情報リテラシー演習

情報リテラシー演習
第6週
Excelの使い方3
Excelの使い方
• 一応シラバスでは
• 先々週
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セル入力の基本操作
数式の記述法
よく利用される関数
範囲指定とグラフの描画
表とグラフの作成演習
• 先週
– IF関数を用いた判定と表
示
– その他の関数
– 判定表の作成演習
– ヒストグラムの作成演習
• 今週
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–
並び替えとオートフィルタ
グラフ表示の編集
クロス集計
上記機能の演習
データの入力規則(1/6)
• データの誤入力防止に効果的
– 値の範囲指定
– 入力可能データをリストから選択
– 等々
• サンプルデータ(資料001)
データの入力規則(2/6)
• 規則を設定したい範囲を選択
– 「データ」→「データの入力規則」
データの入力規則(3/6)
• 別のワークシートから取ってくる場合
– 入力値の種類
• リスト
– 元の値
• =性別!A:A
データの入力規則(4/6)
• 直接入力設定する場合
– 入力値の種類
• リスト
– 元の値
• 男,女
• 列挙
– 半角カンマで
データの入力規則(5/6)
• 入力欄にプルダウンボタン
– リストから値を選択可能に
– キーボード入力の時は
• ALT+↑またはALT+↓
データの入力規則(6/6)
• 元の値
– どういうわけか
• カーソルキーでの移動がセル移動
• クリックドラッグで範囲指定はできるが
• 他のワークシートを選択できない
– 多分バグですが
• 使い難くて困るorz
クロス集計
• IT用語辞典e-Word「クロス集計」によると
– 与えられたデータのうち、2つないし3つ程度の項
目に着目してデータの分析や集計を行なうこと。
– 1つ(ないし2つ)の項目を縦軸に、もう1つの項目を
横軸において表を作成して集計を行なう。
• Excelの場合
– ピボットテーブルの機能がこれに該当
– Pivot : 回転軸
– 詳しいことはヘルプ参照
ピボットテーブル(1/7)
• サンプル(資料002)
• 「挿入」→「ピボットテーブル」
ピボットテーブル(2/7)
• フィールドを
– 行列ラベル、Σ値にドラッグ＆ドロップ
ピボットテーブル(3/7)
• 行と列の交差部分の条件で集計される
– 条件に合致する値の数や値の合計等
ピボットテーブル(4/7)
• Σ値の集計方法を変えたい場合
– Σ値をクリックして「値フィールドの設定」
ピボットテーブル(5/7)
• 表示順を変えたい場合は
– ラベルを選択して枠線上でドラッグ
ピボットテーブル(6/7)
• 元データを更新した場合
– 自動で変更されない
– 手動で「更新」が必要
• 「ピボットテーブルツール」→「オプション」から
ピボットテーブル(7/7)
• その他デザインの変更等も簡単にできる
ソート順序のカスタマイズ(1/6)
• ソートで
– 昇順・降順に自動で並んでほしい場合
ソート順序のカスタマイズ(2/6)
• 「Officeボタン」→「Excelのオプション」
– →「基本設定」→「ユーザー定義リストの編集」
ソート順序のカスタマイズ(3/6)
• 「新しいリスト」に
– 「不,可,良,優,秀」のように昇順に
– カンマ区切りでリスト項目を「追加」
– 改行で区切っても良い
ソート順序のカスタマイズ(4/6)
• ソートしてみると
– 定義した並び順で無事ソートされる
ソート順序のカスタマイズ(5/6)
• もし上手く並ばない時は
– 並べ替え規則を手動で設定する
– 「その他の並べ替えオプション」
– →「その他のオプション」
ソート順序のカスタマイズ(6/6)
• 自動並べ替えのチェック外して
• 並べ替え規則を設定
– ここまでの結果(資料003)
ピボットグラフ
• ピボットテーブルとやることは同じ
– 結果サンプル(資料004)
他のプログラムとのデータ交換
• テキストのみのファイル形式を用いる
– CSV – Comma Separated Value
– TSV – Tab Separated Value
• 「名前を付けて保存」で
