Gestion des congés avec ADP Workforce Now® Automatic Data Processing, Inc. ES Canada Marques de commerce d’ADP Le logo d'ADP, ADP, ADP Workforce Now et VOTRE SUCCÈS, C'EST NOTRE AFFAIRE sont des marques de commerce déposées d'ADP, Inc. Marques de commerce de tiers Global Crossing et Ready-Access sont des marques de commerce déposées de Global Crossing Holdings, Ltd. aux États-Unis et dans d'autres pays. Microsoft, Excel et Word sont des marques de commerce déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et dans d'autres pays. Toutes les autres marques de commerce et de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. © 2014 ADP, Inc. et ses concédants. Tous droits réservés. GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® GUIDE DE L'INSTRUCTEUR Table des matières Introduction du cours But du cours .................................................................................................................. 1 Objectifs du cours.......................................................................................................... 1 Programme .................................................................................................................... 2 Module 1 : Notions de base sur la gestion des congés avec ADP Workforce Now Module 1 Introduction ................................................................................................ 1-1 But ....................................................................................................................... 1-1 Objectifs .............................................................................................................. 1-1 Aperçu du processus d'implantation ........................................................................... 1-2 Présentation du module de gestion des congés d'ADP Workforce Now .................... 1-3 Aperçu ................................................................................................................. 1-3 Types de congés .................................................................................................. 1-3 Avantages du module de gestion des congés ...................................................... 1-3 Politiques sur les congés ..................................................................................... 1-4 Processus de demande de congé Aperçu ................................................................................................................. 1-5 Cheminement des données sur les congés .................................................................. 1-7 Aperçu ................................................................................................................. 1-7 Flux des données vers le système de paie ........................................................... 1-7 Calendrier d'équipe..................................................................................................... 1-8 Calendrier des employés indiquant les dates interdites Mode de calcul et d'affichage des soldes au niveau de l’entreprise ......................... 1-10 Mode de calcul et d'affichage des soldes au niveau de l’employé .................... 1-11 Exploration : Consultation des soldes ............................................................... 1-12 Module 1 Sommaire ................................................................................................. 1-13 Vérification des connaissances ................................................................................. 1-14 Module 2 : Gestion des demandes de congé des employés Module 2 Introduction ................................................................................................ 2-1 But ....................................................................................................................... 2-1 Objectifs .............................................................................................................. 2-1 Entrée d'une demande de congé Aperçu ................................................................................................................. 2-2 Exploration : Le calendrier des employés ........................................................... 2-2 Démonstration : Soumettre une demande en tant qu'employé ................................... 2-5 Démonstration : Soumettre une demande au nom d'un employé ............................... 2-6 2014 ADP, Inc. iii W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® GUIDE DE L'INSTRUCTEUR Démonstration : Répondre à la demande de congé d'un employé .............................. 2-9 Démonstration : Annuler une demande de congé déjà approuvé au nom d'un employé211 Module 2 Sommaire ................................................................................................. 2-12 Module 3 : Production de rapports et correction des données sur les congés Module 3 Introduction ................................................................................................ 3-1 But ....................................................................................................................... 3-1 Objectifs .............................................................................................................. 3-1 Rapports sur les congés .............................................................................................. 3-2 Que sont les rapports standard sur les congés? ................................................... 3-2 Rapports et descriptions ...................................................................................... 3-2 Rapports standard Mon équipe............................................................................ 3-2 Démonstration : Produire un rapport détaillé sur les congés .............................. 3-3 Démonstration : Produire un rapport sur les demandes de congé ....................... 3-4 Examen des demandes de congé en attente ................................................................ 3-5 Aperçu ................................................................................................................. 3-5 Exploration : La page Demandes en attente de traitement .................................. 3-5 Démonstration : Examen des demandes de congé en attente .............................. 3-7 Correction des données sur les congés ....................................................................... 3-9 Démonstration : Corriger les données sur les congés ....................................... 3-10 Gestion des demandes de congé pour des dates passées ................................... 3-11 Module 3 Sommaire ................................................................................................. 3-12 Conclusion du cours Assistance après le cours .............................................................................................. -1 Centre de services aux clients d'ADP Centre d'assistance d'ADP Workforce Now ............................................................... 4-3 The Bridge .................................................................................................................. 4-4 Conclusion du cours ................................................................................................... 