Rundschreiben zur Umstellung 26.09.2014 [pdf]

UNIVERSITÄTSKLINIKUM
Schleswig-Holstein
Institut für Klinische Chemie
Direktor: Prof. Dr. med. Ralf Junker
Campus Kiel
Arnold-Heller-Straße 3  Haus 17  24105 Kiel
Tel.: 0431 597-3225 (Sekretariat)
Fax: 0431 597-4053
E-Mail: [email protected]
Internet: www.uksh.de/klinische-chemie
Campus Lübeck
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein  Institut für Klinische Chemie 
Campus Kiel  Arnold-Heller-Straße 3  Haus 17  24105 Kiel
Ratzeburger Allee 160  23538 Lübeck
Tel.: 0451 500-4391 (Sekretariat)
Fax: 0451 500-4849
E-Mail: [email protected]
Internet: www.uksh.de/klinische-chemie
An die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
des UKSH
Campus Kiel
Datum: 26.09.2014
——
——
Umstellung von Labor-EDV und Anforderungssystem im Zentrallabor
Sehr geehrte Damen und Herren,
das Zentrallabor des UKSH ersetzt am Standort Kiel in Kürze die Labor-EDV- und Anforderungssysteme. Zukünftig kommen das Labor-System „Opus::L“ und das Order-Entry-System
„ixserv“ der Firma OSM zum Einsatz. Die Umstellung im Zentrallabor wird am Montag, den 13.
Oktober 2014 stattfinden.
Mit ixserv steht Ihnen zukünftig ein campus- und institutsübergreifend einheitliches Order-EntrySystem zur Verfügung, das in Kiel bereits für Anforderungen an die Transfusionsmedizin
genutzt und nun für Anforderungen an die Klinische Chemie sowie in Kürze für die Mikrobiologie erweitert wird.
Mit diesem Schreiben möchten wir Ihnen einen Überblick über die Dinge geben, die sich für Sie
verändern werden. Zur Umstellung für die Aufträge an das Institut für Mikrobiologie, die Anfang
November erfolgen wird, erhalten Sie noch weitere Informationen.
Beachten Sie bitte, dass es im Umfeld der Umstellungen punktuell zu Verzögerungen bei der
Befundübermittlung kommen kann.
Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen zum Vorgehen oder ergänzende Hinweise haben.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Laborteam
Ihr IT-Team
Prof. Dr. med. Ralf Junker
Uta Knöchel
Umstellung von Labor-EDV und -Anforderungssystem am Campus Kiel, ab 13.10.2014
Ablauf am Tag der Umstellung
Die Umstellung erfolgt am Montag, den 13. Oktober 2014. Das bisherige Lauris-System steht
bis 11:00 Uhr zur Verfügung. Proben, die mit Lauris angefordert werden, werden bis 12:00 Uhr
im Labor mit den bisherigen Verfahren bearbeitet. Die neuen ixserv-Anforderungsmasken sind
ab 11:00 Uhr einsatzbereit. Laboranalysen, die mit diesem System angefordert werden, werden
ab ca. 12:00 Uhr im Labor bearbeitet. Lebensgefahr-Proben werden unabhängig von der Art
und dem Zeitpunkt der Anforderung wie bisher sofort bearbeitet.
Beauftragung von Laboranalysen
Allgemeines
Die Anforderungsmaske des ixserv-Anforderungssystems ist aus dem Krankenhausinformationssystem Orbis heraus aufzurufen. Etiketten für Probenröhrchen, die wie bisher nach Anforderung der Untersuchung automatisch über entsprechende Drucker ausgegeben werden, beinhalten unter anderem Informationen darüber, welches Entnahmeröhrchen erforderlich ist und
welche präanalytischen Maßnahmen einzuhalten sind.
Die Dringlichkeit der Untersuchung ist links oben in der ixserv-Anforderungsmaske auszuwählen. Die Voreinstellung ist „Routine“. Untersuchungen, die als „Cito“-Anforderung bearbeitet
werden, sind bei der Einstellung „Cito“ in den Masken „Häufige Analysen“ rot hinterlegt.
„Lebensgefahr“-Untersuchungen werden als eigener Auftrag bearbeitet, um eine schnellstmögliche Probenbearbeitung im Labor sicherzustellen. Für diese Untersuchungen ist ein eigenes
Segment im ixserv-Fenster vorgesehen.
Klinische Angaben sind zum Teil als Pflichtfeld hinterlegt, wenn ohne die entsprechenden
Angaben die Labordiagnostik oder die Bewertung des Ergebnisses nicht möglich sind. Diese
Angaben werden auf dem Befund mit ausgegeben.
Um einen Eindruck zu vermitteln, welche Kosten durch den Laborauftrag entstehen, werden die
