Projektmanagement: Der Weg ist das Ziel

News
SERVICE
Projektmanagement:
Der Weg ist das Ziel
Der Veränderungsdruck in Unternehmen nimmt zu – durch neue Software,
gesetzliche Vorgaben oder interne Umgestaltungen. Solche Veränderungen vollziehen sich fast immer in Projekten. Damit wird das Projekt-Management zu
einem Erfolgsfaktor
Eine professionelle Projektplanung
ist zentraler Erfolgsfaktor für ein
effektives und effizientes Projektmanagement. Das Projektmanagement
hat die Aufgabe, ein einmaliges,
umfangreiches Vorhaben wirksam
und möglichst wirtschaftlich zu realisieren. Auf dem Weg zur Erreichung
des Projektziels sind dabei drei Rahmenfaktoren zu steuern:
- Einhaltung der Qualitätsanforderungen (was soll in welcher Qualität
erreicht werden)
- Einhaltung der Fertigstellungszeit
(wann soll es spätestens abgeschlossen sein)
- Einhaltung des Projektkostenrahmens (was darf es maximal kosten).
Der Grundstein zum Projekterfolg
wird bereits mit der Planung gelegt, in
der diese Rahmenbedingungen definiert werden. Vor Beginn der operativen Projektarbeit muss im Rahmen
der Planung genau definiert werden,
welche Ergebnisse mit welchen
Anforderungen bezüglich Umfang,
und Detaillierungsgrad erreicht werden sollen. Die Planung des zeitlichen
Projektablaufs ist notwendig, um die
vollständige Erreichung der (Teil-)
Ergebnisse gezielt zu steuern und
eine zeitgerechte Erfüllung des Auftrags zu gewährleisten. Eine gründliche Planung ermöglicht es, die Projekte genau zu überwachen und das
Budget einzuhalten.
Planung und Ziel
Zunächst muss festgelegt werden, wie
das Ziel des Projekts aussehen soll
und über welche Schritte die Idee
umgesetzt werden soll. Dies erfolgt
über die:
- Definition des Projektziels
- Festlegung geeigneter Meilensteine
auf dem Weg zur Zielerreichung.
Parallel wird das Vorgehen zur Erarbeitung des Projektergebnisses festgelegt und der Rahmen für die Arbeit
abgesteckt.
Die genaue Ablauforganisation umfasst folgende Schritte:
- Festlegung der Arbeitspakete
- Ablaufplanung
- Aufstellung der Projektregeln
- Erstellung der Zeitplanung
- Risikoanalyse.
Die Bausteine der Projektplanung
sind stark von einander abhängig. Sie
können daher nicht in einer festen
Reihenfolge abgearbeitet werden,
denn die Ergebnisse nachgelagerter
Phasen müssen immer auf ihre Auswirkungen auf andere Bausteine hin
überprüft werden – auch solche, die
bereits bearbeitet wurden. In allen
www.print-express.info
Phasen des Projekts ist es außerdem
wichtig, aus Erfolgen und Fehlern zu
lernen. Das Projektziel legt für jedes
Arbeitspaket den Rahmen fest, welche
arbeit. Sie muss dabei sowohl die
Struktur der beteiligten Unternehmenseinheiten widerspiegeln, als auch
eine Basis für die optimale Bearbei-
Projektcontrolling
Teil-Ergebnisse durch die jeweiligen
Aktivitäten erreicht werden sollen.
Dabei soll die Summe der Teilergebnisse der einzelnen Arbeitsschritte das
Gesamtprojektziel abbilden. Eine
klare und detaillierte Beschreibung
des gewünschten Ergebnisses vermeidet individuelle Auslegungen oder
Fehlinterpretationen des Ziels, die zu
unnötiger Mehrarbeit führen können.
Inhaltliche und planerische Abhängigkeiten zu anderen Projekten sind frühzeitig zu berücksichtigen. Hinter dem
offiziell kommunizierten Ziel stecken
oft weitere, nicht explizit ausgesprochene Motive, die den Projektverlauf
stark beeinflussen können und daher
ebenfalls zu berücksichtigen sind.
