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort
en ook niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster
Selecteer sectie, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop
Volgende.
Bij de geregistreerde wordt nu zowel een sectievoorkeur als een voorkeurslidmaatschap geregistreerd.
Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van
de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot
dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden
verbonden. Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’,
artikel 16.
Zie ook paragraaf 2.12.1 Registreren overschrijving naar andere
gemeente op pag. 77).
3. Indien op het opgegeven adres in LRP al leden zijn geregistreerd dan is
er mogelijk sprake van het registreren van een lid welke onderdeel is
van een bestaande pastorale eenheid (PE).
Het venster Mogelijke pastorale eenheden opent met daarin een
overzicht van de op het opgegeven adres geregistreerde pastorale
eenheden.
Figuur 20: Mogelijke pastorale eenheden
Selecteer de PE, waar de geregistreerde aan toegevoegd moet worden,
of klik op de knop Nieuwe PE.
4. Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm geregistreerdedossier opent. Vul de overige ontbrekende informatie
in.
5. Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschrevene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE. (Zie paragraaf
2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97).
6. Klik op de knop Opslaan.
ver. 3.1, december 2014
31
2.3
2.3.1.2
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
Inschrijven van een bestaande geregistreerde
Bij het inschrijven van een bestaande geregistreerde kan er sprake zijn van een
het inschrijven van een meerling of van het daadwerkelijk dubbel opvoeren
van een geregistreerde.
Het is ongewenst een geregistreerde dubbel op te voeren in LRP. In dat geval
kunt u kiezen voor het opnemen als Blijkgever van verbondenheid of het
initëren van een overschrijving naar uw (wijk)gemeente.
De nieuwe registratie komt wel al voor in LRP, het venster Overeenkomende geregistreerde(n) opent.
Figuur 21: Overeenkomende geregistreerde(n)
Hier moet gekozen worden om de gevonden overeenkomende geregistreerde te selecteren of om door te gaan met een nieuwe registratie.
Belangrijk: het is niet toegestaan om een persoon die al in LRP is
geregistreerd nogmaals voor de eigen gemeente in te schrijven!
(a) Nieuwe Registratie
Ter voorkoming van een ongewenste dubbele registratie van een
en dezelfde persoon in LRP is het niet mogelijk door te gaan met een
nieuwe registratie, LRP toont de volgende waarschuwing.
Figuur 22: Waarschuwing ongewenste dubbele registratie
In deze situatie is de enige mogelijkheid om de betreffende persoon
blijkgever van verbondenheid te maken van uw wijkgemeente of
om een overschrijvingsprocedure op te starten. (Zie ook de schematische weergave op pag. 25.)
Beide opties worden hierna beschreven.
Mocht er daadwerkelijk sprake zijn van een nieuwe registratie van
een persoon met dezelfde geboortedatum, achternaam, postcode
en huisnummer als van iemand die al in LRP is geregistreerd (bijvoorbeeld bij registratie van een twee- of meerling) dan kunt u
de inschrijving laten verzorgen door de ledendesk van de dienstenorganisatie (DO). (Zie paragraaf 1.4 Support op pag. 14).
32
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
(b) Optie Selecteer
Met de keuze Selecteer wordt de inschrijving van een nieuw lid geannuleerd en opent het venster opnemen als.
Figuur 23: Opnemen als
• Overschrijving verzoeken
Met de knop Overschrijving verzoeken wordt er voor gekozen
om de geselecteerde door middel van een overschrijvingsprocedure over te schrijven naar de (eigen) wijkgemeente door het
invullen van de velden in het venster Verzoek tot overschrijven.
(Zie voor het proces van overschrijven paragraaf 2.12.2 Registreren
overschrijving vanuit andere gemeente op pag. 80).
Figuur 24: Verzoek tot overschrijven
• Opnemen als niet eigenaar
Met de knop Opnemen als niet eigenaar wordt de geregistreerde als blijkgever van verbondenheid (niet eigenaar) opgenomen in de registratie van de wijkgemeente.
1. Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm geregistreerdedossier opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.
2. Klik op de knop Opslaan.
ver. 3.1, december 2014
33
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
Voeg de nieuw ingeschrevene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE
(Zie paragraaf 2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97).
Onder het tabblad Kerkelijke gegevens moet voor geregistreerden van de
Evangelisch Lutherse Gemeente het kenmerk op Evangelisch-Luthers worden
gezet om deze in het verhuisproces te behouden voor de Evangelisch Lutherse
Gemeente.
Belangrijk: een eenmaal ingevuld Evangelisch Lutherse Gemeente in
kenmerk op tabblad Kerkelijke gegevens is na het opslaan niet meer te
wijzigen!
34
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3.2
2.3
Registreren van een inschrijving
Inschrijven van een gastlid
In het register van een gemeente kunnen als gastlid worden ingeschreven
leden van kerken waarmee de Protestantse Kerk in Nederland bijzondere
betrekkingen onderhoudt, alsmede van andere kerken ten aanzien waarvan de
generale synode dit heeft bepaald. (Meer informatie in de Generale regeling
voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk)
Gastlidmaatschap is gebonden aan de (wijk)gemeente waardoor/waarin dit is
toegekend.
Bij een vertrek van het gastlid uit de wijkgemeente is er geen grond voor
automatische plaatsing in een andere gemeente van de Protestantse Kerk.
Daarom wordt bij een mutatie die zou leiden tot een wijziging van wijkgemeente
buiten het gebied van de wijkgemeente van inschrijving de vraag gesteld of
het gastlidmaatschap moet worden voortgezet.
Gastleden blijven lid van hun eigen kerk.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden.
3. Klik op de knop Inschrijven, het venster Nieuwe inschrijving opent.
Kies in het veld Inschrijving voor de inschrijving van een ‘Gastlid’, de
gemeente (en eventueel wijkgemeente) zijn reeds ingevuld.
Klik op de knop Volgende, het venster Persoonsgegevens opent.
Figuur 25: Persoonsgegevens
(a) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters automatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden
aangepast. Vul de overige personalia in.
ver. 3.1, december 2014
35
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
(b) Klik in het veld Oorspr. gezindte gastlid en selecteer uit de lijst de
oorspronkelijke kerkelijke gezindte van het gastlid.
(c) Doop
Een gedoopt gastlid krijgt een vinkje in het veld Gedoopt.
• Indien de doopdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld.
Indien de doop niet langer dan 2 jaar geleden heeft plaatsgevonden
in de ’eigen’ wijkgemeente dan is de doopdatum verplicht, in alle
andere gevallen is de doopdatum niet verplicht.
• Als de kerkelijke gezindte van de doop bekend is wordt deze hier
ingevuld. Maak een keuze in het veld Kerk.gezindte doop.
Aangezien het hier een gastlid betreft is de kerkelijke gezindte
van de doop waarschijnlijk niet ‘Protestants’, selecteer in dat geval
‘Overige’.
Het veld Overige Kerk. Gezindte doop verschijnt. Klik op de
knop Selecteer naast dit veld, het venster Selecteer kerkelijke
gezindte opent.
Figuur 26: Doop - selecteer kerkelijke gezindte
Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de doop
en klik op de knop Selecteer.
Vul de naam in van de Gemeente van doop.
Indien de kerkelijke gezindte van de doop ‘Protestants’ is, klik op
de knop Selecteer naast het veld Wijkgemeente van doop, het
venster Selecteer wijkgemeente opent.
Figuur 27: Doop - selecteer wijkgemeente
36
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam)
in en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
(d) Belijdenis
Een belijdend lid krijgt een vinkje in het veld Belijdenis gedaan, de velden Belijdenisdatum, Kerk.gezindte belijdenis en (wijk)gemeente van belijdenis verschijnen.
• Indien de belijdenisdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld
(alleen bij inschrijven is de belijdenisdatum niet verplicht).
• Als de kerkelijke gezindte van belijdenis bekend is wordt deze hier
ingevuld. Maak een keuze in het veld Kerk.gezindte belijdenis.
Aangezien het hier een gastlid betreft is de kerkelijke gezindte van
de belijdenis waarschijnlijk niet ‘Protestants’, selecteer in dat geval
‘Overige’.
Het veld Overige Kerk.
Gezindte belijdenis verschijnt.
Klik op de knop Selecteer naast dit veld, het venster
Selecteer kerkelijke gezindte opent.
• Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van belijdenis en klik op de knop Selecteer.
Vul de naam in van de Gemeente van belijdenis
Indien de kerkelijke gezindte van belijdenis ‘Protestants’ is, klik op
de knop Selecteer naast het veld Wijkgemeente van belijdenis,
het venster Selecteer wijkgemeente opent.
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam)
in en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
(e) Zet een vinkje in het veld SILA bezwaar als het nieuwe gastlid heeft
aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het SILA. Hierdoor kunnen de mutaties betreffende het gastlid in de GBA niet meer
automatisch via SILA-berichten worden verwerkt in LRP.
(f) Voer adresgegevens in (Straat en Plaats worden automatisch gecompleteerd na het invullen van de postcode en het huisnummer).
4. Klik op de knop Volgende.
LRP controleert aan de hand van de ingevulde persoonsgegevens of er
al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam,
geboortedatum en postcode + huisnummer.
Er kunnen zich twee situaties voordoen:
• De registratie komt nog niet voor in LRP, de inschrijving gaat verder
zoals beschreven in paragraaf 2.3.1.1 Inschrijven van een nieuw lid op
pag. 30.
• De registratie komt wel al voor in LRP, de inschrijving gaat verder
zoals beschreven in paragraaf 2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande
geregistreerde op pag. 32.
ver. 3.1, december 2014
37
2.3
2.3.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
Inschrijven van een ongedoopt kind
Het inschrijven van een ongedoopt kind verloopt op dezelfde wijze als het
inschrijven van een meegeregistreerde, beide zijn na registratie als ongedoopt
kind of meegeregistreerde geen lid.
Het is niet mogelijk een ongedoopt kind zelfstandig in de registratie op te
nemen, er dient altijd een ouder te worden geselecteerd.
Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 8.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden.
3. Klik op de knop Inschrijven, het venster Nieuwe inschrijving opent.
Selecteer Ongedoopt kind in het veld inschrijving en klik op de knop
Volgende, het venster Partner / ouder opent.
Figuur 28: Selecteer partner of ouder
4. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken, selecteer de
juiste persoon (een van de ouders) en klik op de knop Selecteer.
Indien de geselecteerde persoon geen onderdeel uitmaakt van een PE
dan verschijnt een waarschuwing; u dient de beoogde ouder eerst toe
te kennen aan een PE. (Zie paragraaf 2.14.1 Geregistreerde toevoegen
aan een PE op pag. 98).
Het venster Persoonsgegevens opent, voer de persoonsgegevens van het
ongedoopte kind in.
38
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
Figuur 29: Persoonsgegevens
5. Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters automatisch
geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden aangepast. Vul de
overige personalia in.
6. Bij een ongedoopt kind staat ook de achternaam en het voorvoegsel vooringevuld, deze zijn overgenomen van de ouder waar dit kind bij wordt
geregistreerd, deze achternaam kan worden aangepast. Het PE-nummer
en de PE-naam waar het ongedoopte kind onderdeel van zal uitmaken zijn
eveneens al ingevuld.
7. Zet een vinkje in het veld SILA bezwaar als de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s) van het ongedoopte kind heeft aangegeven bezwaar
te maken tegen registratie van het kind bij het SILA. Hierdoor kunnen de
mutaties betreffende het kind (en later de geregistreerde) in de GBA niet
meer automatisch via SILA-berichten worden verwerkt in LRP.
8. De adresgegevens zijn automatisch overgenomen van de geselecteerde
ouder.
Desgewenst kunnen de adresgegevens worden aangepast: voer adresgegevens in (Straat en Plaats worden automatisch gecompleteerd na het
invullen van de postcode en het huisnummer)..
9. Klik op de knop Volgende.
LRP controleert of met de ingevulde persoonsgegevens er al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam en geboortedatum en postcode + huisnummer.
Er kunnen zich twee situaties voordoen:
• De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie hierna
• De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf 2.3.1.2 Inschrijven
van een bestaande geregistreerde op pag. 32.
De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het
opgegeven adres tot een bestaande sectie behoort.
10. Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties behoort
opent het venster Selecteer sectie.
ver. 3.1, december 2014
39
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
Figuur 30: Selecteer sectie
Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop Volgende, bij het ongedoopte kind wordt een Sectievoorkeur geregistreerd.
11. Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort en ook
niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster Selecteer
sectie, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop Volgende.
Bij het ongedoopte kind wordt nu zowel een sectievoorkeur als een voorkeurslidmaatschap geregistreerd.
Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van de
kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot dezelfde
gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden verbonden. Zie
voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 16.
Zie ook paragraaf 2.12.1 Registreren overschrijving naar andere gemeente op pag. 77).
12. Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm geregistreerdedossier opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.
13. Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschrevene
toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf 2.14
Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97).
14. Klik op de knop Opslaan.
Onder het tabblad Kerkelijke gegevens moet voor geregistreerden van
de Evangelisch Lutherse Gemeente het kenmerk op Evangelisch-Luthers
worden gezet om deze in het verhuisproces te behouden voor de Evangelisch
Lutherse Gemeente.
Belangrijk: een eenmaal ingevuld Evangelisch Lutherse Gemeente
in kenmerk op tabblad Kerkelijke gegevens is na het opslaan niet
meer te wijzigen!
40
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3.4
2.3
Registreren van een inschrijving
Inschrijven van een blijkgever van verbondenheid
In de Kerkorde is vastgelegd dat het mogelijk is om personen die zich niet
aansluiten bij een kerkelijke gemeente, toch op te nemen in de registratie.
Bijvoorbeeld wanneer deze personen wel graag de kerkdiensten bezoeken of
meedoen aan kerkelijke activiteiten. In het kerkorde van de Protestantse Kerk
wordt specifiek vermeld dat het pastoraat ook naar hen uitgaat. Zij hebben
dus wel recht op meeleven en pastorale zorg. De rechten en plichten die voor
overige gemeenteleden gelden, zijn op blijkgevers niet van toepassing.
Blijkgevers kunnen zijn:
• personen die in een andere wijkgemeente zijn ingeschreven (als lid,
gastlid, niet-gedoopt, blijkgever, meegeregistreerde)
• personen die niet bij een wijkgemeente binnen de PKN zijn ingeschreven
(alle mogelijkheden van kerkgenootschappen, behalve PKN)
Het ‘eigenaarschap’ van de gegevens berust bij de (wijk)gemeente waarin
de (eerste) inschrijving heeft plaatsgevonden, deze (wijk)gemeente mag als
enige wijzigingen aanbrengen op de gegevens van de geregistreerde.
Het blijkgeverschap wordt bij verhuizing buiten het gebied van de oorspronkelijke wijkgemeente niet doorgegeven aan de nieuwe wijkgemeente; de persoon
wordt automatisch voorkeurslid bij de oorspronkelijke wijkgemeente.
Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 8.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden.
3. Klik op de knop Inschrijven, het venster Nieuwe inschrijving opent.
4. Selecteer Blijkgever van verbondenheid in het veld inschrijving en klik
op de knop Volgende, het venster Persoonsgegevens opent.
Figuur 31: Persoonsgegevens
ver. 3.1, december 2014
41
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
(a) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters automatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden
aangepast. Vul de overige personalia in.
(b) Zet een vinkje in het veld SILA bezwaar als de nieuwe blijkgever heeft
aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het SILA. Hierdoor
kunnen de mutaties betreffende de blijkgever in de GBA niet meer
automatisch via SILA-berichten worden verwerkt in LRP.
(c) Voer adresgegevens in (Straat en Plaats worden automatisch gecompleteerd na het invullen van de postcode en het huisnummer).
5. Klik op de knop Volgende.
LRP controleert of met de ingevulde persoonsgegevens er al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam en geboortedatum en postcode + huisnummer.
Er kunnen zich twee situaties voordoen:
• De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie hierna
• De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf 2.3.1.2 Inschrijven
van een bestaande geregistreerde op pag. 32.
De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het
opgegeven adres tot een bestaande sectie behoort.
(a) Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties
behoort opent het venster Selecteer sectie.
Figuur 32: Selecteer sectie
Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop Volgende, bij de
geregistreerde wordt een Sectievoorkeur geregistreerd.
(b) Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort
en ook niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster
Selecteer sectie, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop
Volgende.
Bij de geregistreerde wordt nu zowel een sectievoorkeur als een voorkeurslidmaatschap geregistreerd.
Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van
de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot
dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden
verbonden. Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’,
artikel 16.
Zie ook paragraaf 2.12.1 Registreren overschrijving naar andere
gemeente op pag. 77).
42
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
(c) Indien op het opgegeven adres in LRP al leden zijn geregistreerd dan is
er mogelijk sprake van het registreren van een lid welke onderdeel is
van een bestaande PE.
Het venster Mogelijke Pastorale Eenheden opent met daarin een
overzicht van de op het opgegeven adres geregistreerde pastorale
eenheden.
Figuur 33: Mogelijke pastorale eenheden
Selecteer de PE, waar de geregistreerde aan toegevoegd moet worden,
of klik op de knop Nieuwe PE.
(d) Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm geregistreerdedossier opent. Vul de overige ontbrekende informatie
in.
(e) Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschrevene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf
2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97).
(f) Klik op de knop Opslaan.
ver. 3.1, december 2014
43
2.3
2.3.5
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
Inschrijven van een meegeregistreerde
Meegeregistreerden worden opgenomen in de registers van de Protestantse
Kerk in Nederland, om zodoende informatie te verzamelen over de samenstelling van een plaatselijke gemeente.
Meegeregistreerden komen in principe voor in gezinsverband met één of meer
protestantse leden. Zelf kunnen zij tot geen of tot een ander kerkgenootschap
behoren.
Het is dan ook niet mogelijk een meegeregistreerde zelfstandig in de registratie
op te nemen, er dient altijd een partner (zijnde ‘lid’) te worden geselecteerd.
Door vertrek uit het (protestantse) gezinsverband kan een meegeregistreerde
als ‘zelfstandig’ persoon (met PE) in de registratie voorkomen. Deze PE
is dientengevolge dan ook aangemerkt als ongeldig (Zie paragraaf 2.14.9
Ongeldige PE herstellen of verwijderen op pag. 107).
Als betrokken persoon prijs stelt op handhaving van de registratie, dan dient
betrokken persoon als ‘Blijkgever van verbondenheid’ in de registratie te
worden opgenomen. (Zie paragraaf 2.3.4 Inschrijven van een blijkgever op
pag. 41).
Als er geen band meer met de (nieuwe) gemeente is (dwz. niet als blijkgever
opgenomen kan/wil worden), dan dient de meegeregistreerde uit de registratie te worden verwijderd. Er is immers geen (wettelijke) grond meer waarop
betrokken persoon als ‘zelfstandige’ meegeregistreerde in de landelijke ledenregistratie van de Protestantse Kerk in Nederland opgenomen mag blijven.
Op deze manier wordt ook ‘vervuiling’ van de registratie voorkomen en wordt
vermeden dat er eventueel in een nieuwe gemeente opnieuw contact worden
gelegd.
Het inschrijven van een meegeregistreerde verloopt op dezelfde wijze als het
inschrijven een ongedoopt kind, beide zijn na registratie geen lid.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden.
3. Klik op de knop Inschrijven, het venster Nieuwe inschrijving opent.
4. Selecteer Meegeregistreerde in het veld inschrijving en klik op de knop
Volgende, het venster Selecteer partner of ouder in opent.
Figuur 34: Selecteer partner of ouder
44
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.3
Registreren van een inschrijving
(a) Vul de zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken.
• Selecteer de juiste partner en klik op de knop Selecteer.
• Komt de partner niet voor in het resultaat van de zoekactie dan
moet de partner eerst worden geregistreerd als lid (zie paragraaf
2.3.1 Inschrijven van een lid op pag. 25) en annuleert u deze
inschrijving van de meegeregistreerde.
Indien de geselecteerde persoon geen onderdeel uitmaakt van een
PE dan verschijnt een waarschuwing; u dient de beoogde partner
eerst toe te kennen aan een PE. (Zie paragrafen 2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE en 2.14.5 Nieuwe PE aanmaken op
pag. 98 ff.).
(b) Het venster Persoonsgegevens opent, voer de persoonsgegevens
van de meegeregistreerde in.
Figuur 35: Persoonsgegevens
(c) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters automatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden
aangepast. Vul de overige personalia in.
(d) Zet een vinkje in het veld SILA bezwaar als de nieuwe meegeregistreerde heeft aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het
SILA. Hierdoor kunnen de mutaties betreffende de meegeregistreerde
in de GBA niet meer automatisch via SILA-berichten worden verwerkt
in LRP.
(e) De gegevens van de PE zijn automatisch overgenomen van de partner.
(f) De adresgegevens zijn automatisch overgenomen van de geselecteerde
partner.
Desgewenst kunnen de adresgegevens worden aangepast: voer adresgegevens in (Straat en Plaats worden automatisch gecompleteerd na
het invullen van de postcode en het huisnummer).
(g) Klik op de knop Volgende.
LRP controleert of met de ingevulde persoonsgegevens er al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam en
geboortedatum en postcode + huisnummer.
Er kunnen zich twee situaties voordoen:
• De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie hierna
ver. 3.1, december 2014
45
2.3
Registreren van een inschrijving
Handleiding LA LRP
• De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf 2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande geregistreerde op pag. 32.
De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of
het opgegeven adres tot een bestaande sectie behoort.
(h) Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties
behoort opent het venster Selecteer sectie.
Figuur 36: Selecteer sectie
Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop Volgende, bij de
meegeregistreerde wordt een Sectievoorkeur geregistreerd.
(i) Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort
en ook niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster
Selecteer sectie, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop
Volgende.
Bij de meegeregistreerde wordt nu zowel een sectievoorkeur als een
voorkeurslidmaatschap geregistreerd.
Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van
de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot
dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden
verbonden. Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’,
artikel 16.
Zie ook paragraaf 2.12.1 Registreren overschrijving naar andere
gemeente op pag. 77).
(j) Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm geregistreerdedossier opent. Vul de overige ontbrekende informatie
in.
(k) Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschrevene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf
2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97).
(l) Klik op de knop Opslaan.
46
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.4
2.4
Wijzigen relatie met wijkgemeente
Wijzigen relatie met wijkgemeente
Als ledenadministratie (LA) kunt u de relatie van de geregistreerde tot de
wijkgemeente eenvoudig aanpassen. De volgende relaties kunnen gekozen
worden:
• lid;
• gastlid;
• ongedoopt kind;
• blijkgever van verbondenheid;
• meegeregistreerde.
De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde met kerkelijke staat
dooplid of belijdend lid is altijd lid. (voor een gastlid is de relatie gastlid).
De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde zonder kerkelijke
staat is Blijkgever, Ongedoopt kind of Meegeregistreerde.
Schematisch
Kerkelijke staat
Relatie met
wijkgemeente
Belijdend lid
Lid
Dooplid
Ongedoopt kind
zonder kerkelijke staat
Blijkgever
Meegeregistreerde
Figuur 37: Schematisch overzicht relaties met wijkgemeente
Zie voor meer informatie inzake de hier vermelde relatietypes ‘Ordinantie
2 - De gemeenten’, artikel 2, 3 ff.
ver. 3.1, december 2014
47
2.4
Wijzigen relatie met wijkgemeente
Handleiding LA LRP
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
Figuur 38: Gemeenteoverzicht
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
Figuur 39: Wijkgemeentedossier - geregistreerden
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de relatie met de
wijkgemeente moet worden bewerkt of geraadpleegd en klik op de knop
Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier verschijnt.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
48
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.4
Wijzigen relatie met wijkgemeente
Figuur 40: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde met kerkelijke
staat ‘Dooplid’ of ‘Belijdend lid’ is altijd ‘lid’. (voor een gastlid is de
relatie gastlid).
• De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde zonder kerkelijke staat is ‘Blijkgever’ (van verbondenheid), ‘Ongedoopt kind’ of
‘Meegeregistreerde’.
5. Klip op de knop Wijzig achter het veld Relatie.
(a) Indien de kerkelijke staat ‘Dooplid’ of ‘Belijdend lid’ is dan verschijnt
onderstaande melding:
Om de relatie met de wijkgemeente te wijzigen moet eerst de registratie van de doop ongedaan worden gemaakt (met de knop Wijzig
achter het veld Kerkelijke staat).
Let op: ten gevolge van het ongedaan maken van de doopregistratie is geregistreerde geen lid meer; betrokkene wordt door
middel van een uitschrijvingsbrief namens de generale synode
hiervan in kennis gesteld.
(b) Indien geen kerkelijke staat is ingevuld opent het venster Wijzig relatie tot (wijk)gemeente.
Afhankelijk van wat de huidige relatie met de wijkgemeente is worden
relevante nieuwe relaties getoond om uit te kiezen.
ver. 3.1, december 2014
49
2.4
Wijzigen relatie met wijkgemeente
Handleiding LA LRP
Figuur 41: Wijzig relatie tot (wijk)gemeente
• Wijzig in lid
Indien de huidige relatie niet ‘Lid’ is wordt deze optie getoond.
Klik op de knop Wijzig in lid om de relatie van de geregistreerde
met de wijkgemeente te veranderen in lid.
Let op: Indien geen doop geregistreerd is dient deze eerst te
worden vastgelegd. (Zie paragraaf 2.7 Registreren van een
doop op pag. 59). Hierdoor wordt de relatie met de wijkgemeente automatisch op lid gezet.
• Wijzig in gastlid
Klik op de knop Wijzig in gastlid om de relatie van de geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in Gastlid.
Zie voor een toelichting op het gastlidmaatschap ‘Ordinantie 2 De gemeenten’, artikel 3 ff.
Het wordt aangeraden om gastleden rechtstreeks als gastlid in
te schrijven via procedure 2.3.2 Inschrijven van een gastlid op
pag. 35).
• Wijzig in blijkgever
Indien de huidige relatie niet ‘Blijkgever’ is wordt deze optie getoond.
Klik op de knop Wijzig in blijkgever om de relatie van de geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in Blijkgever van
verbondenheid.
• Wijzig in meegeregistreerde
Indien de huidige relatie niet ‘Meegeregistreerde’ is wordt deze
optie getoond.
Klik op de knop Wijzig in meegeregistreerde om de relatie van
de geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in Meegeregistreerde.
• Wijzig in ongedoopt kind
Indien de huidige relatie niet ‘Ongedoopt kind’ is wordt deze optie
getoond.
Klik op de knop Wijzig in ongedoopt kind om de relatie van de
geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in Ongedoopt
kind.
50
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.5
2.5
Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier
Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor het geregistreerdedossier moet worden bewerkt of geraadpleegd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
Figuur 42: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens
In het geregistreerdedossier staan de gegevens van de geselecteerde persoon ingedeeld naar ‘categorie’:
• burgerlijke gegevens;
• kerkelijke gegevens;
• gegevens inzake de PE;
• publieke en persoonlijke notities;
• deelnames aan groepen, vrije gebied, selecties, etc;
• historische gegevens;
• contactmomenten;
• SILA-berichten.
ver. 3.1, december 2014
51
2.5
Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier
Handleiding LA LRP
4. Met behulp van de knop Afdrukken persoonskaart kan de persoonskaart
van een enkele geregistreerde direct worden afgedrukt (naar PDF).
5. Onder tabblad Pastorale eenheid kan de PE-kaart van een enkele persoon
of PE eenvoudig rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier worden afgedrukt.
Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt moet
een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE. Voor zover
mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PE-lid afgedrukt, de
gegevens in de velden waarachter een sterretje staat zijn die van het PEhoofd.
52
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.6
2.6
Registreren huwelijk / partnerschap
Registreren van een huwelijk / partnerschap
In deze procedure wordt geen onderscheid gemaakt tussen een huwelijk en
een geregistreerd partnerschap. Daar waar ‘huwelijk’ staat geschreven kan
ook ‘geregistreerd partnerschap’ worden gelezen.
Indien voor de geregistreerde geen Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een verbintenis vanuit de
GBA via SILA automatisch in LRP worden geregistreerd. Hiervan wordt
melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van
LRP. Zie paragraaf 2.2 Meldingen op pag. 20.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de verbintenis
moet worden geregistreerd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier verschijnt.
Figuur 43: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens
4. Klik op de knop Wijzig achter het veld Burgerlijke staat, het venster Wijzig burgerlijke staat opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke
staat, afwijken).
ver. 3.1, december 2014
53
2.6
Registreren huwelijk / partnerschap
Handleiding LA LRP
Figuur 44: Wijzig burgerlijke staat
5. Klik op de knop Registreer huwelijk, het venster Registreer huwelijk
opent.
Figuur 45: Registreer huwelijk
6. Indien de partner niet geregistreerd wenst te worden in LRP wordt het vakje
Partner gegevens ontbreken/onbekend aangevinkt.
7. Indien de partner in LRP geregistreerd is binnen de wijkgemeente klik dan
op de knop
naast het veld Binnen wijkgemeente.
Het venster Selecteer persoon opent.
Figuur 46: Selecteer persoon
Vul de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken. Als het zoekresultaat de
gewenste persoon bevat selecteer deze met de muis en klik vervolgend op
de knop Selecteer.
54
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.6
Registreren huwelijk / partnerschap
8. Indien de partner in LRP is geregistreerd buiten de wijkgemeente klik dan op
de knop Selecteer persoon achter het veld Buiten de wijkgemeente.
Het venster Zoek partner binnen Kerkelijk register opent.
Figuur 47: Zoek partner binnen Kerkelijk register
9. Vul de Minimale zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Naast de
(achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de postcode
of de straat een verplicht veld.
Als het zoekresultaat de gewenste persoon bevat selecteer deze met de
muis en klik vervolgend op de knop Selecteer.
Het is belangrijk dat de minimale zoekcriteria correct en volledig worden
ingevuld, het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. (Zie ook paragraaf
2.23 Raadplegen kerkelijk register op pag. 150).
Komt de partner niet voor in het resultaat van de zoekactie dan moet de
partner eerst worden geregistreerd (zie hiervoor paragraaf 2.3.5 Inschrijven
van een meegeregistreerde op pag. 44) en annuleert u deze registratie van
het huwelijk, of u registreert in het scherm Registreer huwelijk dat de
gevevens van de partner ontbreken/onbekend zijn.
10. Vul het veld Huwelijksdatum in.
11. Indien het huwelijk ook kerkelijk is ingezegend wordt het vakje Kerkelijke
inzegening aangevinkt. Het venster Registreer huwelijk opent verder.
ver. 3.1, december 2014
55
2.6
Registreren huwelijk / partnerschap
Handleiding LA LRP
Figuur 48: Registreer (kerkelijk) huwelijk
• Vul het veld Datum kerkelijke inzegening in.
• De gezindte van de kerkelijke inzegening is ‘Protestants’ indien de
inzegening van het huwelijk in een gemeente van de Protestantse Kerk
in Nederland heeft plaatsgevonden.
Vul het veld Wijkgemeente inzegening met een keuze uit de lijst
met wijkgemeente met behulp van de knop Selecteer.
Figuur 49: Selecteer wijkgemeente
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in
en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
In het veld Wijkgemeente inzegening staat standaard de wijkgemeentenaam van de wijkgemeente van waaruit het huwelijk/partnerschap geregistreerd wordt. Als de kerkelijke inzegening
buiten de wijkgemeente heeft plaatsgevonden klik dan op de knop
Selecteer achter het veld Wijkgemeente inzegening en zoek en
selecteer de juiste wijkgemeente.
• Indien de gezindte van de kerkelijke inzegening niet ‘Protestants’
is moet voor ‘Overige’ gezindte gekozen worden. Het veld Overige
gezindte verschijnt.
Klik op de knop Selecteer achter het veld Overige gezindte, het
venster Selecteer kerkelijke gezindte opent.
