implementación de herramientas y técnicas en la gestión de costos

i
IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS EN LA GESTIÓN DE
COSTOS EN LAS ETAPAS DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE
UN PROYECTO
Andrea Hurtado
1140981
Álvaro Montoya Lehmann 1140447
Álvaro M. Correal G.
1140977
Director: Luis Fernando Cruz
Trabajo de Grado II
Universidad de San Buenaventura
Cali, Abril 2015
ii
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN
1
INTRODUCCION
2
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
4
1.1 Planteamiento de la pregunta
5
2. OBJETIVOS
6
2.1 Objetivos generales
6
2.2 Objetivos específicos
6
3. JUSTIFICACION
7
4. MARCO REFERENCIAL
8
4.1 Antecedentes
8
4.2 Marco conceptual
9
4.3 Marco teórico
10
4.3.1 Herramientas de apoyo
10
5. DESARROLLO
19
6. CONCLUSIONES
26
iii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de proyectos.
8
Tabla 2. Descripción de conceptos.
9
Tabla 3. Herramientas de la gestión de Costos.
11
Tabla 4. Herramientas para la gestión de costos por sus etapas.
13
Tabla 5.
Herramientas y Técnicas para la gestión de costos utilizados por
algunos autores
15
Tabla 6. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas,
desventajas y aplicabilidad.
Tabla 7. Software más utilizado en la Gestión de Costos.
19
23
1
RESUMEN
Este es un estudio creado con el fin de establecer los criterios para la implementación de las
herramientas y técnicas para la gestión de costos en las etapas de planificación, seguimiento y
control de proyectos.
En dicho escenario, el beneficio de esta investigación está orientado a identificar las
herramientas y técnicas que se utilizan en las etapas que conforman la gestión de costos, a partir
de la revisión de la literatura especializada. La recolección de información se realizó con una
búsqueda en bases de datos en páginas de Internet; teniendo en cuenta los documentos de los
últimos cinco años, la información adquirida se clasificó de acuerdo a la herramienta o técnica
utilizada.
Una vez completada la información de las herramientas o técnicas para la gestión de costos
en los proyectos, se procedió a redactar la monografía considerando los diferentes criterios para
su implementación en determinados proyectos.
Los resultados muestran los beneficios y falencias de las herramientas implementadas para
la gestión de costos en determinados proyectos. Puede concluirse que de todas las técnicas de
gestión de proyectos disponibles, la planificación y el control de costos son las que ofrecen una
mayor capacidad de aumentar el valor de la inversión, de optimizarlo, o en su defecto de
destruirlo cuando NO se emplean o no se usan adecuadamente.
2
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación hace parte del trabajo de Grado de la Especialización en Gestión
Integral de Proyectos del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura
Cali, consistente en la elaboración de un libro de consulta para los Gestores de Proyectos. El
objetivo de la investigación es identificar las herramientas y técnicas que se implementan en la
gestión de costos en las etapas de planeación, seguimiento y control de proyectos. Se adoptó un
enfoque cuantitativo y cualitativo. El tipo de estudio es descriptivo porque relaciona los
elementos comunes y características de las herramientas y técnicas en la gestión de costos
revisadas en la literatura especializada. Se diseñó un documento técnico con los resultados de la
investigación describiendo la síntesis de los elementos comunes y las herramientas y técnicas
que se implementan en la gestión de costos en las etapas de planeación, seguimiento y control de
proyectos. Para la recolección de información se utilizó como fuente primaria la búsqueda en
bases de datos en páginas de Internet y en documentos físicos en bibliotecas e instituciones.
Posteriormente, se diseñaron tablas para recolectar, clasificar y analizar la información común
existente en la información revisada y realizada en diferentes países del mundo.
En el capítulo 1, se realiza la descripción del problema y planteamiento de la pregunta. En el
capítulo 2, se definen los objetivos generales y específicos. En el capítulo 3, se explica la
justificación de este trabajo. En el capítulo 4, se hace referencia a los antecedentes, marco
conceptual y marco teórico. En el capítulo 5, se exponen las conclusiones.
La investigación encontró que existen diferentes herramientas y técnicas utilizadas
globalmente por los gerentes de proyectos para la gestión de costos, permitiéndoles aplicarlas en
proyectos e implementar las que se estimen más convenientes de acuerdo a las necesidades del
proyecto. No existe una herramienta universal y única para la gestión de costos y el gerente debe
3
conocer cuál es la más idónea para su proyecto y para la etapa en la que se desee implementar, es
decir, existen algunas técnicas y herramientas comunes y otras que aplican en la planeación y
otras en la etapa del seguimiento y control de proyectos.
El Gerente de Proyectos no solo debe tener en cuenta los criterios de aplicación de cada una
de éstas, sino reconocer su viabilidad por medio de los factores influyentes como la sociedad, las
políticas, necesidades o ambiente social, encontrados en el marco de implementación del mismo.
4
1.
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Fracasar en la planeación formal o informal, puede resultar en un desastre financiero. El
presupuesto desempeña una función vital en la planeación y el control de costos. Los planes
identifican objetivos y acciones que se requieren para alcanzarlos. Los presupuestos son las
expresiones cuantitativas de estos planes, expresados en términos físicos o financieros o ambos.
