Assistenz & Sekretariat Ausgabe 1/2006 ◆ G50141 ◆ www.assistenz.com ◆ Ihr Passwort: schnee Was Assistentinnen und Sekretärinnen zurzeit verdienen Das Geva-Institut hat die Gehälter von Sekretärinnen und Assistentinnen in Deutschland ermittelt. Die Ergebnisse finden Sie in der folgenden Tabelle. Sie zeigt das Durchschnittsjahreseinkommen im unteren Gehaltsbereich (unteres Quartil), im mittleren Gehaltsbereich (Median) und im oberen Gehaltsbereich (oberes Quartil) in den unterschiedlichen Positionen im Bereich Assistenz und Sekretariat. Die Zahlen der Geva- Gehaltsanalyse unterscheiden sich erheblich von den Ergebnissen der Kienbaum-Unternehmensberatung, die wir Mitte des Jahres veröffentlicht haben. Der Grund: Bei der Analyse der Kienbaum-Zahlen haben wir die erzielbaren Spitzengehälter von Sekretärinnen und Assistentinnen in Deutschland betrachtet. Die Geva-Untersuchung spiegelt die gesamte Gehaltsbreite in Deutschland wider. Jahres-Bruttogehalt für Assistentinnen und Sekretärinnen (inkl. Weihnachts- und Urlaubsgeld) in Euro Unteres Quartil* Median** Oberes Quartil*** Industrie 26.100 32.210 36.890 Handel 23.040 28.220 33.860 Dienstleistung 22.600 28.350 35.890 Sonstige 28.170 31.780 35.750 Quelle: Geva-Institut * Das untere Quartil bedeutet, dass 25 Prozent der Befragten ein geringeres Jahresbruttogehalt und 75 Prozent ein höheres Jahresbruttogehalt haben. ** Der Median bildet das mittlere Jahresbruttogehalt ab. D. h. 50 Prozent der Befragten haben ein geringeres Jahresbruttogehalt, 50 Prozent haben ein höheres Jahresbruttogehalt. *** Das obere Quartil bedeutet, dass 75 Prozent der Befragten ein geringeres Jahresbruttogehalt und 25 Prozent ein höheres Jahresbruttogehalt haben. ■ Zeitmanagement 2006: So arbeiten Sie effizient und sparen Zeit Als Assistentin und Sekretärin stehen Sie oft in dem gleichen Maße unter Zeitdruck, in dem Ihr Chef unter Zeitdruck steht. Mit anderen Worten: Was Ihren Umgang mit der Zeit im Beruf angeht, sind Sie sehr fremdbestimmt. Und wenn Ihr Chef seine Zeit schlecht managt, wirkt sich das automatisch negativ auf Ihr Zeitmanagement aus. Die Lösung: Werden Sie aktiv, und nehmen Sie im Jahr 2006 Ihr persönliches und Ihr gemeinsames Zeitmanagement noch konsequenter in die Hand. Tipp: Jeden der folgenden Schritte, den Sie noch nicht in Ihr gemeinsames Zeitmanagement integriert haben, sollten Sie konsequent umsetzen. Erst wenn Sie feststellen, dass Ihnen und Ihrem Chef das Verhalten www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee Fortsetzung auf Seite 2 i n s i d e So können Sie Kritik besser annehmen Liebe Leserin, versuchen Sie, sich im Geiste Distanz zu verschaffen und Kritik – wie ein Außenstehender – so sachlich wie möglich zu betrachten. Gehen Sie an Kritik mit folgenden Einstellungen heran: Wer mich kritisiert, eröffnet mir eine Lernchance. Darum höre ich aufmerksam zu und achte auf die Informationen. Ich stimme dem Gehörten nicht gleich zu. Ich frage lediglich nach oder fasse zusammen, um sicherzugehen, dass ich richtig verstanden habe: „Sie meinen also ...?“ Ich lasse den anderen ausreden, behalte mir jedoch vor, zu sagen: „Ich bin nicht einverstanden und nehme das als Ihre Meinung entgegen.“ Wie Sie selbst Kritik am besten anbringen, speziell bei Ihrem Chef, lesen Sie auf Seite 3 dieser Ausgabe. Einen motivierten und erfolgreichen Arbeitsstart in 2006 wünscht Ihnen Angelika Rodatus In dieser Ausgabe ◆ Chefkritik, ohne dabei Ihr Vertrauensverhältnis zu gefährden ..3 ◆ In nur 30 Sekunden Informationen schnell auf den Punkt bringen.......................................5 ◆ Wie Sie Paare zeitgemäß anschreiben................................6 ◆ Die 8 goldenen Regeln der Internet-Suche ...........................7 Ausgabe 1/2006 Assistenz & Sekretariat 2 i n s i d e Fortsetzung von Seite 1, „Zeitmanagement 2006: So arbeiten Sie effizient und sparen Zeit“ in „Fleisch und Blut“ übergegangen ist, beginnen Sie mit dem nächsten notwendigen Schritt. Vorsicht: Alles auf einmal umsetzen zu wollen, führt unweigerlich zum Scheitern! Finden Sie die Zeitdiebe in Ihrem Sekretariat, und verbannen Sie