56
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.6
Registreren huwelijk / partnerschap
Figuur 50: Selecteer kerkelijke gezindte
• Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van inzegening
en klik op de knop Selecteer.
• Klik op de knop Opslaan. Klik op de melding ‘De wijziging van de
burgerlijke staat is geregistreerd’. U keert terug naar het Geregistreerdedossier.
Door het registreren van het huwelijk staat in het tabblad Pastorale eenheid de persoon van waaruit het huwelijk is geregistreerd als Hoofd van
het PE en de toegevoegde partner als partner in de pastorale eenheid (PE)
geregistreerd.
LRP heeft de volgende uitgevoerd:
• eerst wordt gecontroleerd of beide partners al tot dezelfde PE behoren.
Indien dit zo is dan wordt geen nieuwe PE gecreëerd;
• er wordt gecontroleerd of een van beide partners al PE hoofd is. Zo ja,
dan wordt de partner toegevoegd; zo niet dan
• wordt een nieuwe PE gecreëerd waarvan de persoon van waaruit het
huwelijk is geregistreerd het hoofd van de nieuwe PE wordt en de
partner als partner aan de nieuwe PE wordt toegevoegd.
Let op: de afzonderlijke PE’s waarin de betreffende personen zich eerder
bevonden blijven bestaan!
Bepaal welke PE’s gehandhaafd moeten blijven en welke overbodige
PE’s kunnen worden verwijderd. Zie voor meer informatie omtrent PE’s
paragraaf 2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97.
12. Klik op de knop Opslaan.
In het tabblad Geschiedenis staat het huwelijk (en eventuele eerder verbintenissen) geregistreerd onder het kopje Verbintenissen.
Figuur 51: Geregistreerdedossier - geschiedenis
ver. 3.1, december 2014
57
2.6
Registreren huwelijk / partnerschap
Handleiding LA LRP
Indien sprake is van een verbintenis van het type Onbekend dan dient
onder het kopje Verbintenissen met behulp van de knop Wijzig type
verbintenis een keus te worden gemaakt uit ‘Huwelijk’, ‘Geregistreerd
partnerschap’, ‘Samenwonen’ of ‘Onbekend’
In het tabblad Burgerlijke gegevens is het veld Achternaam partner nu gevuld met de achternaam van de partner waarmee het huwelijk geregistreerd is.
In het veld Naamgebruik moet worden geselecteerd hoe de partner aangeschreven wil worden. Dit is bepalend voor de Aanschrijfnaam van de getrouwde
partner. De mogelijkheden zijn:
• eigen achternaam;
• achternaam echtgeno(o)t(e);
• achternaam echtgeno(o)t(e) voor de eigen achternaam;
• achternaam echtgeno(o)t(e) na de eigen achternaam
Afhankelijk van wat door de lokaal beheerder (LB) bij de signaleringen van de wijkgemeente staat ingesteld (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.13.12
Signaleringen op pag. 77) wordt het zojuist geregistreerde huwelijk bij de meldingen getoond van de opgegeven gebruikers.
2.6.1
Registratie huwelijk / partnerschap ongedaan maken
Een onterecht geregistreerd huwelijk kan vanuit het geregistreerdedossier
worden gecorrigeerd. (Deze functie is niet bedoeld voor het registreren van
een echtscheiding.)
1. Klik op de knop Wijzig naast het veld Burgerlijke staat, het venster Wijzig
burgerlijke staat opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat,
afwijken).
Figuur 52: Wijzig burgerlijke staat
2. Selecteer onder het kopje Selecteer de ongedaan te maken actie uit de
lijst de actie ‘Huwelijk’ en klik op de knop Maak ongedaan. De registratie
van het huwelijk wordt nu ongedaan gemaakt.
Let op: na het ongedaan maken van de registratie van het huwelijk
moeten de wijzigingen in het naamgebruik van de geregistreerde en de
gezinsnaam en de samenstelling van de PE(’s) handmatig beoordeeld
en gecorrigeerd worden.
58
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.7
2.7
Registreren van een doop
Registreren van een doop
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvan de doop moet
worden geregistreerd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
Figuur 53: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
5. Klik op de knop Wijzig naast het veld Kerkelijke staat, het venster Wijzig
kerkelijke staat opent.
Figuur 54: Wijzig kerkelijke staat - doop
6. Klik op de knop Registreer doop, het venster Registreer doop opent.
ver. 3.1, december 2014
59
2.7
Registreren van een doop
Handleiding LA LRP
Figuur 55: Registreer doop
(a) Vul het veld Doopdatum in.
Belangrijk: indien de doop niet langer dan 2 jaar geleden heeft
plaatsgevonden in de ’eigen’ wijkgemeente dan is de doopdatum
verplicht, in alle andere gevallen is de doopdatum niet verplicht.
(b) Indien de doop in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland
is bediend moet in het veld Gezindte gekozen worden voor ‘Protestants’. Klik vervolgens op de knop Selecteer naast het veld Wijkgemeente als de doop niet in de vooringevulde wijkgemeente bediend
is. Het venster Selecteer wijkgemeente opent.
Figuur 56: Selecteer wijkgemeente
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in
en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
(c) Indien de doop niet in een gemeente van de Protestantse Kerk in
Nederland is bediend moet in het veld Gezindte gekozen worden voor
‘Overige’, het veld Overige Gezindte verschijnt. Klik op de knop
Selecteer naast het veld Overige Gezindte, het venster Selecteer
doopgezindte opent.
60
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.7
Registreren van een doop
Figuur 57: Selecteer kerkelijke gezindte
(d) Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de doop en
klik op de knop Selecteer.
Vul vervolgens de naam in van de doopgemeente.
(e) Klik op de knop Opslaan, het scherm Geregistreerdedossier opent.
Eenmaal ingevuld kan de registratie van de bediening van de doop eenvoudig
gewijzigd en eventueel ongedaan gemaakt worden met de knop Wijzig
achter het veld Kerkelijke staat.
Let op: ten gevolge van het ongedaan maken van de doopregistratie
is geregistreerde geen lid meer; betrokkene wordt door middel van
een uitschrijvingsbrief namens de generale synode hiervan in kennis
gesteld.
7. Klik op de knop Opslaan om de gegevens van de doop te bewaren.
ver. 3.1, december 2014
61
2.8
2.8
Registreren van een belijdenis
Handleiding LA LRP
Registreren van een belijdenis
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvan de belijdenis moet
worden geregistreerd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
Figuur 58: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
5. Klik op de knop Wijzig naast het veld Kerkelijke staat, het venster Wijzig
kerkelijke staat opent.
Figuur 59: Wijzig kerkelijke staat
6. Klik op de knop Registreer belijdenis, het venster Registreer belijdenis
opent.
62
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.8
Registreren van een belijdenis
Figuur 60: Registreer belijdenis
• Vul het veld Belijdenisdatum in. De belijdenisdatum is verplicht bij
het registreren van een belijdenis.
• Indien de belijdenis in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland is gedaan moet in het veld Gezindte gekozen worden voor
‘Protestants’. Klik vervolgens op de knop Selecteer naast het veld
Wijkgemeente als de belijdenis niet in de vooringevulde wijkgemeente
is gedaan. Het venster Selecteer wijkgemeente opent.
Figuur 61: Selecteer wijkgemeente
◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in
en klik op de knop Zoeken.
◦ Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop Selecteer.
• Indien de belijdenis niet in een gemeente van de Protestantse Kerk
in Nederland is gedaan moet in het veld Gezindte gekozen worden
voor ‘Overige’, het veld Overige Gezindte verschijnt. Klik op de knop
Selecteer naast het veld Overige Gezindte, het venster Selecteer
kerkelijke gezindte opent.
ver. 3.1, december 2014
63
2.8
Registreren van een belijdenis
Handleiding LA LRP
Figuur 62: Selecteer kerkelijke gezindte
• Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van belijdenis
en klik op de knop Selecteer.
Vul vervolgens de naam in van de Gemeente van belijdenis.
• Klik op de knop Opslaan, het scherm Geregistreerdedossier opent.
7. Klik op de knop Opslaan om de gegevens van de belijdenis te bewaren.
64
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP 2.9
2.9
Registreren echtscheiding / beëindiging partnerschap
Registreren van een echtscheiding / beëindiging partnerschap
In deze paragraaf wordt geen onderscheid gemaakt tussen een echtscheiding
(ontbintenis ten gevolge van een echtscheiding) en een beëindiging van een
geregistreerd partnerschap. Daar waar echtscheiding staat geschreven kan
ook beëindiging geregistreerd partnerschap worden gelezen.
Indien voor de geregistreerde(n) geen Stichting Interkerkelijke Leden
Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een ontbintenis vanuit
de GBA via SILA automatisch in LRP worden geregistreerd. Hiervan wordt
melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van
LRP. Zie paragraaf 2.2 Meldingen op pag. 20.
Mede met het oog op de juistheid van de gegevens is het is aan te
raden een echtscheiding automatisch door LRP te laten registreren naar
aanleiding van een melding vanuit de GBA (via SILA).
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de echtscheiding
moet worden geregistreerd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
Figuur 63: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens
ver. 3.1, december 2014
65
2.9
Registreren echtscheiding / beëindiging partnerschap Handleiding LA LRP
4. Klik op de knop Wijzig naast het veld Burgerlijke staat, het venster Wijzig
burgerlijke staat opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat,
afwijken).
Figuur 64: Wijzig burgerlijke gegevens
5. Klik op de knop Registreer echtscheiding, het venster Registreer echtscheiding opent.
Figuur 65: Registreer echtscheiding
6. Vul het veld Datum echtscheiding in en klik op de knop Voltooien. Indien de persoon waarvoor de echtscheiding wordt geregistreerd onderdeel
uitmaakt van een pastorale eenheid (PE) dan opent het venster Selecteer
personen voor nieuwe PE.
Figuur 66: Selecteer personen voor nieuwe PE
7. Bij het registreren van een echtscheiding kan automatisch een nieuwe PE
worden gecreëerd voor één van beide partners. Selecteer alle perso(o)n(en)
die in de nieuwe PE terecht moeten komen.
66
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP 2.9
Registreren echtscheiding / beëindiging partnerschap
Registratie van een echtscheiding voor een PE / gezin zonder kinde-
ren.
Selecteer één van beide partners waarvoor een nieuwe PE moet worden
aangemaakt.
Registratie van een echtscheiding voor een PE / gezin met kinderen.
Selecteer de partner waarvoor een nieuwe PE moet worden gemaakt.
Indien bekend dienen ook de kinderen te worden toegewezen aan de
juiste PE! (Al dan niet selecteren voor de nieuw te vormen PE).
Belangrijk: ten gevolge van de echtscheiding kan een ongeldige PE
ontstaan als één van beide partners als meegeregistreerde alleen in
de PE achterblijft.
Zie de paragrafen 2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97
en 2.3.5 Inschrijven van een meegeregistreerde op pag. 44 hoe verder
te handelen inzake de PE en het meegeregistreerdschap.
8. Klik op de knop Maak nieuwe PE aan voor selectie.
Klik vervolgens op de melding ‘Er is een nieuwe PE aangemaakt voor de
geselecteerde perso(o)n(en)’.
Figuur 67: Melding nieuwe PE
Controleer zo nodig de samenstelling van de oude en nieuwe PE en corrigeer
eventueel de relaties binnen de PE.
9. Klik op de knop Opslaan.
2.9.1
Registratie echtscheiding ongedaan maken
Een onterecht geregistreerde echtscheiding kan vanuit het geregistreerdedossier worden gecorrigeerd.
1. Klik op de knop Wijzig naast het veld Burgerlijke staat, het venster Wijzig
burgerlijke staat opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat,
afwijken).
Figuur 68: Wijzig burgerlijke staat
ver. 3.1, december 2014
67
2.9
Registreren echtscheiding / beëindiging partnerschap Handleiding LA LRP
2. Selecteer onder het kopje Selecteer de ongedaan te maken actie uit
de lijst de actie ‘Echtscheiding’ en klik op de knop Maak ongedaan. De
registratie van de echtscheiding wordt nu ongedaan gemaakt.
Let op: na het ongedaan maken van de registratie van de echtscheiding
moeten de wijzigingen in het naamgebruik van de geregistreerde en de
gezinsnaam en de samenstelling van de PE(’s) handmatig beoordeeld
en gecorrigeerd worden.
68
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.10
2.10
Registreren van overlijden
Registreren van overlijden
Indien voor de geregistreerde geen Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een overlijden vanuit de GBA
via SILA automatisch in LRP worden geregistreerd. Van het overlijden wordt
melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van LRP.
Zie paragraaf 2.2 Meldingen op pag. 20.
Mede met het oog op de juistheid van de gegevens is het is aan te raden het
overlijden automatisch door LRP te laten registreren naar aanleiding van een
melding vanuit de GBA (via SILA).
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvan het overlijden moet
worden geregistreerd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
Figuur 69: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens
4. Klik op de knop Wijzig achter het veld Burgerlijke staat, het venster Wijzig burgerlijke staat opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke
staat, afwijken).
ver. 3.1, december 2014
69
2.10
Registreren van overlijden
Handleiding LA LRP
Figuur 70: Wijzig burgerlijke staat
5. Klik op de knop Registreer overlijden (of klik op de knop Registreer
overlijden partner, als de partner van de geselecteerde is overleden). Het
venster Registreer overlijden opent.
Figuur 71: Registreer overlijden
6. Het veld Datum van overlijden en het veld Plaats van overlijden zijn ingevuld en kunnen desgewenst gewijzigd worden. Klik op de knop Voltooien.
Klik op de melding ‘Het overlijden van . . . is geregistreerd’.
Belangrijk: Indien er een pastorale eenheid (PE) is ontstaan die ongeldig
is, omdat de PE leeg is of omdat alleen een meegeregistreerde in de
PE overblijft, opent het venster Pastorale eenheid.
Figuur 72: Pastorale eenheid
Verwijder de lege PE of maak de PE weer geldig door de meegeregistreerde om te zetten in blijkgever door te klikken op de knop Zet
om als blijkgever of, desgewenst te verwijderen uit LRP met de knop
Verwijderen uit LRP. (Bij het verwijderen uit LRP wordt geen uitschrijvingsbrief aangemaakt.)
Zie paragraaf 2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97 hoe
verder te handelen.
De PE die nu ontstaat bevat nu niet meer de overledene.
70
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.10
Registreren van overlijden
7. Klik op de knop Opslaan om de registratie van het overlijden te bewaren.
2.10.1
Registratie van overlijden ongedaan maken
Een onterechte registratie van een overlijden kan vanuit het geregistreerdedossier worden gecorrigeerd. (U vindt de ten onrechte als overleden
geregistreerde persoon in het geregistreerdenoverzicht onder het tabblad
Historie)
1. Klik op de knop Wijzig naast het veld Burgerlijke staat, het venster Wijzig
burgerlijke staat opent.
Figuur 73: Wijzig burgerlijk staat - ongedaan maken
2. Selecteer onder het kopje Selecteer de ongedaan te maken actie uit
de lijst de actie ‘Overlijden’ of ‘Overlijden partner’ en klik op de knop Maak
ongedaan. De registratie van het overlijden wordt nu ongedaan gemaakt.
Let op: na het ongedaan maken van de registratie van het overlijden
moeten de wijzigingen in het naamgebruik van de geregistreerde en de
gezinsnaam en de samenstelling van de PE(’s) handmatig beoordeeld
en gecorrigeerd worden.
ver. 3.1, december 2014
71
2.11
2.11
Registreren van een verhuizing
Handleiding LA LRP
Registreren van een verhuizing
Indien de verhuizing bij het hoofd van de pastorale eenheid (PE) (PE-hoofd)
wordt geregistreerd kan de gehele PE meeverhuisd worden. Via het icoontje
in het geregistreerdenoverzicht kan eenvoudig bepaald worden wie binnen
het gezin het PE-hoofd is. Als niet de gehele PE verhuist, moeten, waar van
toepassing, de overige leden van de PE apart verhuisd worden.
Indien voor de geregistreerde(n) geen Stichting Interkerkelijke Leden
Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een verhuizing vanuit
de GBA via SILA automatisch in LRP worden geregistreerd. Hiervan wordt
melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van
LRP. Zie paragraaf 2.2 Meldingen op pag. 20.
Mede met het oog op de juistheid van de gegevens is het is aan te raden
een verhuizing automatisch door LRP te laten registreren naar aanleiding
van een melding vanuit de GBA (via SILA).
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de verhuizing moet
worden geregistreerd en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
Figuur 74: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens
72
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.11
Registreren van een verhuizing
4. Klik op de knop Wijzig naast het veld Huisletter, het venster Verhuizen
opent.
Figuur 75: Verhuizen
5. Pas eventueel de Verhuisdatum aan.
Een tijdelijke verhuizing dient u in het geregistreerdedossier vast
te leggen onder het veld Tijdelijk adres nadat u een vinkje heeft
geplaatst in het veld Tijdelijk adres.
6. Vul onder Nieuw adres de postcode en het huisnummer (en de huisletter) in. Klik op de knop Completeer, het adres wordt nu aangevuld vanuit
de landelijke postcodetabel.
7. Indien de persoon waarvoor de verhuizing wordt geregistreerd PE hoofd is
staan onder het kopje Overige PE leden binnen PE waarvan PE hoofd
de geregistreerden vermeld die deel uit maken van dezelfde PE waarvan de
verhuizende persoon PE-hoofd is.
Figuur 76: Verhuizen - overige PE-leden meeverhuizen
8. Zet een vinkje in het veld Meeverhuizen om deze geregistreerden in de
verhuizing mee te nemen.
Wordt het vinkje niet gezet, dan verhuist alleen het PE-hoofd en moeten,
waar van toepassing, de overige leden van de PE apart verhuisd worden.
ver. 3.1, december 2014
73
2.11
Registreren van een verhuizing
Handleiding LA LRP
9. Klik op de knop Voltooien.
Klik op de melding ‘Het verhuisproces is voltooid’. Als een verhuisdatum in de
toekomst is ingevuld eindigt het verhuisproces met de melding ‘Verhuizing
is ingepland voor dag en datum’.
Verhuizing buiten de wijkgemeente
Indien het een verhuizing betreft naar een adres buiten de wijkgemeente
dan opent het venster Verhuizing buiten wijkgemeentegebied.
Figuur 77: Verhuizing buiten wijkgemeentegebied
Hier is het mogelijk om de geregistreerde als blijkgever van verbondenheid
aan de (wijk)gemeente te behouden door een vinkje te zetten in het veld
Behouden als blijkgever.
Een tijdelijke verhuizing dient u in het geregistreerdedossier vast
te leggen onder het veld Tijdelijk adres nadat u een vinkje heeft
geplaatst in het veld Tijdelijk adres.
10. Klik op de knop Voltooien.
11. Het verhuisrapport opent. Hierin staan de gegevens van de verhuizing
vermeld.
12. Klik op de knop Sluiten.
Verhuis, indien van toepassing, de overige PE-leden; controleer indien noodzakelijk
de samenstelling van de PE en pas deze desgewenst aan zoals beschreven in
paragraaf 2.14.7 Herstellen van een PE na een verhuizing op pag. 105.
Verhuizing naar buitenland
1. Indien de persoon waarvoor de verhuizing wordt geregistreerd naar het
buitenland verhuist dient u een vinkje te plaatsen in het veld Buitenland.
De volgende velden komen ter beschikking.
Figuur 78: Verhuizen - buitenland
74
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.11
Registreren van een verhuizing
Bij het invullen van het land worden al tijdens het intypen van de eerste
tekens alle corresponderende landen in een lijst getoond. (Dit wordt ‘incremental search’ genoemd.)
Bij een verhuizing naar het buitenland (eventueel via een Gemeentelijke Basis
Administratie (GBA) ⇒ SILA mutatie) blijft het gemeentelid in de oorspronkelijke
wijkgemeente geregistreerd.
Het kan voorkomen dat uw gemeente een naar het buitenland vertrokken persoon
niet in de registratie wil houden. In dat geval kan de ledendesk zorg dragen
voor ‘verwijdering’ (niet uitschrijving, er wordt geen brief aangemaakt) van het
betreffende geregistreerde uit de registratie van úw (wijk)gemeente.
Wanneer de betreffende persoon zich weer in Nederland vestigt en voor de
betreffende persoon geen SILA bezwaar is vastgelegd, dan wordt hij/zij op basis
van een GBA ⇒ SILA mutatie weer in de juiste gemeente geplaatst. Ook bij het
handmatig inschrijven via het kerkelijk register kan de betreffende persoon dan
weer teruggevonden worden.
Let op: gelieve een naar het buitenland vertrokken gemeentelid niet uit te
schrijven.
(Bij uitschrijving wordt het betreffende gemeentelid afgemeld bij SILA ⇒ GBA,
waardoor er bij terugkeer in Nederlands geen heropname in de gemeente
van vestiging plaatsvindt).
• Tip: indien gewenst kunnen gemeenteleden met een buitenlands adres via
de selectiecriteria (Buitenland > Uitsluiten) van selectie worden uitgesloten.
ver. 3.1, december 2014
75
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LA LRP
2.12
2.12.1
2.12
Registreren van een overschrijving
Registreren van een overschrijving
Registreren overschrijving naar andere gemeente
Men spreekt van voorkeurslidmaatschap indien een lid een sterke verbintenis voelt met en ingeschreven wenst te worden bij een kerkelijke gemeente
die zich buiten de gemeente bevindt waar hij geografisch toe behoort. Het
betreffende lid kan voorkeurslid worden van die betreffende gemeente.
Als de voorkeursgemeente op een ander grondgebied ligt, heeft men hiervoor de goedkeuring van de betrokken kerkenraden nodig.
Als de voorkeursgemeente op hetzelfde grondgebied ligt, hoeft men alleen
zijn wens kenbaar te maken aan de kerkenraad van de voorkeursgemeente.
Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 16 vanaf 174
en ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk’, artikel 5 ff. vanaf pag. 188.
Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden
standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de ledenadministratie (LA).
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek tot
overschrijving naar een andere gemeente geregistreerd moet worden en
klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
Figuur 79: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
ver. 3.1, december 2014
77
2.12
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
5. Klik op de knop Wijzig naast het veld Gemeente, indien er niet nog/al een
lopende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster
Verzoek tot overschrijven.
Figuur 80: Verzoek tot overschrijven
6. Klik op de knop naast het veld Naar gemeente, het venster Selecteer
gemeente opent.
Figuur 81: Selecteer gemeente
7. Vul één of meer zoekcriteria in van de gemeente waar de geregistreerd naar
overgeschreven wil worden en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste gemeente en klik daarna op de knop Selecteer.
8. Klik in het veld Naar wijkgemeente en selecteer uit de lijst de betreffende
wijkgemeente.
9. Geef de motivatie op van de geregistreerde om zich te laten overschrijven.
Deze motivatie wordt ook getoond bij de ontvangende gemeente in het
overzicht lopende overschrijvingen. Zie paragraaf 2.12.5 Accorderen overschrijving door ontvangende gemeente op pag. 88.
78
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.12
Registreren van een overschrijving
10. Indien van toepassing staan onder Overige PE leden binnen de PE waarvan geregistreerde PE hoofd is de geregistreerden vermeld waarvan de
persoon die overgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet een vinkje in het
veld Mee overschrijven om deze geregistreerden in de overschrijving mee
te nemen. Wordt geen vinkje gezet, dan wordt het verzoek tot overschrijving
alleen voor de geregistreerde gedaan.
11. Klik op de knop Verzenden, klik vervolgens op de melding ‘Het verzoek tot
overschrijven van . . . ’.
12. Klik op de knop Opslaan.
13. Open in het menu Ledenadministratie het onderdeel Lopende overschrijvingen, hierin staat onder het tabblad Verzonden verzoeken, onder de Vertrekkende leden het verzoek tot overschrijving van de zojuist
uitgevoerde overschrijving.
Figuur 82: Lopende overschrijvingen - verzonden verzoeken
Deze melding verdwijnt zodra het verzoek tot overschrijving door de ledenadministrateur (LA) van de ontvangende gemeente gehonoreerd is.
Indien door de ontvangende gemeente ten aanzien van een verzoek tot
overschrijving niet binnen 30 dagen actie wordt ondernomen zal dit verzoek
automatisch gehonoreerd worden. Dit geldt ook voor gemeenten die geen
gebruik maken van LRP.
Geregistreerden waarvoor nog/al een overschrijving loopt kunnen niet (nogmaals) overgeschreven worden.
• Tussentijdse wijzigingen in het geregistreerdedossier, mutaties vanuit Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) of tussentijdse uitschrijving
kunnen tot gevolg hebben dat de overschrijving niet wordt uitgevoerd.
• Een geregistreerde waarvoor de overschrijving door de ontvangende gemeente is geweigerd wordt niet vanuit de latende gemeente overgeschreven.
Zie ook paragraaf 2.12.3 Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente
op pag. 83 en paragraaf 2.12.4 Registreren overschrijving naar andere sectie op
pag. 86
ver. 3.1, december 2014
79
2.12
2.12.2
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
Registreren overschrijving vanuit andere gemeente
Men spreekt van voorkeurslidmaatschap indien een lid een sterke verbintenis voelt met en ingeschreven wenst te worden bij een kerkelijke gemeente
die zich buiten de gemeente bevindt waar hij geografisch toe behoort. Het
betreffende lid kan voorkeurslid worden van die betreffende gemeente.
Als de voorkeursgemeente op een ander grondgebied ligt, heeft men hiervoor de goedkeuring van de betrokken kerkenraden nodig.
Als de voorkeursgemeente op hetzelfde grondgebied ligt, hoeft men alleen
zijn wens kenbaar te maken aan de kerkenraad van de voorkeursgemeente.
Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 16 vanaf 174
en ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk’, artikel 5 ff. vanaf pag. 188.
Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden
standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de LA.
1. Open Kerkelijk register in het menu Ledenadministratie. Het scherm
Kerkelijk register opent.
Figuur 83: Kerkelijk register
2. Vul de Minimale zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek
tot overschrijving naar de eigen gemeente wordt geregistreerd en klik op
de knop Zoeken. Naast de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en
geboortedatum is de postcode of de straat een verplicht veld.
Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig.
Indien de melding ‘Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoekcriteria . . . ’ verschijnt dan moeten meer zoekcriteria (voorletter, voornamen,
roepnaam) worden opgegeven.
3. Onder het kopje zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde en
worden de knoppen Overschrijven en Maak blijkgever zichtbaar.
Optie Overschrijven
80
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.12
Registreren van een overschrijving
4. Klik op de knop Overschrijven om bij de LA van de latende gemeente een
verzoek tot overschrijving van de gevonden geregistreerde in te dienen. Het
venster Verzoek tot overschrijven opent.
Figuur 84: Verzoek tot overschrijven
5. Klik in het veld Naar gemeente en selecteer de juiste (in de regel de eigen)
gemeente. Vul in het venster Selecteer gemeente de gegevens van de
eigen gemeente en klik op de knop Zoeken en daarna op Selecteer.
Figuur 85: Selecteer gemeente
6. Klik in het veld Naar wijkgemeente en selecteer de betreffende wijkgemeente uit de lijst.
7. Klik in het veld Naar sectie en selecteer de juiste sectie uit de lijst.
8. Geef de motivatie op voor de aangevraagde overschrijving.
Deze motivatie wordt ook getoond bij de latende gemeente in het overzicht
lopende overschrijvingen.
9. Klik op de knop Verzenden. Klik op de melding ‘Het verzoek tot overschrijven van . . . ’.
Dit verzoek tot overschrijving is verzonden aan de LA van de latende gemeente en verschijnt automatisch in zijn/haar meldingen om verder afgehandeld en uiteindelijk wel of niet gehonoreerd te worden.
10. Klik op de knop Annuleren om het kerkelijke register te sluiten.
ver. 3.1, december 2014
81
2.12
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
Optie Blijkgever
Op dezelfde manier kan vanuit het kerkelijk register een geregistreerde bij de
eigen gemeente ingeschreven worden als Blijkgever van verbondenheid met
behulp van de knop Maak blijkgever.
Figuur 86: Maak blijkgever van verbondenheid
82
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.12.3
2.12
Registreren van een overschrijving
Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente
Men spreekt van voorkeurslidmaatschap indien een lid een sterke verbintenis voelt met en ingeschreven wenst te worden bij een kerkelijke gemeente
die zich buiten de gemeente bevindt waar hij geografisch toe behoort. Het
betreffende lid kan voorkeurslid worden van die betreffende gemeente.
Als de voorkeursgemeente op een ander grondgebied ligt, heeft men hiervoor de goedkeuring van de betrokken kerkenraden nodig.
Als de voorkeursgemeente op hetzelfde grondgebied ligt, hoeft men alleen
zijn wens kenbaar te maken aan de kerkenraad van de voorkeursgemeente.
Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 16 vanaf 174
en ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk’, artikel 5 ff. vanaf pag. 188.
Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden
standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de LA.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek tot
overschrijving naar een andere wijkgemeente geregistreerd moet worden
en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
Figuur 87: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
ver. 3.1, december 2014
83
2.12
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
5. Klik op de knop Wijzig naast het veld Wijkgemeente, indien er geen lopende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster
Verzoek tot overschrijven.
Figuur 88: Verzoek tot overschrijven
6. Klik in het veld Naar wijkgemeente en selecteer de betreffende wijkgemeente uit de lijst. (De eigen gemeente is reeds ingevuld, aangezien het
om een overschrijving naar een andere wijkgemeente gaat).
7. Geef de motivatie op van de geregistreerde om zich te laten overschrijven.
Deze motivatie wordt ook getoond bij de ontvangende wijkgemeente in
het overzicht lopende overschrijvingen. Zie paragraaf 2.12.5 Accorderen
overschrijving door ontvangende gemeente op pag. 88.
8. Indien van toepassing staan onder Overige PE leden binnen de PE waarvan geregistreerde PE hoofd is de geregistreerden vermeld waarvan de
persoon die overgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet een vinkje in het
veld Mee overschrijven om deze geregistreerden in de overschrijving mee
te nemen. Wordt geen vinkje gezet, dan wordt het verzoek tot overschrijving
alleen voor de geregistreerde gedaan.
9. Klik op de knop Verzenden, klik vervolgens op de melding ‘Het verzoek tot
overschrijven van . . . ’.
Dit verzoek tot overschrijving is verzonden aan de LA van de ontvangende
wijkgemeente en verschijnt automatisch in zijn/haar meldingen om verder
afgehandeld te worden.
Indien door de ontvangende wijkgemeente ten aanzien van een verzoek tot
overschrijving niet binnen 30 dagen actie wordt ondernomen zal dit verzoek
automatisch gehonoreerd worden.
10. Klik op de knop Opslaan.
Zie ook paragraaf 2.12.1 Registreren overschrijving naar andere gemeente
84
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.12
Registreren van een overschrijving
op pag. 77 en paragraaf 2.12.4 Registreren overschrijving naar andere
sectie op pag. 86
ver. 3.1, december 2014
85
2.12
2.12.4
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
Registreren overschrijving naar andere sectie
Bij het wijzigen van sectie is er geen sprake van een formele overschrijving
omdat de wijkgemeente hetzelfde blijft. Bij het overschrijven van een sectie
naar een andere sectie is meestal sprake van sectievoorkeur. Indien de
wijziging van sectie bij het hoofd van de pastorale eenheid (PE) (PE-hoofd)
wordt geregistreerd kan de hele PE mee overgeschreven worden. Via het
icoontje in het geregistreerdenoverzicht kan eenvoudig bepaald worden wie
binnen het gezin het PE-hoofd is.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek tot
wijziging van sectie geregistreerd moet worden en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
Figuur 89: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
5. Klik op de knop Wijzig naast het veld Sectie, indien er geen lopende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster Wijzig sectie.