Meilensteine
Durch Herunterbrechen des Ziels in
Meilensteine lässt sich das Projekt in
Arbeitsphasen untergliedern. Das vereinfacht die Messung des Fortschritts
und die Entscheidungsfindung im Verlauf. Durch die Definition einer überschaubaren Anzahl von Meilensteinen
werden Etappenziele der Arbeit vorgegeben, die den Projektverlauf übersichtlicher machen und die Planung
vereinfachen. Die Zielerreichung jedes
Meilensteins muss möglichst objektiv
messbar sein, um folgenschwere Fehleinschätzungen über den wahren Projektfortschritt zu vermeiden. Arbeitspakete untergliedern die notwendigen
Tätigkeiten in abgeschlossene, überschaubare Bündel von Tätigkeiten. Die
Ergebnisse bauen aufeinander auf und
bilden so die Grundlage des Zeitplans.
Zu Beginn bilden diese Arbeitspakete
die kleinste Planungseinheit für Inhalte, Ressourcenplanung und Zeitrahmen.
Organisation und Ablauf
Die Projektorganisation spannt den
strukturellen Rahmen für die Projekt-
tung der Arbeitspakete bilden. Die
Organisation sollte sich weniger an
der Unternehmensstruktur orientieren, sondern vor allem sinnvolle Bündel ähnlicher Aufgaben mit den gleichen Beteiligten zu Teilprojekten
zusammenfassen. Alle Anspruchsgruppen, insbesondere auch Entscheidungsträger, sollten frühzeitig und in
einer geeigneten Form in die Projektstruktur eingebunden werden. Diese
Gruppen können rein informatorisch,
mitentscheidend oder mitwirkend einbezogen werden. Die Organisation
muss insbesondere einen ausreichenden Informationsfluss zwischen den
beteiligten Bereichen gewährleisten,
um die sachgerechte Bearbeitung der
Aufgaben zu unterstützen. Dafür sollte sie „hierarchiefrei“ sein. Insbesondere sollte die Projektleitung besondere Entscheidungsbefugnisse erhalten.
Die Ablaufplanung skizziert den Weg,
auf dem das Ergebnis erarbeitet werden soll. Inhaltliche, organisatorische
und sonstige Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen müssen bei der
Reihenfolge- und Zeitplanung berücksichtigt werden. Die Reihenfolge, in
der die Arbeitspakete bearbeitet werden, wird durch logische und organisatorische Abhängigkeiten bestimmt.
Diese können insbesondere vom notwendigen Informationsfluss abgeleitet
werden. So muss „Punkt B“, da er auf
den Ergebnissen von „Punkt A“ aufbaut, auch immer nach Bearbeitung
von Punkt A abgehandelt werden.
Bereits an dieser Stelle sollte der zeitliche Aufwand grob abgeschätzt werden, um einen ersten Überblick über
den Projektablauf zu erhalten. Meist
kann schon auf Basis dieser ersten
Annäherung an den Zeitplan der „kritische Pfad“ identifiziert und damit
den zeitkritischen Aufgaben eine
besonders hohe Priorität zugewiesen
werden.
18
Regeln
Qualitätsmanagement
Um einen möglichst reibungslosen
Projektablauf zu gewährleisten, müssen feste Regeln für die Projektarbeit
vereinbart werden. Darüber hinaus
muss die Kommunikation durch
Regeln und den Einsatz von Controlling-Tools kanalisiert und gesteuert
werden. Folgende Regeln können dies
unterstützen:
- Alle Projekt-/ Teilprojektsitzungen
werden möglichst zeitnah protokolliert
- Keine Rechtfertigungsdiskussion
über Versäumnisse der Vergangenheit
- Kontroversen werden offen diskutiert und sind stets sachlich zu klären (keine „Killerphrasen“)
- Keine Wiedererwägung einmal
gefasster Beschlüsse
- Hierarchien spielen im Team keine
Rolle.
Die Planung muss im Laufe des Projekts regelmäßig an sich verändernde
Rahmenbedingungen und an bisher
erarbeitete Ergebnisse angepasst werden. Insgesamt ist ein Gleichgewicht
zwischen Detaillierung und Flexibilität der Projektplanung anzustreben.
Je realistischer die Planung dabei
gelingt, desto wirkungsvoller kann das
Projekt gesteuert werden und die Einhaltung von Qualitäts-, Zeit- und
Kostenzielen wird einfacher. Der
Qualität der Ergebnisse kommt im
Projektmanagement eine besondere
Bedeutung zu, da eine Nicht-Erreichung der Qualitätsanforderungen
schnell das komplette Projekt zum
Misserfolg macht. Eine qualitativ
hochwertige Dokumentation sorgt
nach Abschluss des Projekts dafür,
dass Erfolg und Zielerreichungsgrad
transparent werden und für zukünftige Vorhaben aus den Erfahrungen
gelernt wird.