sie Schritt für Schritt: Zeitdieb Lösung Auf meinem Schreibtisch herrscht häufig Unordnung. Ich muss oft etwas suchen. Ich mache „Großputz“ an meinem Arbeitsplatz. Sobald mein Chef nicht im Hause ist und ich einen Freiraum habe, werde ich dies erledigen. Arbeiten, die ich ungern erledige, schiebe ich oft „auf die lange Bank“. Die nächste unangenehme Aufgabe, die ich ansonsten aufschieben würde, nehme ich sofort in Angriff! Meine Telefongespräche dauern Ich bereite meine Telefongespräche stichwortartig oft zu lange. vor, damit ich schnell auf den Punkt komme. Günstige Hotels: Hier werden Sie fündig Unter www.hotel.de finden Sie fast immer ein erschwingliches Hotelzimmer, sogar zu Messezeiten. Die Website ist sehr übersichtlich und zeigt für jedes Hotel die Entfernungen zu allen wichtigen Stationen wie Messehallen, Bahnhof, Flughafen. Die Suchkriterien können Sie selbst bestimmen. Besonderer Vorteil: Sie erhalten oft viel bessere Konditionen als bei Direktbuchung. ■ Viele Mitarbeiter wollen täglich ein „Schwätzchen“ mit mir halten, auf das ich dann mehr oder weniger gern eingehe. Ich mache diese Kollegen zukünftig höflich und konsequent darauf aufmerksam, dass ich sehr beschäftigt bin. Mitarbeiter kommen häufig mit ganz unnötigen Fragen zu mir. Ich ärgere mich über die Störung, helfe ihnen aber trotzdem weiter. Ich achte in Zukunft genau darauf, wann tatsächlich Informationsbedarf vorliegt und wann nur Bequemlichkeit im Vordergrund steht. Im zweiten Fall vertröste ich den Mitarbeiter auf einen späteren Termin, an dem ich mehr Zeit habe. So erledigen sich unnötige Fragen oft von selbst. Englisch-Quiz In meinem Sekretariat herrscht das Prinzip „der offenen Tür“. Jeder hat zu jeder Zeit Zutritt. Ich arbeite nach und nach daran, dies abzustellen, indem ich die Kollegen bitte, sich vorher kurz anzumelden und wenn möglich, Fragen zu bestimmten Themen zusammenzufassen, um sie „in einem Rutsch“ gemeinsam zu bearbeiten. Es gibt oft unangemeldete Besucher, die die Zentrale einfach zu mir schickt, weil man dort nicht weiß, welcher Ansprechpartner zuständig ist. Ich bitte die Zentrale, bei den Besuchern erst nachzufragen, worum es sich konkret handelt, und mich telefonisch zu informieren, bevor Besucher zu mir geschickt werden. Dann kann ich oder mein Chef entscheiden, ob der Besucher empfangen wird oder nicht. Ich kann schlecht nein sagen. Wenn mich ein Kollege um einen „Gefallen“ bittet, nehme ich mir Bedenkzeit und wäge ab, ob ich diese zusätzliche Aufgabe zeitlich bewältigen kann. Wenn dies nicht der Fall ist, sage ich nein! 1. We make everything as or like usual. 2. Could I speak with or to Ken? 3. In or at present we’ve only outlined a few ideas. 4. Don’t worry for or about finishing the report today. 5. Most users are now reconciled with or to leaving messages. 6. As or so soon as possible, I’ll finish the report. 7. Who is in or on charge today? Ich habe keinen festen Arbeitsplan für den Arbeitstag, weil mein Chef ständig mit Unvorhergesehenem ankommt. Ich führe mit meinem Chef ein Gespräch, wie wir unsere Zeit noch effizienter managen können, und schlage ihm vor, jede Woche gemeinsam einen verbindlichen Rahmenwochenplan abzusprechen. Diesen Wochenplan ergänze ich dann um meine täglichen Arbeitspläne, in die ich ausreichend Pufferzeiten einbaue. Mein Chef stört mich häufig in meinem Arbeitsrhythmus. Ich schlage ihm vor, ob er Dinge, die nicht eilig sind, für mich sammeln kann, sodass wir sie einmal täglich, etwa in der Postbesprechung, durchgehen. Die Kompetenzen in meinem Arbeitsumfeld sind nicht klar abgesteckt. Das verunsichert mich und stiehlt mir Zeit, weil ich immer erst nachfragen muss. Ich mache eine Liste mit den Aufgaben, die bei mir immer wieder Zweifel bezüglich meines Handlungsspielraums hervorrufen. Diese Aufgaben gehe ich dann mit meinem Chef durch und vereinbare mit ihm schriftlich klare Kompetenzrichtlinien. Ich erhalte nicht genügend Informationen und muss deshalb zu oft nachfragen. Ich spreche dieses Problem bei meinem Chef an und mache gleichzeitig einen Vorschlag, wie wir den In■ formationsfluss verbessern