reglamento fanyf 2015 - Feria de Negocios y franquicias FANYF

FERIA ANDINA DE NEGOCIOS EN EXPASIÓN Y FRANQUICIAS
1-2 JUL
CORFERIAS BOGOTÁ - COLOMBIA
A. GENERALIDADES
Reglamento General
1. DEFINICION Y AUTORIDADES
5. CONDICIONES GENERALES
1.1. FANYF FERIA ANDINA DE NEGOCIOS EN EXPASIÓN Y FRANQUICIAS,
es una feria que tiene como objetivo promover e impulsar al sector de
franquicias colombianas y de la Región Andina, así como a empresas que
soporten y contribuyan con esta actividad. La feria se convierte en una
herramienta de marketing imprescindible para aumentar el número de
contactos efectivos y realizar negocios con potenciales emprendedores
e inversionistas. Es una feria con valor agregado para incentivar la
participación de empresas expositoras nacionales e internacionales
procedentes de todo el mundo que dinamicen la actividad comercial de
la franquicia y de otros formatos de negocios.
5.1 Para participar en FANYF las empresas interesadas deberán
presentar solicitud de arrendamiento y de reserva del stand,
completando todos los datos que se consignen en la misma.
1.2 FANYF, FERIA ANDINA DE NEGOCIOS EN EXPASIÓN Y FRANQUICIAS
en adelante FANYF, es una feria organizada por LFM S.A.S, en adelante
denominado LOS ORGANIZADORES. Las alianzas, apoyos, auspiciantes y
patrocinadores del certamen son los que ﬁguran en la documentación
especíﬁca de la feria.
1.3 FANYF se regirá por el siguiente Reglamento General. En él están
consagradas las normas que aplican para los expositores como la
construcción y diseño de los stands, la solicitud y el uso de los servicios
adicionales, los planos y tarifas de la feria, estos se darán por aceptados
a partir de la ﬁrma del documento de reserva del stand o solicitud de
arrendamiento. Poniendo este Reglamento a disposición de los
participantes y siendo ampliamente difundido se presume de pleno
derecho y conocimiento. El contrato de arrendamiento y el reglamento
general regulan las relaciones de LOS ORGANIZADORES con los
expositores y visitantes de la Feria.
1.4 El hecho de solicitar un stand obliga a los expositores a aceptar y
respetar íntegramente todas las preinscripciones de este reglamento, al
igual que las decisiones del Comité no comprendidos en este. La
infracción de cualquiera de las preinscripciones del presente
Reglamento, podrá motivar la expulsión inmediata, temporal o deﬁnitiva
del expositor contraventor. Las autoridades podrán imponer a su
discreción otras sanciones previstas en el presente Reglamento.
2. AUTORIDADES
2.1 El Comité Ejecutivo está compuesto por 4 ejecutivos designados por
LFM para la coordinación general del evento y que tienen a su cargo las
funciones administrativas, comerciales, relaciones públicas, técnicas y
de servicio tanto a expositores, visitantes y representantes de la prensa.
El Comité Ejecutivo tiene la facultad exclusiva de la aplicación del
Reglamento general y de brindar soluciones a situaciones no previstas a
través del Director General de la Feria, quien lo preside.
2.2 El Director General de la Feria es el Presidente de LFM S.A.S o quien
éste designe. El Director General de la Feria y el Comité Ejecutivo
podrán, por vía de excepción y cuando lo consideren conveniente para
un mejor funcionamiento de la Feria, apartarse de las normas
establecidas en el presente Reglamento General, siendo sus decisiones
obligatorias para todos los participantes.
2.3 El Comité Asesor no tendrá responsabilidades administrativas, pero
le corresponde asistir al Director General y al Comité Ejecutivo de la feria
y orientar estratégicamente el concepto de la misma. El Comité asesor
estará compuesto por empresarios, representantes de instituciones
gubernamentales y gremiales, consultores y expertos en la planeación y
organización de ferias.
3. LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN
FANYF se realizará en el CORFERIAS, en la ciudad de Bogotá, República
de Colombia, el 1 Y 2 de Julio de 2015.
5.2 La solicitud de arrendamiento o de admisión deberá ser presentada
en los formularios oﬁciales de la feria. Este formato es entregado por el
Director de la feria o por otro funcionario de la misma, al potencial
expositor después de haber entrado en contacto con este e informarle
sobre las características de la feria y de las necesidades de la empresa.
Con la solicitud, el expositor deberá entregar ﬁrmado el contrato de
arrendamiento.
5.3 La prioridad para la adjudicación de stands se otorgará a la mayor
superﬁcie de metros cuadrados solicitada. En el caso de no poder
otorgar el espacio solicitado se ofrecerá la mejor alternativa disponible.
5.4 Una vez se veriﬁque la entrega de la solicitud y del contrato
debidamente diligenciados por parte del expositor, LOS
ORGANIZADORES procederán a elaborar la correspondiente factura. La
solicitud se considerará aceptada únicamente cuando LFM S.A.S haya
emitido la misma y el expositor haya cumplido con su pago.
6. CONDICIONES DE VENTA
6.1 Los espacios de exhibición o stands son los indicados en los planos de
la Feria con su número y sus dimensiones correspondientes.
4. PARTICIPACIÓN Y PRODUCTOS
6.3 Las tarifas establecidas para el arrendamiento de los espacios y los
patrocinios no incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA), por lo tanto
se deberá agregar el porcentaje por ese concepto.
