Informe de Administraación

Informes Asamblea Conjunto R. Entre Parques– 2015
CONJUNTO RESIDENCIAL ENTRE PARQUES
Propiedad Horizontal
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
DE COPROPIETARIOS
2015
Informes con Vo.Bo.
Revisoría Fiscal
Consejo de Administración
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Para su conocimiento y estudio anexamos los siguientes documentos:
1. Convocatoria.
2. Reglamento Interno de la Asamblea.
3. Informe de gestión administrativa del año 2014.
4. Dictamen Revisor Fiscal.
5. Estados Financieros a diciembre 31 de 2014
6. Propuesta de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el año 2015.
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Bogotá, marzo 11 de 2015
Señor
Copropietario
Conjunto Residencial Entre Parques
Ciudad
REF. Convocatoria Asamblea Ordinaria 2015.
En mi calidad de Administrador y Representante Legal del Conjunto Residencial Entre
Parques y de conformidad con el Artículo 39 de la Ley 675 de 2001 y el Artículo 32 del
Reglamento de Propiedad Horizontal, lo convoco a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
DE COPROPIETARIOS, que se llevará a cabo el jueves 26 de marzo de 2015 a partir de
las 6:00 p.m., en el Salón Comunal del Conjunto Calle 44 D No.45-86.
Con base en el Artículo 41 de la Ley 675 de 2001, en caso de no reunirse el quórum en la
primera convocatoria; se deja constancia que la Asamblea General Ordinaria se reunirá en
SEGUNDA CONVOCATORIA el día martes 31 de marzo de 2015 a las 8:00 p.m., reunión en
la cual se podrá sesionar y decidir válidamente con un número plural, cualquiera que sea el
porcentaje de coeficientes representados. Los libros y documentos de contabilidad se
encuentran a disposición de los copropietarios para su examen en la Oficina de
Administración.
El orden del día propuesto es:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Verificación del quórum.
Instalación de la Asamblea por parte del Presidente del Consejo de Administración
Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea.
Lectura y aprobación del orden del día.
Elección comisión verificadora del Acta.
Lectura y aprobación del Reglamento de la Asamblea.
Elección del Consejo de Administración
Elección de Comité de Convivencia
Presentación de Informes:
a. Informe de Gestión y Resultados: Consejo y Administración
b. Informe del Revisor Fiscal.
Presentación y aprobación de los Estados Financieros a Diciembre 31 de 2014
Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia del 2015.
Presentación Proyectos Especiales y aprobación cuotas extraordinarias.
Presentación de los aspirantes y elección de Revisor Fiscal.
Proposiciones y varios.
Verificación del quorum.
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En caso de no poder asistir a la asamblea, podrá delegar en otra persona de su confianza, su
representación. En esta asamblea se sesiona y decide si está representado el 50 % + 1 de los
Copropietarios. Se adjunta el formato de poder.
Señor Copropietario tenga en cuenta los siguientes aspectos:
 El Administrador, los miembros del Consejo de Administración, el Revisor Fiscal y
cualquier otro empleado del Conjunto, no podrán representar a ningún copropietario.
 Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de
obligatorio cumplimiento para todos los copropietarios, inclusive para los ausentes o
disidentes, para el Administrador y demás órganos de administración, y, en lo
pertinente, para los usuarios y ocupantes del Conjunto.
 Los documentos contables y las actas anteriores se encuentran a disposición de quien
desee consultarlos en la Oficina de Administración. Quienes requieran aclaración y/o
ampliación de información sobre los informes financieros, pueden dirigirse
directamente a nuestro contador señor JOSE LUIS BARRERA al correo electrónico,
[email protected] o a nuestro Revisor Fiscal señor NELSON ORTIZ
OVALLE, al correo electrónico [email protected].
 Los moradores o residentes (entiéndase no copropietarios) del Conjunto Residencial
Entre Parques, en cumplimiento de la Sentencia C-318 de 2002, de la Honorable
Corte Constitucional, podrán intervenir con voz en la Asamblea, pero sin voto,
exclusivamente en los asuntos que puedan afectarlos.
 De acuerdo a lo establecido en el Parágrafo 2 del Art. 39 de la Ley 657/01, adjunto se
relacionan los copropietarios que tenían deudas con la Copropiedad al 31 de
Diciembre de 2014
Las proposiciones y propuestas de los asistentes deben presentarse por escrito en la oficina
de Administración hasta el día 18 de marzo.
CARLOS ALBERTO GALVIS S
Administrador
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REGLAMENTO INTERNO PROPUESTO PARA LA ASAMBLEA ORDINARIA DEL
CONJUNTO ENTRE PARQUES.
Marzo 26 de 2014
Para la presente Asamblea, están avaladas todas las normas generales que rigen en el
reglamento de propiedad horizontal.
La asamblea general de copropietarios decide acoger el siguiente reglamento para el
desarrollo de la misma.
1. Los miembros del Comité de verificación contarán con ocho (8) días calendario,
