1 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA Migración de la herramienta ofimática OTRS a CA Service Desk Manager en Mesas de Ayuda en Servicio Corporativo utilizando las buenas practicas ITIL. Daniel Enrique Rodríguez Programa de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones, Facultad de Ingeniería, Universidad Católica de Colombia Bogotá D.C., Colombia encarga de diseñar, implementar y operar, a partir de las directrices de Mercadeo, la estrategia de servicio para el segmento corporativo, articulando los elementos necesarios que garanticen el cumplimiento de la promesa de valor al cliente. Abstract — The help desks for corporate clients UNE, ensure the proper functioning of post-sale services, providing IT support; having various levels of technical operation, dependent on the requirements for the prompt settlement of the drawbacks. La Dirección de Servicio Corporativo es responsable por los procesos Aseguramiento, PQR y Gestión de contacto con el cliente y participa en los procesos Vender, Aprovisionamiento de Soluciones Específicas y Gestión de la oferta comercial interviniendo en la cadena de valor, y en los procesos. Los procesos son llevados a cabo con las buenas prácticas de gestión, ITIL, esta es la Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de la Información, desarrollada a finales de 1980, y se ha convertido en el estándar mundial de la Gestión de Servicios Informáticos. ITIL fue desarrollada al reconocer que las organizaciones dependen cada vez más de la informática para alcanzar sus objetivos corporativos. The help desks have differences with each other, bonding time and generated the same contracts, the ANS and OLA. Also modifies the response time and service quality, and levels of technical operation. for this study and documentation is performed on OTRS migration tool to a specific customer pilot, the CA Service Desk Manager. Palabras Claves — ITIL, SLA, OLA, Back-up, CMDB. I. INTRODUCCION Basados en la mejora continua y valores organizacionales el área de Servicio Corporativo cuenta con el servicio de apoyo denominado mesa de ayuda, que asegura el buen funcionamiento pos-venta de los servicios, brindando soporte TI; Estos basados en contrataciones internas, contrataciones a los servicios proveedores y clientes, tiempos de respuestas y calidad del servicio, contando con varios niveles de operación técnica, dependientes en los requerimientos necesarios para la pronta solución de los inconvenientes que se puedan presentar. E n julio de 2006, en un proceso de separaciones, nació EPM Telecomunicaciones S.A. E.S.P, propiedad del Municipio de Medellín, con su marca UNE, (Unidad de Negocios Estratégicos). Se constituye como una empresa 100% pública. UNE es merecedora de certificaciones a nivel nacional e internacional como la certificación obtenida por la firma Bureau Veritas las certificaciones de su sistema de gestión de calidad bajo los estándares NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008, y la certificación del sistema de gestión de seguridad de la información acorde con el estándar internacional ISO/IEC 27001:2005. Las mesas de ayuda actualmente en UNE cuentan con una herramienta de gestión de requerimientos, incidentes y problemas, llamada OTRS, la cual es la herramienta ofimática donde se consiga el requerimiento, se asigna el nivel técnico, el nivel de alerta. Esta herramienta se actualizara y mejorara haciendo una migración a la herramienta CA Service Desk Manager, para hacer una mejora en la calidad del servicio prestado y una actualización para hacer más eficiente el trabajo y servicio prestado por las mesas de ayuda a los clientes contratados. Sus valores, foco en el Cliente, Agilidad, Responsabilidad Social Empresarial, Innovación, trabajo en Equipo, Orientación a Resultados, traspasan todas las unidades estratégicas de negocio, (Personas y Hogares, PyMes, Corporativo). En la Dirección de servicio corporativo, que pertenece a la Vicepresidencia de mercados corporativos, se 1 2 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA Para CA Technologies, compañía proveedora de la nueva herramienta ofimática en las mesas de ayuda de UNE afirma que los frecuentes cambios en su infraestructura aumentan la complejidad de TI y, si no