TERMES DE REFERENCES GED dmw Vf2

TERMES DE REFERENCES POUR LA SELECTION D’UN CONSULTANT INDIVIDUEL POUR
L’ETUDE ET LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DE
DOCUMENTS A LA COORDINATION NATIONALE DU PRCG
I.
CONTEXTE DE LA MISSION
Dans le cadre de sa politique de relance économique et de lutte contre la pauvreté, la République
Démocratique du Congo a élaboré un contrat de
gouvernance dont
le processus de
décentralisation est l’une des priorités transversales.
L’article 171 de la Constitution prévoit que les finances publiques du pouvoir central et celles des
provinces sont distinctes. Dans ce contexte, le Gouvernement a mis en place, grâce au
financement de l’Association Internationale de Développement (IDA), don H 365-DRC, un Projet
de Renforcement des Capacités en Gouvernance (PRCG) dans le but de moderniser et de
renforcer la gestion des finances publiques tant au niveau central que provincial.
Par ailleurs, le Gouvernement reconnaît que les Technologies de l'Information et de la
Communication (TIC) font partie des outils de base pouvant faciliter ces réformes et qu’elles
deviendront encore plus importantes pendant cette ère nouvelle de décentralisation. Cela
nécessitera l’informatisation des procédures de gestion de manière à opérer la saisie et le
traitement des données en temps réel ainsi que le transfert électronique de celles-ci
afin
d’instaurer et de garantir la transparence dans cette gestion.
Pour ce faire, le gouvernement a l’intention d’utiliser une partie de ce fonds pour effectuer les
paiements au titre du contrat de service de Consultant individuel chargé de l’étude de la mise en
place d’un système de gestion électronique de documents à la coordination nationale du PRCG.
Le Projet de Renforcement des Capacités (PRCG) vise à soutenir la modernisation de sa gestion
administrative et financière avec les outils des Nouvelles Technologie de l’Information et de la
Communication.
Le volume accru des activités du PRCG nécessite un environnement de travail adéquat et
performant qui requiert entre autres la mise en place d’un système d’archivage électronique
permettant ainsi d’optimiser et/ou de matérialiser le classement de divers documents des projets à
sa gestion et d’obtenir un accès rapide et efficient à toutes les informations, afin de pouvoir les
utiliser à tout moment dans les processus de gestion fiduciaire des projets à sa charge.
Afin d’assurer une gestion pérenne des documents de travail (documents administratifs et
financiers, de passation des marchés et techniques, lettres, e-mails,…), l’archivage électronique
préconisé a été identifié comme étant un des meilleurs instruments pour stocker et garder les
données essentielles découlant des activités du PRCG.
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L’utilisation des technologies de l’information et de la communication dans l’administration
congolaise pourrait permettre d’accélérer le processus de modernisation. La mise en œuvre d’une
administration électronique pourrait constituer un levier important sur lequel la réforme de
l’administration devrait reposer.
Pour ce faire, le PRCG se propose de recourir aux services d’un consultant individuel spécialiste
qui sera chargée de la conception et de la mise en place dudit système d’archivage électronique à
son sein.
Le consultant sélectionné va prester sous la responsabilité Coordonnateur National et la
supervision de l’ICT Project Manager du PRCG.
II.
OBJECT DE LA MISSION
a) L’objectif global de la mission est de procéder à une étude devant déboucher à la mise en
place d’un système de Gestion Electronique des Documents (GED) du PRCG Coordination
Nationale.
b) L’objectif spécifique est de permettre au PRCG d’améliorer le système d’archivage enfin
d’optimiser la gestion de ses documents d’origines et des formats différents dans une
optique de management de la qualité, de l’efficacité, de la sécurité et au respect de règles
et normes légales.
III.
Tâches spécifiques à réaliser et responsabilités du consultant individuel
Composante n°1 : Etude pour la conception ou l’acqu isition d’un applicatif et une base des
données
destinée à la Gestion Electronique des Documents (GED) à la Coordination
Nationale du PRCG
PHASE 1: Approfondissement du diagnostic de l'existant et de la proposition du système
Le consultant individuel devra approfondir ce diagnostic et proposer une solution optimale
pour une mise en place efficace du système. Au début de sa mission, le consultant devra
appuyer les responsables de la documentation (secrétaire archiviste) de la Cellule pour une
amélioration des méthodes de classements et leur conformité avec les bonnes pratiques
actuelles en la matière.
