Einladung zur Hauptversammlung 2015

Petrotec AG
Borken
WKN PET111
ISIN DE000PET1111
Einladung zur Hauptversammlung
Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am
Dienstag, den 19. Mai 2015 um 11:00 Uhr
im
Holiday Inn Düsseldorf Airport
Broichhofstraße 3
40880 Ratingen
stattfinden wird.
Tagesordnung
1.
Vorlage
des
festgestellten
Jahresabschlusses
und
des
gebilligten
Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2014, des Lageberichtes für die
Gesellschaft und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2014, des
erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 und
Abs. 5, § 315 Abs. 4 HGB und des Berichts des Aufsichtsrats.
Ab Einberufung der Hauptversammlung können die vorstehenden Unterlagen, die in
der Hauptversammlung auch zur Einsichtnahme durch die Aktionäre ausliegen
werden, im Internet unter www.petrotec.de im Bereich Hauptversammlung eingesehen
werden.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den
Konzernabschluss gemäß §§ 172, 173 AktG gebilligt und den Jahresabschluss damit
festgestellt.
Damit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Einer Beschlussfassung
durch die Hauptversammlung bedarf es nicht.
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2.
Beschlussfassung über die Entlastung des Mitglieds des Vorstands
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2014 amtierenden
Mitglied des Vorstands Jean Scemama für das Geschäftsjahr 2014 Entlastung zu
erteilen.
3.
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden
Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen, und zwar
4.
3.1
Herrn Rainer Laufs für das gesamte Geschäftsjahr 2014,
3.2
Herrn Dr. Yom-Tov Samia für den Zeitraum vom 1. Januar 2014 bis zum
29. Dezember 2014 und
3.3
Herrn Isaac Isman für den Zeitraum vom 1. Januar 2014 bis zum 29. Dezember
2014.
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2015
Der Aufsichtsrat schlägt vor, Baker Tilly Roelfs AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss
des Geschäftsjahres 2015 zu wählen.
5.
Beschlussfassung über Nachwahlen zum Aufsichtsrat
Die Herren Daniel J. Oh und Brad Albin sind am 6. Januar 2015 von Amtsgericht
Coesfeld zu Aufsichtsratsmitgliedern der Gesellschaft bestellt worden. Die
gerichtliche Bestellung der Herren Daniel J. Oh und Brad Albin soll auch durch die
Hauptversammlung legitimiert werden. Die Herren Daniel J. Oh und Brad Albin
sollen daher der Hauptversammlung zur Wahl vorgeschlagen werden.
Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und nach § 8 Abs. 1
der Satzung aus drei Aufsichtsratsmitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt
werden, zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.
Eine – auch mehrfache – Wiederwahl ist zulässig.
5.1
Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Daniel J. Oh, President und Chief
Executive Officer, Renewable Energy Group, Inc. für die Zeit bis zur
Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der
Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2019 beschließt, in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Herr Daniel J. Oh ist in keinen weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten
oder vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen Mitglied.
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5.2
Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Brad Albin, Vice President Manufacturing,
Renewable Energy Group, Inc., für die Zeit bis zur Beendigung der
Hauptversammlung, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für
das Geschäftsjahr 2019 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen.
Herr Brad Albin ist in keinen weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten
oder vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen Mitglied.
Nach Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex soll der Aufsichtsrat
bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung die persönlichen und die
geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen
der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär offen
legen. Die Empfehlung zur Offenlegung beschränkt sich auf solche Umstände, die
nach der Einschätzung des Aufsichtsrats ein objektiv urteilender Aktionär für seine
Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würde. Wesentlich beteiligt im Sinn dieser
Empfehlung sind Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10 % der
stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft halten.
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats stehen die vorgeschlagenen Kandidaten in einer
persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur einem wesentlich an der PETROTEC
AG beteiligten Aktionär, der REG European Holdings B.V., Schiphol, Niederlande,
die eine mittelbare 100%ige Tochtergesellschaft der Renewable Energy Group, Inc.,
Ames, Iowa ist, deren Offenlegung empfohlen wird. Herr Oh und Herr Albin sind
beide bei der Renewable Energy Group, Inc. in leitenden Funktionen tätig und haben
zahlreiche Positionen in Konzerngesellschaften der REG-Gruppe außerhalb
Deutschlands inne.