Um Projektdauer und notwendige Mitarbeiter-Ressourcen planen zu können,
muss durch Erfahrungswerte und
Expertenwissen abgeschätzt werden,
wie viele Projektmitarbeiter benötigt
werden, um einzelne Arbeitspakete
abzuarbeiten. Die benötigten Kapazitäten sind am Umfang der Aufgabenpakete und an der Priorität der Aufgaben
auszurichten, Urlaubszeiten und
Krankheitstage sind in der Planung zu
berücksichtigen. Gegebenenfalls ist
auch auf eine ausgewogene Vertretung
der Interessensgruppen zu achten. Zur
Abschätzung des Aufwands sollten
kompetente Mitarbeiter aus den
zuständigen Fachbereichen hinzugezogen werden.
Zeit- und Kostenplanung
Es muss eine Abstimmung von
Arbeitspaketen und Ressourcen über
den Zeitverlauf des Projekts unter
Berücksichtigung von Aufwand,
Kosten und verfügbaren Kapazitäten
vorgenommen werden. Jetzt können
Kapazitätsengpässe sowie der kritische
Pfad eindeutig festgestellt werden. Zur
Aufstellung des Projektplans ist ein
mehrstufiger Abstimmungsprozess
zwischen Projektleitung und Linienverantwortlichen notwendig. Bei vorgegebenen Endterminen erfolgt die
Zeitplanung ausgehend von einem
festen Endtermin nach vorne. Während des Projektverlaufs muss die
Zeitplanung regelmäßig überprüft und
kurzfristig angepasst werden.
Fazit
Die termingerechte Erreichung der
Projektziele unter Erfüllung der Qualitätsanforderungen und Einhaltung
des Projektbudgets hängt maßgeblich
von Effektivität und Effizienz der Projektarbeit ab. Bereits in der Phase der
Planung wird der Rahmen für die
anschließende operative Projektarbeit
aufgespannt und damit der Grundstein für den späteren Erfolg gelegt.
Das Beherrschen erprobter Methoden, Tools und Planungskonzepte
sowie Erfahrung aus ähnlich gelagerten, erfolgreichen Projekten sind die
wesentlichen Erfolgsfaktoren für die
professionelle Projektplanung.
Ralph Erhard,
Frank Ingerfurth/sh
Crossconsulting verfügt aus langjähriger Beratungspraxis über Erfahrungen sowie eine ausgereifte Methodik und Tools für alle Phasen der Projektarbeit, von der Planung bis zur
operativen Steuerung und Durchführung. Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Ralph
Erhard (E-Mail:
[email protected]).
Projektrisiken
Die Risikoanalyse soll die frühzeitige
Erkennung von Widerständen und
Konflikten ermöglichen. Darauf aufbauend kann eine grobe Skizzierung
von Gegenmaßnahmen und Ausweichmöglichkeiten bei eintretenden Risiken
durchgeführt werden. Während des
Projekts erfolgt laufend eine Betrachtung der Kernaufgaben bezüglich:
- Kosten/ Budgetrahmen
- Ressourcen
- Aufgaben
- Risiko
- Entscheidungen.
Die (hypothetische) Betrachtung von
Risiken und deren möglichen Folgen
macht deutlich, auf welche Faktoren im
Controlling und bei der Projektsteuerung besonderen Wert gelegt werden
muss. Die Risiken müssen während der
gesamten Projektlaufzeit kontinuierlich
und systematisch überwacht werden.
Ralph Erhard ist Gründer und
geschäftsführender Gesellschafter
der Düsseldorfer Management-Beratung crossconsulting. Zuvor war er
mehrere Jahre für eine internationale Unternehmsberatung tätig und
Projektleiter der Mittelstandsberatung der Steinbeis Stiftung. Ralph
Erhard studierte in Karlsruhe und
Amherst, Massachusetts (USA) Wirtschaftsingenieurwesen und ist Autor
des Buches „Best Services: Wie Sie
Ihre Servicequalität permanent verbessern“. Er führt seit Jahren erfolgreich große und komplexe Projekte
für Kunden verschiedener Branchen
durch – unter anderem war er
gesamtverantwortlicher Projektleiter
für eines der größten OutsourcingProjekte Deutschlands mit über 100
beteiligten Banken und Sparkassen.
12.2005 PRINTEXPRESS

Download Report