86
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.12
Registreren van een overschrijving
Figuur 90: Wijzig sectie
6. Klik in het veld Naar sectie en selecteer de betreffende sectie uit de lijst.
Voor plaatsing in een andere sectie is geen opgave van motivatie nodig.
7. Indien van toepassing staan onder Overige PE leden binnen de PE waarvan geregistreerde PE hoofd is de geregistreerden vermeld waarvan
de persoon die in een andere sectie geplaatst wil worden PE-hoofd is. Zet
een vinkje in het veld Meenemen om deze geregistreerden mee te nemen
naar de andere sectie. Worden deze geregistreerden niet meegenomen dan
zullen 2 pastorale eenheden ontstaan.
8. Klik op de knop Voltooien.
9. Klik op de knop Opslaan.
Zie ook paragraaf 2.12.1 Registreren overschrijving naar andere gemeente
op pag. 77 en paragraaf 2.12.3 Registreren overschrijving naar andere
wijkgemeente op pag. 83
ver. 3.1, december 2014
87
2.12
2.12.5
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
Accorderen overschrijving door ontvangende gemeente
Men spreekt van voorkeurslidmaatschap indien een lid een sterke verbintenis voelt met en ingeschreven wenst te worden bij een kerkelijke gemeente
die zich buiten de gemeente bevindt waar hij geografisch toe behoort. Het
betreffende lid kan voorkeurslid worden van die betreffende gemeente.
Als de voorkeursgemeente op een ander grondgebied ligt, heeft men hiervoor de goedkeuring van de betrokken kerkenraden nodig.
Als de voorkeursgemeente op hetzelfde grondgebied ligt, hoeft men alleen
zijn wens kenbaar te maken aan de kerkenraad van de voorkeursgemeente.
Zie voor meer informatie ‘Ordinantie 2 - De gemeenten’, artikel 16 vanaf 174
en ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk’, artikel 5 ff. vanaf pag. 188.
Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden
standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de LA.
1. Open Lopende overschrijvingen in het menu Ledenadministratie,
hierin staat onder het tabblad Ontvangen verzoeken, onder de Binnenkomende leden de geregistreerden die tot deze wijkgemeente overgeschreven willen worden.
Figuur 91: Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken
2. Selecteer de geregistreerde en klik op de knop Beoordeel, het venster
Verzoek tot overschrijven opent.
Figuur 92: Verzoek tot overschrijven
88
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.12
Registreren van een overschrijving
3. Klik op de knop Honoreer verzoek om de geregistreerde lid te maken van
de wijkgemeente, of klik op de knop Weiger verzoek om de geregistreerde
geen lid te maken van de wijkgemeente. De LA van de latende gemeente
krijgt van beide beslissingen een melding.
Indien het adres niet in de gebiedsomvang van een sectie valt opent het
venster Selecteer sectie en moet een sectie worden toegewezen, de gemeente (en eventueel wijkgemeente) zijn reeds ingevuld.
Figuur 93: Selecteer sectie
Selecteer de sectie en klik op de knop Volgende.
4. Klik op de melding ‘Het verzoek tot overschrijven . . . ’. Het Overschrijvingsrapport opent.
5. Klik op de knop Sluiten om het overschrijvingsrapport af te sluiten.
2.12.6
Afwijzen verzoek tot overschrijving door ontvangende gemeente
Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden
standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de LA.
1. Open Lopende overschrijvingen in het menu Ledenadministratie,
hierin staat onder het tabblad Ontvangen verzoeken, onder de Binnenkomende leden de geregistreerden die tot uw (wijk)gemeente overgeschreven willen worden.
Figuur 94: Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken
2. Selecteer de geregistreerde en klik op de knop Beoordeel, het venster
Verzoek tot overschrijven opent.
ver. 3.1, december 2014
89
2.12
Registreren van een overschrijving
Handleiding LA LRP
Figuur 95: Verzoek tot overschrijven
3. Klik op de knop Weiger verzoek om het verzoek tot overschrijving af te
wijzen, het venster Afwijzing verzoek tot overschrijving opent.
Figuur 96: Afwijzing verzoek tot overschrijving
4. Vul de Reden van de afwijzing in en klik op de knop Weiger verzoek om de
afwijzing te verzenden aan de LA van de ‘latende’ gemeente, klik vervolgens
op de melding ‘Het verzoek tot overschrijving . . . ’.
90
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.13
2.13
Registreren van een uitschrijving
Registreren van een uitschrijving
De gegevens van degenen die niet meer voldoen aan de criteria op grond
waarvan de registratie in LRP heeft plaatsgevonden worden zo spoedig mogelijk
door middel van uitschrijven uit de registratie van de gemeente verwijderd.
Uitschrijving kan ook plaatsvinden nadat betrokkene dit uitdrukkelijk aan de
kerkenraad verklaard heeft.
Indien de kerkenraad hieromtrent een schriftelijke verklaring van betrokkene
heeft ontvangen dan vindt registratie van een Uitschrijving met schriftelijke verklaring in LRP plaats.
Indien de betrokkene omtrent de wens te worden uitgeschreven niet bereid is
een schriftelijke verklaring af te geven dan kan de kerkenraad in het uiterste geval het besluit nemen registratie van een Uitschrijving zonder schriftelijke
verklaring in LRP te doen plaatsvinden.
In beide gevallen wordt betrokkene van de uitschrijving uit de registratie door
middel van een uitschrijvingsbrief namens de generale synode in kennis
gesteld. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld bezwaar aan te tekenen
tegen de uitschrijving uit de registratie.
Zie voor meer informatie ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden
van de registers van gemeente en kerk’, artikel 9 ff. vanaf pag. 188.
Indien voor de geregistreerde geen Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een uitschrijving automatisch via SILA
resulteren in een afmelding in de GBA.
Zie ook hetgeen beschreven is op pag. 61 inzake het verwijderen van de
registratie van de doop.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te
worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten; klik vervolgens
op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier opent.
2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.
3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een uitschrijving
geregistreerd moet worden en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de juiste persoon en klik op de knop Bewerken, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
4. Klik op het tabblad Kerkelijke gegevens.
ver. 3.1, december 2014
91
2.13
Registreren van een uitschrijving
Handleiding LA LRP
Figuur 97: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens
2.13.1
Uitschrijven van een lid
Naar aanleiding van de registratie van uitschrijving wordt betrokkene door
middel van een uitschrijvingsbrief namens de generale synode van deze
uitschrijving in kennis gesteld. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld
bezwaar aan te tekenen tegen de uitschrijving uit de registratie.
1. Klik op de knop Wijzig naast het veld Inschrijfstatus.
2. Kies de juiste type wijziging (zie de inleiding van deze paragraaf).
Figuur 98: Wijzig inschrijfstatus
(a) Uitschrijven zonder schriftelijke verklaring
Klik op de knop Schrijf uit achter de tekst ‘Uitschrijven zonder schriftelijke verklaring’. Indien er niet nog/al een lopende overschrijving voor
de geregistreerde bestaat opent het venster Uitschrijving zonder
schriftelijke verklaring opent.
92
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.13
Registreren van een uitschrijving
Figuur 99: Uitschrijving zonder schriftelijke verklaring
Alle velden zijn al ingevuld, bij de datum is rekening gehouden met de
30 dagen termijn (plus 5 dagen administratieve verwerkingstijd) van
de lopende uitschrijving.
Indien van toepassing staan onder Overige PE leden binnen de PE
waarvan geregistreerde PE hoofd is de geregistreerden vermeld
waarvan de persoon die uitgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet het
vinkje in het veld Mee uitschrijven om deze geregistreerden mee uit
te schrijven. Wordt het vinkje niet gezet, dan wordt alleen het verzoek
tot uitschrijving gedaan voor het PE-hoofd.
(b) Uitschrijven met schriftelijke verklaring
Klik op de knop Schrijf uit achter de tekst ‘Uitschrijven met schriftelijke verklaring’. Indien er geen lopende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster Uitschrijving met schriftelijke
verklaring.
Figuur 100: Uitschrijving met schriftelijke verklaring
Vul het veld Uitschrijfdatum in, de overige twee velden zijn al ingevuld.
Indien van toepassing staan onder Overige PE leden binnen de
pastorale eenheid (PE) waarvan geregistreerde PE hoofd is de
geregistreerden vermeld waarvan de persoon die uitgeschreven wil
worden PE-hoofd is. Zet het vinkje in het veld Mee uitschrijven om
deze geregistreerden mee uit te schrijven. Wordt het vinkje niet gezet,
dan wordt alleen het verzoek tot uitschrijving gedaan voor het PE-hoofd.
3. Klik op de knop Voltooien.
ver. 3.1, december 2014
93
2.13
Registreren van een uitschrijving
Handleiding LA LRP
Belangrijk: Indien er na de uitschrijving een PE is ontstaan die ongeldig
is, omdat de PE leeg is of omdat alleen een meegeregistreerde in de
PE overblijft, opent het venster Pastorale eenheid.
Verwijder de lege PE of maak de PE weer geldig.
Zie paragraaf 2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97 hoe
verder te handelen.
4. Klik op de knop Opslaan.
De gegevens van uitgeschreven geregistreerden worden nog 2 jaar bewaard en
zijn te vinden in het tabblad Historie in het Geregistreerden overzicht.
2.13.2
Uitschrijven van een niet-lid
1. Klik op de knop Wijzig naast het veld Inschrijfstatus, het venster Wijzig
inschrijfstatus opent.
Figuur 101: Wijzig inschrijfstatus - uitschrijven niet-lid
2. Klik op de knop Schrijf uit, indien er niet nog/al een lopende uitschrijving
voor de geregistreerde bestaat opent het venster Uitschrijving.
Figuur 102: Uitschrijven niet-lid
3. Vul de datum van uitschrijving in.
Indien van toepassing (hoewel geen geldige situatie) staan onder Overige
PE leden binnen de PE waarvan geregistreerde PE hoofd is de geregistreerden vermeld waarvan de persoon die uitgeschreven wil worden
PE-hoofd is. Zet het vinkje in het veld Mee uitschrijven om deze geregistreerden mee uit te schrijven. Wordt het vinkje niet gezet, dan wordt alleen
het verzoek tot uitschrijving gedaan voor het PE-hoofd.
4. Klik op de knop Voltooien.
94
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.13
Registreren van een uitschrijving
Belangrijk: Indien er na de uitschrijving een PE is ontstaan die ongeldig
is, omdat de PE leeg is of omdat alleen een meegeregistreerde in de
PE overblijft, opent het venster Pastorale eenheid.
Verwijder de lege PE of maak de PE weer geldig.
Zie paragraaf 2.14 Beheren van een pastorale eenheid op pag. 97 hoe
verder te handelen.
5. Klik op de knop Opslaan.
ver. 3.1, december 2014
95
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LA LRP
2.14
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Beheren van een pastorale eenheid
Een pastorale eenheid is een groep geregistreerden die pastoraal een eenheid
vormen (deze personen kunnen eventueel op verschillende adressen wonen).
Meestal is dit een gezin. Dit kan ook een gezin zijn waarbij mensen inwonen
(bijvoorbeeld een ouder, pleegkind), of met kinderen die buitenshuis studeren.
Ook geregistreerden die samenwonen kunnen een PE vormen.
Een geregistreerde kan deel uitmaken van één of meerdere pastorale eenheden.
1. Open Pastorale Eenheden in het menu Ledenadministratie, het scherm
Pastorale eenheden overzicht opent.
Figuur 103: Pastorale eenheden overzicht
2. Selecteer het tabblad Actief of Historisch. Vul één of meerdere zoekvelden
in om een PE te vinden en klik op de knop Zoeken.
3. In het overzicht van de pastorale eenheden staat in de meest linker kolom
van de PE volgende informatie icoontje: . Door de muis boven dit icoontje
te houden (klikken niet nodig) verschijnt direct een overzicht (tooltip) van
alle leden van de PE.
4. Selecteer in het Pastorale eenheden overzicht de juiste PE naam en klik op
de knop Bewerken, het scherm Pastorale eenheid opent.
Figuur 104: Pastorale eenheid inzien/bewerken
ver. 3.1, december 2014
97
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Handleiding LA LRP
5. Onder het kopje Pastorale eenheid kan de naam van de PE worden aangepast, al naar gelang de gewenste aanschrijfvorm (familie, dhr. en mevr.,
etc.).
Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop Herbepalen naam de
naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen
voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkgebonden instellingen.
Voor meer informatie zie paragraaf 2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef
PE op pag. 103
Tevens kan hier een algemene (openbaar inzichtelijke) notitie worden vastgelegd.
Deze notitie kan in een selectie als selectiecriterium worden gebruikt
en kan worden geëxporteerd in de vrije export. Zie paragraaf 2.19.9
Vrije export op pag. 129
6. Onder het kopje Adres staat standaard het adres van het PE-hoofd. Hier
kan eventueel een ander adres worden genoteerd zonder dat dit invloed
heeft op het adres van de geregistreerden.
Het hier vastgelegde adres heeft verder geen invloed op de correspondentie, maar geeft alleen aan dat het bezoekadres afwijkt van
bijvoorbeeld het adres van het PE hoofd.
7. Onder het tabblad Geregistreerden binnen PE staan de geregistreerden
vermeld die deel uitmaken van de PE.
8. Onder het tabblad Notities staan de notities vermeld die horen bij de PE.
9. Met behulp van de knop Afdrukken PE-kaart kan de PE-kaart van een
enkele persoon of van een PE direct worden afgedrukt (naar PDF)
Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt moet
een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE. Voor zover
mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PE-lid afgedrukt, de
gegevens in de velden waarachter een sterretje staat zijn die van het PEhoofd.
2.14.1
Geregistreerde toevoegen aan een PE
Het kan nodig zijn om geregistreerden automatisch of handmatig aan een PE
toe te voegen als er sprake is van bijvoorbeeld een kind dat weer thuis komt
wonen (bijvoorbeeld na studeren) of als er een ander familielid of pleegkind in
het gezin wordt opgenomen.
Een geregistreerde kan deel uitmaken van één of meerdere pastorale eenheden.
Dit betekent dat, na het toevoegen van een geregistreerde aan een andere PE,
de geregistreerde deel kan uitmaken van twee of meer pastorale eenheden.
Dit moet handmatig beoordeeld en desgewenst gecorrigeerd worden.
1. Onder het tabblad Geregistreerden binnen PE kunnen geregistreerden
worden toegevoegd aan de PE.
98
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Figuur 105: Pastorale eenheid - geregistreerden binnen PE
Automatisch geregistreerde(n) toevoegen aan de hand van de postcode
2. Met behulp van de knop Voeg automatisch toe adhv adres kunnen geregistreerden automatisch aan de PE worden toegevoegd.
LRP selecteert kandidaten voor de PE aan de hand van het adres van de
PE-hoofd. Indien geregistreerden op hetzelfde adres worden gevonden
wordt de volgende mededeling getoond: ‘Er is/zijn op basis van het adres x
geregistreerde(n) automatisch toegekend aan deze PE. Het relatietype is
standaard op ‘overige’ gezet. Deze kan handmatig gewijzigd worden’.
De gevonden kandidaten zijn aan de PE toegevoegd, de relatietype kan
desgewenst aangepast worden zoals beschreven in paragraaf 2.14.3 Relatie
binnen een PE bewerken.
Handmatig toevoegen geregistreerde
3. Met behulp van de knop Voeg geregistreerde toe kan een geregistreerde
handmatig worden toegevoegd aan de PE. Het venster Relatie toevoegen
opent.
Figuur 106: Relatie toevoegen
4. Klik op de knop Toon zoekveld om een geregistreerde te vinden, het
venster Selecteer geregistreerde opent met Geregistreerden binnen
Wijkgemeente.
ver. 3.1, december 2014
99
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Handleiding LA LRP
Figuur 107: Selecteer geregistreerde
5. Vul één of meerder zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken, selecteer de
juiste geregistreerde en klik op de knop Selecteer.
Het venster Selecteer geregistreerde sluit en het venster Relatie toevoegen verschijnt weer.
6. Klik in het veld Relatie met hoofd PE en selecteer de juiste relatie en geef
eventueel nog een nadere omschrijving.
7. Klik op de knop Opslaan. In het overzicht Pastorale eenheid is de zojuist
geselecteerde persoon toegevoegd aan de PE.
8. Pas desgewenst de tenaamstelling van de PE aan aan de nieuwe situatie.
Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop Herbepalen naam de
naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen
voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkgebonden instellingen.
Voor meer informatie zie paragraaf 2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef
PE op pag. 103
9. Klik op de knop Opslaan.
2.14.2
Geregistreerde verwijderen uit een PE
Ten gevolge van verandering van persoonlijke omstandigheden kan het voorkomen dat geregistreerden moeten worden verwijderd uit een PE.
Hierdoor kan het gebeuren dat een PE ’ongeldig’ wordt, zie paragraaf 2.14.9
Let op: een registratie/wijziging in de PE heeft geen consequenties voor
de burgerlijke staat van een geregistreerde.
Bijvoorbeeld: door het verwijderen van een geregistreerde uit een PE
wordt voor de betrokkenen personen geen ontbintenis geregistreerd.
1. Selecteer de geregistreerde die uit de PE verwijderd moet worden en klik op
de knop Verwijder uit PE.
2. Pas desgewenst de tenaamstelling van de PE aan aan de nieuwe situatie.
Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop Herbepalen naam de
naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen
voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkgebonden instellingen.
100
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Voor meer informatie zie paragraaf 2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef
PE op pag. 103
Ten gevolge van het verwijderen van een geregistreerde kan een ‘ongeldige’ PE
ontstaan. Zie paragraaf 2.14.9 Ongeldige PE herstellen of verwijderen op pag.
107 hoe verder te handelen.
2.14.3
Relatie binnen een PE bewerken
Ten gevolge van verandering van persoonlijke omstandigheden kan het voorkomen dat binnen een PE de relaties moeten worden gewijzigd.
Let op: een registratie/wijziging in de PE heeft geen consequenties voor
de burgerlijke staat van een geregistreerde.
Bijvoorbeeld: door het vastleggen van een relatie ‘partner’ wordt voor
de betrokkenen personen geen verbintenis geregistreerd!
1. Selecteer de geregistreerde waarvan de relatie gewijzigd moet worden en
klik op de knop Bewerken, het venster Bewerk relatie opent.
Figuur 108: Bewerk relatie
2. Wijzig relatie met hoofd PE en/of voeg een omschrijving toe.
3. Klik op de knop Opslaan.
Ten gevolge van het bewerken van een relatie binnen een PE kan een ‘ongeldige’
PE ontstaan. Indien LRP dit kan corrigeren wordt u hiervan door middel van een
melding op de hoogte gesteld.
Zie paragraaf 2.14.9 Ongeldige PE herstellen of verwijderen op pag. 107 hoe
verder te handelen.
2.14.4
Geregistreerdedossier raadplegen / bewerken
1. Selecteer de geregistreerde en klik op de knop Open dossier, het scherm
Geregistreerdedossier opent.
2. Bekijk, bewerk de gegevens van de geregistreerde.
Zie voor meer informatie over het geregistreerdedossier paragraaf 2.5 Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier op pag. 51.
3. Klik op de knop Opslaan.
ver. 3.1, december 2014
101
2.14
2.14.5
Beheren van een pastorale eenheid
Handleiding LA LRP
Nieuwe PE aanmaken
Waar mogelijk creëert LRP automatisch een nieuwe PE indien dit nodig is,
bijvoorbeeld ten gevolge van een wijziging in de persoonlijke omstandigheden
van een geregistreerde of na een verhuizing.
In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn handmatig een PE samen te stellen.
1. Open het geregistreerdedossier van de betreffende geregistreerde zonder
PE en selecteer het tabblad Pastorale eenheid
Figuur 109: Geregistreerdedossier - pastorale eenheid
2. Klik op de knop Zoek bestaande PE / creëer nieuwe PE, het venster
Mogelijke PE’s opent.
Figuur 110: Mogelijke PE’s
In dit overzicht verschijnen de PE’s welke zich op hetzelfde adres bevinden
als de geregistreerde. Het is mogelijk de geregistreerde aan een bestaande
PE toe te voegen door de betreffende PE te selecteren en vervolgens te
klikken op de knop Selecteer.
3. Klik op de knop Nieuw, het venster Pastorale eenheid opent.
Figuur 111: Pastorale eenheid
102
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
De naam en het adres van de PE zijn overgenomen van de geregistreerde,
tevens is de geregistreerde als PE-hoofd ingevuld.
Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop Herbepalen naam en
aanhef de naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de
instellingen voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd
bij de wijkgebonden instellingen.
Voor meer informatie zie paragraaf 2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef
PE op pag. 103
Andere geregistreerden kunnen aan de PE worden toegevoegd zoals beschreven in paragraaf 2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE op pag.
98
4. Met behulp van de knop Afdrukken PE-kaart kan de PE-kaart direct worden
afgedrukt (naar PDF).
5. Klik op de knop Opslaan.
2.14.6
Standaard naamgebruik en aanhef PE
De standaard tenaamstelling en aanhef van PE kan per wijkgemeente worden
ingesteld. Deze instellingen zijn door de lokaal beheerder (LB) en de ledenadministrateur (LA) in te stellen voor de wijkgemeente onder het tabblad Wijkgebonden
instellingen.
Figuur 112: Wijkgemeentedossier - wijkgebonden instellingen
1. Klik op de knop Instellingen wijzigen om de standaard instellingen voor de
tenaamstelling en de aanhef van de PE te wijzigen. Het venster Instellingen
voor naamgebruik en aanhef PE opent.
ver. 3.1, december 2014
103
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Handleiding LA LRP
Figuur 113: Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE
2. Er kan gekozen worden uit de volgende opties:
Fam. + Achternaam PE hoofd
Bijvoorbeeld: ‘fam. Pietersen’. Dit komt overeen met het standaard
gedrag van LRP 2.2
Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd
Bijvoorbeeld: ‘Dhr en mevr Pietersen’
Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd + aanschrijfnaam partner
Bijvoorbeeld: ‘Dhr Pietersen en mevr Jansen’
Dhr. en Mevr. + verkort
Bijvoorbeeld: ‘Dhr en mevr Pietersen-Jansen’
Hierbij kan extra worden aangegeven:
• Voorletters in naamgebruik PE
• Meegeregistreerde partners buiten PE benaming laten
Hierbij wordt, in geval de relatie van de partner met de wijkgemeente
meegeregistreerd is, de naam van de partner niet opgenomen in de
tenaamstelling van de PE.
3. Klik op de knop Opslaan en alle bestaande PE’s bijwerken om de gewijzigde instellingen te bewaren en om alle bestaande pastorale eenheden
van de wijkgemeente bij te werken naar de nieuwe instellingen.
PE’s waarvan de aanschrijfnaam of aanhef handmatig zijn aangepast worden
hierbij niet automatisch bijgewerkt!
Test de werking en het resultaat eerst op lrp-test.pkn.nl!
4. Klik op de knop Opslaan zonder bestaande PE’s bij te werken om
de gewijzigde instellingen te bewaren. De nieuwe instellingen zijn van
toepassing op alle nieuwe PE’s. Hierbij valt te denken aan:
104
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
• nieuwe PE vanuit een inschrijving
• verhuizing buiten de huidige wijkgemeente
• overschrijving
• aanpassen van PE-hoofd binnen de PE
• bij huwelijk/partnerschap als er 1 gezamenlijk nieuwe PE ontstaat
• bij echtscheiding/beëindiging partnerschap
• SILA naamswijziging
Bij een PE waarin maar 1 persoon zit worden bovenstaande regels niet
toegepast maar wordt de aanschrijfnaam uit het geregistreerdedossier
gebruikt.
2.14.7
Herstellen van een PE na een verhuizing
Waar mogelijk creëert LRP automatisch een nieuwe PE indien dit nodig is,
bijvoorbeeld ten gevolge van een wijziging in de persoonlijke omstandigheden
van een geregistreerde of na een verhuizing.
In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn handmatig een PE samen te stellen.
Het herstellen van een PE na een verhuizing kan bestaan uit:
• het aanpassen van de relatie van een persoon binnen een PE (bijvoorbeeld
in die van PE hoofd, zie paragraaf 2.14.3 Relatie binnen een PE bewerken
op pag. 101);
• het handmatig of automatisch toevoegen van geregistreerden aan een
bestaande PE (zie paragraaf 2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE
op pag. 98).
2.14.8
Notities toevoegen aan een PE
Notities bij pastorale eenheden worden in de regel door de pastoraal medewerker geregistreerd. De publieke notities zijn voor alle gebruikers die toegang
hebben tot de PE inzichtelijk. De persoonlijke notities zijn alleen inzichtelijk
voor de persoon (LRP-gebruiker) die de betreffende persoonlijke notitie heeft
ingevoerd.
Let op: indien de gebruiker die de persoonlijke notities heeft gemaakt
door de LB uit LRP wordt verwijderd worden automatisch en onherroepelijk zijn/haar persoonlijke notities verwijderd! (zie handleiding Lokaal
Beheerder, paragraaf 2.3.3 Gebruiker verwijderen op pag. 32).
1. Klik op het tabblad Notities. Hier kunnen publieke notities of persoonlijke
notities worden vastgelegd.
ver. 3.1, december 2014
105
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Handleiding LA LRP
Figuur 114: Pastorale eenheid - notities
2. Publieke notitie
Klik op de knop Nieuw, het venster Publieke notitie toevoegen opent.
Figuur 115: Publieke notitie toevoegen
De naam van de PE en de datum van het maken van de notitie zijn al
ingevuld. Maak de gewenste publieke notitie.
Klik op de knop Opslaan.
Belangrijk: publieke notities zijn zichtbaar voor alle gebruikers die
toegang hebben tot de geregistreerden binnen de betreffende wijkgemeente; leg hier dan ook géén privacygevoelige informatie vast!
3. Persoonlijke notitie
Klik op de knop Nieuw, het venster Persoonlijke notitie toevoegen
opent.
Figuur 116: Persoonlijke notitie toevoegen
106
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
De naam van de PE en de datum van het maken van de notitie zijn al
ingevuld. Maak de gewenste persoonlijke notitie.
Klik op de knop Opslaan.
Belangrijk: persoonlijke notities zijn vertrouwelijk en alleen toeganke-
lijk voor uzelf; deze notities zijn aan uw gebruikersnaam (loginnaam)
gekoppeld. Als u uw authenticatiesleutel weer inlevert bij uw gemeente
worden bij het verwijderen van uw gebruikersgegevens al uw persoonlijke notities automatisch en onherroepelijk gewist.
2.14.9
Ongeldige PE herstellen of verwijderen
Ten gevolge van verandering van persoonlijke omstandigheden kan het voorkomen dat de samenstelling van of een onderlinge relatie binnen een PE
verandert waardoor een ‘ongeldige’ PE ontstaat.
Een PE kan ‘ongeldig’ zijn omdat:
• er geen PE hoofd aanwezig is;
• meerdere PE hoofden aanwezig zijn;
• de PE leeg is;
• de PE uit alleen meegeregistreerden bestaat;
• meerdere partners aanwezig zijn.
Een ongeldige PE moet worden gecorrigeerd of verwijderd.
1. Open item Pastorale eenheden in het menu Ledenadministratie, het
scherm Pastorale eenheden overzicht opent.
Figuur 117: Pastorale eenheden overzicht
2. Op tabblad Actief en Historisch zijn ongeldige PE’s herkenbaar aan een
rood kruis in de kolom Geldigheid.
Deze ongeldige PE’s zijn te bewerken of kunnen worden verwijderd door de
betreffende PE te selecteren en te klikken op de knop Bewerken respectievelijk Verwijderen.
Het kan voorkomen dat een PE niet kan worden verwijderd zonder dat de
reden hiervan duidelijk is. De oorzaak hiervan kan zijn gelegen in het feit dat
ver. 3.1, december 2014
107
2.14
Beheren van een pastorale eenheid
Handleiding LA LRP
bij de betreffende PE één of meerdere persoonlijke notities zijn vastgelegd
welke alleen zichtbaar zijn voor de medewerker die deze persoonlijke notities
heeft vastgelegd.
108
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.15
2.15
Overige contacten
Overige contacten
Overige contacten worden in LRP vastgelegd indien sprake is van een buitenkerkelijke relatie met de gemeente. Dit kunnen leveranciers en andere
personen zijn waarvan de gegevens beschikbaar moeten zijn.
Zij ‘‘die blijk geven van verbondenheid met de gemeente’’ kunnen in LRP als
Blijkgever worden geregistreerd. (Kerkorde en Ordinanties van de Protestantse
Kerk in Nederland, Artikel III, paragraaf 4 en Ordinantie 2, artikel 6, paragraaf
1.a)
Een overig contact kan niet gebruikt worden in selecties of in groepen. Een
overig contact is wel zichtbaar in de vrije gebieden.
Een overige contact kan wel deelnemen in een fonds of abonnee zijn en kan
daarmee ook worden afgedrukt op een looplijst welke is gebaseerd op een
fonds of abonnement.
Een overig contact kan worden vastgelegd bij een gemeente of wijkgemeente.
2.15.1
Overig contact opvoeren
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige contacten.
Figuur 118: Gemeenteoverzicht - overige contacten
3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw contact in te schrijven, het venster
Overig contact opent.
Figuur 119: Overige contact
ver. 3.1, december 2014
109
2.15
Overige contacten
Handleiding LA LRP
4. Vul alle beschikbare gegevens in.
Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij
gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.
5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.
2.15.2
Overig contact wijzigen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige contacten.
3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overig
contact in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de naam van een
overig contact dat gewijzigd moet worden, het venster Overig contact
opent.
4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij
gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.
5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.
2.15.3
Overig contact verwijderen
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Overige contacten.
3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overig
contact in en klik op de knop Zoeken. Selecteer het te verwijderen overig
contact en klik op de knop Verwijderen.
Let op: u kunt een overig contact die deelnemer is in een fonds of een
abonnement niet verwijderen. In dat geval dient u eerst het overig
contact als deelnemer uit het betreffende fonds of abonnement te
(laten) verwijderen.
110
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.16
2.16
Locaties
Locaties
Onder locaties wordt verstaan de adressen en contactpersonen van kerkgebouwen, wijkcentra en zalen. Locaties worden door de lokaal beheerder
(LB) vastgelegd op wijkgemeente of op gemeenteniveau. Andere gebruikers
kunnen de locaties alleen bekijken.
Voor de zichtbaarheid gelden de volgende regels:
• Locaties die op wijkgemeenteniveau zijn ingevoerd worden (ook) in het
gemeente-overzicht locaties getoond.
• Locaties die op gemeenteniveau zijn ingevoerd worden niet getoond in
het wijkgemeente-overzicht locaties.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
In een gemeente met meerdere wijkgemeenten dient eerst de betreffende
wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad Wijkgemeenten;
klik vervolgens op de knop Bewerken, het scherm Wijkgemeentedossier
opent.
2. Klik op het tabblad Locaties.
Figuur 120: (Wijk)gemeente - locaties
3. Klik onder de kopjes Gebouwen of Zalen op de knop Inzien om de gegevens van een locatie te kunnen inzien, het venster Gebouw/Zaal inzien
opent.
ver. 3.1, december 2014
111
2.16
Locaties
Handleiding LA LRP
Figuur 121: Gebouw inzien
4. Wanneer gereed, Klik op de knop Sluiten.
112
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.17
2.17
Controle
Controle
Onder het tabblad Controle staan meldingen die verband houden met de
gebiedsindeling van de (wijk)gemeente. Niet bestaande, ontbrekende en
onjuiste postcodes staan hier vermeld. Op basis van deze meldingen kan de
ontbrekende/onjuiste informatie worden gecorrigeerd.
Deze controle kan voor de gemeente of wijkgemeente worden uitgevoerd.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Controle.
Figuur 122: Gemeenteoverzicht - controle
In dit overzicht kunnen meldingen staan die betrekking hebben op het
gemeentegebied, meestal heeft dit betrekking op ontbrekende of onjuiste
postcodes.