können. Auflösung Lösung 1: as ist richtig. Lösung 2: to ist richtig. Lösung 3: at ist richtig. Lösung 4: about ist richtig. Lösung 5: to ist richtig. Lösung 6: as ist richtig Löung 7: in ist richtig. ■ Ausgabe 1/2006 Wie gut ist Ihr Englisch? www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee Assistenz & Sekretariat 3 i n s i d e Chefkritik, ohne dabei Ihr Vertrauensverhältnis zu gefährden Hin und wieder gibt es Situationen, die es einfach erforderlich machen, dass Sie Kritik an Ihrem Chef üben. Achten Sie dabei auf folgende sieben goldene Regeln des Kritikgesprächs: 1. Bereiten Sie sich vor. Führen Sie das Kritikgespräch nie spontan, sondern gehen Sie Ihre Argumente vorher sorgfältig durch: Gründe für die Kritik; welche Fehler wurden gemacht; Vorschläge zur Verbesserung; welche Rückfragen könnte Ihr Chef stellen; wie reagieren Sie, wenn er wütend wird usw. 2. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt. Vereinbaren Sie einen Gesprächtermin, und wählen Sie einen Tag, an dem Ihr Chef voraussichtlich weniger gestresst ist. Sorgen Sie für eine angenehme und vor allem ungestörte Gesprächsatmosphäre in einem passenden Raum. Bester Zeitpunkt: eine Stunde nach Arbeitsbeginn. Jetzt ist noch keiner gestresst, und Sie hatten ausreichend Zeit, sich zu sammeln. 3. Kommen Sie sofort zur Sache. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, aber fallen Sie auch nicht mit der Tür ins Haus, nach dem Motto: „Was mich schon immer geärgert hat ...“. Zeigen Sie sich höflich und verbindlich und steigen Sie gleich ins Thema ein: „Herr Schneider, ich war vorige Woche dabei als ... und habe mir anschließend dazu Gedanken gemacht ... Ich möchte das gerne ändern und gemeinsam mit Ihnen überlegen, wie wir in Zukunft ...“. 4. Zeigen Sie selbstbewussten Respekt. Unterwürfig brauchen Sie Ihre Kritik ganz sicher nicht anzubringen, sondern sachlich und vor allem konstruktiv. Das heißt: Beschreiben Sie die zu kritisierende Sache, nie die Person Ihres Chefs. Halten Sie sich nicht lange beim Negativen auf, sondern konzentrieren Sie sich schnell auf Ihre Lösungsvorschläge. 5. Ködern Sie Ihren Chef mit positiven Formulierungen. Falsch: „Das Gespräch mit Sabine Meier am Dienstag war nicht so gut ...“. Richtig: „Ich habe mir überlegt, wie Sie Sabine Meier noch besser motivieren können, damit ...“. Falsch: „Ich bin nicht mehr bereit, Überstunden zu machen, die vermieden werden könnten, wenn ...“. Richtig: „Ich habe einen Weg gefunden, wie wir gemeinsam noch effizienter ...“. 6. Setzen Sie auf die „Sandwich-Methode“: Betten Sie Ihre Kritik zwischen zwei Aussagen, die Ihren Chef motivieren, z. B.: „Ich fand Ihr Gespräch mit Sabine Meier am Dienstag sehr gut, weil die Angelegenheit endlich offen zur Sprache gekommen ist (Motivation). Einen Punkt in der Kommunikation mit Sabine Meier finde ich aber noch wichtig: ... (Kritik). Ich bin mir sicher, dass ihre Ergebnisse sich unter diesen Voraussetzungen bis Jahresende verbessern werden (Motivation).“ 6. Widersprechen Sie nicht Ihrem Chef, sondern dem Inhalt seiner Ausführungen. Falsch: „Sie haben Unrecht ...“ oder „Sie sollten besser ...“. Richtig: „Betrachten Sie die Angelegenheit doch einmal von dieser Seite ...“ oder „Wie denken Sie über ...“. 7. Akzeptieren Sie das Ergebnis. Bedanken Sie sich zum Schluss auf jeden Fall bei Ihrem Chef für das Gespräch. Das gehört zum guten Ton und hat nichts damit zu tun, ob Sie das erreicht haben, was Sie wollten. ■ www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee Excel 2000 Bilder in Tabellen einfügen Wenn Sie aus einer anderen Anwendung eine Grafik in die Zwischenablage kopiert haben, um sie in eine Excel-Tabelle einzufügen, erhalten Sie das qualitativ beste Ergebnis, wenn Sie folgendermaßen vorgehen: 1. Halten Sie die Shift-Taste gedrückt, und öffnen Sie dann das Menü Bearbeiten. Dieses enthält daraufhin andere Befehle als gewohnt. Die folgende Abbildung zeigt, wie es aussieht: 2. In diesem veränderten Menü rufen Sie mit einem Mausklick den Befehl Bild einfügen auf. Der Inhalt der Zwischenablage erscheint daraufhin als hochwertige Grafik auf Ihrem Tabellenblatt. ■ „Glücklich ist der Mann, der eine Frau hat, die ihm sagt, was er zu machen hat, und der eine Sekretärin hat, die es macht.