1 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Elaboración del manual y formación a cargo de: Chazaud Pascal Consultant 20, rue Hermès 31520 TOULOUSE-RAMONVILLE FRANCIA Tel : 0033562243923 Mail : [email protected] CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN ÍNDICE 1. INTRODUCCION ................................................................................................................3 1.1 LAS “REGLAS DE ORO” DE UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN ...............3 1.2 LOS FACTORES QUE PUEDEN HACER FRACASAR LA CANDIDATURA ..............5 2. FASE DE PREPARACIÓN DEL PROYECTO....................................................................6 2.1 PARTICIPANTES .........................................................................................................6 2.2 ENCONTRAR LOS SOCIOS APROPIADOS...............................................................6 2.3 TIPO DE PROYECTOS................................................................................................7 2.4 TIPO DE ACCIONES ...................................................................................................8 2.5 ESTRUCTURAR EL PROGRAMA DE ACCIONES .....................................................9 2.6 ELABORAR UN PRESUPUESTO COHERENTE CON EL PROGRAMA DE ACCIONES.................................................................................................................11 2.7 LOS GASTOS COMUNES DE GESTIÓN DEL PROYECTO.....................................13 2.8 DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES ENTRE LOS SOCIOS.............................14 3. FASE DE PRESENTACION DE UN PROYECTO DE COOPERACION: CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Y DE SELECCIÓN DE PROYECTOS ..............................................15 4. GLOSARIO PARA RELLENAR UN FORMULARIO DE CANDIDATURA ......................18 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN 1. INTRODUCCIÓN Este documento está dirigido a promotores potenciales de proyectos de cooperación europeos. Nuestro objetivo es proporcionar una ayuda para la preparación y presentación de este tipo de proyectos tratando en detalle cada una de estas fases. Este primer capitulo pretende ofrecer una serie de indicaciones generales, las “reglas de oro” que todo buen proyecto debe recoger, así como los errores frecuentes observados para, en los siguientes apartados, tratar de forma más precisa cada uno de estos aspectos. 1.1 LAS “REGLAS DE ORO” DE UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN REGLA 1. Conocer los criterios de selección 1.1. Estudiar el programa operativo y todos los documentos relacionados (manual del programa, formulario de candidatura, etc.); 1.2. Conocer los criterios de selección y discutirlos con los otros socios del proyecto; 1.3. Autoevaluar críticamente la proposición de acuerdo con los criterios de selección del programa: pertinencia, coherencia, resultados, gestión, partenariado, presupuesto…. REGLA 2. Inscribirse en la estrategia del programa 2.1. Contribuir a la mejora de las políticas e instrumentos europeos, basadas sobre la estrategia de Lisboa y de Gotemburgo. 2.2. Orientarse hacia el desarrollo regional y el fortalecimiento de la competitividad a nivel europeo; 2.3. Valorar otras experiencias anteriores (en el marco de los Fondos Estructurales u otro tipo); 2.4. Adaptar el proyecto a los objetivos del programa. REGLA 3. Calidad de la metodología y de los objetivos 3.1. Intercambiar experiencias entre los socios; 3.2. Trabajar conjuntamente, no de forma aislada (por ejemplo compartir la preparación del proyecto entre dos o tres socios, prever 1 o 2 reuniones de trabajo para ponerse de acuerdo sobre objetivos comunes y un plan de acciones realista); 3.3. Definir los objetivos adecuados: específicos, cuantificables, realizables, realistas y basados en el calendario de realización REGLA 4. Definir resultados visibles y cuantificables 4.1. Importancia de los resultados y de los indicadores correspondientes (seguimiento financiero y físico del proyecto); 4.2. Adaptados a la problemática detectada; 4.3. Relacionados con políticas de desarrollo y las estrategias de Lisboa y Gotemburgo; 4.4. Difusión amplia de los resultados. 