Cuando se utiliza para la planeación, el presupuesto es un método que permite traducir las metas
y estrategias de una organización a términos operativos. El control es el proceso de establecer
normas, recibir la retroalimentación sobre el desempeño real y emprender acciones correctivas
siempre que el desempeño real se desvíe en forma significativa del desempeño planeado. Así, los
presupuestos se pueden utilizar para comparar los resultados reales con los planeados, y
reorientar de nuevo las operaciones a su curso establecido, si es necesario. (Mowen, 2003).
De todas las técnicas de gestión de proyectos disponibles, la planificación y el control de
costos son las que ofrecen una mayor capacidad de aumentar el valor de la inversión, de
optimizarlo, o en su defecto de destruirlo cuando no se emplean o se emplean inadecuadamente.
Por tanto, desarrollar y utilizar un conjunto de procedimientos y/o técnicas para controlar
(detectar, informar y reaccionar) sobre los costos durante el estudio y desarrollo del proyecto es
función esencial para alcanzar los resultados esperados.
Los costos son un área fundamental de las restricciones de un proyecto (Triple Restricción),
porque en ella confluyen todas las miradas cuando hay un cambio en alguna de las otras. Según
el reporte 2014 del Standish Group, solamente el 16.2% de los proyectos son terminados dentro
del costo, tiempo y las especificaciones definidas inicialmente, el 52.7% de los proyectos se
completan con sobrecostos y con menos características que las planeadas y un 13.1% de los
proyectos se cancelan en algún punto durante su ejecución. (The Standish Group, 2014)
5
De acuerdo a lo anterior se plantea el siguiente interrogante:
1.1
PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA
¿Cuáles son las herramientas y técnicas más adecuadas que se implementan para la gestión de
costos dentro de las etapas de planeación, seguimiento y control en los proyectos?
6
2.
OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL.
Identificar las herramientas y técnicas que se implementan en la gestión de costos en las
etapas de planeación, seguimiento y control de proyectos.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Actividades para alcanzar el objetivo general:
2.2.1.
Generar una base de datos digital y física con la literatura especificada con el
tema de implementación de herramientas y técnicas para la gestión de costos en las etapas de
planeación, seguimiento y control de proyectos.
2.2.2.
Seleccionar de la literatura especializada a consultar, las estrategias propuestas
por estos autores para la aplicación de herramientas y técnicas para la gestión de costos en
las etapas de planeación, seguimiento y control de proyectos.
2.2.3.
Presentar un compendio de las técnicas y herramientas para la gestión de costos
con base al análisis de la información seleccionada.
7
3.
JUSTIFICACIÓN
Este trabajo entrega una revisión bibliográfica sobre las diferentes herramientas y técnicas
para la gestión de costos en las etapas de planeación, seguimiento y control de proyectos.
Aporta un análisis de algunas herramientas utilizadas en diferentes países del mundo y como a
través de estas los Gerentes de Proyectos pueden realizar estimaciones más acertadas y detectar
más tempranamente posibles desviaciones para toma de decisiones. Estas herramientas proveen
a la administración de un marco consistente y estandarizado para evaluar el rendimiento del
proyecto, permiten entender el comportamiento de los índices de Valor ganado en el tiempo,
ayudando a medir mejor el desempeño y progreso del proyecto. Igualmente, aporta un método
para la el análisis conceptual y teórico de técnicas de gestión de costos en los proyectos
8
4.
4.1
MARCO REFERENCIAL
ANTECEDENTES
Día a día los proyectos se vuelven de mayor complejidad y por lo tanto requieren de gestores
de proyectos dotados de herramientas que permitan planear y controlar los costos de los
proyectos. El mundo ha venido cambiando y la administración de proyectos ha ido cambiando
con éste.
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de proyectos.
AÑO
ACONTECIMIENTO / CONCEPTO
1956
Se forma la American Association of Cost Enginers (ahora AACE International)
1957
El método de ruta crítica o Critical Path Method (CPM) inventado por Dupont
Corporation
1958
La Armada de los Estados Unidos inventa la Técnica de Revisión y Evaluación de
Programas (Program Evaluation and Review Technique o PERT), utilizada para el
Proyecto Polaris
1962
El Departamento de Defensa de los Estados Unidos ordena aplicar la Estructura de
Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS)
1965
Se funda la International Project Management Association (IPMA)
1969
Nace en los Estados Unidos el Project Management Institute (PMI®)
1975
Simpact Systems Limited crea el Método PROMPTII
1984
Se introduce la Teoría de las Restricciones por el Dr. Eliyahu M. Goldratt en su
novela “The Goal” (La Meta)
1986
Se nombra a SCRUM como un nuevo estilo de administración de proyectos
1987
Se publica por primera vez la Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos (PMBOK®) por el PMI®
1989
Gestión del Valor Ganado (EVM). Liderazgo concedido al Subsecretario de Defensa
para Adquisiciones
1989
Se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE a partir de PROMPTII
9
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de proyectos. (Continuación)
AÑO
ACONTECIMIENTO / CONCEPTO
1996
La Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno del Reino
Unido publica PRINCE2®
1997
Se inventa la Dirección de Proyectos con Cadena Crítica (Critical Chain Project
Management, CCPM)
1998
El PMBOK® se convierte en un Estándar ANSI
2006
La AACE International lanza el Marco de Gestión de Costo Total (Total Cost
Management Framework)
2008
El PMI® lanza la 4° edición del PMBOK®
2009
Revisión a fondo de PRINCE2® por la Oficina de Comercio del Gobierno de Reino
Unido
2012
El PMI® lanza la 5° edición del PMBOK®
Fuente: Adaptación propia de la tabla “Breve historia sobre la administración de proyectos”.