se gestiona con eficacia-amenazan la continuidad del servicio. Al integrar y automatizar los procesos la Biblioteca de Infraestructura de Tecnología de Información (ITIL), puede utilizar los recursos y los cambios de control de manera más eficiente, con la racionalización de la carga de trabajo de su personal de TI. Las soluciones de gestión de servicios están diseñadas para ayudarle a garantizar la calidad del servicio y la utilización de los recursos a través de su físico, virtual y entornos de nube. Nuestras soluciones de soporte de servicio de TI permiten implementar procesos medibles, repetibles para la definición, la transición, la entrega y los servicios de apoyo y recursos a lo largo de su ciclo de vida. Mejorar la visibilidad y el control de la prestación de servicios de negocios relevantes con vistas de arriba hacia abajo de los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) en toda la empresa. Las capacidades de gestión integral, se puede mejorar la calidad de sus servicios, prevenir interrupciones, y reducir los costos, todo lo cual ayuda a garantizar que sus servicios se mantengan alineados con sus necesidades de negocio. II. DESARROLLO DE CONTENIDOS A. Antecedentes y Justificación La Dirección de Servicio Corporativo es responsable por los procesos Aseguramiento, PQR y Gestión de contacto con el cliente, así mismo todo ello gira alrededor de la idea de tecnología de la información asociada y vendida, después del 2008, se asumió como forma de organización y de planificación ITIL para la mejora de las actividades realizadas, el planteamiento nació del problemática orientada a la percepción del soporte técnico post- venta y a la caída del servicio, así pues se implementó el área de operación del servicio, apoyado por soporte central, pero se debe acotar que todas las demás áreas son recurrentes al servicio y como tal, puedes destinarse roles entrelazados a cada una de ellas como lo evidencia las buenas prácticas de gestión del servicio ITIL. ITIL, Según la organización CA Technologies se ha convertido rápidamente en el estándar de mejores prácticas para la administración de servicios y en el lente a través del cual se visualiza y mide el valor de los servicios. Aunque las tasas de adopción varían, no hay duda de que muchas organizaciones de TI están recurriendo a ITIL en un intento por mejorar la calidad y rentabilidad de los servicios que brindan al negocio. Incluso a medida que más organizaciones adoptan ITIL como algo esencial para competir con eficacia, muchos tropiezan en sus esfuerzos por cambiar la práctica actual. Mientras que la orientación especializada del marco ITIL agrega un valor significativo, los obstáculos surgen al interpretar y aplicar las mejores prácticas de ITIL, y justificar el esfuerzo significativo para el negocio: Estas infraestructuras ofimáticas son actualmente OTRS, NGN, Siebel, Aranda, Dexon, One Orciro, Axede, lo cual demuestras la variedad de sistemas de gestión pero la falta de unificación, la variedad de información, la diferencia en base de datos, cambios de entorno y poco control realizado en los diferentes interfaces a la hora de evaluar calidad, ahora al implementar un fase de mejora de CA Service Desk Management, se tendría que modificar todo lo anterior y hacer una migración que se debe adecuar a pasos meticulosos y planeados ya que esto se realiza en la fase de operación de los servicios. Los procedimientos y flujos de trabajos manuales y repetitivos sobrecargan los recursos de TI y bloquean los caminos hacia el cambio. El cambio en una parte del negocio puede disminuir el servicio crítico en otro, dejando a la TI y al negocio en un estado de caos reactivo. Las personas eluden los procesos cuando no entienden su relevancia o qué hay allí para ellos. B. Planteamiento y formulación del problema Las mesas de ayuda de los clientes corporativos de UNE, aseguran el buen funcionamiento pos-venta de los servicios, brindando soporte TI; contando con varios niveles de operación técnica, dependientes en los requerimientos necesarios para la pronta solución de los inconvenientes que se puedan presentar. Las mesas de ayuda tienen diferencias entre sí, por tiempos de vinculación y los mismos contratos generados, los ANS y OLA. Así mismo se modifica