una vez entregada el Acta para efectuar la revisión y observaciones pertinentes y
reintegrar el documento al secretario; de lo contrario se entenderá verificada.
2. El procedimiento a seguir en las deliberaciones será el siguiente: A. Para el uso de
la palabra, quien desee hacerlo lo solicitará al Presidente en forma verbal, levantando
la mano e identificándose con el nombre y número de apartamento que representa. B.
En el uso de la palabra deberá dirigirse únicamente a la Asamblea y no a personas en
particular. C. Ninguno de los demás Asambleístas lo pueden interrumpir a excepción
del presidente cuando se salga del tema o viole el reglamento interno. D. Cada
intervención no podrá excederse más de tres (3) minutos y no más de dos sobre cada
tema.
3. Preguntas: Las preguntas a los expositores se realizaran por escrito indicando
nombre, interior y apartamento.
4. Todo Copropietario debe expresar su pensamiento en forma breve, clara y puntual,
evitando discusiones reiterativas.
5. Suficiente ilustración: El Presidente promulgará Suficiente Ilustración cuando lo
considere pertinente o los asambleístas lo soliciten.
6. Moción de orden: Los participantes la pueden solicitar, cuando lo consideren
pertinente.
7. Aprobación del presente reglamento: El presidente lo someterá a consideración
una vez instalada la Asamblea.
8. El Presidente de la asamblea hará cumplir este reglamento llamando a moción de
orden cuando exista incumplimiento del mismo por parte de algún asambleísta.
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Bogotá, 26 de marzo de 2015
Informe de Gestión Administrativa Año 2015
Presentado por el Consejo de Administración y la Administración
Respetados copropietarios:
Sea esta la oportunidad para presentar a ustedes un cordial saludo. En cumplimiento
de las normas legales vigentes de Propiedad Horizontal, presentamos a la Asamblea
General, este informe en donde se consignan las actividades más relevantes
ejecutadas durante el año 2014.
A continuación les presentamos un resumen de las gestiones realizadas y los
resultados obtenidos por el Consejo y la Administración del Conjunto. Lo anterior en
concordancia con los acuerdos y proposiciones emanadas de la Asamblea General,
necesidades pertinentes al buen funcionamiento de la copropiedad y el bienestar
común de sus residentes.
El Administrador actual, Sr. Carlos Alberto Galvis, inició en el cargo el 5 de diciembre
de 2014.
Consejo de Administración
Sandra Berdugo
Janet García
Francisco J. Castillo M.
Camilo A. Murgueitio
Mónica Restrepo
Euler Pérez
Jorge Eliecer Gaitán
Juan Pablo Cardona
Wilson Suarez
Mauricio Bernal
Gabriel L. Méndez
Copropietaria
Copropietario
Copropietario
Copropietario
Copropietario
Copropietaria
Copropietario
Copropietario
Copropietario
Copropietario
Copropietario
2-603
2-604
4-202
3-202
4-1102
4-804
3-804
6-1203
1-602
1-802
5-101
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María C. Ramírez
Miguel A. Zamudio
Carlos Alberto Galvis S.
Nelson Ortiz
José Luis Barrera R.
Copropietaria
Copropietario
5-303
6-201
Administrador
Revisor Fiscal
Contador
1. CORRECCIÓN, MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y ZONAS COMUNES
En el año 2014 el mantenimiento a los equipos y zonas comunes fue preventivo y
correctivo.
A. EQUIPOS:
Equipo Hidráulico: La función de estos equipos es dar la suficiente presión para el
suministro normal de agua a los apartamentos. Consta de dos tanques de reserva,
cuatro electrobombas multietapas, cuatro bombas sumergibles y dos tanques de
presión. Actualmente se tiene el servicio con la firma Fluicol S.A.S.
Ascensores: Se cuenta con siete ascensores, uno en cada torre y uno en la sede
social. La firma contratista responsable del mantenimiento preventivo es OTIS Durante
el año 2014 se realizó el mantenimiento preventivo en forma mensual y el correctivo
en las emergencias.
Planta Eléctrica: Este mantenimiento es mensual. Lo efectúa General Energy Ltda.
Básicamente es preventivo, incluye el cambio de aceite, filtros y baterías. También, la
limpieza general de todas las piezas.
B. MANTENIMIENTO GENERAL
Durante el año 2014 se adelantaron diversas gestiones de mantenimiento:
Mantenimiento y reparación a las puertas de la recepción y las puertas de entrada a
las torres.
1. Mantenimiento de iluminación en sótanos y pasillos.
2. Se realizó lavado de tanques de agua potable en el mes de mayo.
3. Los filos de las entradas a los ascensores en los 14 pisos de cada torre se
reforzaron con cinta fila.
4. Refuerzo en tapas de cajas de inspección.
5. Compra de ocho (8) carteleras para las entradas de las torres.
6. Adquisición de 20 canecas en acero inoxidable para las entradas de los
ascensores.
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7. Instalación de topes para las ventanas de ventilación en escalera del primer al
segundo nivel para seguridad de los apartamentos de los primeros pisos.
8. Se realizó la recarga de los 82 extintores del Conjunto.
9. Se realizó el cambio de los bombillos de las zonas comunes (pasillos y edificio