– 「ファイルの種類」選ぶと保存できる
• 読み込みは後述
CSV
• カンマで列、改行で行を区切った形式
TSV
• タブで列、改行で行を区切った形式
アドレス帳
• Windows Mail または Explorer から
連絡先
• メールアドレスのほか住所等が記録できる
– 新規作成は「新規作成」→「連絡先」
アドレス帳のエクスポート(1/7)
• 「エクスポート」でCSVに書き出せる
アドレス帳のエクスポート(2/7)
• 「エクスポートが見当たらない」場合
– アドレス帳右クリックして「プロパティ」
アドレス帳のエクスポート(3/7)
• 「カスタマイズ」→フォルダの種類「連絡先」
アドレス帳のエクスポート(4/7)
• CSV選んでエクスポート
– エクスポート先「参照」
アドレス帳のエクスポート(5/7)
• デスクトップにファイル名「住所録」で
アドレス帳のエクスポート(6/7)
• エクスポートするフィールド
– 名、姓、自宅の番地、市区町村、都道府県
– 選択して「完了」
アドレス帳のエクスポート(7/7)
• エクスポート結果のサンプル(資料101)
CSVをExcelで開く
• 「Officeボタン」→「開く」で「すべてのファイル」
CSVをExcelで開く
• 文字コードを適切に(通常は自動識別)
– 文字化けしてたら、適切なコードに
– JIS,シフトJIS,UTF-8等
CSVをExcelで開く
• 区切り文字を適切に
– プレビューが縦線で区切られるよう
CSVをExcelで開く
• 必要なら、各列にデータ形式を設定
– 主には文字列とか日付とか
CSVをExcelで開く
• 正常に読めた場合
• 文字コードが合ってない場合とか
– ダブルクリック、ドラッグ＆ドロップの場合なるかも
差し込み印刷(1/15)
• Wordの機能
• Excelなどのデータを定型に流しこめる
– 宛名、あいさつ文(○○様)等
– 文面の大半は同じだが
• 名前だけが異なるような大量の印刷に便利
• 例: はがきの宛名
– 「差し込み印刷」→「はがきの印刷」
差し込み印刷(2/15)
• はがきの場合は、ウイザード形式になってる
– 自分で作る場合
– 差し込みフィールドを埋めていく
差し込み印刷(3/15)
• ウイザード形式の場合
– 質問に答えながらどんどん「次へ」
• まずはがきの種類
差し込み印刷(4/15)
• 宛名のフォント
• 宛名の縦書き、横書き
差し込み印刷(5/15)
• 差出人の住所を作成
差し込み印刷(6/15)
• 「他の住所録ファイル」→「参照」
• 「デスクトップ」→「すべてのファイル」
– CSVファイル選ぶ
差し込み印刷(7/15)
• とりあえず設定は完了
差し込み印刷(8/15)
• とりあえず出来たが
– 宛名住所が出ない
差し込み印刷(9/15)
• 「差し込み印刷」→「結果のプレビュー」OFFに
– 差し込みフィールドが見える
差し込み印刷(10/15)
• 「フィールドの対応」で対応付けする
– 住所1
• 自宅の番地
– 郵便番号
• 自宅の郵便番号
差し込み印刷(11/15)
• 足らないフィールドは
– 「差し込みフィールドの挿入」
• 自宅の都道府県
• 自宅の市区町村
– カーソル位置に
• 挿入される
差し込み印刷(12/15)
• 「結果のプレビュー」ONに戻す
差し込み印刷(13/15)
• ページを送って、他の人の結果も確認
• 問題なければ印刷
差し込み印刷(14/15)
• 必要ない人は
– 「アドレス帳の編集」から
– チェック外す
差し込み印刷(15/15)
• 全く新規にひな形を起こしたい場合は
– 「差し込み印刷の開始」
– →「差し込み印刷ウイザード」から
– 基本は同じなので詳細はヘルプ参照
あとは
• マクロ
– 操作を記録、再生できる
– 記録内容はVBAになってる
– VBA(Visual Basic for Application)
• プログラミング言語
– プログラミングしてやることで自動操作が可能
– 関数を自分で作ったりもできる
• とても便利なのだけど
– 時間的に無理です
– プログラミングの授業は半期くらいないと

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