Datum: 13 oktober 2014 Kenmerk: 2014026492 Overleg: Datum: Tijd Plaats: Bijlagen: Dagelijks bestuur Omgevingsdienst West-Holland 13 oktober 2014 15.00-17.00 uur Kantoor Omgevingsdienst, Schipholweg 128 in Leiden Aanwezig Gemeente Leiden: F. de Wit Provincie Zuid-Holland: R. Janssen Gemeente Alphen aan den Rijn: W.-J. Stegeman Gemeente Kaag en Braassem: Y. Peters-Adrian Gemeente Teylingen: A. van Kempen Omgevingsdienst West-Holland: D.W.M. Eskes, J.C. Boomsma, S. Hartgers 1 Opening en mededelingen F. de Wit geeft aan dat het de eerste vergadering is in de nieuwe samenstelling. 2 Verslag vergadering 16 juni 2014 Geen opmerkingen. Het dagelijks bestuur stelt het verslag van 14 april 2014 vast. Afstemmen verwachtingen voor de samenwerking F. de Wit stelt voor de verwachtingen van elkaar en van de dienst en directeur open uit te spreken. W.-J. Stegeman verwacht een voorbereidend bestuur, zodat het AB op hoofdlijnen kan blijven besturen. Hij hoopt dat DB-leden handelen in het belang van de dienst, niet als vertegenwoordiger van hun achterban. Een rol van het DB is het analyseren van de opinie van het AB. Y. Peters zegt dat in het cluster een structuur is afgesproken om vooraf af te stemmen, zodat bekend is waar de gevoeligheden in het AB komen te liggen. R. Janssen geeft aan dat behandeling van onderwerpen in het AB geen verrassingen meer mag geven. Na voorbereiding in het DB moet het duidelijk zijn wat het standpunt van de bestuurders in het AB zal zijn. F. de Wit beaamt dat het vorig DB te groot was. De kwaliteit van de vergadering was niet altijd hoog, omdat dit een optelsom van meningen was. Als het DB iets vindt, zullen de bestuurders dit ook moeten uitdragen in het AB. 1 Omgevingsdienst West-Holland Datum: 16 oktober 2014 Kenmerk: 2014026492 [ A. van Kempen zegt dat hij in het AB in de eerste plaats als DB-lid zit, maar ook als vertegenwoordiger van Teylingen, en als vertegenwoordiger van het cluster. In het DB moeten deze posities al helder zijn. R. Janssen reageert dat het de vraag is of iedereen hieraan kan worden gehouden. Het DB neemt een besluit in het belang van de dienst, dit hoeft niet in het belang te zijn van iedere deelnemer. DB-leden mogen niet op achterstand komen te staan in het behartigen van de eigen belangen in het AB, omdat ze DB-lid zijn. W.-J. Stegeman reageert dat hij in het AB echt voor zijn eigen gemeente zit, gezien de uittreding van de gemeente. F. de Wit antwoordt dat met betrekking tot de uittreding van Alphen aan den Rijn er sprake is een uitzonderingssituatie. R. Janssen benadrukt dat de kwaliteit van de besluitstukken hoog moet zijn. Vooraf dient duidelijk te zijn wat het voorstel is. In het voorstel naar het AB moeten duidelijk de argumenten van het DB meegegeven worden. F. De Wit vult aan dat hij met name de P&C-cyclus strak wil laten verlopen, dan is er tijd en ruimte om op andere dingen in te gaan. Het DB moet uitstralen dat het een prettig bestuur is. Ergernissen moet men onderling uitgespreken, niet naar buiten. D. Eskes zegt blij te zijn met deze geluiden. Hij wil in betrokken sfeer tot sturing komen, waarin het belang van de dienst ruimte krijgt. Om de bestuurlijke besluitvorming te verbeteren is het ambtelijk voorportaal zwaar ingezet. In de ambtelijke portalen is de aanwezigheid van deelnemers tot nu toe relatief beperkt gebleken. Men moet ook aan de ambtelijke kant de rol goed invullen. 