social) por bombillos led.
2. SEGURIDAD
Durante el año 2014 no se presentaron eventos de inseguridad significativos al interior
de los apartamentos. Ante las eventualidades presentadas, la empresa Vigilancia
Scanner Ltda atendió los requerimientos de los usuarios.
3. CARTERA
Se realizaron gestiones de recuperación de cartera que incluyeron: Cobro telefónico,
acuerdos de pago, envío de comunicaciones de preaviso. A 31 de diciembre de 2014
la cartera del Conjunto ascendió a $25’887.899. De este monto el 42,6% está
representado en tres apartamentos: 5-704.5-1002,6-102 y 6-201. A diciembre de
2014 el monto de consignaciones sin identificar fue de $13’356.220 equivalente al
51,6% de la cartera existente. Estas consignaciones tuvieron un incremento notorio
debido básicamente a las transferencias electrónicas que se realizan por fuera del
portal MI PAGO AMIGO, las cuales no quedan identificadas y cuyos soportes no son
enviados a la Administración del Conjunto.
4. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
 Se realizaron mensualmente reuniones de consejo con sus respectivas actas.
 Los gastos y pagos del conjunto fueron evaluados y aprobados por el Consejo
de Administración.
 El presupuesto para la vigencia del año 2014, se ejecutó y controló
mensualmente.
 El servicio de aseo, se realizó a diario el aseo de lunes a domingo. Se contó con
seis operarios de aseo tiempo completo.
5. Póliza de zonas Comunes
Esta se renueva a partir del 30 de julio de 2014c on la aseguradora CHUBB DE
COLOMBIA.
6. OTRAS GESTIONES
1. Se contrató la decoración navideña y la administración realizó dos novenas de
aguinaldos
2. Se instalaron luces navideñas en la fachada del Conjunto
3. Se adelantó el proceso de cotización, evaluación y selección del Contratista del
Proyecto de CCTV, el cual se está ejecutando a partir de febrero de 2015
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4. Se realizaron diversa gestiones de cotización, verificación y calificación para
adelantar los proyectos de: CCTV, Malla, lámpara recepción y cine semanal
para los niños del Conjunto.
5. Se adquirió videobeam y teatro en casa para cine de los niños los días viernes.
6. Se realizó el día de la familia en el mes de junio.
7. Se realizó celebración del día de los niños.
8. A partir de negociación con la Gerencia del Banco Caja Social Sedes se
lograron mejores condiciones económicas con la reducción significativa de los
costos de los servicios que presta esta entidad a la Copropiedad
7. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
1) Revisor Fiscal: En Asamblea General de marzo de 2014, se reeligió al Señor
Nelson Ortiz para asumir la revisoría y control de los estados financieros y de la
gestión administrativa del año 2014.
2) Departamento contable y financiero: Se contó con los servicios de
contabilidad con el Sr. José Luis Barrera, contador titulado de alta experiencia en
Propiedad Horizontal.
8. GESTIÓN FINANCIERA
Como soporte de todo la gestión financiera y para que los copropietarios puedan
analizar todo en detalle, anexamos copia de los Estados Financieros y de la ejecución
presupuestal a 31 de diciembre de 2014; es conveniente aclarar que la aprobación
definitiva de dichos estados financieros, así como el informe de gestión, se someten a
consideración de la Asamblea General de Copropietarios.
Durante el año 2014 se tuvo control con respecto a la ejecución de los gastos,
verificando el cumplimiento con los procedimientos establecidos tanto para la
celebración de contratos como de las erogaciones relacionadas con el personal,
mantenimiento y conservación del conjunto.
10. RECOMENDACIONES FINALES.
El Consejo de administración y la Administración pone a consideración a la Asamblea y
a los próximos integrantes de los órganos administrativos del Conjunto, el desarrollo
de las siguientes actividades:
 Impulsar el proyecto de ampliación del Circuito Cerrado de Televisión.
 Contratar la Consultoría para la implementación de las NIIF en la contabilidad
del Conjunto
 Adquirir tapetes atrapamugre para las entradas de los apartamentos.
 Realizar estricto control a los trabajos adelantados por la Constructora de tal
manera que se garantice la ejecución total y con calidad de los pendientes ya
establecidos.
 Adquirir las membranas para el BBQ y el teatrino.
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 Impulsar proyectos comunitarios con el Edil Luis Carlos Vargas para beneficio
de la comunidad del CREP.
Original Firmado
Original Firmado
Francisco Castillo M.
Presidente Consejo de Admon.
Carlos Alberto Galvis S.
Administrador
CONJUNTO RESIDENCIAL ENTRE PARQUES P.H.
NIT 900.544.710- 0
INFORMES DE REVISORIA FISCAL
BOGOTA D.C.MARZO 26 DEL 2015
Señores propietarios y representantes a la:
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL ENTRE PARQUES P.H.
MARCO LEGAL PARA EL DICTAMEN DE REVISORIA FISCAL Y LOS INFORMES DE GESTIÓN EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Decretos 2649 y 2650 de 1993.