“ Samuel Mancroft Impressum Redaktion Assistenz & Sekretariat inside: Angelika Rodatus (V.i.S.d.P.), [email protected], Grafik/Satz: Reinhard Kruse, Wallenhorst, Druck: Druckerei Wackerow, Bonn, ISSN: 1439-1570, 12-16 Ausgaben pro Jahr, © 2006 Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Str. 2-4, 50395 Bonn, HRB 8165. Infos: Tel: 0228 9550160, Fax: 0228 359710, [email protected], www.assistenz.com Dieser Ausgabe liegt der Jahresindex 2005 ■ bei. Ausgabe 1/2006 4 Assistenz & Sekretariat i n s i d e Wenn Ihr Chef Ihnen immer nur ein halbes Lob schenkt Erleben Sie das öfter bei Ihrem Chef? Er lobt Sie, relativiert es dann aber im gleichen Augenblick wieder, z. B. so: „Die Präsentation haben Sie wirklich gut vorbereitet, Frau Bauer! Aber die Charts können Sie das nächste Mal bereits vor dem Vortrag ausdrucken, kopieren und als Handout verteilen.“ Wie reagieren Sie auf dieses eingeschränkte Lob? Wahrscheinlich wie jede Frau: „Oh je, er ist nicht zufrieden. Ich hätte die Unterlagen vorab verteilen müssen!“ Falsch: Gerade haben Sie ein ehrlich gemeintes Lob von Ihrem Chef erhalten. Das „Aber“ im Nachhinein gehört zum typisch männlichen „Jaaber-Ritual“. Denn männliche Rivalen sprechen untereinander fast nie uneingeschränktes Lob aus. Und so praktiziert „Mann“ das Loben unterbewusst auch mit Ihnen als Frau. Praxistipp: Wenn Sie eingeschränktes Lob von Ihrem Chef bekommen, freuen Sie sich von Herzen über den positiven ersten Teil, und betrachten Sie den zweiten Teil als das, was er ist – lediglich eine Empfehlung. Sagen Sie ganz locker: „Danke für das Kompliment. Die Handouts teile ich beim nächsten Mal gleich mit aus.“ ■ 2 Übungen, mit denen Sie nach Feierabend schnell entspannen Ziehen Sie sich am Abend zu Hause in einen ruhigen Raum zurück. Zehn Minuten reichen aus. Entspannungsmusik oder Naturgeräusche auf Kassette oder CD unterstützen die Übungen. Setzen Sie sich bequem auf einen Stuhl, oder legen Sie sich hin. Schließen Sie die Augen: 1. Entspannung über innere Bilder. Lassen Sie Ihre Gedanken fließen und positive Bilder wieder aufleben. Erinnern Sie sich intensiv an einen oder mehrere „magic moments“, an Augenblicke in Ihrem Leben, in denen Sie uneingeschränktes Glück empfunden haben. Versuchen Sie, völlig in diese Erinnerung einzutauchen und die Gefühle erneut zu durchleben. Je öfter Sie die Übung in Verbindung mit der Entspannungsmusik machen, desto schneller können Sie diese entspannenden Glücksgefühle erzeugen. 2. Entspannen durch imaginäre Düfte. Wenn Sie sich an Gerüche zu erinnern versuchen, könAusgabe 1/2006 nen Sie nicht in Worten denken. Erinnern Sie sich z. B. an ein herrlich duftendes Essen: den würzigen Geruch eines Brathähnchens oder den süßen Duft, den ein im Ofen backender Kuchen verströmt. Lassen Sie zunächst das Bild der Speise vor Ihren Augen entstehen, bis Ihnen der entsprechende Duft förmlich in die Nase steigt. Je intensiver ein Geruch in Wirklichkeit ist, desto leichter wird Ihnen seine Vorstellung gelingen. Und je eingehender Sie dieses innere Schnuppern betreiben, desto länger kann Ihre linke Gehirnhälfte abschalten. Diese Methode funktioniert auch mit anderen Wohlgerüchen, z. B. Sonnencreme, Badezusatz oder Rasierwasser. Verbinden Sie die zweite Übung mit der ersten. Sie werden überrascht sein, welche inneren Bilder Sie damit wecken! Nach zehn Minuten haben Sie erfolgreich abgeschaltet, können Ihre Freizeit genießen! ■ Bilden Sie sich Ihr Urteil Vertag nicht lesbar: Unterschrift gültig? Das war der Fall: Ein Mitarbeiter, der einen Aufhebungsvertrag unterzeichnet hatte, focht diesen später vor Gericht an, weil er angeblich zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses keine Lesebrille zur Hand hatte und deshalb den Text nicht richtig hatte lesen können. § Was glauben Sie? War der Vertrag tatsächlich nichtig? Wie das Gericht entschied, lesen Sie auf Seite 7. ■ Visitenkarten auf Chinesisch: Übersetzung gratis Reisen Ihr Chef oder Mitarbeiter