3 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN REGLA 5. Un formulario de candidatura claro y preciso 5.1. Respuestas claras y precisas sobre qué, cómo, cuándo y por qué; 5.2. Emplear la terminología adecuada en el formulario de candidatura; 5.3. Asegurarse que el razonamiento planteado es comprensible. REGLA 6. Descripción coherente y lógica de los bloques de actividades 6.1. Ofrecer una descripción clara de las actividades; 6.2. Las actividades deben presentarse según una perspectiva coherente; 6.3. La secuencia de actividades debe organizarse en un orden lógico; 6.4. Ofrecer tantos detalles como sea necesario; 6.5. No olvidar la importancia de la gestión para la realización de las actividades. REGLA 7. Un partenariado fuerte y equilibrado 7.1. Garantizar une estrecha colaboración tanto a nivel técnico como político del partenariado; Implicar en la medida de lo posible a las autoridades regionales o locales que puedan poner en práctica los resultados realizados. 7.2. Asegurarse que el numero de socios este perfectamente adecuado a las capacidades en términos de recursos y de gestión disponibles; 7.3. Reflejar las necesidades, intereses y experiencias de cada uno de los socios; luego, ponerse de acuerdo sobre un programa de acciones conjunto y no sobre une serie de acciones individuales; 7.4. Desarrollar la operación de manera conjunta entre socios; 7.5. Definir claramente las tareas asignadas según un reparto de actividades equilibrado; REGLA 8. Asegurar una gestión profesional del proyecto 8.1. Prever la estructura de gestión necesaria, asegurando la cooperación mediante grupos de trabajo y estructuras conjuntas (comité de pilotaje con la participación activa de los responsables políticos); 8.2. Reunir un equipo de gestión profesional (recursos humanos suficientes con la calificación adecuada - 1 jefe de proyecto y 1 persona responsable de la parte financiera (a tiempo parcial en su caso) como mínimo); 8.3. En el caso de una gestión externa, asegurar que el jefe de fila del proyecto esta continuamente informado del transcurso de las actividades. REGLA 9. Un presupuesto adecuado a las actividades 9.1. Adecuar el presupuesto a las actividades y realizaciones (y no al revés); 9.2. Un presupuesto realista y transparente (basado sobre une estimación pormenorizada de cada categoría de gastos); 9.3. Distribuir los recursos de acuerdo al coste estimado de las actividades 9.4. Clasificar las actividades entorno a 4 o 5 componentes como mucho (entre ellas, la componente coordinación y gestión del proyecto no debería superar el 20% del coste total); 9.5. Asegurar que las actividades/realizaciones de los componentes son coherentes con el detalle en el presupuesto. 4 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN REGLA 10. Evitar los errores de última hora 10.1. No olvidar ningún documento anexo; 10.2. Preparar el formulario con antelación y dejar tiempo al final para últimos cambios; 10.3. Respetar los plazos fijados; 10.4. Trabajar bien los puntos débiles. 1.2 LOS FACTORES QUE PUEDEN HACER FRACASAR LA CANDIDATURA Se pueden clasificar en tres categorías: ► Criterios de contenido - El proyecto es irrelevante en el contexto de la acción. La cooperación regional no puede contribuir a solucionar el problema, es decir, que la cooperación no aporta ningún valor añadido. - Una inadecuada formulación del problema expuesto o una identificación errónea de las oportunidades que pueden aprovecharse para realizar el proyecto. - Identificación de objetivos inadecuada teniendo en cuenta el contexto de la acción - Conflicto de intereses en los niveles regional e interregional. - Resultados demasiado ambiciosos basados en una propuesta de proyecto con un plan de actividades poco realista. Precipitación en la estimación de los resultados. ► Criterios de gestión - Un papel inadecuado del jefe de fila del proyecto. - Una inadecuada definición y una mala organización en las actividades, por ejemplo, no prever el tiempo suficiente ni las consideraciones socio-económicas y culturales que intervienen en un proyecto interregional. - Las condiciones de viabilidad no aparecen bien definidas: riesgo de que estos requisitos no se hayan analizado detenidamente. - Una visión utilitarista frente a una visión estratégica en la presentación y gestión del proyecto. ► Criterios de partenariado - Un desequilibrio en la composición del partenariado (por ejemplo, en el programa INTERREG IIIC, se considera que el peso financiero de ningún socio del proyecto no puede superar el 40% - depende obviamente del numero de socios en el partenariado) - El nivel de compromiso y las decisiones no están repartidas equitativamente entre los socios. 