MANUAL PARA EXPOSITORES 1. Glosario de Términos. 2

MANUAL PARA EXPOSITORES
1. Glosario de Términos.
1.1. Para efectos del presente manual, se entenderá por:
1.1.1. FENAL: a la dependencia de la Secretaría de Cultura del Estado de Michoacán
denominada Feria Nacional del Libro Michoacán 2015.
1.1.2. EVENTO: a la exposición denominada Feria Nacional del Libro Michoacán 2015,
que organiza la Secretaría de Cultura del Estado de Michoacán.
1.1.3. COMITÉ: al órgano interno asignado por la Secretaría de Cultura, para auxiliarle
en la realización de las actividades de la FENAL.
1.1.4. STAND: al espacio físico dentro de las instalaciones habilitadas por la FENAL
para exposición y venta de artículos o servicios, autorizados por el COMITÉ.
1.1.5. SOLICITANTE: a la persona física o moral, pública o privada, que ha manifestado
su interés por adquirir un STAND dentro de la FENAL, sin concretar aún los trámites
establecidos por el COMITÉ.
1.1.6. EXPOSITOR: a la persona física o moral, pública o privada, que adquiere ante el
COMITÉ de la FENAL el derecho de uso de un STAND.
1.1.7. OBRA: a la manifestación artística o literaria, de una o varias personas, fijada en
cualquier soporte material y que es objeto de protección de la Ley Federal del Derecho
de Autor de México.
2. Consideraciones Generales.
2.1. La FENAL se realizará del 20 al 29 de marzo de 2015 en las instalaciones del Centro
de Información Arte y Cultura (CIAC) de la Universidad Michoacana de San Nicolás de
Hidalgo, ubicado en Av. Francisco J. Mújica S/N Ciudad Universitaria.
2.2. Podrán participar en la FENAL, todas las casas editoriales estatales, nacionales y
extranjeras, distribuidoras, librerías, instituciones educativas, organismos nacionales e
internacionales y dependencias gubernamentales que así lo soliciten mediante el
formato de inscripción.
2.3. La asignación de los STANDS será dispuesta por el COMITÉ, el cual tomará en
consideración la solicitud enviada por el EXPOSITOR. En caso de que el STAND
solicitado por el EXPOSITOR ya hubiese sido asignado por el COMITÉ, éste podrá
sugerir uno distinto al solicitado, pudiendo el EXPOSITOR aceptar o rechazar dicha
propuesta.
2.4. Políticas de asignación de los STANDS:
2.4.1. Los SOLICITANTES que realicen pagos posteriores a las fechas establecidas por
la FENAL serán sujetos de reubicación.
2.4.2. La FENAL se reserva el derecho de reubicar o modificar los STANDS de acuerdo
a las necesidades del área de exposición, aún cuando hayan realizado su pago
puntual.
2.5. En caso de que el EXPOSITOR cancele su participación, o que el COMITÉ cancele por
que considere que hubo incumplimiento por parte de éste, la FENAL reembolsará un
porcentaje de lo depositado de acuerdo a los siguientes casos:
2.5.1. Si el SOLICITANTE o EXPOSITOR (según su estatus de
participación antes del 28 (veintiocho) de febrero de 2015
equivalente al 50% (cincuenta por ciento) de lo depositado hasta
cancelación es después del 28 (veintiocho) de febrero de 2015 ya
alguno.
trámite) cancela su
el reembolso será
ese momento. Si la
no habrá reembolso
2.5.2. Si se detecta algún incumplimiento por parte del SOLICITANTE o EXPOSITOR en
cuanto a la documentación solicitada, fechas de pagos o cualquier otra disposición
establecida en el presente manual, el COMITÉ tiene la facultad de cancelar su
participación la cual será notificada al interesado, y en este caso no habrá reembolso
alguno.