los tiempos de respuestas y calidad del servicio, y los niveles de operación técnica. Para esta gestión se utilizan herramientas ofimáticas, ya que como documenta CA Soluciones de gestión de servicios están diseñadas para ayudarle a garantizar la calidad del servicio y la utilización de los recursos a través de su físico, virtual y entornos de nube. Para el aseguramiento del buen servicio de los productos contratados, también se puede contratar como forma del plus corporativo, el sistema de apoyo a incidentes técnicos y escalonamiento para ejecutivos de servicio, en la mesa de ayuda, esta brinda soporte de TI al cliente en todos los niveles técnicos, y también forma parte de ella la solución ofimática como herramienta de gestión para el buen desarrollo y control del trabajo. Las mesas de ayuda de UNE necesitan soluciones de soporte de servicio de TI que permiten implementar procesos medibles, repetibles para la definición, la transición, la entrega 2 3 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA y los servicios de apoyo y recursos a lo largo de su ciclo de vida. Con estas herramientas ofimáticas se hace control y administración de gestión de requerimientos, incidentes y problemas, pero cada una de forma diferente, esto es porque se cuentan con herramientas como OTRS, NGN, Siebel, Aranda, Dexon, One Orciro, Axede, lo cual demuestra la variedad de sistemas de gestión pero la falta de unificación, la variedad de información, la diferencia en base de datos, cambios de entorno y poco control realizado en los diferentes interfaces de calidad, lo mejor es migrar a una herramienta unificada moderna, ya que la actualización también es valor agregado al cliente, el estudio y documentación se realizara sobre la herramienta OTRS a un cliente especifico en prueba piloto, a la herramienta CA Service Desk Management, esta se debe hacer de la manera más adecuada ya que: III. DISEÑO METODOLÓGICO En estrategia se necesita realizar la documentación y revisión bibliográfica de toda la Gestión ITIL, documentado en los libros oficiales de la certificación ITIL Fundamentals y luego el análisis de la documentación del modelo de actuación de Servicio Corporativo de UNE. También tener acceso a las herramientas ofimáticas de gestión de mesas de ayuda corporativas OTRS y CA Service Desk Manager, para el análisis. Para la parte de diseño se recopilara la información, se genera la comparación de la herramientas ofimáticas de gestión de mesas de ayuda corporativas OTRS y CA Service Desk Manager, y diseñar el documento base de pasos para poder ejecutar la migración. En transición se comisionara y validara los pasos frente al servicio requerido en UNE, y en operación se ejecutara la migración hasta el paso requerido por la empresa UNE en ese momento, mostrando paso a paso dado frente al documento base, y por último en mejora continua se registrara las conclusiones para poder mejorar el proceso hasta lo determinado por el alcance de migración de ese momento. Las bases de datos son diferentes La nueva herramienta trae opciones nuevas ya adicionales Hay equipo capacitado y trabajando en la plataforma OTRS TABLA 1. METODOLOGÍA DE PROYECTOS A DESARROLLAR ID Metodología 1 Reconocimiento bibliográfico ITIL 2 Recopilar UNE ITIL 3 Recopilar información Herramientas 4 Uso de las herramientas 5 Formular comparación 6 Diseño de documentación 7 Transición de la documentación 8 Operación Migración 9 Documentación 10 Mejoras No se puede parar la operación de los servicios, entre ellos la mesa de ayuda. Entonces se debe saber cuál es la forma parametrizada a seguir para generar la migración de toda la herramienta ofimática en el proceso continuo de operación. Y se realizara por medio de ITIL que es la base funcional de los servicios corporativos. C. Objetivos 1. Objetivo General Crear un módulo de gestión (manual) para la migración de la herramienta ofimática utilizada por la mesas de ayuda de servicio corporativo de UNE (cliente especifico piloto), OTRS a la herramienta CA Servive Desk Management con las buenas practicas ITIL. En la siguiente tabla se relaciona la metodología con el modelo ITIL versión 3. TABLA 2. METODOLOGÍA DE PROYECTOS A DESARROLLAR ID Metodología 1 Reconocimiento bibliográfico ITIL 2 Recopilar UNE ITIL 3 Recopilar información Herramientas 4 Uso de las herramientas 5 Formular comparación 6 Diseño de documentación 7 Transición de la documentación 8 Operación Migración 9 Documentación 10 Mejoras 2. Objetivos Específicos Generar documento de comparación de la herramienta ofimática OTRS Y CA Service Desk Management, frente a los campos de gestión de incidencias, y problemas. Generar un documento base (manual) de los ciclos de vida de ITIL para hacer migración de una herramienta OTRS a Service Desk Management. Generar documentación de prueba piloto, basado en el Documento Base de migración a realizar. 