6.4 El IVA será facturado de acuerdo con los formularios presentados por
cada expositor en el momento de completar la solicitud de
arrendamiento y admisión en la Feria. Esta facturación queda sujeta a
revisión por parte de LOS ORGANIZADORES en virtud del examen de la
documentación que se realice.
6.5 6.5 Los medios de pago son: Tarjeta de crédito, Cheque,
Transferencia bancaria o Consignación bancaria. En caso de
consignación o transferencia bancaria debe efectuarse en el BANCO
DAVIVIENDA, cuenta corriente No.008969998874 cuyo titular es LFM
S.A.S, identiﬁcada con el NIT 900.097.253-8 y debe enviarse una copia
legible de la consignación o del documento que acredite la transferencia
para hacerlo efectivo en los controles correspondientes a las oﬁcinas de
LFM S.A.S. Ubicadas en Av. Carrera 7 N.127-48 Centro Empresarial 128
Casa B Sur Piso 2. o enviarlas por fax al Fax: (571) 5207412.
6.6 El expositor no podrá ceder, donar, vender, alquilar, transferir, ni
compartir el espacio adjudicado ni parte del mismo.
6.7 Las tarifas de los expositores incluyen: Montaje Básico: Panelería de
Color Blanco, una Mesa, dos Sillas, una Extensión de Corriente y nombre
del expositor en la Cenefa.
Además por cada 9m2 el expositor recibe 2 Escarapelas de expositor, 30
invitaciones para visitantes a la feria, 2 Catálogos, registro en el catálogo
de la feria, 30 invitaciones y derecho a participar en la convocatoria de
los premios Líder por Mercadeo y Líder por Servicio.
a) Pago del 50% de la facturación de la solicitud de arrendamiento antes
de 15 de Marzo de 2015 y pago del 50% restante antes del 30 DE Mayo
de 2015.
4.1 Tienen derecho a participar en la Feria todas las empresas
franquiciantes, franquicias master, representaciones, concesiones,
propietarios de licencias, proveedores de productos y servicios para el
comercio, instituciones oﬁciales o privadas nacionales, internacionales y
extranjeras, asesores en franquicias, asesores en propiedad intelectual y
todos los prestatarios de servicios a través del sistema de franquicias.
b) Pagos con posterioridad se realizaran por el 100% del valor de la
solicitud de arrendamiento a la presentación de la respectiva factura.
4.2 Las empresas expositoras sólo podrán exhibir los servicios y
productos que han consignado en la solicitud de arrendamiento de
stand. En caso de que quieran incorporar nuevos productos o servicios
deberán solicitar y obtener la correspondiente autorización del Director
General de FANYF.
6.9 A toda cuota no pagada en término se le adicionará un interés
moratorio desde el momento de su vencimiento hasta el pago efectivo
aplicándose las tasas de interés máximo moratorio.
4.3 Las autoridades de FANYF se reservan el derecho de admisión y de
permanencia en la Feria.
a
6.10 El incumplimiento de cualquiera de los pagos mencionados
anteriormente:
a) Cancela la reserva o arrendamiento del stand.
b) Ocasiona al expositor la cancelación y/o la anulación de su
participación en la feria.
c) Faculta al Comité Ejecutivo para adjudicar el espacio a terceros. La
mora será automática, produciéndose el pleno derecho por el mero
transcurso del tiempo, sin necesidad de interpelación judicial o
extrajudicial alguna.
6.11 Si en la fecha establecida para la inauguración de la feria se
adeudaran sumas de dinero por concepto de servicios adicionales y/o
cualquier otro concepto, las autoridades podrán disponer la clausura del
stand, sin indemnización, ni reintegro alguno hasta que dichos importes
sean cancelados.
6.12 Si por cualquier motivo una vez efectuado el pago total o parcial el
expositor renunciase a su participación o si está imposibilitado de
participar en la Feria, LOS ORGANIZADORES aplicaran un 20% sobre el
valor total de la negociación por concepto de gastos administrativos, sin
excepción.
6.13 LOS ORGANIZADORES tienen la facultad de cancelar y adjudicar a
terceros los espacios abonados que no fueron ocupados durante el
tiempo previsto para el montaje y construcción de stand, perdiendo el
expositor todo derecho a las sumas ya pagadas.
7. SERVICIOS EN EL CENTRO DE CONVENCIONES Y OTROS
6.2 Las tarifas para cada stand son las que ﬁguran en la lista de precios
preestablecida por FANYF.
6.8 El precio de los stands se abonará de la siguiente manera:
B. CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN
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c) Los expositores que cancelen el 100% del valor de la solicitud de
arrendamiento antes del 30 de abril tendrán un 3% de descuento. Para
pagos efectuados con posterioridad a esa fecha no aplican descuentos.
7.1 SEGURIDAD Y VIGILANCIA El Centro de Convenciones cuenta con un
dispositivo de seguridad permanente dentro y fuera de sus
instalaciones.
El expositor realizará la vigilancia de su stand durante los horarios de la
feria, estando prohibida la permanencia de todo el personal en las horas
restantes. La vigilancia general de los stands terminará una vez termine
el certamen, es decir a las 20:00 horas y todo expositor será responsable
de la seguridad de sus muestras e instalaciones, sin perjuicio que el
Centro de exposiciones mantenga su vigilancia después de la clausura.