2.6. El EXPOSITOR se compromete a cumplir con la totalidad de los días de participación
establecidos para el desarrollo del EVENTO, los cuales comprenden el periodo del 20
al 29 de marzo de 2015, así mismo se compromete a cumplir con el horario de 10:00 a
21:00 horas, de igual forma se compromete a respetar los días promocionales de
descuentos y horarios establecidos por el COMITÉ, los cuales se describen en el
siguiente cuadro:
Día
Actividad
% de Descuento
(mínimo sugerido)
Martes 24
“Martes de Descuento”
10%
Viernes 27
“Venta Nocturna”
10%
2.7. Los EXPOSITORES podrán ingresar a las instalaciones de la FENAL a las 9:30 horas,
para que su STAND pueda estar abierto a la hora establecida.
2.8. En ningún caso los EXPOSITORES podrán ceder total o parcialmente sus derechos
sobre el STAND asignado, ni compartir el mismo, sin la autorización previa del
COMITÉ.
2.9. Queda absolutamente prohibido que dos EXPOSITORES unan sus STANDS y
desmonten los materiales puestos como división. Asimismo, se prohíbe utilizar áreas
que no correspondan al espacio del STAND asignado, como pasillos o accesos.
2.10. Los EXPOSITORES sólo podrán presentar, exhibir, mostrar, promocionar o vender
OBRAS que ya se encuentren en otro STAND si presentan una carta de autorización
de la editorial a la que pertenece la obra. Esta regla también se aplicará a los
EXPOSITORES de productos diferentes a los libros. No se considera que un título se
repita cuando, incluso, se trate de la misma OBRA, y ésta se presente en otro idioma o
en diferente soporte.
2.11. Sin excepción, no se permite presentar, exhibir, mostrar, promocionar, vender o
introducir a las instalaciones de la FENAL, publicaciones, productos, servicios o
artículos expresamente prohibidos por la legislación mexicana y los tratados
internacionales suscritos por México.
2.12. El EXPOSITOR se compromete a respetar y hacer uso adecuado de las instalaciones
de la FENAL, así como abstenerse de conductas que vayan en contra de la moral o las
buenas costumbres, que agravien a otros EXPOSITORES o que constituyan un delito o
violación a los derechos de terceros, de no ser así, el COMITÉ podrá cancelar la
participación de quien incurra en alguna falta, sin responsabilidad alguna para la
FENAL.
2.13. El EXPOSITOR al envío de su solicitud, acuerda liberar de toda responsabilidad a la
FENAL y al COMITÉ por cualquier interrupción, suspensión o cancelación del
EVENTO, por causas de fuerza mayor ajenas y fuera del control de la FENAL y el
propio COMITÉ. En caso de interrupción, suspensión o cancelación del EVENTO, se
entenderá que la FENAL y el COMITÉ han cumplido fielmente con su responsabilidad
u obligación para con el EXPOSITOR, y que éste no tendrá derecho a devolución de
cualquier pago hecho a favor de la FENAL.
3. Inscripción de Expositores.
3.2. Las solicitudes de participación se podrán enviar a partir del lunes 09 (nueve) de
febrero y hasta el 28 (veintiocho) del mismo, la cual se realizará mediante el Formato
de Inscripción adjunto (anexo 1), el cual deberá ser llenado y enviado vía electrónica a
la dirección de correo electrónico [email protected] con el asunto:
“Solicitud de Inscripción”, así mismo deberá incluir en el correo en archivos digitales la
siguiente documentación:
•
•
•
Identificación oficial con fotografía del propietario, responsable o representante
legal de la editorial, distribuidora, librería, empresa, institución, órgano o
dependencia solicitante.
Cedula fiscal actualizada de la empresa solicitante.
Logotipo en alta resolución y en formato PDF de la empresa solicitante.
Para la ubicación y selección de los STAND se adjunta (anexo 2) croquis del área de
EXPOSITORES.
3.3. El hecho de llenar y remitir el formato de inscripción al COMITÉ por parte del
SOLICITANTE, establece que ha leído el presente manual y que se compromete a
cumplir cabalmente con cada una de las disposiciones establecidas, en caso de ser
aceptada su solicitud como EXPOSITOR.