4-5 2014 ADP, Inc. iv W006_ILT_WFN60V01_0614 Gestion des congés avec ADP Workforce Now® Introduction du cours Automatic Data Processing, Inc. ES Canada GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® INTRODUCTION DU COURS Introduction du cours But du cours Ce cours vous fournira les connaissances et l'expérience pratique requises pour vous rendre à l'aise avec le module gestion des congés d'ADP Workforce Now®. Objectifs du cours À la fin de ce cours, les participants… Connaîtront les concepts et fonctions de base du module de gestion des congés Seront en mesure de traiter les demandes de congé des employés Pourront produire des rapports pour connaître les soldes de congés Seront en mesure de corriger les soldes de congés 2014 ADP, Inc. 1 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® INTRODUCTION DU COURS Programme Ce cours couvre plusieurs notions. Chaque notion et chaque module de formation sur ADP Workforce Now® ont été conçus de façon à compléter la notion/le module précédent. À la fin de la formation, vous aurez une idée globale du fonctionnement de chaque module individuellement, et de leur interaction entre eux pour former une solution complète. En plus, ADP offre trois différents outils en ligne conçus pour vous guider dans votre apprentissage après le cours. Ce cours porte sur les sujets suivants : Modules Sujets abordés Module 1 : Notions de base sur la gestion des congés Présentation du module de gestion des congés d'ADP Workforce Now Politiques de gestion des congés Processus de demande de congé Calendrier d'équipe Calendrier des employés indiquant les dates interdites Mode de calcul et d'affichage des soldes au niveau de l'entreprise Mode d'affichage des soldes au niveau de l'employé Module 2 : Gestion des demandes de congé des employés Entrée d'une demande de congé Démonstration : Soumettre une demande en tant qu'employé Démonstration : Soumettre une demande au nom d'un employé Démonstration : Répondre à la demande de congé d'un employé Démonstration : Annuler une demande de congé déjà approuvée au nom d'un employé Cheminement des données sur les congés Module 3 : Production de rapports et correction des données sur les congés Rapports sur les congés Démonstration : Produire un rapport détaillé sur les congés Démonstration : Produire un rapport sur les demandes de congé Examen des demandes de congé en attente Démonstration : Examiner les demandes de congé en attente Correction des données sur les congés Démonstration : Corriger les données sur les congés 2014 ADP, Inc. 2 W006_ILT_WFN60V01_0614 Gestion des congés avec ADP Workforce Now® Module 1 : Notions de base sur le module de gestion des congés GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Module 1 Introduction But Cette partie du cours vous donnera un aperçu du module de gestion des congés d'ADP Workforce Now. Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure de… Décrire sommairement le module de gestion des congés Décrire la notion de politiques sur les congés en lien avec le module de gestion des congés Expliquer le but du processus de demande de congé Décrire le cheminement d'une demande de congé approuvée Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier d'équipe Définir la notion de jours d'interdiction et savoir comment ils s'affichent dans le calendrier des employés Comprendre comment les soldes de congés sont calculés et affichés dans le module de gestion des congés, au niveau de l'entreprise Décrire comment les soldes sont affichés au niveau employé, et reconnaître les politiques affichées dans le calendrier d'un employé et dans les pages de demande de congé 2014 ADP, Inc. 1-1 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Aperçu du processus d'implantation Le tableau qui suit vous offre un aperçu des différentes tâches du processus d'implantation, vous indique qui est responsable de leur exécution dans le module de gestion des congés de Workforce Now, et présente les chemins d'accès correspondants dans Workforce Now, le cas échéant : Tâche d'implantation Exécutant et chemin d'accès, s'il y a lieu : Remplir le document d'analyse des congés Équipe d'implantation Créer les politiques sur les congés Équipe d'implantation Créer les processus liés aux congés Équipe d'implantation Attribuer les politiques sur les congés Le praticien attribue les politiques sur les congés Chemin d'accès : Employés > Congé > Transferts de politiques Le superviseur/gestionnaire vérifie si les politiques sur les congés ont été correctement attribuées Chemin d'accès : Mon équipe > Mon équipe > Situation de la politique Le praticien vérifie les soldes de congés Vérifier et valider les soldes de congés Chemin d'accès : Employés > Congé > Soldes de congés Le superviseur/gestionnaire valide les soldes de congés Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Soldes de congés 2014 ADP, Inc. 1-2 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Présentation du module de gestion des congés d'ADP Workforce Now Aperçu La saisie et l'approbation des demandes de congé et le calcul des congés accumulés constituent des tâches cruciales pour la gestion de votre personnel. Le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now est une solution entièrement automatisée qu'utilisent les employés, les superviseurs, les gestionnaires et les praticiens pour effectuer ces tâches efficacement. Types de congés Les employés peuvent demander les congés suivants en fonction des politiques de votre entreprise : Vacances Maladie Deuil Raison personnelle Perfectionnement professionnel Fonctions de juré Avantages du module de gestion des congés Le module de gestion des congés offre les avantages suivants : Entrée des renseignements une seule fois pour ensuite les consulter à différents endroits (fiches de présence, horaires ou système de paie). Application automatisée en libre-service permettant aux employés de gérer leurs heures. Accès facile aux données d'équipe pour aider les gestionnaires à organiser les horaires. Possibilité de définir des processus personnalisés pour les approbations. Calendrier de dates d'interdiction pour faire connaître aux employés les dates où ils ne peuvent ou ne doivent pas prendre congé. Différentes vues de calendrier pour faciliter l'organisation des horaires et l'approbation des congés. Les utilisateurs du module Horaires et présences peuvent consulter les congés approuvés dans les horaires et les fiches de présence des employés. Données détaillées sur les demandes de congé et les cumuls antérieurs, actuels et futurs pour que les employés et leurs gestionnaires voient quand les demandes ont été soumises, approuvées ou refusées. Exemple Edward Bonner souhaite prendre deux jours de vacances la semaine prochaine. Son gestionnaire peut approuver sa demande, l'approuver partiellement ou la refuser. La demande est affichée dans le calendrier de l'employé et dans le calendrier d'équipe du gestionnaire. Si la demande est approuvée, le solde des congés accumulés de l'employé est automatiquement mis à jour en fonction des congés pris. Les soldes s'affichent en regard de la fenêtre de demande de congé par commodité pour les employés. 2014 ADP, Inc. 1-3 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Politiques sur les congés Aperçu Avant d'utiliser la fonction de congé, vous devez définir un ensemble de règles qui précisent le mode d'accumulation et d'utilisation des congés par les employés. C'est ce qu'on appelle les politiques sur les congés. Vous devez définir une politique différente pour chaque type de congé dont vous voulez faire le suivi. Vous pouvez créer un nombre illimité de politiques. À l'aide du document d'analyse de vos besoins relatifs aux congés, votre spécialiste de l'implantation vous aidera à définir les politiques sur les congés et à les attribuer aux employés. Après la création d'une politique sur les congés, vous devez déterminer à quels employés elle sera attribuée. Par exemple, si vous créez des politiques sur les congés distinctes pour les vacances des employés à temps plein et à temps partiel, vous pourrez ensuite leur attribuer la politique appropriée en fonction de leur nombre d'heures de travail. Exemple L'entreprise ABC accorde trois semaines de vacances à ses employés lorsqu'ils commencent leur emploi. Après cinq années de service, le nombre de semaines de vacances passe à quatre. Une politique de l'entreprise précise que les employés peuvent demander un congé seulement après trois mois de service. Politiques basées sur le solde et non basées sur le solde En plus des politiques sur les congés de votre entreprise, les politiques sur les cumuls définissent la manière dont les congés sont accumulés. Les cumuls de votre