(Proyectos, 2014)
4.2
Marco Conceptual
La tabla 2 describe algunos conceptos que son mencionados durante el desarrollo del trabajo.
Tabla 2. Descripción de conceptos.
Concepto
Descripción
Gestión del
Valor Ganado
(EVM)
Es una metodología que combina medidas de alcance, cronograma y
recursos para evaluar el desempeño y el avance del proyecto.
BIM
(Building
Information
Modeling)
BIM concierne tanto a la geometría, a la relación con el espacio, a la
información geográfica, a las cantidades y las propiedades de los
componentes de un proyecto, generalmente de construcción o de redes de
tubería. BIM puede ser utilizado para ilustrar el proceso completo de
edificación, de mantenimiento e incluso de demolición. Cantidades de
materiales y propiedades compartidas pueden ser extraídas fácilmente.
Además, ámbitos laborales, detalles de componentes y secuencias de
actividades de construcción pueden ser aislados y definidos.
Software BIM
Los software BIM integran por medio de representaciones de las partes y
los componentes que están siendo utilizados en la construcción de un edificio
con diferentes aspectos como el tiempo, costos y otros. La representación
10
Tabla 2. Descripción de conceptos. (Continuación)
Concepto
Descripción
asistida por computadora basada en objetos es un cambio sustancial en la
tradicional elaboración basada en la representación vectorial.
La 5 dimensión “costos” se integra al modelo BIM, permitiendo la
generación instantánea de presupuestos y representaciones financieras del
modelo contra el tiempo. Esto reduce el tiempo para estimación de costos de
semanas a minutos, mejora la precisión de los estimados, minimiza los
incidentes por ambigüedades de datos y permite a los estimadores de costos
invertir más tiempo en generación de valor.
5D
Fuente: Fuente propia a partir de la literatura estudiada. (PMI, 2012), (Smith, 2014).
4.3
Marco Teórico
4.3.1
Herramientas de Apoyo
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar,
estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Las etapas para la gestión de
costos son:
4.3.1.1. Planificar la Gestión de Costos: Es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el
gasto y controlar los costos del proyecto.
4.3.1.2. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una
aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades
del proyecto.
4.3.1.3. Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos
estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer
una línea base de costo autorizada.
11
4.3.1.4. Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para
actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.
(PMI, 2012).
La tabla 3 lista las herramientas empleadas en las etapas de la gestión de costos descritas
anteriormente.
Tabla 3. Herramientas de la gestión de Costos.
No
Herramientas
Descripción
1
Juicio de Expertos
Sobre la base de la información histórica, el juicio de expertos
aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno así como
información de proyectos similares realizados con anterioridad.
2
Técnicas
Analíticas
Las políticas y los procedimientos de la organización pueden
influir en la selección de las técnicas financieras que se utilizarán
para la toma de dichas decisiones. Entre dichas técnicas se
cuentan las siguientes: plazo de retorno de la inversión, retorno de
la inversión, tasa interna de retorno, flujo de caja descontado y
valor actual neto.
3
Reuniones
Los equipos de proyecto pueden celebrar reuniones de
planificación para desarrollar el plan de gestión de costos
4
Estimación
Análoga
La estimación análoga de costos utiliza los valores como el
alcance, el costo, el presupuesto y la duración, o medidas de escala
tales como el tamaño, el peso y la complejidad de un proyecto
anterior similar, como base para estimar el mismo parámetro o
medida para un proyecto actual.
5
Estimación
Paramétrica
La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre
los datos históricos relevantes y otras variables (p.ej., metros
cuadrados en construcción) para calcular una estimación del costo
del trabajo del proyecto
6
Estimación
Ascendente
La estimación ascendente es un método que sirve para estimar
un componente del trabajo.
7
Estimación Por
Tres Valores
Se puede mejorar la exactitud de las estimaciones de costos de
una actividad única si se tienen en cuenta la incertidumbre y el
riesgo y se utilizan estimaciones por tres valores para definir un
rango aproximado del costo de la actividad: Más Probable,
Optimista y Pesimista.
12
Tabla 3. Herramientas de la gestión de Costos. (Continuación)
No
Herramientas
Descripción
8
Análisis de
Reserva
Las estimaciones de costos pueden incluir reservas
(denominadas a veces provisiones para contingencias) para tener
en cuenta la incertidumbre sobre el costo. Las reservas para
contingencias consisten en el presupuesto, dentro de la línea base
de costos, que se destina a los riesgos identificados y asumidos por
la organización, para los que se desarrollan respuestas de
contingencia o mitigación. La reserva de administración o gestión,
es una provisión que se debe incluir para aquellos cambios por
riesgos de imprevistos, esta reserva no forma parte de la línea base
de costo. El Director de proyecto requiere autorización de alta
gerencia para utilizarlo.
9
Costo de la
Calidad (COQ)
Los supuestos relativos a los costos de la calidad se pueden
utilizar para preparar la estimación de costos de las actividades.
Incluye los costos de prevención y evaluación (costos de
cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento).