3 Aanwijzen vervanging voorzitter Het dagelijks bestuur wijst Mw. Y Peters-Adrian aan als plaatsvervanger voor de voorzitter van het dagelijks en algemeen bestuur, in het geval van ontstentenis dan wel verhindering van de voorzitter. 4 Werkwijze bestuur F. de Wit licht toe dat het handig is om tot verdeling van aandachtsgebieden komen, waarop bestuurders kunnen worden bevraagd dan wel aangesproken. Y. Peters zeg dat de nieuwe indeling sterk afwijkt van de verdeling in het voorstel van 14 mei. Op basis van deze verdeling is door haar achterban ingestemd met het voorstel voor een kleiner DB. Met deze nieuwe verdeling is het cluster niet blij, met name de aandachtsgebieden van de plaatsvervangend voorzitter. R. Janssen merkt op dat er grote samenhang is tussen de onderwerpen; alles loopt in elkaar over. Er is ook geen sprake van portefeuilleverdeling, maar aandachtsgebieden. A. van Kempen vult aan dat gewoon afspraken moeten worden gemaakt wie welk aandachtsgebied gaat oppakken. F. de Wit legt uit dat er vanuit de dienst behoefte is om voor bepaalde thema’s aan te kloppen bij het bestuur, maar onduidelijk is wie de aangewezen persoon is. Dit om de sturing en samenwerking transparanter en steviger te maken. Er is geen formele status en 2 Omgevingsdienst West-Holland Datum: 16 oktober 2014 Kenmerk: 2014026492 [ de verdeling kan, indien gewenst, zo wijzigen. Het DB neemt altijd collectieve verantwoordelijkheid voor de voorstellen. R. Janssen geeft aan dat de jaarlijkse herijking van de strategische agenda wat hem betreft niet bij een diner hoeft en waarschuwt voor extra belasting van het AB, als aparte informele bijeenkomsten worden georganiseerd. D. Eskes denkt nog na over de bespreking van de strategische agenda en geeft aan dat de informele bijeenkomsten aan de reguliere AB-vergaderingen worden toegevoegd, om het AB mee te nemen in de inhoud. Het dagelijks bestuur stemt in met de verdeling van aandachtsgebieden in het DB. Het dagelijks bestuur stemt in met jaarlijkse herijking van de strategische agenda van de dienst in het DB. Het dagelijks bestuur stemt in met de introductie van informele bijeenkomsten met het DB en AB. 5 Reglement van orde D. Eskes geeft aan dat het reglement van de DCMR als voorbeeld is genomen voor deze actualisatie. F. de Wit verzoekt het reglement van orde altijd bij de hand te hebben tijdens een vergadering. Het dagelijks bestuur stemt in met het doorgeleiden van de herziene Reglementen van Orde van zowel het dagelijks als het algemeen bestuur naar het algemeen bestuur 6 Uittreding Alphen aan den Rijn, (financiële) voorwaarden F. de Wit geeft een toelichting op het proces. Hij heeft in juni 2014 van het DB mandaat gekregen om de onderhandeling met gemeente Alphen aan den Rijn te voeren. De elementen tijdstip van uittreding en de 2 fte waren voor beide partijen (Alphen aan den Rijn en ODWH) van belang. Voor de zomer was hier consensus over. Later was er nog onduidelijkheid over de precieze formulering. Dit heeft ertoe geleid dat het stuk niet bij de verzending van de vergaderstukken gevoegd kon worden. Het eindresultaat is met W.-J. Stegeman afgestemd en met de directeur besproken. De aanpassingen aan het uiteindelijke voorstel betreffen wanneer en hoe de uittreding vorm gegeven gaat worden, zodat gemeente Alphen aan den Rijn per 1-1-16 zonder vertraging naar ODMH over gaat. De aanpassingen leiden niet tot veranderingen van risico’s voor de ODWH. W.