entreprise peuvent être basés sur un solde, où le nombre d'heures gagnées est basé sur des critères spécifiques, comme l'ancienneté, et où les heures prises sont déduites de celles gagnées, ou bien ne pas être basés sur un solde et aucun suivi des soldes n'est alors effectué, comme pour les congés de deuil. Types et descriptions Type Description Basée sur le solde Politique en vertu de laquelle un suivi des soldes d'heures est effectué. Le cumul de ces heures peut se faire selon des critères comme l'ancienneté, les vacances, les congés de maladie, les congés flottants, etc. Non basée sur le solde Politique en vertu de laquelle aucun suivi des soldes d'heures n'est effectué, comme pour les congés pour fonctions de juré ou de deuil. Exemples Les heures de vacances sont accordées à chaque période de paie en fonction de l'ancienneté. Lorsqu'un employé prend congé, son solde d'heures est mis à jour en fonction des congés accumulés et pris. C'est ce qu'on appelle des cumuls basés sur le solde. Au contraire, les congés pour fonctions de juré sont rattachés à une politique de cumul non basée sur le solde. Lorsqu'un employé prend congé en vertu d'une telle politique, les heures de congé prises entraînent l'affichage d'un nombre négatif dans la fenêtre Solde disponible. 2014 ADP, Inc. 1-4 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Processus de demande de congé Aperçu Votre spécialiste de la mise en œuvre définit un processus d'approbation pour la gestion des demandes de congé de vos employés. Le processus d'approbation est configuré séparément des politiques. Par exemple, un gestionnaire pourrait réviser chaque demande de congé, puis les soumettre au praticien des RH pour révision finale. Pour en savoir plus sur les processus d'approbation, vous pouvez suivre la formation Gestion des flux de travail pour ADP Workforce Now. Le processus d'approbation est appelé « processus de demande de congé ». Le diagramme suivant vous en offre un exemple : 2014 ADP, Inc. 1-5 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Étapes et descriptions Le tableau suivant décrit le processus illustré ci-dessus. Étape Description 1. L'employé soumet une demande de congé. L'employé entre sa demande dans son calendrier. 2. Le gestionnaire reçoit la demande et y répond. Les gestionnaires peuvent voir la liste des demandes présentées par leur équipe soit dans le centre de messages, soit en passant par le chemin d'accès suivant : Mon équipe > Congé > Liste de demandes. Le gestionnaire consulte son calendrier d'équipe pour voir les demandes des employés qui sont en attente ou déjà prévues à l'horaire. Il peut approuver entièrement la demande, l'approuver partiellement ou la refuser. 3. Le supérieur du gestionnaire reçoit la réponse de celui-ci. Les supérieurs des gestionnaires peuvent voir la liste des demandes présentées par leur équipe de gestionnaires, soit dans le centre de messages, soit en passant par le chemin d'accès suivant : Mon équipe > Congé > Liste de demandes. Le supérieur du gestionnaire est la dernière personne à intervenir dans le processus de demande de congé. 4. Le praticien des RH est la dernière personne à intervenir dans le processus de demande de congé. 2014 ADP, Inc. 1-6 Les praticiens des RH peuvent voir et approuver la liste des demandes présentées par leur équipe de gestionnaires, soit dans le centre de messages, soit en passant par le chemin d'accès suivant : Employés > Congé > Liste de demandes. W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Cheminement des données sur les congés Aperçu Les congés approuvés seront transmis au système de paie pour que l'employé puisse être payé. Flux des données vers le système de paie Le diagramme suivant montre les étapes du processus de demande de congé, débutant par la soumission de la demande par l'employé et se terminant par l'envoi des données au système de paie en vue de leur traitement. Notez bien que si vous disposez du module Horaires et présences, les heures de congé approuvées s'afficheront dans l'horaire et sur la fiche de présence de l'employé, puis seront incluses dans un lot de données de paie. Pour les employés qui n'utilisent pas le module Horaires et présences, les heures de congé approuvées seront acheminées directement au système de paie. 2014 ADP, Inc. 1-7 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Calendrier d'équipe Une fois que les politiques sur les congés et les processus ont été définis, la plupart des tâches de gestion seront effectuées à partir du calendrier d'équipe. Ce calendrier permet aux gestionnaires de voir quels employés prennent des congés pendant quelles semaines. Il peut aussi présenter les renseignements suivants : Congés en attente et approuvés Horaires des employés Jours fériés de l'entreprise Dates d'interdiction Les gestionnaires utilisent le calendrier d'équipe pour déterminer si l'effectif est suffisant aux dates sélectionnées. Les employés disposent d'un outil similaire appelé Mes pairs, qui leur permet de voir les congés demandés par leurs collègues. 2014 ADP, Inc. 1-8 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Calendrier des employés indiquant les dates d'interdiction Les employés demandent des congés à partir de leur propre calendrier. L'état d'une demande s'affiche en lettres directement dans le calendrier. Par exemple, si une demande de congé a été approuvée, vous verrez le mot « approuvé » en regard du type de demande. De la même façon, les demandes de congé qui sont en attente seront désignées par l'expression « en attente » en regard du type de demande. Votre entreprise peut définir des heures ou des jours d'interdiction auxquels les employés ne peuvent pas soumettre de demandes de congé, sauf dans des cas exceptionnels sujets à approbation. Les jours d'interdiction peuvent varier d'un employé à l'autre en raison des besoins de planification différents basés sur son rôle ou son poste. 2014 ADP, Inc. 1-9 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Mode de calcul et d'affichage des soldes au niveau de l'entreprise Une option du système vous permet de modifier la logique de calcul régissant l'affichage des soldes dans l'ensemble du module de gestion des congés. Cette option peut être activée par les utilisateurs praticiens disposant des autorisations d'accès requises. Par défaut, elle est désactivée. Voici comment accéder à ce paramètre : Chemin d'accès : Configuration > Outils > Options système > Congé L'illustration suivante vous montre comment se présente l'option en question dans la page Options système :: Lorsque la case est cochée, les soldes affichés dans le module de gestion des congés comprennent seulement les transactions jusqu'à la date sélectionnée (champ « Soldes en date du »). Essentiellement, c'est le solde courant qui sera donc affiché, un peu comme sur un relevé de compte bancaire. De plus, lorsque la case est cochée, le solde affiché n'englobe pas les demandes de vacances qui ont été prises ou accumulées pour plus tard, et aucun minimum n'y est appliqué. Lorsque vous décochez la case, les soldes affichés tiendront compte des transactions futures et des minimums définis dans la politique sur les soldes applicable. Le solde représente alors le nombre total pouvant être utilisé dès maintenant. Il s'agit du même solde que l'on utilise pour valider les demandes de congé soumises par l'utilisateur. 