3.4. Una vez aceptada la solicitud de inscripción por parte del COMITÉ, se notificará al
SOLICITANTE para que éste a su vez realice el pago correspondiente al número de
STANDS solicitados, el cual contará con 5 días hábiles (a partir de la notificación de
aceptación) para realizar el pago correspondiente y remitir al COMITÉ scanner de la
ficha de depósito por ambos lados, emitida por la institución bancaria. De no cumplir
con los tiempos establecidos para el envío del comprobante de depósito, el COMITÉ
podrá disponer de los espacios que hayan sido asignados al SOLICITANTE.
4. Montaje, Instalación, y Desmontaje.
4.1. El montaje de los STAND y de los bienes que se asignen, correrá por cuenta del
COMITÉ.
4.2. Los STAND para la exhibición de OBRA, cuentan con una superficie de 6 mts2 (3 mts.
de frente X 2 mts. de fondo), así mismo cada STAND estará equipado con una mesa
tipo tablón, dos sillas, tres exhibidores sencillos con seis charolas inclinadas cada uno,
iluminación y contacto a 110 wtts.
4.3. Los EXPOSITORES serán responsables del espacio adquirido, así como de los bienes
que ahí se hayan asignado, de tal forma, que deberá firmar el acta de entrega
recepción de su STAND al momento de instalarse.
4.4. El EXPOSITOR reconoce y acepta que cualquier daño causado a las estructuras y/o
bienes y materiales proporcionados, deberá ser subsanado por éste, de acuerdo con el
costo del proveedor.
4.5. Por ningún motivo los EXPOSITORES podrán realizar cambios a las estructuras de los
STAND, ni a cualquier otro bien asignado a su espacio, de igual forma, se prohíbe
pegar en las estructuras cualquier tipo cinta adhesiva, así como hacer perforaciones en
éstas, de no respetar esta disposición, el COMITÉ tiene la facultad de retirar la obra del
EXPOSITOR y dar por cancelada su participación en el EVENTO.
4.6. El ingreso para la instalación de EXPOSITORES se deberá efectuar durante los días
18 (Dieciocho) y 19 (Diecinueve) de marzo de 2015, con horario de 9:00 a 18:00 horas
(sin excepción). Por ningún motivo se podrán realizar actividades de montaje o
instalación el día 20 (Veinte) de marzo de 2015, de no instalarse en los días
establecidos, el COMITÉ dará por cancelada su participación en la FENAL, sin derecho
a reembolso de los pagos realizados.
4.7. El desmontaje por parte de los EXPOSITORES se podrá realizar desde el día 29
(Veintinueve) de marzo de 20:00 a 23:00 horas, y para el día 30 (Treinta) de marzo, el
horario será de 09:00 a 12:00 horas.
4.8. Para los EXPOSITORES que por necesidad requieran enviar su material con
anticipación, el COMITÉ pondrá a su disposición un espacio a manera de bodega que
podrán utilizar a partir del 09 (Nueve) de marzo de 2015 en las instalaciones de la
FENAL, el cual deberá ser desocupado a más tardar el día 19 (Diecinueve) del mismo
mes y año. De solicitar el resguardo del material éste, deberá cumplir con la normativa
de embalaje que a continuación se describe: a) Identificación visible de la empresa, b)
Debidamente flejado o con un correcto sellado de la empresa, c) Haber enviado con
anterioridad el número de guía correspondiente, al correo electrónico
[email protected].
4.9. El expositor se compromete a etiquetar de manera individual el material en venta. Así
mismo, deberá expedir las facturas y/o comprobantes que cumplan con los requisitos
fiscales vigentes, a solicitud de los compradores.
4.10. Todos los objetos y/o mobiliario deberán permanecer dentro de los límites de cada
estante el COMITÉ está facultado para retirar cualquier elemento que obstaculice el
tránsito y/o que pueda ser causa de accidentes para los visitantes y demás
expositores incluyendo cualquier tipo de publicidad.
5. Operación de STANDS durante la feria
5.1 El expositor está obligado a limpiar, arreglar y resurtir su STAND entre las 9:00 y las
10:00 horas. Así como entre las 20:00 y las 21:00 horas.
5.2 El expositor está obligado a garantizar la permanencia de su personal hasta la hora de
cierre de actividades al público, el cual será a las 21:00 horas. Los locales no deben
cerrarse en el horario de actividades.
