Leitfaden für IAA-Erstaussteller 2015

Leitfaden für IAA-Erstaussteller 2015
1. Wichtige Unterlagen
1.1. Standanmeldung
 Um einen Messestand für die 66. IAA Pkw anzumelden, nutzen Sie bitte die Anmeldeunterlagen, die Sie auf iaa.de herunterladen können. Für einen einfachen Messestand ist das Dokument „Standanmeldung“ ausreichend. Einen grundsätzlichen Überblick gibt die IAA-Informationsbroschüre.
Eine selbsterklärende Anleitung mit Hinweisen zum korrekten Ausfüllen der Unterlagen
finden Sie hier. Bei Anmeldungen für die IAA gilt eine Mindestmietfläche von 20 m².
 Weitere Anmeldedokumente werden nur in bestimmten Fällen benötigt:
o
Haben Sie auf Seite 2 der Standanmeldung Ausstellungsgüter anderer Hersteller
angegeben, füllen Sie bitte zusätzlich das Formular „Herstellerbestätigung“ aus.
o
Wenn Sie Mitaussteller für Ihren Stand anmelden möchten, verwenden Sie dazu
bitte das Formular „Anmeldung für Mitaussteller“. Mitaussteller-Anmeldungen sind
bis zum Versand der Standbestätigung kostenlos. Nach Zusendung der Standbestätigung, die Mitte April erfolgt, wird bei jeder neu eingereichten MitausstellerAnmeldung eine Verwaltungsgebühr von € 850 berechnet.
1.2. Ausstellungsbedingungen
 Die Ausstellungsbedingungen bilden die Basis der Geschäftsbeziehungen zwischen
dem Aussteller und dem Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA) als Veranstalter.
Sie sind fester Vertragsbestandteil, den der Aussteller mit Unterzeichnung der Anmeldeunterlagen anerkennt. IAA-Ausstellern wird empfohlen, sich mit den Ausstellungsbedingungen und in Ergänzung den „Organisatorischen und technischen Richtlinien“ (s.
Punkt 1.3) vertraut zu machen.
 In den Ausstellungsbedingungen sind Punkte, wie z.B. die Pflichten des Ausstellers,
die Ausstellereigenschaft, die Zahlungsmodalitäten, die Stornobedingungen, die
Standzuteilung und Standbestätigung sowie Haftungsfragen geregelt. Hier finden Sie
die Ausstellungsbedingungen zum Download.
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1.3. Organisatorische und technische Richtlinien
In den „Organisatorischen und technischen Richtlinien“ finden Sie Informationen, die
zur Organisation, Planung, zum Aufbau und Betrieb Ihres Messeauftrittes notwendig sind. Sie sind damit ein ideales Nachschlagewerk für organisatorische oder
weitere Fragen und verfügen über ein umfangreiches Stichwortverzeichnis zur besseren Orientierung. Des Weiteren enthalten die Richtlinien technische Daten der Messehallen und des Freigeländes sowie Hinweise zum Verhalten auf dem Messegelände.
Bei der Standanmeldung erkennt der Aussteller die „Organisatorischen und technischen Richtlinien“ als festen Bestandteil der Geschäftsbeziehungen mit dem Veranstalter an. Zu folgenden Punkten bieten diese weitere Informationen (Auswahl):