2014 ADP, Inc. 1-10 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Mode d'affichage des soldes au niveau de l'employé Les soldes s'affichent à la gauche du calendrier des employés. L'option système sélectionnée pour le module de gestion des congés détermine de quelle façon les soldes s'affichent dans le champ Soldes en date du. Même si les employés ne peuvent contrôler le mode de calcul et d'affichage des soldes dans le champ Soldes en date du, ils peuvent choisir quelles politiques afficher dans leur calendrier et à la page de demande de congé, en choisissant parmi les politiques sur les congés configurées dans le système. L'illustration qui suit représente un calendrier d'employé dans lequel l'icône menant aux paramètres (roue dentelée) est encadrée en rouge : Les employés peuvent cliquer sur la roue dentelée pour personnaliser l'affichage des politiques dans leur calendrier. Par exemple, s'ils souhaitent voir uniquement les politiques concernant les congés flottants, les congés de maladie et les vacances, ils peuvent choisir de masquer les autres politiques, comme illustré ici : 2014 ADP, Inc. 1-11 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Exploration : Consultation des soldes Lorsqu'ils souhaitent demander un congé, vos employés peuvent toujours vérifier leur solde de congés accumulés directement dans leur calendrier. Ils peuvent aussi obtenir cette information en consultant leur fiche de présence si vous utilisez le module Horaires et présences. Si votre entreprise a choisi d'activer l'option « En date du », les employés peuvent connaître leur solde de congés projeté à une date ultérieure. Il s'agit d'une option propre à l'ensemble de l'entreprise. Selon la configuration de l'option système pour le module de gestion des congés de votre entreprise, le solde affiché peut être le solde courant, ou un solde englobant les transactions Cette option doit être configurée pour chaque employé. Les employés peuvent masquer les politiques sur les congés s'ils préfèrent ne pas les voir dans leur calendrier ou dans la fenêtre de demande de congé. 2014 ADP, Inc. 1-12 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Module 1 Sommaire Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure de... Décrire sommairement le module de gestion des congés Décrire la notion de politiques sur les congés en lien avec le module de gestion des congés Expliquer le but du processus de demande de congé Décrire le cheminement d'une demande de congé approuvée Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier d'équipe Définir la notion de jours d'interdiction et savoir comment ils s'affichent dans le calendrier des employés Comprendre comment les soldes de congés sont calculés et affichés dans le module de gestion des congés, au niveau de l'entreprise Décrire comment les soldes sont affichés au niveau employé, et reconnaître les politiques affichées dans le calendrier d'un employé et dans les pages de demande de congé 2014 ADP, Inc. 1-13 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 1 : NOTIONS DE BASE SUR LE MODULE DE GESTION DES CONGÉS Vérification des connaissances 1. Vrai ou faux : Le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now est une solution entièrement automatisée permettant d'entrer et d'approuver des demandes de congé, et d'effectuer automatiquement le calcul des congés accumulés. 2. Complétez la phrase suivante : Un(e) __________ sur les congés est une série de règles qui définissent comment les employés accumulent et prennent leurs congés. 3. Vrai ou faux : Le module de gestion des congés comporte deux types de politiques sur les congés : basées sur le solde et non basées sur le solde. 4. Vrai ou faux : Lorsqu'une demande de congé est approuvée, le solde de congés accumulés de l'employé est automatiquement mis à jour pour tenir compte des heures prises. 5. Complétez la phrase suivante : Le (la) ___________ de demande de congé est un processus d'approbation pour la gestion des demandes de congé. 6. Vrai ou faux : Le calendrier d'équipe permet aux gestionnaires de voir quels employés prennent des congés pendant quelles semaines. Il indique également les jours fériés de l'entreprise et les dates d'interdiction. 7. Complétez la phrase suivante : Les jours ____________ sont les jours pour lesquels les employés ne peuvent pas demander congé, sauf dans des cas exceptionnels sujets à approbation. 8. Vrai ou faux : Les praticiens ne peuvent pas configurer le mode de calcul et d'affichage des soldes à l'échelle de l'entreprise. 9. Vrai ou faux : Les employés peuvent voir leurs soldes directement dans leur calendrier et à la page de demande de congé. 2014 ADP, Inc. 1-14 W006_ILT_WFN60V01_0614 Gestion des congés avec ADP Workforce Now® Module 2 : Gestion des demandes de congé des employés GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Module 2 Introduction But Au terme de ce module, vous serez en mesure de gérer les demandes de congé soumises par vos employés ou par les gestionnaires. Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure de… Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier des employés Indiquer où se trouvent les soldes de congés Entrer une demande de congé Entrer une demande de congé en tant que gestionnaire au nom d'un employé Répondre à la demande de congé d'un employé en tant que gestionnaire Annuler une demande de congé déjà approuvée en tant que gestionnaire au nom d'un employé 2014 ADP, Inc. 2-1 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Entrée d'une demande de congé Aperçu Vos employés peuvent entrer des demandes de congé pour un ou plusieurs jours dans leur calendrier d'employé. Avant de soumettre une demande, les employés peuvent consulter leur solde de congés disponibles afin de vérifier s'ils ont accumulé suffisamment de temps pour leur demande. Exploration : Calendrier d'employé Le chemin d'accès pour atteindre le calendrier d'employé est le suivant : Moi-même > Congé > Demander un congé. Éléments et descriptions Élément 2014 ADP, Inc. Description Jours désignés Votre entreprise peut désigner certaines journées à afficher dans une couleur différente, comme la date de la paie, pour indiquer qu'il s'agit d'une journée particulière. Tableau de synthèse des soldes Permet de voir les soldes calculés pour chacune de vos politiques sur les congés avant de demander un congé. Les soldes sont la somme des opérations associées aux différentes politiques sur les congés, de la date de début définie à la date « Solde en date du ». Ils sont regroupés dans le tableau de synthèse des soldes. Jours d'interdiction Si un calendrier de dates d'interdiction a été attribué, les employés peuvent voir les jours où ils ne sont pas autorisés à prendre congé. Autres vues La liste Mon calendrier permet aux employés de voir leur propre calendrier et celui de leurs pairs. 2-2 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Éléments et descriptions Élément Description En date du Permet à l'employé de voir son solde projeté à la date indiquée, si cette option a été configurée dans la solution de votre entreprise. Le calcul tient compte des congés déjà accumulés et des congés approuvés au cours de la période. Politique Les politiques attribuées à l'employé sont affichées dans une liste. Les employés peuvent choisir d'afficher seulement certaines politiques dans leur calendrier et dans la fenêtre de demande de congé. Solde disponible Les soldes disponibles tiennent compte des demandes suivantes, si leur date précède ou correspond à la valeur Solde en date du : Heures prises Congés attribués (cumulés selon la politique sur les congés ou importés) Congés à attribuer plus tard Montants reportés Redressements Les soldes disponibles n'incluent pas les demandes programmées ni les congés en attente. Programmés Les demandes programmées comprennent les demandes approuvées dont la date est postérieure à celle figurant dans le champ Solde en date du. Renseignements importants Selon les paramètres de gestion des congés définis par votre entreprise, si vous utilisez le champ En date du pour projeter un solde d'heures, il se peut que le résultat obtenu ne corresponde pas aux valeurs réelles des cumuls. Demandez à votre spécialiste de l'implantation des clarifications concernant les paramètres de votre entreprise pour vous assurer de bien comprendre l'incidence du champ En date du. 2014 ADP, Inc. 2-3 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Soumettre une demande en tant qu'employé Voici une démonstration de la marche à suivre pour soumettre une demande de congé en tant qu'employé. Mise en situation La famille d'Edward