3 4 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA abierto compatible con ITIL® V3 y cuenta con los 5 procesos ITIL certificados por Pink Verify. IV. PROCESOS Es el marco de procesos de Gestión de Servicios y procesos asociados al mismo, recogiendo el conjunto de mejores prácticas ITIL, en libros de procedimientos claros, específicos y retroalimentando pero utilizables en cualquier práctica de Gestión de Servicios TI, para hacer más eficiente todos los procedimientos generarnos un orden adecuado para realizar las operaciones, ejecutarlas y hasta el punto terminación de los servicios. ITIL se sienta sobre una metodología de procesos, vinculados las fases del proceso. Las prácticas no son certificables a empresas sino personas por lo cual es fundamental contar con la personas capacitadas en los procedimientos para poder aplicar los procesos necesarios. Ilustración 3. OTRS B. Service Desk Manager La herramienta Service Desk Manager de CA tecnologies es la herramienta líder del mercado y cuenta con los 15 procesos ITIL certificados por Pink Verify. La versión anterior ITIL V2, se basaba en 9 libros, en el 2007 nace ITIL V3, el cual está dividido en 5 libros, los cuales componen el Ciclo de Vida (ITIL Service Lifecycle): Estrategia del Servicio (Service Strategy) Diseño del Servicio (Service Design) Transición del Servicio (Service Transition) Operación del Servicio (Service Operation) Perfeccionamiento Continuo del Servicio (Continual Service Improvement) Ilustración 6. Service Desk Manager V. HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE EVENTOS C. Comparación herramientas Según procesos Una herramienta de gestión es un software que permite ingresar los requerimientos o incidentes de los usuarios, asignarles un identificador que permita hacer su seguimiento en todo el flujo del servicio prestado. Esta herramienta permite entregar informes para su análisis por el personal encargado que permitan generar acciones de mejora. certificados por PinkVERIFY PinkVERIFY es un Sistema de Gestión de Servicios TI (ITSM), con un conjunto de herramientas de evaluación de software, las cuales permiten a proveedores certificarse y utilizar el logotipo con fines de marketing. La única solución de código abierto (OTRS::ITSM) certificada en ITIL V3. La certificación fue otorgada por PinkElephant, la misma entidad que certifica a CA, Aranda, LanDesk, Dexon, entre otros. Esta herramienta puede ser suministrada por el cliente o por UNE. Actualmente tenemos disponible la integración del Software licenciado Service Desk de CA o la herramienta Open Source OTRS. La migración es desarrollada en estas dos herramientas de OTRS a Service Desk Manager CA, es necesario conocer las herramientas en los procesos que gestionan. A. OTRS Ilustración 14. PnkVerify Es una Herramienta de gestión de tickets de código abierto que se encuentra a la altura de las mejores herramientas licenciadas en el mundo. Es la única solución de código 4 5 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA A. Ciclo de Vida ITIL En la comparación de los procesos ITIL de ambas herramientas arroja unos datos precisos en los cuales pone ventaja a la herramienta Service Desk Manager ante OTRS. El módulo de migración (manual) está dividido en los ciclos de vida ITIL para su fácil desarrollo y trazabilidad de los pasos a desarrollar, en cada uno de los procesos y su ejecución. TABLA 3. PROCESOS CERTIFICADOS POR PINKVERIFY OTRS CA Service Desk Manager Suite r12.5 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 IM = Incident Management PM = Problem Management CHG = Change Management SACM = Service Asset & Configuration Management KM = Knowledge Management