5 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN 2. FASE DE PREPARACIÓN DEL PROYECTO 2.1 PARTICIPANTES El Reglamento General (CE) nº 1083/2006 determina que los beneficiarios finales de las acciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales son, entre otros, los organismos públicos responsables de la dirección de las operaciones. No obstante, hay que considerar las especificaciones de cada programa establecidas en los programas operativos de los mismos. De forma general, éstos son los siguientes: ► ► ► ► ► 2.2 Beneficiarios finales Las entidades de carácter público nacionales, regionales y locales, Los organismos profesionales y las asociaciones de empresarios, Los centros de investigación, institutos universitarios y politécnicos, Las asociaciones sin ánimo de lucro, fundaciones y agencias de desarrollo local/regional, PYMEs en algunos casos, etc… ENCONTRAR LOS SOCIOS APROPIADOS En la página web de la mayor parte de programas existe un apartado titulado “Bolsa de socios”, donde los organismos que preparan un proyecto lo publican con el fin de buscar socios interesados en formar parte de dicho proyecto. Del mismo modo, pueden darse a conocer aquellos organismos que estén interesados en participar en algún tipo de proyecto de cooperación. Además, algunos programas organizan forums, reuniones, grupos de trabajo y conferencias, entre otras iniciativas, para potenciar el encuentro entre socios potenciales. Muchos programas van más allá en cuanto a iniciativas desarrollando redes de ideas de proyectos o facilitando nuevos contactos en sectores definidos a promotores que lo solicitan. Por ultimo, las redes de contactos facilitan en muchas ocasiones la detección de un problema común, la gestación de buenas ideas y su cristalización en proyectos. Una vez identificados los socios potenciales, se procede a realizar una selección del partenariado definitivo teniendo en cuenta los intereses, experiencias y necesidades de los mismos. Por ejemplo, puede ser interesante asociar a autoridades regionales o locales capaces de poner en práctica los resultados realizados por el proyecto, en particular en el marco de los programas a nivel regional de los objetivos de Convergencia y Competitividad regional y empleo. Esta fase de creación del partenariado implica una serie de contactos (e-mail, conversaciones telefónicas, etc…) entre los socios potenciales para identificar a los más adecuados, y en una fase posterior, definir exactamente el papel desempeñado (ver apartado Definición de responsabilidades entre los socios) por cada uno en el transcurso de la operación. 6 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Para definir el papel de cada socio, debe tenerse en cuenta los medios propios a la estructura puestos a disposición del proyecto, así como atender a las posibles necesidades en términos de medios financieros y humanos para llevar a cabo el proyecto. La implicación de cada socio debe estar claramente definida en la repartición de actividades y en una aportación financiera consecuente. En este sentido, el jefe de fila del proyecto podrá prestar una aportación financiera mayor al proyecto reflejando así las actividades de gestión y coordinación. Sin embargo, un buen proyecto cuenta siempre con un presupuesto equilibrado entre los socios. Asimismo, el formulario de candidatura de la mayor parte de programas solicita una descripción del funcionamiento del partenariado como sigue: ► ► ► ► Funcionamiento del partenariado Indicar el modo de coordinación y de gestión del proyecto Explicar como se hará el intercambio de información Presentar igualmente los órganos utilizados para la toma de decisión “política” y técnica del proyecto y sus competencias Establecer un calendario de reuniones: comité de seguimiento cada 6 meses, grupos de trabajo con mas frecuencia, etc. 2.3 TIPO DE PROYECTOS Todo proyecto que responda a los criterios de elegibilidad y selección, fijados en los Programas Operativos y otros eventualmente establecidos por el Comité de seguimiento del programa puede presentarse a la convocatoria. A continuación se ofrece una lista de estos criterios: ► los proyectos deben estar integrados por socios situados en los territorios incluidos en el programa; ► deben mostrar un verdadero enfoque de cooperación: transfronteriza, transnacional o interregional. Por enfoque de cooperación, se entiende la implicación de socios, procedentes de al menos un numero establecido de países del espacio en cuestión efectivamente interesados en la problemática elegida, bien para encontrar una solución compartida a un problema común, bien para intercambiar experiencias con el fin de comprender mejor algunas situaciones; ► deben también mostrar un verdadero enfoque partenarial, adoptando una metodología común y compartida y no una yuxtaposición de enfoques individuales, esto es, deben demostrar una coherencia entre el reparto de trabajo entre los socios y el reparto financiero; 7 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN 2.4 ► deben presentar un aspecto innovador, aportando valor añadido con relación a lo que ya se ha hecho o se lleva a cabo, que sea susceptible de reproducirse; ► deben demostrar una coherencia y equilibrio financiero; ► deben