10
Software de
Gestión de
Proyectos
Las aplicaciones software de gestión de proyectos, hojas de
cálculo informatizadas, simulaciones y herramientas estadísticas,
se utilizan para agilizar la estimación de costos.
11
Análisis de Ofertas
Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis
de Proveedores
de cuánto debería costar el proyecto sobre la base de las ofertas de
proveedores calificados.
12
Técnicas Grupales
de Toma de
Decisiones
Los enfoques grupales, tales como la tormenta de ideas, las
técnicas Delphi o de grupo nominal, son útiles para involucrar a
los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la
estimación y de su nivel de compromiso con los resultados de las
estimaciones resultantes.
13
Costos Agregados
Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo,
de acuerdo con la EDT/WBS (Estructura de Descomposición de
Trabajo). Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo se
agregan posteriormente para los niveles superiores de
componentes de la EDT/WBS (tales como las cuentas de control)
y finalmente para todo el proyecto.
14
Relaciones
Históricas
Cualquier relación histórica que dé como resultado
estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de
características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos
matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.
15
Conciliación del
Límite de
El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de
financiamiento comprometidos en relación con la financiación del
13
Tabla 3. Herramientas de la gestión de Costos. (Continuación)
No
Herramientas
Descripción
Financiamiento
proyecto.
16
Gestión de Valor
Ganado (EVM)
La gestión del valor ganado (EVM, Earned Value
Management) es una metodología que combina medidas de
alcance, cronograma y recursos para evaluar el desempeño y el
avance del proyecto.
17
Pronósticos
Consiste en utilizar la información disponible del proyecto para
predecir que tanto se acercará a lo planeado si se continúa
ejecutando de la misma manera. Esta herramienta utiliza parte de
la formulación de Valor Ganado permitiendo tomar acciones
preventivas y correctivas para mantener el proyecto dentro de lo
planeado.
18
Índice de
Desempeño del
Trabajo por
Completar (TCPI)
El índice del desempeño del trabajo por completar (TCPI) es
una medida del desempeño del costo, que indica la eficiencia del
costo necesaria para alcanzar el presupuesto (BAC).
19
Revisiones del
Desempeño
Son reuniones donde el equipo del proyecto revisa datos de
rendimiento para examinar la varianza entre el rendimiento actual
y la línea base.
Fuente: Elaboración propia a partir de la literatura estudiada. (PMI, 2012)
La tabla 4 muestra cómo interactúan las herramientas utilizadas para una adecuada gestión de
los costos en sus etapas.
Tabla 4. Herramientas para la gestión de costos por sus etapas.
Herramientas
Etapas de Gestión de Costo
Planeación
Planear la
Gestión del
Costo
Juicio de Expertos
X
Técnicas Analíticas
X
Reuniones
X
Estimar los
Costos
X
Control y
Monitoreo
Determinar el Controlar los
Presupuesto
Costos
X
14
Tabla 4. Herramientas para la gestión de costos por sus etapas (Continuación)
Herramientas
Etapas de Gestión de Costo
Planeación
Planear la
Gestión del
Costo
Estimar los
Costos
Estimación
Análoga
X
Estimación
Paramétrica
X
Estimación
Ascendente
X
Estimación Por
Tres Valores
X
Análisis de Reserva
X
Costo de la Calidad
(COQ)
X
Software de
Gestión de
Proyectos
X
Análisis de Ofertas
de Proveedores
X
Técnicas Grupales
de Toma de
Decisiones
X
Control y
Monitoreo
Determinar el Controlar los
Presupuesto
Costos
X
X
Costos Agregados
X
Relaciones
Históricas
X
Conciliación del
Límite de
Financiamiento
X
Gestión de Valor
Ganado (EVM)
X
X
15
Tabla 4. Herramientas para la gestión de costos por sus etapas (Continuación)
Herramientas
Etapas de Gestión de Costo
Planeación
Planear la
Gestión del
Costo
Estimar los
Costos
Control y
Monitoreo
Determinar el Controlar los
Presupuesto
Costos
Pronósticos
X
Índice de
Desempeño del
Trabajo por
Completar (TCPI)
X
Revisiones del
Desempeño
X
Fuente: Elaboración propia a partir de la literatura encontrada.
En la tabla 5 se citan algunos autores que han investigado herramientas y técnicas para la
gestión de costos, la descripción del caso o problema, la metodología implementada, las ventajas
obtenidas y sus desventajas.
Tabla 5. Herramientas y Técnicas para la gestión de costos utilizados por algunos autores.
Autor
Descripción del
Caso
Metodología
Dr Peter
Smith
2014
La necesidad de
BIM & 5D
implementar a nivel
mundial
herramientas BIM,
con gobiernos de
países de Europa y
USA que ya están
exigiendo su uso,
pues no se trata
simplemente de
generar cantidades
automáticamente.
La habilidad de
simular un rango de
Ventaja
Desventaja
La integración de
información,
incluyendo
costos, permite la
generación
instantánea de
presupuestos y
representaciones
financieras del
modelo contra el
tiempo. Esto
reduce tiempo y
agrega valor a la
cadena de valor.
Se requiere de:
- Liderazgo y
coordinación entre la
industria y el gobierno
para su exigencia y
cumplimiento.
-El desarrollo de
habilidades de la
industria con los
enfoques coordinados
a la formación.