En el caso de que un expositor solicite servicios adicionales de
seguridad, el valor de los mismos será cancelado con la solicitud de
servicios adicionales. En todo caso ni LOS ORGANIZADORES, ni el Centro
de Convenciones se harán responsables por daño, hurto o cualquier otra
eventualidad que se presente con los elementos, muestras, materiales o
instalaciones del expositor y en particular de elementos personales
como computadores, cámaras fotográﬁcas o de video, celulares,
beepers, documentos personales, etc. Es obligación de todo expositor
contratar un seguro como se precisa en este documento y en el contrato
de arrendamiento suscrito por el expositor.
7.2 LIMPIEZA El Centro de Convenciones cuenta con servicios de aseo
para sus áreas comunes. La prestación de los servicios de aseo y limpieza
requeridos por el expositor serán solicitados y cancelados como un
servicio adicional.
7.3 SERVICIOS DE ENFERMERIA. El Centro de Convenciones prestará sin
ningún costo el servicio de enfermería, el cual se extenderá única y
exclusivamente a la prestación de los primeros auxilios.
7.4 SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS El Centro de Convenciones
cuenta con servicios de Restaurante y cafetería por lo que se reserva el
derecho a suministrar en las áreas arrendadas, o en sus alrededores,
alimentos y bebidas de toda clase. Queda prohibido a los expositores y a
los participantes en cualquiera de los eventos, introducir al Centro de
Convenciones alimentos y bebidas. Quedan exceptuadas las
degustaciones en el stand de productos directamente relacionados con
la actividad social de la empresa expositora.
7.5 BAÑOS. El servicio de baños públicos esta ubicado en el primer y
segundo nivel.
7.6 ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS. El Centro de Convenciones
tiene a disposición de los expositores y visitantes que asisten a FANYF
más de 1200 cupos.
7.7 INFORMACION Y ASESORAMIENTO
7.7.1 LOS ORGANIZADORES de FANYF están a disposición del expositor
en todo lo que concierne a su participación, aspectos reglamentarios,
etc.
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7.7.2 LOS ORGANIZADORES de FANYF y/o el Coordinador Técnico del
Corferias ponen a su disposición toda la información especíﬁca que
requieran sobre espacio y sus dimensiones, ubicación de toma de
energía, etc.
8.3.5 Los deterioros que se comprueben serán facturados al titular del
espacio, quien deberá pagarlos de inmediato. En caso contrario no
podrá retirar su material del recinto. Los expositores no están
autorizados a realizar reparaciones de ninguna clase.
11.3 FANYF se reserva el derecho de alterar los horarios si lo considera
conveniente para un mayor éxito de la Feria.
7.7.3 Los expositores solicitarán y LOS ORGANIZADORES entregarán una
copia del Plan de emergencia para evacuaciones del Centro de
Convenciones preparado por las directivas del recinto y solicitan su
lectura por parte del responsable de la atención del stand y su
explicación al resto del personal en el stand.
8.3.6 El incumplimiento de la fecha para desocupar el espacio autoriza al
Comité Ejecutivo y al Director de la Feria a efectuarlo por cuenta y riesgo
del expositor, quedando materiales y elementos en caución hasta la
cancelación de los gastos originados.
Exclusivamente con credenciales, con invitaciones o con autorización
escrita del Comité Ejecutivo. Sólo se venderá boletería si fueron
obtenidos los permisos y autorizaciones correspondientes con las
autoridades públicas.
8. RESPONSABILIDADES
FANYF no reconocerá reclamos de ninguna naturaleza, provenientes de
la realización compulsiva del desmonte.
12.1 DURANTE EL MONTAJE Y EL DESMONTAJE DEL STAND
8.1 RESPONSABILIDADES DEL EXPOSITOR Y HACIA TERCEROS
8.1.1 El expositor será el único responsable por daños causados a su
personal, a visitantes de Feria que se encuentren dentro de su stand y/o
a sus cosas o bienes de cualquier naturaleza por robo, hurto, incendio,
rayo, tempestad, explosión, granizo, penetración de agua, humedad,
inundación, accidente, conmoción civil, asonada, sabotaje, terrorismo u
otras cualesquiera fuera su origen y procedencia. Será así mismo
responsable por los daños que ocasione dentro y fuera del stand su
personal y/o las cosas de que se sirve o tiene a su cuidado. El expositor
deberá contratar con compañías de seguros que cubran la totalidad de
riesgos descritos, por todo el tiempo en que se halle en posesión del
stand o el espacio, incluido el tiempo de montaje y desmontaje del
mismo. Esta disposición complementa el contrato de arrendamiento
suscrito por el expositor.
8.1.2 LOS ORGANIZADORES trasladarán y facturarán a los expositores el
monto de los deterioros que los constructores de stands, camiones y/o
ﬂetes de sus empresas, por su cuenta o por cuenta de los constructores
causen a las instalaciones ﬁjas y/o provisorias del recinto sede del
evento.
8.1.3 LOS ORGANIZADORES no se hacen responsables por los daños que
puedan ocasionar al expositor las deﬁciencias en las instalaciones de luz
y fuerza motriz, desagües, aire acondicionado etc. Tampoco se hace
responsable si por cualquier hecho y/o evento se produjera la
interrupción de dichos servicios.
8.1.4 El expositor es responsable de la seguridad de su stand durante las
horas de visita de público, así también en los horarios ﬁjados en el
puntos 8.3.2. En general su responsabilidad se extiende durante todo el
plazo y horario en que se halla en posesión del espacio, exceptuadas las
limitaciones de permanencia establecidas cuando la feria se encuentre
cerrada al visitante.
8.2 RESPONSABILIDADES IMPOSITIVAS Y ARANCELARIAS
8.2.1 Los expositores asumen plena responsabilidad por el pago de
tasas, impuestos, y contribuciones que graven las actividades que se
desarrollen en su stand.
