Gestion des congés

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Ressources Humaines
Procédure :
- Gestion des congés
Version
VF
Action
Conception
Validation V
Projet
Validation V
Finale
Entité
Nom des intervenants
Date
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure décrit la démarche de la gestion des congés au sein de la société THERMO DARIAS.
Élément déclencheur : Renseignement des plannings du congé annuel.
Élément de clôture : Intégration des données de congés dans la paie et archivage des pièces justificatives.
1.2. Définitions
1.3. Règles de gestion
RDG 1. Le registre des congés payés doit être tenu et mis à jour en permanence
RDG 2. Toute demande de congé doit être matérialisée par une demande signée par le demandeur, validée
par le responsable de service, visée par l'Agent Administratif du Personnel et approuvée par le Gérant
Associé.
RDG 3. Le nombre de salariés en congé simultanés ne doit pas dépasser la moitié du personnel dans le
même service.
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Agent Administratif du Personnel
Agent de Paie
Chef Comptable
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Acteurs jouant le rôle
Demandeur
Responsable de Service
Responsable Hiérarchique
Salarié Absent
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3. Logigramme de la procédure
Dema ndeur
Res pons able
de S ervice
Agent Adminis tratif du P ers onnel
G é ra nt As s ocié
Agent de P aie
Ve rs le 15 du
mois de Mai de
chaque anné e
Rens eigner un
pla nning des
congés
P la n n in g d e s c o n g é s
C e ntra lis er les plannings des
congés
Une s e maine
avant la date de
dé but du congé
Re mplir une
dema nde de
congé
De m ande de c o ngé
E ta blir une s ynthès e des plannings
de congé
Valider la
demande
de congé
S y n th è s e d e s
p la n n in g s d e c o n g é
De m ande de c o ngé
Vis er la demande de congé
De m a nd e de c o ng é
Approuver la
dema nde de congé
De m ande de c o ngé
?
Dema nde approuvée
Non
Oui
Mettre à jour le regis tre
des congés payés
C las s er la demande de congé a u
nivea u du dos s ier du pe rs onnel
C o p ie d e la
d e m and e d e c o ng é
A la re pris e du
travail
E ta blir
l'attes ta tion de
repris e du
travail
A tte s ta tio n d e re p ris e
d u tra v a il
Vis er
l'a tte s tation de
repris e du
tra va il
A tte s ta tio n d e re p ris e vis é e
C las s er l'a ttes tation de
repris e du tra va il
F in du mois
P répa rer un état mens uel des congés
C hef C ompta ble
Dire cteur
Adminis tra tif et
F ina ncier
P ro v is io n p o u r c o n g é s
P ro vis io n p o ur
c o ng é s
Manuel des procédures
Va lider la
provis ion pour
congés à pa yer
C a lculer la provis ion pour
congés à pa yer
E ta t m e ns u e l d e s c o n g é s
Intégrer les congés
da ns la pa ie de la
période concernée
C las s er l'état
mens uel des congés
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4. Opérations de la procédure
Renseigner un planning des congés
Acteur(s) :
Vers le 15 du mois de Mai de chaque année, chaque Responsable de Service s'entretient avec les collaborateurs de
son service afin de renseigner le planning des congés.
Une fois renseigné, le planning des congés est transmis par chaque Responsable de Service à l'Agent Administratif
du Personnel.
Centraliser les plannings des congés
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la réception des plannings de congés dûment renseignés par les Responsables de Service, l'Agent Administratif
du Personnel procède à la centralisation de ces plannings de façon à avoir un seul planning de congé regroupant
l'ensemble du personnel de la société.
Etablir une synthèse des plannings de congé
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Suite à la centralisation des plannings de congé, l'Agent Administratif du Personnel établit une synthèse des
plannings de congé tout en vérifiant :
- que les demandes de congé simultanées ne dépassent pas la moitié du personnel dans le même service ;
- que le nombre de jours demandés en congé ne dépasse pas le droit de congé acquis par chaque salarié ;
Une fois la synthèse des plannings de congé est établie, celle-ci est transmise au Gérant Associé au plus tard le 30
Mai pour information.
Remplir une demande de congé
Acteur(s) :
Une semaine au moins avant son congé, le Demandeur remplit une demande de congé en deux exemplaires puis la
transmet au Responsable de Service pour validation.
Cette demande doit comporter les informations suivantes :
- Nom et prénom du demandeur,
- Date de renseignement de la demande,
- Intitulé du département,
- Nature du congé demandé,
- Nombre de jours ouvrables demandés,
- Date de début et date fin du congé (du ../../.... au ../../.... inclus),
- Coordonnées permettant de joindre le demandeur durant la période du congé,
- Signature du demandeur.