Im Hinblick auf Ziffer 5.4.3 Satz 3 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der
Fassung vom 24. Juni 2014 wird bekannt gegeben, dass Herr Rainer Laufs als
Kandidat für das Amt des Aufsichtsratsvorsitzenden vorgeschlagen werden soll.
Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen
Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf (24.00 Uhr) des 12. Mai 2015 bei
der Gesellschaft unter der Adresse
PETROTEC AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72–74
68259 Mannheim
Fax: 0621 / 71 77 213
E-Mail: [email protected]
angemeldet haben.
Die Anmeldung hat in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zu
erfolgen. Die Aktionäre haben ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und zur Ausübung des Stimmrechts durch einen in Textform (§ 126b BGB) durch das
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depotführende Institut erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes in deutscher oder
englischer Sprache nachzuweisen.
Der Nachweis muss sich auf den Beginn (0.00 Uhr) des 21. Tages vor der Hauptversammlung
beziehen, also auf den 28. April 2015, 0.00 Uhr (sog. Nachweisstichtag).
Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft unter der vorstehenden Adresse
spätestens bis zum Ablauf (24.00 Uhr) des 12. Mai 2015 zugehen. Im Verhältnis zur
Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des
Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Verkauf oder sonstige
Übertragungen der Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Bedeutung für das
Teilnahme- und Stimmrecht des angemeldeten Aktionärs. Gleiches gilt für einen Zuerwerb
von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien
besitzen und erst danach Aktien erwerben, sind als Aktionär weder teilnahme- noch
stimmberechtigt.
Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes und der Anmeldung bei der Gesellschaft
unter der oben genannten Adresse werden Ihnen Eintrittskarten für die Hauptversammlung
übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die
Aktionäre, rechtzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die
Gesellschaft Sorge zu tragen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht
durch Bevollmächtigte, z.B. eine Aktionärsvereinigung, ein Kreditinstitut oder einen
sonstigen Dritten, ausüben lassen. Wir bieten unseren Aktionären auch an, von der
Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu
bevollmächtigen. Diese sind weisungsgebunden, müssen also zwingend entsprechend ihrer
erteilten Weisung abstimmen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine
fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des betreffenden Anteilsbesitzes nach den
vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person,
so kann die Gesellschaft eine oder mehrere dieser Personen zurückweisen.
Die Vollmacht ist gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen.
Der Widerruf einer Vollmacht und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG ebenfalls der Textform (§ 126b
BGB). Der Widerruf kann auch durch persönliches Erscheinen des Aktionärs zur
Hauptversammlung erfolgen. Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer
Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder
Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem
solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm
möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der
Vollmacht und etwaigen Weisungen das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft
hierfür bereithält. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der
Eintrittskarte zugesandt.
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Vollmachten können nach erfolgter Anmeldung und Erhalt der Eintrittskarte auch
elektronisch über das passwortgeschützte Vollmachtssystem unter www.hv-vollmachten.de
erteilt werden. Das Online-Passwort ist auf der Eintrittskarte abgedruckt. Weitere
Informationen zur Nutzung der passwortgeschützten Vollmachts-Plattform finden sich unter
der vorgenannten Internetadresse.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der
Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die ihm erteilte Vollmacht an der
Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post oder per Fax
verwenden Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter bitte nachfolgende Adresse:
PETROTEC AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72–74
68259 Mannheim
Fax: 0621 / 71 77 213
Der Nachweis der Bestellung eines Bevollmächtigten kann ferner elektronisch über die
passwortgeschützte Vollmachtsplattform unter www.hv-vollmachten.de erfolgen.