8.2.2 Los expositores, igualmente asumen la responsabilidad ante las
autoridades existentes por los aranceles como la DIAN o derechos de
SAYCO y ACINPRO y cualquier otra autoridad que surgiere sobre difusión
de música y/o imágenes de televisión o audiovisuales en sus respectivos
stands. El pago de los aranceles, tasas o derechos que correspondan
deberá acreditarse ante LOS ORGANIZADORES, antes de la terminación
o clausura del evento.
8.3 RESPONSABILIDADES HACIA LA FERIA
8.3.1 Los expositores deberán observar los plazos de montaje con el
propósito que la ejecución de su stand ﬁnalice según el cronograma
establecido. De no ser así, serán sancionados con una multa de $300
dólares o su equivalente en pesos liquidados a la TRM del día de
iniciación de la feria, valor que se liquidará a favor de FANYF (se sugiere
a los expositores trasladar esta penalización a los contratos con sus
respectivos constructores).
8.3.2 El expositor está obligado a cubrir la atención del stand todos los
días 30 minutos antes de la hora de apertura y 15 minutos después del
cierre y a mantener personal en su stand durante todo el horario
establecido.
8.3.3 Los expositores tendrán a su cargo la limpieza de su respectivo
stand, quienes tendrán la obligación de mantenerlo en condiciones
impecables durante la permanencia de los visitantes en la feria. Para ello
cuentan con el tiempo establecido previo a la apertura debiendo
depositar los residuos en los contenedores previstos y nunca en los
pasillos.
8.3.4 Los expositores están obligados a desmontar y retirar los
elementos constructivos del stand y a devolver el espacio y lo provisto
por FANYF en perfectas condiciones según lo establece el
cronograma.
8.3.7 En los días y horarios establecidos para el montaje y desmontaje, la
seguridad de todos los elementos de los stands corren por cuenta y
riesgo exclusivo del expositor. Servicios adicionales de vigilancia podrán
ser contratados a través de la solicitud de servicios adicionales.
9. OBLIGACIONES Y SANCIONES
9.1 Todas las estipulaciones del presente Reglamento general del
Evento, circulares, comunicados técnicos, cronograma del evento,
planos, áreas y precios son de obligatorio cumplimiento. Así como
también las normas legales vigentes, en especial las de seguridad,
higiene, moral, laborales, de orden publico, impositivas etc. Son también
de cumplimiento obligatorio las disposiciones obrantes en el
Reglamento General dictadas por las autoridades de Corferias. Los
expositores que se aparten de la letra o del espíritu de las presentes
normas serán llamados a normalizar su situación dentro de las dos horas
siguientes. Vencido este plazo, el Comité Ejecutivo o el Director General
de la Feria podrán disponer la clausura total y deﬁnitiva del stand, dando
por terminada la relación contractual sin necesidad de interpelación
alguna, ni indemnización o reintegro de ninguna especie.
12. PARA INGRESAR A LA FERIA
12.1.1 Normalmente no ingresan vehículos al salón de exposiciones
salvo que sean para la exhibición, en cuyo caso el ingreso del (los)
vehículo(s) se efectuará durante los períodos establecidos para el
ingreso de materiales a la exposición dentro del período del montaje,
como aparece en el cronograma general del evento. Estos vehículos que
se exhiban, no podrán tener más de dos galones de combustible y
deberán estar cerrados preferiblemente con llave. Los cables del sistema
de ignición deberán ser desconectados.
12.1.2 La entrada de materiales y vehículos se realizará por la zona de
descarga del Centro de Convenciones - Corferias.
12.1.3 Para las operaciones de carga y descarga de materiales desde los
vehículos, se recomienda estacionar en el parqueadero ubicado junto a
la puerta de ingreso al Centro de Convenciones - Corferias.
1.2.2 DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA
12.2.1 El ingreso a la Feria de los expositores y su personal son por la
puerta principal del Centro de Convenciones y podrán hacerlo desde 30
minutos antes de la apertura de la misma.
9.2 En casos excepcionales, las autoridades de FANYF se reservan el
derecho a efectuar las modiﬁcaciones al presente reglamento que a su
mejor entender consideren conveniente para el mayor éxito de la Feria
y serán de cumplimiento obligatorio para todos los expositores.
12.2.2 Fuera de los horarios anteriores, no se admitirá la presencia
dentro del Centro de Convenciones de otras personas diferentes a las de
la organización de FANYF y el personal del Centro de Convenciones y
proveedores del mismo.
9.3 En caso de que se considere conveniente, las autoridades de FANYF
redactarán comunicaciones complementarias de estas normas, las
cuales serán oportunamente remitidas por lo que se recomienda a los
expositores trasladar esa información a los respectivos diseñadores y
constructores de stand, por cuanto son de obligatorio cumplimiento.
13. CREDENCIALES
9.4 Las autoridades de la Feria realizarán sucesivas inspecciones durante
el desarrollo del montaje de stands para veriﬁcar el correcto
cumplimiento de las normas respectivas. Queda debidamente aclarado
que en los casos en que no se proceda a la inmediata corrección de las
observaciones efectuadas, el Comité Ejecutivo o el Director de la Feria
podrán efectuarlas por su cuenta y a cargo de la ﬁrma expositora.