reflejar claramente los objetivos perseguidos y que estos sean coherentes con los de la prioridad y medida en que se inscribe. TIPO DE ACCIONES A continuación se definen algunas de las actividades elegibles en el marco de las perspectivas para los programas de cooperación territorial 2007-2013. Cada proyecto puede incluir varios tipos de actividades elegibles, siempre que sean necesarias para llevar a cabo el proyecto en su conjunto. Como se especifica más adelante, cada proyecto deberá indicar en el formulario, los tipos de actividades contempladas, así como su coste. Estudios Los estudios se dirigen a analizar e identificar los problemas y las soluciones en el ámbito de intervención a través de: - actividades de investigación en los centros universitarios u otros centros de investigación - definición de las soluciones más adaptadas y más eficaces a los problemas definidos - análisis de los problemas y soluciones en los distintos sectores de intervención - la evaluación de los riesgos y posibilidades vinculados al desarrollo de los proyectos - la definición de los distintos escenarios de desarrollo - la propuesta de un esquema de acción integrado - la evaluación del impacto de las propuestas en los ámbitos de intervención ► Intercambios de experiencia Los intercambios de experiencia tienen por objeto valorar y transferir la experiencia adquirida en el ámbito del desarrollo regional o local a través de: - animación de foros (donde se difundirán los distintos trabajos y las reflexiones) - audiencias de expertos (de toda índole: científica, política, de la sociedad civil...) - reuniones - promociones y publicaciones - conferencias, debates... ► 8 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Conexión a una red La conexión a una red tiene por objeto facilitar el intercambio de experiencias y conocimientos técnicos en el ámbito de intervención mediante: - la organización y animación de plataformas electrónicas de diálogo e intercambio - un acceso a las nuevas redes de las tecnologías de la información y de la comunicación - la difusión de documentos en línea - la creación de archivos comunes - el desarrollo de servicios públicos en línea ► Acciones de formación e información Las acciones de formación e información tienen por objeto extender los conocimientos adquiridos en el ámbito de intervención del programa a los agentes regionales por medio de: - encuentros, conferencias y seminarios - material de promoción: CD-ROM, folletos, prospectos... - campañas de sensibilización y toma de conciencia (por ejemplo, días de información...) -otros acontecimientos (servicio de ayuda, sitio Internet, FAQ, contactos, boletín informativo...) ► Proyectos Piloto Los proyectos piloto detectan o proponen nuevas soluciones en los ámbitos de intervención del programa con el fin de transferir éstas, después de su demostración, a las intervenciones. Los proyectos piloto se desarrollan en tres tiempos: - análisis de problemas o situaciones - definición de soluciones y experimentación de éstas - después de la demostración, transferencia de las soluciones al ámbito de intervención ► Infraestructuras de pequeña envergadura En algunos casos, las siguientes infraestructuras de pequeña envergadura son consideradas gastos elegibles, siempre y cuando quede probada su necesidad para la realización del proyecto: -adquisiciones -construcciones -reparaciones, … ► 2.5 ESTRUCTURAR EL PROGRAMA DE ACCIONES El capitulo destinado a la metodología ocupa una posición central dentro de la arquitectura del proyecto. En realidad, los organismos encargados de la evaluación y posterior selección del proyecto van a prestar una atención especial a la descripción de las acciones que plantea la metodología empleada. Esta parte proporcionará una idea detallada no solo del contenido (objetivos, resultados, medios empleados), sino también del modo de organización que se propone. 9 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Algunos principios de base para conseguir una buena organización de las acciones 10 ► Las acciones deben estructurarse según un esquema lógico, y deben organizarse en componentes, o paquetes de actividades, según los objetivos perseguidos ► Cada componente quedara bajo la responsabilidad de un socio. Normalmente la gestión y la coordinación son asignadas al jefe de fila del proyecto, aunque también puede delegarse a un experto externo. También en este último caso, poco habitual, el jefe de fila debe asegurar el seguimiento y estar continuamente informado de la gestión). ► Los componentes deben organizarse lógica y coherentemente respecto al calendario de la operación. Será necesario organizar los componentes de manera que los resultados de los primeros intervengan