Erfolgt bereits die Erteilung der Vollmacht über das passwortgeschützte Vollmachtssystem
bzw. unter vorstehender Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein
weiterer gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung. Auch der Widerruf
einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen, also über
das passwortgeschützte Vollmachtssystem bzw. unter vorstehender Adresse, gegenüber der
Gesellschaft erklärt werden.
Aktionäre, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen ordnungsgemäß angemeldet haben,
können auch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen. Die von
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer
Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Die Vollmachten mit Weisungen müssen ebenfalls
in Textform (§ 126b BGB) erteilt werden. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Die von
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Aufträge zu Wortmeldungen
oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegen.
Für die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters kann
das den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandte Vollmachts- und
Weisungsformular verwendet werden. Nähere Einzelheiten finden Sie auch auf der
Eintrittskarte. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die
Vollmachten nebst Weisungen postalisch oder per Telefax an folgende Adresse bis spätestens
18. Mai 2015, 18.00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft) zu übermitteln:
PETROTEC AG
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72–74
68259 Mannheim
Fax: 0621 / 71 77 213
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Die Übermittlung von Vollmacht nebst Weisungen an den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter kann auch unter Verwendung des mit der Eintrittskarte zugesandten
Vollmachts- und Weisungsformulars über die passwortgeschützte Vollmachtsplattform unter
www.hv-vollmachten.de erfolgen.
Rechte der Aktionäre
Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 5 Prozent
des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, verlangen, dass
Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen
Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist
schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft unter Nachweis der
gesetzlich erforderlichen Vorbesitzzeit mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also
bis spätestens 18. April 2015 (24.00 Uhr), unter folgender Adresse zugehen:
PETROTEC AG
Vorstand
z. Hd. Investor Relations – Hauptversammlung
Frau Vera Berlin
Fürst-zu-Salm-Salm-Str. 18
46325 Borken
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge
gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten
Tagesordnungspunkt übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe des Namens des
Aktionärs und einer Begründung an folgende Adresse zu richten:
PETROTEC AG
Investor Relations – Hauptversammlung
Frau Vera Berlin
Fürst-zu-Salm-Salm-Str. 18
46325 Borken
Fax 02862 / 9100752
E-Mail [email protected]
Gegenanträge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung,
also bis spätestens 4. Mai 2015 (24.00 Uhr), unter der angegebenen Adresse eingehen,
werden einschließlich einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung allen Aktionären im
Internet unter www.petrotec.de unverzüglich zugänglich gemacht, sofern die
Voraussetzungen für eine Pflicht zur Veröffentlichung gemäß § 126 AktG erfüllt sind.
Anderweitig adressierte Gegenanträge von Aktionären bleiben unberücksichtigt. Für den
Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und zur Wahl des
Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers gelten die vorstehenden Ausführungen zu
§ 126 Abs. 1 AktG (einschließlich der angegebenen Adresse) gemäß § 127 AktG
entsprechend mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss.
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär gemäß § 131 Abs. 1 AktG vom Vorstand
Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur
sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Von einer
Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten
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Gründen absehen. Nach § 17 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ist der Vorsitzende der
Versammlung ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu
beschränken.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2, 126
Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter www.petrotec.de einzusehen.
Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft
Informationen gemäß § 124a AktG werden den Aktionären im Internet auf der Homepage der
Petrotec AG unter www.petrotec.de im Bereich Investor Relations / Hauptversammlungen
zugänglich gemacht.
Angaben zur Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der
Einberufung § 30b Abs. 1 Nr. 1 WpHG
Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 24.543.741 ist im Zeitpunkt der Einberufung der
Hauptversammlung eingeteilt in 24.543.741 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine
Stimme. Aus eigenen Aktien steht der Gesellschaft jedoch kein Stimmrecht zu. Die
Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen
Stückaktien.
Borken, im April 2015
Petrotec AG
Der Vorstand
Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:
Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns
beauftragte PR IM TURM HV-Service AG, z. Hd. Frau
Häfele, Römerstraße 72–74, 68259 Mannheim, Fax 0621 /
70 99 07.
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