9.5 Cualquier tipo de reclamo que quisieran presentar los expositores
sobre el cumplimiento de las obligaciones a cargo de LOS
ORGANIZADORES deberá ser presentado por escrito, debidamente
fundamentado ante el Comité Ejecutivo antes de la ﬁnalización del
período de desmontaje de la Feria. El incumplimiento de esta carga hará
decaer el derecho de presentarlo en el futuro.
10. APLAZAMIENTO ANULACION
En caso fortuito o de fuerza mayor las autoridades de FANYF se reservan
el derecho de modiﬁcar las fechas, horarios o plazos previstos.
En caso de anulación forzosa, se devolverán las sumas pagadas por los
expositores, previa deducción del 20% del valor pagado por concepto de
los gastos efectuados y sin indemnización alguna.
También se considera causa especial de rescisión el cumplimiento de la
condición resolutoria estipulada por Corferias con LOS ORGANIZADORES
del evento.
C. FUNCIONAMIENTO DE LA FERIA
Todas las credenciales se entregarán con nombre, apellido y nombre de
la empresa expositora. No se entregarán credenciales en blanco, salvo
las que requiera el expositor para el montaje y desmontaje. Estas tienen
validez durante este período únicamente.
13.1 FANYF entregará dos credenciales de Expositor por cada 9 metros
cuadrados ocupados. Estas credenciales están destinadas a los
directivos y ejecutivos de la empresa expositora o al personal de Stand
contratado para tal efecto. Las credenciales serán validas para una
persona e intransferibles. El uso indebido de las mismas faculta al
Comité Ejecutivo a retirar y prohibir la entrada a la Feria de personas
implicadas en dichas anormalidades.
13.2 Las credenciales adicionales que se soliciten, tendrán un costo
adicional y preferencial de $25.000 c/u a cargo del expositor titular del
stand y se venderán en un número no inferior a 4 por stand.
13.3 Las credenciales adicionales se entregarán al expositor una vez
efectuada la totalidad de sus pagos por servicios adicionales.
13.4 Las únicas credenciales válidas para el ingreso a FANYF son las
emitidas oﬁcialmente por las autoridades de la Feria. Toda otra
identiﬁcación o credencial carecerá de valor.
14. INVITACIONES
14.1 FANYF proveerá de invitaciones para uso del expositor en
cantidades de 30 por cada 9 metros cuadrados arrendados. Se
recomienda entregar las mismas únicamente a clientes, compradores
potenciales o a visitantes vinculados con las Franquicias. Si el número de
invitaciones asignadas no es suﬁciente se podrán adquirir a un precio
preferencial de $5.000 cada una con LOS ORGANIZADORES en un
número no inferior a 20. Es necesario presentar el contrato para
reclamar las invitaciones.
11. INAGURACION, HORARIOS DE APERTURA Y CIERRE DE LA FERIA
11.1 La asistencia al acto inaugural de FANYF estará limitada a las
invitaciones especiales que el Comité Ejecutivo y el Director de la Feria
cursen a las autoridades nacionales, departamentales y de municipio,
cuerpo diplomático y representantes de la industria del comercio, la
banca y el periodismo.
11.2 FANYF estará habilitada tanto a invitados profesionales, como
público en general durante los días 1 y 2 de julio de 2015 en el horario
9:00 a 18:00 h.
14.2 Las únicas invitaciones aceptadas por los controles de puertas para
permitir el acceso a FANYF serán las oﬁciales entregadas por LOS
ORGANIZADORES. No tendrán validez otras invitaciones emitidas por los
expositores o por otros.
15. ACCIONES DE PROMOCIÓN
15.1 Toda forma de publicidad y/o promoción dentro del stand es libre
siempre que su contenido no suponga una infracción a las disposiciones
vigentes.
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15.2 Los equipos de sonido (radios, micrófonos, televisores,
audiovisuales, etc.) que se instalen en funcionamiento permanente o de
demostración, deberán operar acústicamente aislados, no debiendo
exceder los 40 dB (decibeles) el nivel de presión sonora medido a 1
metro del perímetro del stand.
15.3 Se podrán realizar shows musicales y espectáculos con previa
aprobación del comité Ejecutivo y observando estrictas normas de
conducta en cuanto a volumen de sonido y espacio. Este deberá ser
exclusivamente dentro de los límites del stand y el volumen del sonido
(ver15.2) no podrá causar molestias a los vecinos, siendo el Comité
Ejecutivo quien, ante la no observancia de esta norma, realizará una sola
advertencia antes de aplicar las sanciones previstas en el 9.1. De igual
modo se procederá ante la extralimitación del espacio deﬁnido por el
stand.
16. PROHIBICIONES DURANTE LA FERIA
16.1 Realizar shows o espectáculos en los stands, excepto los casos
previamente solicitados y autorizados por escrito por el Director de la
Feria, por lo tanto no se permitirá el ingreso al Centro de Convenciones
de equipos de sonido, músicos, comparsas, etc., que no cuenten con la
correspondiente autorización.
16.2 Efectuar venta al público de mercaderías, alimentos o bebidas para
ser retirados de los stands durante el transcurso de la feria, tampoco
está permitido realizar juegos de azar (excepto los casos previamente
solicitados y autorizados por el Director de la Feria).
16.3 Dentro de la Feria o en los alrededores del Centro de Convenciones,
los expositores no podrán realizar ningún tipo de publicidad y/o
promoción fuera de sus stands. Está terminantemente prohibido la
utilización de los pasillos para abordar a los visitantes.
se reﬂejen los proyectos presentados. La responsabilidad siempre es del
expositor, a quien las autoridades de FANYF recomiendan se haga
traslativa a su constructor del stand.