-J. Stegeman zegt dat gemeente Alphen aan den Rijn het belangrijk vindt dat alles juridisch scherp en duidelijk is geformuleerd. R. Janssen zegt dat de koppen in de kolom op bladzijde 3 verwarring kunnen veroorzaken. Uit de tabel moet blijken dat een jaar later uittreden de ODWH geld oplevert. 3 Omgevingsdienst West-Holland Datum: 16 oktober 2014 Kenmerk: 2014026492 [ A. van Kempen merkt op dat onder voorwaarde 3 de vergaande samenwerking niet nader is gedefinieerd. Bestaan daar beelden bij? Hij verzoekt deze voorwaarde niet te noemen als de vorm niet duidelijk is. F. de Wit zegt dat als er door vergaande samenwerking geen verzoek tot uittreding wordt gedaan, de voorwaarde eruit kan. R. Janssen antwoordt dat als er samenwerking in 2017 komt, dit in 2015 wel duidelijk moet zijn, op basis van de uitkomsten van de evaluaties. Hij stelt voor het bij de fusie te houden en de vergaande samenwerking eruit te halen. W.-J. Stegeman geeft aan dat onder voorwaarde 3 aanhouden moet zijn: opgeschort. A. van Kempen wijst op een onduidelijkheid bij voorwaarde 4 ten opzichte van de alinea onder de voorwaarden. Is er sprake van een resultaatverplichting of een inspanningsverplichting voor gemeente Alphen aan den Rijn? W.-J. Stegeman zegt dat onder voorwaarde 4 moet worden toegevoegd dat het risico voor het plaatsen van 20,76 fte bij gemeente Alphen aan den Rijn ligt. Als onderbrengen bij ODMH niet lukt, moet gemeente Alphen aan den Rijn ze overnemen. De alinea onder de voorwaarden kan weg. A. van Kempen zegt dat zijn voorganger heeft aangegeven dat de uittreding geen kosten voor de gemeente mag opleveren. Het is hem niet duidelijk of hieraan wordt voldaan. F. de Wit zegt dat dit de voorwaarde van het DB was, waarmee J. uit den Boogaard op pad was gestuurd. Toen dat niks opleverde in de onderhandelingen, heeft het DB opdracht gegeven aan F. de Wit om te kijken waar de kosten zo laag mogelijk kunnen worden gehouden. F. de Wit heeft aan D. Eskes gevraagd welke mogelijkheden de dienst heeft om 2 fte op te vangen, D. Eskes heeft aangegeven dat deze in de bedrijfsvoering kunnen worden opgevangen. Op bladzijde 1 (bij opvangen 2 fte in eigen bedrijfsvoering) moet daarom worden toegevoegd dat er geen meerkosten zijn voor de achterblijvende deelnemers. F. de Wit waarschuwt wel dat dit maatwerk precedentwerking kan hebben bij andere deelnemers. Y. Peters reageert daarop dat, als er geen zicht komt op een robuuste dienst, het niet is uitgesloten dat gemeente Kaag en Braassem gemeente Alphen aan den Rijn volgt. Er moet zo snel mogelijk een plan komen waar de dienst naar toe gaat. F. de Wit verzoekt een disclaimer in het voorstel op te nemen, dat er sprake van maatwerk is vanwege de gemeentelijke herindeling van Alphen aan den Rijn. Voor andere deelnemers gelden de regels vanuit de GR. F. de Wit reageert dat een verzoek tot uittreding veel ruis geeft. De vergaande samenwerking met ODMH verloopt ook moeizaam. Het DB moet daarom haast maken met de fusie. R. Janssen wenst dat deze discussie op korte termijn wordt afgerond. ODMH geeft het signaal dat ze geen deelnemers meer willen opnemen. Als ODMH niks in een fusie ziet, is dat hun afweging. W.