es el encargado de toda la evaluación estratégica a seguir paso por paso, esta muestra la conformación del proyecto, como visualizarlo y ejecutarlo para todos los otros ciclos de vida ITIL. IM = Incident Management PM = Problem Management En el proyecto de migración de la herramienta de gestión de eventos OTRS a Service Desk Manager se involucra desde ¿Cómo conseguirla? ¿Cómo implantarla? Pero no es el alcance del proyecto ¿Cómo venderla?, por ello se registra el proceso de Gestión Financiera y los demás no son aplicables. CHG = Change Management SACM = Service Asset & Configuration Management KM = Knowledge Management AVM = Availability Management CAP = Capacity Management REL = Release & Deployment Management RF = Request Fulfillment EV = Event Management FM = Financial Management Fase TABLA 2. MANUAL, SERVICE STRATEGY Procesos Ejecución Gestión Financiera Evaluar y controlar los costes asociados a la migración de la herramienta, y todo lo que con ello lleva consigo SLM = Service Level Management ITSCM = IT Service Continuity Management SPM = Service Portfolio Management SACM = Service Asset & Configuration Management Oferta. Presupuesto. Propuesta económica. Traslado presupuestal. Ejecución y control. Gestión de Portafolio de Servicios Service Strategy 1 1. Service Strategy: En el ciclo de vida Service Strategy VI. CONCLUSIONES MIGRACIÓN HERRAMIENTA OTRS A SERVICE DESK MANAGER Definir el negocio, los Servicios al cliente, desarrollar ofertas y capacidades del proveedor de servicios. Proyección de Servicios Servicios Retirados Catálogo de Servicios Al bajar la frecuencia por debajo de la señal, la salida no se podrá ver muy claramente. El osciloscopio nos muestra una señal Gestión de la Demanda Análisis de la actividad del negocio, y sus ofertas. 5 No Aplica No aplica No aplica Se trabaja en Gestión de Catálogo de Servicios 6 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA 2. 3. Service Transition: En el ciclo de vida ITIL Service Service Design: En el ciclo de vida ITIL Service Design se planea el proceso que se pensó en ciclo de vida ITL Service Strategy y ponen los puntos de acción que se deben llevar a cabo y como ejecutarla en este ciclo de vida todos los procesos son válidos ya que cada uno toca una parte esencial de cómo se lleva a cabo la migración. Transition es el encargado de hacer el tránsito de del diseño a la puesta en marcha, la gestión de cambios no aplica ya que la migración se hace no estado de operación, y el resto de procesos si aplica. Fase TABLA 5. MANUAL, SERVICE DESIGN Procesos Ejecución Fase TABLA 6. MANUAL, SERVICE TRANSITION Procesos Ejecución Planificación y Soporte a la Transición Coordinar los recursos Estrategia para la transición de la Preparación migración dentro de los Planificación parámetros de costo, tiempo y calidad estimados. Gestión de Cambios Gestión del Catálogo de Servicios Oferta atractiva del cliente frente al costo/beneficio de CA Service Desk Manager. Incluir el presupuesto de la herramienta de gestión CA Service Desk Manager para costeo en las áreas de Dirección de Servicio y Dirección de Soluciones. Implementar los cambios No aplica con un mínimo de interrupciones en la prestación de servicios de TI. Gestión de la Configuración y Activos del Servicio Service Transition Service Design Modificación atractiva costo/beneficio del portafolio de Servicio Corporativo frente a las Mesas de Ayuda. Gestión de la Capacidad Asegurar la buena prestación del servicio, representado mínimamente el ofrecido por la herramienta anterior OTRS. Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad: SCM ANS’s CCM Procesos ITIL Gestión de Disponibilidad Garantizar la pronta Plan de acción caída recuperación de los repentina. servicios Gestión de la seguridad de la información Integral y Disponibilidad de la información Gestión de Proveedores Migración CMDA Gestión contractual de servicios del proveedor. ANS Proveedores Conservar información Actualización de la acerca de Elementos de CMDB Configuración (CI). Gestión de Entregas y Despliegues Implementación y control de calidad de software Validación y Pruebas Entorno de Desarrollo Entorno de Prueba Entorno de Producción Asegurar que las ediciones implementadas sean las correspondientes a las de la etapa de Diseño del Servicio Validación, planificación y verificación Construcción de tests Pruebas de validación Aceptación y reporte Limpieza y cierre Evaluación Evaluar desde los tests de validación. Documentación: Rendimiento previsto Rendimiento real Gestión del Conocimiento Recopilar, analizar, archivar y compartir conocimientos e información dentro de una organización. 