en la realización de los siguientes componentes como nuevos elementos según un sistema interactivo e integrado. ► La serie de acciones atribuida a cada socio debe reflejar su implicación en el proyecto y ser coherente por tanto con su aportación, financiera y en medios humanos (véase modulo 2). ► Cada componente debe establecer, además de una descripción precisa del desarrollo de las actividades, una serie de indicadores de realización y de resultado así como del impacto de la acción (éste puede definirse de forma cuantitativa o cualitativa; por ejemplo: contribución al desarrollo sostenible de las regiones participantes, mejora de la eficiencia de la utilización de los fondos estructurales, etc). ► Los resultados y las realizaciones deben atribuirse a un solo componente. ► Los resultados perseguidos por cada componente deben contribuir a la obtención de los resultados globales del proyecto. ► Las acciones o realizaciones de cada componente deben detallarse para realizar el cálculo del presupuesto de cada componente. ► Procurar mantener la misma terminología en todos los componentes. ► Las realizaciones descritas solo serán elegibles para obtener financiación europea si se encuentran descritas como tales en el Programa Operativo en cuestión. Es necesario basarse en el programa para cualquier otra indicación, por ejemplo, si existen o no limites de gasto fijados para ciertas categorías de acciones. CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Ejemplo de diagrama interrelacionado de organización de actividades para un proyecto turístico trasnacional: Actividad 1 Gestion y coordinacion Actividad 2 Ampliación y consolidación de la red de empresas en cada región participante ► ► ► Reunión técnica Reuniones telefónicas Comités de seguimiento Contactos por intranet ► ► ► ► Actividad 3 Valorización de la oferta turística en el territorio ► Intercambio de conocimientos Recepción de nuevas empresas Formación ► ► ► Actividad 4 Acciones piloto: cooperaciones interempresas ► ► ► Encuentro entre empresas y socios Organización de acto central Acto de promoción Trabajo con los operadores turísticos Estudio de marketing Estrategia de comunicación Actualización de la oferta turística Actividad 5 Creación de un marco de cooperación y red trasnacional de empresas perennes Actividad 6 Difusión y comunicación ► ► ► Folletos Paginas web Seminario final ► ► Guía de buenas practicas Estudio 2.6 ELABORAR UN PRESUPUESTO COHERENTE CON EL PROGRAMA DE ACCIONES La elaboración del presupuesto es otra de la etapas del proyecto que va a ser analizada de forma pormenorizada por los servicios instructores de la candidatura y que, por esta razón, va a requerir un esfuerzo especial en términos de precisión y tiempo1. Como se ha indicado en la sección anterior, el presupuesto debe cuadrar, por un lado, con las actividades descritas para cada componente. Por otro lado, el grado de implicación en el proyecto de cada socio debe reflejarse en su participación financiera. Además, el presupuesto 1 Este apartado se analizara en detalle en el “Modulo 2: Gestión financiera de proyectos de cooperación” de esta formación. 11 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN debe repartirse de forma equilibrada entre los socios, si bien es frecuente que el jefe de fila soporte la mayor parte del mismo (sin sobrepasar nunca el 40% del coste total del proyecto). El gasto elegible subvencionado debe ajustarse a la tipología propuesta en el formulario de candidatura que comprende las categorías de gastos siguientes: ► ► ► ► ► ► ► ► ► ► Categorías de gasto Gastos de preparación del proyecto Estudios/informes Recursos humanos Gastos de viaje y de alojamiento Promoción/difusión Reuniones/conferencias/seminarios Equipamiento Infraestructuras de pequeña envergadura Gastos generales: especificar Otros: especificar Además de lo anterior, para elaborar un presupuesto sólido, las siguientes consideraciones deben tenerse en cuenta: 12 ► El componente dedicado a la gestión y coordinación debe reducirse al máximo posible para que la mayor parte de la subvención se emplee en la realización de las actividades ► Si la categoría de gastos “estudios, informes” es elevada debe de estar bien justificada ► Los costes de preparación del proyecto (solo en el caso de proyecto aprobados) y de auditoria de gastos son elegibles ► El presupuesto debe contemplar las normas de elegibilidad de gastos que serán establecidas a nivel nacional para el próximo periodo ► El presupuesto debe aparecer desglosado por país, categoría de gastos y año, añadiendo en cada caso el porcentaje respecto al presupuesto global. ► Elaborar un presupuesto realista, ya que los programas están sujetos a la “regla de liberación