文系学生のためのExcel活用術目的 Excelデータベース機能の理解と活用獲得できる技術 • 操作の基本 • 検索システムの理解 • マクロの基礎 • VBAの基礎跡見学園女子大学文学部准教授福田博同 2013年11月~ 目次 • データベースとは • RDBMS • RDBMSの利点 • Excelデータベース機能 • • Excelの欠点・利点 Excel操作 • • • • フォルダ作成スタート画面 Excelの機能シート名変更 • • • • • • • • • • ファイル保存ショートカットキー折り返し表示ハイパーリンク見出し固定コピー, ペースト, 復活連番値のコピペ検索ふりがなとふりがな関数 • 並び替えデータベース機能の理解図書館膨大な図書等情報→ データベース(DB)を持つ必要なのは図書等の探し方, 実際の検索→ DB検索システム • 関係データベース検索システム(RDBMS)→ 検索システムが、データ群のデータを関連付けて検索し、表示→ Web上で応答か、リストアップ(ブラウズかXMLDB変換) データベース • ベース=基地→データ基地=ファイル群 • 複数レコードのまとまり=ファイル • レコードは、識別用コード, 固有番号, 文字列のデータなどに分割データストレージ • 縦横の表形式で表現できる例：図書書誌ファイル A 1 固有番号 B 書名 C 著者名データ構造の情報=スキーマ 2 3 行=レコード列=フィールド RDBMS データベースとアプリを分割管理データストレージ図書書誌ファイル A B C 1 書誌ID タイトル 2 40001 情報術福田, 博同コンピュータ著者名 3 DBMS スキーマ情報図書所蔵ファイル A B C 1 所蔵ID 書誌ID 配架記号 2 50001 40001 007.65-F38 例：検索アプリ 3 検索, 表示スキーマ情報スキーマ=データ構造 RDBMS データベースとアプリを分割管理データストレージ列=フィールド A B C 1 書誌ID タイトル 2 40001 情報術福田, 博同 3 行=レコード A 著者名図書書誌ファイルスキーマ情報 B コンピュータ DBMS C 1 所蔵ID 書誌ID 配架記号 2 50001 40001 007.65-F38 例：検索アプリ 3 例：図書所蔵ファイル検索, 表示スキーマ情報スキーマ=データ構造 DBMSの利点 • データとDBMSの分離によるメリット（保守が容易） • データの一元管理 • データの機密性・安全性確保 • DBMSで一貫性（整合性）保持 • データを共有できる • 様々なデータを関連付けて格納できる • 複数データアクセスを同時処理可能 • 処理に高度な知識が必要 → エクセルの欠点・利点 • データベースソフトでない：複数人同時利用できない→共有ブック設定で若干解決 • データの一元管理ができない→ XML出力やAccess併用で解決 • １シート上限100万レコード→ ブック分割個人使用では問題ない ↑ これらの欠点はあるが、使い勝手が良すぎる • 縦横の表形式で表現→ データベース仕組み理解 • マクロ（複数手順をショートカット）でプログラム理解 • VBAで複雑なプログラムを書ける→ プログラム教育に役立つ A 1 固有番号 B タイトル C 著者名 2 3 列=フィールド行=レコードフォルダ作成(実習) データ保存のためフォルダ作成方法(実習) • ウィンドウズキー+D キーでデスクトップに行く • Ctrl + Shift + Nキーまたは • (右クリック→新規作成→ フォルダ） • そのまま名前を入れる例：「h初めてのPC」最初にアルファベットを入れると便利では試してください • • • 画面切り替えはAlt + Tabキーエクセルの起動 Windows XP編 • マウスで操作は図を参照。次の手順は→で示します。 • ショートカットキー操作 • スタートボタン→ Pキー Mキー複数回でMicrosoft Office選択→ エンドキー（右矢印）→ PgDnキー（下矢印）でMicrosoft Excel選択→ Enterキーエクセルの起動 Windows 7以降編 • マウスで操作は図を参照 • ショートカットキー操作 • スタートボタン→ Eキー → PgDnキーでMicrosoft Excel選択→ エンターキーエクセル2010初期画面→シート名変更新規ブックが開かれます。 Sheet1の名前を右クリックして変更します。ショートカットキーはAlt, O, H, R シート名変更→ シート移動 Sheet1の名前をヘルプに変更します。次に、Ctrl + PageDownキーでSheet2に移動し、 Alt, O, H, Rで“典拠”とSheet2を変更しましょう。シート┌ヘルプ┐→ 見出し記入 1. シートヘルプのA1セルにIDと入れる 2. 右矢印キー（Endキー）でB1セルに移動し 3. 「項目(質問等」と入れる「折り返し」ヘルプ早速, セル内折り返し表示のヘルプを書きましょう。 • A2セルに移動→ 70001と入れる→ 右矢印→ B2セルにいく • 折り返し表示と入れる→ Ctrl+スペースバーでB列全体が選択される • Ctrl+1キー → 「セルの書式設定」が出る→ • 右矢印で配置に移動→ Alt+Wで折り返し全体表示チェック→エンター「折り返し」ヘルプ 2 では、C2セルへ移動し、今行った手順を書いてから、 C2セルも折り返してみましょう D1セルに利用場面, E1セルに典拠1と入れましょうハイパーリンクヘルプ Excelのシート“典拠”に移動し(Ctrl + PageDown) → A1セルにID, B1セルにタイトル,C1セルに著作者等, D1セルにアドレスを入れ A2セルに40001, B2にユーザビリティ, C2セルに福田, 博同, D2セルに移動し、Ctrl+Kキー（右クリック→ハイパーリンク）でハイパーリンクの挿入画面が出ます。ブラウザを立ち上げ、Googleへ行き、artnavi1で検索しようハイパーリンクヘルプユーザビリティが出ます。これが教材です。アドレスをコピーし、エクセルのハイパーリンクへ貼り付けます。一連の手順は次の通り。ブラウザにいる時です。 Alt+D（アドレス反転）, Ctrl+C（コピー）, Alt+Tab(画面切り替え), Excelで手を離す。アドレスが反転しているのでCtrl+V(貼付け）→Enterキーで確定。ハイパーリンクヘルプ次に, このドキュメント内のハイパーリンクを覚えましょう。シートヘルプにつぎのように書きます。A3セルに70002, B3セルに「Excelのショートカットはどうすれば？」。【Google】で「Excel △ショートカットキー」と検索し、Microsoftを選びます。ハイパーリンクをしておきましょう。（注：△はスペースの意味）ハイパーリンクヘルプできましたね？次は、このシート“典拠”のD3セルがリンク先、と記憶しておき、シートヘルプに移動→ E3セルをCtrl+Kで「ハイパーリンクの挿入」→ このドキュメント内を選択します。ハイパーリンクヘルプセルをCtrl+Kで「ハイパーリンクの挿入」→ このドキュメント内（Alt + A)を選択→ またはドキュメント内の場所(Alt + C)を選択→“典拠”(PgDnで) 選択→ セル参照を入力してください(Alt + E)を選択し、D3と入れる→ Enterで確定ハイパーリンクヘルプこれで、ドキュメント内のハイパーリンクや外部ファイルのハイパーリンクができました。おめでとう！シートヘルプのE3セルをクリックすると、シート“典拠”のD3セルに飛び、それをクリックするとWebページに行きます（すばらしい）では、なぜ直接Webページにしないのでしょうか？考えてみましょうハイパーリンクヘルプでは、宿題ですシートヘルプに「はじめての情報探索はどうしますか？」の自問自答ヘルプを作成し、引用した典拠を必要なだけ作り、シート“典拠”にサイトの解説とアドレスを書き、それぞれをハイパーリンクしなさい