- Educación en
universidades e
institutos que ofrezcan
Tabla 5. Herramientas y Técnicas para la gestión de costos utilizados por algunos
autores (Continuación)
Autor
Descripción del
Caso
Metodología
Ventaja
opciones de diseño
con
recomendaciones
de costos en tiempo
real a través del
diseño detallado
durante la etapa de
construcción y
operacional.
Desventaja
cursos BIM en
diferentes facultades y
disciplinas
- Desarrollo de
software compatible
- Estrategias de
sensibilización y
educación.
Timur
NarbaevAlberto de
Marco
Enero 2014
International
Journal of
Project
Management
Integrar las
dimensiones del
costo del proyecto y
el calendario con la
gestión de riesgos
Eleazar
Chacón
Abril 2014
Universidad
Metropolitan
a
Ilustrar a través de
Juicio de
un caso, una
expertos
metodología de
selección de
proyectos Seis
Sigma para
optimizar la
alineación de la
cartera de proyectos
con la estrategia
corporativa,
mediante el uso del
Proceso Analítico
en Redes (Analytic
Network
Process)
desarrollado por
Thomas Saaty.
Baja el indice de
inconsistencia
considerablement
e. Bastante por
debajo del 10%
que es lo máximo
admisible.
Dificultad de
realizar una
estimación de
costos precisa en la
En este tipo de
proyectos es hasta
un 23,08% más
preciso que los
Fan-Yi
Hsiao, ShihHsu Wang,
Wei-Chih
16
Marco
gráfico de
gestión de
valor
ganado
Modelo de
Costos
Falcon,
que integra
Permite a los
administradores
del proyecto saber
si este tiene
excesos
(sobrecostos y/o
retrasos)
Para tener un mayor
impacto, se debe
expandir el grupo de
expertos. Esto lo
puede hacer costoso.
Una técnica
recomendada para
analizar el
impacto de la
variabilidad
presente en los
juicios de los
expertos es
simulación de
Monte Carlo.
Aún hace falta
sistematizar el modelo
propuesto para hacer
una evaluación más
Tabla 5. Herramientas y Técnicas para la gestión de costos utilizados por algunos
autores (Continuación)
17
Autor
Descripción del
Caso
Metodología
Ventaja
Wang, ChaoPao Wen
ComputerAided Civil
and
Infrastructure
Engineering
27 (2012)
764–781
construcción de
semiconductores,
debido a la cantidad
de costos inciertos.
la
estimación
por tres
valores,
CRM
(compone
nt ratio
method),
Falcon
y fmGA
métodos
expedita.
convencionales de
estimación de
costos.
Se puede adaptar
para proyectos de
construcción
John Hopkins
University
Applied
Physics
Laboratory
(JHU/APL)
Se requiere la
implementación de
una herramienta
consistente y
estandarizada para
evaluar el
rendimiento de un
proyecto en el
departamento
Espacial.
EVMS Sistema de
Gestión de
Valor
Ganado
Provee a la
administración de
un marco
consistente y
estandarizado
para evaluar el
rendimiento del
proyecto
Resistencia inicial a la
implementación de
estas herramientas
porque el personal
cree que se sobrecarga
su labor.
El valor ganado es
una técnica de
liderazgo en el
seguimiento y
análisis del
desempeño del
proyecto y el
progreso del
mismo. Aunque
permite la medición
exacta de los
avances del
proyecto, y puede
descubrir en
cualquier momento
desviaciones de
costos del plan, su
capacidad para
informar el nivel
aceptado de
desviación no está
Aplicación
de gráficos
de control
estadístico
de la
calidad
Desarrolla un
acercamiento
práctico de la
combinación de
EV y gráficos de
control estadístico
para monitorear
índices del EV y
para descubrir
variaciones.
Permite entender
el
comportamiento
de los índices EV
en el tiempo, ya
que ayuda a medir
mejor el
desempeño y
progreso del
proyecto.
Requiere el monitoreo
constante.
Se limita a datos
independiente.
2012
Reza
Aliverdi,
Leila
Moslemi
Naeni, Amir
Salehipour
2012
Desventaja
Tabla 5. Herramientas y Técnicas para la gestión de costos utilizados por algunos
autores (Continuación)
Autor
Descripción del
Caso
Metodología
Ventaja
Desventaja
EVM para
la
construcci
ón
Pueden sustituir
así su visión
pasiva, limitada a
registrar lo que
ocurre en la obra,
por una estrategia
activa, que les
permite tomar
decisiones para
corregir a tiempo
las posibles
desviaciones de la
obra.
Poco uso de la
metodología EVM en
la construcción.
bien estudiado.
Fernando G.
Valderrama,
Rafael
Guadalupe
García
XIV
International
Congress On
Project
Engineering
Madrid 2010
Definir dos
modelos de
aplicación del EVM
para dos tipos de
agentes de la
edificación. Un
modelo muy
reducido para la
dirección de obra,
que equivale en
sentido amplio al
gestor de proyectos
y representa el
punto de vista del
promotor, y un
modelo más
amplio, para la
empresa
constructora.
La necesidad de las
grandes empresas
constructoras de
desarrollar o adquirir
sistemas de
información
específicos.
Fuente: Elaboración propia tomada de documentación estudiada. (Howard Hunter, 2012),
(Smith, 2014), (Reza Aliverdi, 2012), (Timur Narbaev, 2013), (Chacón, 2014), (Hsiao, Wang,
Wang, & Wen, 2012), (Valderrama & García, 2010).