3. Klik op de knop Controleer/Ververs om het gemeentegebied (opnieuw) te
controleren op ontbrekende of onjuiste postcodes.
4. Selecteer een eventuele melding en klik op de knop Gebruik Postcode
inzien. Het scherm NAW-gegevens met naw-gegevens van de geregistreerde verschijnt.
Figuur 123: NAW-gegevens
5. Corrigeer de ontbrekende/foutieve gegevens, met de knop Completeer
worden de straat en plaatsnaam automatisch gecompleteerd aan de hand
van de ingevulde postcode en huisnummer.
ver. 3.1, december 2014
113
2.17
Controle
Handleiding LA LRP
6. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.
7. Klik op de knop Toon Conversie rapportage om het verslag van de eventuele conversie van de lokale (historische) administratie van uw gemeente
naar LRP te downloaden.
114
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.18
2.18
Ambten en kerkelijke functies
Ambten en kerkelijke functies
Onder ambten en (kerkelijke) functies wordt verstaan de ambten en functies
binnen de gemeente, te denken valt aan de ambten predikant, ouderling en
diaken, en aan overige kerkelijke functies zoals koster, kerkrentmeester, etc.
Dit overzicht helpt bij het inzichtelijk maken van welke gemeenteleden/personen voor welke ambten en kerkelijke functies binnen uw gemeente
actief zijn of actief zijn geweest. Met het oog op de (her)verkiezingen van
ambtsdragers kan dit overzicht behulpzaam zijn.
Zie voor meer informatie Ordinantie 3 - ‘Het ambt en de andere diensten’ van
de PKN.
Een ambt of (kerkelijke) functie kan alleen door een lokaal beheerder (LB)
worden vastgelegd, bij een gemeente of een wijkgemeente. Overige gebruikers
kunnen de ambten & functies alleen raadplegen.
Voor de zichtbaarheid gelden de volgende regels:
• Een ambt of (kerkelijke) functie die bij een wijkgemeente is vastgelegd
wordt ook in het gemeente-overzicht van ambten en functies getoond.
• Een ambt of (kerkelijke) functie die bij een gemeente is vastgelegd wordt
niet in het wijkgemeente-overzicht van ambten en functies getoond.
• Iedere LRP-gebruiker die toegang heeft tot het Kerkelijk register (zie
paragraaf 2.23 Raadplegen kerkelijk register op pag. 150) kan de informatie van de voor uw gemeente vastgelegde (actieve) ambten & functies
inzien (enigszins vergelijkbaar met het ‘Jaarboek Protestantse Kerk in
Nederland’).
2.18.1
Ambt / functie inzien
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op het tabblad Ambten & functies, klik vervolgens op de knop Toon
zoekveld, vul de naam of andere gegevens van het gezochte ambt / kerkelijke functie in en klik op de knop Zoeken.
Figuur 124: Ambten & functies
3. Dubbelklik op de naam van het ambt / kerkelijke functie die u wilt inzien,
het venster Ambt / kerkelijke functie bewerken opent.
ver. 3.1, december 2014
115
2.18
Ambten en kerkelijke functies
Handleiding LA LRP
Figuur 125: Ambt / functie bewerken
Alle velden zijn grijs, u kunt geen wijzigingen aanbrengen.
4. Wanneer gereed klik op de knop Annuleren.
116
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19
2.19
Selecties
Selecties
Een selectie binnen LRP is een verzameling van geregistreerden. Deze verzameling komt tot stand op basis van (uitgebreide) selectiecriteria.
De (basis) selectiecriteria kunnen worden uitgebreid met drie extra selectiecriteria (insluitingen genaamd); ook kunnen afzonderlijke individuen worden inof uitgesloten.
Daarnaast kan de selectie verder aangepast worden door het in- of uitsluiten
van en filteren op groepen en vrije gebieden.
Ten slotte kunnen via het tabblad Jubilea specifiek op verjaardagen en jubilea
toegesneden selecties worden gemaakt.
Let op: overige contacten kunnen niet in een selectie betrokken worden.
• Voor de vrije export wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde ‘exportdatabase’ waarin alle gegevens van de geregistreerden in LRP zijn
opgenomen. Deze samengestelde database wordt één maal per 24 uur
(’s nachts) bijgewerkt met de actuele gegevens uit LRP, en blijft gedurende de hele dag ongewijzigd.
Dit betekent dat wijzigingen die gedurende de dag worden aangebracht
(correcties, verhuizing, voorkeurslidmaatschap, toekennen aan groepen
en vrije gebieden, etc.) niet direct in de export ter beschikking zijn maar
eerst ‘s nachts moeten worden verwerkt. Dat kan er de oorzaak van
zijn dat het resultaat van een (realtime) selectie gebaseerd op criteria
kan verschillen met het resultaat van de vrije export. Dit verschil is de
volgende dag weer opgeheven.
Schematisch
Figuur 126: Schematisch overzicht samenstelling selectie
2.19.1
Selectie maken
1. Klik op Selecties in het menu Dienstverlening, het scherm Selecties
verschijnt.
Figuur 127: Overzicht selecties
ver. 3.1, december 2014
117
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
Onder het tabblad Selecties bevinden zich de selecties van de (wijk)gemeente waarvan de eigenaar nog een actieve gebruiker in LRP is.
2. Klik op de knop Nieuw, het venster Selectie verschijnt.
Figuur 128: Selectie
3. Geef de selectie een naam of gebruik een standaardselectie (klik hiervoor
in het veld Standaard selectie).
4. De selectie kan nader beperkt worden door binnen de gemeente een wijkgemeente en/of een sectie te kiezen. Klik hiervoor in het veld Wijkgemeente
en eventueel vervolgens in het veld Sectie.
5. De rechten van selecties zijn eigenaar-gebaseerd.
De volgende rechten kunnen door een eigenaar aan een selectie worden
toegekend:
• selecties met een vinkje in het veld Selectie schrijven kunnen door
geautoriseerde gebruikers worden gewijzigd en opgeslagen;
• selecties met een vinkje in het veld Selectie niet leesbaar zijn onzichtbaar voor niet-eigenaars;
• selecties zonder een vinkje in de velden Selectie schrijven of Selectie niet leesbaar kunnen door geautoriseerde gebruikers gebruikt
maar niet gewijzigd worden.
6. Door middel van een vinkje in het veld Selectie op lager niveau bruikbaar bepaalt de eigenaar dat de selectie ook op lager niveau te gebruiken
is. Dit wordt ook wel overerven genoemd (van het Engelse computerbegrip
‘inheritance’); op een lager niveau erft de selectie de criteria over van het
hogere niveau (overigens niet de geregistreerden).
In concreto betekent dit dat een selectie die op het niveau van de gemeente
aangemaakt is door middel van het gebruik van het vinkje ‘Selectie op lager
118
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19
Selecties
niveau bruikbaar’ ook zichtbaar(!) en te gebruiken is op het niveau van de
onderliggende wijkgemeente(n) en sectie(s).
In combinatie met het weghalen van het vinkje in het veld Selectie schrijven kan de selectie voor ongeautoriseerd wijzigen worden beschermd.
Op het niveau van de wijkgemeente worden alleen de geregistreerden van de
betreffende wijkgemeente getoond, voor de pastoraal medewerker geldt dat
deze alleen de geregistreerden te zien krijgt waarvoor hij/zij geautoriseerd
is.
7. Maak een keuze bij het veld Sortering, klik daarvoor op de knop
het veld Sortering, het venster Selecteer sortering verschijnt.
naast
Figuur 129: Selecteer sortering
Deze sortering is van toepassing op de Vrije export en bij de diverse typen
uitdraai (etiketten, looplijsten etc.) die op deze selectie zijn gebaseerd.
Fondsen hebben een eigen sortering die voorrang heeft boven de
sortering van de selectie.
Zie voor het maken van sorteringen paragraaf 2.22 Sorteringen op pag. 145
2.19.2
Selectiecriteria en insluitingen
Let op: de criteria van het eerste tabblad ‘Selectiecriteria’ zijn altijd
actief.
Dit wil zeggen dat een selectie altijd de criteria van dit tabblad zal gebruiken. Indien u van de criteria van dit tabblad geen gebruik wilt maken
kunt u deze snel ‘buiten werking’ stellen door bij de leeftijd een leeftijd
van bijvoorbeeld 200 of hoger in te vullen.
Dit is met name aan de orde bij het bepalen van de jubilea (verjaardagen en huwelijksjubilea), bij het werken met alleen maar ingesloten
geregistreerden, groepen en vrije gebieden.
8. Vink onder tabblad Selectiecriteria aan van welke type criteria u gebruik
wilt maken:
• Burgerlijk;
• Kerkelijk;
ver. 3.1, december 2014
119
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
• Pastoraal;
• Overig.
Binnen deze vier verzamelingen aan criteria kan de werkelijke selectie
worden gedefinieerd. Zie bijvoorbeeld de selectiecriteria onder het kopje
Kerkelijk:
Figuur 130: Selectiecriteria kerkelijk
Let op: bij sommige selectiecriteria kan met een dropdown veld worden
gekozen uit de waarden insluiten of uitsluiten (bijvoorbeeld bij de
velden Vrij gebied, Groep, Voorkeurslid, Wenst geen contact, etc.).
De keuze insluiten moet in deze context worden verstaan als alleen
maar, en niet als ‘er extra bij insluiten’.
Bijvoorbeeld: de keuze voor het criterium Wenst geen contact: insluiten betekent dat alleen geregistreerden die het vinkje Wenst
geen contact hebben staan geselecteerd worden.
Stel uit de vier verzamelingen de gewenste combinatie van selectiecriteria
samen.
9. Klik op de knop maak selectie om daadwerkelijk een selectie te maken uit
de geregistreerden.
Verifieer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de hand van de
door u opgegeven criteria en klik op de mededeling ‘Aantal geregistreerden
opgehaald. . . ’
Onder het tabblad Geselecteerden staan de geregistreerden vermeld die
aan de opgegeven criteria voldoen.
Figuur 131: Selectie - geselecteerden
Indien gewenst kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan met
behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep in
één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster
Groep waarin u de naam, de omschrijving en de autorisaties van de groep
120
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19
Selecties
kunt opgeven.
Zie voor meer informatie over groepen paragraaf 2.21 Groepen op pag. 141
Figuur 132: Groep
Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening.
De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.
10. Deze ‘basis-selectie’ kan door middel van insluitingen en uitsluitingen verder
verfijnd worden.
(a) Onder het tabblad Geselecteerden kunnen geregistreerden uitgesloten worden van de gemaakte selectie:
• Selecteer de regel(s) van de geregistreerde(n) die moeten worden
uitgesloten en klik op de knop Uitsluiten.
• De geregistreerden die uitgesloten zijn kunnen weer in de selectie teruggeplaatst worden zoals beschreven in paragraaf 2.19.4
Uitsluitingen op pag. 123.
Indien nodig dient ook het totaaloverzicht te worden bijgewerkt, zie paragraaf 2.19.8 Totaaloverzicht op pag. 128.
(b) Boven het tabblad Selectiecriteria kan in het veld Aantal insluitingscriteria worden aangeven hoeveel extra selectiecriteria nog
nodig zijn om de gewenste geregistreerden te selecteren (bijvoorbeeld
alle vertrokkenen en alle overledenen).
Er kunnen dus in totaal 4 tabbladen met selectiecriteria worden opgeven.
Belangrijk: voeg geen overbodige of lege insluitingscriteria toe,
deze kunnen een ongewenst effect hebben op het eindresultaat!
In onderstaand voorbeeld is gekozen voor 3 ‘extra’ insluitingscriteria
Figuur 133: Selectie - insluitingscriteria
Onder het tabblad Insluitingscriteria 1 kan weer uit de vier typen
criteria (Burgerlijk, Kerkelijk, Pastoraal en Overig) een aanvullende
combinatie van selectiecriteria samengesteld worden.
• Klik weer op de knop maak selectie om daadwerkelijk een selectie
te maken uit het bestand met geregistreerden;
ver. 3.1, december 2014
121
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
• Verifieer weer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de
hand van de door u opgegeven insluitingscriteria;
• Onder tabblad Insluitingen 1 staan nu de geregistreerden vermeld die aan de opgegeven insluitingscriteria 1 voldoen;
• Ook hier geldt weer dat onder het tabblad Insluitingen 1 geregistreerden uitgesloten kunnen worden met behulp van de knop
Uitsluiten;
• Tevens kunnen de geregistreerden die in Insluitingen 1 staan met
behulp van de knop
Exporteer alle geregistreerden naar
Groep ook in één keer geëxporteerd worden naar een groep.
Op dezelfde wijze kunnen ook Insluitingscriteria 2 en Insluitingscriteria 3 worden gebruikt om tot de gewenste totaal-selectie te
komen.
Belangrijk: voor elke Insluitingscriteria moet telkens weer op de
knop maak selectie worden geklikt!
2.19.3
Extra insluitingen
Figuur 134: Selectie - extra insluitingen
11. Een andere methode om de selectie aan te passen is het handmatig toevoegen van afzonderlijke geregistreerden. Klik hiervoor op de knop Geregistreerde insluiten onder het tabblad Extra insluitingen.
Het venster Geregistreerde insluiten opent zich.
Figuur 135: Geregistreerde insluiten
Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken.
Selecteer de gewenste geregistreerde en klik op de knop Insluiten.
Ook hier kan de extra insluiting ongedaan worden gemaakt met behulp van
de knop Insluiting ongedaan maken onder tabblad Extra insluitingen;
tevens kunnen deze insluitingen met behulp van de knop Exporteer alle
insluitingen naar Groep worden geëxporteerd naar een groep.
Indien nodig dient ook het totaaloverzicht te worden bijgewerkt, zie
paragraaf 2.19.8 Totaaloverzicht op pag. 128.
• Tip: Het is te overwegen om in plaats van afzonderlijke geregistreerden
groepen in of uit te sluiten! Zie paragraaf 2.19.5 Groepen op pag. 123
122
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19.4
2.19
Selecties
Uitsluitingen
Figuur 136: Selectie - uitsluitingen
12. Klik op het tabblad Uitsluitingen voor een overzicht van de geregistreerden
die in de selecties onder tabblad Geselecteerden en Insluitingen 1 t/m
3 (zie paragraaf 2.19.2 Selectiecriteria en insluitingen pag. 119) handmatig
zijn uitgesloten.
Op deze plaats kunnen uitsluitingen weer ongedaan worden gemaakt met
behulp van de knop Uitsluiting ongedaan maken; tevens kunnen deze
uitsluitingen met behulp van de knop Exporteer alle uitsluitingen naar
Groep worden geëxporteerd naar een groep.
2.19.5
Groepen
13. Om de selectie verder aan te passen kan gebruik worden gemaakt van de
mogelijkheid om complete groepen toe te voegen of uit te sluiten.
Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een groep
of groepen, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere
(ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria
de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd
(bijvoorbeeld leeftijd van > 200).
Klik op het tabblad Groepen voor een overzicht van de Ingesloten groepen en Uitgesloten groepen voor deze selectie. Geregistreerden die zijn
vastgelegd in een groep kunnen door middel van insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting worden verwijderd uit
de selectie.
Figuur 137: Selectie - groepen
Onder tabblad Ingesloten groepen kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbare groep (extra) worden ingesloten.
ver. 3.1, december 2014
123
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
Figuur 138: Groep insluiten
Let op: reeds toegevoegde groepen worden niet getoond in het overzicht van toe te voegen groepen.
Onder tabblad Uitgesloten groepen kan met behulp van de knop Toevoegen een beschikbare groep (extra) worden uitgesloten van de selectie.
Met de knop Weghalen kan de in- of uitgesloten groep worden verwijderd.
Tip: als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of
uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig
uitsluiten (zie paragraaf 2.19.2 Selectiecriteria en insluitingen punt 10)
of extra insluiten (paragraaf 2.19.3 Extra insluitingen) van afzonderlijke
geregistreerden.
2.19.6
Vrije gebieden
14. Als laatste methode om de selectie aan te passen kan gebruik worden
gemaakt van de mogelijkheid om complete vrije gebieden toe te voegen en
te verwijderen.
Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een
vrij gebied of vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de
selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad
Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden
geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200).
Klik op het tabblad Vrije gebieden voor een overzicht van de Ingesloten
vrije gebieden en Uitgesloten vrije gebieden voor deze selectie. Geregistreerden die woonachtig zijn in een vrij gebied kunnen door middel van
insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting
worden verwijderd uit de selectie.
Figuur 139: Selectie - vrije gebieden
Onder tabblad Ingesloten vrije gebieden kan met behulp van de knop
Toevoegen een beschikbaar vrij gebied extra worden ingesloten.
124
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19
Selecties
Figuur 140: Vrij gebied insluiten
Onder tabblad Uitgesloten vrije gebieden kan met behulp van de knop
Toevoegen een beschikbaar vrij gebied extra worden uitgesloten van de
selectie.
Met de knop Verwijderen kan het in- of uitgesloten vrije gebied worden
verwijderd.
Tip: Als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of
uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig
uitsluiten (zie paragraaf 2.19.2 Selectiecriteria en insluitingen punt 10)
of extra insluiten (paragraaf 2.19.3 Extra insluitingen) van afzonderlijke
geregistreerden.
• Voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een vrij gebied of
vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere
(ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad Selectiecriteria
de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd
(bijvoorbeeld leeftijd van > 200).
2.19.7
Jubilea
Speciaal ten behoeve van overzichten van verjaardagen en verbintenis/huwelijks jubilea is het tabblad Jubilea in de selectie opgenomen.
Het gebruik hiervan staat meestal los van de overige selectiecriteria.
let op: de criteria van het tabblad Selectiecriteria zijn niet werk-
zaam op de jubilea! U kunt dus geen verjaardagen opvragen en dit
combineren met het (algemene) criterium ‘Wenst geen contact’ of
met de kerkelijke relatie ’Meegeregistreerde’.
Indien gewenst kunt u personen die niet moeten worden opgenomen in de jubileumselectie met behulp van een speciaal hiervoor
gecreëerde groep uitsluiten van de totaalselectie van de jubilea.
Ook kunt u er voor kiezen in de vrije export van de jubilea de exportvelden ‘Relatie’ en ‘Wenst geen contact’ aan te vinken. Zo kunt
u in een spreadsheetprogramma eenvoudig deze geregistreerden
filteren.
De werking van de verjaardags- en verbintenisjubilea is vergelijkbaar,
waar hieronder verjaardag staat kunt u ook verbintenis lezen.
15. Klik op het tabblad Jubilea voor het maken van een overzicht met verjaardagen en (verbintenis) jubilea.
ver. 3.1, december 2014
125
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
Figuur 141: Selectie - jubilea
Vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste)
criteria actief zijn, vul op het tabblad Selectiecriteria de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld
leeftijd van > 200).
16. Selecteer een periode waarover u het overzicht wil maken met behulp van
de velden Periode vanaf en Periode tot en met. Hiermee selecteert u
de personen die tussen deze twee data de hieronder opgegeven leeftijd(en)
hebben bereikt of zullen bereiken.
17. Voeg aan de lijst Leeftijd op verjaardag de leeftijd(en) toe waarvan u een
overzicht wilt genereren.
Figuur 142: Leeftijd op verjaardag
18. Klik op de knop Toevoegen om één of meerdere leeftijden toe te voegen,
het venster Selecteer leeftijden met voorgedefinieerde leeftijden opent.
Deze lijst met leeftijden is centraal vastgelegd in LRP.
Figuur 143: Selecteer leeftijden
126
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19
Selecties
19. Indien alle opeenvolgende verjaardagen vanaf een bepaalde leeftijd, of
tussen twee leeftijden gewenst zijn, kan gebruik worden gemaakt van de
velden Leeftijd op verjaardag vanaf en Leeftijd op verjaardag tot en
met.
Door bijvoorbeeld te kiezen voor 65 t/m 200 krijgt u alle personen van wie
de leeftijd in de opgegeven periode ligt tussen 65 en 200 jaar.
20. Klik op de knop maak selectie om de selectie te maken van de geregistreerden die binnen de opgegeven periode de opgegeven leeftijd(en)
hebben bereikt of zullen bereiken.
Onder tabblad Geselecteerden staan de geregistreerden vermeld die hierboven geselecteerd zijn. In dit overzicht kun u eventueel nog handmatig
personen uitsluiten met behulp van de knop Uitsluiten.
Figuur 144: Selectie - jubilea - geselecteerden
Met behulp van de knop Naar CSV exporteren kunnen van deze geregistreerden de gegevens die in dit overzicht staan naar een CSV-bestand
worden geëxporteerd voor verder verwerking in een spreadsheetprogramma
e.d.
Met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep
kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan in één keer worden
geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep waarin
u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven.
Figuur 145: Groep
Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening.
De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.
Via het tabblad Vrije export kunnen alle gewenste gegevens van deze geregistreerden worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spreadsheetprogramma. Ten behoeve van de jubilea zijn onder het kopje Jubilea
ver. 3.1, december 2014
127
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
de velden Leeftijd en Aantal jaar verbintenis te selecteren. (zie paragraaf 2.19.9 Vrije export op pag. 129)
2.19.8
Totaaloverzicht
Figuur 146: Selectie - totaaloverzicht
21. Klik op het tabblad Totaaloverzicht en vervolgens op de knop Genereer
overzicht om een totaaloverzicht van de uiteindelijke selectiegroep te
genereren. Hierbij wordt rekening gehouden met alle selectiecriteria, jubilea,
insluitingen, extra insluitingen, uitsluitingen en groepen.
Belangrijk: deze handeling mag niet worden overgeslagen! Het is pas
in déze fase van het selectieproces dat door middel van Genereer
overzicht de selectie daadwerkelijk wordt gecreëerd!
Klik op de knop Opslaan om de gemaakte selectie te bewaren voor latere
toepassing.
Met de knop Exporteer resultaat kan het totaaloverzicht naar een spreadsheetprogramma worden geëxporteerd. Bij deze export worden alleen de
getoonde velden geëxporteerd.
22. Met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden naar Groep
kunnen alle geregistreerden die in dit totaaloverzicht staan in één keer
worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster Groep
waarin u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven.
Figuur 147: Groep
Deze groep is terug te vinden onder Groepen in het menu Dienstverlening.
De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.
128
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19.9
2.19
Selecties
Vrije export
Indien de selectie die zojuist is aangemaakt voor verdere verwerking moet
worden geëxporteerd naar een spreadsheetprogramma dan kan gebruik
worden gemaakt van de vrije export.
Let op: de wijzigingen die worden aangebracht in de gegevens van
de geregistreerden zijn pas de volgende dag beschikbaar in de vrije
export!
Figuur 148: Selectie - vrije export
23. Klik in het veld Type export en bepaal of de export op geregistreerde
niveau moet of op PE niveau.
24. Maak een keuze uit alle ter beschikking staande velden door middel van het
aan- of uitzetten van de vinkjes naast de veldnamen.
25. Klik op de knop Exporteer. De aangevinkte velden worden nu in csvformaat geëxporteerd in de volgorde die is gekozen in het veld Sortering
(zie paragraaf Selectie maken op pag. 117).
Het venster LedenExport-[(wijk)gemeentenummer].csv openen
opent. Maak een keuze uit het csv-bestand direct openen of opslaan voor
latere verwerking.
2.19.10
Subselecties
In LRP is het mogelijk om meerdere selecties te organiseren in een
(hoofd)selectie met subselecties. Deze functionaliteit wordt uitsluitend
gebruikt in fondsen voor het gelijktijdig aanschrijven van verschillende ‘doelgroepen’.
Met subselecties kunnen geen selecties gecombineerd worden, ze hebben alleen een functie binnen een fonds.
• Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde ‘niveau’ gemaakt zijn, gemeente of wijkgemeente.
ver. 3.1, december 2014
129
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
• De selectiecriteria van de hoofdselectie hebben voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties. (zie uitleg hierna)
Scenario
Ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven van geregistreerden
voor een fonds wordt besloten om drie doelgroepen te definiëren:
• de ‘jeugd’ (selectie B)
• de zogenaamde ‘gulle’ gevers (selectie C)
• de overige geregistreerden (selectie A)
De gemeente heeft de selecties als volgt gedefinieerd (slechts een voorbeeld):
• selectie B: alle geregistreerden van 18 t/m 30 jaar
• selectie C: alle geregistreerden met een ontvangst over vorig actiejaar
van x euro of hoger
• selectie A: alle geregistreerden, lid of gastlid en PE hoofd, gecombineerd
met alle blijkgevers, doopleden en ongedoopte kinderen van 21 jaar
en ouder.
Schematisch
Figuur 149: Subselecties - schema 1
In bovenstaand scenario zijn selectie B en selectie C subselecties van
selectie A.
Zoals in de inleiding aangegeven hebben de selectiecriteria van de hoofdselectie voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties.
Dit betekent dat:
• niet alle geregistreerden van selectie B (jeugd tussen 18 en 30) zullen
worden aangeschreven: alleen de geregistreerden, lid of gastlid en PE
hoofd, of alle blijkgevers, doopleden of ongedoopte kinderen tussen
21 en 30 jaar. (Geregistreerden van 18 tot en met 20 jaar vallen hier
bijvoorbeeld buiten.)
Anders gezegd, de verzameling van selectie B moet binnen de verzameling van selectie A vallen.
• alle geregistreerden van selectie C (‘gulle gevers’) worden aangeschreven: ze zijn allen lid of gastlid en PE hoofd, of blijkgever, dooplid of
ongedoopte kind van 21 jaar en ouder.
Anders gezegd, de verzameling van selectie C valt volledig binnen
verzameling van selectie A.
130
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.19
Selecties
Schematisch
Figuur 150: Subselecties - schema 2
Subselecties in LRP
1. Maak de gewenste selecties (ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven in een fonds, bijvoorbeeld zoals hierboven beschreven) volgens
paragraaf 2.19.1 Selectie maken op pag. 117.
2. Selecteer in het overzicht selecties de hoofdselectie en klik op de knop
Bewerken.
Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde ‘niveau’ gemaakt zijn,
gemeente of wijkgemeente.
3. Zet een vinkje in het veld Bevat subselecties. Er verschijnt een extra
tabblad met de naam Subselecties.
Figuur 151: Selectie - subselecties
4. Selecteer tabblad Subselecties en klik op de knop Toevoegen. Het venster
Selecteer een selectie opent.
Figuur 152: Subselectie - selecteer een selectie
ver. 3.1, december 2014
131
2.19
Selecties
Handleiding LA LRP
5. Selecteer een selectie en klik op de knop Selecteer. De geselecteerde
selectie wordt nu toegevoegd aan de lijst met subselecties.
De selectie die zojuist is toegevoegd kan nog steeds als zelfstandige
selectie gebruikt worden, de ‘werking’ ervan is ongewijzigd.
Herhaal bovenstaande totdat alle gewenste subselecties in de lijst voorkomen. De volgorde van toevoegen van de subselecties is niet van belang.
6. Met de knop Weghalen kan een subselectie uit de lijst worden verwijderd,
met de knop Open selectie kan de subselectie rechtstreeks worden geopend.
7. Wanneer gereed, bewaar de hoofdselectie met de knop Opslaan.
132
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.20
2.20
Vrije gebieden
Vrije gebieden
Een gemeente en/of wijkgemeente kan onderverdeeld worden in één of meerdere vrije gebieden. Vrije gebieden worden geografisch bepaald, vrije gebieden mogen elkaar qua gebiedsomvang overlappen en kunnen grondgebied/postcodegebied bevatten dat buiten het grondgebied van de kerkelijke
gemeente ligt. Hierdoor kunnen geregistreerden, gebaseerd op de postcode
waarop zij woonachtig zijn, automatisch tot één of meerdere vrije gebieden
behoren.
Het vrije gebied verschilt van de sectie:
• er zijn altijd één of meer secties aanwezig;
• secties mogen elkaar qua grondgebied niet overlappen;
• secties kunnen geen grondgebied buiten de kerkelijke gemeente bevatten.
In de praktijk worden vrije gebieden meestal gebruikt voor het geografisch
indelen van (wijk)gemeente in ‘gelijksoortige’ gebieden (een reeks gebieden
met een gemeenschappelijke functie, bijvoorbeeld bezorggebied, bezoekgebied, etc.). Het best kan worden vermeden dat een reeks gelijksoortige vrije
gebieden (bijvoorbeeld allemaal bezorgwijken) overlappende postcodegebieden bevatten.
Vrije gebieden kunnen onder andere gebruikt worden voor het gestructureerd
afdrukken van looplijsten. Ook kunnen vrije gebieden worden gebruikt voor het
onderverdelen van (grote) secties ten behoeve van bijvoorbeeld bezoekwerk
door sectie-medewerkers of pastorale teams.
Vrije gebieden moeten - alvorens ze worden gebruikt - worden geactualiseerd door middel van de functie (Her)bepaal geregistreerden/
Overige contacten.
• Vrije gebieden die in selecties worden gebruikt worden automatisch
geactualiseerd.
• Naast de lokaal beheerder (LB) kunnen ook de ledenadministrateur (LA)
en bijdragenadministrateur (BA) vrije gebieden maken, bewerken en
verwijderen.
2.20.1
Vrij gebied maken
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik desgewenst op de tabblad Wijkgemeenten.
ver. 3.1, december 2014
133
2.20
Vrije gebieden
Handleiding LA LRP
Figuur 153: Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar het nieuwe vrije gebied
aan toegevoegd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent.
(Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier).
4. Klik op het tabblad Vrije gebieden.
Figuur 154: (Wijk)gemeente - vrije gebieden
Figuur 155: (Wijk)gemeente - vrije gebieden
5. Klik op de knop Nieuw, het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken
opent.
134
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.20
Vrije gebieden
Figuur 156: Vrij gebied toevoegen / bewerken
6. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn
en vul eventueel ontbrekende gegevens in.
7. Klik op de knop Voeg toe om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te
voegen. Het venster Postcodes toevoegen aan vrij gebied opent.
Figuur 157: Postcodes toevoegen aan vrij gebied
8. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken.
9. Met behulp van de knop Binnen wijkgemeente kunnen de postcodegebieden worden beperkt tot de postcodegebieden die tot de geselecteerde
wijkgemeente behoren.
Met behulp van de knop Overige postcodes kunnen postcodegebieden uit
heel Nederland worden geselecteerd.
Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten bij een vrij
gebied worden alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die
bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn, ook als het vrije gebied postcodegebieden bevat die zich buiten de kerkelijke gemeente bevinden.
10. Klik op de knop Selecteer alles. Het is ook mogelijk één of meer postcoderegels handmatig te selecteren.
ver. 3.1, december 2014
135
2.20
Vrije gebieden
Handleiding LA LRP
11. Klik op de knop Voeg toe.
12. Wanneer gereed, sluit het venster Postcodes toevoegen aan vrij gebied.
1. Geregistreerden
13. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die
binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Figuur 158: Vrij gebied toevoegen - geregistreerden
2. Overige contacten
14. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten
die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige
adres inclusief postcode is ingevuld!
Figuur 159: Vrij gebied toevoegen - overige contacten
15. Klik in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken op de knop Opslaan zonder (her)bepalen of Opslaan met (her)bepalen om bij het
opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.
136
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.20.2
2.20
Vrije gebieden
Vrij gebied wijzigen
Bij het wijzigen van een vrij gebied kunnen postcodegebieden aan het vrije
gebied worden toegevoegd of postcodegebieden uit het vrije gebied worden weggehaald waarna de geregistreerden en/of overige contacten opnieuw
moeten/kunnen worden bepaald.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten.
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied gewijzigd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde
principe geldt voor het gemeentedossier).
4. Klik op het tabblad Vrije gebieden.
5. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte vrije gebied
in en klik op de knop Zoeken. Dubbelklik op de naam van het vrije gebied
dat gewijzigd moet worden. Het scherm Vrij gebied bewerken opent.