automática de compromisos” que obliga a realizar y justificar todos los gastos en el tiempo establecido. Por esta razón, aunque algunos programas permiten -tras estudio del caso- mover fondos entre las tablas financieras entre años, no resulta recomendable porque puede perjudicar al programa según la regla de liberación automática de compromisos. CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Ejemplo de reparto financiero Para evitar la liberación automática de compromisos, el reparto financiero adaptado a un proyecto de 3 años debe adaptarse al grado de realización efectuado en cada uno de esos anos. Según un esquema lógico en el que la mayor parte de las actividades del proyecto tienen lugar en una etapa intermedia, tras una primera fase de puesta en marcha y de organización dentro del partenariado, un reparto coherente seria el siguiente: Año N Año N+1 Año N+2 25% 40% 35% Además, hay que tener en cuenta el hecho que existe muy a menudo un desfase temporal entre la realización de actividades y su pago – y la correspondiente certificación de gatos. 2.7 LOS GASTOS COMUNES DE GESTIÓN DEL PROYECTO El jefe de fila del proyecto es normalmente el responsable de la coordinación y la gestión del mismo. Ahora bien, teniendo en cuenta que todos los socios se benefician de las estas actividades de coordinación realizadas por el jefe de fila, el partenariado puede decidir financiar estas acciones de manera conjunta y crear para ello un fondo común de financiación. Los gastos de gestión y de coordinación referidos anteriormente pueden incluir las tareas que el jefe de fila realiza: ► para todo el partenariado utilizando fondos propios ► delegándolas a un experto externo respetando la legislación en materia de competencia y contratación publica Si los gastos de coordinación se reparten entre los socios, deben respetarse los siguientes principios: ► el estatuto de socio de la operación no es compatible con el de experto externo ► no es posible realizar beneficios con la participación en el proyecto ► el jefe de fila esta obligado a respetar, según un proceso transparente las legislaciones en materia de contratación publica, las legislaciones europea y nacional, y la reglas de competencia Los gastos deben repartirse entre los socios de acuerdo a un modelo transparente, justo y equilibrado. Una vez que se ha decidido el modelo de organización y de repartición de gastos, este acuerdo formal entre los socios debe quedar reflejado por escrito. Es aconsejable que este escrito se adjunte al Convenio de colaboración entre socios que acompaña al proyecto. La contabilidad del jefe de fila debe reflejar claramente el gasto compartido. En cada informe de realización del proyecto, el jefe de fila debe añadir el gasto de coordinación del proyecto según el método estipulado en el convenio de colaboración entre socios. A 13 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN continuación, el auditor del jefe de fila verificará los gastos declarados y el jefe de fila puede entonces pedir el reembolso del gasto correspondiente a cada socio. Más tarde, en la fase de Control de Primer Nivel, el jefe de fila deberá justificara de nuevo todos los gastos para solicitar la subvención europea. El jefe de fila incluye entonces los gastos de gestión conjunta como aportación de cada socio en el informe de evolución del proyecto para el reembolso2. Dos métodos de financiación conjunta de los gastos comunes ► Descontando la parte correspondiente de subvención El jefe de fila debe transferir la subvención a los socios una vez que la Autoridad de Pago ha realizado el ingreso en la cuenta común. Para evitar nuevas transferencias, el jefe de fila puede deducir la parte de gasto de la gestión en común. ► Avanzando el gasto Esta alternativa consiste en realizar un avance del pago de los gastos comunes y crear un fondo común. Este método se emplea en los casos en los que el jefe de fila no dispone de los medios suficientes para avanzar todos los gastos de gestión. 2.8 DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES ENTRE LOS SOCIOS Principio de responsabilidad del jefe de fila del proyecto El jefe de fila del proyecto será nombrado de común acuerdo por los socios del proyecto. En este sentido, los programas adoptan el principio del “jefe de fila de proyecto”, quien será responsable de la globalidad del proyecto (en los términos estipulados en el Reglamento (CE) 1080/2006) ante la Autoridad de Gestión, con quien firmará el acuerdo de concesión de la ayuda FEDER, y asegurará la buena gestión del proyecto. ► Para poder realizar las funciones de jefe de fila de forma adecuada, es necesario conocer exactamente las obligaciones que esto implica (ver también la siguiente sesión de