18.3 Un plano del stand debidamente aprobado deberá encontrarse en
el lugar de trabajo. En caso contrario su construcción podrá ser
suspendida por las autoridades de la Feria.
18.4 El Comité Ejecutivo podrá proceder a clausurar los stands cuya
construcción se pretenda realizar sin el cumplimiento de las normas o
aquellos que a su juicio lo merezcan, ya sea por causas simplemente
reglamentarias, estéticas, de seguridad, falta de terminación del stand u
otras.
21. RESTRICCIONES Y PROHIBICIONES
a) Haber cancelado los saldos por arriendo de espacios y contratación de
servicios adicionales.
b) Haber presentado en los plazos establecidos, la documentación
reglamentaria, quienes están obligados a ello de acuerdo con lo
consagrado en 17.2 y 17.3.
19. PAUTAS PARA EL MONTAJE, EL INGRESO Y RETIRO DE MATERIALES
19.1 Todas las construcciones deberán quedar dentro de los límites del
espacio arrendado. Para los stands perimetrales aplica la restricción de
que ningún elemento a ninguna altura deberá extralimitarse de los 2.40
m. Para los stands centrales, que van en forma de isla depende la altura
de acuerdo al salón previamente coordinado con el comite organizador.
19.2 Los cerramientos perimetrales “ciegos” sobre el frente del stand
17.1 Son de cumplimiento estricto las normas para el proyecto, montaje
y desmontaje que aquí se establecen. En su efecto y en lo
eventualmente no contemplado aquí, las construcciones se ajustarán a
especiﬁcaciones y reglamentaciones emanadas de las autoridades del
Centro de Convenciones o de los organismos técnicos del Estado que
correspondan.
17.2 Para los stands que se diseñen utilizando el montaje básico (sistema
y la panelería) ofrecido por FANYF y si el expositor considera que cumple
con el presente Reglamento General, no será necesaria la presentación
previa de los planos correspondientes. Aceptando que cualquier
diferencia o error deberá corregirla de inmediato ante la sola
observación del Comité Ejecutivo.
17.3 El proyecto y dirección de la construcción de todo stand que
prescinda del sistema y la panelería ofrecida por LOS ORGANIZADORES
deberá estar a cargo de un profesional (arquitecto o ingeniero) y deberá
presentar la documentación de que trata el numeral 18.
17.4 Las dimensiones y características del espacio, son las que ﬁguran en
los planos que entrega la Feria en el momento de la compra. Para mayor
detalle o especiﬁcaciones de los mismos solicítelos al Comité Ejecutivo.
17.5 FANYF se reserva el derecho de modiﬁcar la planimetría de la feria
para un mejor funcionamiento, visualización general de la misma o por
razones de una ampliación del espacio de exposición por la mayor
concurrencia de expositores prevista inicialmente. En el caso que dichas
modiﬁcaciones afecten algún espacio ya adquirido, el expositor será
comunicado en tiempo y forma, se le ofrecerá un espacio con la misma
área arrendada, siendo obligatoria su aceptación y sin lugar a
indemnización alguna.
18. DOCUMENTACIÓN EXIGIDA PARA APROBACIÓN DEL PROYECTO
STAND
18.1 En el periodo indicado en el cronograma deberá presentarse en la
oﬁcina de LOS ORGANIZADORES el plano para su aprobación por el
Comité Ejecutivo para lo cual se deberá entregar: Dos copias del plano
del stand que deberán contener en su carátula la siguiente información:
Número de stand, nombre de la empresa y responsable del montaje,
teléfono y e-mail. No se recibirán planos que no contengan esta
información.
18.2 Los planos presentados por los expositores quedaran en poder del
Comité Ejecutivo quien de ese modo dispondrá de una imagen visual
primaria de lo que posteriormente conﬁgurará el espacio de la Feria. El
Comité Ejecutivo informará a los expositores o constructores de stands
acerca de los eventuales errores en la interpretación de las normas que
20.3 Está totalmente prohibido efectuar conexiones clandestinas y
conectar potencias superiores a las solicitadas. Las transgresiones se
sancionarán con el cese temporal o deﬁnitivo del suministro o clausura
del stand a juicio del Director General de FANYF.
18.5 Para poder iniciar la construcción del stand todos los expositores
deberán haber cumplido previamente con las siguientes condiciones:
comunica a los pasillos, no podrán exceder el 50% de la fachada
D. NORMAS DEL PROYECTO, MONTAJE DE STANDS. que
sobre cada pasillo.
17. GENERALIDADES
20.2 En los stands donde se prescinda del montaje básico, la instalación
eléctrica deberá estar a cargo de un instalador eléctrico idóneo,
preferiblemente técnico del SENA o profesional titulado que deberá
cumplir previamente con las instrucciones del Centro de Convenciones
antes de alimentar de energía el stand. Todas las redes eléctricas serán
instaladas de manera aprobada por el Código Eléctrico Nacional
(Colombia) y deberá contar con la supervisión y aprobación del recinto.
Es necesario solicitar la potencia que pretende el expositor instalar en su
stand.
19.3 De la estructura y de las paredes perimetrales del recinto de la
exposición sólo se podrán colgar pendones que hayan sido previamente
contratados con FANYF.
19.4 El expositor ingresa sus materiales, equipos, elementos,
mercancías, etc., mediante la planilla de control de ingreso de
materiales especiﬁcando claramente la cantidad e identiﬁcación de
cada elemento, además de ﬁrmarse posteriormente por la persona que
ingresa dicho material y por el vigilante que controla la entrada. Cada
equipo o elemento será registrada en la planilla para mayor control. Los
elementos para obsequiar y/o el material publicitario no se registra.