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PHASE 2: Proposition de la liste matérielle pour la mise en œuvre de la GED
•
Acquisition du matériel : le consultant conseillera le PRCG pour le matériel à
acquérir notamment les scanners, imprimantes, serveurs, robot de backup ou
autres pour une réussite optimale du projet (donner la liste complète des matériels,
des logiciels et leurs spécifications techniques à acheter par le PRCG pour la mise
en œuvre effective de la GED.
•
Installation du nouveau système : après acquisition des matériels et les logiciels par le
PRCG, le consultant (individuel) recruté pour les études, aura la tâche de la mise en
œuvre effective du système GED c.-à-d. réalisera l'installation et le paramétrage du
système en faisant participer l'équipe du PRCG dans le cadre d'un transfert de
compétence;
•
Elaboration d'un guide de gestion des documents électronique et physique : le consultant
individuel va fournir
les
guides
d'installation et d'utilisation pour assurer, à terme,
l'autonomie de l'équipe du projet.
•
Récupération et dématérialisation du passif : le consultant réalisera
l'acquisition électronique du passif décrit plus haut et son introduction dans
le système.
PHASE 3: Renforcement des capacités des utilisateurs
Le prestataire assurera la formation des utilisateurs du logiciel (il assurera aussi la formation en
réseau et en base données).La mise en place d’un didacticiel permettant une auto formation est
fortement appréciée.
•
Formation approfondie des gestionnaires (5 personnes).
•
Formation générale du personnel (10 personnes),
•
Accompagnement par le prestataire pour assistance et suivi des travaux pour
une période de six (06) mois après l'installation du nouveau système.
IV.
ETENDUE DE LA MISSION :
Les actions de la mission du consultant sont subdivisées en trois phases ci-après qui constituent
l’étendue globale de ses prestations :
4.1.
Etude et conception du Système d’archivage
La première phase de la mission du consultant est celle de la conception. Elle consiste en :
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la compréhension de l’organisation du PRCG Coordination Nationale en vue de proposer
les outils et les matériels (spécifications techniques) à acquérir pour aboutir à la mise en
place du système ;
la schématisation de l’architecture du matériel dédié à l’archivage électronique ;
la mise en évidence des informations à archiver ;
la définition des mécanismes de mise à jour et de sécurité.
Le consultant présentera l’approche méthodologique ainsi que l’architecture qu’elle propose de
concevoir en vue de mettre en place in fine un système d’archivage électronique performant dans
les installations du PRCG.
Composante n°2 : Mise en œuvre du système de Gestio n Electronique des Documents (GED) à la
Coordination Nationale du PRCG
4.2.
Installation du système d’archivage électronique
La deuxième phase de la mission du consultant
va comprendre l’installation du système
d’archivage électronique après acquisition des matériels et logiciels par le PRCG sur proposition
des spécifications techniques par le Consultant (individuel). Cette installation consiste notamment
en la mise en œuvre des résultats issus de la conception. Et, elle comprendra les éléments
suivants :
la gestion des aspects d’hébergement, de stockage et sauvegarde des documents et
messagerie ;
l’implémentation ;
la gestion des outils et matériel nécessaires à l’archivage électronique ;
la gestion des aspects de sécurité (le matériel comprendra un système de sécurité
performant : nécessité de garantir l’identité et l’intégrité des données, leur conservation
électronique, backup, restauration…).
La solution et l’approche technique préconisées devront indiquer les renseignements probants
relatifs à l’usage de système d’archivage électronique approprié ainsi que les différents aspects de
stockage et de sauvegarde des documents liés à la problématique de recherche et de partage de
l’information entre les différents services avec une solution d’archivage souple et simple
d’utilisation.
La solution à proposer doit garantir également une circulation transparente de l’information entre
différents services du PRCG.
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Pour permettre un archivage de qualité et une meilleure gestion des documents, le système sera
constitué d’équipements et modules qui comprendront au moins les étapes clés du cycle de vie de
l’information.
L’information gérée par le système de dématérialisation des documents suivra le cycle de vie
présentée par les étapes ci-après :
Création: création et saisie des documents
Gestion: emmagasinage (stockage), visualisation, indexation, gestion des documents
Diffusion sécurisée: nettoyage, filtrage, gestion des actifs numériques
Publication: publication Web, affichage, recherche
Rétention pour conformité: déclaration, classification, archivage, rétention.