Bonner organise une réunion annuelle chaque été qui tombe toujours la première semaine du mois d'août. Le premier lundi d'août est un jour férié dans plusieurs provinces. Il s'agit donc d'une semaine très populaire pour les vacances. Edward veut présenter sa demande le plus tôt possible pour avoir plus de chances d'obtenir l'approbation de son gestionnaire. Il demande donc congé du 5 au 8 août pour assister à sa réunion de famille. Il n'a pas besoin de demander congé pour le lundi 4 août, parce qu'il s'agit d'un jour férié. Il doit vérifier son solde d'heures avant d'envoyer sa demande à son gestionnaire. Puisqu'Edward doit aussi prévoir son hébergement pour la semaine, il demande à son gestionnaire d'approuver sa demande de congé d'ici la fin de la semaine suivante. Activité : Soumettre une demande en tant qu'employé Chemin d'accès : Moi-même > Congé > Demander un congé Étape Action 1 Dans le calendrier, cliquez sur la flèche pointant vers la droite à côté du mois pour avancer au mois d'août. 2 Sélectionnez les cellules du 5 au 8 août. Pour sélectionner plusieurs jours, utilisez l'une des deux méthodes suivantes : Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et glissez le curseur sur les dates voulues Maintenez la touche CTRL enfoncée et sélectionnez les dates voulues individuellement Souvenez-vous que vous n'avez pas besoin de sélectionner le lundi 4 août puisqu'il s'agit d'un jour férié. 3 Cliquez sur le bouton Demander un congé. Les champs Politique sur les congés, Montant et Heure de début seront remplis automatiquement avec les données de la politique la plus utilisée. 4 Dans le champ Commentaires, entrez ce qui suit : Réunion de famille annuelle Remarque : L'évaluateur peut voir toutes les notes entrées par les employés. 5 Dans le champ Veuillez répondre à la demande avant le :, choisissez une date s'inscrivant dans la semaine suivante. 6 Cliquez sur Soumettre pour soumettre la demande en vue de la faire approuver. Si un processus a été défini pour la gestion des demandes de congé, la demande sera acheminée au gestionnaire ou au superviseur des horaires et des présences, s'il y a lieu. 2014 ADP, Inc. 2-4 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Soumettre une demande au nom d'un employé Voici une démonstration de la marche à suivre pour soumettre une demande de congé en tant qu'employé. Mise en situation Peter Biggins aimerait prendre des vacances pendant la semaine du 4 au 8 août. Il vient de gagner un voyage en Europe et c'est à ce moment qu'il aura lieu. Il téléphone à son gestionnaire, Samuel Barbato, pour lui annoncer la bonne nouvelle. Il lui demande d'entrer la demande de congé pour lui. Activité : Soumettre une demande au nom d'un employé Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Demander un congé Étape Action 1 Cliquez sur la loupe et sélectionnez Peter Biggins. 2 Cliquez sur le signe plus (+). 3 Cliquez sur la flèche pointant vers la droite à côté du mois pour avancer au mois d'août. 4 Sélectionnez le 5 août comme date de début du congé, et le 8 août comme date de fin. Souvenez-vous que vous n'avez pas besoin de sélectionner le lundi 4 août puisqu'il s'agit d'un jour férié. 5 Entrez 7 dans le champ Nombre, et 8:30 AM dans le champ Heure de début. 6 Dans le champ Commentaires, entrez A gagné un voyage en Europe. 7 Cliquez sur Soumettre pour approuver automatiquement la demande. Remarque : Lorsque la demande est soumise par un gestionnaire ou un superviseur, il se peut qu'aucune autre approbation ne soit requise, selon les processus d'approbation en vigueur dans votre entreprise. La demande s'affichera dans le calendrier de l'employé comme un congé approuvé. Lorsqu'un praticien soumet une demande au nom d'un employé, elle est automatiquement approuvée. Renseignements importants Si votre entreprise utilise le module Horaires et présences, les demandes de congé des employés s'affichent ou non sur leurs fiches de présence et sur leurs horaires en fonction du statut des demandes. Les demandes en attente et approuvées apparaissent sur les fiches de présence. Les soldes de congés d'un employé peuvent être consultés à partir de sa fiche de présence, en cliquant sur le lien « Voir les soldes de congés ». Seules les demandes approuvées sont affichées dans les horaires. 2014 ADP, Inc. 2-5 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Répondre à la demande de congé d'un employé Voici une démonstration de la marche à suivre pour répondre à une demande de congé soumise par un employé. Mise en situation Samuel Barbato est le gestionnaire de Peter Biggins et d'Edward Bonner. Samuel consulte le calendrier de son équipe pour répondre aux demandes de congé de ses employés. Il remarque qu'Edward a soumis une demande de congé pour la même période que Peter. Samuel est au courant parce qu'il vient tout juste d'entrer la demande au nom de Peter, pour que celui-ci puisse participer au voyage en Europe qu'il a gagné. Samuel préfère que les membres de son équipe ne s'absentent pas en même temps. Il pourrait donc refuser la demande d'Edward, mais il est prêt à faire une exception. Edward demande congé pour assister à la réunion annuelle de sa famille. Samuel veut faire sentir à ses employés qu'il encourage l'équilibre entre le travail et la vie personnelle; il approuve donc sa demande. Pour éviter que d'autres membres de l'équipe demandent congé pour cette même plage de dates, il envoie un courriel au praticien des ressources humaines, Donald East, et lui demande de marquer la semaine du 4 au 8 août dans le calendrier comme étant une plage de dates d'interdiction. Activité : Répondre à une demande de congé soumise par un employé, 1re partie - Approuver la demande Chemin d'accès : Centre de messages Étape Action 1 Cliquez sur l'icône du Centre de messages. 2 Cliquez sur l'icône Action et sélectionnez Évaluer. 3 Cliquez sur Vérifier horaire. La demande de congé qui vient d'être approuvée pour Peter Biggins figure dans la fenêtre Congés de mon équipe. 4 Cliquez sur le bouton Approuver. Autre chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Liste de demandes. 2014 ADP, Inc. 2-6 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Activité : Répondre à une demande de congé soumise par un employé, 2e partie - Afficher les congés de tous les employés dans le calendrier d'équipe Chemin d'accès : Mon équipe > Mon équipe > Calendrier d'équipe Étape 2014 ADP, Inc. Action 1 Cliquez sur la date appropriée, à gauche dans le calendrier, pour changer la période si elle n'est pas visible. 2 Avancez jusqu'au mois d'août. 3 Faites défiler la page vers le bas pour voir les dates de vacances approuvées pour Peter Biggins et Edward Bonner. 2-7 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Démonstration : Annuler une demande de congé déjà approuvée pour un employé Voyons maintenant comment annuler une demande de congé déjà approuvée au nom d'un employé. Mise en situation Edward Bonner avait demandé congé un vendredi du mois dernier. Finalement, il a dû travailler pour terminer un projet avant sa date limite. Il doit donc annuler sa demande de congé pour cette journée. Normalement, Edward pourrait annuler lui-même sa demande, mais il est absent du bureau et n'a pas accès à un ordinateur. Il téléphone à Samuel Barbato, son gestionnaire, et lui demande d'annuler la demande de congé approuvée pour lui. Activité : Annuler une demande de congé déjà approuvée au nom d'un employé Chemin d'accès : Mon équipe > Congé > Liste de demandes > Onglet Historique des demandes Étape Action 1 Cliquez sur le nom d'Edward Bonner pour afficher toutes ses demandes de congé. 2 Cliquez sur le signe plus (+) en regard de la demande pour l'annuler. 3 Dans la rangée contenant la date concernée, cliquez sur l'icône Action et sélectionnez Annuler la demande. 4 Cliquez sur Oui pour annuler la demande. 