Ihres Unternehmens geschäftlich nach China? Dann ist Ihnen vielleicht bekannt, dass dort sehr viel Wert auf Höflichkeit gelegt wird und Visitenkarten nur würdevoll mit beiden Händen überreicht werden dürfen. Außerdem ist es geschäftlich von großem Vorteil, wenn die deutsche Visitenkarte auf der Rückseite eine chinesische Übersetzung aufweist. Wenn Sie eine deutsche Visitenkarte gratis übersetzen lassen möchten, kontaktieren Sie www.as-druck.net (Rubrik Download). Dort können Sie einen Gutschein anfordern, der Ihnen pro Unternehmen eine kostenlose Visitenkarten-Übersetzung ins Chinesische verspricht. www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee Assistenz & Sekretariat 5 i n s i d e Das empfehlen Leserinnen Tipps von So übersehe ich keine Fehler mehr Leserinnen für „Rechtschreib- oder Tippfehler in hin prüfe ich meinen Text. Mit dem Briefen oder Texten geben ein denk- Suchmenü auf dem PC geht das Leserinnen bar schlechtes Bild über den Verfas- schnell. ser ab“, meint Anja H. und erzählt mir anlässlich eines Treffens, wie sie Fehler in wichtigen Schriftstücken so gut wie ausschließt. „Je nach Wichtigkeit der Schriftstücke – z. B. Einladungen, die in Druck gehen, Präsentation usw. – mache ich alle oder nur einzelne der folgenden Kontrollschritte: 1. Ich verlasse mich nicht nur auf die Rechtschreibprüfung durch den PC, sondern drucke das Schriftstück zum Korrekturlesen aus. Dann prüfe ich es Zeile für Zeile. Ich lege ein Lineal an die Zeile, die ich gerade lese. Damit decke ich den weiteren Text ab, der mich ablenken könnte. Mein ganzes Augenmerk ist dieser einen Zeile gewidmet. So entdecke ich Fehler leichter. 2. Ich habe mir eine Checkliste für Fehler gemacht, die immer wieder vorkommen. Darauf- 3. Ich lese den Text rückwärts. Durch die ungewöhnliche Sichtweise entdecke ich mehr Fehler. 4. Ich drehe jede Seite auf den Kopf. Dadurch erkenne ich schneller, ob alle Abstände und Einrückungen stimmen. 5. Ich unterteile den Text. Ich prüfe Text, Überschriften, Seitennummerierung, Satzzeichen, Abstände und Zahlenangaben getrennt voneinander. 6. Ich prüfe schwer lesbare Textabschnitte extra. Fettgedrucktes oder Kursiv-Schrift sowie hoch- oder tiefgestellter Text sind besonders schwer zu lesen. 7. Ich gebe das Schriftstück einer Kollegin zum Lesen. Mit ihr habe ich vereinbart, dass wir die wichtigsten Schriftstücke zum Korrekturlesen austauschen.“ ■ In nur 30 Sekunden Informationen schnell auf den Punkt bringen „Früher hatte ich das Problem, dass ich bei einer wichtigen Angelegenheit oder wenn ich meinem Chef etwas in besonderer Eile mitteilen musste, nicht die richtigen Worte gefunden habe. Die Info kam dann oft nur bruchstückhaft an“, erzählt mir Karin M. „Mit der 30-SekundenTechnik drücke ich nun jedes Anliegen in einer halben Minute aus: ● Ich finde einen wirkungsvollen ● Ich halte mir mein Gesprächsziel ● Ich unterstreiche die Botschaft immer klar umrissen vor Augen. ● Ich stelle vorher für mich selbst klar, was genau ich will und wie ich es erreichen kann. Aufhänger, der bei meinem Chef Interesse weckt. ● Ich versuche, dasThema so präg- nant und eindrucksvoll wie möglich vorzutragen. ● Ich bitte meinen Chef, bis zu ei- nem festgelegten Zeitpunkt zu handeln. ● Ich notiere mir die Stichpunkte www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee 1. Das liebe ich an meiner Arbeit: die Abwechslung, den Informationsfluss, immer mitten im Geschehen zu sein. 2. Das würde ich ändern, wenn ich es könnte: Ich würde gerne die Termine entzerren. Zum Beispiel: Alle Statistiken sind am Monatsanfang fällig. 3. Mein bester Karriere-Tipp: Immer die Ruhe bewahren und sich niemals im Ton vergreifen. Wenn es hektisch wird, bitte ich um Hilfe. Die wird mir immer gewährt. 4. So optimiere ich die Zusammenarbeit mit meinem Chef: Mein Motto: Kommunikation ist das A und O. Lieber zweimal nachgefragt, als einmal falsch gemacht! 5. Mein bester Zeitspar-Tipp: Gespräche, die zu nichts führen oder die an einem Punkt angelangt sind, wo es nicht weitergeht, beende ich höflich. 