Artículo 28 de la ley 222 de1995.

2852 y 2894 de 1994.

Decreto 2116 de 1996.

Ley 675 de agosto 3 del 2001.

Normas reglamentarias vigentes y conexas.
DICTAMEN DE REVISORIA FISCAL
Informes Asamblea Conjunto R. Entre Parques– 2015
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He auditado el Balance General, del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014, y el
Estado de Ingresos y Egresos a 31 de Diciembre del 2014. Esta información
Financiera, es responsabilidad de la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL
ENTRE PARQUES, con representación legal del señor CARLOS ALBERTO GALVIS,
y firma del señor JOSE LUIS BARRERA RAMIREZ., en calidad de contador público
titulado con TARJETA PROFESIONAL No. 97475-T.
1. El trabajo de auditoria se ejecutó, desde normas legalmente aceptadas en
Colombia. La metodología se diseñó con planeación y ejecución de técnicas
de auditoria, desde las cuales verifiqué que los estados financieros no
presentaban errores. La metodología de auditoria se ejecutó, sobre todas las
áreas operativas y financieras como base material y concluyente, que
demuestra y soporta las cifras y los resultados de los estados financieros. Los
principios de contabilidad aplicados y demás estimaciones contables significativas hechas por la administración, fueron auditados luego la presentación de
los estados financieros en su conjunto, verifican su cumplimiento. De esta
forma certifico, que mis auditorias proveen una base razonable para la opinión
que a continuación expreso:
2.
Con base en la auditoría realizada, es mi opinión:
Los estados financieros anteriormente mencionados y auditados por mí en el
CONJUNTO RESIDENCIAL ENTRE PARQUES, presentan razonablemente la
situación financiera de Enero 01 al 31 de Diciembre del 2014, en orden a lo
establecido en las normas de contabilidad, legalmente aceptadas en Colombia,
en procesos y registros uniformemente aplicados.
3. También desde la misma auditoría en el área contable se concluyó que durante el año
del 2014, la contabilidad del CONJUNTO RESIDENCIAL ENTRE PARQUES, se
registró conforme a las normas legales y a la técnica contable; las operaciones
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Informes Asamblea Conjunto R. Entre Parques– 2015
registradas corresponden al reglamento y a las decisiones de la Asamblea General, a
partir de lo establecido en los registros; la correspondencia, los comprobantes de
ingresos y egresos, y demás cuentas propias de la administración de un conjunto en
propiedad horizontal, se llevaron y conservaron debidamente; y se observaron medidas
adecuadas de control interno y de conservación y custodia de los bienes del conjunto y
de terceros en su poder. Todos los oficios, de residentes, consejo, administración y
agentes externos con destino a esta Revisoría, fueron oportunamente respondidos. Se ha
procedido a implementar los procesos legales, sobre el régimen de propiedad
horizontal, así como también se han tenido en cuenta las orientaciones del Consejo
Técnico de la contaduría.
Por lo que respecta al informe administrativo de gestión, correspondiente al
período terminado en 31 de Diciembre del 2014, fue elaborado y preparado
por la administración del Conjunto,
para dar cumplimiento a disposiciones
legales y no forma parte integral de los Estados Financieros auditados por mí.
Igualmente se verifica que la información financiera que contiene el citado
informe
de
gestión
concuerda
con
la
de
los
Estados
Financieros
correspondientes al período terminado el 31 de Diciembre del 2014. Mi trabajo
como Revisor Fiscal se limitó a verificar que dicho informe de gestión contenga
las directrices exigidas por la ley y a constatar su concordancia con los estados
financieros; en consecuencia, no incluyó la revisión de información distinta de
la contenida en los registros contables del Conjunto.
ORIGINAL FIRMADO
NELSON ORTIZ OVALLE
REVISOR FISCAL T. P. 23158-T
CONJUNTO RESIDENCIAL ENTRE PARQUES

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