-J. Stegeman zegt dat een aantal burgemeesters een lobby heeft opgestart om de fusie bij ODMH onder de aandacht te brengen (Gouda, Katwijk, Alphen, Leiden).Het DB van 4 Omgevingsdienst West-Holland Datum: 16 oktober 2014 Kenmerk: 2014026492 [ ODMH ziet tot op heden niets in een fusie, het is goed dat vanuit de burgemeesters een lobby is opgezet richting de colleges. R. Janssen vult aan dat de evaluatie van ODMH in december in het DB ligt. Op basis hiervan kan de discussie worden gevoerd wat goed is voor de deelnemers. Het dagelijks bestuur stemt, inachtneming van de gemaakte opmerkingen, in met doorgeleiden van het voorgestelde pakket uittredingsvoorwaarden naar het algemeen bestuur. 7 Tweede burap 2014 A. van Kempen vraagt, in het kader van het wegvallen per 1-1-14 van de VVGB, hoe het komt dat er sprake is van een onderuitputting van 2000 uur. D. Eskes antwoordt dat de gemeentelijke opdrachten zijn verleend, maar dat er relatief weinig problemen bij de bedrijven zijn. Hierdoor worden er geen uren besteed. R. Janssen legt uit dat er bij de provincie Zuid-Holland sprake was van kruisfinanciering bij grote bedrijven. Nu de kleinere bedrijven zijn overgegaan naar de gemeenten, moet de provincie bijbetalen op de grote bedrijven. Daarbij maken gemeenten soms ook andere afwegingen dan de provincie. A. van Kempen verzoekt om een andere formulering van de toelichting. R. Janssen zegt dat er een begrotingswijziging moet komen voor de overschrijding van de inhuurkosten ten opzichte van de begroting. Bij de provincie Zuid-Holland is veel discomfort over deze overschrijding van 8 ton. Omdat hier niks over wordt gemeld in de tweede burap, vraagt hij wanneer deze vraag bij de ODWH is binnen gekomen. D. Eskes geeft aan dat in het ambtelijk voorportaal deze opmerking niet is gemaakt. Provincie Zuid-Holland is enkel aanwezig geweest bij de adviesgroep Financiën, daar is niet verzocht om een begrotingswijzing. Het verzoek tot een begrotingswijziging is donderdag 9 oktober gedaan, terwijl de stukken op 9 september ambtelijk zijn verzonden. F. de Wit vraagt of de tweede burap aanleiding geeft tot een begrotingswijziging. S. Hartgers antwoordt dat in de GR niets is opgenomen wanneer een begrotingswijziging moet worden opgesteld, alleen dat als er een begrotingswijziging is, deze alleen naar de raden moet worden gezonden als de begrotingswijziging groter is dan 5 ton. R. Janssen vraagt de directeur in het DB terug te leggen wat de nota Planning&Control zegt over begrotingswijzigingen, zodat hij de discussie bij de provincie kan voeren. R. Janssen merkt op dat de frictiekosten conform de startbrief van PZH tbv het werkplan 2015 niet hoger mag zijn dan € 52.859. Aangezien het verwachte exploitatietekort 2014 € 137.000 is, is de vraag in hoeverre de frictiekosten hoger uitkomen dan deze € 53.000. Als de frictiekosten hoger zijn moet dit met de opdrachtgever worden besproken. D. Eskes antwoordt dat in het ambtelijk voorportaal is aangegeven dat de frictiekosten niet in het exploitatieresultaat zijn meegenomen, maar bij de jaarrekening apart in rekening worden gebracht. 