Informationen zu Ansprechpartnern

Logistikfragen

Organisatorische Fragen

Abhängungen

Standbauvorgaben & -informationen

Abendveranstaltungen

Prüfung der Standbauunterlagen

Nebenräume
* Im Ausstellerbereich auf iaa.de können Sie die „Organisatorischen und technischen Richtlinien“ herunterladen, jedem Aussteller wird zudem ein gedrucktes Exemplar zugesendet. Je nach Bedarf können Sie
hier auch weitere gedruckte Exemplare anfordern.
1.4. Wichtige Termine
Einen vollständigen Überblick über für Aussteller relevante Termine finden Sie hier.
Anbei einige organisatorische Eckdaten in der Kurzübersicht (Bitte berücksichtigen Sie,
dass es bei einigen Serviceleistungen eigene Fristtermine geben kann; *per E-Mail):
Versand Vorauszahlungsrechnung*
Einsendeschluss Standbauunterlagen
(Standmiete angemeldete Fläche)
ab Anfang Februar 2015
1. Juli 2015
Versand Standbestätigung*
Aufbauzeit
ab Mitte April 2015
4. bis 14. September 2015, 18 Uhr
Versand Schlussrechnung*
66. IAA Pkw
(Standmiete zugeteilte Fläche)
ab Anfang Mai 2015
17.-27. September 2015
zzgl. Pressetage am 15. & 16. September
Versand Easyorder-Zugangsdaten*
Abbauzeit
ab Mitte Mai 2015
27. September, 19 Uhr bis 2. Oktober
2015, 24 Uhr
1.5. Geländeplan
Um einen besseren Überblick zu bekommen, wie sich die Geländebelegung zur
66. IAA Pkw in Frankfurt darstellt oder welche Ausstellergruppen in einer bestimmten
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LEITFADEN FÜR IAA-ERSTAUSSTELLER 2015
Halle aufgeplant werden, steht Ihnen hier ein anschaulicher Geländeplan zur
Verfügung. Die Archivpläne der IAA 2013 sind hier hinterlegt.
2. Organisatorisches / Kosten
2.1. Kostenüberblick
 Gegenüber dem VDA als Veranstalter entstehen dem Aussteller folgende Kosten:
Kostenpunkt
Standmiete (Kosten je zugeteiltem m²)
Kosten (Netto)
je nach Hallenebene € 166 bzw. € 138
zzgl. Seitenzuschlag 20% (zwei freie Seiten)
bis 40% (vier freie Seiten)
Freigelände € 93
€ 800
ggfs. Handverkaufsgebühr
 Neben dem obligatorischen Eintrag in die Messemedien (s. dazu auch Punkt 2.3) von
€ 279 zzgl. MwSt. können – je nach Bedarf des Ausstellers – weitere Kosten ggü.
Dritten anfallen (Auswahl):

Strom

Standbau*

Wasser

Catering

Hotelkosten/Unterkunft

ggfs. Prüfgebühren (z.B. Statik)
* Messe-/Standbauunternehmen finden Sie hier.
2.2. Zuteilungsprozess & Prüfung der Standbauunterlagen
 Standzuteilung: Nach dem Anmeldeschluss (15.12.2014) wird die Hallenaufplanung
für die IAA Pkw gestartet. Auf der Anmeldung angegebene Wünsche, wie z.B. Standgröße und Standform (freie Seiten) werden dabei soweit wie möglich berücksichtigt.
Bei der Zuteilung einer Standfläche werden Aussteller, die a) für die gleiche Standfläche anmelden wie zur vorherigen IAA Pkw oder b) Aussteller mit fristgerechter Anmeldung mit Priorität behandelt.
Bis zum Versand der Standbestätigung können aus organisatorischen Gründen keine
Platzierungsvorschläge unterbreitet werden. Bei der Zuteilung können nicht immer alle
Wünsche nach Größe, Lage, Anzahl der offenen Seiten und Dimension eines Standes
erfüllt werden. Bei der Planung kann es grundsätzlich zu einer Über- oder Unterschreitung der gewünschten Standgröße von ca. 10% kommen.
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Nach Fertigstellung der gesamten Hallenaufplanung (ab Mitte April) wird die Standbestätigung per E-Mail an den Aussteller gesendet. Zusammen mit der Standbestätigung
erhalten die Aussteller einen Hallenübersichtsplan und einen Detailplan mit der
genauen Lage und Dimension des Standes sowie allen notwendigen technischen
Angaben.
Nach dem Versand der Standbestätigungen werden neuen Interessenten auf Nachfrage Platzierungsvorschläge über noch freie Standflächen unterbreitet.
 Standbaugenehmigung: Aussteller sind verpflichtet ihre Standplanung so früh wie
möglich, spätestens aber bis zum 1. Juli 2015 per E-Mail an den VDA zu senden
([email protected]). Spätere Eingänge werden nur mit der Einschränkung angenommen, dass es zu deutlich längeren Bearbeitungszeiten kommen
kann. Es wird daher empfohlen, die Pläne zur Standbaugenehmigung möglichst frühzeitig einzureichen.
Für jeden Stand >50 m² in Ausstellungshallen und für jeden Stand im Freigelände ist
ein Standentwurf zur Prüfung und Genehmigung beim VDA einzureichen. Für Mietsystemstände aus dem Service-Angebot der Messe Frankfurt ist dies nicht erforderlich.
Weitere Informationen finden Sie in den Organisatorischen & technischen Richtlinien.
Folgende Unterlagen werden in der Regel
benötigt:
Folgende Angaben sind zur
Genehmigung notwendig:

Vermaßter Grundriss

Art der Standbaukonstruktion

mind. eine Ansicht mit Beschriftungen in
geeignetem Maßstab

Baustoffklasse der Baumaterialien von
Wänden und Bannern (z.B. B1, schwer
entflammbar)

Technische Ausrüstung (z.B. Brandmelder, Feuerlöscher)
2.3. Katalog/Eintrag in die Messemedien
 Der zweisprachig (Deutsch/Englisch) abgefasste offizielle IAA-Katalog zur
66. IAA Pkw wird vom Veranstalter herausgegeben und von der Messe Frankfurt Medien und Service GmbH hergestellt. Der Katalog erscheint ca. drei Wochen vor Beginn
der Ausstellung. Der Eintrag in den Katalog und weitere Messemedien (z.B. im Ausstellerverzeichnis auf iaa.de) ist für jeden Aussteller und Mitaussteller obligatorisch. Alle Unterlagen für den Katalogeintrag werden dem in der Standanmeldung angegebenen Hauptansprechpartner voraussichtlich im April/Mai unaufgefordert direkt von der
Messe Frankfurt per E-Mail zugeschickt. Über einen Link gelangen Sie in das Redaktionssystem, wo Sie Ihren Eintrag selbst vornehmen können. Über den Pflichteintrag
hinaus sind kostenpflichtige Erweiterungen (z.B. Firmenlogo) möglich.
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Den handschriftlich ausfüllbaren Bestellschein können Sie hier herunterladen, Hilfe
beim Ausfüllen der Einträge finden Sie hier.
 Abholmöglichkeit Freiexemplar: Jeder Aussteller erhält gegen Vorlage des Ausstellerausweises in der Halleninspektion der Halle, in der sein Stand ist, ein Freiexemplar des
IAA-Kataloges. Zusätzliche Exemplare können kostenpflichtig über „Easyorder“
(s. Punkt 2.4) bestellt werden (€ 26 je Stück).
2.4. Buchung von Serviceleistungen über Easyorder
 Easyorder, das Online-Bestellsystem der Messe Frankfurt, ist der schnelle Weg zu den
Serviceangeboten. Mit Easyorder haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Services und
Dienstleistungen bequem via Internet zu bestellen. Sie können u.a. Standbauelemente,
Catering, Strom, Internet oder einen Wasseranschluss in Auftrag geben.
Zum Login für Easyorder gelangen Sie hier. Darüber hinaus finden Sie hier die aktuelle Preisübersicht für das Messejahr 2015.
 Zugangsdaten erhält die Person, die auf Blatt 1 der Standanmeldung bei der Korrespondenzadresse (falls abweichend vom Aussteller) als Kontaktperson angegeben
wurde. Übernimmt der Aussteller die Korrespondenz selbst, erhält die eingetragene
Kontaktperson die Zugangsdaten. Die Zugangsdaten werden in beiden Fällen an die
angegebene E-Mail („pers. Mail für Veranstalter“) gesendet.
2.5. Werbemöglichkeiten
 Im Rahmen der IAA gibt es verschiedene Werbemöglichkeiten, um Ihr Unternehmen
darzustellen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Werbung auf der offiziellen IAAWebsite, in der offiziellen IAA-Smartphone-App, in IAA-Publikationen oder rund um das
Messegelände, IAA-Werbemittel zur Besucherwerbung, verschiedene Sponsoringmöglichkeiten, Download und eigene Nutzung des IAA Key Visuals, Pressekonferenzen
und Pressefächer.
Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier.
 Bitte berücksichtigen Sie, dass darüber hinaus Werbung nur innerhalb des eigenen
Standes gestattet ist. Anderweitige, nicht genehmigte Werbemaßnahmen, die nachweislich außerhalb des Standes auf dem Messegelände stattfinden (z.B. Verteilaktionen auf dem Gelände), werden mit einer Verwarngebühr geahndet.
Laufend aktualisierte und ergänzte Informationen und Unterlagen (z.B. zu Auf- & Abbaubestimmungen, Einfahrtsregelungen usw.) finden Sie auf iaa.de im Ausstellerbereich
unter der Rubrik „Unterlagen“.
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