Figuur 160: Vrij gebied bewerken
6. Wijzig de velden of controleer of de velden goed ingevuld zijn of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
A. Postcodes toevoegen
1. Klik op de knop Voeg toe om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te
voegen. Het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied opent.
ver. 3.1, december 2014
137
2.20
Vrije gebieden
Handleiding LA LRP
Figuur 161: Postcodes toevoegen aan vrij gebied
2. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken.
3. Met behulp van de knop Binnen wijkgemeente kunnen de postcodegebieden worden beperkt tot diegene die tot de geselecteerde wijkgemeente
behoren.
Met behulp van de knop Overige postcodes kunnen postcodegebieden uit
heel Nederland worden geselecteerd.
Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten bij een vrij
gebied worden alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die
bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn, ook als het vrije gebied postcodegebieden bevat die zich buiten de kerkelijke gemeente bevinden.
4. Klik op de knop Selecteer alles. Het is ook mogelijk één of meer postcoderegels handmatig te selecteren.
5. Klik op de knop Voeg toe.
6. Wanneer gereed, sluit het venster Postcodes toevoegen aan Vrij gebied.
1. Geregistreerden
7. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die
binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Figuur 162: Vrij gebied bewerken - geregistreerden
138
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.20
Vrije gebieden
2. Overige contacten
8. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten
die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige
adres inclusief postcode is ingevuld!
Figuur 163: Vrij gebied bewerken - overige contacten
9. Klik op de knop Opslaan in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken.
B. Postcodes verwijderen
1. Vul de velden Postcode van en Postcode t/m en/of Straat en/of Woonplaats in en klik op de knop Zoeken.
2. Selecteer de regel(s) met de postcode(s) die verwijderd moeten worden.
Klik op de knop Verwijder om de geselecteerde postcodegebieden uit het
vrije gebied te verwijderen.
1. Geregistreerden
3. Klik op het tabblad Geregistreerden in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal geregistreerden om de geregistreerden die
binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
2. Overige contacten
4. Klik op het tabblad Overige contacten in het venster Vrij gebied toevoegen / bewerken.
Klik op de knop (Her)bepaal overige contacten om de overige contacten
die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.
Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige
adres inclusief postcode is ingevuld!
5. Klik in het scherm Vrij gebied toevoegen / bewerken op de knop Opslaan zonder (her)bepalen of Opslaan met (her)bepalen om bij het
opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.
ver. 3.1, december 2014
139
2.20
2.20.3
Vrije gebieden
Handleiding LA LRP
Vrij gebied verwijderen
Let op: vrije gebieden kunnen onder andere in looplijsten worden gebruikt
als gebiedsbeperking; als een vrij gebied is verwijderd zal de looplijst
een ander resultaat afdrukken.
Ook kan het verwijderen van een vrij gebied dat gebruikt is in een selectie
tot onvoorspelbare resultaten leiden.
1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, het
scherm Gemeenteoverzicht opent.
2. Klik op de tabblad Wijkgemeenten.
3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied verwijderd moet worden. Het scherm Wijkgemeentedossier opent. (Hetzelfde
principe geldt voor het gemeentedossier).
4. Klik op het tabblad Vrije gebieden.
5. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte vrije gebied
in en klik op de knop Zoeken.
Figuur 164: Wijkgemeentedossier - Vrije gebieden - zoeken
6. Selecteer de regel met het vrije gebied dat verwijderd moeten worden. Klik
op de knop Verwijderen om het geselecteerde vrije gebied te verwijderen.
Let op: Het verwijderen van een vrij gebied kan niet ongedaan worden gemaakt! (Er worden overigens geen personen verwijderd bij het
verwijderen van een vrij gebied).
7. Bevestig dat u het geselecteerde vrije gebied daadwerkelijk wilt verwijderen.
140
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.21
2.21
Groepen
Groepen
Een groep is een statische verzameling geregistreerden. Een groep wordt
bijvoorbeeld gemaakt als een verzameling geregistreerden niet via een selectie kan worden gemaakt. Een groepsindeling kan een speciale ‘doelgroep’
zijn, bijvoorbeeld ouderlingen, deelnemers aan een kerkelijke activiteit (bv.
catechese, leerhuis).
Belangrijk: gezien het statische karakter van een groep is het gebruik van
een groep niet aan te raden indien de samenstelling van de verzameling
dynamisch is (uitschrijvingen en overlijden!) en altijd up-to-date moet
zijn.
In zo’n geval is het beter om gebruik te maken van een gegevensverzameling die altijd up-to-date is, zoals een selectie of een vrij gebied
(geografisch)!
Een groep kan worden gemaakt
• door het één voor één toevoegen van geregistreerden aan een groep;
• op basis van een selectie. Eenmaal een selectie gecreëerd kan deze
eenvoudig rechtstreeks worden geëxporteerd naar een groep;
• door een Excel bestand met geregistreerden in LRP te importeren.
Het beheer over groepen waarvan de eigenaar in LRP niet meer als gebruiker
is geregistreerd ligt bij de lokaal beheerder (LB).
De LB kan:
• groepen die niet schrijfbaar zijn weer schrijfbaar maken,
• groepen die niet leesbaar zijn verwijderen.
De lokaal beheerder kan niet rechtstreeks in de groepen kijken.
2.21.1
Geregistreerden toevoegen
1. Open Groepen in het menu Dienstverlening, het venster Groepen verschijnt.
Figuur 165: Overzicht groepen
Belangrijk: in dit overzicht staan alle groepen voor de gemeente vermeld. In de groepen worden alleen de geregistreerden getoond die
vallen binnen de autorisatie van de gebruiker.
Dit betekent dat een groep meer geregistreerden kan bevatten dan
aan de gebruiker getoond wordt. Een en ander wordt bepaald door de
autorisatie zoals door de lokaal beheerder is aangebracht.
2. Klik op de knop Nieuw, het venster Groep toevoegen verschijnt.
ver. 3.1, december 2014
141
2.21
Groepen
Handleiding LA LRP
Figuur 166: Groep toevoegen
3. Geef een Naam en omschrijving, de naam van de gemeente is reeds ingevuld, selecteer indien nodig (en gewenst) de wijkgemeente.
De naam van de groep dient uniek te zijn, gelieve geen verschillende
groepen met dezelfde naam op te voeren.
• Tip: vermeld indien mogelijk in de Omschrijving van een groep naast
de omschrijving ook voor welk doel deze gemaakt is en waar de groep
gebruikt wordt.
4. Door middel van het veld Groep schrijven kan worden vastgelegd of de
betreffende groep door iemand anders dan uzelf mag worden aangepast of
herbepaald. Andere gebruikers (behalve de lokaal beheerder) kunnen de
geregistreerden in de groep echter wel zien.
5. Door middel van het veld Groep niet leesbaar kan worden vastgelegd
of de betreffende groep voor iemand anders dan uzelf zichtbaar is in het
overzicht met groepen. Andere gebruikers zien de groep niet en kunnen de
inhoud niet zien. (De groep is daardoor dan ook door niemand anders te
gebruiken in selecties!)
6. Klik op de knop Geregistreerde toevoegen. Lees ook de opmerking bij
punt 1, een geregistreerde kan al lid zijn van een groep maar, gebaseerd
op de autorisatie van de gebruiker, niet getoond worden.
Het venster Selecteer geregistreerde opent.
Belangrijk: in dit overzicht staan alleen geregistreerden die vallen
binnen de autorisatie van de gebruiker.
142
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.21
Groepen
Figuur 167: Selecteer geregistreerde
7. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon die in de groep moet worden
opgenomen. Klik vervolgens op de knop Zoeken.
8. Klik op de naam van gezochte geregistreerde(n) en klik op de knop Toevoegen aan groep. Met de knop Alles selecteren kunnen alle gevonden
geregistreerden in een keer geselecteerd worden worden.
Het venster Selecteer geregistreerde sluit, de geregistreerden zijn nu
toegevoegd aan de groep.
9. Met de knop Geregistreerde verwijderen uit groep kunnen één of meerdere geregistreerden uit de groep worden verwijderd.
10. Met de knop Geregistreerden herbepalen worden de uitgeschreven en
overleden geregistreerden uit de groep verwijderd. Hierna is deze groep
weer helemaal up-to-date.
Let op: het herbepalen van een groep kan niet ongedaan worden
gemaakt.
11. Klik op de knop Opslaan indien het samenstellen van de groep gereed is.
2.21.2
Selectie exporteren naar groep
Het maken van een selectie in LRP staat beschreven in paragraaf 2.19.1 Selectie
maken op pag. 117.
Als de betreffende selectie met de juiste criteria is samengesteld kan deze na
te zijn gegenereerd met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerden
naar Groep rechtstreeks naar en groep worden geëxporteerd.
Deze groep bevindt zich daarna in het overzicht groepen zoals beschreven in punt
1 van 2.21.1 Geregistreerden toevoegen op pag. 141. De groep kan nu als een
gewone groep worden bewerkt.
2.21.3
Geregistreerden importeren
LRP kan een groep creëren uit een Excel lijst. Deze lijst mag ook in een ander
programma gemaakt zijn zolang het bestand maar van het type xls is.
Belangrijk: het bestand moet in het bestandsformaat Microsoft Excel
2003/XP worden opgeslagen!
Een bestand opgeslagen in het xlsx formaat (bv. Microsoft Excel 2007) kan
ver. 3.1, december 2014
143
2.21
Groepen
Handleiding LA LRP
niet verwerkt worden. (Hernoemen van een xlsx bestand naar xls heeft
geen zin, een dergelijk bestand kan nog steeds niet verwerkt worden).
Voor het importeren moet een Excel bestand gemaakt zijn gemaakt met drie
kolommen, de gegevens worden ingelezen vanaf de tweede rij.
In de derde kolom (kolom C) staan de (oude) kerklidnummers, in de tweede kolom
kan eventueel nog een beschrijving worden gegeven en in de eerste kolom (kolom
A) staan de (LRP) geregistreerdenummers. Aan de hand van de (oude) kerklidnummers of de (LRP) geregistreerdenummers worden de bijbehorende geregistreerden
in LRP opgezocht en geplaatst in de door u gegeven groep(snaam).
1. Open Groepen in het menu Dienstverlening, het venster Groepen verschijnt.
Figuur 168: Overzicht groepen
2. Klik op de knop Importeer Groep. Klik op de mededeling ‘Zorg er voor dat
het document van het type xls is’.
Het venster Groep importeren opent zich.
De gemeentenaam is al ingevuld.
3. Vul de gewenste naam in voor de groep in het veld Groepsnaam.
De naam van de groep dient uniek te zijn, gelieve geen verschillende
groepen met dezelfde naam op te voeren.
• Tip: vermeld indien mogelijk in de Omschrijving van een groep naast
de omschrijving ook voor welk doel deze gemaakt is en waar de groep
gebruikt wordt.
Klik op de knop upload achter het veld Excel document.
Een dialoogvenster van uw operating system (Windows, Mac OS, Linux, etc.)
verschijnt waarmee u het te importeren excel-bestand kunt selecteren.
4. Selecteer het gewenste xls-bestand en klik op de knop Importeer Groep.
2.21.4
Groep bewerken en verwijderen
In het overzicht groepen zoals beschreven in paragraaf 2.21.1 Geregistreerden
toevoegen op pag. 141 kunnen de getoonde groepen met behulp van de knop
Bewerken en met behulp van de knop Verwijderen worden bewerkt en verwijderd.
Belangrijk: het verwijderen van een groep kan elders in LRP gevolgen hebben!!
Zo kan een groep gebruikt worden in een selectie of gebruikt worden in een
uitdraai. Vermeld dan ook altijd in de omschrijving van een groep voor
welk doel deze gemaakt is en waar de groep gebruikt wordt. De velden
Datum aangemaakt en Gewijzigd zijn daarbij een indicatie hoe actueel
de groep is.
144
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.22
2.22
Sorteringen
Sorteringen
Er bestaan in LRP twee soorten sorteringen:
• Landelijke, voorgedefinieerde sorteringen welke wel gebruikt maar niet
gewijzigd kunnen worden;
• Gemeente sorteringen welke zelf kunnen worden gemaakt.
De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP.
2.22.1
Landelijke sorteringen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt.
Figuur 169: Overzicht landelijke sorteringen
Onder het tabblad Landelijk bevinden zich de centraal in LRP vastgelegde
sortering. Deze sorteringen kunnen wel gebruikt maar niet gewijzigd worden.
2. Klik desgewenst op de knop Inzien om de samenstelling van de sortering
te kunnen zien.
Figuur 170: Sortering
2.22.2
Gemeente sorteringen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt.
ver. 3.1, december 2014
145
2.22
Sorteringen
Handleiding LA LRP
Onder het tabblad Gemeente bevinden zich de sorteringen die voor uw
(wijk)gemeente zijn vastgelegd. Deze sorteringen kunnen zelf worden bewerkt. Op deze sorteringen zijn de autorisaties van de (wijk)gemeente van
toepassing.
Figuur 171: Overzicht gemeente sorteringen
2.22.3
Sorteringen maken
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een nieuwe sortering te maken.
2. Klik op de knop Nieuw. Het venster Sortering bewerken verschijnt.
Figuur 172: Sortering bewerken
3. Geef de sortering een naam, bepaal of de sortering voor personen of voor
PE’s geldt en vul eventueel de wijkgemeente in.
4. Klik op de knop Nieuw om een sorteerveld toe te voegen, het venster
Sortering opent.
Figuur 173: Sortering
Selecteer in de lijst de velden waarop gesorteerd dient te worden.
Per sorteerveld kan worden opgegeven:
• sorteerniveu: numerieke volgorde;
• sorteerveld: het veld waarop moet worden gesorteerd;
146
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.22
Sorteringen
• sorteervolgorde: oplopende of aflopende sortering.
5. Selecteer het Sorteerniveau, nummer 1 betekent dat eerst op dit veld
wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld 2, veld 3, etc... (de maximale
sorteervolgorde is 10).
Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3) , etc...
6. Klik naast het veld Sorteerveld op de knop
om een keuze te maken uit
de mogelijke sorteervelden. Het venster Selecteer sorteerveld opent.
Figuur 174: Selecteer sorteerveld
Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop Selecteer. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd
in LRP.
Met ‘straat’ wordt de straat van het woonadres bedoeld, met een
afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen rekening
gehouden bij de sortering.
(a) Let op: bij de keuze voor ‘vrij gebied’ wordt op alle vrije gebieden
gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de
sortering.
7. Selecteer in het veld Sorteervolgorde of er oplopend of aflopend moet
worden gesorteerd.
8. Klik op de knop Opslaan om dit sorteerveld te bewaren.
Herhaal bovenstaande stappen voor alle gewenste sorteervelden.
Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe
een sortering samen te stellen.
2.22.4
Sorteringen wijzigen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een sortering te wijzigen.
Figuur 175: Overzicht gemeente sorteringen
ver. 3.1, december 2014
147
2.22
Sorteringen
Handleiding LA LRP
2. Selecteer de sortering die gewijzigd moet worden en klik op de knop Bewerken, het venster Sortering bewerken verschijnt.
Figuur 176: Sortering bewerken
3. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel
ontbrekende gegevens in.
4. Voeg toe, verwijder of wijzig de velden volgens welke moet worden gesorteerd met de knoppen Nieuw, Bewerken of Verwijder.
Figuur 177: Sortering
Per sorteerveld kan worden opgegeven:
• sorteerniveu: numerieke volgorde;
• sorteerveld: het veld waarop moet worden gesorteerd;
• sorteervolgorde: oplopende of aflopende sortering.
5. Selecteer het Sorteerniveau, nummer 1 betekent dat eerst op dit veld
wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld 2, veld 3, etc... (de maximale
sorteervolgorde is 10).
Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3) , etc...
6. Klik naast het veld Sorteerveld op de knop
om een keuze te maken uit
de mogelijke sorteervelden. Het venster Selecteer sorteerveld opent.
148
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.22
Sorteringen
Figuur 178: Selecteer sorteerveld
Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop Selecteer. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd
in LRP.
Let op: met ‘straat’ wordt de straat van het woonadres bedoeld,
met een afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen
rekening gehouden bij de sortering.
(a) Let op: bij de keuze voor ‘vrij gebied’ wordt op alle vrije gebieden
gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de
sortering.
7. Selecteer in het veld Sortering of er oplopend of aflopend moet worden
gesorteerd.
8. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen aan dit sorteerveld te bewaren.
Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe
een sortering samen te stellen.
2.22.5
Sorteringen verwijderen
1. Klik op Sorteringen in het menu Beheer. Het scherm Sorteringen verschijnt. Klik op het tabblad Gemeente om een sortering te verwijderen.
Figuur 179: Overzicht gemeente sorteringen
2. Selecteer de sortering die verwijderd moet worden en klik op de knop Verwijderen.
Let op: vergewis u ervan dat de sortering die verwijderd wordt niet in
gebruik is in selecties, fondsen/abonnementen of bij een uitdraai.
3. Bevestig dat u de geselecteerde sortering daadwerkelijk wilt verwijderen.
ver. 3.1, december 2014
149
2.23
2.23
Raadplegen kerkelijk register
Handleiding LA LRP
Raadplegen kerkelijk register
In het kerkelijk register zijn de volgende gegevens op te zoeken:
• geregistreerde;
• wijkgemeente;
• gemeente;
• classis.
Per (wijk)gemeente kunnen ook worden ingezien:
• algemene gegevens;
• gemeenten (via classis)
• ontvangstgemeenten (via classis)
• bestuurlijke informatie;
• wijkgemeenten (via gemeente);
• locaties;
• overige adressen;
• classis (via gemeente);
• ambten en functies.
1. Open Kerkelijk register in het menu Ledenadministratie. Het scherm
Kerkelijk register opent.
Figuur 180: Kerkelijk register - geregistreerden
2. Bepaal of gezocht moet worden onder Geregistreerde, Wijkgemeenten,
Gemeenten of Classes.
3. Geregistreerden
150
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.23
Raadplegen kerkelijk register
(a) Vul de Minimale zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Naast
de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de
postcode of de straat een verplicht veld.
Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig.
Indien de melding ‘‘Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoekcriteria . . . ’’ verschijnt dan moeten meer zoekcriteria (voorletter(s),
voorna(a)m(en), roepnaam) worden opgegeven.
(b) Onder het zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde.
4. Wijkgemeenten
(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken.
(b) Klik op de regel van de juiste wijkgemeente en klik op de knop Inzien.
Het scherm Wijkgemeente opent en toont de algemene gegevens
van de wijkgemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, correspondentieadres en telefoonnummer en e-mailadres
Figuur 181: Wijkgemeente
(c) In het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie over
de wijkgemeente getoond:
Figuur 182: Wijkgemeente (vervolg)
• bestuurlijke gegevens: wijkkerkenraad, wijkraad van kerkrentmeesters, wijkraad van diakenen;
• locaties: gebouwen en zalen;
• overige adressen;
• ambten en functies.
5. Gemeenten
(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken.
(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Inzien.
Het scherm Gemeente opent en toont de algemene gegevens van de
gemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, (correspondentie)adres,
telefoonnummer en e-mailadres.
ver. 3.1, december 2014
151
2.23
Raadplegen kerkelijk register
Handleiding LA LRP
Figuur 183: Gemeente
(c) In het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie over
de gemeente getoond:
Figuur 184: Gemeente (vervolg)
• bestuurlijke gegevens: algemene kerkenraad, college van kerkrentmeesters, college van diakenen;
• wijkgemeenten;
• locaties;
• overige adressen;
• ambten en functies.
6. Classes
(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop Zoeken.
(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Inzien.
Het scherm Classis opent en toont de algemene gegevens van de classis: classisnummer, regio, aanschrijfnaam en formele tenaamstelling,
telefoonnummer en e-maildres.
Figuur 185: Classis
(c) in het onderste gedeelte van het venster wordt meer informatie van
de classis getoond:
152
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.23
Raadplegen kerkelijk register
Figuur 186: Classis (vervolg)
• algemene gegevens;
• gemeenten;
• ontvangstgemeenten.
ver. 3.1, december 2014
153
2.24
2.24
Werken met de planner
Handleiding LA LRP
Werken met de planner
1. Open Planner in het menu Dienstverlening, het scherm Planner opent.
Figuur 187: Planner - ingeplande taken
2. In het tabblad Ingepland staan de opdrachten die nog uitgevoerd moeten
worden.
Met de knop Bewerken kan de datum en tijd van het uitvoeren van een
bestaande opdracht worden aangepast.
Figuur 188: Bewerk taak
3. In het tabblad Wachtrij staan de opdrachten die uitgevoerd worden maar
nog wachten tot er servercapaciteit beschikbaar is om de taak uit te kunnen
voeren.
4. In het tabblad Loopt staan de opdrachten die op dit moment uitgevoerd
worden.
5. In het tabblad Afgerond staan de opdrachten die gereed zijn en de bijbehorende bestanden die gedownload kunnen worden om afgedrukt (pdf) of
verwerkt te worden.
Klik op de knop Resultaat downloaden.
Figuur 189: Planner - afgeronde taken
Afhankelijk van de opdracht verschijnt een dialoogvenster om een pdfbestand te openen/af te drukken of een nieuw venster Selecteer bestand
om te downloaden.
Selecteer in dit venster Selecteer bestand om te downloaden het gewenste bestand en klik op de knop Download om het pdf-bestand te openen/af te drukken of om een bestand op te slaan voor latere verwerking.
6. In het tabblad Afgebroken staan de afgebroken / mislukte opdrachten
die vanwege een technische reden afgebroken zijn. Ook staan hier de
opdrachten die geen resultaat hebben opgeleverd.
154
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
2.24
Werken met de planner
Het scherm Planner verschijnt ook indien bij het starten van een uitdraai
gekozen wordt voor de optie Direct uitvoeren en naar planner overzicht
gaan.
Figuur 190: Uitdraai keuze
of Inplannen
Figuur 191: Bewerk taak
ver. 3.1, december 2014
155
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LA LRP
3 Afdrukken met LRP
Inleiding
Vanuit LRP kunnen diverse documenten en overzichten worden gegenereerd. In
LRP is er voor gekozen om alle printopdrachten niet via de printfunctionaliteit
van de browser maar via een pdf-document te laten lopen. Dit heeft als
voordeel dat een pdf-bestand kan worden bekeken, afgedrukt (laten afdrukken)
en bewaard voor latere verwerking.
Er zijn documenten die centraal zijn vastgelegd in LRP, deze zijn van te voren
gedefinieerd en zijn slechts beperkt aan te passen.
Naast deze centraal vastgelegde documenten kent LRP ook de zogenaamde
gemeentesjablonen.
Een voorbeeld van een gemeentesjabloon is de vrije brief waarmee het
mogelijk is een eigen brief te schrijven en deze vervolgens te combineren met
een selectie of een enkele persoon, zodat de NAW-gegevens en eventueel
andere gegevens uit LRP in de brief worden afgedrukt. Hetzelfde is mogelijk
met etiketten met vrije velden.
De gemeentesjablonen worden door de lokaal beheerder (LB) gemaakt en aangepast. (Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.18 Gemeentesjablonen
op pag. 121)
Iedere uitdraai kan - met behoud van de instellingen - worden opgeslagen en
wordt getoond in het overzicht ‘Bewaarde uitdraaien’.
Afdrukken uitbesteden
Wanneer u veel printwerk heeft of als u andere redenen heeft om het printwerk
uit te besteden, dan kunt u terecht bij de orderdesk van het LRP-team van
de Dienstenorganisatie. U kunt daar uw wensen kenbaar maken en u krijgt
nadere informatie over de uitvoeringsmogelijkheden, de levertijd en de daarbij
behorende kosten.
3.1
Afdrukken via Uitdraai
1. Open Uitdraai in het menu Dienstverlening, het scherm Bewaarde uitdraaien opent.
Figuur 192: Uitdraaien overzicht - bewaarde uitdraaien
2. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe uitdraai te maken (en eventueel voor
later te bewaren), het scherm Uitdraai documenten opent.
ver. 3.1, december 2014
157
3.2
Etiketten
Handleiding LA LRP
Figuur 193: Uitdraai documenten
3. Selecteer de gemeente, de wijkgemeente en de sectie waarvoor de uitdraai
wordt gemaakt. De keuzemogelijkheden zijn door de autorisatie van de
gebruiker begrensd.
4. Maak een keuze onder de kop Type uitdraai uit de gepresenteerde mogelijkheden. Hierna staan de mogelijkheden in LRP versie 3.1.
Figuur 194: Uitdraai - type uitdraai
3.2
Etiketten
Let op: indien voor een geregistreerde een correspondentieadres of
een tijdelijk adres is vastgelegd in het geregistreerdedossier dan
zal dit correspondentieadres respectievelijk dit tijdelijk adres op het
etiket worden afgedrukt in plaats van het huisadres.
(a) Bij de keuze Etiketten in het veld Type uitdraai verschijnt een keuze
uit Selectie of Persoon.
158
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3.2
Etiketten
Figuur 195: Etiketten - type gegevens
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit de beschikbare selecties.
Figuur 196: Etiketten - selectie - selectie
(c) Persoon
Figuur 197: Etiketten - persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
ver. 3.1, december 2014
159
3.3
Etiketten + vrij veld
Handleiding LA LRP
Figuur 198: Selecteer geregistreerde
3.3
Etiketten + vrij veld
Let op: indien voor een geregistreerde een correspondentieadres of
een tijdelijk adres is vastgelegd in het geregistreerdedossier dan
zal dit correspondentieadres respectievelijk dit tijdelijk adres op het
etiket worden afgedrukt in plaats van het huisadres.
(a) Bij de keuze Etiketten + vrij veld in het veld Type uitdraai verschijnt
een keuze uit één of meerdere sjablonen onder het kopje Etiketten
sjabloon.
Figuur 199: Sjabloon - etiket met een vrij veld
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
3.4
Persoonskaart
(a) Bij de keuze Persoonskaart in het veld Type uitdraai verschijnt een
keuze uit Selectie of Persoon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
160
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3.5
PE-kaart
(c) Persoon
De persoonskaart voor een enkele persoon kan eenvoudig rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier worden afgedrukt met de
knop Afdrukken persoonskaart.
3.5
PE-kaart
(a) Bij de keuze PE-kaart in het veld Type uitdraai verschijnt een keuze
uit Selectie of Persoon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
De PE-kaart van een enkele persoon of pastorale eenheid (PE) kan
eenvoudig rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier en het
overzicht pastorale eenheden worden afgedrukt.
Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt
moet een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE.
Voor zover mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PElid afgedrukt, de gegevens in de velden waarachter een sterretje
staat zijn die van het PE-hoofd.
3.6
Aanvraag uitschrijving
(a) Bij de keuze Aanvraag uitschrijving in het veld Type uitdraai verschijnt een keuze uit Selectie of Persoon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
Indien hier een PE-Hoofd wordt geselecteerd dan zal de gehele PE
afgedrukt worden, voor de overige relatietypen wordt alleen de geselecteerde persoon afgedrukt.
3.7
Nieuw ingekomen
(a) Bij de keuze Nieuw ingekomen in het veld Type uitdraai verschijnt
een keuze uit Selectie of Persoon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
ver. 3.1, december 2014
161
3.8
Aanvraag overschrijving
Handleiding LA LRP
Indien hier een PE-Hoofd wordt geselecteerd dan zal de gehele PE
afgedrukt worden, voor de overige relatietypen wordt alleen de geselecteerde persoon afgedrukt.
3.8
Aanvraag overschrijving
(a) Bij de keuze Aanvraag overschrijving in het veld Type uitdraai
verschijnt een keuze uit Selectie of Persoon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
Indien hier een PE-Hoofd wordt geselecteerd dan zal de gehele PE
afgedrukt worden, voor de overige relatietypen wordt alleen de geselecteerde persoon afgedrukt.
3.9
Vrije brief
(a) Bij de keuze Vrije brief in het veld Type uitdraai verschijnt een
keuze uit één of meerdere sjablonen onder het kopje Selecteer brief
sjabloon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
3.10
Mutaties
(a) Bij de keuze Mutaties in het veld Type uitdraai kan in het veld Type
document voor uitvoer naar pdf of Excel worden gekozen en verschijnen onder het kopje Mutatie periode twee velden waarin moet worden
ingevuld vanaf welke mutatiedatum tot en met welke mutatiedatum
moet worden afgedrukt.
162
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3.10
Mutaties
Figuur 200: Uitdraai documenten
Hieronder een korte toelichting over de mutaties die getoond worden
in het mutatierapport. Het mutatierapport bestaat uit verschillende
onderdelen, per onderdeel staat hieronder beschreven wanneer wat
getoond wordt.
(b) Gemuteerde geregistreerde
Alle geregistreerden die een wijziging hebben gehad in hun geregistreerdedossier binnen de geselecteerde periode en die niet in één van
de volgende categoriën kan worden ondergebracht.
Let op: onder de laatste kolom (‘Inschrijfstatus’) staat de huidige
status van de geregistreerde (en niet de wijziging).
(c) Inschrijvingen
Toont alle inschrijvingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd
op inschrijfdatum.
(d) Uitschrijvingen
Toont alle uitschrijvingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd
op uitschrijfdatum.
(e) Geboren
Toont alle geboortes binnen de geselecteerde periode gebaseerd op
geboortedatum.
(f) Overleden
Toont alle overlijdens binnen de geselecteerde periode gebaseerd op
overlijdensdatum.
(g) Kerkelijke staat
Toont alle wijzigingen kerkelijke staat binnen de geselecteerde periode
gebaseerd op de wijzigingsdatum.
(h) Verhuizingen
Toont alle verhuizingen binnen de wijkgemeente binnen de geselecteerde periode gebaseerd op verhuisdatum.
(i) Vertrokken
Toont alle verhuizingen naar buiten de gemeente binnen de geselecteerde periode gebaseerd op verhuisdatum.
(j) Verbintenissen
ver. 3.1, december 2014
163
3.11
Looplijst
Handleiding LA LRP
Alle verbintenissen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op wijzigingsdatum verbintenis. Omdat de datum van de burgerlijke verbintenis
geen verplicht veld is in LRP is gekozen voor wijzigingsdatum.
(k) Ontbintenissen
Alle ontbindingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op de wijzigingsdatum van de verbintenis. Omdat de datum ontbinding huwelijk
geen verplicht veld is in LRP is gekozen voor wijzigingsdatum.
(l) Overschrijvingen
Alle overschrijvingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op
wijzigingsdatum overschrijving. Hier worden dus overschrijvingen met
alle statussen getoond.
3.11
Looplijst
Figuur 201: Uitdraai documenten - looplijst
De looplijst kan de volgende zaken afdrukken naar pdf of exporteren
naar CSV:
• één of meerdere groepen;
• één of meerdere vrije gebieden.
De geregistreerden die uit bovenstaande groepen en/of vrije gebieden
komen kunnen verder beperkt worden met behulp van:
• een bestaande selectie;
164
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3.11
Looplijst
• een bestaande groep (zelf);
Omgekeerd is echter ook mogelijk: de geselecteerden uit een selectie
kunnen verder beperkt worden met behulp van een groep of vrij gebied.
Figuur 202: Looplijst - beperken tot groepen / vrije gebieden
3.11.1
Aanpassen lay-out
Het is mogelijk om de lay-out door middel van de vinkjes Verberg geboortedatum en Verberg geregistreerdenummer, wijk en sectie enigszins
aan te passen aan de wens en het beoogde doel van de looplijst.
Standaard worden op de looplijst de geboortedatum (t.b.v. een verjaardagsfonds) en het geregistreerdenummer, de wijkgemeente en de sectie van de
geregistreerde afgedrukt.
Figuur 203: Looplijst - aanpassen lay-out
• Door een vinkje te plaatsen in het veld Verberg geboortedatum
wordt de geboortedatum niet afgedrukt op de looplijst.