5 Dans le champ Raison de l'annulation, entrez Edward a dû travailler pour terminer un projet à temps. Remarques importantes Les employés, les gestionnaires et les praticiens peuvent annuler les demandes datant de 60 jours tout au plus. Lorsqu'une demande est annulée, le nombre d'heures qu'elle comportait se rajoute automatiquement au solde de congés. Si les heures de l'employé sont comptabilisées par le module Horaires et présences, un ajustement de paie sera également créé sur la fiche de présence de l'employé. Dans le cas des employés dont les heures ne sont pas comptabilisées, le praticien devra effectuer un ajustement manuel dans le module de paie de Workforce Now pour la demande de congé annulée. 2014 ADP, Inc. 2-8 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® MODULE 2 : GESTION DES DEMANDES DE CONGÉ DES EMPLOYÉS Module 2 Sommaire Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure de... Reconnaître les éléments figurant dans le calendrier des employés Indiquer où se trouvent les soldes de congés Entrer une demande de congé Entrer une demande de congé en tant que gestionnaire au nom d'un employé Répondre à la demande de congé d'un employé en tant que gestionnaire Annuler une demande de congé déjà approuvée en tant que gestionnaire au nom d'un employé 2014 ADP, Inc. 2-9 W006_ILT_WFN60V01_0614 Gestion des congés avec ADP Workforce Now® Module 3 : Production de rapports et correction des données sur les congés MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Module 3 Introduction But Au terme de ce module, vous aurez appris à utiliser les rapports sur les congés et à suivre les directives pour corriger les soldes de congés. Objectifs À la fin de ce module, vous serez en mesure de… Travailler avec les rapports sur les congés Examiner les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés 2012–2014 ADP, Inc. 3-1 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Rapports sur les congés Que sont les rapports standard sur les congés? Le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now comporte plusieurs rapports conçus spécifiquement pour présenter des données sur les congés, par exemple les suivantes : Les soldes Les demandes Le nombre d'heures accumulées, prises ou programmées Les attributions de politiques sur les congés Les praticiens et les gestionnaires peuvent utiliser les rapports pour déterminer la situation actuelle de leurs employés en matière de congés. Rapports et descriptions Le tableau suivant décrit les rapports standard sur les congés que vous pouvez exécuter. Rapport Description Rapport détaillé sur les congés Ce rapport présente des détails à propos des congés (heures accumulées, prises ou programmées) pour chaque politique sur les congés, et donne le total de chaque catégorie pour une période déterminée. Rapport sommaire sur les congés Ce rapport donne le sommaire des heures pour chaque politique, pour une période déterminée. Affectation des politiques sur les congés Ce rapport offre une liste détaillée des politiques sur les congés ayant été attribuées aux employés ou retirées de leur dossier à une date déterminée. Demandes de congé Ce rapport donne des détails sur les demandes de congé des employés pour la période sélectionnée. Conseil utile Exécutez le rapport sur les demandes de congé pour les dates correspondant à la période de paie que vous voulez traiter, et répondez à toute demande en attente avant de créer votre lot de données de paie. Mes rapports d'équipe (standard) Les gestionnaires et les superviseurs peuvent accéder aux rapports sur les congés énumérés cidessous par le chemin d'accès suivant : Rapports > Mes rapports d'équipe > Congé. Attributions des politiques sur les congés de mon équipe Demandes de congé de mon équipe Sommaire des soldes de congé de mon équipe Détails sur les soldes de congés de mon équipe 2012–2014 ADP, Inc. 3-2 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Démonstration : Produire un rapport détaillé sur les congés L'exécution des rapports standard sur les congés se fait de la même façon que les autres rapports standard. Pour produire un rapport sans modification, cliquez sur l'icône Action associée au rapport, puis cliquez sur Exécuter. ADP vous recommande d'exécuter le Rapport sur les demandes de congé avant chaque paie pour vous assurer que le suivi des demandes de congé s'effectue correctement. Voici une démonstration de la marche à suivre pour produire un rapport détaillé sur les soldes de congé. Mise en situation Donald East, le praticien des RH de l'entreprise Geneva Entertainment, souhaite valider les soldes de congés des employés et s'assurer que les employés prennent le reste de leurs congés accumulés avant la fin de l'année fiscale. Il doit donc produire un rapport détaillé sur les congés. Activité : Produire un rapport détaillé sur les congés Point de départ : Rapports > Rapports standard > Congé Étape Action 1 Cliquez sur le rapport Détails sur les soldes de congés. 2 Dans la liste des entreprises disponibles, sélectionnez un ou plusieurs codes d'entreprise à inclure dans le rapport. 3 Dans le champ Date de transaction, sélectionnez la période voulue. 4 Dans la liste Sélectionner les politiques sur les congés, sélectionnez les politiques sur les congés voulues. 5 Dans la liste Sélectionner le type de transaction, sélectionnez le type de transactions voulu. 6 Dans le champ Sélectionner une liste, sélectionnez un groupe en particulier, au besoin. 7 Dans la section Options de tri, sélectionnez les options de tri à appliquer au rapport. 8 Cliquez sur Exécuter. 9 À la page Résultat - Tous les rapports, cliquez sur le rapport Détails sur les soldes de congés pour l'ouvrir. 10 Consultez ou imprimez les résultats du rapport. 2012–2014 ADP, Inc. 3-3 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Cette page a été laissée en blanc intentionnellement. 2012–2014 ADP, Inc. 3-4 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Examen des demandes de congé en attente Aperçu Vous devez répondre aux demandes de congé marquées comme étant en attente dans le rapport sur les demandes de congé pour la période de paie en cours avant d'ajouter les données sur les congés au lot de données de paie. Si la personne qui devait évaluer la demande à l'origine n'est pas disponible, vous pourrez le faire vous-même à partir de la page Demandes en attente de traitement. Exploration : Page Demandes en attente de traitement La page Demandes en attente de traitement énumère les demandes de congé et les demandes de report de congés en attente pour les employés dont vous pouvez voir et modifier les dossiers. En tant que praticien, vous pouvez utiliser cette page pour répondre à une ou plusieurs demandes, y compris celles qui avaient été acheminées à d'autres évaluateurs en vue d'obtenir leur approbation. 2012–2014 ADP, Inc. 3-5 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Éléments et descriptions Élément Description Filtrer par Vous pouvez filtrer les demandes en attente par nom d'employé (prénom ou nom) et par plage de dates (période de la demande). Marquer tout comme étant approuvé Cliquez sur ce lien pour sélectionner l'action Approuver pour toutes les demandes affichées sur la page. Seules les demandes énumérées sur la page en cours d'affichage seront approuvées. Par exemple, si le tableau compte 11 rangées et que seules les dix premières sont affichées (1–10 sur 11), l'action Approuver aura seulement une incidence sur les 10 rangées visibles. Lignes par page Ce champ permet de sélectionner le nombre de lignes à afficher par page. Le nombre maximal a été établi à 10 demandes. S'il existe plus de 10 demandes en attentes, utilisez les flèches de navigation pour atteindre les autres pages. Action Sélectionnez l'une des actions suivantes : Laisser en attente (action par défaut, à utiliser lorsque vous n'êtes pas prêt à intervenir) Approuver Refuser Annuler Nom de l'employé Les entrées sont classées par nom d'employé, puis en fonction des dates figurant dans les colonnes Date de soumission et Période de la demande. Il n'est pas possible de trier les colonnes. Période de la demande Indique les jours demandés. Les demandes de plus d'un jour comportent un bouton de déploiement permettant d'en afficher tous les détails. Politique sur les congés Indique quelle politique sur les congés est associée à la demande. Si celle-ci est associée à plus d'une politique, elle sera accompagnée de la mention « Multiple ». Nombre Indique le nombre de jours ou d'heures demandés. État Cette page énumère toutes les demandes dont l'état est En attente ou En cours. État Description En attente L'employé a soumis une demande nécessitant une approbation, et elle n'a pas encore été approuvée. En cours L'employé a soumis une demande nécessitant de multiples approbations. Par exemple, son supérieur immédiat a approuvé sa demande, mais elle doit maintenant être approuvée par un cadre intermédiaire. L'état de la demande passera à Approuvée lorsque toutes les approbations requises auront été obtenues. Remarque : Les demandes ayant un autre état ne sont pas affichées dans cette page. Commentaires 2012–2014 ADP, Inc. Si l'employé a entré des commentaires au moment de soumettre sa demande, l'icône de commentaire s'affichera dans cette colonne. Cliquez sur cette icône pour voir les commentaires de l'employé. 