formación: gestión financiera de proyectos), además de contar con una experiencia previa en proyectos de cooperación para hacer frente a los requisitos en términos de capacidad (recursos humanos y financieros) y tiempo. Base legal del partenariado El jefe de fila del proyecto determinará con sus socios, bajo la forma de un convenio de colaboración entre socios, la repartición de las responsabilidades recíprocas. Es necesario prestar especial atención a la redacción del documento dado que éste servirá de referencia para el conjunto de los socios a lo largo del desarrollo del proyecto. El convenio entre socios finalizará una vez se haya cerrado el proyecto por las estructuras de gestión del Programa. ► Si bien este convenio no es un requisito necesario en la fase de elegibilidad de proyectos en todos los programas, sí resulta aconsejable en todos los casos. Se recomienda de igual forma que se prepare con antelación prudencial la firma de dicho acuerdo, ya que una vez el proyecto 2 14 Para mas información sobre gestión financiera del proyecto véase el modulo 2. CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN sea aprobado por el Comité de Programación, se solicitará con la mayor premura el acuerdo firmado y sellado en original por todos los socios. NOTA: una de las modificaciones mayores de la próxima generación de programas consiste en atribuir la responsabilidad financiera a nivel de socio, contrariamente al modelo actual donde toda la responsabilidad recae sobre el jefe de fila. 3 FASE DE PRESENTACION DE UN PROYECTO DE COOPERACION: CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Y DE SELECCIÓN DE PROYECTOS 3.1 ELIGIBILIDAD Calendario y modalidades generales de presentación de proyectos ► Los proyectos presentados fuera del plazo establecido en la convocatoria son considerados automáticamente no admisibles. ► Los proyectos deben contribuir claramente a alcanzar los objetivos de por lo menos una de las prioridades del programa, inscribirse en uno de sus ejes y demostrar su concordancia con la estrategia global del programa, ► Los proyectos deben tener imperativamente un carácter internacional e implicar a socios pertenecientes al menos de un numero establecido de países miembros del espacio ► Los proyectos deben presentarse obligatoriamente utilizando el formulario oficial de candidatura elaborado con tal fin. ► El formulario oficial de candidatura, debidamente cumplimentado ha de ser enviado en todos los idiomas definidos en el formulario, y enviado al Secretariado Común ► El formulario de candidatura no debe exceder en términos de extensión, las indicaciones (máximo de líneas por punto) expresadas en el mismo formulario, respetando la tipología de caracteres establecidos. En el momento de evaluación del proyecto únicamente serán tenidos en consideración las informaciones reflejadas en el formulario oficial de candidatura y documentos expresamente solicitados. ► Para que las candidaturas sean tenidas en consideración será obligatorio el respeto de las formatos de envío: versiones electrónicas y/o en papel, numero de copias, etc… 15 16 SELECCIÓN DE PROYECTOS A continuación se describen las etapas que conducen a la selección de un proyecto y a su ejecución para programas INTERREG. Estas son: Programación Convocatoria Recepción de las candidaturas Evaluación del proyecto El conjunto de reglamentos y otros documentos que ofrecen base legal a los programas de cooperación del Objetivo 3: Orientaciones Estratégicas Comunitarias, reglamentos sobre fondos estructurales, etc… y la estrategia de Lisboa. Comunicación a los promotores de proyectos potenciales para la presentación las candidaturas con toda la información pertinente, independientemente del sistema y el procedimiento que esta comunicación pueda emplear. La convocatorias pueden presentarse en un documento aparte o estar incluidas en la documentación general del programa; también pueden clasificarse en convocatorias abiertas o cerradas. Proceso por el cual se reciben las candidaturas según el sistema establecido en la convocatoria. En esta etapa se realiza el control de admisibilidad para comprobar que la candidatura entra dentro de plazo y presenta todos los requisitos y documentos anexos. Proceso de evaluación de las candidaturas presentadas según el sistema y criterios establecidos (criterios de elegibilidad): sistema de puntuación y clasificación incluyendo la desestimación de todo proyecto que no reúna los requisitos. Selección de proyectos Proceso final de selección en base a las candidaturas seleccionadas en la etapa tomando en consideración el montante de disponible para cada convocatoria. Ejecución de proyectos Fase final de la selección de proyecto y comienzo de la puesta