18
19
5.
DESARROLLO
Teniendo en cuenta la documentación estudiada para realizar este compendio, se destaca que
no existe un mejor método de planificación de los costos para gestionar proyectos, debido a esto,
en la tabla 6 se tomaron las herramientas que pertenecen a esta etapa de gestión, se identificó
algunas ventajas y desventajas de estas y se especificó los tipos o situaciones de los proyectos en
donde se pueden aplicar.
Tabla 6. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y aplicabilidad
HERRAMIENTA
Ventaja
Desventaja
Tipos o situación
del proyecto en
donde se aplica
Juicio de expertos
El experto tendrá una
En proyectos
mejor comprensión de los pequeños, puede
riesgos, los problemas, las resultar muy costosa
limitaciones y supuestos
que se afrontan y
proporcionará
estimaciones precisas.
Según Hihn y HabibAgahi, en 1990, un
estimador experto será
preciso si su experiencia es
actual y relevante.
Técnicas Analíticas Permite mejorar la
estimación de los costos
Todo tipo de
proyectos en donde
se traten temas que
exista alguien con
experticia.
Depende de la
experticia analítica del
director de proyectos
Todo tipo de
proyectos
Reuniones
El medio más efectivo para Dificultad de reunir al
comunicar y resolver
equipo del proyecto.
polémicas con las distintas
partes.
Todo tipo de
proyectos
Estimación
Análoga
Es bastante preciso si se
dispone de datos de
Proyectos a corto
plazo
Imposible realizar si
no se han abordado
Tabla 6. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y
aplicabilidad (Continuación)
HERRAMIENTA
Ventaja
Desventaja
20
Tipos o situación
del proyecto en
donde se aplica
proyectos previos. Es una
estimación muy rápida.
proyectos
comparables. Es
menos costosa que
otras técnicas pero
menos exacta
Cuando siempre se
realizan proyectos
similares, esta forma de
estimar puede ser muy
rápida y sobretodo muy
segura
Todos los proyectos
son diferentes algunos
en mayor medida,
otros en menor
medida. la tecnología
cambia año tras año,
las personas son
diferentes, las
circunstancias son
diferentes
Proyectos de
Ingeniería y de
construcción.
Estimación
Ascendente
Tiene en cuenta los costos
de resolver problemas
técnicos difíciles asociados
con componentes
específicos como las
interfaces para hardware
no estándar. Justifica
detalladamente la
estimación que se produce
Tiende a subestimar
los costos de las
actividades del
sistema como la
integración. Es
costosa.
Proyectos de
innovación
Estimación Por
Tres Valores
Es la estimación que más
se ajusta a la realidad
Cuanto mayor sea la
distancia entre los
valores optimistas y
pesimistas, mayores
serán los riesgos de la
estimación de costos
no previstos.
Cuando no se
dispone de mucha
información del
proyecto.
Fuertemente ligado a
la planificación de los
riesgos. Una mala
identificación y
Proyectos en donde
existan riesgos que
afecten los costos
del proyecto.
Estimación
paramétrica
Análisis de Reserva Recursos suficientes para
suplir cualquier imprevisto
del proyecto
Este tipo de
estimaciones se
utiliza en industrias
maduras, con
mucha experiencia
en los entregables.
Tabla 6. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y
aplicabilidad (Continuación)
HERRAMIENTA
Ventaja
Desventaja
21
Tipos o situación
del proyecto en
donde se aplica
deficientes planes de
contingencia frente a
los riesgos, ponen en
peligro el éxito del
proyecto si no se
cuenta con los
recursos para
suplirlos.
(COQ) Costo de la
Calidad
Satisfacción de los
interesados
Se pueden incurrir en
gastos innecesarios si
no se define
claramente las
actividades que hay
que realizar para
cumplir con los
requerimientos de los
interesados.
En proyectos donde
la prioridad es la
satisfacción de los
interesados
Software de
Gestión de
Proyectos
Información clara,
oportuna, cálculos
automatizados y la
usabilidad de las
herramientas, permiten
tomar decisiones
adecuadas. Mejora la
eficiencia y la precisión
Requiere de
capacitación frecuente
para el dominio de
cualquier herramienta.
Hay que destinar
tiempo en
investigación
tecnológica para
seleccionar la
herramienta más
adecuada para el
proyecto.
Hoy en día, en todo
tipo de proyectos.
Análisis de Ofertas
de Proveedores
Permite seleccionar la
mejor oferta que existe en
el mercado para satisfacer
las necesidades del
proyecto
Investigación ardua
para seleccionar la
oferta que más
satisface las
necesidades del
proyecto.
Proyectos donde
existan muchos
proveedores de
suministros.
Técnicas Grupales
Mejora la exactitud de la
Se requiere de una
En proyectos donde
Tabla 6. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y
aplicabilidad (Continuación)
HERRAMIENTA
Ventaja
Desventaja
22
Tipos o situación
del proyecto en
donde se aplica
de Toma de
Decisiones
estimación de los costos ya buena organización
que se obtiene información para que sea útil.
adicional
la estructura
organizacional es
matricial.
Costos Agregados
Permite tener un control de
los costos de las
actividades de un paquete
del proyecto
El exceso de las
cuentas de control,
puede llegar a retrasar
el cronograma si no
han sido
cuidadosamente
planeadas.
