Wie lange dauert mein Projekt (der Schubladentrick)

Wie lange dauert mein Projekt?
ZEITPLÄNE BESSER PLANEN MIT DEM SCHUBLADENTRICK
Kannst du am Anfang eines Projektes gut einschätzen, wie lange es dauern wird, bis alle Aufgaben
erledigt sind? Falls nicht, dann bist du in bester Gesellschaft, denn den meisten Menschen - mich
eingeschlossen - fallen solche Schätzungen für einen Projekt-Zeitplan immer wieder schwer.
Das ist auch gar nicht verwunderlich, denn ein Projekt kann definiert werden als:
Eine Unternehmung, die ein "einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis (...)
erzeugen“ soll.1
Projekte sind also keine Routineaufgaben, sondern neue und meist auch relativ komplexe
Aufgabenpakete, mit einem erhöhten Risiko für einen möglichen Misserfolg. In einer solchen
Situation, in der man vor neuen Aufgaben steht, die man so noch nie durchgeführt hat, ist es klar,
dass man sich mit einer Zeitplanung schwer tut.
Folgende - überraschend einfache - Methode der Zeitplanung, hat mir jedoch
sehr zuverlässig zu guten Schätzungen verholfen:
1. Unterteile deine Aufgaben sinnvoll in kleinere und damit besser einschätzbare Unteraufgaben.
2. Jede Aufgabe, die bis zu einem Tag an Arbeitszeit benötigt wird nun ich die folgenden ZeitSchubladen eingeordnet: Wenn du den Aufwand für eine Aufgabe nun beispielsweise auf 1,5 Stunden schätzt, dann
wandert die Aufgabe in die 2 Stunden Schublade und wird von dann auch wie eine 2-StundenAufgabe behandelt! Wenn eine Aufgabe 3 Stunden dauert, dann gehört sie in die 4-StundenSchublade.
1
Quelle: PMBOK des amerikanischen Project Management Institute (aus: Wikipedia)
Projekte mit weniger Stress erfolgreich leiten.
Jede Woche neue Tipps und Tricks auf: erfolgreich-projekte-leiten.de
3. Aufgaben, die länger als einen Tag dauern, sortierst du nach dem identischen Prinzip, aber in
folgende Zeit-Schubladen:
Natürlich kannst du dieses Prinzip auch für jede größere Zeiteinheit fortführen. Du könntest also
beispielsweise auch 1, 2, 3 oder 6 Monats-Schubladen nutzen, aber an sich handelt es sich dann
nicht mehr um Aufgaben, sondern eher um Übersichts-Pakete, die wiederum viele einzelne TeilAufgaben beinhalten. Diese Teil-Aufgaben solltest du dann wieder einzeln in die Stunden- oder
Tages-Schubladen einsortieren.
Warum funktioniert dieser Schubladentrick so gut?
Das Gute an dieser verblüffend einfachen Methode ist, dass du automatisch Pufferzeiten für dein
Projekt einbaust. Wenn du beispielsweise eine 3-Stunden-Aufgabe in eine 4-Stunden-Schublade
steckst, dann planst du so schon eine Stunde "Risikopuffer" mit ein. Da dies bei vielen deiner
Aufgaben der Fall sein wird, entsteht am Schluss eine relativ realistische Einschätzung (mit
genügend Puffer).
Probier diesen Schubladentrick doch einfach mal aus und lass mich wissen, ob er dir bei der
Zeitplanung hilft. Du erreichst mich unter [email protected].
Falls du eine andere hilfreiche Methode für die Zeitplanung einsetzt, freue ich mich natürlich auch
davon zu hören!
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