Valider la demande de congé
Contrôle
Acteur(s) :
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A la réception de la demande de congé dûment remplie par le demandeur, le Responsable de Service s'assure de la
disponibilité de la personne qui remplacera le Demandeur puis valide la demande de congé.
Une fois validée, la demande de congé est transmise à l'Agent Administratif du Personnel pour visa.
Viser la demande de congé
Acteur(s) :
Contrôle
Agent Administratif du Personnel
A la réception de la demande de congé dûment validée par le Responsable de Service, l'Agent Administratif du
Personnel s'assure du non dépassement des droits au congé puis renseigne son avis sur la demande de congé et la
transmet au Gérant Associé pour approbation.
Approuver la demande de congé
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de la demande de congé, le Gérant Associé s'assure qu'elle a été validée par le Responsable de Service
et que l'avis de l'Agent Administratif du Personnel est favorable. Ensuite, le Gérant Associé approuve la demande
de congé.
En cas d'anomalie, le Gérant Associé rejette la demande de congé.
Une fois la décision est prise, la demande de congé est retournée à l'Agent Administratif du Personnel.
Mettre à jour le registre des congés payés
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Dans le cas où le Gérant Associé approuve la demande de congé, l'Agent Administratif du Personnel procède à la
mise à jour du registre des congés payés.
Classer la demande de congé au niveau du dossier du
personnel
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Suite à la mise à jour du registre de congé payés ou à la réception de la demande de congé non approuvée par le
Gérant Associé, l'Agent Administratif du Personnel informe le Demandeur en lui transmettant une copie de la
demande de congé.
Ensuite il procède au classement de la demande au niveau du dossier de personnel du Demandeur.
Etablir l'attestation de reprise du travail
Acteur(s) :
A la date prévue de reprise de travail, le salarié établit une attestation de repris.
Une fois établi, le salarié signe ce document qui contient les éléments suivants :
- Nom du salarié,
- Sa qualification,
- Le département auquel il appartient,
- La date de début et celle de la fin du congé.
Le salarié transmet ce document à son supérieur hiérarchique pour signature.
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Viser l'attestation de reprise du travail
Acteur(s) :
A la réception de l'attestation de reprise du travail auprès du salarié, le supérieur hiérarchquie procède à sa
signature et la transmet à l'Agent Administratif du Personnel.
Classer l'attestation de reprise du travail
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
Suite à la réception de l'attestation de travail, l'Agent Administratif du Personnel s'assure qu'elle est dûment visée
par le supérieur hiérarchique.
Ensuite, l'Agent Administratif du Personnel procède à son classement.
Préparer un état mensuel des congés
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la fin de chaque mois, l'Agent Administratif du Personnel prépare un état mensuel des congés pris durant le mois
et le transmet à l'Agent de Paie.
Intégrer les congés dans la paie de la période concernée
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception de l'état mensuel des congés pris, l'Agent de Paie rapproche les jours manquants au niveau des relevés
de pointage avec cet état puis intègre ce dernier au niveau de la paie du mois concerné.
Classer l'état mensuel des congés
Acteur(s) :
Agent de Paie
Suite à l'intégration des congés pris au niveau de la paie, l'Agent de Paie procède au classement de l'état mensuel des
congés à son niveau.
Calculer la provision pour congés à payer
Acteur(s) :
Agent Administratif du Personnel
A la fin de chaque mois, l'Agent Administratif du Personnel procède au calcul de la provision pour congés sur la
base du registre des congés payés.
Le calcul de la provision est présenté comme suit :
Pour chaque salarié, la provision est égale à : [(Salaire de base + Prime d'ancienneté)/ 26 jours] * Solde de jours de
congé à la fin du mois;
La provision pour congés à payer est égale à la somme des provisions par salarié (sans prendre en considération les
soldes négatifs).
La société doit, également, provisionner les charges sociales correspondantes.
L'Agent Administratif du Personnel communique ensuite le détail de calcul de la provision pour congés au
Directeur Administratif et Financier pour validation.
Valider la provision pour congés à payer
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
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A la réception du détail de calcul de la provision pour congés à payer auprès de l'Agent Administratif du Personnel,
le Directeur Administratif et Financier s'assure que le calcul a été correctement effectué puis valide la provision
pour congés à payer et la communique au Chef Comptable pour comptabilisation.
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