19.5 La persona que ingresa el material, por parte de la entidad o del
expositor debe ser, preferiblemente, quien lo retirará o en su defecto
autorizar previamente y por escrito a otro funcionario para este ﬁn el día
del desmontaje en el horario establecido por LOS ORGANIZADORES.
19.6 Todo elemento o equipo, salvo muestras para regalar o papelería de
propaganda debe ser relacionado en la respectiva planilla. No se
permitirá el ingreso de materiales sin este requisito. El Centro de
Convenciones no permite el ingreso de armas, materiales explosivos o
corrosivos, cilindros de gases comprimidos, detonadores o elementos
pirotécnicos, sustancias psicoactivas, alimentos, bebidas y animales.
19.7 Durante el montaje, desarrollo y desmontaje del evento, el
expositor es responsable de su equipo, materiales o elementos y debe
estar a cargo de sus objetos personales.
19.8 Todos los gabinetes de incendio, alarmas, mangueras y extintores,
deberán ser mantenidos despejados, sin obstrucción alguna y en buen
estado operativo.
19.9 Diariamente y al término del evento, el expositor está en la
obligación de informar su retiro del stand al Coordinador de Seguridad o
Supervisor de Vigilancia con el ﬁn de prestar mayor vigilancia a las
mercancías, equipos o elementos en cajas selladas de su propiedad y ser
custodiados en horas de la noche hasta el inicio del día siguiente en una
bodega a la cual deben ser llevados estos elementos.
20. INSTALACIONES ELECTRICAS
La iluminación general del salón, zonas comunes se realiza por parte del
Centro de Convenciones.
20.1 Los espacios comercializados con montaje básico, incluyen la
instalación eléctrica de una extensión de corriente no regulada de 2
salidas.
Además de las restricciones y prohibiciones contenidas en otros apartes
del presente reglamento, el expositor se abstendrá de infringir las
siguientes disposiciones.
21.1 Está prohibido pintar, perforar, clavar, cimentar o ﬁjar objetos,
carteles, o utilizar cualquier material sobre las paredes, pisos, alfombras,
techos, paneles, puertas o ventanas del Centro de Convenciones o fuera
del ediﬁcio sin previa autorización de la oﬁcina de Coordinación Técnica
del recinto. Igualmente está prohibido emplear materiales de albañilería
o de cualquier clase de construcción húmeda o materiales sueltos
(piedra partida, cascajo, arena, aserrín, cemento, etc.).
21.2 Está prohibido al expositor, sus representantes o sus invitados
cualquier modiﬁcación en las instalaciones eléctricas, hidráulicas,
telefónicas o de iluminación, salvo que ellas sean estudiadas y
autorizadas previamente y por escrito por la oﬁcina de Coordinación
Técnica del Centro de Convenciones.
21.3 No se permitirá realizar instalaciones de ningún tipo en el Centro de
Convenciones o en sus alrededores sin la previa autorización y por
escrito por la oﬁcina de Coordinación Técnica del lugar.
21.4 No se permitirá la ﬁjación de ningún material de decoración dentro
o fuera de los stands que puedan dañar el buen aspecto y presentación
del Centro de Convenciones.
21.5 Está prohibido aplicar cualquier tipo de pintura o con materiales
que causen el mismo efecto, los pisos, techos, la panelería o las paredes
del ediﬁcio o colocar calcomanías, aﬁches u otros elementos similares.
Solo podrán ﬁjarse materiales autoadhesivos sobre los paneles
divisorios que puedan retirarse fácilmente por los mismos expositores.
En todo caso, los paneles dañados serán facturados por FANYF al
expositor. En caso de necesitarse la aplicación de pintura o de cualquier
químico a un elemento, esta labor deberá realizarse fuera de las
instalaciones del Centro.
21.6 El expositor o sus invitados no podrán ocupar las vías de acceso del
Centro de Convenciones tales como los pasillos, entradas, pasajes,
vestíbulos, ascensores o cualquier tipo de circulación del público, con la
instalación de objetos o muebles sin previo consentimiento del Centro
de Convenciones.
21.7 Los equipos, muebles, enseres y elementos de propiedad del
Centro de Convenciones sólo podrán ser instalados, manejados y
operados por personal del mismo. Los equipos de terceras personas
deben ser manejados por sus propietarios directamente.
21.8 No se permitirá la entrada de animales de ninguna especie en las
áreas del Centro de Convenciones sin la autorización previa y escrita de
la oﬁcina de Coordinación de Seguridad del Centro de Convenciones o
en los casos que así lo requiera el evento con la solicitud previa de LOS
ORGANIZADORES de FANYF.
21.9 No se permitirá en ningún caso la entrada de gases, combustibles
líquidos, materiales explosivos o inﬂamables al Centro de Convenciones.
Todos los artefactos que funcionen con gas natural deberán ser
autorizados por el Centro de Convenciones.
21.10 No se permitirá el uso de luces producidas por gasolina ni el uso
de cualquier otra forma de luz artiﬁcial, así como tampoco el empleo de
plantas o motores eléctricos o de artefactos similares, sin la autorización
y supervisión de las oﬁcinas de Coordinación Técnica y Coordinación de
Seguridad del Centro de Convenciones.