Stockage
Saisi
Version
Indexation
Création
Gestion
Nettoyage
Distribution
Publication
Rétention Recherche
A titre d’illustration :
a)
La numérisation, Intégration et indexation des documents
La numérisation des documents papier,
L’intégration de documents papiers existants,
L’intégration de documents électroniques existants,
La production de documents électroniques,
Le classement des documents,
Une nomenclature appropriée de classement des documents,
L’indexation et classement automatique des fichiers numériques,
L’indexation statistique ou par concepts (ou par mot‐clé),
La recherche des documents.
b)
Stockage, diffusion et conservation des documents
Le support de stockage,
L’organisation du système,
La durée de conservation,
Le partage de l’information,
La diffusion des documents
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c) Administration et sécurité
La sécurité : Le prestataire devra accorder une attention particulière à l’aspect sécurité en
proposant une méthode appropriée de :
•
Gestion des utilisateurs et de Mot de passe spécifique
•
Authentification des utilisateurs sur le domaine
•
Gestion unifiée des ressources et des utilisateurs du système
•
Sécurité par usager/document/groupe d’usagers
•
Habilitations : droits d'accès et d'actions entrecroisés
•
Verrouillage spécifique de documents
•
Délégation des droits de gestion
L’Administration et le pilotage de l’ensemble du système : L’ensemble du système doit être
piloté et suivi depuis une interface d’administration prévue à cet effet et accessible aux
administrateurs du système. Cette interface doit proposer plusieurs fonctionnalités parmi
lesquelles : un accès à l’historique des traitements par courrier ou général (par
l’administrateur), un tableau de bord fournissant des rapports périodiques paramétrable
(typologie, délai, etc.), rappel des délais : Alerte automatisée en cas de retard.
4.3.
Architecture de développement et d’exploitation de l’application
Le consultant proposera l’architecture du système de gestion électronique des documents sous
forme graphique. Le système qui sera accessible depuis l'intranet doit également être
suffisamment souple et ouvert pour permettre au PRCG de travailler de manière cohérente
avec tous ces services.
Serveur d’application
Le développement et l’exploitation du système devront être basés sur une architecture Web
3‐ tiers, avec un couplage flexible entre les différentes couches.
Borne de numérisation
Le prestataire doit prévoir la mise à la disposition des usagers les technologies modernes de
reconnaissance automatique et d’extraction
de documents, de reconnaissance optique de
caractères (RAD, LAD, OCR). Les pilotes versions originales des TWAIN, ISIS ou KOFAX
doivent être fournies par le prestataire.
Base de données
La couche de stockage des données devra être bâtie sur une base de données robuste et
l’application doit être interopérable avec des serveurs de bases de données différentes de celle
implémentée.
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Reconnaissance des caractères (OCR)
Lecture automatique des documents (LAD) semi-structurés
Consolidation des données par scripts
Vidéo-codage « assisté »
Exportation des données vers le système d’information :
Données : ERP, CPM, GED, Workflow
Intégration à la suite Microsoft Office
Classement à partir de l’explorateur Windows
Classement à partir des applications bureautiques
(Scrutation) automatique des répertoires
Client Web
La
couche
applicative
principale
devra
préférablement
être
entièrement
bâtie
sur
des composants WEB dans le souci de faciliter la maintenance modulaire, l’intégration
progressive d’autres fonctions, l’extensibilité des capacités de charge du système, le
développement de services web et leur intégration avec les technologies émergentes XML,
AJAX SOAP.
4.4.
Equipements et matériels informatiques
Les équipements (rayonnages, mobilier de bureau etc.) et matériels informatiques
(serveurs, matériels de sauvegarde et de numérisation, scanneurs) feront l’objet d’une
étude par rapport aux existants et la solution sera proposée par le consultant.
III. DUREE, LIEU ET RAPPORTS DE LA MISSION
Le Consultant sélectionné aura la charge de réaliser ce projet à Kinshasa en République
Démocratique du Congo à la coordination National du PRCG, dans un délai de 90 jours
calendriers.
La durée prévisionnelle pour la réalisation du système de gestion est estimée à 60 jours hors
périodes de validation des produits livrables durant les deux phases de conception et de
réalisation. La période prévisionnelle d'assistance technique est de trois (3) mois.