en marcha del mismo siguiendo las indicaciones que se hayan podido formular en las fases de evaluación y selección anteriores. CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN 3.2. CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN CRITERIOS DE SELECCIÓN Además de los criterios de selección específicos para cada eje según el programa en cuestión, existen una serie de criterios generales que deber ser respetados para cada proyecto relativos a: Criterios de buena gestión ► ► ► ► Los proyectos que tengan el firme apoyo de todas las partes implicadas Los proyectos que sean objeto de discusión regular y frecuente entre las partes Los proyectos cuyos objetivos estén claramente definidos Los proyectos que puedan demostrar un conocimiento profundo de la realidad de los territorios en los cuales se aplica Criterios de conformidad con la política regional comunitaria ► ► ► ► ► ► Los proyectos que ayuden a reducir las desventajas de desarrollo entre los territorios, y no solamente ayudar a compensarlos Los proyectos que permitan la cooperación entre socios de tipo y nivel de institución diferentes, si es posible mediante una puesta en red duradera Los proyectos que tengan en cuenta las dimensiones de protección del medio ambiente, política de empleo y promoción de la igualdad de oportunidades Los proyectos que contribuyan a la realización de las estrategias de Lisboa y Gotemburgo fijadas por la Comisión Los proyectos que demuestren la coherencia y conformidad con la estrategia del programa operativo del espacio en cuestión y contribuyan a un enfoque de la integración territorial, a la visión espacial o al fortalecimiento de la identidad del espacio, Los proyectos que propongan resultados, concretos e innovadores, en beneficio del espacio en cuestión y que demuestren un impacto territorial real y sostenible, en especial en el caso de proyectos de acción. Los resultados esperados al final en materia de impactos económicos, sociales, territoriales y medioambientales también deberán justificarse. Criterios interregionales ► Los proyectos que permitan un intercambio de experiencias entre diferentes países, que se puedan traducir a continuación en prácticas de cooperación. 17 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN 4. GLOSARIO PARA RELLENAR UN FORMULARIO DE CANDIDATURA ESPAGNOL 18 FRANCES INGLES Eje/Prioridad Axe/Priorité Axis/Priority Proyecto Projet Project Formulario de candidatura Dossier de candidature Application form Convenio de colaboración entre socios Acuerdo de concesión de la subvención Partenariado Accord de partenariat Partnership agreement Convention d’attribution de la subvention Partenariat Subsidy contract Jefe de Fila Chef de file Lead Partner Socio Partenaire Partner Gasto elegible Coût eligible Eligible costs Contrapartida nacional Contrepartie nationale National co-financing Tasa de financiación Taux de financement Financing rate Convocatoria Appel à projets Call for proposals Plazo Echéance Deadlines Tipología de gasto Poste de dépense Budget lines - Gastos de preparación - Dépenses de préparation - Preparation costs - Estudios, informes - Etudes, rapports - Studies, reports - Recursos humanos - Moyens humains - Staff costs - Gastos de viaje, alojamiento - Travel and accommodation - Promoción, difusión - Dépenses de voyage et d’hébergement - Promotion et communication - Reuniones, conferencias - Réunions, conferences - Meetings and events - Equipamiento - Equipements - Equipment - Infraestructura de pequeña envergadura - Gastos generales - Infrastructures de petite envergure - Dépenses générales - Investment Partnership - Promotion, diffusion - General costs CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN Partenariado del proyecto FIMIP Socio líder: Diputación Provincial de Huelva Área de Promoción Económica y Fomento de Empleo Pabellón Los Pinos Ctra. Nal. 431 Sevilla-Huelva km. 630 21006 Huelva Spain Contacto: Pilar Vélez Calero e-mail: [email protected] Region of Eastern Macedonia and Thrace EU Affairs Kakoulidou 1 69100 Komotini Greece Contacto: Nikos Lampropoulos e-mail: [email protected] County Council of Catania II Servizio I Dipartimento – "Politiche Comunitarie ed Euromediterranee" Via Prefettura, 14 95100 Catania Italy Contacto:Manuela Gurgone e-mail: [email protected] InvestitionsBank des Landes Brandenburg Department Public Clients, Unit ERDF-Coordination/INTERREG Steinstraße 104-106 14480 Potsdam Germany Contacto: Pertti Hermannek e-mail: [email protected] Gestión externa: Haute Finance P.O.Box 125, 1160 AC Zwanenburg, The Netherlands Contacto: Angele Martinez e-mail: [email protected] 19 CÓMO MONTAR UN BUEN PROYECTO DE COOPERACIÓN 20
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