• Door een vinkje te plaatsen in het veld Verberg geregistreerdenummer, wijk en sectie worden het geregistreerdenummer, de wijk en
de sectie niet afgedrukt op de looplijst.
3.11.2
Mutaties op basis van vorige uitdraai
Standaard worden in de looplijst alle geregistreerden opgenomen die in de
geselecteerde selectie voorkomen.
Het is ook mogelijk om een aanvulling op een (oorspronkelijke) looplijst te
genereren waarin alleen die personen (geregistreerden en overige contacten) staan van wie de gegevens gewijzigd zijn sinds de vorige keer dat
de looplijst is afgedrukt.
In concreto betekent dit dat alleen de personen worden afgedrukt die sinds
de vorige keer dat de looplijst is afgedrukt:
ver. 3.1, december 2014
165
3.11
Looplijst
Handleiding LA LRP
• die niet meer in de betreffende selectie voorkomen (status afgemeld);
• voor het eerst voorkomen in de betreffende selectie (status nieuw);
• waarvan het adres is gewijzigd (status gewijzigd).
Door een vinkje te plaatsen in het veld Mutatie looplijst op basis van
vorige uitdraai worden alleen de mutaties afgedrukt sinds de vorige keer
dat de looplijst is afgedrukt.
De reden waarom de betreffende persoon wordt afgedrukt staat vermeld in
de kolom Status (zie hierboven).
3.11.3
Looplijst beperken
(a) Selectie
Schematisch
Figuur 204: Looplijst beperken tot selectie
1 Selecteer Looplijst in het veld Type uitdraai en selecteer in het
veld Type document of een pdf-bestand of csv-bestand moet
worden gegenereerd.
2 Selecteer met de knop Toevoegen onder het kopje Groep(en)
één of meerdere groepen.
Figuur 205: Looplijst selecteren groepen
3 Selecteer eventueel met de knop Toevoegen onder het kopje
Vrije gebied(en) één of meerdere vrije gebieden.
166
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3.11
Looplijst
Figuur 206: Looplijst selecteren vrije gebieden
4 De geregistreerden uit bovenstaande groepen en/of vrije gebieden
worden uiteindelijk beperkt met behulp van een selectie.
Figuur 207: Beperken tot selectie
Maak een keuze uit de beschikbare selecties in het veld Selectie.
5 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het
veld Sortering.
Het veld sortering is verplicht!
(b) Groep
Schematisch
Figuur 208: Looplijst beperken tot vrij gebied
1 Selecteer Looplijst in het veld Type uitdraai en selecteer in het
veld Type document of een pdf-bestand of csv-bestand moet
worden gegenereerd.
2 Selecteer met de knop Toevoegen onder het kopje Groep(en)
één of meerdere groepen.
Figuur 209: Looplijst selecteren groepen
3 Selecteer eventueel met de knop Toevoegen onder het kopje
Vrije gebied(en) één of meerdere vrije gebieden.
ver. 3.1, december 2014
167
3.12
Uitdraai brief
Handleiding LA LRP
Figuur 210: Looplijst selecteren vrije gebieden
4 Selecteer de blanco(!) regel in het veld Beperken tot.
Figuur 211: Beperken tot selectie
5 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het
veld Sortering.
Het veld sortering is verplicht!
3.12
Uitdraai brief
(a) Bij de keuze Vrije brief in het veld Type uitdraai verschijnt een
keuze uit één of meerdere sjablonen onder het kopje Selecteer brief
sjabloon.
(b) Selectie
Bij de keuze Selectie in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met selecties.
(c) Persoon
Bij de keuze Persoon in het veld Type gegevens dient een keuze te
worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.
3.13
Genereer document
(a) Klik op de knop Genereer document, het dialoogvenster Uitdraai
keuze opent.
Figuur 212: Uitdraai keuze
(b) Klik op de knop Direct uitvoeren en verder gaan om het genereren
van de uitdraai als een taak op de achtergrond uit te laten voeren. Het
resultaat is terug te vinden onder de planner, zie verder de instructie
bij paragraaf 2.24 Werken met de planner punt 2 op pag. 154.
168
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
3.13
Genereer document
(c) Klik op de knop Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan
als de documenten direct nodig zijn. Zie verder de instructie bij paragraaf 2.24 Werken met de planner punt 2 op pag. 154.
(d) Klik op de knop Inplannen als de documenten pas op een bepaalde
datum en tijdstip nodig zijn. De geselecteerde uitdraai inclusief de
eraan ten grondslag liggende selectie, groep, vrij gebied e.d. wordt
op het opgegeven moment gegenereerd en afgedrukt naar pdf. Zie
verder de instructie bij paragraaf 2.24 Werken met de planner punt 2
op pag. 154.
ver. 3.1, december 2014
169
Handleiding LA LRP
4 Bijlagen
Bijlage 1
KERKORDE VAN DE PROTESTANTSE KERK IN NEDERLAND
ORDINANTIE 2 - DE GEMEENTEN
(versie 2012)
Bijlage 2
Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van
gemeente en kerk
als bedoeld in ordinantie 2-6-3
(versie 2012)
170
ver. 3.1, december 2014
ORDINANTIE 2
KERKORDE VAN DE PROTESTANTSE KERK IN NEDERLAND
ORDINANTIE 2 - DE GEMEENTEN
I.
WIE TOT EEN GEMEENTE BEHOREN
Artikel 1.
Algemeen
1. Een gemeente is de gemeenschap die, geroepen tot eenheid, getuigenis en dienst, samenkomt
rondom Woord en sacramenten.
Artikel 2.
De leden van de gemeente
1. Tot een gemeente behoren
als doopleden:
- zij die in een gemeente van de kerk de doop hebben ontvangen of die in een andere kerk de
doop hebben ontvangen en naar de Protestantse Kerk in Nederland zijn overgekomen
en die als zodanig zijn ingeschreven in het register van deze gemeente;
als belijdende leden:
- zij die in een gemeente van de kerk belijdenis van het geloof hebben gedaan of die de doop
hebben ontvangen, belijdenis van het geloof hebben gedaan in een andere kerk en naar de
Protestantse Kerk in Nederland zijn overgekomen
- en die als zodanig zijn ingeschreven in het register van deze gemeente.
2. De leden zijn - behoudens toepassing van het in artikel 5-3 bepaalde - ingeschreven in het register
van de gemeente, binnen welker grondgebied zij hun vaste woonplaats hebben.
Artikel 3.
Gastleden
1. Tot een gemeente behoren - naast de in artikel 2 bedoelde leden van de gemeente - tevens zij die
in het register van deze gemeente als gastlid zijn ingeschreven.
2. In het register van een gemeente kunnen als gastlid worden ingeschreven leden van kerken
waarmee de Protestantse Kerk in Nederland bijzondere betrekkingen onderhoudt, alsmede van
andere kerken ten aanzien waarvan de generale synode dit heeft bepaald, onder
overeenkomstige toepassing van artikel 2-2.
3. Het gastlidmaatschap wordt nader geregeld bij generale regeling.
Artikel 4.
Zij die met de gemeente verbonden zijn
1. Tot de gemeenschap van een gemeente worden - naast de in artikel 2 bedoelde leden van de
gemeente en de in artikel 3 bedoelde gastleden - voorts gerekend de niet-gedoopte kinderen van
gemeenteleden alsmede degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente.
Artikel 5.
Verhuizing en overschrijving
1. Bij verhuizing worden de leden ingeschreven in het register van een gemeente binnen welker
grondgebied zij hun vaste woonplaats hebben,
een en ander met inachtneming van het hierna bepaalde:
a. Zij die ingeschreven waren in het register van een protestantse gemeente, worden ingeschreven in het register van de protestantse gemeente in de plaats van vestiging.
Is in de plaats van vestiging geen protestantse gemeente, dan worden zij ingeschreven in het
register van de daartoe - volgens een door de classicale vergadering te maken regeling –
aangewezen gemeente in de plaats van vestiging en wordt hen vanwege de generale synode
medegedeeld welke andere gemeenten die tot de kerk behoren, ter plaatse gevestigd zijn.
b. Zij die ingeschreven waren in het register van een hervormde gemeente respectievelijk een
gereformeerde kerk, worden ingeschreven in het register van de hervormde gemeente
respectievelijk de gereformeerde kerk in de plaats van vestiging.
Is in de plaats van vestiging geen hervormde gemeente respectievelijk gereformeerde kerk,
dan vindt de inschrijving plaats in het register van de protestantse gemeente in de plaats van
vestiging, dan wel in het register van de daartoe - volgens een door de classicale vergadering
te maken regeling – aangewezen gemeente in de plaats van vestiging.
ORDINANTIE 2
c. Zij die ingeschreven zijn in het register van de evangelisch-lutherse leden als bedoeld in artikel
10, worden ingeschreven in het register van de evangelisch-lutherse gemeente in de plaats
van vestiging dan wel van de protestantse gemeente die door vereniging met een evangelisch-lutherse gemeente is ontstaan.
d. Indien er in een plaats van vestiging meer dan één protestantse gemeente respectievelijk
hervormde gemeente respectievelijk gereformeerde kerk respectievelijk evangelisch-lutherse
gemeente is, dan worden zij ingeschreven in het register van de daartoe - volgens een door
de classicale vergadering te maken regeling - aangewezen gemeente in de plaats van
vestiging en wordt hen vanwege de generale synode medegedeeld welke andere gemeenten
1
die tot de kerk behoren, ter plaatse gevestigd zijn.
2. Indien er op een bepaald grondgebied meer dan een tot de kerk behorende gemeente is, kunnen
de leden die in het register van een van deze gemeenten zijn ingeschreven zich op hun verzoek
laten overschrijven naar het register van een van de andere in hetzelfde gebied gelegen gemeenten.
3. a. Als lid van een gemeente kunnen in het register van een gemeente ook worden ingeschreven
de in artikel 2-2 bedoelde leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een
andere tot de kerk behorende gemeente.
Deze inschrijving geschiedt op een schriftelijk en gemotiveerd verzoek aan de kerkenraad van
deze gemeente die eerst tot inschrijving overgaat nadat de kerkenraad van de gemeente
waartoe betrokkene behoort van dit verzoek schriftelijk op de hoogte is gesteld en daartegen
binnen 30 dagen geen bezwaar heeft gemaakt.
Voor de gedoopte en niet-gedoopte kinderen beneden de leeftijd van 18 jaar wordt het
verzoek tot inschrijving in een andere gemeente dan de woongemeente ingediend door de
ouders of verzorgers.
b. Weigert de kerkenraad de gevraagde inschrijving of maakt de kerkenraad van de gemeente
waartoe betrokkene behoort bezwaar, dan kunnen betrokkenen een beslissing ter zake vragen
aan het breed moderamen van de classicale vergadering van de classis, waartoe de
gemeente waarbinnen zij hun vaste woonplaats hebben, behoort.
Alvorens een beslissing te nemen, hoort dit breed moderamen - indien de gemeente waarbij
de inschrijving wordt verzocht, tot een andere classis behoort - het breed moderamen van de
classicale vergadering van die andere classis.
c. Bij verhuizing van hen die door toepassing van deze bepaling in het register van een
gemeente zijn ingeschreven, blijft deze inschrijving van kracht en worden zij niet ingeschreven
in het register van de gemeente binnen welker grondgebied zij hun vaste woonplaats hebben,
tenzij betrokkenen of de kerkenraad van de gemeente schriftelijk meedelen deze inschrijving
niet te willen handhaven.
In het laatste geval kunnen betrokkenen een beslissing ter zake vragen aan het breed
moderamen van de classicale vergadering van de classis, waartoe de gemeente van
inschrijving behoort.
d. In afwijking van het bepaalde in artikel 7-2 kunnen als lid van de gemeente – op hun schriftelijk
en gemotiveerd verzoek en ter beoordeling van de kerkenraad van deze gemeente- in het
register van een gemeente ook worden ingeschreven zij die een vaste woonplaats hebben in
2
het buitenland.
4. Bij verhuizing naar het buitenland kan een verklaring van lidmaatschap of een attestatie als
bedoeld in ordinantie 14-4-3 worden afgegeven, met inachtneming van het bepaalde in ordinantie
6-4-3.
II. DE REGISTERS
Artikel 6.
De registers van gemeente en kerk
1. Ten behoeve van het leven en werken van gemeenten en kerk worden de volgende registers
bijgehouden:
a. het register van de gemeente dat bestaat uit
het register van de gemeenteleden
1
Wijziging kerkorde, ordinantie 2-5-1, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.
2
Wijziging kerkorde, ordinantie 2-5-3, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.
ORDINANTIE 2
-
2.
3.
4.
5.
het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk
geven van verbondenheid met de gemeente;
b. het register van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland;
c. het register van de evangelisch-lutherse leden.
Het doel van de registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het
functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord.
De in lid 1 bedoelde registers worden ingericht en bijgehouden naar regels bij generale regeling
vastgesteld.
Ieder die in een register als bedoeld in lid 1 is opgenomen heeft recht op inzage van hetgeen
omtrent betrokkene is geregistreerd en op correctie van onjuistheden in de geregistreerde
gegevens.
Van de gegevens van de registers wordt geen gebruik gemaakt dan met voorafgaande
toestemming van de houder van het register, behalve voor het verstrekken van gegevens voor de
kerkvisitatie of voor de tenuitvoerlegging van andere bij of krachtens ordinantie voorgeschreven
werkzaamheden. Ten aanzien van het gebruik van gegevens van de door of vanwege de
kerkenraad bijgehouden registers kan de in dit lid bedoelde toestemming alleen worden gegeven
door deze kerkenraad.
Artikel 7.
Het register van gemeenteleden
1. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de kerkenraad
een register van gemeenteleden ingericht en bijgehouden, alsmede in een gemeente met
wijkgemeenten een register van de leden van de wijkgemeente. In deze registers worden
ingeschreven de doopleden en de belijdende leden die tot de (wijk)gemeente behoren.
2. Allen die als leden zijn ingeschreven in het register van een gemeente, blijven tot haar behoren
zolang zij niet
- in een andere gemeente worden opgenomen door verandering van woonplaats,
- ingeschreven worden in een andere gemeente van de kerk,
- metterwoon zich vestigen in het buitenland,
- tot een andere kerkgemeenschap overgaan,
- zichzelf onttrekken aan de gemeenschap van de kerk door middel van een uitdrukkelijke
verklaring aan de kerkenraad.
3. Bij vertrek dan wel overschrijving van een lid van een gemeente naar een andere gemeente
worden de desbetreffende gegevens uit het register van gemeenteleden toegezonden aan de
gemeente van inschrijving.
4. Op hun verzoek kunnen leden van een andere kerk door of vanwege de kerkenraad in het register
van gemeenteleden als gastlid worden ingeschreven, een en ander naar regels bij generale
regeling vastgesteld.
Artikel 8.
Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die
blijk geven van verbondenheid met de gemeente
1. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt voorts door of vanwege de
kerkenraad een register bijgehouden van degenen die de gemeente tot haar gemeenschap
rekent.
2. In dit register worden ingeschreven de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en zij die blijk
geven van verbondenheid met de gemeente, tenzij daartegen door of namens betrokkenen of hun
wettelijke vertegenwoordigers bezwaar wordt gemaakt.
3. Van de inschrijving van niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk
geven van verbondenheid met de gemeente worden betrokkenen of hun wettelijke
vertegenwoordigers binnen vier weken op de hoogte gesteld. Voor deze ingeschrevenen is het
bepaalde in artikel 7-3 van toepassing.
Artikel 9.
De landelijke ledenregistratie
1. Ten behoeve van de continuïteit van de registratie van de leden van de gemeenten en van de
onderlinge uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens doet de generale synode een
registratie onderhouden van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland.
2. De gemeenten zijn gehouden ten behoeve van de landelijke ledenregistratie alle mutaties op het
ledenbestand van de gemeente die haar ter kennis komen, aan de generale synode ter
beschikking te stellen, terwijl de gemeenten een opgave ontvangen van de in de landelijke
ledenregistratie aangebrachte mutaties die hun gemeente betreffen.
ORDINANTIE 2
3. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van het register als
bedoeld in artikel 8 van deze ordinantie.
Artikel 10. Het register van evangelisch-lutherse leden
1. De evangelisch-lutherse leden van de kerk worden tevens ingeschreven in een daartoe door de
evangelisch-lutherse synode bijgehouden register.
2. In het register van de evangelisch-lutherse leden worden opgenomen
- zij die als dooplid of belijdend lid zijn ingeschreven in het register van een evangelischlutherse gemeente en
- zij die als dooplid of belijdend lid in het register van een andere tot de kerk behorende
gemeente zijn ingeschreven en - op een daartoe strekkend verzoek - zijn ingeschreven door
de evangelisch-lutherse synode.
III. VORMEN VAN GEMEENTE-ZIJN
Artikel 11. Algemeen
1. Elke gemeente heeft haar door de kerk vastgestelde grenzen en wordt aangeduid als
respectievelijk de Protestantse gemeente te ...., de Hervormde gemeente te ...., de Gereformeerde kerk te ....., de Evangelisch-Lutherse gemeente te .....,
waar nodig met een bijzondere aanduiding om haar kerkordelijk, postaal en in het rechtsverkeer te
onderscheiden van de andere plaatselijke gemeente(n).
2. De protestantse gemeenten, de hervormde gemeenten - waartoe ook gerekend worden de
Waalse, de Presbyteriaans-Engelse en Schotse gemeenten in Nederland -, de gereformeerde
kerken en de evangelisch-lutherse gemeenten, alsmede de hervormde, de gereformeerde en de
evangelisch-lutherse wijkgemeenten van een protestantse gemeente worden opgenomen in een
door de generale synode bijgehouden register van de gemeenten van de Protestantse Kerk in
Nederland.
3. De aanduiding en de naam van de gemeente worden door de kerkenraad niet gewijzigd dan nadat
de leden van de gemeente daarin gekend en hierover gehoord zijn. Bedoelde wijziging kan alleen
plaatsvinden met medewerking en goedvinden van de classicale vergadering, die in daarvoor in
aanmerking komende gevallen de evangelisch-lutherse synode hoort.
4. De grenzen van de gemeenten worden vastgesteld en gewijzigd door de classicale vergadering,
die de kerkenraden van de betrokken gemeenten en - in daarvoor in aanmerking komende
gevallen - de evangelisch-lutherse synode hoort en de betrokken leden van de kerk in de
gelegenheid stelt hun oordeel kenbaar te maken.
Indien het grenzen betreft met een gemeente die behoort tot een andere classis geschiedt deze
vaststelling en wijziging in overleg met de betreffende classicale vergadering.
5. De kerkenraden van gemeenten waarvan het gebied geheel of gedeeltelijk samenvalt zijn
gehouden elkaar op de hoogte te stellen van de werkzaamheden die door of vanwege de gemeente worden verricht, met name waar deze werkzaamheden de missionaire, diaconale en
pastorale arbeid en het jeugdwerk van de gemeente betreffen, en op deze terreinen te zoeken
naar samenwerking.
6. De in het vorige lid bedoelde gemeenten kunnen op verschillende terreinen van het kerkelijk leven
nauw samenwerken.
Een besluit tot zulk een samenwerking, waarin vastgelegd dient te worden welke arbeid geheel of
gedeeltelijk onder gemeenschappelijke verantwoordelijkheid zal worden verricht, wordt genomen
door de kerkenraden van de betrokken gemeenten, nadat de leden van de gemeenten daarin
gekend en daarover gehoord zijn.
7. Op de samenwerking als bedoeld in lid 5 en 6 zijn de bepalingen van de generale regeling voor
samenwerking en federatie van toepassing.
7. Waar in de ordinanties of generale regelingen sprake is van gemeente respectievelijk kerkenraad
wordt in het geval van een gemeente met wijkgemeenten steeds de wijkgemeente respectievelijk
de wijkkerkenraad bedoeld, tenzij nadrukkelijk anders wordt vermeld of uit de bepaling blijkt dat
kennelijk de gemeente als geheel respectievelijk de algemene kerkenraad wordt bedoeld.
Artikel 12. De vorming van protestantse gemeenten
1. Een protestantse gemeente wordt gevormd door vereniging van twee of meer tot de kerk
behorende gemeenten waarvan het gebied geheel of gedeeltelijk samenvalt.
ORDINANTIE 2
2. Een besluit tot vereniging wordt genomen door de kerkenraden van de betrokken gemeenten,
nadat de leden van de gemeenten daarin gekend en daarover gehoord zijn.
3. Een besluit tot vereniging kan, indien het betreft de vereniging van gemeenten waartoe een of
meer wijkgemeenten behoren, niet genomen worden dan nadat
de wijkkerkenraden zijn gehoord en
- de leden van de wijkgemeenten daarin gekend en door de wijkkerkenraden daarover gehoord
zijn.
4. Vereniging van twee of meer gemeenten tot een protestantse gemeente kan alleen plaatsvinden
met medewerking en goedvinden van de classicale vergadering.
5. Een voorstel tot vereniging gaat gepaard met een voorstel voor de vaststelling van de grenzen van
de te vormen protestantse gemeente respectievelijk voor de wijziging van de grenzen van de
andere betrokken gemeenten.
6. Indien het voor een gemeente niet mogelijk is door vereniging een protestantse gemeente te
vormen, hetzij omdat er geen andere tot de kerk behorende gemeente ter plaatse is, hetzij omdat
door de andere gemeente(n) te kennen is gegeven niet bereid te zijn tot vereniging te komen, kan
de classicale vergadering, gehoord de kerkenraad van de andere gemeente, de eerstgenoemde
gemeente op haar verzoek aanmerken als protestantse gemeente.
7. Het bepaalde in de leden 1 tot en met 6 is van overeenkomstige toepassing op wijkgemeenten die
deel uitmaken van een protestantse gemeente, met dien verstande dat in dat geval de vereniging
plaatsvindt met medewerking en goedvinden van de algemene kerkenraad.
8. Indien er bij de vereniging van gemeenten die tezamen een protestantse gemeente gaan vormen
op hetzelfde gebied een hervormde gemeente, een gereformeerde kerk of een evangelisch-lutherse gemeente blijft bestaan kan de classicale vergadering op verzoek van de kerkenraden van de
betrokken gemeenten besluiten de grenzen van de op hetzelfde gebied naast elkaar bestaande
gemeenten te wijzigen.
9. Indien de vorming van een protestantse gemeente betreft een vereniging van gemeenten waartoe
een of meer wijkgemeenten behoren die redenen hebben om niet zelf tot zulk een vereniging met
een andere wijkgemeente over te gaan, worden de betrokken wijkgemeenten op verzoek van de
desbetreffende wijkkerkenraden aangemerkt als respectievelijk hervormde, gereformeerde of
evangelisch-lutherse wijkgemeente van de protestantse gemeente.
Voor zulke wijkgemeenten gelden - voorzover in de orde van de kerk niet anders is bepaald dezelfde bepalingen als voor andere wijkgemeenten.
10. Indien de vorming van een protestantse gemeente betreft een vereniging van gemeenten waartoe
een of meer wijkgemeenten behoren die zwaarwegende bezwaren hebben tegen de vorming van
de desbetreffende protestantse gemeente, kan de classicale vergadering - met inachtneming van
het bepaalde in artikel 13 - ten behoeve van de tot deze wijkgemeente behorende gemeenteleden
overgaan tot de vorming van respectievelijk een hervormde gemeente, een gereformeerde kerk of
een evangelisch-lutherse gemeente naast de protestantse gemeente.
Artikel 13. De vorming van nieuwe gemeenten
1. De vorming van een nieuwe gemeente geschiedt - hetzij op verzoek van belanghebbende leden
van de kerk die in een bepaald gebied woonachtig zijn, hetzij op verzoek van een of meer
kerkenraden van de betrokken gemeenten - door de classicale vergadering.
2. Een daartoe strekkend verzoek dient, als het wordt gedaan door leden van de betrokken
gemeenten, ingediend te worden bij de kerkenraad van hun gemeente, die het verzoek met een
advies ter zake doorzendt naar de classicale vergadering.
Is het verzoek afkomstig van een kerkenraad van een van de betrokken gemeenten, dan wordt het
verzoek ingediend bij de classicale vergadering.
3. Voordat een besluit tot vorming van een nieuwe gemeente wordt genomen, wordt het advies
ingewonnen van de betrokken kerkenraden, voor zover het verzoek daartoe niet van zulk een
kerkenraad zelf afkomstig is, en worden de betrokken leden van de kerk in de gelegenheid gesteld
hun oordeel kenbaar te maken.
4. De classicale vergadering kan tot vorming van een nieuwe gemeente besluiten als daartoe een
zodanig aantal gemeenteleden zal behoren, dat de te vormen gemeente in staat geacht mag
worden een kerkenraad te vormen en de in de orde van de kerk aangegeven taken van een
gemeente te verrichten.
5. De classicale vergadering kan - op verzoek en ten behoeve van leden van de kerk die in een
bijzondere situatie verkeren en gehoord de kerkenraden van de betrokken gemeenten - deze
leden samenbrengen in een gemeente van bijzondere aard.
ORDINANTIE 2
Voor deze gemeenten gelden - voor zover in de orde van de kerk niet anders is bepaald - dezelfde
regels als voor andere gemeenten.
6. Indien het verzoek tot vorming van een nieuwe gemeente betreft de vorming van een nieuwe
gemeente naast een ter plaatse reeds bestaande gemeente dan wel de vorming van een nieuwe
hervormde gemeente, gereformeerde kerk of evangelisch-lutherse gemeente, kan een classicale
vergadering daartoe eerst besluiten na tevens het advies ingewonnen te hebben van het regionale
college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - van de evangelischlutherse synode.
Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode.
Artikel 14. Samenvoeging van gemeenten
1. Twee of meer aangrenzende gemeenten dan wel twee of meer gemeenten die in een zelfde
gebied gelegen zijn, waaronder ten minste een gemeente van bijzondere aard, kunnen - op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeenten en nadat de leden van de betreffende gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken - door de classicale
vergadering worden samengevoegd tot een nieuwe gemeente.
2. In bijzondere omstandigheden kan de classicale vergadering een gemeente, indien aan het
regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - aan de
evangelisch-lutherse synode is gebleken dat deze gemeente geen mogelijkheid meer heeft om
zelfstandig te blijven bestaan, samenvoegen met een andere gemeente. Het besluit daartoe kan
eerst genomen worden nadat de betrokken kerkenraden zijn gehoord en de betrokken gemeenteleden de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken.
Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode.
Artikel 15. Combinatie van gemeenten
1. Twee of meer gemeenten kunnen een combinatie van gemeenten vormen. In een combinatie van
gemeenten is de predikant verbonden aan de gemeenten gezamenlijk.
2. Een combinatie komt tot stand door een daartoe strekkend besluit van de classicale vergadering
op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeenten.
3. Bij de vorming van een combinatie worden de betrokken gemeenten, zo dit nog niet het geval is,
ingedeeld bij een zelfde classis.
4. In bijzondere omstandigheden kan de classicale vergadering een gemeente, indien aan het
regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - aan de
evangelisch-lutherse synode is gebleken dat deze gemeente geen mogelijkheid meer heeft om
zelfstandig te blijven bestaan, samenbrengen in een combinatie met een of meer andere gemeenten.
5. Een besluit tot het samenbrengen van gemeenten in een combinatie bevat tevens de voorzieningen die zijn getroffen ten aanzien van de verdeling van de kerkdiensten, de indeling van het pastorale werk, het aandeel van elke gemeente in de keuze van de predikant en het aandeel van elke
gemeente in de kosten, die uit de combinatie voortvloeien,
en kan eerst genomen worden nadat
- de kerkenraden van de betrokken gemeenten en de betrokken predikant daarover zijn
gehoord en
- de leden van de betrokken gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel
daaromtrent kenbaar te maken.
6. De kerkenraden van de gemeenten die met elkaar een combinatie vormen komen ten minste
eenmaal per jaar bijeen om de zaken te bespreken die hen gezamenlijk raken.
7. Wijzigingen in de in lid 5 bedoelde voorzieningen kunnen worden aangebracht onder
overeenkomstige toepassing van het in dat lid bepaalde.
8. Een combinatie kan worden beëindigd op verzoek van een of meer betrokken kerkenraden, indien
naar het oordeel van de classicale vergadering daartoe gegronde redenen bestaan en een
redelijke oplossing is gevonden ten aanzien van de pastorale verzorging van de betrokken
gemeenten en ten aanzien van de predikant die aan de combinatie van gemeenten is verbonden.
Artikel 16. Gemeenten met wijkgemeenten
1. Indien aan een gemeente meer dan twee predikanten voor gewone werkzaamheden zijn
verbonden wordt de gemeente in de regel ingedeeld in wijkgemeenten.
2. Een gemeente met wijkgemeenten heeft een algemene kerkenraad; de wijkgemeenten hebben elk
een wijkkerkenraad.
ORDINANTIE 2
3. Indien in een niet in wijkgemeenten ingedeelde gemeente de behoefte bestaat tot vorming van
wijkgemeenten, kan de kerkenraad daartoe besluiten met inachtneming van het in lid 4 bepaalde
ten aanzien van elk van de te vormen wijkgemeenten.
4. De algemene kerkenraad kan - hetzij op verzoek van belanghebbende leden van de gemeente,
hetzij op verzoek van een of meer kerkenraden van de betrokken wijkgemeenten - tot vorming van
een nieuwe wijkgemeente besluiten, als daartoe een zodanig aantal gemeenteleden zal behoren
dat de te vormen wijkgemeente in staat geacht mag worden een wijkkerkenraad te vormen en de
in de orde van de kerk aangegeven taken van een wijkgemeente te verrichten.
5. De algemene kerkenraad kan ten behoeve van een goede vervulling van de missionaire,
diaconale en pastorale arbeid van de gemeente - nadat de betrokken wijkkerkenraden zijn
gehoord en de leden van de betrokken wijkgemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun
oordeel daarover kenbaar te maken - ook eigener beweging overgaan tot de vorming van (nieuwe)
wijkgemeenten.
6. Het aantal en de grenzen van de wijkgemeenten worden, nadat de betrokken wijkkerkenraden zijn
gehoord en de leden van de betrokken wijkgemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun
oordeel kenbaar te maken, vastgesteld en gewijzigd door de algemene kerkenraad.
Vaststelling en wijziging van het aantal wijkgemeenten kan alleen plaatsvinden met medewerking
en goedvinden van de classicale vergadering.
7. De algemene kerkenraad kan eigener beweging, en gehoord de betrokken wijkkerkenraden, dan
wel op verzoek van de betrokken wijkkerkenraden twee of meer wijkgemeenten samenbrengen in
een combinatie van wijkgemeenten ten behoeve waarvan een predikant verbonden wordt of is aan
de gemeente,
nadat tussen de betrokken wijkkerkenraden en de algemene kerkenraad overeenstemming is
verkregen over een regeling van de kerkdiensten, de indeling van het pastorale werk en het
aandeel van elke wijkgemeente in de keuze van de predikant.
8. De algemene kerkenraad kan - op verzoek en ten behoeve van leden van de gemeente die in een
bijzondere situatie verkeren en gehoord de kerkenraden van de betrokken wijkgemeenten - deze
leden samen brengen in een wijkgemeente van bijzondere aard. Een besluit tot vorming van een
wijkgemeente van bijzondere aard behoeft de goedkeuring van de classicale vergadering, die
daarover het advies inwint van het regionale college voor de visitatie.
Voor deze gemeenten gelden - voor zover in de orde van de kerk niet anders is bepaald - dezelfde
regels als voor andere wijkgemeenten.