Proyectos en donde
los costos de las
actividades deben
ser muy precisos.
Relaciones
Históricas
Mejora la precisión en la
estimación cuando se
comparan los costos con
otros proyectos similares.
Se debe seleccionar
muy bien la
información
En proyectos en
donde cualquier
información
existente para
calcular los costos
de cómo resultado
estimaciones
paramétricas o
análogas.
Conciliación del
Límite de
Financiamiento
El proyecto no se atrasa
debido a que no existen
dineros disponibles para la
adquisición de insumos.
Existe riesgo de gastos Proyectos que
innecesarios
requieren constante
flujo de dinero.
Fuente: Elaboración propia tomada de documentación estudiada.
Identificar y conocer las diferentes herramientas y técnicas para la gestión de costos en su
etapa de estimación, nos permite aplicarlas en proyectos e implementar las más convenientes de
acuerdo a las necesidades del proyecto.
En la etapa de seguimiento y control, con base en la literatura especializada, se recomienda
utilizar la metodología de valor ganado (EVM) como técnica de seguimiento, análisis del
desempeño del proyecto y el progreso del mismo. Para poder tomar acciones oportunas, se
23
sugiere comenzar con EVM dentro de un rango del 5% y 15% de avance del proyecto. Aunque
permite la medición exacta de los avances del proyecto y puede mostrar en cualquier momento
desviaciones de costos del plan, su capacidad para informar el nivel aceptado de desviación no
está bien estudiado. Según los estudios realizados por Reza Aliverdi, Leila Moslemi Naeni y
Amir Salehipour, para superar esta limitación, se aplican los gráficos de control estadístico de la
calidad para controlar los índices de valor ganado, este enfoque propuesto mejora
sustancialmente el esquema de control del proyecto y mejora la capacidad de la técnica del valor
ganado.
Dentro de las herramientas para la gestión de proyectos, existen muchas de tipo software que
nos permiten ser más eficientes y precisos a la hora de administrar los costos de un proyecto. En
la tabla 7, se describen algunas de las herramientas software más utilizadas en la gestión de
costos en sus etapas de estimación y control de los mismos.
Tabla 7. Software más utilizado en la Gestión de Costos.
No.
HERRAMIENTA
SOFTWARE /
PRINCIPALES
INDUSTRIAS QUE
LAS EMPLEAN
DESCRIPCIÓN
1
SAP
(System, Applications
and Products) /
Industria,
corporaciones.
Hace referencia al ERP (Enterprise Resource Planning) de la
empresa SAP. Se caracterizan por estar compuestos por
diferentes módulos integrados en una única aplicación. En el
caso de SAP, los módulos más extendidos son Financiero y de
Control (Financials and Controlling - FICO), Recursos
humanos (Human Resources - HR), Compras y Materiales
(Materials Management - MM), Ventas (Sales & Distribution SD), y Producción (Production Planning - PP). Cada uno de
estos módulos maneja diferentes tareas de negocio, pero
manteniendo relaciones con otros. Precio desde USD $2.000
hasta cientos de miles de dólares dependiendo del tamaño de la
organización.
2
Primavera / Industria
de la construcción
Es una herramienta de gestión de proyectos que permite a sus
usuarios planificar y controlar proyectos con un alto grado de
24
Tabla 7. Software más utilizado en la Gestión de Costos. (Continuación)
No.
HERRAMIENTA
SOFTWARE /
PRINCIPALES
INDUSTRIAS QUE
LAS EMPLEAN
DESCRIPCIÓN
eficiencia, manteniendo la realización de estos a tiempo y bajo
presupuesto. (Oracle, 2014). Precios: Primavera EVM USD
$10.000, Primavera P6 Professional Project Management USD
$2.500 más gastos de mantenimiento y/o servicios en la nube
desde USD $125 mensuales.
3
Microsoft Excel
/Todo tipo de
empresas
Es un programa basado en hojas de cálculo. Esto permite que
la información pueda organizarse de forma estética y de fácil
interpretación. Precio USD $110
4
Microsoft Project/
Todo tipo de
industrias
Es un software de administración de proyectos diseñado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a
administradores de proyectos en el desarrollo de planes,
asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de
trabajo.(Microsoft, 2011). El precio de la versión profesional
es de USD $1.160
5
Project Open /
pequeña y mediana
empresa,
construcción,
academia
La versión gratis de código abierto “Community Edition” es
una herramienta de gestión de proyectos integral que permite
hacer seguimiento y control al consumo de recursos, permite
identificar tempranamente sobrecostos, obtener reportes
detallados del proyecto para detectar generadores de costos,
entre otras muchas funciones.
6
Colabtive / pequeña y
mediana empresa
Versión libre que permite importar desde el software
Basecamp e incluye funciones similares como la gestión de
diferentes proyectos, los Milestones y las listas de tareas.
También mide el tiempo dedicado a las tareas, emite informes
y cuenta con varios plugins para extender sus funciones.
Software gratuito.
7
Gantt PV / pequeña y
mediana industria,
academia
Gratuito, es un programa simple, sin complicaciones, que se
basa en diagramas de Gantt para planificaciones de proyectos
y seguimiento de tareas.