6 Documentación Herramienta: Usuarios Administrador 7 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA 4. Service Operation: En el ciclo de vida ITIL Service Operation se pone en marcha todo lo diseñado y se gestiona para no tener inconvenientes en la operación, el modo de ejecución es con el personal de soporte. TABLA 8. CONTINUAL SERVICE IMPROVEMENT Procesos Ejecución Fase Continual Service Improvement Proceso de mejora de CSI TABLA 7. SERVICE OPERATION Procesos Ejecución Fase Service Operation Gestión de Eventos Asegurar que los Elementos de Configuración (CI) y los servicios sean monitoreados constantemente. Gestión de Incidencias Soporte en sitio Devolver el servicio de TI a los usuarios lo antes posible. Gestión de Peticiones Soporte en sitio Información General Soporte en sitio 5. Soporte en sitio Gestión de Identidad o Derechos Soporte en sitio Medir Recopilar información Evaluación Plan de Mejoramiento Implementar Plan de Mejoramiento Informes de Servicio Información a todos los responsables del proceso. Recopilar información Evaluación Documentar B. Relación con Entregables El proyecto está basado en un registro de entregables con el cronograma de tiempos a cumplir, en las tablas se relaciona el módulo de migración (Manual) con los entregables de cada tipo. Gestión de Problemas Control ciclo de vida de los problemas que puedan surgir. Gestión de Accesos Medición, Evaluación y plan de mejoramiento del todo el proceso. Continual Service Improvement: En el ciclo de vida ITIL Continual Service Improvement se generan los informes correspondientes para ser evaluación y generar un plan de mejora. 7 8 FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA VII. CONCLUSIONES UNE en su UEN Corporativa está basada en el modelo ITIL para la ejecución de sus pasos ya por ello se puede adaptar cualquier procedimiento basado en ITIL para el desarrollo de las labores de la cadena valor de los productos comerciales, como lo es preciso la ejecución de este manual. Al crear el módulo de migración (manual), se genera una serie de pasos ejecutables indiferenciados de la operaciones los cuales son ejecutables para cualquier mesa de ayuda ayudando al gerente de proyecto a definir roles y actuaciones de cada individuo El módulo de migración (Manual) tiene la capacidad de ser implementado para otras herramientas de gestión de eventos o hasta herramientas ofimáticas con CMBD activa. El módulo de migración (Manual) puede ser utilizado como modelo de planeación y ejecución de cualquier proyecto de adquisición ofimático. Al generar la documentación de la prueba piloto, se comprobó que el módulo de migración es ejecutable y aplicable al caso del proyecto de adquisición de la herramienta de gestión de eventos Service Desk Manager y migración de la herramienta OTRS a esta nueva. Los procesos ITIL homologados por las herramientas, en casos particulares de Incidentes y problemas son de utilización de cada operación basadas como fundamento en ITIL, y de acuerdo a las no homologadas es proceso de UNE hacer aplicables las mismas en las operaciones si es necesario. REFERENCIAS [1] JISTEM J.Inf.Syst. Technol. Manag. (Online) vol.6 no.3 São Paulo 2009), Text in Portuguese. [2] Retrieved from http://dx.doi.org/10.4301/S180717752009000300006 [3] Experto remarca importancia de manual de negocios ITIL para empresas; Nelly Acosta Vazquez, Global Network Content Services LLC, DBA Noticias Financieras LLC (2006). Business And Economics--Banking And Finance. Retrievedfrom http://search.proquest.com/docview/4 67819536?accountid=45660 [4] EMP, [en linea]< https://www.epm.com.co/site/Home/GrupoEPM.aspx >, [5] UNE, [en linea]< http://www.une.com.co/compania/informacioncorporativa/informacion-general>, [6] ITIL V3, [en linea]< http://itilv3.osiatis.es/>, [7] CA, [en linea]< http://www.ca.com/us/servicemanagement.aspx>, 8
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