9. a. Tot een wijkgemeente behoren zij die in het ten behoeve van de wijkgemeente bij te houden
register van leden van de wijkgemeente zijn ingeschreven.
b. In het register van de wijkgemeente worden - behoudens toepassing van het in artikel 5-3
bepaalde - ingeschreven de leden van de gemeente die binnen het grondgebied van de
wijkgemeente hun vaste woonplaats hebben.
c. Als lid van een wijkgemeente kunnen in het register van de wijkgemeente ook worden
ingeschreven de in artikel 2-2 bedoelde leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben
binnen een andere tot dezelfde gemeente behorende wijkgemeente.
Deze inschrijving geschiedt op een schriftelijk en gemotiveerd verzoek aan de kerkenraad van
deze wijkgemeente en vindt eerst plaats nadat de kerkenraad van de wijkgemeente waartoe
betrokkene behoort van dit verzoek schriftelijk op de hoogte is gesteld en daartegen binnen 30
dagen geen bezwaar heeft gemaakt.
Weigert de wijkkerkenraad de gevraagde inschrijving of maakt de wijkkerkenraad van de
wijkgemeente waartoe betrokkene behoort bezwaar, dan kunnen betrokkenen een beslissing
ter zake vragen aan de algemene kerkenraad.
Bij verhuizing van hen die door toepassing van deze bepaling in het register van een
wijkgemeente zijn ingeschreven, blijft deze inschrijving van kracht en worden zij niet
ingeschreven in het register van de (wijk)gemeente binnen welker grondgebied zij hun vaste
woonplaats hebben, tenzij betrokkenen of de kerkenraad van de wijkgemeente schriftelijk
3
meedelen deze inschrijving niet te willen handhaven.
d. Tot de gemeenschap van een wijkgemeente worden gerekend - naast de onder b en c
bedoelde leden van de wijkgemeente en de in artikel 3 bedoelde gastleden - de niet-gedoopte
kinderen van de leden van de wijkgemeente alsmede degenen die blijk geven van
verbondenheid met de wijkgemeente. Het bepaalde in artikel 8 is van overeenkomstige
toepassing.
3
Wijziging kerkorde, ordinantie 2-16-9-c, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.
ORDINANTIE 2
e. Het bepaalde in artikel 5-1 en 2 is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de
4
in lid 1 sub a en d genoemde mededeling vanwege de generale synode achterwege blijft.
10. De vorming en inrichting van een gemeente met wijkgemeenten wordt verder geregeld in een door
de algemene kerkenraad na overleg met de wijkkerkenraden vast te stellen regeling.
Artikel 17. Streekgemeenten
1. Een streekgemeente is een gemeente bestaande uit twee of meer binnen een classis gelegen
gemeenten,
waarin de verzorging van de gemeenschappelijke belangen is opgedragen aan een
streekkerkenraad, een streekcollege van kerkrentmeesters en een streekcollege van diakenen.
De predikanten zijn verbonden aan de streekgemeente.
2. Bij de vorming van een streekgemeente worden de betrokken gemeenten, zo dit nog niet het
geval is, ingedeeld in eenzelfde classis.
3. De tot een streekgemeente behorende gemeenten behouden een beperkte zelfstandigheid.
Tot de door de streekgemeente te verzorgen aangelegenheden behoort in elk geval het
coördineren van de missionaire, diaconale en pastorale arbeid in de gemeenten.
4. a. Een huisgemeente is een tot een streekgemeente behorende gemeente die niet in staat is alle
in de orde van de kerk aangegeven taken van een gemeente te verrichten.
b. Een huisgemeente wordt gevormd door de kerkenraad van een streekgemeente op verzoek
van de kerkenraad van de betreffende gemeente nadat de leden van deze laatstgenoemde
gemeente de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken.
c. In bijzondere omstandigheden kan de streekkerkenraad – onder goedkeuring van het breed
moderamen van de classicale vergadering en nadat de kerkenraad en de leden van de
betreffende gemeente de gelegenheid hebben gehad hun oordeel kenbaar te maken –
besluiten een gemeente die deel uitmaakt van de streekgemeente, aan te merken als
huisgemeente.
d. Een besluit tot vorming van een huisgemeente bevat een regeling betreffende de taken die
door de huisgemeente in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad van
de streekgemeente worden verricht.
e. De kerkenraad van de streekgemeente wijst voor het contact met de huisgemeente uit zijn
midden ten minste een van zijn leden aan.
5. Twee of meer gemeenten kunnen - op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeenten
en nadat de predikanten daarover zijn gehoord en de leden van de betreffende gemeenten de
gelegenheid hebben gekregen hun oordeel daaromtrent kenbaar te maken - door de classicale
vergadering worden samengebracht in een streekgemeente.
6. In bijzondere omstandigheden kan de classicale vergadering een gemeente, indien aan het
regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - aan de
evangelisch-lutherse synode is gebleken dat deze gemeente geen mogelijkheid meer heeft om
zelfstandig te blijven bestaan, samenbrengen in een streekgemeente met een of meer andere in
de classis gelegen gemeenten.
Het besluit daartoe kan eerst genomen worden nadat de kerkenraden van de betrokken
gemeenten en de betrokken predikanten daarover zijn gehoord en de leden van de betreffende
gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel daaromtrent kenbaar te maken.
Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode.
7. Het besluit tot vorming van een streekgemeente bevat een regeling ten aanzien van
- de verdeling van de werkzaamheden over enerzijds de streekgemeente en anderzijds de tot
de streekgemeente behorende gemeenten,
- de samenstelling en bevoegdheden van de streekkerkenraad, het streekcollege van kerkrentmeesters en het streekcollege van diakenen.
8. Een voor een streekgemeente geldende regeling kan worden gewijzigd dan wel een
streekgemeente kan worden opgeheven op verzoek van een of meer kerkenraden van de tot de
streekgemeente behorende gemeenten,
indien naar het oordeel van de classicale vergadering daartoe gegronde redenen bestaan en een
redelijke oplossing is gevonden ten aanzien van de missionaire, diaconale en pastorale arbeid van
de betrokken gemeenten en ten aanzien van de predikant(en) die aan de streekgemeente is (zijn)
verbonden.
4
Wijziging kerkorde, ordinantie 2-16-9-e, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.
ORDINANTIE 2
Artikel 18. Gemeenten in bijzondere missionaire, diaconale en pastorale omstandigheden in
grootstedelijke gebieden
1. De classicale vergadering is bevoegd ten behoeve van het werk van een (wijk)gemeente of van
een (wijk)gemeente van bijzondere aard, gelegen in een grootstedelijk gebied, die naar het
oordeel van de door de generale synode daartoe aangewezen organen van de kerk in bijzondere
missionaire, diaconale en pastorale omstandigheden verkeert, in het kader van een op die bijzondere omstandigheden gericht beleid - het regionale college voor de visitatie gehoord - voorzieningen te treffen, als daar zijn:
a. het verlenen aan een of meer in overleg met de betrokken gemeente daartoe aangewezen
ouderlingen of diakenen van de bevoegdheid om in deze (wijk)gemeente bij ontstentenis van
de predikant ambtswerkzaamheden van een predikant te verrichten, waaronder het voorgaan
in de kerkdiensten en de bediening van de sacramenten, een en ander onder supervisie van
een daartoe aangewezen predikant;
b. andere maatregelen die de betrokken organen van de kerk wenselijk dan wel noodzakelijk
achten.
2. De classicale vergadering neemt het besluit tot het treffen van voorzieningen op verzoek van de
desbetreffende (wijk)gemeente of van leden van de kerk die in een dergelijke bijzondere situatie
verkeren.
3. De classicale vergadering hoort, voordat zij een besluit als bedoeld in lid 2 neemt,
- de kerkenraad van de betrokken (wijk)gemeente, indien het verzoek niet van hemzelf
afkomstig is en
- de algemene kerkenraad.
4. De classicale vergadering kan ten behoeve van het werk van een (wijk)gemeente, die niet gelegen
is in een grootstedelijk gebied als bedoeld in lid 1, maar die naar het oordeel van de door de
generale synode daartoe aangewezen organen van de kerk eveneens in bijzondere missionaire,
diaconale en pastorale omstandigheden verkeert, met inachtneming van het overigens in dit artikel
bepaalde, besluiten tot het treffen van voorzieningen als bedoeld in lid 1.
Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode, het generale college voor de visitatie
gehoord.
Artikel 19. Vermogensrechtelijke aspecten van gemeentevorming
1. Alle besluiten tot
- vereniging, vorming, samenvoeging of splitsing van gemeenten,
- het vormen van een gemeente met wijkgemeenten;
- het samenbrengen van gemeenten in een combinatie van gemeenten of in een
streekgemeente;
de vorming van een huisgemeente binnen een streekgemeente dan wel
- het beëindigen van een combinatie of het opheffen van een streekgemeente
voorzien ook in de regeling van de daaruit voortvloeiende rechtsgevolgen alsmede de gevolgen
voor het gemeentelijk leven. Daarbij wordt in ieder geval een regeling getroffen ten aanzien van de
positie van de betrokken predikant(en) en kerkelijke medewerkers alsmede van de diaconale en
andere vermogensrechtelijke aangelegenheden van de betrokken gemeenten.
2. De classicale vergadering wint, alvorens een besluit te nemen inzake de regeling als bedoeld in lid
1, het advies in van het regionale college voor de behandeling van beheerszaken of, in daarvoor
in aanmerking komende gevallen van de evangelisch-lutherse synode en - indien een van de
betrokken gemeenten behoort tot een andere classis - van de andere betrokken classicale
vergadering.
3. Indien twee of meer rechtspersoonlijkheid bezittende onderdelen van de kerk op basis van deze
ordinantie worden samengevoegd of verenigd in een rechtspersoonlijkheid bezittend onderdeel niet zijnde een combinatie van gemeenten of een streekgemeente - vervalt de
rechtspersoonlijkheid van de samengevoegde of verenigde onderdelen, behalve voor zover een
daarvan de verkrijgende rechtspersoon is.
4. Het door samenvoeging of vereniging ontstane onderdeel verkrijgt onder algemene titel het
vermogen van de andere bij de samenvoeging en vereniging betrokken onderdelen zoals bedoeld
in artikel 3:80 en artikel 2:309 Burgerlijk Wetboek.
5. Bij de vorming van een nieuw onderdeel van de kerk dat rechtspersoonlijkheid toekomt wordt mits dat onderdeel eerder onzelfstandig deel uitmaakte van een rechtspersoonlijkheid bezittend
onderdeel - krachtens het besluit tot vorming van het zelfstandige onderdeel, een deel van het
ORDINANTIE 2
vermogen van het voor de vorming van het nieuwe onderdeel reeds bestaande onderdeel,
overeenkomstig een beschrijving, verkregen door het nieuw gevormde onderdeel op de wijze
zoals aangegeven in artikel 2:334a e.v. Burgerlijk Wetboek.
6. Bij generale regeling worden regels gesteld met betrekking tot de procedure die moet worden
gevolgd als van de in lid 3 en 5 geboden mogelijkheid gebruik wordt gemaakt. De generale
regeling voorziet in ieder geval in publicatie van het voornemen tot fusie of splitsing in een daartoe
geëigend medium, in ter inzage legging van de relevante documenten en financiële jaarstukken, in
de mogelijkheid van crediteuren om daartegen bezwaar te maken en in de verplichting om bij de
uiteindelijke besluitvorming te verantwoorden in hoeverre die bezwaren zijn ondervangen.
7. De samenvoeging, vereniging of splitsing die op voet van lid 3 of 5 wordt gerealiseerd, geschiedt
bij notariële akte en wordt van kracht met ingang van de dag na die waarop de akte is verleden.
Artikel 2:318 Burgerlijk Wetboek is van overeenkomstige toepassing.
IV. KERKELIJKE INDELING
Artikel 20. Indeling in classes en regionale verbanden
1. De gemeenten worden samengebracht in classes en de classes in regionale verbanden door de
kleine synode.
2. Wijzigingen in de kerkelijke indeling worden niet aangebracht dan op verzoek van of na overleg
met de kerkenraden van de betrokken gemeenten, de brede moderamina van de betrokken
classicale vergaderingen en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - de synodale
commissie van de evangelisch-lutherse synode.
Generale regeling voor het inrichten en bijhouden
van de registers van gemeente en kerk
als bedoeld in ordinantie 2-6-3
Generale regeling ledenregistratie
Inhoudsopgave
I.
De registers van gemeente en kerk
Artikel 1.
Artikel 2.
Artikel 3.
II.
Begripsomschrijvingen
Doel van de registratie
De verplichtingen van de verantwoordelijke voor de registers
De registers van de gemeente
Artikel 4.
Artikel 5.
Artikel 6.
Artikel 7.
Artikel 8.
Artikel 9.
Artikel 10.
Artikel 11.
Het register van gemeenteleden
Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die
blijk geven van verbondenheid met de gemeente
De ten behoeve van de wijkgemeenten bij te houden registers
De te registreren c.q. geregistreerde gegevens
De wijze van registratie
Beëindiging van de registratie
Rechten van de geregistreerde
Verstrekking van gegevens
III. De landelijke ledenregistratie
Artikel 12.
Artikel 13.
Artikel 14.
De landelijke ledenregistratie
Uitwisseling gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke
ledenregistratie
De uitvoering van de landelijke ledenregistratie
IV. Het register van evangelisch-lutherse leden
Artikel 15.
V.
Het register van evangelisch-lutherse leden
Slotbepaling
Artikel 16.
Aanduiding
Overgangsbepalingen
2
Generale regeling ledenregistratie
I.
DE REGISTERS VAN GEMEENTE EN KERK
Artikel 1.
Begripsomschrijvingen
1. In deze regeling wordt verstaan onder
a. registratie: het verrichten van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder het bijeenbrengen van gegevens, het inrichten en onderhouden van bestanden alsmede het gebruiken van de gegevens van degenen van wie gegevens geregistreerd zijn;
b. verantwoordelijke: de ambtelijke vergadering die een of meer registers met persoonsgegevens doet inrichten en bijhouden;
c. bewerker: het kerkelijk lichaam, de daartoe aangewezen persoon dan wel kerkelijke instelling of stichting die - onder verantwoordelijkheid en ten behoeve van de ambtelijke vergadering als bedoeld onder b - zorgdraagt voor de verwerking van persoonsgegevens;
d. betrokkene of geregistreerde: degene van wie persoongegevens worden c.q. zijn opgenomen in een register.
Artikel 2.
Doel van de registratie
1. Het doel van de registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van
het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord.
2. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de kerkenraad
ingericht en bijgehouden:
a. het register van de gemeente, dat bestaat uit
- het register van gemeenteleden, waarin naast de doopleden en belijdende leden van
de gemeente ook de gastleden van de gemeente zijn ingeschreven en
- het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die
blijk geven van verbondenheid met de gemeente,
b. alsmede in een gemeente met wijkgemeenten de - ten behoeve van de wijkgemeenten bij
te houden - registers van de wijkgemeenten, die elk bestaan uit
- het register van de leden van de wijkgemeente, waarin naast de doopleden en belijdende leden van de wijkgemeente ook de gastleden van de wijkgemeente zijn ingeschreven en
- het register van de niet-gedoopte kinderen van de leden van de wijkgemeente en van
degenen die blijk geven van verbondenheid met de desbetreffende wijkgemeente.
3. Ten behoeve van de continuïteit van de registratie van de leden van de gemeenten en degenen die met de gemeenten verbonden zijn als bedoeld in ordinantie 2-4, en van de onderlinge
uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens
alsmede ten behoeve van
de verzorging van de kerkelijke statistiek inzake de ontwikkeling van het ledenbestand,
de verzorging van de kerkelijke statistiek over de geldwerving,
het verstrekken van basisgegevens i.c. de ledentallen van de gemeenten, voor de vaststelling van quota en subsidies,
het verstrekken van algemene statistische gegevens voor de kerkvisitatie,
het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek betreffende het leven en werken van de
kerk,
het actueel houden van de persoonsgegevens, die door de dienstenorganisatie uit anderen hoofde dan de ledenregistratie worden verwerkt, voor zover deze persoonsgegevens
leden van de kerk, of hen die verbonden zijn met een gemeente van de kerk, als bedoeld
in ordinantie 2 artikel 4, betreffen,
en ten behoeve van de tenuitvoerlegging van andere bij of krachtens ordinantie voorgeschreven werkzaamheden van gemeentelijke respectievelijk bovenplaatselijke kerkelijke organen
doet de generale synode een registratie onderhouden van de leden van alle gemeenten van de
Protestantse Kerk in Nederland en van degenen die met deze gemeenten verbonden zijn.
Van de gegevens van de landelijke ledenregistratie wordt ten behoeve van de tenuitvoerlegging van bij of krachtens ordinantie voorgeschreven werkzaamheden geen gebruik gemaakt
3
Generale regeling ledenregistratie
dan nadat de kerkenraden van de desbetreffende gemeenten daarvan op de hoogte zijn ge1
steld en daartegen geen bezwaar hebben gemaakt.
4. Ten behoeve van het leven en werken van de evangelisch-lutherse gemeenten tezamen en
het bewaren en aan de gehele kerk dienstbaar maken van de lutherse traditie alsmede
ten behoeve van de verkiezing van de leden van de evangelisch-lutherse synode
doet deze synode een registratie onderhouden van de evangelisch-lutherse leden van de kerk.
Artikel 3.
De verplichtingen van de verantwoordelijke voor de registers
1. De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor
- het register van de gemeente als bedoeld in artikel 2-2 sub a
alsmede - in gemeenten met wijkgemeenten - voor
- de registers van de wijkgemeenten als bedoeld in artikel 2-2 sub b.
2. De generale synode is de verantwoordelijke voor het register van de leden van alle gemeenten
van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie.
3. De evangelisch-lutherse synode is de verantwoordelijke voor het register van de evangelischlutherse leden van de kerk.
4. De ambtelijke vergaderingen die ten aanzien van de onderscheiden registers als verantwoordelijke optreden, doen - teneinde de noodzakelijke zorgvuldigheid inzake bescherming van de
betrokkenen tegen een onjuist gebruik van hun in de registers voorkomende persoonsgegevens in acht te nemen - de registratie slechts verrichten door daartoe aangewezen personen,
organen van gemeente en kerk of kerkelijke instellingen of stichtingen, die als bewerkers in de
zin van de Wet bescherming persoonsgegevens fungeren.
5. Toegang tot de registers hebben uitsluitend zij die ter uitoefening van hun taak daartoe toestemming hebben verkregen van de verantwoordelijke voor de desbetreffende registers.
6. De ambtelijke vergaderingen die ten aanzien van de onderscheiden registers als verantwoordelijke optreden, dragen er zorg voor dat organisatorische en technische maatregelen worden
getroffen ter bescherming van de gegevens tegen
a. kwaadwilligheid, onachtzaamheid en verkeerd gebruik door de personen die met de bewaring of verwerking zijn belast;
b. verlies of beschadiging, onder meer door brand of water;
c. verlies, beschadiging of ongeoorloofde kennisneming door derden.
Tevens worden voorzieningen getroffen die waarborgen dat bij verlies of beschadiging van gegevens herstel kan plaatsvinden.
7. Verwerking van de persoongegevens, onder meer door koppeling van de registratie of een
deel daarvan met enige andere gegevensverzameling, voor een doel dat niet verenigbaar is
met het doel van de registratie als bedoeld in artikel 2 van deze generale regeling is niet toegestaan.
II.
DE REGISTERS VAN DE GEMEENTE
Artikel 4.
Het register van gemeenteleden
1. In het register van gemeenteleden worden opgenomen
- zij die binnen het grondgebied van de gemeente hun vaste woonplaats hebben en overeenkomstig het bepaalde in ordinantie 2-2 als dooplid dan wel als belijdend lid tot de gemeente behoren,
een en ander voor zover zij niet - met toepassing van ordinantie 2-5-3 - zijn ingeschreven
in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente alsmede
- de leden van de kerk die met toepassing van ordinantie 2-5-3 in het register van de gemeente zijn ingeschreven.
2. In het register van gemeenteleden worden - met inachtneming van het bepaalde in de Generale regeling gastlidmaatschap - tevens de gastleden opgenomen.
1
Wijziging generale regeling ledenregistratie, artikel 2-3, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.
4
Generale regeling ledenregistratie
Artikel 5.
Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen
die blijk geven van verbondenheid met de gemeente
1. In een - bij het register van de gemeenteleden behorend - register worden opgenomen
- de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden, een en ander met inachtneming van het
bepaalde in ordinantie 2-5-3 sub a, en
degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente.
2. De in lid 1 bedoelde registratie blijft achterwege als tegen deze registratie van de zijde van
betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers bezwaar wordt gemaakt.
Artikel 6.
De ten behoeve van de wijkgemeenten bij te houden registers
1. In gemeenten met wijkgemeenten worden - naast het register van gemeenteleden en het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van
verbondenheid met de gemeente - ten behoeve van elk van de wijkgemeenten bijgehouden:
- een register van leden van de wijkgemeente en
- een register van de niet-gedoopte kinderen van de leden van de wijkgemeente en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de desbetreffende wijkgemeente.
2. In het register van leden van de wijkgemeente worden opgenomen
- zij die binnen het grondgebied van de wijkgemeente hun vaste woonplaats hebben en
overeenkomstig het bepaalde in ordinantie 2-2 als dooplid dan wel als belijdend lid tot de
wijkgemeente behoren,
een en ander voor zover zij niet - met toepassing van ordinantie 2-5-3 dan wel ordinantie
2-16-9 - zijn ingeschreven in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente
respectievelijk een andere tot de gemeente behorende wijkgemeente alsmede
- de leden van de kerk die met toepassing van ordinantie 2-5-3 dan wel ordinantie 2-16-9 in het register van de wijkgemeente worden ingeschreven.
In het register van leden van de wijkgemeente worden - met inachtneming van het bepaalde in
de Generale regeling gastlidmaatschap - de gastleden opgenomen.
3. In het register van leden van een wijkgemeente van bijzondere aard worden opgenomen
zij die op grond van het bepaalde in ordinantie 2-2 als dooplid of belijdend lid dan wel op grond
van het bepaalde in ordinantie 2-3 als gastlid tot de gemeente behoren, aan de algemene kerkenraad schriftelijk verklaard hebben tot deze wijkgemeente te willen behoren, waarbij het bepaalde in ordinantie 2-16-9 sub c van overeenkomstige toepassing is.
4. In een bij het register van leden van de wijkgemeente behorend register worden opgenomen
- de niet-gedoopte kinderen van leden van de wijkgemeente, een en ander met inachtneming van ordinantie 2-5-3 sub a dan wel ordinantie 2-16-9 sub d, en
degenen die blijk geven van verbondenheid met de wijkgemeente,
tenzij tegen deze registratie van de zijde van betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers
bezwaar wordt gemaakt.
Artikel 7.
De te registreren c.q. geregistreerde gegevens
1. In de registers van de gemeente worden opgenomen:
- alle in dit artikel aangegeven burgerlijke gegevens, alsmede
- alle kerkelijke gegevens, voor zover daarmee de in ordinantie 4-2 voorgeschreven geheimhouding niet wordt geschonden.
2. Het register van gemeenteleden bevat in ieder geval - voor zover deze bekend en van toepassing zijn - over de gemeenteleden
de volgende burgerlijke gegevens:
a. naam en voornamen c.q. voorletters;
b. straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
c. geboortedatum en -plaats;
d. geslacht;
e. burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
5
Generale regeling ledenregistratie
f.
3.
4.
5.
6.
doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van
de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
g. belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap
en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
h. kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de
kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
i. kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft
plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden
mogelijkheid gebruik te maken;
j. datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met
vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
k. gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding
van de naam van de nieuwe gemeente,
datum van overlijden,
datum van vertrek naar het buitenland,
datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt
verbroken te zijn;
l. datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 95-6 dan wel ordinantie 10-9-9.
Aan de in het vorige lid bedoelde gegevens van de leden van de gemeente worden toegevoegd:
a. gegevens over de samenstelling van het gezin, gezinsverband of andere samenlevingsvorm, met vermelding van de gegevens betreffende de burgerlijke staat en
b. gegevens ten aanzien van de leden van het gezin, gezinsverband of ander samenlevingsverband die geen lid zijn van de kerk, met vermelding - indien van toepassing - van de
kerkgemeenschap waartoe deze behoren,
een en ander tenzij van de zijde van betrokkenen daartegen bezwaar wordt gemaakt.
Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven
van verbondenheid met de gemeente bevat, voor zover deze bekend zijn, de volgende gegevens:
a. de burgerlijke gegevens van betrokkenen als vermeld in lid 2 sub a tot en met e van dit artikel,
b. de aard van de band met de gemeente, op grond waarvan de registratie heeft plaatsgevonden
en ten aanzien van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente, een en ander voor zover van toepassing, tevens
c. de kerkelijke gegevens als vermeld in lid 2 sub f tot en met k.
Het ten behoeve van een wijkgemeente bij te houden register van de leden van de wijkgemeente bevat de gegevens als bedoeld in lid 2 en 3 van dit artikel van degenen die in dit register zijn opgenomen.
Het ten behoeve van een wijkgemeente bij te houden register van de niet-gedoopte kinderen
van de leden van de wijkgemeente en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de
wijkgemeente bevat de gegevens als bedoeld in lid 4 van dit artikel van degenen die in dit register zijn opgenomen.
Artikel 8.
De wijze van registratie
1. Het inrichten en bijhouden van de registers vindt plaats met inachtneming van de door of vanwege de generale synode gegeven richtlijnen.
6
Generale regeling ledenregistratie
2. Gegevens worden in de registers van de gemeenten slechts geregistreerd als deze verstrekt
zijn:
- uit de landelijke ledenregistratie,
- door de betrokken (wijk)gemeenten, of
- door betrokkene zelf.
3. De (algemene) kerkenraad doet de registers van de gemeente als bedoeld in artikel 4, 5 en 6
van de regeling bijhouden door het college van kerkrentmeesters, met dien verstande
- dat dit college bevoegd is de verwerking van de gegevens in de registratie op te dragen
aan daartoe door dit college aangewezen kerkelijke functionarissen en
- dat - in een gemeente met wijkgemeenten - de verwerking van de gegevens van de ten
behoeve van de wijkgemeenten bijgehouden registers plaatsvindt in samenwerking met de
desbetreffende wijkkerkenraad.
4. Het college van kerkrentmeesters beslist - in overleg met de (algemene) kerkenraad - of de
registratie plaatselijk handmatig dan wel geautomatiseerd plaats heeft.
5. Automatisering van de plaatselijke registratie vindt slechts plaats met gebruikmaking van apparatuur en programmatuur, die voldoet aan de door of vanwege de generale synode uit het oogpunt van uniformiteit en uitwisselbaarheid van gegevens te stellen eisen.
Artikel 9.
Beëindiging van de registratie
1. De gegevens van degenen die niet meer voldoen aan de criteria op grond waarvan de registratie heeft plaatsgevonden worden zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee jaar nadat de desbetreffende melding is ontvangen, uit de registers van de gemeente als bedoeld in artikel 4, 5 en
6, verwijderd.
2. Indien iemand die als lid is ingeschreven in het register van een gemeente tegenover de kerkenraad of één van zijn leden uitdrukkelijk verklaart, dat betrokkene zichzelf wil onttrekken aan
de gemeenschap van de kerk respectievelijk zich daaraan reeds heeft onttrokken respectievelijk niet tot de gemeenschap van de kerk behoort, maar niet bereid is een schriftelijke verklaring
daaromtrent af te geven, kan de kerkenraad in het uiterste geval het besluit nemen tot beëindiging van de registratie als bedoeld in ordinantie 2-7.
Betrokkene wordt vanwege de generale synode in kennis gesteld van dit besluit en wordt in de
gelegenheid gesteld kenbaar te maken dat dit besluit ongedaan moet worden gemaakt.
Maakt betrokkene dit kenbaar, dan blijft deze behoren tot de gemeente - en daarmee tot de
kerk - en wordt de registratie gehandhaafd.
3. De beëindiging van de registratie in de registers van de gemeente laat onverlet de registratie
van de feitelijke gegevens die zijn opgenomen in de doopboeken, belijdenisboeken en trouwboeken.
Artikel 10.
Rechten van de geregistreerde
Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op inzage van alle
gegevens die omtrent betrokkene in de registers van de (wijk)gemeente zijn geregistreerd.
Een verzoek om inzage van de geregistreerde gegevens dient door de geregistreerde of diens
wettelijke vertegenwoordiger ingediend te worden bij de kerkenraad, die de verantwoordelijke
is voor het desbetreffende register.
Deze kerkenraad dient ervoor zorg te dragen dat aan het verzoek om inzage binnen een
maand na ontvangst van het verzoek is voldaan.
De wijze van inzage kan bij plaatselijke regeling nader worden geregeld.
Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op correctie van onjuistheden in de geregistreerde gegevens.
Een verzoek om correctie van de geregistreerde gegevens dient door de geregistreerde of
diens wettelijke vertegenwoordiger - schriftelijk en gemotiveerd - ingediend te worden bij de
kerkenraad, die de verantwoordelijke is voor het desbetreffende register.
Deze kerkenraad dient ervoor zorg te dragen dat binnen een periode van drie maanden
- aan het verzoek om correctie gevolg wordt gegeven dan wel
7
Generale regeling ledenregistratie
-
indien er reden is de gevraagde correctie niet of slechts ten dele aan te brengen, aan degene die het verzoek heeft gedaan schriftelijk en gemotiveerd daaromtrent mededeling
wordt gedaan.
3. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op kennisneming
van verstrekking van gegevens die omtrent betrokkene zijn geregistreerd, aan (interkerkelijke)
instellingen die als zodanig niet behoren tot of deel uitmaken van de kerk, maar - op verzoek
van dan wel met medewerking van kerkelijke lichamen - werkzaamheden verrichten binnen het
kader van het doel van de registratie als omschreven in artikel 2.
De verantwoordelijke voor het desbetreffende register dient ervoor zorg te dragen dat op een
verzoek om informatie over verstrekking van gegevens aan derden binnen een maand na ontvangst van het verzoek daaromtrent mededeling wordt gedaan.
Artikel 11.
Verstrekking van gegevens
1. Van de gegevens van de registers kan uitsluitend gebruik gemaakt worden overeenkomstig het
- in artikel 2 omschreven - doel van de registratie.
2. Van de gegevens van de registers van de gemeente wordt geen gebruik gemaakt dan met
voorafgaande toestemming van de verantwoordelijke voor het desbetreffende register.
3. Verstrekking van gegevens aan (interkerkelijke) instellingen als bedoeld in artikel 10-3, kan
alleen plaatsvinden onder de voorwaarde dat van deze gegevens geen ander gebruik wordt
gemaakt dan voor de werkzaamheden, waarvoor de gegevens zijn verstrekt.
4. Verstrekking van de gegevens van de registers van de gemeente aan derden, anders dan de
in artikel 10-3 bedoelde (interkerkelijke) instellingen, is niet toegestaan dan met toestemming
van de geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger.
III. DE LANDELIJKE LEDENREGISTRATIE
Artikel 12.
De landelijke ledenregistratie
1. De landelijke ledenregistratie bevat persoonsgegevens en gegevens van de (wijk)gemeenten
en de kerkelijke indeling.
2. In de landelijke ledenregistratie worden opgenomen de gegevens van
- de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland,
- degenen die als gastlid in het register van een gemeente zijn ingeschreven
alsmede
- de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en degenen die blijk geven van verbondenheid met een gemeente,
voorzover deze zijn opgenomen in de desbetreffende registers van de gemeenten.
3. In de landelijke ledenregistratie worden - als persoonsgegevens - opgenomen de burgerlijke en
kerkelijke gegevens als vermeld in artikel 7.
