® ® Microsoft Access 2010 トレーニング 新しいデータベースのテーブルを作成する コースの内容 • 概要: 基本的なコンポーネント • レッスン: 7 つの手順のセクション • 推奨される演習タスク • テスト • クイック リファレンス カード 新しいデータベースのテーブルを作成する 概要: 基本的なコンポーネント テーブルは、すべてのデータベースにとって重要 なコンポーネントです。 テーブルがなければ、 データベースを使用できません。 このコースで は、新しいデータベースのテーブルを作成する 方法について学習します。 ただし、難しく考える必要はありません。 コースの対象は初心者であることが前提となっ ているので、手順を追って、テーブルの作成方 法を紹介します。 新しいデータベースのテーブルを作成する コースの目標 1. データシート ビューでテーブルを作成する。 2. テーブルのフィールドに対してデータ型を設定する。 3. デザイン ビューでテーブルを作成し、テーブルで主キーと データ型を設定する。 4. ルックアップ フィールド (選択項目の一覧が提示される フィールド) を作成する。 5. デザイン ビューを使用した既存のルックアップ フィールド の値を変更する。 新しいデータベースのテーブルを作成する テーブルを作成する ここでは、資産管理デー タベースを作成します。た だし、ワークシートは使用 しません。ワークシートで は、サイズが大きすぎるか らです。 フィールド、データ型、主 キー、外部キーなど、新 しいデータベースのテーブ ルをデザインする方法に ついては、既に学習して いるでしょうか。 このコー スではテーブルを作成し ます。 テーブルの作成方法 新しいデータベースのテーブルを作成する テーブルを作成する リレーショナル データベース では、データはテーブルに保 存されることを覚えておいて ください。 データはテーブル 以外の場所では使用できま せん。また、テーブルはデー タベースの中心的なコンポー ネントとなります。 つまり、テーブルがなけ れば、データベースを使 用できません。 このコー スでは、テーブルを作成 するための最も一般的 なツールである、データ シート ビューとデザイン ビューの使用方法につ いて説明します。 テーブルの作成方法 新しいデータベースのテーブルを作成する テーブルを作成する プロセスは以下のとおりです: 1 データシート ビューでは、 空白フィールドの見出しを クリックし、データ型を選択 し、フィールド名を入力す ることで、テーブルを作成し ます。 必要な操作はクリッ クと入力だけです。その方 法について説明します。 2 テーブルによっては、クイッ ク スタート フィールドを使 用すると作業にかかる時 間を節約できます。住所 の取得、開始日や終了日 の設定など、一般的なビ ジネス ニーズのいくつかに 対応するフィールドのセット があらかじめ定義されてい ます。 必要な操作はメ ニューからフィールドのセット を選択することだけです。 テーブルの作成方法 新しいデータベースのテーブルを作成する テーブルを作成する プロセスは以下のとおりです: 3 データシート ビューとは対照 的に、デザイン ビューを使用 すると、テーブルのすべての フィールドとプロパティを制御 できます。 このコースでは、 デザイン ビューを使用して テーブルを作成し、ルックアッ プ フィールド (選択項目の 一覧が含まれているフィール ド) の値を変更します。 コースを進めていく際、データ ベースを SharePoint に発 行する場合は、データシート ビューを使用してテーブルを 作成する必要があることに注 意してください。 テーブルの作成方法 新しいデータベースのテーブルを作成する データシート ビューでテーブルを作成する データシート ビューでは、 視覚的な方法で確認しな がらテーブルを作成できます。 1 新しい空白のデータベース を作成するか、新しいテー ブルを既存のデータベース に追加することにより、作 業を開始します。 どちらの 方法でも、データシート ビューには新しいテーブル 2 が表示されます。 新しいテーブルには ID と いうフィールドが含まれてい ることに注意してください。 このフィールドは主キーであ るため、新たに主キーを作 成する必要はありません。 データシート ビューでのプロセス 新しいデータベースのテーブルを作成する データシート ビューでテーブルを作成する データシート ビューでは、 視覚的な方法で確認しな がらテーブルを作成できます。 3 フィールドを追加するには、 最初の空白フィールドの見 出し ([クリックして追加] と 表示されています) をクリック します。 これにより、データ 型のメニューが表示されるの で、フィールドのデータ型を選 択します。 すると、フィールド の見出しに入力できるように なります。 データシート ビューでのプロセス 新しいデータベースのテーブルを作成する データシート ビューでテーブルを作成する データシート ビューでは、 視覚的な方法で確認しな がらテーブルを作成できます。 4 フィールド名を入力して、 Enter キーを押します。 次 のフィールドにフォーカスが移 動するので、フィールドを追 加する手順を繰り返します。 この手順を実行するとき、 フィールド名が複数の単語で 構成されている場合は、そ れらの単語をスペースで区 切らないでください。 データシート ビューでのプロセス 新しいデータベースのテーブルを作成する データシート ビューでテーブルを作成する データシート ビューでは、 視覚的な方法で確認しな がらテーブルを作成できます。 5 作業が終了したら、Ctrl キーを押しながら S キー を押すか、クイック アクセ ス ツール バーの [上書き保存] をクリック します。 この操作により、 [名前を付けて保存] ダ イアログ ボックスが表示さ れるので、テーブルの名前 を入力して保存します。 