6. Diese Internetseiten empfehle ich: www.dict.leo.org (Englisch/Deutsch-Übersetzung) 7. Mein Lieblingszitat: „Höflichkeit ist wie ein Luftkissen: Es mag wohl nichts drin sein, aber es mildert die Stöße des Lebens.“ durch meine Gestik. vorher kurz und prüfe, ob alle Infos enthalten sind.“ Das schreibt uns eine Teamsekretärin über sich und ihren Beruf: Arthur Schopenhauer ■ ■ Ausgabe 1/2006 6 Assistenz & Sekretariat i n s i d e BWL-Wissen Wie Sie Paare zeitgemäß anschreiben Diese Frage tritt in der Redaktionssprechstunde häufiger auf. So schreiben Sie Paare richtig an: 1. Briefanschrift. Hier stehen die vollen Namen beider Partner. Der Vorteil: Sie brauchen nicht zu überlegen, ob das Paar verheiratet ist oder nicht. Im geschäftlichen Umfeld nennen Sie den ranghöheren Ansprechpartner zuerst. Im gesellschaftlichen Umfeld steht die Dame an erster Stelle. Ehepartner mit gleichem Nachnamen: ● Frau Sarah Berger und Herrn Walter Berger ● Frau Sarah Berger, Herrn Walter Berger ● Frau Sarah und Herrn Walter Berger ● Notlösung: Herrn und Frau Berger, wenn Sie die Vornamen nicht wissen. Bei der feststehenden Anrede „Herrn und Frau“ steht der Herr – aus alter Gewohnheit – noch an erster Stelle. Ehepartner oder Paare mit unterschiedlichem Nachnamen: ● Frau Dr. Sabine Gläser-Kröning Herrn Peter Kröning ● Frau Julia Müller Herrn Prof. Jürgen Walde-Müller ● Frau Sandra Baronin von Platen Herrn Günther Beyer ● Frau Miriam Sandner Herrn Jürgen Wegner 2. Anrede im Brief. Sprechen Sie Mann und Frau einzeln an: ● Sehr geehrter Frau Müller, sehr geehrter Herr Professor WaldeMüller, ● Guten Tag, Frau Sandner und Herr Wegner, ● Liebe Frau Dr. Gläser-Kröning, lieber Herr Kröning, Achtung! Folgende Varianten sind veraltet: ● Herrn Walter Berger und Frau ● Herrn Walter Berger und Gattin ● Herr Walter Berger und Gemahlin ● Herrn Walter Berger und Frau Sarah ● Herrn und Frau Walter Berger ● An das Ehepaar Berger ● Eheleute Berger ■ PowerPoint: So verschieben Sie Absätze blitzschnell per Tastatur Wenn Sie auf einer Folie in den Textplatzhaltern einzelne Absätze nachträglich umstellen möchten, müssen Sie den betreffenden Text nicht erst ausschneiden, zu der gewünschten Position wechseln und dort den Text aus der Zwischenablage wieder einfügen. Erledigen Sie das Ganze viel komfortabler per Tastatur: 1. Wollen Sie nur einen Absatz verschieben, reicht es, wenn der Cursor darin blinkt. Sollen mehrere Absätze verschoben werden, müssen diese alle markiert sein. Ausgabe 1/2006 2. Halten Sie dann die beiden Tasten Umschalt+Alt gedrückt, und betätigen Sie zusätzlich die Pfeiltaste oben oder die Pfeiltaste unten. Je nachdem, in welche Richtung der Text verschoben werden soll. Tipp: Mit dieser Technik können Sie auch in Tabellen einzelne Zeilen mühelos nach oben oder unten verschieben. Einfach den Cursor in die betreffende Tabellenzeile setzen und dann eine der beiden genannten Tastenkombinationen betätigen. ■ Was ist ein „Joint Venture“? Ein Joint Venture ist eine von zwei oder mehreren kooperierenden Unternehmen gegründete und strategisch geführte Unternehmung. Die Kooperationspartner sind zu etwa gleichen Teilen beteiligt. Joint Ventures können sowohl auf eine dauerhafte Zusammenarbeit als auch auf ein begrenztes Projekt abzielen. Sie entstehen besonders häufig dann, wenn sich Unternehmen zusammentun, um auf internationalen Märkten Fuß zu fassen oder an Bedeutung zu gewinnen. Mögliche Ziele sind die Nutzung von Synergie-Effekten oder die gemeinsame Behauptung der Marktstellung gegenüber der Konkurrenz. ■ Darf man noch „Gesundheit“ wünschen? Winterzeit ist Schnupfenzeit. Und um uns herum wird deshalb kräftig geniest. Die einen wünschen ihrem Gegenüber herzlich „Gesundheit“, die anderen übergehen das Niesen einfach. Welche Reaktion entspricht der modernen Etikette? Jegliche Körpergeräusche werden nach modernen Regeln nicht kommentiert. Weil es immer mehr Allergiker gibt, ist der andauernde Gesundheitswunsch oft störend. Außerdem sagt die Geschichte: Ursprünglich ging der Gesundheitswunsch nicht an den „Nieser“, sondern an den, der den Wunsch aussprach, nach dem Motto: „Hoffentlich bleibe ich gesund!