4. In de landelijke ledenregistratie worden de volgende gegevens van de (wijk)gemeenten en de
kerkelijke indeling opgenomen:
a. naam (plaatsnaam of combinatie van plaatsnamen, met eventuele toevoeging voor de
(wijk)gemeenten van bijzondere aard);
b. soort (protestants, hervormd, gereformeerd of evangelisch-luthers);
c. aard (gemeente al dan niet met wijkgemeenten, streekgemeente c.q. huisgemeente,
(wijk)gemeente van bijzondere aard, e.a.);
d. adres voor correspondentie met de betreffende (wijk)gemeente;
e. de postcodegebieden die de omvang en de grenzen van de (wijk)gemeente bepalen;
f. indeling bij classis en - voor zover van toepassing - ringverband;
g. administratienummers van de gemeente;
h. SILA-nummer.
5. Gegevens worden in de landelijke ledenregistratie slechts geregistreerd als deze verstrekt zijn:
- uit de overheidsadministratie in het kader van de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens,
- door de betrokken (wijk)gemeenten
8
Generale regeling ledenregistratie
en voor zover het gegevens van de gemeenten en de kerkelijke indeling betreft, als deze afkomstig zijn:
- van het breed moderamen van de betrokken classicale vergadering dan wel
- van de kleine synode.
6. In de landelijke ledenregistratie kunnen worden opgenomen de gegevens
a. van de leden van geassocieerde kerken en gemeenten als bedoeld in ordinantie 14-5 en
b. van leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken en zich niet kunnen aansluiten bij
een kerk waarmee de Protestantse Kerk in Nederland een samenwerking als bedoeld in
ordinantie 14-3 dan wel een bijzondere betrekking als bedoeld in ordinantie 14-4 onderhoudt, indien deze leden daartoe een verzoek richten tot de kleine synode.
De gegevens van leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken kunnen - vanuit de landelijke ledenregistratie - worden toegezonden aan een door of vanwege de generale synode
aangewezen instantie in het land van vestiging.
7. De beëindiging van de registratie in de registers van de gemeenten als bedoeld in artikel 9 laat
onverlet dat de desbetreffende gegevens - gedurende een door of vanwege de generale synode vastgestelde periode - worden bewaard in een electronisch-historisch archief in de landelijke ledenregistratie.
8. De bepalingen in deze generale regeling zijn - voorzover niet uitsluitend van toepassing op de
registers van de gemeenten en de taak van de kerkenraad die de verantwoordelijke is voor deze registers - van overeenkomstige toepassing op de landelijke ledenregistratie,
met dien verstande dat betrokkenen - voor wat betreft de uitoefening van de in artikel 10 genoemde rechten - zich altijd eerst tot de desbetreffende kerkenraad dienen te wenden.
Artikel 13.
Uitwisseling gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke ledenregistratie
1. De gemeenten zijn gehouden om geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, alle mutaties die haar ter kennis komen, op de gegevens die in de registers van de gemeenten zijn opgenomen, ten behoeve van de landelijke ledenregistratie aan de generale synode ter beschikking te stellen, zulks met inachtneming van de door de generale synode gegeven richtlijnen.
2. De gemeenten ontvangen geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, een opgave van
de mutaties, die in de landelijke ledenregistratie zijn aangebracht en gegevens betreffen die in
de registers van de desbetreffende gemeenten zijn opgenomen.
3. De gemeenten kunnen - naast de in het vorige lid bedoelde maandelijks te ontvangen mutaties
- op verzoek gebruik maken van de dienstverlening van de landelijke ledenregistratie voor het
opzetten en onderhouden van plaatselijke registers dan wel ten behoeve van het gebruik van
de gegevens van deze registers.
4. Indien de dienstverlening als bedoeld in lid 3 een continu karakter heeft, wordt daartoe tussen
de desbetreffende gemeente en de bewerker van de landelijke ledenregistratie als bedoeld in
artikel 14, een overeenkomst opgesteld.
5. De in lid 3 bedoelde dienstverlening vindt plaats voor rekening van de desbetreffende gemeente, tegen tarieven die de kosten van deze dienstverlening dekken, welke tarieven jaarlijks
door of vanwege de generale synode worden vastgesteld.
Artikel 14.
De uitvoering van de landelijke ledenregistratie
1. De generale synode doet de landelijke ledenregistratie onderhouden door een daartoe aangewezen en afgezonderde afdeling van de dienstenorganisatie van de kerk, die te dien aanzien
zelfstandig fungeert en verantwoordelijk is voor een juiste uitvoering en die als bewerker in de
zin van de Wet bescherming persoonsgegevens fungeert.
2. De dienstenorganisatie draagt zorg voor het ter beschikking stellen van de benodigde gegevens aan het koppelcentrum van de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie en ontvangt
een opgave van de in het koppelcentrum van deze stichting betreffende de Protestantse Kerk
in Nederland en haar gemeenten aangebrachte mutaties.
9
Generale regeling ledenregistratie
3. De in lid 1 genoemde afdeling van de dienstenorganisatie is verantwoordelijk voor de bediening, de controle op de goede werking en het onderhoud van de programmatuur en van de ap2
paraten, die deze onder zich heeft en waarmee de landelijke ledenregistratie plaatsvindt.
IV. HET REGISTER VAN EVANGELISCH-LUTHERSE LEDEN
Artikel 15.
Het register van evangelisch-lutherse leden
1. In het register van de evangelisch-lutherse leden van de kerk worden opgenomen de burgerlijke en kerkelijke gegevens als bedoeld in artikel 7 van deze generale regeling
- van hen die als dooplid of belijdend lid zijn ingeschreven in het register van een evangelisch-lutherse gemeente en
- van hen die als dooplid of belijdend lid in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente zijn ingeschreven en - op een daartoe strekkend verzoek - zijn ingeschreven
door de evangelisch-lutherse synode,
een en ander met vermelding van de gegevens van de betrokken gemeenten.
2. Gegevens worden in het register van evangelisch-lutherse leden slechts geregistreerd als deze
verstrekt zijn:
- uit de landelijke ledenregistratie,
- door de betrokken (wijk)gemeenten of
- door betrokkene zelf,
en - indien het betreft een dooplid of belijdend lid dat ingeschreven is in een andere dan een
evangelisch-lutherse gemeente van de kerk - op een daartoe strekkend besluit van de evangelisch-lutherse synode.
3. De evangelisch-lutherse synode doet het register van evangelisch-lutherse leden onderhouden
3
door de in artikel 14 lid 1 genoemde afdeling van de dienstenorganisatie van de kerk.
4. Het in artikel 10 bepaalde met betrekking tot de rechten van de geregistreerde is - voorzover
niet uitsluitend van toepassing op de registers van de gemeenten en de taak van de kerkenraad die de verantwoordelijke is voor deze registers - van overeenkomstige toepassing op het
register van evangelisch-lutherse leden.
V. SLOTBEPALING
Artikel 16.
Aanduiding
1. Deze generale regeling wordt aangehaald als Generale regeling ledenregistratie.
Overgangsbepalingen
1. Indien op 1 mei 2004 voor de plaatselijke registratie (nog) gebruik gemaakt wordt van apparatuur die niet voldoet aan de gestelde eisen als bedoeld in artikel 8-5, wordt in overleg met de
instantie die namens de generale synode de landelijke ledenregistratie verzorgt, bepaald op
welke wijze de gegevens worden uitgewisseld, zolang de apparatuur die op 1 mei 2004 in gebruik is, nog niet is vervangen.
2. De landelijke ledenregistratie als bedoeld in ordinantie 2-9 wordt met ingang van 1 mei 2004
namens de generale synode verzorgd door de ‘Stichting Mechanische Registratie en Administratie ten dienste van de Nederlandse Hervormde Kerk’, met dien verstande dat
- deze stichting met ingang van die datum een protestantse stichting als bedoeld in artikel 11 van de Generale regeling stichtingen is en
- de statuten van de stichting voor 1 januari 2005 in overeenstemming dienen te zijn gebracht met het bepaalde in genoemde generale regeling.
2
Wijziging generale regeling ledenregistratie, artikel 14, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.
3
Wijziging generale regeling ledenregistratie, artikel 15-3, besluit generale synode d.d. 22 april 2010, ingegaan 1 mei 2010.
10
Handleiding LA LRP
Lijst met afkortingen
BA bijdragenadministratie
BA bijdragenadministrateur
DO dienstenorganisatie
GBA Gemeentelijke Basis Administratie
IO institutionele ondersteuning
LA ledenadministratie
LA ledenadministrateur
LB lokaal beheerder
PE pastorale eenheid
PW pastoraal medewerker
SILA Stichting Interkerkelijke Leden Administratie
WBP Wet Bescherming Persoonsgegevens
ver. 3.1, december 2014
191
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LA LRP
LIJST VAN FIGUREN
Lijst van figuren
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
Loginvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Autheticatiesleutel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sleutel synchroniseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overzicht openstaande meldingen . . . . . . . . . . . . . . . .
Melding bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Schematische weergave proces inschrijven van een lid . . . .
Gemeenteoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - geregistreerden . . . . . . . . . . . . .
Nieuwe inschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven lid - persoonsgegevens . . . . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven lid - overkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Doop - selecteer kerkelijke gezindte . . . . . . . . . . . . . . .
Doop - doopgegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Doop - selecteer wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Doop - selecteer kerkelijke gezindte . . . . . . . . . . . . . . .
Belijdenis - belijdenisgegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Belijdenis - selecteer wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . . .
Belijdenis - selecteer kerkelijke gezindte . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven lid - selecteer sectie . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven lid - mogelijke pastorale eenheden . . . . . . . . .
Inschrijven lid - overeenkomende geregistreerde(n) . . . . . .
Inschrijven lid - waarschuwing ongewenste dubbele registratie
Inschrijven lid - opnemen als . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven lid - verzoek tot overschrijven . . . . . . . . . . . .
Inschrijven gastlid - persoonsgegevens . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven gastlid - doop - selecteer kerkelijke gezindte . . . .
Inschrijven gastlid - doop - selecteer wijkgemeente . . . . . .
Inschrijven ongedoopt kind - selecteer partner of ouder . . . .
Inschrijven ongedoopt kind - persoonsgegevens . . . . . . . .
Inschrijven ongedoopt kind - selecteer sectie . . . . . . . . . .
Inschrijven blijkgever - persoonsgegevens . . . . . . . . . . . .
Inschrijven blijkgever - selecteer sectie . . . . . . . . . . . . .
Inschrijven blijkgever - mogelijke pastorale eenheden . . . . .
Inschrijven meegeregistreerde - selecteer partner of ouder . .
Inschrijven meegeregistreerde - persoonsgegevens . . . . . .
Inschrijven meegeregistreerde - selecteer sectie . . . . . . . .
Schematisch overzicht relaties met wijkgemeente . . . . . . .
Gemeenteoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - geregistreerden . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . .
Kerkelijke gegevens - wijzig relatie tot (wijk)gemeente . . . .
Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - wijzig burgerlijke staat . . . . . . . . .
Wijzig burgerlijke staat - registreer huwelijk . . . . . . . . . . .
Registreer huwelijk - selecteer persoon . . . . . . . . . . . . .
Registreer huwelijk - zoek partner binnen Kerkelijk register . .
Registreer (kerkelijk) huwelijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijke inzegening - selecteer wijkgemeente . . . . . . . . .
Kerkelijke inzegening - selecteer kerkelijke gezindte . . . . . .
ver. 3.1, december 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
17
17
19
21
22
25
26
26
26
27
27
27
28
28
29
29
29
30
31
31
32
32
33
33
35
36
36
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
48
49
50
51
53
54
54
54
55
56
56
57
193
LIJST VAN FIGUREN
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
194
Handleiding LA LRP
Geregistreerdedossier - geschiedenis . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registratie huwelijk - wijzig burgerlijke staat . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Wijzig kerkelijke staat - doop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registreer doop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Doop registreren - selecteer wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . .
Doop registreren - selecteer kerkelijke gezindte . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Belijdenis - wijzig kerkelijke staat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Belijdenis - registreer belijdenis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Belijdenis registreren - selecteer wijkgemeente . . . . . . . . . . . .
Belijdenis registreren - selecteer kerkelijke gezindte . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - wijzig burgerlijke gegevens . . . . . . . . .
Registreer echtscheiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registreer echtscheiding - selecteer personen voor nieuwe PE . . .
Registreer echtscheiding - melding nieuwe PE . . . . . . . . . . . .
Registratie echtscheiding ongedaan maken - wijzig burgerlijke staat
Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - wijzig burgerlijke staat . . . . . . . . . . . .
Wijzig burgerlijk staat - registreer overlijden . . . . . . . . . . . . .
Registreren overlijden - pastorale eenheid . . . . . . . . . . . . . .
Wijzig burgerlijk staat - ongedaan maken . . . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Verhuizen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verhuizen - overige PE-leden meeverhuizen . . . . . . . . . . . . . .
Verhuizing buiten wijkgemeentegebied . . . . . . . . . . . . . . . .
Verhuizen - buitenland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijke gegevens - verzoek tot overschrijven . . . . . . . . . . .
Overschrijving - selecteer gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lopende overschrijvingen - verzonden verzoeken . . . . . . . . . .
Overschrijven - kerkelijk register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - verzoek tot overschrijven . . . . . . . . . . . . .
Overschrijving - selecteer gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - maak blijkgever van verbondenheid . . . . . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijke gegevens - verzoek tot overschrijven . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Overschrijving - wijzig sectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken . . . . . . . . . .
Lopende overschrijvingen - verzoek tot overschrijven . . . . . . . .
Overschrijving - selecteer sectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken . . . . . . . . . .
Lopende overschrijvingen - verzoek tot overschrijven . . . . . . . .
Verzoek tot overschrijven - afwijzing verzoek tot overschrijving . . .
Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens . . . . . . . . . . . . .
Uitschrijven lid - wijzig inschrijfstatus . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uitschrijving zonder schriftelijke verklaring . . . . . . . . . . . . . .
Uitschrijving met schriftelijke verklaring . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijzig inschrijfstatus - uitschrijven niet-lid . . . . . . . . . . . . . . .
57
58
59
59
60
60
61
62
62
63
63
64
65
66
66
66
67
67
69
70
70
70
71
72
73
73
74
74
77
78
78
79
80
81
81
82
83
84
86
87
88
88
89
89
90
90
92
92
93
93
94
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
LIJST VAN FIGUREN
Uitschrijven niet-lid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pastorale eenheden overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pastorale eenheid inzien/bewerken . . . . . . . . . . . . . .
Pastorale eenheid - geregistreerden binnen PE . . . . . . .
Pastorale eenheid - relatie toevoegen . . . . . . . . . . . .
Relatie toevoegen - selecteer geregistreerde . . . . . . . .
Pastorale eenheid - bewerk relatie . . . . . . . . . . . . . .
Geregistreerdedossier - pastorale eenheid . . . . . . . . .
Nieuwe PE aanmaken - zoek bestaande PE - mogelijke PE’s
Pastorale eenheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - wijkgebonden instellingen . . . . .
Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE . . . . . . . .
Pastorale eenheid - notities . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pastorale eenheid - publieke notitie toevoegen . . . . . . .
Pastorale eenheid - persoonlijke notitie toevoegen . . . . .
Pastorale eenheden overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - overige contacten . . . . . . . . . . .
Overige contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(Wijk)gemeente - locaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Locaties - gebouw inzien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gemeenteoverzicht - controle . . . . . . . . . . . . . . . . .
Controle - NAW-gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ambten & functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ambt / functie bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Schematisch overzicht samenstelling selectie . . . . . . . .
Overzicht selecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - selecteer sortering . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - selectiecriteria kerkelijk . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - geselecteerden . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - groep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - insluitingscriteria . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - extra insluitingen . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - geregistreerde insluiten . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - uitsluitingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - groep insluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - vrij gebied insluiten . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea - leeftijd op verjaardag . . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea - selecteer leeftijden . . . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea - geselecteerden . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - jubilea - exporteren naar groep . . . . . . . . . .
Selectie - totaaloverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Totaaloverzicht - exporteren naar groep . . . . . . . . . . .
Selectie - vrije export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Subselecties - schema 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Subselecties - schema 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selectie - subselecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Subselectie - selecteer een selectie . . . . . . . . . . . . .
ver. 3.1, december 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. 94
. 97
. 97
. 99
. 99
. 100
. 101
. 102
. 102
. 102
. 103
. 104
. 106
. 106
. 106
. 107
. 109
. 109
. 111
. 112
. 113
. 113
. 115
. 116
. 117
. 117
. 118
. 119
. 120
. 120
. 121
. 121
. 122
. 122
. 123
. 123
. 124
. 124
. 125
. 126
. 126
. 126
. 127
. 127
. 128
. 128
. 129
. 130
. 131
. 131
. 131
195
LIJST VAN FIGUREN
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
196
Handleiding LA LRP
Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . .
(Wijk)gemeente - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . .
(Wijk)gemeente - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied toevoegen / bewerken . . . . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied toevoegen - postcodes toevoegen aan vrij gebied
Vrij gebied toevoegen - geregistreerden . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied toevoegen - overige contacten . . . . . . . . . . .
Vrij gebied bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied bewerken - postcodes toevoegen aan vrij gebied
Vrij gebied bewerken - geregistreerden . . . . . . . . . . . .
Vrij gebied bewerken - overige contacten . . . . . . . . . . .
Wijkgemeentedossier - Vrije gebieden - zoeken . . . . . . . .
Overzicht groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Groep toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Groep - selecteer geregistreerde . . . . . . . . . . . . . . . .
Overzicht groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overzicht landelijke sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering inzien - sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Overzicht gemeente sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken - sortering . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken - selecteer sorteerveld . . . . . . . . . .
Overzicht gemeente sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken - sortering . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sortering bewerken - selecteer sorteerveld . . . . . . . . . .
Overzicht gemeente sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - geregistreerden . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - wijkgemeente (vervolg) . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - gemeente (vervolg) . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - classis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kerkelijk register - classis (vervolg) . . . . . . . . . . . . . . .
Planner - ingeplande taken . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planner - bewerk taak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planner - afgeronde taken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planner - uitdraai keuze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planner - bewerk taak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uitdraaien overzicht - bewaarde uitdraaien . . . . . . . . . .
Uitdraai documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uitdraai - type uitdraai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Type uitdraai - etiketten - type gegevens . . . . . . . . . . .
Type uitdraai - etiketten - selectie - selectie . . . . . . . . . .
Type uitdraai - etiketten - persoon . . . . . . . . . . . . . . .
Etiketten - persoon - selecteer geregistreerde . . . . . . . .
Uitdraai - sjabloon - etiket met een vrij veld . . . . . . . . . .
Uitdraai documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uitdraai documenten - looplijst . . . . . . . . . . . . . . . . .
Looplijst - beperken tot groepen / vrije gebieden . . . . . . .
Looplijst - aanpassen lay-out . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. 134
. 134
. 134
. 135
. 135
. 136
. 136
. 137
. 138
. 138
. 139
. 140
. 141
. 142
. 143
. 144
. 145
. 145
. 146
. 146
. 146
. 147
. 147
. 148
. 148
. 149
. 149
. 150
. 151
. 151
. 152
. 152
. 152
. 153
. 154
. 154
. 154
. 155
. 155
. 157
. 158
. 158
. 159
. 159
. 159
. 160
. 160
. 163
. 164
. 165
. 165
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
204
205
206
207
208
209
210
211
212
Looplijst beperken tot selectie . .
Looplijst selecteren groepen . . .
Looplijst selecteren vrije gebieden
Beperken tot selectie . . . . . . .
Looplijst beperken tot vrij gebied .
Looplijst selecteren groepen . . .
Looplijst selecteren vrije gebieden
Beperken tot selectie . . . . . . .
Planner - uitdraai keuze . . . . . .
ver. 3.1, december 2014
LIJST VAN FIGUREN
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
. 166
. 166
. 167
. 167
. 167
. 167
. 168
. 168
. 168
197
Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.
Handleiding LA LRP
INDEX
Index
A
Aanhef pastorale eenheid, 103
Accorderen overschrijving, zie Overschrijving
Afdrukken, 157
Dienstenorganisatie, 157
uitbesteden, 157
Afdrukken met LRP, zie Uitdraai
Afdrukken PE-kaart, 52, 98
Afdrukken persoonskaart, 52
Afkortingen, 191
Afwijzen overschrijving, zie Overschrijving
Afwijzen verzoek tot overschrijving,
zie Overschrijving
Ambten, 115
Ambten en functies
inzien, 115
Ambten en kerkelijke functies, 115
Authenticatie, 12
Authenticatiesleutel, 17
B
BA, 4
Back-up, 13
BA, 15, 133
Beëindiging partnerschap
registreren, 65
Beheren van een pastorale eenheid,
zie Pastorale eenheid
Belijdend lid, 29
Belijdenis, 29, 62
registreren, 62
Belijdenisdatum, 29, 37, 63
Beveiliging, 12
Blijkgever, 41, 74, 82
inschrijven, 82
Blijkgever van verbondenheid, zie
Blijkgever, zie Blijkgever, 82
Browser, 17
Firefox, 17
Google Chrome, 17
Internet Explorer, 17
Browser cache, zie Inloggen
Browser geschiedenis, zie Inloggen
Buitenland, zie Verhuizing, buitenland
C
ver. 3.1, december 2014
Cache browser, zie Inloggen
Computervredebreuk, 13
Controle (gemeentegebied), 113
Conversie rapportage, 113
Conversierapport, 113
D
Dienstenorganisatie (DO), 12
DO, zie Dienstenorganisatie
DO, 12, 13, 32
Doop, 27, 59
registreren, 59
Doopdatum, 28, 36, 60
Dooplid, 27
E
Echtscheiding, 65
huwelijk met kinderen, 65
huwelijk zonder kinderen, 65
registratie ongedaan maken, 67
registreren, 65
Etiketten, zie Uitdraai
Evangelisch Luthers, 34, 40
Evangelisch Lutherse Gemeente, 34,
40
Exporteren naar groep, zie Selectie
G
Gastlid, 35, 50
GBA, 15, 30, 37, 39, 42, 45
GBA, 15, 75
Gebouwen, 111
Geregistreerdedossier, 51
bewerken, 51
raadplegen, 51
Geregistreerden
herbepalen, 143
Gezinskaart, zie Uitdraai, PE-kaart
Groep, 141
bewerken, 144
geregistreerden
herbepalen, 143
importeren vanuit Excel, 143
toevoegen, 141
selectie exporteren naar een
groep, 143
verwijderen, 144
Groepen, zie Groep
199
INDEX
H
Helpdesk, 14
Huwelijk
ontbinden, 65
registratie ongedaan maken, 58
registratie ontbinding ongedaan
maken, 67
registreren, 53
Huwelijksjubilea, zie Selectie
I
Inbraak, 13
Inleiding, 11
Inloggen, 17
browsergeschiedenis, 18
cache, 18
problemen bij het, 18
synchroniseren, 18
wachtwoord wijzigen, 17
Inschrijven
belijdend lid, 29
bestaande geregistreerde, 32
blijkgever van verbondenheid, 41,
82
dooplid, 27
eigenaarschap, 41
gastlid, 35
lid, 25
meegeregistreerde, 44
meerling, 32
nieuw lid, 30
ongedoopt kind, 38
overig contact, zie Overig contact
sectievoorkeur, 31, 40, 42, 46
tweeling, 32
voorkeurslid, 31, 40, 42, 46
Insluiting ongedaan maken, zie Selectie
Insluitingen, zie Selectie
Insluitingen exporteren naar groep,
zie Selectie
Insluitingscriteria, zie Selectie
Institutionele Ondersteuning (IO), 12
IO, 12, 13
J
Jubilea, zie Selectie
K
Kerkelijk register, 55, 80, 82, 150
algemene informatie, 150
bestuurlijke informatie, 150
200
Handleiding LA LRP
classis, 150
gebouwen, 150
gemeente, 150
geregistreerde, 150
kerkelijke functies, 150
locaties, 150
ontvangstgemeente, 150
overige adressen, 150
wijkgemeente, 150
zalen, 150
Kerkelijke ambten, 115
Kerkelijke functies, 115
Kerkelijke staat, 49
Kerkgebouw, 111
L
LA, 4, 47, 77
LA, 15, 16, 79--81, 83, 84, 88--90, 103,
133
LB, 4, 17, 18, 20, 58, 103, 105, 111,
115, 133, 141, 157
Ledendesk, 14
Lid, 25
belijdend lid, 25
dooplid, 25
uitschrijven, 92
Lijst van figuren en tabellen, 193
Locaties, 111
Looplijst, zie Uitdraai
LRP-team, 14
ledendesk, 14
orderdesk, 14
LRP-test, 13
LRPnetwerk, 14
M
Meegeregistreerde, 44
Meerling inschrijven, 32
Melding, zie Meldingen
Meldingen, 20
afgehandeld, 21, 22
bewerken, 21
exporteren, 21
in behandeling, 21, 23
mailen, 20
open, 22, 23
open dossier, 21
overzicht
afgehandelde meldingen, 22
meldingen in behandeling, 22
openstaande meldingen, 20
Mutatierapport, zie Uitdraai
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
geboren, 163
inschrijvingen, 163
kerkelijke staat, 163
ontbintenissen, 164
overleden, 163
overschrijvingen, 164
uitschrijvingen, 163
verbintenissen, 163
verhuizingen binnen de wijkgemeente, 163
vertrokken, 163
N
Naamgebruik pastorale eenheid, 103
Notities
persoonlijk
pastorale eenheid, 105
publiek
pastorale eenheid, 105
toevoegen aan pastorale eenheid,
105
O
Ongedoopt kind, 38
Orderdesk, 14
Overig contact, 109
opvoeren, 109
Overig contacten
nieuw opvoeren, 109
verwijderen, 110
wijzigen, 110
Overkomst, 27
Overkomst, gezindte overkomst, 27
Overlijden
registratie ongedaan maken, 71
registreren, 69
Overschrijving, 77, 80, 83, 86
accorderen, 88
afwijzen, 89
naar een andere gemeente, 77
naar een andere wijkgemeente,
83
vanuit een andere gemeente, 80
P
Partnerschap
beëindigen, 65
registratie beëindiging ongedaan
maken, 67
registratie ongedaan maken, 58
registreren, 53
Pastorale eenheid, 97
ver. 3.1, december 2014
INDEX
aanhef, 103
beheren van een, 97
creëren van een PE, 102
geregistreerde
toevoegen aan een PE, 98
verwijderen uit een PE, 100
geregistreerdedossier
bewerken, 101
raadplegen, 101
herstellen van een PE na een verhuizing, 105
naamgebruik, 103
notities toevoegen aan een PE,
105
ongeldige PE, 67, 70, 94, 95, 101,
107
herstellen of verwijderen, 107
relatie binnen een PE bewerken,
101
standaard aanhef, 103
standaard naamgebruik, 103
PE, zie Pastorale eenheid
PE, 31, 34, 38, 40, 43--46, 51, 52, 57,
66, 67, 70, 72--74, 86, 93--95,
97--103, 105--108, 161
PE-kaart
afdrukken, 52, 98
Persoonlijke notitie, 105
Persoonskaart
afdrukken, 52
Planner, 154
Publieke notitie, 105
PW, 4
R
Raadplegen kerkelijk register, 150
Registreren
beëindiging partnerschap, 65
ongedaan maken, 67
belijdenis, 62
doop, 59
echtscheiding, 65
ongedaan maken, 67
huwelijk, 53
ongedaan maken, 58
ontbintenis, 65
ongedaan maken, 67
overlijden, 69
ongedaan maken, 71
overschrijving, 77, 80, 83, 86
naar andere sectie, 86
naar een andere gemeente, 77
201
INDEX
naar een andere wijkgemeente,
83
vanuit een andere gemeente,
80
partnerschap, 53
ongedaan maken, 58
uitschrijving, 91
van een lid, 92
van een niet-lid, 94
verbintenis, 53
ongedaan maken, 58
verhuizing, 72
verhuizing buitenland, 74
Relatie met wijkgemeente wijzigen,
47
S
Schriftelijke verklaring, 92, 93
Sectievoorkeur, 31, 40, 42, 46, 86, 89
Selectie, 117
criteria, 119
burgerlijk, 119
insluiten, 120
kerkelijk, 119
overig, 120
pastoraal, 120
uitsluiten, 120
exporteren naar groep, 120, 127,
128, 143
extra insluitingen, 122
groepen, 123
insluiten, 123
uitsluiten, 124
insluiting ongedaan maken, 122
insluitingen, 121
exporteren naar groep, 122
insluitingscriteria, 121, 122
jubilea, 125
op lager niveau bruikbaar, 118
overerven, 118
rechten toekennen, 118
sortering, 119
subselecties, 129
totaaloverzicht, 128
uitsluiting ongedaan maken, 123
uitsluitingen, 121, 123
exporteren naar groep, 123
verjaardagen, 125
vrije export, 129
vrije gebieden, 124
insluiten, 124
uitsluiten, 125
202
Handleiding LA LRP
Selecties, zie Selectie
SILA, 15, 20, 30, 37, 39, 42, 45, 51,
53, 65, 69, 72, 75, 79, 91
SILA bezwaar, 30, 37, 39, 42, 45, 53,
65, 69, 72, 75, 91
SILA uitval, 20
Sortering, 145
Sorteringen, zie Sortering
gemeente, 145
Landelijk, 145
sortering maken, 146
sortering verwijderen, 149
sortering wijzigen, 147
Standaard aanhef pastorale eenheid,
103
Standaard naamgebruik pastorale
eenheid, 103
Standaardselectie, 118
Subselecties, zie Selectie
Support, 14
Synchroniseren, zie Inloggen
T
Tweeling inschrijven, 32
U
Uitbesteden afdrukken, 157
Uitdraai, 157
aanvraag overschrijving, 162
aanvraag uitschrijving, 161
etiketten, 158
etiketten + vrij veld, 160
genereer document, 168
looplijst, 164
CSV, 164
geboortedatum onderdrukken,
165
geregistreerdenummer, wijk en
sectie onderdrukken, 165
groep, 167
lay-out aanpassen, 165
mutaties op basis van vorige
looplijst, 165
pdf, 164
selectie, 166
mutaties, 162
nieuw ingekomen, 161
PE-kaart, 161
persoonskaart, 160
uitdraai brief, 168
vrije brief, 162
Uitdraai brief, zie Uitdraai
ver. 3.1, december 2014
Handleiding LA LRP
INDEX
Uitschrijven, 91
bezwaar tegen, 91
van een lid, 92
met schriftelijke verklaring, 93
zonder schriftelijke verklaring,
92
van een niet-lid, 94
Uitschrijving, zie Uitschrijven
Uitschrijvingsbrief, 49, 61, 91, 92
V
Verbintenis
onbekend, 58
registratie ongedaan maken, 58
registreren, 53
Verhuizing, 72
buitenland, 74
Voorkeurslid, 31, 40, 42, 46, 77, 80,
83, 88, 89
Voorkeurslidmaatschap, 77, 80, 83,
88
Vrij gebied, 133
(her)bepalen
geregistreerden, 136, 138, 139
overige contacten, 136, 139
geregistreerden
(her)bepalen,
136, 138, 139
maken, 133
overige contacten (her)bepalen,
136, 139
verwijderen, 140
wijzigen, 137
Vrije brief, zie Uitdraai
Vrije export, zie Selectie
W
Wachtwoord, 17
nieuw aanvragen, 17
resetten, 17
wijzigen, 17
WBP, 13
Werken met de planner, 154
Wet Bescherming Persoonsgegevens
(WBP), 13
Wijzigen relatie met wijkgemeente, 47
Z
Zalen, 111
Zoeken in kerkelijk register, 150
ver. 3.1, december 2014
203

Contactloze IR voorhoofdthermometer

klik hier - Turnvereniging Patrick

Handleiding LRP - Lokaal beheerder

De rol van derden De rol van partner, ouders, kinderen en vrienden

Praatcafe Coneo - ABVV Ford Genk

maart 2015 - Verdoorn Adviesgroep

1 fte

Innovation in water use and emission reduction