データシート ビューでのプロセス 新しいデータベースのテーブルを作成する クイック スタート フィールドにより作業時間を短縮する クイック スタート フィールド は、新しいテーブルの一部分 をすばやく作成するための方 法です。 クイック スタート フィールドでは、一般的なビジ ネス ニーズで使用されるデー タが対象となり、すべての フィールド名とデータ型が自動 的に設定されます。 クイック スタート フィールドのテーブルへの追加 新しいデータベースのテーブルを作成する クイック スタート フィールドにより作業時間を短縮する 1 データシート ビューでテーブル を開き、[フィールド] タブをク リックして、[追加と削除] の [その他のフィールド] をクリック すると、 一覧が表示されます。 2 [クイック スタート] セクションが 表示されるまで一覧を下へス クロールし、使用するフィールド のデータ型 ([住所]、[名前] など) をクリックします。 3 フィールドが自動的に追加され ます。フィールド名とデータ型は 既に設定されています。 クイック スタート フィールドのテーブルへの追加 新しいデータベースのテーブルを作成する クイック スタート フィールドにより作業時間を短縮する 新しいフィールドは直ちに使 用できます。データを入力し てみてください。フィールドの 名前を変更したり、不要な フィールドを削除することも できます。 また、フィールド 名にスペースが含まれている 場合があることに気付いた かもしれません。 クイック スタート フィールドのテーブルへの追加 新しいデータベースのテーブルを作成する これは問題ありません。実際の フィールド名が表示されている わけではないからです。 表示 されているのは "標題" です。 標題とは、各フィールド名に関 連付けられた、ユーザーにとっ てわかりやすいテキストです。 デザイン ビューでテーブルを作成する デザイン ビューを使用す ると、テーブルを新しく作 成したり、各フィールドで 使用できるすべてのプロパ ティの設定や変更を行うこ とができます。 また、既存のテーブルをデ ザイン ビューで開いて、 フィールドを追加、削除、 変更することもできます。 デザイン ビューの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する デザイン ビューでテーブルを作成する 1 [作成] タブで、[テーブル] の [テーブル デザイン] をク リックします。 2 デザイナーの [フィールド名] 列に、テーブルのフィールド の名前を入力します。 通 常、最初に作成したフィー ルドは主キー フィールドにす る必要があります。 ここで は、外部キー フィールドを 追加する必要がないことに 注意してください。 外部キー フィールドは、 リレーションシップを作成す るときに追加します。 デザイン ビューの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する デザイン ビューでテーブルを作成する 3 [データ型] 列では、フィール ド名の横に表示される一覧 を使用して、フィールドのデー タ型を選択します。 4 必要に応じて、[フィールド プロパティ] セクションを使 用して、個々のフィールドの プロパティを設定します。 変更を保存し、テーブルに 含まれているデータを説明 する名前を新しいテーブルに 付けます。 デザイン ビューの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する データを追加して保存する テーブルの作成が完了した ら、レコードをいくつか入力し てみましょう。 レコードの入 力は、テーブルをテストする のに適した方法であり、適 切なデータを取得しているか どうかを確認する場合に役 立ちます。 入力する際には、いくつかの ルールを覚えておいてください。 データを保存する手順 新しいデータベースのテーブルを作成する データを追加して保存する 1 データの入力や変更を行っ た場合、新しい情報をデータ ベースにコミットするために [上書き保存] をクリックする 必要はありません。 フォーカ スを別のレコードに移動する だけで十分です。 データシー トまたは複数項目フォームと いう種類のフォームでフォーカ スを移動するには、別の行を クリックします。 Tab キーま たは方向キーを使用して、 フォーカスを別のレコードに移 動することもできます。 これ らのいずれの操作でも、新し いデータがコミットされます。 データを保存する手順 新しいデータベースのテーブルを作成する データを追加して保存する 2 以上の操作は、フォームでも 同様です。 フォームにデータ を入力し、別のレコードに移 動すると、データがコミットさ れます。 データを保存する手順 新しいデータベースのテーブルを作成する レコード移動ボタンを使用する テーブルを作成したら、レコード 移動ボタンの使用方法を理解 する必要があります。 レコード移動ボタンはテーブル の左下隅にあります。 また、クエリ結果やほとんどの フォーム上にも表示されます。 Access のレコード移動ボタン 新しいデータベースのテーブルを作成する レコード移動ボタンを使用する ボタンを使用してデータを見 つけます。 1 テーブルまたはクエリ結果の 最初のレコードに移動する には、[先頭レコード] ボタ ンを使用します。 2 前のレコードに移動するに は、[前のレコード] ボタンを 使用します。 3 [カレント レコード] ボックス には、レコードの順番が表 示され、どのレコードを選択 しているかが示されます。 4 次のレコードに移動するに は、[次のレコード] ボタンを 使用します。 Access のレコード移動ボタン 新しいデータベースのテーブルを作成する レコード移動ボタンを使用する ボタンを使用してデータを見 つけます。 5 最後のレコードに移動するに は、[最終レコード] ボタンを 使用します。 6 データを追加する場合は、 [新しい (空の) レコード] ボタンをクリックします。 Access のレコード移動ボタン 新しいデータベースのテーブルを作成する ルックアップ フィールドをテーブルに追加する テーブルの代わりにルックアッ プ フィールドを使用できる場 合があります。 