“ Fazit: Übergehen Sie das Niesen Ihrer Mitmenschen schweigend. ■ www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee Assistenz & Sekretariat 7 i n s i d e Die 8 goldenen Regeln der Internet-Suche Als Assistentin und Sekretärin recherchieren Sie auch Informationen im Internet über Suchmaschinen wie zum Beispiel www.google.de. So kommen Sie schneller ans Ziel: 1. Sie suchen mehrere Begriffe. Diese verbinden Sie durch ein „+“, ein „&“ oder „AND“ miteinander. Die Suchmaschine sucht dann Seiten, auf denen alle Begriffe zu finden sind. Beispiel: Büro & Organisation, Büro AND Organisation, Büro + Organisation. 2. Sie wollen einen Begriff ausschließen. Ein Begriff, der nicht gesucht werden soll, kann mit einem Minuszeichen in Klammern oder durch ein „NOT“ ausgegrenzt werden. Beispiel: Handy (-mobil) oder Handy NOT mobil. 3. Sie suchen nach einem Begriff mit verschiedenen Schreibweisen. Dann trennen Sie die beiden Wörter durch das | Zeichen oder ein „OR“. Beispiel: weiß | weiss, weiß OR weiss. 4. Sie suchen nach einem exakten Begriff. Diesen finden Sie am leichtesten, wenn er in Anführungszeichen gesetzt wird. Beispiel: „Assistentin“ statt Assistentin. 5. Sie wählen die Sprache aus. Unter dem Suchfeld befindet sich ein Auswahlfeld, in dem Sie die Sprache der Seiten, auf denen gesucht werden soll, festlegen können. Dadurch lässt sich der Umfang der Suchergebnisse einschränken, indem Sie z.B. „Nur Seiten aus Deutschland“ oder „ Nur Seiten auf Deutsch“ anklicken. 6. Sie variieren die Begriffe. Mit einer präzisen Wahl des Suchbegriffs erhöhen Sie die Trefferwahrscheinlichkeit. Synonyme (übrigens auch die englische Übersetzung) finden Sie unter: www.woerterbuch.info/. 7. Sie beachten Rankings. Homepage-Betreiber haben die Möglichkeit, ihre Seiten bei einer Suchmaschine an erster Stelle erscheinen zu lassen. Diese Seiten sind meist von professioneller Hand gehostet und gewartet und verfügen in der Regel über den gewünschten Inhalt zum Thema des Suchbegriffs. 8. Sie suchen nach bestimmten Dateitypen. Grenzen Sie Ihre Suche auf den gesuchten Dateitypus ein. Sie können beispielsweise nach Websites suchen, die Links zu exe-Dateien enthalten. Beispiel: Tabellen contains:exe. Tipp: Die meisten Suchmaschinen geben außerdem noch genaue spezifische Hinweise, wie Sie jeweils am besten fündig werden. ■ Aufbewahrungsfristen: Jetzt entrümpeln Anfang des Jahres können Sie wieder eine Menge aus Ihrer Ablage entfernen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie im Abonnentenbereich von www.assistenz.com. Praxistipp: Beschriften Sie alle Mappen, Ordner und CD’s, die abgeschlossene Vorgänge enthalten, in Zukunft mit einem Wegwerfdatum. Dann geht das Entrümpeln in den nächsten Jahren noch schneller. ■ www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee Bilden Sie sich Ihr Urteil Vertag nicht lesbar: Unterschrift gültig? So urteilte das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz: Der betroffene Mitarbeiter ist nicht anders zu behandeln als etwa ein Ausländer, der der deutschen Sprache nicht mächtig ist. Auch dieser kann eine Vereinbarung nicht mit dem Hinweis für ungültig erklären, er habe den Text nicht lesen können. § Das heißt: Jede Unterschrift unter einem für den Betroffenen angeblich nicht lesbaren Vertragstext ist gültig. Die Begründung des Gerichts: Wer ein Schriftstück nicht lesen kann, darf es eben nicht unterschreiben (LAG Rheinland-Pfalz, 17.10.05, 7 Sa 167/05). ■ Korrespondenz Moderne Einstiegssätze Guten Tag, Herr Müller, ● Sie hatten um schnelle Antwort gebeten. ● entschuldigen Sie, dass ich nicht schon früher dazu gekommen bin, Ihnen zu antworten. ● versprochen ist versprochen ... ■ Extra-Service für Leserinnen Haben Sie Fragen, oder interessiert Sie ein Thema, das ich für Sie recherchieren soll? Rufen Sie an: mittwochs von 14.00 – 17.00 Uhr unter 0228 8205-7347, oder schreiben Sie mir: [email protected] ■ Ausgabe 1/2006 8 Assistenz & Sekretariat i n s i d e Zweifelsfälle in der Grammatik Wenn Sie ein zu teures Geschenk bekommen haben Nach den Weihnachts- und Neujahrsfeiertagen kommt Linda zurück an ihren Arbeitsplatz. Kaum betritt sie ihr Büro, grübelt sie schon wieder über die Frage nach, wie sie mit dem Weihnachtsgeschenk ihrer Kollegin Ines umgehen soll. An ihrem letzten Arbeitstag vor Weihnachten lag am Abend auf ihrem Schreibtisch das Geschenk von Ines. Zu Hause packte Linda es aus und entdeckte, dass Ines ihr einen sehr teuren MarkenFüllfederhalter geschenkt hatte. Gesicht betrachtet. Stimmt was nicht?