3-6 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Démonstration : Examiner les demandes de congé en attente Nous allons maintenant voir comment examiner les demandes de congé en attente. Mise en situation Donald East, le praticien des RH de l'entreprise Geneva Entertainment, doit créer un lot de données de paie pour le cycle de paie en cours. Il a exécuté un rapport sur les demandes de congé pour vérifier s'il restait des demandes en attente pour la période de paie. Le rapport indique que Samuel Barbato et plusieurs de ses employés ont des demandes de congé qui sont encore en attente. Comme Samuel est en vacances, il ne peut pas approuver les demandes. Donald les traite donc pour Samuel ainsi que pour ses employés. Activité : Examiner les demandes de congé en attente, 1re partie — La page Demandes en attente de traitement Point de départ : Traiter > Congé > Traiter les demandes en attente Étape 1 Action Déterminez la durée du congé demandé. S'il s'agit d'une demande pour... Une journée Plusieurs jours 2 Alors 1. Dans le champ Action, sélectionnez Approuver, Refuser ou Annuler. 2. Passez à l'étape 3. 3. Déployez l'élément dans la colonne Période de la demande. 4. Passez à l'étape 2. Sélectionnez une action. Si vous voulez : Appliquer la même action à tous les jours de la demande Appliquer des actions différentes à un ou plusieurs jours de la demande Alors 5. Dans le champ Action de la première rangée de la demande couvrant plusieurs jours, sélectionnez Approuver, Refuser ou Annuler. 6. Passez à l'étape 3. 7. Dans le champ Action en regard de la rangée voulue de la demande couvrant plusieurs jours, sélectionnez Approuver, Refuser ou Annuler. 8. Répétez l'étape 1 pour chacune des journées de la demande. 9. Remarque : Si vous sélectionnez Approuver, Refuser ou Annuler pour n'importe laquelle des rangées d'une demande couvrant plusieurs jours, vous ne pourrez pas laisser de rangées en attente. Vous devez sélectionner une action pour toutes les rangées de la demande. 10. Passez à l'étape 3. 3 Cliquez sur Traiter les demandes. Résultat : Un message de confirmation s'affichera. 2012–2014 ADP, Inc. 3-7 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Activité : Examiner les demandes de congé en attente, 2e partie — La page Détails Étape Action 1 Dans la colonne Commentaires de la rangée correspondant à la demande en cours d'examen, cliquez sur l'icône de commentaire, s'il y a lieu. Après l'avoir lu, cliquez cliquez sur Fermer. 2 Dans la colonne Période de la demande de la rangée correspondant à la demande en cours d'examen, cliquez sur la date. 3 Cliquez sur Vérifier horaire pour vérifier si d'autres employés ont demandé congé pour les mêmes jours que ceux couverts par la présente demande. Cliquez ensuite sur Vérifier horaire pour refermer la fenêtre. 4 Entrez votre réponse à la demande. Si vous voulez : Approuver une demande Alors 11. Dans le champ Commentaires, entrez vos commentaires à l'intention de l'employé, s'il y a lieu. 12. Cliquez sur Approuver. Approuver ou refuser partiellement une demande 13. Cochez la case Examiner chaque jour individuellement. 14. Sélectionnez Refuser pour les jours que vous souhaitez refuser, le cas échéant. 15. Dans le champ Commentaires, entrez des commentaires à l'intention de l'employé ou des autres approbateurs, s'il y a lieu. 16. Cliquez sur Terminé. Résultat : Toutes les demandes que vous approuvez à partir de cette page seront considérées comme entièrement approuvées, court-circuitant tous les autres niveaux d'approbation du processus. La demande de congé envoyée au gestionnaire ou au superviseur de l'employé dans le Centre de messages sera marquée comme étant traitée. À la page Employés > Congé > Liste de demandes, votre nom et la date d'approbation apparaîtront dans la colonne « Approuvée par » de la demande que vous venez d'approuver. 2012–2014 ADP, Inc. 3-8 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Correction des données sur les congés Aperçu Parfois, les demandes de congé des employés peuvent être approuvées après le traitement de la paie, ou encore être incorrectement identifiées - par exemple, un congé de maladie ayant été entré comme un jour de vacances. Vous pouvez facilement apporter des corrections pour faire en sorte que les heures soient associées au bon code de gain dans les modules Paie et Horaires et présences, de façon à ce que les soldes de congés des employés soient exacts. Raisons de corriger les données sur les congés Après qu'une demande de congé a été approuvée, vous ne pouvez plus modifier les détails de celle-ci. Vous devrez peut-être annuler la demande approuvée et en soumettre une nouvelle pour l'une des raisons suivantes : Lorsque l'employé a créé la demande, il a sélectionné par erreur la mauvaise politique et la demande a quand même été approuvée. L'employé a pris congé, mais pour une raison autre que celle qu'il avait sélectionnée dans sa demande à l'origine. L'employé a demandé un jour de congé entier, mais il a finalement travaillé une partie de la journée. 2012–2014 ADP, Inc. 3-9 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Démonstration : Corriger les données sur les congés Voyons maintenant comment corriger les données sur les congés. Mise en situation Peter Biggins a demandé huit heures de vacances au cours d'une période de paie précédente, et Samuel Barbato a approuvé sa demande. Peter voulait en fait demander un congé de maladie, et non un jour de vacances. En tant que praticien, Donald East peut corriger cette erreur en annulant la demande de vacances au nom de Peter et en soumettant une demande de congé de maladie pour le même jour. Le solde de congés de Peter s'ajustera automatiquement. Peter pourrait faire ces corrections lui-même. Donald a accepté de les faire pour lui parce qu'il s'apprête à effectuer le traitement de la paie et il ne veut pas avoir à attendre que Samuel Barbato, le superviseur de Peter, approuve la nouvelle demande. Activité : Annuler et soumettre de nouveau une demande de congé Point de départ : Employés > Congé > Liste de demandes Étape Action 1 Cliquez sur le nom de l'employé. 2 Cliquez sur l'icône Action dans la rangée de la demande et sélectionnez Annuler la demande. Résultat : Une fenêtre de confirmation s'ouvrira. 3 Cliquez sur Oui. 4 Cliquez sur Ajouter (+). 5 Dans le champ Date de début, cliquez sur l'icône du calendrier et sélectionnez la date de la demande. 6 Sélectionnez la politique sur les congés appropriée et entrez le nombre d'heures et l'heure de début. 7 Entrez des commentaires, s'il y a lieu. 8 Cliquez sur Soumettre. 