5 Omgevingsdienst West-Holland Datum: 16 oktober 2014 Kenmerk: 2014026492 [ Daarnaast is deze specifieke vraag over de frictiekosten niet benoemd in het ambtelijk voorportaal. Y. Peters vraagt de sturingsmaatregelen zichtbaar te maken die nodig zijn om het tekort niet verder op te laten lopen. De deelnemers willen niet verrast worden met een naheffing. D. Eskes licht toe dat er meerdere oorzaken van het verwachte tekort zijn: - er is minder werk bij de deelnemers, de werkzaamheden worden efficiënter uitgevoerd door de Omgevingsdienst en er zijn relatief weinig problemen bij de VVGB-bedrijven, waardoor beperkt inzet van de Omgevingsdienst noodzakelijk is. Dit leidt tot lagere opbrengsten in 2014. R. Janssen geeft aan dat de CAO indexering er nog bij komt in het tekort. Het tekort komt daarmee op 230.000 euro. F. de Wit vraagt of dit tekort aanleiding is om tussentijds bij te sturen, en zo ja hoe? D. Eskes antwoordt dat het nu nog te vroeg is om de onderbesteding structureel te zien, maar als dit doorzet het personeel moet worden afgebouwd. Het tekort over 2014 kan uit de algemene reserves worden betaald. F. de Wit informeert naar de reservepositie van de ODWH. S. Hartgers antwoordt dat de reserve nu op 5% ligt, met het tekort (en eventuele andere mutaties, bijvoorbeeld als gevolg van de toetreding van de contractgemeenten) komt deze waarschijnlijk onder de 5%. Het DB geeft de directeur opdracht waar mogelijk tussentijds bij te sturen en met een aanpak voor de lange termijn te komen. Het dagelijks bestuur stemt in met doorgeleiding van de tweede burap 2014 naar het algemeen bestuur. 8 Verlenging handhavingsplan 2011 – 2014 Geen opmerkingen Het dagelijks bestuur stemt in met een verlenging van de looptijd van het vigerende gemeentelijke Handhavingsplan 2011-2014 tot 1 januari 2016. 9a Toetreding gemeente Katwijk D. Eskes geeft aan dat beide gemeenten (Katwijk en Noordwijkerhout) toetreden met het basistakenpakket. Gemeente Katwijk onderzoekt de mogelijkheid om meer taken over te dragen. R. Janssen geeft aan dat Katwijk ambtelijk niet in staat is om de taken zelf uit te voeren. A. van Kempen merkt op dat er wordt gesproken over eventuele beroep en bezwaar procedures, is daar sprake van? D. Eskes antwoordt dat dit niet in de offerte zit, omdat Katwijk aan geeft dat alles op orde is. Mochten deze werkzaamheden zich toch voordoen, dan is er sprake van meerwerk. 6 Datum: 16 oktober 2014 Omgevingsdienst West-Holland Kenmerk: 2014026492 [ A. van Kempen vraagt hoe het zit met de verhouding tussen het aantal fte en het aantal bedrijven. D. Eskes antwoordt dat er naar de complexiteit van de bedrijven is gekeken. Het dagelijks bestuur stemt in met doorgeleiden naar het algemeen bestuur van: het voorstel om de formele besluitvorming te starten waarbij de deelnemers wordt gevraagd in te stemmen met de toetreding van de gemeente Katwijk tot de gemeenschappelijke regeling; het voorstel om, vooruitlopend op de formele besluitvorming, uiterlijk op 1 januari 2015 met de uitvoering van het basistakenpakket milieu te starten, onder tijdelijk mandaat van de gemeente Katwijk. 9b Toetreding gemeente Noordwijkerhout D. Eskes merkt op dat het college van Noordwijkerhout morgen een besluit neemt. Hij zal hiervoor een disclaimer in het voorstel opnemen. Het dagelijks bestuur stemt in met doorgeleiden naar het algemeen bestuur van: het voorstel om de formele besluitvorming te starten waarbij de deelnemers wordt gevraagd in te stemmen met de toetreding van de gemeente Noordwijkerhout tot de gemeenschappelijke regeling; het voorstel om, vooruitlopend op de formele besluitvorming, uiterlijk op 1 januari 2015 met de uitvoering van het basistakenpakket milieu te starten, onder tijdelijk mandaat van de gemeente Noordwijkerhout. 10 - Rondvraag Ingestemd in de vergadering van het DB van 15 december 2014, De voorzitter, F. de Wit de secretaris, D.W.M. Eskes 7