8
Clocking IT / pequeña También tiene diagramas de Gantt interactivos, más otras
y mediana empresas
utilidades como contador de tiempo, varias formas de
comunicación, seguimiento e indexación de los cambios, con
unos muy buenos informes de avance. Software gratuito.
25
Tabla 7. Software más utilizado en la Gestión de Costos. (Continuación)
No.
HERRAMIENTA
SOFTWARE /
PRINCIPALES
INDUSTRIAS QUE
LAS EMPLEAN
DESCRIPCIÓN
9
TeamWork /
organizaciones sin
ánimo de lucro,
bloggers
Una excelente interfaz para una herramienta online que
permite hacer un seguimiento de distintos proyectos y equipos
de trabajo, con una versión optimizada para acceder desde
móviles. Software gratuito.
10
iceScrum /
freelancers, bloggers
Tiene el mismo interfaz para todos los roles. Incluye registros
de historias de usuario (backlogs), de asuntos, de problemas y
pruebas, chat en línea, timeline e indicadores de producto.
Software gratuito.
11
dotProject.net /
empresas medianas,
freelancers
Software libre que permite la gestión para múltiples clientes,
con herramientas para gestión de tareas, agendas y
comunicaciones
12
GanttProject /
pequeña y mediana
industria o empresas
en crecimiento,
academia.
Un programa gratuito de escritorio multiplataforma totalmente
gratuito que Incluye diagramas de Gantt, asignación de las
personas que trabajarán en el proyecto, y permite exportar los
diagramas como imágenes, mientras genera informes en PDF
y HTML. Permite interoperar con Microsoft Project,
importando y exportando a sus formatos
13
TaskJuggler / pequeña Un gestor de proyectos realmente potente y superior a otros
y mediana empresa,
que usan herramientas para editar diagramas de Gantt. Cubre
bloggers, academia
todos los aspectos de desarrollo de un proyecto, desde la
primera idea hasta su fin. Ayuda a medir su campo de alcance,
asignación de recursos, esquema de costos y ganancias, riesgo
y gestión de las comunicaciones. Software gratuito.
Fuente: Elaboración propia tomada de la documentación estudiada. (Project Open, 2013),
(Hipertextual, 2012)
26
6. CONCLUSIONES
Con base en la literatura especializada, se realizó la identificación de las herramientas y
técnicas para la gestión de costos en las etapas de planeación, seguimiento y control de
proyectos. Encontrando que la etapa de planeación - estimación de costos, es donde se tiene
mayor número de herramientas o técnicas.
Se generó una base de datos digital y física con literatura especializada consultada sobre el
tema de implementación de herramientas y técnicas para la gestión de costos en las etapas de
planeación, seguimiento y control de proyectos. La revisión de la literatura y los instrumentos
utilizados para la recolección, clasificación y análisis de la información, permiten identificar las
diferentes herramientas y técnicas utilizadas globalmente por los gerentes de proyectos para la
gestión de costos, permitiendo aplicarlas en proyectos e implementar las que se estimen más
convenientes de acuerdo a las necesidades del proyecto.
Para la estimación de costos se concluye que no existe una herramienta o técnica que se
considere como la mejor, el gerente de proyectos debe definir qué herramienta utilizar teniendo
en cuenta el tipo de proyecto a desarrollar. Por ejemplo, para proyectos de innovación la
herramienta que más se ajusta es la estimación ascendente, para proyectos de ingeniería y
construcción se tiene la estimación paramétrica, para proyectos a corto plazo la estimación
análoga, entre otras. Normalmente en los proyectos reales se estiman los costos utilizando
diferentes métodos de estimación, con el objetivo de analizar el mismo proyecto desde diferentes
enfoques para reducir el riesgo de estimar incorrectamente.
En la literatura especializada se encontró que la herramienta más usada para la gestión de
costos en la etapa de seguimiento y control de proyectos es el valor ganado EVM, que es una
técnica de seguimiento y análisis del desempeño del proyecto y el progreso del mismo. Aunque
27
permite la medición exacta de los avances del proyecto y puede mostrar en cualquier momento
desviaciones de costos del plan, su capacidad para informar el nivel aceptado de desviación no
está bien estudiado. En esta investigación se encontró un estudio que propone superar esta
limitación mediante la aplicación de los gráficos de control estadístico de la calidad para
controlar los índices de valor ganado, este enfoque propuesto mejora sustancialmente el esquema
de control del proyecto y mejora la capacidad de la técnica del valor ganado.
En la tabla 6 se presenta el compendio de herramientas o técnicas identificadas para la gestión
de costos en las etapas de planeación, seguimiento y control de proyectos. El gerente debe
conocer cuál es la más idónea para el proyecto que desee implementar, sin embargo, no solo
debe tener en cuenta los criterios de aplicación de cada una de éstas, sino reconocer su viabilidad
por medio de los factores influyentes como la sociedad, las políticas, necesidades o medio
ambiente, encontrados en el marco de implementación del mismo.
28
Lista de referencias
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Acta Astronautica.
Microsoft.
(24
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Junio
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Estimation Model Enhanced by Fast Messy Genetic Algorithms for Semiconductor
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cost estimate at completion. International Journal of Project Management.
29
Hipertextual.
(2012).
hipertextual.com.
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http://hipertextual.com/archivo/2012/11/herramientas-software-libre-gestionar-proyectos/
Project Open. (2013). project-open. Obtenido de http://www.project-open.com

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