“ „Doch, alles in Ordnung. Ich habe nur ein Problem“, antwortet Linda. Und sie erzählt Helga von dem teuren Geschenk, das sie eigentlich nicht annehmen will, weil sie sich sonst verpflichtet fühlt, beim nächsten Mal ein gleichwertiges Geschenk kaufen zu müssen oder das permanente Gefühl hat, der Schenkerin anderweitig einen Gefallen schuldig zu sein. Gleichzeitig will sie Ines natürlich nicht verletzen. „Hi, schöne Feiertage verbracht?“ Helga stürmt mit guter Laune in Lindas Büro und setzt sich auf die Schreibtischkante. „Oh, wohl eher nicht, wenn man dein sorgenvolles „Hm, eine heikle Angelegenheit“, meint Helga. „Also, ich wüsste an deiner Stelle auch nicht so recht, was ich da machen soll.“ Wie würden Sie anstelle von Linda handeln? Das meint Tamara W.: „Linda muss mit Ines unter vier Augen reden und ihr sagen, dass sie überrascht über das teure Geschenk war und ihr gleichzeitig auch nahe bringen, dass sie sich über die Geste an sich sehr gefreut hat. Sie sollte aber auch ehrlich anschließen, dass ihr der Wert des Geschenks ein unangenehmes Gefühl bereitet, weil sie sich automatisch zu einer Gegenleistung verpflichtet fühlt. Für die Zukunft sollte Linda mit Ines fest vereinbaren, gegenseitige Geschenke in einem bestimmten finanziellen Rahmen zu halten. schaftlich zu sein scheint. Linda sollte sich für die großzügige Geste bedanken, Ines aber erklären, dass sie das wertvolle Geschenk, vor allem im Rahmen der Unternehmenskultur, nicht annehmen kann. Hätten Sie es gewusst? Für welche der folgenden kursiv geschriebenen sprachlichen Versionen würden Sie sich entscheiden? 1. Er war immer sehr rücksichtsvoll gegen sie oder zu ihr. 2. Er hat lang oder lange gewartet. 3. Ich getraue mich oder mir nicht, das große Auto zu fahren. Begründung: Das Hauptwort oder das Pronomen, das von „sich getrauen“ abhängt, kann sowohl im Wenfall (ich getraue mich) als auch im Wemfall (ich getraue mir) stehen. Häufiger ist der Wenfall. ■ Wie würden Sie entscheiden? Lösung 3: Beides ist richtig. Begründung: Die Eigenschaftswörter „rücksichtslos“ und „rücksichtsvoll“ stehen immer mit den Präpositionen „gegen“ und „gegenüber“, nicht mit „zu“. Lösung 1: gegen sie (auch: ihr gegenüber) Ausgabe 1/2006 Begründung: Ein Geschenk, das liebevoll ausgesucht wurde, zurückzuweisen, bedeutet eine Verletzung, die das Arbeitsverhältnis in Zukunft trüben könnte.“ ■ Lösung 2: lange. So würde Beate T. reagieren. „Linda sollte Ines das Geschenk zurückgeben. Ein so teures Präsent von einer Kollegin kann sie einfach nicht akzeptieren. Das sprengt jeglichen Rahmen, zumal das Verhältnis ja nur kollegial und nicht freund- Diesen Tipp hat Cynthia Sch.: „Linda sollte mit Ines in Ruhe sprechen und erst einmal herausfinden, warum diese ihr ein so wertvolles Geschenk gemacht hat. Zurückweisen muss sie das Geschenk nicht, nur klarstellen, dass die Präsente in Zukunft nicht mehr in diesem Rahmen ausfallen sollen. Begründung: In diesem Satz ist „lange“ ein Adverb, z. B.: Er war lange krank. Im Gegensatz zu: Sein Vortrag war zu lang. Hier ist „lang“ ein Eigenschaftswort Begründung: Die Angelegenheit muss einfühlsam, aber ein für alle Mal geklärt werden. Sonst hat Linda ständig Schuldgefühle gegenüber Ines, und das stört die Zusammenarbeit.“ Begründung: Normalerweise schenken sich Kollegen in einer Firma nicht so teure Geschenke. Wenn andere das mitbekommen, könnte schnell der Gedanke einer ,Seilschaft’ aufkommen.“ Vorschau ● Wie Sie Protokolle formgerecht schreiben ● So klingt Ihre Stimme souverän, auch wenn Sie aufgeregt sind ● Was Sie tun können, wenn Sie zu wenig Feedback von Ihrem Chef bekommen www.assistenz.com · Ihr aktuelles Passwort: schnee
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