2012–2014 ADP, Inc. 3-10 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Gestion des demandes de congé pour des dates passées Il est possible de soumettre et d'annuler des demandes de congé pour des dates antérieures. De nouvelles demandes peuvent être soumises pour des dates précédant de 60 jours ou moins la date courante. Les demandes en attente et approuvées peuvent être annulées si elles avaient été soumises dans les 60 jours précédant la date courante. Lorsque des changements sont apportés à des demandes présentées à une date s'inscrivant dans une période de paie antérieure, vous en serez automatiquement avisé aux endroits suivants : Pour les employés qui n'utilisent pas le module Horaires et présences, les données sur les congés s'afficheront comme un ajustement dans les données de paie (lot de données de paie) Pour les employés qui utilisent le module Horaires et présences, les demandes de congé soumises ou annulées pour des dates s'inscrivant dans une période de paie antérieure s'afficheront automatiquement dans les fiches de présence des employés comme un ajustement, pendant la période de paie courante. 2012–2014 ADP, Inc. 3-11 W006_ILT_WFN60V01_0614 MODULE 3 : PRODUCTION DE RAPPORTS ET CORRECTION DES DONNÉES SUR LES CONGÉS GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW Module 3 Sommaire Maintenant que vous avez terminé ce module, vous devriez être en mesure de... Travailler avec les rapports sur les congés Examiner les demandes de congé en attente Corriger les données sur les congés 2012–2014 ADP, Inc. 3-12 W006_ILT_WFN60V01_0614 Gestion des congés avec ADP Workforce Now® Conclusion du cours Automatic Data Processing, Inc. ES Canada GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® ONCLUSION DU COURS Assistance après le cours Ressources additionnelles en ligne ADP offre de multiples points d'accès pour ses ressources en ligne : Le Centre de services aux clients d'ADP : Bibliothèque de ressources en ligne où les clients peuvent obtenir différents types d'information. The Bridge : Communauté en ligne parrainée par ADP où les clients peuvent partager leurs connaissances et compétences et obtenir des réponses à leurs questions de la part des autres clients ou d'ADP. Centre d'assistance de Workforce Now : Outil en ligne intégré à Workforce Now. Il permet aux utilisateurs d'accéder aux ressources suivantes : Marches à suivre Documentation en ligne sur une foule de sujets Concentrés de connaissances sur une foule de sujets Voyons maintenant comment accéder à chacune de ces précieuses ressources. 2014 ADP, Inc. 4-1 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® ONCLUSION DU COURS Centre de services aux clients d'ADP Le Centre de services aux clients d'ADP est une ressource en ligne offerte à tous les clients d'ADP. Les utilisateurs peuvent accéder à une multitude de ressources grâce à cet outil : Centre de fin d'année comprenant du matériel de référence et des formulaires Trousses de bienvenue, manuels de formation, concentrés de connaissances et service d'inscription en ligne Programme de suivi des avantages santé pour les clients ayant souscrit aux services de gestion de la santé et des avantages sociaux d'ADP Options de soutien en ligne et de service Accès au Centre de services aux clients et navigation Étape Action 1 Tapez www.adp.ca dans la barre d'adresse de votre navigateur. 2 Cliquez sur le lien Centre du client dans le coin supérieur droit de la page. 3 Entrez votre code d'entreprise et votre adresse de courriel et cliquez sur Entrez. Résultat : Vous vous retrouvez à la page d'accueil du Centre de services aux clients. 4 Voyons où se trouvent les ressources concernant Workforce Now dans le Centre de services aux clients. Cliquez sur le lien Concentrés de connaissances sous le titre Formation. Résultat : Vous vous retrouvez à la page Bienvenue à la bibliothèque des concentrés de connaissances et la section intitulée Concentrés de connaissances se déploie pour afficher tous les produits pour lesquels des concentrés de connaissances sont offerts. 2014 ADP, Inc. 4-2 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® ONCLUSION DU COURS Centre d'assistance d'ADP Workforce Now Les utilisateurs ont accès à cet outil en tout temps. Il donne accès à différentes ressources d'aide en ligne : Directives sous forme de marche à suivre. Concentrés de connaissances (courts vidéos de formation d'une durée de 2 à 3 minutes) sur une foule de sujets. Documents offrant à l'utilisateur de l'information détaillée sur le sujet recherché. Accès au Centre d'assistance de Workforce Now® et exécution d'une recherche Étape Action 1 Cliquez sur le lien Soutien dans le coin supérieur droit de l'écran. 2 Tapez Performance dans le champ de recherche et appuyez sur Entrée ou sur l'icône représentant une loupe pour lancer la recherche. Résultat : Une liste de tous les sujets contenant le mot Performance s'affiche. 3 4 Examinez la liste des ressources disponibles. SI vous voulez : 72191_ezLaborManagerCANENG_Part3 Consulter un document : Cliquez sur l'onglet Documentation et sélectionnez le sujet voulu. Obtenir une marche à suivre : Cliquez sur l'onglet Connaissance et sélec le sujet voulu. Visionner un concentré de connaissances : Cliquez sur l'onglet Apprentissage et séle le sujet voulu. Dans cet exemple, nous allons sélectionner l'onglet Apprentissage et le sujet Démarrage d'une évaluation de performance. Résultat : Le concentré de connaissances s'ouvrira dans une fenêtre distincte et sa lecture débutera. 5 2014 ADP, Inc. À la fin du visionnement, cliquez de nouveau sur le lien Soutien pour fermer la fenêtre. 4-3 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® ONCLUSION DU COURS The Bridge The Bridge est une communauté en ligne parrainée par ADP et exclusive à ses clients. Elle rassemble des praticiens des RH et de la paie venant de partout au Canada et offre aux utilisateurs un environnement où ils peuvent poser des questions, obtenir des réponses et faire du réseautage avec leurs pairs. Il n'y a aucuns frais pour accéder à la communauté, qui est une excellente ressource pour obtenir du soutien sur une variété de sujets. Avantages de s'inscrire à The Bridge Permet aux praticiens de la paie et aux professionnels des RH comme vous d'entrer en contact avec leurs pairs par l'entremise d'un forum convivial entièrement accessible en ligne, afin de discuter et d'échanger de l'information. Ressource de soutien additionnelle où l'on trouve des réponses aux questions fréquemment posées et de l'information destinée aux entreprises clientes d'ADP de toute taille, peu importe le produit qu'elles utilisent. Forum accessible en tout temps, partout au Canada. Facile à utiliser. Accès et inscription à The Bridge Étape Action 1 Tapez www.adp.ca dans la barre d'adresse de votre navigateur. 2 Cliquez sur le lien Centre du client dans le coin supérieur droit de la page. 3 Entrez votre code d'entreprise et votre adresse de courriel et cliquez sur Entrez. 4 Cliquez sur le lien Fin d’année. 5 Cliquez sur lien Visit The Bridge au bas de la page pour vous inscrire. The Bridge Registration/Login Page 2014 ADP, Inc. 4-4 W006_ILT_WFN60V01_0614 GESTION DES CONGÉS AVEC ADP WORKFORCE NOW® ONCLUSION DU COURS Conclusion du cours Sommaire Dans ce cours, vous avez appris à utiliser bon nombre des fonctions offertes dans le module de gestion des congés d'ADP Workforce Now. Vous avez également appris à exécuter certains rapports sur les congés. Objectifs du cours Vous êtes maintenant en mesure d'effectuer ce qui suit : Entrer une demande de congé Répondre à la demande de congé d'un employé Comprendre le cheminement d'une demande de congé après son approbation Exécutez des rapports sur les congés Corriger les soldes de congés accumulés Évaluation de la formation Merci de votre participation à ce cours, nous espérons vous compter de nouveau parmi nous prochainement. Vos commentaires sont essentiels à notre démarche d'amélioration continue. Veuillez prendre quelques minutes pour remplir notre courte évaluation afin que nous puissions continuer de vous offrir des programmes de formation de grande qualité. 2014 ADP, Inc. 4-5 W006_ILT_WFN60V01_0614
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