5.3 Al concluir la jornada de actividades y los trabajos de resurtido de materiales, los
expositores deberán cubrir las dimensiones totales de su STAND con manta o lona. No
se permite el uso de listones, cintas adhesivas o materiales similares que dejen al
descubierto el contenido de los locales.
5.4 Después de las 22:00 horas, ningún expositor podrá permanecer dentro de las aéreas
de los STANDS, excepto para el día de la venta nocturna.
5.5 La pérdida, robo o maltrato de los materiales será responsabilidad del expositor y no
del COMITE o los visitantes.
6. Acreditación
6.1 Las acreditaciones se entregaran los días 18 y 19 ( Dieciocho y diecinueve) de marzo
del 2015, en horario de 10:00 a 21:00 horas, en las instalaciones de la FENAL.
6.2 Al momento de la entrega de acreditaciones, se deberá proporcional copia de
identificación oficial del responsable del STAND.
6.3 La FENAL se compromete a entregar dos gafetes por STAND. En caso de requerir una
cantidad mayor, se deberán solicitar al COMITÉ, entregando nombres y copias de
identificación oficial del personal a acreditar, implicando con ello un costo extra de
$50.00 (cincuenta pesos) por gafete.
6.4 Cada expositor deberá entregar por escrito, el día que recoja sus acreditaciones, la
lista del personal que atenderá y tendrá acceso a los STANDS. No se permitirá que
persona alguna, ajena a los registrados, tenga acceso a los mismos para atención al
público o resurtido de material.
7. Responsabilidad Civil
7.1 El material a utilizar por parte del expositor deberá ser retardante al fuego (cables,
alfombras, etc.) La FENAL se reserva el derecho de retirar cualquier elemento que no
cumpla con estas características o que represente un riesgo para la seguridad de la
exposición o los visitantes.
7.2 El expositor deberá hacerse cargo de retirar los materiales excedentes y/o desperdicios
que resulten de sus labores diarias y depositarlos en los lugares dispuestos para tal
fin.
7.3 No se permite el almacenamiento de cajas en los stands ni en la parte posterior de los
mismos.
7.4 Cada expositor deberá responsabilizarse de los diferentes bienes que introduzcan a
las instalaciones de la FENAL (material bibliográfico, aparatos electrónicos,
mobiliario, etc.)
7.5 Al concluir la FENAL los STANDS y sus accesorios deberán entregarse a uno de los
integrantes del COMITÉ, quien verificará las condiciones del mismo y remitirá el acta
de entrega, a partir de las 21:00 hrs. del día 29 de marzo del 2015 y durante el día
siguiente.
7.6 La FENAL no se hace responsable por las pérdidas y/o daños que sufran los
expositores que no realicen en tiempo y forma el desmontaje de su STAND, mismo
que está contemplado el 29 de marzo de las 19:00 a las 21:00 hrs. y al día siguiente
de las 7:00 hrs hasta las 12:00 horas.
7.7 Queda prohibido instalar cualquier tipo de sonido en los STANDS que pueda alterar el
orden del EVENTO. Únicamente se permitirá la reproducción de materiales visuales
que sean complemento de la bibliografía presentada.
7.8 Cualquier interés controvertido dentro de las instalaciones de la FENAL será sujeto al
sistema legal de Michoacán.
7.9 La FENAL cuenta con equipos de vigilancia las 24 horas del día.
7.10 Queda prohibida las portación de armas de fuego, sustancias químicas irritantes y
cualquier otro tipo de elemento que ponga en riesgo la seguridad de los visitantes.
7.11 El expositor que haya generado un siniestro será responsable de los daños y
perjuicios que se ocasionen a terceros en los términos dispuestos por el Código Civil
y el Código Penal.
7.12 Todo personal que sea contratado por el expositor se entenderá exclusivamente con
este, mismo que asumirá su responsabilidad por ese concepto. La FENAL no puede,
en ningún caso, considerarse como patrón solidario o sustituto del personal
contratado por el expositor
8. Generales
8.1 Las situaciones no previstas en el presente manual serán resueltas por el COMITÉ.

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