FERIA ANDINA DE NEGOCIOS EN EXPASIÓN Y FRANQUICIAS
1-2 JUL
9 Feria Andina de Negocios en Expansión y Franquicias
a
CORFERIAS BOGOTÁ - COLOMBIA
21.11 Esta prohibido el ingreso de gases paralizantes y/o similares.
25. CRONOGRAMA ACTIVIDADES
21.12 Está prohibido fumar en espacios cerrados, de acuerdo con la
legislación colombiana.
25.1 Presentación de Planos de Stand cuando se prescinde del montaje
básico: 15 de Mayo de 2015
21.13 El Recinto ferial cuenta en sus instalaciones con el servicio de
Alimentos y Bebidas en una concesión de exclusividad, razón por la cual
se reserva el derecho de admitir el ingreso de cualquier mercancía de su
género. Así mismo el servicio de degustación deberá ser consultado con
LOS ORGANIZADORES para su estudio por el Centro de Convenciones
ocho (8) días hábiles antes del evento.
25.2 Presentación Formulario con Datos para el Catálogo: 15 de Mayo de
2015
21.14 El Centro de Convenciones se reserva la facultad de aplicar
cualquier otra restricción que considere necesaria para garantizar la
seguridad del recinto sede del evento.
25.5 Entrega de invitaciones: 10 de Junio de 2015
25.3 Presentación solicitud de Credenciales: 4 de Junio de 2015
25.4 Solicitud y Pago de servicios adicionales: 19 de Junio de 2015
25.6 Entrega de credenciales: 30 de Junio de 2015
25.7 Reunión expositores: 10 de Junio de 2015
22. DESMONTAJE Y RETIRO DE MATERIALES Y MERCANCIAS
25.8 Montaje de Stands: 30 de Junio de 2015
22.1 Los expositores están obligados a retirar sus pertenencias, a
desarmar y retirar los elementos constructivos de su stand y a devolver
el espacio y lo previsto por FANYF y el Centro de Convenciones en
perfectas condiciones en el plazo establecido en el cronograma general.
22.2 El periodo de desarme y desmontaje será el especiﬁcado en el
cronograma general del evento y en ese periodo la seguridad del stand
y todos sus elementos corren por cuenta y riesgo exclusivo del
expositor.
25.9 Ingreso de materiales y mobiliario: 30 de Junio de 2015
25.10 Inauguración Oﬁcial: 1 de Julio de 2015
25.11 Horario de la Feria: 1º dia 9:30am - 7:00pm
2º dia 9:30am - 6:00pm
25.12 Desmontaje y retiro de materiales: 2 de Julio en la noche
25.13 Entrega premios Líder por Mercadeo y Líder por servicio: 2 de
Julio de 2015 apartir de las 6pm
22.3 LOS ORGANIZADORES no asumen ninguna responsabilidad por la
custodia, almacenamiento o bodegaje de los materiales o mercancías
del expositor. Si después de ﬁnalizado el evento el expositor no retira sus
materiales, equipos, elementos, etc., ni LOS ORGANIZADORES, ni el
Centro de Convenciones se harán responsables por la perdida o
deterioro de los mismos.
22.4 En caso de no poder retirar las mercancías al ﬁnalizar el evento, el
expositor deberá guardarlo en cajas selladas y el servicio de seguridad
del Centro de Convenciones lo recibirá en bodega, sin veriﬁcar su
contenido, por espacio de 24 horas al término de las cuales cobrará al
expositor una tarifa por peso o volumen.
22.5 Una vez ﬁnalizado el evento es requisito indispensable para
autorizar la salida de sus elementos tener un PAZ Y SALVO, el cual se
expide por parte de LOS ORGANIZADORES de FANYF y llevará el sello del
Centro de Convenciones. Este PAZ Y SALVO será exigido por el personal
de Seguridad al momento de retirarse de las instalaciones.
23. SERVICIOS OPCIONALES Y ADICIONALES CON CARGO
23.1 Los expositores podrán solicitar a LOS ORGANIZADORES de la Feria
a través del formulario de servicios adicionales los siguientes servicios
con cargo:
a). Energía adicional, acometida trifásica y focos de luz adicionales
b). Toma de corriente con polo a tierra
c). Seguridad adicional
d). Limpieza del stand
e). Acceso a internet a través de un canal de 512 K compartido
f). Alquiler de equipamiento: cámara de video, computador desktop,
computador laptop, DVD placer, proyector de
diapositivas,
retroproyector, señalizador láser, televisor, VHS, video proyector, fax.
g). Alquiler de tv de pantalla plana
h). Catering
23.2 Los expositores podrán solicitar a LOS ORGANIZADORES de FANYF
información sobre proveedores de los siguientes servicios opcionales
con cargo:
a). Diseño y montaje del stand
b). Alquiler de mobiliario, alfombra, panelería
24. INSCRIPCION EN EL CATALOGO OFICIAL
LOS ORGANIZADORES le ofrecen al expositor sin costo adicional la
inscripción en el catálogo oﬁcial de FANYF. También se ofrece la
posibilidad de una vinculación publicitaria, la cual sirve para destacarse
a través de su pauta en una página par o impar, en la portada interior o
contraportada, en la carátula y contra carátula o a través de un
publirreportaje de su empresa o negocio. Tenga presente el cronograma
de actividades para las fechas de entrega de información
Av. Carrera 7 N.127-48
Centro Empresarial 128
Casa B Sur Piso 2.
PBX:+571 5200422
Fax: +571 5200868
Bogotá, D.C., Colombia
Contáctenos: [email protected]
Visítenos: www.fanyf.com

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