たとえば、会 社の資産の場所を記録す る必要があるとします。 場所の数が多い場合は (いくつかのフロアにオフィスが 分散している場合など)、この ような状況を容易に管理でき るように、データをテーブルに 格納します。 ただし、場所が 限られている場合は、データ をルックアップ フィールドに格 納することをお勧めします。 ルックアップ ウィザードの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する ルックアップ フィールドをテーブルに追加する ルックアップ フィールドでは、 オプションの一覧を内部的 に格納したり、別のテーブル にあるフィールドのデータを 参照したりできます。 以下の手順では、オプション を内部的に格納するルック アップ フィールドの作成方法 について説明します。 Access では、内部的に格 納される一覧を値リストと呼 びます。 ルックアップ ウィザードの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する ルックアップ フィールドをテーブルに追加する 1 データシート ビューでテーブル を開き、[フィールド] タブをク リックして、[追加と削除] の [その他のフィールド] をクリッ クします。 2 メニューの [ルックアップ/リレー ションシップ] をクリックすると、 ルックアップ ウィザードが起動 します。 3 ウィザードの最初のページで、 [表示する値をここで指定す る] をクリックし、[次へ] をク リックします。 ルックアップ ウィザードの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する ルックアップ フィールドをテーブルに追加する 4 ウィザードの次のページで、 [リストの列数] ボックスに 1 と表示されていることを確認 し、グリッドにオプションを入 力します。1 行に 1 つのオ プションを入力します。 5 ウィザードの 3 番目のペー ジで、新しいフィールドの名 前を入力し、[完了] をクリッ クします。 ルックアップ ウィザードの使用 新しいデータベースのテーブルを作成する 演習のヒント 1. データシート ビューで "仕入先" テーブルを作成する 2. デザイン ビューでサポート テーブルを作成する 3. "資産" テーブルを作成する 4. データシート ビューでルックアップ フィールドを作成する 5. デザイン ビューでルックアップ フィールドを作成する オンライン演習 (Access 2010 が必要です) 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 1 データシート ビューで新しいテーブルを作成するとき、主キー フィール ドを定義する必要があります。 (答えを 1 つ選んでください。) 1. この文章は正しい。 2. この文章は間違っている。 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 1 データシート ビューで新しいテーブルを作成するとき、主キー フィール ドを定義する必要があります。 正解: 2. この文章は間違っている。 新しいテーブルの "ID" フィールドが主キーとして機能します。 この フィールドの名前を変更したり、他の主キーに置き換えたりできますが、 新しいデータシートには必ず主キーが含まれています。 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 2 既存の値リストを変更するためにルックアップ ウィザードは使用できま せん。 (答えを 1 つ選んでください。) 1. この文章は正しい。 2. この文章は間違っている。 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 2 既存の値リストを変更するためにルックアップ ウィザードは使用できま せん。 正解: 1. この文章は正しい。 値リストを変更するには、デザイン ビューを使用します。 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 3 テーブルを作成するためにクイック スタート フィールドを使用するとき、 フィールドに対してデータ型を設定する必要があります。 (答えを 1 つ選んでください。) 1. この文章は正しい。 2. この文章は間違っている。 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 3 テーブルを作成するためにクイック スタート フィールドを使用するとき、 フィールドに対してデータ型を設定する必要があります。 正解: 2. この文章は間違っている。 必要に応じてデータ型を変更できますが、データ型は自動的に設定 されています。 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 4 値リストの構文として正しいものは、次のうちどれですか。 (答えを 1 つ選んでください。) 1. 'オプション 1','オプション 2','オプション 3' 2. "オプション 1";"オプション 2";"オプション 3" 3. "オプション 1":"オプション 2":"オプション 3" 新しいデータベースのテーブルを作成する テスト問題 4 値リストの構文として正しいものは、次のうちどれですか。 正解: 2. "オプション 1";"オプション 2";"オプション 3" 各オプションは二重引用符で囲み、セミコロンで区切ります。 新しいデータベースのテーブルを作成する クイック リファレンス カード このコースで説明しているタスクのまとめとして、クイック リファレンス カードを参照してください。 新しいデータベースのテーブルを作成する
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