der Newsletter für Unternehmenskunden Umstellungsplanung und ausgewählte Handlungsempfehlungen Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, bis zum 1. Februar 2014 müssen Sie Ihr Unternehmen, vor allem Ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und Buchhaltungssysteme, SEPA-fit gemacht haben. Im Rahmen dieses Newsletters hatten wir Ihnen die SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften vorgestellt, Sie mit der neuen Kundenkennung aus IBAN und BIC vertraut gemacht und Ihnen gezeigt, welche Tools und Zahlungsverkehrsanwendungen wir Ihnen für die SEPAUmstellung zur Verfügung stellen können. In dieser Ausgabe möchten wir Ihnen ausgewählte Empfehlungen an die Hand geben, wie Sie die SEPA-Anforderungen konkret angehen können. Selbstverständlich stehen Ihnen bei der Umstellung auf SEPA auch unsere ZahlungsverkehrsExperten gerne zur Verfügung. Nr. 5 – April 2013 • Geschäftsprozesse bezüglich der notwendigen Umstellungsmaßnahmen auf die SEPAZahlverfahren überprüfen • Zukünftige Gestaltung der Vorabinformation bei SEPA-Lastschriften definieren • SEPA-Inkassovereinbarung mit der Hausbank abschließen • Eigene Verträge bzgl. der Integration von SEPA-Lastschriftmandaten überarbeiten • Mögliche Migration von vorhandenen Einzugsermächtigungen in SEPA-BasisLastschriftmandate prüfen und das weitere Vorgehen bei vorhandenen Abbuchungsaufträgen festlegen Bis Ende 2013 • Sukzessive Umstellung der Überweisungen und Lastschriften auf die SEPA-Zahlverfahren Ab 1. Februar 2014 • Überweisungen und Lastschriften können nur noch als SEPA-Zahlverfahren beauftragt werden Ihr SEPA-Team Handlungsempfehlungen: IBAN und BIC Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für Unternehmen Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC Folgende Punkte sollten Sie, falls noch nicht geschehen, zeitnah angehen: Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der verpflichtenden Verwendung des BIC vor: • Sofern notwendig: Projekt aufsetzen • Bei Nutzung der Lastschrift als Zahlungsempfänger: Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen • Vorhandene IT-Systeme auf Anpassungsbedarf untersuchen • Eigene IBAN und BIC in der Geschäftskorrespondenz angeben • IBAN und BIC der Kunden und Geschäftspartner hinterlegen • Zukünftige Mandatsverwaltung klären • Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. • Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. • Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWRStaaten nur mit der IBAN beauftragt werden. SEPA aktuell Nr. 5– April 2013 Wir bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA Account Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. SEPA-Lastschriften Geben Sie Ihre eigene Kundenkennung bekannt Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteinzugs. Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung beachten müssen Um Ihren Geschäftspartnern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Ihr Unternehmen muss jedem SEPALastschriftmandat eine einheitliche und eindeutige Mandatsreferenz zuordnen. Mithilfe dieser Mandatsreferenz müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein rechtzeitiger Austausch vor Februar 2014. SEPA-Überweisung Kennzeichnung der Überweisungsart (Purpose Codes) Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft: www.ebics.de (dort unter „Spezifikation“) Beachten Sie die Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen (Umlaute und Leerzeichen sind nicht zugelassen) füllen können: Stellen Sie Ihren Kunden Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung, müssen Sie diese bis spätestens Februar 2014 auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC umgestellt haben. Beachten Sie dabei auch die Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke: 0–9 A–Z a–z : ? , - ( + . ) / Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen, beispielsweise abhängig davon, www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/dk/ zahlungsverkehr/konventioneller-zahlungs verkehr/vordrucke Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen Sie bis spätestens Februar 2014 durch ein SEPA-Lastschriftmandat ersetzen. • ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer), • ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind, Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. • wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Seite 2 SEPA aktuell Nr. 5– April 2013 Migration von Einzugsermächtigungen in SEPALastschriftmandate für das SEPA-BasisLastschriftverfahren Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind: • Bezug zum Kunden insgesamt (Rahmenmandat), Die deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPABasis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (seit Juli 2012). • Bezug zu einem bestimmten Vertrag (Einzelmandat), • fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat). Legen Sie also möglichst zeitnah eine Systematik für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz für Ihre Kunden fest. Vor Umstellung auf das SEPA-BasisLastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Tipp: Nutzen Sie unser weiterführendes Informations- und Beratungsangebot, um sich mit den Vor- und Nachteilen der beiden Mandatstypen Einzel- bzw. Rahmenmandat für Ihr Unternehmen vertraut zu machen. Vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin mit Ihrem Berater. • Gläubiger-Identifikationsnummer, • Mandatsreferenz und • Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. „nächster Lastschrifteinzug“). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Für die Mitteilung können Sie allerdings auch andere Anlässe wie eine Rechnung oder Vertragsänderung nutzen. Als Datum der Unterschrift im SEPALastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel. Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren, wenn Ihnen bereits Kombimandate vorliegen Liegen Ihnen bereits Kombimandate vor, so müssen Sie beim Wechsel auf das SEPA-BasisLastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren. Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für SEPA-Lastschriftmandate Grundsätzlich muss das erteilte SEPALastschriftmandat inklusive der Änderungen entweder im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von mindestens vierzehn Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren genutzt werden Rechtlich gesehen handelt es sich beim Abbuchungsauftragsverfahren und beim SEPA-FirmenLastschriftverfahren um zwei unterschiedlich Verfahren. Auch hier gilt die Regel: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-FirmenLastschrift nicht eingelöst. Soll durch die beteiligten Kreditinstitute die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Seite 3 SEPA aktuell Nr. 5– April 2013 In der nächsten Ausgabe des Newsletters „SEPA aktuell“… Fit für die SEPA-Migration Ihre Fragen – Unsere Antworten …gehen wir auf technische Aspekte der SEPAMigration ein und stellen Ihnen die Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren vor. Wie kann ich prüfen, ob die Bank eines Geschäftspartners für den Einzug von SEPAFirmen-Lastschriften erreichbar ist? Mit Hilfe des sogenannten SEPA-ClearerDirectory (SCL-Directory) der Deutschen Bundesbank können Sie prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-FirmenLastschriftverfahren wichtig, da hier keine Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. Impressum: Sparkasse Rosenheim-Bad Aibling Kufsteiner Str. 1-5 83022 Rosenheim Das SCL-Directory dient der automatisierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Hinweis: Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtig keit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung oder Beratung dar und können ein individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory: www.bundesbank.de Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-FirmenLastschriftverfahren scheitert auch daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift – anders als der Abbuchungsauftrag – nicht von Verbrauchern als Zahlungspflichtige genutzt werden darf: Für diese können sie bei Bedarf ein Mandat für die SEPABasis-Lastschrift einholen. Bei Nichtverbrauchern wie Firmen und Selbständigen müssen Sie für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden, ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. Prüfen Sie deshalb bei Nutzung von Abbuchungsaufträgen rechtzeitig, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher handelt, und vereinbaren Sie gegebenenfalls entsprechende SEPALastschriftmandate. Seite 4