internen Laborkosten ebenfalls in der Eingabemaske dargestellt.
Für Blutentnahmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten sind grundsätzlich separate Aufträge
erforderlich.
Laborprofile
Für jede Klinik ist die Programmierung eigener, klinikintern geltender Profile möglich. Die Profile
sind im ixserv direkt im oberen Teil dargestellt, sodass sie bei Aufruf der Maske sofort sichtbar
sind.
Durch die Umstellung war es erforderlich, die bisherigen Laboranforderungsprofile neu zu
erfassen. Diese können künftig auch nicht mehr durch die Kliniken selbst, sondern nur noch
zentral durch die diagnostischen Institute gepflegt werden. Wir hatten dazu am 17.09.2013 alle
Seite 2
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein
betroffenen Kliniken und Institute gebeten, die vorhandenen Profile durchzusehen, gegebenenfalls anzupassen und uns die Entwürfe zukommen zu lassen. Da die Profile bisher durch die
Kliniken selbst verwaltet wurden, können wir leider nicht einschätzen, ob die Rückmeldungen
vollständig sind.
Alle bis zum 21.02.2014 eingetroffenen Profile wurden vorerst in der vorgeschlagenen Form
berücksichtigt. Die Aufnahme weiterer bzw. die Anpassung der vorhandenen Profile ist nach
Abschluss der Umstellungsphase voraussichtlich ab Februar 2015 in vollem Umfang möglich.
Bitte prüfen Sie für Ihre Klinik, ob die Profile gemeldet wurden.
Einzelanalysen
Um den Anforderungsprozess einfach zu gestalten, wurden die häufigsten Analysen in einer
Maske „Häufige Analysen“ zusammengefasst, die sich ebenfalls direkt im oberen Bereich der
Bildschirmdarstellung befindet (siehe Abbildung, Pfeil 2).
Alle anderen Einzelanalysen sind thematisch angeordnet und in verschiedenen Segmenten in
der Anforderungsmaske hinterlegt. Analysen, deren thematische Zuordnung variabel ist, können mehrfach in unterschiedlichen Segmenten vorhanden sein (z. B. Vitamin D bei „Klinische
Chemie“ und bei „Endokrinologie“).
Um das Auffinden einzelner Analysen in den Anforderungsmasken zu erleichtern, wird derzeit
eine Suchfunktion vorbereitet.
Die ixserv-Anforderungsmasken werden bereits einige Tage vor der Umstellung zur Ansicht auf
den Stations-PCs freigeschaltet.
1
2
Seite 3
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein
Entnahmematerial und Etiketten
Probenetiketten werden nach Freigabe des Auftrags automatisch ausgedruckt. Bitte beachten
Sie unbedingt das auf den Etiketten angegebene Material. Bitte nutzen Sie auch ausschließlich
Probenentnahmematerial, das Sie in unserem Katalog finden, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden. Den Katalog finden Sie auf unserer Homepage.
Ein Teil der Analysen der Basisdiagnostik erfolgt im Labor unter Einsatz von automatisierten
Verfahren. Um den Geschwindigkeitsvorteil zu nutzen, ist es erforderlich, dass die Entnahmeröhrchen vollständig gefüllt sind und das Etikett sich längs auf dem Röhrchen befindet. Alle
anderen Proben werden verzögert bearbeitet, um den Probenfluss für Notfälle etc. nicht zu
behindern.
Die derzeit verwendeten Etiketten werden durch Etiketten mit einem anderen Format (50 x 30
mm) ersetzt. Über den Zeitpunkt der Druckerumstellung werden Sie noch gesondert informiert.
Analytik
Die Maßeinheiten werden für die beiden Standorte des UKSH harmonisiert und orientieren sich
entweder am SI-System oder den in der internationalen medizinischen Fachliteratur am weitesten verbreiteten Angaben. Zur Übersicht finden Sie auf unserer Homepage die Analyte dargestellt, bei denen sich dadurch der Zahlenwert ändert, beispielsweise durch eine Umstellung
von µg/l auf µmol/l. Die Umrechnungsfaktoren sind dort ebenfalls angegeben. Ändert sich lediglich die Einheit, z. B. von mg/ml auf g/l, wird diese Änderung nicht separat dokumentiert. Für
Medikamentenspiegel werden übliche therapeutische Bereiche angegeben.
Es gelten grundsätzlich die mit der Analyse übermittelte Einheit und der dazugehörige Referenzbereich.
Besonderheiten bei der Beauftragung:

Bei der Anforderung von Liquoruntersuchungen ist immer die klinische Fragestellung
erforderlich.

Die CK-MB wird nur bestimmt, wenn sie angefordert wurde und die Gesamt-CK erhöht ist.

Das direkte Bilirubin wird nur bestimmt, wenn es angefordert wurde und das Gesamt-Bilirubin erhöht ist.

Ein Differenzialblutbild ist innerhalb von 24 Stunden nur einmal anforderbar (ab Dezember
2014).

Klinische Angaben, die zur Befunderstellung erforderlich sind, z. B. die Urinsammelmenge
für die Kreatinin-Clearance, können bei erneutem Aufruf des Auftrags über den Side-Bar am
rechten Rand des Bildschirms nachträglich ergänzt werden.
Die folgenden berechneten Werte werden künftig automatisch berichtet:

Glomeruläre Filtrationsrate nach den MDRD-, CKD-EPI- und Schwartz-Formeln auf Grundlage des Kreatinins und für die jeweils passende Altersgruppe,
Seite 4
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein

Albumin-korrigiertes Ca,

Ca-Phosphat-Produkt,

Harnstoff/Kreatinin-Quotient,

NonHDL als Ersatz für die LDL/HDL-Ratio.
Zusätzlich angefordert werden können unter anderem:

Fraktionelle Exkretion von Harnstoff und anderen Analyten.
Nicht mehr zur Verfügung stehen:

Hb und Bilirubin aus Kapillarblut,

die Bestimmungen von Amylase und Thrombinzeit sind weitgehend obsolet. Sie sind nur
durch freigeschaltete Stationen anforderbar.
Studien
Im Rahmen der Umstellung werden sich auch die Bedingungen für Einsender ändern, deren
Patienten nicht im Orbis verfügbar sind (z. B. Studienpatienten). Für diese Situation wurde ein
separates ixserv installiert, das auch unabhängig von Orbis aufgerufen werden kann. Vorerst
sind für jede Klinik zwei Mitarbeiter vorgesehen, für die eine spezielle Einzelplatzlösung eingerichtet wird.
Bitte beachten Sie: Zu diesem Thema sind nach unserem Rundschreiben im September letzten
Jahres einige Rückmeldungen eingetroffen. Da wir auf die Rückmeldungen der Kliniken angewiesen sind, um die erforderlichen Systeme einzurichten, bitten wir Sie darum, schnellstmöglich
für Ihre Klinik zu prüfen, ob Bedarf für Studienzugänge besteht.
Des Weiteren bitten wir Sie, künftig sowie für die bestehenden Studien ein Meldeformular auszufüllen, damit die Laborergebnisse adäquat übermittelt und die Kosten passend verbucht werden
können.
Das
Formular
befindet
sich
auf
unserer
Homepage
unter
http://10.253.53.23/Klinische_Chemie/studienanmeldung.html.
Ambulanzen und MVZ
Anforderungen aus Ermächtigungs- und MVZ-Ambulanzen werden in Analogie zum Verfahren
für stationäre Patienten durchgeführt. Für die Ermächtigungsambulanzen ist nach Anforderung
der Laboranalysen im ixserv der automatische Ausdruck von Überweisungsscheinen vorgesehen, um Ihnen die verpflichtende Ausstellung zu erleichtern. Für MVZ-Praxen des UKSH reicht
die Beauftragung über ixserv.
Seite 5
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein
Rückübermittlung von Laborwerten
Allgemeines
Die Befundrückübermittlung erfolgt wie gewohnt parallel in das Anforderungssystem ixserv und
Orbis. Im Orbis werden die Ergebnisse sowohl wie bisher direkt sichtbar sein als auch als Original-Laborbefund im pdf-Format zur Verfügung stehen. Das ixserv dient lediglich der Befundansicht. Ein Ausdruck der Ergebnisse ist nur aus dem Orbis heraus möglich. In der Orbis-Krankengeschichte wird der Original-Laborbefund als pdf-Dokument bereitgestellt.
Ergebnisse der Basisanalytik werden unmittelbar nach Fertigstellung zur Verfügung gestellt
(z. B. Hämatologie, Klinische Chemie und Gerinnung). Damit sie schnellstmöglich auf die
Ergebnisse zugreifen können, werden sie schon vor medizinischer Freigabe an die EDV-Systeme übersendet. Solche noch nicht medizinisch freigegebenen Befunde sind daran zu erkennen, dass sie kursiv dargestellt sind. Spezialbefunde werden nach Fertigstellung einer Analysengruppe übermittelt (z. B. Autoimmundiagnostik, Hämostaseologie und Molekulargenetik).
Täglich um 18:00 Uhr werden alle bis dahin fertiggestellten sowie die noch offenen Anforderungen übermittelt. In Einzelfällen erfolgt eine Teilbefundübermittlung (z. Liquordiagnostik vor Fertigstellung der Oligoklonalen Banden).
Der bislang in Kiel übliche automatische Druck der Befunde auf den Stationsdruckern wird nicht
weitergeführt.
Befundmuster finden Sie auf unserer Homepage. Die Darstellung der Messwerte in der Kumulativsicht erfolgt umgekehrt chronologisch. Das heißt, der aktuellste Befund ist links als erstes
zu finden.
Fax
Sofern Sie eine zusätzliche Befundübermittlung per Fax benötigen, bleibt der Ablauf wie bisher
bestehen. Nach telefonischer Anfrage können Befunde zu jeder Zeit gefaxt werden.
Telefonische Befunddurchsage
Kritische Laborbefunde werden wie bisher telefonisch durchgegeben.
Ergebnisdarstellung
Die Ergebnisse der Laboruntersuchungen werden zum größten Teil in einer Kumulativdarstellung übermittelt. Für Untersuchungen, die einer umfangreicheren Kommentierung bedürfen,
werden Einzelbefunde erstellt (z. B. Spezielle Hämostaseologie, Autoimmundiagostik).
Servicezeiten
Die Dienst- und Servicezeiten des Labors bleiben im bisherigen Umfang erhalten.
Seite 6
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein
Probenversand
Laborproben werden wie bisher abgeholt und durch den Botendienst in das Labor transportiert.
Kontakt während der Umstellungsphase
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns auch an, wenn Sie
Ideen und Vorschläge zur Optimierung der Systeme haben.
Um bei akuten Problemen und Anwendungsschwierigkeiten schnellstmöglich erreichbar zu
sein, haben wir vom 13. bis zum 17.10.2014 eine zentrale Telefonnummer für Sie eingerichtet:
62-14599 bzw. 0451 500-14599.
Kiel, 23.09.2014
Ihr Laborteam
Ihr IT-Team
Prof. Dr. med. Ralf Junker
Uta Knöchel
Anlagen
Auf der Homepage des Zentrallabors www.uksh.de/klinische-chemie/downloads.html sowie auf
der Homepage der ITSG http://10.253.53.23/GfIT/index.html finden Sie voraussichtlich ab dem
03.10.2014:

Dieses Rundschreiben,

Anleitungen zur Nutzung des ixserv,

Anleitungen zur Orbis-Befundauskunft,

den aktuellen Probenmaterial-Katalog,

den Vergleich von bisherigen und neuen Maßeinheiten sowie die Umrechnungsfaktoren und
die Liste der neuen Referenzbereiche,

FAQs.
Seite 7
UNIVERSITÄTSKLINIKUM Schleswig-Holstein

Download Report