Le Consultant remettra au PRCG, trois rapports chacun en cinq (5) exemplaires :
• un rapport initial R1 dans les vingt
(20) jours du démarrage de la mission (rapport
analytique des résultats préliminaires de la phase de diagnostic et étude de faisabilité pour
la conception globale du système d’archivage et les spécifications techniques des
matériels à acquérir par le PRCG. Ce rapport fera l’objet d’une séance technique de sa
validation devant les structures bénéficiaires (la celle de passation des marchés,
l’administration, comptabilité et finances…).
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Par la suite, le consultant attendre que le client (PRCG) acquiert les matériels et les
logiciels en suite le remettra à la disposition du consultant (individuel) pour l’installation
et/ou la mise en œuvre du GED après que ces matériels soient passés par un test et essai
sur le défaut de fabrication par le fournisseur.
• le second rapport intermédiaire R2 (avant la version finale) dans un délai de vingt (20)
jours à dater de l’approbation du premier rapport et après la remise au consultant les
matériels et logiciels pour l’installation de la GED. Ce rapport donnera l’état d’avancement
des activités du consultant sur le logiciel à déployer ou sur la mise en place du système.
• la version finale du rapport doit être approuvée vingt (20) jours après la validation du
deuxième rapport par tous les responsables du PRCG qui sont concernés par la formation
et la mise en place d’un système de gestion électronique des documents à la coordination
nationale du PRCG. Ce rapport fera l’objet d’un atelier d’approbation au cours duquel le
Consultant présentera aux structures bénéficiaires le modèle conceptuel de la base de
données, les outils d’alimentations et d’administration de la GED et enfin, de l’applicatif ou
logiciel installé à cet effet
• Tenant compte des besoins ou préoccupations et les recommandations des utilisateurs, le
consultant devra accompagner le PRCG dans l’archivage des dossiers jusqu’à la maitrise
parfaite du logiciel et de son utilisation par le PRCG.
Tous ces rapports seront adressés en dur en cinq (5) exemplaires au Coordonnateur National du
PRCG et en version électronique à l’adresse suivante : [email protected]
IV. Résultats attendus et livrables
1. Résultats attendus
•
Etude et une liste des matériels et logiciels avec leurs spécifications techniques des
détaillées,
•
Installation, paramétrage et mise en place du système de GED fonctionnel,
•
Tests de validation du produit (fonctionnel et technique) et formation des
utilisateurs,
•
Mise en production et assistance au démarrage de l’archivage des documents du
PRCG,
•
Déploiement de l’infrastructure de GED,
•
Transfert de compétences,
•
Les ateliers d’orientation et d’approbation organisés avec une approche
participative des principaux intervenants ;
2. Les livrables :
•
Les trois rapports sont disponibles (dont le rapport final validé dans un atelier) ;
•
Le système de GED livré et fonctionnel à la Coordination Nationale du PRCG.
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•
V.
L’ensemble du système disponible.
Profil du consultant individuel
Le consultant (individuel) doit avoir le profil suivant :
• Etre un Ingénieur informaticien ou avoir un diplôme d’ingénieur (BAC +5) en Technologies
de l'Information et de la Communication (TIC) ou équivalent, (expert en gestion
électronique des documents)
ayant une expérience avérée dans l’installation,
configuration et paramétrage des applications d’archivage électronique et des flux entrants
des données,
• Avoir une expérience d’au moins dix (10) ans dans les domaines de l’expertise
informatique, plus précisément dans la Gestion Electronique de Dossiers et la gestion base
de données,
• Etre méticuleux dans le travail de l’analyse, dans la gestion automatisée de système
d’information et dans les nouvelles technologies de l’Information et de la communication,
• Avoir déjà effectué ou réaliser une mission similaire lors des trois dernières années en
République Démocratique du Congo ou ailleurs en grandeur et en ampleur,
• Avoir une expérience
significative dans la formation
des adultes (andragogie) et le
transfert de compétence sur les solutions informatiques,
• Faire preuve de professionnalisme, de discrétion, du respect et de la confidentialité des
informations mises à leur disposition.
• Avoir une maitrise parfaite de système d’exploitation réseau, base de données et hardware.
VI. Langue
-
L’application et les documentations techniques qui seront fournies par le prestataire
seront rédigées en français.
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